mise en Œuvre d'un systÈme d'archivage …

MISE EN ŒUVRE D'UN SYSTÈME D'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE EXTERNALISÉ ET MUTUALISÉ : RETOUR D'EXPÉRIENCE DU CENTRE DE GESTION DE L'OISE

Angers, le 21 mars 2013

SOMMAIRE

Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013

Pierre SylvestreDirection des services supports

Maud Lasterre

Consultante Archiviste

Séverine Denys

Directeur de projet

INTERVENANTS

SOMMAIRE


1. Contexte du projet d’archivage électronique

• Présentation du Centre de Gestion de l’Oise• Présentation des besoins d’archivage électronique

2. La solution mise en œuvre

• Réponses aux exigences du Centre de Gestion de l’Oise• Solution globale

3. État des lieux & perspectives du projet

• Organisation du projet• Point de situation• Formations et accompagnement au changement• Focus relations avec les plateformes tierces• Démonstration• Perspectives

4. Questions Réponses

CONTEXTE DU PROJET D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE


Un prestataire agréé pour la gestion d’archives publiques

LOCARCHIVES EN QUELQUES MOTS

Création en 1977

40 M€ CA en 2012

400 collaborateurs

Volumes

• 10.000.000 de pages numérisées par an

• + 100 millions de documents électroniques

• Capacité de stockage supérieur à 90 To

2 sites Archivage Electronique en pleine Propriété

120 clients « numérique » (Expérience multi-secteurs)

Conformité Z 42-013Archives papier & électroniques


Une offre globale de solutions

• Numérisation

• LAD/RAD

• Indexations automatiques

• Papier

• Audio & Vidéo

• Sauvegarde informatique

Hébergement sécurisé •Archivage électronique

« probatoire » •

Audit de l’organisation en place •Politique d’archivage /

outils de gestion •

LOCARCHIVES EN QUELQUES MOTS


NAONED SYSTEMES EN QUELQUES MOTS

Éditeur de solutions innovantes spécialisé dans l'information patrimoniale

Mémoire et Patrimoine en numérique : mettre la technologie au service de l’usage

Une culture documentaire et patrimoniale fortement ancrée dans l’entreprise et mise au service de nos clients

CA 2012 : 2 M€

Effectif actuel : 22 personnes

Plus de 60 références

http://www.naoned-systemes.fr


CDG 60 : nos missions, nos expertises, nos valeurs

CONTEXTE DU PROJET D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

Centre de Gestion de l’Oise

• Établissement public

• Chargé du suivi des carrières des agents territoriaux de l’Oise

• Partenaire des collectivités et établissements publics depuis 25 ans

• Nous proposons des services fiables, clés en main et compétitifs grâce, notamment à une mutualisation à l’échelle départementale

Nous proposons un panel de services mutualisés :

• Un portail e-services

• La Bourse de l’Emploi

• Une application Missions Temporaires

• Un SI Gestion des carrières

• Le CIL (Correspondant Informatique et Libertés)

• Le Système d’Archivage Électronique

• Et encore bien d’autres projets en cours…


Besoins du CDG 60 en Archivage Électronique


• Le développement rapide des réseaux de communication via le web

• L’accélération des pratiques de l’e-administration

• L’objectif poursuivi par le Cdg60 de moderniser ses services dans le domaine du numériquenous a incité à proposer une solution clé en main aux collectivités d’archivage des documents publics dématérialisés.

Développement des outils d’e-administration et dématérialisation des

échanges administratifs

Augmentation de la production de documents nativement numériques

Obligation réglementaire d’archivage

des documents électroniques produits et reçus par la collectivité

Solution adaptée économiquement et

techniquement via la mutualisation.


Besoins du CDG 60 en Archivage Électronique


Quels flux concernés ?

Priorité donnée aux flux issus de la dématérialisation (Flux comptables, payes, actes…) pour plusieurs raisons :

• Accélération du processus de dématérialisation des échanges administratifs,

• Possibilité technique de récupérer ces flux au niveau des tiers de télétransmission,

• Traitement archivistique automatisé (versement, description des flux…).

LA SOLUTION MISE EN OEUVRE


LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE

Réponses à l'objectif du CdG-60 : moderniser ses services dans le domaine du numérique

Accélérer le processus de dématérialisation des échanges administratifs

• Accompagner les changements dans l'administration

• Entrer en dialogue avec les Tiers de Télétransmission et de dématérialisation

Automatiser les procédures archivistiques...

• Collecter automatiquement les archives et leurs métadonnées de description

• Générer facilement les instruments de recherche

• Mettre en ligne immédiatement les archives après leur entrée dans le SAE

… tout en veillant à la place du contrôle scientifique et technique

• Des règles d'archivage fiables pour les contrôles automatiques

• Des procédures de validation, prenant en compte la réglementation

• Un accès aux archives défini par les archivistes


Solution existante et adaptation : réponses aux exigences du CDG 60


« Scalabilité »

27 intercommunalités 693 Communes 1 000 utilisateurs finaux

Technique

Accès Full Web Conservation DCIP Normes PREMIS et METS Contrôle d’intégrité Conversion dans des formats pérennes

Fonctionnel

Collecte Contrôle Conservation Communication

Conformité

Agrément SIAF Conformité NF Z42-013 / ISO 14641-1 ISAAR CPF (EAC) ISAD (G) ‘EAD) SEDA RGI RGS


Périmètre de la solution


Phase RUN

• Potentiel de

• 27 Intercommunalités

• 693 Communes

• 1 000 utilisateurs finaux

Phase PILOTE

• 3 communes avec 2 modèles de facturation

• EPCI < 5 000 habitants : Communauté de Commune des Trois Forêts

• Commune < 2 000 habitants

• Plailly

• Chambly

• 4 types de documents

• 3 flux SEDA automatiques

• ACTES : Délibérations

• PES-dépenses et PES-recettes

• Appels d’Offres (AO)

• 1 flux manuel : PES PAYE

• 3 acteurs externes

• Adullact (Plateforme s2Low et TdT)

• Interbat (Plateforme Aws)

• Berger-Levrault (Solution E-Magnus)

• Déroulement du pilote de janvier à juin 2013


SAE Externalisé & Mutualisé


Association des expertises Naoned et Locarchives

• Mnesys Archives

>> Un outil éprouvé répondant à toutes les exigences archivistiques• Conseils généraux• Villes• Ministères• Etablissements publics

>> Aucun développement spécifique pour répondre aux besoins fonctionnels

• SAE Locarchives

>> Infrastructure de conservation conforme aux exigences de l’état de l’art• Redondance complète sur deux sites• Contrôles d’intégrité• Pérennité des supports de conservation• Traçabilité

>> Solution robuste et scalable


Solution fonctionnelle


• Modèle OAIS

• Télétransmissions sécurisées (VPN)

• Respect format SEDA

• Messages d’acquittement

• Journalisationcomplète

• Dépôt

• Consultation

• Cycle de vie des archives

Collecte – Classement - Consultation

Conservation


Organisation du projet

RÉALISATION DU PROJET

Direction de projet

SAE Externalisé & Mutualisé

MOA

Experts Métiers CDG60

Expert Front

MOE

Ingénieur Etudes

Ingénieur Systèmes et Réseaux

Projet Global

Relation Client

Formations

Qualité

Juridique


Planning général


Janvier Février Mars Avril Mai Juin

ETAT DES LIEUX ET PERSPECTIVES DU PROJET


Etat des lieux, bénéfices & perspectives du projet


Perspectives et besoins futurs• Développement de l’archivage électronique sur l’ensemble des documents dématérialisés.• Renforcer la prise en compte par les éditeurs (GED et logiciels métiers) de l’archivage des documents électroniques.

Situation actuelle Difficultés rencontrées

→ Phase de test en cours → Hétérogénéité des collectivités en matière d’e-administration

Janvier 2013Début phase de test

Juin 2013 Déploiement aux collectivités

Supports d’accompagnement• Sessions de formations pour les collectivités• Documents contractuels• Assistance technique• Assistance à l’utilisation du SAE


Point de situation

Qualité

• Atelier qualité projet (analyse des risques et prévoir éléments de rédaction)

Formations

• Formations fonctionnelles sur Mnesys Archives (4j)

Juridique

• Atelier Juridique : Définition des aspects contractuels dans le cadre du projet CDG60

Conservation

• Atelier Paramétrage de l'environnement de conservation

Front Paramétrages

• Ateliers "Administration fonctionnelle" (x2) -CDG60

Connecteurs EXT / SEDA

• Atelier "FLUX"

• Contact TDT et Partenaire plateforme Métier



Focus formations et accompagnement au changement


Les ateliers fonctionnels

• Préciser les besoins des utilisateurs finaux

• Adapter les outils mis en place pour les archivistes

• Partager les connaissances sur l'archivage électronique

Les formations

• Apprendre à utiliser la solution Mnesys Archives & Locarchives

• Apporter des conseils aux archivistes pour former les utilisateurs finaux


Focus relations avec les plateformes tierces


Définition des métadonnées

• Récupérer les métadonnées nécessaires aux contrôles automatiques

• Récupérer les métadonnées nécessaires aux recherches

Mise en place des échanges SEDA

• Conseiller sur la création des bordereaux de versement SEDA

• Mettre en place techniquement les échanges

• Plateforme de télétransmission

• Livraison package flux

• Modèles XML

• Documentation technique


Démonstration


Mnesys Archives : une solution adaptée à l'archivage électronique

• Mettre en place les règles d'archivage

• Faciliter les versements et les entrées

• Gérer les instruments de recherche et la communication

• Lancer les procédures de conservation pérenne

• Gérer les éliminations et les sorties définitives

Locarchives : la conservation pérenne des archives numériques

• Conserver dans le coffre-fort de Locarchives

• Garantir la traçabilité

• Garantir un accès protégé aux archives


Perspectives : pour aller plus loin


Scalabilité

Gestion des archives électroniques ET physiques

• Une gestion commune des organisations

• Des fonctionnalités de collecte adaptées aux deux supports

• Une description des archives basée sur ISAD(G)

• Des procédures de traitement similaires aux deux formats

Valorisation patrimoniale : Mnesys Portail

• Accessibilité des archives pour tous et sur tous les supports

• Utilisation des normes pour une diffusion facilitée

• Prise en main simple et complète par les archivistes

QUESTIONS / REPONSES

MERCI POUR VOTRE ATTENTION