chapitre 1 : rédiger un rapport

Partie II Chapitre 1 1

Chapitre 1 : Rédiger un rapport

« Penser longtemps le texte au lieu de pouvoir l’écrire est le meilleur des tamis »Erri De Luca, extrait du magazine l’Express, mars 2002

« Il faut avec les mots de tout le monde écrire comme personne »Colette

Objectifs pédagogiques :« Pouvoir définir le public par qui le rapport sera lu« Adapter le rapport au public« Structurer le rapport« Utiliser des mots simples pour la rédaction du rapport« Rédiger un rapport clair et précis (pas trop long, pour qu’il puisse être lu)« Vérifier l’orthographe et la grammaire« Utiliser les principes de mise en page« Analyser des tableaux s’il y a lieu« Diffuser le rapport

Introduction

Toute association, institution, tout programme, projet doit à un moment ou à un autre écrire unrapport : sur ses activités, sur la manière dont l’argent est dépensé,... La manière de le rédiger tantsur le contenu que sur la forme est donc importante. Il projette l’image de l’association devant lefeu des projecteurs. Telle une star, il doit y être préparé !

Préambules

1. Pourquoi écrire un rapport ?Si le rapport est le reflet de nos activités, il est également celui de la personnalité de l’association,de l’institution, du projet, du programme dans lequel on travaille.Quel crédit accorder à une institution qui n’est pas capable de rédiger un rapport en reprenant lespoints les plus importants ? Que dire d’un rapport non structuré duquel on ne peut tirer lesinformations essentielles ? Comment oser proposer une demande de subvention si le rapportn’indique pas clairement l’analyse financière effectuée ? Comment argumenter si aucuneévaluation n’a été produite ?

A la lumière de ces éléments, nous pouvons mieux nous rendre compte de l’importance de lerédiger de manière impeccable.

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Il existe plusieurs types de rapports :û Les rapports financiersû Les rapports d’évaluationû Les rapports de supervisionû Les rapports de prospectionû Les rapports de missionû Les rapports d’activitésû Les rapports techniquesû Les rapports d’enquêteû Les rapports médicauxû Les rapports d’analyseû etc.

Chacun de ces rapports a son importance, ses objectifs :û L’institution doit écrire un rapport à son bailleur de fonds pour lui apporter les preuves

du bon usage de l’argent disponibilisé : l’équipe a-t-elle mis en place les activitésprévues ? Si non, pourquoi ? Qu’a-t-elle fait à la place ?

û Le superviseur doit écrire un rapport de supervision pour renseigner, et les autorités et lepersonnel supervisé, des constats qu’il a pu faire, ainsi que des recommandations qu’ilpropose.

Sans rapport, rien ne pourrait être contrôlé, rien ne pourrait être justifié et rien ne pourrait plusêtre suivi sans équivoque.Le rapport est la voie légale de la base vers le niveau central. Ne pas l’utiliser revient à s’amputerd’un moyen de communication efficace.Bien évidemment, nous n’allons pas rentrer dans les détails pour chaque rapport. Nous allonsplutôt donner quelques pistes de réflexion quant à sa rédaction et à sa structuration.

2. A qui écrire un rapport ?Nous l’avons vu plus haut, nous allons écrire principalement à la hiérarchie, quelle qu’elle soit :les bailleurs de fonds, les directeurs de programme, les partenaires,…Nous verrons plus loin à quel point il est indispensable de cibler son public pour structurer sonécriture.

3. Quand écrire un rapport ?Chaque activité pourrait en mériter un. Nous avons plus haut différentes sortes de rapports. Il n’ya pas de règles pour savoir quand écrire un rapport. Il doit être rédigé à bon escient, cela veutdire, qu’il ne doit pas servir à « acheter » l’interlocuteur, mais réellement lui amener uneinformation utile et pertinente. Toutefois, certains organismes bailleurs de fonds peuvent exigerd’avoir un suivi de façon régulière.




Conception du rapport

1. Comment écrire un rapport ?Présenter un dossier devant une instance décidant du financement signifie que l’auteur se trouvedans une situation très inégale par rapport aux destinataires. Il aura donc le plus grand intérêt àconnaître le code de communication et les habitudes en vigueur dans la communauté desdécideurs : quel est le canevas de rédaction ? Sur quels points le rapporteur doit-il insister ?Comment doit-il présenter les résultats ? Avant d’entamer la rédaction d’un rapport, il estINDISPENSABLE de s’informer à ce propos auprès de l’institution.

1.1. Faire un planPour écrire un rapport de manière exhaustive, il faut commencer par mettre nos idées en place etfaire un plan. Pour ceux qui ont peur de la page blanche, il faut s’évertuer à établir un fil rougelogique.Les trois plans suivants sont proposés par Kleeman-Rochas, Farina, Fernandez et Michel1 etpourront aider le rédacteur :

Plan COCRContexte et originalité de l’activité entrepriseChronique et problématique des différents momentsRésultats et conclusions finales

Plan SAPSituation de départ et questionnementAnalyseProposition de résolutions de problèmes

Plan CONCHROREContexteChroniqueRésultats

Ces trois plans ont pour mérite d’assurer ce fil rouge si important.

Une fois le plan d’ensemble rédigé, il s’agira de définir les différentes parties du rapport.

1.2. Organiser le corps du texte2

IntroductionElle peut être rédigée en fin de parcours, ainsi que la conclusion.L’introduction doit captiver le lecteur. Ce sont les premiers mots qu’il lit, à vous de tout fairepour qu’il lise la suite ! Elle présente le sujet en répondant à deux questions : quoi et comment.Elle présente le cadre de la réflexion, la façon dont on procède et les différents points qui serontenvisagés. Fixer les limites de la réflexion permet de se protéger contre les critiques éventuelles dene pas avoir traité tel ou tel aspect du problème.

1 D’après KLEEMAN-ROCHAS, C. , FARINA, G. ; FERNANDEZ, M. ; MICHEL, M. Comment rédiger unrapport, un mémoire, un projet de recherche, une activité de recherche en cours. Manuel de rédaction avec modulesd’apprentissages des techniques d’écriture en français. Florence : Projet « Redigera » réalisé avec le soutien duprogramme SOCRATES LINGUA 2, 2003. Consulté sur Internet en avril 20042. ibidem




Il n’y a pas de recette pour lancer une bonne introduction, mais on peut lancer une citation, unequestion ou encore une idée paradoxale qui attirera le lecteur. Ensuite, on expose le sujet, enfaisant valoir son importance et son originalité, on articule la problématique soulevée et onannonce le plan du rapport.

Première partieLes « parties » développées ici ne doivent en aucun cas être nommées comme telles dans le texte.Elles nous permettent ici de montrer les liens qui vont être fait tout au long de l’argumentationdu rapport.Cette première partie présente la situation générale (contexte du problème,…). L’auteur pose leproblème et, si besoin, explicite la méthode qui sera suivie de façon détaillée. Elle va du généralau particulier et analyse les causes ou les responsabilités.

Deuxième partieElle aborde l’analyse et examine ce qui a été effectué que ce soit dans la recherche ou dans unautre type de rapport. Cette partie permet de souligner les avantages de la solution retenue touten expliquant les inconvénients. On va ensuite décrire le contenu de l’expérience de façondétaillée en précisant les moyens et les conditions d’action. C’est la partie détaillée du rapport.

Troisième partie : les résultats et les solutionsLes résultats sont expliqués et les solutions proposées. Les implications de ces résultats sontégalement envisagées dans cette partie. S’ils ne sont pas ceux auxquels le chercheur s’attendait, ildoit également pouvoir le souligner et en tirer les leçons. Les perspectives, les domaines encore àexplorer, les voies alternatives peuvent également être étudiés dans cette partie, mais il estcependant préférable de les situer après la conclusion. C’est la partie analyse du rapport.

Les conclusionsC’est le résumé de ce qui a été fait et une ouverture vers des prolongements d’activités. Lesconclusions ne peuvent être tirées qu’à partir des observations et des expériences décrites dans letexte.Elle sert à dresser le bilan de ce que l’on a développé. Elle rappelle brièvement l’itinéraireparcouru, elle justifie le travail effectué. Les conclusions peuvent contenir :

Les perspectivesElle doit par la suite s’ouvrir sur d’autres questions en rapport avec le sujet, élargir le champ de larecherche et éventuellement soulever de nouveaux problèmes. Dans cette phase, il est intéressantde montrer que l’on n’est pas enfermé dans son domaine, mais que l’on est conscient desimplications intersectorielles et interdisciplinaires de notre recherche ou de notre exposé.

Les recommandationsIl s’agit des recommandations exprimées par le chercheur ou par le superviseur pourl’amélioration d’un travail, par exemple. Dans le cas des supervisions, celles-ci devraient d’ailleursêtre assorties d’un calendrier pour juger des performances établies, par rapport à ces conseils.Combien de fois un superviseur ne fait-il pas les mêmes recommandations avant que cela nechange ? Il est préférable dans ces cas-là de prévoir une échéance avec la personne supervisée.Ainsi, à la supervision suivante, il faut identifier les points qui doivent absolument avoir changé.




Trucs pour conclureQuelques formules consacrées :Au terme de cette étude… Nous avons vu que… et que… mais que…Donc… Tout cela montre…En conséquence, par conséquent… Ainsi…Au terme de notre réflexion… Nous retiendrons que…En guise de conclusion… Je conclurai en rappelant que…Ou encore :Serions-nous en présence d’une évolution, d’un changement ?Faut-il croire que…Doit-on en conclure que …Ce que confirme…

Rédaction du rapport3

Rédiger un rapport, c’est bien… mais faire en sorte qu’il soit lu, c’est encore mieux !Nous allons ci-après énoncer les étapes les plus essentielles à parcourir pour la rédaction d’unrapport.

1. A qui s’adresse ce rapport ?Qui va le lire, qui va être intéressé par ce rapport ? En effet vous allez rédiger en fonction devotre public. Si votre public est très large, vous allez adopter un style le plus simple possible, sivous vous adressez à des médecins, vous allez utiliser du vocabulaire médical,… Le lecteur doit sesentir concerné.

2. Choisissez un titre évocateur pour le lecteur !Le choix du titre est fondamental, il doit faire deviner ce que le texte contient.Evitez donc les titres vagues et essayer de partir du problème qui se pose au lecteur. Le texte seprésentera alors sous forme de réponse.

3. Mettez-vous dans la peau du lecteurC’est très important pour que le lecteur se sente concerné et aille jusqu’au bout de sa lecture.Ainsi, formulez les conditions ou les recommandations en fonction du lecteur. Dites plutôt : si Yalors faites X au lieu de faites X si Y.Par exemple« Si vous toussez, allez au centre de santé » est plus accrocheur et plus impliquant que « allez au centre de santé sivous toussez ».

3 Selon l’ouvrage : MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANCAISE DE BELGIQUE. Ecrire pour être lu.Bruxelles : Ministère de la Communauté française, service de la langue française, conseil supérieur de la languefrançaise, 1998. Les paragraphes qui suivent sont en majeure partie inspirés de cet ouvrage.




4. Adressez-vous au lecteurSi votre public est bien identifié, vous pourrez vous adresser directement à lui, mais celauniquement si :

û cela n’entraîne pas d’ambiguïtéû l’on comprend bien qui est le « vous » et qui est le « nous »

Quoiqu’il en soit, pour désigner l’auteur du texte, utilisez le « je » ou le « nous ».Sachez cependant que l’emploi du « je » convient surtout à la rédaction de textes comme deslettres et des notes. L’emploi du « nous », quant à lui peut être ambigu et le lecteur peut setromper sur l’identité réelle de celui-ci.

Pour désigner le lecteur du texte, deux solutions s’offrent à vous, soit le « vous », soit le « je ».Par exemple : que dois-je faire pour en pas attraper la tuberculose ?

Le plus important est qu’il n’y ait pas de confusion entre les termes, entre les auteurs et leslecteurs.

5. Respectez les mécanismes de lecture !La lecture d’un texte est un processus complexe, à la fois physique et mental. En effet, lorsqu’onlit un texte, on ne déchiffre pas chaque caractère, ni même chaque mot les uns après les autres.L’œil perçoit le texte de manière globale et lui donne le sens. Lorsque vous écrivez pour être lu,vous avez donc tout intérêt à faire en sorte que chaque ensemble visuel coïncide avec unensemble de sens. Vous faciliterez la tâche du lecteur en respectant le mécanisme naturel de salecture.Par exemple :Peu de gens perçoivent ce qui ne va pas dans ce petit texte. Et vous ?

Pour leur sécurité, placezles enfants à l’arrière dede votre voiture

Pour le corrigé, voir en bas de page4.

6. Choisissez bien vos motsPour bien choisir ses mots, il faut :

û employer des mots courantsIl s’agit d’adapter votre vocabulaire à votre destinataire. Si vous devez utiliser un mottechnique, faites-le suivre de « c’est-à-dire ».Par exemple, non pas « pleurodynie », mais « point de côté » ; non pas « nécropsie », mais « autopsie »,…

4 Il y a deux fois de. Beaucoup de gens le voient difficilement parce que le bloc visuel ne correspond pas au bloc desens. Par conter si on écrit :

Pour leur sécurité, placez les enfantsà l’arrière de de votre voiture

Tout le monde remarque l’erreur !




û employer des mots concretsIl est préférable d’éviter les noms abstraits, surtout les noms en –tion, en –ment, ainsi qued’employer plutôt des verbes en lieu et place des noms.Utilisez des racines connues du grand public.Par exemple, non pas « intumescence », mais « gonflement » ; non pas « fallacieux », mais « trompeur » ; nonpas « nictation », mais « clignement »,…

û employer plutôt plusieurs mots si nécessairePar exemple, non pas « trachéal », mais « de la trachée » ; non pas « valétudinaire », mais « qui a unemauvaise santé »

û employer des mots courtsPlusieurs mots sont quelques fois plus courts qu’un seul.Par exemple, non pas « voluptueusement », mais « avec volupté » ; non pas « dodécasyllabique » mais « avec12 syllabes »,…

û employer des chiffresPar exemple, non pas « vingt-cinq pour cent », mais « 25% » ; non pas « deux mille quatre », mais« 2004 »,…

û employer toujours le même mot pour la même notion

û utilisez avec précaution les sigles et abréviationsIl est prudent, si vous utilisez un sigle ou une abréviation, d’en faire figurer l’intitulé exact parégard pour le lecteur. Par exemple, UICTMR, CCM, GF, ZN,…

7. Construisez bien vos phrasesû Evitez les phrases trop longuesIl est sage de ne pas dépasser une quinzaine de mots par phrase. Si ce n’est pas possible,faites clairement apparaître les parties qui la constituent. Indiquez également explicitement lesrelations de causes et d’opposition.Que faire en cas de phrase trop longue ?Le remède principal consiste à scinder la phrase : rechercher les idées qui la composent etfaites une phrase distincte pour chaque idée. Il est également possible s’il y a énumération dela placer de manière verticale.

û Préférez une phrase affirmative à une phrase négativeUne phrase négative est plus difficile à lire et elle est souvent ambiguë.Par exemple : « rien n’est moins sûr… » ou encore « il n’est pas sans savoir que » qui est différent de « iln’est pas sans ignorer que », mais qui est souvent employé comme synonyme du premier.De même, il vaut mieux éviter le « ne » seul (sans le pas), car lors d’une lecture rapide, ilrisque de passer inaperçu.

û Employez de préférence la phrase activeLa voix active correspond mieux à la structure logique que la voix passive :« Le programme de lutte contre la tuberculose a réalisé une enquête » est préférable à « une enquête a été

réalisée par le programme national de lutte contre la tuberculose ».Par contre le passif peut convenir mieux si l’objet est plus important que le sujet :« Une prolifération des microbes a été constatée par l’Institut d’épidémiologie » est meilleur que « l’Institutd’épidémiologie a constaté une prolifération des microbes ».




Le plus important pour le lecteur est placé en début de phrase.

û Soyez prudent quant à l’emploi des exceptionsIl est important d’être vigilant quand on énonce une exception. La phrase doit être relue afind’éliminer toute possibilité d’ambiguïté. Si nécessaire, il conviendra de la reformuler.

û Utilisez correctement les prépositionsLes prépositions rendent la syntaxe d’une phrase plus complexe et donc difficile à lire. Dansla mesure du possible, il vaut mieux éviter les prépositions, surtout si le public auquel ons’adresse est large.De préférence, on utilisera un verbe qui se construit sans préposition. Par contre, dans lesénumérations, il faut répéter les prépositions : le malade va passer chez l’infirmier, chez lemédecin, chez le laborantin. C’est plus clair que d’écrire : le malade va passer chez l’infirmier,le médecin, le laborantin.

û Faites ressortir les liens de cause et d’opposition

8. Utilisez l’aspect graphiqueL’aspect graphique de l’information a son importance. Les photos, les images, les dessins, lesillustrations doivent expliciter le texte un maximum.En fonction des objectifs que vous poursuivez, ainsi que du public que vous visez, les imagespèseront plus lourd dans la balance, c’est-à-dire que vous en utiliserez plus ou moins en fonctionde ces éléments.Ainsi, l’image en général peut faire passer un message à celui qui ne sait pas lire. Cependant, ellesont également leurs limites propres.La photo est un outil d’information idéal, spécialement en matière d’information locale. Le nomd’une personne responsable accompagné de sa photo précise clairement qui contacter. La photod’un lieu connu signifie plus qu’une simple adresse.D’autres fois, la meilleure solution est le dessin, mais il doit être clair et ne pas embrouiller lelecteur. Il doit être prétesté, afin de se rassurer quant à sa signification auprès du public que l’onveut toucher.

9. Faites ressortir la structure du texteSix grands principes se retrouvent dans ce sous titre :

û Classez les idées selon la logique du lecteurCherchez l’ordre logique pour présenter les informations, mais cherchez la logique du lecteur.

û Ajoutez des sous titresLes titres et sous-titres renseignent le lecteur sur ce qu’il va lire. Il est donc essentiel d’êtreprécis quant à sa rédaction. N’oubliez pas que vous pouvez utiliser la forme interrogative !

û Numérotez éventuellement les titre et les sous titres de votre texteLa numérotation est un excellent principe parce qu’elle aide le lecteur à y voir clair dans lastructure générale du texte. Attention cependant à ne pas exagérer pour garder la clarté !

û Aidez le lecteur par un exempleL’exemple est souvent éclairant pour le lecteur.




û Si le texte concerne un changement insistez sur ce qui est différent

û Donnez un contre-exempleLe contre-exemple aide beaucoup le lecteur à bien comprendre la portée du propos.

10. Où placer les mots importants ?Il est préférable de les placer au début d’une phrase ou d’un paragraphe et éventuellement à la fin,mais surtout pas au milieu.

Par exemple, si on veut faire passer la durée du traitement :Il vaut mieux dire : « on prend régulièrement les médicaments pendant 8 mois. Pendant les deux premiers mois, lemalade prend ses médicaments au centre devant l’infirmier (DOT) ».La phrase est meilleure que celle ci : « pendant les deux premiers mois, le malade prend ses médicaments au centrede santé devant l’infirmier. Le traitement dure 8 mois. »

11. Utilisez la forme interrogativeN’hésitez pas à l’utiliser. Elle peut remplacer les questions indirectes et elle aide dans laconception des sous titres.Par exemple« La question se pose de savoir ce qu’il faut faire en cas de toux traînante de plus de 15 jours » peut être pluspertinemment remplacé par « Que faire en cas de toux traînante de plus de 15 jours ? »

12. Quelques éléments de grammairePour que le texte soit cohérent, il doit s’enchaîner de manière logique. Il existe des outilslinguistiques qui permettent de lier les parties du discours. On les appelle les connecteurs.Les auteurs les divisent en quatre groupes :

a. Les anaphores (c’est-à-dire les reprises ou renvois à l’intérieur du texte)b. Les connecteurs (c’est-à-dire les causes-conséquences, les opinions-

ressemblances)c. Les constructions d’espace, de temps, de lieu et de polyphonie (c’est-à-dire les

allusions à d’autres façons de voir les choses, d’autres cadres de références)d. Les commentaires méta textuels (c’est-à-dire les commentaires directs adressés au

lecteur sur la façon dont l’auteur a composé son texte.

12.1. Les anaphoresUne anaphore est une expression linguistique qui reprend ou renvoie à une entité déjà introduitedans une phrase antérieure. Les éléments anaphoriques peuvent être grammaticalement présentéspar des démonstratifs (ceux-là, ces… mêmes, etc..), des possessifs, des indéfinis, des pronomscompléments.




Anaphores Exemples d’antécédent Exemples d’anaphoreAnaphores démonstratives Kaba toussait beaucoup Celui-ci avait en fait la

tuberculoseAnaphores associatives Le nombre de tuberculeux

diminueLe programme de lutte contrela tuberculose s’en félicite

Anaphores elliptiques Le médecin lui annonça qu’ilavait la tuberculose

Il avait la tuberculose, Ødevait prendre desmédicaments pendant 8 mois,Ø devait venir au centre desanté tous les jours,…

Anaphores lexicales variées L’UNIKIN La colline fleurieAnaphores pronominales Le médecin annonça la

tuberculoseIl expliqua les symptômes

Anaphores synthétisantes La tuberculose a augmentédans les centres de santé

Cela / cet événement prouve letravail qu’il reste à faire

Quelques exemples d’anaphores couramment utilisées dans les textes formels :

Anaphores lexicales simples Anaphores synthétisantes :contenu

Anaphores synthétisantes :forme

Ce dossierCette étudeCe rapportCette rechercheNotre projetNotre réflexionCe travailLa problématique qui nousoccupeLa question ici traitée

Cette analyseCe constatCet éclairageCette optiqueCe point de vueCette positionCes proposLa controverseLa discussion (dont il a étéquestion / qui a été évoquée /…)Le débatLe défiLa démarcheL’enjeuLa problématiqueLa procédureUne telle approche

Cette digressionCes quelques lignesDans cet exempleDans le paragraphe / chapitre/ passage précédent / quiprécèdeDans les pages évoquées / déjàcitéeCette parenthèseCette présentationCe rappelCe retour en arrièreCe résuméLe point précédent

12.2. Les connecteursIls ont une double fonction :Ils servent à l’articulation logique d’un texte pris dans son ensemble et portent sur l’expression dela cause, de la conséquence, de l’opposition, de la condition, du temps.Ils peuvent aussi apporter des indications chronologiques, spatiales ou des précisions numériques.




Catégoriesgrammaticales

Pourcommencer

Pour relier Pour opposer Pour terminer

ConjonctionsAdverbesLocutionsadverbiales

D’abordEn premier lieuPremièrementSiVoiciAu débutAutrefoisJadisDernièrementRécemmentParmiPour indiquerune addition ouuneénumérationEtPuisEn outreDe plusEgalementCertesSurtoutPar ailleursEncoreEn premier lieu.. ;en second lieuEnfinD’abordEnsuite

Rapport decause àconséquenceCarEn effetParce quePuisqueCommeVu queEtant donné queC’est pourquoiD’ailleursEn sorte queDe sorte queSi bien queTellement (tant)queAinsiDoncRapport detempsQuandLorsqueAu moment oùA ce momentAvant que+subjonctifAprès que+indicatif

MaisOrCependantToutefoisEn revancheNéanmoinsEn réalitéAu contraireContrairement àBien queQuoique +subjonctifPour indiquerune alternativeTantôt… tantôtOu…ouSoit… soitD’une part …d’autre partD’un côté… del’autre côtéSi…siNon seulement…mais (encore,aussi)

AinsiDoncEnfinEn dernier lieuMaintenantActuellementAujourd’huiA présentA ce jour

12.3. Les constructions d’espaces, de temps, de lieu et de polyphonieDans un rapport, le chercheur pourra positionner sa recherche dans le temps, l’espace et autresperspectives. Pour indiquer au lecteur, dans quel cadre de référence il se trouve, nous disposonsde moyens linguistiques pour introduire ou construire cela. Ces phrases sont souvent mises audébut.




Temps Espace Perspectives Polyphonie (point devue d’autrespersonnes)

En l’an 2000, l’Afriquea connu une expansionde…

En RDC, l’épidémiede la tuberculose…

A propos d’altruisme,cet homme n’a pas sonpareilDu point de vue del’altruisme…Pour ce qui est del’altruisme…En ce qui concernel’altruisme…

Selon Koch,…Du point de vue deKoch,…Dans la théorie deKoch,…

11.4. Les commentaires méta textuelsPour aider le lecteur à s’orienter dans un rapport ou dans tout autre texte, il est important designaler où on en est. Au début, on annonce le plan en énumérant les différents points(premièrement, en premier, lieu, d’abord, je vous présenterai… deuxièmement, en second lieu, ensuite, je parleraide, etc.). En cours de route, on peut se référer à ce qui a déjà été dit : comme dit plus haut, commedéjà dit, comme dit au paragraphe précédent,… On peut marquer passage à un nouveau thème /paragraphe : j’en viens à, je passe maintenant à,… Enfin, on peut employer des expressions méta-textuelles du genre : Pour résumer, pour conclure, j’en arrive à la conclusion…

13. Et après ?

Après avoir rédigé un premier jet de votre rapport :« Laissez le reposer un temps avant de vous y remettre« Relisez le sur papier et non sur ordinateur« Eliminez les mots inutiles qui alourdissent la compréhension« Evitez les formulations vagues« Si vous le pouvez faites-vous relire par quelqu’un d’extérieur à vos considérations

14. Evaluer la lisibilité de votre rapport

Vous pouvez également, si le cœur vous en dit… appliquer la formule de lisibilité,proposée par De Landsheere, issu des travaux de Flesh5.Il décrit une échelle de lisibilité basée sur la longueur moyenne des phrases et des mots (ennombre de syllabes). Dans cette échelle, un texte de phrases de deux mots monosyllabiques auraitle score de 120.Pour comparer, un texte de Proust aurait –9, les bulles de bandes dessinées auraient un score de62 et les informations générales dans la presse écrite (le Monde) auraient 16.Il donne également un score d’humanité, c’est-à-dire d’intérêt à lire un texte. Cette échelle va de100 (très intéressant) à 0 (monotone).

5 Leclercq, Dieudonné. La présentation des textes de brochures. Liège : APES, méthodes au service de l’éducationpour la santé, 1989, pg 5




Les formules sont les suivantes :

1) Calculez le nombre de mots personnels (NMP)Les pronoms personnels, adjectifs et pronoms possessifs se rapportant à une personne (vous,leur, je, me,…)Les prénoms, post nom et noms de familleLes noms communs désignant une personne et affectées par le genre de celle-ci (acteur, actrice,père, mère,…)

2) Calculez le nombre de phrases personnelles, c’est-à-dire qui contiennent un discoursdirect, un ordre, une question, s’adressant au lecteur, une exclamation (NPP)

3) Calculez le nombre total de mots (NTM)

4) Calculez le nombre total de syllabe (NTS)Le e muet en fin de phrase compte pour une syllabe.

5) Calculez le nombre total de phrases (NTP)

Calculez les scores comme suit

LIS = 206-[(NTM/NTP) + (NTS/NTM x 84]HUM = [3 (NMP/NTM) + 1/3 (NPP/NTP)] x 100

Ces formules ne sont valables que pour les textes d’au moins 200 mots.

Par exemple« Pendant 15 jours, j’ai beaucoup toussé. Je n’ai pas guéri de ma toux, malgré les médicaments que je prenais seulà domicile. Je n’avais plus faim, je maigrissais, j’avais de la fièvre. Ma famille m’a dit d’aller au centre de santé leplus proche de chez moi. J’y ai été le lendemain. Après la consultation, l’infirmier m’a demandé de cracher dans unpot. En tout, j’ai dû donner 3 crachats. Le technicien de laboratoire a regardé mes crachats dans le microscope et ila vu les microbes de la tuberculose. Je suis rentré chez l’infirmier et il m’a dit que j’avais la tuberculose… J’ai eutrès peur, j’ai beaucoup pleuré. Il m’a rassuré en me disant que c’était une maladie grave, mais guérissable et quetout le monde pouvait l’attraper. En plus, après deux semaines de traitement, je ne pouvais plus donner la maladieà quelqu’un d’autre. Alors, j’ai commencé le traitement. Pendant les deux premiers mois, j’ai été tous les matins,sans avoir mangé, au centre de santé. Je prenais mes médicaments devant l’infirmier. Après 2 mois, j’ai dûredonner 2 crachats de contrôle. Pendant les 6 derniers mois, j’ai continué à prendre régulièrement mes médicamentscomme me le disait mon infirmier. Au 5ème et au 7ème mois, j’ai encore dû donner 2 crachats de contrôle. A la findu 8ème mois, comme les 2 derniers contrôles (au 5ème et 7ème mois) ne montraient plus de microbes de la tuberculose,l’infirmier a dit que j’étais complètement guéri ! »6

NTS = 490NTP = 19NTM = 274NMP = 36NPP = 18

HUM = [3 X (36/274) + 1/3 X (18/19)] X 100 = 70LIS = 206- (274/19) + (490/274 X 84) = 41,36

Ce texte a un très bon score d’intérêt et pourrait être amélioré pour la lisibilité notamment lalongueur des phrases.

6 texte du dépliant « Je m’appelle Kaba, j’avais la tuberculose et je vais vous raconter mon histoire »




Mise en page du rapport

1. Facilitez la lecture par la mise en page

Utilisez les procédés techniques de mise en évidenceIl suffit d’utiliser :

« les caractères gras,« les caractères italiques (mais attention, ils ont souvent un rôle conventionnel

pour les extraits que l’on cite),« les mots en MAJUSCULES,« l’emploi des couleurs (tout en sachant que certaines couleurs disparaissent à la

photocopieuse),« l’emploi du soulignage (à utiliser avec modération),« l’utilisation des caractères plus grands,« le fait d’encadre certaines parties du texte,« l’utilisation d’autres types de caractères,…« etc

Mettez en évidence uniquement ce qui mérite de l’être sinon, vous risquez d’embrouiller lelecteur !

Utilisez différents styles de mise en page

Texte original :

Pendant 15 jours, j’ai beaucoup toussé. Je n’ai pas guéri de ma toux, malgré lesmédicaments que je prenais seul à domicile. Je n’avais plus faim, je maigrissais, j’avais dela fièvre. Ma famille m’a dit d’aller au centre de santé le plus proche de chez moi. J’y ai étéle lendemain. Après la consultation, l’infirmier m’a demandé de cracher dans un pot. Entout, j’ai dû donner 3 crachats. Le technicien de laboratoire a regardé mes crachats dans lemicroscope et il a vu les microbes de la tuberculose.

Indentation :

Pendant 15 jours, j’ai beaucoup toussé. Je n’ai pas guéri de ma toux, malgré lesmédicaments que je prenais seul à domicile.Je n’avais plus faim, je maigrissais, j’avais de la fièvre.

Ma famille m’a dit d’aller au centre de santé le plus proche de chez moi. J’y ai étéle lendemain.

Après la consultation, l’infirmier m’a demandé de cracher dans un pot. En tout,j’ai dû donner 3 crachats.Le technicien de laboratoire a regardé mes crachats dans le microscope et il a vu lesmicrobes de la tuberculose.




Typographie et mises en relief :

Pendant 15 jours, j’ai beaucoup toussé. Je n’ai pas guéri de ma toux, malgré lesmédicaments que je prenais seul à domicile. Je n’avais plus faim, je maigrissais, j’avais de lafièvre. Ma famille m’a dit d’aller au centre de santé le plus proche de chez moi. J’y ai été lelendemain. Après la consultation, l’infirmier m’a demandé de cracher dans un pot. Entout, j’ai dû donner 3 crachats. Le technicien de laboratoire a regardé mes crachats dans lemicroscope et il a vu les microbes de la tuberculose.

Répartition des surfaces, coupures selon le sens :

Titres et sous-titres :

ATTENTION !Pendant 15 jours, j’ai beaucoup toussé. Je n’ai pas guéri de ma toux, malgré lesmédicaments que je prenais seul à domicile. Je n’avais plus faim, je maigrissais, j’avais dela fièvre.

Le centre de santéMa famille m’a dit d’aller au centre de santé le plus proche de chez moi. J’y ai été lelendemain. Après la consultation, l’infirmier m’a demandé de cracher dans un pot. Entout, j’ai dû donner 3 crachats.

Le microscopeLe technicien de laboratoire a regardé mes crachats dans le microscope et il a vu lesmicrobes de la tuberculose.

Pour une mise en exergue de points-clés, vous pouvez concevoir la page centrale de votre édition(si elle est reliée sous forme de livre), ou faire une ajoute, en poster. Cette page pourrait servir demessage permanent ou d’aide mémoire à afficher.

Pendant 15 jours, j’ai beaucoup toussé.Je n’ai pas guéri de ma toux,malgré les médicaments que je prenais seul à domicile.Je n’avais plus faim, je maigrissais, j’avais de la fièvre.Ma famille m’a dit d’aller au centre de santéle plus proche de chez moi.J’y ai été le lendemain.Après la consultation, l’infirmier m’a demandéde cracher dans un pot.En tout, j’ai dû donner 3 crachats.Le technicien de laboratoire a regardé mes crachatsdans le microscopeet il a vu les microbes de la tuberculose.




Soyez attentifs à la présentation : un fond clair et blanc et non des imprimés clairs sur un fondnoir. Veillez à la netteté des images, elles doivent parler, donc il est important qu’elles soientclaires.

Ne craignez pas de recourir à une formule mathématiqueUne formule mathématique sera quelque fois mieux comprise qu’une longue phrase, pensez-y !

Faites des tableaux à double entréeLe tableau à double entrée permet de lire dans n’importe quel sens, mais il peut être difficile à liresi les données sont complexes, surtout si le public ciblé est très large.

Nombre detuberculeux en 1998

Nombre de zonesde santé en 1998

Nombre d’habitantsen 1998

Province Bas-congo 4367 16 2.269.404Province Bandundu 8115 23 5.466.080Province Kivu-Nord 1886 6 3.409.617

Faites un graphique ou un diagrammeLes graphiques donnent d’emblée une vue globale et les données essentielles sautent aux yeux. Ilsera important de choisir la forme du diagramme qui va le mieux illustrer ce que l’auteur veutmontrer.

Par exemple, le diagramme « camembert » ou « circulaire », il met en évidence les relationsentre la partie et le tout :

Les tuberculeux au Centre de Santé deKaba, RDC, 1998

TPM+TPM -TEP




Le diagramme à barres ou « histogramme » permet de comparer des valeurs. Il peut aussiêtre en relief.

Prétest, KTN, 1998

0

510

15

20

CVD

MDM croix

ADW ZXN DA

NMNC

Série1

Le diagramme classique pour une évolution chronologique

évolution du dépistage des tuberculeuxà microscopie positive, Province de

Kabourie

0

200

400

600

800

98 99 2000 2001 2002

N’oubliez pas de faire parler votre graphique ! Vous devez lui ajouter un commentaire pourl’expliquer.De plus, il convient de ne pas faire de diagramme trop compliqué et de suivre toujours lacohérence de l’ensemble du texte. N’insérez donc pas de diagramme en trois dimensions etd’autres en deux dimensions, sinon le lecteur sera perdu !

Présentez les énumérations verticalementLorsqu’on énumère différents éléments dans un texte, il est préférable de les présenterverticalement pour faciliter la lecture. On veillera également à faire précéder les différentséléments d’une puce, d’un numéro, ou d’une lettre.

Par exemple : les différentes significations du silence dans la communication sont la douleur, lerejet, l’ignorance, la tristesse, l’indifférence, l’indignation, la peur, la gêne, la méditation, le fait derassurer, protéger, le secret, l’admiration, l’insulte, le respect, la réflexion, la politesse, le fait de nepas entendre.




Ou bien :

Les différentes significations du silence dans la communication sont :û Douleurû Rejetû Ignoranceû Tristesseû Indifférenceû Indignationû Peurû Gêneû Méditationû Rassurerû Protégerû Secretû Admirationû Insulteû Respectû Réflexionû Politesseû Ne pas entendre

A votre avis, qu’est-ce qui est le plus clair ?

La présentation verticale offre de nombreux avantages :« elle est plus facile à comprendre, on saisit mieux les rapports dans la phrase« elle limite le risque d’oubli« elle réduit le risque des mauvaises interprétations« elle permet de résoudre le problème épineux des phrases trop longues.

Utilisez les notes de bas de pageIl est préférable de mettre en note de bas de page ce qui n’est pas nécessaire pour suivre lalecture, par contre ne faites pas l’inverse !

Qu’est-ce qu’une note de bas de page ?Elles sont un appoint, un supplément d’information, une précision supplémentaire qu’on ne faitpas figurer dans le texte sous peine de l’alourdir.

Que fait-on figurer dans une note ?a. Des références, ou des sources bibliographiquesb. Des citations et leurs sourcesc. La traduction d’une citation en langue étrangèred. Des exemples secondaires ou complémentairese. Des données chiffrées fournies à titre d’informationf. Des idées connexes à celles que l’on développe dans le corps du texteg. Des renvois internes




Par contre, une note de bas de page n’est pas :û Un texte parallèle à celui du rapportû Une illustration de ce qu’on est en train d’écrire (ce serait un exemple « primaire »)û Une annotation redondanteû Une rectification de ce qu’on a ditû Une annonce de ce qui va être dite

Trucs pour les notes de bas de pageDans Word, entrez dans Insertion, puis Notes de bas de page. La police de caractère pour lesnotes de base de page doit être plus petite, par exemple 10.Il est plus simple d’adopter la numérotation continue. Sinon, on peut également adopter (s’il y abeaucoup de notes) de recommencer la numérotation à chaque chapitre.A noter que le point se place après le numéro de la note et non avant : MOT1.

Trucs de mise en pageElle doit être uniforme et identique jusqu’au bout du document. Pour cela, dès la première page,il faut ouvrir ce qu’on appelle une feuille de style. Dans Word, allez dans Format, puis cliquezsur Style. Vous pourrez choisir la police, le style, la taille des caractères pour le texte, ainsi quepour les titres 1, 2, 3, etc. Vous déterminerez également les espacements avant et après les titres (àla rubrique format / paragraphe / espacement)Les citations et les exemples doivent être en italique.Les caractères gras, italiques, soulignés, mise en couleur, alignement à droite, à gauche, aucentre,… doivent avoir une logique constante du début à la fin d’un document.Chaque variation de mise en page doit venir de la feuille de style et non d’une action personnellesur les icônes de la barre des menus.

2. Quel est l’aspect extérieur que devrait prendre un rapport ?Le texte d’un rapport doit être court (10-60 pages), mais ne doit pas pour autant renoncer auxinformations !Les premières pages répondent aux questions classiques de communication : qui parle, à qui, dequoi, comment avec quelle intention et en espérant quel résultat.

La page de gardeIl faut y faire figurer le titre, l’auteur et la date de rédaction du document.

La page de titreLe lecteur y trouvera le titre, l’auteur, ses coordonnées, la date de rédaction du document, le nomdu destinataire du document (ou le commanditaire), ainsi que ses coordonnées.

Remerciements et/ou dédicacesIl convient, si besoin est, de remercier ceux qui ont apporté des informations essentielles pour ledocument et / ou ceux qui ont soutenu l’entreprise en dispensant temps et conseils.

Table des matières en tête de documentLa table des matières, reprenant les principaux titres du document, vient en début si celle-ci n’estpas trop lourde. Sinon, elle se place à la fin.




Truc pour la table des matièresDans Word, si on a bien suivi la feuille de style7, le menu Insertion offre une table des matières(tables et index) automatique.

Corps du rapportC’est la partie substantielle du document où le lecteur retrouvera les parties distinctes évoquéesci-dessus.

BibliographieElle reprend tous les ouvrages qui ont été consultés pour la préparation du rapport, ainsi que lesentretiens réalisés et les consultations sur Internet.

Truc pour la bibliographieNotez dès le début parfaitement les références et autres sites Internet consultés, cela vous éviteraune grande perte de temps par la suite.

Annexes, tableaux, schémas, graphiques ou illustrations et leur légendeSi vous avez des tableaux, des photos ou autres documents illustratifs à joindre au rapport enannexe, c’est à cet endroit qu’il faut les mettre. Si les illustrations sont en rapport direct avecl’argumentation du texte, il faut les inclure en regard du passage qu’elles illustrent. Tous lesdocuments illustratifs doivent avoir une légende. Le lecteur doit être informé de la teneur desillustrations.

Index des mots et des notions principalesSi votre rapport est long, un index peut être justifié. Ne le faites pas si votre texte fait 10 pages.

Index des notes et annotationsEn général, il est plus facile de lire les notes en bas de page, mais s’il y a beaucoup il est possiblede les regrouper en fin de chapitre ou en fin d’ouvrage.

Diffusion du rapport

Une fois rédigé, le rapport ne doit pas ni dormir dans un tiroir, ni sur un bureau… Il faut lediffuser. A qui ? Tout d’abord et bien évidemment au commanditaire, à son destinataire. Unrapport peut également circuler au sein de l’organisation ou chez les partenaires. Un rapport peutégalement servir de base pour l’élaboration d’un projet, par exemple. Il est la marque de visibilitéde l’organisme ou du projet.

7 Voir page 19




Notes personnelles



chapitre 1 : rédiger un rapport

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