ECOLE DES SCIENCES DE LINFORMATION

Anne universitaire : 2011/2012 N

Etude archivistique et mise en place dune application GED : Cas du Dpartement des Amnagements de lOffice

Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb

Projet de fin dtudes

Cycle des informatistes

Ralis par :

CHKIRI Zhor EL KARCHOULI Ghizlane

Encadr par :

Dr.FAYAD El Mustapha

Co-Encadr par :

Mme. RHANOUI Meryam

Tuteur :

Mr. EL YAAGOUBI Redouane

II

Fiche bibliographique

CHKIRI, Zhor

Etude archivistique et mise en place dune application GED : Cas de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, dpartement des

amnagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] :

2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.

Projet de fin dtudes : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012.

Bibliogr.

Annexes

T.

ELKARCHOULI, Ghizlane

ELKARCHOULI, Ghizlane

Etude archivistique et mise en place dune application GED : Cas de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, dpartement des

amnagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] :

2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.

Projet de fin dtudes : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012.

Bibliogr.

Annexes

T.

CHKIRI, Zhor

III

Ddicaces Je ddie ce modeste travail :

A ALLAH le Tout Puissant, le Clment le Trs Misricordieux qui a guid mes pas depuis l'aube de ma vie, lou soit ALLAH.

A ma trs chre maman GHAMMAM Souad, raison de mon existence. Pour tes sacrifices, ton soutien, ta gnrosit et ta tendresse. Tu tais toujours l prs de moi

pour me soutenir, mencourager et me guider avec tes prcieux conseils. Aucun mot ne saurait exprimer ma grande reconnaissance, ma gratitude et mon profond amour.

QuALLAH te garde et te procure une bonne sant et une longue vie. Je taime Omi.

A mon cher pre ElHaj EL KARCHOULI Ahmed, source de sacrifice. Pour ta tendresse, ton soutien, tes conseils et tes encouragements. Veuillez trouver dans ce

travail lexpression et le tmoignage de mon attachement, ma reconnaissance et mon respect. QuALLAH taccorde la sant et la longue vie. Je taime Abi.

A ma chre deuxime mre EL YACOUBI Fatima, source de tendresse. Pour tes prires, ton soutien et ta gnrosit. Aucun mot ne saurait exprimer mon immense

attachement que je te tmoigne, ma reconnaissance et mon profond amour envers toi.

QuALLAH te procure la sant et la longue vie. Je taime Omi Fatima.

A ma chre sur et amie EL KARCHOULI Ikram. QuALLAH soit tes cts et te procure la russite et le bonheur. Je taime ma petite.

A mon cher frre EL KARCHOULI Hamza. QuALLAH te garde, je te souhaite tout le bonheur que tu mrites. Je taime mon cher.

A mes grands-parents : GHAMMAM Allal, RACHADI Fatima, BOUSSAJRA Fatima et la mmoire de mon grand-pre EL KARCHOULI MHamed.

A ma tante GHAMMAM Aicha et sa petite famille, pour leur soutien et leur gnrosit durant ses quatre annes. Merci normment.

A la famille EL KARCHOULI, GHAMMAM, EL YACOUBI. Que je ne pourrais nommer de peur doublier quelquun. Veuillez trouver dans ce travail lexpression de mon attachement et mes affections les plus sincres.

A ma sur dme, mon amie et mon binme CHKIRI Zhor, Merci amie et veuillez trouver dans ce projet lexpression de mon profond attachement.

A mes deux surs dme : TAIYMI Afafe et MATAICH Fatima Zahra.

A toutes mes amies surtout le groupe Best friend for ever . Je vous aime toutes.

A toute promotion ESI Promo 2008-2012 .

Ghizlane

IV

Ddicaces

A mon trs cher pre Ahmed, le premier et le dernier homme de ma vie, source

damour, daffection, de gnrosit et de sacrifices. Tu tais toujours l prs de moi pour me soutenir, mencourager et me guider avec tes prcieux conseils. Que ce travail soit le tmoignage des sacrifices que vous navez cess de dployer pour mon ducation et mon instruction. Aucune ddicace ne saurait exprimer lamour et ladmiration que je porte au grand homme que vous tes. Puisse Dieu le tout puissant, vous prserver et vous accorder sant, longue vie et bonheur.

A ma trs chre mre Fatima, source de ma vie, damour et de tendresse qui na pas cess de mencourager et de prier pour moi. Vous mavez toujours aid par vos conseils et vos sacrifices. Puisse Dieu le tout puissant taccorder meilleure sant et longue vie.

A mes surs Zineb et Meryem pour leur patience, soutien et leurs sentiments damour aux moments les plus difficiles. Je vous souhaite plein de succs, de joie et de

bonheur. Que dieu vous garde et illumine vos chemins.

A mon frre Jamal, que Dieu te garde, je te souhaite tout le bonheur que tu mrites.

A ma tante Chrifa, merci pour tous les sacrifices et les efforts que vous a avez fait pour nous.

A ma tante Nadia et ses filles Ibtissam, Meryam, et Sanae merci pour votre accueil, votre soutien et votre aide durant toute la priode de mon stage.

A ma grande mre Rahma, mon oncle Mohammed et ma tante Aicha pour leur soutien, amour et gnrosit.

A mes cousins et cousines

A ma chre amie et sur Ghizlane EL KARCHOULI, merci pour ta patience, ta tolrance, et pour les bons moments quon a partag, afin de donner naissance ce projet.

A mes meilleures amies, le groupe Best friends for ever . Merci pour les trs bons moments quon avait partag ensemble. Je vous aime toutes.

Je ddie ce travail.

Zhor

V

Remerciements

En prambule ce travail, nous souhaitons adresser nos remerciements les plus

sincres aux personnes qui nous ont apport leur aide et leur soutien et qui ont contribu

llaboration de ce projet de fin dtudes.

Nos premiers remerciements ALLAH le Tout Puissant.

Nous tenons remercier notre professeur et encadrant Dr.FAYAD El Mustapha qui sest montr lcoute et disponible, ainsi pour linspiration, laide et les conseils fructueux quil nous a prodigues tout au long de la ralisation de ce travail.

Nous adressons nos remerciements aussi notre professeur et encadrante Mme. RHANOUI

Meryam pour qui nous a accueillies avec toute simplicit, bont et gentillesse. Vous serez

pour nous lexemple de droiture et de srieux.

Nous remercions galement Mr. EL YAAGOUBI Redouane, qui nous accompagn en la

qualit du tuteur tout au long de la priode du stage, par ses services, expriences et

orientations, et sans qui, cette priode de stage naurait pu tre aussi enrichissante.

Nous remercions aussi tout le personnel de lOffice Rgional de Mise en Valeur agricole du Gharb, surtout le personnel du dpartement des amnagements pour leur disponibilit et leur

collaboration durant toute la priode de stage.

Nous saisissons cette occasion pour exprimer notre profonde gratitude en vous tmoignant

notre reconnaissance et notre respect.

Zhor & Ghizlane

VI

Rsum

Le dpartement des amnagements de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb a pour mission la gnralisation de lirrigation et lamnagement des zones Bour et les Souks, pour ce faire le DAM ncessite des tudes damnagement, des plans, des cartes et des calques qui ne cessent de saccrotre.

Notre travail a pour objectif de concevoir une politique darchivage et de mettre en place une application de gestion lectronique des documents reposant sur un logiciel Open Source,

permettant la gestion de lensemble des tudes raliss par le DAM.

Pour y parvenir, trois objectifs ont t fixs :

Etudier lexistant en matire de gestion, dorganisation, de conservation et dexploitation des tudes du dpartement damnagement(DAM) de lORMVAG.

Proposer des solutions pour rsoudre les problmes relatifs larchivage des tudes ralises par loffice, et des diffrents plans et calques y affrents.

Choisir un chantillon et en appliquer les rgles et normes darchivage et mettre en place une application GED qui facilitera davantage lexploitation du patrimoine archivistique de lORMVAG, notamment les tudes.

Les mthodes de recherche utilises afin de rpondre aux objectifs ci-dessus sont linterview informelle auprs au personnel du DAM et lobservation directe.

La combinaison entre les mthodes nous a permis de collecter des informations qui ont servi

atteindre les deux premiers objectifs du travail. Les rsultats et les recommandations issues

de la revue de la littrature ont contribu aboutir au troisime objectif.

De ce fait, ltude propose des lments dune politique de gestion rationnelle de linformation pouvant perfectionner lorganisation du travail et assurer ainsi une bonne prise de dcision.

VII

Liste des abrviations

Abrviation Dveloppement

ORMVAG Office Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb

DAM Dpartement des Amnagements

SAM Service des amnagements

TTI Troisime tranche dirrigation

PTI Premire tranche dirrigation

STI Seconde tranche dirrigation

GED Gestion lectronique des documents

GEIDE Gestion lectronique d'informations et de documents de

l'entreprise

ISO Organisation internationale de normalisation

UNESCO Organisation des nations unies pour lducation, la science et la culture

GED Cold GED Computer Output LaserDisc

Microfiches COM Microfiches Computer Output Microfilm

OCR Reconnaissance Optique des Caractres

ANCFCC Agence Nationale de la Conservation Foncire, de

cadastre et cartographie

APS Avant-projet Sommaire

DSA Diagnostic de la situation actuelle

APD Avant-projet dtaill

PO Projet dexcution

PC Plan de classement

CC Calendrier de conservation

SAE Systme darchivage lectronique

ECM Entreprise content management

AOP Programmation Oriente Aspects

VIII

Liste des tableaux

N de tableau Description Page

1 Mesure de temprature et de lhumidit des archives

40

2 Inventaire physique des calques 43

3 Inventaire physique des tudes 44

4 Etude comparative des outils GED Open source 50

5 Rles attribus dans lespace Alfresco 61

Liste des figures

N de figure Description Page

1 Dfinition du document 22

2 Dfinition du document lectronique 23

3 Dcomposition dun systme GED 28

Liste des captures

N de capture Description

1 Etapes 1, 2, 3et 4 de linstallation

2 Etapes 5, 6, 7et 8 de linstallation

3 Etapes 9, 10, 11et 12 de linstallation

4 Lemplacement du fichier de commande Startup

5 Page daccueil dAlfresco

6 Tableau de bord dans lespace Alfresco

7 & 8 Cration dun site dans Alfresco

9 Accder lespace documentaire dun site

10 Cration dun nouveau dossier dans lespace documentaire

11 Ajouter un fichier un dossier

12 Cration dun nouvel utilisateur

13 Rejoindre un site dans Alfresco

14 Attribuer un rle un utilisateur

IX

Liste des annexes

N dannexe Description

1 Organigramme de lORMVAG

2 Primtre dtude de dpartement des amnagements

3 Exemple de bordereau de versement

4 Exemple de formulaire dinventaire des tudes

5 Exemple de formulaire dinventaire des calques

6 Exemple de bordereau dlimination

7 Exemple de calendrier de conservation

8 Exemple de fiche de prt

9 Exemple de fiche fantme

X

Table des matires Fiche bibliographique ................................................................................................................ II

Ddicaces ..................................................................................................................... III

Remerciements ......................................................................................................................... V

Rsum .................................................................................................................................... VI

Liste des abrviations ............................................................................................................. VII

Liste des tableaux ................................................................................................................. VIII

Liste des figures ................................................................................................................... VIII

Liste des captures ................................................................................................................. VIII

Liste des annexes ..................................................................................................................... IX

Table des matires .................................................................................................................... X

Introduction ......................................................................................................................... - 12 -

Enonc de la problmatique ................................................................................................ - 13 -

Premire partie : Contexte dtude, mthodologie de recherche et concept de ltude ..... - 14 -

Chapitre 1 : Prsentation du contexte de ltude ............................................................ - 14 -

I. Prsentation de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole Gharb (ORMVAG) - 14 -

II. Prsentation du dpartement damnagement .................................................. - 18 -

Chapitre 2 : Revue de la littrature ................................................................................. - 21 -

I. Concepts de base ............................................................................................... - 21 -

II. Gestion lectronique des documents (GED) ..................................................... - 23 -

Chapitre 3 : Mthodologie de recherche ......................................................................... - 31 -

I. Objectifs de la recherche ................................................................................... - 31 -

II. Questions de recherche ..................................................................................... - 31 -

III. Population cible ............................................................................................. - 32 -

IV. Mthodes et instruments de recherche .......................................................... - 33 -

V. Envergure de la recherche ................................................................................. - 33 -

VI. Dfinitions oprationnelles ........................................................................... - 33 -

VII. La valeur de ltude ....................................................................................... - 35 -

VIII. Contraintes et limites de la recherche ........................................................ - 36 -

Chapitre 4 : Etude de lexistant ...................................................................................... - 37 -

I. Les structures organisationnelles ...................................................................... - 37 -

II. Identification des archives ................................................................................ - 37 -

III. Gestion et lorganisation des archives ........................................................... - 38 -

IV. Identification des problmes lis la gestion des archives ........................... - 39 -

V. Analyse des besoins .......................................................................................... - 40 -

VI. Proposition et suggestion de solutions .......................................................... - 40 -

XI

Deuxime Partie: Mise en place dune politique darchivage ............................................. - 42 -

Chapitre 1 : Elaboration dun systme darchivage des documents physiques .............. - 42 -

I. Versement des documents ................................................................................ - 42 -

II. Linventaire physique ....................................................................................... - 43 -

III. Tri et limination ........................................................................................... - 44 -

IV. Plan de classement ........................................................................................ - 45 -

V. Calendrier de conservation ............................................................................... - 46 -

VI. Communication des documents .................................................................... - 48 -

Chapitre 2 : Conception dun systme de gestion lectronique des documents ............. - 49 -

I. Grille dvaluation des solutions GED ............................................................. - 49 -

II. Prsentation du logiciel Alfresco ...................................................................... - 53 -

III. Installation et configuration de la solution .................................................... - 55 -

Conclusion ........................................................................................................................... - 62 -

Bibliographie & webographie ............................................................................................. - 63 -

ANNEXES .......................................................................................................................... - 65 -

- 12 -

Introduction

Lagriculture tait toujours un secteur stratgique pour le dveloppement socio-conomique du Maroc. Ce secteur connait de nombreux programmes de dveloppement

agricole et de rformes structurelles afin de contribuer dans la croissance conomique du

pays et dassurer sa scurit alimentaire. En effet, loffice rgional de mise en valeur agricole a pour mission dencadrer et dorganiser professionnellement les agriculteurs, grer et maintenir les quipements hydro-agricoles, amnager des terres agricoles et aider au

dveloppement rural.

Linformation est une ressource indispensable la performance et au dveloppement des organisations quelles que soient leurs tailles, leurs missions, et leurs sphres dactivit.

Ainsi, la bonne gestion dun tel secteur ncessite une bonne prise de dcision, pour atteindre les objectifs prdfinis et accomplir les missions de lorganisme. Toutefois la prise dune bonne dcision repose sur la disponibilit des informations fiables dans le moment opportun.

Par ailleurs, labsence dun systme adquat de gestion des informations, constitue une entrave devant lexistence et le bon fonctionnement des entreprises, ce qui implique une connaissance des nouvelles technologies et spcialement une maitrise des outils et techniques

de traitement documentaire.

De nos jours, on constate une croissance exponentielle de la masse des archives et des

informations et une diversit qualitative des supports qui ont considrablement modifi les

donnes de larchivage dans les administrations et les entreprises. Do la ncessit dun systme darchivage qui permet une bonne maitrise des documents et une utilisation optimale pour une prise de dcision performante. Un systme de gestion informatise des

archives a pour but dapporter plus de clart et de transparence dans lexercice de la profession archivistique, la diminution du temps dattente et donc lamlioration de la qualit du service. Il est noter que linformatisation ne concerne pas seulement les documents darchives mais aussi les instruments de recherche notamment les plans de classement et les index.

Pour ce faire, la mise en place dune politique darchivage soutenue par une application GED est une solution efficiente qui peut aider grer tous les besoins concernant les

documents, leur gestion et leur utilisation.

En effet notre travail sest tal sur deux parties, la premire comprend le contexte de ltude, la mthodologie de recherche, la revue de littrature ainsi que ltude de lexistant. Et la deuxime prsente la stratgie suivie pour la mise en place de la politique darchivage afin de rsoudre les problmes lis la gestion des archives du DAM.

- 13 -

Enonc de la problmatique

Linformation et la prise de dcision sont en troite relation dans la mesure o les dcideurs ou bien les acteurs de toute organisation ne peuvent jamais accomplir une activit

sans que linformation soit pntrable et la porte au bon moment. Cependant, les archives du Dpartement des Amnagements de lORMVAG notamment les tudes et les calques ne font lobjet daucune activit de gestion et de traitement, ceux-ci sont stockes dans un local qui ne dispose pas des conditions adquates de conservation dun fonds darchives qui saccroit de plus en plus. Ainsi les usagers perdent leur temps et nergie en passant des heures et parfois des jours dans la recherche dun dossier. Donc, on constate labsence totale dune politique darchivage qui se concrtise dans labsence :

Dune procdure de traitement, de gestion et de circulation des documents. Des instruments de recherche de reprage et de consultation de ces documents. Des conditions favorables de conservation et de prservation des tudes et des

calques.

Des normes et rgles de conservation, de traitement, et de communication.

Devant cette situation, il est primordial dimplanter un systme darchivage qui va assurer une gestion rationnelle des documents au sein du DAM pour pallier ces entraves en vue

daccrotre sa productivit et son rendement en rduisant de faon tangible le temps de recherche, de reprage, daccs, et de partage de linformation.

- 14 -

Premire partie : Contexte dtude, mthodologie de

recherche et concept de ltude

Chapitre 1 : Prsentation du contexte de ltude

Pour tre en mesure de mener un projet quel que soit sa taille et sa nature, il importe

dacqurir une excellente connaissance de lenvironnement interne et externe de lorganisme, ainsi tous les partenaires censs produire ou utiliser les documents dans le cadre de leurs

fonctions.

Cest pour cette raison quon commence notre projet par une analyse en profondeur du Ministre dAgriculture et de la Pche Maritime, lOffice Rgionale de Mise en Valeur Agricole du Gharb et le dpartement des amnagements lobjet de notre tude.

I. Prsentation de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole Gharb (ORMVAG)

LORMVAG est un tablissement public dot de de personnalit civile et de lautonomie financire. Sa cration est rgie par le Dcret royal n 830-66 du 07 Rajab 1386 (22 octobre 1966) et plac sous tutelle technique du Ministre de lagriculture et des pches maritimes et sous tutelle financire du Ministre des finances.

1. Politique et missions

LORMAVG est habilit promouvoir ou de poursuivre dans sa zone daction les amnagements hydro-agricoles et de mise en valeur. Il entreprend dune manire gnrale les actions qui visent amliorer la productivit agricole et le dveloppement du monde rural. Il

est charg de favoriser la mise en valeur des exploitations agricoles. Il ralise les oprations

dcides par le Gouvernement en matire foncire et de mise en valeur, en particulier sur le

patrimoine de lEtat et des collectivits.

Dune manire gnrale, loffice a la responsabilit de lensemble des actions de mise en valeur dont principalement lquipement hydro-agricole, lamnagement des terres, lencadrement des agriculteurs, la vulgarisation des techniques modernes de production, la promotion des productions vgtales et animales et des actions de dveloppement socio-

conomique. Loffice soccupe galement de la gestion de lexploitation et de la maintenance des ouvrages hydrauliques et des rseaux dirrigation.

2. Axes dintervention

Les interventions de loffice sont axes principalement sur : Lamnagement foncier; Lamlioration des structures foncires; La mise en uvre des projets de mise en valeur en zones Bour;

- 15 -

La lutte contre lanalphabtisme; Le dveloppement de projets gnrateurs de revenus au profit de la femme rurale; La promotion des entreprises de prestation de services agricoles et encouragement

des investissements dans le primtre.

3. Organisation et structure de lORMVAG

LOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb comprend, outre la Direction, le Service de lAudit Interne et de Contrle de Gestion et le Service des Moyens Gnraux, Cinq Dpartements au niveau du sige et des Arrondissements au niveau local.

LAdministration centrale est compose des structures suivantes: Au sige de loffice, outre le Secrtariat et le Bureau dOrdre ;

3.1.Service de lAudit Interne et du Contrle de Gestion

Ce service est plac sous lautorit du directeur de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb et en conformit avec les textes en vigueur, il est charg de :

Examiner et valuer le systme de contrle interne en vue damliorer le fonctionnement global de lOffice en troite collaboration avec lensemble des responsables ;

Dtecter les forces et les faiblesses apparentes de lorganisation, et tablir le programme de vrification portant sur les faiblesses constates ;

Etablir le rapport daudit sur les insuffisances constates et les recommandations damlioration et suivre la mise en place de ces recommandations, et mettre jour, en liaison avec les diffrents responsable, le manuel de procdure ;

Participer et coordonner les oprations dinventaire du patrimoine en liaison avec les responsables des diffrentes fonctions ;

Etablir priodiquement les indicateurs de gestion et les tableaux de bord destins la Direction et la tutelle ;

Etablir priodiquement les rapports de contrle de gestion avec recommandation dactions ;

Analyser les rsultats et les performances des diffrents dpartements ; Etablir les rapports dactivits de lOffice destins au Conseil dAdministration de

lOffice.

3.2.Service des Moyens Gnraux

Ce service est charg sous lautorit du directeur de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb et en conformit avec les textes en vigueur de :

Satisfaire les besoins des diffrentes fonctions en moyens de fonctionnement dans les conditions optimales de prix, de qualit et de dlais ;

Connatre en permanence et suivre lvaluation de ltat des stocks des diffrentes matires, pices de rechange, fournitures et matires consommables, et dclencher le

processus de commande en fonction de ltat des stocks ;

- 16 -

Contrler les oprations immobilires institues par les textes en vigueur, instruire les dossiers dexpropriation, grer les affaires administratives de lOffice et, tenir jour linventaire du patrimoine de lOffice ;

Grer les moyens gnraux de lOffice : la documentation, le reprographie des documents, latelier de reproduction, et le standard tlphonique ;

Assurer lentretien des btiments administratifs, des logements, des vhicules, des matriels et mobilier de bureau.

3.3.Dpartement des Ressources Humaines

Ce service est charg sous lautorit du directeur de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb et en conformit avec les textes en vigueur concernant la gestion

du personnel de :

Concevoir et coordonner la mise en uvre de la politique de gestion des ressources humaines de lOffice sous tous ses aspects (politiques salariale, formation, recrutement, licenciements ) ;

Suivre et valuer le personnel en liaison avec lensemble des services, prparer et grer les plans de formation annuels et les plans de carrire ;

Veiller lutilisation optimale du personnel dans les diffrents services et de proposer toutes les mesures favorisant leurs conditions de travail.

3.4.Dpartement de la Planification et des Finances

Ce service est charg de lamlioration de linformation comptable et financire. A ce titre il est charg de :

Planifier les actions qui dcoulent des missions globales assignes lOffice dans le cadre du plan de dveloppement et en assurer leurs budgtisation ;

Suivre et valuer les actions dveloppes par les diffrents dpartements ; Appliquer la politique financire et comptable et assurer la gestion financire de

lOffice ; Coordonner et assurer les travaux darrts comptables et de consolidation des tats

financiers ;

Concevoir et assurer le fonctionnement du systme dinformations comptables et financires ;

Assurer lharmonisation et la mise en uvre du systme informatique.

3.5.Dpartement des Amnagements

Le dpartement damnagement est un dpartement oprationnel qui prvoit : La gnralisation de lirrigation, lamnagement des zones Bour, lquipement communal concernant ladduction deau potable ; rseaux de pistes et dlectrification ; ainsi que lamnagement des souks, de plus lorganisation de lhabitat dans la zone daction concerne. Ce travail ncessite un certain nombre de documents de diffrents types et natures savoir :

Des plans (plan des zones daction) ;

Des cartes, des calques ;

Des rapports dtude de terrain.

- 17 -

3.6.Dpartement de la Gestion des Rseaux dIrrigation et de Drainage

Ce service est charg dassurer le service de leau dans les meilleures conditions

techniques et conomiques au bnfice des usagers, conformment aux objectifs initiaux du

projet damnagement, et la prennit du patrimoine hydro-agricole. A ce titre il est charg de :

Grer les ressources en eau alloues aux primtres dirrigation et assurer le service de leau aux usagers en fonction des disponibilits ;

Veiller sur la maintenance des ouvrages des quipements des rseaux et leur

utilisation optimale.

3.7.Dpartement du Dveloppement Agricole

Ce service a comme objectifs, dans la zone de lOffice de :

Transfrer le savoir-faire de lOffice en matire de Dveloppement Agricole aux exploitants agricoles ;

Appliquer les orientations de politique gnrale du Ministre de lAgriculture et de la Rforme Agraire ;

Dvelopper la mise en valeur des exploitations agricoles en aidant amliorer leur gestion technique et leur rentabilit ;

Dvelopper la production animale et assurer la protection sanitaire du cheptel ; Dvelopper laccs des exploitants agricoles aux techniques modernes de culture,

dlevage et de gestion, aux encouragements et subventions procurs par lEtat ; Assurer le suivi-valuation des volutions essentielles des exploitations agricoles ; Assurer le suivi continu des conditions de commercialisation des productions

animales et vgtales, notamment des prix des produits agricoles, pratiqus au niveau

des diffrents marchs et les communiquer aux exploitations agricoles ;

Dvelopper des conventions avec lenseignement et la recherche agricole portant sur le dveloppement de la recherche agricole applique, des techniques de productions,

et lorganisation des stages mutuels ; Dvelopper la communication et la diffusion de linformation agricole par radio au

profit des exploitations agricoles.

3.8.Arrondissements et les Centres de Dveloppement Agricole

Ils sont en nombre de Cinq Arrondissements ils grent lexcution des programmes assigns par le dpartement et le budget de fonctionnement correspondant. Les spcialistes

matires, constituant les quipes pluridisciplinaires, encadrent et forment les conseillers

agricoles, ils assurent des visites frquentes des exploitations agricoles et prennent le relais

des conseillers dans les cas des exploitations bon niveau de technicit. De mme quils sont tenus dassurer les contacts requis avec les tablissements de lenseignement et de la recherche agricoles, dans le cadre de conventions tablies par le dpartement en vue de

sinformer de lvolution des techniques et de la technologie agricoles. Ces contacts revtiront plusieurs formes notamment des stages et des visites mutuelles au profit des

agriculteurs. Il sagit des arrondissements de :

- 18 -

SIDI KACEM SIDI ALLAL TAZI SOUK EL ARBAA KSIRI SIDI SLIMANE

3.9.Arrondissements et les Centres de la Gestion des Rseaux dIrrigation et de drainage

Ils sont en nombre de Quatre Arrondissements ils entreprennent des actions visant

lamlioration des conditions dutilisation de leau et le cot de sa mise disposition. Ils veillent la protection de la qualit des eaux et de lenvironnement en gnral. Il sagit des arrondissements de :

BEHT MECHRAA BEL KSIRI SOUK EL ARBAA SIDI ALLAL TAZI

II. Prsentation du dpartement damnagement

1. Missions et attributions

Le dpartement des amnagements est charg de la mise en uvre des programmes

dquipement hydro-agricole, de viabilisation du milieu rural en zone Bour notamment, et de lamlioration foncire en vue de lever un certain nombre de contraintes physiques au dveloppement de lagriculture. A ce titre il est charg de :

Entreprendre et superviser les tudes de base et de dtail des projets damnagement dans la zone daction de lOffice ;

Raliser les travaux dquipement hydro-agricole, damliorations foncires et dinfrastructure rurale selon les rgles de lart. et conformment au programme retenu ;

Entreprendre et superviser les travaux de rhabilitation des ouvrages et des quipements ;

Assurer le rle de conseil et dassistance aux agriculteurs et aux collectivits locales.

2. Organisation et services

Le dpartement se compose outre du secrtariat, dun bureau administratif et des marchs, de deux services et dun arrondissement damnagement des secteurs rcemment quips Est1 et Est4. Les attributions de chaque entit peuvent tre rsumes comme suit :

2.1.Bureau administratif et des marchs (BAM)

Ce bureau est Charg de :

- 19 -

Des tches administratives lies lexercice de la fonction ;

Du suivi des procdures de llaboration des marchs, de leur lancement et de leur

jugement ;

Du suivi des procdures de llaboration des marchs, de leur approbation et de leur

excution (ordres de service, cautions, dcomptes, situation etc.)

De larchivage de tous les documents se rapportant chaque march.

2.2.Service Ingnierie (SIG)

Ce service est charg de :

De planifier, programmer et superviser les tudes damnagements hydro-agricoles

conformment aux orientations de la politique damnagement arrte par le

Ministre de lAgriculture ;

Dinstruire les dossiers de qualification des entreprises intervenant dans le secteur de

lamnagement hydro-agricole.

Pour laccomplissement de ces missions outre le secrtariat, le service comprend 3 bureaux : Bureau des Etudes ;

Bureau des Travaux ;

Bureau de Topographie.

Le chef du bureau des travaux fait partie de la commission permanente charge de lexamen des dossiers dirrigation localise.

2.3.Service des Amnagements (SAM)

Ce service est charg de :

De conduire toutes les oprations de remembrement et les projets de mise en valeur

en Bour ;

Dexaminer les demandes de construction en milieu rural et les documents et projets

durbanisme et ce pour les localits entrant dans la zone daction de lORMVAG. Son

rle consiste veiller sur la protection et la sauvegarde du potentiel agricole contre

des usages non agricoles et ce conformment la rglementation en vigueur. Dans ce

cadre, loffice est reprsent par deux techniciens au niveau du guichet unique

instaur au niveau de lAgence Urbaine Kenitra/Sidi Kacem ;

Dtablir les dossiers techniques dexpropriation pour cause dutilit publique et

doccupation temporaire ;

Dlaborer les tats dindemnisation inscrits dans le cadre des interdictions de mise en

cultures des secteurs amnager ;

Dinstruire les demandes de plans de constructions dlevage.

3. Primtre des tudes

Les tudes ralises par le DAM porte sur un primtre divis en quatre tranches :

- 20 -

Premire tranche dirrigation ;

Deuxime tranche dirrigation ;

Beht ;

Troisime tranche dirrigation ;

Dans le but de faciliter les tudes et mieux cerner le primtre, chacune de ces tranches se

compose de parties appeles zones et ces zones sont devises en secteurs. Pour chaque

secteur, le DAM mne un ensemble dtudes, ces tudes peuvent porter sur une ou plusieurs de composantes damnagement, savoir :

Station de pompage (lectromcanique/ gnie civil) ;

Adduction ;

Canal principal ;

Rseau dirrigation ;

Rseau dassainissement ;

Drainage ;

Nivellement ;

Pistes agricoles.

Ainsi ces tudes sont ralises sur des tapes ou phases appeles aussi missions, notamment :

Diagnostic de la situation actuelle

Projet de mise en valeur agricole

Avant-projet sommaire

Avant-projet dtaill

Projet dexcution

Dossier de consultation des entreprises

Equipement hydro-agricole

Tous les renseignements recueillis facilitent le processus dvaluation des besoins en matire de gestion des documents de lORMVAG en gnral, des tudes et des calques du DAM en particulier, ainsi que lidentification des solutions appropries.

- 21 -

Chapitre 2 : Revue de la littrature Dans le prsent projet, on est appel bien dterminer les concepts sur lesquels on va

travailler travers des dfinitions prcises et concises. Une attention particulire devrait tre

accorde aux concepts relatifs larchivistique en prenant en compte les notions de linformation, du document, darchives, et du document lectronique. Ainsi les termes, principes, mthodes et techniques lis la gestion lectronique des documents, la

conception et la mise en place dune application GED au sein dun organisme.

I. Concepts de base

1. Notion de linformation

Linformation est un lment de base, on doit le dfinir et tudier ses sources, ses

types et les supports de cette information.

Linformation est une donne, transforme et structure sous une forme conventionnelle et intelligible pour tre insre dans une dynamique de diffusion et/ou dchange (pour tre communique).

Linformation seule nest pas un savoir, pour quelle le devienne, il lui faut des structures conceptuelles qui la supportent et lui donnent du sens. Linformation nest pas neutre, elle est toujours charge dintentions dtermines tant par la volont consciente de celui qui lemploi que par sa culture, sa morale, son idologie, les moyens physiques, institutionnels, les comptences et capacits humaines mises contribution pour la crer, lchanger et la diffuser (elle est donc influence par la communication).

Linformation nest pas fige. Le temps et le contexte dans lesquels elle est change et analyse peuvent modifier sa valeur et linterprtation quon en donne, de mme que les diverses influences voques prcdemment.

2. Notion du document

Selon la dfinition donne par lOrganisation Internationale de Normalisation (ISO),

un document est un ensemble form par un support et une information, gnralement

enregistre de faon permanente et tel qu'il puisse tre lu par l'homme et la machine. Le

document est un objet autonome permettant de diffuser des informations dans le cadre dun processus identifi sur un support donn.

1

Les documents sont reprsents sous plusieurs reprsentations :

Papier

Electronique : lisible sur un cran. Soit cr initialement sous une forme numrique

ou rsulte dun processus de numrisation partir dun document papier.

Multi mdia : regroupe plusieurs type de mdia tels que : son, image, texte, vido.

1 Diffusion de contenus et de documents sur Internet - Thomas Dechilly Publier sur Internet - ADBS

ditions.

- 22 -

Figure 1: Dfinition du document

3. Notion darchives

3.1.Dfinition des archives

La dfinition des archives se doit dtre assez large pour englober les archives quelle

que soit leur prsentation matrielle, tant au niveau de la forme quau niveau du support.

Ainsi la dfinition admise par la profession et normalise par lUNESCO dfinit les archives en fonction de lobjet ou de la provenance. Cest ainsi quelles sont dfinies comme lensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme

public ou priv, dans lexercice de leur activit. La conservation de ces documents est organise dans lintrt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou prives, que pour la documentation

historique de la recherche .

3.2.Rle des archives dans lentreprise

Les archives constituent la mmoire de lentreprise, elles reprsentent les activits

ralises dans le cadre dune affaire ou dun ensemble daffaires. Les dfinitions donnes par la littrature incitent sur la ncessit de la conservation des archives pour la justification des

droits, la recherche scientifique et historique et pour la sauvegarde du patrimoine. La

conservation des archives permet une bonne gestion et organisation de lensemble des donnes et informations circulant dans ces archives et par consquent une prise de dcision

efficace et efficiente.

Larchiviste amricain Theodore R.Sechellenberg dfinit deux valeurs essentielles des archives : la valeur primaire et la valeur secondaire, la premire correspond aux valeurs

administratives, lgales et financires autrement dit les raisons pour lesquelles ces archives

existent. La deuxime valeur reflte les valeurs dinformation, du tmoignage et de recherche cest--dire la finalit des documents darchives.

- 23 -

4. Notion du document lectronique

Le document lectronique est :

Un lieu de composition et dassemblage de fragments documentaires divers Une plate-forme partir de laquelle peuvent tre drivs de nombreux supports

matriels.

Le document lectronique est un fichier :

Cod en binaire

Non lisible directement (ncessite un PC + logiciel)

Obtenu par numrisation (dmatrialisation), par saisie au clavier (fichier natif) ou bien par

dition de sortie (facturation, reporting, ).

Figure 2: dfinition du document lectronique

II. Gestion lectronique des documents (GED) La prsente partie a pour but de clarifier les notions et les concepts relatifs la GED,

dapprofondir les connaissances lies un systme GED, sa conception et sa mise en uvre.

1. Dfinition de la GED

La GED, gestion lectronique des documents, ou GEIDE gestion lectronique

dinformations et de documents existants, est un ensemble doutils et de techniques permettant la dmatrialisation, le classement, la gestion et le stockage des documents

partir dapplications informatiques dans le cadre normal des activits dune entreprise. La GED peut tre dfinie comme tant le systme informatique compos de matriels et

logiciels qui permet de traiter, de consulter et de diffuser des documents non matrialiss sur

un support classique .

- 24 -

2. Objectifs de la GED 2 2.1.Objectifs lis au stockage

Rduction du volume de transactions et de lencombrement ; Accroissement de charge ; Diminution des risques (vols, incendie, pertes) ; Diminution des duplications.

2.2.Objectifs lis la gestion

Diminution des dlais de recherche ; Accs linformation par critres multiples ; Amlioration de la confidentialit ; Rduction des cots de consultation et restitution.

2.3. Objectifs lis la diffusion

Diffusion interne ou externe ; Amlioration de laccs linformation et de sa pertinence ; Scurit daccs ; Accs partag ; Accs distant ; Dcentralisation du traitement.

2.4.Objectifs de communication et de coopration

Travail collaboratif ; Communication, structure des changes ; Procdures dorchestration des changes.

3. Applications GED Les solutions GED peuvent faire lobjet de diffrentes classifications mais par souci

de simplification, nous navons retenu que cinq grandes catgories reconnues par les spcialistes, notamment :

GED Bureautique ;

GED documentaire ;

GED image ;

GED COLD ;

GED administrative.

3.1.GED Bureautique

La GED bureautique permet la gestion des documents bureautiques vivants de

lentreprise, sous leur forme dchange et de flux entre les postes de travail producteurs. Les solutions de GED de cette catgorie doivent prsenter les caractristiques suivantes :

Intgration forte de lenvironnement de productivit, tant en terme darchitecture

technique que fonctionnelle, loutil GED peut tre peru comme llment fdrateur

des changes documentaires au sein du groupe de travail : gestion de la traabilit des

2 Prax, Jean-Yves. Larcher, Simon. La gestion lectronique documentaire. Paris : Dunod,

2004.

- 25 -

flux sur un rseau, archivage automatique avec gestion des versions successives dun

document (versioning), filtres dinter-compatibilit des fichiers, scurit ;

Trs grande facilit dutilisation au moment de la production : lindexation doit se

faire en quelques secondes, et au moment de la recherche : critres simples,

consultation par viewer universel ;

Gestion de document vivants : liens dynamiques vers le document natif, versioning ;

Intgration de fonctions de messagerie, annotations, workflow qui permettent denrichir

le document, de le faire vivre au sein dun flux du travail.

3.2.GED documentaire

La GED documentaire gre les documents de rfrence de lentreprise. Lobjectif est

de constituer une mmoire organisationnelle qui prend en compte les acteurs et les contextes.

A cet effet la GED documentaire doit laborer un langage dindexation gnralement au travers dun thesaurus, qui soit la fois gnrique pour que la smantique soit partage par tout le monde, et spcifique pour que le moteur de recherche soit prcis et pertinent.

Le processus dindexation des documents tant plus lourd que dans le cas de la GED bureautique, il est souvent ncessaire dorganiser une fonction de collecte qui ncessite des comptences de documentaliste, savoir la conception de thesaurus, liste permute de mots-

cls, slection des documents rfrentiels La recherche et la consultation se font, en revanche, depuis les postes clients et doivent

tre assez simples.

3.3.GED Cold

Sous lappellation GED-Cold (Computer Output LaserDisc) sont regroups les programmes et les applicatifs conus pour grer des fichiers spools gnrs par des

ordinateurs centraux ou des systmes transactionnels. Il sagit de factures, de bons de livraison, de fiches de paie, etc.

La GED-Cold complte ou remplace les ditions traditionnelles de microfiches COM

(Computer Output Microfilm) ou les listings.

Une solution de GED-Cold comprend plusieurs modules logiciels permettant lextraction de donnes de fichiers spools(en connexion directe avec un ordinateur central ou par lecture

dun support de stockage temporaire).

Le logiciel de GED-Cold indexe les donnes du fichier spool selon les critres propres

lapplication. Ces donnes enrichissent une base de donnes sur laquelle lusager pourra ensuite effectuer des recherches multicritres.

Les applications de GED-Cold sont dun usage beaucoup plus souple que les microfilms/microfiches COM ou les listings. Elles rendent possibles la consultation slective

dinformation en quelques secondes et le partage des fichiers entre plusieurs utilisateurs.

3.4.GED image

Le terme GED-image regroupe toutes les applications de GED grant des images ou

des documents numriss.

- 26 -

Cette segmentation est purement formelle car un mme logiciel est en gnral capable de

grer la fois des images et des fichiers issus de traitement de textes, de tableurs, etc.

Pour capturer les images, il existe plusieurs mthodes qui dpendent de la nature des

documents et des besoins de lapplication. On peut numriser des documents laide de scanners, importer des fichiers dj existants (exemple de photo-CD) ou capture des images

partir dune camra vido couple une carte de numrisation place dans le micro-ordinateur.

3.5.GED administrative

La GED administrative permet de procder au classement de documents

administratifs les plus divers (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires,

devis...) sous forme de fichiers numriss qui pourront tre ventuellement diffuss via le

rseau interne de l'entreprise. Elle est souvent associe une LAD (Lecture Automatique des

Documents).

4. Infrastructure dun systme GED

Linfrastructure dun systme GED comprend les lments suivant : Un rseau informatique et des moyens de communication : cest un rseau gnral

dentreprise avec des outils de communication internes (accs aux applications informatiques et mulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne,

etc.) et externes (passerelles fax, tlex, accs des messageries publiques, accs des

banques de donnes externes, etc.);

Des dispositifs matriels et/ou logiciels appels serveurs dont lobjet est doffrir des services lensemble des usagers internes et externes de lentreprise (services dimpression, de sauvegarde de donnes, de bureautique, dapplications informatiques, de bases de donnes, etc.) ;

Des postes client spcialiss en fonction de lutilisateur, ce sont les postes de travail

dont lentreprise est quipe. Cette infrastructure est organise selon des choix et des

rgles darchitecture par exemple une architecture de type client- serveur .

5. Etapes fonctionnelles de la GED

5.1.Lacquisition des documents

Le premier maillon de la chane de GED est lacquisition numrique afin de grer linformation par ordinateur, elle doit tre disponible sous forme numrique (suite de bits 0 ou 1). Nous nous retrouvons devant trois possibilits dacquisition des documents:

Acquisition directe de linformation en mode numrique : soit une faon plus simple (saisie directe de texte sur traitement de texte) soit une faon plus

sophistiqus (acquisition graphiques sur table traante);

Conversion en numrique de documents analogiques : il sagit l deffectuer une conversion en faisant appel diffrentes technologies : scanner, carte de

numrisation et ce selon les supports analogiques concerns. Collecte et assemblage de documents dj numriques : il sagit dune

information numrique mais souvent parpille sur diffrents postes et

serveurs, et surtout disparate dans son format et dans sa forme. Le travail est

ax sur la conversion de format.

- 27 -

5.2.Enregistrement des documents

Une fois acquis, les documents doivent tre enregistrs en leur attribuant une

rfrence (nom de fichier, numro, cote alphanumrique, dates extrmes) en fonction des rgles de gestion de l'organisme et en rpondant des utilisations diffrencies du document

(cration de copie rvisable, de copie de diffusion).

5.3.Classement des documents

Lorsqu'un document est enregistr dans le systme de gestion, il doit pouvoir tre

facilement rcupr. Il est donc index selon ses mtadonnes (type de fichier, date d'ajout,

responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intgral ou par descripteur).

5.4.Indexation des documents

Lindexation dun document consiste dcrire le document dans le but de permettre une exploitation rapide et facile sans ncessairement recourir la consultation du document

lui-mme. On distingue :

L'indexation par type en utilisant les mtadonnes (catgorie, auteur, titre, date...) du

document ;

Lindexation par mots-cls : Il s'agit de slectionner et de rpertorier les termes qui

apparaissent le plus souvent et qui se rapportent au document dans une liste de mots

prdfinie appele thesaurus ;

Lindexation en full text (ou texte intgral) consiste lire les documents numriss

dans leurs intgrit par des logiciel dOCR (reconnaissance optique des caractres).

5.5.Stockage et conservation des documents

Le stockage et la conservation sont impratifs pour garantir l'intgrit, la scurit et la

sauvegarde des documents dans un systme GED. Ils doivent tre tudis avec minutie avant

de choisir le type du priphrique du stockage. Le stockage seffectue en fonction des types des documents, de leur frquence dutilisation, de la dure de conservation et aussi de limportance stratgique de linformation circule dans ces documents.

5.6.La recherche et la consultation des documents

Lune des finalits essentielles dun systme GED est de rechercher des documents dans le but dune restitution, dune consultation ou dune modification. La qualit et la rapidit de la recherche dpendent de la qualit de lindexation et de lacquisition. La recherche dans un systme GED peut se faire soit par :

Le biais dune requte de recherche ;

Le biais dun navigateur ou technique hypertextuelle ;

Le biais dune navigation en plein texte (en texte intgrale).

La recherche est soumise aux contrles daccs, un systme GED doit offrir une gestion forte des droits d'accs (lecture, modification, suppression, cration). Ces droits sont alors attribus

des personnes et des groupes de personnes prdfinis en fonction de leurs tches et leurs

postes administratifs.

- 28 -

5.7.La diffusion des documents

Les documents ont souvent vocation tre diffuss, sous forme lectronique ou aprs

impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion.

La diffusion des documents recouvre plusieurs technologies, pouvant tre combins selon le

besoin. Elles comprennent laffichage cran, limpression et les diffrentes formes de communication sur rseau, comme la messagerie ou le Workflow.

Figure 3 : la dcomposition dun systme GED3

6. Phases dimplantation dun projet GED

La russite dun projet GED repose essentiellement sur une dmarche mthodologique suivie, rationnelle et rigoureuse.

Les phases de la mise en place dun systme GED peuvent tre rsumes comme suit : Ltude de lexistant ;

Critique et analyse de lexistant ;

Ralisation du diagnostic ;

Choix de la solution (loutil) ;

Installation de la solution (le logiciel) ;

Paramtrage du logiciel afin de ladapter aux besoins de lorganisme ;

Tester la solution pour vrifier les fonctionnalits du logiciel et leurs adaptations aux

besoins ;

Formation de lensemble des usagers (utilisateurs et administrateurs) ;

3 Cours de Mme. Daoudi : ECM. 4ACI.

- 29 -

Exploitation et maintenance.

Limplantation dun systme GED exige la constitution de deux comits : Comit du pilotage : prend les dcisions, pilote et conduit toutes les phases du

projet ;

Comit de suivi : excute le projet, planifie le travail des excutants.

7. Les outils dchange

7.1.Workflow

La GED (gestion lectronique de documents) rationalise les processus de traitement

des documents. Elle est un partenaire du dveloppement de workflows formaliss dans

l'entreprise.

Un workflow (ou flux de travail) dcrit et formalise toutes les tapes d'un processus et les

flux d'informations associs. Un workflow n'est pas ncessairement linaire. Il peut contenir

des embranchements et des boucles accompagnes de conditions.

Par abus de langage, le terme de workflow peut aussi dsigner le logiciel permettant

d'excuter ces flux.

Il est considr comme un enchainement de tches, initi par un vnement dclencheur,

possdant des boucles et des tests conditionnels et visant la production dun produit final. Le processus est compatible aux structures et aux fonctions de lentreprise.

Les workflows sont applicables de nombreux niveaux dans une entreprise :

Workflow pour l'criture d'un rapport : criture, corrections, validation des

corrections, validation du document, signature, diffusion,

Workflow pour la gestion d'une non-conformit : dclaration de la non-conformit,

validation, correction, validation de la correction,

Workflow pour la GED : cration, stockage, diffusion, archivage, destruction.

7.2.Groupware

Le Groupware est un concept qui dsigne la fois le processus humain et

organisationnel du travail en groupe et les outils technologiques ncessaires pour

laccomplissement de ce travail.

LAFCET4 parle de collecticiel quelle dfinit ainsi : Un ensemble de techniques et de mthodes qui contribuent la ralisation dun objectif commun plusieurs acteurs, spars ou runis par le temps et lespace, laide de tout dispositif interactif faisant appel linformatique, aux tlcommunications et aux mthodes de conduite de groupe.

Le Groupware est donc un concept polymorphe, cest--dire qui vise plusieurs objets, et utilise plusieurs outils, les principaux tant :

La messagerie,

Lagenda de groupe,

4 AFCET : Association franaise pour la cyberntique conomique et technique

- 30 -

Le partage dinformation,

La confrence lectronique.

Les outils du Groupware apportent au travail en groupe une somme de bnfices :

Le travail asynchrone ;

Le travail distance ;

La rutilisation des donnes changes ;

La communication de n personnes n personnes.

Ces bnfices qui les dmarquent des outils traditionnels du travail de groupe runion

physique (contraintes de lieu et de temps), tlphone (synchrone, limite en nombre de

personnes et sans rutilisabilit), tlcopie (non rutilisabilit).

- 31 -

Chapitre 3 : Mthodologie de recherche

I. Objectifs de la recherche

Notre travail a pour objectif la mise en place dune politique darchivage ainsi que lintgration dun module de gestion lectronique pour les dossiers darchives au sein du dpartement damnagement de lORMVAG. Les objectifs de la prsente tude sarticulent autour des axes suivants :

Etudier lexistant en matire de gestion, dorganisation, de conservation et

dexploitation des tudes du dpartement damnagement(DAM) de lORMVAG.

Proposer des solutions pour rsoudre les problmes relatifs larchivage des tudes

ralises par loffice, et des diffrents plans et calques y affrents.

Choisir un chantillon et en appliquer les rgles et normes darchivage et mettre en

place une application GED qui facilitera davantage lexploitation du patrimoine

archivistique de lORMVAG, notamment les tudes.

II. Questions de recherche

Latteinte des objectifs prcits et la bonne conduite de ce projet reposent sur la rponse un certain nombre de questions, notamment :

Questions relatifs au premier objectif :

Etudier lexistant en matire de gestion, dorganisation, de conservation, et

dexploitation des tudes du dpartement damnagement (DAM) de lORMVAG.

Existe-t-il des normes ou des textes rglementaires rgissant lorganisation et

la gestion des tudes ralises pour le dpartement damnagement au sein de

lORVAG ?

Quels sont les moyens humains affects la gestion des tudes et des plans du

point de vue nombre et profil ?

Comment se prsente le local de conservation des tudes et des plans et

calques ?

Quel quipement de classement et de conservation des tudes et plans utilise-

t-on ?

Est-il adquat pour le rangement des tudes et des plans et calques ?

Quel est le volume des tudes conserves au sein du local ?

Quelles sont les oprations de traitement effectues sur les tudes et les plans

et calques ?

Quel est le type de classement adopt ?

Quels sont les instruments utiliss pour le reprage de linformation contenue

dans les tudes ?

Comment se fait la communication des tudes et des plans et calques ?

Quels sont les oprations de tri et dlagage effectues sur les dossiers des

tudes ?

Quelles sont les conditions de conservation des tudes et des plans et calques ?

- 32 -

Questions relatifs au deuxime objectif :

Proposer des solutions pour rsoudre les problmes relatifs larchivage des tudes

ralises pour loffice, et des diffrents plans et calques produits dans le cadre de ces

tudes.

Quelles sont les suggestions formules par les utilisateurs pour une meilleure

gestion des tudes et des plans et calques ?

Quels sont les moyens humains indispensables pour la gestion des tudes et des

plans et calques ?

Quelles sont les procdures de traitement mettre en place ?

Quel serait le plan de classement le plus adquat une gestion rationnelle des

tudes et des plans et calques ?

Quelles stratgies de slection, danalyse, de tri et dlimination appliquer

aux tudes et aux plans et calques ?

Quel est le systme de communication qui serait le plus adquat et le plus

performants pour la gestion des tudes et des plans et des calques ?

Quelles sont les conditions ncessaires la bonne conservation des tudes et

des plans et calques ?

Quels sont les producteurs et utilisateurs de linformation et des pices

constituant les tudes ?

Quelles sont les catgories dutilisateurs des tudes et des plans et calques ?

Quelles sont les procdures administratives de cration et dutilisation des

tudes et des plans et calques ?

Quelle est la frquence dutilisation des tudes et des plans et calques ?

Quels sont les obstacles utiliss lors de leur utilisation ?

Questions relatifs au deuxime objectif :

Choisir un chantillon et en appliquer les rgles et normes darchivage et mettre en

place une application GED qui facilitera davantage laccs ces documents.

Quels sont les critres de choix de lchantillon ?

Quels sont les rgles et les normes choisies pour appliquer la politique

darchivage pour les archives du dpartement de lamnagement ?

Quels sont les critres de choix de la solution GED ?

III. Population cible

La population objet de notre tude est reprsent par le personnel du dpartement des

amnagements y compris le service charg darchiver les tudes et les plans raliss par le DAM, aussi les partenaires de lORMVAG notamment les socits qui soccupent de la ralisation des tudes et des calques, ainsi quautres organismes publiques telle lAgence National de la Conservation Foncire ,du Cadastre et de la Cartographie ( ANCFCC), sans

oublier les agriculteurs qui demandent rgulirement les plans et les calques auprs du

dpartement.

- 33 -

IV. Mthodes et instruments de recherche Pour rpondre aux questions de recherche, nous avons commenc par une visite du

dpartement des amnagements (DAM), et on a pu relever les diffrentes carences qui

existent au niveau des moyens matriels et humains. Deux moyens ont t utiliss pour cette

fin :

1. Lobservation directe

Lobservation directe permet de focaliser lattention sur le personnel, le matriel et les moyens disponibles dans le dpartement, elle permet de recueillir les informations utiles

pour rpondre aux questions de recherche.

Dans notre cas, il sagit dune simple visite aux deux salles darchives (Salle des calques, et celle des tudes) o lobservation est le seul moyen qui permet lobtention de linformation sur lexistent en ce qui concerne ltat des documents, ltat des locaux, ltat du matriel de rangement et le classement des documents.

2. Enqute par entretien

Lentretien est une technique permettant dlaborer un rapport de communication verbale entre deux personnes, lenquteur et lenqut, afin de recueillir des informations relatives un objet prcis.

Lentretien a t men auprs du chef de dpartement DAM, du chef du service des amnagements (SAM) et des fonctionnaires responsables du dpt darchives. Cet entretien nous a permis de complter linformation, recueillie par le biais de lobservation directe, sur ltat des documents, les moyens de rangement, les moyens de reprage des documents et les modalits de communication.

V. Envergure de la recherche

Ce projet vise la conception et la mise en place dune application solide de gestion lectronique des documents qui va prendre en charge les tudes produites par le

dpartement des amnagements de lORMVAG. Le projet comporte plusieurs tapes complmentaires :

Une tude de lexistant, il sagit dun diagnostic du fonds darchives afin de dtecter

les informations sur la structure des archives, les types des documents, et le systme

darchivage actuel suivi par le DAM.

Une tude archivistique qui est indispensable pour mettre en valeur les documents (les

tudes et les calques) du DAM, concevoir un plan de classement appropri et un

calendrier de conservation volutif et conforme avec les besoins et le systme de

lORMVAG

La conception et la ralisation de lapplication GED reposant sur une solution

adquate aux besoins du DAM.

VI. Dfinitions oprationnelles

Notre projet fait appel un certain nombre de termes techniques de larchivistique classique ainsi que larchivage lectronique et le traitement lectronique des archives, cest pour cela, quon est cens dfinir les termes oprationnels, savoir :

Archives ;

- 34 -

Archivage;

Archivage lectronique ;

Versement ;

Tri et limination ;

Classement ;

Conservation ;

Communication.

1. Archive

La dfinition en langue franaise du Conseil International des Archives (CIA)

considre les archives comme un ensemble des documents de toute nature, produits ou

reus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou priv, rsultat de son

activit, organis en consquence de celle-ci et conservs en vue dune utilisation ventuelle.

5

2. Archivage

Larchivage est considr comme lopration qui consiste assurer la conservation moyen ou long terme des documents, dans le but de les exploiter ventuellement et

ultrieurement.

Selon une approche plus pragmatique et plus concrte, larchivage peut tre dtermin comme suit :

Conservation : volontaire, organise, scurise et pour une priode assez longue, Dune information, Qui na plus ncessairement dutilit immdiate, En vue dun ventuel usage ultrieur. 6

3. Archivage lectronique

A lre des technologies de linformation, on parle souvent de larchivage lectronique au lieu de larchivage traditionnel. Nanmoins, les deux concepts ont les mmes motivations et les mmes finalits. Mais larchivage lectronique reprsente des caractristiques spcifiques, on cite :

La simplicit : un systme darchivage lectronique permet laccs diffrents

documents en mme temps et depuis le poste de travail de lusager ;

Laccessibilit de linformation : larchivage lectronique permet laccs

linformation quel que soit la localisation de lutilisateur ;

Rduction des cots : les cots du logistique et du personnel ;

Rduction des risques : les risques relatifs la perte des documents, aux catastrophes

naturelles (les sinistres), et ainsi la scurit des documents. 7

5 Portail international archivistique francophone, consult le 23/04/2012 6 Livre blanc : archivage lectronique : valeur probatoire disponible sur le lien : consult le 18/04/2012. 7 Idem.

- 35 -

4. Versement

Il sagit de lopration matrielle et administrative qui consiste transfrer les archives d'un service versant vers le centre d'archives. En se rfrant un bordereau de

versement.

5. Tri

Le dictionnaire de terminologie archivistique dfinit lopration du tri comme tant la fonction fondamentale qui consiste dterminer le sort des documents en se basant sur leurs

valeurs, cest--dire sparer les documents qui doivent tre conservs de ceux qui sont vous llimination. Cest une opration la fois matrielle et intellectuelle.

6. Elimination

La fonction de llimination est une procdure rglementaire qui consiste soustraire un document, un dossier de lensemble des dossiers auquel ils appartiennent parce quils sont dpourvus dutilit administrative et dintrt historique.

7. Classement

En archivistique, le classement est dfinit comme tant lopration la fois matrielle et intellectuelle qui consiste ordonner lensemble des documents cres ou reus selon des critres bien dtermins, quil sagit de classement des documents lintrieur des dossiers ou de lorganisation des dossiers entre eux. On entend par classement les oprations de classification, de codification et de rangement des

dossiers sur les rayonnages.

8. Conservation

Le dictionnaire de terminologie archivistique considre la conservation comme tant

la fonction principale des archives qui permet dassurer le stockage et la gestion des archives dans des magasins adapts aux conditions de scurit et en fonction de la nature des

archives. Ainsi elle peut tre dfinit comme tant lensemble de procds et des mesures destins assurer dune part la protection physique et dautre part, la remise en tat des documents endommags.

9. Communication

La communication est une opration matrielle et administrative, qui rgisse une

rglementation en fonction de lorganisme et selon la typologie et la nature des documents, de sortie darchives dun centre ou dpt darchivage vers un utilisateur.

VII. La valeur de ltude

Le prsent travail sinscrit dans le cadre du projet de fin dtude du cycle des informatistes. Il vise llaboration dun systme de gestion lectronique des dossiers iconographiques du dpartement damnagement de lORMVAG, la mise en place dun tel systme est une solution efficiente qui peut aider grer tous les besoins concernant les

documents, leur gestion et leur utilisation en facilitant le traitement, le reprage, et la

communication de lensemble des documents du dpartement pour un bonne prise de dcision.

- 36 -

VIII. Contraintes et limites de la recherche

La contrainte majeure de ce travail rside dans labsence dune politique darchivage qui rgisse la gestion des documents du DAM, ainsi le manque dune rglementation de tri et dlimination des documents et par consquent on constate un encombrement des documents sur les rayonnages.

Une autre contrainte relative au personnel charg des deux locaux darchives, qui nont pas assez de connaissance en matire des normes et des rgles darchivage et la gestion des archives et donc la non comprhension du jargon archivistique utilis.

Face ces contraintes, on a opt une sensibilisation du personnel notamment le chef du

dpartement et le chef du service des amnagements pour penser des solutions long terme.

- 37 -

Chapitre 4 : Etude de lexistant

Ltude de lexistant quon a men au sein du DAM a rvl labsence dun systme de gestion des archives.

En effet, la situation actuelle des archives du DAM est le rsultat de plusieurs facteurs :

Labsence de moyens humains ; Problmes lis aux locaux ; Problmes de procdures de traitement des dossiers ; Linapplication et la ngligence de la rglementation qui rgit la gestion des archives.

I. Les structures organisationnelles

1. Les ressources humaines

Les ressources humaines affectes pour la gestion des archives du DAM dans les deux

locaux sont deux personnes qui dtiennent les cls et quelques registres dans lesquels sont

enregistrs les calques reus par le DAM. Ces personnes nont aucune connaissance en matire des normes et rgles darchivage.

2. Les ressources matrielles

Le DAM dispose de deux salles darchives, la premire est occupe par les botes contenant les tudes ralises par des socits partenaires du DAM, et la deuxime et

occupe par les calques qui sont produits au cours du projet dexcution. Durant notre visite la salle dans laquelle sont stockes les tudes on a pu dgager les

observations suivantes :

La diversit du matriel de conditionnement (bote en plastique, bote cartonne, carton) : chaque socit charge de raliser une tude utilise son propre matriel de conditionnent, ce nest que dernirement que loffice a impos aux socits un matriel uniforme pour la conservation des dossiers ( partir de 2011) ;

Prsence dtudes provisoire , qui ne sont pas consults et utiliss, avec les autres tudes dans le mme local ;

Rayonnages saturs ; Certains dossiers sont poss sur terre d la saturation des rayonnages et de la salle ; Prsence de calques et de cartes qui ne sont pas classs ; Certains dossiers ne sont pas apparents, ils se trouvent derrire dautres dans des

rayonnages mtalliques, tandis que les calques sont rangs dans des rayonnages en

bois ;

Rangement de dossiers dont on ne connat pas le contenu et jug dinutile dans le local.

II. Identification des archives

1. Typologie des archives

En faisant linventaire des archives du DAM, on a remarqu que les dossiers des tudes peuvent comporter des rapports, des plans, des albums photo, et des calques

(documents cartographiques). Ces derniers sont conservs dans une salle darchives part.

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2. Volume des archives

Linventaire des archives du dpartement des amnagements a fait ressortir un volume de 71.72 rpartis dans les deux salles comme suit : La 1

re salle qui est rserve aux

dossiers des tudes comporte 49.22 ml, et la deuxime rserve aux calques comporte 22.5

ml.

III. Gestion et lorganisation des archives

1. Le classement

Lorganisation et le classement est un lment fondamental pour une gestion efficace et efficiente dun fonds darchives. Cela consiste ranger les documents selon un ordre prcis afin de pouvoir accder linformation rapidement. Cependant, les archives du DAM sont ranges dans les rayonnages sans aucun plan de classement ou moyen de reprage, par

exemple, les dossiers appartenant la mme zone peuvent se trouver dans diffrents

emplacements. Il ny a quune petite partie de ces tudes qui sont classes par zone mais qui nont aucune cte ou indice pour les reprer facilement.

2. Les instruments de recherche

Les instruments de recherche sont llment essentiel et la cl de vote du systme de gestion des archives et de la communication de linformation quelles contiennent. Cependant aucun instrument nest produit ou utilis pour rcuprer les dossiers des tudes, dailleurs on ne peut pas laborer un instrument de recherche si les tudes ne sont pas dj classes et traites puisque l'instrument de recherche est l'aboutissement du travail de

classement fond sur le principe de respect des fonds. Ce qui rend la gestion des archives et

leur communication une opration trs dlicate. Le personnel responsable sur les deux salles

darchives na que des registres dans lesquels ils inscrivent les numros des calques reus.

3. La communication

Tout document conserv est ou sera un jour communiqu. Mais il n'est pas toujours

immdiatement communicable. Selon la rglementation tablie dans chaque pays, des dlais

sont observer avant que certains documents, certains fonds, puissent tre librement ports

la connaissance du public.

Linterview avec lun des responsables dans le DAM a rvl quil y a une rglementation qui rgit la communication des archives et qui dit quil faut remplir une fiche pour avoir la possibilit de consulter une tude, et il faut payer 50DH pour avoir une copie.

4. Lvaluation, le tri et llimination

Le tri est lune des fonctions les plus difficiles en archivistique, mais surement celle qui permet de contrler et maitriser laugmentation hypertrophique du volume des archives dans les administrations.

Pour les archives du DAM aucune politique ou opration dvaluation, de tri ou dlimination nest ralise. Ils gardent mme les exemplaires et les versions provisoires des tudes qui nont aucune utilit pour le dpartement et qui occupent un espace trs important dans le local.

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IV. Identification des problmes lis la gestion des archives

1. Au niveau de la rglementation

Aucune norme ou rgle darchivistique nest applique dans la gestion des archives du DAM. En effet, une anarchie et une diversification en matire de traitement des archives

apparaissent dans leur organisation. Cependant la rglementation sur les archives est un

pralable essentiel la mise en place dun systme de gestion des archives entre autres la rglementation doit aborder toutes oprations relatives au traitement archivistique (le

classement, le tri, les versements etc.)

2. Au niveau des ressources humaines

Llment humain est un facteur cl dans la russite dun systme de gestion des archives. En effet, la mise en place dun systme de gestion des archives ncessite, lexistence dun effectif humain suffisant et comptent, et une formation spcialise du personnel qui lui permet de faire face aux exigences du traitement des archives.

Cependant, le personnel responsable sur les archives du DAM nest pas form en sciences de linformation et larchivistique. De plus ils nont aucune connaissance sur les rgles et les normes archivistiques et sur limportance des archives, et aucune politique darchivage nest applique. Dans la salle occupe par les calques la recherche se fait par numro, mme si

quelques calques ne disposent pas de numro. Pour la salle des tudes Ils connaissent

seulement lemplacement de quelques boites darchives, sinon pour le reste aucun moyen de repre nest utilis. La recherche dune tude prend des heures et parfois des jours.

3. Au niveau des locaux

Les locaux destins la conservation des archives du DAM souffrent de plusieurs

problmes qui les rendent inadquat et insuffisant pour la bonne conservation et prservation

des dossiers des tudes et des calques :

Matriel de conditionnement inadquat ; Conditions de conservation qui peuvent entrainer la dgradation des dossiers

darchives et parfois la perte de ceux-ci ; Rayonnages insuffisant et inadquats pour le rangement des tudes ; Rangement des calques dans des rayonnages en bois ce qui entrainera le

dveloppement de plusieurs facteurs de dgradation ;

Apparences des fils lectriques et de canaux deaux qui peuvent causer des incendies.

4. Au niveau du reprage

Parmi les problmes pineux de la gestion des archives du DAM on trouve celui du

reprage. En effet, le personnel du DAM passe des heures sinon des jours dans la recherche

dun dossier, cela est d labsence dun instrument de recherche, le dclassement des dossiers ou bien la perte totale de ceux-ci qui sont encombrs dans le local.

Seules les deux personnes responsables qui peuvent localiser et reprer certains dossiers et

non pas tous. De plus, certains dossiers ne comportent aucune fiche qui dcrit leur contenu,

ce qui impose louverture de la boite pour identifier le contenu et donc cela entraine plus dnergie et de temps.

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V. Analyse des besoins

Ainsi, ltude de lexistant et lanalyse de la situation des archives du DAM nous ont permis didentifier et de dterminer les besoins et les attentes des utilisateurs des produits documentaire du dpartement (tudes et calques) et qui sont :

Un personnel constitu de professionnels de linformation spcialis dans le domaine des archives, pour laborer une politique darchivage et un plan daction afin de reconstituer le fonds darchives et de le rendre disponible et accessible aux usagers.

Un local adapt et qui dispose des conditions adquates pour la bonne prservation et conservation des tudes et des calques. En effet, la majorit des archives conserves

ce jour sont des documents sur papier. Toutefois les documents sur nouveaux support

exigent des conditions climatiques qui lui sont propres. Ces conditions doivent tre

prises en compte lors de la construction dun btiment neuf puisquelles sont plus difficiles obtenir dans les btiments anciens. Dailleurs, il importe de respecter dans toute la mesure du possible les tempratures et pourcentage dhumidit relative indiqus dans les normes climatiques et hygromtriques internationales.

Support Temprature Humidit relative

Papier 18C (+ ou 2C) 55% (+ ou 5%)

Photographies

Noir et blanc

Couleurs

12C (+ ou 1C) 5C (+ ou 1C)

35% (+ ou 5%) 35% (+ ou 5%)

Tableau 1 : Mesure de temprature et de lhumidit des archives8

De plus, il faudra prendre toutes les mesures ncessaires pour la protection contre les

agresseurs des archives et qui sont : les animaux nuisibles, les insectes, et les

champignons ou moisissures. Et aussi, il faudra dresser un plan de prvention et

daction en cas de sinistres ou cataclysmes.

Un outil de gestion lectronique des documents qui facilitera la gestion, laccs et la communication des archives du DAM. Cet outil doit remplir les critres suivants :

La gratuit : le DAM ne dispose pas dun budget qui favorisera lutilisation dun outil payant. Lopen source est une solution optimale pour le DAM.

La possibilit de la gestion de lensemble du cycle de vie des documents. Une interface conviviale et facile utiliser et manipuler pour lensemble des

utilisateurs du logiciel.

La possibilit de configurer loutil et de ladapter aux besoins du dpartement.

VI. Proposition et suggestion de solutions

Afin de faire face et de rsoudre lensemble des problmes cits relatives au systme darchivage du DAM, il faudra mettre en place un programme daction qui sarticulera sur les lments suivantes :

Linventaire des archives du DAM. Llaboration dun calendrier de conservation.

8 Favier, Jean. La pratique archivistique franaise. Paris, 1993.

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Llaboration dun plan de classement. La conception dune application qui permettra la gestion informatise du fonds

darchives, et donc faciliter le traitement, la conservation, la sauvegarde, la recherche et la consultation des documents.

Il est noter que lORMVAG tudie la possibilit de numriser toutes les archives de loffice et de mettre en place un systme de gestion lectronique des documents, cest pour cette raison quil a appel un certain de nombre de socits spcialises en la matire pour rsoudre ces problmes.

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Deuxime Partie: Mise en place dune politique

darchivage

Chapitre 1 : Elaboration dun systme darchivage des documents physiques

Dans la prsente tude, nous allons traiter toutes les tapes de la chane archivisti-

que : la collecte et le versement, linventaire physique des documents, le tri et llimination, le plan de classement, le calendrier de conservation et la communication au public. Cette

tude a pour objectif de mettre en valeur les documents du dpartement vu leur importance

dans la gestion des projets (construction de nouvelles infrastructures, amnagement dun nouveau terrain, relation avec les prestataires extrieurs) et la prise de dcision.

Cest pour cette raison, quon propose dans ce chapitre les procdures respecter pour bien mener et grer les archives du DAM depuis leur rception jusqu leur communication en proposant des outils de gestion savoir : bordereau de versement, fiche sommaire, plan de

classement, calendrier de conservation, fiche de prt.

I. Versement des documents

Le dpartement des amnagements reoit aprs chaque tude un document qui rsume

et prsente les donnes, les procdures et les rsultats de cette tude. Ce document se

compose dans la plupart des cas de plans, rapports, albums photos et de calques. Une fois

reue et contrle, ltude est verse au dpt darchivage, qui dpend du dpartement, accompagn dune lettre appel lettre denvoi qui servira de preuve que le dpartement a envoy ltude et que le personnel responsable du dpt la reue. La matrise et lorganisation des versements est la condition du bon fonctionnement du dpartement pour :

Planifier lentre des documents au dpt darchives, Ne pas encombrer les magasins par des dossiers inutiles, Prparer les classements futurs.

En principe, tout versement un dpt darchives doit tre accompagn dun bordereau de versement rdig par le service versant, ce bordereau permet de retrouver le document coup

sr et sert de rpertoire. Il est rdig en deux exemplaires :

Lun est remis au service versant titre de dcharge et pour quelle ait la cote donne aux archives.

Lautre est rang par numro de versement, cest--dire par ordre chronologique darrive.

Le bordereau de versement contient plusieurs informations dont une partie est rserve au

service versant et une deuxime rserve au dpt darchives. La partie rserve au service versant comprend les lments suivants :

Nom de lunit versante (ministre, direction, division), N de tlphone de lagent responsable du versement, Le nombre total darticles, Type de documents (dossiers, plans, cartes), Date de versement.

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La partie rserve au dpt darchives comprend : N dordre de larticle (contenant), La description de larticle (contenu des dossiers), Les dates extrmes, La communicabilit des documents : les modalits de communication seront fixes

par le service versant en collaboration avec le dpt darchives, Lanne dlimination, La cote des archives (dpt darchives)

Le bordereau de versement doit tre sign par le service versant et le dpt darchives.

II. Linventaire physique

Linventaire physique des documents a sa raison dtre dans la mesure o il aide recueillir des donnes permettant :

De complter lvaluation des besoins,

De formuler les recommandations visant lamlioration des pratiques en matire de

gestion des documents.

Pour pouvoir exploiter de manire dynamique les donnes dun inventaire, il est fortement recommand de se doter dun formulaire dinventaire uniforme pour lensemble des documents et cela pour :

Gagner du temps au moment de la collecte,

Obtenir des donnes facilement comparables,

Et surtout faciliter lanalyse des rsultats.

(Voir annexe : Exemple formulaire dinventaire). Linventaire physique consiste faire le relev exhaustif, et sur les lieux mme de leur conservation, de tous les documents et dossiers du dpartement, il sert faciliter

lidentification des problmes affectant les documents, ainsi le reprage de linformation ncessaire la cration doutils de gestion adapts. Dans notre cas, linventaire a couvert deux dpts darchives :

Dpt rserv aux calques obtenus lors de ltape dexcution du projet,

Et dpt rserv aux tudes (rapports, plans, cartes, photos)

Tableau 2: I