rédiger son cahier des charges et mener sa consultation (2010)

é i iRédiger son cahier des charges et mener sa consultation

Nathalie JAVOUREZP i t CPoint Comm

Accompagne depuis 15 ans les entreprises et les collectivités l l d l défi iti t l i d l j t b locales dans la définition et la mise en œuvre de leur projet web

AMOA et AMOE des projets X-net | Internet | Intranet | Extranet

REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm

LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB

1 – ETUDE PREALABLE ET CONCEPTION

Présentationdu projet

Analyse stratégique

Audits :

- Marketing et communicationTechnique Rédaction - Technique Rédaction

du cahier des charges

2 – DEFINITION

Définition du contenu

Définition de l’arborescence

Identification des besoins et

Préparation réalisation contenu l arborescence

ressources

Rédaction Du CCTP

technique et exploitation


LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB

3 – CONSULTATION

Publication AAPC

Analyse desdossiers

AuditionSélection du titulaire du marché

Commande


Etape 1 :

ETUDE PREALABLE

• Etude préalableet conception

• Définition

ET CONCEPTION• Consultation


Présentation du projet

• Sensibiliser le groupe projet à ce nouvel outil


• Présentation

• Audit

• Valider l’état des connaissances de chacun

• Informer sur la méthodologie de travail et les différentes phases :

• Définition

• Audit

• Consultation g panalyse, réflexion, planification et développement du projet.


Audit marketing et communication

• Se poser les bonnes questions• Etude préalable

et conception

• Présentation

A dit • Etat des lieux objectif de l’existant

• Un site pour QUI ? Vos cibles ?

• Audit

• Définition

• Consultation

• Un site POURQUOI ? Vos objectifs ?

• Avec QUOI ? L’offre et les servicesQ


Etape 2


• Définition

Etape 2

DEFINITION

• Consultation


Etape 2 : DéfinitionEtape 2 : Définition

• Définition du contenu et des fonctionnalités• Définition de l’arborescence • Identification des besoins et des ressources


• DéfinitionIdentification des besoins et des ressources

• Préparation des phases de réalisation technique et d’exploitation• Rédaction d’un Cahier des Charges et validation

• Consultation

Le contenu d’un site, l’information proposée est la seule

Déterminer les informations et les services dontdisposera l’utilisateur. Réflexion directement issue de la phase précédente.

, p pressource crédible dont vous disposez pour atteindre les objectifs définis.


2.1. Définition du contenu et des fonctionnalités

Se poser les bonnes questions :


• Définition

• Contenu/Fonct.

• Que recherche l’internaute que nous ciblons ?

• Quel type d’information attend-il ?

Co e u/ o c• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP

Répondre à ses besoinsApporter une solution à ses problèmes

• Consultation


6 étapes dans la démarche Web

1 – ATTIRER des visiteurs

2 – MAINTENIR l’intérêt


• Définition

• Contenu/Fonct. 2 MAINTENIR l intérêt

3 – PERSONNALISER la visite


4 – INCITER à laisser des informations

5 – RESTER EN CONTACT avec les utilisateurs

• Consultation

6 – RE-ATTIRER le visiteur


2.2. Définition de l’arborescence et de l’ergonomie

Les objectifs sont définis, les thèmes principaux arrêtés


• Définition

• Contenu/Fonct.

• Hiérarchisation de l’information

• Logique de consultation


• Mise en place de la dynamique, de l’écriture, de l’équilibre, du rythme, à travers les différents chemins de consultation

• Consultation


Trouver l’équilibre entre…q

• Vos objectifs stratégiques, commerciauxET• Les intérêts des utilisateurs, leurs besoins


• Définition

• Contenu

et accepter les compromis

Co e u• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP

…et accepter les compromis en fonction des objectifs à atteindre !

• Consultation

2.3. Définition des besoins et des ressources


• Définition

• Contenu

• Pourquoi ?

éf é d l é é d éCo e u

• Arborescence• Ressources • Technique

Définition précise de la nature, quantité, périodicitédes informations nécessaires

• CCTP

• Comment ?

Décomposition détaillée des tâches pour chaque acteur

• Consultation

interne/externe

Définir le workflow > anticiper l’organisation à mettre en place


Qui fait quoi ?

• la nature de la contribution demandée en fonction des objectifs

• la charge de travail qu’elle implique pour chaque acteur


• Définition

• Contenu

• la prestations externalisées : rédactionnel, intégration,

reportages photos, vidéos, podcasts, conseils réseaux sociaux, etc.

é é


• les périodes ou dates auxquelles chacun sera sollicité

• l’enchaînement de ses tâches par rapport à celles

des autres acteurs du projet

• Consultation

des aut es acteu s du p ojet

• l’affectation et le traitement des e-mails entrants

• le planning de réalisation


2.4. Définition technique

Préparation de la phase « réalisation technique »


• Définition

• Contenu

• Définition de l’architecture logicielle et matérielle de la solution

• Définition des clauses techniques particulières : Co e u• Arborescence• Ressources • Technique

Définition des clauses techniques particulières : existant, contraintes, exigences, etc.

Préparation de la phase « exploitation »• CCTP

• Finalisation du circulation de l’information : descriptif des principaux rôles et niveaux de contribution

• Finalisation des attentes pour le transfert de compétences

• Consultation

Finalisation des attentes pour le transfert de compétencesen fonction des niveaux de contribution

• Finalisation des attentes pour les services Internet : hébergement, noms de domaine, référencement, g , , ,statistiques…


è

2.5. Rédaction du CCTP

Le Cahier des Charges Techniques Particulières reprend :

• Contexte, objectifs, cibles, positionnement• Attentes des utilisateurs


• Définition

• Contenu • Attentes des utilisateurs• Contenus et hiérarchisation• Contraintes graphiques et ergonomiques


• Fonctionnalités et interactivité souhaitées : description des attentes en back et en front office

Précisez vos demandes fin que les prestataires puissent évaluer le

• Consultation

Précisez vos demandes fin que les prestataires puissent évaluer le périmètre de chaque fonctionnalité

Exigez du prestataire un cahier des spécifications fonctionnelles qui doit décrire précisément le mode de gestion et d’affichage des données (back et front office)


Le cahier des charges reprend également

• Environnement et contraintes techniques • Interaction avec d’autres projets• Moyens et ressources internes


• Définition

• Contenu • Moyens et ressources internes• Prestations attendues• Calendrier prévisionnel


• Consultation


Exemple de structure de cahier des charges

1 – Présentation de l’organisation• Etude préalable

et conception

• Définition

• Contenu2 – Présentation du projet

Rappel du contexte2.1 Rôles des différents acteurs2.2 Objectifs du site


2.3 Cibles, positionnement2.4 Contenus, arborescences cibles2.5 Environnement de développement2.6. Contraintes (existant)

• Consultation

2.7. Modules fonctionnels attendus


3 – Prestations attendues

3.1 Charte graphique et charte éditoriale

3.2 Développement, intégration, adaptation et paramétrage du système d’information,

3 3 Développement de BDD spécifiques


• Définition

• Contenu 3.3 Développement de BDD spécifiques

3.4 Création/récupération/intégration de contenu

3.5 Interfaçage et gestion de flux XML3 6 G ti d d d i


3.6 Gestion du nom de domaine

3.7 Hébergement

3.8 Référencement / Promotion

3 9 St ti ti d ti

• Consultation

3.9 Statistiques de connections


4 – Transfert de compétencesParticipants : profils, nombre, rôle…

5 – Assistance et maintenancePérimètre, durée, conditions d’intervention,Méthodologie et outils de suivi


• Définition

• Contenu

6 – Livrables attendusCahier des spécifications fonctionnelles détailléesConceptions Graphiques et fichiers sourcesCh t hi b it XHML F ill d t l


Charte graphique, gabarits XHML, Feuilles de styleArchitecture logicielle, matérielleDossier d’installation et de paramétrage Plan et cahier de recette S t d f ti

• Consultation

Supports de formation

7 – Planning prévisionnel


7 – Spécifications administratives

é é dPropriétés et droitsConfidentialitéGarantieConditions d’exécution et pénalités de retard

d d l é


• Définition

• ContenuForme attendue de la réponseCritères de sélection et pondération associée

8 B d d i


8 – Bordereau des prix

Permet de comparer les prestations proposées sur les mêmes critèresPrestation | Nombre de jours | Prix H T |

• Consultation

Prestation | Nombre de jours | Prix H.T. |


Les annexes

A – Brief graphique

Contexte, objectifs, ciblesPositionnement, message, valeurs


• Définition

• Contenu , g ,Environnement graphique existantCharte graphique existante


• ConsultationB – Descriptifs de l’arborescence cible

Chapitres/rubriques/sous-rubriques

C – Descriptifs flux XML



• Définition

Etape 3 Etape 3

CONSULTATION

• Consultation


A savoir…

• Seuil des MP pour les marchés de services (1/01/2010) :193 000 € H.T. > MAPA (Marché à Procédure Adaptée)


• Définition

• DCE : Dossier de Consultation des Entreprises• AE : Acte d’Engagement

CCTP C hi d Cl T h i P ti liè

• Consultation

• CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières• CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières• RC : Règlement de la Consultation• DPGF : Détail des Prix Global Forfaitaires• DPGF : Détail des Prix Global Forfaitaires

N’hésitez pas à demander l’appui d’une collectivité !


Etape 3 : Consultation

Des prestataires pré-sélectionnés

Une analyse des offres


• Définition

MAPA RESTREINTplus pertinente• Consultation

Une étape supplémentaire pour la procédure



Une procédure plus « rapide »


• Définition

• Consultation MAPA OUVERT

Un nombre plus important d’offres à analyser

Des offres moins Des offres moins pertinentes



Analyse des dossiers

• Ne vous répartissez pas les dossiers : la comparaison est nécessaire

C l f d l i d did


• Définition

• Consultez en profondeur les sites des candidats

• Testez les références : fonctionnalités, navigation, etc.

• Consultation

• Vérifier les crédits

• Demandez les coordonnées des références et appelez !• Demandez les coordonnées des références et … appelez !

• Préparez un tableau d’analyse sur la base des critères qui vous semblent essentiels : reco stratégiques contraintes techniques semblent essentiels : reco stratégiques, contraintes techniques, développements fonctionnels, maintenance, formation… etc.



Audition des prestataires

• Vous n’êtes pas contraints d’auditer tous les prestataires

• Essayez d’organiser les auditions sur une journée (4 maximum)


• Définition

• Préparez vos questions lors de la phase d’analyse des offres

Ré ti l ti à l l ét

• Consultation

• Répartissez les questions à poser selon les compétences

• N’hésitez pas à négocier dès la phase d’audition : prestations plus importantes ou coûts moins élevés

• Notez toutes les réponses et demandez-en confirmation écrite, elle vaudra engagement de la part du prestataire


Evaluation du plan de charge•Gestion de projet

•Organisation et Etapes Charge j/h

1 - Etude et conception 4 à 5 j

2 Défi iti 8 à 10 j

Organisation et animation des réunions de travail

•Pilotage des différentes étapes 2 - Définition 8 à 10 j

3 - Consultation 4 à 6 j

différentes étapes

•Coordination des différents intervenants

> 10 à 20 jours


Étape 4 : exploitation

En conclusion ?

Sachez perdre du temps pour en gagner !Sachez perdre du temps pour en gagner !


rédiger son cahier des charges et mener sa consultation (2010)

Business