portimagazinejuin 2011 BRIO4YOU

3 Edito

4 BRIO4YOU

Augmentez votre chiffre d’affaires grâce à l'e-marketing

6 BRIO4YOU V8.0

Aperçu des dernières nouveautés

7 Interview PLWplus

“ Depuis que nous travaillons avec le PLWplus, nos

nouveaux clients n'ont plus de dossier papier ”

8 Users Clubs BRIO et BRIOplus

Contribuez à l'avenir de BRIO4YOU

10 Enquête ICMA

La satisfaction générale a progressé en 2010 !

11 Interview COACH4YOU

“ Je compte faire appel à ce service deux fois par an

pour une remise à niveau ! ”

Si vous souhaitez recevoir le PortiMagazine BRIO4YOU sous format électronique, il vous suffit de nous com-muniquer votre adresse e-mail sur notre site Internet www.brio4you.be, partie 'News' ou sur BEN à l'adresse http://ben.portima.be.

PortiMagazine BRIO4YOUpar courrier électronique?

PortiMagazine BRIO4YOU est un magazine de Portima.

Éditeur responsable :

Claude Rapoport

Coordination :

Valérie Dechamps

Réalisation :

www.mindsetting.be

Vous avez des questions ou des remarques à propos d'un

article traitant de nos services? Dans ce cas, appelez

notre Infoline au 02/661.44.64.

Vous pouvez également consulter et télécharger ce

magazine sur notre site internet : www.brio4you.be

Question TimeRépondez correctement à la question ci-dessous et gagnez 2 places de

cinéma. Nous avons 25 x 2 places à vous offrir. N'hésitez donc pas à tenter

votre chance !

Question :A propos de l’e-marketing, l'une de ces affirmations est incorrecte.

Laquelle ?

Solution possible :a) Il permet de communiquer de manière ciblée

b) Il permet de personnaliser les communications

c) Il ne permet pas de fidéliser les clients

d) Il permet de faire un suivi des communications

Indiquez votre réponse sur le site www.brio4you.be/fr/questiontime.html

Les gagnants seront avertis personnellement.

Cher courtier,

Vos besoins évoluent, les technologies évoluent

et nous allons continuer à investir et à innover

pour que vous restiez le canal de distribution

des assurances par excellence.

Les fonctionnalités de BRIO4YOU augmentent

chaque année puisque nous mettons en

production deux nouvelles versions par an et,

dans cette évolution, les Users Clubs jouent

un rôle fondamental pour mettre la priorité sur

vos besoins les plus importants.

Nous avons eu le plaisir de constater, dans

l’enquête réalisée en novembre dernier, que

votre satisfaction a sensiblement augmenté en

2010 et cela nous encourage à poursuivre nos

efforts dans le même sens.

Dans ce numéro vous trouverez, entre autres,

quelques nouveautés importantes de la

version de BRIO4YOU du 13 juin, comme le

regroupement par famille et une extension

importante de l'e-marketing. Je vous invite à

lire ces informations plus en détails.

Bonne lecture,

Claude Rapoport

Administrateur Délégué

Edito

3

BRIO4YOU

Augmentez votre chiffre d’affaires grâce à l'e-marketing Vous voulez développer votre activité ? Vous pensez que l’e-mail est devenu un moyen de communication important que vous pouvez exploiter ? Alors, l'e-marketing vous intéresse !

123

45

Il est bon marché : envoyer un e-mail à vos clients vous

évite des frais d’impression et de poste.

Vous pouvez cibler vos clients : vous pouvez segmenter votre clientèle

et adapter votre message aux intérêts de chacun des groupes déterminés.

De même, il vous est possible d’informer vos clients sur d’autres produits

qui pourraient leur être utiles.

Vous consolidez votre relation avec vos clients : en envoyant

régulièrement des newsletters à vos clients, vous entretenez la relation

que vous avez avec eux. Vous les informez des nouveaux produits, des

promotions en cours, de la nouvelle législation, etc. Bref, c’est un très bon

moyen de fidéliser vos clients. Par ailleurs, l’e-mail vous permet également

d’inciter votre client à réaliser une action immédiate : visiter votre site

web, lire une information, voire même, faire suivre à d’autres personnes

le message que vous avez envoyé. Ainsi, non seulement, vous consolidez

la relation que vous avez avec votre client mais, indirectement, vous en

‘prospectez’ de nouveaux.

Vous personnalisez votre communication : l’e-mail vous

permet de personnaliser très facilement votre message, ce qui

donne une impression de pertinence pour le destinataire et l’incite

à lire les informations que vous lui envoyez.

Les résultats de votre communication sont mesurables : avec l'e-

marketing, vous pouvez facilement savoir ce qui s’est passé après

l’envoi de votre e-mail : combien de personnes ont ouvert et lu

votre message, quelles informations ont retenu leur attention. Bref,

vous pouvez aisément faire le suivi de votre action.

5bonnesraisons

de faire de l'e-marketing

Qu’est-ce que l'e-marketing ?

L'e-marketing est la communication de messages via des moyens électroniques comme l’e-mail.A vrai dire, l’e-mail est l’un des véhicules du marketing les plus efficaces qui offre bon nombre d’opportunités.

4

Truc et Astuce

Pour pouvoir faire du mailing de masse vous devez disposer de l’adresse e-mail d’un maximum de clients !N’hésitez pas à utiliser la liste de contrôle prévue à cet effet dans la bibliothèque de sélections : 'E-marketing – liste des preneurs avec l'adresse e-mail non complétée'

En un mot, l'e-marketing vous aide à attirer

de nouveaux clients et à fidéliser vos clients

existants, bref à développer votre activité et

donc, votre chiffre d’affaires.

BRIO(plus) comme outil d'e-marketingSaviez-vous qu’avec votre logiciel BRIO ou

BRIOplus, vous disposez de tous les outils

pour faire facilement de l'e-marketing ?

Sélectionnez en quelques clics les destinataires de votre mailingNon seulement le module ‘Sélection et

Rapport’ vous permet de faire des sélections

étendues sur votre base de données mais il

existe également une bibliothèque comprenant

plus de cinquante sélections (soixante pour

BRIOplus) prêtes à l’emploi : il vous suffit de les

exécuter pour exploiter ensuite leur résultat.

Vous voulez faire de la prospection et, par

exemple, envoyer un e-mail à tous vos clients

ne disposant pas d’un produit particulier ? La

bibliothèque comprend des sélections dites

‘commerciales’ vous permettant d’établir la liste

des clients répondant à vos critères.

Vous voulez récompenser vos 100 meilleurs

clients ? Les listes de ‘management’ vous

permettront d’établir facilement le top 100 de

vos meilleurs clients, mais également de voir

quelle est votre production, etc.

Vous aimeriez envoyer un e-mail à vos clients

pour leur anniversaire ? Assurez-vous que

vous disposez de ces informations dans votre

base de données. Les listes de contrôle vous

permettront de vérifier si les différents champs

sont bien complétés, et le cas échéant, y

remédier.

Vous pouvez également segmenter vous-même

vos clients. Il vous suffit de remplir le(s)

critère(s) de segmentation qui vous intéresse(nt)

(revenu du client, nombre de contrats chez vous,

etc.) et vous pouvez ensuite tirer facilement des

listes sur base de ces critères.

Effectuez le suivi de vos actions marketingParce qu’effectuer le suivi de vos mailings n’est

pas toujours simple, nous avons créé dans

BRIO(plus) un lien entre l’agenda et le module

de sélections. Ainsi, une fois votre sélection

effectuée, vous pouvez demander de mettre

une mention agenda dans le dossier de chacun

des destinataires concernés. Le suivi s’en

trouve grandement simplifié : vous savez quel

courrier vous avez envoyé à qui et à quelle

date. Votre client a réagi ? Clôturez la mention

agenda. A la date d’échéance, vous saurez très

facilement qui a ou non réagi à votre courrier.

Envoyez une newsletter ou un e-mail de masseSi vous le souhaitez, vous pouvez facilement

envoyer un e-mail de masse ou une newsletter

via BRIO(plus). Portima a en effet intégré

l’outil d’envoi d’e-mails de masse ‘Addemar’

dans BRIO(plus). Concrètement, celui-ci vous

permettra d’envoyer votre mailing sans risquer

d’être mis sur une liste noire. Si vous disposez

déjà d’un outil permettant d’effectuer un

mailing de ce genre (Brokermail ou autre),

Portima a standardisé l’interface d’appel et

peut aider ces autres outils à s’intégrer.

Grâce à cette intégration, faire de l'e-marketing

devient un jeu d’enfant :

1. Vous établissez la liste des destinataires

de votre mailing au moyen d’une sélection

que vous effectuez dans BRIO(plus).

2. Vous réalisez votre mailing/newsletter.

Vous pouvez décider de développer vous-

même la mise en page (layout). Toutefois,

Portima mettra à votre disposition

quelques modèles que vous pourrez

ensuite personnaliser aux couleurs de

votre bureau.

3. Une fois votre mailing créé, il ne vous

reste plus qu’à l’envoyer.

4. Vous pouvez ensuite très facilement faire

le suivi de votre mailing grâce à un outil

de statistiques qui vous permettra de voir

en un clin d’œil combien de clients ont

ouvert et lu votre mailing.

Cerise sur le gâteau, ces quatre étapes peuvent

être entièrement réalisées à partir de votre

logiciel de gestion !

Pour de plus amples informations sur l’envoi

d’e-mails de masse via BRIO(plus), n’hésitez

pas à contacter notre Infoline au

02 661 44 64

5

BRIO4YOU V8.0

Aperçu des dernières nouveautés

Regroupement par famille BRIO4YOU permettait jusqu'à présent de relier

les preneurs d'assurance par une relation ‘famille’.

La nouvelle fonctionnalité de regroupement

par famille va beaucoup plus loin. Vous pourrez

désormais grouper plusieurs preneurs d'assurance

sous un seul preneur d'assurance principal.

Ceci comporte deux grands avantages : d'une part,

vous consultez très facilement les données par

groupe de preneurs d'assurance ; d'autre part, ce

regroupement va vous permettre d'effectuer des

sélections plus performantes.

Un exemple concret : M. Dupont est titulaire

d'un contrat d'assistance pour sa famille. Mme

Dupont ne fera donc pas partie de votre liste

de distribution dans le cadre d'un mailing de

prospection proposant un contrat de même type.

Extension de l'e-marketingIl est important d'instaurer une bonne

communication avec vos clients. Voilà pourquoi

BRIO et BRIOplus vous proposent un outil très

performant pour entamer le dialogue avec

la clientèle : l’e-marketing. Nous souhaitons,

avec cette fonctionnalité, faire évoluer BRIO et

BRIOplus vers de véritables outils commerciaux.

Dans la version 8.0 de BRIO4YOU, la dimension

e-marketing progresse sensiblement. Plus

d'informations à ce sujet en page 4 et 5.

Synthèse personnalisable La synthèse du dossier client est la carte de visite

de votre bureau. Il va de soi que vous souhaitez

remettre à votre client un dossier soigné, clair et

complet. Il est donc important que vous puissiez

personnaliser la synthèse du dossier de votre client.

La dernière version de BRIO4YOU comporte de nombreuses possibilités et améliorations intéressantes. Comme lors de tout lancement d'une nouvelle version, celle-ci tient compte des demandes formulées par les Users Clubs. Nous restons fidèles aux valeurs de BRIO4YOU : vous aider à gagner du temps et à augmenter votre productivité. Nous vous invitons à découvrir les principales nouveautés ci-dessous.

Précédemment, les synthèses ne comportaient

pas toujours l’ensemble des informations

indispensables au dossier client. Certains d'entre

vous souhaitaient ajouter des informations tandis

que d'autres désiraient en supprimer.

BRIO4YOU v8.0 propose donc un système

entièrement neuf : à vous de décider quelles

informations figureront ou non dans la synthèse.

Vous pourrez donc toujours soumettre un

récapitulatif adapté en fonction de votre client !

Statistiques d'intégration AS/WebLes toutes nouvelles statistiques d'intégration

d’AS/Web vous livrent un aperçu détaillé des blocs

retour que vous recevez chaque jour. Vous saurez

notamment combien de blocs retour vous recevez,

de quelles compagnies elles émanent, de quel

type de message il s'agit et combien d'entre eux

sont intégrés ou supprimés.

Archivage et nettoyage Si vous disposez d'un très gros volume de

documents liés, le nombre de documents chargés

peut augmenter de manière considérable. C'est

pourquoi, à partir de BRIO4YOU v8.0, les documents

liés peuvent être archivés. Si vous utilisez le

module comptable, cela s'applique également aux

quittances. Il va de soi que les documents archivés

ne sont pas effacés, mais déplacés vers les archives.

Ce faisant, vous évitez que BRIO4YOU consulte

systématiquement tous les documents lors d'une

recherche. Cela représente pour vous un gain de

temps appréciable. Si vous avez malgré tout besoin

d'un document archivé, vous retrouverez le fichier

souhaité en quelques clics de souris.

Cette fonctionnalité sera encore étendue dans les

versions ultérieures de BRIO4YOU.

Ensuite… BRIO4YOU v8.5 Cet automne, nous lancerons une nouvelle grande mise à jour de BRIO4YOU. Voici déjà un bref aperçu des nouveautés :

Internet Broker Project- Consultation des dossiers

sinistres par les clients qui ont demandé à y avoir accès;

- Communication via des formulaires structurés sur votre site Web (pour tous les clients) et possibilité d'intégrer dans BRIO4YOU les informations qui auront été fournies ;

Avis d'échéance - Impression des

informations légales (mises à disposition par les compagnies);

- Personnalisation des avis d'échéance par domaine ;

Archivage et nettoyage - Extension de cette

fonctionnalité avec, outre la possibilité d'archiver, celle d'effacer;

6

Interview PLWplus

“ Depuis que nous travaillons avec le PLWplus, nos nouveaux clients n'ont plus de dossier papier ”

Agallis a commencé à utiliser le module

PLWplus en février 2011. Selon Marc Van Der

Eecken, Insurance Advisor chez Agallis, plusieurs

éléments ont décidé le bureau à choisir cet

outil performant. "Nous avons surtout été

convaincus par le gain de temps entre PLW et

PLWplus, ce qui permet de passer à un dossier

entièrement électronique. Nous avions déjà

fait un grand pas dans cette direction avec le

PLW, mais nous souhaitions aller plus loin. Nous

voulions évoluer vers un bureau entièrement

numérique. C'est précisément ce que permet le

module PLWplus."

Le passage au PLWplus demande effectivement

un changement de mentalité. Il s'agit

d’abandonner un mode de fonctionnement

utilisant peu de papier, au profit d’autres

méthodes de travail, où le papier n'a plus sa

place. Agallis l'a bien compris.

"Les dossiers papier ne sont plus les bienvenus

depuis le passage au PLWplus. Tous les dossiers

de nouveaux clients se trouvent à 100 % dans

BRIOplus et le PLWplus. Quant aux dossiers

de clients existants, nous les numérisons

entièrement", explique Marc Van Der Eecken.

"Ce n'est pas tout : nous avons équipé tous nos

collaborateurs de deux écrans, depuis que nous

sommes passés au PLWplus. C'est la meilleure

façon d'exploiter pleinement le volet PLWplus et

de permettre à chacun de profiter au maximum

des atouts d'un mode de fonctionnement

sans papier. Il a fallu s'adapter, au début, mais

aujourd'hui, nous ne pourrions plus nous en

passer !"

Le module PLWplus facilite le fonctionnement

100 % sans papier grâce à une série de

fonctionnalités pratiques qu’Agallis utilise

à bon escient : "La structure arborescente

n'existait pas dans le module PLW classique.

Elle nous permet aujourd’hui de travailler de

manière plus structurée. Nous avons élaboré

une arborescence nous-mêmes au départ du

modèle de base proposé par Portima. Cette

structure correspond à nos classements papier,

de sorte que nous travaillons en ligne de la

même façon que nous le ferions hors ligne, à

cette différence près que c'est beaucoup plus

efficace. Par ailleurs, avec le PLWplus nous

bénéficions d'un espace disque plus important,

ce qui nous permet de charger nettement plus

de documents."

Dans l'intervalle, Agallis utilise PLWplus de

manière intensive, même si Marc Van Der

Eecken constate que quelques améliorations

pourraient encore être apportées. Il regrette

notamment que des fichiers en format TIFF

ne puissent pas être consultés à l'écran de

prévisualisation et que les caractères spéciaux

ne soient pas toujours visibles. Il estime en

outre que la compression des fichiers JPEG

pourrait être plus efficace. A ce stade, celle-ci

est encore manuelle mais il espère que cette

opération pourra être automatisée à l'avenir.

Agallis est donc en bonne voie pour devenir

un bureau de courtage entièrement débarrassé

des documents papier. Les 17.000 documents

transférés vers le PLWplus au cours des deux

mois écoulés démontrent à quel point le

PLWplus a déjà prouvé son utilité...

Grand merci pour cette interview !

Les collaborateurs du bureau Agallis, équipé de BRIOplus, ont dès le lancement du module PLW (PaperLess Workflow) utilisé celui-ci intensivement. Les possibilités du PLW se sont pourtant révélées rapidement trop limitées pour ce grand bureau. Aussi, dès que l'account manager en a fait la proposition, le bureau s’est converti au PLWplus. Depuis lors, l'évolution est en marche : le peu de papier qui subsistait est aujourd'hui en voie de disparition totale.

Marc Van Der Eecken, Insurance Advisor chez Agallis

7

En tant qu'utilisateur quotidien de BRIO4YOU,

vous êtes le premier à en connaître les

faiblesses. Imaginons que vous trouviez qu'une

fonctionnalité de BRIO4YOU mérite d'être

améliorée. Comment procéder et à qui vous

adresser ?

Users Clubs BRIO et BRIOplus

Contribuez à l'avenir de BRIO4YOU

Comment introduire une demande ?S'il s'agit d'une amélioration de BRIOstartup,

BRIOclassic ou BRIO, vous pouvez la

transmettre par e-mail au Users Club BRIO

à l'adresse uc.brio@portima.com. Si cette

amélioration concerne exclusivement

BRIOplus, adressez votre demande à l'adresse

uc.brioplus@portima.com.

Nous vous recommandons de soumettre

une description détaillée de votre demande.

Tâchez de l'étayer d'une bonne argumentation:

pourquoi souhaitez-vous cette amélioration

et que peut-elle apporter à vos collègues

courtiers et vous-même ?

Nous vous garantissons un suivi continu dès

que votre demande aura été introduite. Nous

vous prévenons par e-mail quelques jours ou

semaines avant le traitement de votre demande

lors d'une réunion. Les membres du Users Club

examineront votre proposition de manière

approfondie au cours de cette réunion pour en

évaluer les avantages et les inconvénients. Ils

tiennent compte, pour ce faire, de la capacité

de développement dont disposent les deux

Users Clubs (chacun 10 % de la capacité de

développement totale de BRIO4YOU).

Les Users Clubs BRIO et BRIOplus ont été créés pour permettre aux courtiers qui travaillent avec Portima de se faire entendre. Les deux Users Clubs disposent chacun de 10 % de la capacité de développement de BRIO4YOU et sont donc un intermédiaire important si vous souhaitez que des améliorations soient apportées à BRIO4YOU. Toutes vos demandes sont traitées lors des réunions. Nous vous informons ensuite sans délai de la décision prise. Transparence et efficacité sont les mots clés des Users Clubs.

8

La décision du Users ClubAu terme de la réunion, vous recevrez à nouveau un e-mail pour vous informer de la décision du Users Club.

Trois cas de figure peuvent se présenter :

Vos représentants du Users Club BRIOplusLe Users Club BRIOplus fonctionne en totale indépendance du Users Club BRIO.

Il dispose donc de ses propres représentants :

Karl Kinet – Président du Users Club BRIOplus - J. Van Breda & Co NV

Paul-Emmanuel Casier Casier & Co NV | Ian Voeten Assumax NV | Christian Heylaerts

Groep Verbaet NV | Danielle Laforce Agallis | David De Cock Verzekeringskantoor L.

Baeyens NV | Jean-Luc Verbaet Groep Verbaet NV | Karlien Van Gele J. Van Breda & Co

NV | Koen Peeters VerzekeringsKantoor Peeters | Koen Vanrompay Verzekeringen VAN

DESSEL NV | Marc Severijns Kantoor Meeus | Philippe Dolne Excel Brokers SA | Rita Jacobs Groep Verbaet NV | Serge Busain Bokiau & Fils SA | Steve Blondeel Callens &

Casier NV | Wim Vermeersch Agallis

Karl Kinet – Président du Users Club BRIOplus

Vos représentants du Users Club BRIOL'Assemblée Générale annuelle du Users Club BRIO s'est tenue le 8 mars 2011.Au cours de cette réunion, des élections ont été organisées pour remplacer les membres démissionnaires.

Voici la nouvelle composition du Users Club BRIO :

Philip Mortelmans – Président du Users Club BRIO - Verzekeringskantoor Mortelmans

Kris Maertens Zakenkantoor Maertens Kris BVBA | Dimitri Fraiture Timaver NV | Jozef Verheyen Cuypers – Bicc NV | Robert Verheyden Affirmo NV | Patrick Lierman @ Insurance BVBA | Thierry De Decker ISA Group | Patrick Van den Abbeele Andes CVBA | Michel Pirson Apic Insurance | Jean-Marc Boccard Cidimmo SPRL | Roselyne Morre Procourtis SA | Antoine de Briey BCF SPRL | Remy Leboutte Groupassur Liège | Vincent Duchène BCD Assurances SA | Philippe Van Ingelgem A. Van Ingelgem et fils SA

Philip Mortelmans – Président du Users Club BRIO

Votre demande a été acceptée et s’est

vu attribuer un niveau de priorité.

Votre proposition sera donc intégrée

prochainement à BRIO4YOU. Le délai

dépend du niveau de priorité attribué. Une

demande disposant de la priorité ‘1’ sera

d'office intégrée à BRIO4YOU. Une priorité

'2' signifie que le Users Club considère

que votre demande est intéressante, mais

pas indispensable. Vous recevrez encore

un e-mail au moment où votre demande

sera effectivement intégrée à une

nouvelle version de BRIO4YOU. Si vous le

souhaitez, vous pouvez consulter toutes

les demandes en cours et leurs priorités

sur la page du Users Club de BEN via les

url suivants :

UC BRIO:

http://ben.portima.be/fr/ucbrio.aspx

UC BRIOplus:

http://ben.portima.be/fr/ucbrioplus.aspx

Votre demande a été rejetée et ne sera pas

intégrée dans BRIO4YOU. Il va de soi qu'au

terme de la réunion, nous vous expliquerons

par e-mail pourquoi votre proposition n'a

pas été retenue. Le Users Club se tient à

votre disposition pour toute question de

votre part à ce sujet.

Si votre demande n'a pas pu être traitée, elle

sera reportée automatiquement à une réunion

ultérieure. Vous serez à nouveau informé de la

date de la réunion qui en débattra.

9

Ces dernières années, notre société s’est

résolument tournée vers vous, nos clients. C’est

dans cette optique que nous avons pris envers

vous dix engagements concrets et mesurables. Si

leurs résultats sont positifs (vous retrouvez tous

les détails à ce sujet sur BEN :

http://ben.portima.be – nos 10 engagements),

quelle image en avez-vous ? C’est ce que

l’enquête a déterminé.

Engagement: Nos produits et services correspondent à vos besoinsLe rapport de l’étude indique que 97,5% d’entre

vous sont satisfaits d’AS/Web et 99% de leur

logiciel BRIO4YOU. La gamme BRIO4YOU

apparaît également comme "innovatrice et

conviviale".

Enquête ICMA

La satisfaction générale a progressé en 2010 !

Les services liés à nos produits obtiennent

aussi de bons résultats : la formation, les

quick user guides et les trucs et astuces sont

autant d’éléments auxquels vous accordez

non seulement de l’importance mais que vous

appréciez. Par ailleurs, vous êtes 93% à accorder

beaucoup d’importance aux initiatives telles que

COACH4YOU.

Engagements: Vous pouvez faire confiance à notre prestation de servicesVos questions sont traitées rapidementIl ressort de l’enquête que la performance du

vendeur répond pratiquement aux attentes. Par

ailleurs, qu’il s’agisse de l’Infoline ou du Brokers

Contact Center, vous êtes en moyenne 97% à être

satisfaits de la connaissance des produits de nos

collaborateurs.

Il y a quelques mois, le bureau d’études indépendant ICMA a effectué une enquête auprès de 430 bureaux clients. Son objectif était de déterminer votre niveau de satisfaction par rapport aux produits et services que nous vous offrons. Les conclusions sont positives puisqu’en termes de qualité et de satisfaction générale, nous avons obtenu le meilleur résultat de ces 4 années, soit un label B (résultats supérieurs à la moyenne) !

A propos de l’enquête ICMA…A la demande de Portima, la société indépendante ICMA a prélevé un échantillon représentatif des clients. En l’occurrence, 430 bureaux ont été sondés, ce qui offre une bonne image des forces et des faiblesses de Portima.L’enquête comprend un certain nombre de questions de base permettant à Portima de comparer ses scores avec ceux d’une base de données de référence de 1000 entreprises. En fonction des résultats, ICMA attribue alors un label à la société allant de D à AA. Cette année, Portima a reçu un label B (les résultats sont supérieurs à la moyenne de la base de données de référence, mais pas plus que 75%).

Vous demandez toutefois "plus d’attention pour

la rapidité de prise en charge de vos demandes

et questions". Conscients de cela, nous avons

déjà pris quelques actions. Ainsi, par exemple,

nous avons adapté l'un de nos engagements

afin de résoudre 80% de vos questions dans les

deux heures et 90% dans les quatre heures. Par

ailleurs, nous cherchons des solutions afin de

mieux vous informer lorsque votre problème

prend plus de temps pour être résolu.

Engagements: Vous gagnez du temps grâce à nos solutionsSécurité optimale de votre environnement informatiqueVous êtes plus de 85% à estimer que "travailler

avec BRIO4YOU contribue à augmenter la

productivité (de votre bureau)". Par ailleurs,

toujours d’après l’enquête, vous êtes satisfaits de

la sécurité du réseau.

Et ICMA de conclure : "Portima est vue comme

une société qui offre de la valeur ajoutée et

inspire de la confiance".

De bons résultats… encore améliorablesBien entendu, Portima peut encore s'améliorer.

Ainsi, l'enquête ICMA relève quelques points

évalués de façon plus critique comme le

partenariat pour les installations hardware et

software et la perception du Users Club BRIO

Il va de soi que nous restons très attentifs à ces

résultats et que nous prenons des initiatives

pour amener des améliorations. Ainsi, pour les

installations hardware et software, nous avons

notamment lancé le 'Self Install' des logiciels

AS/Web et PortiGate, vous permettant d'éviter

les frais d'installation. Quant aux remarques

concernant le Users Club BRIO où vous ne

connaissiez pas la suite donnée à vos demandes,

nous avons mis en place une procédure vous

permettant de savoir quelle réponse est donnée

à votre demande. (Voir à ce propos l'article

concernant les Users Clubs "Contribuez à l'avenir

de BRIO4YOU")

Quoi qu'il en soit, les résultats de l’enquête

ICMA nous encouragent et montrent clairement

votre souhait que nous poursuivions nos efforts

dans la même direction. Nous vous remercions

pour la confiance que vous nous témoignez et

continuerons à mettre tout en œuvre pour que

nos produits et services répondent au mieux à

vos besoins et à vos attentes.

7,2

2006 2007 2009 2010

7,3

7,4

7,5

7,6

7,7

7,8

Votre satisfaction envers Portima a progressé en 2010

Satisfaction généraleTrend satisfaction générale

10

Situé entre autres à Mons, le bureau Hanot

& Fils a fait appel au service COACH4YOU

dès son lancement : "Je voulais organiser un

séminaire pour mes employés", raconte Alain

Hanot, responsable du bureau. "En effet, étant

donné l’investissement demandé par BRIO, je

voulais m’assurer que nous le rentabilisions au

maximum. Deux éléments sont primordiaux

pour moi : exploiter au mieux BRIO et

uniformiser la manière dont mes collaborateurs

travaillent, ce qui est d’autant plus important

que je dispose d’un second bureau à Frameries.

Alexandre Pierre, notre Account Manager chez

Portima, m’a alors proposé une séance de

coaching. C’était ce qu’il me fallait, je n’ai donc

pas hésité !".

Dès le mois d’octobre, rendez-vous est pris avec

un coach…

Une analyse détaillée du fonctionnement du bureau

Avant de se rendre chez un client, le coach

prépare minutieusement sa visite. Il analyse

ainsi la manière dont le bureau travaille avec

BRIO4YOU et quelles fonctionnalités sont ou

non utilisées. Les résultats obtenus sont ensuite

comparés avec ceux d’un groupe de référence.

Avec ces informations, le coach dispose d’une

vue d’ensemble de ce qui fonctionne bien et

de ce qui peut encore être amélioré dans le

bureau. Il lui reste bien entendu à confronter ces

informations avec la réalité du terrain et à établir

ensuite un plan d’actions avec le responsable du

bureau.

Alain Hanot : "Nous avons réuni les personnes

de chaque service durant deux matinées (NDLR:

une seule matinée s'étant révélée trop courte,

une seconde session de coaching a directement

été planifiée). Le coach a parcouru une série de

questions et discuté avec chacun des employés

du bureau. Le coaching a permis une prise de

conscience de certaines choses et chacun a

trouvé la réponse à ses questions. Bref, il a été

instructif et intéressant pour tout le monde. J’ai

d’ailleurs reçu des échos très positifs de la part

de mes collaborateurs."

Des résultats surprenants, des actions multiples …

"Les résultats du coaching m’ont étonné",

poursuit Alain Hanot. "Ils étaient parfois

plus élevés et parfois plus bas que ce à quoi

je m’attendais. Dans tous les cas, il nous a

appris beaucoup de choses". Le bureau Hanot

n’a pas tardé à mettre en place les actions

recommandées. "Nous avons, par exemple, revu

tout l’encodage. Nous nous sommes, en effet,

rendu compte que celui-ci n’était pas complet

ni réalisé de la même façon par tous. Ce travail

sur la base de données nous permet maintenant

de réaliser des actions marketing plus ciblées en

ayant des données à jour. Un mailing basé sur

une tranche d’âge déterminée ou sur un type

de produit que le client n’a pas sont désormais

parfaitement envisageables.

Nous avons également mis en place d’autres

actions utiles telles que la lecture de la

carte d’identité électronique des clients afin

de compléter notre base de données, ou

encore la création des nouvelles cartes vertes

européennes afin que celles-ci soient complétées

automatiquement au départ de BRIO.

Notre encodage se complète chaque jour, et

chaque collaborateur a assimilé l’importance

d’un encodage correct".

… et une productivité accrue

Même si l’impact du coaching et les résultats

du plan d’actions se préciseront au fil du temps,

Alain Hanot nous confirme qu’il a déjà vu des

changements dans le fonctionnement de son

bureau : certaines opérations sont notamment

réalisées plus rapidement qu’auparavant.

"Mes collaborateurs se trouvent rassurés de

travailler avec un logiciel complet, pour lequel

un suivi est mis en place. Ce coaching fut une

véritable prise de conscience des capacités de

l’outil que nous utilisons au quotidien".

Et de conclure : "Oui, je suis très satisfait du

service COACH4YOU. D’ailleurs, nous n’en

resterons pas là. Je compte faire appel à ce

service deux fois par an pour une remise à

niveau."

Nous remercions Alain Hanot pour son aimable

collaboration.

Interview COACH4YOU

“Je compte faire appel à ce service deux fois par an pour une remise à niveau !”

Alain Hanot - bureau Hanot & Fils

Fin septembre 2010, nous lancions COACH4YOU. Ce service, basé sur l’analyse de votre mode de travail avec BRIO4YOU, est destiné à vous aider à mieux exploiter votre logiciel et donc à augmenter votre productivité. Neuf mois après son lancement, vous êtes près de 200 à avoir déjà fait appel à ce service. Un beau succès, certes, mais qu’en pensent ceux qui ont demandé un coaching ? C’est ce que nous avons demandé à l’un d’entre eux : le bureau Hanot & Fils.

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Gagnez 20% de productivité avec BRIO4YOU !

Grâce aux fonctionnalités de nos produits et à nos services en évolution constante, vous disposez

des outils les plus performants et innovants du marché. Vous optimisez ainsi votre productivité et

libérez un maximum de temps à consacrer à vos clients.

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09:00Signature contrat

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11:00Visite client

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16:00Visite M. Mendes

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19:30Visite Mr. Dupont

revision contrat

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14:00Prospection

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