règles et procédures en ligne -...

Administration, Commerce et Informatique

RÉUNIONS D'AFFAIRES

460-232

DEP Secrétariat 5212

Règles et procédures en ligne

Septembre 2006 W-SEC-232

Réunions d'affaires Règles et procédures

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Tâches pour planifier une réunion

1. Ouverture du dossier;

2. Transmission de l'avis de convocation informel;

3. Réservation de la salle et de tout le matériel requis;

4. Rédaction de l'ordre du jour et de l'avis de convocation;

5. Envoi de l'avis de convocation et de l'ordre du jour;

6. Préparation de la salle de réunion;

7. Organisation l'accueil;

8. Tenue de la réunion.


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Decription des tâches pour planifier une réunion Tâche 1 • Établir un calendrier des tâches

Dès l'annonce de la tenue d'une réunion : y inscrire la liste des tâches et les dates d'exécution.

• Ouvrir le dossier Le dossier contiendra tous les documents pertinents à la tenue de la réunion. Tâche 2 • Rédiger un avis de convocation informel Il sert à informer les participants ou à vérifier leur disponibilité. Il est transmis

uniquement pour les réunions où il y a peu de participants ou pour les réunions internes.

• Utiliser l'agenda électronique Dans les entreprises où le personnel possède un agenda électronique, celui-ci peut

remplacer l'avis de convocation informel. Il s'agit de vérifier l'agenda de chacun des participants et d'y inscrire un lieu, une date et une heure convenant à tous

Tâche 3 Réserver la salle Une fois le nombre de participants (avisés de façon informelle) établi, la réservation de la salle peut se faire par : • téléphone; • note ou note de service; • logiciel de réservation, lettre, télécopieur ou courrier électronique. Préparer le procès-verbal ou le compte rendu de la dernière réunion (s'il y a lieu). Tâche 4 Rédiger un ordre du jour et un avis de convocation Selon le genre de réunion : • toujours sous forme de lettre pour les assemblées générales et les réunions où des

gens de l'extérieur sont convoqués; • habituellement sous forme de note, de note de service ou de courrier électronique

pour les réunions internes et périodiques d'une entreprise; • dans les deux cas, l'ordre du jour peut être inclus ou non. Expédier l'ordre du jour aux participants.


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Tâche 5 Préparer la salle de réunion La veille de la réunion, confirmer ou vérifier la réservation de la salle. Avant la réunion, s'assurer que l'équipement est en place, que tout fonctionne et que du café, du jus, etc. seront à la disposition des participants; s'assurer de la présence de tous les documents et dossiers. Tâche 6 Accueillir des participants et prendre des notes Accueillir les participants. S'il y a lieu, prendre des notes pendant la réunion, sinon s'assurer d'être disponible pour répondre à des questions. Tâche 7 Rédiger un compte rendu, un procès-verbal ou un résumé de la réunion.


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Calendrier des tâches

Réunion mensuelle du comité d'informatique tenue le 30 avril 20xx, à 10 h 30

Tâches Échéances À poursuivre Terminées

Ouvrir le dossier. 15 avril

Sortir la liste des participants. 15 avril

Transmettre un avis de convocation informel. 19 avril

S'assurer de la réponse et du nombre de participants. 22 avril

Réserver la salle B-302 et le matériel (appareil vidéo). 22 avril

Rédiger l'ordre du jour et l'avis de convocation.

22 avril

Envoyer l'avis de convocation et l'ordre du jour.

23 avril

Préparer la salle de réunion (revérifier la disponibilité de la salle et de l'appareil vidéo).

29 avril

Organiser l'accueil, s'assurer d'avoir les dossiers, du café, du jus, etc.

30 avril à 9 h

Tenue de la réunion. 30 avril à 10 h 30


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Critères pour la réservation d'une salle de réunion • Le nombre de participants. • Le lieu de la réunion. • La durée de la réunion. • La possibilité d'y utiliser des appareils audiovisuels, Internet ou autres. • La provenance des participants (s'ils sont de l'extérieur de la ville où se tient la rencontre, il serait souhaitable de fixer la réunion le lundi ou le vendredi).

• Les repas et les réservations de chambres (s'il y a lieu).


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Renseignements pour la réservation d'une salle

• Le nom du destinataire

• Le nom de l'expéditeur (celui qui envoie la demande)

• Le service (ou l'entreprise si la réservation se fait à l'extérieur) où travaille l'expéditeur

• La date de la demande

• L'objet : suggérer une salle précise et le matériel requis ou laisser au

esponsable le soin d'assigner une salle

• La date et l'heure de la réunion

• Le nombre de participants à la réunion

• Les besoins particuliers en matériel, mobilier ou appareils audiovisuels afin que le responsable attribue une salle répondant vraiment aux attentes


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Règles pour la rédaction d'un courriel

Les noms des destinataires sont séparés par des points-virgules (;). Si vous rédigez le courriel à la demande de votre patron, vous lui enverrez une copie conforme. Le nom de la réunion doit apparaître dans l'objet. Il faut utiliser une formule d'appel : Madame, Monsieur. Il faut éviter les messages trop longs et faire parvenir plutôt un document joint au courriel. La formule de salutation doit être brève.


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Règles de disposition de la note (ou note de service)

• Les marges gauche et droite doivent être fixées à 4 cm [1,5 po] ou vis-à-vis des

lettres imprimées dans le cas d'une note déjà imprimée. Un taquet de tabulation doit

être placé après l'espace du deux-points qui suit le mot le plus long.

• Le titre est en caractères majuscules, gras et centré.

• L'en-tête de la note doit être disposé cinq interlignes en dessous du titre.

• L'en-tête est disposé à double interligne.

• Les destinataires doivent toujours être mentionnés dans l'ordre alphabétique et

avec des titres de civilité; si des titres de fonction sont ajoutés, ils doivent être

précédés d'une virgule. S'il s'agit d'un groupe, le titre générique englobant tous les

individus concernés doit être indiqué. Exemple : Les membres du comité

d'informatique.

• Si le nom de l'expéditeur est mentionné au début de la note, seul son paraphe

apparaîtra au bas du message.

• La date doit être inscrite selon la présentation alphanumérique précédée de l'article

« Le ».

• L'objet doit commencer par une majuscule et ne jamais être suivi d'une ponctuation.

• Le texte de la note est tapé trois interlignes en dessous de l'objet à simple

interligne.

• L'expéditeur paraphe la note.


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Réservation d'une salle dans une note de service

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRE : Madame Jeanne Lemay, secrétaire EXPÉDITRICE : Nicole Lebeau, adjointe administrative DATE : Le 22 avril 20xx OBJET : Réservation de salle et de matériel Pourriez-vous réserver la salle B-302 ainsi qu'un appareil vidéo pour la réunion du comité d'informatique qui aura lieu le 30 avril prochain, de 10 h 30 à 12 h? Si la salle B-302 n'est pas disponible, la réunion pourra se tenir au B-306. Veuillez me confirmer cette réservation par téléphone au plus tard le 26 avril. Merci de votre collaboration. NL


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Plan d'un ordre du jour

Ordre des sujets Commentaires

SUJET 1 Ouverture de la séance Mot de bienvenue

Vérification du quorum et présentation des membres.

SUJET 2 Nomination d'un président et d'un secrétaire d'assemblée

Si la nomination n'est pas déjà faite (voir au chapitre 2, « Élection et rôle d'un président d'assemblée » et « Élection et rôle d'un secrétaire d'assemblée » ).

SUJET 3 Lecture et adoption de l'ordre du jour

Les participants déterminent si l'ordre du jour est accepté tel quel et peuvent, à ce moment, y ajouter des points de discussion.

SUJET 4 Approbation du procès-verbal de la réunion précédente

Après lecture, les participants acceptent le procès-verbal ou en modifient certains éléments. (Seul un membre qui a participé à la réunion précédente peut en proposer l'adoption.)

SUJET 5 Débats (Sujets à discuter)

Peut contenir plusieurs points de discussion; ces points porteront un numéro différent. Exemple : 1. ..... 2. ..... 3. ..... Les sujets des débats vous seront dictés par la personne qui convoque la réunion.

SUJET 6 Affaires diverses

Ce point comprend les sujets non prévus à l'ordre du jour et qui ont pu être ajoutés lors de son adoption.

SUJET 7 Levée de la séance

Heure prévue pour la fin de la réunion.


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Composantes de l'ordre du jour

1. Ouverture de la séance 2. Nomination d'un président et d'un secrétaire de séance, s'ils ne sont pas déjà nommés 3. Lecture et approbation de l'ordre du jour 4. Approbation du procès-verbal de la réunion précédente

5. Énumération des sujets précis à discuter

6. Affaires diverses

7. Levée de la séance


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Plan et disposition de l'en-tête de l'ordre du jour

sur une feuille distincte

Contenu Commentaires

Titre ORDRE DU JOUR

• Identifie le document. • S'écrit en majuscules et est centré. • Le caractère gras est suggéré.

1er sous-titre Nom de la réunion

• Précise de quelle réunion il s'agit. Ex. : Réunion mensuelle du comité organisateur. • S'écrit en minuscules et est centré.

2e sous-titre Nom de l'organisation

• Identifie l'organisation concernée. Ex. : Centre des loisirs de Saint-Laurent. • S'écrit en minuscules et est centré.

3e sous-titre Date et heure (lieu : facultatif)

• Détermine la date et l'heure de la réunion. • Le lieu peut être inscrit s'il est différent d'une réunion à

l'autre. • S'écrit en minuscules et est centré.


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Ordre du jour sur une feuille distincte

ORDRE DU JOUR

Réunion mensuelle du comité organisateur

Centre des loisirs de Saint-Laurent

Le 4 octobre 20xx à 18 h, à la salle Papineau

1. Ouverture de la séance; 2. Nomination d’un président et d'un secrétaire d'assemblée; 3. Adoption de l’ordre du jour; 4. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente; 5. Campagne de souscription annuelle; 6. Partage des tâches pour les activités d’hiver : 6.1. Activités extérieures; 6.2. Activités intérieures; 7. Projet de voyage à Ottawa; 8. Affaires diverses; 9. Levée de la séance.


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Ordre du jour et avis de convocation dans une lettre

Date du jour Madame Louise Baril, directrice Centre des loisirs de Saint-Laurent 750, boulevard Montpellier Saint-Laurent (Québec) H4L 5A7 Objet : Réunion mensuelle du comité organisateur Madame, Nous vous invitons à assister à la prochaine réunion du comité organisateur des loisirs de Saint-Laurent qui aura lieu le 4 octobre prochain à 18 h précises, à la salle Papineau. On y discutera les points suivants : 1. Campagne de souscription annuelle; 2. Partage des tâches pour les activités d’hiver :

2.1. Activités extérieures; 2.2. Activités intérieures;

3. Projet de voyage à Ottawa; Votre présence à cette réunion serait grandement appréciée. Acceptez, Madame, nos salutations cordiales. Pierre Benjamin, secrétaire PB/fj p. j. (1)


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Plan d'un avis de convocation

Contenu Exemples

QUI? Les personnes convoquées

Les membres du comité ou Le nom de la personne (M. Louis Blain)

QUOI? Le type de réunion

Une séance du conseil d'administration Une réunion du comité de...

QUAND? La date L'heure

Cette réunion aura lieu le... à 16 heures précises

OÙ? Le lieu La salle de conférences (lieu, adresse ou numéro de la salle)

INVITATION L'invitation de la personne convoquée

Nous apprécierions votre présence...

SIGNATAIRE La personne qui organise la réunion ou Le secrétaire d'assemblée

La présidente, Louise Patenaude Marc Filion, secrétaire

PIÈCES JOINTES (s'il y a lieu) Ordre du jour Autres documents

Vous trouverez ci-joint l'ordre du jour... ci-joint les états financiers...

ORDRE DU JOUR Inclus dans le corps du texte

... les points à discuter sont les suivants : 1. ... 2. ...


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Composantes de l'avis de convocation inclus dans une lettre 1. L'en-tête de l'entreprise

2. La date

3. La vedette

4. L'objet décrivant le type de réunion

5. L'appel

6. Le corps de la lettre comprenant la date, l'heure et le lieu de la rencontre

7. L'invitation

8. La formule de salutation

9. La signature et la fonction

10. Les initiales d'identification

11. La ou les pièces jointes (p. j.) si l'ordre du jour ou d'autres documents sont joints à

la lettre

12. La ou les copies conformes (c. c.), s'il y a lieu


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Règles de disposition d'un avis de convocation

• Selon la longueur du message, les marges latérales seront fixées

approximativement à 3,8 cm [1,5 po] pour une lettre courte, à 3,2 cm [1,25 po]

pour une lettre moyenne et à 2,5 cm [1 po] pour une longue lettre.

• Pour les styles de lettres à deux et à trois alignements, un tabulateur doit être fixé

au centre de la feuille à 10,8 cm [4,25 po]. Le style à trois alignements exige un

tabulateur supplémentaire pour les retraits de paragraphe à 1,27 cm [0,5 po].

• Avec du papier à en-tête, la date peut être inscrite de 5 à 8 cm [2 à 3 po] du haut

de la feuille. Dans le cas d'une feuille sans en-tête, la date peut s’inscrire à

2,54 cm [1 po] du haut de la feuille ou la page est centrée verticalement.

• La vedette doit être placée cinq ou six interlignes après la date.

• L'objet se tape deux ou trois interlignes sous la vedette, en caractères gras.

• L'appel est disposé deux ou trois interlignes après l'objet.

• Le texte de la lettre est tapé à simple interligne.

• L'espace réservé à la signature doit présenter le même nombre d'interlignes que

celui que l'on retrouve entre la date et la vedette, soit cinq ou six.

• La mention pièce jointe est disposée deux interlignes en dessous du bloc-

signature.


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Avis de convocation dans une lettre

Date du jour Monsieur Jean Dumais Maison Dumais et Fils inc. 233, rue de Tourelle Saint-André (Québec) T1T 5M8

Objet : Réunion du comité de dépannage d’urgence Monsieur, Nous vous invitons à la prochaine réunion du comité de dépannage d’urgence, qui aura lieu le 13 mai prochain, à 19 h précises, à la salle de conférences du siège social. Aux fins d'une brève analyse, nous joignons à cette lettre l’ordre du jour de la réunion. Votre présence serait grandement appréciée. Veuillez agréer, Monsieur, nos cordiales salutations. Le secrétaire, CL/xx Claude Legendre p. j. Ordre du jour


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Avis de convocation et ordre du jour

dans une note de service

NOTE DE SERVICE DESTINATAIRE : Tout le personnel EXPÉDITEUR : Carmine D'Amato DATE : Le 14 juin 20xx OBJET : Réunion mensuelle du comité de perfectionnement J'ai le plaisir de vous convoquer à la réunion mensuelle du comité de perfectionnement qui se tiendra le 25 juin prochain à 14 h 30, à la salle 216. L'ordre du jour proposé est le suivant : 1. Lecture du compte rendu de la réunion du 12 avril;

2. Présentation du budget de formation des employés pour les trois prochaines

années;

3. Rapport du directeur général;

4. Établissement du calendrier de formation des employés pour la session d'automne; 5. Correspondance et information générale.


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Avis de convocation et ordre du jour dans une lettre

Date du jour Monsieur Jean Dumais Maison Dumais et Fils inc. 233, rue de Tourelle Saint-André (Québec) T1T 5M8

Objet : Réunion du comité de dépannage d’urgence Monsieur, Nous vous invitons à la prochaine réunion du comité de dépannage d’urgence, qui aura lieu le 13 mai prochain, à 19 h précises, à la salle de conférences du siège social. Les points à l’ordre du jour seront les suivants :

l. Campagne de souscription;

2. Plan de publicité;

3. Ouverture de la prochaine succursale. Votre présence serait grandement appréciée. Veuillez agréer, Monsieur, nos cordiales salutations. Le secrétaire, CL/xx Claude Legendre


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Déroulement d'une assemblée délibérante

1. Vérification du quorum

2. Élection du président d'assemblée

3. Élection du secrétaire d'assemblée

4. Lecture et adoption de l'ordre du jour

5. Lecture et approbation du procès-verbal

6. Débats

7. Clôture de la séance


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Rôle du président d'assemblée

• Accorder le droit de parole et diriger les débats

• Recevoir les propositions

• Demander que chaque proposition soit appuyée

• Soumettre chaque proposition à l'assemblée pour étude

• Fixer le temps des interventions

• Apposer sa signature au bas du procès-verbal à la suite de son approbation


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Rôle du secrétaire d'assemblée

• Lire le procès-verbal de la réunion précédente

• Prendre des notes du déroulement de la réunion

• Signer le procès-verbal à la suite de son approbation

• Rédiger le procès-verbal après la réunion


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Règles spécifiques du procès-verbal

1. Chaque entreprise doit suivre à la lettre ses règlements généraux en ce

qui a trait au déroulement des assemblées officielles.

2. Le quorum est essentiel pour la tenue de ces réunions. Si le nombre de

personnes présentes est insuffisant, la réunion peut être contestée et

déclarée invalide. Pour ces raisons, le constat du quorum par le président d'assemblée est toujours mentionné au début du procès-verbal.

3. Conformément au caractère officiel de ces assemblées, une ouverture et

une levée de réunion doivent toujours être inscrites au procès-verbal.

4. Un procès-verbal relate, entre autres, des résolutions : une résolution est

une décision formelle des membres de l'assemblée; elle doit comporter,

lorsqu'on la rédige, deux éléments essentiels : ce que l'entreprise peut

faire, par exemple vendre, transférer, acquérir, et qui elle mandate pour

que les actes soient conformes à la décision. Il est important de bien

rédiger une résolution pour qu'elle soit complète en elle-même si elle est

prise hors contexte, et pour qu'elle ne laisse place à aucune

interprétation.

5. Les déclarations de conflit d'intérêts doivent aussi être rigoureusement

consignées au procès-verbal, car la personne déclarant son intérêt

s'abstient alors de voter puisqu'elle détient, directement ou indirectement,

des renseignements dans le dossier en cause.

6. Compte tenu de son caractère officiel, le procès-verbal doit donc être

rédigé avec précision, clarté et concision.

7. Le procès-verbal doit être distribué à tous les membres du comité –

présents ou absents – lors de la réunion.


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Plan du procès-verbal

Contenu Commentaires et exemples

La description de la réunion ou de l'assemblée

Si l' en-tête est incomplet, les points seront ajoutés dans un paragraphe distinct. Par exemple, le procès-verbal contient l'en-tête suivant :

PROCÈS-VERBAL de la réunion mensuelle des directeurs

de la Régie de la langue française tenue le 25 mai, à 9 h 30

au siège social de la Régie, Tour de la Bourse, 16e étage, salle 2, à Montréal.

Le nom des personnes présentes ou leur nombre quorum (pour les assemblées générales) Le nom des personnes absentes : absences motivées et absences Note : Les noms des personnes doivent toujours être placés par ordre alphabétique.

Présences : Mmes Manon Chevrier Louise Demers MM. Louis Arcand Denis Chevalier Arthur Tremblay Absences motivées : MM. Daniel Charron Luc Daigneault Absences : M. Jacques Morin Mme Sylvie Perry

L'ouverture de la réunion Le nom du président et du secrétaire d'assemblée

La réunion débute à 9 h, sous la présidence de Mme ... et M. ... exerce les fonctions de secrétaire.

La lecture et l'adoption de l'ordre du jour Proposée par... Appuyée par... La proposition d'approbation de l'ordre du jour est adoptée à l'unanimité.


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L'approbation du procès-verbal : – Approbation du procès-verbal de la

réunion précédente avec demande de correction, s'il y a lieu (On propose « l'approbation » du procès-verbal et non son « adoption ».)

– Si la proposition d'adoption est approuvée telle quelle, le procès-verbal est alors signé par le président et le secrétaire d'assemblée (une proposition est adoptée).

La proposition d'approbation du procès-verbal du 20 septembre est adoptée telle qu'elle a été lue. Proposée par... Appuyée par... Adoptée à l'unanimité. (Seule une personne présente à la réunion précédente peut en proposer l'adoption; il en est de même pour la personne qui appuie.)

Le résumé des débats : – C'est le corps du procès-verbal; – On identifie chacun des sujets discutés en reprenant le titre qui apparaît dans l'ordre du jour.

Ne rapporte que les faits (concision); aucune opinion personnelle ne doit être émise.


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Les interventions :

– Opinion (appréciation, avis, point de vue)

– Information (faits que l'on porte à la connaissance de l'assemblée)

– Proposition (solution ou projet qu'un

participant soumet) : - elle doit être relatée telle qu'elle été énoncée lors de la réunion - elle doit toujours être - elle peut être

– Après la discussion, c'est le vote :

- lors du vote, certains participants peuvent s'abstenir de voter. - la proposition peut être rejetée. - une proposition adoptée devient une résolution.

• M. Fournier soutient que le service actuel devrait être maintenu malgré ses lacunes évidentes.

• Mme Demers pense qu'il vaut mieux accepter une rencontre.

• Le trésorier, M. Jean Fournel, présente

un rapport détaillé des finances de l'organisme.

• L'an dernier, les profits ont été réinvestis

Transport Rapido; nous avons acquis 47 % des actions disponibles.

• Une lettre de remerciement sera

adressée à toutes les personnes qui ont offert des prix de présence lors de la dernière activité, et les noms des donateurs seront inscrits dans le Programme souvenir.

proposée par... appuyée par... adoptée à l'unanimité : accord complet des opinions; adoptée par la majorité : le plus grand nombre de voix acceptent les propositions.

Pour : 7 Contre : 1 Abstention : 1

Le plus grand nombre de voix refuse la proposition. Adoptée par la majorité.


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Le lieu, la date et l'heure de la prochaine assemblée ou réunion (point facultatif)

La prochaine réunion aura lieu à la salle Papineau, le 26 novembre prochain à 19 h.

L'heure de la clôture de la séance L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22 h 30.

Les signatures du président et du secrétaire d'assemblée (On peut intervertir l'ordre des signatures.)

Le secrétaire, La présidente, Luc Valois Louise Demers ou La présidente, Le secrétaire,

Louise Demers Luc Valois


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Disposition du procès-verbal

3,8 à 5,8 cm [1,5 à 2 po]

TITRE

1er

sous-titre

2e sous-titre

3

e sous-titre

Présents : Absents :

_________________ ______________________ _________________________ __________________ _____________ __________________ _________________________ _____________________________ ___________________

Invité :

______________________

______________________________________________________________________________________________

1. __________________________________

______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

2. __________________________________

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____

...2


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2,54 cm [1 po] 2

3. __________________________________

______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

4. __________________________________

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____

Le président, Le secrétaire,

Nom Nom


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Règles de disposition du procès-verbal


Le titre PROCÈS-VERBAL

• S'écrit en majuscules et en caractères gras (facultatif) à partir de 2 à 3,8 cm [1,5 à 2 po] du début de la feuille.

• Est centré horizontalement. • Est suivi de deux retours.

Les sous-titres 1. Nom de la réunion 2. Nom de l'organisme 3. Identification de l'endroit, de la date et de l'heure de la réunion

• S'écrit en minuscules. • Est centré horizontalement. • Est suivi de deux retours. • S'écrit en minuscules • Est centré horizontalement. • Est suivi de deux retours. • S'écrit en minuscules. • Est centrée horizontalement. • Est suivie de trois retours.

Les présences et absences

• Sont présentées sous forme de mise en colonnes, avec 1,27 cm (0,5 po) entre les mots les plus longs de chaque colonne. Exemple : Présents : Absents :

• Sont suivies de trois retours.

Le corps du texte d'un procès-verbal : – Intertitres – Numérotation

• S'écrit à simple interligne. • Deux retours entre les paragraphes • Intertitres : soulignés ou en caractères gras, précédés de

trois retours, suivis de deux retours • Paragraphes en retrait de 1,27 cm [0,5 po] (facultatif). • Suit la règle de l'ordre du jour (deux espaces après le

point). Exemple : 1.## _______________

• Le dernier point est suivi de quatre retours.


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Le nom des signataires : – Le président et son nom – Le secrétaire et son nom (Cet ordre peut être interverti.)

• Cinq retours entre le titre et le nom • Possibilité de taper une suite de vingt soulignements au-

dessus des noms des signataires Exemple : Le président, Le secrétaire,

____________ ____________

Luc Pilon Marc Paré

Les pages subséquentes du procès-verbal

Bas de page : • à 2,5 cm [1 po] du bas de la page, à la marge de droite,

page suivante annoncée. Exemple : ...2

Haut de page : • à 2,5 cm [1 po] du début de la feuille, numéro de page

inscrit à la marge de droite, suivi de trois retours. Exemple : 2


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PROCÈS-VERBAL

de la deuxième réunion régulière

de l'Association des secrétaires de direction du Québec

tenue à Chicoutimi, le 14 février 20xx à 19 h

Présence : Absences motivées : Mmes Anne Lefebvre Mmes Andrée Langevin Huguette Mongeon Murielle Pagé Lise Perreault Claire Rouleau Absence : MM. Louis Duguay Mme Marie Lambert Jocelyn Morin 1. Ouverture de la réunion La réunion débute à 19 h sous la présidence de Mme Claire Rouleau; Mme Pauline Hudon exerce les fonctions de secrétaire. 2. Adoption de l'ordre du jour La proposition d'ordre du jour est adoptée après ajout du point 7 : Dossier bureautique. Proposée par M. Jocelyn Morin; Appuyée par M. Louis Duguay; Adoptée à l'unanimité. 3. Lecture et approbation du procès-verbal du 5 janvier 20xx La secrétaire de la réunion procède à la lecture du procès- verbal du 5 janvier 20xx. La proposition d'approbation du procès-verbal est adoptée telle qu'elle a été lue. Proposée par Mme Lise Perreault; Appuyée par M. Jocelyn Morin; Adoptée à l'unanimité.

...2


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2 4. Invitation d'un représentant de L'A.P.Q. Un représentant de l'Association des patrons du Québec sera invité à la prochaine réunion. Proposée par Mme Anne Lefebvre; Appuyée par Mme Huguette Mongeon; Pour : 4 Contre : 2 Adoptée par la majorité. 5. Vacances de la secrétaire Une demande de renseignements sera présentée au ministère du Travail du Québec afin de connaître les raisons qui font que la personne qui occupe le poste de secrétaire, dans presque toutes les entreprises, a droit à moins de jours de vacances que son patron. Proposée par M. Louis Duguay; Appuyée par Mme Anne Lefebvre; Adoptée à l'unanimité.

6. Adoption du rapport des dépenses de décembre 20xx La présidente présente le rapport des dépenses pour le mois de décembre 20xx; ce rapport se lit comme suit : – timbres 16,80 $ – publicité dans les journaux 50,00 – envoi de fleurs (décès d'un membre de l'Association) 45,00 – voyage à Québec : conférence à l'École nationale d'administration 158,00 285,10 $

...3


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3 La proposition d'adoption du rapport est acceptée telle qu'elle est présentée. Proposée par M. Louis Duguay; Appuyée par Mme Anne Lefebvre; Adoptée à l'unanimité. 7. Accueil de secrétaires françaises La présidente rapporte qu'un projet de visites de secrétaires françaises a été soumis par l'Association des secrétaires de Paris. Elle soutient qu'une telle rencontre s'avérerait profitable pour les deux associations. Elle poursuivra l'étude du dossier avec son homologue française, Mme Edith de la Pelleterie, et sera en mesure de présenter un rapport plus détaillé à la fin de mars.

8. Dossier bureautique Mme Lise Perreault informe les membres présents que le Salon international de la bureautique se tiendra à Chicoutimi du 4 au 6 avril. Une lettre sera envoyée à tous les membres de l'Association pour les inviter à visiter ce salon. Proposée par Mme Lise Perreault; Appuyée par M. Jocelyn Morin; Adoptée à l'unanimité. Une somme de 1 500 $ sera consacrée à la préparation d'un stand afin que l'Association soit présente à cette exposition.

...4


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4 Proposée par M. Jocelyn Morin; Appuyée par Mme Lise Perreault; Pour : 2 Contre : 3 Abstention : 1 Rejetée par la majorité. 9. Prochaine réunion La prochaine réunion aura lieu le 28 février à 19 h, à Trois-Rivières. 10. Clôture de la réunion L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22 h 15. La secrétaire, La présidente, Pauline Hudon Claire Rouleau

1. Aline ROY-PERREAULT, Français commercial (CFC-155), Guide d’apprentissage, Commission scolaire régionale de Chambly, Éducation des adultes, 1983, 98 p.


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Règles de disposition du compte rendu


Le titre COMPTE RENDU

• S'écrit en majuscules et en caractères gras (facultatif) à 3,8 à 5 cm [1,5 à 2 po] du début de la feuille.

• Est centré horizontalement. • Est suivi de deux retours.

Les sous-titres 1. Nom de la réunion 2. Nom de l'entreprise 3. Lieu, date et heure

• S'écrivent en minuscules, centrés horizontalement et à simple interligne.

• Sont suivis de trois retours.

Les présences et absences par ordre alphabétique Le corps du texte d’un compte-rendu : – Intertitres – Numérotation

• Présentées sous forme de mise en colonne, 1,27 cm (0,5 po) entre les mots les plus longs de chaque colonne et suivies des deux points ( :) (facultatif). Ex. : Présents : Absents :

• Sont suivies de trois retours. • S’écrit à simple interligne. • Deux retours entre les paragraphes. • Intertitres :

– soulignés ou en caractères gras, précédés de trois retours, suivis de deux retours.

• Paragraphes en retrait de 1,27 cm (0,5 po) (faculatif) : • Suit la règle de l'ordre du jour (deux espaces après le point). Ex. : 1.XX __________________ • Le dernier point est suivi de cinq retours.

Le signataire Le signataire est généralement le rédacteur du compte rendu. Ex. : Rodolphe Tremblay Rodolphe Tremblay, secrétaire de la réunion

Les initiales d'identification

Si c'est une autre personne que le rédacteur qui a tapé le compte rendu, il est préférable d'y ajouter les initiales.


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Les pages subséquentes du compte rendu

Bas de page : à 2,5 cm [1 po] du bas de la page, à la marge de droite, page suivante annoncée. Ex. : _ _ _ ...2 Haut de page : à 2,54 cm [1 po] du début de la feuille, numéro de page inscrit à la marge de droite. Ex. : 2

Réunions d'affaires Tâche 8 : Rédiger un compte rendu

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COMPTE RENDU

Réunion du comité d'informatique

Web au Québec inc.

Tenue le 30 mars 20xx, au local C-12 du siège social

Point à l'ordre du jour Résumé des discussions Suivi Action Présentation de Jeanne Bélanger

Étude de marché démontrant les besoins réels des utilisateurs des logiciels comptables des PME de la Gaspésie et des Îles-de-la-Madeleine confirmés par Jean-Marie Lacasse (Caisse pop. de Gaspé)

Claude Gauthier remplace Michel Gagné pour préparer le dossier pour le prochain conseil d'administration. Un suivi sera à faire au retour de Michel Gagné.

Il collige toute l’information du dossier de Jeanne Bélanger. Présentation du dossier au conseil d'administration.

Dossier sur la formation du personnel en télécommunication

Absence du responsable du dossier (Michel Gagné)

Reporté à la prochaine réunion

Comité des achats Absence de Michel Gagné Reporté à la prochaine réunion

Dossiers fermés Serge Trudeau (secrétaire du comité) fait le point sur les dossiers fermés au cours du mois.

Les dossiers ont été fermés.

Divers Aucun sujet n'est discuté. Jacques Tranchemontagne, secrétaire de la réunion

Réunions d'affaires Tâche 8 : Rédiger un compte rendu

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COMPTE RENDU

Réunion du comité d'informatique

de Bélanger et Corriveau inc.

tenue au siège social de Gaspé

le 30 mars 20xx, à 20 heures Présences : Mmes Jeanne Bélanger Pierrette Demontigny MM. Claude Gauthier Dominique Lamontagne Serge Trudeau Absence : M. Michel Gagné Invité : M. Jean-Marie Lacasse (Caisse populaire de Gaspé) 1. Étude de marché pour la Gaspésie et les Îles-de-la-Madeleine Jeanne Bélanger présente au comité les résultats de l'étude de marché sur les besoins des utilisateurs de logiciels comptables des PME de la Gaspésie et des Îles-de-la-Madeleine. Les résultats sont intéressants, les besoins sont réels et confirmés par Jean-Marie Lacasse. En attendant le retour du responsable du projet, Michel Gagné, Claude Gauthier est chargé de colliger toute l'information nécessaire à la présentation du dossier à la prochaine réunion du conseil d'administration. 2. Dossiers à l'étude Il y a présentement deux dossiers à l'étude : le premier concerne la formation du personnel en télécommunication et le deuxième, le comité des achats. Ils sont reportés à la prochaine réunion, car Michel Gagné est responsable de ces deux dossiers. 3. Date de la prochaine réunion La prochaine réunion aura lieu le 18 avril 20xx, à 19 heures. Serge Trudeau, secrétaire du comité


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Plan d'un résumé

Introduction Développement Conclusion

Elle peut contenir : • le titre de la

réunion, la date et l'heure;

• le lieu de rencontre;

• l'idée directrice de la réunion.

Il doit présenter : • l'idée principale de la

réunion; • s'il y a lieu, les idées

secondaires, mais dans des paragraphes distincts.

On doit retrouver dans la conclusion la synthèse des idées exprimées dans le développement.


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Résumé

Réunion mensuelle du 14 décembre 20xx

Le 14 décembre dernier à 20 h a eu lieu à Québec la réunion mensuelle du Club de hockey Champlain. Six membres assistaient à cette réunion présidée par M. Jacques Tessier. M. Pierre Lagarde a obtenu que les dépenses qu’il a engagées pour son voyage à Trois-Rivières lui soient remboursées. Le calendrier du championnat de la ligue provinciale présenté par Jean Bolduc a été approuvé. M. Jean-Guy Provost tient le club responsable de l'accident de son fils. Un avocat sera consulté. La prochaine réunion aura lieu à Québec le 28 décembre prochain à 20 h.

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