Projet d’harmonisation inter-conseils: les détails

Congrès annuel de l’ACESMontréal, le 4 novembre 2013

Présenté par Gordana KrcevinacDirectrice, Projet d’harmonisation des BESC

Ordre du jour• Raison d’être de l’harmonisation• Contexte des BESC• Phase de conceptualisation• Mobilisation des intervenants• Exécution des programmes de

BESC harmonisés• Échéancier de mise en œuvre• Questions

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Raison d’être de l’harmonisation

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Assurer le leadership des trois organismes subventionnaires dans un contexte de formation en recherche

et de carrières axées sur la recherche en constante évolution

• Éliminer les barrières à l’innovation• Répondre aux préoccupations de la communauté

et des étudiants• Maximiser la revue par les pairs• Éliminer le double emploi dans les tâches

administratives• Renforcer la collaboration inter-conseils

Contexte des BESC

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2003

• Les Bourses d’études supérieures du Canada (BESC) sont mises sur pied par le gouvernement fédéral

• 105 millions de dollars par an sont alloués au soutien des meilleurs et des plus brillants candidats aux études supérieures au Canada

• Les trois organismes subventionnaires offrent 2 000 bourses de maîtrise et 2 000 bourses de doctorat

2007• 27 millions de dollars supplémentaires sont alloués au programme• Les trois organismes subventionnaires remettent 2 500 bourses de

maîtrise et 2 500 bourses de doctorat• Les BESC sont renommées pour rendre hommage à des chercheurs

et entrepreneurs d’exception : Alexander Graham Bell (Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie [CRSNG]), Frederick Banting et Charles Best (Instituts de recherche en santé du Canada [IRSC]) et Joseph-Armand Bombardier (Conseil de recherches en sciences humaines [CRSH])

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Processus antérieurs des concourspour l’obtention de BESC M

OrganismeUniversité

Organisme

Université Organisme

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Processus des concourspour l’obtention de BESC D

OrganismeUniversité

Organisme

UniversitéO

O

O

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Contexte de l’harmonisation

2008

• Lancement des bourses de doctorat Vanier (167 par année)

2010

• Lancement des bourses postdoctorales Banting (70 par année)

2012

• Formation de l’équipe du projet d’harmonisation interorganismes9

Le secrétariat des boursesVanier et Banting

• Une plateforme de demande• Un formulaire de demande• Mêmes critères de sélection• Services Web partagés• Gouvernance inter-conseils

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Distribution des BESC par l’organisme

Bourses d’études supérieures du CanadaBourses de maîtrise : 17 500 $ (1 an)Bourses de doctorat : 35 000 $ (jusqu’à 3 ans)Répartition des bourses par organisme CRSH : Maîtrise : 1 300, doctorat : 1 300CRSNG : Maîtrise : 800, doctorat : 800CRSNG : Maîtrise : 400, doctorat : 400

Suppléments pour études à l’étranger Michael Smith

– Jusqu’à 6 000 $ pour étudier 6 mois à l’étranger. Doit bénéficier d’une BESC.

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CRSH 22 300 000 $ CRSH 45 500 000 $

CRSNG 14 000 000 $ CRSNG 28 000 000 $

CRSNG : 80CRSH : 125 IRSC : 45

Nombre de bourses disponibles par annéepar organisme subventionnaire

Maîtrise* Doctorat*

IRSC 14 000 000 $

IRSC 7 000 000 $

*Dépenses annuelles totales liées aux BESC par organisme

Financement direct globalpour la formation

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IRSC Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1er cycle au postdoctorat)

55 000 000 $

CRSNG

Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1er cycle au postdoctorat)

116 000 000 $

CRSH

Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1er cycle au postdoctorat)

115 000 000 $

Survol des budgets visant la formation

* Ne comprend pas les bourses stratégiques des IRSC

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CRSH CRSNG IRSCBESC M 22 800 000 $ BESC M 14 000 000 $ BESC M 7 000 000 $BESC D 45 500 000 $ BESC D 28 000 000 $ BESC D 14 000 000 $BESC – Total 68 300 000 $ BESC – Total 42 000 000 $ BESC – Total 21 000 000 $Suppléments Michael Smith 750 000 $

Suppléments Michael Smith 480 000 $

Suppléments Michael Smith 270 000 $

CRSH – Doctorat 22 900 000 $B. d’études sup. – Maîtrise 2 200 000 $ BEDE 1 100 000 $

B. d’études sup. – Doctorat 28 200 000 $

B. d’études sup. – Total 30 400 000 $

Vanier 8 300 000 $ Vanier 8 300 000 $ Vanier 8 300 000 $Banting 3 200 000 $ Banting 3 200 000 $ Banting 3 200 000 $ BRPC 13 700 000 $ ESII – Maîtrise 3 100 000 $ ESII – Doctorat 2 500 000 $ ESII – Total 5 600 000 $ BP 11 600 000 $ BP 12 300 000 $ BP 21 000 000 $Total – fonds directs 115 000 000 $ Total – fonds directs 116 000 000 $ Total – fonds directs 54 800 000 $

FONCER (indirect) 19 800 000 $ ISFRS (indirect) 15 600 000 $

Étudiants recevant indirectement de l’aide par des subventions (2 500) 40 000 000 $

Étudiants recevant indirectement de l’aide par des subventions (18 500) 282 000 000 $

Étudiants recevant indirectement de l’aide par des subventions () 130 100 000 $

Total global 155 000 000 $ Total global 417 800 000 $ Total global 199 700 000 $

* Ne comprend pas les bourses stratégiques des IRSC

Phase de conceptualisation

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Tâches de l’équipe du projet d’harmonisation interorganismes

• Examiner d’un œil critique la façon dont les trois organismes exécutent leur programme relatif aux BESC M et D et leurs autres programmes semblables

• Réexaminer certains des principes fondamentaux des programmes

• Évaluer les résultats des consultations menées récemment par les organismes

• Nouvelle conception• Mise en œuvre

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Principes fondamentauxdu projet d’harmonisation

• Intégration• Simplicité • Qualité du service • Excellence• Obligation de rendre compte

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Objectifs de conception

• Simplifier les procédures et processus relatifs à la soumission d’une demande et à la sélection des étudiants diplômés et des établissements d’enseignement postsecondaire

• Favoriser une meilleure harmonisation interorganismes des principales caractéristiques des possibilités de financement (critères d’admissibilité et de sélection, dates limites importantes, etc.)

• Offrir aux établissements d’enseignement postsecondaire canadiens la possibilité de faire un meilleur usage des bourses en tant qu’outils pour recruter les meilleurs étudiants

• Offrir de nouvelles occasions pour les établissements et les organismes de rationaliser les tâches administratives et de favoriser l’efficience dans un contexte de restrictions budgétaires

• Utiliser plus efficacement les ressources d’évaluation par les pairs• Réaliser des économies, offrir une plus grande souplesse et

favoriser la réduction des obstacles inutiles qui touchent les mandats des organismes 17

Possibilités relatives à la conception : BESC M

• Éliminer les évaluations effectuées par les organismes

• Regrouper les activités liées au recrutement et à la prise de décision concernant les bourses au niveau de l’établissement

• Financer les bourses au moyen de subventions versées aux établissements

• Le CRSNG renoncerait à offrir des bourses d’études supérieures à l’étranger

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Modèle d’entrée par rapportau modèle de sortie

Modèle d’entrée : l’étudiant fait une demande pour obtenir une BESC par l’entremise de l’université où il souhaite étudier

Modèle de sortie : l’étudiant fait une demande pour une BESC par l’entremise de l’université qu’il fréquente au moment de la demande

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Pourquoi un modèle d’entrée?

• Pour que les universités puissent utiliser les BESC comme un outil de recrutement

• Pour aider les universités à retenir leurs meilleurs étudiants

• Pour poursuivre des objectifs stratégiques harmonisés avec les forces de l’établissement

• Pour utiliser les bourses afin de soutenir l’élaboration de nouveaux programmes de recherche

• Pour augmenter l’efficience en éliminant la catégorie des demandeurs sans intermédiaire

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Possibilités relatives à la conception : BESC D

Le nouveau modèle s’appliquerait aux BESC et aux bourses de doctorat propres aux organismes. Il faudrait revoir :

•les formulaires de demandes et la plateforme électronique, le CCV•Règles d’admissibilité, le processus d’évaluation, la revue par les pairs•Politiques communes, réglements et pratiques administratives•la méthode de calcul des quotas•l’administration des fonds après l’octroi

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Portail des demandes

• Les organismes ont accepté d’utiliser le Portail de recherche en tant que portail de demande unique

• Des ressources ont été allouées à la préparation d’un formulaire en ligne

• Les trois éléments d’une demande :1) CV commun canadien2) Renseignements concernant la demande3) Pièces jointes

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Suppléments pour études à l’étranger Michael Smith

• Intégrer des éléments de l’initiative Suppléments pour études à l’étranger Michael Smith dans la demande d’une BESC afin de simplifier le processus et de le rendre efficient

• Décentraliser encore plus le processus pour que l’évaluation de l’admissibilité revienne à l’établissement

• Apporter d’autres changements pour faire connaître davantage le programme et faire augmenter le nombre de demandes

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Mobilisationdes intervenants

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Activités de mobilisation

• Guide de discussion en ligne : 2 000 visiteurs pendant la période de consultation

• Courriel : observations reçues d’étudiants, d’administrateurs, de chercheurs et de doyens

• Sondage : réponses de 69 agents de liaison avec les étudiants et de 52 établissements

• Rencontres en personnes : rencontres avec 26 représentants d’associations partenaires qui ciblent les études supérieures

• Conseil consultatif : a fourni des conseils en matière de conception

• Présentations : lors de conférences et d’autres rassemblements

• Consultation interne : avec le personnel des trois organismes subventionnaires

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Commentaires sur la mobilisation

• Le projet arrive à un moment opportun, et il pourrait améliorer le système pour tous les utilisateurs

• L’harmonisation des BESC (modèle unique) soulève l’enthousiasme

• L’harmonisation des dates limites à l’échelle du pays est bien accueillie

• La souplesse en matière des sujets de recherche est aussi bien accueillie

• Le modèle d’entrée et l’augmentation possible de la charge de travail pour les établissements suscitent de l’appréhension

• On note des préoccupations concernant les changements à la formule de quotas et les répercussions sur les établissements qui en découleraient 26

Exécution des programmes

de BESC harmonisés

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Processus de demande

• Portail unique pour les demandes-Portail de recherche

• Harmonisation des formulaires de demande• Adoption du CV commun canadien• Portail pour les administrateurs des bourses• Adoption de dates limites à l’échelle du pays • Harmonisation des objectifs de formation en

recherche• Harmonisation des politiques, des règles et des

règlements relatifs aux programmes, de l’administration des fonds après l’octroi et des pratiques d’évaluation du mérite virtuelles

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Programme de BESC M harmonisé

• Adoption du modèle d’entrée• Les étudiants pourront faire une demande auprès d’un

maximum de cinq établissements• Le processus de sélection ne comportera désormais qu’une

étape au lieu de deux• Les universités géreront le processus de sélection et

l’attribution des bourses; les organismes ne procéderont plus à la sélection centralisée à l’échelle nationale

• L’évaluation de l’admissibilité des sujets soumis sera déléguée aux universités

• Les universités recevront leur quota de BESC par organisme. La formule de calcul sera fondée sur la distribution moyenne actuelle du nombre de bourses à chaque établissement (lieu de validité des bourses) au cours des trois dernières années. Quotas en vigueur pendant trois ans.

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Processus actuels relatifs aux concours pour l’obtention d’une bourse de

maîtrise

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Université

Organisme subven-

tionnaire

Université

Demandeurs sans intermédiaire

Processus proposés relatifs aux concours pour l’obtention d’une bourse

de maîtrise

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Quotas

Organisme

Organisme Organisme

Programme de BESC D harmonisé

• Concours à l’échelle nationale• Portail unique pour les demandes et la recherche• Adoption du CV commun canadien• Adoption d’un modèle de cogestion par tous les

organismes (changement au processus des IRSC). Le quota visant les demandes demeure en vigueur en 2013

• La formule de calcul des quotas sera revue• Adoption de dates limites à l’échelle du pays • Processus de sélection virtuel

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BESC D

IRSC D

CRSNG D

CRSH D

Quotas des bourses • 2 500 bourses de maîtrise pour les étudiants (BESC M) sont disponibles

chaque année• IRSC : 400 bourses, CRSNG : 800 bourses, CRSH :1 300 bourses• Ces quotas sont établis pour les concours de 2014 à 2016

• La formule pour calculer les quotas est basée sur la répartition moyenne du nombre de BESC M détenues à chaque université (lieu de validité des bourses) au cours des dernières années de concours.

• Les universités doivent attribuer les bourses selon le quota de BESC M reçues par année et par organisme– Ces bourses ne peuvent ni être reportées à une année subséquente ni

être transférées à un autre organisme– Le quota demeure en vigueur pendant trois ans

• Au cours de l’automne, les organismes mettront au point un processus d’attribution d’un quota pour les nouveaux venus (universités)

• Les organismes reverront la formule de calcul pour la répartition des quotas

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Changements administratifs

• Bourses versées aux établissements• Élimination des obstacles structurels au niveau

des organismes en ce qui concerne les questions d’admissibilité des sujets de recherche

• Rationalisation de l’administration des fonds après l’octroi grâce à la collaboration directe avec les universités

• Rationalisation de la production des rapports • Adoption d’une structure de gouvernance du

programme souple pour les trois organismes subventionnaires

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Rôles et responsabilitésOrganismes :• Exécuter le programme des BESC• Fournir aux universités les politiques et les lignes directrices

gouvernant le programme de BESC• Fournir aux universités les quotas relatifs aux subventions pour les

BESC M• Fournir aux universités des outils harmonisés de gestion pour gérer le

processus de sélection et les subventions pour le programme de BESC M, notamment :• un portail commun pour la soumission des demandes sur le Web (le

portail de recherche)• des lignes directrices pour la sélection et l’administration des

subventions par les universités• les modalités relatives aux subventions qui doivent être fournies

aux candidats retenus • Soumettre des rapports distincts produits par les trois organismes au

Parlement du Canada sur l’utilisation des fonds destinés aux BESC et les résultats du programme

• Se réserver le droit d’interpréter et de faire respecter les politiques et les lignes directrices régissant le programme de BESC M établies dans la documentation publiée

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Rôles et responsabilitésUniversités :• Administrer le processus de sélection des étudiants pour attribuer

les BESC M• Respecter les politiques et les lignes directrices qui régissent le

programme des BESC M• Accepter les rôles et responsabilités décrits dans ce document• Informer les candidats des résultats• Gérer et administrer les subventions• Utiliser les outils des organismes pour exécuter le programme de

BESC M• Faire rapport aux organismes de l’utilisation des fonds destinés

aux BESC M et des résultats du programme, pour chaque aspect du mandat des organismes

• Respecter les modalités de l’entente (Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche ), y compris le cadre de référence (Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche)

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Annonce des résultats et des offres

• Portail pour les administrateurs des bourses• 1er April: Date unique pour annoncer les

résultats du concours et pour afficher les offres de bourse• Processus flexible• Disponible à l’année

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Production de rapport, surveillance, administration des

fonds après l’octroi Le travail d’harmonisation se poursuit :• Guide des boursiers• Politiques (sur le congé parental, par exemple)• Administration des fonds/production de rapport• Révision des formules pour calculer les

allocations et quotas• Suppléments pour études à l’étranger

Michael Smith• Harmonisation des BESC D• Groupe de travail des agents de liaison

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Page web trois-agences

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Portail de recherche

photographie

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Échéancier demise en œuvre

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Échéancier proposé2012 2013 2014-2015 2015-2016

Lancement du projet sur l’harmonisation des trois organismes subventionnaires (Complété)

• Conception du programme de BESC harmonisé (Complété)

• Mise en œuvre des changements à apporter au programme de BESC M (Complété)

• Compléter conception du programme

BESC D• Revue des formules

pour calculer les allocations et quotas

• Compléter l’évaluation du programme BESC

• Compléter l’évaluation du programme Vanier

• IRSC développement d’une stratégie de formation

• Mise en œuvre des changements à apporter au programme de BESC D

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Échéances importantes

Mi-septembre : Lancement du portail de recherche

Début novembre: Lancement du portail des administrateurs des

bourses1er décembre :Date limite de soumission des

demandes pour obtenir une BESC M

1er avril : Communication des résultats du concours 47

Des questions?

48

Merci!

Des questions ou des commentaires? Veuillez communiquer avec l’équipe responsable de l’harmonisation des

BESCà l’adresse suivante :

Harmonization@BESC-BESC.gc.ca 49