1. 2 formation sinfonie présentation générale mars 2010
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Formation SINFONIE Présentation générale Mars 2010
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A titred’informations
ANNEXE
- Reporting : sujet en cours de réflexion et de mise en œuvre, cela ne fait pas partie de la formation.
- Périmètre de données : les adhérents ont
été migrés de SOFIA, mais pas les dossiers, qui eux sont des dossiers tests.
Ne vous fiez pas aux données !!!
- Périmètre de la formation : Présentation générale de l'application avec livret, consultation des éléments standards.
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Agenda de la formation
PROGRAMME
A. Journée 1
1. Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant
2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD
3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD
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Agenda de la formation
PROGRAMME
B. Journée 2 (matinée)
1. Présentation du moteur d’édition
2. Présentation du livret d’adhérent
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1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant
Le système SINFONIE se découpe en plusieurs logiciels :
I. Portail accessible via le lien http suivant: http://sinfonie/portail/
II. CRD ( Collecte Référentiel Dispositif ) : modules métiers
III. Moteur d’édition Générer des courriersLes modifierLes imprimer et valider les impressions
IV. Livret adhérent : GED ( Gestion électronique de documents )
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1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composantI. Portail
Le Portail accessible via le lien http suivant: http://sinfonie/portail/
Permet d’accéder aux autres logiciels de Sinfonie (en fonction des
habilitations de l’utilisateur) :
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1. Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composantI. Portail
Création du portail :
Important pour éviter tout problème la Google bar doit être enlevée et les options de sécurité pour ce site doivent être au minimum.
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1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composantII. CRD ( Collecte Référentiel Dispositif ) : modules
métiers
Utilisateur en cours
Groupe(s) de l’utilisateur
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1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composantIII. Moteur d’édition
Documents :Modifier
Imprimer
Liste des lots :Supprimer
Valider
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1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composantIV. Livret adhérent : GED (Gestion électronique de documents)
Liste des documents
Donnéesadhérent
DocumentsEntrants
(GED Canon)
Documentsémis (CRD)
Recherche
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD
I. Principes ( barre d’information, menu gauche, seconde fenêtre )
II. L’écran d’accueil: menus et liste des tâches
III. Les modules du CRD: référentiel, financement, dispositifs, tâches
IV. Principes de recherche, création et modification
V. Liste des anomalies
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRDI. Principes
Barre d’information
Menu général
Menu gauche
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Seconde fenêtre
2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRDI. Principes
Les liens de la première fenêtre s’ouvrent dans la deuxième fenêtre
Dans le système SINFONIEon ne cumuler que 2 fenêtres
Dans la deuxième fenêtre tous lesliens
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRDII. L’écran d’accueil
Menus
Liste des tâches
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRDIII. Les modules du CRD :
Référentiel
Gestion des adhérents Entreprise Etablissement Entité GGF Anomalies
Gestion des O.F. Recherche d’O.F. Anomalies
Gestion des Tiers
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD :
Financement
Collecte Régime de collecte
Versements Versements Remise en banque Ordres de virement Reversements/Régularisation Anomalies
Editions Appels de fonds FA
Attribution
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD :
Dispositifs
Dossiers Plan Recherche de dossiers Recherche de DR
Dossiers Multi-adhérents Recherche de dossiers Recherche de DR
Contrats de professionnalisation Recherche de contrats
Anomalies
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD :
Tâches : tableau de bord des tâches
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD :
Liste des tâches
Rechercherdes tâches
Historique des tâches sur l’objet sélectionné
Tâche en courspar l’utilisateur
Liens concernantla tâche
Traiter la tâche
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD :
Déverrouille la tâche en cours par l’utilisateur
Le traitement d’une tâche se fait à partir du dossier ou contrat
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRDIV. Principes de recherche, création et modification
Les créations se font à partir d’un écran de recherche ou d’une liste afin d’éviter la création de doublons (création d’entreprise à partir de l’écran de recherche, création d’établissement à partir de la liste des établissements d’une entreprise)
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Principes de recherche, création et modification
Lance la recherche par critères
Réinitialisela recherche
Créer un nouvel O.F.
Liste de résultats Donnée par les critères
Historique des dernières recherches effectuées
Détail d’un O.F.
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Principes de recherche, création et modification
Modification
Liste des agences concernant l’O.F.
Ajout, modification, détail
Contacts, adresses,transactions de
l’agence
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2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Liste des anomalies
Sur chaque module, ou ensemble de modules, un écran « anomalies » fournit
la liste des objets en anomalie permettant un accès à l’objet via les liens afin de
corriger le problème
Le click sur une anomalie permetd’accéder dans le menu de gauche
au lien ou la correction pourraêtre effectuée.
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD
I. Terminologie et structuration des données
II. Recherche, création et modification d’un adhérent
A. Recherche
B. Création 1. Entreprise2. Etablissement3. Entité
C. Modification1. Entreprise2. Etablissement3. Entité
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRDI. Terminologie et structuration des données
Entreprise : SIREN, taille, assujettissement
Etablissement : NIC (Numéro Interne de Classement) identifie chaque établissement de l’entreprise.
Entité : unité de gestion ( dossiers, collecte… )
La collecte est gérée sur l’entité principale.
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRDII. Recherche, création et modification d’un adhérent
A. Recherche
Critères de recherche
Réinitialiser le formulaire
Pour rechercher une entreprise : sélectionner Référentiel, Gestion des adhérents puis entreprise
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
Si La recherche sur le SIREN ne ramène pas d’entreprise, le bouton de création apparaît
A. Recherche
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
A. Recherche
Fil d’Ariane
SIREN
ENTREPRISE
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
A. Recherche
Liste des contactsde l’entreprise
Liste des établissementsde l’entreprise
ENTREPRISE
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
A. Recherche
Entitéde l’entreprise
Assujettissementde l’entreprise
ENTREPRISE
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
A. Recherche
ETABLISSEMENT
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
A. Recherche
ETABLISSEMENT
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
A. Recherche
ENTITE
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
A. Recherche
ENTITE
Lien établissement
Lien entreprise
Synthèse financièreAccès à la collecte Zones historisées
Contacts adresses et transactions
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
A. Recherche
ENTITE détail de la synthèse financière
Collecte de l’entité
Budget de l’entité
Détail des mouvementsde l’entité
Accès au détail du Dossier, de l’adhérent
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
En rouge les zonesobligatoires
Enregistrement :valide la saisie entreprise et
ouvre l’écran de saisie établissement
B. Création
La création d’une entreprise se fait en plusieurs étapes.On crée l’entreprise elle-même en premier.
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
B. Création
Saisie d’établissement de l’entreprise
Enregistrement :valide la saisie de l’établissement et
ouvre l’écran de saisie de l’entité
Suite à la création d’une entreprise, on arrive sur la création de l’établissement.
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B. Création
Saisie de l’entité de l’entreprise Informations à renseigner :Contacts, Adresses,
Transactions
Affectation automatiquedes régimes de collecte.
A vérifier dans les anomaliespour éviter les erreurs
Sur validationcontrôle de saisie
3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
Différentes zones sont à renseigner suite à la création de l’entité
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
B. Création
Les zones Contacts, adresses et transactions de l’entité sont à renseigner.
Le principe de fonctionnement ( création, modification) sur les fenêtres Contacts, et Adresses et Transactions reste identique sur un O.F. ou un Tiers
Contacts
Pour enregistrer lecontact créé
Ajouter de nouveauxcontacts
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
B. Création
Adresses
Trouvé automatiquementvia le CP
Une adresse GEOPOSTALEest obligatoire
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
B. Création
Transactions
Lien entre un contact et une adresse pour un type d’échange donné, porteur du mode de règlement et de l’ordre à indiquer sur les chèques.Au moins une transaction « toutes transactions tous volets » ( par défaut ) doit être définie.Chaque modèle de courrier utilise une transaction spécifique, si elle n’est pas définie pour l’entité destinatrice, la transaction « toutes transactions tous volets » est utilisée.Une transaction peut porter sur un autre établissement ou sur un tiers :si une entité ou un tiers est sélectionné, les adresses et contacts proposés sont les siens
- Renseignements administratifs : utilisé par le service adhérent pour demander des renseignements administratifs (si gestion par un cabinet comptable, il s’agit du cabinet comptable).- Courrier formation : les courriers concernant un contrat ou un dossier- Règlement : pour les règlements
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
B. Création
Transactions
Ordre du chèque
Mode derèglement
Contact
Adresse
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
B. Création
Affectation automatiquede l’assujettissement
Données historisées
Convention Simplifiée Administrative
Formules d’adhésion
Une fois les contacts, l’adresse et les transactions de l’entité créée, les données bureaux, volets peuvent être renseignées.
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
B. Création
Détail du bureau
Modification du bureau
Données sur le bureau
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
B. Création
Ouverture des voletsde l’entité définit par
le régime de l’entreprise
Données sur le volet
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
B. Création
L’entité peut faire parti d’un Groupe de Gestion Financier (GGF).L’écran ci-dessous permet de renseigner son Groupe de Gestion financier
Ajout d’un GGF
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
C. Modification
Pour modifier une entreprise Il faut déjà la rechercher
Modifier l’entreprise
Pour modifier une entreprise, un établissement ou une entité, il faut aller dans le menu Référentiel puis Gestion des adhérents.
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
C. Modification
En rouge les champsobligatoires
Des contrôles s’exécutent sur la validation si des occurrences sont manquantes sur l’entreprise
Valider les modificationsAnnuler les modifications
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
C. Modification
Les assujettissements de l’entreprise sont historisées
Réinitialiser les assujettissements
Sur l’onglet Assujettissement de l’entreprise, on peut réinitialiser les assujettissements en créer, ou les modifier en se rendant sur son détail.
Détail de l’assujettissement
Ajouter un assujettissement
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
C. Modification
Pour modifier l’entité, on va d’abord la rechercher.
Modifier l’entité
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
C. Modification
Modification des contacts, de l’adresse oudes transactions sur l’entité
Sur l’entité les contacts, l’adresse et les transactions sont modifiables.De même les différents onglets vu précédemment sont modifiables aussi.
Liens contextuels sur l’entreprise, l’établissement, le livret, la génération de courrier et la synthèse financière
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3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent
Généralités
L’onglet événement historise tous les événements en cours sur l’adhérent ( le cas d’un changement de libellé par exemple). Les événements sont générés automatiquement. Cet onglet se retrouve sur le détail des entités et des établissements et de l’entreprise
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Agenda de la formation
PROGRAMME
B. Journée 2
1. Présentation du moteur d’édition
2. Présentation du livret d’adhérent
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1. Présentation du moteur d’édition
I. Mode d’accès ( portail ou génération de lots )
II. Lots et documents : modification, de lots et de documents, validations ou suppression de lots, demandes d’impression
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1. Présentation du moteur d’éditionI. Mode d’accès ( portail ou génération de lots )
L’accès au moteur d’édition peut se faire soit sur le portail
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Soit par génération de lots sur les adhérents, dossiers
1. Présentation du moteur d’éditionI. Mode d’accès ( portail ou génération de lots )
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Soit par génération de lots en série
1. Présentation du moteur d’éditionI. Mode d’accès ( portail ou génération de lots )
1
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Génération du lot
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1. Présentation du moteur d’éditionII. Lots et documents
Supprimer le lot Valider le lot
Application ou le lot a été généré
Imprimantes
Modifier le document Supprimer le document du lot
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1. Présentation du moteur d’éditionII. Lots et documents
Modification du documentaprès ouverture
Sauvegarde du documentNe pas sauvegarder en local
Après réouverture les donnéesmodifiées sont bien sauvegardées
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1. Présentation du moteur d’éditionII. Lots et documents
Suite à l’ajout d’une demande d’impression
Supprimer la demande Redemander l’impression sélectionnée
Informations de l’impression
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1. Présentation du moteur d’éditionII. Lots et documents
Après validation du lot, celui n’est plus modifiable.
La validation archive les documents dans le livret.Les documents ou lots valider sont à imprimer.Les lots ou documents sont à imprimer sinon les données seront perdues.
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2. Présentation du livret adhérent
I. Mode d’accès ( portail ou liens contextuels du CRD )
II. Paramétrages : installation de contrôle ActiveX
III. Concepts : livret, communication, document, communications GED/ communication livret
Recherche, navigation et affichage
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2. Présentation du livret adhérentI. Mode d’accès ( portail ou liens contextuels du CRD )
Le livret adhérent est accessible via le portail
Livret sur le portail
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2. Présentation du livret adhérentI. Mode d’accès ( portail ou liens contextuels du CRD )
Ou via les liens dans le menu CRD aussi bien sur l’adhérent que sur le dossier
Lien contextueldans le CRD
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2. Présentation du livret adhérentII. Paramétrages
Installer les contrôles ActiveX pour les visualisations de documents
Ouverture du document
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2. Présentation du livret adhérentII. Paramétrages
Autoriser dans la barre jaune l’installation du contrôle ActiveX
L’autorisation entraîne l’installation du module
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2. Présentation du livret adhérentII. Paramétrages
Click sur la zone est renseignée les données pour l’activation de la clé
Une fois les données enregistrées les TIFF apparaissent sur chaque click.
Relancer le livret adhérent
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2. Présentation du livret adhérentII. Paramétrages
Activer le contrôle ActiveX suivant
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2. Présentation du livret adhérentIII. Concepts
Volet de Recherche
ParCorrespondant
OuCommunication
Volet de Résultat :
les adhérentsprincipaux
sont en verts
Partie centrale du livret
CommunicationsGED/Canon entrantes
Communications livretssortantes. Documents émispar l’AGEFAFORIA à ses
adhérents
Index de la communication
Documents dela communication
Informations dudocuments
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2. Présentation du livret adhérentIII. Concepts
Affichage du documentsur la partie centralesur click pour les TIF
Retour sur la partie centrale du livret
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2. Présentation du livret adhérentIII. Concepts
Ouverture de Word pour les livrets
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Bonus : Lexique des icônes
Rafraichissement et accueil du CRD
RafraichirFermer la fenêtreRéduire la fenêtre
Agrandir la fenêtre
Synthèse financière
Réinitialiser
Rechercher
Contacts
Adresses
Transactions
Détail du dossier
Création
Données incomplètes
Impression via le moteur d’édition
Versement
Tâche à créer
Tâche à traiter
Traiter la tâche
Tâche verrouillée
Déverrouiller la tâche
Tâches
Rechercher
Réinitialiser
Imprime écran
Ouvrir un autre CRD en mode consultation
Ouvrir le livret
Modifier
Entreprise
Etablissement
Génération de courriers
Financement de l’entité
Module Adhérent
Généralités
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Bonus : FAQ
• Peut on modifier un stagiaire, un adhérent sur une DPC sur un dossier engagé ?
On ne peut plus toucher un dossier engagé.
• Pour une DPC sur un domaine d’INGENIERIE, le stagiaire doit il être obligatoirement renseigné ?
Si DIF, ou période : stagiaire obligatoire sinon non bloquant
• Pour une DPC avec des Heures DIF, si on renseigne un stagiaire avec 1 an d’ancienneté, cela n’est pas possible ?
Pas de règles, en plus que sur SOFIA.
• Si on change de thème en étant en modification d’une tâche, on repasse sur la fenêtre de recherche de tâches.
Le changement de thème entraîne un rechargement du module deSINFONIE. Il faut changer le thème au début pour ne pas être géné.
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Bonus : FAQ
• Quel est la différence entre l’opération et la commission sur onglet instruction d’une DPC.
L’opération est soit FA soit non FA ( Formule d’adhésion ). C’est une donnéerenseignée sur l’adhérent.Ce ne sont pas les mêmes couts ni les mêmes règles de calcul.
• Comment une enveloppe est elle trouvée ?Dans Opération toutes les enveloppes et tous les budgets de la branche sontdéfinis pour une date donnée.