07_organisation administrative ter tce m07

8/9/2019 07_organisation Administrative Ter Tce m07

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OFPPT

ROYAUME DU MAROC

MODULE N 12 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE

SECTEUR : TERTIAIRESPECIALITE : COMPTABILITE DENTREPRISE

NIVEAU :TECHNICIEN

Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du TravailDIRECTION RECHERCHEETINGENIERIEDEFORMATION

RREESSUUMMEE TTHHEEOORRIIQQUUEE&

GGUUIIDDEE DDEE TTRRAAVVAAUUXX

PPRRAATTIIQQUUEESS


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Rsum de la thorie etGuide de travaux pratique

Module : 12 Organisation Administrative

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Document labor par :

Nom et prnom EFP DR

Affaghrou Wafa ITA Guelmim Province du sud

Rvision linguistique :

----

Validation :

----


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SOMMAIRE

PRESENTATION DU MODULE...RESUME DE LA THEORIE...INTRODUCTION...

CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT...

Section 1 : Facteurs du choix dun classementSection 2 : But du classement..

Section 3 : Qualits dun bon classement.

CHAPITRE 2 : LES DIFFERENTS ORDRES DU CLASSEMENT..

Section 1 : Les ordres fondamentaux...A - classement alphabtique...B - classement numrique..C - classement thmatique.

Section 2 : Les ordres drivs..

A - classement dcimal..B - classement chronologiqueC - classement gographique.D - classement alphanumrique.

CHAPITRE 3 : LES PROCEDES DU CLASSEMENT..

Section 1 : Les dossiers : indexage et signalisation.Section 2 : Les diffrents procds du classement...

A - classement horizontal...B - classement deboutC - classement vertical ordinaireD - classement vertical suspendu...

D-1/ classement suspendu visibilit suprieur ..D-2/ classement suspendu visibilit latrale..

CHAPITRE 4 : LES PLANNINGS.

Section 1 : Gnralits sur les plannings..Section 2 : Les principaux modles de plannings

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A - planning fiche T...B - planning gouttire ou gorge...C - planning fil ou ruban..D - planning magntique...

CHAPITRE 5 : LE CLASSEMENT ELECTRONIQUE ETLARCHIVAGE...

Section 1 : Le classement lectroniqueA - supports utiliss..B - avantages du classement lectronique.

Section 2 : Larchivage

A - dfinition.B - les objectifs de larchivage..C - lieu, meuble et supportD - dcentralisation des archives...

CONCLUSION

GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES

TP : 1. Classement alphabtique.

2. Classement numrique3. Classement idologique..4. Classement alphanumrique5. Classement alphanumrique6. Classement alphanumrique7. Classement chronologique..8. Classement dcimal.9. Ordres de classement...

10. Classement des documents dans des dossiers

11. Indexage et signalisation12. Les modes de classement...13. Les ordres et les modes de classement..Evaluation de fin de module.

LISTES DE REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUESANNEXES :.

Annexe 1 : les rgles du classement alphabtique suivant la normeAFNOR

Annexe 2 : larchivage lectronique

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MODULE : Organisation Administrative

Dure : 50 HThorie : 34 HPratique : 16 H

OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAUDE COMPORTEMENT

COMPORTEMENT ATTENDU:

- pour dmontrer sa comptence la stagiaire doitexploiter efficacement les techniques dorganisation de linformationselon les conditions, les critres et les conditions qui suivent :

CONDITIONS DEVALUATION :

travail consistant :- classer et classifier les documents et les dossiers selon les normes- utiliser les fournitures, le mobilier et le matriel appropris- respecter les ordres et les procds de classement

CRITERES GENERAUX DE PERFORMANCE :

- rapidit et fiabilit de linformation- respect des rgles de classement

- choix de lordre et du procd de classement en fonction de la nature desdossiers- laboration dun plan de classement en fonction de la frquence de

consultation- souci de la qualit


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PRECISIONS SUR LE COMPORTEMENT

ATTENDU

CRITERES PARTICULIERS DE

PERFORMANCE

1- Organiser son travail

2 Connatre la norme AFNOR

Dtermination dun plan de classementappropri la nature des dossiers, leurcaractristique et leurs frquences deconsultationHirarchisation des tches en fonctiondes critres durgence et dimportanceChoix judicieux de la fourniture, dumobilier et du matriel du bureauIdentification de la rubriqueDfinition du mot directeurChoix du mot directeur en respectant lesrgles prconises par lAFNOR

3- appliquer lordre alphabtique Respect des lettres de lalphabet

4- appliquer lordre numrique Respect de la succession des entiersnaturels

5 appliquer lordre idologique(thmatique)

Elaboration dun plan de classement parthme

6 appliquer lordre chronologique Respect des dates

7 appliquer lordre alphanumrique Elaboration des guides classsalphabtiquement et classementnumrique des dnominations relevantde chaque guide

8 Appliquer lordre gographique Rpartition des dnominations selonleur lieu gographiqueClassement des secteurs (lieuxgographiques) alphabtiquement


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9 Appliquer lordre dcimal Rpartition des thmes par classeAttribution dun numro chaqueclasseSubdivision continue de chaque classeen 10 autres classes

10 Connatre les procds declassement

A le procd horizontalB le procd vertical ordinaireC le procd vertical suspendu

visibilit suspendue visibilit latrale

Choix du procd en fonction :- du nombre de dossiersde la frquence de consultation- de la dure de conservation- des fournitures du mobilier et des

meubles disponibles

11 Concevoir et utiliser lesplannings

Rpartition efficace des tches dans letemps.Conception et utilisation des planningsadquats pour la visualisation

12 Vers un classement lectronique Elaboration et exploitation des bases dedonnes sous EXCEL et ACCESS

13 Appliquer les techniquesdarchivage

moyens manuels moyens magntiques moyens optiques

Connaissance des rgles darchivage

Amnagement dun lieu deconservation appropri.

Conservation bonne et durable desinformations de lentreprise.

Elaboration dun plan darchivage


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OBJECTIF OPERATIONNEL DE SECOND NIVEAU

DE COMPORTEMENT

Le stagiaire doit matriser les savoirs, savoir-faire ,savoir percevoir ousavoir tre jug pralables aux apprentissages directement requis pour latteintede lobjectif de premier niveau, tels que :

Avant dapprendre organiser son travail, le stagiaire doit (1) :1. identifier les diffrents ordres de classement (les ordres fondamentaux et

drivs)2. identifier les diffrents modes de classement (fournitures, mobilier et

matriel utiliser)

Avant dapprendre connatre la norme AFNOR, le stagiaire doit (2) :3. identifier la rubrique4. dfinir le mot directeur5. savoir indexer une rubrique

Avant dapprendre appliquer lordre alphabtique, le stagiaire doit (3) :

6. matriser les rgles de la norme AFNOR7. savoir reprer le mot directeur dune rubrique8. matriser lordre des lettres de lalphabet

Avant dapprendre appliquer lordre numrique, le stagiaire doit (4) :9. connatre la suite naturelle des nombres.10. matriser lordre alphabtique

Avant dapprendre appliquer lordre idologique, le stagiaire doit (5) :

11. savoir tablir des plans de classement par thme c--d, diviser les dossiers classer en sujet et sous sujets12. matriser lordre alphabtique13. matriser lordre numrique

Avant dapprendre appliquer lordre chronologique, le stagiaire doit (6) :14. connatre la suite naturelle des dates

Avant dapprendre appliquer lordre alphanumrique, le stagiaire doit (7) :

15. savoir appliquer le classement alphabtique16. savoir appliquer le classement numrique


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Avant dapprendre appliquer lordre gographique, le stagiaire doit (8) :

17. savoir rpartir les rubriques selon leur lieu gographique18. savoir appliquer le classement alphabtique

Avant dapprendre appliquer lordre dcimal, le stagiaire doit (9) :19. savoir rpartir les sujets par classes et pouvoir les subdiviser en 10

classes.

Avant dapprendre connatre les procds de classement, le stagiaire doit (10) :20. connatre lordre du classement adopt21. connatre le nombre de dossiers, la frquence dutilisation et la dure de

conservation des documents.

22. reprer les fournitures, meubles et mobiliers disponibles.

Avant dapprendre concevoir et utiliser les plannings, le stagiaire doit (11) :23. faire des prvisions par rapport aux travaux effectuer24. organiser les tches par rapport au temps disponible

Avant dapprendre utiliser le classement lectronique et appliquer lestechniques darchivages, le stagiaire doit (12) (13) :

25. identifier lutilit du classement lectronique

26. connatre les objectifs de larchivage


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PRESENTATION DU MODULE

Le document organisation administrative fait partie du module n12spcialit : Comptabilit dEntreprise , niveau technicien.

Ce module fournit des renseignements qui permettent :

- de classer et classifier les documents et les dossiers selon les normes- dutiliser les fournitures, le mobilier et le matriel appropris- de respecter les ordres et les procds de classementde concevoir et utiliser des plannings- dappliquer les techniques darchivages

La masse horaire prvue pour ce module est de 50 heures dont les 2/3 sontalloues la partie thorique et le 1/3 est consacr aux applications, tudes de caset lvaluation des connaissances acquises.


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Module N 12 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE

RESUME THEORIQUE


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Introduction

Pour lactivit de lentreprise, le document est dune importanceprimordiale : cest souvent le document qui instruit, qui renseigne ; cest toujoursle document qui enregistre et retient linformation ; cest encore le document qui

sert de preuve.Afin de remplir correctement son rle, ce document, la forme et aux

contenus varis, doit tre constamment disponible : tout moment il faut que lonpuisse dterminer rapidement sa position. Cette exploitation du documententrane, ds sa cration, de nombreuses manipulations ; cest pour cette raisonque la connaissance des techniques de classement de linformation est considreaujourdhui comme indispensables pour la pratique de tout mtier.

Ainsi travers ce module, nous allons traiter les techniques du classementde linformation selon les rgles prconises par la norme AFNOR.


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CHAPITRE I : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT

Dfini t ion

Le classement est une technique qui consiste ranger dans un ordremthodique les documents selon un ordre prtabli, de faon pouvoir seprocurer facilement et rapidement linformation recherche.

Ainsi le classement comporte deux oprations :

classifier : faire une rpartition mthodique par classe, cest dire

dterminer :- les caractres communs selon les quels on regroupe les documents- le nombre et limportance des classes en fonction de lutilisation des

documents.- lordre dans lequel on classera les documents

classer : effectuer le travail matriel :- affecter chaque document dun indice ;(chiffre, lettre,..)qui dterminera

sa place dans le document

- ranger selon lordre prvu par la classificationSection 1 : Les facteurs du choix dun classement

Pour pouvoir stocker les informations en vue dune utilisation ultrieure, ilconvient de mettre en place un plan de classement qui permette daccder linformation dans les meilleures conditions de ; temps, scurit, cot.

temps daccs : il doit tre le plus rduit possible, pour cela il faut :- dfinir les critres de classement ;

- classer rgulirement les documents.

scurit : le systme adopt doit donner lassurance :- que tous les documents sont prsents ;- quil est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critres ;- quil ne risque pas dune dtrioration.

cot : le cot du classement se dcompose en :- cot du classement (temps et matriels utiliss) ;

- cot de recherche.


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Section 2 : Le but du classement

On classe pour :- retrouver srement et rapidement.- ordonner, cest dire donner au lieu du travail une atmosphre dordre.- contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possiblede documents.- Obir aux prescriptions lgales dont la lettre exige que toute pice doit treclasse et rpertorie.- Pallier labsence ou la dfaillance de celui qui a rang.- Protger le document et le prserver des lments destructeurs (humidit,poussires..).

- Assembler les documents par catgorie, par affaire, par famille.- Dceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.

Section 3 : Les qualits dun bon classement

Un bon classement doit permettre :- de retrouver rapidement lobjet, la pice recherche.- de replacer rapidement cet objet ou cette pice aprs consultation, ouutilisation.

- davoir la certitude que toutes les pices sont leur place et quaucune nemanque.- son dveloppement autant quil est ncessaire, lors de laccroissement desobjets ou des pices classer.

Enfin, tout classement doit faire lobjet dune rflexion pralable. Il varieavec la nature, limportance et la frquence de consultation des documents classer, le matriel ou le mobilier utilis. Ainsi, nous allons trait dans le chapitresuivant les diffrents ordres de classement.


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CHAPITRE II : LES DIFFERENTS ORDRES DU CLASSEMENT

Il y a plusieurs faons de prvoir et dorganiser un bon classement parceque les documents classer sont, en gnral, varis et les personnes quirecherchent une information ne portent pas toujours de mme donnes.On distingue alors :

- les ordres fondamentaux : classement alphabtique classement numrique classement thmatique

- les ordres drivs : classement dcimal classement chronologique classement gographique classement alphanumrique

Section 1 : Les ordres fondamentaux

Avant dentamer ltude des diffrents ordres ou modes de classement, ilest ncessaire de dfinir les mots suivants :

- Norme : ensemble de rgles alphabtiques qui ont t normalises.- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant lintitul du document classer.- Mot directeur : faon de prsenter une rubrique pour son classement.- Renvoi : inscription supplmentaire dune rubrique pour renvoyer au motdirecteur retenu, lorsquil y a hsitation sur le choix de celui-ci.

A Classement alphabtique :

Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs lordre des

lettres dans lalphabet.Le classement selon cet ordre est souvent dlicat pour les dnominations

comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dnomination ouchaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettrele mot directeur en vidence en indexant la dnomination.

Ainsi, pour dterminer les mots directeur dans une rubrique complexe,nous allons appliquer les rgles dfinies par la norme lAFNOR (AssociationFranaise de NORmalisation).


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A-1 Etude de la norme :

1er cas : la rubrique contient des noms propres

on classe au premier nom propre :Exemple :

Etablissement TALEB et compagnieJEAN frre et compagnie

les particules Le, La, L, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd sontconsidres comme faisant partie du nom, sauf les particule de et d :

Exemple :El mansouri sera class comme ElmansouriLe besque.Lebesque

on classe au prnom sil est seul ou sil est reli au nom de famille par untrait dunion :

Exemple :Salon de coiffure MohammedHtel Pierre-andr

les noms dbutant par saint (ou sainte, saints) sont classs au mot entier :Exemple :

Restaurant Saint-Laurent

2me cas : la rubrique contient des noms gographiques

on classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules :Exemple :

Les conserveries de SafiLes minoteries de Casablanca

les points cardinaux et leurs composs, le mot centre sont considrescomme nom propre, sil nen existe pas dautres et sils sont employs sans

complment :Exemple :

Le garage du centreLa gazette du sud marocainSocit litire de louest du Maroc

les noms dbutant par un article simple ou prcd dun article contract(du, de, des) se classent daprs le nom caractristique :

Exemple :Grand garage de la Koutoubia

Htel du RifMaroquinerai des Ouled Teima


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3me cas : la rubrique contient des noms publicitaires :

On classe au premier mot du nom utilis titre publicitaire lexceptiondes articles ou prpositions suivants : au, aux, d, de, des, du, l, la, le, les.

On considre comme noms publicitaires :

les mots ou ensemble de mots invents pour les besoins de la publicit :Exemple :

Imprimerie UNIMMachine laver Thermor

les noms historiques mythologiques et lgendaires :Exemple :

Restaurant Don QuichotteHtel des Mrinides

les mots pouvant tre isols dans la rubrique. on ne tient pas compte desarticles, ni des propositions :

Exemple :Journal lopinion Ptisserie A la coupe dor Publication Pour nous

Les mots dorigine autre que marocaine et franaise :Exemple :

Caf du stade du Foot-BallManufacture de Pull-Over

4me cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne,gographique, publicitaire ou assimils)

on classe au premier nom commun sauf socit ou compagnie

Exemple :Les caves marocainesComptoir des importations

toutefois, sil ny a pas de nom commun autre que socit ou compagnie,on classe lun de ces noms :

Exemple :Socit industrielle et commercialeCompagnie aropostale

Quand un nom commun unique est prcd dun adjectif qualitatif, on

classe ladjectif qualitatif :


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Exemple :

Grand soldeur Quand un nom commun est prcd dun adjectif numral, on classe

ladjectif numral :Exemple :

Htel du Dix-septime sicleAux cent mille chaussure

Si un adjectif est employ comme nom (substantivement), il est alorsconsidr comme mot directeur de classement :

Exemple :Les jeunes du village.La royale imprimerie

5me cas : la rubrique est forme dinitiale ou sigle :

On classe toujours daprs la premire lettre :Exemple :

R.A.MU.N.E.S.C.O

A-2 Indexage des rubriques :

On appelle ainsi la manire dcrire une rubrique afin de faciliter unclassement alphabtique.

Pour indexer correctement il faut :- dabord crire le mot directeur (en majuscule)- puis les mots suivants- enfin entre parenthses, les mots prcdents

Exemple :Rubriques non indexes Rubriques indexes

Caf des Quatre Etoiles QUATRE toiles (caf des)Htel SAFIR SAFIR (htel)La Royale Imprimerie, casa ROYALE imprimerie, casa (la)

A-3 Renvoi :Lorsquil peut y avoir une hsitation dans la recherche du mot directeur , il

est conseill davoir recours une inscription supplmentaire.Exemple :

Groupement des producteurs dagrumes Renvoi PRODUCTEURS dagrumes (groupement des)Ou ARGUMES (groupement des producteurs d)


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A-4 Avantages et inconvnients du classement alphabtique

1) les avantages :

simple dans son principe, le classement de noms et de mots noffre pas dedifficults. rapide lorsquil porte sur un nombre restreint de documents. extensible linfini, il est toujours possible dinsrer de nouvellesdnominations ou un nouveau dossier entre deux dnominations ou deux dossiersdj existants.

2) les inconvnients :

compliqu lorsquil sagit de classer des dnominations. lent lorsquil porte sur un nombre important de documents dont les motsdirecteurs de classement peuvent tre composs de lettre identiques. Peu sr : sauf prcautions particulires, il est difficile de dceler ledclassement ou labsence dun dossier. Limit : dans son dveloppement par des problmes matriels (listes modifierou refaire, dossier dplacer etc.)

A-5 Utilisations :

Le classement alphabtique sadapte particulirement au classement desnoms de personnes, des raisons sociales de socit, clients, fournisseurs,personnel dune entreprise, usagers dlectricit ou du tlphone, abonns unservice, ou un journal, lves des coles etc.Exercice dapplication :

Soit la srie des nouveaux clients, indexez et effectuez le classement alphabtique

des dnominations suivantes :Magasin de sport aux trois surfeursEntreprise de Marina et FilsLa Boutique du DosParfumerie Marie-HlneSARL les Briochres de Saint-JeanLa Nouvelle DcorationLes Artisans du Sud du MarocRestaurant CassimaRestaurant la Table de Sophie

Elments de correction :CASSIMA (restaurant)DOS (la boutique du)MARIE-HELENE (parfumerie)MARINA et fils (entreprise de)MAROC (les artisan du sud du)NOUVELLE dcoration (la)SAINT-JEAN (SARL les Briochres de)TABLE de sophie (restaurant)TROIS surfeurs (magasin de sport aux)


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B- Classement numrique

B-1 Principe

Lordre numrique est bas sur la connaissance universelle de la suitenaturelle des nombres entiers. (Si lalphabet est limit 26 lettres, la suitenaturelle des nombres entiers est illimite).

Les objet, les documents sont classs dans lordre des numros qui leurssont attribus, au moment de leur cration.

Le classement numrique ncessite lemploie dun rpertoire alphabtique.

Ce rpertoire permet, connaissant le nom du dossier, de retrouver rapidement lenumro correspondant.Exemple :

ELMARNASSI dossier 395ELMOUNTACIR dossier 720

B-2 Utilisations

Il est utilis :

- dans les bibliothques.- dans les entreprises importantes pour le classement des dossiers des tiers.

B-3 Avantages et inconvnients du classement numrique

1) les avantages :

Extension linfini : linsertion des nouveaux documents ne modifie pas lerangement des documents dj classs. Scurit : il est facile de dceler immdiatement une absence du dossier. Discrtion : les indices numriques ne signifient rien pour les personnes qui nedisposent pas de rpertoire.

2) Les inconvnients :

ncessite la consultation dun rpertoire alphabtique. Lent : la recherche dun dossier ncessite la consultation du rpertoirealphabtique. Rupture de classement provoque par lannulation ou la sortie dfinitive dun

document


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Exercice dapplication :

Prsenter le classement numrique des rubriques suivantes :

Date dentre Rubrique6 juin20 mai18 mai8 juin2 juin15 juin2 juin

21 juin20 mai15 mai

SARL GrafroisAux quatre saisonsComptoir franais de scuritLibrairie du sudLartisan confiseurCabinet DorLa gnrale de conseils

Boutique SalmaHtel de BretagneLa Marbrerie de vichy

Elments de correction :

Classement numrique Rpertoire alphabtique

1. La Marbrerie de vichy2. Comptoir franais de scurit3. Aux quatre saisons4. Htel de Bretagne5. Lartisan confiseur6. La gnrale de conseils7. SARL Grafrois8. Librairie du sud9. Cabinet Dor10. Boutique Salma

BRETAGNE (htel de) 4COMPTOIR (franais de scurit) 2CONFISEUR (lartisan) 5DOR (cabinet) 9GENERALE de conseils (la) 6GRAFOIS (SARL) 7QUATRE saisons (aux) 3SALMA (boutique) 10SUD (librairie du) 8VICHY (la marbrerie de) 1


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C- Classement thmatique ou idologique

C-1 Principe :

Le classement idologique se fait laide dun plan de classement, tabli partir des documents classer. Ceux-ci sont rpartis par sujet ; chaque sujetest divis en sous-sujets, eux mmes subdiviss, et ainsi de suite.

Lanalyse des sujets et de sous-sujets sera dautant plus approfondie que lavarit des documents classer est importante. Lorsquun document comporteplusieurs ides , juges essentielles, il est indispensable dutiliser des renvois.Exemple :

Un magasin arts mnagers veut classer la documentation quil reoitrgulirement de fournisseurs ventuels.

Il divisera la documentation reue en grands groupes ou sujets savoir :appareils mnagers

- appareil de chauffage- petit appareillage lectronique

Ensuite chaque sujet en sous sujet comme suit :- appareil de chauffage :

cuisinire bois cuisinire charbon radiateurs gaz radiateur lectrique

- appareils mnagers : Aspirateurs :

Balai Boule Traneau

Cuisinire lectrique : 2 feux 3 feux 4 feux

C-2 Utilisations :

Ce mode est principalement utilis :- dans des bibliothques- pour le classement de la documentation- sous forme simplifi, pour la tenue des dossiers


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C-3 Avantages et inconvnients du classement idologique :

1) les avantages :

parfaitement adapt au classement et la recherche de documentation. extensible : il est toujours possible de crer de nouveaux groupes ou desubdiviser ceux qui existent. peut se combiner frquemment avec dautres ordres de classement.


organisation longue : il exige une analyse prliminaire trs pousse pour tablir

le plan de classement emploi dlicat : toute erreur sur lide essentielle du document prolonge larecherche. ncessite de renvois chaque fois quun mme document traite de plusieurssujets ou dides difficiles analyser. ne prsente aucune scurit sauf sil est combin avec un classementnumrique.


Indexer et classer dans lordre idologique les rubriques suivantes :

Librairie AL MAARRIFditions maghrbinesLibrairie-papeterie aux belles imagesGrands magasins marocainsLibre-service de locanLibrairie internationale

ditions rencontreGrands magasins de ChaouieLibrairie de best-sellers

Elments de correctionLibrairie- AL MAARRIF- BELLES IMAGES- BEST-SELLERS- INTERNATIONNALE

Editions- MAGHREBINES- RENCONTREGrands magasins- CHAOUIE-MAROCAINS- OCEANS


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Section 2 : les ordres drivs

A- classement dcimal

A-1 Principe :

La classification dcimale repose sur le principe suivant : entre 2 nombresdcimaux conscutifs de mme ordre, il est toujours possible dintercaler 9nombres dcimaux conscutifs.Exemple : voir le plan comptable1 10 11 12 13 14 15 16 17 18 192 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

3 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

A-2 Utilisations

Ce mode est principalement utilis pour :- le classement de la documentation- le classement des comptes dans le plan comptable

A-3 Avantages et inconvnients du classement dcimal

1) les avantages :

parfaitement adapt au classement et la recherche de la documentation, extensible linfini.


organisation longue : il exige une analyse prliminaire trs pousse pour tablirle plan de classement. emploi dlicat : toute erreur sur lide essentielle du document prolonge larecherche. ncessit de renvois : chaque fois quun mme document traite de plusieurssujets ou dides difficiles analyser. difficult pour reprer une erreur de classement ou constater labsence dundocument.


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B- Classement chronologique

B-1 Principe :

Le classement chronologique consiste classer les documents dans lordrede la suite naturelle des dates : annes, mois, jours.Dans ce mode de classement, le document le plus rcent doit toujours tre placsur le dessus.Exemple : 09/02/98 socit marocaines de courtage

02/02/98 socit de tissage FILATIS 25/01/98 socit de courtage GRACOM

B-2 Utilisations :Le classement chronologique est principalement utilis pour le classement

des documents et de la correspondance dans les dossiers, pour le classement desdoubles, des lettres, des factures, des documents, des bordereaux bancaires, desrevues et des journaux

B-3 Avantages et inconvnients du classement chronologique :

1) les avantages :

simple. le document le plus rcent est immdiatement visible. extensible linfini


impossible de constater les absences de documents. difficile de retrouver un document dont on ne connat pas la date prcise.


Le commissariat au tourisme vous communique la liste des manifestationsfolkloriques et des expositions artisanales au Maroc :

Prsentez le calendrier chronologique des manifestations folkloriques.


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Du 14/11 au 28/11 : AgadirDu 06/03 au 12/03 : MarrakechDu 06/02 au 14/02 : FsDu 11/03 au 18/03 : TaroudantDu 08/07 au 15/07 : TangerDu 15/07 au 21/07 : MeknsDu 24/07 au 31/07 : RabatDu 08/08 au 15/08 : EssaouiraDu 21/10 au 28/10 : CasablancaDu 09/10 au 15/10 : OuarzazateDu 25/09 au 24/09 : Zagora

C- Classement gographique

C-1 Principe :

Le classement gographique est bas sur la connaissance des divisions etdes subdivisions territoriales dune unit gographique : pays ville commune -dpartement. Il est souvent associ un classement numrique ou alphabtique.Exemple:

CASABLANCA

- ALAOUI (cabinet mdical)- MOUKTAR (clinique)ESSAOUIRA

- RAFFINERIE (socit marocaine de)- ELJABRI (groupe industrielle)

C-2 Utilisations :

Le classement gographique est utilis par les :- services commerciaux des entreprises ;- les diteurs ;- services de vente par correspondances ;- services des abonnements : revues, journaux ;- agences de publicit, etc.

C-3 Avantages et inconvnients

1 ) les avantages :

simple dans son principe ;

prcis ; extensible puisquil se subdivise naturellement ;

Elments de correction1. Agadir

2. Ouarzazate3. Casablanca4. Zagora5. Essaouira6. Rabat7. Meknes8. Tanger9. Taroudant10. Marrakech11. Fs


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rpond parfaitement son objet.

2 ) les inconvnients :

ncessite frquemment lemploi dun dictionnaire des communes ; ncessite un rpertoire alphabtique pour rduire le temps de certainesrecherches.

D- Classement alphanumrique :

D-1 Principe

Le classement alphanumrique consiste dabord rpartir les documentsdans des classes alphabtiques prtablies, puis, lintrieur de celles-ci, de leursattribuer, selon leurs ordre darrive, un numro.

Dans chaque tranche de classement alphabtique, un rpertoirealphabtique succinct est donc ncessaire, il figure en gnral sur un guide.

Exemple dun guide :B

BANQUE marocaine de commerce 01BILALI (cabinet) 02

D-2 Utilisations :

Petits classements dans lesquels le nombre dlments est stable (ordre declassement trs peu utilis pour des fichiers manuels) .

D-3 Avantages et inconvnients du classement alphanumrique :

1) les avantages :

scurit du classement ; extensibilit relative.


ncessit de tenir un rpertoire pour chacune des tranches alphabtiques. assez lent. les divisions alphabtiques doivent tre fixes lavance.


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Dans leur ordre dentre. Ces fournisseurs ont t enregistrs ainsi puis classsselon lordre alphanumrique :

Etabissement de la pelote du NordLa Revue marocaineLa Grande couture du coinCaisse Nationale de Scurit SocialeRestaurant de la route de holandAuto-cole Hilali et fils

Htel Mamounia

Aprs avoir dtermin lordre dans lequel doivent tre classs les supports,

nous allons trait dans le prochain chapitre les moyens matriels utiliser pourconserver les documents et permettre leur consultation dans les meilleuresconditions.

lments de correctionC.- COIN (la grande couture du) 01- CAISSE (nationale de scurit sociale) 02H.- HOLAND (restaurant de la route de) 01- HILALI et fils (auto-cole) 02M.- MAROCAINE (la revue) 01

- MAMOUNIA (htel) 02N.-NORD (tablissement de la pelote du) 01


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CHAPITRE II : LES DIFFERENTS PROCEDES DU

CLASSEMENT

Le choix du mode de classement seffectue daprs plusieurs critres savoir :

- le volume et le nombre dlments classer,- facilit daccs et de la manipulation,- la dure de conservation,- la fourniture, le mobilier et le matriel utiliser.

Section 1 : Les dossiers ; indexage et signalisation

A-Les dossiers :

A-1 Le classement des documents dans des dossiers :

Les documents sont placs dans couvertures cartonnes de rsistance et deforme variables. Le choix de celles-ci est fonction de la nature des documents classer, de la frquence de leurs consultation et de la dure voulue de leursconservation.

Ces couvertures qui protgent les documents et facilitent leur rangement,

sont des chemises, des classeurs ou des dossiers.Les principaux types de dossiers sont :- les dossiers ordinaires- les dossiers tirettes- les dossiers sangle- les dossiers perforation- les chronos

A-2 Le choix des dossiers :

Les dossiers ordinaires (chemises cartonnes) : ils sont utiliss pour les dossiersde travail peu pais ; pour un rangement de document dans un dossier suspendu.


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Les dossiers systme (chemises rabat, tirette, lastiques ; classeurs

sangle ; anneaux): ils sont utiliss pour les dossiers de travail pais ouvolumineux ; pour le rangement des documents consults frquemment.

Les dossiers suspendus (les hamacs en papier kraft suspendu sous un rayondarmoire ou dans un tiroir) : ils sont utiliss pour la plupart des dossiersindividuels (fournisseurs, clients, personnel)

B - Indexage :

Lindexage dun classement est lindication visuelle des tranches declassement ainsi que lidentification des documents (dossiers, fiches).

Pour indexer les dossiers, on utilise :- Les guides : ce sont des intercalaires en carton, mtal ou matire plastique. Ilssont de mmes dimensions que les dossiers, mais portent des dpassants o sontinscrites les mentions utiles au classement.- Onglets fentres : lorsque les guides ne portent pas de dpassants, on utilise desonglets fentre de diffrentes dimensions ou des papillons gomms.

Exemple :Dans un dossier alphabtique, indexer le classement consiste :

- marquer sur des repres trs visibles les tranches de classement (A, B, C, parexemple) ;- inscrire sur chaque dossier (ou document) la rubrique correspondante.

C - Signalisation :

La signalisation est le moyen visuel pour mettre en vidence certainscaractres communs un groupe de dossiers. On distingue deux types designalisation :- Fixes : couleurs des dossiers, case colore,

-Mobiles : onglet, cavalier

Exemple : Clients domicilis dans le sud Clients domicilis dans le nord

On emplois pour indiquer ces particularits : dossiers de couleurs diffrentes des papillons de couleurs que lon colle sur la partie visible du dossier ; des anglets fentre de taille et de couleurs diffrentes


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Illustration :


Etablissez une liste de renseignement pouvant donner lieu signalisationsur des documents concernant les employs. Prcisez dans chaque cas sil sagitdune signalisation fixe ou dune signalisation mobile. Quel est lintrt de lasignalisation ?

Elments de correctionSignalisation fixe :- fonctions des employs : cadres, employ

- catgories de fonction : permanent, occasionnelSignalisation mobile :- demande de cong- attestation de travail

Section 2 : les diffrents procds du classement

A- Classement horizontal

A-1 Procd :

Le classement horizontal (ou plat) consiste empiler les documents lesuns sur les autres, le dos face lutilisateur.

A-2 Conditions dutilisation :

Pour les dossiers :- le dos du dossier doit tre assez large pour recevoir les indications ncessaires.

On peut utiliser les dossiers sangle, les boites de carton, les sous-dossiers.- la consultation des dossiers ne doit pas tre trs frquente.


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Pour les documents seuls :- document de trs grand format- imprim- fournitures de bureau, etc.

A-3 Avantages et inconvnients :

1) les avantages :

simplicit encombrement rduit bonne conservation des documents


recherche et manipulation difficile possibilit de signalisation limite une signalisation fixe. ne convient pas aux dossiers minces

A-4 Utilisations :

Le classement horizontal est utilis pour :

- les dossiers volumineux- les dessins et plans, dossiers de grand format- les fournitures de bureau : papier, carbones- les imprims, les bandes magntiques

A-5 Mobilier et matriel

Les principaux matriels et mobiliers utiliss pour ce procd sont :- classeurs clapets- classeurs rideaux

- classeurs tiroirs plats,- classeurs plan- rayonnages fixes ou mobiles

Classeur clapets

casiers ferms par un clapet (porte articule) tiquette permettant lidentification du contenudu casier (tranche de classement).

identification sur le dos du dossier. chaque casier contient quelques dossiers.


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Classeurs rideau

gros dossiers identification sur le dos du dossier, tablette amovible ; rideau articul;

Classeurs tiroirs plats

tiroirs peu profonds et amovibles, identification du contenu du tiroir surltiquette : recherche facile ; un seul dossier par tiroir : manipulation trsrduite ; importance du mobilier variable suivant lesbesoins.

Tiroirs plan

tiroirs peu profonds et amovibles, identification du contenu du tiroir surltiquette : recherche facile ; un seul dossier par tiroir : manipulationtrs rduite ;

Ex e r c ic e d a p p l ic a t io n :

Indiquez dans quels cas sont utiliss les diffrents meubles pour leclassement horizontal des dossiers, tenir compte de :

La nature des dossiers Dossiers en cours ou dossiers classs Volume Importance de classement

Elments de correction- les dossiers volumineux- dessins et plans, dossiers de grand format- fournitures de bureau : papier, carbones

- les imprims, les bandes magntiques


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B- Classement debout :

B-1 Procd :

le classement debout consiste classer les dossiers ou les documents lesuns cot des autres sur leur arte la plus petite ;le dos, se prsentantverticalement face lutilisateur.

B-2 Conditions dutilisation

Seuls les documents pais et les classeurs couverture renforce peuventtre classs debout. Les documents et les chemises minces doivent tre runis

dans des classeurs ou dans des dossiers solides (classeurs en carton, perforations, pinces...)

B-3 Avantages et inconvnients

1) les avantages :

recherche et manipulation faciles, absence dun dossier repr facilement, mise en archives faciles.


ce procd ne peut tre utilis que pour le classement des dossiers pais etrigides, les possibilits de signalisations sont trs rduites, lencombrement est important.

B-4 Quelques utilisations :

Le classement debout est utilis pour ranger :- les livres dans la bibliothque ;- classement des lettres, pices comptables, documents clients et fournisseurs ;- les annuaires, recueils, catalogues ;- les liasses darchives

B-5 Mobilier et matriel

On utilise pour le classement debout :- les rayonnages fixes ou mobiles


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- les armoires, placards, bibliothques ;- les classeurs rotatifs axe vertical.

Rayonnages fixes ou mobiles rayonnages faciles installer ou dplacer. recherche facile classement visuel

Armoires rayons

Divers systmes de portes : portes battantes (portes pleines ordinaires), portes coulissantes ; portes pliantes (chaque porte se plie en deux, rduisant ainsi

lencombrement)

Classeur rotatif

tambour pivotant auteur dun axe vertical :recherche plus rapide ; les dossiers sont placs en couronne surchaque tambour (environ 30 dossiers) gain de place.


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Les portes des armoires peuvent tre battantes (ordinaires), coulissantes etpliantes ; indiquez les avantages et les inconvnients de chaque systme.

Elments de correction

Avantages inconvnientsPortes ordinaires Cot rduit

Visualisation total duclassement

Manipulation difficile

Portes coulissantes et

pliantes

Manipulation facile

Rduire lencombrement

Cot lev

C- Classement vertical ordinaire :

C-1 Procd

Le classement vertical ordinaire consiste placer les documentsverticalement, les uns derrire les autres, ou les uns cot des autres, les dossiersreposants sur leur dos.

C-2 Conditions dutilisation :

Pour viter leur affaissement et leur glissement, les dossiers et les documentsdoivent tre maintenus les uns contre les autres par des compresseurs ou desintercalaires.

C-3 Avantages et inconvnients :

1) les avantages :

facilit de manipulation, condition que les dossiers soient rigides. Possibilit de signalisations limites (couleurs de dossier, onglet)


aspect souvent dsordonn ; risque daffaissement des dossiers (recherche difficile, dtrioration desdocuments) ;


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C-4 Quelques utilisations :

Le classement vertical ordinaire peut tre utilis pour toutes les formes de

classement : dossiers clients, dossiers fournisseurs, correspondancepersonnelle,etc

C-5 Mobilier et matriel :

On utilise pour ce mode de classement :- classeurs tiroirs- bacs fixes ou mobiles- classeurs rotatifs

Classeur tiroirs

lment comprenant quatre tiroirs ; tiquette permettant lidentification ducontenu du tiroir; capacit : 100 dossiers par tiroir, environ ;

Bacs Facilement dplacs et amens prs du poste du poste du travail.

D- le classement vertical suspendu

Le classement vertical suspendu consiste placer les dossiers et lesdocuments dans des chemises en carton fort, dites hamacs.Le classement vertical suspendu peut tre :

- visibilit suprieure- visibilit latrale


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D-1 Classement suspendu visibilit suprieur

D-1-1 Principe

Dans ce type de procd, les hamacs sont quips, sur leur partiesuprieure, dune tringle mtallique qui sert leur suspension. Lintitul dudossier est inscrit :- soit directement sur la tringle mtallique.- soit sur une tiquette place dans une gaine transparente pour la protger.Illustration :

Caractristiques :

- le hamac est suspendu au bord du tiroir ou du bac par des crochets.- identification du dossier sur une bandelette glisse sous une baguette en

rhodod.- signalisation fixes (cases colors en crayon), signalisation mobiles (cavalier).- si les hamacs sont runis deux deux on ralise un classement en continu.- ce procd amliore la scurit du classement, aucun document ne pouvant tregliss entre deux dossiers.

D-1-2 Conditions dutilisation :

Les documents ne doivent tre ni trop lourds ni trop pais. Ils doivent treplacs dans des sous-dossiers avant leur insertion dans les hamacs.

D-1-3 Avantages et inconvnients

1) les avantages :

bonne conservation des documents lisibilit satisfaisante de la dnomination signalisation fixe et mobile facile insertion aise de nouveaux dossiers


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capacit rduite ncessit de sous-dossiers

D-1-4 Mobilier et matriel :

On utilise pour ce mode de classement :- tiroirs quips- bacs fixes ou mobiles

Tiroirs quips

les tiroirs sont quips des dossiers hamacs. 50 dossiers dans un tiroir de bureau 100 dossiers dans un tiroir de classeur

Bacs fixes ou mobiles

Le bac est quip des dossiers hamacs couvercle basculant Roulettes pivotantes (dplacement facile)

D-2 Classement verticale suspendu visibilit latrale

D-2-1 Principe :

Les hamacs de classement vertical suspendu visibilit latrale sontquips, sur la partie visible face lutilisateur, dune bande mtallique ouplastique.


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Illustration : Caractristiques :

Les hamacs sont suspendus dans ce cas sousles rayons de larmoire.Lindentification dans ce cas est sur le petitcot du hamac.

D-2-2 Conditions dutilisation :

Les documents ne doivent tre ni trop lourds, ni trop pais, ni trop fragiles.

Les documents doivent tre placs dans des sous-dossiers avant leur insertiondans les hamacs.

D-2-3 Avantages et inconvnients:

1) les avantages :

rangement facile des dossiers et des documents ; extension aise ; signalisation fixe et mobile satisfaisante ; bonne lisibilit des intituls ; grande capacit de classement.


utilisation de sous-dossiers indispensables.

D-2-3 Mobilier et matriel

On utilise :- armoire quipe- classeurs tiroirs basculants- classeur rotatif axe vertical- classeur rotatif axe horizontal


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Armoires quips

portes pliantes de 4 8 range par armoires 100 dossiers environ par range.

Armoires basculantes

encombrement moindre au sol. tiroirs ouvert : visibilit latrale du

dossier. tiroirs ferms ; les dossiers se trouvent

alors classs debout.

Classeurs rotatifs axe vertical

encombrement rduit accs facile tambours pivotant autour dun axe vertical

Classeurs rotatifs axe horizontal

encombrement rduit accs facile il suffit dappeler au clavier le dossier voulu

pour quil se place automatiquement enposition de lecture.


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Exercices dapplications :

1 . Comparer les deux procds :- classement suspendu visibilit latrale : le cas du classement dans unearmoire.- classement suspendu visibilit suprieure : le cas du classement dans unclasseur tiroir.

2 . votre travail consiste indiquez pour chaque document propos : le dossier, leprocd de classement et le mobilier utilis.Documents :- revues (exemple PC magazine, science et vie)

- doubles de courriers importants conserver (anne 1995-2000)- dossiers clients- plan du nouveau restaurant dentreprise (grande dimension)- photocopie dans lordre chronologique de toutes les informations transmises aupersonnel.

Elments de correction :1. classement dans une armoire :

* classement visuel

* classement facile* encombrement obligatoireClassement dans un classeur tiroir :

* tiquette permettant lidentification du contenu du tiroir;* bonne conservation* capacit rduite

2.Dossiers utiliss Procd de classement Mobilier utilis

revues Les dossiers ordinaires Horizontal Clapets -classeurs rideaux..

courrier Chrono- dossiers tirette- classeur anneau- dossiersordinaire

Debout -Verticale Rayonnages armoires- tiroirsquips

Dossiers clients Dossiers perforationou tirette

Debout - verticale Rayonnages armoires- tiroirsquips

Plans Dossiers ordinaires horizontal Clapets -classeurs rideaux..

photocopies Chrono- dossiers

ordinaires

Debout -Verticale Rayonnages

armoires- tiroirsquips


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CHAPITRE IV : LES PLANNINGS

Section 1 : Gnralits sur les plannings :

A- Dfinition :

Un planning est un tableau qui visualise lordonnancement de tches oudvnements cest dire la prvision de leur situation dans le temps. Il doitpermettre les mises jour et le contrle de la ralisation.Un planning comprend :

- chelle de temps (jour, semaine, mois).- reprsentation visuelle (prvisions ralises).

- chaque ligne correspond un excutant ou un poste de travail, ouune activit.- la premire colonne correspond aux titres des lignes.- repre des jours.

B- Conception dun planning :

Description:- tablir la liste des mentions porter en

ordonne.- prvoir le nombre dunits de temps

ncessaires horizontalement.NB : il faut dterminer la langueur rserver une unit de temps pour permettreun reprage visuel facile ; en dduire la langueur du planning

Exemple : planning des travaux relatifs la prparation dun voyage par le comitdentreprise :

fvrierTravaux faire 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

- Runion du C.E (propositiondes dates, du lieu, des activits,du budget)- note au personnel- rception des suggestions- analyse des suggestions- runion du C.E (fixation des

dates, du lieu,..)-

-

-- -

- - - - -

-- -

- - -

Echelle de temps


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C- Rles des plannings :

- facilit la communication et la mmorisation

- permet une comprhension plus synthtique- rduit les informations lessentielles- assure lordonnancement : rpartition dans le temps de divers travaux- il prcise quand le travail sera termin et le temps quil prendra

D - Choix du matriel :

Bien que tous les modles proposs par les fabricants puissent, en principe,sadapter tous problmes de prvisions, le choix du matriel est dterminant

pour lefficacit de la solution propose.Ainsi, les principaux matriels utiliss sont :- plannings fiche T- plannings bandelettes- planning gouttire- planning rubans- plannings fils- plannings magntiques

Section 2 : Les principaux modles de plannings

A- Planning fiche T

A-1 Description :

- ce planning est constitu par des bandes mtalliques verticales perfores desfontes quidistantes, destins recevoir des fiches en T.- la partie suprieure de la fiche reoit les informations essentielles.- la partie infrieure reoit les informations complmentaires.

Illustration :


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A-2 Utilisations :

Ce type de planning permet le suivi des cas simples dans lesquelslorganisation fonctionne par unit de temps complte (emploi du temps),comme : leffectif du personnel et son emploi du temps ; dlais de livraison ;excution des commandes en cours.

A-3 Avantages :

systme simple ;lecture rapide ; possibilit dcrire sur la partie visible dela fiche en T; possibilit de signalisation garce aux diverses couleurs des fiches,curseurs, lettres, symboles ; la mise jour et rapide ; et le cot est moyen.

B- Planning gouttires ou gorges :

B-1 Description

Planning gouttire, bande :

Il est constitu de plusieurs gouttires superposes en matires plastiquesdans lesquelles on glisse des bandelettes coupes la longueur, dsigns suivantla prvision.

Planning gorges ou gouttire profondes :

Dans ce planning, les gouttires sont suffisamment grandes pour recevoirles documents (bons de commandes, bon de travail,) seule la partie suprieurereste visible.

Un fil repre la date du jour, ainsi toute bande place entirement gauchedu fil correspond un retard de ralisation.

Illustration :


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B-2 Utilisations :

Ce type de planning sadapte tous les problmes de contrle de stock etapprovisionnements, des ventes, de budget, de la publicit, avancement descommandes

B-3 Avantages :

Ce planning aux mme avantages que le planning fiches en T.

C- Planning fil ou ruban

C-1 Description :

Planning fil : est un tableau perfor, la visualisation est obtenu par desfils de couleurs que lon tire horizontalement jusqu' la position voulue, laidede cheville. Des curseurs et symbole coulissant sur fils et moletant en videncedes caractres importants. En gnral, les symboles de prvisions sont enlevs aufur et mesure de la ralisation.

Planning ruban : ce planning ressemble extrieurement au planning gouttires bandes, mais le principe dutilisation est le mme que le planning fils. On tire le ruban mtallique ou plastique jusqu' la position voulue.

C-2 Utilisations :

- suivi des oprations de commande, de livraison, des chantiers- chanciers divers

C-3 Avantages :

- possibilit de signalisations varies

- mise jour rapide et facileD- Planning magntique :

D-1 Description :

Le support est gnralement form dune feuille mtallique vernisse surlaquelle est imprim un quadrillage en centimtre.

Les symboles et les bandes de dimensions et de couleurs varies sontaimants de faon permanente. Ces symboles peuvent tre codifis de lettres ou

de chiffres.


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Par ailleurs, les bandes portant les jours, les moisfacilitent la ralisation

de lchelle du plan.Des bobines que lon pose nimporte quel endroit du tableau et qui

permettent de drouler un ruban sur la longueur dsire.Illustration :

D-2 Utilisations :

- contrle des objectifs- applications trs varies- en progression (suivi doprations successives)

D-3 Avantages :

- systme simple, lecture facile ;- possibilit de signalisations trs varies ;- mise jour rapide et agrable ;- cot moyen.

Exercice rcapitulatif:

Apprciation du critre de choix :- favorable

- moyen- dfavorable

Facilitde mise jour

Souplessedutilisation

Possibilitdinscription

Cotrduit

utilisations

Planning sur papier D F M F Activitsexceptionnelles

P. fiche T F M M F Cas simplesP. gouttire M M F M Tous problmeP. ruban F D D D Plannings de

fabricationP. fils F D D D Suivis

doprationsP. magntique F M D D MAJ rapide


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CHAPITRE VI : LE CLASSEMENT ELECTRONIQUE ETLARCHIVAGE

Section 1 : Le classement lectronique

Aujourdhui, pour permettre une recherche et une restitution suffisammentefficaces, la r-excution de traitements antrieurs, voire des traitementsnouveaux, il nest plus possible que les archives soient uniquement composesdun classement sur papier : il est indispensable que les informations soientconserves sous une forme lectronique organise dans ce but.

A- Supports utiliss :

Plusieurs supports disponibles aujourdhui : Les disques durs classiques : leur capacit sans cesse croissante permet deconserver en ligne des quantits considrables dinformations Les supports externes rinscriptibles : bandes, cartouches magntiques,disques optiques ; Les supports externes non rinscriptibles : disques Worm.

Remarque : pour lutilisation de ces supports, le problme de la preuve nest

encore rsolu.

Le choix du support est fonction dune srie de critres, dont notammentles suivants :

* Dure de conservation de linformation compatible avec la dure du support. Sile support nest pas assez durable, linformation devra tre priodiquementrecopie sur un support neuf.* Ncessit daccs linformation. Si un accs quotidien aux archives est requis,

une conservation en ligne est plus approprie. Dans le cas contraire, unarchivage externe est gnralement moins coteux.* Type dutilisation. Si lenregistrement lectronique est destin servir depreuve, il convient de pouvoir dmontrer quil na subi aucune altration et,ventuellement, de lui donner date certaine. La mise en uvre de techniques decryptage et dhorodatage peut se rvler ncessaire.* La disponibilit des outils de lecture compte tenu de lvolution des techniques.En effet, qui pourrait encore lire une disquette 8 pouces, mme si sa surfacemagntique avait conserv sa qualit jusqu aujourdhui.


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B- Avantages du classement lectronique :

La gestion lectronique des documents existe depuis longtemps, mais elletait chre, complexe et lente. Grce au progrs technique, le classementlectronique devient un outil conomique, simple et rapide.

Avec lui classement et archivage de documents deviennent logiques etfaciles. L'espace est libr et la scurit assure. Consultation comme distributionsont instantanes et l'utilisation du papier est rduite au minimum.

Le classement de tous fichiers ou documents prsents sur l'ordinateur. Dutexte bien sr, mais aussi des tlcopies, des images couleur, des radiographies,

des films, de la parole et des sons.Le classement lectronique de documents vous permet d'tre certain de

fournir la copie sans dlai et sans fatigue. Les documents papier gards pour desraisons lgales ne sont pas pour autant supprims, mais leur nombre est rduit austrict minimum et leur classement est simplement chronologique.

Section 2 : Larchivage :

A- Dfinition :

Larchivage consiste conserver des informations qui peuvent devenirncessaires soit titre informatif, soit titre de preuve, soit enfin lors duncontrle de ladministration. Il permet dassurer la prennit de linformation et lapossibilit de la restituer ultrieurement.

B- Les objectifs darchivage:

Larchivage peut rpondre trois objectifs diffrents, selon la valeur desdocuments que lon archive:

-Juridique: concerne tous les documents qui portent sur la justification de droits longue ou courte chance, exemple : conservation de contrats des fins depreuve en cas de litige avec le client et/ou le fournisseur, conservation desdocuments comptables en cas de contrle fiscal ;-Administrative: ce sont les documents dont lorganisme a besoin pour sagestion ;-Historique : pour la reconstitution dvnement survenus dans lorganisme.


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C- Lieu, meuble et support

Lieu :

Le local doit tre peu coteux (sous-sol en gnral) et sain pour conserver lesdocuments labri de la poussire, de la lumire et de lhumidit.

Meuble :

Le rayonnage mobile est compos d'lments de rayonnages traditionnels fixssur des chariots qui se dplacent en translation. Ce principe permet l'accs auvolume total des documents contenus dans l'ensemble des rayonnages en utilisantun seul couloir de consultation.

Ce mode de classement permet soit de : Doubler la capacit de classement sur une mme surface. Gagner 50% de surface pour une mme capacit.

Illustration :

Support :

Les documents sont rangs dans des boites par anne, et en respectantlordre du classement principal.

Exemple dune tiquette- boite

Clients

Anne : 89n : 101 n :200

Les boite darchivage


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D- La dcentralisation des archives :

Les archives ne sont pas ncessairement dtenues lintrieur delentreprise. En dehors mme du choix dun support, lentreprise peut examiner lancessit de recourir un tiers archiveur .

Cette solution peut prsenter certains avantages :

- lentreprise na pas investir en supports capables de stocker des volumesimportants ;

- elle dlgue les fonctions de sauvegarde et de protection physique des archives ;

Le recours ces prestations ncessite videmment un cahier des charges prcis etdes prcautions contractuelles concernant la transmission, la proprit desdonnes, leur confidentialit, leur restitution, leur destruction, etc.


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Conclusion

Un classement mthodique et logique est ncessaire pour plusieurs raisons :

- la masse des documents reue par les entreprises est considrable. Sils ne sontpas tous dun intrt immdiat, Ils peuvent cependant devenir utiles. Il faut parconsquent, les conserver en ordre.

- dans certaine entreprises. Il existe une catgorie de documents qui ont unegrande valeur pcuniaire (plans, dessins, projets). Cest donc un capital conserver.

- les affaires courantes se traitent de plus en plus par tlphone. Il est ncessairede pouvoir retrouver immdiatement le dossier intressant linterlocuteur.


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Module N 12 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE

RESUME PRATIQUE


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TP 1 : Classement Alphabtique

1. Objectifs viss

- classer alphabtiquement les dnominations ;- appliquer les rgles de la norme AFNOR

2. Dure du TP : 60 min

3. Equipements utiliss : papier tableau

4. Description du TP :

Les stagiaires sont amens classer alphabtiquement les dnominations ;pour cela, ils doivent distinguer un mot directeur selon les rgles dfinies parla norme AFNOR.

5. Droulement du TP :

Rechercher, dans la liste ci-dessous, le mot qui vous semble le plus important

pour identifier les dnominations. Pour cela, vous devez appliquer les rgles dfinies par la norme AFNOR pourle choix du mot directeur, puis, indexer les dominations de manire mettre envidence les mots directeurs. Enfin, appliquer le classement des mots directeurs suivant lordre de lalphabet.

Manufacture de cuirs et de peauxGalerie LAFAYETTESocit commerciale franco-japonaise

Maison RenaultOutillage du centre CasablancaLa gnrale du courtageRestaurant WelcomeHtel CendrillonEntreprise de Peintures AstralTransport du Sud Ouest


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TP 2 : Classement Numrique

1 . Objectifs viss

- classer numriquement les dnominations ;


3. Equipements utiliss : papier- tableau


Les stagiaires sont amens classer numriquement les dnominations ;pour cela, il est indispensable, avant dintgrer le rsultat de lanalyse auclassement numrique, den reporter le nom ou la dnomination, suivi du numroattribu sur un rpertoire tenue alphabtiquement.


Vous entrez en qualit demploy de bureau dans la socit ASTRAL et vous

tes charg douvrir des dossiers pour les nouveaux clients en respectant lordredu classement numrique. Vous allez attribuer un numro dordre aux nouveaux clients, selon lordre deleur arrive, sachant que le dernier dossier ouvert porte le n300. Les rsultats obtenus doivent tre enregistr sur un rpertoire tenualphabtiquement. Pour cela, vous devez appliquer les rgles du classementalphabtique.

13/04/99 Institut Jean dAthnes et fils15/06/98 CAOUTCHOUC lextra souple 18/06/98 Socit Allumettier Franaise25/07/97 Garage de Mcanique Gnrale04/09/98 CTR, transport rapide10/10/98 Imprimerie du Rif12/11/97 Centrale laitire de louest de Marrakech18/12/98 Compagnie internationale dexportation


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TP 3 : Classement idologique

1 . Objectifs viss

- classer idologiquement les dnominations ;


3. Equipements utiliss : papier - tableau


Les stagiaires sont amens classer idologiquement les dnominations ;pour cela, il est indispensable dtablir un plan de classement partir desdocuments classer.


Pour classer les rubriques suivant lordre idologique, il faut diviser le sujetprincipal en plusieurs sous- sujets, laide dun plan.

Puis, il faut affecter chaque sujet les rubriques le concernant. Enfin, une fois le classement est effectu, un classement alphabtique estindispensable.

Hpital Avicenne, MarrakechClinique EL HAKIMLaboratoire dapplication biologiqueHpital vingt aotPolymdic, laboratoireClinique dIrisCentre de sant Moulay YoussefClinique de lATLAS


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TP 4 : Classement alphanumrique

1 . Objectifs viss

- classer alpha-numriquement les noms simples ;


3. Equipements utiliss : papier- tableau


Les stagiaires sont amens classer alpha-numriquement lesdnominations ; pour cela, il est indispensable de raliser un classementalphabtique, Ensuite, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut classer parordre numrique.


Dans leur ordre dentre en relation avec la Maison qui vous emploie, les

fournisseurs de mobilier de bureau ont t enregistrs ainsi :

1. P.A. Chauvin2. Burofuid3. Sancar4. Organos5. Planex organisation6. Comeca7. Fibromtal8. Sagal9. Mobili-buro10. Organex11. Office technique

Pour classer ces noms, vous devez dabord retenir les lettres de chacun desnoms et en effectuer un classement alphabtique. Ensuite, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut effectuer un classementnumrique selon lordre de leur arrive.


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TP 5 : Classement alphanumrique

1 . Objectifs viss

- classer alpha-numriquement les dnominations ;




Les stagiaires sont amens classer alpha-numriquement lesdnominations ; pour cela, il est indispensable de raliser un classementalphabtique, puis, lintrieur de celle-ci, effectuer un classement numrique.


Pour classer les dnominations suivantes, il faut dabord les indexer de manire mettre en vidence les mots directeurs.

Ensuite, appliquer le classement des mots directeurs suivant lordre delalphabet. Enfin, dans chacun des groupes alphabtiques, il faut effectuer un classementnumrique.Les fiches suivantes ont t classs par ordre de date cration :

Lessive OMOEtablissement MarnierS.C.AGarage NarssaniCaf du Centre de villeLes chantiers de lOuestLaiterie Cooprative de SafiLes transports MarocainsLaines de lAtlasLes galeries modernesDocteur Michel BrtiHtel du SudLes cloisons Saint-HilaireTaxis Scurit


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OFPPT/DRIF 59

TP 6 : Classement GEOGRAPHIQUE

1. Objectifs viss

- classer gographiquement les dnominations ;




Les stagiaires sont amens classer gographiquement les dnominations ;lintrt de ce classement est la rpartition gographique des documents, puis alintrieur de chaque rpartition, il est ncessaire dappliquer un classementalphabtique.


Pour classer les dnominations suivantes, Il faut effectuer au premier, le groupement des dnominations par ville, Puis lintrieur de chaque groupement, il faut classer les dnominations selonles rgles du classement alphabtique.

Socit industrielle gazire, MknesOffice nationale de llectricit, RabatBijouterie au diamant bleu , SafiPharmacie du nord-ouest, CasablancaUnion marocaine du travail, Rabat

Compagnie civile dameublement, SafiCooprative ouvrire, CasablancaEtablissement de La Fayette et fils, Safi


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TP 7 : Classement CHRONOLOGIQUE

1 . Objectifs viss

- classer chronologiquement les dnominations ;




Les stagiaires sont amens classer chronologiquement lesdnominations ; pour cela, il faut effectuer le classement dans lordre de la suitedes dates : anne, mois, jours.


Vous allez classer les documents dans lordre de leur rception, cest direselon lordre des dates ; le document le plus rcent tant plac sur les documents

dj classs.Lentreprise qui vous emploie reoit, titre de documentation, une revuehebdomadaire traitant chaque fois dune question relative au transport desmarchandises.

On vous demande de classer les numros suivants dans lordre chronologique :

31 mars n 13 transports par wagons complets03 mars n 9 marchandises dangereuses sur nos routes21 avril n 16 les relais routiers pour les marchandises18 fvrier n 8 lavion est les denres prissables10 mars n 10 nos marchandises en chemin de fer14 avril n 15 nos marchandises en camions17 mars n 11 transports des marchandises par bateaux07 avril n 14 marchandises te liaisons ariennes24 mars n 12 le rail et nos marchandises


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TP 8 : Classement DECIMAL

1 . Objectifs viss

- classer les dnominations selon lordre dcimal ;




Les stagiaires sont amens classer les dnominations selon lordredcimal; lordre du classement des documents est bas sur le principe de lanumrotation dcimale universelle.


On vous a remis la documentation suivante sur le mobilier de bureau, etvous tes appelez appliquer un classement dcimal :

* les bureaux : bureaux direction, de secrtaire, de dactylographe.Ils peuvent tre :

a. en mtalb. en bois

* les siges : fauteuils, chaises.Ils peuvent tre :

c. en mtald. en bois

* les armoires : armoires pour archives, pour classement de dossiers.Ils peuvent tre :

e. en mtalf. en bois

Il faut, dans un premier lieu, affecter un chiffre pour chacune des grandescatgories de mobilier, Ensuite, lintrieur de chaque grande catgorie, vous allez affecter undeuxime chiffre aux diffrentes sections. Et lintrieur des sections, vous devez affecter un troisime chiffe auxdiffrentes sous-sections.


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OFPPT/DRIF 62

TP 9 : Ordres de classement

1 . Objectifs viss

- choisir le mode de classement adquat ;




Les stagiaires sont amens faire le choix pour le classement le plusappropri pour chaque situation, et expliquer ensuite leur choix.


Analysez les situations suivantes. Pour chacune, indiquez l'ordre de classementqui a t adopt et expliquez-en le principe en lappliquant au cas prsent.

CAS PRESENTE ORDREADOPTE

EXPLICATIONSPRATIQUES appliques aucas

La secrtaire d'un centresocioculturel enregistre lesinscriptions aux activits proposespar le centre. Lorsqu'une personnesouhaite s'inscrire pour la premirefois une activit, la secrtaire lui

fait renseigner (remplir) une carted'adhrent qu'elle va conserver dansson bureau. Lorsque cette personnereviendra s'inscrire une autreactivit, la secrtaire ressortira lacarte d'adhrent pour la complter.Dans quel ordre va-t-elle classerces cartes ?Elle est galement charge de

classer une revue mise dispositiondu public. Elle utilise pour cela le


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numro de chaque revue.Une vidothque (collection decassettes vido) a t nouvellement

cre. La secrtaire doit en tablirle plan de classement, sachant quechaque emprunteur doit pouvoiraccder aux films qui l'intressent(comdie, science fiction,documentaire, dessin anim)Chaque jour, la secrtaire doitgalement classer le double ducourrier expdi par le centre. Elleutilise pour cela un classeur levierintitul "chronos".Elle consacre 1/3 de son temps detravail au fonctionnement de lacrche familiale qui occupe lesmmes locaux. Elle tientnotamment jour un fichier desassistantes maternelles employespar la crche. Grce ce fichier, ladirectrice de la crche peut

recommander aux parents uneassistante maternelle proche de leurdomicile. Dans quel ordre sontclasses les fiches ?


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TP 10 : Classement des documents dans des dossiers

1 . Objectifs viss

Choisir les dossiers adquats pour le classement des documents ;




Les stagiaires sont amens faire le choix des dossiers utiliser pour leclassement des documents.

Les stagiaires doivent matriser les proprits et les caractristiques desdossiers utiliss pour le classement des documents.


Vous vous dcidez ranger les documents pars sur votre table de travail

en essayant de les regrouper, par dimension et par objet, afin de pouvoir lesconsulter plus facilement.Vous avez en vrac les documents suivants :

- des documents commerciaux pour vos travaux pratiques de connaissance delentreprise : factures, bon de commande, lettres de change- des feuilles perfores sur lesquelles vous avez pris des notes surlenvironnement et les relations des entreprises avec les grands services publics etprivs- des lettres de vos camarades- de la documentation sur des recherches que vous devez faire sur les diffrentstypes de bureaux.- des photographies dcoups dans divers publications : paysages, animaux,fleurs, modles

Dans quelles catgories de dossiers classeriez-vous ces divers documents ?Justifier votre choix ?


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TP 11 : Indexage et signalisation

1 . Objectifs viss

Faire la distinction entre lindexage et la signalisation ;




Les stagiaires sont amens distinguer entre lindexage et la signalisationdans les situations ci-aprs.

Les stagiaires doivent matriser la diffrence entre les deux notions.


Il faut analyser les situations et pour chaque cas, il faut cocher la bonne case etdites sil sagit dindexage, de signalisations fixes ou mobiles.

CAS PRESENTE Indexage SignalisationfixeSignalisationmobile

Indication courrier 2002 sur le dosdun classeur.Boites de rangement jaunes, rouges,ou vertes pour distinguer 3 priodesdiffrents aux quels vous tes abonne.

Inscription du nom prnom du patienten haut de son dossier mdical.Etiquette adhsive place sur destagres en dessous de chaque piledimprim vierges pour indiquer lenom de limprim.Prsence dune gommette sur lesfiches lves pour indiquer leursrgimes (externes, demi-pensionnaire,pensionnaire)Onglet fentre indiquant les lettres

de lalphabet


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Dossier comportant un cavalier pontpour indiquer quun courrier syrapportant est faire.Intercalaire dun classeur portant desinscriptions sur la partie dpassante.Case coche dune croix rouge devantlindication message urgent , surune fiche tlphonique.


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TP 12 : Les modes de classement

1 . Objectifs viss

- matriser les qualits des divers procds de classement ;




Les stagiaires sont amens comparer les divers procds de classementpar rapport aux qualits prsentes par chaque mode de classement.Les stagiaires doivent matriser les caractristiques de chaque mode declassement.


Pour comparer les divers procds de classement, vous allez utiliser lagrille ci-dessous dans laquelle, horizontalement sont indiqus les divers procds

de classement, verticalement les qualits que peuvent prsenter ces procds.Chaque carr correspond donc un procd de classement et une qualit :- si vous estimez que le procd possde la qualit envisage, laissez la case enblanc ;- si le procd ne possde quimparfaitement la qualit, coloriez en gris ;- sil ne possde pas la qualit, coloriez la case en noir.

lment de comparaison Horizontal(rayons oucasiers)

Horizontal(tiroirsplats)

Debout Verticalordinaire

Suspenduvisibilit

suprieur

Suspenduvisualit

latraleNettet de laspectRapidit de laccsFacilit de manipulationPossibilit designalisationEncombrementConservation desdocuments


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TP 13 : les ordres et les modes de classement

1 . Objectifs viss

Choisir lordre et le mode adquats pour le classement des documents ;




Les stagiaires sont amens faire le choix sur lordre et le mode utiliserpour le classement des dossiers ci-aprs.

Les stagiaires doivent matriser les ordres et les modes du classement.


Pour chacun des cas ci-dessous, indiquez : lordre de classement que vousadopteriez pour les dossiers, le procd de classement et le types de meubles

utilis ; justifier votre solution.

Service commercial dune entreprise moyenne :- 75 dossiers fournisseurs (une commande est passe, en moyenne, tous les deuxmois chacun des fournisseurs) ;- 500 dossiers clients (chaque client passe, en moyenne, une commande parmois) ;- quelques dossiers regroupant les doubles des lettres envoyes ( chronos ) ;- 30 dossiers daffaire suivre (sous la responsabilit dune seule employe).

Service du personnel :- 200 dossiers de personnel- une dizaine de dossiers ltude (dossiers souvent volumineux)- une quinzaine de dossiers de documentation consults par une seule employe ;- une quarantaine de dossiers de documentation lusage des employs dubureau.

Vente correspondance :- 1000 dossiers ventes crdit surveills par plusieurs employs.


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EVALUATION DE FIN DE MODULE

Module n12 : Organisation AdministrativeDure : 4 heures

I- PARTIE THEORIQUE

Questions : (4 points)

1. En tenant compte surtout de la nature des dossiers, Dans quels cas sontutiliss les diffrents meubles pour le classement debout ?

2. Analysez les avantages et les inconvnients du classement suspendu visibilit suprieure.

I- PARTIE PRATIQUE

CAS n1 : (4 points)

Retrouvez la rgle mise en uvre pour reprer le mot directeur dans la sriesuivante :

Compagnie gnraleSessil (entreprise)C.R.FProvenale (socit)Nain Jaune (restaurant)Paris (Ecole Nationale de Chimie de)

Rgionale immobilire (la)Centre de la Bretagne (Auberge du)Sophie (boutique de)Foot Ball (boutique du)Aider lautre (association pour)Saint- Jean (restaurant)


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CAS n2 : (4points)Soit les trois guides rpertoires suivants :

L M N1. Longomtal (St) 1. Meeker (construction) 1. Nissan (Ets)2. Labobois (Ets) 2. Mariano (pizzeria) 2. Navarrou (agence)3. Linda (boutique) 3. Morad (Auberge du) 3. Nouvelles Boutiques (les)4. Laffitte immobilier 4. Neral (htel)

1- Il sagit de quel ordre de classement ?

2- Quelles sont les diffrentes classes alphabtiques ?3- A lintrieur de chaque classe, les clients sont-ils classs par ordrealphabtique ? expliquez pourquoi.

4- Enregistrez, sur les guides rpertoires, les clients en attente dans lordre deleur arrive :

- Clinique Lebar- Socit Madi et frres- Hotel Milumuim- Ets Nike- SARL Nadim

CAS n3 : (2 points)

Dans la liste des rubriques ci-dessous, souligner le mot directeur utiliserpour classer les dossiers et justifier votre choix en mettant une croix dans la caseconcerne :

Noms propres Absence de noms propresRubriquesP G Pub 1er 2me 1seul Adj sigle