1er seminaire cdg arh aquitaine juin 2009 - fonction achat et controle de gestion, nathalie l'hostis

8/3/2019 1er Seminaire CDG ARH Aquitaine Juin 2009 - Fonction Achat Et Controle de Gestion, Nathalie L'HOSTIS

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Fonction achat

et contrle de gestion

Sminaire rgional Contrle de Gestion

Vendredi 26 juin 2009, BordeauxNathalie LHOSTIS, charge de mission, ARH Aquitaine

Avec lautorisation de Madame Christelle FALCO

contrleur de gestion, CH Avignon


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Missions de la fonction achat

Dans un contexte qui se globalise, la mission dela fonction achat se caractrise ainsi :

Obtenir le bon produit

Celui qui rpond au besoin

Celui qui est suffisant en quantit

Celui qui satisfait les utilisateurs

Celui qui est prenne dans le temps

Auteur : Christelle FALCO, CDG, CH Avignon


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Obtenir le meilleur prix

Celui qui reprsente le meilleur prix global dachat

Celui qui prsente le meilleur rapport qualit/prix Celui qui permet doptimiserles cots internes

Celui qui correspond la juste qualit

Au moment opportun Matrise des dlais de mise en uvre de la

procdure dachat

Respect des dlais de livraison




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Interface entre lutilisateur et le fournisseur

La mission de la fonction achat consiste assurerlarticulation entre: Lutilisateur: procurer les produits / services correspondant au

besoin formul et analys avec les prescripteurs et utilisateurs Lenvironnement de lentreprise: analyser lvolution de

lenvironnement, identifier les opportunits menaces qui en

dcoulent et faire des propositions pour sadapter ce nouvelenvironnement interagir avec lenvironnement et plus particulirement les

fournisseurs

Marketing achat




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laboration de la politique achat:la fonction achat dans la chane de valeur

Les achats ont un impact direct sur les rsultats conomiques etfinanciers de lentreprise

la matrise du triptyque qualit / cots / dlais contribue

directement la performance et au dveloppement de lentrepriseExemple: dans une entreprise lquilibre o les achats reprsentent 25% du CA, ungain de 10% sur les cots dachats reprsente un impact direct sur le rsultat de 2,5%

CA = 100 - Achats = 25 rsultat = 0 -- CA = 100 Achats = 22.5 rsultat = +2,5

Les achats impactent limage de lentreprise, quelle soit interne(satisfaction des clients internes = utilisateurs et prescripteurs) ouexterne car ils influent directement sur la satisfaction du clientfinal



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La performance achats

Performance:

dans son sens tymologique, elle implique une notion dersultat, et dans le cas des entreprises, de rsultat financier

elle tient compte des facteurs de contingence lis sonenvironnement: stratgie dentreprise, moyens mis enuvre, contexte conomique

elle svalue par rapport aux objectifs

elle dbouche sur des plans daction niveau datteinte dun objectif - rsultat - au regard des

moyens mis en uvre pour atteindre cet objectif en tenant

compte



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Applique aux achats, elle tiendra compte de :

Conformit oprationnelle p/r aux exigences fonctionnelles

dfinies Conformit stratgique p/r aux exigences formules par la

DG

Qualit : du produit, de la maintenance, de la matrise du

risque de dfaillance Dlais : de procdure, de livraison

Matrise des cots directs et indirects




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Pourquoi mesurer la performance achat

Avoir une vision claire de lactivit oprationnelle desacheteurs et des fournisseurs = ce qui est fait, comment, avec

qui Mesurer et alerter sur la performance - financire - de la

fonction achat atteinte des objectifs ?

Orienter laction de cette fonction travers des objectifs

concordant avec la stratgie dentreprise participation lacration de valeur

Expliquer comment les objectifs ont t atteints, pourquoicertains ne lont pas t




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Destinataires

La direction des achatsManager les quipes achatsReporter la direction gnrale

Les acheteursBtir leur plan daction

Suivre leur rsultats La direction gnrale

valuer lefficacit de la fonction achatIntgrer les rsultats dans latteinte des objectifs globaux




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Enjeux de cette mesure

Rendre compte et se comparer

tre un vecteur damlioration continue de la fonctionachat: fixer les objectifs atteindre ainsi que les actionspermettant dy parvenir

principe de la Roue de Deming

tablir la communication achat: au sein de la fonction achat: facteur de motivation des quipes

achats = dmontrer leur impact positif sur la chane de valeur,

entre les services de lentreprise: production mais aussi autresfonctions supports

avec les fournisseurs




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La performance achat est ncessairement multidimensionnelle:

Conformit aux rsultats

Optimisation des ressources Choix des processus mis en uvre

Compltes par des rfrentiels de situation et de comparaison

Elle permet:

la DG de constater lamlioration des rsultats

la DA de manager les quipes et sassurer de laprofessionnalisation de la fonction




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Modalits de dtermination des rfrentiels

1. Comparaisons historiques

Exprimer lobjectifen termes damlioration p/r un rsultatpass (la plupart du temps, frquence annuelle deractualisation) approche la plus frquente

2. Benchmarking interne

Concerne les entreprises constitues de plusieurs entits

Principe: comparer les performances des diffrentes entitsentre elles

3. Benchmarking externe

Principe: comparer les performances de lentreprise avec celles

de sources externes




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Inconvnients majeurs communs ces trois rfrentiels

Fondes sur des constats qui permettent de faire uneobservation en valeur relative (p/r un critre interne ou

externe) sans garantir que les pratiques achats mises enuvre soient les meilleures et donc optimales

Il sagit dun constat de la performance actuelle avec unevision de court terme

Ces approches ne garantissent pas que les actionsentreprises soient spcifiques et cohrentes avec la stratgiedfinie par la direction gnrale




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Matrice de maturit

Principes fondamentaux (Potage, 1998)

On peut modliser la fonction achat en dfinissant quelquesmacro-domaines de cette fonction: choix politiques et

pratiques achats, ressources humaines, SI, communication Il est possible de dfinir quelques niveaux de maturit

suffisant dfinir autant de stades dvolution de lafonction: dun stade lmentaire la limitant une fonction

dapprovisionnement simple jusquau stade le plus aboutio toutes les fonctions de lentreprise sont orientes achat

Chaque domaine doit tre parfaitement dfini dans soncontenu pour chaque niveau de maturit



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Principes fondamentaux

Un audit permet de positionner la maturit relle de lafonction achat et de dfinir la progression raliser court

et moyen terme en visant une progression verticale ethomogne dans tous les domaines couvrir

Les niveaux de maturit ne peuvent tre atteints dans undlai trop court; les expriences dj menes font tat dun

laps de temps ncessaire allant de 5 10 ans vision de moyen terme caractre stratgique

les objectifs sont dduits des progressions raliser =projection sur lavenir, outil de management

Matrice de maturit



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Matrice de maturit


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Modle de Bruel et Petit (2005, Promotion 2000 ducycle Cesa Achats)

Matrice de maturit 5 niveaux prsentant une

gradation des activits achats dans chacun desregistres du champ daction habituel de la fonctionen rfrence la contribution attendue par la DG.

La performance des achats est lie aux modalitsdintgration de la fonction achat au pilotagestratgique de lentreprise

Matrice de maturit



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Modle de Bruel et Petit (2005)

Objectif de la direction achat: laborer sa proprematrice en prenant en compte

les spcificits du mtier de lentreprise, les volutions ncessaires et possibles

Il est possible de mettre en uvre un travailcollectifpour dfinir une matrice de rfrence (par

ex: sectorielle) partage par diffrentsprofessionnels (en suivant une dmarche debenchmarking collective) et de lutiliser comme basede dpart personnaliser

Matrice de maturit



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Conclusion

Matrice de maturit = outil de rfrence de lamatrialisation du projet achats

Il reste dfinir le tableau de bord achatsconstitu dindicateurs adquats; ce tdb devravoluer en corrlation avec lvolution de lafonction achat = sadapter la maturit de lafonction en proposant des indicateurs de + en +volus

Matrice de maturit



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Tableaux de bord :exemple

Exemples dindicateurs achat classs par axe du BSCAXE FINANCIER

Montant des achats Montant moyen commande

Part des achats / CA Cot moyen de passation d'une commande

Diminution prix d'achat / prix historique Ecart montant achats / budget

Evolution prix d'achat / prix du march Montant des gains scuriss

AXE CLIENT

Taux de satisfaction

Nb de ruptures de stock

Nombre de livraisons en retard

AXE PROCESSUS INTERNES

Nombre de commandes Part des achats en monopole

Nombre de demandes d'achats traites Nb consultations en cours

Taux d'automatisation des commandes Nb de consultations hors calendrier prvisionnel

Nb contrats cadres grs Nb de litiges

Nombre de fournisseurs actifs Taux de rponse des fournisseurs

AXE APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL

Taux d'acheteur en formation Nb de procdures internes

Montant des achats / ETP Taux d'absentisme

Auteur : Christelle FALCO CDG CH Avignon

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