XLAB : Formation Initiale

• Présentation• Arborescence• Commande – Service Fait – Factures• Missions• Echanges et sauvegardes• Outils et bases de données

LES AGENTS

Il convient de distinguer deux grandes familles de missionnaires dans Xlab :

Les missionnaires rémunérés par le CNRS (traitement principal)

Les missionnaires rémunérés par un autre organisme (université, autre EPST, établissement public ou privé autre que le CNRS).

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Saisie obligatoire de la date de naissance de tous les agents

Le numéro actuel de matricule revient en intégration à la première mission dès lors que l’agent est connu dans BFC

La base Sirhus alimente BFC pour les agents du CNRS au premier retour de la DR. Les données communes Sirhus/Xlab ne sont pas modifiables

Date de naissance

LES AGENTS

Identifiant BFC

Pour les agents étrangers, bien indiquer la nationalitéNe rien noter dans la zone « code postal » sinon REJETLa saisie du code postal de l’adresse personnelle pour les agents résidant à l’étranger doit être inscrit dans la zone « ville »

Cocher la case étranger

Menu : Dépenses → Mission

Les Agents CNRSLes agents CNRS dans Xlab sont créés avec le type de missionnaire Fonctionnaire CNRS (titulaires fonction publique) ou autre CNRS.

• Dans BFC ils sont créés et gérés par SIRHUS (système d’information des ressources humaines des unités et services) à l’initiative des SPRH des délégations.

• Dans Xlab, si vous devez faire une mission pour un agent payé par le CNRS qui n’appartient pas à votre structure opérationnelle il faut renseigner son numéro INSEE (numéro de sécurité sociale) et le nom à l’identique de ce qui existe dans BFC (donc dans Sirhus).

• Les agents CNRS n’appartenant pas à votre structure opérationnelle sont reconnus dans BFC par le n° INSEE et par le nom. Les agents CNRS sont reconnus dans BFC par le n° matricule SIRHUS.Le service financier et le SPRH peuvent fournir ces informations

Les Agents non CNRS (Université, grandes écoles, secteur privé, étudiants…)

• Les agents non CNRS sont créés dans Xlab, ils transitent dans les flux et sont créés automatiquement à l’identique dans BFC.

• Ils doivent avoir obligatoirement à la création un type de missionnaire « Fonctionnaire hors CNRS ou Autres ».

• Les coordonnées bancaires de l’agent ne sont pas obligatoires à la saisie dans Xlab, elles ne transitent pas dans les flux. (Joindre un RIB papier, lors de l’envoi de la 1ère mission effectuée par l’agent)

• Par contre, il est impératif de renseigner le numéro INSEE lorsqu’il est connu ainsi que la date de naissance. Il est même obligatoire de les demander aux agents avant un premier départ en mission, si on veut que le mouvement s’intègre dans BFC.

• Pour les agents « étrangers » non immatriculés par l’INSEE, on peut laisser l’identifiant en blanc. BFC générera un identifiant unique « code division/numéro de mission »

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MISSIONS ET AGENTS MISSIONNAIRES

Types de missions : faire le bon choix, ce n’est pas modifiableFrance avec frais, France sans fraisÉtranger avec frais, étranger sans fraisMissions sans frais : attention ! Problème bloquant de chevauchement de dates en BFC au niveau national. Missions prises en charges intégralement sur des crédits non CNRS.Ordre de Mission permanentOrdre de Mission collectifExpert scientifique (ex Invité chercheur étranger)

L’objet doit être le plus précis possible.Complément de motif : 4 lignes de texte libre, y préciser les n°s des commandes tiers (bons de transport, hébergement, inscription)Une commande mission soldée par le gestionnaire du laboratoire ne peut pas être désoldée

(BFC n’accepte pas de traiter deux missions pour un même agent sur une même période)

Objet de la mission

Pour faciliter la justification des missions imputées sur des crédits ANR ou projets Européens ; pensez à préciser

l’acronyme dans la saisie de l’OM

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Entité dépensière : obligatoire Origine indicative : ne pas utiliser

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REGLES DE SAISIE DES MISSIONS

Pour les dépenses liées aux missions, on différencie :

Les frais directement remboursables à l’agent missionnaire.

Le module missions doit être utilisé uniquement pour engager les frais remboursables à l’agent.

Case à cocher si hébergement pris sur marché, ce qui génèrera automatiquement les retenues

Les autres dépenses dues à des tiers :

Un marché d’hébergement est mis en place au CNRS, et les frais correspondants sont passés sur une commande tiers (Fram).

Cde obligatoirement prévisionnelle sur MARCHE, code famille B622, monoligne et sans service faitLe module commande doit être utilisé pour les commandes CNRS liées à des tiers (agence de voyage, inscriptions à des colloques, hébergement …).

• Grâce au marché « carte logée », il est possible de réserver les titres de transport ainsi que les hôtels pour les agents, via le portail Simbad.

• Les commandes « carte logée » doivent être saisies par l’option « commande tiers » lors de la saisie de l’ordre de mission. Pour mémoire, les commandes « marché mission » sont prévisionnelles (sans service fait) et mono lignes (une seule ligne cumulant les bons de transport, l’hébergement et les frais) et sont rattachées au marchénational. Elles doivent être saisies entre la réservation et la validation sur Amadeus ou la centrale des hôtels.

LES COMMANDES « CARTE LOGEE »

• Lieux de séjours :• renseigner puis ajouter• Xlab n’accepte pas les 1/2h• Code pays invalide interdit (tous les pays marqués

d’une étoile sont invalides)

• Retenue possible concernant les repas ou l’hébergement

LES ORDRES DE MISSION CO-FINANCES

Dans le cas ou les frais de mission sont partagés entre plusieurs laboratoires CNRS

Il existe deux solutions :

Le laboratoire prend en charge le transport

L’autre laboratoire prend en charge les frais remboursables à l’agent

Commande d’achat FRAM

Ordre de Mission

Soit :

Ou soit :

Un des 2 laboratoires prend en charge la totalité de la mission et reçoit des crédits émanent de l’autre laboratoire via un transfert de crédits

Ordre de Mission pour la totalité

des frais

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Frais de séjour directement remboursables à l’agent (si recours au marché d’hébergement, cocher dans la mission et faire une commande tiers typée prévisionnelle avec n°marché FRAM)

Attention : le montant des frais de séjour n’est modifiable dans le « montant séjour » que si la valeur est nulle. Si on veut modifier le montant du séjour il convient d’utiliser la case retenue et indiquer ce que comprend la retenue

Frais de séjour

• Transport :• 2 possibilités : commande sur marché de transport

(prévisionnelle) ou frais remboursables à l’agent• 8 maximum (3 apparaissent sur l’OM)• BT : mention automatique pour l’avion et le train ;

noter le n° de cde sur marché Fram et mettre le montant de la ligne à 0

• Taxi : ne pas utiliser ce choix : exceptionnel

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Frais de transports réglés par un BT (marché Fram) : dans la demande de mission saisir une ligne de transport, indicateur Oui avec un montant nul.Frais de transport remboursables à l’agent : saisir une ligne de transport, indicateur non, montant non nul

Pour les frais de transport payés par un bon de transport saisir une commande de fonctionnement. Attention cette commande sera typée prévisionnelle et monoligne. NE PAS OUBLIER de renseigner le n° de marché.

Frais de transport

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Autres frais :

•droits d’inscription – Colloques : • si remboursement à l’agent : les saisir dans Autres Frais et cocher la case Payable à l’agent• si paiement sur facture : saisir une commande de fonctionnement ; • Paiement par le laboratoire (carte achat)

• Frais divers (péage, parking gare, aéroport quelque soit la durée)

Dans tous les cas :⇒ Préciser le N° de commande dans la rubrique « commentaires »

∆ Toute commande relative à la mission sera obligatoirement cochée prévisionnelle

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Frais de colloque remboursables à l’agent : à saisir dans les Autres frais

Frais d’inscription à un colloque payés à un tiers. La commande sera typée prévisionnelle

Frais d’inscription

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1) Mission avec frais et montant à zéro (mission sans remboursement à l’agent)

(1) Saisie du séjour

(2) Modification du montant du séjour pour une mission avec frais au montant nul

Il est possible de modifier le montant si la nouvelle valeur estnulle.Il n’est possible de modifier le montant que si la nouvelle valeur est nulle.

Cas particuliers

Attention : Missions avec frais, donnant lieuà une liquidation de montant nul

• Recommandations– Les agents doivent obligatoirement établir leur

état de frais même s'ils n'ont aucun frais à se faire rembourser et le transmettre à la DR

– La délègation doit signaler au laboratoire que la mission a été liquidèe avec un montant nul

– Toute mission liquidèe par la DR sans frais ne reviendra pas en intégration

• Le labo doit saisir une facture à zéro avec remise à 100 %, sans oublier de solder la commande au moment de la saisie de la facture, et surtout indiquer la date de prise en charge et de règlement pour éviter un report en fin d’exercice.

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Saisie du Bon de transport

Résultat de la saisie

Total mission O

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2) Ordre de Mission Permanent

Aperçu écran : cette nouvelle notion apparaît dans le titre

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Afin de ne pas réserver trop de crédits il est possible de modifier le montant d’un Ordre de mission permanent

Seul cas ou l’on peut modifier le montant du séjour autre que zéro. A chaque déplacement avec frais, établir un état de frais, accompagné d’une copie de l’OM permanent et le communiquer au service financier

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Une mission typée Ordre de Mission permanent ne peut contenir qu’une seule ligne séjour - Attention le message n’apparaît qu’à la validation

On peut saisir plusieurs ordres de missions permanents pour une même personne sur des périodes différentes.

Si l’OM permanent correspond à deux destinations saisir les deux destinations sur une même ligne

LES ORDRES DE MISSION PERMANENTS

Un OM permanent doit avoir un engagement qui correspond à la prévision de la dépense sur la période donnée

Dans Xlab, vous devez saisir un OM permanent au maximum pour une année civile

Le solde d’un OM permanent dans Xlab doit être signalé à la DR car il n’est pas transmis à BFC, pour que celle-ci « solde » l’OM permanent coté BFC

Le cas échéant un déphasage de crédit existera entre Xlab et BFC

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Une mission typée Ordre de Mission collectif a obligatoirement comme agent « OM Collectif »(spécialement créé pour ce type de mission)

3 ) Ordre de mission collectif

Si on créé une mission de type collectif avec un agent le message « Pour un ordre de mission collectif, l’agent ne peut être que OM collectif » apparaît à la validation de l’ordre de mission.

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Les frais de séjours sont nuls.

Les frais de transports sont forcément à zéro.(Il est possible de saisir une ligne de transport autre avec un BT)

Les autres frais sont forcément à zéro.

Les données « Forfait », « Motif forfait », « Avance » et « Montant avance » sont inaccessibles.

OM COLLECTIF (Suite)

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Dans un premier temps les frais de séjour sont saisis selon la même procédure qu’une mission classiquesans forcer le montant

4) OM « Expert Scientifique » : Experts français ou étranger extérieurs à l’administration (qui peuvent être rémunérés sur la base d’un taux d’Indemnité Journalière dérogatoire au taux de droit commun)

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Pour saisir le supplément ouvrir la fenêtre « Autres frais » et cocher la case « Majoration pour experts scientifiques »

Par défaut la valeur de la majoration calculée par Xlab est égale au montant des frais de séjour.

On peut toutefois la réajuster à la baisse.

Ces frais seront remboursés sur présentation de justificatifs.

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Autres cas particuliers :

Forfait :

•Dans la zone complément motif renseigner le montant (voir instruction du 15/11/2006)•Cocher la case forfait

Avance sur frais de séjour : « Exceptionnelle »La gestion des avances est faite par BFC : 75% des frais de séjour

•Doit se faire dans Xlab, attention le maximum autorisé : 75% des frais de séjour, or xlab prend en compte les autres frais remboursables à l’agent. •Transmettre à la DR la demande d’avance sur formulaire papier, l’OM Xlab, le RIB de l’agent, et en cas de colloque, joindre le programme financier• Faire une extraction afin d’envoyer les informations dans BFC•Intégration, liquidation et comptabilisation automatique dans BFC (possibilité de bloquer l’avance avant paiement). Calcul automatique : 75% des indemnités journalières ou 75% du forfait mission, non modifiable.

Pour les agents qui voyagent régulièrement préconiser la carte corporate

32Saisie de la commande des frais remboursés à l’agent

Saisie des commandes rattachées à des tiers (FRAM, frais inscription…)

Commandes rattachées à la mission

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La commande de mission (frais remboursables à l’agent) :

Une mission comprenant des frais à rembourser à l’agent ne peut être imprimée que si la commande a été engagée.

EDP : renseignée à partir de l’EDP saisie sur la mission

Commandes « Tiers»

Rappel : Une commande FRAM doit être mono-ligne, prévisionnelle et comporter le numéro de marché FRAM et

être imprimée.Dans le cas contraire, rejet automatique de BFC

Le numéro de la mission apparaît sur la commande

Etat de frais de déplacement

http://www.dgdr.cnrs.fr/bpc/pratique/default.htm

Intégration d’une facture

Ajouter une facture

Modifier une ligne de facture