Annexe A

Exigences et Specifications Techniques

Objet: Mise en place des accords-cadres pour I'organisation des actlvltes evenernentlelles pour Ie compte de I'UNHCR en ROC

A. CONTEXTE:

Dans Ie cadre de la mise en oeuvre de certaines activites, Ie HCR organise des conferences, ateliers, semina ires ou reunions residentielles ou non residentielles -1(ui reverent un caractere evenernentiel. En vue de faciliter I'organisation de ce types d'activites, Ie HCR souhaite mettre en place, avec les prestataires interesses, des contrats a long termes (accords-cadres) pour une periode de deux (2) ans eventuellernent extensible pour une periode supplernentaire d'un (1) an sous reserve de la performance satisfaisante et d'un accord mutuel des parties. Cependant, il est a noter que I'accord-cadre ne peut en aucun cas etre considere comme une exclusivite de I'attribution de marche avec un des prestataires retenus.

Les services requis dans Ie cadre de ces accords sont les suivants :

Location des salles de conference/reunion; Service traiteur ; Hebergernent.

Pour les services susrnentionnes, Ie HCR considere dans Ie present appel d'offres trois principales categories:

• Categorie 1 : Cadre d'evenernent, restaurant ou hotel de niveau econornique (equivalent a 1-3 etoiles) ;

• Categorie 2 : Cadre d'evenernent, restaurant ou hotel de niveau moyen (equivalent a 4 etoiles) ; • Categorie 3 : Cadre d'evenernent, restaurant ou hotel de niveau superieur (equivalent a 5

etoiles ou 5 etoiles de luxe)

Chaque soumissionnaire devra choisir sa categorie d'appartenance avant de presenter sa proposition. Le choix de la categorie doit se faire obligatoirement suivant les criteres enonces ci­ dessus : Niveau econornique, Niveau moyen et Niveau superieur.

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B. DESCRIPTION DES PRESTATIONS :

1- Location des salles de conference/reunion· • . Salle climatlsee de 10 a 200 places assises avec un svsterne d'eclairage general et

satisfaisant; • Salle equipee d'un video projecteur adapte, d'un ecran de projection, du materiel

d'alimentation electrlque (rallonge, multiprises, etc) • Salle equipe de materiel de sonorisation performant et ada pte a la capaclte de la salle

consideree avec au minimum 2 micros baladeurs ; Salle avec acces gratuit wifi, internet haut debit; • Parking securisees avec une capaclte d'au moins 10 vehicules (en cas de besoin) ; Existence d'un service de securite a rendre disponible Ie jour des actlvites a I'entree de la salle et aux alentours;

• Salle avec des sanitaires separees homme-femme, propres en bon etat : • Salle avec tables dressees correctement avec des elements de qualite de facon

identique et d'une proprete irreprochable (serviettes et nappes, couverts, etc)

• •

• Salle avec sieges en bon etat confortables ; • Salle avec rideaux et voiles propres en bon etat ; • En cas d'existence de moquette, elles doivent etre en bon etat et bien entretenues.

Notes: Merci de mentionner s'il existe des services supplernentaires comme :

• Salles pour bureau de travail en groupe ou secretariat; • Existence d'un service d'interpretariat ou en sous-traitances; • Preciser si certains equipernents font I'objet de location externe ; • Fourniture des Note Books et stylos.

2- Service traiteur (Restauration) Pour ce service, Ie prestataire doit etre en mesure d'offrir des services par convive suint les besoins ci-dessous :

o 2 pauses cafe (dont un (1) Ie matin et un (1) l'apres-rnidi) : • Pause-cafe matin : 2 viennoiseries (sucre et non sucre), cafe, the, cacao, lait (chaud

et froid), jus de fruits, eau rninerale, fruits frais ou autres. • Pause-cafe apres-rnidi : canapes sales, mini gateaux, cafe, the, jus de fruit, eau

rninerale, fruits frais ou autres.

o 1 pause dejeunee (formule buffet) avec la cornposition-ci-apres : • Salade froide ou.legurnes chaudes ; • Poissons (frit, sale, frais ou en sauce) ; • Viandes (frit, brochette ou en sauce) ; • Volaille (frit, brochette ou en sauce) ; • Accompagnement: Riz, bananes frites (Makemba), bouillie, pommes sautes ou

nature, chikwange, foufou (semoule, manioc ou melange) ; 2

• Assortiment de fruits frais de saison ou salade de fruit; • Station cafe et the; • Assortiment de boissons non alcoolisees {soft drink} et de I'eau.

o Cocktail: • Cocktail avec alcool {4 chauds, 4 froids et liqueurs, bieres, jus de fruit, boissons

locales, eau ; • Cocktail sans alcool {4 chauds, 4 froids et jus de fruit, boissons locales {soft}, eau.

3- Hebergement (logement) o Chambre Standard Simple {Amen agee avec lit simple, salle de bain, Acces internet,

prises murales chargeur, television, climatisation avec temperature ajustable, Informations d'urgence dans la chambre, Produits d'accueil, telephone} ;

o Chambre Standard Double (Arnenagee avec lit double ou deux lits jumeaux, salle de bain, Acces internet, prises murales chargeur, television, climatisation avec temperature ajustable, Informations d'urgence dans la chambre, Produits d'accueil, telephone}.

Note: Merci de preciser les elements supplementatres suivants : • Les heures de check-out; • Les procedures d'annulation des reservations; • L'existence d'un service de navette aeroport :

C. AUTRES EXIGENCES DU HCR : En plus des besoins enumeres ci-dessus, les exigences du HCR dans la mise en place buffet, la livraison {transport, stockage} et Ie service sont les suivantes :

• La mise en place buffet: tables dressees correctement avec des elements de qualite de fac;:on identique et d'une proprete lrreprochable : services et nappes {en tissu}, couverts, etc.

• Les conditions de transport des repas : Ie transport des repas doit se faire dans des bonnes conditions avec des equipernents (vehicules, materiels} appropries ; les conditions de refroidissement et de conservation doivent etre respectees pour Ie service froid et Ie service chaud ;

• La ponctuallte dans la livraison : Ie buffet doit etre pret au moins 30 minutes avant I'heure indiquee pour la pause dejeune ;

• Le service: professionnalisme et proprete des serveurs, etiquetage bien visible pour I'identification des repas buffets.

• Tous les elements ci-dessus enurneres doivent suivre un processus scrupuleux en matiere d'hvgiene ;

• Les manipulations seront realisees avec Ie plus grand soin et on veillera en particulier a l'hvglene des mains.

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