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JUILLET2021
Direction interministeacuteriellede la transformation publique
OBJECTIF 0 PAPIER Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser
vos processus internes
2Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
TABLE DES
MATIEgraveRES
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PREacuteSENTATION DU GUIDE MEacuteTHODOLOGIQUE
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE DU PROJET
DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
DEacuteFINITION DE LA CIBLE
REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT
BASCULE EN MODE NOMINAL ET CAPITALISATION
ANNEXES
3Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
00PREacuteSENTATION
DU GUIDE MEacuteTHODOLOGIQUE
AVANT-PROPOS
UNE ADMINISTRATION
PLUS PROCHE PLUS SIMPLE ET PLUS
EFFICACE
La ministre de la Transformation et de la Fonction Publiques a demandeacute aux agents publics en septembre 2020 quelle serait la mesure principale qui leur permettrait au quotidien de mieux remplir lrsquoobjectif de simplifier lrsquoaction publique Ceux-ci ont appeleacute de leurs vœux des modes de travail deacutemateacuterialiseacutes et des outils numeacuteriques adapteacutes
Le gouvernement a pris lors du 5e Comiteacute Interministeacuteriel de la Transformation Publique (CITP) lrsquoengagement drsquoune prise de deacutecision rendue plus rapide plus fluide et plus efficace gracircce agrave une administration sans papier $
La deacutemateacuterialisation ce nrsquoest pas seulement une transformation eacuteconomique et eacutecologique pour une administration plus exemplaire Crsquoest eacutegalement acceacuteleacuterer simplifier et fluidifier le travail et les circuits de deacutecision Deacutemateacuterialiser crsquoest aussi permettre agrave lrsquoadministration de devenir plus efficace et plus collaborative crsquoest faciliter le travail nomade ou au bureau
Pour reacutepondre au souhait des agents et pour que chaque service deacuteploie des modes de fonctionnement internes simplifieacutes et construise la solution adapteacutee agrave ses besoins la ministre a souhaiteacute un guide meacutethodologique garant drsquoune deacutemateacuterialisation reacuteussie Les services peuvent eacutegalement beacuteneacuteficier drsquoun accompagnement et de financements par le biais du plan de relance
4Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
COMMENT VOUS SERVIR DE
CE GUIDE
Vous trouverez dans ce guide des repegraveres pour vous accompagner dans lrsquoinitialisation ou lrsquoacceacuteleacuteration drsquoun projet de deacutemateacuterialisation
Preacutesentation des phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation (enjeux objectifs eacutetapes) et pour chacune drsquoentre elles le deacutetail des eacutetapes agrave reacutealiser seacutequenceacutees dans un planning type
En annexes deux types drsquooutils
bull Les fiches meacutethodologiques deacutetaillant pour chaque phase les modaliteacutes de travail et les livrables attendus (actions agrave mener deacutelais responsables etc)
bull Des fiches outils cleacutes en main illustrant les livrables types drsquoun projet de transformation
Il convient drsquoadapter les conseils et propositions meacutethodologiques de ce guide au contexte de votre transformation Une transformation reacuteussie associe eacutetroitement les acteurs et destinataires finaux agents ou usagers Crsquoest un gage de succegraves
Les directions du numeacuterique (DNUMs) de vos ministegraveres de tutelle sont eacutegalement agrave votre disposition pour accompagner vos projets de deacutemateacuterialisation Il est recommandeacute de les associer ou a minima de les tenir informeacutees
La DITP reste agrave votre disposition pour vous apporter un soutien si neacutecessaire accelerateur-dematerialisation-ditpmodernisationgouvfr
POURQUOI VOUS LANCER DANS UN PROJET DE
DEacuteMATEacuteRIALISATION
Les modes de fonctionnement internes de lrsquoadministration sont parfois ralentis par des circuits de validation plus complexes que neacutecessaires ou non adapteacutes agrave la nature des activiteacutes Agrave cela peut srsquoajouter un manque drsquooutillage accentuant le manque drsquoefficaciteacute
Coupleacute au deacuteploiement drsquoun environnement de travail et drsquooutils innovants la reacuteingeacutenieacuterie des processus permet de simplifier les proceacutedures internes raccourcir et seacutecuriser les circuits de validation et ainsi gagner en efficaciteacute Les agents sont responsabiliseacutes et peuvent consacrer plus de temps agrave lrsquoexercice de leurs missions
5Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Vous pouvez reacutealiser les constats suivants au seinde votre organisation
Difficulteacutes agrave travailler de maniegravere collaborative et efficace
Goulots drsquoeacutetranglement lieacutes aux processus de validation intermeacutediaires
Difficulteacutes agrave piloter lrsquoactiviteacute et agrave respecter les deacutelais
Inseacutecuriteacute juridique perte de documents
Travail nomade rendu complexe
Surcoucircts
Irritants pour les agents qui sont confronteacutes quotidiennement aux points preacuteceacutedemment listeacutes
Lorsqursquoelle est bien reacutealiseacutee la deacutemateacuterialisation est lrsquooccasion
Drsquoinsuffler une nouvelle culture administrative fondeacutee sur la confiance et la responsabiliteacute
De gagner en efficaciteacute et en productiviteacute
De travailler de maniegravere plus collaborative
De repositionner les agents sur des tacircches agrave plus forte valeur ajouteacutee
De faciliter le travail agrave distance
De diminuer les coucircts de fonctionnement
De contribuer au deacuteveloppement durable par la limitation de la production de documents papier
De contribuer agrave une image moderne et eacuteco-responsable de lrsquoadministration
QUE RECOUVRE LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DEacuteCRITE AU SEIN DE
CE GUIDE
La meacutethodologie proposeacutee dans ce guide concerne la deacutemateacuterialisation des processus administratifs internes qui peuvent ecirctre deacutecrits comme geacuteneacuteriques $ crsquoest-agrave-dire ceux que lrsquoon retrouve dans toutes les administrations
Le travail collaboratif de la co-eacutedition drsquoun document jusqursquoagrave sa signature
La gestion documentaire et le stockage de documents avec recherche intelligente
La gestion des processus de reacuteponse aux sollicitations externes notamment les courriers (courriels et papiers)
6Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacun de ces trois processus se compose de diffeacuterentes eacutetapes et activiteacutes
1 Gestion documentaire et stockage
Pilotage
- Geacuteneacuteration de tableaux de bord suivi drsquoindicateurs cleacutes- Gestion des accegraves
Recherche
- Recherches avanceacutees (type mots cleacutes date)- Mise agrave jour des documents
Stockage
- Stockage organiseacute- Gestion des versions- Sauvegardes
Valorisation
- Analyses seacutemantique syntaxique et morphologique du contenu des documents numeacuteriseacutes
2 Gestion de sollicitations externes
Reacuteception
- Acquisition (flux papier ou digitaliseacute)- Numeacuterisation (si papier)- Indexation
Service courrier
Transmission
- Reacutepartition par pocircle- Reacutecupeacuteration
Secreacutetariat des services
Instruction amp reacuteponse
- Instruction par les services en charge- Projet de reacuteponse- Envoi pour visa
Reacutedacteurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du courrier
- Impression du courrier (si envoi papier neacutecessaire)- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat des services ou service courrier
3 Production collaborative drsquoeacutecrits
Commande et fleacutechage
- Reacuteception et transmission de la commande- Creacuteation dossier
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
Primo-reacutedaction
- Choix du modegravele- Reacutedaction 1er jet- Transmission aux contributeurs
Reacutedacteurs
Contributions et corrections
- Relecture corrections et contributions- Renvoi au reacutedacteur (si neacutecessaire)
Sous-directeurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du document
- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
1 ProcessusLEacuteGENDE Etape Activiteacute Acteur
7Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
UN PROJET DE DEacuteMATEacuteRIALISATION
SE COMPOSE DE SIX PHASES
01 QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
Cette phase permet de seacutecuriser lrsquoalignement de lrsquoorganisation autour drsquoune vision commune Les parties prenantes doivent srsquoaccorder sur la probleacutematique et les attendus du projet et srsquoassurer que les conditions et les moyens neacutecessaires agrave sa conduite sont reacuteunis avant drsquoacter son lancement
02 DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute Cette phase vise agrave poser un diagnostic du besoin exprimeacute par lrsquoensemble des parties prenantes et agrave srsquoassurer que le traitement de ce besoin via la deacutemateacuterialisation des modes de fonctionnement internes repreacutesente une opportuniteacute pour lrsquoadministration
03 DEacuteFINITION DE LA CIBLE Cette troisiegraveme phase consiste agrave co-construire avec les parties prenantes les cibles meacutetier et technique et agrave qualifier les impacts induits pour lrsquoadministration son organisation et ses agents Cette analyse drsquoimpact permet dans un second temps de construire la vision cible deacuteclineacutee en axes de transformation et en chantiers prioritaires
04 REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
Lrsquoexpeacuterimentation consiste agrave tester les processus et la solution cibles sur un peacuterimegravetre restreint de lrsquoadministration avant de les deacuteployer plus largement
05 DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT La mise en œuvre drsquoun projet de deacutemateacuterialisation srsquoarticule autour du deacuteploiement de chantiers compleacutementaires et neacutecessaires agrave son succegraves pilotage organisation et processus meacutetier conduite du changement solution performances et gains immobilier et eacutequipements
06 BASCULE EN MODNOMINAL ET RETOUR DrsquoEXPEacuteRIENCE (RETEX)
E
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et drsquoassurer son succegraves dans la dureacutee
8Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacune de ces phases et des activiteacutes types qui les composent sont deacutecrites dans la suite de ce guide selon un ordre logique qui permet une reacuteflexion progressive du strateacutegique agrave lrsquoopeacuterationnel En pratique la mise en œuvre technique drsquoune solution se
fait de maniegravere iteacuterative avec un deacuteploiement progressif tant vers les utilisateurs que pour les fonctionnaliteacutes La dureacutee des diffeacuterentes phases est agrave adapter en fonction de lrsquoorganisation et nrsquoest donneacutee qursquoagrave titre indicatif
1 Qualification strateacutegique
bull Deacutefinition du peacuterimegravetre
bull Identification des processus concerneacutes
bull Preacute-identification des besoins meacutetier
bull Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
bull Deacutefinition des principaux jalons
bull Deacutefinition de lrsquoeacutequipe projet et de la gestion de projet
bull Eacutetude des modaliteacutes de financement
GO si conditions reacuteunies
Conduite du changement (dont communication et formation) chantier continu des phases 2 agrave 6
2 Deacutefinition du besoin et de
lrsquoopportuniteacute
bull Diagnostic fin des processus existants des irritants
bull Identification fine des besoins meacutetier
bull Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecart par rapport aux besoins meacutetier
bull Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
bull Choix drsquoun dispositif MOE (maitrise drsquooeuvre)
3 Deacutefinition de la cible
bull Deacutefinition de la cible meacutetier
bull Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
bull Analyse drsquoimpact
bull Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiement
4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation
bull Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation sur une partie du peacuterimegravetre ou de lrsquoorganisation
bull RETEX expeacuterimentation bull Revue des
fonctionnaliteacutes ciblesbull Revue de
lrsquoorganisation et des processus cibles
bull Revue du plan de deacuteploiement
bull Poursuite de la conduite du changement
5 Deacutemarrage du deacuteploiement
bull Chantier pilotage (dont outils drsquoappui)
bull Chantier organisation et processus meacutetiers
bull Chantier RH et conduite du changement
bull Chantier Solutions
bull Chantier performance gains
bull Chantier Immobilier logistique et eacutequipements (le cas eacutecheacuteant)
6 Bascule en mode nominal et RETEX
1 Collecte et sauvegarde des documents cleacutes
2 Clocircture du mode projet
3 Organisation de RETEX
9Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
DU PROJET
01
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Deacutefinition du peacuterimegravetre
Cette eacutetape consiste agrave identifier avec le porteur strateacutegique du projet le peacuterimegravetre du projet de deacutemateacuterialisation
bull Un peacuterimegravetre organisationnel une eacutequipe un service une direction
bull Un peacuterimegravetre meacutetier
Cette eacutetape est importante et fera office de repegravere Cependant le peacuterimegravetre du projet peut eacutevoluer au fur et agrave mesure que les besoins et la cible sont affineacutes avec les utilisateurs
Identification du processus concerneacute et des cas drsquousages
Il srsquoagit drsquoidentifier et de formaliser le processus et les cas drsquousages agrave deacutemateacuterialiser Une description geacuteneacuterale est suffisante agrave ce stade les processus et cas drsquousages eacutetant deacutetailleacutes lors de la phase suivante
Cette description doit contenir
Le nom du processus et la description syntheacutetique de son cœur de meacutetier (notamment la seacutequence des grandes activiteacutes)
Les acteurs en charge de reacutealiser ces activiteacutes
La liste des cas drsquousages
Le nom des solutions appuyant le processus
Il nrsquoest pas neacutecessaire qursquoelle contienne pour le moment
Lrsquoorganisation temporelle des activiteacutes et des tacircches
La description deacutetailleacutee des tacircches et des regravegles meacutetier
10Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Preacute-identification des besoins meacutetier
Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers
miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation
Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique
Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes
bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture
bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations
bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante
bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements
bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)
Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet
Une volumeacutetrie de flux significative
Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs
Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment
important au sein des effectifs de lrsquoorganisation
Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)
Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
2Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
TABLE DES
MATIEgraveRES
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07Page 33
PREacuteSENTATION DU GUIDE MEacuteTHODOLOGIQUE
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE DU PROJET
DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
DEacuteFINITION DE LA CIBLE
REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT
BASCULE EN MODE NOMINAL ET CAPITALISATION
ANNEXES
3Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
00PREacuteSENTATION
DU GUIDE MEacuteTHODOLOGIQUE
AVANT-PROPOS
UNE ADMINISTRATION
PLUS PROCHE PLUS SIMPLE ET PLUS
EFFICACE
La ministre de la Transformation et de la Fonction Publiques a demandeacute aux agents publics en septembre 2020 quelle serait la mesure principale qui leur permettrait au quotidien de mieux remplir lrsquoobjectif de simplifier lrsquoaction publique Ceux-ci ont appeleacute de leurs vœux des modes de travail deacutemateacuterialiseacutes et des outils numeacuteriques adapteacutes
Le gouvernement a pris lors du 5e Comiteacute Interministeacuteriel de la Transformation Publique (CITP) lrsquoengagement drsquoune prise de deacutecision rendue plus rapide plus fluide et plus efficace gracircce agrave une administration sans papier $
La deacutemateacuterialisation ce nrsquoest pas seulement une transformation eacuteconomique et eacutecologique pour une administration plus exemplaire Crsquoest eacutegalement acceacuteleacuterer simplifier et fluidifier le travail et les circuits de deacutecision Deacutemateacuterialiser crsquoest aussi permettre agrave lrsquoadministration de devenir plus efficace et plus collaborative crsquoest faciliter le travail nomade ou au bureau
Pour reacutepondre au souhait des agents et pour que chaque service deacuteploie des modes de fonctionnement internes simplifieacutes et construise la solution adapteacutee agrave ses besoins la ministre a souhaiteacute un guide meacutethodologique garant drsquoune deacutemateacuterialisation reacuteussie Les services peuvent eacutegalement beacuteneacuteficier drsquoun accompagnement et de financements par le biais du plan de relance
4Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
COMMENT VOUS SERVIR DE
CE GUIDE
Vous trouverez dans ce guide des repegraveres pour vous accompagner dans lrsquoinitialisation ou lrsquoacceacuteleacuteration drsquoun projet de deacutemateacuterialisation
Preacutesentation des phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation (enjeux objectifs eacutetapes) et pour chacune drsquoentre elles le deacutetail des eacutetapes agrave reacutealiser seacutequenceacutees dans un planning type
En annexes deux types drsquooutils
bull Les fiches meacutethodologiques deacutetaillant pour chaque phase les modaliteacutes de travail et les livrables attendus (actions agrave mener deacutelais responsables etc)
bull Des fiches outils cleacutes en main illustrant les livrables types drsquoun projet de transformation
Il convient drsquoadapter les conseils et propositions meacutethodologiques de ce guide au contexte de votre transformation Une transformation reacuteussie associe eacutetroitement les acteurs et destinataires finaux agents ou usagers Crsquoest un gage de succegraves
Les directions du numeacuterique (DNUMs) de vos ministegraveres de tutelle sont eacutegalement agrave votre disposition pour accompagner vos projets de deacutemateacuterialisation Il est recommandeacute de les associer ou a minima de les tenir informeacutees
La DITP reste agrave votre disposition pour vous apporter un soutien si neacutecessaire accelerateur-dematerialisation-ditpmodernisationgouvfr
POURQUOI VOUS LANCER DANS UN PROJET DE
DEacuteMATEacuteRIALISATION
Les modes de fonctionnement internes de lrsquoadministration sont parfois ralentis par des circuits de validation plus complexes que neacutecessaires ou non adapteacutes agrave la nature des activiteacutes Agrave cela peut srsquoajouter un manque drsquooutillage accentuant le manque drsquoefficaciteacute
Coupleacute au deacuteploiement drsquoun environnement de travail et drsquooutils innovants la reacuteingeacutenieacuterie des processus permet de simplifier les proceacutedures internes raccourcir et seacutecuriser les circuits de validation et ainsi gagner en efficaciteacute Les agents sont responsabiliseacutes et peuvent consacrer plus de temps agrave lrsquoexercice de leurs missions
5Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Vous pouvez reacutealiser les constats suivants au seinde votre organisation
Difficulteacutes agrave travailler de maniegravere collaborative et efficace
Goulots drsquoeacutetranglement lieacutes aux processus de validation intermeacutediaires
Difficulteacutes agrave piloter lrsquoactiviteacute et agrave respecter les deacutelais
Inseacutecuriteacute juridique perte de documents
Travail nomade rendu complexe
Surcoucircts
Irritants pour les agents qui sont confronteacutes quotidiennement aux points preacuteceacutedemment listeacutes
Lorsqursquoelle est bien reacutealiseacutee la deacutemateacuterialisation est lrsquooccasion
Drsquoinsuffler une nouvelle culture administrative fondeacutee sur la confiance et la responsabiliteacute
De gagner en efficaciteacute et en productiviteacute
De travailler de maniegravere plus collaborative
De repositionner les agents sur des tacircches agrave plus forte valeur ajouteacutee
De faciliter le travail agrave distance
De diminuer les coucircts de fonctionnement
De contribuer au deacuteveloppement durable par la limitation de la production de documents papier
De contribuer agrave une image moderne et eacuteco-responsable de lrsquoadministration
QUE RECOUVRE LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DEacuteCRITE AU SEIN DE
CE GUIDE
La meacutethodologie proposeacutee dans ce guide concerne la deacutemateacuterialisation des processus administratifs internes qui peuvent ecirctre deacutecrits comme geacuteneacuteriques $ crsquoest-agrave-dire ceux que lrsquoon retrouve dans toutes les administrations
Le travail collaboratif de la co-eacutedition drsquoun document jusqursquoagrave sa signature
La gestion documentaire et le stockage de documents avec recherche intelligente
La gestion des processus de reacuteponse aux sollicitations externes notamment les courriers (courriels et papiers)
6Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacun de ces trois processus se compose de diffeacuterentes eacutetapes et activiteacutes
1 Gestion documentaire et stockage
Pilotage
- Geacuteneacuteration de tableaux de bord suivi drsquoindicateurs cleacutes- Gestion des accegraves
Recherche
- Recherches avanceacutees (type mots cleacutes date)- Mise agrave jour des documents
Stockage
- Stockage organiseacute- Gestion des versions- Sauvegardes
Valorisation
- Analyses seacutemantique syntaxique et morphologique du contenu des documents numeacuteriseacutes
2 Gestion de sollicitations externes
Reacuteception
- Acquisition (flux papier ou digitaliseacute)- Numeacuterisation (si papier)- Indexation
Service courrier
Transmission
- Reacutepartition par pocircle- Reacutecupeacuteration
Secreacutetariat des services
Instruction amp reacuteponse
- Instruction par les services en charge- Projet de reacuteponse- Envoi pour visa
Reacutedacteurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du courrier
- Impression du courrier (si envoi papier neacutecessaire)- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat des services ou service courrier
3 Production collaborative drsquoeacutecrits
Commande et fleacutechage
- Reacuteception et transmission de la commande- Creacuteation dossier
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
Primo-reacutedaction
- Choix du modegravele- Reacutedaction 1er jet- Transmission aux contributeurs
Reacutedacteurs
Contributions et corrections
- Relecture corrections et contributions- Renvoi au reacutedacteur (si neacutecessaire)
Sous-directeurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du document
- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
1 ProcessusLEacuteGENDE Etape Activiteacute Acteur
7Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
UN PROJET DE DEacuteMATEacuteRIALISATION
SE COMPOSE DE SIX PHASES
01 QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
Cette phase permet de seacutecuriser lrsquoalignement de lrsquoorganisation autour drsquoune vision commune Les parties prenantes doivent srsquoaccorder sur la probleacutematique et les attendus du projet et srsquoassurer que les conditions et les moyens neacutecessaires agrave sa conduite sont reacuteunis avant drsquoacter son lancement
02 DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute Cette phase vise agrave poser un diagnostic du besoin exprimeacute par lrsquoensemble des parties prenantes et agrave srsquoassurer que le traitement de ce besoin via la deacutemateacuterialisation des modes de fonctionnement internes repreacutesente une opportuniteacute pour lrsquoadministration
03 DEacuteFINITION DE LA CIBLE Cette troisiegraveme phase consiste agrave co-construire avec les parties prenantes les cibles meacutetier et technique et agrave qualifier les impacts induits pour lrsquoadministration son organisation et ses agents Cette analyse drsquoimpact permet dans un second temps de construire la vision cible deacuteclineacutee en axes de transformation et en chantiers prioritaires
04 REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
Lrsquoexpeacuterimentation consiste agrave tester les processus et la solution cibles sur un peacuterimegravetre restreint de lrsquoadministration avant de les deacuteployer plus largement
05 DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT La mise en œuvre drsquoun projet de deacutemateacuterialisation srsquoarticule autour du deacuteploiement de chantiers compleacutementaires et neacutecessaires agrave son succegraves pilotage organisation et processus meacutetier conduite du changement solution performances et gains immobilier et eacutequipements
06 BASCULE EN MODNOMINAL ET RETOUR DrsquoEXPEacuteRIENCE (RETEX)
E
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et drsquoassurer son succegraves dans la dureacutee
8Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacune de ces phases et des activiteacutes types qui les composent sont deacutecrites dans la suite de ce guide selon un ordre logique qui permet une reacuteflexion progressive du strateacutegique agrave lrsquoopeacuterationnel En pratique la mise en œuvre technique drsquoune solution se
fait de maniegravere iteacuterative avec un deacuteploiement progressif tant vers les utilisateurs que pour les fonctionnaliteacutes La dureacutee des diffeacuterentes phases est agrave adapter en fonction de lrsquoorganisation et nrsquoest donneacutee qursquoagrave titre indicatif
1 Qualification strateacutegique
bull Deacutefinition du peacuterimegravetre
bull Identification des processus concerneacutes
bull Preacute-identification des besoins meacutetier
bull Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
bull Deacutefinition des principaux jalons
bull Deacutefinition de lrsquoeacutequipe projet et de la gestion de projet
bull Eacutetude des modaliteacutes de financement
GO si conditions reacuteunies
Conduite du changement (dont communication et formation) chantier continu des phases 2 agrave 6
2 Deacutefinition du besoin et de
lrsquoopportuniteacute
bull Diagnostic fin des processus existants des irritants
bull Identification fine des besoins meacutetier
bull Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecart par rapport aux besoins meacutetier
bull Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
bull Choix drsquoun dispositif MOE (maitrise drsquooeuvre)
3 Deacutefinition de la cible
bull Deacutefinition de la cible meacutetier
bull Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
bull Analyse drsquoimpact
bull Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiement
4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation
bull Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation sur une partie du peacuterimegravetre ou de lrsquoorganisation
bull RETEX expeacuterimentation bull Revue des
fonctionnaliteacutes ciblesbull Revue de
lrsquoorganisation et des processus cibles
bull Revue du plan de deacuteploiement
bull Poursuite de la conduite du changement
5 Deacutemarrage du deacuteploiement
bull Chantier pilotage (dont outils drsquoappui)
bull Chantier organisation et processus meacutetiers
bull Chantier RH et conduite du changement
bull Chantier Solutions
bull Chantier performance gains
bull Chantier Immobilier logistique et eacutequipements (le cas eacutecheacuteant)
6 Bascule en mode nominal et RETEX
1 Collecte et sauvegarde des documents cleacutes
2 Clocircture du mode projet
3 Organisation de RETEX
9Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
DU PROJET
01
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Deacutefinition du peacuterimegravetre
Cette eacutetape consiste agrave identifier avec le porteur strateacutegique du projet le peacuterimegravetre du projet de deacutemateacuterialisation
bull Un peacuterimegravetre organisationnel une eacutequipe un service une direction
bull Un peacuterimegravetre meacutetier
Cette eacutetape est importante et fera office de repegravere Cependant le peacuterimegravetre du projet peut eacutevoluer au fur et agrave mesure que les besoins et la cible sont affineacutes avec les utilisateurs
Identification du processus concerneacute et des cas drsquousages
Il srsquoagit drsquoidentifier et de formaliser le processus et les cas drsquousages agrave deacutemateacuterialiser Une description geacuteneacuterale est suffisante agrave ce stade les processus et cas drsquousages eacutetant deacutetailleacutes lors de la phase suivante
Cette description doit contenir
Le nom du processus et la description syntheacutetique de son cœur de meacutetier (notamment la seacutequence des grandes activiteacutes)
Les acteurs en charge de reacutealiser ces activiteacutes
La liste des cas drsquousages
Le nom des solutions appuyant le processus
Il nrsquoest pas neacutecessaire qursquoelle contienne pour le moment
Lrsquoorganisation temporelle des activiteacutes et des tacircches
La description deacutetailleacutee des tacircches et des regravegles meacutetier
10Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Preacute-identification des besoins meacutetier
Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers
miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation
Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique
Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes
bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture
bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations
bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante
bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements
bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)
Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet
Une volumeacutetrie de flux significative
Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs
Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment
important au sein des effectifs de lrsquoorganisation
Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)
Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
3Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
00PREacuteSENTATION
DU GUIDE MEacuteTHODOLOGIQUE
AVANT-PROPOS
UNE ADMINISTRATION
PLUS PROCHE PLUS SIMPLE ET PLUS
EFFICACE
La ministre de la Transformation et de la Fonction Publiques a demandeacute aux agents publics en septembre 2020 quelle serait la mesure principale qui leur permettrait au quotidien de mieux remplir lrsquoobjectif de simplifier lrsquoaction publique Ceux-ci ont appeleacute de leurs vœux des modes de travail deacutemateacuterialiseacutes et des outils numeacuteriques adapteacutes
Le gouvernement a pris lors du 5e Comiteacute Interministeacuteriel de la Transformation Publique (CITP) lrsquoengagement drsquoune prise de deacutecision rendue plus rapide plus fluide et plus efficace gracircce agrave une administration sans papier $
La deacutemateacuterialisation ce nrsquoest pas seulement une transformation eacuteconomique et eacutecologique pour une administration plus exemplaire Crsquoest eacutegalement acceacuteleacuterer simplifier et fluidifier le travail et les circuits de deacutecision Deacutemateacuterialiser crsquoest aussi permettre agrave lrsquoadministration de devenir plus efficace et plus collaborative crsquoest faciliter le travail nomade ou au bureau
Pour reacutepondre au souhait des agents et pour que chaque service deacuteploie des modes de fonctionnement internes simplifieacutes et construise la solution adapteacutee agrave ses besoins la ministre a souhaiteacute un guide meacutethodologique garant drsquoune deacutemateacuterialisation reacuteussie Les services peuvent eacutegalement beacuteneacuteficier drsquoun accompagnement et de financements par le biais du plan de relance
4Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
COMMENT VOUS SERVIR DE
CE GUIDE
Vous trouverez dans ce guide des repegraveres pour vous accompagner dans lrsquoinitialisation ou lrsquoacceacuteleacuteration drsquoun projet de deacutemateacuterialisation
Preacutesentation des phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation (enjeux objectifs eacutetapes) et pour chacune drsquoentre elles le deacutetail des eacutetapes agrave reacutealiser seacutequenceacutees dans un planning type
En annexes deux types drsquooutils
bull Les fiches meacutethodologiques deacutetaillant pour chaque phase les modaliteacutes de travail et les livrables attendus (actions agrave mener deacutelais responsables etc)
bull Des fiches outils cleacutes en main illustrant les livrables types drsquoun projet de transformation
Il convient drsquoadapter les conseils et propositions meacutethodologiques de ce guide au contexte de votre transformation Une transformation reacuteussie associe eacutetroitement les acteurs et destinataires finaux agents ou usagers Crsquoest un gage de succegraves
Les directions du numeacuterique (DNUMs) de vos ministegraveres de tutelle sont eacutegalement agrave votre disposition pour accompagner vos projets de deacutemateacuterialisation Il est recommandeacute de les associer ou a minima de les tenir informeacutees
La DITP reste agrave votre disposition pour vous apporter un soutien si neacutecessaire accelerateur-dematerialisation-ditpmodernisationgouvfr
POURQUOI VOUS LANCER DANS UN PROJET DE
DEacuteMATEacuteRIALISATION
Les modes de fonctionnement internes de lrsquoadministration sont parfois ralentis par des circuits de validation plus complexes que neacutecessaires ou non adapteacutes agrave la nature des activiteacutes Agrave cela peut srsquoajouter un manque drsquooutillage accentuant le manque drsquoefficaciteacute
Coupleacute au deacuteploiement drsquoun environnement de travail et drsquooutils innovants la reacuteingeacutenieacuterie des processus permet de simplifier les proceacutedures internes raccourcir et seacutecuriser les circuits de validation et ainsi gagner en efficaciteacute Les agents sont responsabiliseacutes et peuvent consacrer plus de temps agrave lrsquoexercice de leurs missions
5Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Vous pouvez reacutealiser les constats suivants au seinde votre organisation
Difficulteacutes agrave travailler de maniegravere collaborative et efficace
Goulots drsquoeacutetranglement lieacutes aux processus de validation intermeacutediaires
Difficulteacutes agrave piloter lrsquoactiviteacute et agrave respecter les deacutelais
Inseacutecuriteacute juridique perte de documents
Travail nomade rendu complexe
Surcoucircts
Irritants pour les agents qui sont confronteacutes quotidiennement aux points preacuteceacutedemment listeacutes
Lorsqursquoelle est bien reacutealiseacutee la deacutemateacuterialisation est lrsquooccasion
Drsquoinsuffler une nouvelle culture administrative fondeacutee sur la confiance et la responsabiliteacute
De gagner en efficaciteacute et en productiviteacute
De travailler de maniegravere plus collaborative
De repositionner les agents sur des tacircches agrave plus forte valeur ajouteacutee
De faciliter le travail agrave distance
De diminuer les coucircts de fonctionnement
De contribuer au deacuteveloppement durable par la limitation de la production de documents papier
De contribuer agrave une image moderne et eacuteco-responsable de lrsquoadministration
QUE RECOUVRE LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DEacuteCRITE AU SEIN DE
CE GUIDE
La meacutethodologie proposeacutee dans ce guide concerne la deacutemateacuterialisation des processus administratifs internes qui peuvent ecirctre deacutecrits comme geacuteneacuteriques $ crsquoest-agrave-dire ceux que lrsquoon retrouve dans toutes les administrations
Le travail collaboratif de la co-eacutedition drsquoun document jusqursquoagrave sa signature
La gestion documentaire et le stockage de documents avec recherche intelligente
La gestion des processus de reacuteponse aux sollicitations externes notamment les courriers (courriels et papiers)
6Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacun de ces trois processus se compose de diffeacuterentes eacutetapes et activiteacutes
1 Gestion documentaire et stockage
Pilotage
- Geacuteneacuteration de tableaux de bord suivi drsquoindicateurs cleacutes- Gestion des accegraves
Recherche
- Recherches avanceacutees (type mots cleacutes date)- Mise agrave jour des documents
Stockage
- Stockage organiseacute- Gestion des versions- Sauvegardes
Valorisation
- Analyses seacutemantique syntaxique et morphologique du contenu des documents numeacuteriseacutes
2 Gestion de sollicitations externes
Reacuteception
- Acquisition (flux papier ou digitaliseacute)- Numeacuterisation (si papier)- Indexation
Service courrier
Transmission
- Reacutepartition par pocircle- Reacutecupeacuteration
Secreacutetariat des services
Instruction amp reacuteponse
- Instruction par les services en charge- Projet de reacuteponse- Envoi pour visa
Reacutedacteurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du courrier
- Impression du courrier (si envoi papier neacutecessaire)- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat des services ou service courrier
3 Production collaborative drsquoeacutecrits
Commande et fleacutechage
- Reacuteception et transmission de la commande- Creacuteation dossier
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
Primo-reacutedaction
- Choix du modegravele- Reacutedaction 1er jet- Transmission aux contributeurs
Reacutedacteurs
Contributions et corrections
- Relecture corrections et contributions- Renvoi au reacutedacteur (si neacutecessaire)
Sous-directeurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du document
- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
1 ProcessusLEacuteGENDE Etape Activiteacute Acteur
7Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
UN PROJET DE DEacuteMATEacuteRIALISATION
SE COMPOSE DE SIX PHASES
01 QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
Cette phase permet de seacutecuriser lrsquoalignement de lrsquoorganisation autour drsquoune vision commune Les parties prenantes doivent srsquoaccorder sur la probleacutematique et les attendus du projet et srsquoassurer que les conditions et les moyens neacutecessaires agrave sa conduite sont reacuteunis avant drsquoacter son lancement
02 DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute Cette phase vise agrave poser un diagnostic du besoin exprimeacute par lrsquoensemble des parties prenantes et agrave srsquoassurer que le traitement de ce besoin via la deacutemateacuterialisation des modes de fonctionnement internes repreacutesente une opportuniteacute pour lrsquoadministration
03 DEacuteFINITION DE LA CIBLE Cette troisiegraveme phase consiste agrave co-construire avec les parties prenantes les cibles meacutetier et technique et agrave qualifier les impacts induits pour lrsquoadministration son organisation et ses agents Cette analyse drsquoimpact permet dans un second temps de construire la vision cible deacuteclineacutee en axes de transformation et en chantiers prioritaires
04 REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
Lrsquoexpeacuterimentation consiste agrave tester les processus et la solution cibles sur un peacuterimegravetre restreint de lrsquoadministration avant de les deacuteployer plus largement
05 DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT La mise en œuvre drsquoun projet de deacutemateacuterialisation srsquoarticule autour du deacuteploiement de chantiers compleacutementaires et neacutecessaires agrave son succegraves pilotage organisation et processus meacutetier conduite du changement solution performances et gains immobilier et eacutequipements
06 BASCULE EN MODNOMINAL ET RETOUR DrsquoEXPEacuteRIENCE (RETEX)
E
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et drsquoassurer son succegraves dans la dureacutee
8Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacune de ces phases et des activiteacutes types qui les composent sont deacutecrites dans la suite de ce guide selon un ordre logique qui permet une reacuteflexion progressive du strateacutegique agrave lrsquoopeacuterationnel En pratique la mise en œuvre technique drsquoune solution se
fait de maniegravere iteacuterative avec un deacuteploiement progressif tant vers les utilisateurs que pour les fonctionnaliteacutes La dureacutee des diffeacuterentes phases est agrave adapter en fonction de lrsquoorganisation et nrsquoest donneacutee qursquoagrave titre indicatif
1 Qualification strateacutegique
bull Deacutefinition du peacuterimegravetre
bull Identification des processus concerneacutes
bull Preacute-identification des besoins meacutetier
bull Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
bull Deacutefinition des principaux jalons
bull Deacutefinition de lrsquoeacutequipe projet et de la gestion de projet
bull Eacutetude des modaliteacutes de financement
GO si conditions reacuteunies
Conduite du changement (dont communication et formation) chantier continu des phases 2 agrave 6
2 Deacutefinition du besoin et de
lrsquoopportuniteacute
bull Diagnostic fin des processus existants des irritants
bull Identification fine des besoins meacutetier
bull Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecart par rapport aux besoins meacutetier
bull Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
bull Choix drsquoun dispositif MOE (maitrise drsquooeuvre)
3 Deacutefinition de la cible
bull Deacutefinition de la cible meacutetier
bull Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
bull Analyse drsquoimpact
bull Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiement
4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation
bull Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation sur une partie du peacuterimegravetre ou de lrsquoorganisation
bull RETEX expeacuterimentation bull Revue des
fonctionnaliteacutes ciblesbull Revue de
lrsquoorganisation et des processus cibles
bull Revue du plan de deacuteploiement
bull Poursuite de la conduite du changement
5 Deacutemarrage du deacuteploiement
bull Chantier pilotage (dont outils drsquoappui)
bull Chantier organisation et processus meacutetiers
bull Chantier RH et conduite du changement
bull Chantier Solutions
bull Chantier performance gains
bull Chantier Immobilier logistique et eacutequipements (le cas eacutecheacuteant)
6 Bascule en mode nominal et RETEX
1 Collecte et sauvegarde des documents cleacutes
2 Clocircture du mode projet
3 Organisation de RETEX
9Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
DU PROJET
01
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Deacutefinition du peacuterimegravetre
Cette eacutetape consiste agrave identifier avec le porteur strateacutegique du projet le peacuterimegravetre du projet de deacutemateacuterialisation
bull Un peacuterimegravetre organisationnel une eacutequipe un service une direction
bull Un peacuterimegravetre meacutetier
Cette eacutetape est importante et fera office de repegravere Cependant le peacuterimegravetre du projet peut eacutevoluer au fur et agrave mesure que les besoins et la cible sont affineacutes avec les utilisateurs
Identification du processus concerneacute et des cas drsquousages
Il srsquoagit drsquoidentifier et de formaliser le processus et les cas drsquousages agrave deacutemateacuterialiser Une description geacuteneacuterale est suffisante agrave ce stade les processus et cas drsquousages eacutetant deacutetailleacutes lors de la phase suivante
Cette description doit contenir
Le nom du processus et la description syntheacutetique de son cœur de meacutetier (notamment la seacutequence des grandes activiteacutes)
Les acteurs en charge de reacutealiser ces activiteacutes
La liste des cas drsquousages
Le nom des solutions appuyant le processus
Il nrsquoest pas neacutecessaire qursquoelle contienne pour le moment
Lrsquoorganisation temporelle des activiteacutes et des tacircches
La description deacutetailleacutee des tacircches et des regravegles meacutetier
10Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Preacute-identification des besoins meacutetier
Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers
miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation
Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique
Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes
bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture
bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations
bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante
bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements
bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)
Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet
Une volumeacutetrie de flux significative
Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs
Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment
important au sein des effectifs de lrsquoorganisation
Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)
Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
4Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
COMMENT VOUS SERVIR DE
CE GUIDE
Vous trouverez dans ce guide des repegraveres pour vous accompagner dans lrsquoinitialisation ou lrsquoacceacuteleacuteration drsquoun projet de deacutemateacuterialisation
Preacutesentation des phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation (enjeux objectifs eacutetapes) et pour chacune drsquoentre elles le deacutetail des eacutetapes agrave reacutealiser seacutequenceacutees dans un planning type
En annexes deux types drsquooutils
bull Les fiches meacutethodologiques deacutetaillant pour chaque phase les modaliteacutes de travail et les livrables attendus (actions agrave mener deacutelais responsables etc)
bull Des fiches outils cleacutes en main illustrant les livrables types drsquoun projet de transformation
Il convient drsquoadapter les conseils et propositions meacutethodologiques de ce guide au contexte de votre transformation Une transformation reacuteussie associe eacutetroitement les acteurs et destinataires finaux agents ou usagers Crsquoest un gage de succegraves
Les directions du numeacuterique (DNUMs) de vos ministegraveres de tutelle sont eacutegalement agrave votre disposition pour accompagner vos projets de deacutemateacuterialisation Il est recommandeacute de les associer ou a minima de les tenir informeacutees
La DITP reste agrave votre disposition pour vous apporter un soutien si neacutecessaire accelerateur-dematerialisation-ditpmodernisationgouvfr
POURQUOI VOUS LANCER DANS UN PROJET DE
DEacuteMATEacuteRIALISATION
Les modes de fonctionnement internes de lrsquoadministration sont parfois ralentis par des circuits de validation plus complexes que neacutecessaires ou non adapteacutes agrave la nature des activiteacutes Agrave cela peut srsquoajouter un manque drsquooutillage accentuant le manque drsquoefficaciteacute
Coupleacute au deacuteploiement drsquoun environnement de travail et drsquooutils innovants la reacuteingeacutenieacuterie des processus permet de simplifier les proceacutedures internes raccourcir et seacutecuriser les circuits de validation et ainsi gagner en efficaciteacute Les agents sont responsabiliseacutes et peuvent consacrer plus de temps agrave lrsquoexercice de leurs missions
5Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Vous pouvez reacutealiser les constats suivants au seinde votre organisation
Difficulteacutes agrave travailler de maniegravere collaborative et efficace
Goulots drsquoeacutetranglement lieacutes aux processus de validation intermeacutediaires
Difficulteacutes agrave piloter lrsquoactiviteacute et agrave respecter les deacutelais
Inseacutecuriteacute juridique perte de documents
Travail nomade rendu complexe
Surcoucircts
Irritants pour les agents qui sont confronteacutes quotidiennement aux points preacuteceacutedemment listeacutes
Lorsqursquoelle est bien reacutealiseacutee la deacutemateacuterialisation est lrsquooccasion
Drsquoinsuffler une nouvelle culture administrative fondeacutee sur la confiance et la responsabiliteacute
De gagner en efficaciteacute et en productiviteacute
De travailler de maniegravere plus collaborative
De repositionner les agents sur des tacircches agrave plus forte valeur ajouteacutee
De faciliter le travail agrave distance
De diminuer les coucircts de fonctionnement
De contribuer au deacuteveloppement durable par la limitation de la production de documents papier
De contribuer agrave une image moderne et eacuteco-responsable de lrsquoadministration
QUE RECOUVRE LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DEacuteCRITE AU SEIN DE
CE GUIDE
La meacutethodologie proposeacutee dans ce guide concerne la deacutemateacuterialisation des processus administratifs internes qui peuvent ecirctre deacutecrits comme geacuteneacuteriques $ crsquoest-agrave-dire ceux que lrsquoon retrouve dans toutes les administrations
Le travail collaboratif de la co-eacutedition drsquoun document jusqursquoagrave sa signature
La gestion documentaire et le stockage de documents avec recherche intelligente
La gestion des processus de reacuteponse aux sollicitations externes notamment les courriers (courriels et papiers)
6Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacun de ces trois processus se compose de diffeacuterentes eacutetapes et activiteacutes
1 Gestion documentaire et stockage
Pilotage
- Geacuteneacuteration de tableaux de bord suivi drsquoindicateurs cleacutes- Gestion des accegraves
Recherche
- Recherches avanceacutees (type mots cleacutes date)- Mise agrave jour des documents
Stockage
- Stockage organiseacute- Gestion des versions- Sauvegardes
Valorisation
- Analyses seacutemantique syntaxique et morphologique du contenu des documents numeacuteriseacutes
2 Gestion de sollicitations externes
Reacuteception
- Acquisition (flux papier ou digitaliseacute)- Numeacuterisation (si papier)- Indexation
Service courrier
Transmission
- Reacutepartition par pocircle- Reacutecupeacuteration
Secreacutetariat des services
Instruction amp reacuteponse
- Instruction par les services en charge- Projet de reacuteponse- Envoi pour visa
Reacutedacteurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du courrier
- Impression du courrier (si envoi papier neacutecessaire)- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat des services ou service courrier
3 Production collaborative drsquoeacutecrits
Commande et fleacutechage
- Reacuteception et transmission de la commande- Creacuteation dossier
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
Primo-reacutedaction
- Choix du modegravele- Reacutedaction 1er jet- Transmission aux contributeurs
Reacutedacteurs
Contributions et corrections
- Relecture corrections et contributions- Renvoi au reacutedacteur (si neacutecessaire)
Sous-directeurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du document
- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
1 ProcessusLEacuteGENDE Etape Activiteacute Acteur
7Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
UN PROJET DE DEacuteMATEacuteRIALISATION
SE COMPOSE DE SIX PHASES
01 QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
Cette phase permet de seacutecuriser lrsquoalignement de lrsquoorganisation autour drsquoune vision commune Les parties prenantes doivent srsquoaccorder sur la probleacutematique et les attendus du projet et srsquoassurer que les conditions et les moyens neacutecessaires agrave sa conduite sont reacuteunis avant drsquoacter son lancement
02 DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute Cette phase vise agrave poser un diagnostic du besoin exprimeacute par lrsquoensemble des parties prenantes et agrave srsquoassurer que le traitement de ce besoin via la deacutemateacuterialisation des modes de fonctionnement internes repreacutesente une opportuniteacute pour lrsquoadministration
03 DEacuteFINITION DE LA CIBLE Cette troisiegraveme phase consiste agrave co-construire avec les parties prenantes les cibles meacutetier et technique et agrave qualifier les impacts induits pour lrsquoadministration son organisation et ses agents Cette analyse drsquoimpact permet dans un second temps de construire la vision cible deacuteclineacutee en axes de transformation et en chantiers prioritaires
04 REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
Lrsquoexpeacuterimentation consiste agrave tester les processus et la solution cibles sur un peacuterimegravetre restreint de lrsquoadministration avant de les deacuteployer plus largement
05 DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT La mise en œuvre drsquoun projet de deacutemateacuterialisation srsquoarticule autour du deacuteploiement de chantiers compleacutementaires et neacutecessaires agrave son succegraves pilotage organisation et processus meacutetier conduite du changement solution performances et gains immobilier et eacutequipements
06 BASCULE EN MODNOMINAL ET RETOUR DrsquoEXPEacuteRIENCE (RETEX)
E
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et drsquoassurer son succegraves dans la dureacutee
8Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacune de ces phases et des activiteacutes types qui les composent sont deacutecrites dans la suite de ce guide selon un ordre logique qui permet une reacuteflexion progressive du strateacutegique agrave lrsquoopeacuterationnel En pratique la mise en œuvre technique drsquoune solution se
fait de maniegravere iteacuterative avec un deacuteploiement progressif tant vers les utilisateurs que pour les fonctionnaliteacutes La dureacutee des diffeacuterentes phases est agrave adapter en fonction de lrsquoorganisation et nrsquoest donneacutee qursquoagrave titre indicatif
1 Qualification strateacutegique
bull Deacutefinition du peacuterimegravetre
bull Identification des processus concerneacutes
bull Preacute-identification des besoins meacutetier
bull Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
bull Deacutefinition des principaux jalons
bull Deacutefinition de lrsquoeacutequipe projet et de la gestion de projet
bull Eacutetude des modaliteacutes de financement
GO si conditions reacuteunies
Conduite du changement (dont communication et formation) chantier continu des phases 2 agrave 6
2 Deacutefinition du besoin et de
lrsquoopportuniteacute
bull Diagnostic fin des processus existants des irritants
bull Identification fine des besoins meacutetier
bull Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecart par rapport aux besoins meacutetier
bull Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
bull Choix drsquoun dispositif MOE (maitrise drsquooeuvre)
3 Deacutefinition de la cible
bull Deacutefinition de la cible meacutetier
bull Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
bull Analyse drsquoimpact
bull Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiement
4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation
bull Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation sur une partie du peacuterimegravetre ou de lrsquoorganisation
bull RETEX expeacuterimentation bull Revue des
fonctionnaliteacutes ciblesbull Revue de
lrsquoorganisation et des processus cibles
bull Revue du plan de deacuteploiement
bull Poursuite de la conduite du changement
5 Deacutemarrage du deacuteploiement
bull Chantier pilotage (dont outils drsquoappui)
bull Chantier organisation et processus meacutetiers
bull Chantier RH et conduite du changement
bull Chantier Solutions
bull Chantier performance gains
bull Chantier Immobilier logistique et eacutequipements (le cas eacutecheacuteant)
6 Bascule en mode nominal et RETEX
1 Collecte et sauvegarde des documents cleacutes
2 Clocircture du mode projet
3 Organisation de RETEX
9Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
DU PROJET
01
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Deacutefinition du peacuterimegravetre
Cette eacutetape consiste agrave identifier avec le porteur strateacutegique du projet le peacuterimegravetre du projet de deacutemateacuterialisation
bull Un peacuterimegravetre organisationnel une eacutequipe un service une direction
bull Un peacuterimegravetre meacutetier
Cette eacutetape est importante et fera office de repegravere Cependant le peacuterimegravetre du projet peut eacutevoluer au fur et agrave mesure que les besoins et la cible sont affineacutes avec les utilisateurs
Identification du processus concerneacute et des cas drsquousages
Il srsquoagit drsquoidentifier et de formaliser le processus et les cas drsquousages agrave deacutemateacuterialiser Une description geacuteneacuterale est suffisante agrave ce stade les processus et cas drsquousages eacutetant deacutetailleacutes lors de la phase suivante
Cette description doit contenir
Le nom du processus et la description syntheacutetique de son cœur de meacutetier (notamment la seacutequence des grandes activiteacutes)
Les acteurs en charge de reacutealiser ces activiteacutes
La liste des cas drsquousages
Le nom des solutions appuyant le processus
Il nrsquoest pas neacutecessaire qursquoelle contienne pour le moment
Lrsquoorganisation temporelle des activiteacutes et des tacircches
La description deacutetailleacutee des tacircches et des regravegles meacutetier
10Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Preacute-identification des besoins meacutetier
Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers
miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation
Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique
Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes
bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture
bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations
bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante
bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements
bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)
Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet
Une volumeacutetrie de flux significative
Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs
Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment
important au sein des effectifs de lrsquoorganisation
Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)
Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
5Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Vous pouvez reacutealiser les constats suivants au seinde votre organisation
Difficulteacutes agrave travailler de maniegravere collaborative et efficace
Goulots drsquoeacutetranglement lieacutes aux processus de validation intermeacutediaires
Difficulteacutes agrave piloter lrsquoactiviteacute et agrave respecter les deacutelais
Inseacutecuriteacute juridique perte de documents
Travail nomade rendu complexe
Surcoucircts
Irritants pour les agents qui sont confronteacutes quotidiennement aux points preacuteceacutedemment listeacutes
Lorsqursquoelle est bien reacutealiseacutee la deacutemateacuterialisation est lrsquooccasion
Drsquoinsuffler une nouvelle culture administrative fondeacutee sur la confiance et la responsabiliteacute
De gagner en efficaciteacute et en productiviteacute
De travailler de maniegravere plus collaborative
De repositionner les agents sur des tacircches agrave plus forte valeur ajouteacutee
De faciliter le travail agrave distance
De diminuer les coucircts de fonctionnement
De contribuer au deacuteveloppement durable par la limitation de la production de documents papier
De contribuer agrave une image moderne et eacuteco-responsable de lrsquoadministration
QUE RECOUVRE LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DEacuteCRITE AU SEIN DE
CE GUIDE
La meacutethodologie proposeacutee dans ce guide concerne la deacutemateacuterialisation des processus administratifs internes qui peuvent ecirctre deacutecrits comme geacuteneacuteriques $ crsquoest-agrave-dire ceux que lrsquoon retrouve dans toutes les administrations
Le travail collaboratif de la co-eacutedition drsquoun document jusqursquoagrave sa signature
La gestion documentaire et le stockage de documents avec recherche intelligente
La gestion des processus de reacuteponse aux sollicitations externes notamment les courriers (courriels et papiers)
6Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacun de ces trois processus se compose de diffeacuterentes eacutetapes et activiteacutes
1 Gestion documentaire et stockage
Pilotage
- Geacuteneacuteration de tableaux de bord suivi drsquoindicateurs cleacutes- Gestion des accegraves
Recherche
- Recherches avanceacutees (type mots cleacutes date)- Mise agrave jour des documents
Stockage
- Stockage organiseacute- Gestion des versions- Sauvegardes
Valorisation
- Analyses seacutemantique syntaxique et morphologique du contenu des documents numeacuteriseacutes
2 Gestion de sollicitations externes
Reacuteception
- Acquisition (flux papier ou digitaliseacute)- Numeacuterisation (si papier)- Indexation
Service courrier
Transmission
- Reacutepartition par pocircle- Reacutecupeacuteration
Secreacutetariat des services
Instruction amp reacuteponse
- Instruction par les services en charge- Projet de reacuteponse- Envoi pour visa
Reacutedacteurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du courrier
- Impression du courrier (si envoi papier neacutecessaire)- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat des services ou service courrier
3 Production collaborative drsquoeacutecrits
Commande et fleacutechage
- Reacuteception et transmission de la commande- Creacuteation dossier
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
Primo-reacutedaction
- Choix du modegravele- Reacutedaction 1er jet- Transmission aux contributeurs
Reacutedacteurs
Contributions et corrections
- Relecture corrections et contributions- Renvoi au reacutedacteur (si neacutecessaire)
Sous-directeurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du document
- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
1 ProcessusLEacuteGENDE Etape Activiteacute Acteur
7Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
UN PROJET DE DEacuteMATEacuteRIALISATION
SE COMPOSE DE SIX PHASES
01 QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
Cette phase permet de seacutecuriser lrsquoalignement de lrsquoorganisation autour drsquoune vision commune Les parties prenantes doivent srsquoaccorder sur la probleacutematique et les attendus du projet et srsquoassurer que les conditions et les moyens neacutecessaires agrave sa conduite sont reacuteunis avant drsquoacter son lancement
02 DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute Cette phase vise agrave poser un diagnostic du besoin exprimeacute par lrsquoensemble des parties prenantes et agrave srsquoassurer que le traitement de ce besoin via la deacutemateacuterialisation des modes de fonctionnement internes repreacutesente une opportuniteacute pour lrsquoadministration
03 DEacuteFINITION DE LA CIBLE Cette troisiegraveme phase consiste agrave co-construire avec les parties prenantes les cibles meacutetier et technique et agrave qualifier les impacts induits pour lrsquoadministration son organisation et ses agents Cette analyse drsquoimpact permet dans un second temps de construire la vision cible deacuteclineacutee en axes de transformation et en chantiers prioritaires
04 REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
Lrsquoexpeacuterimentation consiste agrave tester les processus et la solution cibles sur un peacuterimegravetre restreint de lrsquoadministration avant de les deacuteployer plus largement
05 DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT La mise en œuvre drsquoun projet de deacutemateacuterialisation srsquoarticule autour du deacuteploiement de chantiers compleacutementaires et neacutecessaires agrave son succegraves pilotage organisation et processus meacutetier conduite du changement solution performances et gains immobilier et eacutequipements
06 BASCULE EN MODNOMINAL ET RETOUR DrsquoEXPEacuteRIENCE (RETEX)
E
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et drsquoassurer son succegraves dans la dureacutee
8Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacune de ces phases et des activiteacutes types qui les composent sont deacutecrites dans la suite de ce guide selon un ordre logique qui permet une reacuteflexion progressive du strateacutegique agrave lrsquoopeacuterationnel En pratique la mise en œuvre technique drsquoune solution se
fait de maniegravere iteacuterative avec un deacuteploiement progressif tant vers les utilisateurs que pour les fonctionnaliteacutes La dureacutee des diffeacuterentes phases est agrave adapter en fonction de lrsquoorganisation et nrsquoest donneacutee qursquoagrave titre indicatif
1 Qualification strateacutegique
bull Deacutefinition du peacuterimegravetre
bull Identification des processus concerneacutes
bull Preacute-identification des besoins meacutetier
bull Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
bull Deacutefinition des principaux jalons
bull Deacutefinition de lrsquoeacutequipe projet et de la gestion de projet
bull Eacutetude des modaliteacutes de financement
GO si conditions reacuteunies
Conduite du changement (dont communication et formation) chantier continu des phases 2 agrave 6
2 Deacutefinition du besoin et de
lrsquoopportuniteacute
bull Diagnostic fin des processus existants des irritants
bull Identification fine des besoins meacutetier
bull Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecart par rapport aux besoins meacutetier
bull Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
bull Choix drsquoun dispositif MOE (maitrise drsquooeuvre)
3 Deacutefinition de la cible
bull Deacutefinition de la cible meacutetier
bull Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
bull Analyse drsquoimpact
bull Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiement
4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation
bull Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation sur une partie du peacuterimegravetre ou de lrsquoorganisation
bull RETEX expeacuterimentation bull Revue des
fonctionnaliteacutes ciblesbull Revue de
lrsquoorganisation et des processus cibles
bull Revue du plan de deacuteploiement
bull Poursuite de la conduite du changement
5 Deacutemarrage du deacuteploiement
bull Chantier pilotage (dont outils drsquoappui)
bull Chantier organisation et processus meacutetiers
bull Chantier RH et conduite du changement
bull Chantier Solutions
bull Chantier performance gains
bull Chantier Immobilier logistique et eacutequipements (le cas eacutecheacuteant)
6 Bascule en mode nominal et RETEX
1 Collecte et sauvegarde des documents cleacutes
2 Clocircture du mode projet
3 Organisation de RETEX
9Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
DU PROJET
01
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Deacutefinition du peacuterimegravetre
Cette eacutetape consiste agrave identifier avec le porteur strateacutegique du projet le peacuterimegravetre du projet de deacutemateacuterialisation
bull Un peacuterimegravetre organisationnel une eacutequipe un service une direction
bull Un peacuterimegravetre meacutetier
Cette eacutetape est importante et fera office de repegravere Cependant le peacuterimegravetre du projet peut eacutevoluer au fur et agrave mesure que les besoins et la cible sont affineacutes avec les utilisateurs
Identification du processus concerneacute et des cas drsquousages
Il srsquoagit drsquoidentifier et de formaliser le processus et les cas drsquousages agrave deacutemateacuterialiser Une description geacuteneacuterale est suffisante agrave ce stade les processus et cas drsquousages eacutetant deacutetailleacutes lors de la phase suivante
Cette description doit contenir
Le nom du processus et la description syntheacutetique de son cœur de meacutetier (notamment la seacutequence des grandes activiteacutes)
Les acteurs en charge de reacutealiser ces activiteacutes
La liste des cas drsquousages
Le nom des solutions appuyant le processus
Il nrsquoest pas neacutecessaire qursquoelle contienne pour le moment
Lrsquoorganisation temporelle des activiteacutes et des tacircches
La description deacutetailleacutee des tacircches et des regravegles meacutetier
10Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Preacute-identification des besoins meacutetier
Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers
miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation
Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique
Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes
bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture
bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations
bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante
bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements
bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)
Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet
Une volumeacutetrie de flux significative
Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs
Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment
important au sein des effectifs de lrsquoorganisation
Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)
Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
6Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacun de ces trois processus se compose de diffeacuterentes eacutetapes et activiteacutes
1 Gestion documentaire et stockage
Pilotage
- Geacuteneacuteration de tableaux de bord suivi drsquoindicateurs cleacutes- Gestion des accegraves
Recherche
- Recherches avanceacutees (type mots cleacutes date)- Mise agrave jour des documents
Stockage
- Stockage organiseacute- Gestion des versions- Sauvegardes
Valorisation
- Analyses seacutemantique syntaxique et morphologique du contenu des documents numeacuteriseacutes
2 Gestion de sollicitations externes
Reacuteception
- Acquisition (flux papier ou digitaliseacute)- Numeacuterisation (si papier)- Indexation
Service courrier
Transmission
- Reacutepartition par pocircle- Reacutecupeacuteration
Secreacutetariat des services
Instruction amp reacuteponse
- Instruction par les services en charge- Projet de reacuteponse- Envoi pour visa
Reacutedacteurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du courrier
- Impression du courrier (si envoi papier neacutecessaire)- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat des services ou service courrier
3 Production collaborative drsquoeacutecrits
Commande et fleacutechage
- Reacuteception et transmission de la commande- Creacuteation dossier
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
Primo-reacutedaction
- Choix du modegravele- Reacutedaction 1er jet- Transmission aux contributeurs
Reacutedacteurs
Contributions et corrections
- Relecture corrections et contributions- Renvoi au reacutedacteur (si neacutecessaire)
Sous-directeurs
Visa validation amp signature
- Visas de la chaicircne hieacuterarchique- Validation- Signature eacutelectronique
Chef de service
Diffusion du document
- Diffusion individuelle ou massifieacutee
Secreacutetariat du cabinet (Ministre DG)
1 ProcessusLEacuteGENDE Etape Activiteacute Acteur
7Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
UN PROJET DE DEacuteMATEacuteRIALISATION
SE COMPOSE DE SIX PHASES
01 QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
Cette phase permet de seacutecuriser lrsquoalignement de lrsquoorganisation autour drsquoune vision commune Les parties prenantes doivent srsquoaccorder sur la probleacutematique et les attendus du projet et srsquoassurer que les conditions et les moyens neacutecessaires agrave sa conduite sont reacuteunis avant drsquoacter son lancement
02 DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute Cette phase vise agrave poser un diagnostic du besoin exprimeacute par lrsquoensemble des parties prenantes et agrave srsquoassurer que le traitement de ce besoin via la deacutemateacuterialisation des modes de fonctionnement internes repreacutesente une opportuniteacute pour lrsquoadministration
03 DEacuteFINITION DE LA CIBLE Cette troisiegraveme phase consiste agrave co-construire avec les parties prenantes les cibles meacutetier et technique et agrave qualifier les impacts induits pour lrsquoadministration son organisation et ses agents Cette analyse drsquoimpact permet dans un second temps de construire la vision cible deacuteclineacutee en axes de transformation et en chantiers prioritaires
04 REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
Lrsquoexpeacuterimentation consiste agrave tester les processus et la solution cibles sur un peacuterimegravetre restreint de lrsquoadministration avant de les deacuteployer plus largement
05 DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT La mise en œuvre drsquoun projet de deacutemateacuterialisation srsquoarticule autour du deacuteploiement de chantiers compleacutementaires et neacutecessaires agrave son succegraves pilotage organisation et processus meacutetier conduite du changement solution performances et gains immobilier et eacutequipements
06 BASCULE EN MODNOMINAL ET RETOUR DrsquoEXPEacuteRIENCE (RETEX)
E
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et drsquoassurer son succegraves dans la dureacutee
8Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacune de ces phases et des activiteacutes types qui les composent sont deacutecrites dans la suite de ce guide selon un ordre logique qui permet une reacuteflexion progressive du strateacutegique agrave lrsquoopeacuterationnel En pratique la mise en œuvre technique drsquoune solution se
fait de maniegravere iteacuterative avec un deacuteploiement progressif tant vers les utilisateurs que pour les fonctionnaliteacutes La dureacutee des diffeacuterentes phases est agrave adapter en fonction de lrsquoorganisation et nrsquoest donneacutee qursquoagrave titre indicatif
1 Qualification strateacutegique
bull Deacutefinition du peacuterimegravetre
bull Identification des processus concerneacutes
bull Preacute-identification des besoins meacutetier
bull Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
bull Deacutefinition des principaux jalons
bull Deacutefinition de lrsquoeacutequipe projet et de la gestion de projet
bull Eacutetude des modaliteacutes de financement
GO si conditions reacuteunies
Conduite du changement (dont communication et formation) chantier continu des phases 2 agrave 6
2 Deacutefinition du besoin et de
lrsquoopportuniteacute
bull Diagnostic fin des processus existants des irritants
bull Identification fine des besoins meacutetier
bull Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecart par rapport aux besoins meacutetier
bull Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
bull Choix drsquoun dispositif MOE (maitrise drsquooeuvre)
3 Deacutefinition de la cible
bull Deacutefinition de la cible meacutetier
bull Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
bull Analyse drsquoimpact
bull Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiement
4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation
bull Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation sur une partie du peacuterimegravetre ou de lrsquoorganisation
bull RETEX expeacuterimentation bull Revue des
fonctionnaliteacutes ciblesbull Revue de
lrsquoorganisation et des processus cibles
bull Revue du plan de deacuteploiement
bull Poursuite de la conduite du changement
5 Deacutemarrage du deacuteploiement
bull Chantier pilotage (dont outils drsquoappui)
bull Chantier organisation et processus meacutetiers
bull Chantier RH et conduite du changement
bull Chantier Solutions
bull Chantier performance gains
bull Chantier Immobilier logistique et eacutequipements (le cas eacutecheacuteant)
6 Bascule en mode nominal et RETEX
1 Collecte et sauvegarde des documents cleacutes
2 Clocircture du mode projet
3 Organisation de RETEX
9Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
DU PROJET
01
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Deacutefinition du peacuterimegravetre
Cette eacutetape consiste agrave identifier avec le porteur strateacutegique du projet le peacuterimegravetre du projet de deacutemateacuterialisation
bull Un peacuterimegravetre organisationnel une eacutequipe un service une direction
bull Un peacuterimegravetre meacutetier
Cette eacutetape est importante et fera office de repegravere Cependant le peacuterimegravetre du projet peut eacutevoluer au fur et agrave mesure que les besoins et la cible sont affineacutes avec les utilisateurs
Identification du processus concerneacute et des cas drsquousages
Il srsquoagit drsquoidentifier et de formaliser le processus et les cas drsquousages agrave deacutemateacuterialiser Une description geacuteneacuterale est suffisante agrave ce stade les processus et cas drsquousages eacutetant deacutetailleacutes lors de la phase suivante
Cette description doit contenir
Le nom du processus et la description syntheacutetique de son cœur de meacutetier (notamment la seacutequence des grandes activiteacutes)
Les acteurs en charge de reacutealiser ces activiteacutes
La liste des cas drsquousages
Le nom des solutions appuyant le processus
Il nrsquoest pas neacutecessaire qursquoelle contienne pour le moment
Lrsquoorganisation temporelle des activiteacutes et des tacircches
La description deacutetailleacutee des tacircches et des regravegles meacutetier
10Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Preacute-identification des besoins meacutetier
Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers
miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation
Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique
Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes
bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture
bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations
bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante
bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements
bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)
Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet
Une volumeacutetrie de flux significative
Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs
Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment
important au sein des effectifs de lrsquoorganisation
Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)
Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
7Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
UN PROJET DE DEacuteMATEacuteRIALISATION
SE COMPOSE DE SIX PHASES
01 QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
Cette phase permet de seacutecuriser lrsquoalignement de lrsquoorganisation autour drsquoune vision commune Les parties prenantes doivent srsquoaccorder sur la probleacutematique et les attendus du projet et srsquoassurer que les conditions et les moyens neacutecessaires agrave sa conduite sont reacuteunis avant drsquoacter son lancement
02 DEacuteFINITION DU BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute Cette phase vise agrave poser un diagnostic du besoin exprimeacute par lrsquoensemble des parties prenantes et agrave srsquoassurer que le traitement de ce besoin via la deacutemateacuterialisation des modes de fonctionnement internes repreacutesente une opportuniteacute pour lrsquoadministration
03 DEacuteFINITION DE LA CIBLE Cette troisiegraveme phase consiste agrave co-construire avec les parties prenantes les cibles meacutetier et technique et agrave qualifier les impacts induits pour lrsquoadministration son organisation et ses agents Cette analyse drsquoimpact permet dans un second temps de construire la vision cible deacuteclineacutee en axes de transformation et en chantiers prioritaires
04 REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
Lrsquoexpeacuterimentation consiste agrave tester les processus et la solution cibles sur un peacuterimegravetre restreint de lrsquoadministration avant de les deacuteployer plus largement
05 DEacuteMARRAGE DU DEacutePLOIEMENT La mise en œuvre drsquoun projet de deacutemateacuterialisation srsquoarticule autour du deacuteploiement de chantiers compleacutementaires et neacutecessaires agrave son succegraves pilotage organisation et processus meacutetier conduite du changement solution performances et gains immobilier et eacutequipements
06 BASCULE EN MODNOMINAL ET RETOUR DrsquoEXPEacuteRIENCE (RETEX)
E
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et drsquoassurer son succegraves dans la dureacutee
8Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacune de ces phases et des activiteacutes types qui les composent sont deacutecrites dans la suite de ce guide selon un ordre logique qui permet une reacuteflexion progressive du strateacutegique agrave lrsquoopeacuterationnel En pratique la mise en œuvre technique drsquoune solution se
fait de maniegravere iteacuterative avec un deacuteploiement progressif tant vers les utilisateurs que pour les fonctionnaliteacutes La dureacutee des diffeacuterentes phases est agrave adapter en fonction de lrsquoorganisation et nrsquoest donneacutee qursquoagrave titre indicatif
1 Qualification strateacutegique
bull Deacutefinition du peacuterimegravetre
bull Identification des processus concerneacutes
bull Preacute-identification des besoins meacutetier
bull Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
bull Deacutefinition des principaux jalons
bull Deacutefinition de lrsquoeacutequipe projet et de la gestion de projet
bull Eacutetude des modaliteacutes de financement
GO si conditions reacuteunies
Conduite du changement (dont communication et formation) chantier continu des phases 2 agrave 6
2 Deacutefinition du besoin et de
lrsquoopportuniteacute
bull Diagnostic fin des processus existants des irritants
bull Identification fine des besoins meacutetier
bull Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecart par rapport aux besoins meacutetier
bull Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
bull Choix drsquoun dispositif MOE (maitrise drsquooeuvre)
3 Deacutefinition de la cible
bull Deacutefinition de la cible meacutetier
bull Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
bull Analyse drsquoimpact
bull Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiement
4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation
bull Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation sur une partie du peacuterimegravetre ou de lrsquoorganisation
bull RETEX expeacuterimentation bull Revue des
fonctionnaliteacutes ciblesbull Revue de
lrsquoorganisation et des processus cibles
bull Revue du plan de deacuteploiement
bull Poursuite de la conduite du changement
5 Deacutemarrage du deacuteploiement
bull Chantier pilotage (dont outils drsquoappui)
bull Chantier organisation et processus meacutetiers
bull Chantier RH et conduite du changement
bull Chantier Solutions
bull Chantier performance gains
bull Chantier Immobilier logistique et eacutequipements (le cas eacutecheacuteant)
6 Bascule en mode nominal et RETEX
1 Collecte et sauvegarde des documents cleacutes
2 Clocircture du mode projet
3 Organisation de RETEX
9Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
DU PROJET
01
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Deacutefinition du peacuterimegravetre
Cette eacutetape consiste agrave identifier avec le porteur strateacutegique du projet le peacuterimegravetre du projet de deacutemateacuterialisation
bull Un peacuterimegravetre organisationnel une eacutequipe un service une direction
bull Un peacuterimegravetre meacutetier
Cette eacutetape est importante et fera office de repegravere Cependant le peacuterimegravetre du projet peut eacutevoluer au fur et agrave mesure que les besoins et la cible sont affineacutes avec les utilisateurs
Identification du processus concerneacute et des cas drsquousages
Il srsquoagit drsquoidentifier et de formaliser le processus et les cas drsquousages agrave deacutemateacuterialiser Une description geacuteneacuterale est suffisante agrave ce stade les processus et cas drsquousages eacutetant deacutetailleacutes lors de la phase suivante
Cette description doit contenir
Le nom du processus et la description syntheacutetique de son cœur de meacutetier (notamment la seacutequence des grandes activiteacutes)
Les acteurs en charge de reacutealiser ces activiteacutes
La liste des cas drsquousages
Le nom des solutions appuyant le processus
Il nrsquoest pas neacutecessaire qursquoelle contienne pour le moment
Lrsquoorganisation temporelle des activiteacutes et des tacircches
La description deacutetailleacutee des tacircches et des regravegles meacutetier
10Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Preacute-identification des besoins meacutetier
Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers
miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation
Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique
Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes
bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture
bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations
bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante
bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements
bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)
Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet
Une volumeacutetrie de flux significative
Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs
Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment
important au sein des effectifs de lrsquoorganisation
Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)
Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
8Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Chacune de ces phases et des activiteacutes types qui les composent sont deacutecrites dans la suite de ce guide selon un ordre logique qui permet une reacuteflexion progressive du strateacutegique agrave lrsquoopeacuterationnel En pratique la mise en œuvre technique drsquoune solution se
fait de maniegravere iteacuterative avec un deacuteploiement progressif tant vers les utilisateurs que pour les fonctionnaliteacutes La dureacutee des diffeacuterentes phases est agrave adapter en fonction de lrsquoorganisation et nrsquoest donneacutee qursquoagrave titre indicatif
1 Qualification strateacutegique
bull Deacutefinition du peacuterimegravetre
bull Identification des processus concerneacutes
bull Preacute-identification des besoins meacutetier
bull Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
bull Deacutefinition des principaux jalons
bull Deacutefinition de lrsquoeacutequipe projet et de la gestion de projet
bull Eacutetude des modaliteacutes de financement
GO si conditions reacuteunies
Conduite du changement (dont communication et formation) chantier continu des phases 2 agrave 6
2 Deacutefinition du besoin et de
lrsquoopportuniteacute
bull Diagnostic fin des processus existants des irritants
bull Identification fine des besoins meacutetier
bull Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecart par rapport aux besoins meacutetier
bull Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
bull Choix drsquoun dispositif MOE (maitrise drsquooeuvre)
3 Deacutefinition de la cible
bull Deacutefinition de la cible meacutetier
bull Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
bull Analyse drsquoimpact
bull Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiement
4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation
bull Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation sur une partie du peacuterimegravetre ou de lrsquoorganisation
bull RETEX expeacuterimentation bull Revue des
fonctionnaliteacutes ciblesbull Revue de
lrsquoorganisation et des processus cibles
bull Revue du plan de deacuteploiement
bull Poursuite de la conduite du changement
5 Deacutemarrage du deacuteploiement
bull Chantier pilotage (dont outils drsquoappui)
bull Chantier organisation et processus meacutetiers
bull Chantier RH et conduite du changement
bull Chantier Solutions
bull Chantier performance gains
bull Chantier Immobilier logistique et eacutequipements (le cas eacutecheacuteant)
6 Bascule en mode nominal et RETEX
1 Collecte et sauvegarde des documents cleacutes
2 Clocircture du mode projet
3 Organisation de RETEX
9Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
DU PROJET
01
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Deacutefinition du peacuterimegravetre
Cette eacutetape consiste agrave identifier avec le porteur strateacutegique du projet le peacuterimegravetre du projet de deacutemateacuterialisation
bull Un peacuterimegravetre organisationnel une eacutequipe un service une direction
bull Un peacuterimegravetre meacutetier
Cette eacutetape est importante et fera office de repegravere Cependant le peacuterimegravetre du projet peut eacutevoluer au fur et agrave mesure que les besoins et la cible sont affineacutes avec les utilisateurs
Identification du processus concerneacute et des cas drsquousages
Il srsquoagit drsquoidentifier et de formaliser le processus et les cas drsquousages agrave deacutemateacuterialiser Une description geacuteneacuterale est suffisante agrave ce stade les processus et cas drsquousages eacutetant deacutetailleacutes lors de la phase suivante
Cette description doit contenir
Le nom du processus et la description syntheacutetique de son cœur de meacutetier (notamment la seacutequence des grandes activiteacutes)
Les acteurs en charge de reacutealiser ces activiteacutes
La liste des cas drsquousages
Le nom des solutions appuyant le processus
Il nrsquoest pas neacutecessaire qursquoelle contienne pour le moment
Lrsquoorganisation temporelle des activiteacutes et des tacircches
La description deacutetailleacutee des tacircches et des regravegles meacutetier
10Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Preacute-identification des besoins meacutetier
Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers
miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation
Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique
Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes
bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture
bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations
bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante
bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements
bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)
Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet
Une volumeacutetrie de flux significative
Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs
Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment
important au sein des effectifs de lrsquoorganisation
Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)
Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
9Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
QUALIFICATION STRATEacuteGIQUE
DU PROJET
01
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Deacutefinition du peacuterimegravetre
Cette eacutetape consiste agrave identifier avec le porteur strateacutegique du projet le peacuterimegravetre du projet de deacutemateacuterialisation
bull Un peacuterimegravetre organisationnel une eacutequipe un service une direction
bull Un peacuterimegravetre meacutetier
Cette eacutetape est importante et fera office de repegravere Cependant le peacuterimegravetre du projet peut eacutevoluer au fur et agrave mesure que les besoins et la cible sont affineacutes avec les utilisateurs
Identification du processus concerneacute et des cas drsquousages
Il srsquoagit drsquoidentifier et de formaliser le processus et les cas drsquousages agrave deacutemateacuterialiser Une description geacuteneacuterale est suffisante agrave ce stade les processus et cas drsquousages eacutetant deacutetailleacutes lors de la phase suivante
Cette description doit contenir
Le nom du processus et la description syntheacutetique de son cœur de meacutetier (notamment la seacutequence des grandes activiteacutes)
Les acteurs en charge de reacutealiser ces activiteacutes
La liste des cas drsquousages
Le nom des solutions appuyant le processus
Il nrsquoest pas neacutecessaire qursquoelle contienne pour le moment
Lrsquoorganisation temporelle des activiteacutes et des tacircches
La description deacutetailleacutee des tacircches et des regravegles meacutetier
10Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Preacute-identification des besoins meacutetier
Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers
miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation
Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique
Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes
bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture
bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations
bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante
bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements
bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)
Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet
Une volumeacutetrie de flux significative
Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs
Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment
important au sein des effectifs de lrsquoorganisation
Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)
Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
10Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Preacute-identification des besoins meacutetier
Cette eacutetape permet de recueillir une premiegravere version des besoins meacutetier des acteurs du processus quels que soient leurs profils (managers opeacuterationnels) Le point cleacute consiste agrave reacuteconcilier et aligner diffeacuterents points de vue compleacutementaires notamment gracircce agrave lrsquoorganisation drsquoateliers
miroirs permettant ainsi de libeacuterer la parole des diffeacuterents profils au sein de lrsquoorganisation
Le livrable de cette phase issu des ateliers de travail et entretiens est une expression de besoin syntheacutetique
Preacute-identification des principaux deacutefis de la transformation et des gains escompteacutes
La transformation vers des modes de fonctionnement deacutemateacuterialiseacutes induit diffeacuterents deacutefis qursquoil conviendra drsquoadresser et drsquoaccompagner Voici quelques exemples contextualiseacutes
bull Deacutefis organisationnels eacutevolution du rocircle des managers intermeacutediaires avec par exemple un assouplissement des regravegles de validation une diminution des eacutetapes de relecture
bull Deacutefis humains eacutevolution des meacutetiers de certains collaborateurs avec en corollaire des formations
bull Deacutefis informatiques eacutevolution du poste de travail de lrsquoagent des eacutequipements inteacutegration drsquoune nouvelle solution eacutevolution drsquoune solution existante
bull Deacutefis immobiliers et logistiques disparition des piegraveces de stockage papier reacuteorganisation des bureaux pour optimiser le ou les processus deacutemateacuterialiseacutes nouveaux eacutequipements
bull Deacutefis financiers investissements neacutecessaires pour deacutemateacuterialiser le processus coucirct de lrsquooutil informatique (licences)
Lrsquoensemble des travaux reacutealiseacutes depuis le deacutemarrage de la phase de qualification strateacutegique permettront de veacuterifier que certains preacuterequis sont remplis pour initier le projet
Une volumeacutetrie de flux significative
Des processus repreacutesentatifs de lrsquoactiviteacute des effectifs
Un nombre drsquoagents beacuteneacuteficiaires de cette transformation suffisamment
important au sein des effectifs de lrsquoorganisation
Une potentielle reacuteplicabiliteacute (dans drsquoautres Directions)
Des gains quantitatifs escompteacutes suffisants (coucircts drsquoaffranchissement drsquoarchivrage drsquoeacuteditique etc)
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
11Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Des gains qualitatifs
bull Pour lrsquoencadrement ameacuteliorer la performance en garantissant la qualiteacute et le respect des deacutelais
bull Pour les agents simplifier faciliter seacutecuriser et acceacuteleacuterer les tacircches
bull Pour les pilotes de processus automatiser le pointage les relances le controcircle de qualiteacute et les envois afin de libeacuterer du temps de travail pour des tacircches agrave plus haute valeur ajouteacutee
bull Pour tous piloter lrsquoactiviteacute agrave lrsquoaide des tableaux de bords
bull Des eacutequipements informatiques et reacuteseaux qui eacutevoluent en parallegravele du projet pour supporter les solutions deacuteployeacutees et les usages meacutetier cibles
Ces premiers preacuterequis seront affineacutes et documenteacutes lors de la phase 2 de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
Voir les fiches outils 01 Matrice de suivi des risques et O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains
Deacutefinition des principaux jalons du projet
Cette eacutetape permet de seacutequencer les phases drsquoun projet de deacutemateacuterialisation dans le temps Ce seacutequencement doit ecirctre adapteacute au contexte de votre administration agrave la disponibiliteacute des ressources humaines et agrave ses moyens financiers
Il est important drsquoavoir une vision globale de lrsquoenchainement des phases pour piloter lrsquoavancement
du projet et le respect des jalons En revanche le planning deacutetailleacute de chaque phase et lrsquoarticulation des eacutetapes preacutesenteacutees dans ce guide peuvent ecirctre preacuteciseacutes quelques semaines en amont de chaque phase Par exemple il nrsquoest pas neacutecessaire drsquoavoir un planning deacutetailleacute de la phase de deacuteploiement lorsqursquoon initie la qualification strateacutegique du projet
Constitution de lrsquoeacutequipe projet
La constitution de lrsquoeacutequipe projet est une eacutetape essentielle pour la reacuteussite de la transformation il convient drsquoidentifier un chef de projet dont la disponibiliteacute et les compeacutetences permettront drsquoassurer le succegraves de la transformation Lrsquoeacutequipe projet inteacutegrera
des collaborateurs meacutetier repreacutesentatifs des diffeacuterents services impacteacutes par la transformation disponibles et volontaires pour contribuer sur la dureacutee Des compeacutetences externes pourront venir renforcer lrsquoeacutequipe projet en cas de besoin drsquoexpertise selon les marcheacutes en vigueur
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
12Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ressources Meacutetier SI
Internes
bull Endosser la vision
bull Garantir lrsquoengagement des ressources en interne
bull Conduire le projet jusqursquoau deacuteploiement
bull Piloter et animer la MOA (maitrise drsquoouvrage) le cas eacutecheacuteant
bull Piloter la performance et les gains obtenus
bull Conduire le choix de solutions en accord avec lrsquoarchitecture existante et les fonctionnaliteacutes demandeacutees
bull Piloter le recours agrave la MOE (maicirctrise drsquooeuvre)
bull Superviser les phases de recettes
Internes ou Externes
bull Garantir la meacutethode et lrsquoindustrialisation de lrsquoaccompagnement
bull Conduire opeacuterationnellement les projets
bull Apporter une expeacuterience sur la transformation digitale et sur la conduite du changement
bull Livrer agrave chaque cycle une nouvelle version de llsquooutil enrichi de fonctionnaliteacutes et respectant le niveau de qualiteacute neacutecessaire pour ecirctre livreacute
bull Conduire les recettes
Rocircles et responsabiliteacutes
Rocircles et profils Responsabiliteacutes Bonnes pratiques et eacutecueils agrave eacuteviter
Porteur strateacutegique ( sponsor $)
Directeur Secreacutetaire Geacuteneacuteral Chef de service Preacutefet
bull Deacutetenir et maintenir la vision strateacutegique de lrsquoobjectif agrave atteindre
bull Reacutesoudre des points bloquants majeurs et arbitrer des deacutecisions strateacutegiques remonteacutees par le chef de projet
Donner au sponsor un rocircle de super-facilitateur $ pour lever les obstacles du projet
Le sponsor doit avoir un niveau de confiance suffisant envers le chef de projet pour accepter de lui deacuteleacuteguer la vision projet et la prise de deacutecision sur son peacuterimegravetre
Chef de projet (responsable de la transformation)
Sous-Directeur Chef de pocircle Directeurs de projets
bull Garantir la vision et la coheacuterence globale du projet de transformation
bull Prendre en charge les chantiers opeacuterationnels du projet
bull Mettre agrave jour le suivi des activiteacutes agrave mener et la charge associeacutee tout au long du projet
bull Arbitrer et le cas eacutecheacuteant remonter les points bloquants au sponsor
Choisir le profil en fonction de lrsquoimportance strateacutegique et du peacuterimegravetre projet il doit ecirctre disponible et deacutecideur
Avoir un chef de projet meacutetier engageacute et responsabiliseacute avec un niveau drsquoimplication connu agrave lrsquoavance
Choisir un simple repreacutesentant $ du meacutetier non impliqueacute opeacuterationnellement
Responsable du processus
Reacutefeacuterents meacutetier
bull Deacutefinir et concevoir le produit (ici le processus)
bull Garantir la correspondance entre les livrables du projet et les attentes des usagers
bull Ecirctre lrsquointerface entre la MOA et la MOE
Assurer la coheacuterence du produit $ couvert (la chaine meacutetier agrave deacutemateacuterialiser ici)
Casser les silos meacutetier SINB mecircme si les rocircles de chef de projet et de responsable de processus ne sont pas les mecircmes il est possible de les mutualiser si les services ne disposent pas des effectifs suffisants
Reste de lrsquoeacutequipe projet
bull Mener les chantiers opeacuterationnellement
bull Remonter les points bloquants au chef de projet
Eacuteviter drsquoavoir une eacutequipe projet trop eacuteclateacutee avec un grand nombre de membres ne consacrant qursquoun temps tregraves partiel au projet
Voir la fiche outils O3 Matrice RACI
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
13Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Comitologie
La comitologie proposeacutee permet de piloter le projet tout au long de ses phases et reacutepond agrave deux objectifs compleacutementaires
bull Communiquer agrave la Direction lrsquoavancement du projet et lrsquoalerter sur les risques eacuteventuels rencontreacutes
bull Suivre et piloter le projet au jour le jour et assurer une bonne communication entre les eacutequipes meacutetier et informatique
Comiteacutes Participants Dureacutee et freacutequence Objectifs
Comiteacute de Direction
bull Porteur strateacutegique projet
bull Directeurs des services concerneacutees par le projet1
bull Chef de projet
bull 1h Trimestriel
bull Srsquoinformer de lrsquoavancement du projet
bull Donner des orientations
bull Arbitrer les points bloquants
Comiteacute Projet
bull Chef de projet
bull Responsable du processus
bull Repreacutesentant prestataire (le cas eacutecheacuteant)
bull 1h Hebdo
bull Piloter lrsquoavancement du projet
bull Identifier les risques et les points bloquants agrave remonter au Comiteacute de direction (CODIR)
bull Prendre des deacutecisions opeacuterationnelles (meacutetier ou SI)
bull Lancer les phases du projet
Reacuteunion quotidienne
bull Responsable du processus
bull DNUM (si administration centrale)
bull SIDSIC ou RSI (si services deacuteconcentreacutes)
bull 15 min Quotidien
bull Eacutechanger sur les travaux en cours
bull Piloter la charge opeacuterationnelle des eacutequipes meacutetier et SI
bull Partager les points drsquoarbitrages meacutetier ou techniques
(1) Selon lrsquoordre du jour deacutefini en amont des Comiteacutes de Direction et les probleacutematiques cou-vertes lrsquoaudience des Directeurs de service devra ecirctre preacuteciseacutee
Eacutetudier les modaliteacutes de financement
Il est important de seacutecuriser le financement du projet tout au long de son cycle de vie de la phase de qualification strateacutegique au deacuteploiement pour assurer ainsi son succegraves Le coucirct de la solution et de sa maintenance eacuteventuelle doit ecirctre eacutevalueacute de faccedilon pluriannuelle
Le chiffrage du projet doit notamment inclure
bull Le coucirct des ressources humaines mobiliseacutees en interne
bull Le coucirct de la solution si elle est acheteacutee dans toutes ses composantes (licences eacuteventuelles abonnements etc)
bull Le coucirct de la MOE le cas eacutecheacuteant
bull Le coucirct de la MOA le cas eacutecheacuteant en cas de recours agrave un prestataire externe
Il est essentiel de tenir compte du coucirct drsquoaccompagnement au changement pour les personnels formations communication etc
Voir la fiche outils O4 Note de cadrage
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
14Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M1
Semaine 1 Semaine 2
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
2h Reacuteunion de cadrage
Ateliers 1 et 2Identification des processus et irritants
2h Managers
2h Opeacuterationnels 1h Atelier 3 Restitution et alignement
2h Atelier 4 Preacute-identification du besoin meacutetier
3h Atelier 5 Preacutedeacutefinition de la ciblePreacute-identification des deacutefis gains escompteacutes
3h
Atelier 6 Modaliteacutes de lancement et de production
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
15Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
02DEacuteFINITION DU
BESOIN ET DE LrsquoOPPORTUNITEacute
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Diagnostic deacutetailleacute des processus existants et des irritants
Cartographier en deacutetail et auditer les processus concerneacutes par la transformation et les solutions informatiques existantes permettra de comprendre la situation de votre organisation Repartez des livrables produits en phase de qualification strateacutegique pour approfondir la description du ou des processus meacutetier agrave transformer
bull Qualification des cas drsquousages couverts par le processus
bull Description des tacircches reacutealiseacutees
bull Seacutequencement preacutecis dans le temps selon les standards de votre administration (ex reacuteponse agrave un courrier qualifieacute drsquo urgent dans la journeacutee validation drsquoune note Ministre dans les 3 jours suivant sa reacutedaction etc)
bull Description des rocircles et responsabiliteacutes des acteurs
bull Solutions et fonctionnaliteacutes actuelles permettant de reacutealiser chaque activiteacute tacircche
Une fois le processus deacutecrit dans un logigramme identifiez et qualifiez les irritants Par exemple
bull Une eacutetape inutile rallonge le deacutelais de traitement
bull Un acteur sur-solliciteacute dans la chaine meacutetier creacutee un goulet drsquoeacutetranglement
bull Les agents perdent du temps agrave ressaisir des informations ou agrave rechercher des documents qui ne sont pas accessibles facilement dans une base de donneacutees organiseacutee
bull Une fonctionnaliteacute manque dans lrsquooutil et augmente la charge de travail de lrsquoagent
La mise en œuvre de solutions deacutemateacuterialiseacutees contribue agrave ameacuteliorer les conditions de travail des agents et la performance drsquoune organisation mais neacutecessite pour avoir un impact maximal que les irritants meacutetier et organisationnel soient corrigeacutes
Voir les fiches outils O5 Logigramme $ et O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
16Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Identification des besoins meacutetiers
Cette eacutetape vise agrave deacutetailler les besoins meacutetier preacute-identifieacutes lors de la phase de qualification strateacutegique et agrave eacutevaluer les contraintes de mise en oeuvre associeacutees Les besoins meacutetier peuvent ensuite ecirctre prioriseacutes pour identifier les plus critiques
Les besoins meacutetier doivent ecirctre partageacutes par lrsquoensemble des parties prenantes et formuleacutes agrave travers des objectifs mesurables reacutealistes et deacutefinis dans le temps
Agrave titre drsquoexemple Ce qursquoil faut eacuteviter nous voulons deacutemateacuterialiser la gestion des courriers
La bonne pratique nous voulons reacuteduire le deacutelais de reacuteponse aux courriers de 10 et diminuer la perte des courriers de 90 drsquoici 1 an
Un besoin meacutetier preacutecis va faciliter la reacutedaction drsquoun cahier des charges le choix et le deacuteploiement
drsquoune solution adapteacutee Enfin un besoin meacutetier co-construit et largement partageacute par les agents facilitera la phase de conduite du changement et le succegraves du projetDiffeacuterentes modaliteacutes de travail peuvent contribuer agrave stabiliser et agrave renforcer la compreacutehension du besoin bull La reacutealisation de sondages
utilisateurs pour atteindre le plus grand nombre
bull Lrsquoorganisation drsquoateliers collaboratifs agrave lrsquoaide de meacutethodes de travail innovantes et collaboratives (design thinking reacutealisation de prototypes )
Quelles que soient les modaliteacutes retenues lrsquoeacuteleacutement essentiel est lrsquoassocation eacutetroite de lrsquoensemble des parties prenantes pour obtenir une vision complegravete des besoins meacutetier
Cartographie applicative existante et analyse drsquoeacutecart
Cette eacutetape permet drsquoeacutevaluer lrsquoadeacutequation des outils existants et leurs fonctionnaliteacutes avec les besoins
meacutetier deacutefinis et de qualifier lrsquoeacutecart avec la cible pour alimenter le dossier drsquoaide agrave la deacutecision technique
Niveau drsquooutillage de lrsquoadministration ou de lrsquoentiteacute concerneacutee
Non outilleacutee Partiement outilleacutee Outilleacutee
Nature des travaux SI agrave preacutevoir
La deacutemarche inclut la seacutelection et la mise en place drsquoun ou plusieurs outils par la DNUM le SIDSIC RSI concerneacutes
La deacutemarche consiste agrave compleacuteter un outil existant ne couvrant que partiellement le besoin
Les outils existants correspondent au besoin identifieacute
DeacuteveloppementDeacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
Adaptation drsquoune solution existante (eacutevolutions)
RAS A priori le chantier solution nrsquoa pas lieu drsquoecirctre
Achat Achat drsquoune solution de marcheacute
Ameacutelioration de lrsquoexistant via lrsquoachat drsquooutils ou de briques applicatives compleacutementaires
1 3
2 4
X Options possibles pour lrsquoadministration deacutefinissant lrsquoampleur du chantier solution
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
17Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Qualification des gains et modegravele financier de coucircts
Cette eacutetape a pour objectif de piloter les gains quantitatifs et qualitatifs rendus possibles par le projet de deacutemateacuterialisation
Le modegravele financier de coucircts est une analyse de rentabiliteacute qui permet drsquoestimer les coucircts et les gains escompteacutes du projet agrave court moyen et long terme
Les grandes eacutetapes lors de la construction drsquoun modegravele financier de coucircts sont les suivantes bull Construction de la structure
de coucircts avant projet soit geacuteneacuteralement
- Le budget de lrsquoadministration de lrsquoanneacutee en cours ou agrave venir avec le deacutetail des deacutepenses par typologie (coucircts fixes variables humains informatiques etc)
- La vision deacutetailleacutee des effectifs agrave lrsquoinstant T
bull Identification des leviers de transformation qui vont venir impacter la structure des coucircts (coucircts ou gains) Par exemple
- Reacuteduction de la charge ETP (eacutequivalent temps plein) neacutecessaire sur un processus donneacute rarr gain ETP
- Reacuteduction des impressions papier rarr reacuteduction des coucircts de fonctionnement
- Fermeture drsquoun site de stockage rarr diminution du coucirct immobilier
- Coucirct du projet
bull Deacutefinition de sceacutenarios et drsquohypothegraveses pour chiffrer lrsquoimpact de chaque levier Ideacutealement preacutevoir des sceacutenarios optimistes meacutedians et pessimistes
bull Application des leviers sur la structure de coucircts actuelle pour projeter la structure de coucircts cible une fois le projet reacutealiseacute
Les indicateurs cleacutes de performance permettent quant agrave eux de preacuteciser lrsquoensemble des gains qualitatifs et quantitatifs permis par la deacutemateacuterialisation Agrave titre drsquoexemple
bull Indicateurs meacutetiers
- Taux de courriers entrants sortants deacutemateacuterialiseacutes
- Deacutelais moyen de traitement drsquoune note deacutemateacuterialiseacutee (de la reacutedaction agrave la signature) ou taux de respect des eacutecheacuteances
- Taux de retours pour correction
- Diversiteacute des objets pour lesquels lrsquooutil choisi est utiliseacute
- Temps passeacute sur les tacircches agrave faible valeur ajouteacutee (pointage recompte relance )
- Taux de notes courriers signeacutes eacutelectroniquement
- Nombre de courriers eacutegareacutes $
- Taux de consultation des documents preacutesents dans la GED (base de connaissance)
bull Indicateurs humains
- Mesure du bien-ecirctre au travail et de la satisfaction des agents (moins de travail dans lrsquourgence seacutecurisation du travail des agents par un encadrement rapprocheacute)
bull Indicateurs drsquo image $
- Niveau drsquoattractiviteacute de lrsquoadministration
- Diminution du risque drsquoerreur ou de mauvaise communication
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
18Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Choix drsquoun dispositif de Maicirctrise drsquoŒuvre (MOE)
La maitrise drsquoœuvre est responsable de la conduite opeacuterationnelle des travaux techniques ou technologiques
Le dispositif MOE pour les phases suivantes du projet deacutepend du besoin technique de lrsquoadministration pour rappel bull Adaptation drsquoune solution existante
(eacutevolutions)
bull Deacuteveloppement drsquoune solution sur-mesure (non recommandeacute)
bull Achat drsquoune solution de marcheacute
Il faut estimer en fonction du besoin le dimensionnement de lrsquoeacutequipe MOE et analyser
lrsquoopportuniteacute drsquoexternaliser en partie les travaux
Le dimensionnement et la strateacutegie drsquoachat reposent sur diffeacuterents critegraveres bull Lrsquoexpertise lrsquoadministration
dispose-t-elle en interne des compeacutetences neacutecessaires sur la technologie requise
bull La capaciteacute agrave faire lrsquoadministration dispose-t-elle des ressources suffisantes pour absorder la capaciteacute agrave faire sur la dureacutee du projet
bull Le coucirct quel serait le diffeacuterentiel entre une eacutequipe composeacutee inteacutegralement de ressources internes et de ressources externes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M2
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4
21 Diagnostic de lrsquoexistantAtelier 1 Description de lrsquoorganisation et des processus
2h
22 Identification des besoins meacutetiers
Atelier 2 Preacutecision des besoins meacutetier et retour sondage1
2h
23 Cartographie applicative et analyse drsquoeacutecarts par rapport aux besoins meacutetiers
Atelier 3 Identification de lrsquoeacutecart agrave la cible en matiegravere de solutions utiliseacutees vs besoin
2h30
Identification de lrsquoenvironnement SI actuel
Orientation pour le choix de la solution et deacutefinition de la structure de coucircts associeacutee
Sondage utilisateurs ldquo culture et besoins ldquo 1
24 Qualification des gains quantitatifs et qualitatifs
25 Choix du dispositif MOE
Atelier 4 Indicateurs cleacutes de succegraves
2h
Atelier 5 Principes du modegravele financier
2h30
Preacutecision des hypothegraveses du modegravele financier et modeacutelisation
Structuration et dimensionnement du dispositif MOE
Poursuite en phase suivante
1 Sondage optionnel
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
19Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
03DEacuteFINITION DE LA CIBLE
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER OBJECTIFS
Deacutefinition de la cible meacutetier et organisationnelle
Cette eacutetape permet de deacutecrire les processus meacutetier cibles agrave lrsquoissue de la transformation opeacutereacutee Lrsquoapproche collective de co-design $ permet drsquoavancer rapidement en associant les utilisateurs finaux Elle repose sur les principes suivants bull Iteacuteration et paralleacutelisation le
problegraveme est exploreacute sous diffeacuterents angles de vue et agrave plusieurs reprises
bull Co-construction co-responsabiliteacute chaque participant est inviteacute agrave exprimer ses ideacutees sans consideacuteration de sa position hieacuterarchique dans lrsquoadministration
Le livrable final est un cahier des charges fonctionnel qui doit inclure bull Le rappel du contexte global du
projet
bull Les rocircles cibles des acteurs du processus
bull Lrsquoorganisation cible
bull Les objectifs du projet et les critegraveres
qui permettront de le consideacuterer comme reacuteussi
bull Les processus cibles simplifieacutes et optimiseacutes
bull Les fonctionnaliteacutes attendues
bull Les cas drsquousages de ces fonctionnaliteacutes (par population par eacutetape du processus)
bull Les contraintes du projet (budgeacutetaires temporelles )
Diffeacuterents sceacutenarios peuvent ecirctre proposeacutes agrave lrsquoarbitrage avec leurs avantages et inconveacutenients
Cette eacutetape est lrsquoun des preacuterequis pour deacutefinir la cible technique et choisir la solution la plus adapteacutee
Voir les fiches outils
bull O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents $
bull O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute $
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
20Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Deacutefinition de la cible technique et choix de la solution
La cible technique inclut notamment les sceacutenarios applicatifs et le choix de la ou des solution(s) agrave deacuteployer Lrsquoassociation des utilisateurs finaux durant cette eacutetape est essentielle sous peine de proposer une solution deacutecaleacutee par
rapport aux attentes et besoins
Si vous envisagez drsquoacheter une solution aupregraves drsquoun eacutediteur speacutecialiseacute il est recommandeacute de se poser les questions suivantes
Agrave quel point pourrais-je adapter la solution proposeacutee agrave mon besoin
Certaines solutions sont livreacutees cleacutes en main $ par lrsquoeacutediteur avec des capaciteacutes drsquoadaptation limiteacutees crsquoest par exemple le cas du Software as a Service (ou SaaS) qui deacutesigne toutes les solutions cloud (cf infra) maicirctriseacutees par lrsquoeacutediteur Ces solutions permettent une deacuteleacutegation totale de leur gestion agrave lrsquoeacutediteur et preacutesentent les avantages drsquoecirctre nombreuses sur le marcheacute parameacutetrables et rapidement disponibles (en 2 agrave 3 mois contre 12 agrave 18 mois pour une solution deacuteveloppeacutee speacutecifiquement) Des informations speacutecifiques agrave votre administration telles que la speacutecificiteacute de votre besoin par rapport aux solutions
existantes sur le marcheacute ou encore les infrastructures agrave votre disposition vous permettront drsquoarbitrer entre un deacuteveloppement speacutecifique et une solution du marcheacute
Les projets de deacutemateacuterialisation font geacuteneacuteralement appel agrave des solutions en mode SaaS le besoin eacutetant geacuteneacuterique et couvert par de nombreux eacutediteurs Pour ces solutions des contraintes contractuelles vous permettront de garantir le bon maintien en conditions opeacuterationnelles de la solution choisie (au travers drsquoune entente de niveau de service $ notamment)
Comment est heacutebergeacutee la solution proposeacutee par lrsquoeacutediteur
Deux types principaux drsquoheacutebergement sont possibles lrsquoheacutebergement cloud public qui correspond agrave lrsquoheacutebergement sur un serveur distant choisi par lrsquoeacutediteur auquel on accegravede via un reacuteseau internet et lrsquoheacutebergement en local ou cloud priveacute qui correspond agrave un stockage en propre du logiciel sur un serveur geacutereacute par votre Administration
Si le cloud public est aujourdrsquohui privileacutegieacute par les eacutediteurs et
preacutesente lrsquoavantage drsquoune gestion simplifieacutee il convient neacuteanmoins de precircter une attention particuliegravere agrave la localisation des serveurs de lrsquoeacutediteur heacutebergeant de la donneacutee ainsi qursquoagrave leur protection et agrave leur duplication Conformeacutement agrave la strateacutegie cloud au centre $ promue par la DINUM lrsquoheacutebergement cloud doit ecirctre proteacutegeacute des reacuteglementations extra-europeacuteennes et donc reacutealiseacute en Europe et porteacute par un heacutebergeur europeacuteen
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
21Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Existe-il un meacutecanisme permettant drsquoacceacuteder facilement agrave mes donneacutees pour assurer lrsquointeropeacuterabiliteacute avec drsquoautres logiciels Une solution open source le permet-elle
Permettre aux donneacutees traiteacutees par la solution drsquoecirctre utiliseacutees par drsquoautres logiciels (et inversement) amegravene agrave interroger la capaciteacute de la solution agrave disposer facilement de meacutecanismes drsquoeacutechange Qursquoil srsquoagisse drsquoune solution open source ou de solutions de marcheacute dites proprieacutetaires la prioriteacute est agrave donner agrave la capaciteacute de la solution agrave srsquointeacutegrer facilement dans le systegraveme drsquoinformation existant Ainsi lrsquoeacutediteur de la solution pourra vous renseigner sur les meacutecanismes drsquoouvertures envisageables (notamment les interfaces de programmation drsquoapplication ou API)
Concernant les solutions dites open source elles sont accessibles agrave tous et beacuteneacuteficient geacuteneacuteralement drsquoune communauteacute qui les fait eacutevoluer sans prix de licences par utilisateurs ou entiteacutes utilisatrices Elles preacutesentent geacuteneacuteralement une bonne capaciteacute drsquoaccegraves aux donneacutees Neacuteanmoins le choix drsquoune solution open source impose des charges (coucirct et ressources) similaires drsquointeacutegration de parameacutetrage et de maintenance pour lrsquoadministration (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Puis-je beacuteneacuteficier drsquoun retour drsquoexpeacuterience drsquoemploi de cette solution dans le secteur public
De nombreuses administrations ont drsquoores et deacutejagrave adopteacute des solutions de deacutemateacuterialisation srsquoappuyer sur leur retour drsquoexpeacuterience vous permettra de seacutecuriser la mise en place deces solutions dans votre administration
Pour favoriser lrsquoidentification de ces solutions un tableau reacutecapitulatif des solutions les plus utiliseacutees au sein de lrsquoadministration est proposeacute par la DINUM sur numeriquegouvfr
Quelle robustesse de cette solution face au risque cyber
Certaines solutions sont certifieacutees par lrsquoAgence nationale de la seacutecuriteacute des systegravemes drsquoinformation (ANSSI) crsquoest notamment le cas des solutions de signature eacutelectronique Cette qualification atteste de la conformiteacute des produits aux exigences regraveglementaires techniques et de seacutecuriteacute promues
par lrsquoANSSI Drsquoautres organismes de certification existent (CNIL AFNOR etc) Lrsquoeacutediteur devra ecirctre en mesure de vous fournir les certifications dont il dispose pour garantir la seacutecuriteacute de sa solution ainsi que sa conformiteacute aux diffeacuterents reacuteglements (dont le Regraveglement Geacuteneacuteral pour la Protection des Donneacutees ndash RGPD)
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
22Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Ai-je besoin de reacutecupeacuterer les donneacutees les archives etou les documents drsquoun ancien logiciel
La reprise des donneacutees existantes est souvent un enjeu cleacute pour un projet de deacutemateacuterialisation et lrsquoun des premiers facteurs de risque Si des donneacutees preacuteexistent dans un logiciel au sein de votre administration il faudra srsquoassurer drsquoune part que lrsquoeacutediteur sera bien
en mesure de les inteacutegrer dans la solution qursquoil va mettre en place et drsquoautre part que les coucircts de reprise ont bien eacuteteacute inteacutegreacutes dans le contrat (cf derniegravere question relative au modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel)
Comment anticiper la suite
Degraves la neacutegociation du contrat la maintenance et la reacuteversibiliteacute doivent ecirctre eacutevoqueacutees avec lrsquoeacutediteur afin bull De garantir que lrsquoeacutediteur une fois
la solution en place assure bien
sa mise agrave jour reacuteguliegravere et son adaptation en cas de problegraveme (maintenance)
bull Drsquoanticiper la reacutecupeacuteration des donneacutees agrave lrsquoissue du contrat (clause de reacuteversibiliteacute)
Quel est le modegravele de coucircts drsquoun projet logiciel
Compte-tenu des diffeacuterents modegraveles technologiques la comparaison et le choix de solutions du marcheacute doit se penser en coucircts complets de preacutefeacuterence sur une peacuteriode de trois agrave cinq ans De faccedilon syntheacutetique les coucircts agrave inteacutegrer sont bull Les coucircts de mise en œuvre et
reprise de donneacutees le cas eacutecheacuteant
bull Les coucircts de licences pour lesquels de nombreux modegraveles sont possibles (paiement agrave lrsquousage en fonction du volume drsquoutilisateurs abonnement achat unique etc) Certaines solutions souvent des solutions open source nrsquoont pas de coucirct de licence
bull Les coucircts drsquoheacutebergement qui correspondent au coucirct de stockage de la solution sur un serveur Pour les solutions cloud public ces coucircts sont au moins partiellement inteacutegreacutes aux coucircts de licence a contrario dans le cas drsquoun heacutebergement en propre $ sur les serveurs de votre administration il faudra y inteacutegrer les coucircts fixes et les amortissements de vos installations
bull Les coucircts de maintenance de la solution qui correspondent notamment aux mises agrave jours et aux deacutepannages de la solution ainsi qursquoaux neacutecessaires patchs de seacutecuriteacute
bull Les coucircts drsquoaccompagnement agrave lrsquoinstallation de la solution qui comprennent notamment le parameacutetrage de la solution son installation sur les serveurs (pour des solutions en propre ou cloud priveacute) et le parameacutetrage de la solution pour lrsquoadapter au besoin speacutecifique de votre administration
bull La formation des utilisateurs agrave la prise en main de la solution
bull Les coucircts drsquoadaptation parameacutetrage etou deacuteveloppement en privileacutegiant les outils aux interfaces drsquoadministration vous rendant le plus autonome possible (ex parameacutetrage et attibution des habilitations modification drsquoun circuit de traitementhellip)
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
23Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Le scheacutema1 ci-dessous repreacutesente la reacutepartition usuelle des coucircts pour un heacutebergement et un heacutebergement sur un cloud public Si les coucircts de licence sont moins importants avec une solution en propre il faut tenir compte du fait que dans le cas du cloud ces
coucircts emportent la majeure partie des frais de gestion des solutions (heacutebergement infrastructures personnel maintenance etc) qui sont souvent des coucircts cacheacutes $ pour les solutions heacutebergeacutees en propre
HEacuteBERGEMENT EN PROPRE
Coucircts de licence du logiciel
Parameacutetrage et impleacutementation
Infrastructures
Personnel informatique
Maintenance
Formation
HEacuteBERGEMENT CLOUD
Coucircts drsquoabonnement
Impleacutementation parameacutetrage et formation
Reacutepartition usuelle des coucircts drsquoheacutebergement1
Analyse drsquoimpact
Lrsquoanalyse drsquoimpact permet drsquoeacutevaluer les effets de la transformation qursquoils soient
bull Organisationnels deacutecloisonnement administratif applanissement des niveaux de validation transversalisation de certains rocircles et de certaines ressources agrave plusieurs services ou directions etc
bull Lieacutes au meacutetier ou aux ressources humaines nouvelles activiteacutes et disparition drsquoautres tacircches changement des modes de faire et ameacutelioration des conditions de travail besoins en formation en recrutementhellip
bull Lieacutes aux outils creacuteation et mise en œuvre drsquoune nouvelle solution connexion de la solution actuelle avec un nouveau module eacutevolution des modaliteacutes de stockage des donneacutees etc
bull Culturels confiance reacuteciproque entre agents et managers et la responsabilisation de chacun changements de modes drsquoanimation drsquoeacutequipe (anticipation des deacutelais activiteacutes individuelle et drsquoeacutequipe mises en avant gracircce aux tableaux de bord) changement de posture attenduehellip
bull Immobiliers ou logistiques lieacutes aux eacutequipements eacutevolution de lrsquoorganisation physique des bureaux pour faciliter le nouveau processus meacutetier deacutemateacuterialiseacute fermeture drsquoun site de stockage des archives deacutesormais deacutemateacuterialiseacutees suppression des navettes etc
bull Performance et gains coucirct projet diminution des coucircts drsquoarchivage etc
1 Source httpsblogwestmonroepartnerscomrain-down-cost-savings-with-cloud-based-busi-ness-applications
24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
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24Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Lrsquoassociation des partenaires sociaux agrave la reacuteflexion doit ecirctre reacutealiseacutee en fonction de la nature des impacts identifieacutes
Lrsquoanalyse drsquoimpact contribue agrave la deacutefinition de la vision de la cible et agrave la construction du plan de deacuteploiement
Conclusion de lrsquoanalyse drsquoimpact
Vision cible de la transformation
Axes de transformation
Chantiers prioritaires
Agrave terme ce que votre administration souhaite
devenir
Pour ce faire ce sur quoi doit travailler votre
administration
En commanccedilant par prioriser
Nous vous invitons agrave consulter lrsquoeacutetude explorant les impacts et le potentiel de la transformation
numeacuterique des agents publics reacutealiseacutee par la DITP
Voir la fiche outils O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC
Eacutelaboration de la strateacutegie et du plan de deacuteploiementLa strateacutegie de deacuteploiement permet de deacutefinir les modaliteacutes et le rythme du deacuteploiement du projet bull Deacuteploiement en big bang $
bull Deacuteploiement par groupe de fonctionnaliteacutes
bull Deacuteploiement par service ou par direction
bull Deacuteploiement mixte (quelques fonctionnaliteacutes dans quelques services)
Le sceacutenario retenu deacutepend des projets en cours des moyens disponibles de lrsquourgence des gains escompteacutes
Une fois le sceacutenario choisi il faut planifier les eacutetapes du deacuteploiement et les jalons cleacutes pour permettre le pilotage des travaux de chaque chantier et lrsquoanticipation des risques associeacutes La deacutefinition du plan de deacuteploiement par chantier doit ecirctre reacutealiseacutee avec les parties prenantes bull Chantier pilotage porteur
strateacutegique du projet et chef de projet
bull Chantier organisation et processus meacutetier chef de projet responsable du processus et directeurs de pocircles (des utilisateurs doivent eacutegalement ecirctre consulteacutes)
bull Chantier conduite du changement chef de projet DRH (interdeacutependances avec le chantier preacuteceacutedent)
bull Chantier solution DNUM SIDSIC ou RSI
bull Chantier performance et gains finances et ou controcircle de gestion
bull Chantier immobilier et eacutequipements moyens geacuteneacuteraux
Le chef de projet est garant de la transversaliteacute du planning de deacuteploiement En effet les chantiers sont fortement interdeacutependants et il faut srsquoassurer que les jalons cleacutes tiennent compte les uns des autres Bonne pratique nous vous recommandons de reacutefleacutechir aux facteurs cleacutes de reacuteussite de la transformation ainsi qursquoaux freins potentiels pour chacun des chantiers
Voir les fiches outils - O9 Plan de transformation
- O10 Carte de transformation - O11 Fiche chantier
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
25Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute Le deacutetail des eacutetapes
actions agrave mener et livrables de sortie sont preacutesenteacutes dans la fiche meacutethodologique M3
Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3
31 Deacutefinition de la cible meacutetier
Atelier 1 Deacutefinition de la cible meacutetier
1j
32 Deacutefinition de la cible technique et choix de la solutionReacutedaction du cahier des charges technique Sceacutenarios solutions
Boite agrave casser des modes opeacuteratoires cibles
Points bilateacuteraux chefs de projet meacutetier amp SI(15-30 mn par jour)
Reacutedaction du cahier des charges fonctionnel
2h
Eacutecriture de la prescription pour enclencher lrsquoachat(poursuite semaine 4)
Poursuite du choix dispositif MOE
Atelier 2 Choix dela solution
Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
33 Analyse drsquoimpact eacutevolutions agrave mettre en œuvre en lien avec la cible
Preacutepa atelier 3
Atelier 3Analyse des impacts
2h
34 Eacutelaboration drsquoun plan de deacuteploiement pour lrsquoensemble des chantiers
Atelier 4Reacuteflexion sur la strateacutegiede deacuteploiement
2h
Formalisation des principes du plan de deacuteploiement
Reacutedaction de la feuille de route par chantier
Leacutegende Atelier ou reacuteunion Implication DSI neacutecessaire Travail en chambre Passage en CODIR agrave anticiper
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
26Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
04REacuteALISATION DrsquoUNE EXPEacuteRIMENTATION
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Lrsquoexpeacuterimentation permet drsquoeacuteprouver la cible organisationnelle et meacutetier ainsi que le bon fonctionnement et la reacutesistance du processus deacutemateacuterialiseacute avant de le deacuteployer plus largement Crsquoest eacutegalement lrsquooccasion de faire un premier retour drsquoexpeacuterience et drsquoadapter les modes de faire pour la suite du projet
Le peacuterimegravetre de lrsquoexpeacuterimentation peut varier en fonction des critegraveres suivants bull Les entiteacutes au sein de
lrsquoadministration et les usagers cibles (direction service typologies de meacutetier) induisant un nombre drsquoagents plus ou moins important
bull Les processus et objets induisant des flux et volumeacutetries plus ou moins importants
bull Les outils et fonctionnaliteacutes couvertes
Lrsquoexpeacuterimentation doit ecirctre meneacutee comme un projet pilote par lrsquoeacutequipe cœur constitueacutee lors de la phase de qualification strateacutegique et appuyeacutee sur une gouvernance resserreacutee
Enfin ce guide eacutetant agrave destination des chefs de projet meacutetier les eacutetapes speacutecifiques de construction deacuteveloppement et deacuteploiement de la solution devront ecirctre preacuteciseacutees par la MOE
27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
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27Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Le planning ci-dessous est preacutesenteacute agrave titre indicatif et devra ecirctre adapteacute agrave votre projet Le
deacutetail des eacutetapes actions agrave mener et livrables de sortie est preacutesenteacute dans la fiche meacutethodologique M4
CHANTIERS Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6
41 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation premiegravere vague de deacuteploiement
Pilotage
Solutions
Performance et gains
Organisation et processus
meacutetier
Conduite du changement
Immobilier eacutequipements
Initialisation de la gouvernance
Formation des porteurs de projet
Ajustement de la gouvernance (si neacutecessaire) Gouvernance opeacuterationnelle
Ajustement des processus et des proceacutedures (si neacutecessaire)
Recette meacutetier et ajustements techniques
Initialisation du dispositif de suivi
Test des proceacutedures meacutetier et revue des supports
Mise en oeuvre de lrsquoorganisation cible
Installation et connexion des environnements infrastructures
Parameacutetrage solution
Recette technique
Test des fonctionnaliteacutes sur les outils cibles
Mise agrave jour des tableaux de bord pilotage et mise sous controcircle des risques
Formation des utilisateurs cleacutes Formation des agents
Information Communication (globale par population )
Pilotage des coucircts et gains production des tableaux de suivi information en CODIR
Deacutemeacutenagement des bureaux reacuteorganisation de lrsquoespace (si neacutecessaire)
Installation des eacutequipements (eacutecrans tablettes cartes)
Atelier 1Lancement de la communauteacute des utilisateurs2h
42 RETEX ajustement du plande deacuteploiement
Atelier 2Point drsquoeacutetape sur les 1egraveres semaines de deacuteploiement
2h
Mise agrave jour du plan de deacuteploiement et des feuilles de route
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
28Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
05DEacuteMARRAGE DU
DEacutePLOIEMENT
EacuteTAPES Agrave REacuteALISER ET OBJECTIFS
Chantier pilotage
Le pilotage du deacuteploiement srsquoinscrit dans la continuiteacute du pilotage du projet et il convient de bull Doter chaque chantier drsquoune feuille
de route et drsquoun suivi speacutecifique Lagrave ougrave les phases de qualification deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute deacutefinition de la cible et expeacuterimentation ont des livrables types $ largement coproduits avec les parties prenantes la phase de deacuteploiement neacutecessite de mettre en œuvre des feuilles de route par chantier ad hoc et speacutecifiques au contexte de lrsquoentiteacute
bull Mettre en responsabiliteacute les porteurs de chantier Le chef de projet orchestre lrsquoensemble des chantiers lors des phases preacuteceacutedement citeacutees Le deacutemarrage du deacuteploiement est un passage de relais Si le chef de projet conserve le pilotage global il peut deacutesormais srsquoappuyer sur le ou les responsables
du processus et les porteurs de chantiers
Le pilotage doit donc ecirctre ajusteacute pour convenir aux besoins de la phase de deacuteploiement bull Eacutevolution de la comitologie
- Type et nombre drsquoinstances il peut ecirctre neacutecessaire de deacutedier des instances agrave lrsquoun ou plusieurs des chantiers
- Freacutequence des instances de pilotage il peut ecirctre utile de rapprocher les instances dans les phases cleacutes du deacuteploiement pour eacuteviter lrsquoeffet tunnel $
bull Structuration de feuilles de route par chantier avec liste des actions agrave reacutealiser porteur et eacutecheacuteances
bull Deacuteveloppement drsquooutils drsquoappui adapteacutes
Chantier organisation et processus meacutetier
Envisager la deacutemateacuterialisation des processus comme un projet et non comme un logiciel agrave installer et comprendre sa dimension avant tout organisationnelle est essentiel Le deacuteploiement de lrsquoorganisation cible est lrsquoune des
eacutetapes les plus critiques de la transformation et doit permettre agrave chaque agent de comprendre son meacutetier vis-agrave-vis des nouveaux usages collaboratifs et modes de faire deacutemateacuterialiseacutes
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
29Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle organisation (ou de lrsquoorganisation ajusteacutee) et les processus meacutetier deacutemateacuterialiseacutes et simplifieacutes des outils deacutedieacutes adapteacutes agrave chaque population doivent ecirctre construits bull Organisation
- Organigrammes cibles
- Rocircles et responsabiliteacutes deacutetailleacutes
- Au niveau organisationnel
- Au niveau individuel avec la mise agrave jour des fiches de poste
bull Processus meacutetiers
- Proceacutedures deacutetaillant chaque cas drsquousage deacutemateacuterialiseacute
- Modes opeacuteratoires tutoriels pas agrave pas meacutemo visuel etc
- Ameacutelioration continue des processus meacutetier via la mise en place de sondages utilisateurs
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration eacutetroite avec la Direction des Ressources humaines et les instances sociales de votre administration
Chantier conduite du changement
Lrsquoobjectif de la conduite du changement est drsquoancrer durablement les changements des modes de faire associeacutes agrave un nouveau projet Elle vise agrave assurer un eacutequilibre entre transformations culturelles et humaines et changements technologiques
La conduite du changement comporte 3 grandes dimensions bull La communication et sensibilisation
(voir focus ci-dessous)
- Communication institutionnelle communication par le plus haut niveau hieacuterarchique de votre administration ou de votre direction Les messages cleacutes agrave porter aupregraves des acteurs sont preacuteciseacutes ci-dessous
- Communication projet communication sur les avanceacutees et les reacutesultats du projet de deacutemateacuterialisation
bull La mobilisation individuelle ou collective ancrer les changements en termes de compreacutehension appropriation adheacutesion et portage du projet
- Appropriation des grands messages par des personnes relais $
- Eacuteveacutenements collectifs favorisant lrsquoappropriation homogegravene des messages cleacutes
bull La formation asseoir les compeacutetences et assimiler les eacutevolutions des processus et modes de fonctionnement (voir focus ci-dessous)
- Formation SI accompagnement agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
- Formation meacutetier compeacutetences non techniques mais indispensables dans la perspective de la deacutemateacuterialisation (ex sensibilisation au travail collaboratif regravegles drsquousage regravegles de gestionhellip)
Pour chacune de ces dimensions le plan de conduite du changemement doit deacutetailler bull Les objectifs et principes de
conduite du changement sur les phases drsquoexpeacuterimentation et de deacuteploiement du projet
bull Les cibles les modaliteacutes et les acteurs porteurs des actions de conduite du changement
bull Les parcours de changement par acteur selon le niveau drsquoimpact
Ce chantier doit ecirctre meneacute en collaboration avec les Directions de la Communication et des Ressources Humaines de votre administration
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
wwwmodernisationgouvfr
30Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
Focus sur la communication
Exemples de messages agrave porter aupregraves des collaborateurs
Population cibleacutee Messages cleacutes agrave apporter sur le projet de deacutemateacuterialisation
Direction
1 Ce projet srsquoinscrit dans les objectifs de la modernisation de lrsquoEacutetat
2 En tant qursquoencadrement supeacuterieur vos actes ont valeur drsquoexemplariteacute pour le reste des agents de votre direction
3 Le deacuteploiement de la cible organisationnelle et meacutetier et de la solution de deacutemateacuterialisation est un chantier prioritaire et reacutepond aux besoins exprimeacutes par vos eacutequipes
Encadrementde proximiteacute
1 Vous aurez la responsabiliteacute drsquoorganiser le bon deacuteploiement de lrsquooutil et des nouveaux processus meacutetier au sein de vos eacutequipes
2 Vous encouragerez vos eacutequipes agrave vous remonter les difficulteacutes rencontreacutees
Reacutedacteurs1 Vous serez les promoteurs du projet en menant des actions de sensibilisation et
drsquoexplication des enjeux et gains lieacutes agrave lrsquoutilisation de lrsquooutil
2 Vous serez les garants de la bonne utilisation de lrsquooutil au sein de votre bureau
Assistants
1 Vous jouerez un rocircle cleacute car transverse pour identifier drsquoeacuteventuels blocages qui seront agrave remonter et agrave partager avec le chef de projet
2 Vous contribuerez agrave faire progresser les usages afin de diminuer
bull Le nombre drsquoimpressions papierbull Lrsquoenvoi de courriers papier bull Lrsquoenvoi de piegraveces jointes
Focus sur les formations
Trois grandes populations doivent ecirctre formeacutees dans une logique de cascade pour former le plus grand nombrebull Les porteurs du projet
- Destinataires le chef de projet les administrateurs fonctionnels ou techniques et eacuteventuellement les responsables des chantiers
- Calendrier entre la phase de qualification strateacutegique et la phase de deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute
- Contenu jusqursquoagrave 3 jours de formation selon le(s) profil(s) seacutelectionneacute(s)
rarr Jour 1 modaliteacutes de direction drsquoun projet de deacutemateacuterialisation speacutecificiteacutes de ce type de projet (selon le processus concerneacute) et dimensions ( o r g a n i s a t i o n n e l l e s manageacuteriales)
rarr Jour 2 rudiments de la gestion de projet (conduire le changement constituer une eacutequipe projet planifier le projet animer une eacutequipe communiquer former etc)
rarr Jour 3 compreacutehension du processus concerneacute du choix technique de la solution (en geacuteneacuteral ou preacutecisement si celle-ci est deacutejagrave connue) maitrise des parameacutetrages possibles etc
bull Les utilisateurs cleacutes
- Destinataires agents en charge du processus concerneacute encadrants secreacutetaires
- Calendrier au deacutemarrage de la phase drsquoexpeacuterimentation afin que les parameacutetrages de la solution aient eacuteteacute faits dans les services concerneacutes et que la solution soit opeacuterationnelle pour permettre lrsquoappropriation
- Contenu formation appliqueacutee effectueacutee en une journeacutee sur la base de cas pratiques
rarr Logique drsquoensemble et fonctionnement des processus et de la solution
rarr Grandes fonctionnaliteacutes de la solution
- La formation preacutepare les utilisateurs cleacutes agrave assurer eux-mecircmes de petites formations internes
31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
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31Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
bull Les utilisateurs finaux de lrsquooutil
- Audience tous les utilisateurs finaux
- Calendrier lors de la phase de deacuteploiement lorsque la solution est stabiliseacutee
- Contenu modes opeacuteratoires pour les grands cas drsquousages (ex qualifier
un courrier partager ou classer une note valider un texte)
- Moyens la formation en ligne semble ecirctre le meilleur moyen pour un deacuteploiement de masse et une acquisition de compeacutetences facilement modularisable
Chantier solution
Le chantier solution est meneacute par le dispositif MOE en collaboration avec la DNUM le SIDSIC ou RSI de votre administration et lrsquoeacutequipe meacutetier Il consiste agrave inteacutegrer et parameacutetrer la nouvelle solution
ou la solution ajusteacutee dans lrsquoenvironnement technique de lrsquoadministration et agrave reacutealiser des tests de performance agrave eacutechelle ainsi que des tests meacutetiers
Chantier performance et gains
Ce chantier permet de piloter et controcircler les coucircts inheacuterents au projet ainsi que les gains qursquoil occasionne Ce pilotage est rendu possible par des outils deacutedieacutes aligneacutes avec le modegravele de coucircts
reacutealiseacute en phase de deacutefinition du besoin et drsquoopportuniteacute Lrsquoanimation de ce chantier doit ecirctre reacutealiseacutee en collaboration eacutetroite avec la Direction financiegravere de votre administration
Chantier immobilier logistique et eacutequipements
Ce chantier accompagne la reacuteorganisation physique et logistique des espaces de travail etou de stockage des documents induite par le projet de deacutemateacuterialisation Lrsquoampleur de la transformation deacutepend de chaque projet et peut aller drsquoun simple reacuteamegravenagement des bureaux au deacutemeacutenagement drsquoun service ou drsquoune direction Il est important drsquoavoir planifieacute le deacuteploiement pour permettre une transition limitant au maximum lrsquoimpact sur les conditions de travail des agents Dans le cas contraire
ceux-ci pourraient se retrouver dans lrsquoincapaciteacute de travailler le temps que le deacutemeacutenagement soit termineacute peacutenalisant ainsi lrsquoactiviteacute de la direction Ce chantier doit ecirctre deacuteployeacute en collaboration avec la direction des moyens geacuteneacuteraux de votre administration
Lrsquoautre versant du chantier consiste agrave eacutequiper les agents du mateacuteriel neacutecessaire au bon fonctionnement du processus deacutemateacuterialiseacute eacutecrans scanners tablettes cartes eacutelectroniques mobilier de bureau adapteacutehellip
MODALITEacuteS DE REacuteALISATION
Les modaliteacutes de reacutealisation sont les mecircmes que celles preacutesenteacutees pour la phase drsquoexpeacuterimentation
Seul le peacuterimegravetre et la dureacutee globale seront adapteacutes
32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
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32Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
06BASCULE EN MODE
NOMINAL ET CAPITALISATION
Passer du mode projet au mode nominal (opeacuterationnel) permet de peacuterenniser le nouveau fonctionnement deacutemateacuterialiseacute et assurer son succegraves dans la dureacutee Les ressources et modes drsquoorganisation mis en œuvre pour la phase projet doivent eacutevoluer et permettre une continuiteacute avec la poursuite de lrsquoactiviteacute opeacuterationnelle
Une fois la cible deacuteployeacutee lrsquoeacutequipe projet passe le relais progressivement du mode projet au mode opeacuterationnel Cette transition de ressources doit ecirctre anticipeacutee et peut ecirctre faciliteacutee par quelques bonnes pratiques bull Impliquer les futurs utilisateurs
acteurs du mode opeacuterationnel degraves le deacutemarrage du projet
- Pour preacutevenir les risques lieacutes agrave lrsquoexploitation de lrsquooutil ou aux nouveaux modes de travail
- Pour eacuteviter une rupture trop importante ou un passage de relai trop long
bull Preacutevoir une phase de transition dans le projet qui permettra un transfert drsquoexpertise et de connaissance (notamment vers les internes lorsque le projet eacutetait appuyeacute par un prestataire externe)
bull Documenter la vie du projet au fil de lrsquoeau et sauvegarder les livrables cleacutes du projet dans un repertoire partageacute
bull Deacutefinir une matrice de rocircles et responsabiliteacutes pour le mode opeacuterationnel
bull Mettre en œuvre progressivement les processus de gestion des incidents des demandes et des changements
bull Organiser une preacutesentation retour drsquoexpeacuterience (RETEX) au sein de sa direction ou plus largement avec drsquoautres administrations
Les points relatifs agrave la capitalisation permettent de bull Gagner en productiviteacute et en
rapiditeacute
bull Permettre aux agents drsquoecirctre plus autonomes dans la recherche drsquoinformation
bull Enrichir les meacutethodes de travail
bull Eacuteviter certaines erreurs ou lenteurs dans la vie du projet
bull Reacutepondre plus facilement agrave une probleacutematique ou un frein rencontreacute
bull Former plus rapidement et simplement les nouveaux arrivants
33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
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33Un guide pour simplifier et deacutemateacuterialiser vos processus internes
07ANNEXES
INDEX DES FICHES MEacuteTHODOLOGIQUES
Fiche Phase Page
M1 Qualification strateacutegique 2
M2 Deacutefinition du besoin et de lrsquoopportuniteacute 3
M3 Deacutefinition de la cible 4
M4 Reacutealisation drsquoune expeacuterimentation 5
INDEX DES FICHES OUTILS
Fiche Outil Page
O1 Matrice de suivi des risques 7
O2 Matrice drsquoeacutevaluation des gains 8
O3 Matrice RACI 9
O4 Note de cadrage 10
O5 Logigramme 11
O6 Bonnes pratiques relatives agrave la production collaborative de documents 12
O7 Nomenclature drsquoobjets et niveaux de confidentialiteacute 13
O8 Matrice drsquoimpact ou Matrice OMOC 14
O9 Plan de transformation 15
O10 Carte de transformation 16
O11 Fiche chantier 17
Ce rapport fait partie drsquoun projetpiloteacute par la DITP
Juillet 2021
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