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Rapport pour le conseil régional Décembre 2017

Présenté par Valérie PECRESSE Présidente du conseil régional d'Ile-de-France

CR 2017-203

GENERALISER LE TELETRAVAIL POUR LES AGENTS DE LA REGION

CONSEIL REGIONAL D’ILE DE FRANCE 2 RAPPORT N° 2017-203

07/12/17 21:12:00

Chapitre budgétaire 930 « Services généraux » Code fonctionnel 0201 – Personnel non ventilé Programme : HP 0201-007 – Frais de personnel

Sommaire

EXPOSE DES MOTIFS ..........................................................................................................3

PROJET DE DELIBERATION .............................................................................................22


07/12/17 21:12:00

EXPOSE DES MOTIFS

La présente délibération a pour objet de déterminer les modalités de mise en œuvre de la généralisation du télétravail au sein de la Région Ile-de-France. Le télétravail est défini comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le télétravail est organisé au domicile de l’agent ou, éventuellement, dans des locaux professionnels distincts de ceux de son employeur public ou de son lieu d’affectation. » (article 2 du décret n°2016-151 du 11 février 2016 précité relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature). L’institutionnalisation du télétravail permettra d’améliorer la qualité de vie au travail (diminuer le stress et les temps de transport) ainsi que le bilan carbone de la collectivité (réduction les déplacements domicile/travail), tout en participant à la modernisation de l’administration dans ses méthodes et son organisation du travail.

C’est donc une transformation d’ampleur qui est en train d’être menée, en association étroite avec les agents, consultés et accompagnés tout au long du processus. Les organisations syndicales sont également partie prenantes. 7 réunions avaient été organisées sur la phase d’expérimentation. Sur cette phase de généralisation, 9 temps d’échanges se sont tenus. Le télétravail a également été abordé lors du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (le 06/03 pour l’expérimentation et le 21/11 pour la généralisation) ; il a fait l’objet d’un vote en comité technique (le 28/02 pour l’expérimentation, et le 28/11 pour la généralisation). La phase d’expérimentation du télétravail a été lancée par la délibération CR 2017-57 du 10 mars 2017. 211 agents du siège (soit 13% des effectifs du siège dont les fonctions permettent le télétravail) testent le télétravail depuis le mois de septembre 2017. L’étude qualitative, menée au cours du mois de novembre, a produit des résultats très encourageants : 88% des agents concernés affirment avoir une meilleure qualité de vie, et 90 % estiment que cela a un effet bénéfique sur l’équilibre vie privée-vie professionnelle. De même une très grande majorité d’entre eux ressentent une baisse du stress et de la fatigue. 100% des agents interrogés envisagent de reconduire leur convention de télétravail, 94% l’envisageant à coup sûr. Il est également à noter que la grande majorité des agents qui expérimentent le télétravail estiment que cela n’a pas d’impact négatif sur leur lien avec l’équipe, notamment l’encadrement. Les encadrants sont également satisfaits de cette expérimentation. Il reste maintenant à pérenniser les résultats observés et à améliorer certains axes. Les outils informatiques mis à disposition doivent être davantage utilisés. Le déménagement à Saint-Ouen, avec une infrastructure informatique moderne, et l’accompagnement au changement effectué en lien avec la Direction des Systèmes d’Information, permettront d’améliorer l’usage des méthodes de travail collaboratif. Un bilan annuel sera présenté et discuté avec les organisations syndicales. Les grands principes et les modalités de généralisation du télétravail à la Région Ile-de-France sont joints en annexe à la présente délibération. Je vous prie de bien vouloir en délibérer.

La présidente du conseil régional d’Ile-de-France

VALERIE PECRESSE


07/12/17 21:12:00

ANNEXE AU RAPPORT

Production:

DATE/2015

TELETRAVAIL Bilan expérimentation

5 / 28

Présentation des télétravailleurs

2

Pôles A B C Total

D.G.S. 22 6 4 32

Pôle AECIT 2 3 5

Pôle APMJ 5 2 7

Pôle CT 12 3 3 18

Pôle DEEF 21 7 7 35

Pôle FIN 5 3 3 11

Pôle LT 6 2 8

Pôle LYC 16 10 7 33

Pôle PMG 2 1 2 5

Pôle RH 21 7 8 36

Pôle TRES 7 2 2 11

Autres 4 3 3 10

Total 123 49 39 211

12 agents ont quitté le dispositif (mobilité)

2 agents ont rejoint le dispositif (demande du médecin du travail)

Famille Nombre

Achat public/Affaires juridiques 9

Actions éducatives/formation professionnelle 30

Affaires générales 31

Aménagement et développement économique 21

Communication 9

Conservation du patrimoine 1

Culture/Loisirs/Vie associative 6

Elaboration et pilotage des politiques publiques 37

Finances 12

Management de proximité 4

Ressources Humaines 17

Restauration et hébergement collectifs 3

Santé-Sécurité-Conditions de travail 2

Systèmes d'information 12

Transport/déplacements 4

Travaux et maintenance du patrimoine 13

Total 211

6 / 28

3

Lieux du télétravail

Lieux A B C Total

Domicile 110 46 32 188

Domicile et tiers-lieux (1j/1j) 9 3 12

Tiers-lieux exclusivement 4 3 4 11

Total 123 49 39 211

Nombre de jours et jours de télétravail

Nb de jour de

Télétravail

nb d’expérimentat

eurs

1 151

2 60

Total 211

Combinaisons 2 jours de télétravail

Lundi/Mardi 6

Lundi/Mercredi 4

Lundi/Jeudi 2

Lundi/Vendredi 11

Mardi/Mercredi 4

Mardi/Jeudi 5

Mardi/Vendredi 9

Mercredi/Jeudi 1

Mercredi/Vendredi 11

Jeudi/Vendredi 7

66

1 jour de télétravail

Lundi 29

Mardi 19

Mercredi 33

Jeudi 26

Vendredi 44

151

7 / 28

Présentation des résultats de l’enquête

4

8 / 28

Ordre du jour

Point équipement

5

Les équipements déployés à l’ensemble des télétravailleurs (ordinateurs portables, téléphones, sac, laisse sécurité et chargeur).

Des aménagements spécifiques pour des agents en situation de

handicap mis en place (avec un décalage lié au temps de commande).

9 / 28

Ordre du jour

6

Les appels au 19 et leur traitement

La boîte [email protected]

10 / 28

Ordre du jour

Point administratif

7

99% des conventions signées avant la date d’entrée dans la phase

expérimentale.

Les participations aux frais d’internet versées à partir d’octobre (avec

rattrapage de septembre) pour les agents ayant transmis le justificatif.

11 / 28

Point formations

8

7 formateurs internes ont participé en février 2017 à une formation de

formateur interne, afin de bénéficier d’apports théoriques sur la thématique

télétravail et de concevoir le support de formation.

Concernant l’expérimentation du télétravail :

154 agents formés.

Formations des encadrants :

121 encadrants ont été formés entre mars et septembre 2017.

68 des 126 encadrants qui managent des expérimentateurs du télétravail ont

suivi la formation animée par Citica sur le télétravail.

Formation OUTILS COLLABORATIFS

– Présentation Skype aux télétravailleurs en septembre 2017.

– Didacticiel et fiches détaillées en ligne sur E-Lien pour skype et FAQ.

12 / 28

13 / 28

14 / 28

15 / 28

16 / 28

17 / 28

88% des réservations concernaient un poste de

travail, 11% un poste de travail avec un écran plus

grand et 1% des salles de réunion

18 / 28

19 / 28

20 / 28

21 / 28


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PROJET DE DELIBERATION

DU

Mise en place du télétravail pour les agents de la Région.

LE CONSEIL REGIONAL D’ILE-DE-FRANCE

VU le code général des collectivités territoriales ; VU le code du travail, notamment son article L. 1222-9 ;

VU la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires ;

VU la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la

fonction publique territoriale ; VU la loi n°2012-347 du 12 mars 2012 relative à l’accès à l’emploi titulaire et à l’améliorat ion

des conditions d’emploi des agents contractuels dans la fonction publique, à la lutte contre les discriminations et portant diverses dispositions relatives à la fonction publique, notamment son article 133 ; VU le décret n°85-603 du 10 juin 1985 modifié relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail

ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale, notamment ses articles 5 et 40 ; VU le décret n°2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en

œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature ; VU la délibération n° CR 2017-57 du 10 mars 2017 relative à la mise en place d’une phase

d’expérimentation du télétravail pour les agents de la Région ; VU L’information du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail du 21

novembre 2017, VU L’avis du comité technique du 28 novembre 2017, VU L’avis de la commission des finances,

VU L’avis de la commission de l’administration générale,

VU Le rapport CR 2017-203 présenté par Madame la présidente du conseil régional d’Ile-

de-France, APRES EN AVOIR DELIBERE

Article 1 :

Décide de généraliser le télétravail au sein de la Région à compter du 1er janvier 2018.

Article 2 :


07/12/17 21:12:00

Approuve le règlement relatif au télétravail tel que présenté en annexe de la présente délibération.

Article 3 :

Précise que les agents pratiquant le télétravail depuis leur domicile doivent justifier

d’un abonnement internet (box ou téléphonie data). Ces agents bénéficient d’une prise en charge forfaitaire de dix (10) euros nets par mois.

Article 4 :

Délègue à la commission permanente compétence pour statuer sur toutes les modifications apportées au règlement relatif au télétravail tel que présenté en annexe de la présente délibération.

La présidente du conseil régional d’Ile-de-France

VALERIE PECRESSE


07/12/17 21:12:00

ANNEXE A LA DELIBERATION


07/12/17 21:12:00

REGLEMENT RELATIF AU TELETRAVAIL

Principes généraux du télétravail

Le télétravail peut être réalisé par les agents publics de la Région Ile-de-France (fonctionnaires et agents publics non fonctionnaires régis par la loi du 13 juillet 1983). Il s’agit d’une démarche volontaire pour l’agent et pour la collectivité matérialisée par une demande écrite et un accord de l’administration employeur (article 5 du décret n°2016-151 du 11/02/2016).

La durée de travail des télétravailleurs est la même que celle des agents ne télétravaillant pas. Afin de permettre un niveau collectif de travail et garantir une séparation claire entre obligations professionnelles et vie privée, le télétravailleur organise son temps de travail en y intégrant sa modalité horaire de travail habituelle, dans le respect de la délibération en vigueur fixant le temps de travail.

Les conditions du télétravail sont organisées par une convention tripartite établie entre la collectivité (autorité territoriale), l’agent et son responsable hiérarchique. Il peut être mis fin au télétravail, à tout moment et par écrit, à l'initiative de l'administration ou de l'agent, moyennant un délai de prévenance de deux mois. Toutefois, dans les 3 mois suivant la signature de la convention ce délai est réduit à 1 mois (article 5 du décret 2016-151 du 11/02/2016).

Le refus d’une demande de télétravail par le responsable hiérarchique ou la collectivité doit être dûment motivé. Dans le cas où il est mis fin à l'autorisation de télétravail à l'initiative de l'administration, le délai de prévenance peut aussi être réduit en cas de nécessité de service dûment motivée.

Enfin, les agents exerçant leurs fonctions en télétravail bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant sur leur lieu d’affectation (article 6 du décret n°2016-151 du 11/02/2016).

Nombre de jours

Le nombre de jours télétravaillés est fixé à un maximum de deux par semaine, pour 3 jours de travail dans les locaux d’affectation de l’agent. Le nombre de jours maximum par semaine pour les agents à temps partiel est fixé au prorata.

Par ailleurs, à la demande des agents dont l'état de santé le justifie et après avis du médecin de prévention, il peut être dérogé pour six mois maximum aux conditions de seuils fixées au paragraphe précédent. Cette dérogation est renouvelable une fois après avis du médecin de prévention.

En outre, les jours de télétravail peuvent être modifiés ou reportés par le responsable hiérarchique, ponctuellement si les nécessités de service le justifient. Le jour de télétravail n’est modifiable ou reportable que sur la même semaine. Dans le cadre de dispositifs spécifiques approuvés par l’administration (intempéries, pandémies, etc.), le télétravail est possible des jours différents de ceux prévus dans la convention tripartite.


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La convention tripartite détermine le (ou les) jour(s) de télétravail fixé(s) d’un commun accord entre l’agent, son responsable hiérarchique et l’autorité territoriale. Elle définit également les modalités de modifications ou de reports des jours de télétravail.

Activités éligibles

Au sein de la Région, environ 80% des postes sont éligibles au télétravail au moins un jour par semaine, ce qui correspond à plus de 1600 postes budgétaires.

Les activités incompatibles avec le télétravail sont listées ci-dessous :

- Activités pour lesquelles une présence physique dans les locaux de l’administration est nécessaire pendant toute la durée du temps de travail.

- Activités comprenant l’accomplissement de travaux portant sur des documents papiers confidentiels qui ne peuvent faire l’objet d’une numérisation ou qui ne peuvent être transportés sans risquer de compromettre la confidentialité des données qui y sont mentionnées.

- Activités comportant l’accomplissement de travaux nécessitant l’utilisation de logiciels ou d’applications faisant l’objet de restrictions d’utilisation à distance ou l’utilisation de matériels spécifiques.

Les activités incompatibles avec l’exercice du télétravail ne doivent pas être confondues avec le poste sur lequel est affecté l’agent, ou plus largement la fonction qu’il exerce. Ainsi, si certaines activités exercées par un agent sont incompatibles avec le télétravail, le responsable de service étudiera la possibilité de regrouper les activités télétravaillables afin de permettre un ou plusieurs jours de télétravail par semaine.

L’agent volontaire à la pratique du télétravail présente sa candidature par écrit selon le dispositif prévu à cet effet. La demande sera ensuite approuvée par l’autorité territoriale, après avis du responsable hiérarchique, notamment selon son éligibilité fonctionnelle et technique.

L’agent autorisé à exercer ses fonctions en télétravail est soumis aux présents principes généraux, aux prescriptions du guide du télétravail de la Région Ile-de-France, et à la convention tripartite établie entre lui-même, son responsable hiérarchique et l’autorité territoriale. Il est précisé que ladite convention tripartite est une convention d’adhésion dont les clauses peuvent être modifiées unilatéralement par l’administration si le cadre général d’exercice du télétravail vient aussi à être modifié.

Lieux d’exercice

Les agents de la Région peuvent télétravailler depuis le ou les domicile(s) déclaré(s) dans la convention, qu’il(s) soi(en)t situé(s) en Ile-de-France ou hors Ile-de-France.

Ils ont également la possibilité de télétravailler depuis :

- des locaux de la Région, situés sur un autre lieu que son site d’affectation ;

- des locaux mis à disposition par d’autres administrations ;

- des tiers-lieux inscrits au catalogue des espaces au sein desquels les agents seront autorisés à télétravailler.

L’administration peut par ailleurs refuser qu’une résidence soit choisie par l’agent si la distance entre celle-ci et son lieu d’affectation met l’agent dans l’impossibilité de rejoindre son site dans des délais raisonnables en cas de nécessité de service.


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Equipement technique, systèmes d’information et protection des données

La collectivité prend en charge les coûts des jours de présence en tiers-lieu et met à disposition du télétravailleur un équipement informatique ainsi qu’un service de téléphonie professionnel.

La convention tripartite listera l’ensemble des équipements et moyens mis à la disposition du télétravailleur par l’employeur.

L’agent pratiquant le télétravail depuis son domicile doit justifier d’un abonnement internet (box ou téléphonie data). Il bénéficie, sous réserve de fournir à l’administration une facture dudit abonnement, d’une prise en charge forfaitaire de dix euros nets par mois.

En cas de panne ou de dysfonctionnement, l’agent bénéficie d’une assistance informatique à distance. Dans le cas où une intervention technique serait nécessaire, elle sera réalisée au sein des locaux de la Région.

L’agent est responsable du matériel mis à sa disposition. Il doit prendre toutes les précautions nécessaires pour éviter les dommages sur les équipements qu’ils lui sont remis. En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité à domicile, le télétravailleur doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prendra alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité. A ce titre, il pourra être demandé à l’agent de revenir au sein des locaux de la Région dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

La Région prend également, dans le respect des prescriptions de la CNIL, les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles. Les règles spécifiques relatives à la sécurité des systèmes d’information ainsi que les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées à des fins professionnelles dans le cadre de l’exercice du télétravail, sont précisées dans la charte pour l’usage des ressources informatiques et des services internet ainsi que dans la politique de sécurité des systèmes d’information de la Région. Le télétravailleur doit, quant à lui, assurer la confidentialité et l’intégrité des informations et dossiers qui lui sont confiés.

Contrôle de l’activité, accidents du travail et responsabilité civile

Afin de s’assurer que les objectifs fixés à l’agent, lorsqu’il exerce ses fonctions en télétravail, sont atteints, le responsable hiérarchique procède régulièrement à leur contrôle et évaluation. L’entretien professionnel annuel est par ailleurs l’occasion de faire le point sur l’exercice du télétravail, les attentes de l’agent, les réajustements nécessaires, etc.

La Région prend en charge les coûts relatifs aux accidents du travail survenus à l’agent en télétravail, comme pour tout autre agent, si l’imputabilité au service est reconnue.

La Région prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition dans le cadre de l’activité professionnelle. Les dommages causés aux tiers sont pris en charge par la collectivité s’ils résultent directement de l’exercice du télétravail, ou s’ils sont causés par les biens qu’elle met à disposition. Si les dommages résultent d’une faute personnelle détachable du service, la responsabilité de la Région n’est pas engagée ; si la responsabilité de la Région est recherchée, cette dernière peut se retourner contre le télétravailleur.

Lors de la signature de la convention tripartite, l’agent devra attester :

- que l’installation électrique du poste de travail du ou des domiciles au sein desquels il télétravaillera respectent la norme électrique NF C 15-100. Il n’est pas exigé que l’intégralité du logement soit conforme, uniquement l’espace dédié au télétravail. Cette attestation permet de s’assurer que la prise à laquelle l’ordinateur sera branché est protégée par un interrupteur différentiel calibré à 30mA et par un disjoncteur.


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- qu’il souscrit à une assurance habitation ou que le domicile au sein duquel il télétravaille est couvert par une assurance habitation, qui ne dispose pas de clause d’exclusion à l’exercice professionnel.

Postes de travail, accompagnement et formation

En faisant acte de candidature, l’agent déclare disposer des conditions suffisantes pour exercer ses missions dans un environnement de travail adapté. Afin de lui apporter toute l’assistance nécessaire dans l’appréciation des conditions du télétravail, l’agent peut s’appuyer sur les dispositifs de prévention mis en œuvre par la collectivité.

Par ailleurs, dans le cadre de ses attributions en matière de prévention des risques professionnels, le CHSCT a compétence pour visiter les locaux de travail. Dès lors, une délégation du CHSCT peut effectuer une visite du lieu de télétravail de l’agent afin de vérifier la bonne application des dispositions en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

Dans le cas où l'agent exerce ses fonctions en télétravail à son domicile, l'accès au domicile du télétravailleur est subordonné à l'accord préalable de l'intéressé, dûment recueilli par écrit.

Le CHSCT fixe sur cette base l’étendue, les missions ainsi que la composition de la délégation chargée de la visite dans le respect des dispositions réglementaires en vigueur et du règlement intérieur du CHSCT régional.

Cette délégation comprend au moins un représentant de la collectivité et au moins un représentant du personnel. Elle peut être assistée d’un médecin de prévention, du ou des agents chargé(s) d’assurer une fonction d’inspection dans le domaine de la santé et de la sécurité, et de l’assistant ou du conseiller de prévention.

Les agents télétravailleurs et leurs encadrants suivront une formation dédiée et adaptée aux spécificités du dispositif au sein du CRIF. Elle traitera notamment des modalités du télétravail, des mesures de prévention individuelles et collectives mises en place par la collectivité, des évolutions de l’organisation du travail et les adaptations du management à une gestion à distance. Par ailleurs, le cas échéant, une ou des formations ciblées sur l’utilisation des équipements et outils nécessaires à l’exercice des missions en télétravail seront dispensées aux agents télétravailleurs (article 5 du décret n°2016-151 du 11/02/2016).

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