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1 La Qualité en milieu hospitalier : Utiliser la gestion électronique de documents comme courroie de transmission des bonnes pratiques Hoda KHARRAT Responsable GDSQ Vendredi 25 novembre 2005

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Page 1: 1 La Qualité en milieu hospitalier : Utiliser la gestion électronique de documents comme courroie de transmission des bonnes pratiques Hoda KHARRAT Responsable

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La Qualité en milieu hospitalier : Utiliser la gestion électronique de

documents comme courroie de transmission des bonnes

pratiquesHoda KHARRATResponsableGDSQ Vendredi 25 novembre 2005

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LA GESTION DOCUMENTAIRELA GESTION DOCUMENTAIREEST UN DES PILIERS DU SYSTEME EST UN DES PILIERS DU SYSTEME

D ’INFORMATIOND ’INFORMATION

«« Savoir n’est pas  Savoir n’est pas pouvoir » mais pouvoir » mais

« Connaître permet « Connaître permet d’agir ».d’agir ».

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PRESENTATION PRESENTATION DE LA MISE EN PLACE DE LA MISE EN PLACE DU PROJET DE LA GEDDU PROJET DE LA GED

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PLAN

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyens

III.Mise en place et amélioration continue

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I.1 Objectifs / Généraux: I.1 Objectifs / Généraux: Le contexte  et les objectifs institutionnelsLe contexte  et les objectifs institutionnels

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 Dans le cadre des démarches d’amélioration continue de la qualité et de certification (V2)certification (V2), l’un des objectifs prioritaires de l’établissement est de mettre en place un système qualitéun système qualité suivant les recommandations de l’HASHAS et les normes ISO ISO 90009000.

Accréditation (V1), catalyseur de la mise en place de la GEDAccréditation (V1), catalyseur de la mise en place de la GED

Plans d’amélioration proposés après Plans d’amélioration proposés après l’accréditation V1:l’accréditation V1:

- Dossier patient- Accueil- Gestion des risques-- Gestion documentaireGestion documentaire

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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La mise en place d’une gestion La mise en place d’une gestion documentaire maîtrisée et organisée, se documentaire maîtrisée et organisée, se base sur les conclusions du rapport base sur les conclusions du rapport d’accréditation du CHIRB de 2003.d’accréditation du CHIRB de 2003. 

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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- Loi n°91-748 du 31 juillet portant réforme hospitalière. Journal Officiel de la République Française du 2 août 1991, pp. 10255-10269. - Loi n° 2004-810 du 13 août 2004, relative à l’assurance maladie 

- Ordonnance n°96-346 du 24 avril 1996 portant réforme de l’hospitalisation publique et privée. Journal Officiel de la République Française du 25avril 1996, pp. 6320-6336   - Décret n°97-311 du 7 avril 1997 relatif à l’organisation et au fonctionnement de l’Agence Nationale d’Accréditation et d’Évaluation en santé instituée à l’article L791-1 du Code de Santé et modifiant de code (deuxième partie :

- Décret en Conseil d’État). Journal officiel de la République Française du 8 avril 1997, pp. 5328 – 5335.  - Décision du 13 avril 2005,relative à la procédure de certification des établissements de santé - Norme FD S 99 130 Lignes directrices pour la lise en œuvre d’un système qualité dans un établissement de santé. AFNOR. Novembre 2002 -Norme FD S 99-131 Concepts et recommandations pour la mise en place et l’amélioration d’un système documentaire dans des établissements de santé. AFNOR. Novembre 2000 - Manuel d’Accréditation de l’A.N.A.E.S 1999 - Manuel de Certification septembre 2004.

La réglementation, qui doit être connue et appliquée La réglementation, qui doit être connue et appliquée

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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I.2 Objectifs / Propres au CHIRB: I.2 Objectifs / Propres au CHIRB: La promotion des bonnes pratiques – La promotion des bonnes pratiques –

le transfert de connaissance, le transfert de connaissance, tous services confondustous services confondus

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Service

Service

Documents transversaux

Documents spécifiques

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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  - complet et simple , - commun à tous les acteurs de l’hôpital, - connu de tous, - facile d’utilisation, - répondre à des exigences de qualité.

 

Le système documentaireLe système documentaire  doit êtredoit être

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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La charte du centre hospitalier

Le manuel Qualité du CHIRB

Les procédures

Les protocoles et modes opératoires

Les tableaux de bord et de suivi

Les documents descriptifs

Les formulaires d’enregistrements

Les normes externes 

La pyramide documentaire de l’hôpital La pyramide documentaire de l’hôpital Robert BALLANGER est constituée de :Robert BALLANGER est constituée de :

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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II. Organisation et moyens :II. Organisation et moyens :Grands principesGrands principes

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Le Directeur Qualité

La Chargée de missionGED et Qualité

Le Secrétariat GED et Qualité

 

 

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Un service dédié à la gestion documentaire Un service dédié à la gestion documentaire du système qualité de l’hôpital a ouvert ses du système qualité de l’hôpital a ouvert ses portes le 1portes le 1erer septembre 2003 dans les septembre 2003 dans les locaux du Centre Daniel Eisenmannlocaux du Centre Daniel Eisenmann . .

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Ingénierie documentaire:Ingénierie documentaire: - Conseil, - Outil ( logigramme, diffusion,…)Pourquoi?Pourquoi? Parce que la gestion documentaire sert seulement si le document est exploitable - contenu compréhensible

- forme reconnaissable- administration facile et rapide (facilitation à la création d’un logigramme, d’un workflow…)

Service gestion documentaire apporte un service Service gestion documentaire apporte un service complet à tous les autres services de l’hôpitalcomplet à tous les autres services de l’hôpital

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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1) Une procédure des documents applicables

2) Un canevas pour la rédaction des documents applicables

3) Un système d’enregistrement des documents applicables

4) Un système de classement des documents applicables

5) Un système d’approbation des documents applicables

6) Une maîtrise de la vie des documents applicables

Les principes de base de la qualité des systèmes Les principes de base de la qualité des systèmes

de gestion documentaire sont les suivants :de gestion documentaire sont les suivants :

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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II. Organisation et moyens :II. Organisation et moyens :Les acteursLes acteurs

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 - Ayant une mission transversale, la gestion documentaire est en relation avec tous les services médicaux, médico-technique, para –médicaux, administratifs et techniques de l’hôpital et travaille en partenariat avec le service informatique pour le bon fonctionnement du logiciel.

-L’organisation s’articule suivant un triptyque entre le service GED, le service informatique et les services médicaux, médico-technique, para –médicaux, administratifs et techniques .

- La cellule de conformité est animée par la Gestion Documentaire du Système Qualité  

Le service

Gestion documentaire Système Qualité

Le Service Informatique

Les Services médicaux, médico -technique, paramédicaux, administratifs et technique

-

Cellule de

Conformité

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Service

Service

Documents transversaux

Documents spécifiques

Approuvé par

la C.C

Vérifié par

les experts

Documents transversaux Documents spécifiques aux servicesDocuments spécifiques aux services

AutorisésAutorisés AutorisésAutorisés Non AutorisésNon Autorisés

En consultationEn consultation Non consultableNon consultable

sauf par le servicesauf par le service

Approuvé par

la C.C

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Acteur 1 : le service de gestion documentaireActeur 1 : le service de gestion documentaire

 

L’objectif principal de ce service est d’organiser la gestion documentaire du système qualité de l’hôpital en s’appuyant sur un logiciel de

Gestion Électronique Documentaire (G.E.D) :

en adéquation avec les besoins des utilisateurs, les recommandations de l’HAS et les normes ISO9000. en cohérence avec le Système d’Information Hospitalier (actuel et à venir).

 

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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……avec le souci du futuravec le souci du futur

-Élargir la couverture de l’outil informatiqueÉlargir la couverture de l’outil informatique :

- Gérer Gérer l’accès informatique vers les documents externes en proposant des recherches par thème, revues professionnelles,…

-Mettre en place une bibliothèque virtuelle des diverses revues auxquelles les services sont abonnés et des ouvrages dont ils disposent,

-Réaliser de la veille documentaire sur la base de la réglementation (loi, ordonnance, décret, arrêté, circulaire,…) relative à la santé publique,

-Mettre en place une gestion des risques

-Proposer un portail pour un meilleur accès à l’informationProposer un portail pour un meilleur accès à l’information

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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La pérennitéLa pérennité

du système (technologie utilisée)

des documents (formats propriétaires vs « documents virtuels »)

……et sans oublieret sans oublier

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Acteur 2 : un référent documentaire dans chaque Acteur 2 : un référent documentaire dans chaque serviceservice

Un référent est identifié dans chaque service (le plus souvent parmi le personnel administratif ou les secrétaires médicales).

Il est souhaitable d’identifier deux référents par services : un titulaire et un remplaçant.  

 

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Acteur 3 : Le référent informatiqueActeur 3 : Le référent informatique

Un référent (et son suppléant) appartenant à l’équipe informatique est identifié

Il est l’interlocuteur privilégié de la cellule de gestion documentaire et des référents documentaires des services pour toutes les questions informatiques,

Il est l’interlocuteur du fournisseur du logiciel pour les questions informatiques,

Il assure les opérations de maintenance du logiciel et du matériel.

Point cléPoint clé Point cléPoint clé

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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III. Mise en place et amélioration continueIII. Mise en place et amélioration continue   

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V.1. Le comité de pilotage

V.2. Le groupe opérationnel

V.3. Le groupe utilisateurs 

V.4. Les sites pilotes

V.5. La cellule de conformité

V.6 Le groupe documentaire

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II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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La Réanimation

L’imprimerie

Le Service Informatique

La Pneumologie

Les sept sites pilotes volontaires retenus sontLes sept sites pilotes volontaires retenus sont

G.E.D.

La Blanchisserie

Le D.M.U

U.H.E

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II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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V.1. Le comité de pilotage

V.2. Le groupe opérationnel

V.3. Le groupe utilisateurs 

V.4. Les sites pilotes

V.5. La cellule de conformité

V.6 Le groupe documentaire

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Le choix du logicielLe choix du logiciel

Il a été fait suite à :

Un benchmarking d’hôpitaux ,

Un appel d’offre, ouvert sur le marché public sous forme de procédure négociée, a été publié au B.O.A.M.P. le 23/02/04.

La commission d’experts (composé du Directeur, du directeur adjoint, du responsable informatique, et de la chargée de mission) s’est réunie le 06/04/04 et a retenu la société Ennov .

Remarque :Remarque :

L’établissement Robert BALLANGER sera site vitrine d’EnnovL’établissement Robert BALLANGER sera site vitrine d’Ennov..

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II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Cette solution centralisée et facile d’accès sera Cette solution centralisée et facile d’accès sera sur une interface 100% WEB où tout sera géré sur une interface 100% WEB où tout sera géré sur un serveur dédiésur un serveur dédié.

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Les fonctionnalités de ce logiciel sont principalement de :Les fonctionnalités de ce logiciel sont principalement de :

•       Fédérer et capitaliser l’information au sein d’un référentiel unique, pour une véritable gestion de la connaissance,

•       Organiser et structurer les documents (au sein de classeurs électroniques et physique par Service) – on y reviendra

•       Partager l’accès aux données et aux documents selon un accès profilé utilisateur, contributeur(émetteur) et administrateur.

•       Favoriser la communication et la circulation internes entre les différents services .

•       Gérer le processus de cycle de vie du document (workflow) suivant sa typologie avec la répartition des tâches dans des corbeilles de traitement.

•       Améliorer la publication et la mise à disposition profilée des informations.

•       Garantir une intégrité de l’information au sein d’un référentiel unique et assurer la traçabilité des documents.

•       Pérenniser les informations avec une gestion des archives organisées.

Les fonctionnalitésLes fonctionnalités

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Le classementLe classement

Avant : il était prévu que chaque service de soins soit doté de 9 classeurs (avec intercalaires) suivant

la nomenclature choisie (voir Annexe).

Mais c’était ingérable!!!Mais c’était ingérable!!!

Maintenant : le logiciel propose un plan de classement Maintenant : le logiciel propose un plan de classement plus simple et plus approprié (plus parlant).plus simple et plus approprié (plus parlant).

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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B SOMMAIRE DES CLASSEURS : codage des chapitres Classeur 1 - PCP : Prise en Charge du PatientChapitre 1.1 SIGN Signalétique et Circuit d ’accès ( dont handicapés)Chapitre 1.2 ACC Accueil Chapitre 1.3 INFO Supports d’informations patientChapitre 1.4 ADMI AdmissionChapitre 1.5 ASOC Organisation de la prise en charge socialeChapitre 1.6 DPA Dossier du patientChapitre 1.7 SORT Organisation de la Sortie (Domicile, Décès et Transfert)Chapitre 1.8 TRAN Transport de l ’usagerChapitre 1.9 PLUR Plans d’urgenceChapitre 1.10 DIV Cas particuliers Classeur 2 - GRH : Gestion du personnel Chapitre 2.1 PER Gestion du personnelChapitre 2.2 EVAL Évaluation des agentsChapitre 2.3 FORM Formation continueChapitre 2.4 PROM Promotion professionnelleChapitre 2.5 STAG Gestion des stagiairesChapitre 2.6 MEDT Médecine du travailChapitre 2.8 BIBL BibliothèqueChapitre 2.9 DIV Divers  Classeur 3 - GRS : Gestion des risques et la sécurité sanitaireChapitre 3.1 CLIN Prévention du risque infectieux Chapitre 3.2 HEMO HémovigilanceChapitre 3.3 MATE MatériovigilanceChapitre 3.4 PHAR PharmacovigilanceChapitre 3.5 BIOV BiovigilanceChapitre 3.6 REAC RéactovigilanceChapitre 3.7 DIV Divers 

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Plan de classement :

se fait suivant les besoins des utilisateurs

Ici nous avons classé par :

Type de documentMot clésProtocoleService concernéService émetteur…

Ce plan de classement est évolutif.

Le plan de classementLe plan de classement

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Formation sur la rédaction de procédure

Ludi’qualité

La boucle est bouclée!!La boucle est bouclée!!

P D

CA

I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB

II. Organisation et moyensIII.Mise en place et amélioration continue

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Merci de votre attention!Merci de votre attention!Avez-vous des questions?Avez-vous des questions?

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La Qualité en milieu hospitalier : Utiliser la gestion électronique de

documents comme courroie de transmission des bonnes

pratiquesHoda KHARRATResponsableGDSQ Vendredi 25 novembre 2005

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PLAN DE COMMUNICATIONPLAN DE COMMUNICATION

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PLAN

1. Formation et information

2. Évaluation

3. Vers l’autonomie des services

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Le déploiement s’effectue en huit phases à partir de juin Le déploiement s’effectue en huit phases à partir de juin 2004.2004.

Le délai de déploiement est de 6 mois sur les sites pilotes.

La montée en charge s’effectuera par groupe de six services et tous les trimestres. Ils sont désignés par le comité de pilotage soit sur la base du volontariat, soit sur la spécificité du service ou à partir des priorités institutionnelles.

Le déploiement définitif sur l’hôpital est prévu pour la fin d’année 2006.

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ANNEXE 5------------------------PLAN PROJET---------------------PLANP-Ennov220404

PERIODE Juin Septembre Premier

semestre 2005

Actions Acteurs Délais Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5

L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29 30 1 2 5 6 7 8 9 6

Phase 1 Initialisation

Défintion du projet comité de pilotage et partenaire 1j

Lancement du projet comité de pilotage et partenaire 1j

Analyse de l'existant groupe projet 1j

Paramétrage 2j

Phase 2 Implémentation Acteurs Délais

Installations Prestataires Service Informatique 1j

Intégration (des documents)

Prestataires Service Informatique 2j

Recette

Administrateur technique 1j

Formations Administrateur Fonctionnelle 2j

(formation de 6 autres Référents en mars2005

6 Référents documentaires des sites pilotes 0,5j

Conseil Partenaire tout le projet

Phase 3 Suivi Acteurs Délais

Maintenance corrective et évolutive Partenaire

Durée du partenariat

Déploiement sur le site Partenaires fin 2006

Formation 12 Référents documentaires 1j

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I. La formation et l’informationI. La formation et l’information

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Référent informatique : un jour de formation.

Chargée de mission GED et Qualité et de la secrétaire à la G.E.D : en deux jours de formation.

Référents documentaires : une demi journée de formation.

Utilisateurs :

Ils ont la possibilité de consulter les documents autorisés, de demander la création ou à la modification d’un document par l’intermédiaire de leur référent documentaire qui lui seul est habilité à l’envoyer à la G.E.D.

La formation au logicielLa formation au logiciel

1. Formation et information2. Évaluation3. Vers l’autonomie des services

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L’information à l’ensemble des personnels de l’établissement s’est effectuée par note.

La présentation du fonctionnement de la G.E.D. sous forme de conférence

« Les matinales de la GED » « Les matinales de la GED » (intranet),

à l’attention de l’ensemble du personnel concerné et intéressé…

  Des interventions adaptées pour le Comité de Pilotage Qualité, la Cellule de Conformité, les instances (CME, …) seront mises en place.

Intranet espace dédié à la Ged

L’information généraleL’information générale

1. Formation et information2. Évaluation3. Vers l’autonomie des services

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L’informationL’information des servicesdes services

Fiches de suivi permettant de faire évoluer le paramétrage du logiciel (150) 

Tous les vendredis, le service documentaire propose des ateliers de suivi complémentaires à la formation.

1. Formation et information2. Évaluation3. Vers l’autonomie des services

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Les supports de communication annexesLes supports de communication annexes

RemarqueRemarque :  :

Un plan de communication identique sera mis en place à toutes les phases de montée en charge.

   La publication d’articles dans le PPA permet d’asseoir la notoriété du logiciel et aide à la maîtrise du changement dans chaque service.

  Un icône sur Intranet facilite l’accès à la GED dans chaque service.

1. Formation et information2. Évaluation3. Vers l’autonomie des services

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II.II. ÉvaluationÉvaluation

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Le tableau de bord permet de visualiser l’activité G.E.D et est un outil d’aide à la prise de décision.

Les indicateurs permettent de mesurer l’avancement des actions menées et l’atteinte des objectifs. 

Le tableau de bordLe tableau de bord

1. Formation et information2. Évaluation3. Vers l’autonomie des services

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Ils permettent d’évaluer l’organisation du service.

Les indicateurs processusLes indicateurs processus

1. Formation et information2. Évaluation3. Vers l’autonomie des services

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Les indicateurs de consultation de la base de donnéesLes indicateurs de consultation de la base de données

 Consultation du document par service

Diffusion du document papier par service,

Retour aux archives du document papier par service,

Nombre de document créé :par service, dans l’hôpital,…

Nombre de document modifié :par service, dans l’hôpital,…

Nombre de document archivé :par service, dans l’hôpital,…

1. Formation et information2. Évaluation3. Vers l’autonomie des services

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Les enquêtes de satisfaction clientLes enquêtes de satisfaction client

Elles permettent de mesurer le niveau des prestations fournies par le service G.E.D. tel qu’il est prévu par le client interne.

Elles sont planifiées :

La première est prévue au cours de l’année 2005, puis une fois par an.

1. Formation et information2. Évaluation3. Vers l’autonomie des services

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L’audit QualitéL’audit Qualité

La planification sur l’outil des évaluations des documents.

La gestion d’un pool d’auditeurs spécialisés dans l’évaluation de procédures.

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1. Formation et information2. Évaluation3. Vers l’autonomie des services

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III.III. Vers l’autonomie des servicesVers l’autonomie des services

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EMETTEUR ADMINISTRATEUR D’ENTITE

Les référents documentaires sont les fédérateurs du logiciel au sein de leur service

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Merci de votre attention!Merci de votre attention!Avez-vous des questions?Avez-vous des questions?