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Les cahiers de laboratoireUn des outils de la traçabilité des données de la recherche

17/10/2017 ANF Traçabilité des activités de recherche et gestion des connaissances 1

Contexte

› Responsable qualité en recherche depuis 2005 (PFs, labos)

› IBS - ISBG : CNRS, CEA, UGA– 18 groupes de recherche thématique et méthodologique autour de la

structure des protéines

– Environ 250 personnels de tous niveaux, tutelles et domaines : biologistes, chimistes, physiciens, informaticiens…

– Travaux réalisés à partir de différents type de données : données wetlab (protocoles…), données brutes issues de multiples instruments (fichiers numériques, images…), données traitées et analysées pour aboutir aux structures et publications.

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ANF TRAÇABILITÉ DES ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET GESTION DES CONNAISSANCES

Historique

› Outil essentiel de tout temps pour les inventeurs et chercheurs

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Pauling, 1922

De Vinci, 1506-1508

Pasteur, 1876

Crick, 1953

Historique

› Entre 1998-2000, 1ers cahiers officiels

CEA, Institut Pasteur, INRA, INSERM…

› 2007 : cahier de laboratoire National à l’initiative du ministère délégué à l’enseignement supérieur et la recherche

– outil en lien avec les préconisations du MENESR sur la Propriété Intellectuelle (charte)

– pour renforcer l’esprit d’appartenance à la recherche publique française

– pour une image d’excellence et de confiance de la recherche française

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Objectifs des cahiers de laboratoire

› Garantir la traçabilité des recherches

– Valoriser et publier les données dans les meilleurs journaux

– Pérenniser et transmettre les savoirs et savoir-faire

– Capitaliser et communiquer les connaissances scientifiques

– Assurer une continuité des projets

› Assurer la protection – Attester de la qualité et de la véracité des données

– Servir d’éléments de preuve à l’antériorité et la propriété des données

– Justifier la qualité d’inventivité

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Pour atteindre ces objectifs il faut

› Que les cahiers soient remplis– Donc pratiques à utiliser avec le moins de contraintes possibles pour la

tenue

– Distribués et sensibilisés les utilisateurs

› De manière adaptée à la relecture– Contenu détaillé

– Bonnes pratiques pour la lisibilité

– Données associées

– Faciliter les recherches

› Conserver dans les meilleures conditions– Préserver l’intégrité

– Recenser au fil des années

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Distribution et sensibilisation

› Présentation à tout nouvel arrivant :

– Réunion nouveaux entrants,

– Journée doctorants…

› Recyclage des personnels permanents et des encadrants

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Distribution et sensibilisation› Enregistrement de la distribution :

– Qui

– Quand

– Quoi

› Outil de recensement à définir :– Cahier officiel de suivi

– Tableur excel

– Base de données : unité, tutelle…

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De la bonne utilisation› Formats et supports adaptés à l’utilisation

– Solidité,

– Pièces à intégrer

– Mode de vie : sédentaire, mobile…

Préconisation = cahier de laboratoire national (C.U.R.I.E.)

Disponibles auprès des Délégations (SPV)

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De la bonne utilisation

› Contenu : – date,

– titre et description des expérimentations,

– noms ou références des échantillons,

– références des matériaux utilisés

– relevés de mesures, leurs conditions d’obtention,

– calculs et méthodes de traitement des données,

– toute modification d’une méthode référencée,

– faits et observations marquants,

– hypothèses, questionnements, réflexions,

– interprétations et conclusions,

– critiques et commentaires…

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De la bonne utilisation› Règles d’écriture pour faciliter la relecture efficace

– langue, sigles et abréviations

– encres indélébiles

– explication des erreurs,

– marques des ajouts,

– marque espaces blancs

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De la bonne utilisation

› Aucune restriction d’informations juste quelques principes à garder en tête :– Etre le plus précis possible pour faciliter la relecture par l’auteur

ou un de ses collaborateurs dans un délai inconnu et pouvant aller jusqu’à plusieurs années,

– Ne susciter aucun doute sur la véracité/valeur des informations

› Liste exhaustive et exemples dans les guides associés aux cahiers

› Le niveau de détails et l’application de ces règles est à adapter aux objectifs de l’unité en termes de– Défense de propriété, niveau de protection

– Niveau de valorisation envisagé…

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Clôture et archivage› Clôture

– Pièces jointes : à lister et joindre (ou le mode d’accès)

› Chemin vers les répertoires informatiques

› Classeurs liés aux cahiers à identifier

– Sommaire : à compléter et intégrer pour faciliter la recherche future d’informations

› Chronologique,

› Par thématique

› Par type d ’expérimentations

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Clôture et archivage

› Archivage :

– Préserver l’intégrité : lieu adapté à la protection nécessaire

› Humidité, feu, accès restreint

› Laboratoires, bureaux, Local d’archives

– Faciliter la réutilisation :

› Enregistrer toutes les informations nécessaires

› Outil de recherche avancé

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Clôture et archivage

› Outils :– Fiche/rubrique de clôture

› à la suite d’un nouveau

› au départ de l’agent

› à la fin d’un projet

– Check-list de départ› pense-bête pour tout agent partant

› pour les cahiers comme toutes les autres données

– Campagne de clôture et archivage› Fréquence régulière

› Enregistrement de tous les cahiers « oubliés »

› Proposition d’archivage physique

– Base de données

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Exemple d’une base de données

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Version électronique

› Avantages

– Partage et lien entre les données : partenaires, expérimentations d’un même projet, ou résultats communs à différents projets…

– Recherche d’informations : systèmes d’indexation ou de recherche avancée (date, opérateur, projet, type d’expérience…)

– Base de données de modèles réutilisables : bonnes pratiques

– Horodatage : datation assurée des expériences, et les ajouts et autres modifications de résultats sont clairement identifiés

› Inconvénients– Pérennisation des formats et supports (sauf .pdf)

– Hébergement des données

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En résumé

› Critères pour définir les outils de traçabilité pertinents :

– Simplicité d’utilisation

– Faciliter les recherches d’informations

– Partager les informations entre collaborateurs

– Lier les données associées efficacement (fichiers électroniques, images, gels, échantillons…)

– Assurer le niveau de protection juridique suffisant

– Conserver les données et supports dans le temps

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Merci de votre attention

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Pour plus d’informations :

Auriane DENIS MEYERE

Responsable qualité IBS-ISBG71 avenue des martyrs

CS 10090

38044 GRENOBLE cedex 9

Tél. : 04.57.42.87.23.

E-Mail : [email protected]

Des Questions ?

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