PROCÉDURES DE MISE EN VENTE DE BILLETS

À LA VITRINE CULTURELLE DE MONTRÉAL

La Vitrine culturelle a développé un outil transactionnel, mettant à la disposition des producteurs et diffuseurs indépendants un moyen simple et efficace de vendre des billets réguliers et de dernière minute. Le logiciel de billetterie de La Vitrine vous permet de vendre des billets via son Centre d’information culturelle et de billetterie, situé sur la rue Sainte-Catherine, en plein cœur du Quartier des spectacles qui accueille, à lui seul, déjà plus de 50 000 visiteurs par année. Les ventes WEB sur www.lavitrine.com, deviennent aussi possibles grâce à ce nouveau logiciel de billetterie, ainsi que via plusieurs autres sites partenaires. Plus de 40 000 visites par mois consultent notre site Internet. Cette billetterie facilite l’accessibilité aux billets de vos différentes activités (exposition, spectacles, événements, représentations, etc.) et vous permet de faire le suivi des ventes à même votre ordinateur. Le logiciel de billetterie La Vitrine soutient vos activités de développement de publics en rendant disponibles vos billets auprès des nombreuses clientèles de La Vitrine (abonnés à l’Infolettre, étudiants, visiteurs etc.). VENDRE DES BILLETS À LA VITRINE EST SIMPLE. Vous n’avez qu’à remplir le Formulaire | Information et billets escomptés, à chaque fois que vous désirez inscrire des ventes de billets à tarif escompté à La Vitrine, et nous le retourner par télécopieur. Un représentant de La Vitrine validera l’information fournie et saisira celle-ci dans le logiciel de billetterie de La Vitrine. Dès ce moment, il vous sera possible de vendre des billets à la billetterie La Vitrine et sur son site Internet qui est également accessible par les sites Web de ses partenaires. Important : un rabais minimal de 20% du prix régulier doit être accordé pour que le tarif soit considéré « dernière minute ». FRAIS DE TRANSACTION DE LA VITRINE Pour chaque billet vendu, La Vitrine percevra aux clients un frais minime, selon le tableau suivant :

Prix du billet : Frais (taxes incluses)

0,01 $ à 7,50 $ : 0,90 $

7,51 $ à 15,00 $ : 1,00 $

15,01 $ et + : 1,95 $

POLITIQUES | BILLETS AU TARIF DE DERNIÈRE MINUTE :

• Un rabais de 20 % minimum du prix régulier doit être accordé. • Assistance de 50 sièges et moins : un minimum de 10 % du taux d’assistance est exigé pour

l’offre de dernière minute. • Assistance de 51 sièges et plus : un minimum de 6 billets au tarif de dernière minute est

exigé. • Des frais de 25,00 $ par représentation seront demandés pour les salles n’offrant pas le

minimum de sièges. LES VENTES AU CENTRE D’INFORMATION ET BILLETTERIE EXEMPLES DE DOCUMENTS : Le client qui se présente au Centre d’information culturelle et billetterie de La Vitrine pour acheter un billet pour une de vos représentations obtiendra un billet imprimé à l’image de La Vitrine. Voici un spécimen du billet de La Vitrine :

Ce billet est l’équivalent de celui que vous émettez vous-même de votre lieu de diffusion. Le client pourra se présenter directement à l’entrée de la salle de spectacle avec ce billet. L’information qui se retrouve sur le billet reflète les normes de l’industrie et son aspect sécuritaire prévient toute possibilité de reproduction. Nous vous invitons donc à faire circuler le spécimen du billet La Vitrine auprès de vos équipes de services à la clientèle afin que tous puissent reconnaître que le billet La Vitrine est équivalent au vôtre.

LES VENTES SUR LE SITE WEB DE LA VITRINE Les clients qui souhaitent acheter des billets sur Internet pour les représentations de votre organisme pourront le faire sur www.lavitrine.com. Lorsque la transaction d’achat de billet(s) sera complétée, le client devra imprimer une confirmation de transaction et la présenter à votre comptoir de billetterie afin d’obtenir les billets. Il vous est possible d’inscrire dans le bas totalement, sur le modèle de confirmation, une mention spéciale et spécifique à votre organisme. Par exemple : les portes ouvrent à 18 h.

CONFIRMATION DES VENTES ET RAPPORTS DISPONIBLES SUR LE WEB Pour chaque vente de billet effectuée au Centre d’information culturelle et de billetterie de La Vitrine ou encore sur le site www.lavitrine.com, vous recevrez un courriel confirmant la transaction, qui vous précise l’information suivante :

- les numéros de confirmation (transaction La Vitrine, billet, transaction bancaire) - l’emplacement des sièges vendus - le nombre de billets vendus - le tarif - le montant total de la vente - le nom de la représentation - la date et l’heure de la représentation

Notez qu’un numéro de confirmation émis par La Vitrine n’est émis qu’une seule fois.

Vous pouvez aussi consulter un rapport via le site Internet afin de suivre vos ventes en temps réel. OUVERTURE D’UNE SESSION

Pour ouvrir une session, saisir d’abord l’adresse suivante dans son navigateur Internet : http://admin.lavitrine.com La page qui suit s’affiche, c’est la page Login :

Vous vous êtes fait attribuer un nom d’usager ainsi qu’un mot de passe lors de votre inscription à La Vitrine. Vous inscrivez ces informations dans les champs appropriés et appuyiez sur le bouton Login. Le système ouvre la session et le dirige vers la page Tableau de bord du membre.

Fermeture de session automatique

L’inactivité tolérée d’une session est d’une heure. Au-delà de ce délai sans activité, votre session est automatiquement fermée. Un message s’affiche indiquant la situation.

Visuel du message lors d’une fermeture automatique :

Information manquante

L’astérisque rouge ( * ) à côté d’un champ indique que celui-ci doit absolument être rempli. Si vous omettez d’en remplir un et que vous cliquez sur Sauvegarder, le système réaffiche la page avec une boîte jaune contenant un message d’erreur, à la gauche de l’écran. Erreur système

Lorsqu’une erreur se produit avec les opérations normales, le système affiche un message d’erreur pour vous informer du problème. Le système réinitialise ensuite la session (après un délai de 5 secondes), c'est-à-dire qu’il vous renvoie à la page Login. Menu de navigation

Le menu de navigation est situé dans la partie gauche de l’écran. Il permet de se déplacer dans les différentes sections Les différentes parties sont représentées par des boutons qui deviennent rouge plus pâle lorsqu’ils sont sélectionnés.

GESTION DES RAPPORTS DE VENTE

La section Rapport vous permet d’obtenir des informations sur les billets qui ont été vendus. Deux types de rapports vous sont disponibles : Rapport ventilé des ventes :

Ce rapport s’obtient par une recherche, définie par plusieurs critères. Il permet de consulter les ventes pour une période définie, selon les filtres des critères.

Rapport des billets vendus par représentation :

Ce rapport s’obtient en choisissant parmi les représentations accessibles au membre. Le rapport comportera la liste de tous les billets vendus pour cette représentation, avec des détails qui permettront au membre la validation des billets (ou confirmation) le soir de la représentation venu.

Visuel de la fenêtre de gestion des rapports :

1. Générer un rapport ventilé de ventes

Pour se rendre sur la page des rapports, cliquez sur le bouton Rapport du menu de gauche. Le système affiche la fenêtre avec les deux sections : une pour chacun des deux types de rapports. Dans la section Rapport ventilé des ventes, entrez les informations afin de préciser la recherche parmi toutes les ventes de billets. On trouve dans cette section de la fenêtre :

• Date de début de période *

• Date de fin de période *

• Origine des ventes (Toutes les ventes

• Emplacement (Seulement les emplacements auxquels des billets vendus sont associés et auxquels vous avez accès)

, Comptoir seulement, Internet seulement), Fonctionnalités à venir : Kiosque internet seulement ou Kiosque comptoir seulement

• Activités (Seulement les activités auxquelles des billets vendus sont associés et auxquelles vous avez accès)

• Choix entre Transactions régulières ou Transactions annulées

• Bouton Générer rapport

Entrez les dates afin de déterminer une période (obligatoire) et ajustez les listes déroulantes si désiré, pour préciser votre recherche. Cliquez ensuite sur le bouton Générer rapport. Le système génère et affiche le rapport avec les informations suivantes en haut :

• Rapport ventilé des ventes de la billetterie (titre) • Date et heure de production (du rapport) • Pour la période (selon les dates choisies dans la fenêtre précédente)

Tableau contenant les informations suivantes sur les ventes (selon les caractéristiques spécifiées) :

• # de transaction • Origine (Comptoir, Internet, Kiosque Internet ou Kiosque comptoir) • Date et heure de la vente • Emplacement • Activité • Nombre de billets • Total billets • Frais Internet (frais La Vitrine) • Transport (frais de livraison) • Total payé

Voici le visuel de la fenêtre du rapport ventilé des ventes :

Il y a au bas de la page un inventaire, pour toutes les transactions du tableau du haut, qui indique :

• Nombre total de billets vendus • Total des billets vendus (montant en $) • Total des frais Internet (frais La Vitrine) • Total des frais de transport • Total TPS (taxe sur les produits et services) • Total TVQ (taxe de vente du Québec) • Total facturé

À la droite de la fenêtre, on trouve les boutons :

• Générer rapport • Fermer

1.1 Impression d’un rapport ventilé de ventes Pour effectuer cette opération, vous devez avoir le logiciel Adobe Reader installé sur votre poste. Si vous ne l’avez pas, allez à l’adresse suivante pour télécharger gratuitement la dernière version :

http://www.adobe.com/fr/products/acrobat/readstep2.html Pour générer un rapport ventilé des ventes, cliquez d’abord sur le bouton Rapport du menu de gauche. Le système affiche la fenêtre avec les 2 sections de rapports. Dans la section Rapport ventilé des ventes de la billetterie, entrez les informations afin de préciser votre recherche. Appuyiez ensuite sur le bouton Générer rapport et le système ouvre la fenêtre avec le rapport affiché. Cliquez sur le bouton Générer rapport de cette fenêtre. Un bouton Ouvrir rapport apparaît | Cliquez dessus. La fenêtre suivante s’ouvre :

Cliquez sur Ouvrir et une fenêtre générée par le logiciel Acrobat Reader s’ouvre avec le rapport affiché. Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, aller dans Fichier et choisir dans la liste déroulante l’option Imprimer. Réglez les propriétés selon votre imprimante, format, etc. Cliquez finalement sur Ok pour lancer l’impression. L’impression a lieu | Vous pouvez récupérer votre rapport imprimé.

2. Générer un rapport des billets vendus Pour générer le rapport, allez sur la page des rapports et cliquez sur le bouton Rapport du menu de gauche. Le système affiche la fenêtre et choisissez une représentation dans la liste déroulante de la section Rapport des billets vendus par représentation. Appuyiez sur le bouton Chercher. Les représentations dans la liste affichent pour chacune :

• Titre de l’activité • Date • Heure

Voici le visuel de la section de recherche de rapport des billets vendus :

Après avoir fait son choix de représentations, cliquez sur le bouton Chercher. Une fenêtre et le rapport s’affiche. Au haut de la fenêtre on trouve :

• Titre de l’activité • Date et heure de la représentation • Emplacement • Bouton Générer rapport • Bouton Fermer

Dans le tableau des ventes, on trouve pour chaque billet :

• # de billet • # de transaction • Nom et prénom du client • Les 4 premiers et les 4 derniers # de la carte de crédit

Voici le visuel du rapport des billets vendus :

2.1 Impression d’un rapport des billets vendus

Pour effectuer cette opération, vous devez avoir le logiciel Adobe Reader installé sur votre poste. Si vous ne l’avez pas, allez à l’adresse suivante pour télécharger gratuitement la dernière version :

http://www.adobe.com/fr/products/acrobat/readstep2.html Pour générer un rapport de vente de billets, cliquez d’abord sur le bouton Rapport du menu de gauche. Le système affiche la fenêtre avec les 2 sections de rapports. Dans la section Rapport des billets vendus par représentation, choisissez une représentation dans la liste déroulante. Appuyiez ensuite sur le bouton Chercher et le système ouvre la fenêtre avec le rapport affiché. Cliquez sur le bouton Générer rapport de cette fenêtre. Un bouton Ouvrir rapport apparaît | Cliquez dessus.

La fenêtre suivante s’ouvre :

Cliquez sur Ouvrir et une fenêtre générée par le logiciel Acrobat Reader s’ouvre avec le rapport affiché. Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, aller dans Fichier et choisir dans la liste déroulante l’option Imprimer. Réglez les propriétés selon votre imprimante, format, etc. Cliquez finalement sur OK pour lancer l’impression. L’impression a lieu | Vous pouvez récupérer le rapport imprimé. QUITTER L’APPLICATION Vous pouvez quitter l’application en tout temps par un bouton Quitter situé dans le bandeau aux couleurs de La Vitrine, en haut complètement de la fenêtre. Cliquez sur le bouton Quitter, le système quitte la page dans laquelle il se trouvait et affiche la page de Login.