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Page 1: LA GESTION INFORMATISÉE D

LA GESTION INFORMATISÉE D'UNE ÉCOLE

Page 2: LA GESTION INFORMATISÉE D

Introduction………………………………………...3 Quelques éléments de réflexion pour un

choix…....4

1. Les conditions de choix ……………………............42. Les objectifs d’une gestion informatisée ………......4 a. Internes à l’école.…...…………………………………..4b.Administratifs ..…..…………………………….............5

3. Les avantages d’une gestion informatisée ………….54. Les limites d’une telle gestion ……………...………65. Les moyens de cette gestion ………………………..6

Comment améliorer la GESTION de Votre ECOLE ?

1. GAEL v 2.3………………………………………….72. Win Form……………………………………………93. Prométhée…………………………………………..114. Academy System…………………..……………….13

Synthèse ……………………………………………….16

2 Gestion informatisée d’une école

Sommaire

Page 3: LA GESTION INFORMATISÉE D

L'administration d'un établissement scolaire (lycée, collège ou école) comporte un certain nombre de tâches indispensables (listes, enquêtes, notes de service, circulaires, opérations de gestion...) que les responsables ont toujours essayé d'optimiser. Lors du plan Informatique pour tous, l'arrivée d'ordinateurs a fait naître l'espoir d'améliorer de façon significative l'ensemble de ces tâches.

Or, il faut bien reconnaître que la gestion informatique d'un établissement nécessite des moyens matériels performants. C'est pourquoi bien peu d'éditeurs ou d'enseignants avaient osé se lancer dans la rédaction de logiciels de gestion, même si les idées sur le sujet ne manquaient pas. Réalisme, pragmatisme et... rentabilité restent des notions de base dans le domaine de l'édition.

En alliant souplesse et efficacité, les PC permettent aujourd'hui d'envisager avec beaucoup plus de réalisme la possibilité de gérer informatiquement une école. Il était devenu opportun de proposer aux utilisateurs potentiels un outil performant dans ce domaine.

3 Gestion informatisée d’une école

Introduction

Page 4: LA GESTION INFORMATISÉE D

1- Les conditions de choix   :

Pour être utile, la gestion informatisée d'une école doit répondre à trois finalités :

Permettre la gestion interne de l'école ;

Faciliter la gestion administrative de l'établissement ;

Autoriser l'archivage informatique et traditionnel des

données.

Lors du choix du logiciel et du matériel, trois critères principaux doivent présider à la sélection opérée :

La rigueur (architecture, écrans, menus) ;

La rapidité de traitement

La fiabilité des données saisies, traitées et stockées.

2- Les objectifs d’une gestion informatisée   :

Les objectifs sont de plusieurs types :

a. Internes à l'école   :

4 Gestion informatisée d’une école

QUELQUES ÉLÉMENTS DE RÉFLEXION POUR UN

CHOIX

Page 5: LA GESTION INFORMATISÉE D

Gérer le registre des élèves avec les mêmes obligations de

rigueur et de contenu que celles de la gestion écrite.

Gérer les listes, par branches, par classes.

Gérer les différentes listes que les enseignants établissent à la

main.

Gérer les emplois du temps de chaque classe.

Gérer les moyennes de classement de chaque élève.

Gérer, par famille, les divers « certificats » de scolarité, les

billets d'absence… .

Gérer les assurances des élèves.

b. Administratifs   :

Sortir l'enquête statistique sur toutes les composantes de

l’administration et leur efficacité dans l’amélioration du

rendement.

Permettre de simuler très rapidement la prochaine rentrée

ventiler ces chiffres dansle formulaire d'enquête de

l'Administration.

Régler les factures de paiement de chaque élève mensuelles

Ou semestrielles ou annuelle.

3- Les avantages d’une gestion informatisée   :

5 Gestion informatisée d’une école

Page 6: LA GESTION INFORMATISÉE D

Grande rapidité d'exécution. L’Enquête d'une école de 500 élèves

est réalisée en moins de 5 minutes.

dualité (informatique et traditionnelle) du stockage des données et

résultats.

Plus grande lisibilité des données obtenues et exploitation plus

facile des résultats.

Format des documents standardisé.

……

4- L es limites d’une telle gestion   :

Les pratiques de distribution du matériel et des fournitures scolaires ne se prêtent pas toujours à une gestion informatisée. Au début, celle-ci risque au contraire d'occasionner une perte de temps et d'alourdir ce travail.

Les méthodes de gestion de certaines structures à l'intérieur de l'établissement nécessitent le plus souvent une présence constante, incompatible avec les fonctions de directeur d'école très rarement déchargé de classe, très peu souvent , et le plus souvent sans décharge de classe.

5- L es moyens de cette gestion   :

Trouver un logiciel spécifique. Posséder des ordinateurs très performants. Avoir le système d'exploitation du logiciel.

6 Gestion informatisée d’une école

Page 7: LA GESTION INFORMATISÉE D

Dans le souci de palier aux multiples problèmes que peuvent rencontrés votre établissement en cours de la gestion quotidienne, notamment de la scolarité, des pensions, des études, des examens ou compositions de classe, de la micro-comptabilité ou encore des finances, nous nous sommes donnée la tâche de vous présenter quelques applications qui peuvent répondre aux besoins de votre établissement :

GAEL v 2.3

7 Gestion informatisée d’une école

Comment améliorer la GESTION de Votre ECOLE ?

Page 8: LA GESTION INFORMATISÉE D

C’est un logiciel de gestion des inscriptions, des dossiers scolaires et du suivi administratif des élèves.

Le module GAEL, s'appelant également Vie Scolaire, s’inscrit dans la compétence des collectivités relevant de l’obligation de scolarisation. Il permet une gestion unique des dossiers scolaires, accessible par la collectivité et les écoles. Vie Scolaire, une application entièrement Web.Le principe est d'optimiser la gestion des élèves et des écoles :

Les éléments renseignés lors de l'inscription à Gael, ou vieScolaire correspondent à ceux qui sont définis dans l'application. Ils permettent de gérer l'identification de l'élève dans le système. Ces renseignements précisés, Vie Scolaire intègre le pilotage de la scolarisation de l'élève. Ces informations sont automatiquement mises à jour en fin d'année scolaire.

Au même titre que la gestion des élèves, Gael gère les informations relatives aux établissements scolaires et aux personnels associés (enseignants, administratifs, etc.).

Rassemblées au sein d'un seul applicatif web et accessibles par tous les intervenants potentiels en fonction de leur profil, toutes ces informations constituent une simplification importante de la gestion quotidienne et annuelle de la scolarité.

Gael offre l'opportunité de réaliser une répartition souple et pratique des élèves dans les classes d'un établissement. La fonction de préparation permet d'anticiper la prochaine rentrée.

Toutes les informations gérées par Gael peuvent être extraites et mises en forme via une fonction d'édition de tableaux de bord et d'état personnalisés. Ces documents peuvent être générés de manière souple et produits dans des formats standards afin d'être

8 Gestion informatisée d’une école

Page 9: LA GESTION INFORMATISÉE D

potentiellement ré-exploités par ailleurs.

 Langue : Français

 Licence : Logiciel libre (gratuit)  

 Éditeur : Iconito  

Téléchargement :

http://www.toocharger.com/fiches/windows/gael/57679.htm

Remarque : Pour installer ce logiciel vous devrez au préalable installer un serveur Web compatible PHP, comme Apache. Le processus d'installation requiert des connaissances techniques importantes, il est conseillé de confier cette tâche à un administrateur réseau.

Win Form

Est un Logiciel de Gestion d'une Ecole Supérieure, conçu à la demande de Directeurs d'Ecole, pour optimiser la Gestion Administrative de leur Ecole !     Grâce à :- Une Gestion centralisée et sécurisée ...- les Informations sont disponibles sur : Les Etudiants, les Dossiers Administratifs, les Plannings, les Notes, les Absences, les Factures, ...

9 Gestion informatisée d’une école

Page 10: LA GESTION INFORMATISÉE D

La Suite Logicielle "Win Form", est constituée de plusieurs Modules, spécialisés par Fonction Principale ou par Service ...     Chaque Module se suffit à lui-même, par Service, et l'ensemble couvre les besoins d'une Ecole :

La gestion des Utilisateurs et des Droits d'Accès est centralisée. Chaque Module dispose des mêmes options d’utilisation. Possibilité d'accès direct d'un Module à l'autre. Les "Mailings" et "E-Mailings" sont d'un usage facile.

"Win Form" permet :

Le Suivi des Prospects et le remplissage prévisionnel des Classes. Le Suivi des Dossiers des Etudiants. Les Réinscriptions automatiques d'une Année sur l'autre. Les Bulletins de Notes, les Absences et les Diplômes ou Certificats. La gestion graphique des Plannings des Classes, des Professeurs et

des Salles de Classe. L'accès par Internet aux Bulletins de Notes, Stages et Emplois. La Facturation par Echéancier, avec gestion des Relances. La vente de Matériel Pédagogique et de Fournitures. L'Exportation de Données et le Transfert Comptable.

Contrat de licence

Service Commercial : - Responsable : Fabienne GUILLARD           Email : [email protected]     Tél. : 03.69.22.53.54

Service Technique : - Responsable : Jacky HISTEL           Email : [email protected]     Tél. : 03.88.59.15.35

10 Gestion informatisée d’une école

Page 11: LA GESTION INFORMATISÉE D

Prométhée

Prométhée est un projet placé sous licence GNU/GPL visant à fournir un intranet-extranet pédagogique et administratif "clé en main" aux établissements scolaires.

Le but est de faciliter les échanges et le travail de chacun en offrant de nouveaux outils de communication sous forme de Logiciels Libres.

Campus virtuel :

Dépôt et partage de ressources pédagogiques multimédia Forums pédagogiques Galeries : bibliothèques de photos numériques servant de

support aux différents cours Travaux à rendre : pour le téléchargement de devoirs à réaliser à

la maison Exercices de type QCM à choix unique ou multiples Référentiels : dépôt des programmes et référentiels d'une

matière Annonces journalisées. Agenda : pour regrouper les dates des épreuves formatives, des

sorties pédagogiques, etc.

11 Gestion informatisée d’une école

Page 12: LA GESTION INFORMATISÉE D

Sondages Liens : liste de liens utiles en rapport avec la matière Cahier de Texte Numérique

Services de diffusion d'informations :

Forums de discussions Système de dialogue en direct (chat) Post-it (messagerie instantanée type Webmail) Galeries d'images Dépôt et partage de ressources Multimédia Weblog Système de publications. Emplois du temps (salles, personnel et élèves). Annonces journalisées. Envois des absences par SMS

Gestion de flux (workflow) :

Gestion des stages pédagogiques Gestion des CV et des offres d'emplois (type lolix.org) Gestion des réservations (salles, matériel pédagogique, ...) Gestion des listes du personnel et des élèves. Gestion des absences du personnel et des élèves. Gestion des emplois du temps du personnel et des élèves. Résultats des examens.

Langue  : Français, Anglais  Licence : Logiciel libre (gratuit)   Éditeur : DreamTeam

Téléchargement :http://www.toocharger.com/fiches/windows/promethee/12241.htm Remarque : Pour installer ce logiciel vous devrez au préalable installer un serveur Web compatible PHP, comme Apache. Le processus d'installation requiert des connaissances techniques importantes, il est conseillé de confier cette tâche à un administrateur réseau.

12 Gestion informatisée d’une école

Page 13: LA GESTION INFORMATISÉE D

Academy System

Academy System est une application client-serveur, permet la gestion globale des établissements scolaires, institutions universitaires et centres de formation hautement paramétrable, dotée d'outils linguistiques et sonores et de nombreuses fonctionnalités réseaux.

Academy System inclut les modules ci-après : 

Scolarité : Inscriptions, Disciplines, Badges, Attestations... Pensions  : Encaissements, Moratoires, Réductions, Echéanciers... Etudes     : Enseignants, Matières, Emplois de temps, Suivi des

Cours, Vacations... Examens  : Notes, Anonymats, Concours, Examens, Bulletins,

Conseil de classe... Diplômes  : Stages, Travaux de recherche, Thèses, Soutenances,

Jury, Diplômes... Stocks  : Bibliothèques, Laboratoires, Parcs Informatiques, Parcs

Automobiles, Locations, Stocks... Finances  : Recettes, Dépenses...

13 Gestion informatisée d’une école

Page 14: LA GESTION INFORMATISÉE D

Academy est :

Global : couvre les domaines des établissements scolaires via les modules scolarité, pensions, études, examens, diplômes, stocks, finances

Client-serveur : Une seule base de données, plusieurs utilisateurs. Ainsi tout l'établissement scolaire partage les mêmes données en temps réel. Ainsi, vos données sont toujours cohérentes.

Multi-Base : La base de données par défaut est Access qui ne nécessite aucune licence supplémentaire pour des raisons de performances et d'optimisations, vous pouvez être amené à choisir un autre SGDB.

Multi-Langue : Vous avez deux langues au choix, français et anglais. De plus vous pouvez créer et personnaliser de nouvelles langues en fonction de vos besoins.

Fortement Sécurisé : Gérer les utilisateurs par profil. Déterminer les différentes actions des utilisateurs via le journal de connexion. Chaque utilisateur est limité à ses droits d'accès. Les audits des actions sont possibles.

Décentralisé : Les enseignants peuvent eux mêmes depuis la salle des professeurs saisir et imprimer les notes de leurs classes et matières avec leur compte d'utilisateur. Ceci ayant pour but non seulement de réduire la charge de l'administration, mais aussi de permettre aux enseignants de mieux contrôler leurs notes.

Reporting : Imprimer et exporter vos données grâce à la toute puissance de Business Objects (Crystal Reports) intégré dans Academy System.

Importing : Academy System intègre un module d'importation qui vous permet de récupérer toutes vos données inscrites dans une ancienne base de données.

Academy System est compatible avec les systèmes d'exploitation : Windows 98, XP, Vista, Server 2008, Windows 7.

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Page 15: LA GESTION INFORMATISÉE D

o Les caractéristiques   :

Sécurité

Toute connexion est contrôlée et administrée. En effet, pour pouvoir utiliser Academy, il faut avoir un compte utilisateur défini par un administrateur et des droits d’accès bien spécifiques.

Fiabilité

Academy facilite l’accès aux données. On peut toujours retrouver la source d’une information et ainsi la réparer ou corriger en cas d’erreur ou d’insuffisance.

Facilité

À quelques exceptions prêtes, les fenêtres du logiciel Academy possèdent toutes la même architecture, l’accès à ces fenêtres est facilité grâce à la barre de menus et aux divers raccourcis que constituent les barres d’outils standard et d’état.

Convivialité

En effet, une personne non informaticienne puisse utiliser le système après quelques heures de formation, dans la mesure où tout se déroule comme au quotidien.

Ergonomie

Modifier la présentation de vos barres d’outils, définir les paramètres de votre établissement à savoir votre référence, votre raison sociale, votre police d’écriture, votre couleur, votre propre logo ainsi que vos paramètres départementaux.

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o Contrat de licence

Academy a été programmé par Bitang Development Soft Academy est un shareware : 30 jours d'essaiVous pouvez choisir votre SGBD : Access (par défaut), Oracle, SQL Server, DB2, MySQL, … . Pour plus d'informations, contactez E-mail       : [email protected] web   : http://www.bitang.net

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Au terme de ce travail, et après avoir consulté les offres du marché professionnel, ainsi que presque toutes les caractéristiques de chaque produit, il est temps maintenant de passer au choix.

En vue de réussir cette étape importante voire déterminante dans la vie de l’école, il semble intéressant d’abord, de répondre aux questions qu’on a posées au début, et de voir à quel niveau nous avons pu réaliser nos besoins ?

Pour Les conditions de choix, et qui sont la gestion interne et administrative de l'établissement, ainsi que l'archivage informatique et traditionnel des données. Ces conditions sont toutes respectées par les quatre logiciels choisis.

En ce qui concerne les critères principaux qui président notre sélection et qui sont la rigueur, la rapidité de traitement et la fiabilité des données saisies, traitées et stockées. Nous optons pour le dernier logiciel présenté System Academy. Celui-ci donne les meilleures performances possibles jusqu’à maintenant dans le domaine de la gestion d’écoles.

Les objectifs d’une gestion informatisée sont de deux types, internes à l'école et administratifs, ils sont atteints par les deux derniers logiciels Prométhée et System Academy.

Quant à la gestion informatique et spécialement au niveau administratif, les logiciels Win Form et GAEL v 2.3 ont prouvé leur efficacité dans ce domaine.

A titre de conclusion, nous avons opté pour le logiciel System Academy Dans la mesure où il englobe tous les piliers d’un bon fonctionnement de l’école.

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Synthèse