sensibilisation à la gestion de projet competence n°1o séance n°1 association nationale pour la...

Sensibilisation à la

GESTION DE PROJETCOMPETENCE N°1O séance N°1

association nationale

pour la formation professionnelle

des adultes

Sensibilisation à la gestion de projet

11/04/23 / Gestion de projet / 2

C'est quoi la gestionde projet ?...

PLAN• Quelques questions...

• Définition du projet

• Les acteurs concernés

• Le déroulement du projet

• Le management de projet communication, planification,

délais, coûts, risques

• Les outils Gantt

MPM

PERT

Définition du projet

QU’EST-CE QU’UN PROJET?

11/04/23 / GESTION DE PROJET 3

Quelques questions

LA CARACTÉRISTIQUE D'UN PROJET EST D'AVOIR UN DÉBUT ET UNE FIN :• Vrai ou faux ?...

PARMI LES CARACTÉRISTIQUES SUIVANTES, IDENTIFIER CELLES QUI

S'APPLIQUENT AU PROJET : • Démarche structurée, permanent, répétitif, innovant, transverse,

contraintes de délais, temporaire...

PARMI LES ADJECTIFS SUIVANTS, LESQUELS CARACTÉRISENT LE RÉSULTAT

D'UN PROJET :• Immatériel, matériel, unique, mesurable, quantifié, flou, national,

régional...


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Projet

Définition du projetEn résumé :

Un projet est une chose ou un ensemble de choses que l'on se propose de faire en un temps donné, mettant en oeuvre des ressources humaines et matérielles faisant l'objet d'une budgétisation, et aboutissant à la production de résultats matériels et immatériels (les livrables).


Est un projet dont les réalisations (livrables) se constituent d'outils, méthodes ou services informatiques. Les projets informatiques sont généralement, par nature, complexes. Cette complexité s'explique notamment par la grande diversité des acteurs qu'ils font intervenir : techniciens, responsables métier, développeurs, gestionnaires...

Le projet informatiqueLe projet informatique

DÉFINITION DU PROJETProjet informatique

LES ACTEURS DU PROJET


Les acteurs du projet

LE CHEF DE PROJET

Il doit faire en sorte qu'un projet arrive à son terme en atteignant les objectifs fixés, dans les meilleures conditions de qualité, de coûts et de délais.


UN ANIMATEUR• Il fédère l'équipe projet

UN COMMUNICATEUR• Il est en mesure à tous les

stades d'informer le comité de pilotage

• Il informe également ses partenaires

UN RESPONSABLE• Il dispose de moyens et

d'obligations• Il doit tenir ses objectifs

LE CHEF DE PROJET

Il ne porte pas tout surses épaules...


LE MAITRE D’OUVRAGE

C’est le client du projet (mais pas forcément l'utilisateur) Ex: Directeur, chef de service….


LE MAITRE D’OEUVRE

l'organe réalisateur du projet, représenté par le chef de projet


LA STRUCTURE DE PILOTAGE


L’ÉQUIPE PROJETLA CRÉATIVITÉ PERMANENTE

• L'innovation et l'optimisation doivent rester un souci permanent

DES PARTENAIRES• En considérant le projet dans sa globalité et

non exclusivement au niveau de la tâche

LA TRANSPARENCE• Par la communication• Plus tôt une dérive est connue, mieux elle

se gère

LA MAÎTRISE D'OUVRAGE ET LA MAÎTRISE D'OEUVRE SONT LES DEUX COMPOSANTES

ESSENTIELLES D'UN PROJET. UNE COLLABORATION PRODUCTIVE ET EFFICACE DOIT ÊTRE MISE

EN PLACE ENTRE CES DEUX ORGANES AFIN DE MENER LE PROJET À LA RÉUSSITE, MÊME SI LE

DIALOGUE MOA/MOE N'EST PAS TOUJOURS SIMPLE, SURTOUT EN INFORMATIQUE... LA

RELATION ENTRE MOA ET MOE EST (NORMALEMENT...) DÉFINIE PAR UN CONTRAT, QUI

PRÉCISE LES ENGAGEMENTS DE CHACUNE DES PARTIES. CE CONTRAT S'APPELLE LE CAHIER

DES CHARGES.

D'AUTRES COMPOSANTES PEUVENT ÊTRE AMENÉES À « GRAVITER » AUTOUR DU PROJET, OU A

ÊTRE IMPACTÉES PAR CELUI-CI. ON LES NOMME LES PARTIES PRENANTES DU PROJET : IL

S'AGIT EN PARTICULIER DES FUTURS UTILISATEURS DE L'OUVRAGE, DES INSTITUTIONS

FINANCIÈRES, DU PUBLIC...

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LE DEROULEMENT DU PROJET


Les 3 principes fondamentaux



Les phases de vie




Quelques précisions sur la phase d'étude Rien n'est acquis L'arbitrage est permanent Il peut s'écouler plusieurs mois

entre l'arbitrage et le début de la réalisation

Idée

Autorisable

Autorisé

Pré-étude

Arbitrage ?

Lancement ?

Rouge

OrangeRejeté

Noir

Une pré-étude n'est jamais perdue,quelles qu'en soient les suites...



Les phases d’un projet informatique



LE MANAGEMENT DE PROJET



Quand faut-il travailler par projet?Caractéristiques de l'opération Oui En partie NonL'opération à mener est technique et humainement complexe

4 2 0

Elle fait intervenir des personnes travaillant dans des secteurs différents

6 4 0

Elle doit doit être conduite par une ou plusieurs personnes possédant des compétences multiples

4 2 0

L'ampleur de cette opération est telle qu'il faudra mettre en place un pilotage et des ressources propres

6 4 0

On veut s'assurer tout particulièrement des résultats obtenus et contrôler au fur et à mesure l'avancement

4 2 0

Un hiérarchique ou plusieurs souhaite(nt) un interloculteur unique sur cette opération

6 4 0

Il y a beaucoup de sous-traitants ou d'intervenants à prévoir

4 4 0

Cette opération comporte beaucoup de facteurs de risques et d'incertitudes

6 2 0

Cette opération rentre dans le cadre d'un projet plus vaste

4 2 0

L'opération s'étend au moins sur plusieurs mois 4 2 0Votre total

Entre 0 et 16 : Inutile de travailler en structure de projet

Entre 16 et 32 : Vous pouvez ou non travailler par projet

Au delà de 32 : Aucun doute, il faut travailler par projet



Les avantages d'un fonctionnement par projet• Opération extraordinaire• Action à risques• Objectifs ambitieux

Exigence de délais Situation temporaire

Management d'une équipe pluridisciplinaire Autorité reconnue

Commanditaire : maître d'ouvrage Responsable : maître d'oeuvre

Objectifs partagés Lettre de mission

Transversalité maîtrisée Equipe et contributions négociées et officialisées

Adaptation des ressources aux objectifs

Mobilisation

Rapidité

Coordination

Ressources



• Identifier les contraintes (délais, coûts...)• Elaborer les spécifications du projet• Préparer le plan de développement

– Décomposer le projet en tâches élémentaires– Identifier tous les contributeurs– Définir le séquencement des tâches

• Effectuer des prévisions– Durée– Coût

• Optimiser la référence– Identifier les tâches déterminantes– Veiller à ce qu'elles présentent le moins de risque de dérapage

Le principe : Se fixer un référentiel


LE MANAGEMENT DE PROJETLe principe : Evaluer périodiquement la réalisation

• Remontée des informations sur :– Ce qui est fait

• Qualité de ce qui est réalisé• Coûts liquidés• Temps passé

– Ce qui reste à faire• Modification du cahier des charges• Coûts prévisionnels• Temps restant à allouer

• Consolidation au niveau du projetCommuniquer...


LE MANAGEMENT DE PROJETLe principe : comparer réalisation et référentiel• Mise en évidence des écarts constatés

– Qualité technique– Délais– Coûts

• Analyse de la cause de ces écarts– Dérive constatée– Dérive prévisionnelle en fin de projet

• Proposition d'actions correctives

Informer le comité de pilotage...



• La finalité de tous les outils et méthodes liés au management de projet, c'est la maîtrise des risques

• Le chef de projet n'est donc pas nommé pour "faire un planning", mais pour prendre des mesures préventives

• Il faut donc :– Développer la capacité d'analyse

au préalable

– Identifier et mettre en placeles mesures préventives

La gestion des risques



La Typologie des risques



Le suivi des coûts

• Il est nécessaire de faire un suivi des coûts à avancement donné

– Nécessaire à la reprogrammation éventuelle du projet

– Nécessaire à la connaissance du coût final prévisionnel

• Il est également nécessaire de faire un suivi des coûts à échéance donnée

– Nécessaire aux financiers


LES OUTILS


LES OUTILS

• Des logiciels certes ...

• Mais aussi...

– Des règles de management

– Des réunions préparées

– Un fond documentaire solide

– Un tableau de bord

– Un dossier projet

– Une communication adaptée


LES OUTILS

• La liste de préséance– Un tableau sur lequel, pour chaque tâche, sont portés, la

durée, l'enchaînement logique, d'éventuelles contraintestâches nature prédécesseurs durée en jours

A acceptation des plans par le propriétaire 4

B préparation du terrain 2

C commande des matériaux A 1

D creusage des fondations A, B 1

E commande des portes et fenêtres A 2

F livraison des matériaux C 2

G coulage des fondations D, F 2

H livraison des portes et fenêtres E 8

I pose des murs, de la charpente et du toit G 4

J mise en place des portes et fenêtres H, I 1


LES OUTILS

• Le diagramme de GanttIl offre une présentation très visuelle de l'étalement des tâches

Nº Tâche / Table de structure initiale

1 CONSTRUCTION AGENCE

2 Recherche terrain

3 Pré-étude

4 Achat sous conditions

5 Conception

6 Demande permis de construire

7 Achat

8 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA

9 Finition extérieure

10 Finition intérieure

11 Réception

A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O1993 1994


LES OUTILS

• Le réseau PERT : Program Evaluation Review Technique– La durée et l'importance des tâches n'apparaît pas de façon visuelle– L'ordonnancement du projet est clairement représenté


LES OUTILS

• La méthode MPM (Méthode de potentiels mathématiques)C’est cette méthode qui est utilisée pour la représentation du graphe par diverslogiciels de gestion de projet, comme Microsoft Project par exemple

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