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Suprême Conseil pour la France

F.A.Q. (V 5) (Pour accéder à une rubrique cliquer sur la ligne)

J’ai besoin d’aide, j’ai un (des) problème(s) ............................................................................ 3

Après la mise à jour du logiciel je n’arrive plus à … ............................................................. 4

Je ne peux pas indiquer la date de réception au 4ème degré dans la fiche d’un Frère ! ................................................................................................................................................... 5

Je suis secrétaire et je ne peux pas faire une modification dans le Collège d'Officiers ? ......................................................................................................................................... 6

Comment transmettre la liste des officiers pour l’Installation du Collège .................. 7

Faut-il toujours envoyer les convocations, les P.V. et les travaux lus dans l’atelier par courrier ? ..................................................................................................................................... 8

Nous avons deux tenues le même jour à des degrés différents. Je n’ai pas la possibilité d’enregistrer deux convocations........................................................................... 9

Je ne peux pas faire une demande de tenue décalée, j’ai un message d’erreur ? .... 10

J’ai des doublons dans les présences et ne je ne peux pas les supprimer. ................ 11

Un Frère qui figure dans la liste des membres de l’atelier, n’est pas dans la liste des présents. .................................................................................................................................... 12

Le mail d’envoi des convocations ne part pas. .................................................................... 13

Je ne peux pas transmettre le document, j’ai un message d’erreur du genre l’extension du fichier n’est pas conforme. ............................................................................ 14

Je suis secrétaire et je ne peux pas indiquer la participation à la Fête de l’Ordre. 15

Comment avoir la liste des Frères ayant participé à la Fête de l’Ordre ? .................. 16

Comment envoyer une planche lue en Loge aux Frères ? ................................................ 17

Au moment de la facturation certains frères ont toujours un solde à 0 ? ................. 18

Comment traiter un avoir du Suprême Conseil ? ............................................................... 19

Je ne peux pas affecter à un Frère un règlement en espèces. Comment faire ? ....... 20

Un Frère paye pour un Autre. Quelle saisie faire ? ............................................................ 21

Comment faire une proposition pour le 12ème, 14ème, 18ème et 30ème degré ? ........... 22


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J’ai besoin d’aide, j’ai un (des) problème(s) Dans ce cas n’oubliez pas de nous indiquer votre fonction et le nom ou le

numéro de votre atelier.

Sans ces informations nous cherchons plus longtemps pour vous aider, pensez un peu à nous aider aussi.

Essayez également d’être le plus précis possible dans la description de

votre problème, cela facilitera notre compréhension.

Avant de nous interroger, regardez si la réponse ne figure pas dans les autres FAQ.

[email protected]

mailto:[email protected]


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Après la mise à jour du logiciel je n’arrive plus à … Si certaines fonctions ne sont plus disponibles après une mise à jour, il

faut désinstaller le logiciel. Menu/Programmes/SCPLF_Atelier/Désinstaller.

Avant cela récupérez le lien suivant :

https://sc33reaa.kalanda.info/SCPLF_MAJ/SCPLF_Atelier_Setup.exe

qui vous permettra de télécharger la dernière version du logiciel d’accès à l’Intranet. Conservez ce lien qui reste valable quelle que soit la version du

logiciel.

Puis avec ce lien, téléchargez à nouveau la dernière version et l’installer.

Votre problème devrait être résolu.

Pour une simple mise à jour vous pouvez utiliser le lien suivant :

https://sc33reaa.kalanda.info/SCPLF_MAJ/SCPLF_Atelier_maj.exe

Vous pouvez joindre l’assistance par mail : [email protected]


https://sc33reaa.kalanda.info/SCPLF_MAJ/SCPLF_Atelier_maj.exe

mailto:[email protected]


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Je ne peux pas indiquer la date de réception au 4ème degré dans la fiche d’un Frère ! La date de la cérémonie au 4ème degré doit impérativement être transmise

au GSG de l’une des façons suivantes :

Soit avec le document S.00.04.4 du coutumier. Ce document est

transmis avec la nomination du Frère au 4ème degré au Président de l’atelier par le Grand Secrétariat. Le Président doit le compléter et le

signer après la cérémonie de réception et le transmettre par courrier au Suprême Conseil.

Soit par le Menu Secrétaire, Dossiers des Frères : Enregistrement

Cérémonie de réception.

Attention, la date ne sera visible dans l’Intranet qu’après validation par le Secrétaire Général. Un peu de patience…

La même procédure permet également de transmettre la date de

cérémonie pour les autres degrés.


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Je suis secrétaire et je ne peux pas faire une modification dans le Collège d'Officiers ? LE PRESIDENT (lui seul peut y accéder) accède au choix du menu "Collège

des Officiers" et peut ainsi

- modifier son Collège d'Officiers - attribuer une nouvelle clé d'accès aux Officiers concernés en vérifiant

leur adresse mail. Il peut saisir cette adresse mail pour l’envoi de la clé, mais elle ne modifie pas celle de la fiche du Frère concerné ce qui peut

être fait dans le Menu Secrétaire-Dossier des Frères. - Il ne peut pas modifier le Président, mais il peut générer à nouveau sa

propre clé.

Chaque Officier peut modifier sa clé d’accès dans le Menu Outils.


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Comment transmettre la liste des officiers pour l’Installation du Collège Par le bouton Installation du Collège des Officiers, il est possible de

communiquer au Suprême Conseil le résultat du vote qui a désigné le Président et les différents Officiers.

Une fois cette partie remplie, une procédure interne au SCplF, va

permettre de valider le collège.

Puis l’ordonnance de nomination des différents officiers sera disponible après signature par le T.P.S.G.C.

Le T.Ill.F. installateur sera désigné.

Après l’installation, le nouveau Président recevra sa clé d’accès au site

Intranet ainsi que les liens nécessaires au téléchargement de l’application

et des différents outils.

Il devra accéder à l’Intranet, et fournir leurs clés à ses Officiers, Secrétaire, Trésorier, Hospitalier qui doivent accéder également à

l’Intranet. Sans oublier de leur fournir le lien pour télécharger le logiciel d’accès :


Il sera ensuite nécessaire d’envoyer par le site Intranet les documents lus

lors de l’installation. Rapport Moral, Situation de Trésorerie et Tronc de l’Hospitalier.



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Faut-il toujours envoyer les convocations, les P.V. et les travaux lus dans l’atelier par courrier ? Non ce n’est plus nécessaire dans la mesure où ces documents sont

enregistrés à la date de la tenue concernée.

Nous vous rappelons que les P.V. doivent être enregistrés à la date de la

tenue qu’ils concernent et non à la date de leur approbation. Il y a la possibilité d’enregistrer 4 P.V. par tenue.

D’ailleurs l’atelier dispose de la possibilité d’archiver toutes sortes de

documents grâce au bouton Archive du menu général. Beaucoup de formats de fichier sont acceptés. Cet archivage est libre. Il permet de

transmettre facilement les archives de l’Atelier par mail à tous les frères de l’atelier.


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Nous avons deux tenues le même jour à des degrés différents. Je n’ai pas la possibilité d’enregistrer deux convocations. Pour enregistrer la convocation il faut créer un seul document comprenant

les deux convocations (séparées par un saut de page).

Alors l’enregistrement ne posera pas de problème et la transmission au

Suprême Conseil sera complète.

Comme il y a la possibilité d’enregistrer 4 P.V., il n’y aura pas de problème pour les enregistrer séparément.


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Je ne peux pas faire une demande de tenue décalée, j’ai un message d’erreur ? Pour faire une demande d’autorisation de tenue décalée, il faut que la

date normale figure dans la liste des tenues.

Si elle a déjà été supprimée, il suffit de la recréer puis de faire la demande

et la supprimer après accord du Grand Secrétaire Général.


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J’ai des doublons dans les présences et ne je ne peux pas les supprimer. La présence de doublons dans les présents et/ou excusés arrive lorsque

l’on sélectionne plusieurs noms avec la touche CTRL enfoncée et que l’on déplace la liste en maintenant cette touche enfoncée.

Dans le mode d’emploi qui figure sur la page de saisie, il est précisé de

relâcher la touche CTRL avant de glisser la liste dans une autre colonne.

Si cela vous est arrivé, il suffit d’effacer la liste des présents (bouton rouge à droite de Présences), puis de ressaisir cette liste.


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Un Frère qui figure dans la liste des membres de l’atelier, n’est pas dans la liste des présents. La fiche de présence n’affiche que les frères dont la date de la cérémonie

a été validée par le Secrétariat Général.

Si ce frère n’a pas encore été reçu au 4ème, 18ème ou 30ème degré, il n’est pas dans la liste des présents. Il ne s’affichera qu’après validation de la

date de la cérémonie par le Secrétariat Général.

Une fois la date de cérémonie renseignée par le secrétaire, il faut attendre quelques jours pour qu’il apparaisse dans la liste de présence et que celle-

ci puisse être saisie…


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Le mail d’envoi des convocations ne part pas. Si certaines fonctions ne sont plus disponibles après une mise à jour, il

faut désinstaller le logiciel. Menu/Programmes/SCPLF_Atelier/Désinstaller.

Avant cela récupérez le lien suivant :


Il vous permettra de télécharger la dernière version du logiciel d’accès à l’Intranet. Conservez ce lien qui reste valable quelle que soit la version du

logiciel.

Puis avec ce lien télécharger à nouveau la dernière version et l’installer.

Votre problème devrait être résolu.



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Je ne peux pas transmettre le document, j’ai un message d’erreur du genre l’extension du fichier n’est pas conforme.

Les serveurs ne peuvent enregistrer des documents dont l’ensemble du

nom comporte plus de 80 caractères.

L’ensemble du nom correspond au chemin complet auquel il convient d’ajouter le propre nom du fichier à transmettre.

Petit conseil : si ce message apparaît, le plus simple est de copier le

fichier sur le bureau du PC, puis de transmettre le fichier à partir de cette copie.

Autre précision, certains caractères spéciaux peuvent tromper les

systèmes d’exploitation et provoquer la même erreur ;

Evitez donc les caractères spéciaux dont « - / ‘ Evitez également de trop nombreux espaces.


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Je suis secrétaire et je ne peux pas indiquer la participation à la Fête de l’Ordre.

La Participation à la Fête de l’Ordre est assurée par la cellule informatique

du SCplF pour tous les degrés.

Seules les participations des Frères ayant déposé leur carton à l’entrée de la Tenue peuvent être enregistrées.


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Comment avoir la liste des Frères ayant participé à la Fête de l’Ordre ?

La présence à la Fête de l’Ordre est saisie par la cellule informatique du Suprême Conseil.

Le Président et le Secrétaire peuvent avoir la liste des Frères présents en

utilisant le menu Présences (détail 12 derniers mois). Ce document peut être imprimé.


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Comment envoyer une planche lue en Loge aux Frères ?

Vous avez maintenant la possibilité d’envoyer par mail une planche lue en Loge. Il suffit comme pour les convocations de sélectionner les

destinataires du mail. Vous avez également la possibilité d’écrire un message complémentaire à l’envoi.


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Au moment de la facturation certains frères ont toujours un solde à 0 ? La facturation n’est possible que pour les frères qui ont été reçus dans

l’atelier (4ème, 18ème, 30ème) au 1er janvier. Les Très Illustres Frères ne sont pas facturés.

Il faut donc que la date de réception soit renseignée, c’est-à-dire qu’elle

ait été transmise au Secrétariat Général du Suprême Conseil.

La saisie est à faire par le secrétaire de l’atelier avec le menu prévu à cet effet dans le Dossier des Frères.

Le Secrétariat Général doit valider les saisies faites par le secrétaire de

l’atelier ce qui peut prendre quelques jours… Une fois cette validation faite, le frère en question n’est plus surligné en jaune dans la liste des

membres de l’atelier.


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Comment traiter un avoir du Suprême Conseil ? L’avoir concerne la cotisation d’un frère qui n’aurait pas du être facturée

au 1er janvier.

Dans ce cas soit la facture des cotisations figure déjà dans le compte du Frère, auquel cas il faut relancer le calcul de la facturation pour supprimer

la ligne du compte du Frère sorti depuis le 1er janvier, soit elle ne figure pas et il ne faut rien faire au niveau du compte du Frère.

Régler par le compte p101 ou p103 la cotisation due au Suprême Conseil.

Va créer une ligne de débit dans le compte de banque

Encaisser fictivement le montant dû au Suprême Conseil de la cotisation du Frère par le compte p901. Va créer une ligne au crédit du compte de

banque et l’équilibrer.

La situation vis à vis du Suprême Conseil sera conforme à celle tenue par

le Suprême Conseil et le solde de banque conforme au relevé de la banque.


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Je ne peux pas affecter à un Frère un règlement en espèces. Comment faire ?

Effectivement ce n’est pas possible car pour assurer un suivi parfait du règlement des cotisations, le chèque est plus fiable et évite les conflits.

Cependant si tu es confronté à ce genre de règlement, nous te proposons

de procéder comme suit :

Enregistrer le versement des espèces par le Livre de Caisse. Créer une remise en banque avec les matricules des Frères

correspondants aux différents versements espèces. Simultanément au dépôt des espèces en Banque enregistrer par le

Livre de Caisse au débit le montant du dépôt.

Ainsi le règlement de la cotisation est bien enregistré au nom de chaque

Frère, et tu as une trace du versement espèces que tu as reçu.

Pour être plus sûr d’isoler ces versements espèces, les autres cotisations peuvent être affectées directement à chaque Frère sans utiliser la Remise

en Banque.


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Un Frère paye pour un Autre. Quelle saisie faire ? Dans ce cas particulier, il faut enregistrer le règlement avec la matricule

du frère pour lequel la cotisation est payée. Ainsi le compte du frère sera à zéro.

Pour suivre le compte bancaire, il suffit dans le libellé d’indiquer le nom du

frère payeur et le numéro de chèque.

Eviter d’utiliser une remise de banque dans le Livre de Banque pour ce genre de règlement, ce sera plus facile pour suivre l’état de trésorerie et

pointer avec le relevé de banque.


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Comment faire une proposition pour le 12ème, 14ème, 18ème et 30ème degré ? La proposition au 12ème degré suppose que la Commission Probatoire se

soit réunie pour entendre les candidats sur leur compréhension et connaissance des degrés précédents. Un minimum de présence est requis

consultez le document du coutumier S.0.12.2.01 pour suivre la procédure concernant la Commission Probatoire.

Il faut donc organiser cette Commission Probatoire et en arrêter la date

avec l’Inspecteur Régional afin qu’il puisse être présent ou représenté.

Il y a la possibilité de communiquer avec l’Inspecteur Régional par l’Intranet, sans réponse de sa part le joindre par téléphone.

Une fois la Commission Probatoire réunie, la proposition de nomination au

12ème degré doit être faite par l’Intranet.

Après validation par l’Inspecteur Régional, il faudra transmettre les

métaux au Suprême Conseil, un chèque pour les droits et un chèque pour les décors (le montant des décors ne comprend pas les frais de port).

La nomination interviendra alors et il ne restera plus qu’à mettre à l’ordre

du jour d’une tenue la réception au 12ème degré.

Une fois la réception faite, la date de réception sera saisie au niveau des dossiers des frères afin que le Secrétariat soit informé de celle-ci.

Il n’y a pas de Commission Probatoire pour le 14ème, 18ème ou 30ème degré.

Il suffit de créer le dossier de proposition de nomination et le dossier sera traité par le Grand Secrétaire Général. Lorsqu’il y a changement d’atelier

(18ème et 30ème degré) le Président du nouvel atelier reçoit un mail pour

instruire le dossier.

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