présentation de la place de marché service public défense rencontre industriels de l’armement

Présentation de la place de marché

Service Public Défense

Rencontre Industriels de l’armement

20 Septembre 2007

DQP/SDSI/DP Portail 20/09/2007 Diapositive N°2 / 51MINISTÈRE DE LA DÉFENSE

Les enjeux de la démarche e-achatLes enjeux de la démarche e-achat

Les achats du ministère : nombreux, divers, formes multiples✗ Environ 17 Md€ par an✗ Plus de 3.000 consultations formalisées par an✗ Plus de 200 entités d’achat au ministère de la défense

Respect des principes fondamentaux de l’achat public✗ Liberté d’accès à la commande publique✗ Égalité de traitement des candidats✗ Transparence des procédures

Respect de l'obligation légale d’accepter la transmission des réponses des candidats par voie électronique (art.56 du code des marchés publics)

✗ Place de marché service public défense conforme dès fin 2002


La création de La création de la place de marché service public défensela place de marché service public défenseUne démarche volontariste du MINDEFUne démarche volontariste du MINDEF

Un projet DGA …✗ Lancement effectif du projet en mai 2000✗ Démonstrateur "ixarm.com" mis en ligne en décembre 2000

… Devenu un projet ministériel✗ Approbation par le cabinet du ministre de l’extension de la démarche à tout

le ministère en novembre 2001✗ Mise en place de groupes de travail avec les différentes entités d’achat du

ministère✗ Mise en ligne des portails " ixarm.com " et "achats.defense.gouv.fr " avec

la place de marché service public défense fin novembre 2002✗ Refonte de portails " ixarm.com" et "achats.defense.gouv.fr " avec une

nouvelle version mise en ligne le 24 Janvier 2005✗ Développement d’une nouvelle version de la salle d’acquisition

dématérialisée en cours (juin 2006)

… Destiné à devenir interministériel✗ Travaux de convergence avec la DGME en 2006, puis avec l’ACA en

2007


L’architecture deL’architecture dela place de marché service public défensela place de marché service public défense

www.ixarm.com

Pour les Industriels

du secteur de la Défense :

Armes, munitions,matériels de guerre

www.achats.defense.gouv.fr

Pour les Fournisseurs

du MINDEF :Fournitures,

Infrastructure, Nourriture,

Informatique & Réseaux, Carburants,

Equipts de santé

2 portails d’accès

et

une unique salle d’acquisition

dématérialisée


Architecture de Architecture de la place de marché service public défensela place de marché service public défense

La salle d’acquisition Dématérialiséewww.ixarm.com

Pour les Industriels

du secteur de la Défense :

Armes , munitions,matériels de

guerre

www.achats.defense.gouv.fr

Pour les Fournisseurs

du MINDEF :Fournitures,

Infrastructure & Equipt,

Nourriture,Habillement,

Informatique & Réseaux,

Carburants, Equipements de santé

Avis Consultation

Dépôt des plis - réponses

Retrait DCEPrésentation des avis

Gestion des alertes sur les

avis


Le déploiement de la place de marché Le déploiement de la place de marché service public défenseservice public défense

Statistiques d’utilisation 2006 : 9 530 consultations mises en ligne Supérieur à 110 600 retraits de DCE 843 remises de plis réelles

753 sur les marchés formalisés – soit, en moyenne, 22 %, 90 sur les MPPA

Statistiques d’utilisation 2007 (11/09/2007) : 7 563 consultations mis en ligne 83 106 retraits de DCE 1 017 remises de plis réelles :

931 sur les marchés formalisés – soit, en moyenne, 33.3 %, 86 sur les MPPA

255 entités d’achat soit 2 535 acheteurs

12 140 entreprises référencéessoit 16 553 utilisateurs industriels


Page Page d’accueil :d’accueil :

UtilisateurUtilisateurAnonymeAnonyme


Portails achats.defense.gouv.fr et ixarm.com Portails achats.defense.gouv.fr et ixarm.com

Identification et gestion des utilisateurs

Présentation de contenus informationnels « grands publics »

Mise à disposition de fonctionnalités spécifiques pour les membres inscrits

Création/gestion de données annuaires :• des entités d’achat• des entreprises inscrites

Inscription (identifiant, mot de passe) / gestion des droits fonctionnalités offertes:• des acheteurs et personnes publiques• des membres des entreprises inscrites

Authentification unique : single sign on


Comment Comment inscrire inscrire une société une société et devenir et devenir membre membre du portail du portail ixarm ?ixarm ?


Devenir Devenir membremembre

Inscrire une Inscrire une «société»«société»non encore non encore enregistréeenregistrée


Devenir Devenir membre : membre : Inscrire une Inscrire une «société» non «société» non encore encore enregistréeenregistrée

Une fois la Une fois la demande traitée, demande traitée, un courriel de un courriel de notification est notification est envoyéenvoyé


Ou Devenir Ou Devenir membremembred’une d’une «société»«société»enregistréeenregistrée






Sur IXARM : Le secteur de l’armement :

Fiches systèmes d’armes Europe de l’armement Fiche produits Armement Espace Partenaires

Les deux portails : Annuaire des entreprises

• Armement sur ixarm.com

• Fournitures courantes sur achats.defense

Travailler avec la défense

Marchés et opportunités


Le secteur Le secteur de de l’armementl’armement


Contenu Contenu industriels :industriels :Fiches sociétéFiches société& produits& produits

Accès via Accès via « Industriels « Industriels Services »Services »

Exemple recherche Exemple recherche « Essais » :« Essais » :


Exemple de Exemple de fiche fiche

industriel industriel réalisée parréalisée par

« DE « DE CELM »CELM »


Exemple de Exemple de fiche fiche

produit produit réalisée parréalisée par

« DE « DE CELM »CELM »






Secteur de l’armement

Travailler avec la défenseSur les deux portails :

Annuaire des entités d’achat du MINDEF

Documentation de référence (indices Psd, Protection du secret – habilitation, référentiel normatif, …)

Méthodologie Marchés publics

Particularités sur IXARM : La DGA et les PME-PMI Les capacités technologiques

Marchés et opportunités


Travailler Travailler avec la avec la défensedéfense






Secteur de l’armement

Travailler avec la défense

Marchés et opportunités : Article 133 Intentions d’achat

Particularités sur IXARM : Les études de défense : EOTO,

EPMES, PEA , Dispositifs particuliers (REI, OSEO,

MRIS, RFI) Plans d’acquisition


Marchés et Marchés et opportunitésopportunités


Liste de marchés passé par le Mindef en 2005Liste de marchés passé par le Mindef en 2005(conformément à l’article 133 du CMP 2006 (ex. (conformément à l’article 133 du CMP 2006 (ex. 138)138)


Exemple de Exemple de dispositif dispositif

particulier : particulier : les demandes les demandes d’informationd’information


Exemple de Exemple de dispositif dispositif

particulier : particulier : les plans les plans

d’acquisitiond’acquisition






Sur les deux portails : Renseignement de fiches sociétés Base de données des candidats

(renseignements administratifs) Délivrance de certificats

électroniques pour les Personnes Publiques

Sur IXARM uniquement: Dispositifs dynamiques (réponse aux

plans d’acquisition, aux demandes d’information

Renseignement de fiches produits

…


Accédez à son Accédez à son espace espace d’admin. :d’admin. :

- s’identifiers’identifier(identifiant/mot de passe)

- cliquez sur cliquez sur « mon espace »« mon espace »


Définition & rôle de l’« Administrateur » : RappelDéfinition & rôle de l’« Administrateur » : Rappel

Chaque société inscrite désigne un «Administrateur» : Par défaut c’est la personne ayant inscrit la société la première fois

(les autres membres s’inscrivant dans la société par la suite étant nommés « collaborateurs »)

C’est l’UNIQUE point de contact avec la DP portail armement Seule la DP portail armement peut changer l’administrateur d’une

société (en cas de changement d’activité de celui-ci ou de départ)

Ses obligations (et ses responsabilités) : Gérer les collaborateurs : validation, modification ou suppression des

comptes utilisateurs – affectation des droits de production Gérer les contenus « industriels » de sa société présentée sur le

portail : fiche société & données (BDC), fiches produits, Plan d’acquisition.

l’Administrateur peut déléguer à certains de ses collaborateurs une partie ou la totalité de ses tâches


Tableau de Tableau de bord général:bord général:

- tâches en attente

- menu de gestion (colonne de gauche) en tant qu’administrateur vous avez toutes les actions autorisées


Gestion de Gestion de mes mes informationsinformations

Tout est modifiable sauf votre identifiant


Gestion des Gestion des collaborat. : collaborat. : TdB de TdB de «mes «mes utilisateurs»utilisateurs»

Le statut vous permet de voir qui est en attente de validation


Menu « Fiche société »

Pour mettre à jour la fiche cliquez sur «modifier»

Possibilité de visualiser la « fiche en ligne »

Gestion de la fiche société – 1/2Gestion de la fiche société – 1/2


Après avoir mis à jour les champs, Après avoir mis à jour les champs, 3 possibilités :3 possibilités :

- Enregistrer (brouillon) : permet de garder la fiche localement pour retravailler dessus

- Soumettre : la fiche est transmise pour validation à la DGA avant mise en lignetant qu’elle n’est pas validée elle n’est plus modifiable

- Annuler : abandon des modifications faites

Possibilité pour l’administrateur de donner le droit « Fiche société » à un membre du service COM…

Gestion de la fiche Gestion de la fiche société – 2/2société – 2/2(partie inférieure)(partie inférieure)


Menu « Fiche produits »

Pour créer une fiche cliquez sur « Créer »

Pour mettre à jour la fiche cliquez sur la fiche « publiée »

Gestion des fiches produits Gestion des fiches produits (et services)(et services) – 1/2 – 1/2


Création ou mise à jour démarche Création ou mise à jour démarche identique. En final 3 identique. En final 3 (ou 4)(ou 4) possibilités : possibilités :

- Enregistrer (brouillon) : permet de garder la fiche localement pour retravailler dessus

- Soumettre : la fiche est transmise pour validation à la DGA avant mise en lignetant qu’elle n’est pas validée elle n’est plus modifiable

- Annuler : abandon des modifications faites

- Supprimer : uniquement si la fiche existe déjà et est en ligne

Possibilité pour l’administrateur de donner le droit « Fiche produits » à un membre du service COM…

Gestion des fiches Gestion des fiches produits – 2/2produits – 2/2(partie inférieure)(partie inférieure)


La Base de Données des CandidatsLa Base de Données des Candidats

La « Base de Données Candidats » (BdC) fait partie intégrante des portails DGA (www.ixarm.com et www.achats.defense.gouv.fr).

Cette base permet aux candidats de maintenir à jour les pièces administratives à joindre lors d’une réponse à candidature et à fournir lors de l’attribution d’un marché.

La base de données des candidats n’est pas ouverte à la personne publique. Seuls les extraits effectués lors de la constitution de la candidature sont visibles des personnes publiques autorisées du marché (en CAO).


La Base de Données des CandidatsLa Base de Données des Candidats

Lors de la remise d’un pli, les grandes étapes de la constitution du pli, avec la BDC, deviennent :

1. Lorsque la société répond, la liste des pièces disponibles sur la BdC lui est présentée, en indiquant notamment la date de mise à jour et la date de validité de la pièce. La société a le choix d’utiliser la pièce de la BdC ou non.

2. Pour le DC5, la SACD présente à la société le formulaire DC5 vide. Un bouton permet à l’utilisateur d’initialiser le formulaire avec les champs disponibles sur la BdC

3. La société finalise son dépôt en effectuant une remise de pli « classique »

4. La salle d’acquisition constitue le dossier complet à partir des documents sélectionnés dans la BDC


Menu «Renseignements administratifs»

Pour accéder aux différentes rubriques de la BDC cliquez sur «modifier» au niveau de l’item correspondant

Gestion des données société (BDC) – (1/2)Gestion des données société (BDC) – (1/2)


Exemple de formulaire : « Déclaration fiscale et sociale »

La BDC est une sorte de « coffre fort » des données de la société. Seuls les membres de la société ayant droits peuvent y accéder

Pas de processus de validation des données par la DGA

Alertes par courriel quand les dates de validité des documents (mentionnées par la société) arrivent à échéances

Gestion des données Gestion des données société (BDC) (2/2)société (BDC) (2/2)


Les principales fonctionnalités de la salle Les principales fonctionnalités de la salle d’acquisition dématérialiséed’acquisition dématérialisée

Pour les entreprises : Accès aux annonces du ministère de la défense Accès aux consultations ouvertes + restreintes si l’entreprise a été

sélectionnée Accès gratuit au retrait de DCE Possibilité de soumettre leur réponse par voie électronique

Pour les entreprises membres : Possibilité supplémentaire d’alléger la phase de candidature en

recourant à la base de données des candidats (BDC) , espace dédié mis à disposition des entreprises, La BDC permet de stocker et de maintenir à jour les pièces administratives à joindre lors d’une réponse à candidature et à fournir lors de l’attribution d’un marché

Accès à un dispositif d’alerte par courriel sur les annonces publiées

Accès à la plate-forme d’entrainement


Présentation des annonces et des consultationsPrésentation des annonces et des consultations

• Possibilité de rechercher des annonces en sélectionnant plusieurs critères de recherche

NB : Chaque annonce est liée à la consultation et au DCE


Gestion desGestion desalertes alertes sur les annoncessur les annonces

Possibilité de paramétrer des alertes sur les nouvelles annonces publiées dans la SACD

Accès rapide aux annonces Notification quotidienne par courriel en cas de nouvelles annonces

5 alertes maximum par utilisateur


Téléchargement d’un DCETéléchargement d’un DCE

Le contenu du dossier de consultation des entreprises (DCE) est présenté sous la forme d’une liste de pièces:

les pièces dématérialisées les pièces non dématérialisées

Seules les pièces dématérialisées peuvent être retirées Télécharger quelques pièces du DCE

Dans le tableau listant les pièces composant le DCE, cochez les cases associées aux pièces que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur le bouton « Valider »

Télécharger le DCE complet Dans le tableau listant les pièces composant le DCE, cochez toutes

les cases, puis cliquez sur le bouton « Valider » Retour à la gestion de la consultation

En cliquant sur « Retour », en bas de page, vous revenez à l’onglet « En cours » de la consultation


Remise des plis électroniquesRemise des plis électroniques

Gestion de la co-signature dans le cas de co-traitance Garantie parfaite de la confidentialité des plis avec le chiffrement des plis

de bout en bout, c’est-à-dire, depuis le poste de l’entreprise jusqu’au poste de la CAO

La réception des plis est horodatée par le cachet électronique de La Poste La taille maximale du pli fixée à 100 Mo Possibilité de remettre un pli signer ou non signer selon la procédure et la

demande de l’acheteur


Transmission de réponses électroniquesTransmission de réponses électroniques

En quelques clics, la société peut transmettre sa réponse électronique signée avec un certificat- Les envois sont chiffrés pour garantir la confidentialité des offres- Un espace d’entraînement à la remise de réponses électroniques est proposé aux entreprises inscrites


Plate-forme d’entraînementPlate-forme d’entraînement

Pour les entreprises membres

Accès à des consultations « permanentes » pour tester exclusivement le dépôt de plis

Les plis déposés par les entreprises ne sont pas visibles des personnes publiques


Support utilisateur - RappelSupport utilisateur - Rappel

Objectif : accroître la réactivité dans le traitement des problèmes

Webdesk (par courriel) :

[email protected] ou [email protected] domaine concerné : difficultés concernant l’inscription, l’identification,

la connexion aux portails, l’obtention d’un certificat (pour les personnes publiques)

[email protected] : domaine concerné : difficultés concernant des annonces, la

création/gestion des consultations, le retraits des plis, l’ouverture des plis


Un mode d’emploi sur chaque pageUn mode d’emploi sur chaque page

A partir de chaque écran de la SACD, il est possible d’accéder à une page d’aide dédiée à l’écran considéré

Le mode d’emploi est fonction du type d’utilisateur connecté L’aide est accessible en cliquant sur l’icône


Des Foires aux questions (FAQ)Des Foires aux questions (FAQ)

Les « Foires Aux Questions » (FAQ) fonctionnelles sont regroupées par thèmes A noter que les FAQ accessibles aux opérateurs économiques et visiteurs ne sont pas

nécessairement les mêmes que celles accessibles à la Personne Publique Les FAQ sont mises à jour régulièrement par l’équipe portail en fonction des problèmes

remontés par le support de la place de marché Service Public Défense


Des manuels d’utilisation de l’applicationDes manuels d’utilisation de l’application

Les manuels d’utilisation sont proposés aux personnes publiques et aux entreprises à partir du lien « Manuels »


Le bilan de la démarche e-achat au MINDEFLe bilan de la démarche e-achat au MINDEF

La place de marché service public défense Reconnue jusqu’au niveau européen comme une démarche innovante en

matière d'achat public Récompensée par les trophées de la qualité des services publics en 2006 S’inscrit dans une stratégie gagnant - gagnant avec les entreprises et

notamment avec les PME-PMI

Résultats déjà acquis 100 % des marchés formalisés du MINDEF en ligne depuis 2004 Diminution conséquente des coûts administratifs (DCE, annonces) : gain

de 18 M€ par an à compter de 2005pour un investissement de 9.4 M€ pour la période 2000-2008et une équipe de 4 ingénieurs et informaticiens

Nouveaux défis Convergence avec la place de marché marches-publics.gouv.fr pour une

plate-forme étatique unique avec un périmètre fonctionnel élargi (notification et facturation électronique) – travaux avec la DGME puis l’ACA – Mise en œuvre d’un GT interministériel

Ouverture vers l’Europe de la défense (OCCAR, AED)

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