6 astuces de 20 experts

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changez la façon dont vous menez les réunions6 ASTUCES DE 20 EXPERTS

commencez les réunions rapidement et faites en sorte

qu’elles soient courtes 5-8

rencontrez les experts 4

avant-propos 3

choisissez les bons outils 9-11

indiquez clairement l’ordre du jour 12-15

maîtrisez les réunions extraordinaires 16-18

réunissez-vous depuis n’importe où 19-21

table des matières

2

astuce 1

astuce 2

astuce 4

astuce 3

astuce 5

astuce 6 concentrez-vous sur les futures étapes 22-24

Les réunions peuvent être courtes ou longues, planifiées ou extraordinaires, sur place ou à distance. Elles

peuvent aussi être fastidieuses, improductives, irritantes et une immense perte de temps. Nous sommes

tous passés par là. Nous avons tous apprécié les réunions qui se sont bien passées et déploré celles

pour lesquelles ce n’était pas le cas.

Alors pourquoi les gens continuent-ils à avoir ces horribles réunions ? C’est très simple,

le monde a changé, mais, pour de nombreuses personnes, pas la façon de diriger les réunions.

Les employés aujourd’hui sont plus mobiles, virtuels et pris par le temps, mais de nombreux

entrepreneurs collaborent toujours comme en 1999 avec d’anciens outils et d’anciennes

habitudes.

Alors que les entreprises continuent à chercher des façons d’économiser du temps

et de l’argent tout en optimisant leur productivité, il est temps pour les réunions

de se rattraper. C’est en pensant à ceci que nous avons fait appel à Christopher

Hosford, rédacteur en chef actuel de HosfordGroup LLC, anciennement

chef de bureau de la côte est de BtoB Magazine et ancien rédacteur en

chef de Sales & Marketing Management Magazine, en collaboration

avec plusieurs entreprises et grands noms universitaires pour nous

permettre d’étudier la réunion moderne. Nous avons regroupé une

série d’astuces qui peuvent nous permettre de nous guider dans le

nouveau monde de la collaboration, de sorte que, espérons-le,

le nombre de réunions efficaces sera supérieur aux échecs.

3

avant-propos

—craig daniel vp—produits de collaboration

logmein

l. o. q. s.k. m. n. p. r. t.

k. nick panayi directeur–marque mondiale & marketing numérique csc

l. dr. steven g. rogelberg professeur et directeur– science organisationnelle université de caroline du nord à charlotte

m. randall rozin directeur international–gestion de la marque et communications marketing dow corning corp.

n. jon russo fondateur et pdg b2b fusion group

o. pat schaumann directrice–programme de conformité en réunion de santé meeting professionals international

a. joseph a. allen professeur assistant– psychologie industrielle et organisationnelle université du nebraska à omaha

b. bruce biegel directeur général principal winterberry group

c. peter black vice-président principal– développement de l’activité bpa worldwide

d. patrick brennan directeur de développement de l’activité creopoint

e. matt broder vice-président– communications d’entreprise daymon worldwide

f. ned clausen directeur exécutif association de business marketing de la région du grand new york

g. lisa dreher vice-présidente–marketing & développement de l’activité logicalis inc.

h. dave kashen cofondateur meetinghero

i. corey livingstone directrice principale– campagnes de marketing intégré level 3 communications

j. jeff macgurn vice-président principal covario

rencontrez les experts

i.h.g.e. f.c. d.a. b. j.

4

p. ginger shimp directrice marketing sap north america

q. george stenitzer fondateur crystal clear communications

r. dr. keri k. stephens professeur et consultante– communication organisationnelle université du texas à austin

s. bill strawderman directeur principal–marketing numérique et médias sociaux siemens

t. sandra zoratti cmo the marketer network

5

astuce 1 : commencez les réunions rapidement et faites en sorte

qu’elles soient courtes

—pat schaumann directrice—programme de conformité en réunion de santé

meeting professionals international

Comme le dit le futuriste Jim Carroll, “le futur appartient à ceux qui sont rapides”. Nous sommes tous si habitués à avoir rapidement des

informations qu’aujourd’hui les réunions doivent être conçues de façon à transmettre le message le plus concisément et efficacement

possible. Ceci sera possible grâce à la technologie, qui continuera à régir les processus de réunions.

Qui n’a pas envie de passer moins de temps en réunion et davantage à faire son travail ? Bien que

les réunions puissent être un mal nécessaire, le temps que nous y passons ne l’est pas toujours.

Une solution est de tout simplement commencer la réunion à l’heure exacte à laquelle elle a

été prévue, et de faire en sorte que les choses se déroulent dans un délai raisonnable. Cela

semble évident, pourtant il semble que le nombre d’excuses occasionnant des retards au

début des réunions soit de plus en plus important : personne ne sait ce qu’est le numéro

d’accès à la réunion, ou les outils de conférence Web ne fonctionnent pas, ou encore

les gens sont coincés à d’autres réunions.

Il n’y a aucune façon d’éviter ces problèmes, mais la solution est d’avancer

quand vous avez dit que vous le feriez, quels que soient les contretemps.

Même si les choses démarrent quelques minutes en retard sur le

programme, vous devriez considérer l’heure de fin comme une heure

butoir pour forcer une collaboration rapide. L’animateur devrait aussi

garder tout le monde concentré sur la tâche et s’assurer que seules

les questions pertinentes sont posées par les participants pendant

la réunion. Si un commentaire n’est pas directement lié au sujet

en cours, suggérez de l’examiner plus tard après la réunion.

Surtout, faites en sorte que la réunion soit courte, jusqu’à

30 minutes éventuellement, ou une heure dans de rares cas.

—joseph a. allen professeur assistant

psychologie industrielle et organisationnelle

université du nebraska à omaha

je déteste quand les réunions commencent en retard et je ne suis pas le seul. une étude récente indique que les réunions qui débutent avec un peu plus de cinq minutes de retard sont moins satisfaisantes, moins efficaces et moins productives dans l’ensemble.

astuce 1 // commencez les réunions rapidement et faites en sorte qu’elles soient courtes

6

—ginger shimp directrice marketing sap north america


7

J’AI FAIT ENLEVER TOUTES LES CHAISES DE LA SALLE

DE CONFÉRENCE. QUAND MON ÉQUIPE EST ENTRÉE,

JE LEUR AI ASSURÉ : NOUS N’AVONS BESOIN QUE DE

10 MINUTES POUR QUE CHACUN NOUS DONNE LES

DERNIÈRES INFORMATIONS ET ENSUITE VOUS POURREZ

TOUS REPRENDRE LE COURS NORMAL DE VOS ACTIVITÉS.

J’ORGANISE DES RÉUNIONS PLUS LONGUES DE 45 MINUTES.

MÊME SI NOUS DÉBORDONS, PERSONNE N’AURA RIEN

PRÉVU POUR LES 15 DERNIÈRES MINUTES DE

TOUTE FAÇON.

—dr. steven g. rogelberg professeur et directeur—science organisationnelle

université de caroline du nord à charlotte


8

LES RÉUNIONS PRÉVUES POUR UNE HEURE, DE FAÇON

MAGIQUE, DURENT UNE HEURE. LES RÉUNIONS PRÉVUES

POUR DEUX HEURES, DE FAÇON MAGIQUE, DURENT DEUX

HEURES. MÊME SI CERTAINS PEUVENT DIRE QUE C’EST

SOIT DE LA CHANCE OU LE RÉSULTAT D’UNE ORGANISATION

MINUTIEUSE, IL SEMBLE QUE CE SOIT PLUS SIMPLEMENT

UN CAS DE LOI DE PARKINSON APPLIQUÉE AUX RÉUNIONS.

SELON LA LOI DE PARKINSON, LE TRAVAIL S’ÉTALE DE

FAÇON À OCCUPER LE TEMPS DISPONIBLE POUR SON

ACHÈVEMENT.

9

astuce 2 : choisissez les bons outils

—jeff macgurn

vice-président principal

covario

90% de la communication est non verbale, de sorte que les e-mails et les conversations téléphoniques sont souvent source de malentendus.

Alors que de nombreux outils de réunion basés sur Internet sont utiles et importants, vous devriez aussi prendre en considération la langue

utilisée, la façon de vous habiller et le lieu que vous choisissez pour mener la réunion. Toutes ces considérations communiquent quelque

chose de significatif, de façon non verbale.

Nous vivons dans un monde fortement mobile poussé par des technologies visuelles. Les gens,

surtout les travailleurs du savoir, ont l’habitude de voir les résultats immédiats des meilleures

applications mobiles et s’attendent à la même chose des solutions à leur bureau.

Demandez-vous si les outils que vous prévoyez d’utiliser vous permettront d’obtenir le résultat

de la réunion. Par exemple, pour un appel rapide à un partenaire, avez-vous vraiment besoin

d’une vidéo-conférence complète? Ce partenaire aura-t-il d’ailleurs envie d’être filmé ?

Si c’est une réunion extraordinaire pour une petite quantité d’informations, est-il

nécessaire d’installer une ligne de conférence audio et Internet, ou existe-t-il des

façons plus simples de partager des visuels ? De plus en plus de participants

apportent des ordinateurs portables et des appareils mobiles aux réunions, alors

vous aurez peut-être moins besoin d’un projecteur que vous ne le pensez.

Pour les présentations à distance, vous aurez besoin d’une solution simple

à utiliser, avec des capacités de partage d’écran qui sont à la hauteur,

mais pas si complexes que vous l’imaginez. L’interaction est la clef

de la plupart des réunions professionnelles, et non les présentations

d’animateurs solitaires, alors faites en sorte d’utiliser les outils qui

vous permettent de changer d’intervenant facilement.

—nick panayi directeur—marque mondiale

et marketing numérique csc

astuce 2 // choisissez les bons outils

10

POURQUOI CERTAINES PERSONNES RÉPÈTENT SANS CESSE

LES MÊMES ERREURS ? OPTEZ POUR UNE TECHNOLOGIE QUI

FONCTIONNE AVEC VOS APPAREILS... POUR LES RÉUNIONS

IMPORTANTES ET EN DÉPLACEMENT.

11

—george stenitzer fondateur

crystal clear communications

astuce 2 // choisissez les bons outils

11

LES OUTILS DE CONFÉRENCE WEB PEUVENT PARFOIS

ÊTRE DIFFICILES À UTILISER. ASSUREZ-VOUS QUE LA

PLATEFORME EST INSTALLÉE ET TESTÉE UN JOUR AVANT

LE DÉBUT DE LA RÉUNION. SI NÉCESSAIRE, INSTALLEZ UN

PONT DE CONFÉRENCE POUR LES GENS QUI VOYAGENT

(ET COMME SECOURS), ET AYEZ UN COLLÈGUE PRÊT À

VOUS INFORMER PAR MESSAGE INSTANTANÉ DE TOUT

PROBLÈME TECHNIQUE. POUR CEUX RENCONTRANT DES

SOUCIS DE BANDE PASSANTE OU DE CONNEXION, SOYEZ

PRÊT À ENVOYER RAPIDEMENT UNE COPIE DE VOTRE

PRÉSENTATION DANS UN FICHIER DE TAILLE RÉDUITE.

12

astuce 3 : indiquez clairement l’ordre du jour

—randall rozin directeur international—gestion de la marque et communications marketing

dow corning corp.

Énoncer clairement l’objectif d’une réunion donnée permet d’informer les participants sur la raison de l’organisation de cette réunion,

soit comme un événement unique, soit comme une partie d’un objectif plus large. cela permet de définir les attentes, les responsabilités

et la préparation. Cela permet aussi de garder le sujet de la réunion sur la bonne voie et au groupe de rester concentré quand tout le monde

comprend parfaitement les attentes pour chaque partie de la réunion.

Dans le monde actuel des réunions extraordinaires, il est souvent impossible de disposer

d’un ordre du jour établi avant le début de chaque réunion. Cela dit, vous devriez vous

rendre à la réunion en sachant quels sont ses objectifs et les formuler dès le départ.

Cela permet également d’établir une limite de temps pour chaque point et de

désigner un participant ou deux pour en parler. Vous seriez surpris de voir que

la discussion ne dépasse presque jamais le temps alloué, les gens couperont

certaines des choses qu’ils disent en sachant qu’ils ne disposent que de

10 minutes pour résoudre un problème.

Et, pour finir, assurez-vous que l’ordre du jour apparaît pour tous les

participants à la réunion. Même si vous arrivez avec un ordre du jour

de fortune fait au débotté, tapez-le dans un outil virtuel pour qu’il

soit visible par tout le monde.

—bruce biegel directeur général principal

winterberry group

astuce 3 // indiquez clairement l’ordre du jour

13

L’ORDRE DU JOUR N’A PAS BESOIN D’ÊTRE LONG OU DÉTAILLÉ,

MAIS LES ÉLÉMENTS ESSENTIELS DOIVENT Y FIGURER À

L’AVANCE POUR QUE LES GENS SACHENT À QUOI ILS PASSENT

LEUR TEMPS ET QU’ILS PUISSENT SE PRÉPARER. AU DÉBUT

DE LA RÉUNION, PASSEZ RAPIDEMENT EN REVUE L’ORDRE

DU JOUR. FIXER DES LIMITES DE TEMPS QUAND IL Y A

PLUSIEURS SUJETS VOUS PERMETTRA DE GARDER

L’ÉQUIPE CONCENTRÉE.


—corey livingstone directrice principale—campagnes de marketing intégrées

level 3 communications

14

LES ORDRES DU JOUR PERMETTENT DE GARDER LE CAP

PENDANT LES RÉUNIONS LORSQUE LES PARTICIPANTS

DIGRESSENT SUR DES QUESTIONS SANS RAPPORT OU

DOMINENT L’UN DES SUJETS. UNE FOIS LA RÉUNION

TERMINÉE, VOUS POUVEZ UTILISER L’ORDRE DU JOUR

POUR RÉCAPITULER LES DÉCISIONS PRISES ET/OU

LES ACTIONS (ET LEURS PROPRIÉTAIRES) QUI ONT ÉTÉ

CONVENUES AVANT DE LES DISTRIBUER À L’ENSEMBLE

DES PARTICIPANTS.


—bill strawderman directeur principal—marketing numérique et médias sociaux

siemens15

JE CROIS QUE STEPHEN R. COVEY A ÉCRIT QUE

“L’ESSENTIEL EST QUE L’ESSENTIEL RESTE L’ESSENTIEL”

METTONS LE PROBLÈME AU CENTRE AVEC UNE PARABOLE

SOUS LA FORME D’UN LIMERICK :

IL ÉTAIT UNE FOIS UN CHEF INDÉCIS,

DONT L’OBJECTIF ÉTAIT SOUVENT IMPRÉCIS.

SANS ERREUR OU MÉFAIT,

IL SUIVAIT LA MAUVAISE FOULÉE,

OUBLIANT POURQUOI SON ÉQUIPE S’ÉTAIT GROUPÉE.

16

—lisa dreher vice-présidente—marketing et développement des affaires

logicalis inc

astuce 4 : maîtrisez les réunions extraordinaires

Les réunions extraordinaires ont tendance à dériver. En vous assurant de rester concentré sur l’objectif, les questions ou les problèmes

principaux, vous pouvez terminer la réunion et retourner à vos tâches précédentes.

Les crises surviennent, des tâches secondaires deviennent soudainement capitales et le

marché évolue rapidement. Nous y répondons par des réunions spéciales qui peuvent être

organisées plus tard dans la journée, ou peut-être immédiatement. Parce que les réunions

extraordinaires sont plus une norme qu’une exception ces jours-ci, vous devez vous

préparer à attendre l’inattendu.

Convoquer les gens à une réunion spéciale par e-mail n’est pas rare, mais

certainement pas idéal. Il est très facile de rater une invitation de dernière

minute à une réunion importante, surtout dans des situations à distance,

quand le message est noyé sous un déluge d’e-mails. Ici, la technologie de

collaboration sociale de l’entreprise peut s’avérer utile en plus du fidèle

téléphone.

Bien que vous puissiez avoir moins de temps pour organiser les

réunions spéciales, vous pouvez vous préparer à leur éventualité.

Communiquez avec tous les participants pour confirmer leur

disponibilité. Pensez aux besoins de votre établissement. Et

assurez-vous que les participants à distance disposent de

toutes les informations dont ils ont besoin pour se joindre

avec succès à la réunion.

—patrick brennan directeur de développement

de l’activité creopoint

astuce 4 // maîtrisez les réunions extraordinaires

17

JE PRÉFÈRE RESTER DEBOUT PENDANT LES RÉUNIONS

IMPROVISÉES ET J’AI LARGEMENT ENCOURAGÉ TOUT

LE MONDE À LA RÉUNION À FAIRE DE MÊME. J’AIME

PROGRESSER VERS DE PROCHAINES ÉTAPES CLAIRES ET

SUIVRE LA RÉUNION AVEC DES NOTES ET DES POINTS

D’ACTION QUE JE PARTAGE AVEC

LES PARTICIPANTS.

—ned clausen directeur exécutif

association de business marketing du grand new york

astuce 4 // maîtrisez les réunions extraordinaires

18

PARCE QU’IL Y A TANT DE PRESSION DE TEMPS SUR

LES EMPLOYÉS AUJOURD’HUI, VOUS DEVEZ PRÉCISER

CLAIREMENT POURQUOI L’ORGANISATION D’UNE RÉUNION

EXTRAORDINAIRE EST SI URGENTE. PRÉSENTEZ LES

DÉTAILS DE L’ORDRE DU JOUR ET SON IMPORTANCE

IMMÉDIATEMENT. SPÉCIFIEZ CLAIREMENT QUE TOUT

LE MONDE A UN ENJEU DANS CE QUI PEUT ÊTRE UNE

URGENCE, ET QUE TOUS SONT RESPONSABLES POUR

TROUVER DES SOLUTIONS À CES PROBLÈMES

IMMÉDIATS.

19

astuce 5 : réunissez-vous depuis n’importe où

—lisa dreher vice-présidente—marketing et développement de l’activité

logicalis inc

La plus grande difficulté des réunions virtuelles est de faire en sorte que les participants concentrent leur attention et évitent de multiplier les

tâches avec les e-mails, les médias sociaux et d’autres distractions. Sauf si la réunion est très importante, faites un tour de table pour que

chaque participant se présente et donne son nom. Encouragez l’interaction avec les messages en ligne. Terminez avec les étapes à venir,

les dates et les propriétaires des éléments.

astuce 5 // réunissez-vous depuis n’importe où

20

—matt broder vice-président—

communications d’entreprise

daymon worldwide

La structure des entreprises a énormément changé ces dernières années. Les membres de l’équipe peuvent se trouver à des étages différents, dans des bâtiments différents et travailler dans plusieurs villes ou pays. Souvent, ils travaillent de chez eux. Mais ils n’en forment pas moins une équipe et les réunions virtuelles sont essentielles pour soutenir la collaboration. Étudiez les emplacements de vos équipes et établissez un programme clairement défini pour la réunion qui tient compte des différents fuseaux horaires. Fixez des règles pour savoir qui parle quand, en utilisant un meneur pour solliciter les commentaires et attribuer la parole.

En ce qui concerne la technologie, assurez-vous qu’elle est adaptée, mais simple. Une tonne de fonctionnalités complexes, largement inutilisées ne font que rendre la réunion plus difficile à gérer (et qui souhaite vraiment impliquer l’équipe informatique pour chaque réunion ?). Pourtant, les anciennes plateformes de conférence Web sont souvent des solutions coûteuses et compliquées qui nécessitent des extensions élaborées et ennuient tout le monde avec des incompatibilités de machines. Assurez-vous que votre plateforme de réunion virtuelle est compatible avec les appareils mobiles. Les ordinateurs tablettes et les smartphones sont essentiels pour la connaissance des employés modernes et souvent leur seul moyen d’assister à une réunion. Indépendamment des propres technologies des participants, vous voudrez vous assurer que l’essentiel est pourvu : grande sécurité, forte connectivité, et la garantie que les technologies de base sont couvertes (programmation facile, chat, enregistrement, partage d’écran et son clair). Souvenez-vous que votre objectif premier est de diriger efficacement une réunion virtuelle... pas de devenir un technicien des réunions virtuelles.

ÉTABLISSEZ LES RÈGLES DÈS LE DÉBUT. ÉTEIGNEZ VOTRE TÉLÉPHONE, RÉDUISEZ LES AUTRES SOURCES DE DISTRACTION, CONCENTREZ-VOUS. ET VÉRIFIEZ FRÉQUEMMENT SI TOUT LE MONDE EST BIEN EN LIGNE. OUI, CELA PEUT SEMBLER INTRUSIF DE DEVOIR ARRÊTER UNE CONVERSATION ET DE SONDER L’ASSISTANCE, MAIS VOUS DEVEZ TOUT SIMPLEMENT VOUS ASSURER QUE TOUT LE MONDE A LA POSSIBILITÉ DE PARLER ET DE SE FAIRE ENTENDRE.

—dr. keri k. stephens professeur & consultante—communication organisationnelle

université du texas à austin

astuce 5 // réunissez-vous depuis n’importe où

21

AUJOURD’HUI, LES RÉUNIONS ONT AUTANT DE CHANCES

DE SE PASSER VIRTUELLEMENT QUE PHYSIQUEMENT,

MAIS COMPOSER UN NUMÉRO POUR UNE CONFÉRENCE

TÉLÉPHONIQUE OU ASSISTER À UNE CONFÉRENCE WEB

PRÉSENTE CERTAINES DIFFICULTÉS. L’UNE DES PLUS

GRANDES EST DE GARDER LES PARTICIPANTS VIRTUELS

IMPLIQUÉS ET CONCENTRÉS SUR LA RÉUNION. BIEN QUE

L’ORDRE DU JOUR PUISSE AIDER AVEC LA STRUCTURE,

ESSAYEZ DE CONCEVOIR DES “POINTS D’INTERACTION”

DANS VOS RÉUNIONS POUR CAPTER L’ATTENTION.

22

—peter black vice-président principal—développement de l’activité

bpa worldwide

astuce 6 : concentrez-vous sur les futures étapes

Ne terminez jamais une réunion sans des actions concrètes qui incluent à qui revient l’action et un calendrier pour un rapport d’étapes ou

des dates de fin. Il doit être aussi être établi qui surveillera l’attribution des tâches, comment/quand seront partagés les résultats avec le

groupe, ainsi que les critères de réussite. En résumé, il ne devrait exister aucune ambiguïté sur les tâches dévolues à chacun.

Les réunions sont organisées pour une raison, non pour ressasser le passé, mais pour accomplir

des objectifs immédiats et fixer des objectifs pour la future résolution de problèmes et le

succès. Chaque réunion porte en elle le besoin de terminer avec une idée claire de ce qui

a été accompli, quelles pourraient être les prochaines étapes, et quels participants sont

responsables de quelles actions.

Un compte-rendu rapide de la réunion est une façon d’accomplir cela. Encore

plus efficace est l’utilisation d’un outil de réunion avec une fonctionnalité

d’enregistrement. Après la réunion, l’organisateur peut envoyer un lien vers

l’enregistrement de la réunion avec des mesures à prendre. Ainsi, toutes les

personnes impliquées peuvent se concentrer sur le futur sans qu’il y ait de

place pour la confusion.

—dave kashen cofondateur

meetinghero

astuce 6 // concentrez-vous sur les futures étapes

23

LA CLÉ POUR CONDUIRE DES RÉUNIONS EFFICACES EST DE

COMPRENDRE QUE CE QUI COMPTE N’EST PAS CE QUI SE

PASSE PENDANT LA RÉUNION, MAIS LES RÉSULTATS DE LA

RÉUNION. LES CONVERSATIONS SUR LE PASSÉ ET LES

CHOSES QUE VOUS NE CONTRÔLEZ PAS NE CRÉENT

AUCUN RÉSULTAT.

—jon russo fondateur et pdg

b2b fusion group

astuce 6 // concentrez-vous sur les futures étapes

24

LE SUCCÈS DES RÉSULTATS FUTURS SUIVANT UNE

RÉUNION DÉPEND DE L’ÉNONCIATION D’UN OBJECTIF

CLAIR IMMÉDIATEMENT, DU TRAVAIL PRÉALABLEMENT

RÉALISÉ PAR ET AVEC L’ÉQUIPE OU LES MEMBRES DU

COMITÉ AVANT LA VÉRITABLE DISCUSSION DE GROUPE,

TOUT EN S’ASSURANT QUE QUELQU’UN EST DÉSIGNÉ

POUR PRENDRE DES NOTES AFIN DE RENDRE LES GENS

RESPONSABLES DES FUTURS SUCCÈS.

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formelles et chaque fois que vous aurez besoin de partager des idées ou que le travail soit fait.

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6 astuces de 20 experts

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