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AMUE 2012-2016 : Nouveaux enjeux et nouvelles méthodes

Claude RONCERAY, DirecteurJournées ABES, juin 2012

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SOMMAIRE

1. Présentation

2. Mutualisation ?

3. La nouvelle offre

4. Quelques enjeux, à discuter, à partager

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1. PRÉSENTATION DE L’ AMUE : COOPÉRATION, PERFORMANCE ET INNOVATION

L’Agence est un groupement d’intérêt public créé en 1992 qui : Organise la coopération entre ses membres Sert de support à leurs actions communes au vue d’améliorer la qualité de leur gestion

Structure de mutualisation des universités et établissements d'enseignement supérieur, elle : Contribue à l’élaboration du système d’information des établissements Accompagne les changements et la modernisation des établissements en matière de pilotage et de gestion

Chiffres clés :

170 adhérents

Universités Grands établissements Organismes de recherche

140 agents

Diversité

Sur 2 sites A Paris – A la Maison des Universités A Montpellier

100% des universités

Taux de pénétration SI

Toutes les universités utilisent au moins un logiciel dans les domaines de la scolarité, de la finance et des ressources humaines

Etablissements sous tutelle de l’agriculture, la défense, l’écologie, la santé PRES

2. MUTUALISATION : QU’ATTENDENT LES ADHÉRENTS?(ÉTUDE DELOITTE, JUILLET 2011)

Le principe de mutualisation bénéficie d’un fort soutien au sein de la communauté universitaire, où elle apparaît principalement comme un enrichissement collectif avant d’être un levier d’économies.

Des attentes variables, notamment en fonction de la taille de l’établissement, le choix des fonctions à mutualiser doit donc être laissé aux établissements.

Recherche scientifique et technologique,

diffusion et valorisation des résultats

Formation initiale et continue

Pilotage stratégique, pilotage opérationnel et

contrôle de gestion

Gestion des ressources humaines

Pilotage des ressources

informa-tiques

Gestion du patrimoine

Les établissements soulignent majoritairement six grands enjeux opérationnels dans les cinq prochaines années :

• Bénéficier d’échanges d’expériences de bonnes pratiques

• Mettre en commun des moyens avec d’autres établissements

• Renforcer la cohérence des pratiques des établissements

• Améliorer la qualité des processus, des produits et des services

• Permettre des économies d’échelle et amortissement d’investissements.

Principales finalités de la mutualisation (par ordre décroissant)

3.1 OFFRE AMUE : L’OFFRE LOGICIELLE

L’ Amue propose une offre logicielle structurée autour de 8 domaines fonctionnels du métier del’enseignement et de la recherche.Cette offre est construite dans une démarche collective et mutualisée depuis le choix du logiciel jusqu’ à sa mise au point en partenariat étroit avec les experts des établissements.

3 nouveaux systèmes déployés en 2012

5 systèmes éprouvés dans les domaines

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Enjeux des établissements Fonctions support Axes de développement

Scolarité Recherche Pilotage Finance RH

SIHAM : Gestion des ressources humaines avec pilotage de la masse salariale et la paye

ROF: Outil de référencement des formations EVRP : Gestion de l’hygiène et de la sécurité

Hygiène &

sécurité

Formation

Scolarité

Gestion des ressources numériques

Gestion du patrimoine

Gestion des ressources humaines

Gestion financière et comptable

Pilotage

Recherche

une offre logicielle globale, intégrée, modulaire disponible en mode service

DECISIONNEL : Mobilisation de l’ensemble du SI à fins de pilotage PRISME : Référentiels communs et échanges de données

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3.2 OFFRE AMUE : LA FORMATION DES PERSONNELS

Pour assurer la professionnalisation des agents des établissements et le développement de leurs compétences, plus de 100 formations sont dispensées en 2012 dans 11 domaines :

Des centres à proximité de chez vous

Des formations métiersDes formations SI

Et une capacité à mettre en place rapidement des formations spécifiques aux besoins des établissements

Les formations sont conçues avec des spécialistes du domaine concerné et issus des établissements et/ou organismes partenaires (CPU, ESEN, CSSFCU, OST…)

Sites actuelsFuturs sites

3.3 OFFRE AMUE : L’ACCOMPAGNEMENT DES ÉTABLISSEMENTS

Veille & Information

Espace d’échanges• Organisation de séminaires et conférences• Mise en place de clubs utilisateurs• Animation de réseaux (participation et/ou animation de listes professionnelles)• Echanges de bonnes pratiques avec les acteurs de mutualisation universitaires étrangers

Conseils & expertise

• Audit d’organisation et des processus• Accompagnement méthodologique sur des dossiers fonctionnels (juridique, achat…)• Conduite du changement et accompagnement de la transformation (fusion,…)

Centrale d’achat

Audit organisationnelCertification des comptesProgiciel de rédaction administrative des marchés et accords cadres LOREM

Solution SAP Business Object - décisionnelDématérialisation des procédures de marchéInfogérance Marché Oracle relatif aux licences

• Prestations de conseils • Achat de matériels informatiques

L’ Amue met la recherche de performance et d’innovation au cœur du dispositif de mutualisation. Les outils de cet accompagnement s’articule autour de 4 activités :

• Veille réglementaire, juridique et technologique• Publication d’études, de guides pratiques et diffusion d’outils• Instruction de dossiers techniques mandatés par la CPU, le ministère,…

Accords cadres passés par l’Amue pour le compte de ses adhérents qui permet sousl’effet de la mutualisation de faire bénéficier les établissements de prestations à tarifs préférentiels

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RÉSUMÉ DE L’OFFRE AMUE

Les cibles de la mutualisation : coopération, mais aussi recherche de performance, accès à l’innovation

Une action dans l’ensemble des domaines non couverts par un autre acteur (Abes, Renater…) : soutien à la formation et à la recherche, finances, ressources humaines, immobilier, SI, achats…

Des modalités d’action qui se déclinent en 3 axes complémentaires SI – pas seulement logiciel Formation – pas seulement celle des dirigeants Accompagnement – avec des modalités variables,

Une offre différenciée, qui accompagne les stratégies de site, et plus proche des personnels

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4. QUELQUES ENJEUX, À DISCUTER, À PARTAGER

5 questions en forte et rapide évolution

1. La gouvernance et le pilotage des projets : partager les enjeux, globalement et dans chaque établissement

2. Rechercher les convergences métiers, les meilleures pratiques et « simplifier » « rationaliser » « industrialiser »

3. Prendre en charge l’intégration technique, la conduite du changement, … les usages et les usagers dans leur diversité et leur mobilité!

4. Une offre SI intégrée, mais modulaire et paramétrable, alliant outils industriels et développements collaboratifs organisés

5. Du logiciel au service? Le cloud, outil permettant un meilleur accès sur l’ensemble du territoire?

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mire @ amue.fr