Synthèse de la procédure KYC

Responsable universitaire : Claude BOTTON Tuteur : Magdalena GALKIEWICZ Année 2016

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IUT Paris Descartes Nicolas DESMONTS

•  Mise en conformité du stock de dossiers clients PRO

•  Respect de la règlementation KYC

SOCIÉTÉ GÉNÉRALE

•  Lecture et résumé de la procédure sous forme de diapositives

•  Participation aux activités de mise en conformité des dossiers

•  Diffusion auprès des acteurs concernés

MISSIONS

•  Logiciels informatiques

•  Web

•  Intranet

•  Documentation et procédures internes

OUTILS ET MÉTHODES

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Contexte du stage

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Société Générale : présentation du cadre

Secteur d’activité : Autres intermédiations monétaires : banque / finance / assurance

Branche : Prestation de services

Taille : 146 000 collaborateurs Présence dans 66 pays

Capital social : 1 900 380 011,25 € (à juin 2016)

Emplois : Crédits à l’exportation ; crédits de trésorerie ; crédits à l’habitat ; crédits à l’équipement ; autres crédits à la clientèle ; prêts à la clientèle financière

Statuts juridiques : Société anonyme à conseil d’administration

Métiers : Banque de détail en France ; banque à l’international ; services financiers ; banque de financement et d’investissement ; banque privée ; gestion d’actifs.

Concurrence : AXA Banque ; Alliance ; CIC ; BPCE ; BNP Paribas ; Crédit Agricole ; Finaref ; Fortis Banque ; Fortunéo ; Groupama ; HSBC ; ING Direct ; LCL ; la Banque Postale ; Monabanq ; Natixis ; Sofinco

Dates clés : -  1864 : création du Groupe (pour favoriser le développement du commerce et des entreprises en France)

-  1870/71 : ouverture d’une succursale à la City -  1914 : lancement d’une politique de grands travaux -  1920 : développement de crédits acheteurs et couverture de change -  1970 : premières offres de crédit-bail -  1980 : création de dérivés, actions et services en ligne -  1990 : création de Boursorama et développement d’applications mobiles -  2007 : affaire Kerviel -  2009 : démission de Daniel Bouton

Organigramme d’une délégation régionale

Délégué Régional

Responsable Risques

Opérationnels Directeur

Commercial

Animateur du markéting régional

Accompagnateur du développement et de la

performance

Responsable Contrôle de

Gestion

Contrôleur de Gestion

Responsable logistique

Gestionnaire des Moyens de Paiement

Directeur Ressources Humaines

Chargé d’Etudes Gestionnaire Ressources Humaines

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Organigramme d’une Direction d’Exploitation Commerciale

Directeur de DEC

Contrôleur des risques et

Superviseur des risques

Directeur commercial

particuliers et professionnels

Animateur du markéting local

Animateur des partenariats et

de la prescription

Conseiller en banque privée

Directeur commercial entreprises

Responsable commercial entreprises

Conseiller Clientèle

entreprises

Responsable RH et logistique

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Responsable commercial

local

Conseiller Clientèle

PRO

Conseiller en gestion de patrimoine

Responsable d’agence

Conseiller clientèle PRO

Conseiller clientèle PRI Chargé d’accueil

Adjoint responsable

d’agence

Organigramme du Pôle Service Clients - Jemmapes

Directeur PSC (Philippe

BOUVIER)

RDO PRI/PRO (Michel SEVENO)

RT PRI (Magda

GALKIEWICZ)

CCB (x 3)

Techniciens (x9) Stagiaires (x3) Alternante (x1)

RT PRO (Juliette

BARANES)

CCB (x2)

Techniciens (x8)

RDO ENT (François JOULIN)

RDO MDP/OPE (Caroline

HACCOUN)

Flux France et Etranger

Flux de portefeuilles

Opérations diverses

Cartes bancaires

Réquisitions judiciaires

Espèces

Responsable Pilotage

Prestation (en cours de

remplacement)

Responsable Ressources Humaines & Logistique

(Valérie VIDEAU)

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soutient l’activité des 7 DEC :

-  Bobigny -  Chessy sur Marne -  Neuilly -  Paris Lafayette -  Paris Champs-Elysées -  Paris Saint-Michel -  Rueil Malmaison

149 agences

Interactions autour du P.S.C

P.S.C.

DEC

AGENCES

BDDF

SEGLJUR

P.S.C.

TRESOR PUBLIC

NOTAIRES

AVOCATS

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Agents « périmètre bancaire » Agents « hors périmètre bancaire »

Superviseur et contrôleur des risques

Logiciels de gestion de contrôle de conformité

des comptes IMAGE

PERLA

WEB

ISAPI

GDOC

•  1 RT •  3 CCB •  9 techniciens •  2 stagiaires

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1.  Envoi demande de mise en conformité 2.  Demande de complétude (si nécessaire)

3.  Contrôle et met à jour ISAPI 4.  Numérise en GED les éventuels

doc manquants 5.  Valide ou renvoie au conseiller si

dossier obsolescent ou incomplet 6.  Reporte les statistiques dans un

tableur CONTACT

EXCEL 7.  La Responsable de

Traitement remonte le taux de conformité

Étapes de mise en conformité d’un dossier client

Direction du contrôle et de la supervision

Objectif : délai de

réponse à J + 2 max

OUTLOOK

Know Your Customer

Les étapes et rôles successifs de chaque intervenant et les bonnes astuces

Société générale a décidé d’établir l’ordre de priorité de mise en

conformité du stock des dossiers comme suit :

ü  1 – clients non résidents et clients EMIR (European Market Infrastructure Regulation*)

ü  2 – clients relevant d’un secteur d’activité « très sensible » ü  3 – autres clients

La liste exhaustive des documents indispensables afin que le dossier KYC soit conforme est accessible via : disque p / CLIPRO / KYC / KYC mise en conformité du stock.

* Clients faisant des opérations de dérivés dont le change à terme

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La réalisation

Clients voulant ouvrir un compte Vie professionnelle

Exerçant leurs activités sous forme d’entreprise individuelle

(personne physique)

Exerçant leurs activités sous forme de société

(personne morale) � Artisans, commerçants, prof lib, TPE, agriculteurs de – de 1,5M€ de CA ou – de 10 salariés

Professions libérales régies par un Ordre quelques soient leurs

effectifs ou CA

Le marché CLIPRO VP

Les acteurs du marché CLIPRO VP10

Etape 1 J

• Lors du constat d’un dossier banque non-conforme, le PSC alerte l’acteur PRO via ISAPI • L’acteur PRO explique la démarche au client et le prévient de l’envoi d’un courrier

Etape 2 J + 5

• Le PSC envoi la lettre de de demande au client des documents manquants (modèles de courrier disponible dans ISAPI + enveloppe T)

Etape 3 J + 30

• Le PSC relance par mail via ISAPI l’acteur PRO (copie RCL) • L’acteur PRO relance le client

Etape 4 J + 60

• Le PSC demande à l’acteur PRO de rédiger un mémo (copie RCL et CDR). Le mémo (grille d’analyse) devra être argumenté et consigné au dossier banque afin de statuer ou non sur le maintien de la relation.

• L’acteur PRO transfère le mémo à la CDR • La CDR vise le mémo • La Direction de la DEC (DCPP en cas d’absence) a 30 jours pour statuer et notifie sa décision (par mail ou visa du mémo) qu’il retourne par mail à l’acteur PRO (copie CDR)

Etape 5 J + 90

• En cas de refus par la DEC du maintien de la relation, le PSC rédige la L60 et procédera à la clôture du compte à l’issue de délai imparti (soit J + 150 maximum)

Etape 6

• Le PSC saisit dans « SAPI-Conformité KYC » chaque mise à jour de dossier. • L’application détermine les prochaines dates de revu KYC en fonction du risque LAB (cf. diapo : « Risque LAB ») • Pour les cas de transfert de compte, le PSC coche : « revue terminée » et précise lors de l’envoi au PSC d’accueil :

1- qu’il s’agit d’un transfert 2- le niveau de risque LAB du client (1, 2 ou 3)

Procédure KYC

Nota bene : L’application « SAPI-conformité KYC » permet de visualiser les statistiques des dossiers traités : Agence par Agence ; DEC par DEC et recense :

1 – le nombre de dossiers revus sur une période donnée 2 – les dossiers conformes 3 – les dossiers non conformes mais avec accord de maintien de relation (mémo reçu) 4 – les dossiers non conformes (sans mémo reçu)

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Statuts enregistrés •  Sont enregistrés auprès du centre des impôts de domicile de l’un des associés ou du siège de la société. Depuis le

1/07/15, il faut recueillir les statuts déposés au greffe

Statuts publiés •  Sont déposés au greffe, doivent faire apparaître le tampon du greffe et être publiés sur : https://infogreffe.fr/societe/

CNI ou passeport en cours de validité

• Pour les étrangers hors CEE et Suisse

Carte de séjour, carte de résident, titre de séjour en cours de validité

• Recevable si les client est déjà PRI, si elle était valide lors de l’EER et que le KYC est conforme dans CONTACT

• Recevable si les client est déjà PRO VP, si elle était valide lors de l’EER PRO VP du compte principal et que le KYC est conforme dans CONTACT

Cas spécifiques de la pièce d’identité périmée

Les entrées en relation PRO VP

Les EER PRO VP doivent être topées « conformes » dans ISAPI même en l’absence de K-Bis, bail ou immatriculation INSEE si elles sont accompagnées d’une demande de financement pour achat ou création de fonds de commerce.

COMPTE DE K ET COMPTE 20 : Les pièces à recueillir sont identiques, à la distinction qu’il faudra pour le second : la fiche d’identification des BE, le risque LAB, le CRC et le justificatif officiel d’exercer pour les professions réglementées

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Les interrogations Banque de France!FCC – FIBEN – forces on line – IOCR – Indicateur de risque interne

•  Fichier qui recense l’ensemble des incidents caractérisés de paiement d’un client ou prospect

FCC

• Personnes morales (modules 27, 51 et 56) • Personnes physiques (module 27 et 56)

FIBEN

• Nom de la société ; nom des actionnaires de plus de 25% ; nom des dirigeants et du gérant ; noms des éventuels mandataires (permet de vérifier qu’un client ne fait pas l’objet de mesure d’embargo et/ou ne figure pas sur une liste quelconque de sanctions. Interdiction formelle d’entrer en relation avec une société ou une personne recensée sur cet outil ; le non respect de ces procédures expose la banque et son client à des sanctions)

FORCES ON LINE

• Permet de vérifier qu’un pays ne fait pas l’objet de mesures d’embargo et/ou ne figure pas sur une liste quelconque de sanctions

IOCR

• Indicateur de risque interne. Notation définit en fonction des paramètres informatiques prédéfinis d’après les mouvements enregistrés sur le compte du client. Définit le risque LAB (lutte anti blanchiment)

CONTACT

L’acteur PRO effectue les interrogations Le PSC vérifie qu’elles aient bien été faîtes

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Le risque LAB par client et par secteur d’activité

« peu sensible » risque

moyennement faible

« assez sensible » Risque

moyennement élevé

« très sensible » Risque élevé

La détermination du niveau de risque LAB est du ressort de l’acteur PRO de la DEC en fonction des critères détaillés dans la cartographie des niveaux de risque et de sa propre appréciation. Si nécessaire, la DEC demandera l’avis du PSC qui peut lui-même obtenir l’avis du CDR avant la détermination définitive.

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L’identification des bénéficiaires effectifs

Client (société commerciale)

Actionnaire 1 10%

Actionnaire 2 60%

Actionnaire 4 20%

Actionnaire 5 50%

Actionnaire 6 30%

Actionnaire 7 30%

Actionnaire 8 70%

Actionnaire 3 30%

•  1 – l’acteur PRO définit le(s) BE lors de l’EER •  2 – Le PSC contrôle. En cas de doute, ils peuvent s’aider

de : - examen du K-bis - examen du Registre des actionnaires - interrogations FIBEN - organigramme certifié et de - de 3 mois - recherches @ : http://www.coface.fr/

Dans cet exemple, sont BE :Actionnaire 3 ; détient directement 30%!Actionnaire 5 ; détient indirectement 30%*!

* Méthode de calcul : actionnaire 2 X actionnaire 5 / 100 soit, 60 x 50 /100 = 30% ; soit plus de 25%

Si l’ensemble de ces méthodes s’avèrent infructueuses, l’acteur PRO remplit la fiche d’identification des BE et du niveau de risque LAB. Cette fiche doit être signée par le représentant de la PM ou de l’un de ses actionnaires

En cas de démembrement de propriété d’actions, il faut prendre en compte le % de nue-propriété, le % d’usufruit de chacun des actionnaires ; sera BE toute personne détenant + de 25% de la nue-propriété et/ou + de 25% de l’usufruit

Lors du décès d’un BE, l’acte notarié ou l’attestation notariée de dévolution successorale permettra l’identification des héritiers. S’il n’est fait aucune mention de la quote-part détenue par chacun d’eux, le client devra fournir une attestation précisant la répartition du capital entre les héritiers du BE décédé.

Cas particuliers des groupes familiaux : il faut rechercher l’existence d’un pacte d’actionnaires et identifier chaque membre du groupe. À défaut de pacte, il faut identifier les représentants de la famille (souvent les dirigeants ou actionnaires) afin de connaître les personnes habilitées aux prises de décisions d’investissement. Si les BE sont de nationalité ou résidents dans un pays sous embargo, il faudra impérativement l’accord de SEGL/CFT/BDG/BDF. La notoriété publique des clients permettra certaines exceptions quant aux pièces à recueillir

Il se peut qu’il n’y ait aucun BE : une attestation sur l’honneur de – de 3 mois signée par le représentant légal de la PM doit alors mentionner : « qu’aucune personne ne détient plus de 25% du capital de la société actionnaire. »

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Syndicat de copropriétaires : •  C’est une personne morale qui regroupe l’ensemble des copropriétaires d’un ensemble immobilier :

- original convention d’ouverture de compte - copie de règlement de copropriété (5 pages min) - copie du PV de l’AG ayant nommé le syndic - copie du PV de l’AG ayant mandaté le syndic professionnel pour l’ouverture - attestation SIREN de – de 3 mois pour les syndicats sirénés

Syndic de copropriété : •  C’est le représentant légal du syndicat des copropriétaires ; il gère notamment l’administration et la finance de la

copropriété - si déjà client SG : documents identiques à ceux ci-dessus + mise à jour de la pièce d’identité du mandataire et sa

procuration - si non client SG : réaliser le KYC conforme du syndic à partir de la fiche de liaison EER PRO VP-Syndic professionnel (disponible dans Canal PRO et Atlas)

• Copie de l’extrait d’immatriculation de – de 3 mois au Registre du Commerce et des Sociétés + copie de la déclaration de début d’activité du Centre de Formalité des Entreprises

Commerçants

• Copie de l’immatriculation de – de 3 mois au Registre des métiers + copie de la déclaration de début d’activité du CFE + BEP, CAP ou autre diplôme homologué pour les activités définies à l’art. 16-I de la loi du 5/07/1996 (mécaniciens, métiers de la bouche, plombiers, électriciens, ramoneurs, esthéticiens, prothésistes dentaires, maréchal-ferrant...). A défaut de diplôme, le justificatif de 3 années d’expérience en tant que travailleur indépendant ou de salarié.

Artisans

• Copie de la déclaration de début d’activité du CFE. La liste des prof lib est accessible via le lien : http://ciep.fr/enic-naric-page/vérifier-si-profession-reglementee

Professions libérales

Quelques spécificités16

Remerciements

Magdalena GALKIEWICZ et le PSC Jemmapes :

ü  la confiance accordée ü  la diversité des tâches confiées ü  le soutien et la disponibilité permanente

Claude BOTTON et Corinne BENESTROFF :

ü  le partage de leurs enseignements ü  leur patience pédagogique ü  leurs pertinents conseils

Et bien sûr chaque enseignant et intervenant !

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IUT Paris Descartes Nicolas DESMONTS