version kristina 7 20 - telechargement.krier.fr

KRISTINA

GUIDE DE MISE A JOUR

Version : 7.20 LOI ELAN

Année : 2020

Guide de mise à jour

KRISTINA – 7.20 sur 31

___________ Sommaire ___________

I. L’application de la Loi ELAN au 1er juillet 2020 ......................................................................... 4

1. Article 1 – documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires .................................... 4

2. Article 2 – documents personnels d’un copropriétaire .......................................................... 4

3. Article 3 – documents accessibles seulement au conseil syndical ........................................ 5

II. Les modifications de KRISTINA ............................................................................................... 6

1. Documents de l’Article 1 ....................................................................................................... 6

a. Carnet d’entretien ............................................................................................................. 6

b. Cas particulier des « contrats » ......................................................................................... 7

c. La fiche synthétique .......................................................................................................... 8

d. Les diagnostics ................................................................................................................. 9

e. Les PV d’assemblée générales ......................................................................................... 9

2. Documents de l’Article 2 ....................................................................................................... 9

a. Compte individuel ............................................................................................................. 9

b. Montant des charges payées et du fond de travaux .......................................................... 9

c. Les appels de provisions ................................................................................................ 11

3. Documents de l’Article 3 ..................................................................................................... 11

a. Balance générale et relevé des charges et produits ........................................................ 11

b. Relevés bancaires .......................................................................................................... 12

c. Assignations en justice ................................................................................................... 12

d. Liste des copropriétaires ................................................................................................. 12

e. Identité du Syndic ........................................................................................................... 14

III. Création de copropriété ou d’exercice ................................................................................ 16

IV. Paramétrage général de la GED ........................................................................................ 17

1. Attention à la génération de la GED par copropriétaire ....................................................... 17

2. Le dossier « Masquer » ...................................................................................................... 17

3. Arborescence par défaut .................................................................................................... 18

V. ADB.Net ................................................................................................................................. 20

1. Accès aux documents ........................................................................................................ 20

2. Autorisations d’accès ......................................................................................................... 21

3. Carnet d’entretien ............................................................................................................... 22

4. Quelques rappels IMPORTANTS ........................................................................................



VI. Evolutions........................................................................................................................... 24

1. Révisions 1.01 à 1.05 ......................................................................................................... 24

2. Révision 1.06 – Décret du 2 juillet 2020 ............................................................................. 24

a. Convocation et vote par correspondance ........................................................................ 24

b. Feuilles de présence et vote par correspondance. .......................................................... 27



I. L’APPLICATION DE LA LOI ELAN AU 1ER JUILLET 2020

Voici le lien que vous pouvez consulter pour prendre connaissance du texte du décret no 2019-502 du 23 mai 2019 :

https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000038501555

Article 1 : documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires Article 2 : documents personnels d’un copropriétaire Article 3 : documents accessibles seulement au conseil syndical

1. Article 1 – documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires

Art. 1er. – La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble, mis à disposition par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé accessible à l’ensemble des copropriétaires, est la suivante :

1° Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;

2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;

3° Le carnet d’entretien de l’immeuble ; 4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de

validité ; 5° Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des

copropriétaires en cours de validité ; 6° L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat

de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ; 7° Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ; 8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les

devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ; 9° Le contrat de syndic en cours.

2. Article 2 – documents personnels d’un copropriétaire

Art. 2. – La liste minimale des documents relatifs au lot d’un copropriétaire, mis à sa seule disposition par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé, est la suivante :

1° Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;

2° Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget



prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ; 3° Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la

part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;

4° Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

3. Article 3 – documents accessibles seulement au conseil syndical

Art. 3. – La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble mis à disposition par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé accessible aux seuls membres du conseil syndical, pour l’exercice de leurs missions d’assistance et de contrôle définies à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, est la suivante :

1° Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;

2° Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;

3° Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;

4° La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 susvisé ;

5° La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970 susvisée.



II. LES MODIFICATIONS DE KRISTINA

Les modifications apportées à KRISTINA ont deux objectifs :

Mettre à disposition depuis l’Extranet tous les documents demandés par le décret ci-dessus.

Présenter des documents depuis ADB.Net avec un classement plus « parlant » puisque les codes sont remplacés par des « Textes »

1. Documents de l’Article 1

Il s’agit des documents accessibles à l’ensemble de s copropriétaires.

a. Carnet d’entretien

Le carnet d’entretien est un des modules dans lequel on recense de nombreux documents : vous verrez dans les fiches suivantes une nouvelle information :

« Dossier GED du document »

C’est dans ce dossier que seront stockés les documents de GED que vous mettez à disposition des copropriétaires.

(Actuellement, ils sont stockés dans des dossiers dont le « texte » est le code de la fiche concernée).

Equipements collectifs Autres informations Contrats Employés Travaux réalisés Provisions annuelles Règlement de copropriété



Lors de la Mise à jour :

Les « Dossiers GED des documents » sont automatiquement alimentés avec les informations déjà existantes dans vos fiches (selon les fiches, il s’agit du titre, de la nature des contrats ou des travaux, etc …)

Les fichiers de GED déjà présents dans les dossiers sont automatiquement recopiés dans la nouvelle arborescence.

Le carnet d’entretien qui sera visible depuis l’extranet doit être numérisé en l’imprimant depuis KRISTINA.

b. Cas particulier des « contrats »

La loi ELAN met en évidence 4 catégories de contrats :

Les contrats d’assurance Les contrats et marchés Les contrats d’entretien et de maintenance Le contrat de syndic

KRISTINA vous permet de classer vos différents contrats déjà existant dans ces catégories. Nous avons mis à votre disposition une catégorie « Autres contrats » pour vous permettre un classement complémentaire.



Utilisation :

Afficher le carnet d’entretien, Lancer la fonctionnalité « Paramètres du carnet d’entretien » Sélectionner les Types de contrat, Sélectionner le bouton « Modifier » pour afficher le « Type de contrat » et y affecter la

catégorie prévue par la loi ELAN, puis enregistrer la modification. La GED des contrats concernés par ce type de contrat sera automatiquement dans un

sous-dossier correspondant à la catégorie.

Lorsque les contrats sont bien classés selon les catégories définies par la loi ELAN, vous devez enregistrer les documents au format PDF si ce n’est pas déjà fait afin qu’ils puissent être consultés par les copropriétaires depuis l’extranet.

c. La fiche synthétique

Dans les versions précédentes, la fiche synthétique de KRISTINA, lorsqu’elle est téléchargée automatiquement via le « Registre des copropriétés » était directement enregistrée dans le dossier des « Règlements de copropriété ».

Dans la nouvelle version :

- Les fiches déjà enregistrées dans la GED de KRISTINA seront déplacées dans un dossier « Code exercice » en fonction de leur date.



- Les fiches synthétiques téléchargées depuis le registre des copropriétés sont enregistrées sous la copropriété dans chaque « code exercice » - la dernière fiche synthétique téléchargée est enregistrée directement sous la copropriété dans un dossier spécifique pour être visible depuis ADB.Net.

- Pour les utilisateurs qui n’utilisent pas la transmission directe avec le registre des copropriétés, il vous conviendra d’enregistrer « manuellement » ces documents dans ce dossier spécifique.

d. Les diagnostics

Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble doivent être enregistrés dans la GED de la copropriété dans un dossier « Diagnostics » créé automatiquement lors de la mise à jour K7.20.

- Ils sont déjà dématérialisés si vous le recevez par mail et vous pouvez alors les enregistrer.

- Si ces documents sont seulement sur papier, il vous faut les scanner au préalable pour les enregistrer ensuite dans la GED de la copropriété.

e. Les PV d’assemblée générales

Ces documents sont déjà visibles depuis l’extranet – dans ce dossier, il faut inclure aussi les devis qui sont référencés dans le PV.


Il s’agit des documents personnels d’un copropriéta ire

Attention : pour que ces documents soient visibles depuis l’extranet, il faut vérifier que le paramétrage de la GED de KRISTINA est bien paramétrée par copropriétaire.

a. Compte individuel

Le compte individuel du copropriétaire est déjà disponible :

Soit par la consultation des comptes Soit par le téléchargement des relevés individuels des dépenses ou les relevés travaux par

le menu « Document » de ADB.Net

b. Montant des charges payées et du fond de travaux

Dans le module « Répartition des charges » et dans l’onglet « Editions et clôture », une étape est ajoutée pour imprimer par copropriétaire le montant des charges payées et du fonds de travaux

par lot :



Comme pour les autres documents de ce module, les documents sont « provisoires » avant l’approbation des comptes – il faut bien penser à « imprimer / numériser » les documents définitifs avant de procéder à la clôture.



c. Les appels de provisions

Les appels de provision et les appels exceptionnels du copropriétaire sont déjà disponibles depuis le menu « Document » de ADB.Net :

Par exercice pour les appels de provisions Par fiche travaux pour les appels exceptionnels


Il s’agit des documents accessibles aux membres du conseil syndical

a. Balance générale et relevé des charges et produits

Le relevé des charges est déjà disponible depuis l’extranet.

La balance générale en fin d’exercice doit être numérisée après la clôture des comptes : une étape supplémentaire est disponible dans le module « Répartition des charges » et dans l’onglet « Editions et clôture » :

La balance sera sauvegardée dans la GED de la copropriété dans le dossier correspondant à l’exercice en cours de clôture. Sur l’extranet, ce document est accessible dans le menu « Documents / Assemblées générales / Annexes et Balance ».



b. Relevés bancaires

Les copies des relevés bancaires doivent être enregistrées par copropriété et par exercice dans la GED KRISTINA dans le dossier : « Scan_RelevesBancaires » pour être consultables via l’Extranet.

c. Assignations en justice

Un dossier « Assignations » est mis à disposition dans le GED de la copropriété.

Vous pouvez y déposer tout document utile que vous voulez mettre à disposition de vos copropriétaires dans ce cadre. Attention à les nommer de façon à ce que leur titre soit parlant au niveau de la consultation depuis ADB.Net.

d. Liste des copropriétaires

Ce document est de même accessible dans la GED de la copropriété.

Il comprend les informations telles qu’elles sont définies dans l’article 32 du décret du 17 mars 1967 ; pour la mettre à disposition de vos copropriétaires :

La première fois, vous devez utiliser le module « Fichiers », onglet « Etats / Impressions »

- Sélectionnez les copropriété gérées - Sélectionnez l’impression « Liste des copropriétaires », - Puis la « Liste des copropriétaires – Loi Elan »

Le document sera numérisé dans le dossier « Liste des copropriétaires » de chaque copropriété.



Cette liste est mise à jour automatiquement durant la « vie » de votre copropriété :

- Lors de l’enregistrement d’une vente - Ou lors de l’annulation d’une vente.

Son contenu est paramétrable via le menu Paramètres / Général / Divers / Liste des copropriétaires :



e. Identité du Syndic

La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970 doivent être accessibles aux membres du conseil syndical.

Pour les enregistrer, vous pouvez aller dans Paramètres / Société, puis cliquer sur le bouton « GED » : la GED « Dossier Cabinet » s’ouvre et vous y trouverez en dossier « Identité du syndic » que nous vous invitons à remplir avec les documents demandés ci-dessus.



Une fois que vos documents sont enregistrés dans ce dossier, vous pouvez cliquer sur le bouton « Copier le répertoire de l’identité du syndic dans chaque copropriété gérée ». KRISTINA affecte alors ce dossier dans la GED de toutes les copropriétés.



III. CREATION DE COPROPRIETE OU D’EXERCICE

Lors de la création d’une copropriété, tous les dossiers suivants seront automatiquement créés :

Assignations Convocations et PV Diagnostics Identité du Syndic Liste des copropriétaires

Puis par code exercice :

Fiche Synthétique Scan_factures Scan_relevesbancaires

Les autres dossiers utiles sont créés automatiquement au fur et à mesure de l’alimentation des dossiers par la numérisation des documents.



IV. PARAMETRAGE GENERAL DE LA GED

1. Attention à la génération de la GED par copropriétaire

Afin que chaque copropriétaire puisse visualiser dans ADB.Net tous ses documents personnels, veuillez vérifier que le paramétrage de la GED par copropriétaire est bien activé :

Aller dans le Menu Paramètres / Général / Onglet GED, et vérifier que la numérisation des documents par copropriétaire est cochée :

2. Le dossier « Masquer »

Tous les documents qui sont dans la GED de vos copropriétés et/ou de vos copropriétaires peuvent être archivés dans un sous dossier « Masquer » ; ainsi vous conservez sur KRISTINA l’accès à ces documents mais ils ne seront plus visibles sur ADB.Net.



3. Arborescence par défaut

Lors de la mise à jour, les répertoires par défaut sont créés selon l’arborescence suivante :

(Aussi, vous verrez que la fonctionnalité « Structure de la GED » a été réharmonisée)



V. ADB.NET

Le visuel ADB.Net a été légèrement revu.

1. Accès aux documents

Concernant la consultation des documents, les accès modifiés sont :

Menu Documents / Assemblée générales / Annexes et balances : on y retrouve en plus des documents habituels la Balance en fin d’exercice

Les documents de GED du carnet d’entretien sont déplacés dans un dossier « Documents Immeuble » : on y trouve par exemple les dossiers « Contrats », ainsi que le « Carnet d’entretien ».



Les nouveaux documents réglementaires se trouvent dans ce dossier :

2. Autorisations d’accès

Comme pour les versions précédentes, vous pouvez donner accès ou non à certains documents depuis votre espace Agence ADB.Net :

L’accès par « Mon compte » permet de gérer l’accès aux différents dossiers L’accès par « Documents disponible » permet de gérer l’accès aux différents documents

dans un dossier.



Par exemple :

3. Carnet d’entretien

L’accès « direct » au carnet d’entretien de KRISTINA a été désactivé par défaut lors de l’installation de la nouvelle version, puisque le document « carnet d’entretien » est directement accessible après impression selon les critères que vous aurez choisi de faire figurer au niveau de KRISTINA.

Aussi, si vous souhaitez réactiver la visualisation directe, vous pouvez le faire depuis votre compte « agence Adb.Net » en allant dans « Mon compte » en cochant la case « accès au carnet d’entretien » :



4. Quelques rappels IMPORTANTS

Les documents de fin d’exercice :

Les 5 annexes La liste nominative Les relevés individuels

Nouvelle fonctionnalité dans le module de fin d’exe rcice : il faut également que la balance en fin d’exercice ainsi que le montant des charges et du fond de travaux soit numérisé.

Sont automatiquement accessibles sur Adb.Net dès lors que votre assemblée générale a validé vos comptes. Avant d’effectuer la validation définitive de la clôture d’une copropriété, pensez à numériser tous ces documents en mode « définitifs ».

Avant la clôture vous avez numérisé ces documents provisoires : par exemple :

Après l’assemblée générale, n’oubliez pas de refaire la numérisation des annexes et des relevés individuels de charges afin qu’il soient accessibles sur l’extranet.



VI. EVOLUTIONS

1. Révisions 1.01 à 1.05

Révision K7.20.1.01 et K7.20.1.02 – 13/05/2020

- Nouvelles fonctionnalités :

Spécifiques clients

Révision K7.20.1.03 – 22/05/2020

- Module gestionnaire : affichage de la liste des Gestionnaires de copropriété - Affichage de la liste des copropriétaires dans le module Fichiers

Révision K7.20.1.04 – 03/06/2020

- Spécifiques clients - Persistance du lettrage (sauvegarde de l’état en cours en quittant le formulaire).

Révision K7.20.1.05 – 08/07/2020

- Intégration des virements : remise à zéro entre deux validations - Liste des copropriétaires : tri par nom - Contrôle des e-mails : ajouter des contrôles sur les e-mails

« Agence » « Utilisateurs »

- Génération automatique des numéros de factures seulement pour les fournisseurs de type « honoraires ».

- Etat daté : calcul des comptes 103 inversés.

2. Révision 1.06 et 1.07 – Décret du 2 juillet 2020

Révision K7.20.1.06 – 16/07/2020

- Décret du 2 Juillet 2020 – Vote par correspondance.

a. Convocation et vote par correspondance

Comme recommandé par l’arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance, un modèle vous est livré lors de la mise à jour K7.20.1.06.



Vous pouvez y accéder dans KRISTINA par le Module « Mailing » ; il est livré sous le nom :

Nom : KRIER_AG_2020.DOC Titre : KRIER - Vote par correspondance - 2020 (Modèle)

Il contient un nouveau champ de fusion qui vous est livré afin de préciser la date limite de réception du vote par correspondance :



Le document WORD se présente de la façon suivante : la partie en « tableau » reprenant les différentes résolutions est à remplir selon l’ordre du jour de l’assemblée générale.

- Vous pouvez générer un second document (ci-dessus) à joindre à votre convocation (pensez à bien identifier vos coordonnées sur la première page de l’annexe)

- Vous pouvez aussi choisir d’insérer ces pages dans votre convocation « habituelle ». Dans ce second cas, attention :

Le décret stipule que le pavé suivant est obligatoire à chaque entête de page de la liste des votes -> pensez à faire le nécessaire (Word ne permet pas avec la fusion de gérer les sauts de sections – raison pour laquelle nous avons créé un document à part)

Adresse du ou des immeubles : «Im_Num» «Im_Adr1» «Im_Adr2» «Im_CP» «Im_Ville»

Nom du copropriétaire / associé / mandataire commun : «Cop_Num» «Cop_CivL1» «Cop_Prénom» «Cop_Nom» Date de l’assemblée générale : «Im_DatAsG»



Il faut nécessairement ajouter le nouveau champ de fusion Im_DatAsG_moins4 depuis le mailing de KRISTINA en utilisant l’écran ci-dessus : « Edition des champs de fusion d’un document ».

Cas particuliers :

- Rappel – les documents sont numérisés automatiquement par copropriétaire si vous avez coché les options suivantes dans Paramètres / Général / GED :

Enregistrer les documents fusionnés au format PDF Garder les documents fusionnés.

Par exemple, le document « KRIER_AG_2020.DOC » serait enregistré dans la GED du copropriétaire dans l’arborescence suivante : « Code_Copropriété » /

_Coproprietaires / « Code_Copropriétaire » / « Code_Exercice » /

« Code_Copropriétaire »_Krier_ag_2020.pdf

Exemple :000018/_Coproprietaire/018001/2019-2020/018001_Krier_ag_2020.pdf

- Si vous sous-traitez l’impression des documents (Athome, NeoTouch, LRE , …) et si vous choisissez de ne pas inclure l’annexe de « vote par correspondance » dans la convocation, il faut absolument enregistrer votre « Lettre type ‘WORD’ » résultant de la fusion sous : « Code_Copropriété » /

« Code_Exercice » / Krier_ag_2020.pdf

Exemple :000018/2019-2020/Krier_ag_2020.pdf

Ceci est obligatoire dans le cas où vous voulez ajouter des « Pièces Jointes Anonymes » à la convocation. (Afin que KRISTINA puisse « retrouver » les documents par copropriétaire.)

- Si vous déposez vos documents sur NeoTouch , il faut leur indiquer qu’il y a ce nouveau document afin qu’ils puissent paramétrer leurs « maquettes » et leurs correspondances sur les codes copropriétaires et affecter les bonnes annexes aux bonnes convocations.

b. Feuilles de présence et vote par correspondance.

- Les textes imprimés dans la feuille de présence sont accessibles et paramétrables dans le module : ils sont livrés par défaut. Vous pouvez les adapter si besoin.



Paramètres / Général / Libellé / Feuille de présence :

- De nouvelles feuilles de présence sont livrées : elles contiennent :

deux nouvelles colonnes • Correspondance – vous pouvez noter la date de réception du vote

par correspondance dans la colonne ‘Emargement’ • Visio

Ainsi que le rappel du texte de loi sur les votes par correspondance, que vous pouvez modifier avec l’accès au paramétrage ci-dessus.

Par exemple :



3. Révision 1.08 et +

Révision K7.20.1.08 – 29/07/2020

- Accès à la fiche synthétique depuis la GED de KRISTINA - Date de vente sur une date de clôture



Révision K7.20.1.09 – 11/09/2020

- Passerelle avec JOHANNA - Numérisation de la liste des copropriétaires - Amélioration des tableaux récapitulatifs en cas de vente partielle

4. Révision 3.02

Révision K7.20.3.02 – 11/09/2020

- Appels de fonds : ajout d’une ligne vide dans la présélection des appels exceptionnels.

- Menu gauche – fonctionnement TSE - Calcul de l’espace de stockage (menu gauche) - LRE – séparation des templates Convocation, PV, Relance et GED - Passerelle AGCOP

Compatible avec la Visio Traitement des champs de fusion des entêtes et pieds de page

- Pointe bancaire – possibilité de calculer une pointe bancaire pour les comptes banque de Fonds de Travaux