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RC Toulouse / CR Réunion Statutaire 1

ROTARY International

District 1700

Club de Toulouse

Philippe Kalck

Président 2017 -2018

COMPTE RENDU DE LA REUNION STATUTAIRE

Mercredi 27 Septembre 2017 à 12h00

Sommaire

1. Ouverture de la réunion statutaire ..................................................................................... 2

2. Mots du Président ............................................................................................................... 3

3. Intronisation de Charles Colonel – Parrain : Jean-Marc Martinez ...................................... 3

4. Vie du Club .......................................................................................................................... 3

5. Conférence statutaire de Jacques Tournet ......................................................................... 4

6. Informations principales sur le programme à venir : ......................................................... 8

7. Clôture de la réunion .......................................................................................................... 9

8. Tableau du programme à venir ........................................................................................... 9


1. Ouverture de la réunion statutaire

Philippe Kalck préside cette séance.

Le protocole de séance Philippe Rouch annonce le programme sous l’œil avisé de Michel :

Michel Givry entouré de Laura Fontanili à sa gauche, Laine Johnson et Rita Camaré-Querci

Invités :

Charles Colonel invité de Jean Marc Martinez,

Jérôme Benet, invité de Jean Castell

Laine Johnson : student exchange de notre Club

Jean Castell et son invité Jean Marc Martinez et son invité


Conférencier :

Jacques Tournier : conférence statutaire

2. Mots du Président

2.1. Programme de la séance statutaire du Mercredi 4 octobre en soirée

Mercredi 4 octobre : Réunion statutaire en soirée :

- 19h30 - Apéritif - 20h00 – Plat de résistance - 20h30 – Conférence de Bertrand Monthubert

La soirée est ouverte aux conjoints, au Club Toulouse Capitole, au Rotaract et aux autres Clubs de Toulouse.

Il n’y aura pas de repas de permanence à midi

3. Intronisation de Charles Colonel – Parrain : Jean-Marc Martinez

Charles Colonel vient du Club Rotary d’Aix avec lequel il était très impliqué. Il est à Toulouse depuis 3 mois.

Pendant son mandat de Présidence, Jean Marc a bien connu Charles qui était alors membre puis Président du Club Rotaract de Toulouse Centre (2007-2012).

Après son diplôme d’Etat d’Architecte et un master en droit Immobilier, Urbanisme et Construction à Toulouse, il obtient son diplôme de Science Po à Aix.

Actuellement Charles est membre du CODIR de PROMOLOGIS et Directeur de l’Agence de Toulouse. Il gère 5000 logements et manage une équipe de 35 collaborateurs.

4. Vie du Club

4.1. Louis DORE

Profitant de l’intronisation de Charles Colonel, Louis Dore nous rappelle que Jean-Marc Martinez a fourni au club 110 portes documents pour les nouveaux membres, 2000 enveloppes et 11000 étiquettes. Celles-ci nous permettent d’avoir notre trombinoscope régulièrement à jour.


4.2. Rectificatif

Jean Paul Trimouille a rappelé au Secrétaire que les apéritifs n’étaient pas offerts mais bien facturés au Club.

4.3. Nouvelles de nos amis

Henri Rouch a subi une intervention de prothèse de genoux mardi 26. Tout s’est très bien passé. Henri est actuellement chez lui pour sa rééducation.

4.4. Présentation de Laine Johnson

Michel Givry présente notre toute nouvelle Student Exchange : Laine Johnson. Elle a 16 ans et est américaine de l’Etat de New York. Pour le moment Laine ne parle pas du tout français et nous lui accordons encore quelques mois avant de nous faire une petite présentation en français.

5. Conférence statutaire de Jacques Tournet

Informatique et Gestion du Changement

5.1. Contexte

Dès 1968 s’est révélée une volonté politique d’utiliser l’informatique pour améliorer la productivité de l’administration municipale :

Louis Bazerque, maire, et François Laffont, secrétaire général, en fiabilisant les procédures.

Pierre Baudis conserve cet objectif et souhaite le traiter dans un contexte de coopération avec d’autres collectivités. Dominique Baudis ne remet rien en cause et espère pouvoir disposer d’outils d’analyse et d’aide à la prise de décision. La communication avec le citoyen devient prioritaire pour Philippe Douste Blazy. Pierre Trautmann, directeur général, insiste sur l’assistance aux services municipaux.

En1968, année de début du projet, il n’existait pas de société capable de prendre en compte le projet ni même de fournir les logiciels communaux. Tout au plus savaient-elles mettre les logiciels en exploitation sur des ordinateurs qu’elles tenaient à disposition dans le cadre de contrats « service bureau ».

En France seules quelques grandes villes (Marseille, Lyon, Strasbourg..) se lançaient dans l’aventure mais leurs préoccupations étaient essentiellement d’ordre technique (langage de programmation, support d’information : cartes perforées ou bande magnétique..), les solutions informatiques étaient une conséquence d’une organisation.


5.2. Le projet Toulousain

Côté ordinateurs, le marché était partagé entre IBM et Bull. Toulouse avait le devoir d’utiliser les outils issus du Plan Calcul qui avait créé la CII dont les produits étaient fabriqués sur son territoire.

Le projet toulousain comprenait plusieurs volets :

formation d’une équipe capable d’analyser les besoins, d’écrire les logiciels, d’assister

les services municipaux, d’assurer la veille technologique,

création d’un atelier d’exploitation,

mise en place de structures de coopération avec d’autres collectivités,

définition de plans informatiques précisant les opérations à mener suite à l’évolution

du besoin de l’Administration et des nouvelles possibilités offertes par les évolutions

technologiques, ainsi que les règles méthodologiques.

5.3. Réalisation et bilan

L’examen des réalisations sur la période 1970-2005 fait apparaître les points forts de la démarche.

- 1971 : analyse de l’Administration municipale, son système d’informations, l’organisation des services, les relations avec d’autres structures fournissant ou utilisant les données (Trésor public, Impôts, Equipement, INSEE, cadastre…),

. écriture des programmes de paie et de facturation de l’eau, . installation d’un ordinateur CII Iris 50 et abandon des cartes perforées pour des

bandes magnétiques - 1975 : création d’un syndicat intercommunal avec des villes moyennes (Castres,

Montauban, Narbonne, Blagnac, Caussade, Ramonville, Villeneuve sur Lot) qui utilisait le centre d’exploitation et dont la diversité simplifiait l’analyse des procédures à automatiser, la commune moyenne permet de comprendre rapidement la structure du logiciel, la grande ville fournit le foisonnement des cas particuliers qu’elle rencontre plus fréquemment que les autres

. installation de disques magnétiques et à la suite des terminaux installés dans les services.

- 1980 : remplacement du matériel CII par du matériel IBM, généralisation du télétraitement, coopération avec les grandes villes équipées ayant le même fournisseur tant en France qu’en Europe (méthodologie des plans, applications informatiques translatables),

- 1983 : système d’Information Géographiques (en partenariat avec Marseille) outil fédérateur des services techniques et de leurs partenaires,

- 1985 : bureautique et messagerie grâce au logiciel disponible sur l’ordinateur Digital Equipment utilisé pour le SIG,


- 1988 : microordinateurs, applications de la bureautique généralisée, - 1990 : premières application liées à la numérisation des documents, - 1993 : outil de messagerie aux normes Internet, - 1998 : ouverture de l’Intranet municipal accès banalisé aux bases de données

internes, - 1999 : généralisation d’Internet et création d’un réseau de télécommunication à haut

débit privé.

5.4. Organisation des services

L’étude méthodologique initiale a fourni une vision schématique : 70 services municipaux ont des règles communes (gestion du personnel, finances,

marchés publics, etc.), sont organisés suivant la chaîne de travail (Taylor), captent, traduisent, traitent, éventuellement stockent et enfin produisent de nouvelles données pour les usagers.

Trois ensembles d’informations sont détectés : Occupation de l’espace (fédérable grâce au SIG), Population (non fédérable législation oblige : informatique et libertés), Moyens généraux.

Les services peuvent être considérés comme des unités de production administrative, car ils possèdent une structure, une dynamique comparable aux unités de production industrielle. Il est noté une rigidité face à l’évolution des administrés mais aussi un glissement lent mais régulier vers l’enfermement causé par les fonctions secondaires exercées par du personnel spécialisé et qui sont de recueil de donnés de pilotage de mesure performance, de sécurité etc…

Ils ont à leur tête un responsable. Leur système d’information est facilement descriptible. Le traitement de l’information est réalisé de poste de travail en poste de travail, il y a peu de fichiers comportant l’historique. Le contrôle du processus s’effectue en fin de parcours et est souvent le fait de l’administré. La correction s’effectue lors de l’exploitation ultérieure et est prise compte comme une nouvelle donnée.

5.5. Ajustements liés à la mise en place des premières procédures

Les premières procédures informatisées ont mis en évidence les dysfonctionnements les plus fréquents :

erreurs de calcul (résultats de multiplications minorés),


pertes d’articles sans motif d’une exploitation à l’autre, rémanence de paramètres par essence variables dans le temps bloqués à des valeurs

optimales pour le bénéficiaire. Le redressement de ces erreurs a été noté dès les premières exploitations. Les incidences financières ont permis de faire fonctionner le service informatique sans supplément de coût pour les collectivités. Premier échelon voulu par le pouvoir politique atteint sans trop de difficultés, le même schéma se reproduira dans le temps pour les nouvelles procédures traitées.

5.6. Nouvelle organisation

Une nouvelle organisation a été recommandée et finalement acceptée : création de fichiers accessibles au plus grand nombre :

rupture de la chaîne, les postes de travail ont la responsabilité de la globalité du

traitement,

contrôle de l’information à l’entrée dans le

service, en sortie également avant mise en

forme définitive : ex la paye vérifiée par la

direction du personnel et par le trésorier

municipal (administration d’Etat) avant

impressions.

disponibilité des documents de contrôle pour

la hiérarchie de rattachement du service.

conseil d’analyser les statistiques de

fonctionnement avec tous les acteurs.

Cet ensemble de mesures a permis une appropriation des outils informatiques dans les services. La mise place des terminaux a sensibilisé le personnel d’exécution (la paye avec saisie de l’information au service informatique avait 3% d’erreurs dus à de mauvais codages sur papier avec les terminaux deux mois après le lancement il n’en restait que 0,5%.

5.7. Mis en place d’outils de partage des informations

Le premier objectif politique a été atteint. Le recours à une méthode de gestion de projet a été nécessaire, elle fut découverte empiriquement par les analystes de la direction informatique. Pour les deux autres objectifs il a été nécessaire d’attendre la disponibilité de logiciels standards permettant le traitement du dessin et les échanges d’informations. Deux outils communautaires ont vu le jour :


le Système d’Informations Géographiques (SIG) qui fédère, autour de fichiers servant

de référentiel, les informations possédant une localisation (adresse postale,

coordonnées géographiques, zonages administratifs, etc…),

l’Intranet municipal conçu grâce aux outils d’Internet qui enregistre tout texte

banalisable et le tient à disposition des élus et des fonctionnaires.

Ces deux systèmes ont fait tomber les barrières entre les services, raccourci les délais d’obtention des dossiers, permis d’intervenir sans craindre un blocage des démarches, de renseigner correctement les administrés. Il est à noter que ces deux outils font la part belle aux archives. La connaissance des réseaux d’assainissement désuets évite des déboires. L’accès à l’historique des réponses faites aux demandes des administrés est indispensable.

L’aide à la prise de décisions a connu un déploiement rapide avec entre autres :

les projets d’aménagement de l’espace urbain sont examinés au travers des images

de synthèse :

le simple report sur un plan d’équipements projetés élimine les débats oiseux,

l’usage d’un fichier unique de fréquentation des écoles dédramatise les réunions entre

corps enseignant, services académiques, parents d’élèves et Mairie.

5.8. Conclusion

L’informatique a été un moyen puissant pour amener la structure municipale à évoluer vers une plus grande efficacité. Mais ne nous trompons pas, les progrès ont pu être constatés chaque fois que les cadres des services se sont impliqués dans le projet de changement. Une fois ce travail fait il est nécessaire qu’ils restent vigilants aux commandes de leur unité de production. Un endormissement de la sphère administrative est toujours possible.

6. Informations principales sur le programme à venir :

Retenez les dates suivantes sur vos agendas :

- Mercredi soir 4 octobre 20h00 – réunion statutaire – Conférencier : Bertrand

Monthubert Membre du Conseil Régional de la région Occitanie - Un pacte pour le

progrès : l’enseignement supérieur et la recherche au cœur de notre avenir,

- Mercredi 11 octobre – réunion statutaire – Conférencier Jean-Pierre Raynaud :

L’émouvante histoire des gueules cassées.

- Vendredi 19 Octobre : Forum des métiers à Toulouse


- Mercredi soir 25 octobre 20h00 – visite du Gouverneur,

- Dimanche 22 octobre : Marathon International de Toulouse Métropole.

7. Clôture de la réunion

14h00 : Le Président déclare la réunion statutaire terminée.

8. Tableau du programme à venir

Prochaine réunion statutaire : mercredi 4 octobre

19h30 Apéro, 20h00 : Repas et Conférence

DateHeure

Bureau

Heure

Comité

Heure

GT

Réunion

StatutaireConférencier Titre

mercredi 4 octobre 2017 18h00 18h30 19h30 Bertrand Monthubert

Conseiller Régional Occitanie, en

charge de l'enseignement

supérieur

mercredi 11 octobre 2017 12h30Docteur Jean Pierre

Reynaud

L'émouvante histoire des Gueules

assées: une aventure

exceptionnelle

mercredi 18 octobre 2017 12h30

Christian Desmoulin Ex

Directeur des l'Ecole

des Mines d'Albi

Transition énergétique

Dimanche 22 Octobre

mercredi 25 octobre 2017 18h00 18h30 19h30 Visite Gouverneur

mercredi 1 novembre 2017

mercredi 8 novembre 2017 12h30 Jean Luc Moudenc Pdt Métropole Toulouse

mercredi 15 novembre 2017 12h30 Julian Montemayor

Professeur émérite, Histoire,

civilisations, archéologie et art

des mondes anciens et

médiévaux

TOUSSAINT

8h00 - 16h00 MARATHON Toulouse Métropole

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