1 apogée jeudi 18 décembre 2003. 2 apogée apogée séminaire référentiel (2)

11

ApogApogéeée

Jeudi 18 Décembre 2003

22

ApogApogéeée

ApogéeApogée

Séminaire Référentiel (2)

33

ApogApogéeée

Référentiel(2)Plan

Référentiel et Inscriptions Administratives

Paramétrage

1. des inscriptions administratives

2. des droits d’inscription

3. des paiements

4. des exonérations

5. des remboursements

44

ApogApogéeée

1 . PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES

55

ApogApogéeée

1. Paramétrage des inscriptions administratives

L’inscription administrative (IA) c’est l’enregistrement de données propres à chaque étudiant,

Une Inscription Administrative

Annuelle(concerne l’étudiant)

Une ou plusieurs Inscriptions

Administratives/Etapes (concerne la formation)

+

L’étudiant s’inscrit dans

l’Etablissement chaque année à

une ou plusieurs

VET

VET1

IAA

IAE

VET2

qui aboutit, après validation de ces données

et paiement des droits,

à la délivrance d’une carte d’étudiant.

66

ApogApogéeée


A = Utilisation des tables du référentiel

B = Variables applicatives

C = Règles de gestion

77

ApogApogéeée

Ces tables contiennent des informations, classées et normalisées, qui définissent l’Etablissement, son environnement et son organisation.Apogée y puise souvent pour faciliter de nombreuses opérations de saisie (fonction F9).

Ces tables sont livrées soit remplies, soit vides ( l’établissement doit les remplir), soit remplies et modifiables.

Elles sont visibles et on y effectue les modifications (y

compris le remplissage des tables vides) dans le domaine « référentiel »

1. Paramétrage des IAA = Tables du référentiel

88

ApogApogéeée

Inscriptions/individu

Inscriptions/Scolarité

Etablissement /environnement

Etablissement /environnement/

pays

Etablissement /environnement/

département

I. Paramétrage des IAA =Tables de référence

99

ApogApogéeée





1010

ApogApogéeée

1. Paramétrage des IAB =Variables applicatives

Informations propres à chaque

établissement

1111

ApogApogéeée





1212

ApogApogéeée

.En complément des Règles de Gestion vues au premier séminaire sur le Référentiel, il y a :

• 4 règles concernent la gestion des paiements : IA04, IA05 et IA14 (et IA16 pour la télématique et IA17 pour le Web)

• 3 autres concernent la gestion des exonérations (boursiers, profils…) : IA01, IA02, IA15

• Enfin les habilitations utilisateurs permettent de préciser la façon dont se feront les remboursements

1. Paramétrage des IAC = Règles de gestion (droits)

1313

ApogApogéeée

2 . PARAMETRAGE DES DROITS

D’INSCRIPTIONS

2. Paramétrage des droits

A = Principes du calcul des droits

B = Typologie des droits

C = Modélisation

D = La mise en œuvre €€

1414

ApogApogéeée

2. Paramétrage des droitsA = Principes

Les droits à payer par l’étudiant sont fonction :

- des caractéristiques liées à son individu (âge, activité salariée, sécurité sociale…)

- de sa situation sociale et de son (ses) profil(s)

- de ses choix (inscription aux étapes, droits optionnels..)

sa situation sociale

Son (ses) profil(s)

Ses choix

1515

ApogApogéeée


Principe de fonctionnement d’Apogée dans le

calcul du montant des droits à payer :

En fonction des données saisies, Apogée ADDITIONNE tous les droits activés lors de l’IAA et de l’IAE

Puis , il SOUSTRAIT s’il y a lieu le montant des exonérations accordées

• soit par l’application d’une situation sociale,

• soit par l’application d’un profil.

€€€

€€€

1616

ApogApogéeée

CGE

composante


Les droits ont des montants et sont associés à différentes entités: imputations, étapes, composante, centre de gestion, …

imputation

étapes

Aucun calcul n’est possible manuellement. Il est impossible d’intervenir directement par saisie pour faire varier le montant à payer dans l’écran « affichage des droits ».

1717

ApogApogéeée


D’INSCRIPTIONS




C = Modélisation

D = La mise en oeuvre

1818

ApogApogéeée

Un droit est appliqué selon : sa typologie, ses caractéristiques, les entités qui lui sont liées.

Selon le type de droit, certaines informations seront obligatoires ou facultatives, et le lien avec d'autres entités sera autorisé ou non.

Pour tous les droits, sauf de type mutuelle, il est possible de gérer des exonérations par l’intermédiaire des profils et situations sociales.

2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits

1919

ApogApogéeée

types

Niveau de regroupement

profils

Situations sociales

étapes

CGE

Composante

Imputations comptables

Mutuelles


2020

ApogApogéeée


12 types de droitImpossible d’en rajouter

2121

ApogApogéeée

Les comptes d’imputationOn ne peut définir le montant d’un droit que si le

droit a d’abord été relié à une imputationIl faut donc commencer par créer la table des

imputations comptables (table livrée vide), d’après les données fournies par l’Agent comptable, avant de définir les droits

Les IA ne doivent pas démarrer avant la validation formelle de l’ensemble de la table par l’Agent comptable

Une fois les IA commencées, il est impossible de modifier la table des imputations !

2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : imputations

2222

ApogApogéeée


Table des

imputations

comptables

2323

ApogApogéeée

Deux grandes catégories de droits:

• les droits simples (liées à l’IAA)

• les droits « pédagogiques» (liées à l’IAE)

Et un droit « technique » : le « trop perçu »


2424

ApogApogéeée

Droit Annuel systématique (AS) : associé à des imputations, des profils ou des situations sociales. appliqué systématiquement et une seule fois à chaque IAA.

Droit Annuel optionnel (AO) : associé à des imputations, des profils ou des situations sociales. appliqué seulement si la prestation correspondante a été choisie par

l'étudiant.

Droit Sécurité Sociale (SS) : associé à des imputations, des profils ou des situations sociales. appliqué s’il y a affiliation à la sécurité sociale.

Droit mutuelle (MU) : associé à des imputations appliqué seulement si une mutuelle a été demandée par l'étudiant. le champ « mutuelle » est obligatoire pour les droits de ce type.

2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : droits simples

2525

ApogApogéeée

2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits: droits pédagogiques

Vocabulaire :

L’ Etape première est déterminée par Apogée selon les règles suivantes dans l’ordre:

les diplômes nationaux avant les autres,

le cycle le plus élevé,

le « droit d’inscription » le plus élevé.

Toutes les autres sont dites « secondes ».

2626

ApogApogéeée

Droits « étape »

Droit premier étape (E1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes

appliqué sur l'étape première et sur elle seule.

Droit second étape (E2) : Associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes

appliqué sur toutes les IAE non premières.

Droit spécifique étape chaque inscription (ES) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes

appliqué pour chaque IAE.

Un droit de type E1, E2, ES ne sera pas appliqué s’il n’est pas relié à une étape.

Cette association droit / étape peut se faire de deux façons :

soit directement dans le référentiel, soit dans la SE, écran ETAPE


2727

ApogApogéeée

2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : entités associées

Association droit / étape via le

référentiel

2828

ApogApogéeée


Association droit/étape via

la SE

2929

ApogApogéeée

Droits « centre de gestion »

Droit centre de gestion première inscription (G1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des centres

de gestion (C.G.E.)

appliqué une seule fois pour chaque CGE propriétaire d'au moins une IAE.

Droit centre de gestion chaque inscription (GN) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des centres

de gestion .

appliqué autant de fois, pour un CGE, qu'il a d'IAE lui appartenant.


3030

ApogApogéeée

Droits « composante »

Droit composante première inscription (C1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des

composantes.

appliqué une seule fois pour chaque composante organisatrice d'au moins une IAE.

Droit composante chaque inscription (CN) : associé 'à des imputations, des profils, des situations sociales et des

composantes

appliqué autant de fois, pour une composante, qu'il y a d'IAE qu'elle organise.


3131

ApogApogéeée


Droits Simples (IAA) Droits Pédagogiques (IAE)

AS AO SS MU E1 E2 ES G1 GN C1 CN

Imputations

Profils

Situat. Soc

Etapes

C. G. E

Composante

Selon étud.

+sieurs fois

Une seule fois

3232

ApogApogéeée

2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : « trop perçu »

Le « trop perçu » est un type de droit automatiquement généré par Apogée lors de la saisie d’un paiement supérieur au montant calculé.

Sa particularité est d’avoir un montant déclaré égal à zéro. Sa seule entité de rattachement est l’imputation.

On peut choisir de le faire figurer ou non sur la carte d’étudiant.

Apogée permet d’encaisser plus que ce qui est dû par l’étudiant (… et de rembourser moins que ce qu’il a payé…).

Apogée ne gère ni les paiements fractionnés ni les prélèvements automatiques.

3333

ApogApogéeée

Le niveau de regroupement est utilisé lors de l’affichage des droits dans certaines fenêtreslors de l'édition des droits sur la carte d’étudiant

2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : niveau de regroupement

Si cette notion n’existe pas dans l’établissement, utiliser le type de droit.

3434

ApogApogéeée

un droit est associé à un ou plusieurs comptes d'imputation comptable.

Un compte d’imputation peut être associé à un ou plusieurs droits différents

A chaque compte d'imputation est associé :un montant à payer,un montant remboursable (pris en compte

dans les cas d'annulation d’une inscription).


3535

ApogApogéeée


Un même droit sur deux comptes

d’imputation différents

3636

ApogApogéeée


Plusieurs droits sur le même

compte d’imputation

3737

ApogApogéeée

Un droit a un montant à payer et un montant remboursable (égal ou inférieur au montant à payer)

En cas de modification du montant d’un droit, le nouveau montant est pris immédiatement en compte; mais aucune donnée des comptes « étudiant » n’est mise à jour (même en cas de modification du dossier) (pas de rétroactivité)

Si un nouveau droit est créé, il peut s’appliquer lors d’une modification de dossier de l’étudiant.

Conseil : NE PAS MODIFIER LES MONTANTS DES DROITS APRES LE DEBUT DES IA ! (et donc attendre de connaître les montants de l’année avant de commencer les IA)

2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : montants

3838

ApogApogéeée


D’INSCRIPTIONS




C = Modélisation


3939

ApogApogéeée

Un droit « au sens habituel » peut se décomposer en plusieurs droits. Alors le montant global est égal à la somme des montants des droits faisant l’objet de la modélisation

Exemple :

Le droit « légal » de scolarité se décompose en :- une part pour la « scolarité »- une part affectée à la bibliothèque- une part affecté au fonds d’amélioration de la vie étudiante (FSDIE) (ex FAVE)

L’établissement doit modéliser le droit de scolarité en 3 droits différents.

2. Paramétrage des droitsC = modélisation des droits

4040

ApogApogéeée


D’INSCRIPTION




C = Modélisation


4141

ApogApogéeée

LES DOCUMENTS A RASSEMBLER

textes réglementant les exonérations (nationaux et propres à l’établissement),

inventaire des droits existants,

circulaires internes (ou « tradition orale ») réglementant les procédures pour les inscriptions administratives (paiements, remboursements).

2. Paramétrage des droitsD = La mise en oeuvre

4242

ApogApogéeée

2. Paramétrage des droitsD = La mise en oeuvre

AS E1 E2 E1 SS AO AO

BU Fsdie MPU

montant remboursable

inférieur de 15,24€

E2 FC SS sport culture

NO Normal EXO

ER Erasmus EXO EXO EXO EXO EXO EXO EXO ? ?

ICinscription

conditionnelleEXO EXO

FC

Formation continue

droits payés par employeur

EXO EXO EXO EXO EXO EXO

BO Boursier EXO EXO EXO ? EXO EXO

PN Pupille EXO EXO EXO EXO EXO

DIDécision

individuelleEXO EXO EXO ? EXO

PROFILS / SITUATIONS SOCIALES

NB : Codage des profils et situations sociales sur 2 caractères seulement !

4343

ApogApogéeée

2. Paramétrage des droits : Résumé du processus de calcul

1. Détermination de l’étape première 2. Détermination des droits simples: ceux de type AS,

AO, SS et MU,

3. Détermination des droits pédagogiques: ceux de type E1(applicable à l’étape 1ère), E2 (applicable aux autres étapes), ES, C1, CN, G1 et GN,

4. Détermination des exonérations en fonction du statut, de la situation sociale et du (des) profil(s).

Le montant à payer résultera de la différence entre le total des droits à payer et les exonérations dont bénéficie l’étudiant.

4444

ApogApogéeée

3. PARAMETRAGE DES

PAIEMENTS

4545

ApogApogéeée

3. PARAMETRAGE DES

PAIEMENTS

A =Règles de gestionB = Modes de paiement

C= Organisation des paiements

4646

ApogApogéeée

L ’établissement doit se poser les questions suivantes :Le paiement se fait-il à la suite de la saisie de

l’inscription administrative et à la même personne ?

L’établissement accepte-t-il des dossiers en attente de paiement ?

Qui va être habilité à faire des remboursements ? Cette personne aura t-elle le droit de décider ou non du remboursement de tel ou tel droit (modulation des remboursements) ?

Va t-on utiliser le paiement systématique ou le paiement différentiel ?

Suite à la modification d’un dossier devra-t-on enchaîner directement avec l’écran de remboursement de l’étudiant ?

3. Paramétrage des paiementsA = concepts et règles de gestion

4747

ApogApogéeée

Vocabulaire:

Paiement systématique :

l'étudiant paie toujours la totalité du montant à payer calculé.

il sera éventuellement remboursé de la totalité du montant à rembourser calculé


€

4848

ApogApogéeée

Paiement différentiel :En cas de modification d ’IA, Apogée calcule la

différence entre le total à payer et le total à rembourser.

Cette différence s'appelle la balance.une balance positive entraîne une demande de paiement.une balance négative entraîne une demande de remboursement.une balance nulle entraîne automatiquement un paiement nul .


4949

ApogApogéeée

Paiement nul : L'étudiant n'a aucun paiement à effectuer, mais

l'ensemble des opérations comptables concernées par les modifications sont générées.

L'étudiant n'est plus en attente de paiement, sa situation administrative est « en règle »

Cette fonctionnalité est transparente pour l'utilisateur. Il n'y a pas de saisie de paiement à faire.

Une quittance de montant nul est établie pour enregistrer les éventuels mouvements comptables issus de la modification du dossier de l'étudiant.


5050

ApogApogéeée

IA04 : Dossier en attente de paiement

Variante 1 : L'établissement gère les dossiers en attente de paiement . Il est possible de valider l’IA sans que le paiement des droits ait été effectué. Le dossier sera alors en "attente de paiement".

Variante 2 : L'établissement ne gère pas les dossiers en attente de paiement. Après le calcul des droits, l'écran des paiements est directement affiché.

Traitements concernés : • Affiliation sécurité sociale (IAA2)•Calcul et Affichage des droits, Saisie des paiements.

Séminaire référentiel (2) Règles de gestion IA

5151

ApogApogéeée

IA05 : Interdiction de saisie de plusieurs paiements

Si elle est active, il est impossible de saisir plusieurs paiements pour une même demande de paiement.

Traitement concerné : Saisie des paiements

Cette règle est optionnelle.

Séminaire référentiel (2)Règles de gestion IA

5252

ApogApogéeée

IA14 : Gestion des paiementsLa gestion des paiements différentiels s'applique selon

Variante 1 : Pas de paiement différentiel.

Variante 2 : Paiement différentiel sans remboursement immédiat.

Variante 3 : Paiement différentiel avec remboursement immédiat.

Traitements concernés : • Édition de la carte étudiant et du certificat de scolarité


5353

ApogApogéeée

IA16 (resp. IA17) : Gestion du mode de paiement télématique (resp. Web)

Active : utilisation du mode de paiement télématique (resp.Web) en saisie des paiements IA

Traitements concernés : calcul des droits


€

5454

ApogApogéeée

3. PARAMETRAGE DES

PAIEMENTS

A =Règles de gestion

B = Modes de paiementC= Organisation des paiements

5555

ApogApogéeée

Le Recensement des modes de paiement autorisés : se fait impérativement en liaison avec l’Agence comptable. On peut en créer autant que l’on veut Un mode de paiement est caractérisé par :

un code et deux libellés,par son type (chèque, carte bancaire, espèces, ....)

Un mode de paiement doit être associé à un compte d'imputation

La table est livrée vide, il faut saisir tous les modes de paiement y compris le mode de paiement nul si l'établissement gère les paiements différentiels

3. Paramétrage des paiementsB = les modes de paiement

5656

ApogApogéeée

Le Paramétrage des modes de paiement se fait au niveau de l'établissement pour déclarer l'ensemble

des modes de paiement admis, au niveau du CGE, pour spécifier, parmi tous les

modes de paiement autorisés au niveau de l’établissement, lesquels chaque CGE pourra utiliser.

Saisie de plusieurs modes de paiement:

Si la règle IA 05 est active, on peut saisir plusieurs lignes de paiement lors des inscriptions administratives.

(regroupées sur une seule quittance).


5757

ApogApogéeée

Un mode de paiement très particulier : le paiement nul

Le paiement nul est un MODE de PAIEMENT indispensable à la gestion du paiement différentiel. Il ne faut surtout pas le supprimer !

Il est utilisé automatiquement par l’application pour clore la situation « comptable » d’un étudiant dont le « total à rembourser » calculé est égal au « total à payer » calculé (balance égale à zéro).

Son application entraîne l’émission d’une quittance d’un montant nul.


5858

ApogApogéeée

3. PARAMETRAGE DES

PAIEMENTS

A =Règles de gestion

B = Modes de paiement

C= Organisation des paiements

5959

ApogApogéeée

Paiement sur le même poste.

Sur la fenêtre "Centre de gestion", il y a une sélection possible des Paiements sur le même poste.

Cette sélection activera la fonction de Saisie des paiements à la suite d'une inscription administrative.

Si la sélection n'est pas active et si l'établissement autorise les dossiers en attente de paiement, c’est la fonctionnalité d'affichage des droits qui permettra la validation de l'inscription.

3. Paramétrage des paiementsC = L’organisation des paiements

6060

ApogApogéeée

4 . PARAMETRAGE DES

EXONERATIONS

4. Paramétrage des exonérations

6161

ApogApogéeée

4 . PARAMETRAGE DES

EXONERATIONS


A = Règles de gestionB = Situation sociale

C= Profil

6262

ApogApogéeée

. 3 règles influent sur les exonérations :

IA01 : Exonération des boursiers

IA02 : Modification du profil étudiant déduit

IA15 : Gestion des profils étape

d'étudiant

4. Paramétrage des exonérationsA = concepts et règles de gestion

6363

ApogApogéeée

IA01 : Exonération des boursierspour les droits de type « droit premier étape » et « droit second étape ».

L’étudiant :

Variante 1 : est exonéré seulement pour l'étape pour laquelle il a obtenu sa bourse.

Variante 2 : est exonéré pour les étapes de diplômes nationaux.

Variante 3 : est exonéré pour toutes les étapes.


6464

ApogApogéeée

IA02 : Modification du profil étudiant déduit

Le profil peut être modifié :

Variante 1 : seulement si le profil déterminé automatiquement d'après les informations déjà saisies est "normal".

Variante 2 : dans tous les cas.

Variante 3 : si l ’établissement gère les profils étapes, ceux-ci sont modifiables dans tous les cas


6565

ApogApogéeée

IA15 : Gestion des profils à l’étape

Si la règle de gestion est inactive, l ’établissement ne permet pas l’utilisation des profils étapes

Si la règle de gestion est active, l’utilisation des profils étapes est possible et le mode d ’exonération des droits de type AS, AO, SS, C1, G1 est déterminée à partir de la variante sélectionnée :

Variante 1 : Un droit est exonéré si tous les profils de type universel l ’exonèrent

Variante 2 : Un droit est exonéré si au moins un profil de type universel l ’exonère.


6666

ApogApogéeée


Le montant des droits à payer par l’étudiant est :

soit le total de tous les droits activés par Apogée lors de la saisie des diverses informations le concernant ,

soit un montant inférieur, en fonction de :

sa situation sociale

son / ses profils

et/ou

6767

ApogApogéeée


En cas d’application d’un profil ou d’une situation sociale exonérante, l’étudiant est EXONERE de LA TOTALITE du montant du droit

Les exonérations liées à la situation sociale et celles liées au profil se cumulent

6868

ApogApogéeée


Mécanisme « Apogée » pour activer une exonération

et donc soustraire un montant à payer théoriquement :

Apogée reconnaît une situation ou un profil exonérant à partir des données saisies dans le Référentiel, sous la responsabilité de l’utilisateur Référentiel qui a associé, pour chaque droit, un profil et/ou une situation sociale exonérante.

On peut à tout moment rajouter des profils ou de situations exonérantes pour traiter des cas inattendus

6969

ApogApogéeée


Ajout à un droit d’un profil ou plusieurs

profils exonérants

7070

ApogApogéeée

4 . PARAMETRAGE DES

EXONERATIONS


A = Règles de gestion

B = Situation socialeC= Profil

7171

ApogApogéeée

4. Paramétrage des exonérationsB = Situation sociale

est liée à l’étudiant en tant que personne. Elle prend en compte ses ressources ou son contexte familial.

Il existe 2 situations sociales figées :• normale (NO)• boursier (BO)

On peut en créer d’autres, par exemple :• pupille de la nation• décision individuelle (arrêté du 05/01/1984)

LA SITUATION SOCIALE

Un étudiant restera une Pupille de la nation, qu’il s’inscrive dans une université A ou B.

7272

ApogApogéeée

4 . PARAMETRAGE DES

EXONERATIONS


A = Règles de gestion

B = Situation sociale

C= Profil

7373

ApogApogéeée

4. Paramétrage des exonérationsC = Profil

est (sont) lié(s) à une situation particulière pour l’année en cours (échange, ajourné autorisé à continuer, inscription parallèle….)

Ces situations peuvent être tellement complexes, qu’on a été amené à définir DEUX TYPES DE PROFILS :

• Un profil « général » ou « universel »• Un profil pouvant être appliqué sur chaque IAE, appelé « profil étape »

LE(s) PROFIL(s)

7474

ApogApogéeée

Le Profil étape permet de tenir compte de situations particulières que le seul profil général ne permet pas de prendre en compte ( notamment lors d ’inscriptions à plusieurs formations).

Il permet d’associer des profils différents par étape.

Exemple d’application d’un profil étape pour résoudre une situation particulière

Inscription conditionnelle en licence :

• licence : profil NO (normal)• Deug : profil AJ (exonération de l’étape seconde)

+ Inscription supplémentaire : profil NO (normal) pour l’inscription à la troisième étape.


7575

ApogApogéeée


Distinction entre profil universel et profil étape :

C’est Apogée qui décide lui-même de quel type est le profil : universel ou étape, en fonction du type de droit exonéré :

-Si un profil exonère d’au moins un droit de type AS, AO, SS, C1, G, il sera universel

- Si un profil exonère uniquement des droits de type E1, E2, ES, CN, GN, il sera de type étape

7676

ApogApogéeée


Profils étapes

7777

ApogApogéeée

Caractéristiques techniques du profil :

Si aucun profil n’est « déduit » ou « calculé » par le système à partir des informations déjà saisies, le profil affiché par défaut est NORMAL (NO)

(voir règles de gestion correspondantes pour les autorisations de modification)

L’utilisateur peut en saisir un autre.

Dans ce dernier cas, le profil est dit « spécifique »


7878

ApogApogéeée


Profil déduit du statut

7979

ApogApogéeée


Profils déduits d’un programme d’échange

8080

ApogApogéeée


Profil universel, déduit ou spécifique

(saisi)Profil étape

8181

ApogApogéeée

Exonérations

Type de carteDroit à Sécu

Remontée SISEExonérations…

4- Paramétrage des exonérationsRésumé : Les « attributs » de l’étudiant

Statut

ProfilExonérations

Situation

sociale

Aucune incidence sur exonérations

Accès aux VETRemontée SISE

Régime d’études

8282

ApogApogéeée

3 statuts livrés :01 formation initiale

02 auditeur libre03 formation continue

…..


8383

ApogApogéeée

2 régimes livrés :1 formation

initiale2 formation

continue…..


8484

ApogApogéeée

5. PARAMETRAGE DES DES

REMBOURSEMENTS

8585

ApogApogéeée

Pour chaque droit, Apogée définit :

- le montant à payer ( et un seul )

- un montant remboursable ( et un seul ), égal ou inférieur au montant à payer (ceci permet de gérer les retenues en cas d’abandon d’inscription)

- un droit est déclaré remboursable ou non par l’établissement (par exemple pour les droits perçus pour le compte d’organismes extérieurs à l’établissement)

5. Paramétrage des remboursementsA = Montants

8686

ApogApogéeée

En cas de remboursement d’un étudiant,

Apogée PROPOSE de rembourser le montant déclaré remboursable.

L’utilisateur PEUT (sous réserve d’avoir l’habilitation correspondante)

1. rembourser le montant déclaré remboursable

2. rembourser le montant payé (l’intégralité du droit)

3. ne rien rembourser du tout (montant remboursé = 0).

-La différence entre montant payé et montant remboursable permet de gérer des sommes retenues au titre de frais de gestion (ex: retenue en cas de transfert)

5. Paramétrage des remboursementsB = Habilitations des utilisateurs

8787

ApogApogéeée

CONCLUSION

8888

ApogApogéeée

Séminaire référentiel (2)Conclusion

Votre établissement a probablement déjà commencé , après réflexion et discussion, à

• choisir sa « cartographie » Apogée

• définir ses groupes d’utilisateurs et ses premiers utilisateurs.

8989

ApogApogéeée


Il va devoir, après avoir

• recensé les textes réglementant les exonérations,

• fait l’inventaire des droits existants,

• et défini les procédures pour les inscriptions administratives (paiements, remboursements),

•définir les règles de gestion (ou leur variante) à activer,

•et construire les grilles de droits, les imputations comptables, les situations sociales, les profils, … nécessaires. € …

€ …

€ …€ …

9090

ApogApogéeée

Le document « Paramétrage des droits et saisie des paiements » détaille la gestion des paiements

il présente toutes les combinaisons possibles en fonction des choix de l’établissement et les impacts sur les paiements et les remboursements

il indique également les impacts sur l’organisation des chaînes d ’inscription

A ETUDIER IMPERATIVEMENT AVEC L ’AGENT COMPTABLE ET LES RESPONSABLES DE SCOLARITE


9191

ApogApogéeée


Il sera nécessaire d’avoir effectué la saisie de ces informations avant de commencer le reste du travail, en particulier les tests, mais elles peuvent être modifiées sans aucun problème tant que la véritable exploitation n’a pas commencé.

9292

ApogApogéeée

Les séminaires suivants auront pour objet :

•La récupération d’historique ( jeudi 15 janvier 2004),

•Les Inscriptions Pédagogiques (jeudi 25 mars 2004),

•Les groupes (jeudi 25 mars 2004),

•Les règles de calcul et Résultats (mercredi 5 mai 2004)

•Anonymat (mercredi 12Mai 2004)


9393

ApogApogéeée

Séminaire référentiel (2)

ANNEXE:

petit exercice

9494

ApogApogéeée

Séminaire référentiel (2)ANNEXE: petit exercice

Deux problèmes pour un même étudiant

Problème 1 : L’étudiant Rousseau est inscrit à l’IUFM et s’inscrit à l’université Apogée en maîtrise d’informatique. (Exemple de la documentation de formation « module 03 : Réaliser une inscription administrative et le paiement des droits » Exercice 3.6)

Selon la réglementation, il doit payer chez Apogée un droit d’inscription réduit (68.60 €) pour sa maîtrise d’info, en rapport avec son cursus à l’IUFM.

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ApogApogéeée

Mais Apogée va qualifier obligatoirement d’inscription première l’inscription de cet étudiant dans l’établissement :

Un fichier APOGEE ne peut pas communiquer avec le fichier étudiant d’un autre établissement (la CNIL l’interdit) !

Et Rousseau va donc devoir payer 85.68 €.

Cela ne lui convient pas !

Séminaire référentiel (2) Problème 1 : profil général

CNIL

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ApogApogéeée

Solution : Combinaison de la création d’un DROIT ad hoc et d’un PROFIL général spécial pour cette population d’étudiants

1ère phase : création du droit ad hoc

Créer dans le référentiel un droit « IUFM » de type ES (spécifique étape) du montant voulu (68.60 €), qui coïncide avec celui du droit réduit.

2ème phase : association du droit à l’étape

Ne pas oublier d’associer le droit IUFM aux étapes auxquelles tous les étudiants des IUFM sont susceptibles de s’inscrire (= les maîtrises. Inutile de le faire pour les autres diplômes, car le cas ne se présentera pas).


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ApogApogéeée

3ème phase :

Exonération de tous les autres étudiants du droit ad hoc

Le droit ad hoc ne va servir que pour les étudiants de l’IUFM. Aucune autre catégorie d’étudiants ne le paiera.

On doit donc exonérer de ce droit IUFM tous les autres étudiants (Si on ne le faisait pas, Apogée, qui procède par addition, appliquerait ce droit supplémentaire spécifique à l’étape à tous les étudiants qui s’inscriraient en maîtrise d’informatique !)


Dans le référentiel, ajouter en profils exonérants du droit IUFM tous les profils existant dans l’établissement (Normal, Erasmus, CPGE, etc.)

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ApogApogéeée

4ème phase : Création d’un profil spécial

On a fait en sorte qu’aucune autre population d’étudiants ne paie le droit IUFM, mais comment faire pour que les étudiants IUFM paient ce droit et ce droit seulement ?

On crée un profil général spécial (code 10)

On balaie tous les droits sauf le droit IUF et on ajoute à chacun de ces droits le profil exonérant codé 10.

Résultat : l’application du profil général 10 à l’étudiant l’exonérera de tous les droits sauf du droit IUFM d’un montant de 68.60 €.

10


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ApogApogéeée

Application du profil général « 10 »

Le profil à l’étape est initialisé à la valeur du profil général

Voilà ce que je l’on doit voir sur l’écran IAE ….

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ApogApogéeée

Il devra normalement payer dans l’université Apogée un droit réduit de 68.60 €.

Mais l’université Apogée ne voit pas pourquoi il ne paierait pas pour cette deuxième inscription, sans rapport avec l’IUFM, son droit de bibliothèque de 17.23 €.

Problème 2 : Rousseau veut ensuite s’inscrire en maîtrise de physique (inscription sans rapport avec son cursus à l’IUFM)

Séminaire référentiel (2)Problème 2 : profil étape

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ApogApogéeée

Ce que l’on veut : Que l’étudiant paie pour sa deuxième inscription 68.60 € (le droit réduit) plus 17.23 € de bibliothèque.

Pour les 68.60 €, pas de problème : le droit réduit de type étape seconde (E2), va s’appliquer automatiquement lors de la deuxième inscription.

Mais pas le droit bibliothèque !…qui est un droit annuel systématique (AS) et s’applique une seule fois lors de l’IAA. Or Rousseau en a été exonéré lors de sa 1ère inscription.

On vérifie que dans le référentiel la règle de gestion IA 15 est active selon la variante 1 : un droit est exonéré si tous les profils de type général l’exonèrent.


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ApogApogéeée

Pour lui faire payer le droit de bibliothèque :

On crée un profil, codé par exemple « IU »,dans le but d’exonérer de tous les droits sauf du droit réduit de 68.60 € et du droit de la bibliothèque.

Pour cela on parcourt tous les droits du référentiel et on applique le profil exonérant IU à tous les droits, sauf au droit réduit et au droit bibliothèque.

IU


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ApogApogéeée

Le profil 10 exonère de la bibli, le profil IU n’exonère pasDroit

bibliothèque


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ApogApogéeée

Lors de l’inscription de Rousseau à la deuxième étape choisie, appliquer le profil à l’étape « IU » lors de l’« inscription à l’étape »


Puisque ce profil exonère de tout sauf du droit réduit et de la bibliothèque, APOGEE calculera :

pour la maîtrise d’info : 68.60 €

et pour la maîtrise de physique : 68.60 + 17.23 €.

plus divers droits de type « composante » et « CGE »

172.72 €

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ApogApogéeée

Problème 2 : fenêtre IAE

suppression du profil général 10 et saisie du profil à l’étape « IU »

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ApogApogéeée

Problème 1 + 2 :les profils utilisés

Le profil général

Le profil étape

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ApogApogéeée

Conclusion

Pour gérer ces situations complexes, « raisonnez à l’envers » !

Ne dites pas : « je veux faire payer ce droit à telle population »,

Dites : « je veux que tous les autres étudiants ne le paient pas » !


1 apogée jeudi 18 décembre 2003. 2 apogée apogée séminaire référentiel (2)

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