slide no 1 09/03/2003fiche de transfert informatisée- projet agenda 1 – historique 2 –...

09/03/2003 Fiche de transfert informatisée- Projet Slide no 1

AGENDAAGENDA• 1 – HISTORIQUE

• 2 – EVOLUTION DE LA REGLEMENTATION

• 3 – SITUATION ACTUELLE

• 5 – MOUVEMENTS INFORMATISES – PROPOSITION

• 6 – MOUVEMENTS ‘MANUELS’ - PROPOSITION

• 7 – DISCUSSION


1- 1 SITUATION GEOGRAPHIQUE1- 1 SITUATION GEOGRAPHIQUE

Deux sites de part et d’autrede la frontière reliés par un tunnel permettant le passagedes marchandises.


1-2 – SOURCES DE LA REGLEMENTATION1-2 – SOURCES DE LA REGLEMENTATIONDocuments officielsDocuments officiels

• Voie de passage (tunnel) reliant les différentes parties du domaine du CERN – Réglement concernant les mouvements de matériel, FI-M/84/6260, Mars 1985

• The tunnel linking the CERN sites, Use of the tunnel,CERN/DSU-DO/RF/8200. May 1998

• Information note on the Rules for use of the Tunnel linking the CERN sites, CERN/DSU-DO/RH/8201,May 1998

• The tunnel linking the CERN sites : new rules for use,CERN/DSU-DO/RH/8297, June 1998

• Memorandum relating the conditions for using the Tunnel pending issue or renewal of Swiss and/or French legitimation documents, DSU-DO/RF/10360, 18 April 2001

• Passage par le “Tunnel” dans l’attente de l’établissement de documents de légitimation suisse et/pu françaisRéf. CERN/DSU-DO/RH/11131 (17 octobre 2002)


1-3 REGLES D’UTILISATION1-3 REGLES D’UTILISATION

L’utilisation du “tunnel” est limitée aux catégories de matériel ci-dessous :

• Matériel standardisé disponible aux magasins du CERN• Matériel déjà mis à la consommation et appartenant aux

différents Divisions/Départements ou aux groupes VisiteursDocument d’accompagnement requis :• Document ‘Fiche de transfert’ établi en 2 exemplaires minimum

et signé par un membre du personnel de l’Organisation


2-1 EXTENSION D’UTILISATION2-1 EXTENSION D’UTILISATION

A partir de 1984 (cf FI-M/84/6260), sont notamment autorisés en lieu et place de la fiche de transfert officielle, les documents suivants :

• Demande de matériel Magasins• Retour de matériel Magasins• Fiche de livraison Magasins


2-2 EXTENSIONS TOLEREES 2-2 EXTENSIONS TOLEREES

Au cours des années, les autorités douanìères, dans le but de faciliter les opérations, ont toléré les documents supplémentaires suivants :

• Demande d’expédion ou de transport (Sce Import/export)

• Unpacking List (Réception des marchandises)

• Bulletin de livraison pour arrivage nominatif (Réception des marchandises)


3.1 INFORMATISATION DU TRANSPORT ET DE 3.1 INFORMATISATION DU TRANSPORT ET DE LA DISTRIBUTION INTERNESLA DISTRIBUTION INTERNES

Depuis novembre 2002, les services transport et distribution internes sont informatisés.

Ces services assurent les fonctions suivantes :

• Transport et/ou manutention de matériel sur les différents sites du CERN

• Livraison du matériel des magasins aux utilisateurs• Enlèvement des retours de matériel aux magasins• Livraison des arrivages réceptionnés (liés à une commande

officielle ou nominatifs)• Enlèvement des expéditions jusqu’au point d’emballage


3.2 – IMPACT DE CETTE INFORMATISATION 3.2 – IMPACT DE CETTE INFORMATISATION

• Transport et distribution internes utilisent le même système informatique que les services achats et import/export -> Intégration renforcée

• Chaque transport interne (sauf effectué directement par l’utilisateur) – Fait l’objet d’une demande électronique spécifique saisie par

l’utilisateur et validée par une signature électronique– Ou est initié par une autre application informatique (magasins,

achat, import/export)) mais résulte également d’une demande electronique initiale (demande d’expédition, demande d’achat interne, demande de matériel)


3.3 –SCHEMA DES FLUX D’INFORMATION3.3 –SCHEMA DES FLUX D’INFORMATION

EDH Système de gestion électroniques de documents

Système de gestion électroniques de documents

DEMANDE DE MATERIEL DEMANDE DE TRANSPORT INTERNE DEMANDE D’ACHAT INTERNE

DEMANDE DÉXPEDITION

Système de gestion achats/import-export

Système de gestion achats/import-exportSystème de gestion

des magasins

Système de gestion des magasins

Système de gestion Transport interne/Distribution

Système de gestion Transport interne/Distribution


3.4 - SITUATION ACTUELLE3.4 - SITUATION ACTUELLE(Types de transport interne)(Types de transport interne)

TRANSPORT EFFECTUE PAR DISTRIBUTION/TRANSPORT INTERNE

Entierement informatiséTraçabilité totaleObjet d’une demande EDH Validé par signature électronique

TRANSPORT EFFECTUE DIRECTEMENT PAR L’UTILISATEUR

Aucune saisie de l’informationPas de traçabilité


3.5 - SITUATION ACTUELLE3.5 - SITUATION ACTUELLE(Documents produits si passage tunnel)(Documents produits si passage tunnel)

TRANSPORT EFFECTUE PAR DISTRIBUTION/TRANSPORT INTERNE

FICHE DE TRANSFERT PAPIER

TRANSPORT EFFECTUE DIRECTEMENT PAR L’UTILISATEUR


4.1 BESOINS DES UTILISATEURS4.1 BESOINS DES UTILISATEURS

L’informatisation de la distribution interne permet de satisfaire les besoins exprimés par les utilisateurs dans le domaine de la logistique :

• Suivi des composants LHC• Traçabilité INB• Statistiques de transport, contrôle des coûts, suivi

des contrats de service• Vision globale des différents flux logistiques (voir

schéma dans le slide suivant)


web EDH

WEBINTERFACE

TestsTests

FabricationFabrication

AssemblageAssemblage Montage exp.Montage exp.

TraçabilitéTraçabilité

Saisie demande exp/transport, DAISaisie demande exp/transport, DAI

StockageStockage

TransportTransport

Distribution interneDistribution interne

4.2 - FLUX LOGISTIQUES4.2 - FLUX LOGISTIQUES

Passage tunnelPassage tunnel


4.3 – DISPONIBILITE DE L’INFORMATION4.3 – DISPONIBILITE DE L’INFORMATION

Tous les mouvements (à l’exception des transferts de matériel effectués par l’utilisateur lui-même) sont maintenant gérés informatiquement , donc

• Disponibilité des informations correspondantes dans la base de données

• Accessibilité à la source (document EDH initial, créateur, approbateur)

• Possibilité de produire listes, statistiques, regroupements en vue de satisfaire tout contrôle éventuel


5.1– MOUVEMENTS INFORMATISES 5.1– MOUVEMENTS INFORMATISES PROPOSITIONPROPOSITION

• Remplacement de la fiche de transfert ‘papier’ par un document informatisé (cf modèle slide 17)

• Génération automatique de ce document si le mouvement rentre dans les catégories autorisées pour le passage du tunnel

• Plus de signature manuscrite mais référence à une procédure générale à définir entre le CERN et les autorités douanières Suisses et Françaises


5.2 – MOUVEMENTS INFORMATISES 5.2 – MOUVEMENTS INFORMATISES PROCEDURE A DEFINIRPROCEDURE A DEFINIR

• Réactualisation du document FI/M/84-6260

• Pas de modification dans la réglementation de base, uniquement sur des points de détail(signature, documents autorisés, …)

• Deux documents autorisés pour le franchissement du tunnel :– Fiche de transfert électronique (transport et distribution internes)– Fiche de transfert papier (transports effectués par les utilisateurs)


5.35.3- FICHE DE TRANSFERT ELECTRONIQUE - FICHE DE TRANSFERT ELECTRONIQUE PROTOTYPEPROTOTYPE

LE CERN CERTIFIE QUE LE MATERIEL OBJET DE CE DOCUMENTRENTRE DANS LE CADRE DE LA PROCEDURE XX-NN DU JJ/MM/YYY

Référence à la procédure


5-4 SIGNATURE ELECTRONIQUE VS SIGNATURE MANUSCRITE5-4 SIGNATURE ELECTRONIQUE VS SIGNATURE MANUSCRITE

• AVANT : Signature manuscrite:– iMPLIQUE une intervention manuelle sur chaque document– NECESSITE la disponibilié d’un membre de l’organisation

• MAINTENANT : Plus de signature manuscrite– Validité du document garantie par mention de la procédure sur la

fiche de transfert– Disponibilité des informations relatives à l’approbation du

document EDH initial (voir slide suivant)

• Créateur• Approbateur (donc signature électronique initiale)


5-5 – SIGNATURE ELECTRONIQUE5-5 – SIGNATURE ELECTRONIQUEDétail des informations Détail des informations


5-6 AVANTAGES5-6 AVANTAGES

• Production automatique de la fiche de transfert• Identification individuelle de chaque mouvement• Respect de la réglementation garanti par le

système• Possibilité de trâcer chaque mouvement (créateur,

approbateur, historique, etc…)• Génération de listes périodiques pour faciliter les

contrôles douaniers éventuels• Facilitation de la procédure actuelle de contrôle des

fiches de transfert


6-1 6-1 MOUVEMENTS MANUELS - PROPOSITIONMOUVEMENTS MANUELS - PROPOSITION

• Pousser les utilisateurs à saisir l’information dans EDH dans le cas où ils transportent eux-mêmes la marchandise

• En contre-partie, leur offrir la possibilité d’imprimer une fiche de transfert à partir d’un bouton dans l’écran EDH

• Avantages :– Mouvements intégrés dans le système– Traçabilité assurée– Contrôles éventuels facilités