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Dossier Partenaire

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Organisateur PNEUMOLOGIE DEVELOPPEMENT SARL

86 bd St Michel 75006 PARIS pneumologie@congres-pneumologie.fr

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Attention, si vous vous désinscrivez de notre liste de diffusion, vous ne recevrez plus

aucune communication de la part de Pneumologie Développement et ne serez donc

plus destinataire des informations pratiques relatives à l’ouverture et à

l’organisation du Congrès

1. Réservation Les Réservations (actions de partenariat et Stands) doivent être effectuées exclusivement en ligne sur le site internet de Pneumologie Développement : www.congres-pneumologie.fr. Elles nécessitent que vous ayez au préalable expressément accepté :

- Le présent Dossier Partenaire, - le Règlement Intérieur du Congrès, - les Conditions Générales de Réservation Partenaires.

L’ensemble de ces documents constitue le Contrat régissant votre Réservation et votre participation au Congrès. Les termes utilisés aux présentes avec une majuscule ont ainsi la même signification que ceux définis aux Conditions Générales ou au Règlement Intérieur.

PNEUMOLOGIE DEVELOPPEMENT s’engage à mettre en place un congrès de plus en plus respectueux de l’environnement. A ce titre, nous vous demandons de bien vouloir orienter au maximum le choix de certaines actions de partenariat vers cet objectif (consommables recyclables en restauration, corbeille en carton…etc.)

� Stands Des surfaces nues ou équipées sont mises à votre disposition (plan d’exposition à jour en ligne sur www.congres-pneumologie.fr)

� Actions de partenariat

- symposia intégrés ou non intégrés - signalétique générale du congrès - signalétique extérieure - publicités dans le planning de poche - location de salle dédiée exclusivement à l’usage des partenaires - prise en charge de conférenciers et des invités

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2. Réservation et validation de votre paiement

� Réservation et validation Une Réservation n’est validée et définitive qu’à réception du paiement de l’acompte de 50% ou le cas échéant de la totalité de la Réservation selon les modalités ci-dessous :

• Réservation effectuée jusqu’au 15 novembre de l’année précédant le Congrès : paiement d’un acompte correspondant à 50% du montant TTC de la Réservation concernée. Cet acompte doit être réglé dans les 15 jours suivant la Réservation effectuée sur le Site. Le solde doit être réglé impérativement avant le 10 décembre de l’année précédant le Congrès.

• Réservation effectuée à partir du 16 novembre de l’année précédant le Congrès : paiement intégral de la Réservation concernée, dans les 15 jours suivant la Réservation effectuée sur le Site.

A défaut de règlement selon les modalités ci-dessus, les Stands et/ou actions de partenariats concernés pourront être remis en vente par Pneumologie Développement. L’accès à la zone d’exposition ne sera possible que si la totalité des Réservations effectuées et validées par Pneumologie Développement a bien été soldée. A défaut, sauf accord préalable exprès de Pneumologie Développement sur un éventuel report du paiement, l’accès à la zone d’exposition sera refusé, le Partenaire ne pouvant effectuer aucune réclamation ni prétendre à une quelconque indemnisation à ce titre.

� Numéro de bon de commande Pour valider les commandes des sociétés dont les services comptables imposent l’utilisation d’un numéro de bon de commande à faire apparaître sur la facture :

- veuillez présenter à vos services la facture pro forma disponible dans votre Espace Partenaire sur le Site dès les réservations effectuées,

- veuillez renseigner directement le numéro de bon de commande sur le Site dans votre Espace Partenaire, rubrique « Vos commandes », dans le champ « Vos références » et cliquez sur mettre à jour pour télécharger la facture pro forma le mentionnant.

� Mode de règlement

Par chèque A l’ordre de Pneumologie Développement Libellé du chèque : Nom du Congrès – N° de facture À adresser à : Pneumologie Développement, 86 bd Saint-Michel 75006 Paris Par virement (coordonnées bancaires disponibles sur le Site rubrique « documents officiels ») Libellé du virement : Nom du Congrès – N° de facture 17515 90000 08283484243/67 IBAN : FR76 1751 5900 0008 2834 8424 367 Domiciliation : CE Ile-de-France – BIC : CEPAFRPP751 Les paiements doivent obligatoirement indiquer en référence le numéro de facture de la Réservation concernée et le nom du Congrès.

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3. Annulation

Toute annulation d’une Réservation doit être notifiée par email à Pneumologie Développement à l’adresse : pneumologie@congres-pneumologie.fr. Les conditions suivantes s’appliquent à toute annulation d’une Réservation, qu’elle porte sur des Stands ou des actions de partenariat :

- Lorsque l’annulation intervient avant le 1er octobre de l’année précédant le Congrès : les sommes déjà versées sont intégralement remboursées au Partenaire.

- Lorsque l’annulation intervient entre le 2 octobre et le 15 novembre de l’année précédant le Congrès : l’acompte de 50% du montant TTC de la Réservation concernée est dû et sera retenu ou le cas échéant facturé par Pneumologie Développement, qui remboursera au Partenaire les autres sommes éventuellement versées.

- Lorsque l’annulation intervient à compter du 16 novembre de l’année précédant le Congrès : l’intégralité du montant de la Réservation concernée est dû et sera retenu ou le cas échéant facturé par Pneumologie Développement.

4. Obligation relative à la communication

Pour garantir l’unité visuelle du Congrès, la totalité des supports de communication éditée dans ce cadre doit au minimum faire apparaître le logo officiel du Congrès. La charte graphique du Congrès est disponible dans l’Espace Partenaire sur le Site et contient toutes les déclinaisons visuelles possibles pour élaborer la communication du Partenaire.

Grille tarifaire

1. Stand

Le plan d’exposition présente des Modules insécables ou ne pouvant être réunis. Tout Partenaire a la possibilité de réserver 1, 2, 3, 4, 6, 8 ou 12 Modules de 9 m2 (nu(s) ou équipé(s)) pour la durée du Congrès. La surface choisie lors de la Réservation doit correspondre d’emblée à la surface totale désirée, le Partenaire devant ainsi veiller à réserver dès l’origine un Stand comportant le nombre de Modules approprié. Pneumologie Développement ne pourra pas intervenir pour modifier le nombre de Modules réservés en cas d’erreur du Partenaire. Les tarifs ci-dessous incluent 6 badges exposant gratuits sans accès session par Module de 9 m2. Les identités des personnes physiques bénéficiant de ces badges seront à renseigner obligatoirement sur le Site avant la date limite indiquée sur celui-ci.

STAND NU par module de 9 m2

5.000 € HT

- ne comprend aucun équipement ni revêtement au sol, seul un marquage colorisé au sol délimite l’emplacement

- dossier technique du Palais des congrès disponible enoctobre, diffusé via le Site

STAND ÉQUIPÉ par module de 9 m2

6.000 € HT

- comprend moquette, parois de fond et séparation en mélaminé, enseigne drapeau recto/verso, 1 rail de 2 spots, 1 coffret électrique (1kW/h), 1 corbeille à papier, 1 plante verte (l’ensemble de ces éléments étant choisis par Pneumologie Développement)

- ne comprend pas le mobilier (table et chaises), que vous devez louer directement auprès du Palais des congrès (voir catalogue mobilier disponible sur le Sitecourant octobre)

- dossier technique du Palais des congrès disponible enoctobre, diffusé via le Site

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2. Actions de partenariat

� Location de salle

LOCATION DE SALLE

Salles pour répétition, réunion de personnels exclusivement ----------------------------

Réserves pour le stockage des fournitures exclusivement

2 factures : 500€ HT/ ½ journée 1000€ HT/ jour

ou

2500 € HT / 3 jours + Tarif locatif à recevoir du Palais des congrès -----------------

0€ + Tarif locatif à demander au Palais des congrès

Nos engagements

- mise en relation avec l’Exploitant - mise à disposition d’une salle sur le lieu du congrès

Vos engagements

- dans un premier temps : demande de location à adresser à

Pneumologie Développement par email, précisant obligatoirement sa finalité (objet, nombre de pax) et le créneau définitif souhaité

- dans un second temps : dès accord de Pneumologie

Développement, réservation effective par vos soins dans votre espace partenaire internet, rubrique « Actions de partenariat ». Vous disposez alors dans la rubrique « Vos commandes » de la facture pro forma relative à cette action de partenariat

- dans un troisième temps : vous recevrez du Palais des congrès un devis ou la facture correspondant au coût locatif de la salle retenue

-----------------------------------------------------------------------------

à commander directement auprès du Palais des congrès

PRISE EN CHARGE DES CONFÉRENCIERS de votre symposium PRISE EN CHARGE POUR VOS INVITES (non intervenants à votre symposium)

Pour information : Nous mettons à votre disposition dans « Espace Partenaire » un courrier dans lequel la procédure d’inscription (et son paiement) sont relatés ; vous pouvez adjoindre ce courrier à vos envois d’invitation)

Nos engagements

— nous avons confirmé votre symposia intégré ou non intégré

Vos engagements

— assurer la prise en charge de 3 nuits maximum, transport et prix de l’inscription au Congrès

— afin d’observer le même niveau de prise en charge que les conférenciers pris en charge par Pneumologie Développement, nous vous demandons de ne pas proposer d’hôtellerie au-delà des critères tarifaires consentis par le Conseil de l’Ordre

Observations

— vos Invités peuvent être choisis dans la liste des conférenciers mis à disposition sur le Site internet du congrès. Ils peuvent aussi être congressistes.

— Vos Invités doivent assurer personnellement leur inscription et le paiement correspondant sur le Site internet du congrès.

Pour recevoir le remboursement de cette inscription, ils doivent transmettre leur facture (adressée par email et disponible sur le Site) directement à vos services

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� Symposium

SYMPOSIUM INTÉGRÉ durée : 1h00

22.000 € HT

Nos engagements

— le programme du symposium intégré est validé par le conseil scientifique

— la prestation comprend la location de la salle, le vestiaire, le matériel de base (1 ordinateur, 1 vidéo projecteur, 2 microphones)

— nous fournissons le logo officiel du Congrès que vous êtes tenus d’apposer sur votre communication

Vos engagements* (Voir le chapitre RAPPEL)

SYMPOSIUM NON INTÉGRÉ durée : 1h30

19.800 € HT

Nos engagements

— le programme du symposium non intégré est validé par le Comité d’Organisation des Congrès

— la prestation comprend le vestiaire jusqu’à 20h30. Au-delà, heure supplémentaire à votre charge

— nous fournissons le logo officiel du Congrès que vous êtes tenus d’apposer sur votre communication

Vos engagements* (Voir le chapitre RAPPEL)

- Vous devez assurer directement auprès du Palais des congrès la prise en charge financière de la location de la salle ainsi que les matériels nécessaires et personnels éventuels

*Rappels pour le déroulement d’un symposium intégré ou non intégré

- les intervenants doivent s’exprimer exclusivement en langue française - le nombre de président est de 2 par symposium - le nombre de communication est de 3 par symposium avec un seul intervenant par communication - sont exclus les intitulés de communication libellés : « introduction », « conclusion », « table ronde »,

« questions » - le titre, les communications ainsi que le carton d’invitation du symposium ne doivent comporter

aucune allusion à une molécule ou dispositif pour obtenir la validation du conseil scientifique - 13 septembre 2019 dernier délai : soumission de votre programme définitif à adresser à

Pneumologie Développement, examiné par le conseil scientifique - 28 novembre 2019 dernier délai : soumission du carton d’invitation portant le logo officiel du

Congrès que vous êtes tenus d’utiliser, à adresser à Pneumologie Développement, examiné par le conseil scientifique

- le personnel et le matériel supplémentaires sont à commander par vos soins directement au Palais des congrès

- demande d’autorisation pour toute autre communication se faisant dans le cadre du Congrès sur des supports informatiques, internet et papiers

- prise en charge par vos soins de vos intervenants aux symposia : hébergement, transport et prix de l’inscription Vos intervenants aux symposia doivent procéder directement et personnellement à leur inscription sur le site internet du congrès avant la clôture de ces dernières. Les intervenants ayant omis de s’inscrire seront facturés au Partenaire après la manifestation.

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� Insertions publicitaires en français dans le planning de poche

PAGE INTERIEURE

2.200 € HT

Nos engagements

— insertion de votre logo dans le planning de poche remis à chaque participant

— la fabrication est assurée par nos soins

Vos engagements

— avant le 1er novembre 2019 : faire parvenir par e-mail à l’adresse suivante : pneumologie@congres-pneumologie.fr le fichier informatique en format

HD pdf vectorisé 100mm (largeur) X 155mm (hauteur)

2e ou 3e PAGE DE COUVERTURE

4.400 € HT

4e PAGE DE COUVERTURE

6.600 € HT

� Autres actions de partenariat

SIGNALETIQUE EXPOSITION

14.500 € HT

Nos engagements

— insertion du logo de votre société sur l’ensemble de la signalétique générale du congrès (hors zones institutionnelles)

— fabrication assurée par nos soins

Vos engagements

— 1er novembre 2019 : faire parvenir par e-mail à l’adresse suivante : pneumologie@congres-pneumologie.fr le fichier informatique de votre logo en format eps noir et blanc

E SIGNALETIQUE EXTERIEURE DU PARC DES EXPOSITIONS XPOSITION

Nous consulter Une multitude de réalisations (bâches, adhésifs, signalétique

électronique… etc.) est possible sur l’espace extérieur du Parc des Expositions.

Nous consulter directement pour plus d’information.