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Procédure de demande de soutien en ligne:
Résultats du questionnaire de satisfaction
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Très bien... … satisfaisante… … insuffisante
Retour: 37 parmi 179 = environ 21%
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Avantages de la demande de soutien en ligne
Mise à disposition des données actuelles du partenaire :- partenaires peuvent compléter le formulaire en parallèle- plus grande cohérence des réponses- dossier plus facilement rendu dans les temps (13)
Utilisation facile/ Amélioration de la procédure (6)(après un court temps d‘adaptation, les difficultés sont surmontées)
Gain de temps, accélération de la procédure, transmission rapide (5)
Système des „onglets“ clair (4)
Il n‘y a plus d‘envoi de documents volumineux par courriel ou par la poste (3)
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Avantages de la demande de soutien en ligne
Flexibilité : Chacun peut travailler indépendamment ou ensemble avec son partenaire (3)
Champs pré-remplis (2)
Pages de signatures sont séparées pour chaque établissement (2)
Transparence, grande réactivité (1)
Economies de papier (1)
Facilité d‘utilisation
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Propositions d‘amélioration
Demande de renouvellement de soutien : Mettre à disposition des données et documents existants déjà prévu pour tous ceux qui ont rempli une 1ère demande en ligne
Système de sauvegarde compliqué seule possibilité pour permettre un travail simultané des partenaires
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Propositions d‘amélioration
Deux possibilités d‘entrée pour le formulaire : a porté à confusion Texte d‘accueil a été modifié - Texte bilingue pas possible
Annexes: difficile de voir ce qui a déjà été téléchargé Rubrique a été complètement retravaillée & Chargement de la page des signatures autorisé
Version imprimable ne doit pas être sous l‘onglet „validation“ Précision du nom de l‘onglet „version imprimable et validation“
Validation du dossier possible de manière indépendante pour chacun des partenaires est contraire au principe de dépôt commun d’une demande de soutien
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Propositions d‘amélioration
Chiffres étudiants indiqués par l‘UFA portent à confusion Problème de fond car l‘UFA n‘indique que les chiffres d‘étudiants réellement inscrits auprès d‘elle
Préremplir le nombre d‘abandons des études nous vérifions la faisabilité
Avoir plus de place pour répondre à certaines questions(par ex : allongement de la durée des études, stages obligatoires) Rajout de champs pour des commentaires
Questions redondantes par ex : „préparation à la vie professionnelle“ (en B3) et relations avec le monde économique (en E) questions peuvent paraître redondantes, mais elles sont posées dans 2 optiques différentes
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AntOn ++
Les prochaines étapes
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L’évaluation formelle des dossiers
Intranet réservé aux collaborateurs de l’UFA
Envoi automatique d’un courriel de rappel de la date limite 15 jours avant le 31 octobre
Permet de vérifier rapidement si le dossier est complet
Envoi automatique d’un accusé de réception avec indication des documents manquants le cas échéant
Suivi des dossiers facilité
Déjà actif pour l’évaluation 2012-13
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La mise en place d’une plateforme à l’usage des acteurs de l’UFA
Espace « Etudiants / Doctorants »
Création par les étudiants d’un compte personnel avec mot de passe leur permettant d’accéder aux fonctions suivantes :
Modifier ses données personnellesS’inscrire / se réinscrireTélécharger / imprimer une attestation d’inscription ou d’aide à la mobilité perçueTélécharger le document « Etudiants mineurs »Remplir le rapport des étudiantsDéclarer une interruption ou un abandon des étudesS’inscrire aux manifestations proposées par l’UFA, par exemple l’entraînement interculturel à la candidaturePoser une question à l’UFA
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La mise en place d’une plateforme à l’usage des acteurs de l’UFA
Espace « Responsables de programmes »
Création par les responsables de programmes d’un compte personnel avec mot de passe leur permettant d’accéder aux fonctions suivantes :
Modifier ses coordonnées, ajouter un interlocuteurValider les inscriptions des étudiantsDemander les aides à la mobilité et les aides aux frais de fonctionnementRemplir le justificatif d’utilisation des allocationsDéclarer une interruption ou un abandon des étudesDemander l’établissement de certificatsModifier les données du guide des études en ligneS’inscrire aux manifestations de l’UFA, par exemple la réunion des responsables de programmes
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La mise en place d’une plateforme à l’usage des acteurs de l’UFA
Espace « Evaluateurs »
Création par les évaluateurs d’un compte personnel avec mot de passe leur permettant d’accéder aux fonctions suivantes :
Possibilité pour les évaluateurs d’accéder aux dossiers à évaluer à tout moment pendant la période d’évaluationEvaluation en ligne : grilles d’évaluation et commentaires directement enregistrés dans la banque de données……. et réutilisables rapidement pour les membres de la commission scientifique, du conseil d’université et pour l’information aux établissementsTravail en binôme facilité
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Délais de réalisation
Evaluation formelle des demandes de soutien : déjà réalisé
Pour les autres projets :
-Réalisation du cahier des charges d’ici le mois d’octobre 2013-Programmation au cours de l’année 2014
Merci de votre attention !