visual' présentation 2015
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diaporama de présentation du jeu d'entreprise :
Une simulation concrète et réaliste pour apprendre à construire, et à animer des tableaux de bord
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• 1ère phase du jeu : construction d'un tableau de bord
– Représenter graphiquement un indicateur
– Construire un tableau de communication
– Mots-clés :
• Processus d'élaboration d'un tableau de bord
• Bonnes pratiques
• Typologies de graphiques
• Règles de l'art sur l'utilisation des graphiques
• Règles sur le contenu et la mise en forme d'un tableau de communication
• 2ème phase du jeu : animation d'un tableau de bord
– Préparer l'animation de son tableau de bord
– Maîtriser le déroulement de son animation
– Mots-clés :
• Typologies d'animations
• Contenu de l'animation
Description du jeu en 1 diapo
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• Public concerné :
– Tout public
– Encadrement, Maîtrise, Employés
– Etudiants
• Taille du groupe :
– entre 6 et 36 personnes
• Entre 7 et 8h00
– Fractionnable en plusieurs séances
Public et Durée
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• Définir un tableau de bord adapté à un service
– Indicateurs, Informations
• Représenter graphiquement un indicateur
– Typologies de graphiques en fonction des messages
– Règles de l'art
• Construire un tableau de communication
– Règles de l'art
• Animer le tableau de communication
– Règles de l'art
Objectifs de VISUAL', le mangement visuel de la performance®
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• Le nombre de participants peut varier de 6 et 36 personnes :
• Le nombre idéal est entre 12 et 24 personnes
Participants
3 à 6 équipes de 4 à 6 personnes
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• 6 équipes sont constituées
• Elles sont en compétition
• On peut mettre en jeu de 2 à 6 équipes
Préparation de la salle
tableau de papier
vidéo-projection
affichage commun
A
D
E
F
C
B
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Vue d'ensemble de la simulation
Contenus des chapitres
Définition du tableau de bord La démarche de construction d'un tableau de bord
Quels graphiques pour quels messages Les éléments constitutifs d'un graphique (règles)
Les règles de construction d'un tableau Chaque équipe réalise son tableau : en prenant en compte les
informations de contexte (données par l'animateur), et le fait que ce tableau sera animé
Chaque équipe présente son tableau, les autres équipes critiquent Chaque équipe réalise des ajustements, le cas échéant (car le
tableau sera animé et devra donc convenir à cette utilisation)
Des éléments de "contexte" supplémentaires sont fournis aux membres de l'équipe, afin de mettre en scène l'animation Les équipes préparent l'animation autour du tableau
Chaque équipe simule l'animation autour du tableau : une personne joue l'animateur, les autres jouent les participants à la réunion Les autres stagiaires notent la prestation de l'équipe
L'animateur débriefe, et apporte des compléments méthodologiques sur l'animation du tableau
1. Notions de tableau de bord
2. Représentation graphique d'un indicateur
4. Présentations & Ajustements
5. Préparation de l'animation du tableau
3. Construction d'un tableau de communication
1 h 00
1 h 00
2 h 00
Optionnel : 1 h 15
45 min
Total : 7 à 8 h 00
6. Animations
7. Débriefing
1 h 30
0 h 30
Durées :
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1) Notions de Tableau de bord
2) Représentation graphique d'un indicateur
3) Construction d'un tableau de communication
4) Débriefing des tableaux (optionnel)
5) Préparation de l'animation d'un tableau
6) Animations
7) Débriefing des animations
DÉROULEMENT
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Edition de la version 1
Réalisation et diffusion de la version 1
• Les équipes ordonnent les étapes de construction d'un tableau de bord :
Construction du tableau de bord
Définition d'un cahier des charges
Analyse et compréhension mutuelle du besoin et des contraintes ou des
limites de réalisation
Recherche de l'information existante
Bases de données industrielles, administratives, financières, …
Récupération des données
Définition de l'exploitation et du traitement de l'information
nécessaires
Mise en forme
Définition du support et du format
Réalisation d'une maquette
Présentation
Validation de la maquette du tableau
auprès du commanditaire
Ajustements
Réalisation des ajustements suite à la présentation
au commanditaire
Utilisation
Animation du tableau
Réalisation des évolutions au fil de l'eau
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• L'animateur réalise des apports complémentaires sur les étapes :
Construction du tableau de bord
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13SMART, le jeu des Indicateurs®, un jeu du CIPE
Construction du tableau de bord
• Quelle est la formule de calcul de l'indicateur ?
Récupération des données
Définition de l'exploitationet du traitement
de l'information nécessaires
basede
données
basede
données
basede
données
- compréhensible : on comprend le phénomène mesuré- exact : on mesure le bon phénomène
17SMART, le jeu des Indicateurs®, un jeu du CIPE
Construction du tableau de bord
• Une règle essentielle :
• Quel est le nombre maximum d'indicateurs sur un tableau de bord ?
Mise en forme
Définition du supportet du format
Réalisation d'une maquette
2. Contenu
TROP d'indicateurs
TUE l'indicateur
719SMART, le jeu des Indicateurs®, un jeu du CIPE
Construction du tableau de bord
• Analyser le tableau de bord = Analyser les risques
• Analyser aussi les Opportunités !
Mise en forme
Définition du supportet du format
Réalisation d'une maquette
4. Analyses
identifierles risques
coter et hiérarchiserles risques
représenter visuellement
les risques
occurrence
gravité
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Deux écueils classiques
utiliser le TdB comme un outil
"répressif"
effectuer un mauvais traitement de l'information
de la part du rédacteur
de la part du responsable
indiquer les sources et les dates
"faites disparaitre la crainte pour que chacun puisse contribuer au succès de l'entreprise" (Deming)
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Typologies de tableaux de bord
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OBJECTIF Suivre l'état
d'avancement du travail (Chef d'Équipe)
OBJECTIF Suivre la performance
du Service (Chef de Service)
OBJECTIF Suivre l'état d'avancement du projet (Chef de projet &
Équipe projet)
OBJECTIF Connaitre la santé
financière de l'entreprise (Directeur & CODIR)
OBJECTIF Évaluer la performance
globale (Directeur & CODIR)
Tableau de bord OPÉRATIONNEL
Tableau de bord SERVICE
Tableau de bord PROJET
Tableau de bord STRATÉGIQUE
Tableau de bord ÉQUILIBRÉ
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1) Notions de Tableau de bord
2) Représentation graphique d'un indicateur
3) Construction d'un tableau de communication
4) Débriefing des tableaux (optionnel)
5) Préparation de l'animation d'un tableau
6) Animations
7) Débriefing des animations
DÉROULEMENT
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Quels graphiques feriez-vous ?
• Vous disposez de 8 énoncés
• Définissez, pour chaque énoncé, le graphique qui vous semble le plus approprié
message à passer
type de graphique
CIPE, Tous Droits Réservés
Quel graphiqueferiez-vous ? …
Graphique 1
Les ventes à l'export se décomposent de la manière suivante :
Pays Ventes (M€)
Brésil 20
Chili 50
UK 10
USA 20
total 100
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L'Évolution
Objectif :
• Visualiser comment les éléments évoluent dans le temps
• Evolution en baisse, en hausse, ou stable
Message :
• Il comprend les mots comme changement, croissance, déclin, augmentation, diminution, variation
Colonnes ou Courbe :
• Colonnes :
– 6 à 7 éléments maximum
– montrent des niveaux et des grandeurs
• Courbe : beaucoup de points
– montre des mouvements, des infléchissements de tendance
Source : Gene Zelazny "Dites-le avec des graphiques"
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Les standards
Quel que soit le graphique :
• Unités de mesure
• Echelle
• Référence / Objectif
• Historique
• Commentaires
• Pictogrammes
décomposition position évolution répartition corrélation
tart
eb
arr
es
co
lon
ne
sc
ou
rbe
po
ints
Types de Comparaison
Typ
es d
e G
rap
hiq
ue
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Quelques représentations types 5/9
• Résultats d'une activité
Formation
• Fait marquant : néant
• Dépenses Cumulée à T3 : 110 k€
• Tendance :
• Action : sous-traitance des opérations ATOLL
0
50
100
150
200
250
300
350
400
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1) Notions de Tableau de bord
2) Représentation graphique d'un indicateur
3) Construction d'un tableau de communication
4) Débriefing des tableaux (optionnel)
5) Préparation de l'animation d'un tableau
6) Animations
7) Débriefing des animations
DÉROULEMENT
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1.Structuration du tableau
2.Flash / Approfondissement
3.Simplicité
4.Attractivité
Avant de réaliser vos tableaux de communication : 4 conseils
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DELAIS
Elles permettent de comprendre rapidement
la structure de votre tableau
• Séparer les familles de message (rubriques)
1. Structuration
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Construction des tableaux
• Chaque équipe choisit un contexte :
– Service Commercial
– Service Études
– Équipe Projet
– Direction Qualité
– Service Logistique
– Service Production
• Vous disposez :
– d'informations liées à votre contexte
– d'une trame A3 pour dessiner une maquette
– d'une affiche A0 pour construire le tableau
– d'éléments pré-imprimés (titres, graphiques, photos)
– de matériels de dessin
– du récapitulatif des bonnes pratiques
• Vous avez 1h00 pour construire le tableau
• NB : ce tableau servira de support d'animation de réunion de service
CONTEXTE
ChocoStar met en œuvre différent projets, faisant intervenir des personnes des différentes directions d'entreprise.
Ce projet concerne l'extension de l'atelier de conditionnement, dans le but d'accompagner la croissance de 15 % par an sur les trois années à venir. L'atelier de conditionnement passera d'une superficie de 2500 m² à 3500 m². L'équipe projet comprend : 1 chef de projet, 1 assistante, 1 personne du service HQSE, et 2 personnes du service maintenance travaux neuf.
Le budget est de 830 k€ ; et le délai est de 15 mois, nous sommes au 8ème mois. Le planning ci-dessous présente un arrêt des activités à partir du mois 7, et ce depuis 1 mois.
MISSION
En tant que Chef de Projet, vous réunissez votre équipe projet tous les 15 jours.Une fois le tableau de communication construit, vous devrez animez 10 minutes de réunion
projet, en vous appuyant sur celui-ci.Des informations chiffrées sont données sur la page suivante. Si certaines informations vous manquent : imaginez-les ! (parlez-en avant à l'animateur)D'autres informations seront données, avant la préparation de l’animation.
Informations pour construire le tableau "Projet"
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1 Validation du Cahier des charges2 Pré-études3 Consultation fournisseurs4 Faisabilité5 Études générales6 Études détaillées7 Installation chantier8 Protection de l'atelier existant9 Fondations
10 Mise en place des moyens de levage11 Montée des murs12 Charpente13 Toiture14 Agencements intérieurs15 Mise en place moyens logistiques16 Recette17 Montée en puissance du nouvel atelier
Maquette A3
Tableau A0
SMART, le jeu des indicateurs®
STRUCTURATION DU TABLEAUSéparer les familles de messages
Structurer l'intérieur des rubriquesSéparer les informations temporelles
FLASH / APPROFONDISSEMENTLe flash conduit à l'approfondissement
SIMPLICITÉSimplifier la réalité
ATTRACTIVITÉCombiner : courbe, signe, texte, …
Décomposer court terme et long terme
chap. 3
CONSTRUCTION DU TABLEAU : RÉCAPITULATIF
DELAISPRIORITES
ACTIONS
magasin
RESULTATS JOUR
RESULTATS SEMAINE
Point quotidien
Point Hebdo
DELAIS
DELAISPRIORITESRESULTATS JOUR
RESULTATS SEMAINE ACTIONS
magasin
Titre
Sous-Titre
Séparation
________________________________________________________________________________
FlashApprofondissement
Le flash conduit àl'approfondissement
OUI ! NON !
MACHINES REVISEES
COMBINER : COURBE, SIGNE, TEXTE, ...
TAUX DE PANNENOUVELLE MACHINE
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• Chaque équipe dispose d'un dossier contenant des trames de titres, de graphiques, des photos, etc.
• L'équipe peut découper ces éléments pour les coller sur le tableau
Le dossier d'équipe
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• Du matériel est mis à disposition :
– Feutres
– Règles
– Scotch de couleur
– Gommettes
– …
Construction des tableaux
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Exemple de tableau réalisé
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1) Notions de Tableau de bord
2) Représentation graphique d'un indicateur
3) Construction d'un tableau de communication
4) Débriefing des tableaux (optionnel)
5) Préparation de l'animation d'un tableau
6) Animations
7) Débriefing des animations
DÉROULEMENT
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• Cette partie est optionnelle :
– Elle requiert environ 1h15
• Les équipes réalisent de visites silencieuses des autres tableaux, et y placent des remarques et des points forts.
• Un tour de table est organisé.
Débriefing des tableaux (optionnel)
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1) Notions de Tableau de bord
2) Représentation graphique d'un indicateur
3) Construction d'un tableau de communication
4) Débriefing des tableaux (optionnel)
5) Préparation de l'animation d'un tableau
6) Animations
7) Débriefing des animations
DÉROULEMENT
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• Votre tableau de communication va servir de lieu et de support d'animation de la réunion de service :
– Service Commercial
– Service Études
– Équipe Projet
– Direction Qualité
– Service Logistique
– Service Production
• Chaque membre de l'équipe joue un rôle :
– d'Animateur de la réunion
– de Participants à la réunion
MAIS tout le monde aide à la préparation de l'animation
• Vous vous mettrez d'accord sur qui fait quoi, à la fin de la préparation
Préparation de l'animation des tableaux
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• Recevez la fiche de rôle de l'ANIMATEUR :
• Chaque équipe prépare maintenant l'animation de la réunion :
– Quels sujets aborder ?
– Dans quel ordre ?
– Pour quelles finalités ?
– Etc.
• Votre objectif :
Présenter une animation "idéale"
• Vous avez 10 minutes pour préparer cette animation
Préparation de l'animation des tableaux
Le Jeu du Management Visuel – Licence 100
Le Jeu du Management Visuel – Licence 100
VOTRE RÔLE D'ANIMATEUR
En tant que chef de projet, vous animez la réunion de suivi de projet (environ 10 minutes), et
avez 3 objectifs :
faire partager aux équipes le constat autour du tableau
comprendre l'origine des dérives sur le projet
définir les actions à mettre en œuvre
Vous devez préparer votre réunion :
les autres membres de votre équipe vous aident,
mais ils ne doivent pas donner les informations dont ils ont connaissance : ils les donneront
lors de l'animation du tableau (pour être proche de la réalité).
Informations pour l'animation
Tableau
"Projet"
chap. 4
VOTRE RÔLE D'ÉQUIPIER
Au sujet de l'évolution de la norme CD 5066 :
Vous avez rencontré plusieurs membres du groupe de travail rédigeant cette évolution de norme, et vous avez appris qu'elle aura exclusivement une incidence sur les bâtiments
industriels traitant de produits chimiques lourds.
Cela signifie que cette évolution n'aura aucune incidence sur l'activité du bâtiment de
conditionnement.
Vous avez eu cette information avant-hier, et n'avait pas encore eu le temps d'avertir l'équipe
double : vous le ferez durant la réunion autour du tableau de communication.
NB :
- Ne donnez pas ces informations durant la préparation : mais seulement durant l'animation- Aidez l'animateur à préparer sa réunion, SANS DONNER vos informations ci-dessus (vous les
donnerez durant l'animation, pour qu'elle soit plus réaliste)
Informations pour l'animation
Tableau
"Projet"
chap. 4
1/4
2/4
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1) Notions de Tableau de bord
2) Représentation graphique d'un indicateur
3) Construction d'un tableau de communication
4) Débriefing des tableaux (optionnel)
5) Préparation de l'animation d'un tableau
6) Animations
7) Débriefing des animations
DÉROULEMENT
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• Les participants aux animations reçoivent des informations "de dernière minute"
– Celles-ci leur permettent d'interagir avec l'animateur de la réunion
• Chaque équipe anime à son tour
• Les autres équipes doivent observer et faire ressortir :
– Au moins 1 point fort
– Au moins 1 point à améliorer
Animations
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POINT FORT
POINT À AMÉLIORER
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1) Notions de Tableau de bord
2) Représentation graphique d'un indicateur
3) Construction d'un tableau de communication
4) Débriefing des tableaux (optionnel)
5) Préparation de l'animation d'un tableau
6) Animations
7) Débriefing des animations
DÉROULEMENT
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• L'animateur réalise des apports sur les sujets suivants :
1) Où animer
2) Qui participe
3) Contenu / Déroulement
4) Quand / Durée
Débriefing des animations
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Soigné Silencieux
• Sur un lieu de passage de l'équipe
Animation autour du tableau placé au bon endroit
Loin des bruits de l'environnement On a envie de s'y réunir
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Déroulement de la réunion
CONSTAT ANALYSE ACTION
Comprendre la situation
Partager
la situation
Détecter et analyser
les points critiques
Comprendre les effets
et les causes
Définir les actions
CONCLUSION INTRODUCTION
Postulat de base : - Les indicateurs sont à jour - Des commentaires sont présents, le cas échéant - Le plan d'action est à jour
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• Prise en main des nouvelles données
• Le manager (avec son équipe) doit :
– retrouver ses repères
– apprécier la situation dans sa globalité
– apprécier la situation activité par activité
– visualiser les écarts
Contenu de la réunion
________________________________________________________________________________
Flash
structuré visuel
limpide succinct
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________________________________________________________________________________
Approfondissement
• Analyse détaillée des données
• Le manager (avec son équipe) doit :
– s'appuyer sur les états, et rapports du tableau de bord
– vérifier l'état des actions engagées précédemment
– analyser les résultats en cours
– vérifier les tendances par rapport aux objectifs
– évaluer les risques et conséquences
• Le manager interpelle l'équipe :
– "qui a de l'information sur … ?"
Contenu de la réunion
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Typologies d'animation des indicateurs
Niveau Type d'
Indicateur Fréquence Horizon
Type d'information
Durée Livrables
CODIR de résultat
Mensuelle à Trimestrielle
Année 3 à 5 ans (PMT)
Stratégiques 1 à 3 jour(s)
Orientations stratégiques
Service de service Mensuelle à Trimestrielle
Trimestre Tactiques 1 à 2h Plan d'action
Projet de processus
Hebdo à Mensuelle
Hebdo Ou +
Opérationnelles 1 à 2h Plan d'action
Équipe d'action Journalière Par équipe
Journée Équipe
Opérationnelles 5 à 10' Consignes Plan d'action
Indicateurs de RÉSULTAT
Indicateurs de PROCESSUS
Indicateurs d'ACTION
Animation de + en + visuelle Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
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Tableau de Bord
Processus d'élaboration d'un
tableau de bord
Typologies de graphiques
Contenu d'un tableau
de communication
Typologies d'animations
Contenu de l'animation
Bonnes pratiques
Règles de l'art sur l'utilisation des
graphiques
Mise en forme d'un tableau
de communication
Les principaux concepts abordés
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Diverses formules de mise en œuvre du jeu sont possibles : n'hésitez pas à nous contacter
• Acquisition du jeu :
– Matériel
– Licence d'utilisation
– Option de formation de mise en main (formation des futurs formateurs à l'utilisation du jeu)
– Option de customisation du jeu à votre problématique
• Achat d'une animation du jeu :
– Réalisée par un animateur du CIPE
– Incluant le matériel mis en œuvre
– Option de customisation de l'animation à votre problématique
Modalités d'utilisation de VISUAL', le mangement visuel de la performance®
Contact : Nadia GHARBI
Tél. : 01 40 64 59 18
Mail : [email protected]
• Le jeu peut être customisé, à divers niveaux :
– Vocable utilisé
– Choix de chapitres spécifiques du jeu existant
– Ajout de concepts / chapitres
– Adaptation du jeu à un nombre de stagiaires important
– Etc.
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