presentation du logiciel de gestion sirah webschool
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PRESENTATION DU LOGICIEL DE
GESTION SIRAH WEBSCHOOL
VERSION DEMO SUR
http://ww.siraah.net/webschoolpro/login PARAMETRES DE CONNEXION ADMINISTRATEUR:
• IDENTIFIANT : admindemo
• MOT DE PASSE : demoSir@h26
SOMMAIRE PRESENTATION DU LOGICIEL DE GESTION SIRAH WEBSCHOOL ............................. 1
A. Présentation du logiciel ................................................................................................... 5
I. Intitulé du logiciel ........................................................................................................... 5
II. L’origine du logiciel .................................................................................................... 5
1. Contexte et origine du projet ....................................................................................... 5
2. Objectifs visés .............................................................................................................. 6
III. Les spécifications fonctionnelles ................................................................................. 6
1. Généralités ................................................................................................................... 6
2. L’administration système ............................................................................................ 6
3. Gestion et suivi de la scolarité ..................................................................................... 9
4. Gestion et suivi de la comptabilité ............................................................................ 11
5. La gestion des formations et des cours ...................................................................... 12
6. La gestion des examens et résultats ........................................................................... 12
7. La gestion des commandes et achats ......................................................................... 13
8. La gestion électronique des documents ..................................................................... 14
9. Les panneaux de recherche ........................................................................................ 15
IV. Les spécifications techniques de l’application .......................................................... 15
1. Présentation des technologies et concepts utilisés ..................................................... 15
2. Les navigateurs web supportés .................................................................................. 16
3. Systèmes d’exploitation supportés ............................................................................ 16
4. Les systèmes de gestion de bases de données supportés ........................................... 17
V. Les besoins couverts par le logiciel ........................................................................... 17
1. Optimiser les processus de création et de traitement des dossiers d’inscriptions dans
les universités .................................................................................................................... 17
2. Faciliter l’accès au processus d’inscription en proposant aux étudiants un outil de
candidature en ligne .......................................................................................................... 17
3. Améliorer le stockage, la rapidité d’accès et le partage des documents .................... 18
4. Améliorer les moyens de communication ................................................................. 18
5. Optimiser les méthodes de suivi des cours et des évaluations .................................. 18
6. Réduire les taux d’erreurs .......................................................................................... 18
7. Faciliter l’élaboration des relevés des notes .............................................................. 18
VI. Les caractères innovants du projet ............................................................................. 18
1. Sécurité et contrôles d’accès aux ressources ............................................................. 18
2. Notre librairie ............................................................................................................ 19
3. Les candidatures en ligne .......................................................................................... 19
4. La gestion électronique des documents ..................................................................... 20
VII. Les forces et les faiblesses ......................................................................................... 20
1. Forces et atouts du logiciel ........................................................................................ 20
2. Faiblesses et insuffisances ......................................................................................... 22
VIII. Les bénéfices sociaux, économiques et écologiques ............................................. 22
1. Les bénéfices écologiques ......................................................................................... 22
2. Les bénéfices économiques ....................................................................................... 23
3. Les bénéfices sociaux ................................................................................................ 23
B. Présentation de notre équipe ......................................................................................... 23
I. Présentation ................................................................................................................... 23
II. Nos objectifs .............................................................................................................. 23
III. Notre vision ............................................................................................................... 24
IV. Nos références ........................................................................................................... 24
1. Conception de sites web ............................................................................................ 24
2. Développement d’applications web ........................................................................... 29
C. Divers ............................................................................................................................ 29
I. Version d’évaluation du logiciel ................................................................................... 29
II. Découvrir le logiciel en images ................................................................................. 29
A. Présentation du logiciel
I. Intitulé du logiciel SIRAH WEBSCHOOL, étant la désignation du logiciel de gestion académique que nous
avons élaboré, est une application web destinée aux universités, instituts et écoles
supérieures. Elle fournit à ces derniers des moyens et outils modernes pour accroitre leur
productivité, améliorer leur stratégie de communication, apporter un meilleur suivi à leur
comptabilité, optimiser leur processus de création et de stockage des documents, en somme de
booster leur rendement.
C’est une solution web centralisée, extensible et modulaire, dont l’accès est partagé de façon
sécurisée entre plusieurs utilisateurs regroupés en rôles et limités par des permissions d’accès.
II. L’origine du logiciel
1. Contexte et origine du projet
L’évolution technologique nous a conduits à un niveau où nous avons la possibilité de
réaliser de manière plus aisée des tâches ou des activités dans nos familles, nos entreprises,
nos institutions. En effet, l’outil informatique comme l’a une fois dit Bill Gates, le fondateur
de Microsoft, devrait améliorer nos vies. Les systèmes informatiques conçus de nos jours
nous permettent d’automatiser de nombreuses tâches dans les domaines de la santé, de la
comptabilité, de l’industrie, etc.
Cette facilité fournie par les TICs, se retrouve également dans le système éducatif et de
formation universitaire, qui, de nos jours, requiert d’énormes activités dans le suivi et la
planification des activités administratives et financières, le suivi des inscriptions académiques
et pédagogiques, le suivi et l’évaluation des résultats scolaires.
Dans l’optique de rendre accessibles ces facilités dans notre milieu, nous avons, suite aux
besoins formulés par une université locale de disposer d’une application de gestion
académique, réuni nos compétences en technologies numériques pour créer un logiciel de
gestion académique qui est déjà déployé dans certaines universités.
2. Objectifs visés
Le logiciel a pour finalité d'offrir aux écoles les moyens d’atteindre les objectifs spécifiques
suivants :
• Assurer un meilleur suivi des processus d’inscription des étudiants ;
• Stocker, partager et faciliter l'accès aux documents numériques des étudiants ;
• Assurer un meilleur suivi des paiements des frais de scolarité, des frais de pré-
inscription et des honoraires;
• Fournir un portail collaboratif aux étudiants et aux enseignants leur permettant
d’accéder à des informations tels que les programme des cours, les résultats de fin
d’année, l’historique des paiements les concernant, etc;
• Optimiser les méthodes de suivi des instances de cours et d’activités programmées ;
• Faciliter l’accès au processus d’inscription en proposant aux candidats un portail de
candidature en ligne comportant une plateforme de traitement des dossiers de
candidature (pré-inscription) ;
• Permettre aux écoles de disposer d’un système professionnel de stockage de leurs
documents physiques (les factures, les devis, les courriers, les lettres, etc.) ;
• Améliorer leur stratégie de communication à travers un système d’emailing complet
(mail groupé) leur permettant d’élaborer des annonces et de les distribuer à leurs
contacts.
III. Les spécifications fonctionnelles
1. Généralités
La solution que nous avons mise en œuvre, est une application web basée sur les technologies
web 2.0 dont principalement PHP, Javascript, HTML/CSS3, SQL. Elle est structurée en
modules regroupant chacun de nombreuses fonctionnalités. C’est une application centralisée,
accessible à la fois par plusieurs utilisateurs de manière sécurisée, à travers le réseau
informatique local de l’entreprise. C’est une solution qui peut être aussi déployée sur le web
afin de permettre aux utilisateurs de s’y connecter quel que soit leur situation géographique.
2. L’administration système
L’administration système représente le module de l’application qui permet d’effectuer
des opérations de contrôle et de gestion des utilisateurs, de leurs rôles, des permissions
d’accès et de configurer les paramètres système utilisés par le logiciel. Ses fonctionnalités
principales sont les suivantes :
a) Gestion des comptes des utilisateurs
Notre solution permet de créer les comptes des utilisateurs devant accéder au logiciel
avec la possibilité de les associer des rôles à travers lesquels on pourra professionnellement
définir des règles d’accès à chaque ressource ou fonctionnalité et effectuer une gestion par
lots. Ainsi, les fonctionnalités de l’outil sont restreintes à chaque utilisateur en fonction du ou
des rôles qu’on lui a assignés. Les utilisateurs accèdent au logiciel via un processus
d’authentification au cours duquel ils indiquent leur identifiant et leur mot de passe. Le mot
de passe est crypté de façon irréversible (via un puissant algorithme de cryptage) avant d’être
enregistré dans la base de données. Nous permettons ainsi aux utilisateurs de disposer d’une
sécurité de stockage de leur mot de passe qui reste inaccessible à toute personne, même à
l’administrateur du système de gestion de la base de données (SGBD) utilisé par l’application.
b) Gestion des rôles et permissions (les ACLs)
Dans le but d’assurer la sécurité d’accès aux informations, le logiciel propose nativement
un modèle de sécurité complet et configurable basé sur un système de rôles. Un rôle
correspond à un ensemble de permissions dévolues à un ou plusieurs utilisateurs. Les rôles
déterminent les permissions des utilisateurs au sein des zones délimitées de l’application. Ce
système simplifie considérablement la gestion des utilisateurs. Il offre la possibilité de mettre
en place un système de rôles décentralisé et de gérer ainsi finement les permissions de chaque
utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Les rôles par défaut qui sont fournis par le logiciel sont les
suivants :
• Le rôle Etudiant : attribué aux étudiants de l’université et via lequel les étudiants
pourront accéder à leur espace privé, au programme des cours (emploi du temps), aux
résultats d’examens.
• Le rôle Enseignant : auquel sont associés les enseignants de l’université et via lequel
les enseignants pourront accéder à leur espace privé, au programme des cours, aux
ressources pédagogiques, notes et résultats d’examens de ses étudiants, etc.
• Le rôle Gestionnaire : qui permettra à certains utilisateurs d’accéder et de gérer les
fonctionnalités de programmation des cours et des soutenances, de partage de
ressources pédagogiques (documents), de gestion des mémoires, de gestion des
paramètres des examens, des barèmes de notation ;
• Le rôle Comptable : à travers lequel certains utilisateurs pourront accéder aux
fonctionnalités de gestion des informations de la comptabilité telles que le suivi des
paiements des frais de scolarité, paiements des frais d’inscription, paiements des
honoraires, bilans des paiements ;
• Le rôle Administrateur : qui représente le rôle attribuant le maximum de privilèges à
ses utilisateurs leur autorisant à accéder aux fonctionnalités de l’application
accessibles via les rôles cités plus haut ;
• Le rôle Superviseur qui est le rôle de l’utilisateur devant accéder à toutes les
fonctionnalités de l’application, notamment les fonctionnalités du module
d’administration.
Le logiciel permet également aux administrateurs ou aux utilisateurs autorisés de créer de
nouveaux rôles, de définir les règles d’héritage entre ces rôles et d’attribuer des permissions.
L'accès aux fonctionnalités et documents au sein de la plateforme est soumis à des
vérifications de droits, ainsi, chaque opération déclenche une vérification de la politique de
sécurité. Par défaut, la gestion des droits est basée sur un modèle de liste de contrôles d'accès
(ACL) dynamique. Chaque fonctionnalité ou document peut porter une ACL définissant les
permissions qui sont attribuées aux différents utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Le modèle
d'ACL utilisé supporte l'héritage (un rôle hérite des droits des rôles parents) et la gestion des
droits négatifs (possibilité de retirer certaines permissions à certains utilisateurs ou groupes).
c) Définition des paramètres système
La définition des paramètres systèmes constitue à attribuer des valeurs à certaines constantes
utilisées dans le comportement général du logiciel. Elle permet à l’entreprise de personnaliser
le comportement du logiciel et de l’adapter à son contexte afin de mieux exploiter ses
fonctionnalités.
Le logiciel permet par ailleurs de faire ressortir des informations d’audit système permettant
de mieux diagnostiquer son comportement et les informations enregistrées par les utilisateurs.
d) Espace privé
Tous les utilisateurs du logiciel peu importe le rôle (étudiant, enseignant, gestionnaire,
administrateur ou superviseur), ont un espace privé à travers lequel ils pourront gérer leurs
informations et documents. Le module d’espace privé appelé dans le logiciel sous le nom de
« Mon Espace » fournit les possibilités suivantes :
(1) Tableau de bord
Le tableau de bord est la page d’accueil de tout utilisateur, après son authentification à travers
laquelle celui-ci aura un résumé de toutes les informations le concernant. Le tableau de bord
va par exemple permettre aux étudiants, lors de la connexion à leur session, d’avoir l’emploi
du temps ou d’avoir les résultats de leurs examens ou de voir les notifications de retard de
paiements de leur scolarité
(2) Profil
La fonctionnalité « Mon profil » va permettre à tous les utilisateurs d’accéder à leurs
informations personnelles et d’y apporter des mises à jour. Chaque utilisateur pourra joindre à
ce niveau son avatar ou sa photo lui permettant d’indiquer son identité aux autres utilisateurs.
3. Gestion et suivi de la scolarité
a) Inscriptions administratives et pédagogiques
A travers de nombreux outils, le logiciel fournit des fonctionnalités de création et de
traitement des dossiers d’inscriptions des étudiants. Il permet également d’effectuer la
réinscription des étudiants étant déjà passés par l’université. Cette fonctionnalité est rattachée
à un composant de gestion électronique des documents qui permet de scanner et de stocker les
documents physiques constituant les dossiers des étudiants (extraits d’acte civil, les diplômes
antérieurs, les CVs,etc). Le logiciel permet également de rattacher aux dossiers d’inscription
les parcours professionnels et de formations des étudiants. Ainsi, par cette fonctionnalité,
l’outil fournit de nombreuses facilités aux universités dans leur processus de création, de
stockage, et de traitement des dossiers d’étudiants.
Chaque dossier d’inscription a un numéro unique par lequel on identifie facilement l’étudiant,
et par lequel on peut rapidement constituer un bilan complet sur un étudiant.
Un panneau de recherche est disponible, offrant ainsi aux utilisateurs la possibilité d’effectuer
des recherches basées sur de nombreux critères tels que les numéros de dossiers, les
noms/prénoms des étudiants, filières ou unités de formations, etc.
Des fonctionnalités d’import/export sont également disponibles afin de permettre aux
utilisateurs d’importer les données d’inscription via un fichier CSV préalablement rempli ou
d’exporter les informations enregistrées dans un fichier CSV. Ceci permet à travers des
fichiers CSV d’enregistrer les dossiers d’inscriptions dans des conditions ou le logiciel n’est
pas disponible et ensuite le transférer dans le logiciel une fois que celui-ci est disponible.
b) Les candidatures en ligne
Notre solution intègre un module de gestion des candidatures, qui fournit aux étudiants la
possibilité de s’inscrire via le site web de l’université. Il permet aux étudiants, à partir
d’internet de :
• Enregistrer leurs informations personnelles;
• Enregistrer les informations rattachées à leur baccalauréat;
• Enregistrer les informations de leur parcours universitaire;
• Enregistrer les informations de leur parcours professionnel;
• Indiquer le module de formation auquel ils souhaitent postuler;
• Joindre les documents scannés nécessaires à la pré-inscription (attestations, extraits
d'acte de naissance, CV, lettres de motivation, demande de candidature, etc);
• Générer leur fiche de candidature à la fin du processus de candidature
Une interface d'administration sécurisée est ouverte aux gestionnaires de l'université pour le
traitement des candidatures en ligne. Ces derniers pourront :
• Répondre aux requêtes de candidature à travers des e-mails professionnels;
• Accéder aux profils et dossiers des étudiants ayant postulé,
• Générer les fiches de candidature des candidats;
• Télécharger tous les documents scannés des dossiers des candidats;
• Faire des recherches pour la pré-sélection des candidats potentiels;
• Filtrer les candidatures traitées ou validées.
c) Gestion des volumes horaires
Afin de fournir aux structures de formations, des moyens pour le suivi des dossiers des
enseignants, notre solution permet de créer et de gérer les volumes horaires qui constituent
des contrats pour les enseignants dans le logiciel. Le volume horaire indique le nombre
d’heures attribuées à un enseignant ainsi que le cout horaire. Un outil de programmation des
instances de cours permet de créer et de confirmer les instances de cours allouées à chaque
professeur. Ainsi, par le dossier volume horaire d’un enseignant, on peut apercevoir le
nombre total d’heures des cours confirmés, les instances de cours programmées ainsi que
d’autres informations utiles sur l’enseignant. Le logiciel permet de rattacher au contrat d’un
enseignant des documents tels que son CV, ses diplômes, les devoirs composés, les quittances
de paiements des honoraires, etc.
d) Les statistiques des inscriptions
A travers une interface ergonomique et riche en informations, les gestionnaires de l’université
pourront visualiser les statistiques d’inscriptions des étudiants :
• Par filière et par niveau d’étude ;
• Par année et par filière ;
• Par pays ;
• Par sexe ;
• Par secteur d’activités ;
• Avec un module de recherche permettant de filtrer les statistiques.
4. Gestion et suivi de la comptabilité
a) Paiements des frais de scolarité
Pour permettre aux universités de suivre minutieusement les paiements des frais de scolarité
des étudiants, notre solution propose de nombreuses fonctionnalités qui permettent
d’enregistrer les paiements des étudiants, d’effectuer des recherches basées sur de nombreux
critères et de faire ressortir les états des paiements. Le logiciel génère une quittance après
l’enregistrement de tout paiement et permet également d’exporter dans un document PDF
l’historique des paiements enregistrés.
b) Paiements des honoraires
Le logiciel permet à la comptabilité d’enregistrer et de suivre les paiements des honoraires des
enseignants de l’université après que ces derniers aient validé leur programme de cours.
c) Bilans financiers des paiements
L’application fournit à la comptabilité un tableau de bord riche en bilans financiers dont les
plus importants sont :
• Bilan des paiements des frais de scolarité par étudiant et par dossier d’inscription;
• Bilan des paiements des frais de scolarité par jour et par formation (classe ou
cohorte) ;
• Bilan des paiements des frais de scolarité par mois et par formation ;
• Bilan des paiements des frais de scolarité par année et par formation ;
• Bilan statistique des paiements des honoraires par mois, par année ou par filière;
• Bilan des paiements des enseignants par dossier enseignant ;
• Bilan des paiements des enseignants par année ;
• Bilan des paiements des enseignants par année et par module de cours.
Les utilisateurs ont la possibilité d’exporter en PDF toutes ces informations afin de les
analyser hors du logiciel
5. La gestion des formations et des cours
a) Les unités de formations
Les unités de formations correspondent dans le logiciel aux classes (cohortes) dans lesquelles
les cours sont dispensées. L’outil permet d’enregistrer les différentes cohortes qui sont
utilisées dans les autres composants de l’application tels que la gestion des inscriptions, des
candidatures, des paiements, etc.
b) Les modules de cours
Les universités ont également la possibilité d’enregistrer dans le logiciel les modules de cours
enseignés dans les différentes classes (cohortes) ou unités de formations. Ces informations
sont utilisées dans d’autres composants.
c) La programmation des instances de cours
L’application fournit aux utilisateurs de nombreuses fonctionnalités de suivi des instances de
cours. Elle permet de créer, à travers un calendrier, les instances des cours programmées qui
ressortent dans le tableau de bord des enseignants et des étudiants. Pour faciliter le suivi des
dossiers des enseignants, l’outil permet pour chaque instance programmée, de confirmer que
le cours a été dispensé, d’enregistrer des observations et de rattacher des documents utiles
relatifs.
L’outil permet d’exporter les instances des cours.
6. La gestion des examens et résultats
Afin de faciliter le processus d’évaluation des étudiants au sein des universités, notre solution
intègre de nombreuses fonctionnalités de création et de suivi des devoirs. Elle permet aux
gestionnaires d’enregistrer les devoirs programmés, puis d’enregistrer pour chaque devoir les
notes attribuées aux étudiants.
a) Gestion des devoirs et examens
Via des interfaces simples et ergonomiques, des fonctionnalités sont fournies aux
gestionnaires dans la programmation des devoirs et des examens. Un examen peut être
rattaché à plusieurs devoirs. Les examens sont donc préalablement enregistrés et pour chaque
devoir on précise l’examen auquel il est rattaché. Le composant de gestion des documents
permet de joindre des documents à chaque instance devoir.
b) Gestion et attribution des notes
Après la programmation des devoirs, le logiciel donne la possibilité aux utilisateurs
d’enregistrer les notes qui ont été attribuées aux étudiants.
Lorsqu’on accède au dossier d’inscription d’un étudiant, on a un aperçu de l’historique des
notes de l’étudiant concerné.
Une fonctionnalité d’export des notes est disponible.
c) Gestion et programmation des soutenances
Dans le cadre de l’évaluation des étudiants, l’application fournit des fonctionnalités de
programmation et de traitement des dossiers de soutenances. A chaque dossier, il est possible
d’enregistrer et rattacher un mémoire, un rapport ou tout document équivalent.
d) Délibérations des résultats des étudiants
Le logiciel SIRAH WEBSCHOOL permet aux universités de mener avec efficacité leur
processus de délibération des résultats et de produire au bout des relevés, des PV de
délibération, des fiches de proclamations des résultats et des attestations d'admissibilité.
A la fin d’une période bien donnée, le logiciel permet aux universités de générer pour chaque
dossier d’inscription, en PDF, un relevé de notes correspondant au modèle des relevés de
notes habituellement élaboré par l’université.
7. La gestion des commandes et achats
Notre solution intègre également des fonctionnalités permettant aux universités de suivre les
dépenses qu’elles effectuent en fournitures de matériels ou de prestations de services. Ces
fonctionnalités vont permettre d’enregistrer les commandes qu’elles ont initiées et de faire
ressortir au bout un bilan détaillé des achats effectués.
a) Gestion des commandes
La gestion des commandes, consiste dans le logiciel à enregistrer les commandes initiées par
l’université, à générer des bons de commandes à remettre aux prestataires ou fournisseurs, à
rattacher des documents tels que les devis ou factures pro-forma, les bons de livraison, etc.
Chaque commande est constituée de lignes de commandes correspondant aux différents
produits commandés. Le logiciel permet d’enregistrer les lignes de commandes via une
interface simple et ergonomique.
A travers un panneau de recherche, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches avancées
sur les commandes lancées par l’université.
b) Gestion des livraisons et des paiements
A la livraison des commandes initiées, des fonctionnalités permettent d’enregistrer la
livraison d’une commande qui consiste simplement à changer automatiquement son statut.
Les utilisateurs ont aussi la possibilité d’indiquer pour chaque ligne de commande d’indiquer
la quantité réellement livrée.
Les paiements des factures des prestataires ou fournisseurs peuvent être également
enregistrés. Ceci permet de suivre par prestataire les paiements enregistrés et de mieux
contrôler les dépenses effectuées.
c) Bilan des achats
L’application fournit au bout de la gestion des commandes, un bilan détaillé des commandes
et achats comportant les informations suivantes :
• Bilan des achats par prestataire/fournisseur ;
• Bilan mensuel des dépenses ;
• Bilan annuel des achats ;
• Bilan annuel des achats par produit.
8. La gestion électronique des documents
a) Généralités
La gestion électronique des documents dans le logiciel constitue une fonctionnalité
importante. Elle facilite le stockage et la conservation des documents physiques des dossiers
d’inscriptions et des dossiers d’enseignants qui représentent de grandes ressources pour les
universités.
b) Gestion des photos ou avatars
Les dossiers d’inscriptions des étudiants sont enregistrés avec la possibilité de scanner et
d’introduire des photos ou avatars. Ainsi, dans l’outil, les utilisateurs identifient facilement les
étudiants à travers leur photo. Les fiches d’inscriptions, les trombinoscopes ou les fiches de
renseignements générés par le logiciel comportent les photos des utilisateurs (étudiants ou
enseignants).
c) Gestion des documents administratifs
D’énormes possibilités sont fournies par l’application dans le stockage des documents
administratifs (dossiers d’inscriptions, dossiers d’enseignants, instances de cours, factures,
devis, documents personnels des utilisateurs, etc.).
Le logiciel, par ses fonctionnalités de glisser-déposer, facilite les opérations de stockage(ou
de téléversement), et de téléchargement des documents.
d) Gestion des mémoires ou rapports de stage
L’outil permet aussi aux universités de conserver et faciliter l’accès aux mémoires ou rapports
de stage des étudiants. Les mémoires peuvent être reliés à des dossiers de soutenance.
9. Les panneaux de recherche
Dans tous les composants du logiciel, un panneau de recherche est proposé afin de faciliter la
recherche d’informations avec beaucoup de précision.
Dans le composant de gestion des inscriptions par exemple, nous avons de nombreuses clés de
recherche permettant de retrouver avec précision un dossier d’inscription.
IV. Les spécifications techniques de l’application
1. Présentation des technologies et concepts utilisés
La mise en œuvre du logiciel a nécessité l’usage des technologies les plus utilisées
actuellement dans le développement d’applications web. Avec l’usage de ces technologies
que nous avons couramment utilisées et maitrisées dans de nombreux projets, nous avons
réussi à réaliser un outil sécurisé, riche en fonctionnalités et en interactivité. Les technologies
principalement concernées sont :
a) PHP
PHP (HypertextPreprocessor), étant un langage de programmation utilisé dans la production
de pages web dynamiques, nous a servi dans la mise en œuvre des processus métier
opérationnels aboutissant aux fonctionnalités finales fournies par le logiciel. Le logiciel
fonctionne avec les versions PHP 5.2 et supérieures, car est basé sur le concept orienté objet
du langage.
b) SQL
Le language SQL (StructuredQuery Langage) est un langage de traitement de l’information
dans les Systèmes de Gestion des Bases de Données (SGBD). Il nous a permis dans la mise en
œuvre du projet à concevoir la couche métier principale qui constitue plus ou moins
l’intelligence de l’application. Avec ce langage, l’application effectue des requêtes de
traitements ou de sélection d’informations.
c) Javascript et Ajax
Afin d’ajouter de l’interactivité aux interfaces du logiciel, de créer efficacement, facilement
et rapidement des fonctions et des procédures multi plateformes, nous avons fait usage du
langage javascript et de la technologie ajax qui nous ont permet d’enrichir nos interfaces
clientes en fonctionnalités etdefournir aux utilisateurs la rapidité d’exécution des opérations.
d) XHTML / CSS
Afin de produire les pages web constituant les interfaces du logiciel, nous avons fait usage des
technologies XHTML et CSS qui nous ont permet de concevoir le template(le gabarit).
e) Les outils et les librairies utilisés
La mise en œuvre de la solution repose également sur l’usage des outils et librairies :
(1) Les outils
• Zend Studio : Editeur de code source ;
• Notepad : Editeur de code source ;
• MySQL : Système de gestion des bases de données ;
• WAMP : serveur web + modules et extensions PHP + MySQL ;
• Mozilla Firefox : client web (navigateur)
(2) Les librairies
• Zend Framework (version 1.8.0) : librairie PHP utilisant de nombreux patterns tels que
le MVC, des singletons, des adaptateurs, etc ;
• JQuery 1.10.2 : librairie javascript ;
• TCPDF : librairie PHP de création des documents PDF ;
• Smarty : moteur de template pour PHP
2. Les navigateurs web supportés
Les utilisateurs utiliseront des navigateurs comme outils clients pour accéder au logiciel afin
d’exploiter ses diverses fonctionnalités. Ainsi, notre solution leur permet de choisir entre les
navigateurs Mozilla FIREFOX et Google Chrome.
3. Systèmes d’exploitation supportés
Notre solution est un outil multiplateforme, c’est-à-dire un outil qui est capable de fonctionner
sur plusieurs systèmes d’exploitation. Il fonctionne avec les systèmes d’exploitation suivants :
• LINUX (RedHat, Ubuntu, Centos, etc) ;
• WINDOWS ;
• MacOS
4. Les systèmes de gestion de bases de données supportés
L’application peut se connecter à plusieurs types de système de gestion des bases de données
tels que PostGre, MySQL, Microsoft SQL Server, Oracle ou tout SGBD supporté par
Hibernate.
V. Les besoins couverts par le logiciel Notre solution est conçue dans l’esprit de réellement couvrir et répondre aux besoins des
écoles ou universités. C’est ce qui justifie le fait qu’elle a été conçue en plusieurs étapes sur
une période d’une année au cours de laquelle les structures bénéficiaires ont apporté des
critiques, exprimé leurs difficultés et les résultats finaux auxquels elles souhaitent aboutir
dans l’usage du logiciel.
En résumé, les besoins réels que nous comptions couvrir dans la mise en place de
l’application sont les suivants :
1. Optimiser les processus de création et de traitement des
dossiers d’inscriptions dans les universités
Le logiciel va énormément contribuer aux facilités de création et de traitement des dossiers
d’inscriptions. Il génère des fiches d’inscriptions sur la base des informations enregistrées,
ceci facilite l’élaboration de ces documents qui sont généralement produits de façon manuelle
selon une longue procédure.
2. Faciliter l’accès au processus d’inscription en proposant aux
étudiants un outil de candidature en ligne
Notre solution comporte un module spécial de candidature en ligne qui doit permettre aux
étudiants ou candidats, via internet et le site web de l’université, d’enregistrer leur dossier de
candidature sur cinq étapes et de générer à la fin une fiche de candidature qu’ils pourront
ensuite apporter à l’université pour poursuivre l’enregistrement de leur dossier. Ce module
permet aussi à l’université de traiter les candidatures effectuées sur leur site. Le traitement va
consister à valider ou rejeter les dossiers de candidature, cette action envoie automatiquement
un email aux étudiants concernés pour les indiquer le statut de traitement de leur candidature.
3. Améliorer le stockage, la rapidité d’accès et le partage des
documents
Afin de faciliter la tâche aux universités dans leur processus de stockage et de partage des
documents physiques, notre solution propose des fonctionnalités de stockage des documents
rattachés aux dossiers d'inscription des étudiants et aux volumes horaires des enseignants. La
comptabilité peut également stocker les factures et les documents de validation des paiements
des enseignants. Cela permet d’accélérer le traitement des factures des prestataires, le
paiement des enseignants et d’améliorer le suivi des dossiers des étudiants.
Ces documents sont stockés et centralisés permettant l'accès à plusieurs utilisateurs autorisés
d'accéder aux composants concernés.
4. Améliorer les moyens de communication
A travers son accès multi-utilisateurs, le logiciel permet à plusieurs utilisateurs d’accéder aux
informations enregistrées dans l’application.
5. Optimiser les méthodes de suivi des cours et des évaluations
6. Réduire les taux d’erreurs
7. Faciliter l’élaboration des relevés des notes
L’une des difficultés récurrentes rencontrées par les écoles, se trouve dans la création des
relevés de notes des étudiants qui représente un travail fastidieux nécessitant un temps énorme
duquel peuvent découler des erreurs. Le logiciel facilite cette tâche en proposant dans un
éditeur WISIWYG le contenu des relevés obtenu sur la base des informations des devoirs, des
cours et des notes des étudiants. Dans cet éditeur le logiciel propose un contenu conforme aux
modèles des relevés de notes manuellement faits dans ces universités et offre la possibilité
aux utilisateurs de personnaliser et apporter des modifications à ce contenu.
VI. Les caractères innovants du projet
1. Sécurité et contrôles d’accès aux ressources
Notre solution retrouve son caractère innovant dans les points de sécurité que nous avons
implémentés dans ses différentes ressources. La sécurité est un élément important dans le
développement d’applications car elle permet de garantir l’intégrité, la confidentialité, la
disponibilité, la non-répudiation et l’authentification qui représentent les enjeux majeurs de la
sécurité informatique. C’est dans cet esprit que nous avons énormément travaillé à intégrer à
plusieurs niveaux du logiciel des modules de sécurité qui sont en résumé :
• Le contrôle d’accès aux fonctionnalités. L’innovation que nous avons faite à ce niveau
permet à notre application de disposer d’une flexibilité dans l’attribution des
permissions et une souplesse dans la gestion des ACLs( Access Control List). Les
ACls sont le plus souvent intégrés dans les applications de façon statique ou rigide,
leur mise à jour nécessite une modification du code source. Ainsi, notre application
propose une intégration dynamique des ACLs qui permet aux utilisateurs de gérer
avec d’énormes facilités les permissions d’accès aux ressources ;
• Nous avons intégré dans les pages d’authentification des formules innovantes de
protection contre les attaques de types CSRF (Cross Site Scripting Forgeries), XSS qui
peuvent compromettre les systèmes d’informations ;
• Les mots de passe sont cryptés de façon irréversible avec un puissant algorithme de
cryptage et trois échecs d’authentification vérifient l’identité de l’utilisateur via un
captcha afin de s’assurer que l’application répond aux requêtes d’une personne et non
d’un robot.
2. Notre librairie
Ce qui constitue aussi une innovation dans les travaux que nous avons effectués, est la mise
en œuvre d’une librairie propre à notre équipe dénommée SIRAH. Cette librairie repose
principalement sur la librairie Zend et propose de nombreuses aides de vue et aides d’action
que nous avons même mis à la disponibilité des autres développeurs en open source. Elle
intègre par exemple un composant de gestion des utilisateurs basé sur des motifs de
conception modernes.
3. Les candidatures en ligne
Notre plateforme intègre un système complet de candidature en ligne qui permet aux étudiants
de facilement s’inscrire ou de postuler aux formations proposées par les universités. Ils
remplissent en cinq étapes des formulaires dans lesquels ils renseignent de nombreuses
informations qui constituent leur dossier de candidature. Les gestionnaires au sein des
universités sont notifiés des nouvelles candidatures enregistrées et ceux-ci ont la possibilité de
traiter en validant ou en rejetant les dossiers enregistrés.
Cette solution fournit d’énormes facilités aux étudiants qui ne se déplacent pas forcement
pour s’inscrire dans les universités de leur choix et des facilités aux universités qui traitent
plus facilement et plus rapidement les candidatures des étudiants.
Cette solution pourrait révolutionner les moyens d’inscription ou de candidature que
proposent actuellement nos universités, qui demeurent très longs, souvent très fastidieux, et
très gourmands en ressources.
4. La gestion électronique des documents
La gestion électronique des documents au sein de notre plateforme, peut constituer une
solution innovante par sa capacité à dématérialiser les ressources documentaires des
universités. C’est un composant dans le logiciel qui facilite l’accès aux documents des
étudiants et des enseignants. L’accès au dossier d’un enseignant permet automatiquement
d’avoir l’historique des documents qui lui sont rattachés.
VII. Les forces et les faiblesses
1. Forces et atouts du logiciel
a) Système multiplateforme
Notre application est un système multiplateforme, c’est-à-dire qui fonctionne sur différentes
plateformes telles que Windows, Linux ou Macintosh. Le logiciel peut aussi s’interfacer à
plusieurs SGBDs(MySQL, MsSQL, PostGre, etc.).
b) Système multi-utilisateurs
L’outil propose un accès multi-utilisateur professionnel permettant à plusieurs utilisateurs à la
fois de se connecter à l’application et d’y effectuer des opérations. Les taches effectuées sont
limitées par des permissions qui permettent de contrôler l’accès aux ressources.
Ainsi, les comptables n’auront accès qu’aux fonctionnalités attribuées aux comptables et les
caissiers n’ont accès qu’à la fonctionnalité d’enregistrement des frais de scolarité.
c) L’architecture de l’application
L’une des plus grandes forces de notre logiciel réside dans son architecture qui constitue son
squelette, la base technique sur laquelle notre équipe a produit l’outil. Cette architecture
comporte techniquement de nombreux patterns ou motifs de conception qui lui confèrent une
très grande souplesse et qui facilitent énormément sa maintenance et la mise à jour de ses
composants.
Nous pouvons par exemple citer le pattern MVC (Model View Controller), qui est un motif de
conception spécialisé dans l’organisation globale d’une application. MVC propose une
séparation entre le design, la gestion des données et la logique de navigation. Il facilite
énormément la maintenance de l’application ainsi que sa mise à jour ou des corrections à
appliquer. Il fournit un environnement favorable au travail en équipe, améliorant par cela la
mise en œuvre
L’application utilise beaucoup d’autres patterns tels que les singletons, les observateurs, les
adaptateurs, le bootstrap, etc.
d) L’usage des librairies
Notre application repose principalement sur la librairie Zend Framework qui est un
Framework très puissant mis en œuvre par des professionnels et experts en PHP, qui est
utilisé par une grande communauté et certains de ses composants par des géants comme
Google, IBM, etc. Cette librairie intègre de nombreux composants basés sur des concepts
normalisés et qui fournissent aux applications un grand niveau de sécurité, une qualité, une
fiabilité, une robustesse et une réutilisabilité du code source. Ses composants résolvent déjà
pas mal de problèmes auxquels sont confrontés de nombreux développeurs et qui peuvent
avoir d’énormes impacts sur les performances.
e) Création et stockage des documents
Le logiciel permet de produire avec de nombreuses facilités des documents tels que les
relevés de notes, les fiches d’inscriptions et de candidatures, les trombinoscopes, etc. Ceci
permet d’améliorer le temps d’élaboration de ces documents et d’améliorer la productivité des
entreprises ainsi que leur rendement.
Le composant GED (Gestion Electronique des Documents) est rattaché à de nombreux autres
composants de l’application et permet aux utilisateurs de numériser et de stocker les
documents physiques. Cela est très utile dans les stratégies de dématérialisation des ressources
documentaires de l’entreprise. Il permet également de centraliser et de partager l’accès à ces
documents, qui, au paravent étaient classés dans des armoires, classeurs, etc., ce qui rendait
leur accès difficile. Il accélère aussi le traitement des factures des prestataires, des requêtes
des étudiants et des enseignants qui se retrouvent souvent contraints à suivre de longues
procédures dans le traitement de leurs dossiers.
f) Ergonomie des interfaces
Notre outil utilise une librairie HTML5/CSS3/Javascript dénommée Boostrap(version3.0)
proposée en Open Source par l’équipe de développeurs de Twitter. Avec cette librairie, nous
avons réussi à concevoir un outil ergonomique fournissant un espace de navigation simple et
aisé aux utilisateurs. Notre application a également su profiter de l’interactivité fournie par
cette bibliothèque, que nous pouvons retrouver dans les boites de dialogue
2. Faiblesses et insuffisances
Nous travaillons constamment à faire évoluer notre produit afin qu’il soit réellement à la
hauteur des défis à relever dans nos écoles. Ainsi, nous avons fait l’inventaire des différents
points d’insuffisances que nous comptons améliorer. Ces points sont :
a) Pauvre en documentation
Notre logiciel ne dispose pas d’une documentation qui pourra guider les différents utilisateurs
dans l’exploitation des fonctionnalités. A défaut de la documentation, nous tentons de notre
mieux d’apporter une assistance aux utilisateurs afin que ceux-ci puissent profiter des
avantages que nous proposons dans notre outil.
b) Manque d’outils de sauvegarde automatique
Il est important dans toute application d’avoir un système de sauvegarde automatique afin
d’assurer l’intégrité des données enregistrées et de pouvoir restaurer les données en cas
d’incidents. Notre logiciel ne propose pas de fonctionnalités permettant d’effectuer cette tache
mais nous proposons aux entreprises une sauvegarde manuelle par laquelle nous intervenons
de façon périodique. Et nous comptons, dans un avenir proche d’implémenter des
fonctionnalités de sauvegarde automatique qui pourront s’exécuter en taches crons sur la
machine serveur intégrant le logiciel.
c) Manque de tris sur les tableaux
Les tableaux générés par le logiciel n’offrent pas la possibilité d’effectuer des tris sur les
différentes colonnes des tableaux. Ce serait intéressant que les utilisateurs puissent effectuer
des tris pour optimiser l’accès aux informations proposées.
VIII. Les bénéfices sociaux, économiques et écologiques
1. Les bénéfices écologiques
La dématérialisation des ressources documentaires des écoles constitue un défi majeur
écologique de ces structures. Elle permet de réduire considérablement la consommation de
papiers, de s’inscrire dans le but « zéro papier » et constitue donc un geste important dans la
préservation de l’environnement.
La candidature en ligne permet et facilite la tâche aux étudiants dans leur procédure
d’inscription dans les universités. Elle épargne aux étudiants le déplacement et contribue par
cela la réduction des gaz à effet de serf produit par les moyens de déplacements.
2. Les bénéfices économiques
En termes d’économie, le logiciel fournit de nombreux intérêts que nous pouvons résumer en
ces points :
• Il améliore considérablement la productivité des entreprises qui se matérialise par
un gain de temps énorme et donc un gain de ressources qui a impact sur le
patrimoine économique de ces entreprises ;
• Il réduit les taux d’erreurs dans les rapports financiers et permet aux entreprises de
réduire les pertes qui sont généralement dues à une mauvaise comptabilité, à des
fraudes ou à des sortiesnon justifiées, etc ;
• Cela permettra aux universités de réduire les fournitures de bureaux (rames de
papier, classeurs, chemises, etc.), ce qui aura favorablement un impact sur les
dépenses àeffectuer.
3. Les bénéfices sociaux
Sur le plan social, le logiciel a d’énormes bénéfices dans les faits que :
• Il va améliorer la communication au sein des structures de formations ;
• Il doit améliorer le temps de traitements des dossiers d’étudiants et d’enseignants;
• Il doit contribuer à la promotion des TICs en poussant les étudiants à s’attacher
aux technologies à travers le système de candidature en ligne ;
B. Présentation de notre équipe
I. Présentation L’équipe que nous constituons, est essentiellement constituée d’ingénieurs évoluant dans le
développement de solutions informatiques telles que la conception de sites web, le
développement de logiciels d’entreprises, la conception et l’administration des systèmes
d’information, l’administration des systèmes et réseaux informatiques, la gestion et
l’administration des systèmes de télécommunication.
SIRAH, étant le nom de notre équipe, traduit la vision que nous avons pour le développement
de la technologie au profit des structures de notre environnement.
II. Nos objectifs Unis autour d’une même passion qu’est l’innovation technologique, nous avons constitué une
équipe robuste dont les objectifs majeurs sont de :
• Produire des solutions technologiques adaptées aux réalités de notre environnement ;
• Promouvoir et faciliter l’accès à la technologie dans notre société ;
• Accroitre la productivité, l’efficacité et la performance des entreprises de notre pays en
leur offrant des outils de gestion adaptés à leur activité ;
• Fournir aux entreprises, des outils de communication plus modernes qui vont réduire
considérablement leurs frais de communication.
III. Notre vision Notre vision est de former une équipe compétente et épanouie, qui va œuvrer à accroitre la
productivité et la performance des entreprises en Afrique en leur fournissant des solutions
technologiques de taille.
IV. Nos références
1. Conception de sites web
Pour la promotion et la visibilité de leurs activités, produits ou services, de nombreuses
entreprises nous ont confié leur projet de communication à travers internet intégrant la
réalisation de sites web dynamiques. Nous avons de ce fait répondu à leur préoccupation en
proposant des sites web professionnels intégrant de nombreux services et une interface
d’administration dont l’accès est sécurisé. Nous vous proposons ci-dessous quelques
références de sites web réalisés:
• MEDIATEUR DU FASO : www.mediateurdufaso.net
• CAP IMMOBILIER : www.capimmobf.com
• ESUP JEUNESSE : www.esupjeunesse.net
• UNIVERSAL INSTITUTES 2M : www.universalinstitutes2m.com
• Université de Kaya : http://www.espkaya.com
• BN PARTNERS : www.bnpartnersweb.com
• TC Solutions:http://www.tscolutions-bf.com
• SPORTDROME : www.sportdrome.com
• RADIO PULSAR : http://www.monpulsar.com
• IGEMA AFRIQUE :http://www.igemafrique.com
2. Développement d’applications web
Nous avons également travaillé avec des structures au Burkina Faso, qui nous ont soumis
leurs difficultés de gestion d’activités, auxquelles nous avons apporté des solutions
informatisées implémentées dans leur système sous forme de logiciel.
C. Divers
I. Version d’évaluation du logiciel Afin de vous permettre de découvrir notre logiciel, nous proposons l’accès à la version démo
du logiciel.
URL D’ACCES : http://www.siraah.net/webschoolpro/
Codes d’accès du Superviseur :
o Identifiant : admindemo
o Mot de passe : demoSir@h26
II. Découvrir le logiciel en images Vous pouvez découvrir le logiciel en images sur le site web
http://www.siraah.net/about/logiciel-de-gestion-universites/2-non-categorise/32-
aper%C3%A7u-du-logiciel-en-images.html