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Liberté . Égalité . Fraternité

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RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

MINISTERE DE L'INTERIEUR, DE LA SECURITE INTERIEURE ET DES LIBERTES LOCALES

DIRECTION DES LIBERTES PUBLIQUES PARIS, le 28 juillet 2003 ET DES AFFAIRES JURIDIQUES

SOUS -DIRECTION DU CONSEIL JURIDIQUE ET DU CONTENTIEUX

Le Ministre de l'Intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales à

Mesdames et Messieurs les Préfets de département Monsieur le Préfet de Police

INTD0300083C OBJET : Application des dispositions de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations. RESUME : la présente circulaire a pour objet de rappeler, en fonction des questions reçues de la part des préfectures sur ce thème, le contenu et les conséquences pratiques sur l’organisation des services des dispositions issues de la loi du 12 avril 2000 tant en ce qui concerne les relations entre administration et citoyens que la communication des documents administratifs. L’application de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, dont l’objectif principal est de faire progresser les notions de transparence, de simplicité, de rapidité et de proximité dans le fonctionnement des autorités administratives, a suscité de la part des préfectures de nombreuses interrogations. Elle a été suivie de l’adoption de plusieurs décrets d’application, dont notamment celui n° 2002-814 du 3 mai 2002 quant aux délais dérogatoires au délai de droit commun de deux mois applicable à diverses procédures mises en œuvre par le ministre de l’intérieur et relevant du champ de compétence de la direction des libertés publiques et des affaires juridiques. Dans cette perspective, il m’est apparu utile de vous adresser, en fonction des principales questions posées, un commentaire de ses dispositions pouvant plus particulièrement intéresser le ministère de l’intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales et de vous rappeler les éléments d’interprétation provenant tant des travaux parlementaires, des articles de doctrine, que pour ce qui concerne la communication des documents administratifs, des rapports de la CADA.

ADRESSE POSTALE : PLACE BEAUVAU 75800 PARIS CEDEX 08 - STANDARD 01.49.27.49.27 - 01.40.07.60.60

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Il s’agit ainsi notamment de prévenir le contentieux et de rappeler les règles de procédure à suivre préalablement à l’édiction d’une décision.

Il vous appartient bien évidemment de vous adresser, quand vous vous interrogez sur la combinaison de l’application de la loi du 12 avril 2000 avec des procédures spécifiques, aux services des différents ministères compétents, en fonction de la matière concernée, ou au ministère de la fonction publique, de la réforme de l’Etat et de l’aménagement du territoire (Délégation aux usagers et aux simplifications administratives).

La consultation du site internet de la CADA peut également s’avérer utile quand est en jeu un problème de communication de documents.

Les dispositions ci-dessous commentées, au regard des compétences du ministère dans le domaine des libertés publiques et de l’ordre public, portent essentiellement sur deux points : - l'amélioration de la communication entre citoyens et administration (titre I relatif à l'accès aux règles de droit et à la transparence). - l’amélioration des relations des citoyens avec les administrations sur deux points : les procédures et le régime des décisions prises par les autorités administratives. La loi du 12 avril 2000 reprend pour une part importante les dispositions du décret n° 83-1025 du 28 novembre 1983 concernant les relations entre l’administration et les usagers1. Elle complète par ailleurs ces dispositions. Ne seront donc pas abordés les points suivants : - l'accès au droit (article 2 de la loi : « la mise à disposition et la diffusion de textes juridiques constituent une mission de service public au bon accomplissement de laquelle il appartient aux autorités administratives de veiller ») : la préfecture est par nature un des lieux privilégiés où peut s'exercer l'accès au droit puisqu’y sont reçus le journal officiel de la République française et le journal officiel des communautés européennes, qu’y est élaboré le recueil des actes administratifs du département2, qu’y existent des sites Internet pouvant contenir des données juridiques3. Une réflexion sur les sources et les moyens d'information juridiques mis à disposition du public pourrait être utilement menée par vos services, voire la confection d'une plaquette récapitulative sur les différentes modalités de consultation des textes applicables ; - les dispositions relatives au médiateur : on notera simplement que la loi du 12 avril 2000 modifiant celle du 3 janvier 1973, consacre l'existence des délégués locaux du médiateur, créés par le décret n° 86-237 du 18 février 1986, dont le rôle est précisé. Elle élargit les

1 La loi a pour effet de généraliser l'application des principes définis alors pour les seules administrations de l'Etat (à l’exception, alors, des services pénitentiaires), aux collectivités locales en premier lieu, aux établissements publics à caractère administratif, aux organismes de sécurité sociale et aux organismes chargés d'un service public administratif en second lieu. Le décret du 28 novembre 1983 reste pour partie en vigueur, notamment pour les dispositions relatives au fonctionnement des organismes consultatifs placés auprès des autorités de l’Etat et des établissements publics administratifs de l’Etat. Une version consolidée de ce décret peut être consultée sur le site Légifrance. 2 Cf. circulaire NOR/INT/A/89/00183/C du 15 juin 1989 relative aux publications au recueil des actes administratifs de la préfecture 3 conformément aux termes de la circulaire NOR/INT/A/99/00014/C du 25 janvier 1999 relative à la diffusion de données juridiques sur les sites Internet des administrations

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pouvoirs du médiateur, qui pourra se saisir lui-même sans réclamation préalable, d'une question et rendre publiques ses propositions lorsqu'aucune réponse satisfaisante ne lui aura été donnée et dont le rapport annuel d'activité fera l'objet d'une communication devant les Assemblées ; - les dispositions relatives à la transparence financière et aux maisons des services publics4 et les aspects propres aux collectivités locales ne seront pas ici commentés. Compte tenu de son objectif pratique, la présente circulaire se présente sous la forme de trois fiches distinctes portant sur les thèmes de questions les plus fréquents :

?? Fiche 1 : La procédure administrative non contentieuse Cette fiche aborde les points suivants : - La personnalisation des relations avec les citoyens (article 4 de la loi) : - La simplification des procédures : l'harmonisation des modalités de respect d'une date

limite ou d'un délai (article 16 de la loi). - L'obligation pour l'administration d'accuser réception des demandes dont elle est saisie

(article 19 de la loi). - L'obligation pour les administrations saisies de transmettre vers l'autorité compétente les

demandes mal dirigées (article 20 de la loi). - L'affirmation de la permanence des procédures contradictoires (article 24 de la loi). - Le raccourcissement du délai valant rejet de la demande : les règles relatives aux

décisions implicites de refus ou d'acceptation (articles 21 et 22 de la loi). - L'amélioration du délai d'ordonnancement des astreintes (article 17 de la loi).

?? Fiche 2 : La communication des documents administratifs (article 7 de la loi)

Cette fiche aborde les points suivants : - Une nouvelle définition de la notion de document administratif communicable - L’élargissement des compétences de la CADA - Des précisions apportées à la procédure de communication

?? Fiche 3 : Les modifications apportées à la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (articles 5 et 6 de la loi)

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Sont joints en annexe des éléments de bibliographie qui peuvent être utiles. Pour tout élément d’information supplémentaire que vous pourriez souhaiter concernant ces sujets et entrant dans le champ de compétences de la sous-direction du conseil juridique et du contentieux, vous pourrez utilement contacter M Frédéric MARTIN, responsable de la cellule d’appui en contentieux administratif et en référés.

4 Qui ont fait l’objet des décrets suivants : ?? Décret n° 2001-494 du 6 juin 2001 pris pour l'application des articles 27 et 29 de la loi n° 2000-

321 du 12 avril 2000 et relatif aux maisons des services publics ?? Décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 pris pour l'application de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12

avril 2000 et relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques

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SELECTION D’ARTICLES RELATIFS A LA LOI N° 2000-321 DU 12 AVRIL 2000

RELATIVE AUX DROITS DES CITOYENS DANS LEURS RELATIONS AVEC LES ADMINISTRATIONS

TITRE : Les droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations Commentaire général de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 AUTEUR : Pierre FERRARI, Professeur agrégé de droit public, ancien recteur, chancelier des Universités SOURCE : L'actualité juridique - Droit administratif, 20 juin 2000 TITRE : La réforme du droit d'accès aux documents administratifs AUTEURS : Yves GOUNIN, Maître des requêtes au Conseil d'Etat, rapporteur à la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) Lydie LALUQUE, Moniteur, allocataire de recherche à la faculté de droit d'Orléans SOURCE : L'actualité juridique - Droit administratif, 20 juin 2000 TITRE : Une nouvelle étape de l'amélioration des relations entre l'administration et les citoyens : la loi "DCRA" du 12 avril 2000 AUTEUR : Jacques ARRIGHI DE CASANOVA, Maître des requêtes au Conseil d'Etat Simon FORMERY, Conseiller au tribunal administratif de Paris SOURCE : RFD adm. 16 (4) juill.-août 2000 TITRE : La loi du 12 avril 2000 sur les relations entre les citoyens et les administrations Présentation générale AUTEUR : Armelle TREPPOZ, Maître de conférences à la Faculté de droit d'Orléans SOURCE : Droit administratif - Editions du Juris-Classeur août-septembre 2000 TITRE : Les relations citoyens - Administration La loi du 12 avril 2000 dans les chantiers de réforme de l'Etat AUTEUR : Eliane Chemla, directrice des études de l’ENA SOURCE : Cahiers de la Fonction Publique - septembre 2000

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TITRE : L’accès aux documents administratifs après la loi du 12 avril 2000 AUTEUR : Yves GOUNIN, Maître des requêtes au Conseil d'Etat, rapporteur à la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) SOURCE : Cahiers de la Fonction Publique - septembre 2000

TITRE : Relations des citoyens avec les administrations : Le changement dans la continuité (1ère partie)

AUTEUR : Jean-Luc PISSALOUX, Maître de conférences à l'Université du Littoral-Côte d'Opale SOURCE : Petites affiches - 14 février 2001 - N° 32 TITRE : Relations des citoyens avec les administrations :

Le changement dans la continuité (Suite et fin) AUTEUR : Jean-Luc PISSALOUX, Maître de conférences à l'Université du Littoral-Côte d'Opale SOURCE : Petites affiches - 15 février 2001 - N° 33

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SOMMAIRE

?? FICHE 1 : LA PROCEDURE ADMINISTRATIVE NON CONTENTIEUSE I) La personnalisation des relations avec les citoyens (article 4 de la loi) : Page 8 ?? lors du traitement de la demande ?? dans la forme de la décision II) La simplification des procédures : l'harmonisation des modalités de respect d'une date limite ou d'un délai (article 16 de la loi). Page 11 III) L'obligation pour l'administration d'accuser réception des demandes dont elle est saisie (article 19 de la loi). Page 12 ?? un champ étendu ?? le contenu de l’obligation ?? la portée de ce principe IV) L'obligation de transmettre vers l'autorité compétente les demandes mal dirigées (article 20 de la loi). Page 15 V) L'affirmation de la permanence du caractère contradictoire des procédures (article 24 de la loi).

Page 16 ?? le champ d’application ?? le contenu du principe ?? les exceptions VI) Le raccourcissement du délai valant rejet de la demande : les règles relatives aux décisions implicites de refus ou d'acceptation (articles 21 et 22 de la loi).

Page 17 ?? le droit commun : un délai réduit de quatre à deux mois pour les décisions implicites de

rejet ?? le régime des décisions implicites d'acceptation ?? le retrait des décisions implicites VII) L'accélération du délai d'ordonnancement des astreintes (article 17 de la loi).

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?? FICHE 2 : LA COMMUNICATION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS (ARTICLE 7 DE LA LOI)

I) Une nouvelle définition de la notion de document administratif communicable

Page 21 ?? la notion de document administratif ?? la notion de document administratif non communicable ?? la notion de document administratif communicable au seul intéressé ?? les documents administratifs dont la diffusion est différée II) L’élargissement des compétences de la CADA Page 27 ?? la nouvelle compétence de la CADA en matière d’accès aux documents administratifs

contenus dans un fichier. ?? l’extension de la compétence de la CADA aux documents d’archives publiques. ?? l’unification de la procédure applicable à différentes législations spéciales. III) Des précisions apportées à la procédure de communication Page 29 ?? principes ?? les modalités concrètes d’exercice du droit d’accès ?? la communication de tous les documents détenus par l’autorité administrative, quel qu’en

soit l’auteur ?? le traitement à réserver aux demandes abusives Annexe : extraits d’avis de la CADA rendus en matière de marchés publics Page 34

?? FICHE 3 : LES MODIFICATIONS APPORTEES A LA LOI N° 78-17 DU 6 JANVIER 1978 RELATIVE A L’INFORMATIQUE, AUX FICHIERS ET AUX LIBERTES (ARTICLES 5 ET 6 DE LA LOI)

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FICHE 1 : LA PROCEDURE ADMINISTRATIVE NON CONTENTIEUSE

Comme l’indique l’intitulé même de la loi, ces dispositions ne sont pas applicables entre autorités publiques mais aux rapports de ces autorités avec les personnes morales de droit privé ou les personnes physiques. Concernant les agents publics, compte tenu de l'existence de règles propres à la fonction publique, les demandes adressées aux autorités administratives par leurs agents sont exclues du champ d’application de la loi. Seul l’article 21 de la loi leur est applicable, c’est à dire qu’un rejet tacite d’une demande de leur part à leur administration intervient au bout de deux mois. Les agents publics ne peuvent donc se prévaloir de l’article 19 de la loi qui indique que les délais de recours ne sont pas opposables à l’auteur d’une demande lorsque l’accusé de réception ne lui a pas été transmis ou ne comporte pas les délais et voies de recours à l’encontre de la décision. En revanche, la décision elle-même doit être notifiée aux intéressés avec mention de ces voies et délais de recours. La loi du 12 avril 2000 contient des dispositions variées en ce domaine, aux conséquences pratiques pour les services importantes, portant sur sept points : ?? La personnalisation des relations avec les citoyens ?? La simplification des procédures : l'harmonisation des modalités de respect d'une date

limite ou d'un délai ?? L'obligation pour l'administration d'accuser réception des demandes dont elle est saisie ?? L'obligation pour les administrations saisies de transmettre vers l'autorité compétente les

demandes mal dirigées L'affirmation de la permanence des procédures contradictoires ?? Le raccourcissement du délai valant rejet de la demande : les règles relatives aux

décisions implicites de refus ou d'acceptation ?? L'amélioration du délai d'ordonnancement des astreintes I) LA PERSONNALISATION DES RELATIONS ENTRE ADMINISTRATIONS ET CITOYENS (ARTICLE 4 DE LA LOI). L'innovation réside dans l'affirmation législative du principe de la levée de l'anonymat, qui se manifeste, lors du traitement initial de la demande et dans la forme de la décision. 1) Lors du traitement de la demande. Le but, selon le rapport de Mme Ledoux n° 1693 du 19 mai 1999 à l'Assemblée Nationale, est "d'instaurer un dialogue entre le citoyen et l'agent qui traite un dossier le concernant et d’éviter que le premier ne se trouve dans une situation d'assujetti face à une entité abstraite".

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a) le contenu de l’obligation : L'article 4 de la loi du 12 avril 2000 est pour l’essentiel la reprise de dispositions antérieures figurant : ?? dans le décret n° 83-1025 du 28 novembre 1983 (article 5) l'accusé de réception délivré

à l'auteur d'une demande doit comporter la mention du service chargé du dossier ou de l'agent à qui l'instruction a été confiée

?? dans la circulaire du Premier ministre du 30 janvier 1985 sous deux aspects distincts :

d’une part, les noms des agents doivent être apposés sur la porte de leur bureau ou sur le guichet et d’autre part, les correspondances administratives doivent indiquer clairement le nom de la personne chargée du dossier et l'adresse de son service.

Il convient donc d'indiquer dans les correspondances : ?? le nom, prénom et qualité de l'agent chargé du dossier. On observera que si l’identité du

fonctionnaire traitant le dossier est déjà très généralement mentionnée dans les courriers, il n’en est pas de même quant à sa qualité administrative (grade et/ou fonction). J’appelle donc votre attention sur ce point ;

?? l'adresse administrative du service concerné. La rédaction initiale du projet de loi était légèrement différente. Même si la formulation finalement retenue est "tout citoyen a le droit de connaître,....", l'idée n'est pas que l'intéressé ait à demander ces informations mais qu’elles lui soient fournies d’emblée. Une interprétation inverse impliquerait « nécessairement une démarche volontaire de la part de l'administré. Il n'y a, dès lors, plus automaticité de la levée de l'anonymat mais seulement possibilité" (cf. rapport précité de Mme Ledoux). Toutefois, l'anonymat de l'agent peut être préservé pour des motifs intéressant la sécurité publique ou la sécurité des personnes. Il vous appartient de déterminer si tel est le cas, selon la nature et le contenu du dossier ou la catégorie de dossier. En toute hypothèse, on rappellera que les fonctionnaires sont protégés par l’article 11 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 contre les risques éventuels liés à la levée de l'anonymat : "la collectivité publique est tenue de protéger les fonctionnaires contre les menaces, violences, voies de fait, injures, diffamations ou outrages dont ils pourraient être victimes à l'occasion de leurs fonctions et de réparer, le cas échéant, le préjudice qui en est résulté". On se reportera pour les fonctionnaires du ministère de l'intérieur aux circulaires sur le sujet5. b) La portée de l'obligation : Juridiquement, le caractère substantiel ou non de cette formalité n’est pas établi. Ses conséquences sur les délais de recours ne peuvent donc être déterminés avec certitude . Toutefois, en l'absence de jurisprudence, il ne saurait trop être conseillé de porter ces mentions sur l'ensemble des courriers émanant de vos services, y compris par exemple les accusés de réception des demandes, même si le décret n° 2001-492 du 6 juin 2001 n'indique pas que l'accusé de réception de la demande doit comporter ces mentions.

5 Circulaires NOR/INT/D/93/00130/C du 14 mai 1993 et NOR/INT/D/01/00010/C du 9 janvier 2001 relative à la protection juridique des fonctionnaires du ministère de l’intérieur.

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2) Dans la forme de la décision. a) le contenu de l’obligation : Toute décision prise par une autorité administrative doit comporter la signature de son auteur et la mention, en caractères lisibles, de son nom, de son prénom et de sa qualité. L'objectif est de faciliter l'identification du signataire de la décision et la vérification de sa compétence en cas de contentieux. b) La portée de l'obligation : Si la loi ne prévoit pas expressément de sanction, il s'agit clairement d'une formalité substantielle : de ce fait, l'absence ou même le caractère incomplet de ces indications pourrait entraîner l'annulation de la décision pour vice de forme. La conséquence pratique de l'affirmation de ce principe doit conduire à écarter l'utilisation des ampliations. Il convient désormais de transmettre aux intéressés une copie de la décision originale signée, datée et revêtue des mentions nécessaires précitées. Lorsque la décision doit être notifiée, ou simplement communiquée pour information, à plusieurs personnes, vous devrez faire procéder à la signature du nombre nécessaire d’originaux, ou notifier des copies de l’original unique certifié conforme à ce dernier par vos soins. Cette solution s’impose par coordination avec les dispositions du décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 relatif à la suppression, à l’égard des usagers, de l’obligation de certification conforme des documents délivrés par les autorités administratives. L’article 2 du décret prévoit expressément qu’en cas de doute sérieux sur la sincérité des photocopies présentées à une autorité administrative dans le cadre d’une procédure, la faculté est réservée à cette dernière de demander à l’usager la présentation du document original dont il a procédé à la reproduction. A défaut de détenir l’original signé, la photocopie certifiée par l’autorité préfectorale tiendra lieu de document authentique. Comme à l’accoutumée, on veillera à faire figurer dans les visas de l'acte l’arrêté portant délégation de signature accordée par le préfet à son délégataire et de montrer une vigilance particulière lors des changements de fonctions des délégants ou des délégataires6. Je vous précise sur ce sujet qu’un mémento pratique sur les délégations de signature au sein de l’administration préfectorale a été diffusé par la direction de l’administration territoriale et des affaires politiques7.

6 Rappel sur les circulaires en vigueur (consultables sur le site Intranet du ministère – Cabinet) : - circulaire NOR/INT/A/98/00210/C du 28 septembre 1998 relative aux compétences des préfets et

portant sur l’arrêt du Ce du 24 mars 2000 Ludiakueno - circulaire NOR/INT/A/94/00140/C du 2 mai 1994 relative aux remarques sur la rédaction des

délégations préfectorales de signature complétée par télégramme n° 2989 du 6 novembre 2000 - circulaire du 10 avril 1994 portant sur la délégation de signature aux directeurs de service de

cabinet - circulaire NOR/INT/A/93000/75/C du 15 mars 1993 portant instruction sur les délégations

préfectorales de signature et de pouvoirs ainsi que sur les règles régissant les suppléances et l’intérim

7 transmis par circulaire n° 00824 du 19 juillet 2002

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II) LA SIMPLIFICATION DES PROCEDURES : L'HARMONISATION DES MODALITES DE RESPECT D'UNE DATE LIMITE OU D'UN DELAI (ARTICLE 16 DE LA LOI). L'objectif est d’harmoniser et de simplifier les règles applicables. a) le contenu du principe : Il s'agit de généraliser la règle selon laquelle fait foi le cachet de la poste en cas de présentation d'une demande, de dépôt d'une déclaration, d'exécution d'un paiement ou de production d'un document auprès d'une autorité administrative pour toute personne tenue de respecter une date limite ou un délai. Cette règle existait déjà en matière fiscale et d'assurance chômage. Par ailleurs, un procédé télématique ou informatique homologué par décret peut aussi être utilisé pour établir la date de la preuve d'envoi. Dans l'attente de la publication du décret correspondant, il est préférable de recourir exclusivement au support papier. Enfin, le principe n'est applicable ni aux procédures régies par le code des marchés publics8 ni à celles exigeant la présence personnelle du demandeur, puisque la loi spéciale l'emporte sur la loi générale. A titre d'exemples, les cas où la présence du demandeur est exigée concernent la délivrance de documents tels que les passeports, les autorisations de sortie pour les mineurs, les titres de séjour pour les étrangers ou la délivrance des autorisations de détention d'armes à feu. b) la portée du principe Les modalités d’application de ce principe seront fixées par décret en Conseil d’Etat. En attendant la pleine application de ces dispositions, et dans un souci de bonne administration, les services du courrier, pour les demandes qui ne seront pas arrivées dans les délais et enregistrées comme telles, seront amenés à conserver les enveloppes correspondantes, à joindre désormais au dossier puisqu’elles constitueront la preuve de la date à retenir. C’est la date d’oblitération du courrier qui comptera désormais. Cette disposition peut modifier la pratique suivie en matière d'enregistrement des candidatures à un concours par exemple. Il sera prudent d'attendre quelques jours avant d'établir la liste des candidats, au cas où une lettre aurait été retardée. Ce texte n’a pas vocation à s’appliquer aux demandes qui ne sont pas soumises à un délai, pour lesquelles le délai de réponse implicite par exemple continue de courir à compter de la date de réception de la demande. Ce point sera sans doute ultérieurement tranché par la jurisprudence, notamment dans l’hypothèse de l’entrée en vigueur de nouveaux textes.

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On rappellera qu’en matière de requêtes contentieuses, la jurisprudence a déjà admis que la juridiction administrative est valablement saisie par télécopie, sous réserve que l'original de la requête soit ensuite signé (CE, 29 juillet 1994, Toni 13 mars 1996, M Diraison).

8 L’article 5 de la loi n° 2001-1168 du 11 décembre 2001, portant mesures urgentes de réformes à caractère économique et financier, a ajouté une seconde catégorie à cette exception en matière de commandes publiques à savoir les délégations de service public des personnes morales de droit public relevant du code général des collectivités territoriales.

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III) L'OBLIGATION POUR L'ADMINISTRATION D'ACCUSER RECEPTION DES DEMANDES DONT ELLE EST SAISIE (ARTICLE 19 DE LA LOI, DECRET N° 2001-492 DU 6 JUIN 2001). - L'objectif est d'établir de manière indiscutable l'existence des recours administratifs, qui peuvent et parfois doivent précéder le recours juridictionnel. 1) un champ étendu a) Le champ de cette obligation est étendu par rapport au droit antérieurement en vigueur

du fait de la précision apportée par l’article 18 de la loi à la notion de demande : sont concernées non seulement les demandes initiales mais aussi les réclamations, les recours hiérarchiques ou gracieux9. Il s'agit d'un revirement par rapport à la jurisprudence du Conseil d'Etat (29 mars 1991, SA Laboratoire Lafon) jusqu’ici applicable.

b) Les exceptions à ce principe Ces exceptions sont réduites et interviennent : ?? d'une part en raison de la brièveté du délai imparti à l'autorité administrative pour

répondre (moins de quinze jours) . ?? d'autre part quand la demande n'appelle pas d'autre réponse que le service d'une

prestation ou la délivrance d'un document prévu par les lois et règlements au sens du décret n° 2001-492 du 6 juin 2001.

- La notion de prestation est à entendre de manière restrictive et renvoie essentiellement aux prestations sociales. Ne peuvent ainsi être assimilées à des prestations les demandes tendant à l’exercice du droit d’accès à un fichier informatique y compris les demandes d’une radiation d’un fichier, notamment du fichier des personnes recherchées (articles 34 et 39 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978), les demandes de communication d’un document administratif (loi n° 78-753 du 17 juillet 1978) et les demandes tendant à l’obtention du permis de conduire ou de recherches dans l’intérêt des familles. Ce n'est pas non plus parce qu'elle a un impact financier qu'une demande correspond à une prestation. Exemples : demande d’une indemnité à la suite d’un refus du concours de la force publique tendant à une expulsion locative, après un accident aboutissant à un règlement amiable, en cas de mise en cause de la responsabilité de l’Etat au titre de l’article L. 2216-3 du code général des collectivités territoriales, en cas de mise en cause de la responsabilité de l’Etat pour ou sans faute Un accusé de réception devra en conséquence être établi.

9 Trois conséquences s’attachent à cette extension de la notion de demande aux recours gracieux et hiérarchiques : ?? la nécessité d’établir un accusé de réception ?? l’obligation de retransmission à l’autorité compétente : il reviendra à l’administration de déterminer

si la demande doit s’analyser comme un recours gracieux ou hiérarchique dans le cas où cela n’est pas clairement indiqué et d’analyser le service compétent pour y répondre

?? le rejet implicite sera désormais acquis à l’issue d’un délai de deux mois

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Le deuxième type d’exception concernant le cas où la demande n’appelle pas d’autre réponse que la délivrance d'un document prévu par ces lois et règlements renvoie aux domaines où l’administration est en situation de compétence liée et/ou l’ensemble des pièces nécessaires figure au dossier. On ne distinguera pas selon qu’il s’agira d’une première demande ou non (cas du renouvellement d’un titre). Les régimes spéciaux d'accusé de réception, en matière d'arrêtés de reconduite à la frontière par exemple, ne sont pas modifiés. Enfin, par définition, les demandes où la présence personnelle du demandeur est exigée sont également hors du champ de cette disposition, valable pour les demandes écrites. Les demandes portant sur les domaines suivants n’ont donc pas à faire l’objet d’un accusé de réception : ?? Demandes d’admission au séjour d’étranger, y compris dans le cadre de l’asile

conventionnel ou territorial ?? Demandes de documents de voyage ou de titres de circulation pour étrangers ?? Demandes de passeport et de carte nationale d’identité Il en sera ainsi pour les demandes initiales, les demandes de renouvellement et les demandes présentées par voie de recours gracieux ou hiérarchiques. ?? titres de circulation des gens du voyage (loi du 3 janvier 1969, décret du 31 juillet 1970) ?? carte européenne d’armes à feu (décret n° 95-589 du 6 mai 1995 (art. 85) ; arrêté

interministériel du 6 mai 1998) ?? certificat d’immatriculation ?? Récépissé de déclaration de constitution ou de modification d’une association Toutes ces demandes échappent donc à la formalité de l’accusé de réception. A l’inverse, devront faire l’objet d’un accusé de réception : ?? Les demandes d’autorisation qui ne peuvent être regardées comme la délivrance d’un

document, au sens de l’article 19 de la loi (exemple : autorisation d’acquisition et de détention d’armes de toutes catégories).

?? les recours gracieux et hiérarchiques en matière de retrait de points du permis de conduire ou de décisions de suspension du droit de conduire.

?? Trois types de demandes en matière de police des étrangers qui ne tendent pas à la délivrance d'un titre : la demande d'assignation à résidence, la demande d'abrogation d'arrêté préfectoral d'expulsion et la demande d'abrogation d'arrêté préfectoral de reconduite à la frontière. On peut mentionner aussi l’interdiction de résidence d’un étranger non titulaire de la carte de résident dans certains départements ou la nécessité d’une autorisation préalable pour se rendre dans certains départements (article 2 du décret n° 46-448 du 18 mars 1946).

?? toute demande d’exercice du droit d’accès à un fichier informatisé (exemple : fichier des personnes recherchées)

2) Le contenu de l’obligation - Le contenu de l'obligation reprend les dispositions de l'article 5 du décret précité du 28 novembre 1983. Les délais de recours contentieux ne sont opposables à l'auteur d'une demande qu'à compter de la date de la transmission de l'accusé de réception. Le délai dans lequel doit être établi l'accusé de réception n'est pas précisé. Un délai bref, de l’ordre d’une quinzaine de jours, paraît souhaitable et conforme à l’objectif qui a été recherché.

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- Le contenu de l'accusé de réception est le suivant : ?? indication du service chargé du dossier (désignation, adresse postale et électronique,

numéro de téléphone) ?? indication du délai au terme duquel la demande est réputée rejetée ou acceptée ; ?? indication des voies et délais de recours si une décision implicite de rejet est susceptible

de naître ?? indication de la possibilité de se voir délivrer une attestation au titre de l’article 22 de la loi

si une décision implicite d’acceptation est susceptible de naître L'intégralité de ces informations doit figurer sur l'accusé de réception, qui, à défaut, est dépourvu de valeur juridique. En cas de demandes incomplètes, l’accusé de réception comporte la liste des pièces manquantes et le délai fixé pour leur production (cf. article 2 du décret du 6 juin 2001 précité). Si l’accusé de réception a déjà été délivré, l’administration informe le demandeur par lettre des éléments nécessaires à l’instruction de sa demande. L’article 2 du décret précité précise le mode de computation des délais10. Une décision du Conseil d’état a précisé ce point 11 Enfin, une autorité administrative n'est pas tenue d'accuser réception des demandes abusives, définies notamment par leur nombre ou leur caractère systématique, notion que le juge administratif sera sans doute amené à définir concrètement. 3) La portée de ce principe. Ce principe aura des conséquences contentieuses importantes, l'accusé de réception constituant un moyen de preuve qui permet d'établir, sans contestation possible, que l'administration a été saisie de la demande. Il est donc du plus grand intérêt pour l'administration de respecter ce principe dans son intégralité : en effet, si l'accusé de réception n'est pas délivré alors qu'il aurait dû l'être, les délais de recours contentieux ne sont pas opposables. Si l'intéressé décide d'attaquer la décision implicite de rejet de sa demande, il pourra le faire à tout moment. Il sera donc utile de donner les instructions nécessaires à l’ensemble des services de la préfecture et de vérifier que la délivrance systématique de l'accusé de réception est bien effectuée, tant pour les cas où ce principe était déjà en vigueur en vertu du décret de 1983 que désormais pour les recours gracieux exercés auprès de la préfecture (le recours hiérarchique étant par définition exercé auprès du ministre).

10 « Le délai au terme duquel, à défaut de décision expresse, la demande est réputée acceptée ne court qu’à compter de la réception des pièces requises. Le délai au terme duquel, à défaut de décision expresse, la demande est réputée rejetée est suspendu pendant le temps imparti pour produire les pièces requises. Toutefois, la production de ces pièces avant l’expiration du délai fixé met fin à cette suspension » 11CE, 13 janvier 2003, M Camara et autres : « considérant (…) que si l’article 2 du décret attaqué donne à l’autorité administrative la possibilité de suspendre le délai de deux mois mentionné à l’article 21 de la loi du 12 avril 2000 lorsqu’elle estime incomplète la demande qui lui est présentée, ce délai n’est suspendu que lorsque l’instruction de la demande est rendue impossible par l’absence de certaines pièces et qu’à la condition que le demandeur soit avisé, par l’accusé de réception de sa demande ou par lettre si un accusé de réception a déjà été délivré ou n’est pas requis par les textes, de la liste des pièces indispensables à l’instruction da demande, du délai dans lequel il lui appartient de les produire et de la suspension du délai au terme duquel intervient une décision implicite de rejet »

15

Il est à noter que lorsqu'une décision expresse régulièrement notifiée intervient avant l'expiration du délai au terme duquel serait née la décision implicite, le délai du recours contentieux contre cette décision reste de deux mois. Il s'agit d'inciter ainsi l'administration à instruire rapidement les demandes qui lui sont adressées. Seule l’autorité compétente doit émettre un accusé de réception. IV) L'OBLIGATION POUR LES ADMINISTRATIONS SAISIES DE TRANSMETTRE A L'ADMINISTRATION COMPETENTE LES DEMANDES MAL DIRIGEES (ARTICLE 20 DE LA LOI). - Le contenu du principe : Il correspond à l'article 7 du décret du 28 novembre 1983 précité, qui prévoyait déjà l'obligation de transmission à l'autorité compétente. Il revient à l'administration saisie d'identifier le service compétent. Le champ de l'obligation est vaste puisque la transmission doit s'effectuer "quelle que soit la personne morale" concernée. Mais on notera deux innovations : ?? Cette réorientation s'applique également aux recours gracieux et hiérarchiques. ?? Une nouvelle obligation doit être respectée : celle d'aviser le demandeur de la

transmission, dans le souci de la complète information de celui-ci. J’appelle spécialement votre attention sur le risque contentieux présenté par toute abstention en la matière. En effet, le défaut de transmission requise, ou de l’information du demandeur, pourrait conduire l’intéressé à invoquer l’existence d’un préjudice 7dans le cadre d’un recours de plein contentieux. L’hypothèse à envisager est la naissance d’une décision implicite de rejet ou d’acceptation dont le demandeur, ignorant l’existence, aurait été dans l’impossibilité d’accomplir un acte ou de recevoir le bénéfice d’une prestation, …

Je vous invite donc à prendre les mesures nécessaires en ce sens. La solution la plus simple peut constituer à envoyer copie au demandeur du bordereau d'envoi à l'administration jugée compétente, en mentionnant en bas de ce bordereau copie pour M.... - Les conséquences sur les délais : La computation des délais est différente selon qu'il y a décision implicite de rejet ou d'acceptation. ?? Le délai de deux mois pour une décision implicite de rejet court à compter de la

réception de la demande par l'autorité initialement saisie. Le bordereau de transmission d'une autorité à une autre devrait donc mentionner la date à laquelle a été reçue la demande mal dirigée afin que l'administration compétente, qui aura la charge d'établir l'accusé de réception, puisse la faire figurer dans celui-ci.

Mais aucun délai n'étant fixé pour l'opération de retransmission, il est possible que l'administration compétente se trouve, sans nécessairement l'avoir souhaité, avoir rejeté implicitement la demande. Il est donc souhaitable, afin d’éviter cette situation, de prendre toutes mesures nécessaires pour retransmettre, dans les meilleurs délais, à l’autorité compétente les demandes qui vous ont été adressées à tort. ?? Inversement, le délai de deux mois pour une décision implicite d'acceptation ne court

qu'à compter de la réception de la demande par l'autorité compétente conformément à la jurisprudence antérieure (CE, 18 déc. 1981, Vernet Lozet). Dans ce cas, l'accusé de réception de la demande devra mentionner la date à laquelle l'autorité compétente a effectivement reçu la demande.

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V) L'AFFIRMATION DE LA PERMANENCE DES PROCEDURES CONTRADICTOIRES (ARTICLE 24 DE LA LOI). Il s'agit de la reprise de l'article 8 du décret du 28 novembre 1983.

1) Le champ d’application - Le champ est le suivant : sont concernées les décisions devant être motivées (en vertu de la loi du 11 juillet 1979) c'est-à-dire essentiellement les décisions défavorables qui ne constituent pas la réponse à une demande de l’intéressé ou présentée pour son compte12. De ce fait, les refus d’agrément, d’autorisation, de titres, de concours de la force publique sont exclus puisque succédant à une demande de l’intéressé. Seules les mesures de « sanctions » ou assimilables à celles-ci sous leurs différentes formes (suspension, fermeture provisoire, retrait d’agrément, révocation) sont visées par ces textes ainsi que les mesures de police (interdictions de manifestation ou de circulation par exemple). En matière d’armes, on rappellera que les décisions qui refusent l’autorisation ou le renouvellement d’une autorisation de détention ou de port d’armes n’ont pas à être motivées (CE, 10 avril 1991, M CHEMOUNI, n° 110 208). Tel a d’ailleurs été le souci du législateur comme le montrent les débats parlementaires. En revanche, toute décision refusant une autorisation doit être motivée (loi du 11 juillet 1979 modifiée par la loi n° 86-76 du 17 janvier 1986).

2) Le contenu du principe Avant que la décision ne soit prise, la personne intéressée doit avoir été mise à même de présenter ses observations écrites. Si elle le demande, elle peut présenter des observations orales ou se faire assister ou représenter par un mandataire de son choix. Il convient donc de préciser expressément ces trois possibilités à l’intéressé, en lui laissant un délai utile pour répondre, d’une quinzaine de jours à un mois en général mais pouvant être très inférieur en cas d’urgence à prendre la mesure. S’agissant d’une formalité substantielle, la lettre correspondante aura intérêt à être envoyée en recommandé avec accusé de réception.

3) Les exceptions Des exceptions sont prévues dans les hypothèses suivantes : * en cas d'urgence (CE, 24 janvier 1990, Amon) ou de circonstances exceptionnelles * lorsque cette procédure serait de nature à compromettre l'ordre public (CE, 13 juin 1990, Pentsch : fermeture d'un établissement abritant du trafic de drogue, CE, 26 juin 1987, Fédération d’action nationale et européenne : dissolution d’une association) ou la conduite des relations internationales.

12 C'est-à-dire qui restreignent l'exercice des libertés publiques ou constituent des mesures de polices, qui impliquent une sanction, qui subordonnent l'octroi d'une autorisation à des conditions restrictives ou imposent des sujétions, retirent ou abrogent une décision créatrice de droits opposent une prescription, une forclusion ou une déchéance, refusant un avantage dont l'attribution constitue un droit pour les personnes qui remplissent les conditions légales pour l'obtenir ainsi que les décisions qui dérogent aux règles générales fixées par la loi et le règlement.

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* quand une procédure contradictoire est prévue par un texte particulier par exemple pour les expulsions (art 24 de l'ordonnance du 2 novembre 1945 modifiée), les extraditions (article 14 de la loi du 10 mars 1927, CE, 8 mars 1985, Garcia Henriquez) et les arrêtés préfectoraux de reconduite à la frontière (article 22 bis de l’ordonnance du 2 novembre 1945 modifiée interprété par le Conseil d’Etat comme excluant l’application du décret du 28 novembre 1983 dans sa décision du 19 avril 1991, Demir). - La portée du principe Il s’agit d’une formalité substantielle entraînant, si elle n’a pas été respectée, l’annulation de la décision13. Pour les arrêtés fixant le pays vers lequel l’étranger est expulsé, ou dans le cas où un arrêté fixant le pays de destination est pris de manière distincte de l’arrêté préfectoral de reconduite à la frontière, il convient d’organiser une procédure contradictoire spécifique portant sur ce point précis. La procédure contradictoire peut être rendue obligatoire, lorsqu’il n’y a pas eu une demande, si la décision s’appuie sur des éléments non contenus dans le dossier de demande et qui tiennent à la considération de la personne (CE, 25 nov. 1994, Palem). VI) LE RACCOURCISSEMENT DU DELAI VALANT REJET DE LA DEMANDE : LES REGLES RELATIVES AUX DECISIONS IMPLICITES DE REFUS OU D'ACCEPTATION (ARTICLES 21 ET 22 DE LA LOI). 1) Le droit commun : un délai réduit de quatre à deux mois pour les décisions implicites de rejet. - L’objectif est le suivant : le "raccourcissement du délai général prend en compte les évolutions sociales et technologiques qui permettent aux autorités administratives de se prononcer rapidement. Le délai antérieur avait en effet été fixé au siècle dernier par le décret du 2 novembre 1864. On observera que cette mesure permet au citoyen d'introduire plus rapidement un recours face à l'inertie de l'administration" (extrait du rapport de Madame Ledoux à l'Assemblée Nationale). - Le contenu du principe : en l’absence de réponse de l’administration, une décision

implicite de rejet est réputée acquise deux mois après la demande. Le maintien du délai à quatre mois ou sa réduction pourra être prévu lorsque la complexité ou l'urgence le justifie par décrets en Conseil d'Etat. La notion est entendue strictement. Les difficultés matérielles ou de fonctionnement ne sont pas un élément justifiant un délai supérieur à deux mois.

Sont parus pour fixer des délais dérogatoires au délai de deux mois, un décret émanant du ministère de l’emploi et de la solidarité (décret n° 2001-532 du 20 juin 2001), un décret émanant du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie (décret n° 2001-907 du 3 octobre 2001) et deux décrets émanant du ministère de l’intérieur (décret n° 2002-814 du 3 mai 2002 relatif au délai faisant naître une décision implicite de rejet sur certaines décisions relatives au droit des étrangers et aux polices administratives et décret n° 2003-190 du 3 mars 2003 relatif au délai faisant naître une décision implicite de rejet sur les demandes d’autorisation de création et d’agrandissement des cimetières et des crématoriums).

13 Y compris pour ce qui concerne la possibilité de se faire entendre oralement (CE, 29 mars 1996, M Cornilleau)

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On rappellera que si une décision implicite de rejet intervient dans des cas où une décision explicite aurait du être motivée, à la demande de l’intéressé formulée dans le délai du recours contentieux, les motifs de la décision implicite de rejet doivent lui être communiqués dans le mois suivant sa demande (art 5 de la loi du 11 juillet 1979). Si l’administration ne répond pas, ce silence permet à l’intéressé de se pourvoir sans condition de délai contre la décision implicite initiale « qui, en l’absence de communication de ses motifs, se trouve entachée d’illégalité » (CE, M Testa, 29 mars 1985). 2) Le régime des décisions implicites d'acceptation. L'étude d'impact du projet de loi dénombrait sur 4500 régimes d'autorisation plus de 400 régimes relevant de l'accord tacite (figurant notamment dans le décret n° 97-503 du 21 mai 1957 portant mesures de simplification administrative). Une décision implicite d'acceptation doit être prévue par un texte (loi ou décret en Conseil d'Etat). Il ne peut y avoir de décisions implicites d'acceptation lorsque "les engagements internationaux de la France, l'ordre public, la protection des libertés ou la sauvegarde des principes de valeur constitutionnelle s'y opposent" ou quand la demande à un caractère financier, sauf en matière de sécurité sociale. La décision implicite d'acceptation est réputée acquise à l’issue d’un délai de deux mois. L’intéressé peut demander confirmation écrite de l’existence de cette décision favorable sous forme d’attestation (article 22 de la loi). La loi prévoit que par décret en Conseil d’Etat, des délais plus longs ou plus brefs peuvent être prévus lorsque la complexité ou l'urgence de la procédure le justifie et que peuvent être instaurées des mesures destinées à assurer l'information des tiers. Pour le ministère, a été adopté le décret n° 2002-449 du 2 avril 2002 portant simplification de la procédure administrative applicable aux legs en faveur de l'Etat, des départements, des communes et de leurs établissements et des associations, fondations et congrégations et au contrôle des actes de disposition des associations ou fondations reconnues d'utilité publique ). 3) Le retrait des décisions implicites. - Il n'était possible que si la décision avait fait l'objet de publicité : l'administration pouvait donc retirer une décision illégale, tant qu'elle n'était pas devenue définitive, c'est-à-dire dans les deux mois suivant sa publicité. S’agissant d’une décision implicite d’acceptation, si celle-ci était susceptible de publicité, elle ne pouvait être retirée (CE, 14 novembre 1969 Eve), afin de protéger les droits du bénéficiaire de la décision. - désormais le régime de retrait est différent selon la forme et le sens de l’acte. Pour les décisions implicites d'acceptation, la loi a cherché à concilier les trois objectifs de respect de la légalité, de stabilité de la situation du bénéficiaire de la décision et de garantie des droits des tiers. Le retrait est possible dans trois hypothèses : ?? pendant le délai de recours contentieux, lorsque des mesures d’information des tiers ont

été mises en œuvre ?? quand de telles mesures n’ont pas été mises en œuvre, pendant un délai de deux mois à

compter de l'intervention de la décision ou sans délai à la demande d'un tiers

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?? pendant la durée de l'instance en cas de recours contentieux conformément à la jurisprudence actuelle (CE, 10 février 1982, ANGELETTI), auquel cas il y aura un non lieu à statuer14.

Pour les décisions individuelles créatrices de droits (c’est à dire les nominations, autorisations, octroi d’une subvention …à l’exclusion des actes réglementaires), l’arrêt du Conseil d’Etat du 26 octobre 2001 (M Ternon15) a précisé le régime applicable : « sous réserve de dispositions législatives ou réglementaires contraires, et hors le cas où il est satisfait à une demande du bénéficiaire, l’administration ne peut retirer une décision individuelle explicite créatrice de droits, si elle est illégale, que dans le délai de quatre mois suivant la prise de cette décision ». Les termes de la décision du 26 octobre 2001 ne permettent pas dans l’immédiat de conclure à l’existence d’un délai de retrait de quatre mois pour les décisions implicites de rejet. Il conviendra, s’agissant des décisions implicites de rejet, d’être attentif aux précisions que la jurisprudence ne manquera pas d’apporter. S’agissant en revanche des décisions implicites d’acceptation, les règles sont fixées par l’article 23 de la loi du 12 avril 2000, dont l’économie générale a été rappelée plus haut. En revanche, s’il s’agit d’un retrait prononcé à la demande du bénéficiaire et s’il ne lèse les droits d’aucun tiers, celui-ci peut intervenir à tout moment mais constitue un pouvoir discrétionnaire de l’administration (CE, 29 nov. 1974, Sieur Barras). Le conseil d’Etat a également précisé la notion d’acte créateur de droits, en y incluant les décisions à caractère financier qui crée des droits au profit de leur bénéficiaire (CE, 6 novembre 2002, Mme Soulier à propos de l’attribution de la nouvelle bonification indiciaire)16. VII) L'ACCELERATION DU DELAI D'ORDONNANCEMENT DES ASTREINTES (ARTICLE 17 DE LA LOI). - Le droit applicable résultait de l'article premier de la loi du 16 juillet 1980 : ?? qui prévoyait qu'une décision juridictionnelle, passée en force de chose jugée et

condamnant l'Etat à payer une somme d'argent dont le montant est fixé par la décision elle-même, oblige l'Etat à mandater ou à ordonnancer cette somme dans un délai de quatre mois

?? qui disposait que si la dépense est imputable sur des crédits limitatifs se révélant

insuffisant, l'ordonnancement est fait dans la limite des crédits disponibles, les ressources nécessaires pour les compléter devant être ordonnancées dans un délai de six mois à compter de la notification de la décision de justice.

14 « Il paraît inutile de laisser des procédures contentieuses se poursuivre jusqu'à leur terme quand s'offre une solution plus rapide pour stabiliser les situations juridiques" (rapport de M. Amoudry, Sénat n° 248 du 3 mars 1999 en première lecture). 15 Cf commentaires suivants : ?? chronique générale de jurisprudence de M Guyomar et M Collin, actualité juridique du droit

administratif, 20 déc. 2001, p 1034 ?? « le découplage du retrait et du recours », conclusions Seners et note de M Delvolvé, revue

française de droit administratif, janv-fév 2002, p 77 16On trouvera un commentaire de cette décision à l’AJDA du 16 décembre 2002, p 1434

20

- L'objectif est de garantir au bénéficiaire de la chose jugée un paiement rapide. On rappellera qu'en cas d'inertie prolongée de la partie adverse, le bénéficiaire de la décision de justice peut, en vertu de l'article premier de la loi du 16 juillet 1980, demander au comptable assignataire de la dépense de procéder au paiement de la somme s'il lui présente la décision de justice. - Le contenu du principe : l’article 17 de la loi réduit les délais d'ordonnancement des

sommes dues au titre d'une décision de justice. Ces délais seront désormais de deux mois, au lieu de quatre mois précédemment (article L 911-9 du CJA). C’est une incitation supplémentaire pour l’administration à veiller à une exécution rapide des décisions de justice dans tous leurs éléments :

?? condamnation au paiement de dommages et intérêts ?? condamnation au paiement des frais irrépétibles ?? condamnation au paiement des dépens Le paiement doit intervenir dans les deux mois à compter de la notification de la décision passée en force de chose jugée17. Il convient de veiller particulièrement à ce point, au moment de la notification des décisions de justice. Je vous rappelle que vous disposez à cette fin, pour les contentieux relevant du ministère de l’intérieur, des crédits du chapitre 37-91. Le champ d'application de la procédure d'ordonnancement est étendu aux décisions du juge des référés accordant une provision18.

17 C’est à dire les décisions des tribunaux administratifs pour lesquelles le délai d’appel est expiré ou l’appel a été rejeté, les décisions des cours administratives d’appel qui ne sont susceptibles que d’un pourvoi en cassation et les arrêts du Conseil d’Etat. 18 Le référé-provision a été institué par un décret du 2 septembre 1988 et permet aux créanciers d'obtenir une avance sur les sommes qui leurs sont dues en attendant que leur créance soit déterminée par le juge du principal, lorsque l'obligation correspondante n'est pas sérieusement contestable.

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FICHE 2 : LA COMMUNICATION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

La loi du 12 avril 2000 est venue clarifier les dispositions législatives existantes, en s’efforçant d’unifier les régimes juridiques applicables. On rappellera que les certificats d’immatriculation obéissent à un régime spécifique fixé aux articles L 330-1 à L 330-7 du code de la route non modifié par la loi du 12 avril 200019. Il en est de même pour les relevés des mentions relatives au permis de conduire qui restent régis par des dispositions spécifiques, conformément aux articles L 225-3 à L 225-8 du code de la route. Les exemples utilisés ci-après ont été mentionnés dans les rapports successifs de la commission d’accès aux documents administratifs. Il sera toujours utile de se reporter à ceux-ci ou au site Internet de la commission pour avoir des éléments plus précis et plus complets sur les positions adoptées par celle-ci. La loi du 12 avril 2000 donne une nouvelle définition de la notion de document administratif communicable, élargit les compétences de la CADA et précise les modalités de la procédure de communication. I) UNE NOUVELLE DEFINITION DE LA NOTION DE DOCUMENT ADMINISTRAT IF

COMMUNICABLE 1) La notion de document administratif La liste des documents ne relevant pas de la catégorie des documents administratifs a été élargie (article 1er alinéa 3 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée par la loi du 12 avril 200020). La définition précédente des documents considérés comme administratifs21 est étendue aux « documents existant sur support informatique ou pouvant être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant22 ».

19 Trois circulaires sur ce thème : ?? Circulaire NOR/INT/D/94/00065/C du 23 février 1994 ?? Circulaire NOR/INT/D/99/00120/C du 21 mai 1999 relative à la communication des informations

relatives aux certificats d’immatriculation ?? Circulaire NOR/INT/D/00/00227/C du 29 septembre 2000 relative à la demande de

communication d’informations 20 « Ne sont pas considérés comme des documents administratifs au sens du présent titre les actes des assemblées parlementaires, les avis du Conseil d’Etat et des juridictions administratives, les documents de la Cour des comptes mentionnés à l’article L. 140-9 du Code des juridictions financières et les documents de la chambre régionale des comptes mentionnés à l’article L. 241-6 du même code, les documents d’instruction des réclamations adressées au Médiateur de la République et les documents préalables à l’élaboration du rapport d’accréditation des établissements de santé visés à l’article L. 710-5 du Code de la santé publique. »

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Sont abrogées les dispositions de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 qui prévoyaient que des arrêtés ministériels fixeraient la liste des documents exclus du droit d’accès. Le Conseil d’Etat avait jugé que ces actes ne pouvaient avoir qu’un caractère recognitif, l’administration ne disposant d’aucun pouvoir d’appréciation pour l’application des critères fixés par la loi. Il est à noter que les documents émanant des juridictions de l'ordre judiciaire ou administratif (jugements, ordonnances, décisions ou arrêts) ne sont pas considérés en principe comme des documents administratifs et n'entrent donc pas dans le champ de la loi du 17 juillet 1978 modifiée. C'est aussi le cas pour toutes les pièces établies au cours d'une procédure juridictionnelle, telles que les dossiers d'instruction, les procès-verbaux d'audition, les rapports d'expertise ou les mémoires et observations des parties. L'accès à ces documents est aménagé dans le cadre de la procédure juridictionnelle. Les procès verbaux ou documents constatant des infractions pénales, au code de la route par exemple, qu’ils donnent lieu ou non lieu à une instance, ne sont communicables que dans les formes et selon les modalités propres à la procédure pénale (CADA, 2 août 1990, David). 2) La notion de document administratif non communicable Quatre catégories de documents non communicables sont à citer : a) ceux dont la consultation ou la communication porterait atteinte à des secrets figurant à l’article 6 de la loi, à savoir le secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, au secret de la défense nationale, à la conduite de la politique extérieure de la France, à la sûreté de l’Etat, à la sécurité publique … (article 6-1 de la loi du 17 juillet 1978, modifiée par la loi du 12 avril 200023). La liste de ces documents a été étendue aux documents concernant la « sécurité des personnes ». De ce fait, alors qu’auparavant l’administration avait la possibilité de communiquer ces documents, elle est aujourd’hui tenue de refuser cette communication. Néanmoins, à terme, ces documents deviennent consultables dans les conditions fixées par la loi sur les archives

21 « tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles qui comportent une interprétation du droit positif ou une description des procédures administratives, … » 22 La CADA a récemment considéré qu’une liste de personnel faisant apparaître par département, la qualité de titulaire et le service administratif de rattachement relevait de cette catégorie (avis du 25 mai 2000, syndicats FNSA PTT Autonomes c/ France Télécom). La CADA dans son rapport d’activité 1999-2000 reconnaît que « cela signifie qu’une administration peut être conduite, à la demande d’un usager, à extraire un certain nombre d’informations figurant dans les bases de données qu’elle détient et à établir ainsi quelque chose qui s’apparente à un nouveau document ». 23 « Ne sont pas communicables les documents administratifs dont la consultation ou la communication porterait atteinte : - au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir

exécutif ; - au secret de la défense nationale ; - à la conduite de la politique extérieure de la France ; - à la sûreté de l’Etat, à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes ; - à la monnaie et au crédit public ; - au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d’opérations préliminaires à

de telles procédures, sauf autorisation donnée par l’autorité compétente ; - à la recherche, par les services compétents, des infractions fiscales et douanières ; - ou, de façon générale, aux secrets protégés par la loi. »

23

publiques du 3 janvier 1979 (c’est à dire selon les cas à l’issue du délai de trente ans ou de délais spéciaux de soixante ou cent ans). Les rapports ou le site Internet de la CADA citent des exemples relatifs : - à la protection du secret des délibérations du Gouvernement24 - à la protection du secret de la défense nationale25 - à la protection de la sûreté de l'Etat et de la sécurité publique. Cette dernière catégorie

comprend notamment, au vu des avis défavorables de communication donnés par la CADA :

?? les rapports des renseignements généraux relatif à la situation des enfants dans les mouvements sectaires (CADA, 23 septembre 1999)

?? les télégrammes adressés par le ministre de l'intérieur aux préfets pour la protection des Algériens menacés (CADA, 6 juillet 1995, Lochak) les fiches techniques (interpellation sur le territoire, identification des étrangers, rétention et transfert des étrangers à éloigner et exécution des mesures d’éloignement) annexées à la circulaire du 11 octobre 1999 sur l’éloignement des étrangers en situation irrégulière (CADA, 6 janvier 2000, ministère de l’intérieur DLPAJ)

?? les télégrammes d’instruction relatifs aux nouvelles modalités de délivrance des visas aux scientifiques et aux artistes (CADA, 10 septembre 1998)

?? les télégrammes du 15 février 1996 relatif aux demandes de laissez passer consulaires et la circulaire du 18 mai 1999 relative aux étrangers sortant de prison (CADA, 6 janvier 2000)

?? la liste des cavités souterraines pouvant servir d’abri à la population (CADA, 4 juillet 1985, Pasiani)

?? les documents sur la base desquels a été prononcé un refus d’autorisation de détention d’armes (CADA, 9 mai 1985, Lemelle)

24 Exemples donnés par la CADA : ?? les procès-verbaux des conseils et comités de défense et du comité interministériel

d'aménagement du territoire (CADA, 22 sept 1994, Desse, association Antidéloc) ?? des échanges de courriers ministériels à propos des suites à donner à l’annulation des résultats

du concours d’inspecteurs du travail de 1977 (CADA, 24 fév 1983, Pascal), ?? des compte rendus de réunions dans laquelle des représentants du gouvernement ont débattu du

projet d’aménagement de la RN 6 (CADA, 20 avril 1989, Escaro), ?? les notes et comptes-rendus de réunions élaborés lors de la phase préparatoire à l'adoption du

décret n° 87-328 du 13 mai 1987 portant légalisation de la vente des seringues (CADA, 21 juillet 1994, Melle Léman)

?? les propositions de découpage cantonal adressées au ministre de l’intérieur par le préfet de la Haute Loire (CDA, 12 sept 1985, Cliot). En revanche, les documents constitutifs de l’engagement juridique de la procédure de modification des limites cantonales, incluant par exemple le rapport du préfet transmettant au président du conseil général pour avis le projet de redécoupage envisagé, sont communicables une fois le remodelage effectué.

?? le rapport Blanchard sur les rémunérations annexes dans la fonction publique (CE, 2 déc. 1987, Melle Pokorny s’agissant d’un rapport « demandé par le Premier ministre pour son information personnelle afin de nourrir sa réflexion et définir, éventuellement, la politique du gouvernement en la matière»)

?? les dossiers d’attribution de décoration (CADA, 17 sept 1987, Benhamou) En revanche, les dossiers de naturalisation sont communicables (CADA, 10 août 1996, Bertin/Soumare). 25 Exemples donnés par la CADA : - Les documents relatifs aux installations militaires, comme, par exemple, les documents relatifs à

l'activité du centre d'études du Bouchet qui étudie les menaces nucléaires, bactériologiques et chimiques (CADA, 13 sept 1984, association « les amis de la Terre »)

- le plan de sécurité Vigipirate mis en place par le ministère de l'intérieur (CADA, 23 mai 1991, Comiti) et les dossiers d'habilitation au secret défense, y compris à l'égard des personnes concernées par l'habilitation (CADA, 8 mars 1994, Girard)

24

?? les informations contenues dans un dossier d'internement permettant d'identifier les fonctionnaires étant intervenus dans la procédure, à l'exception de ceux dont le visa a pour effet d'authentifier les décisions (CADA, 15 juin 1989, A.)

?? les extraits des rapports d’intervention des sapeurs pompiers décrivant les dispositifs de sécurité mis en place de façon préventive (CADA, 19 mai 1988, préfet de la Marne)

A l'inverse, ont été déclarées communicables de manière générale : ?? les télégrammes adressés aux préfets du 30 janvier 1995 relatif à l’éloignement des

Haïtiens en situation irrégulière et du 2 mars 1994 relatif au renouvellement des titres de séjour des demandeurs d’asile déboutés et régularisés (CADA, 6 juillet 1995, Lochak),

?? les circulaires élaborés par le ministre de l’intérieur en vue de l’emploi des éthylomètres (CADA, 19 janvier 1989, Amouroux, automobile club du Sud Ouest), ou relative aux contrôles de vitesse (CADA, 22 déc. 1988, Husset).

Ont été considérés comme communicables aux intéressés exclusivement un dossier relatif à l’autorisation d’exploiter des machines à sous (CADA, 27 sept 1990, Pletz), les rapports de police ou gendarmerie établis à la suite d’un différend entre deux personnes (CADA, 20 oct. 1989, Gaucher) ou relatifs aux risques d’éboulement de rochers menaçant des habitations (CADA, 16 juin 1988, maître Delpeuch). Les plans de secours sont, a priori et au moins pour partie, communicables26. Les documents relatifs aux marchés publics le sont aussi pour l’essentiel (cf. annexe) . Enfin, je vous rappelle que le secret de la vie privée fait partie des secrets protégés par la loi, ce qui peut conduire à un accès sélectif au document dont une partie reste confidentielle27. C’est pourquoi le registre de courriers départ/arrivée d’un ministère n’est pas communicable28.

26 Exemples donnés par la CADA : ?? Le plan particulier d’intervention de la centrale nucléaire de Creys Malville communicable à

l’exception de son annexe opérationnelle (CADA, 8 déc. 1988, Jonot) ?? Le plan ORSEC RAD du département du Val de Marne communicable à l’exception des annexes

opérationnelles et militaires (CADA, 12 mars 1987, Dalmasso) ?? 27 Selon le guide de l’accès aux documents administratifs (CADA, 3ème édition), les éléments constitutifs du secret de la vie privée sont les suivants : date de naissance, âge, situation familiale, matrimoniale et patrimoniale, adresse personnelle, numéro de téléphone, formation, numéro INSEE, identification de comptes bancaires ou postaux, numéros d’immatriculation des véhicules de victimes d’accidents de la route (CADA, 25 août 1994, préfet de l’Indre et Loire). Quelques exemples cités par la CADA peuvent être donnés : ?? les déclarations effectuées par les propriétaires de chiens dangereux (loi n° 99-5 du 6 janvier

1999) sont communicables pour l’essentiel (adresse du propriétaire, carte d’identification du chien, certificat de vaccination antirabique, attestation d’assurance du propriétaire) à l’exception des mentions relatives au nom et à la date de naissance du propriétaire dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée (avis du 7 septembre 2000).

?? La liste des agents immobiliers du département accompagnée du nom et du montant de la garantie financière délivrée est communicable, sauf pour ce qui est de l’adresse personnelle du garant (avis du 8 juin 2000).

?? Le dossier de demande d’octroi d’une licence de 4ème catégorie de débits de boissons étudié par la commission départementale des transferts de débits de boissons est communicable après occultation des mentions couvertes par le secret de la vie privée (adresse, situation familiale) (avis du 17 février 2000)

?? Les rapports d’enquête REAGIR sont détachables de procédures judiciaires éventuelles et donc communicables sauf pour ce qui est de nature à porter une appréciation défavorable, sur le conducteur par exemple (pour une demande émanant d’un assureur, avis du 12 juillet 2001)

28 CE, 27 avril 1987, Caballero

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b) les documents ayant fait l’objet d’une diffusion publique ne sont pas communicables afin d’éviter d’imposer à l’administration des obligations trop lourdes et alors même que cela suppose que le demandeur se procure l’intégralité d’un document même s’il n’est intéressé que par une partie du contenu de celui-ci (exemple du rapport public de la Cour des comptes).

Le terme « diffusion publique » doit être entendu comme suit : ?? Sont considérés comme ayant fait l’objet d’une diffusion publique les documents publiés

au journal officiel (CADA, 19 janvier 1995, Avrillier) ou un rapport publié à la Documentation française ou par la direction des journaux officiels (CADA, 5 oct 2000, Cour des comptes). La parution dans un bulletin d’information d’un ministère consultable en préfecture y équivaut (CE, 23 oct 1987 , Bertin).

?? Il a été considéré par la CADA qu’il y a eu diffusion publique par publication au recueil

administratif d'une préfecture quand le demandeur réside dans le département (avis du 8 juin 2000, direction générale des impôts)

?? En revanche, ne constituent pas une diffusion publique, l'affichage de documents

administratifs ou leur diffusion dans la presse en raison du caractère temporaire ou partiel de cette mise à disposition de l’information (CADA, 19 octobre 2000, préfet de Maine et Loire) ou la mise en ligne sur le site Internet d’un ministère (compte tenu du nombre encore trop réduit de personnes disposant d’un accès au réseau Internet : CADA, 7 déc. 2000, Ministre de l’Agriculture et de la pêche).

c) les documents réalisés sur commande ne sont pas communicables conformément à la

jurisprudence antérieure (CE, 11 déc. 1991, Thiney). ll s’agit de tenir compte de l’existence de prestations réalisées sur commande à titre onéreux (études statistiques de l’INSEE, données météorologiques par exemple).

d) Enfin, il existe des documents administratifs non communicables en raison de leur

état d’inachèvement : la communication n’est possible que pour les documents achevés (CE, 26 avril 1983, SARL Le Charles : le droit à communication ne s’applique pas aux documents qui s’insèrent dans l’élaboration de la décision administrative »).

L’article 7-3 exclut, en effet, de l’obligation de communication les documents inachevés c’est à dire qui n’ont pas encore leur forme définitive ou non remis à leur destinataire, tels que les ébauches ou les notes encore informelles, les versions successives d’un même document. L’administration n’est jamais tenue de communiquer de tels documents. Il convient de ne pas confondre cette notion de document inachevé avec celle de documents préparatoires, qui eux sont communicables une fois la décision prise. 3) La notion de document administratif communicable au seul intéressé La notion de document nominatif est abandonnée : à cette notion, qui était source d’ambiguïtés29, sont substitués des critères plus explicites, concernant la nature et le contenu des documents qui ne sont communicables qu’au seul intéressé. Ces documents sont définis par le fait qu’ils portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique identifiable ou qu’ils décrivent le comportement d’une personne d’une façon qui pourrait lui être préjudiciable (article 6-II nouveau de la loi du 17 juillet 1978). 29 Selon la jurisprudence du Conseil d’Etat, la seule mention du nom d’une personne dans un document ne suffit pas à donner à celui-ci un caractère nominatif (CE 10 avril 1991 – Commune de Louviers).

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Ils comprennent également les documents « dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée et des dossiers personnels, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle ». Les informations à caractère médical sont transmises à l’intéressé par le biais d’un médecin, à l’instar de ce qui existe dans la loi du 6 janvier 1978 précitée. Ces dispositions restent en vigueur pour les documents détenus par vos services. On rappellera que pour les informations détenues par les professionnels et établissements de santé, l’article L 1111-7 du code de la santé publique (issu de la loi n° 2002-303 du 4 mars 2002) prévoit l’accès direct au dossier du patient. 4) Les documents administratifs dont la diffusion est différée Les documents préparatoires à une décision ne sont pas communicables tant que celle-ci est en cours d’élaboration. Il s’agit là de la reprise de la jurisprudence du Conseil d’Etat (16 juin 1989, Banque de France et 11 février 1983, association « atelier libre d’urbanisme de la région lyonnaise »30) et des positions de la CADA. L’idée est que la décision n’étant pas définitive, l’administration n’a pas à faire connaître le sens éventuel de sa décision à venir. La communication est donc différée jusqu’à l’intervention de la décision (CADA, 20 fév 1992, maire d’Auribeau sur Siagne). Une enquête administrative diligentée dans le cadre d’une procédure disciplinaire engagée à l’égard d’un agent public n’est pas communicable tant que cette dernière n’est pas achevée (CADA , 22 déc. 1988, Cazabon). Tant qu’aucune décision n’est prise, le document reste non communicable : s’il est décidé d’abandonner le projet, le document devient communicable31. Cette notion est à combiner avec les cas où la communication est exclue en raison de l’atteinte potentielle à un secret protégé par la loi et figurant à l’article 6 de la loi32.

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Enfin, l’entrée en vigueur de la nouvelle loi ne remet pas en cause la jurisprudence administrative antérieure, selon laquelle l’autorité n’est pas tenue de reconstituer un document égaré (CE, 7 nov. 1990, Bordesoules) ou détruit (CE, 3 juin 1994, Mme Courtet). L’administration n’est pas tenue de communiquer des documents qui n’existent pas sous la forme demandée : la loi n’a « ni pour objet ni pour effet de charger le service compétent de procéder à des recherches en vue de fournir au demandeur une documentation sur un sujet donné » (CE, association SOS Défense, 9 mars 1983) ; il est tout à fait possible de faire valoir que le document demandé n’existe pas, qu’il n’a pas été conservé (CE, 26 nov 1986, Le Fellic), qu’il a été perdu, à condition de décrire à la CADA, si elle vous saisit, les diligences faites pour retrouver le document.

30 « Le droit à la communication (…) ne s’applique qu’à des documents achevés, et non aux états partiels ou provisoires d’un document tant qu’il est en cours en cours d’élaboration » 31 TA de Versailles, 11 juillet 1985, SA Montenay : rapport d’expertise préparatoire à une mission d’arbitrage du préfet devenu communicable une fois que le préfet a renoncé à la mission 32 Dans un avis de la CADA du 23 nov. 2000 Ministre de la justice, direction des affaires civiles et du sceau, ont été jugés communicables une note interne portant sur l’analyse des problèmes soulevés par l’élaboration d’un décret sur l’accueil de l’embryon et des échanges de courrier avec le ministère de l’emploi et de la solidarité « compte tenu de leur caractère purement technique et du fait que le décret déjà publié à l‘élaboration duquel ils ont contribué, se borne à détailler les modalités pratiques d’une procédure déjà fixée par la loi ».

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II) L’ELARGISSEMENT DES COMPETENCES DE LA COMMISSION D’ACCES AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS (CADA) 1) La nouvelle compétence de la CADA en matière d’accès aux documents administratifs contenus dans un fichier. Jusqu’ici, en pratique, certains documents communicables au titre de la loi du 17 juillet 1978 (support papier) ne l’étaient pas selon la loi du 6 janvier 1978 (s’ils figurent dans un fichier, informatique ou non automatisé). En effet, la loi du 6 janvier 1978 interdit la diffusion à tous les « tiers non autorisés » des informations contenues dans les fichiers dès lors qu’elles ont un caractère nominatif c’est à dire « qui permettent, sous quelque forme que ce soit, directement ou non, l’identification des personnes physiques auxquelles elles s’appliquent ». La loi du 17 juillet 1978 rend possible, quant à elles, la communication de tous les documents administratifs, à l’exception de ceux qui ont un caractère nominatif qui sont ceux « portant une appréciation personnelle ou incluant la description du comportement d’une personne ». La jurisprudence administrative a posé le principe de l’application exclusive de la loi du 6 janvier 1978 dès lors que la demande de communication porte sur des informations nominatives au sens de la loi du 6 janvier (CE, 19 mai 1983, Bertin). La CADA se déclare incompétente quand l’information demandée figure dans un fichier. L’application d’un régime juridique différent selon le support de l’information (support papier ou support informatique) n’était pas un critère satisfaisant ; l’existence ou non d’un support papier est apparu comme une distinction artificielle. Le conseil d’Etat, dans une décision du 8 octobre 1993, M Hudin, avait d’ailleurs considéré que, y compris pour un rapport d’enquête de la CNIL, la non-communication pouvait se fonder sur des secrets protégés. L’article 5-2° de la loi du 12 avril 2000 remet en cause ce partage des compétences entre la CADA et la CNIL. Par un nouvel article 29-1 inséré dans la loi du 6 janvier 1978, la CADA devient compétente pour donner un avis, au regard des dispositions de la loi du 17 juillet 1978, sur le caractère communicable, aux tiers, des documents administratifs résultant de traitements automatisés d’informations nominatives. Quel que soit le support du traitement, un tiers pourra désormais demander la communication d’un document administratif contenant des informations nominatives au sens de la loi CNIL, mais non nominatives au sens de la loi CADA. Le but poursuivi est que, grâce à l’extension de ses compétences, la CADA, interlocuteur unique des demandeurs, unifiera l’interprétation de la loi sur l’ensemble des questions d’accès aux documents administratifs. Ces dispositions modifient donc en conséquence et pour partie celles de la circulaire NOR/INT/D/94/000242/C du 4 février 1994 relative à l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978. Une nouvelle version de cette circulaire tenant compte de cette évolution vous sera adressée dans les meilleurs délais. 2) L’extension de la compétence de la CADA aux documents d’archives publiques. L’accès aux documents qui ne sont pas accessibles en vertu de la loi du 17 juillet 1978 est régi par la loi du 3 janvier 1979 sur les archives publiques. Cet accès est différé dans le temps, le délai le plus bref étant de 30 ans, et allant jusqu’à 150 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé pour les documents comportant des informations couvertes par le secret médical. Le plus souvent, le délai est de 60 ans à compter de la date de l’acte (documents mettant en cause la vie privée, intéressant la sûreté de l’Etat ou la défense

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nationale ou concernant les services du Premier ministre ou la Présidence de la République). Des dérogations sont possibles, avec l’accord du service versant. La circulaire NOR/INT/K/00/00284/C du 11 décembre 2000 a indiqué les règles applicables aux demandes de consultation d’archives en dérogation. L’article 7-5° de la loi du 12 avril 2000 permet désormais à la CADA de rendre des avis lorsqu’elle est saisie par une personne rencontrant des difficultés pour obtenir soit la consultation des documents d’archives publiques sur le fondement de l’article 7 de la loi du 3 janvier 1979, soit une dérogation sur le fondement de l’article 8. Ce recours précontentieux est désormais obligatoire. De ce fait, la CADA se trouve amenée à exercer un contrôle qui ne sera plus toujours un contrôle de légalité mais un contrôle d’opportunité, au vu des justifications apportées par le demandeur pour obtenir une dérogation. La CADA a déjà eu l’occasion de se prononcer, en se fondant sur le motif de la demande, l’intérêt scientifique et le sérieux de la recherche, l’ancienneté des documents, le caractère relativement anodin des informations contenues, l’ancienneté des documents, les précédents accordés à d’autres chercheurs … A l’inverse, un intérêt général pour l’histoire locale, des faits dramatiques récents et mettant en cause des personnes vivantes n’ont pas été considérés par la CADA comme suffisants pour justifier une dérogation. Toutefois, parmi les archives publiques, restent exclus du champ de compétences de la CADA les documents tels que les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels, ainsi que les pièces de procédures judiciaires. 3) L’unification de la procédure applicable à différentes législations spéciales. La loi du 12 avril 2000 a étendu la compétence de la CADA aux documents administratifs dont l’accès est régi par des dispositions spéciales33, notamment pour ce qui concerne les associations. Je vous rappelle les termes de la circulaire NOR/INT/A/92/00076/C du 9 mars 1992 relative à la communication de renseignements relatifs aux associations déclarées34.

33 La CADA a compétence pour examiner les questions relatives à l’accès aux documents administratifs suivants: - l’article L. 2121-26 du Code général des collectivités territoriales permet d’obtenir communication

des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et comptes, et des arrêtés du maire. - l’article L. 28 du Code électoral permet à un électeur, à un candidat, à un parti ou à un

groupement politique d’obtenir communication et copie de la liste électorale. - le b de l’article L. 104 du Livre des procédures fiscales et l’article L. 111 du Livre des procédures

fiscales pour l’accès aux listes de contribuables assujettis à divers impositions détenues par la direction des services fiscaux

- l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, l’article 2 du décret du 16 août 1901 et l’article 79 du Code civil local d’Alsace-Moselle prévoient que toute personne peut prendre communication des statuts et déclarations des associations.

- les articles L.213-13 et L. 332-29 du Code de l’urbanisme concernent la communication du registre où sont inscrites les acquisitions de la commune réalisées au titre d’un droit de préemption et le registre des contributions exigées dans le cadre de la réalisation des zones d’aménagement concerté.

34 La CADA (22 fév 1990, direction départementale de la jeunesse et des sports de l’Isère) considère que le récépissé de déclaration d’une association et ses statuts sont communicables sur le fondement de l’article 2 du décret du 16 août 1901 : « toute personne a le droit de prendre communication sans déplacement au secrétariat de la préfecture ou de la sous-préfecture, des statuts et déclarations ainsi que des pièces faisant connaître les modifications des statuts et les changements intervenus dans l’administration ou la direction. Elle peut même s’en faire délivrer à ses frais expédition ou extrait ».

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L’unification de la procédure applicable, à savoir l’exercice dans ce domaine d’un recours administratif préalable obligatoire devant la CADA, se justifie par le fait que ces dispositions spéciales ont le même objet que la loi du 17 juillet 1978. Elle méritera d’être confirmée par les juridictions administratives. Il reste toutefois en vigueur un certain nombre de dispositions spéciales (exemples : décision de refus opposée par un hôpital public à la demande d’accès d’un malade aux informations médicales contenues dans son dossier médical, par l’intermédiaire d’un médecin de son choix, sur le fondement de l’article L. 710-2 du Code de la santé publique, accès aux fiches du casier judiciaire, aux listes d’émargement et aux procès verbaux des commissions de recensement lors des opérations électorales). Sont également à part les cas où une procédure spécifique est prévue par la loi (procédure disciplinaire à l'encontre d'un fonctionnaire, communication du dossier fiscal d'un contribuable) ou des documents se rapportant à une procédure administrative comportant une phase d'enquête publique. Enfin, la CADA a désormais un pouvoir de proposition sur toutes les questions relevant de sa compétence, y compris de sa propre initiative et établira chaque année un rapport annuel public. Par ailleurs, on rappellera que la communication à destination des juridictions des documents couverts par le secret de la défense nationale35 est régie par un dispositif particulier : la commission consultative du secret de la défense nationale a pour mission de donner un avis sur les demandes de déclassification formulées par les juridictions françaises en vertu de la loi no 98-567 du 8 juillet 1998. Dans le dernier état de l’exercice de sa compétence consultative, la CADA se déclare incompétente (avis du 8 mars 2001, ministère de la défense) quand est présentée une demande de communication d’un document couvert par le secret de la défense nationale. III) DES PRECISIONS APPORTEES A LA PROCEDURE DE COMMUNICATION Il convient de rappeler que la demande doit porter sur un document administratif existant : ?? Une demande portant sur un document futur est à rejeter. ?? L’autorité administrative n’est jamais tenue d’élaborer un nouveau document pour

répondre à une demande de communication (avis du 7 décembre 2000) sous réserve des indications ci-dessous pour les documents pouvant être obtenus à partir d’un traitement automatisé d’usage courant et des cas où il y a communication partielle du document.

Le document demandé doit être précisément désigné (CADA, 2 mars 1989, Giely). Sans qu’il puisse être exigé des demandeurs la désignation juridiquement absolument exacte du document souhaité, il faut que les documents demandés soient identifiables sans ambiguïté. Une demande trop générale, trop floue, trop vaste, concernant une quantité très importante de documents sur plusieurs années, ou portant sur un document futur, est rejetée.

35 La classification des informations selon trois degrés de confidentialité (“ très secret défense ”, “ secret défense ”, “ confidentiel défense ”) est de la responsabilité de chaque ministre concerné, directement ou par délégation. Du niveau retenu, découlent un certain nombre de règles dont le non-respect engage la responsabilité pénale des personnes qui les enfreindraient, et qui touchent à l’élaboration, la [non] reproduction, la circulation, la conservation, la destruction, mais aussi la diffusion et l’usage des documents ou objets classifiés. L’article 419-1 du code pénal définit les éléments constitutifs de l’infraction et établit le barème des peines encourues

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La demande doit donc être suffisamment précise pour être recevable et l’administration ne doit pas être contrainte à de nombreuses recherches pour identifier les documents demandés (avis du 2 mars 2000), sous réserve des avis concernant les traitements automatisés. La CADA déclare également la demande irrecevable quand elle est assimilable à une recherche de documentation ou à une consultation juridique36. 1) Principes Si le domaine d’intervention de la CADA a été étendu, ses modalités d’intervention n’ont pas fait l’objet, sur le fond, de modifications substantielles. On en rappellera les principes : ?? l’autorité administrative compétente, saisie d’une demande de communication, dispose

d’un délai d’un mois pour répondre à celle-ci. Le refus de communication doit être notifié au demandeur, au moyen d’une décision écrite motivée. A l’issue d’un mois de délai, le silence gardé par l’autorité saisie est considéré comme un refus implicite de communication (article 2 du décret n° 88-465 du 28 avril 1988) . Par ailleurs, est assimilé au refus la communication insuffisante ou partielle du document souhaité.

?? Dans ces deux cas, le demandeur qui n’a pas reçu satisfaction ou entière satisfaction est

obligé de saisir, préalablement à tout recours contentieux, la Commission d’accès aux documents administratifs, dans un délai de deux mois à compter de la notification du refus ou de la formation de la décision implicite de refus. Cette saisine a un caractère obligatoire désormais inscrit dans la loi reprenant la jurisprudence précédente (Conseil d’Etat, Mme Commaret, 19 février 1982). Le demandeur ne peut passer outre cette saisine préalable, même si la demande ne porte que sur la communication de documents manquants dans un dossier communiqué au demandeur après une première intervention de la CADA. A défaut de cette saisine, le recours contentieux contre la décision de refus de l’administration est entaché d’irrecevabilité et insusceptible de régularisation.

?? Une fois saisie, la CADA procède à l’instruction de l’affaire. L’autorité compétente est

invitée à présenter ses observations et peut participer, à titre consultatif et par le biais d’un représentant, à la délibération de la CADA. L’avis émis sur le refus de communication opposé à l’administré est notifié, dans le mois de la saisine de la CADA, au demandeur et à l’administration auteur du refus. Cet avis ne constitue pas une décision administrative faisant grief, et ne peut faire l’objet d’un recours en excès de pouvoir devant le juge administratif (CE, 27 avril 1983, Zanone). Cet avis est consultatif et ne lie donc pas l’autorité administrative qui peut maintenir son refus initial.

?? En cas de refus exprès ou tacite, la décision de rejet étant réputée acquise à l’expiration

d’un délai de deux mois à compter de la saisine de la CADA, le demandeur doit saisir le tribunal administratif compétent, c’est à dire celui dans le ressort duquel se situe l’auteur du refus. Le point de départ du délai n’est donc pas celui de la notification au demandeur de l’avis de la CADA selon la date à compter de laquelle une décision de rejet de communication est acquise. Le juge administratif a alors six mois pour statuer sur la demande.

36 Avis du 3 mai 2001 : la demande de communication des textes régissant les mariages entre citoyens français et ressortissants thaïlandais, célébrés en France ou en Thaïlande est irrecevable car correspondant à une demande de consultation juridique

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?? Le juge peut demander à l’administration de produire « les documents dont le refus de communication constitue l’objet même du litige » (CE, 23 décembre 1988, Banque de France c/ Huberschwiller). Contrairement aux règles habituelles de procédure et au principe du contradictoire, le document en question n’est pas transmis à l’autre partie.

Il ne peut y avoir après communication, correction ou rectification du document à la demande de l’intéressé (CADA, 13 déc 1984, Pinault). En revanche, les observations du demandeur doivent être consignées en annexe du document (article 3 de la loi). 2) Les modalités concrètes d’exercice du droit d’accès On rappellera qu’il n’est pas possible de se fonder sur l’utilisation ultérieure qui peut être faite a la suite de la communication d’un document administratif ( pour appuyer un recours contentieux par exemple) ou sur la qualité ou personnalité de l’auteur de la demande, qu’il s’agisse d’une personne morale ou physique, pour autoriser ou refuser cette communication. C’est exclusivement le contenu du document, par exemple l’atteinte à des secrets protégés par l’artcile 6-1 de la loi du 17 juillet 1978, qui est l’élément permettant de déterminer si la communication peut être refusée (CF I de la présente fiche). Dans ce cas, aucune communication n’est possible, quel que soit le « bien fondé » ou l’objectif de la demande. L’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 modifié, complété par le décret n° 2001-493 du 6 juin 2001 relatif aux modalités de communication des documents administratifs, prévoit l’alternative suivante : ?? La consultation : le demandeur peut consulter gratuitement le document sur place ?? La délivrance d’une copie : elle est fonction du choix du demandeur dans la limite des

possibilités techniques de l’administration. Elle peut se faire soit sur papier soit sur disquette ou tout autre support37, à condition que l’administration n’ait pas à modifier le document initial pour satisfaire la demande. La CADA a estimé que le fait d’avoir diffusé un document sous forme papier ne dispensait pas l’administration d’en délivrer une version sur un support informatique (avis du 27 juillet 2000, maire du Rouret).

La CADA relève dans son rapport 1999-2000 que la possibilité d’avoir le document demandé sous forme informatique facilite la communication de documents volumineux et permet au demandeur d’utiliser plus aisément ceux-ci. Des interrogations quant à l’utilisation potentielle des documents ainsi fournis peuvent évidemment apparaître : il revient à l’administration non de refuser toute communication mais de rappeler au demandeur, qu’aux termes de l'article 10 de la loi du 17 juillet 1978, les documents communiqués par l'administration sont destinés à l'usage personnel du bénéficiaire et ne peuvent être utilisés à des fins commerciales (CADA, 21 septembre 2000, Office du tourisme de Lourdes). Il est à noter que, dans les deux cas, le droit à consultation ou à reproduction peut être limité par les nécessités matérielles de préservation du document (document ancien ou en mauvais état par exemple). Cet argument ne saurait être employé qu’avec mesure (CE, 8 avril 1987, ministre de la santé c/ M Tête). Les difficultés matérielles de communication peuvent être prises en compte : la consultation peut être étalée dans le temps et pour des documents volumineux l’administration peut inviter le demandeur à venir consulter les documents sur place et à opérer une sélection des

37 CADA, 11 mai 2000, SAN de Saint Quentin en Yvelines : le demandeur avait souhaité une communication d’un plan d’occupation des sols via Internet, « la communication pouvant être tarifée au coût réel, c’est à dire incluant le paiement des frais de transmission y compris les frais d’amortissement du matériel informatique »

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éléments dont il pourra obtenir une copie (CADA, 21 juillet 1988, Jarreau). L’administration n’est pas tenue de transférer les documents dans un autre local si le demandeur le souhaite (CE, 26 octobre 1988, Lalande). Les frais de reproduction sont payés par le demandeur, sans que ceux-ci puissent excéder le coût de la reproduction et d’envoi du document mais sans inclure les coûts des charges de fonctionnement des services (temps consacré à la recherche, la reproduction et l’envoi du document). L’arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif (publié au journal officiel du 2 octobre 2001, p 15496) a précisé les montants maxima de ces frais 38. Enfin on rappellera que le principe de l’accès partiel au document, dégagé par la CADA, reste valable. S’il s’avère que l’importance des passages à occulter rend le document incompréhensible, la CADA conclut à la non-communication de l'ensemble du document (CADA, 13 avril 1985, Dr Nau, pour un rapport de l’inspection générale des affaires sociales). 3) La communication de tous les documents détenus par l’autorité administrative, quel qu’en soit l’auteur Jusqu’à l’entrée en vigueur de la loi du 12 avril 2000, une autorité administrative n’était pas tenue de communiquer les documents qu’elle détenait mais dont elle n’était pas l’auteur (CE, 22 mai 1995, procureur de la République près le TGI de Lille). Cette question a fait l’objet de débats lors de l’examen du texte au Parlement, le Sénat estimant que la communication d’un document par l’autorité qui le détient, sans en être l’auteur, poserait la question de sa responsabilité en cas de divulgation d’un document non communicable et que d’autre part, l’autorité qui a produit le document est la mieux placée pour en apprécier le caractère communicable. Une conception large de la communication a finalement été retenue. Elle permet à l’administré de ne pas voir sa demande déclarée irrecevable parce qu’elle n’aura pas été adressée au véritable auteur du document. La simple détention d’un document confère à l’administration détentrice la compétence pour se prononcer sur sa communicabilité, qu’elle en soit l’auteur ou le destinataire. Il n’est donc pas possible de faire valoir que le document n’a pas été émis par la préfecture pour en refuser la communication. 4) Le traitement à réserver aux demandes abusives Le principe selon lequel l’autorité à laquelle la communication est demandée n’est pas tenue de déférer aux demandes manifestement abusives figure désormais dans la loi à l’instar de ce qui existait déjà dans la loi du 6 janvier 1978 « informatique et libertés » mais sans prévoir le même mécanisme ( l’article 35 de cette loi permet à la CNIL saisie par le titulaire du droit d’accès et le responsable du fichier, d’autoriser celui-ci de ne pas répondre aux demandes abusives). Seront considérées comme abusives les demandes caractérisées par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.

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Il s’agit de la reprise d’une règle établie par la jurisprudence administrative (CE, 13 nov. 1992 commune de Louviers) et la CADA ( « la saisine répétée de la CADA ne saurait constituer le mode normal de résolution de tels conflits qu’il appartient au juge de trancher », 30 mars 1997, Albertini ; « il faut que les intentions du demandeur ou le nombre des documents auxquels il souhaite accéder témoignent d’un usage de la loi contraire à son esprit », 6 janvier 2000).

Le caractère manifestement abusif d'une demande est apprécié au vu de l’attitude du demandeur dont l’objectif est alors d'entraver la bonne marche de l'administration. Il n'est toutefois retenu que dans un nombre de cas limités :

?? La seule circonstance qu'une demande porte sur la communication d'un grand nombre de documents ne la rend pas systématiquement abusive.

?? une demande visant à obtenir une copie d'une décision dont le demandeur a déjà pris connaissance, soit qu'elle lui ait été notifiée, soit même qu'il en ait obtenu copie sous une forme différente ne peut être, pour ce seul motif, qualifiée d'abusive. De même un administré peut demander communication d’une décision qui lui a déjà été notifiée (CE, 6 juin 1986, Chaibeddera).

?? un demandeur dont l'une des demandes a été considérée comme abusive ne se trouve pas de ce fait privé définitivement de son droit d'accès pour d'autres documents (CADA, 18 avril 1991, recteur de l’académie de Caen).

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ANNEXE

EXTRAITS D’AVIS DE LA CADA RENDUS EN MATIERE DE MARCHES PUBLICS

Le principe général est le suivant : la CADA estime que si la plupart des contrats, et notamment les marchés publics, et leurs annexes sont à considérer comme des documents administratifs soumis au droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, modifiée par celle du 12 avril 2000, ce droit d'accès doit se concilier avec le secret en matière commerciale et industrielle protégé par l'article 6 de la loi précitée. Les différents avis ci-après figurent sur le site Internet de la CADA : les extraits les plus significatifs ont été ici repris pour mémoire. Date de l'avis : 7 septembre 1995

Objet de la demande : communicabilité des pièces relatives à un marché public négocié conclu à la suite d'un appel d'offres restreint déclaré infructueux : procès-verbaux d'ouverture des candidatures, d'agrément des candidatures, d'ouverture des offres ; rapports d'analyse des candidatures, de négociation, de présentation de l'opération adressé au contrôle de légalité ; acte d'engagement et ses annexes financières.

Sens de l'avis : La commission a estimé que les différents procès-verbaux étaient des documents administratifs communicables à toute personne qui en ferait la demande (…). Elle a aussi émis un avis favorable à la communication de l'acte d'engagement et de ses annexes financières, qui sont des éléments de détermination du coût du service public et ne sauraient être couverts par le secret industriel et commercial. En ce qui concerne les rapports d'analyse et de négociation, elle a rappelé le principe selon lequel, si l'ensemble des éléments relatifs à l'ordre de l'entreprise retenue sont communicables, seules les conditions globales de prix des entreprises non retenues peuvent être communiquées, sans porter atteinte au secret industriel et commercial. Ces rapports peuvent être communiqués sous réserve de l'occultation préalable des éléments allant au-delà des conditions globales de prix pour ce qui concerne les entreprises non retenues. Date de l'avis : 03 février 2000

Objet de la demande : communicabilité de documents relatifs à un appel d'offres :

- cahier des clauses administratives particulières ; - règlement de la consultation ; - acte d'engagement et bordereaux de prix unitaires du candidat retenu.

Sens de l'avis : La commission a estimé que les documents avaient perdu leur caractère préparatoire dès lors que l'attribution du marché a été décidée. Seul le détail des offres non retenues sont couverts par le secret en matière industrielle et commerciale et ne sont pas communicables. En revanche, les documents déterminant les conditions de prix arrêtées entre l'administration et l'entreprise retenue dans le cadre d'un marché public, reflètent le coût du service public et sont, dès lors, communicables de plein droit à toute personne qui en ferait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978.

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Date de l'avis : 02 mars 2000

Objet de la demande : communication à une association de la copie des arrêtés de réquisition portant sur les sites de stockage de farines animales à risques à Bordeaux et à Bassens, et de la copie des marchés publics passés en 1999 dans le cadre du service public de l'équarissage.

Sens de l'avis : La commission a indiqué que ces documents administratifs sont communicables de plein droit. Les éléments financiers d'un marché public, y compris les prix détaillés, qui se rapportent à l'offre de l'entreprise retenue, sont communicables parce que ces élément reflètent le coût du service public.

Date de l'avis : 11 mai 2000

Objet de la demande : communication des documents relatifs au marché passé entre la préfecture et la société Guilbert, à savoir le cahier des charges ainsi que le devis et les prix détaillés.

Sens de l'avis : ces documents administratifs sont communicables de plein droit, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, à l'exception cependant des tarifs avec remise à un tiers, document dont la communication risquerait de nuire au secret industriel et commercial cité à l'article 6 de la loi précitée, modifiée par la loi du 12 avril 2000. Date de l'avis : 21 septembre 2000 Objet de la demande : caractère communicable à une entreprise non retenue dans le cadre d'un appel d'offres européen pour un marché public d'acquisitions foncières, des documents et renseignements suivants :

- décomposition de prix de la société retenue ; - annexes au rapport de présentation n° 1 à 10 - références professionnelles de l'entreprise ; - lettre d'engagement précisant la localisation de l'agence où sera basé le

personnel ; - moyens en personnel de la société retenue.

Sens de l'avis : La commission a considéré que la décomposition des prix de la société retenue ne pouvait être communiquée à des tiers en raison de l'atteinte que porterait cette communication au secret des affaires et alors que, par ailleurs, la communication précédente du bordereau des prix a permis au requérant d'avoir accès à des éléments financiers reflétant le coût du service public. De même, la commission a considéré que les références professionnelles de l'entreprise comme les moyens en personnel de la société retenue détaillés dans le mémoire explicatif transmis dans le cadre de la procédure d'appel d'offres sont des informations protégées par le secret des affaires et à ce titre non communicables au regard des dispositions de la loi susmentionnée. Là encore, la commission a rappelé que la société évincée disposait des informations les plus significatives dans le rapport de présentation dont elle a déjà été destinataire. En revanche, l'extrait de ce mémoire relatif à la localisation de l'agence qui effectuera les prestations pour lesquelles le marché a été négocié pourra être communiqué à la société qui en fait la demande, alors que cette information qui constituait un critère de sélection dans le cadre du marché participe de la connaissance des conditions de réalisation.

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Date de l'avis : 8 mars 2001 Objet de la demande : caractère communicable des projets présentés par le lauréat d'un concours d'architecture organisé en application de l'article 314 ter du code des marchés et par les candidats non retenus, sous réserve, éventuellement de la nécessité de demander leur autorisation avant la communication. Sens de l'avis : les prestations réalisées dans le cadre des appels à candidatures régis par l'article 314 ter du code des marchés publics ne peuvent être regardées comme ayant été "réalisées dans le cadre d'un contrat de prestation de service exécuté pour le compte d'une ou de plusieurs personnes déterminées" au sens de l'article 7-3° de la loi du 12 avril 2000 modifiant celle du 17 juillet 1978. Ces dispositions, éclairées par les travaux préparatoires ayant précédé leur adoption, ne visent en effet que les documents établis par des administrations au profit de personnes extérieures, sur commande. Les projets qui font l'objet de la demande de conseil ont été établis pour l'administration, et les candidats, retenus ou non, ont été indemnisés de leur travail. Il s'agit de documents administratifs, qui sont communicables de plein droit à toute personne en faisant la demande, en application de l'article 2 de la loi précitée, dès lors qu'ils n'ont plus le caractère préparatoire à une décision à venir"

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FICHE 3 : LES MODIFICATIONS APPORTEES A LA LOI N° 78-17 DU 6 JANVIER

1978 RELATIVE A L’INFORMATIQUE, AUX FICHIERS ET AUX LIBERTES

L'article 4 de la loi du 3 janvier 1979 prévoit, à l'expiration de leur période d'utilisation courante par les services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus, un tri des documents entrant dans le champ de la définition des archives publiques. Les documents produits ou reçus par les préfectures dans le cadre de leurs missions qui sont par nature des archives publiques ne peuvent être éliminés qu’après l’obtention d’un visa39. Il s'agit de séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d'intérêt administratif et historique, destinés à être détruits. Il est désormais prévu un tri des documents informatiques, avec un critère de tri différent selon la loi considérée. En effet, la loi " informatique et libertés " autorise la conservation des données ayant un intérêt historique, statistique ou scientifique, alors que la loi sur les archives fait référence à un intérêt administratif et historique. Comme le prévoit le droit existant pour le tri des documents sur support papier, la destruction des données dénuées d'intérêt nécessite l'accord de l'autorité qui les a produites ou reçues et de l'administration des archives. Les documents détenus dans des fichiers informatiques ne seront plus systématiquement détruits, à l’issue de leur période d’utilisation, comme le prévoit la loi du 6 janvier 1978, mais pourront désormais être conservés sous forme d’archives (s’ils revêtent un intérêt historique, statistique ou scientifique), dans les conditions prévues par l’article 4-1 de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives. Si un autre traitement que celui répondant à un intérêt historique, statistique ou scientifique est envisagé, il suppose d’avoir reçu l’accord exprès des intéressés ou d’être autorisé par la commission dans l’intérêt des personnes concernées Si ces documents comportent des informations sensibles selon l’article 31 de la loi c’est à dire qui « directement ou indirectement font apparaître des origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales ou les mœurs des personnes », le traitement ne peut être mis en œuvre que s’il a reçu l’accord exprès des intéressés ou s’il a été autorisé, pour des motifs d’intérêt public et dans l’intérêt des personnes concernées, par décret en Conseil d’Etat sur proposition ou avis conforme de la commission (nationale de l’informatique et des libertés) ». Enfin, l’article 226-20 du code pénal indique quelles sont les peines applicables à la conservation et au traitement irréguliers des informations nominatives.

39 L’article 4 de la loi prescrit que « la liste des documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées en accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration des archives. Cette disposition est complétée par l’article 16 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 qui indique que « lorsque les services (…) souhaitent éliminer les documents qu’ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la direction des archives de France. Toute élimination est interdite sans ce visa.»