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Cahier des charges pour refonte du site internet

www.educasol.org

http://www.educasol.org/

Cahier des charges du site internet www.educasol.org – avril 2019

Table des matières1.1. Educasol.........................................................................................................41.2. Origine et contexte de la refonte.....................................................................4

Evolution du digital................................................................................................5Visibilité & Notoriété d’EDUCASOL......................................................................5Mise en valeurs des actions d’EDUCASOL..........................................................5Lieu de dialogue et interface du réseau................................................................5

1.3. Constats sur le site existant............................................................................51.4. Objectifs du nouveau site...............................................................................7

Objectifs stratégiques...........................................................................................7Objectifs fonctionnels............................................................................................7

2.1. Fonctionnalités................................................................................................8Un site multimédia et 2.0......................................................................................8Une page d’accueil disponible à tout moment......................................................9Les actualités du réseau en page d’accueil..........................................................9Les actualités des associations membres en page d’accueil...............................9Les évènements du réseau (Agenda).................................................................10La cartographie...................................................................................................11Trois niveaux d’usagers pour un même site.......................................................11Des services réservés aux membres..................................................................12L’adhésion au réseau en ligne............................................................................12Des formulaires d’inscription en ligne aux évènements d’EDUCASOL..............13Inscription à la newsletter (MailChimp ou module email)....................................13Contacts..............................................................................................................14Un moteur de recherche.....................................................................................14

2.2. Graphisme – charte graphique.....................................................................142.3. Spécificités techniques.................................................................................14

Administration en langue française.....................................................................14Accessibilité........................................................................................................15Systèmes d’exploitation, navigateurs web supportés et affichage......................15Full screen et responsive design........................................................................15CMS et hébergement..........................................................................................15Sécurité...............................................................................................................16Statistiques.........................................................................................................16

2.4. Gestion des contenus...................................................................................16

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2.5. Droits et propriétés.......................................................................................172.6. Prestations attendues...................................................................................17

Missions du prestataire.......................................................................................17Modalités de travail.............................................................................................18Documents attendus...........................................................................................18Budget de la prestation et conditions de règlement............................................19

2.7. Modalités de l’appel d’offre...........................................................................19La démarche d’EDUCASOL...............................................................................19Pôles de compétences nécessaires...................................................................20Eléments constitutifs du dossier de réponse à l’appel d’offres...........................20

2.8. Calendrier du projet et interlocuteurs............................................................21Calendrier du projet............................................................................................21Interlocuteurs......................................................................................................22

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1. Présentation générale du projet

1.1. Educasol

EDUCASOL est la plateforme nationale (association loi 1901) des acteurs de l’Education à la Citoyenneté et à la Solidarité Internationale (ECSI). Elle regroupe 28 membres associatifs et personnalités qualifiées qui s’impliquent dans des actions d’ECSI et a pour objectif de renforcer et de promouvoir la visibilité et l’accessibilité d’une ECSI innovante propice à l’expérimentation et porteuse de changement dans la société.

EDUCASOL c’est un espace de : - renforcement et de valorisation des pratiques et des acteurs de l’ECSI au sein

d’un Obervatoire, - stimulation de l’innovation et de l’expérimentation en ECSI au sein d’un

Laboratoire,- de promotion de l’ECSI auprès des institutions et du grand public (Think

Tank).

La plateforme Educasol a pour objectifs (cf statuts association) :

- De rassembler les organisations engagées dans des actions d’ECSI dont la finalité est le changement des mentalités et des comportements individuels et collectifs dans le but de contribuer à la construction d’un monde juste, durable et solidaire.

- Elle vise à assurer la représentation collective des organisations membres auprès des interlocuteurs publics et privés compétents, porter des revendications collectives par des actions de plaidoyer, renforcer le travail de coordination entre les organisations membres, favoriser une démarche de mutualisation de leurs savoir-faire (formation, réalisation d'outils pédagogiques, animations, évaluations, etc.), favoriser la cohérence des actions individuelles et collectives dans le cadre du référentiel et du texte de positionnement politique, encourager la synergie avec d'autres acteurs éducatifs impliqués dans le champ de la citoyenneté et des transformations sociales en France, en Europe et dans le monde.

1.2. Origine et contexte de la refonte

L’attention que porte EDUCASOL à ce projet vient du fait que le site internet est devenu un outil stratégique dans le cadre du projet OPEIRA depuis 2017. En effet l’outil web dépasse les seuls besoins en communication de l’association. Il doit offrir l’opportunité de matérialiser le réseau, de fluidifier les relations avec et entre ses membres, et de valoriser les actions de ceux-ci à travers notamment l’outil cartographique évolutif et interactif. On peut ainsi placer le site Internet au cœur de quatre enjeux majeurs pour EDUCASOL.

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Evolution du digital

Nous devons dynamiser un site internet aujourd’hui beaucoup trop statique et obsolète et le faire entrer dans l’ère du web participatif. C’est l’occasion d’offrir à nos membres et partenaires un accès privilégié aux réseaux et organisations l’ECSI. Cet enjeu s’incarne dans des objectifs précis, à savoir, un site réellement interactif où l’interface est intuitive et où les utilisateurs peuvent y placer du contenu et commenter ces derniers.

Visibilité & Notoriété d’EDUCASOL

C’est faire connaître l’association à un large public en faisant du site un espace attractif et singulier, mais aussi, clarifier l’identité, l’histoire et les missions précises d’EDUCASOL. Ce projet doit être immédiatement compréhensible et assimilable par nos membres, nos partenaires, nos financeurs et toute personne curieuse d’en savoir plus à propos de l’ECSI.

Mise en valeurs des actions d’EDUCASOL

EDUCASOL dispose d’outils et de documents permettant aux associations d’acquérir des connaissances sur l’ECSI et les débats qui animent ce milieu, le site doit être un lieu où les répertorier, les classer et les mettre en valeurs.

Lieu de dialogue et interface du réseau

Le site doit permettre aux associations membres de sortir de l’isolement et de prendre conscience de leur appartenance au réseau EDUCASOL. Le site doit être une plate-forme d’échange et de partage entre les acteurs de l’ECSI.

1.3. Constats sur le site existant

Le site internet actuel d’EDUCASOL, qui a été créé en 2011 sous le CMS SPIP, ne répond ni aux besoins des associations membres, ni aux besoins internes car il est trop complexe d’utilisation, obsolète et trop lourd en informations.

Il ne parvient pas à donner d’EDUCASOL l’image d’un réseau actif, dynamique et solidaire et à en faire passer une définition claire. Il est actuellement difficile en quelques clics d’identifier les actions d’ECSI mené par EDUCASOL, notamment à travers l’Observatoire, le Laboratoire, son activité de plaidoyer auprès des pouvoirs publics et du grand public, ses missions et sa stratégie ou encore de faire le lien entre les dimensions territoriales (nationales, régionales, européennes).

De plus, ce site n’a pas été conçu dans la dynamique du projet O.P.E.I.R.A, étant aujourd’hui la principale activité de notre réseau.

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Le site apparaît fermé sur le reste du web et même sur ses membres, qui n’ont pas la possibilité d’accéder à un espace collaboratif. Aucun espace n’est aménagé pour permettre à ces derniers d’échanger facilement des informations concernant l’ECSI.

Son utilité en interne se résume aujourd’hui à communiquer sur les actualités et évènements d’EDUCASOL ainsi que ses projets sur le moyen terme. Les mise à jour ne sont pas faites régulièrement et les contenues ne sont pas mis en valeur.Les autres fonctionnalités du site sous sous-utilisés pour plusieurs raisons :

- Un manque de clarté dans l’organisation du site (arborescence et contenus)- L’accès limité au back-office pour l’administration- Une administration peu intuitive - Un manque de formation de l’équipe salariée actuelle- Un accès sous-utilisé du site par les associations membres- Des fonctionnalités visibles mais non opérationnelles (newsletter)- Un accès sous-utilisé du site par les associations membres qui ont pourtant un

code d’accès

Le graphisme semble vieilli. Les couleurs, polices et le graphisme général ne correspondent pas aux attentes de la charte graphique d’EDUCASOL et en faussent l’image.La taille des caractères est inappropriée, ainsi que le format général du site qui n’utilise pas encore la technologie « full screen ». L’arborescence manque de clarté et de fluidité. Le site manque de contenu multimédia (photos, vidéos…) et d’interactions humaines.

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1.4. Objectifs du nouveau site

Le site d’EDUCASOL doit être modernisé pour palier à ces défauts et pour qu’il puisse devenir un véritable outil d’accompagnement, de valorisation du réseau et de vie associative.Trop institutionnel et statique aujourd’hui, le site d’EDUCASOL doit devenir le moteur du réseau, un site réactif et interactif apte à valoriser les activités de l’ensemble des acteurs de l’ECSI. Nous ressentons aujourd’hui le besoin de le simplifier, de l’épurer et de l’adapter à l’image et aux missions de l’association. Plus intuitif et participatif, il doit permettre de trouver une forme simple qui corresponde à différents profils d’utilisateurs et répondre aux différents besoins de ces derniers.

En résumé, la refonte de notre site internet est motivée par la volonté de :- Restructurer les contenus éditoriaux et visuels pour mieux mettre en valeur

toutes les activités de la structure. - Améliorer l’ergonomie et l’accessibilité de l’ensemble du site- Faire évoluer graphiquement le site - Simplifier l’utilisation du back-office et la gestion des contenus côté

administrateurs via un CMS accessible et polyvalent.

C’est donc une refonte complète du site que nous souhaitons mener.

Objectifs stratégiquesNous souhaitons faire de ce site internet un véritable outil d’accompagnement et de valorisation de nos associations membres ainsi qu’un outil performant de communication. Le nouveau site internet devra participer à :

- Développer la présence digitale d’EDUCASOL- Clarifier l’ « image de marque » et développer la notoriété d’EDUCASOL- Accroitre et faciliter les adhésions - Favoriser la communication entre les associations et développer le sentiment

d’appartenance au réseau.

Les publics que nous ciblons avec ce nouveau site internet sont multiples :

- L’équipe EDUCASOL au sens large (salariés à Montreuil et au sein de nos organisations membres, administrateurs, membres du Bureau, etc.)

- Les associations membres d’EDUCASOL (actuelles et potentielles) - Les partenaires associatifs (actuels et potentiels) - Les partenaires privés, les bailleurs et financeurs (actuels et potentiels)- Les médias- Le grand public curieux d’en savoir plus sur EDUCASOL et l’ECSI.

Objectifs fonctionnelsConcrètement, le site internet devra permettre de :

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- Informer, via une navigation simple, sur l’association, son réseau, ses valeurs, son fonctionnement, ses actions… et en donner une vision claire.

- Mobiliser les organisations actrices de l’ECSI (membres ou non)- Donner accès aux outils créé par EDUCASOL et favoriser le dialogue,

l’échange d’idées, d’initiatives, de pratiques, de contacts et d’outils entre les associations.

- Valoriser les associations membres, leurs projets, leurs valeurs et leurs outils.- Valoriser la réflexion collective et interculturelle autour des projets de l’ECSI.- Orienter, former et accompagner les personnes ou les associations qui

cherchent à en savoir plus dans ces domaines.

2. Le site attendu

La majorité des contenus qui devront être présent sur le nouveau site sont déjà existants sur le site actuel d’EDUCASOL. Il s’agira de trouver une solution pour les copier-coller, les actualiser et les alimenter au fur et à mesure (travail de l’équipe d’EDUCASOL).Chacune des pages doivent être attractives et facilement accessibles pour les internautes (lisibilité, navigation) et facilement administrables pour les associations membres d’EDUCASOL.

L’équipe d’EDUCASOL laisse libre le choix du CMS à condition qu’il corresponde aux attentes de ce cahier des charges et qu’il soit compatible avec la cartographie des acteurs (à savoir, « educasol.gogocarto.fr »).

2.1. Fonctionnalités

Un site multimédia et 2.0Pour rendre le site vivant et générer du trafic dessus, il mettra en valeur du contenu audiovisuel, des photos, des enregistrements audio produits et publiés par les contributeurs du site et sur le reste du web. Chaque page/article doit offrir la possibilité d’y mettre un Titre, un texte, des photos (Jpeg, Png ou Gif) et vidéos (Mp4 ou via Youtube, Viméo, Dailymotion…), tout types de fichiers sous forme de fichiers attachés ou de liens (PDF, Word, excel, powerpoint, jpeg, png…) et d’être modifié à chaque instant.

Pour les vidéos, un système permettant d’afficher du contenu hébergé ailleurs sur des sites de partage comme Dailymotion ou Youtube sera proposé. Le prestataire proposera des solutions qui devront être transparentes et ergonomiques pour les utilisateurs. Les Photos, quant à elles, seront directement publiées sur le site et localisées sur son serveur. Le prestataire proposera des solutions pour que ces espaces ne deviennent pas démesurés (en fixant par exemple des seuils pour la taille des images ou des vidéos).La mise en place de diaporamas mettant en valeur des séries de photos sera également possible directement sur le site et via Piaca/Google + ou autres réseaux sociaux.

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Chaque contenu/page/article doit pouvoir être partagé(e) par les internautes par E-mail ou sur les réseaux sociaux grâce à des icônes de partage (e-mail, Facebook, Twitter). Des blocs pour les réseaux sociaux Facebook, Twitter et Youtube doivent également être présent en page d’accueil pour inciter les internautes à suivre EDUCASOL sur ces différents canaux. Ces blocs devront rester actifs lorsque les internautes navigueront de pages en pages sur le site.

EDUCASOL aspirant à développer sa présence sur les réseaux sociaux, il devra être possible d’ajouter, sans développement complexe, un bloc de réseau social par la suite.Ces réseaux sociaux devront également être mis en avant via leurs logos et des liens dans la partie contacts en bas de page et dans la page « Contacts »

Une page d’accueil disponible à tout moment

Le retour vers la page d’accueil doit pouvoir se faire depuis n’importe quelle page du site en cliquant sur le logo EDUCASOL situé en haut à gauche du site, ou par le biais d’un onglet « Accueil » à prévoir dans la barre des onglets.

Les actualités du réseau en page d’accueil

Un bloc d’actualités déroulantes sera disponible en page d’accueil permettant aux internautes de voir rapidement les actualités les plus récentes du réseau. Chaque actualité valorisée dans ce bloc contiendra une image, un titre, un début de description, un lien vers une page avec la mention « En savoir plus » ou « Lire la suite ». Les actualités présentes dans ce bloc seront choisies par la personne en charge de l’administration du site chez EDUCASOL, sans limite dans le nombre d’actualités. Ce bloc tournera d’une actualité à l’autre automatiquement.

Les administrateurs pourront :- Créer une actualité et choisir de l’inclure ou non dans ce bloc en page

d’accueil en cochant une case de type « Ajouter au bloc déroulant en page d’accueil »

- Ajouter ou enlever n’importe quelle actualité de ce bloc déroulant à tout moment sans pour autant l’enlever de la liste des actualités.

- Choisir l’ordre des actualités présentes dans ce bloc.

Les internautes pourront : - Ouvrir la page en lien avec l’une ou l’autre de ses actualités en cliquant sur la

mention « En savoir plus » ou « Lire la suite ».- Revenir sur l’actualité de leur choix dans ce bloc déroulant grâce à une

numérotation des actualités en bas du bloc.- Avoir accès à d’autres actualités ne se trouvant pas dans ce bloc en page

d’accueil, en cliquant sur un lien « Toutes nos actualités » renvoyant vers une page spécifique répertoriant toutes les actualités du réseau.

Les actualités des associations membres en page d’accueil

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De la même façon, les actualités des associations membres devront être mises en avant sur l’accueil du site. Celles-ci sont à bien distinguer des actualités générales d’EDUCASOL. Chaque actualité mise en avant en page d’accueil fera l’objet d’une image, un titre et un lien sur l’image renvoyant vers la page concernée. Les actualités présentes dans ce bloc seront choisies par la personne en charge de l’administration du site d’EDUCASOL, sans limites d’actualités.

Les administrateurs pourront :- Créer une actualité et choisir de l’inclure ou non en page d’accueil en cochant

une case de type « Mettre l’actualité en page d’accueil » - Ajouter ou enlever n’importe quelle actualité de la page d’accueil à tout

moment sans pour autant l’enlever de la liste des actualités des associations membres.

- Choisir l’ordre des actualités présentes dans ce bloc.

Les internautes pourront :- Ouvrir la page en lien avec l’une ou l’autre de ses actualités en cliquant

directement sur l’image ou le titre- Avoir accès à d’autres actualités ne se trouvant pas dans ces carrés en page

d’accueil, en cliquant sur un lien de type « Toute l’actualité des associations membres » renvoyant vers une page spécifique répertoriant toutes les actualités des associations membres.

Les évènements du réseau (Agenda)

L’agenda du réseau est un outil indispensable pour refléter l’actualité des membres d’EDUCASOL sur le site. Il devra être mis en évidence sur la page d’accueil par un mini calendrier comportant les dates à venir. Les évènements et leurs dates seront édités par les associations membres ou les administrateurs d’EDUCASOL et directement publiés sur le mini-calendrier ainsi que sur une page Agenda répertoriant tous les évènements. Ces évènements seront classés par date de la plus proche à la plus lointaine.

Les Administrateurs pourront : - Créer des événements avec titre, date, texte, photo/vidéo, avec la possibilité

d’attacher des fichiers- Ajouter une ou plusieurs catégories correspondant à cet évènement

(« atelier », « formation », « projection », « débat », « exposition », « soirée », « week-end », « rencontre », « commissions », « autre »)

- Ajouter une ou plusieurs thématiques correspondant à cet évènement (« solidarité internationale », « éducation à la citoyenneté » …)

- Choisir la temporalité de l’événement (une date précise, plusieurs dates pour un même événement, ou une période).

Les Internautes pourront : - Cliquer sur une date depuis le mini calendrier en page d’accueil pour ouvrir

l’article correspondant à l’événement.- Choisir l’affichage de n’importe quel mois à venir sur ce calendrier

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- Avoir accès à toutes les dates à venir en cliquant sur un lien du type « voir l’agenda complet » ou « tous les événements » renvoyant vers la page agenda.

- Choisir dans cette page le type d’événement qu’ils souhaitent afficher via une barre de recherche er via une liste déroulante proposant plusieurs choix (« atelier », « formation », « projection », « débat », « exposition », « soirée », « week-end », « rencontre », « commission » , « autre ») avec la possibilité de cocher une ou plusieurs cases.

- Choisir dans cette page la thématique d’événement qu’ils souhaitent afficher via une barre de recherche et via une liste déroulante proposant plusieurs choix (« solidarité internationale », « éducation à la citoyenneté », « interculturalité », « autre »…) avec la possibilité de cocher une ou plusieurs cases.

- Dans le cas où l’événement a été édité par une association membre, visiter la page de cette association via un lien direct de l’événement vers celle-ci.

La cartographie

S’appuyant sur les bases de données de l’annuaire partagé avec le réseau « gogocarto », il permet d’obtenir des informations sur les acteurs de l’ECSI (coordonnées, etc.). Les données de l’annuaire sont modifiables par les administrateurs en back-office à partir du site « gogocarto », son hébergeur. Il ne s’agit donc pas ici de créer l’annuaire, qui existe déjà héberger sur le site gogocarto.fr, mais de l’intégrer ergonomiquement au portail educasol.org et aux différentes fonctionnalités auxquelles il y devra être lié. Cette cartographie doit être intégré au site d’EDUCASOL. Il sera notamment disponible depuis l’onglet « Cartographie » sous la forme d’une cartographie sous la forme d’une carte de France mais aussi du monde.

Une partie des informations doit provenir de gogocarto.fr (importation de données automatisées) mais d’autres informations doivent pouvoir être ajoutées (remplissage de fiches types par les partenaires) par EDUCASOL ou ses partenaires à tout moment directement via le site educasol.org.

Via cette cartographie, les internautes pourront voir apparaître une multitude de points représentants les différents acteurs d’ECSI en France (associations, pouvoirs publics, collectivités territoriales, etc.).Des codes couleurs permettront de distinguer les différents types d’acteurs en fonction des ODD qu’ils traitent.

La géolocalisation pourra permettre aux internautes de voir les structures à leurs alentours. Une barre de recherche leur permettra de rechercher une structure directement en tapant son nom, sa ville, son code postal.

Le nom de l’association, une mini description ainsi qu’un lien vers son site Internet apparaitront au passage de la souris sur un point de la carte. Les internautes auront la possibilité de signaler un changement à l’équipe EDUCASOL (nouvelle adresse, nouveau numéro de téléphone, nouveau site etc…)

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Référence : educasol.gogocarto.fr

Trois niveaux d’usagers pour un même site

Toutes les informations et fonctionnalités ne seront pas accessibles à tous les usagers. Le niveau d’usager définit les droits d’accès à certains espaces du site, à certaines informations sur certaines pages et à certaines fonctionnalités. Trois types d’utilisateurs seront distingués : les visiteurs/ les membres/ les administrateurs.

Les visiteurs sont les internautes lambda qui ne sont pas identifiés (sauf géographiquement via leur adresse IP). Ils n’ont pas accès à toutes les fonctionnalités du front-office. Ils ne peuvent par exemple pas ajouter d’article ou d’événements. Si le visiteur tente d’accéder à une fonctionnalité réservée à un autre type d’utilisateur, une page lui proposera soit de s’identifier (s’il est déjà membre) soit de s’inscrire, en le réorientant vers la page d’adhésion au réseau.

Le statut de membre sera attribué à chaque association adhérente d’EDUCASOL. Un identifiant de connexion sera créé lors de leur inscription par les administrateurs d’EDUCASOL qui en auront la gestion (création, modification, suppression des utilisateurs). Le statut membre donnera accès à l’ensemble du front-office et à la cartographie des associations d’ECSI. Il permet également depuis le back-office de modifier la page association de sa structure, d’ajouter des évènements ou de proposer des contributions dans la rubrique Actualité qui seront publiées après modération (validation/modification) d’un administrateur d’EDUCASOL.

L’administrateur, quant à lui, a accès à l’ensemble des fonctionnalités du site, que ce soit dans le système de gestion de contenu ou l’interface publique. Il peut faire évoluer les niveaux d’autorisations des différents usagers. Il peut modifier le contenu et la hiérarchie de tout article publié, toute page, tout bloc et doit valider ceux proposés par les membres. Il doit pouvoir modifier facilement la structure du site. Ce statut doit, pour la cohésion du site, demeure rare. Il est réservé à certains membres de l’équipe permanente d’EDUCASOL.

Des services réservés aux membres

L’ « espace membre » accessible en page d’accueil et via de nombreuses pages du site, permettra aux associations membres de s’identifier et d’avoir accès à davantage de fonctionnalités que les visiteurs lambda.Leur connexion leur permettra, via la modération des administrateurs du site, de :

Créer/ mettre à jour leur page d’association Gérer/ mettre à jour leur adhésion Proposer des actualités/ des évènements Proposer des documents

L’adhésion au réseau en ligne

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Un outil d’adhésion en ligne doit être accessible dès la page d’accueil du site internet via un bloc « Adhérez » et par des liens depuis d’autres pages. Cette partie adhésion doit être simplifiée pour ne pas dissuader les associations à finir leur démarche d’adhésion. Lors de sa première demande, l’association intéressée devra remplir quelques informations sur sa structure via ce formulaire (obligatoirement : Nom, Prénom, Nom de l’association, téléphone, adresse e-mail, site web et si elle le souhaite : une petite description.) EDUCASOL en sera ensuite notifié par envoi d’un e-mail automatique répertoriant toutes ces informations. Ce qui permettra à EDUCASOL de prendre contact avec elle et de s’assurer qu’elle correspond bien aux critères d’adhésion au réseau EDUCASOL.Si l’association ne correspond pas à ces critères, le processus d’adhésion s’arrête là.Si l’association correspond à ces critères, les étapes suivantes peuvent alors être enclenchées : un formulaire plus dense sera alors à remplir en ligne par l’association. Elle devra ensuite signer la charte d’EDUCASOL, déposer ses statuts, le procès-verbal de sa dernière Assemblée Générale, la liste des membres du Conseil d’Administration. Après vérification d’EDUCASOL, si l’ensemble de ces documents sont bien conformes, l’association peut alors payer son adhésion en ligne (par carte bancaire, PayPal ou chèque). Une fois ces étapes terminées, EDUCASOL pourra créer un identifiant et un mot de passe à l’association pour qu’elle puisse accéder aux parties du site réservées aux membres.

Des formulaires d’inscription en ligne aux évènements d’EDUCASOL

Les événements sont les actions les plus emblématiques d’EDUCASOL. La mobilisation des associations de l’ECSI pour ces événements se fait essentiellement par le bais du numérique (site internet, e-mailing, réseaux sociaux). Pour pouvoir faciliter la mobilisation côté organisateur et l’inscription côté associations, les informations doivent être regroupées en un seul et même endroit, à savoir, sur le site internet. C’est pourquoi des formulaires d’inscriptions type Google Forms (ou solution libre) doivent être mis en place et directement intégrés dans les articles liés à ces événements sur le site, sans renvoyer vers un autre lien. Les informations enregistrées seront directement agrégées à une base de données accessible par l’équipe permanente.

Les administrateurs pourront ainsi : - Créer un formulaire directement dans un article (texte, questions, bandeau,

couleurs) - Choisir les questions et cadres de réponses de ce formulaire- Définir des champs obligatoires qui empêcheront la validation de l’inscription

s’ils ne sont pas remplis.

Boutique en ligneA terme, l’association souhaiterait pouvoir vendre des produits (publications) ou des prestations (frais d’inscription à des formations, journées, etc.) et permettre à toute organisation ou personne d’effectuer un règlement en ligne (publication print, pas de transporteur, paiement paypal).

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Inscription à la newsletter (MailChimp ou module email)

Le site devra permettre un accès à la newsletter d’EDUCASOL dès la page d’accueil via une icône via laquelle n’importe quel internaute pourra s’inscrire facilement en renseignant son adresse e-mail. Les adresses e-mails enregistrées seront stockées dans une base de données facilement accessible par les administrateurs d’EDUCASOL. Une notification par e-mail préviendra les administrateurs dès qu’une personne s’est inscrite à la newsletter, permettant une extraction régulière de la BDD pour gestion de la newsletter par l’équipe.Lorsqu’une personne fait la démarche d’inscription pour la deuxième fois, le site doit reconnaître son adresse e-mail et l’avertir par un message qu’elle fait déjà partie de la liste d’envoi. Exemple : « Votre adresse e-mail est déjà enregistrée dans notre base de données. Merci de vérifier dans votre dossier Spams ou Promotions » .

Référence : un bloc d’inscription à la newsletter est présent en page d’accueil du site de Say Yess et donne la possibilité d’inscrire son adresse e-mail directement sur ce bloc : http://www.say-yess.com

Contacts

Les contacts devront être accessibles en haut depuis la page d’accueil. L’adresse, le mail et le téléphone de l’association doivent apparaître, ainsi qu’un lien renvoyant vers une page « Contact ». Celle-ci reprendra les éléments présents sur la page du site actuel à savoir, les coordonnées, la localisation des bureaux sur un plan interactif du style Google Maps ou City Mapper, et un formulaire de contact. Cette page devra également renvoyer vers la page de présentation de l’équipe permanente de l’onglet « Qui sommes-nous ? ».

Un moteur de recherche

Un moteur de recherche performant disponible en page d’accueil devra permettre aux internautes de retrouver des articles ou documents par nom, thématiques ou zones géographiques

2.2. Graphisme – charte graphique

Le site devra être en accord avec la charte graphique d’EDUCASOL. Celle-ci sera définie par le graphiste du prestataire en lien avec l’équipe d’EDUCASOL, en particulier la personne chargée de la communication. Le prestataire sera force de proposition sur la maquette, l’ergonomie et le graphisme du site.

Si l’aspect graphique doit être rajeuni et épuré, il doit également se plier à un impératif de lisibilité. L’insertion du texte et des images doit se faire harmonieusement. Les différents espaces et types de pages doivent être identifiés par des tonalités graphiques différentes, tout en gardant une cohérence donnant son unité au site.

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http://www.say-yess.com/


Les couleurs du logo d’EDUCASOL doivent être respectées (Noir, Blanc, Rouge).

2.3. Spécificités techniques

Administration en langue française

L’ergonomie des solutions proposées doit faciliter la formation et la prise en main des différents outils mis à disposition. L’ensemble des interfaces, l’aide en ligne et la documentation fournie seront ainsi en langue française. Néanmoins le site devra être multi-lingue (anglais).

Accessibilité

Sensible à l’accessibilité du public handicapé, EDUCASOL souhaite adapter son site internet pour permettre une lisibilité des contenus au plus grand nombre. L’ensemble des développements réalisés aussi bien dans la partie front-office que dans la partie back-office, seront accessible aux personnes en situation de handicap. Il s’agit donc ici de prévoir si possible un mode de visionnage du site prenant en compte la gestion de la couleur pour les malvoyants, du son pour les non-voyants et de la navigation par pointage ou par défilement pour les personnes handicapés moteurs. Le site s’efforcera de répondre aux critères d’accessibilité du web définis par le W3C (World Wide Web Consortium) et devra impérativement respecter les normes RGAA (niveau AA minimum). Le prestataire s’engage à mettre en œuvre et vérifier cette conformité ainsi qu’à effectuer l’ensemble des tests associés. Il doit également transmettre un document établissant le niveau de conformité du site.

Systèmes d’exploitation, navigateurs web supportés et affichage

Les développements front comme back-office seront pleinement fonctionnels et opérationnels sous MacOS, Windows et Linux.Le site devra être compatible avec les deux dernières versions à date de chaque navigateur.Certaines parties du site seront susceptibles de faire appel à des fichiers dont la lecture nécessite un plug-in spécifique, comme Acrobat Reader ou Flash. Le prestataire s’assurera qu’un lien vers les pages de téléchargement des éditeurs concernés sera proposé dans le cas où les visiteurs ne possèdent pas le plug-in requis.

Full screen et responsive design

Pour répondre aux nouveaux critères de référencement de Google et permettre la navigation à tout moment sur notre site, celui-ci devra impérativement utiliser la technologie « responsive design » et proposer une lecture et une navigation adaptées aux smartphones et aux tablettes.

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Sur ordinateur, smartphone et tablette, le site aura la capacité de s’adapter selon la taille de la fenêtre de navigation. Ainsi, lorsque l’utilisateur réduira sa fenêtre, le contenu du site se formatera automatiquement (les images, la disposition des onglets et blocs s’adapteront au format de la page).

Le site utilisera également la technologie du full screen pour s’adapter à la taille des écrans.

CMS et hébergement

Le CMS du site actuel est SPIP, que nous jugeons peu intuitif et obsolète. Nous souhaiterions donc migrer vers un CMS plus simple de prise en main (type Wordpress) à condition qu’il puisse supporter l’ensemble des fonctionnalités attendues et énoncés dans ce cahier des charges. Le prestataire nous conseillera sur ce point.

L’hébergement du site se fera sur OVH et une migration est à prévoir car le site est actuellement hébergé par Globenet.

Sécurité

Le prestataire mettra en place dès que nécessaire le module de son choix pour éviter les abus sur le site (captcha Google ou autre). Il devra notamment sécuriser tous les formulaires en ligne accessibles sur les pages publiques du site et ainsi éviter les remplissages automatiques par des robots.

Statistiques

Le prestataire installera sur le site un module statistique de type Google Analytics ou Matomo capable de fournir des informations précises, à savoir :

- Des informations générales sur les visites du site- Des informations pour chaque onglet, bog, article, rubrique, outil…- L’origine de ces visites depuis le web (liens entrants), par type d’appareil

(ordinateur, tablette ou smartphone) ou encore par zone géographique (à partir de l’adresse IP)

- Un classement des pages les plus consultées selon la période déterminée.

Les administrateurs pourront également choisir d’afficher ces statistiques par période ou pour des dates précises. Ces données devront être exportables en format .xls ou .doc. Une formation et/ou un guide d’utilisation seront prévus pour permettre aux administrateurs de prendre cet outil en main.

2.4. Gestion des contenus

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Les outils d’administration du site internet permettront d’effectuer toutes les opérations de modification fonctionnelle du site. La solution technique choisie devra être souple et facile d’utilisation.

En tant qu’outil d’animation quotidien du réseau, le site devra offrir toute la souplesse nécessaire aux administrateurs pour adapter le contenu du site aux avancées et besoins du projet selon le moment dans l’année. Le prestataire proposera donc une solution technique permettant à des personnes non-spécialistes d’assurer en autonomie la gestion du contenu.

Le module d’administration du site (back-office) devra ainsi permettre :- L’ajout, la modification et la suppression d’utilisateurs (administrateurs/

associations membres) - La gestion de l’arborescence (la création, la modification et la suppression

d’onglets, de sous-onglets, de pages, de rubriques, de blocs)- La publication et la mise à jour de toutes les informations et de tous les

documents (textes, visuels, fichiers, vidéos, cartographie…) - La gestion des documents mis en ligne (intégration, suppression, modification) - La modération des commentaires et des articles proposées par les

associations (validation, réponses et suppression)

Une formation de l’équipe EDUCASOL en amont et/ou un guide d’utilisation seront prévus par le prestataire pour que l’équipe soit ensuite complètement autonome sur l’administration du site. Un soutien technique et une maintenance de la part de l’agence en cas de problème par la suite seront inclus dans la prestation et précisés dans le contrat.

2.5. Droits et propriétés

EDUCASOL acquiert la propriété de l’ensemble des images, graphismes, icônes et autres contenus créé pour le site.

Le prestataire devra fournir à EDUCASOL l’ensemble des codes et accès nécessaires à la consultation, à l’administration, à la mise à jour et à la modification du site internet. Il cédera également à EDUCASOL les droits de propriété sur les outils créés pour le site.

Le prestataire s’engage à céder les droits de propriété intellectuelle de tout matériau entrant dans la composition du site (image, photos, codes sources) à EDUCASOL, et il devra s’assurer, en cas de sous-traitance, que ce transfert a bien été effectué en direction d’EDUCASOL.

Le prestataire s’engage à ne pas divulguer d’information concernant la création et l’hébergement du site d’EDUCASOL.

2.6. Prestations attendues

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Le prestataire aura pour objectif le développement, la mise en production sur le serveur et le suivi du nouveau site d’EDUCASOL jusqu’à vérification de son parfait fonctionnement. Il devra permettre l’autonomie de l’équipe salarié d’EDUCASOL sur l’utilisation quotidienne du site en lui fournissant formation, documentation et un accès facile et large au back-office.

Missions du prestataire

- Conseils et accompagnement d’EDUCASOL. Le prestataire devra faire un effort de vulgarisation envers l’équipe de l’association.

- Réalisation, développement et mise en ligne du site, d’un point de vue structurel, fonctionnel, graphique et technique.

- Mise en place d’un outil de gestion online permettant à EDUCASOL d’intervenir seul sur l’ensemble des contenus et fonctionnalités.

- Récupération des contenus du site actuel et harmonisation au sein de la nouvelle architecture.

- Déploiement du site sur le serveur et vérification de l’ensemble des fonctionnalités.

- Tests complets du site, « recettage » et corrections nécessaires au bon fonctionnement selon le cahier des charges et le calendrier de travail fixés conjointement avec le prestataire.

- Optimisation du référencement naturel du site (mots-clés, inscriptions sur les annuaires…)

- Fournir la documentation de l’ensemble des productions livrées à EDUCASOL.

- Formation de l’équipe salariée d’EDUCASOL à l’utilisation du site.- Le prestataire installera un logiciel d’analyse statistique sur l’ensemble du site.- Par la suite, le prestataire s’engage à assurer les réajustements nécessaires

au bon fonctionnement du site en production.

Modalités de travail

La réalisation du nouveau site sera suivie quotidiennement par l’équipe salariée d’EDUCASOL, en particulier Benedicte Ballereau, Déléguée Générale, Le prestataire devra travailler en relation étroite avec elle.

Pour un bon suivi du projet, le prestataire devra rendre compte par écrit de son travail et de l’avancée du cahier des charges par la rédaction d’un cahier de recettes.

Le prestataire devra expliquer les modalités de facturation, les modes de paiements, les termes de garantie, la durée de validité de l’offre, les conditions de confidentialités. En cas de retard à la livraison par rapport au calendrier validé en commun, le prestataire se verra soumis à des pénalités financières de cinquante ( 50 ) Euros par jours ouvrables.

Il devra également proposer un outil de suivi de projet et/ou de travail collaboratif facilitant le suivi et le contrôle (cahier de recettes) lors de la livraison des pages et modules du projet.

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Le prestataire s’engagera à assurer une formation de trois jours (21 heures) à l’équipe permanente d’EDUCASOL. Il mettra à disposition de l’association une assistance téléphonique l’année suivant la réalisation du produit.

Documents attendus

Les documents numériques à livrer par le prestataire pendant et après la réalisation du site sont les suivantes :

- Fichiers informatique source (pages HTML, code source commenté, graphismes, bases de données, programmes…)

- Version du code source utilisé- Version des navigateurs compatibles

Le prestataire devra mettre à jour et fournir la documentation suivante sur clé USB et sur papier :

- Arborescence détaillée - Cahier de recettes : la réalisation de l’ensemble des fonctionnalités souhaitées

dans le cahier des charges y sera confirmée, les corrections effectuées entre la version Beta (test) et la version finale du site y seront notées.

- Un mode d’emploi détaillé destiné aux utilisateurs du site et décliné selon leur statut (administrateurs, membres, visiteurs)

- Un document récapitulant l’ensemble des codes d’accès nécessaires à l’administration et à la mise à jour du site internet.

- Preuves des déclarations (récépissé CNIL, copies d’écrans des déclarations d’annuaires et moteurs)

Budget de la prestation et conditions de règlement

EDUCASOL met à disposition dix-mille (10.000) euros pour la conception et la réalisation de la refonte complète de http ://www.educasol.org/ (développement, design et gestion de projet) et souhaite une solution budgétaire raisonnable et approprié pour la maintenance annuelle du site.

Toutes les propositions d’optimisation de ce budget, grâce à des solutions innovantes, des prises en charge par des partenaires extérieurs ou par un partenariat financier du prestataire sont les bienvenues. Toute attention particulière orientée vers une démarche et une philosophie de partenariat sera appréciée et prise en compte dans le choix du prestataire retenu pour ce projet.

EDUCASOL versera un acompte de 30% lors de la signature du contrat. 60% de la somme sera versé à la mise en ligne de la version finale du site et enfin, d’une période test de trois mois.

2.7. Modalités de l’appel d’offre

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La procédure de consultation est celle d’un appel d’offres restreint de droit privé. Il est émis par EDUCASOL pour le projet de rénovation du site internet http ://www.educasol.org/ .

La démarche d’EDUCASOL

EDUCASOL recherche, au-delà d’un prestataire, un partenaire qui saura l’accompagner, le conseiller, lui proposer des réponses innovantes, fortes et porteuses de sens au regard de l’objet de l’association, de ses objectifs sur Internet et de ses moyens.

Il nous importe d’être dans une recherche systématique du juste coût. A propositions équivalentes d’un point de vue conceptuel, fonctionnel et/ou technologique, le critère décisif sera celui de l’approche partenariale et du périmètre budgétaire prenant en compte la spécificité associative d’EDUCASOL.

Pôles de compétences nécessaires

Le projet de refonte du site http ://www.educasol.org/ porte sur plusieurs pôles de compétences différents et nécessaires au bon déroulement du projet. En tant que personne morale répondant au présent appel d’offres, le prestataire s’engage à répondre complètement à l’ensemble des pôles suivants :

- Conception et réalisation graphique de http ://www.educasol.org/ - Scenarii d’interactions et story-board de navigation- Accessibilité, zonings et ergonomie- Création et mise en œuvre des bases de données- Récupération et migration des données des années antérieures pour

archivage- Mise à jour ou création et mise en œuvre complète du back-office global de

gestion du site, des contenus et des flux d’informations- Réalisation, montage, intégration et installation complète du site pour chacune

des parties front-office et back-office.

Eléments constitutifs du dossier de réponse à l’appel d’offres

Les soumissionnaires remettront dans les délais impartis, un dossier constitué des éléments suivants :

1) Une proposition conceptuelle, fonctionnelle, graphique et technique répondant au projet présenté au sein de ce document. Elle inclura plusieurs pistes graphiques, sous la forme d’univers ou de proposition de charte, à la convenance de chaque soumissionnaire.

2) Un engagement du soumissionnaire précisant notamment que :

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- EDUCASOL pourra être entièrement autonome pour toute modification sur le code ou pour toute intervention sur les développements, en totale concertation avec le prestataire pendant la période de garantie

- La garantie d’une sécurité optimale à tous les niveaux des développements réalisés

- La garantie de la conformité du projet aux normes en vigueur, en particulier à celles concernant l’accessibilité du site aux personnes handicapées.

3) Une proposition budgétaire globale avec les détails de chaque poste

4) Une proposition de méthodologie et d’organisation

5) Une proposition de planning pour la réalisation du projet s’intégrant dans le calendrier général proposé par EDUCASOL en fin de document.

6) Une fiche de renseignement détaillé précisant les éléments suivants : Nom de la structure, nom des correspondants ou interlocuteurs privilégiés, téléphone, e-mail, date création, intervenants internes/externes dédiés au projet, coût à la journée de chaque intervenant, références et liens vers des projets réalisés par le passé, en particulier ceux en lien avec le monde associatif.

Par ailleurs, les soumissionnaires à cet appel d’offres ont la possibilité de fournir tout élément de leur choix permettant de montrer leur capacité à s’intégrer dans un projet global de promotion de la vie associative sur Internet. Il sera également possible de présenter toute autre forme de proposition de type maquette graphique, concept créatif, laissé à la convenance et à la libre appréciation des soumissionnaires.

Il devra également proposer un outil de suivi de projet et/ou de travail collaboratif facilitant le suivi et le contrôle (cahier de recettes) lors de la livraison des pages et modules du projet.

Le prestataire s’engagera à assurer une formation de trois jours (21 heures) à l’équipe permanent d’EDUCASOL dans la limite de 3 personnes. Il mettra à disposition de l’association une assistance téléphonique l’année suivant la réalisation du produit.

2.8. Calendrier du projet et interlocuteurs

Les dossiers de réponse doivent parvenir à EDUCASOL au plus tard le Lundi 20 mai 2019. Le dossier complet, qui présentera l’ensemble des réponses, sera adressée à la personne contact de l’association, à savoir, Benedicte Ballereau, Déléguée générale :

- Via E-mail à l’adresse suivante : [email protected] Par courrier postal à : 47 avenue pasteur 93100 Montreuil.

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A la réception des dossiers, EDUCASOL posera une série de questions à chacun des soumissionnaires, questions auxquelles ils seront invités à répondre en amont d’une éventuelle présentation. Une réponse définitive sera donnée aux différents soumissionnaires le Lundi 27 mai 2019 au plus tard.Un contrat comportant des obligations de résultats sera signé avec le prestataire retenu. Il précisera notamment que EDUCASOL sera propriétaire exclusif du site et de l’ensemble des réalisations techniques et graphiques, pour toute exploitation dans le respect des droits moraux des auteurs.

Calendrier du projet

- 10/05/2019 : Diffusion du cahier des charges.- 05/06/2019 : Clôture de la période de dépôt des dossiers de réponses à

l’appel d’offres- Du 05 au 13 juin 2019 : Choix du prestataire, après rencontre éventuelle- 13/06/2019 : Réunion de travail avec EDUCASOL pour le cadrage du projet,

finalisation du cahier des charges fonctionnel définitif et contractualisation. - 02/07/2019 : Mise en ligne du site en parallèle du site actuel, sur une adresse

type http ://www.projet.educasol.org/ Début de la période de test et de corrections.

- 28/09/2019 : Lancement public du nouveau site http ://www.educasol.org/

Interlocuteurs

Vous pouvez contacter l’équipe d’EDUCASOL à tout moment pour un complément d’information. Personne contact pour ce projet :

Benedicte Ballereau – Déléguée Générale – 01 45 81 09 14 – [email protected]

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