130925 - service d'archivage électronique en bretagne

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Le service régional d’archivage électronique mutual isé : méthodologie de mise en œuvre et de déploiement

Rencontres IDEM – 25 septembre 2013

Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dan s le cadre de la dématérialisation de la chaîne administrative et comptable (PESV2, marchés publics ) et archivage électronique.

Le Syndicat mixte

� Une structure publique de coopération territoriale dont l’objectif est de contribuer au

développement du numérique en Bretagne

� Des valeurs partagés par tous

� Coopération, solidarité territoriale

� Proximité et prise en compte des spécificités locales

� Mutualisations des moyens et partage des bonnes pratiques

� Dialogue et concertation

� Respect de la libre administration de chaque entité

� Plus de 1200 entités publiques

� Le Conseil Régional de Bretagne

� Les Conseils Généraux des Côtes d’Armor, du Finistère, d’Ille et Vilaine et du Morbihan

� 11 Communautés d’agglomération

� 74 Communautés de communes

� 124 autres établissements

⇒ Plus de 1 000 communes pouvant bénéficier des services

2Service régional d’archivage électronique mutualisé

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Systèmes d' Information des collectivités


Collectivités adhérentes

Archives courantesArchives courantes Archives définitivesArchives définitives

Conservation de la valeur

probatoire

SAE

SAE

S

O

R

T

Logiciel gestion

des archives

Logiciel gestion

des archives

Tiers archiveuragréé

Collectivités hébergeant des

Archives Définitives

-------------- CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------ CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------------------------- CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------ CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS -----------------------------

SEDA

Phase 1

Phase 2 à N

SEDA SEDA EAD/SEDA

Plate-forme régionale de services mutualisé

Applications métiersGED(s)Intranet, InternetBureautiquemailsNumérisation…

Applications métiersGED(s)Intranet, InternetBureautiquemailsNumérisation…



Archives intermédiairesDUA

Archives intermédiairesDUA

Le service régional d’archivage électronique mutual isé- Le périmètre

Marchés publics, ACTES, HELIOS

Le choix de la solution

� Via une procédure de dialogue compétitif

� Attribution au Groupement CGI/Navaho/Adullact Projet

� CGI : mandataire

� Navaho : tiers archiveur agrée par le SIAF

� Adullact Projet : éditeur de la solution as@laé


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� Contexte mutualisé = harmonisation des paramètres du SRAE

� Acteurs SEDA communs

� Service versant = le Syndicat mixte e-mégalis Bretagne

� Service d’archives = le tiers archiveur

� Profils d’archivage et accords de versements communs

� Marchés publics

� ACTES

� PES

� Circuits de traitements harmonisés

� Transfert non conforme

� Transfert manuel par l’archiviste (pour le producteur)

� Demande de communication

� Demande de communication avec dérogation

� Restitution d’archives à la demande du producteur

� Acquittement de restitution d’archives

� Elimination d’archives à la demande du service d’archive

Harmonisation des paramétrages du SRAE

Service régional d’archivage électronique mutualisé

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� Contrôle de la conformité au SEDA

� Contrôle de la conformité au profil défini par les archivistes : forme de

l’archive, DUA, règles d’accès, format des documents …

� Contrôle de la conformité à l’accord de versement : fréquence, volume, …

� Si non-conformité, envoi d’un mail à l’archiviste paramétré dans le SAE

� Si conformité, intégration automatique dans le SAE

Intégration des archives dans le SRAE


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7

� Archivage des marchés sur le service régional d’archivage électronique à

valeur probatoire, depuis l’application métier :

� Passage de la consultation à l’état « A archiver » : action manuelle

� Création automatique de l’archive, de manière périodique :

� Création du bordereau de transfert

� Constitution de l’archive avec l’ensemble des documents/données et le bordereau de transfert

� Envoi automatique de l’archive au SAE régional

� Passage de la consultation à l’état « Archive réalisée » : action

automatique

L’archivage des marchés publics dématérialisés


� Méthodologie pour démarrer

� Réflexion à partir de l’archive générée par l’application métier

⇒ nombreuses corrections et évolutions demandées

� Prochaines étapes

� Création d’un profil d’archivage indépendant de l’application

métier

� En adéquation avec l’organisation et le fonctionnement des

services producteurs, révision complète :

⇒ De l’arborescence

⇒ Des intitulés des objets d’archives (dossier, document)

⇒ Ajout de mots clés

� Prise en compte de la dématérialisation complète

⇒ Données liées aux phases décisions/notifications

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Le profil d’archivage pour les marchés publics


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� Description de l’archive

� Identification du transfert

� Durée d’utilité administrative et sorts finaux au niveau de l’archive

� Communicabilité de l’archive

� Identification du service producteur

� Contenu de l’archive (arborescence)

� Publicités

� Consultation (DCE et RC, dont anciennes versions)

� Registres (retraits, questions, dépôts et suivi des messages)

� Commission d’appel d’offres (ouverture et dépouillement)

� Notification (notification, rejets et suivi des messages)

� Candidatures et Offres non retenues

� Candidatures et Offres retenues

� Messages échangés

Le profil d’archivage pour les marchés publics


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� Archivage des données comptables et pièces justificatives sur le service

régional d’archivage électronique à valeur probatoire

� Envoi du flux PES par la collectivité via le TdT mutualisé

� A réception de l’AR d’intégration dans HELIOS de la DGFiP


� Constitution de l’archive avec l’ensemble des documents/données

� Envoi automatique de l’archive au SAE régional en soirée

� Passage du flux PES à l’état « Archive réalisée » : action automatique

L’archivage des flux comptables


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11

TDT SRCI SRAECoffre-fort

11

44

33

11

22

33

Transfert des flux en trésorerie, Retour de l’AR d’intégration dès que l’AR et retourné le TDT constitue l’archive avec le bordereau de transfert au format SEDA

Transfert de l’archive constitué avec le bordereau de transfert vers As@lae le soir entre 20h et 22h

22

44

Création d’un AR de réceptionAnalyse de l’archive constituée avec le bordereau de transfertIntégration dans As@laeCréation d’un AR d’intégration

Web services

L’archivage des flux comptables

DGFiP


� Méthodologie

� Création d’un profil selon modèles publiés par le SIAF, avec des modifications et ajouts :⇒ Mots clés⇒ Cardinalités⇒ Communicabilité

� L’archive contient les informations sur les bordereaux, mandats et PJ, informations extraites du flux PES

� Les PJ sont intégrées dans le flux PES, et ne sont donc pas extraites du flux pour créer des sous-objets d’archives

� Seuls deux documents sont transférés : le flux PES et l’AR de la DGFiP


� Après quelques mois d’utilisation du SRAE, point par les services

producteurs et archives départementales

⇒ Identification des évolutions / corrections à prévoir

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Le profil d’archivage pour les flux comptables


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� Durée d’utilité administrative au niveau de l’archive

� Communicabilité et sorts finaux au niveau des sous-objets

� Pour les mandats et PJ seule, communicabilité 50 ans car présence possible de données nominatives


Arborescence de l’archive pour un flux complet

<flux PES><Bordereau journal>

<Mandat><Référence pièce justificative>

<PJ seule><PES ACK>

-> document (fichier XML de l’AR)-> Document (fichier XML du flux PES)

</flux PES>



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un flux sans PJ

<flux PES>

<Bordereau journal>

<Mandat>

<Référence pièce justificative>

<PES ACK>

-> document (fichier XML de l’AR)

-> Document (fichier XML du flux PES)

</flux PES>


Un flux avec uniquement des PJ

<flux PES>

<PJ seule>

<PES ACK>

-> document (fichier XML de l’AR)

-> Document (fichier XML du flux PES)

</flux PES>

� Arborescence de l’archive pour


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� Archivage des actes transmis au contrôle de légalité sur le service régional

d’archivage électronique à valeur probatoire

� Envoi de l’acte par la collectivité via le TdT mutualisé

� A réception de l’AR de réception par la DGCL


� Constitution de l’archive avec l’ensemble des documents/données

� Envoi automatique de l’archive au SAE régional

� Passage de l’acte à l’état « Archive réalisée » : action automatique

L’archivage des actes transmis au contrôle de légal ité


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TDT SRCI SRAECoffre-fort

11

44

33

11

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33

Transfert des actes en préfecture, Retour de l’AR d’intégration dès que l’AR et retourné le TDT constitue l’archive avec le bordereau de transfert au format SEDA

Transfert de l’archive constitué avec le bordereau de transfert vers As@lae

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44

Création d’un AR de réceptionAnalyse de l’archive constituée avec le bordereau de transfertIntégration dans As@laeCréation d’un AR d’intégration

Web services

L’archivage des actes transmis au contrôle de légal ité

MIAT


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� Méthodologie

� Création de deux profils : ACTES_SA et ACTES_RH pour différencier les règles d’archivage des arrêtés individuels

� Création selon modèles publiés par le SIAF, avec des modifications et ajouts :⇒ Mots clés⇒ Cardinalités⇒ Communicabilité

� L’archive contient les documents transmis au contrôle de légalité : acte principal et annexes.


� Prise en compte des demandes d’évolutions remontées par les archivistes

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Le profil d’archivage pour les actes


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� Durée d’utilité administrative au niveau de l’archive

� Communicabilité et sorts finaux au niveau de l’archive

� Détruire

� Communicable immédiatement pour ACTES_SA

� 50 ans pour les ACTES_RH




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<Actes>

<Annexe>

-> documents

-> Document (Acte transmis)

-> Document (signature de l’acte)

-> Document (rapport de vérification de la signature)

-> Document (AR de la DGCL)

</Actes>

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� Contenu de l’archive (arborescence)


Méthodologie de déploiement

1) Mise en production des pilotes = 5 collectivités

2) Actions spécifiques vers les 11 agglomérations = accompagnement « 100% demat »

� Objectif mise en œuvre du SAE = fin 2014

3) Mise en œuvre d’un dispositif régional d’accompagnement sur l’archivage électronique


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Formation des référents et des

utilisateurs

Sensibilisation des décideurs

Accompagnement de proximité

et assistance utilisateurs

Référents

Centre de gestion

Centre de gestion

Hot-line

Méthodologie d’accompagnement

Juin 2013, formation des 1ers référents Archivage électronique :

- sur 2 jours- réalisée par le SIAF

Archives départementales

e-mégalis

Pool de formateurs

Réseau des archivistes bretons

Support de présentation des enjeux de

l’archivage électronique

Guide de paramétrage+ Cahier de paramétrage + Support de formation

Outils de suivi des incidents niveaux 1 et 2

ACTEURS MOYENSOBJECTIFS


Etapes de mise en œuvre du SRAE

Collectivités

� Signer l’annexe à la convention

d’accès aux services mutualisés

� Envoyer le logo de l’entité

� Paramétrer le service

� Prévoir la formation des

utilisateurs

� Valider les tests de transferts

� Valider la mise en production (PV)

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e-mégalis / Tiers archiveur

� Générer la demande de mise en

production

� Réaliser les paramétrages

harmonisés

� Faire la demande de mise en

production du module d’archivage

côté services mutualisés (MP et

TdT)

� Valider les tests de transferts

� Activer les services de

maintenance après validation de la

mise en production

Définition et suivi du planning


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