nouvelle organisation territoriale de la dga solidarité

Nouvelle organisation territoriale

de la DGA Solidarité

Quand les contraintes deviennent projet

1

www.ain.fr

Un changement nécessaire

Ordre du jour 1. Enjeux et objectifs

2. Projet retenu :

a) Modernisation de l’action sociale b) Nouvelle organisation territoriale des services sociaux

3. Méthode de mise en œuvre du projet

4. Echanges

www.ain.fr


1. Enjeux et objectifs


Une situation sous tension

Liée à des facteurs internes

Une organisation actuelle très éclatée (29 Points d’Accueil Solidarité (PAS) et 8 MDS Maisons Départementales de la Solidarité (MDS))

Un contexte budgétaire contraint

Des difficultés de recrutement dans certains secteurs géographiques ou certaines spécialités

L’absence de cadre dans les PAS

et à des facteurs externes

Une demande sociale de plus en plus forte en direction des services sociaux

Des publics plus précarisés, plus fragiles et plus agressifs

Une forte évolution démographique du Département

Une évolution dématérialisée de l’offre de service des organismes de sécurité sociale (CAF, CPAM, CARSAT, …) et de Pôle Emploi

4

www.ain.fr

Une nouvelle organisation qui répond à 5 objectifs principaux

Amélioration de l’accueil et du service aux habitants

Maintien de la proximité et meilleure réactivité

Renforcer le fonctionnement des équipes de terrain

Modernisation de la relation à l’usager

Amélioration de la continuité de service

www.ain.fr

Une organisation qui facilite les relations à l’usager

2. Projet retenu

www.ain.fr

a) Modernisation de l’action sociale

Les enjeux du numérique pour la DGAS :

Développer des services aux usagers (faciliter l’accès au service)

Améliorer la qualité du traitement (délais de traitement et transparence sur l’avancement de

l’instruction)

Avoir une vision 360° de nos usagers (simplifier l’orientation de l’usager dans les services)

Moderniser l’action publique (réinterroger nos pratiques)

Développer l’efficience et réduire les charges à faible valeur ajoutée (logistique,

photocopies, ressaisies)

www.ain.fr

Les moyens déployés : La création d’un service relation à usager

(plateforme centrale des flux entrants)

Se doter des outils adéquats Une GED – gestion électronique des documents Une GRU – gestion de relation usager Un portail web usager (compte personnel, suivi de dossier en ligne, web

service…)

a) Modernisation de l’action sociale

www.ain.fr

La gestion de la relation usager (GRU)

La vision 360° de l’usager

Elle est au cœur de la notion de GRU ou plus largement GRC (gestion relation citoyenne) et repose sur : La centralisation des flux d’information et des sollicitations échangés avec

les usagers Une approche multicanale (multiplier les canaux de contacts) « dites le nous une fois » (simplifier les démarches des usagers)

Elle est en lien avec les nouvelles technologies Un compte personnel pour l’usager (via web) La mémorisation de ses informations, de ses démarches…

Elle impacte l’organisation des services

Revoir les processus de traitement et échange entre les services Réduction des coûts d’impression, affranchissement…

Plateforme d’accueil multicanal Traitement de l’information et des

sollicitations des usagers

Accueil de proximité : Traitement des demandes en lien

avec les procédures du travail social et médico-social

APPLICATION MÉTIER (IODAS)

GED (dématérialisation des dossiers)

PCRM (dématérialisation des

échanges Usagers/Département)

10

www.ain.fr

Un changement nécessaire 2. Projet retenu

b) Nouvelle organisation territoriale des services sociaux

www.ain.fr

L’étude du cabinet PIM (Public Impact Management) a confirmé la pertinence du scenario retenu en janvier 2017 par rapport aux objectifs fixés :

• Proximité • Réactivité • Qualité de l’accueil • Continuité du service public • Modernisation et innovation • Sécurité des agents

tout en proposant quelques améliorations, notamment une adaptation au regard de la particularité géographique de l’Est du département et des contraintes de déplacements.

Les bases du projet d’organisation territoriale retenu

www.ain.fr


65 lieux d’accueil du public sur l’ensemble du département

• Les 16 Centres Départementaux de Solidarité constituent le cœur de la nouvelle organisation territoriale pour permettre l’accueil du public en proximité et donner une réponse immédiate aux demandes des habitants.

Ils regroupent les travailleurs sociaux et médico-sociaux, les secrétaires et gestionnaires de dossiers, sous la responsabilité hiérarchique d’un cadre responsable de CDS présent sur place. • Ils sont complétés par près de 50 Services Départementaux de Proximité : accueil et

accompagnement social et médico-social sur rendez-vous (fréquence à définir sur chaque lieu) au plus près des habitants, dans des lieux sécurisés et reliés au système d’information du Département.

www.ain.fr


Pour coordonner les 16 CDS, organiser les interventions des équipes spécialisées sur chacun des secteurs géographiques, 4 territoires sont créés, pilotés par un directeur et un directeur adjoint de territoire. • Les équipes spécialisées (Enfance, PMI et Autonomie) interviennent :

au niveau des 3 Maisons de Territoire à l’ouest du département (Bresse Revermont, Val de Saône Dombes, Plaine de l’Ain Côtière),

et pour tenir compte du relief, sur des secteurs géographiques plus restreints à l’est.

Leur fonctionnement devra permettre d’accueillir les habitants dans les CDS, (pas d’accueil des habitants en Maisons de territoire), en cherchant à limiter les trajets des agents (sectorisation à envisager).

www.ain.fr

Des secteurs géographiques d’intervention plus restreints à l’Est pour les équipes spécialisées (Enfance, PMI et Autonomie), grâce à un système de binômes de Centre Départemental de Solidarité (Belley/Bellegarde, Ferney/Gex, Oyonnax/Nantua). Exemple pour le binôme Belley/ Bellegarde : - L’équipe Autonomie sera installée sur le site du CDS de Belley et interviendra sur le

secteur géographique des CDS de Belley et Bellegarde - L’équipe Enfance/PMI sera installée sur le site du CDS de Bellegarde et interviendra sur

le secteur géographique des CDS de Belley et Bellegarde

Les équipes spécialisées sont installées dans les CDS, ainsi que l’équipe de direction (pas de site « Maison de territoire »)


www.ain.fr

Avantages de cette organisation :

Limitation des trajets professionnels des équipes spécialisées par rapport au scénario initial

Le binôme de CDS Belley/Bellegarde évite le déplacement d’agents de Belley à Ambérieu en Bugey

Les secteurs d’intervention de Oyonnax et Nantua d’une part, du Pays de Gex d’autre part, évoluent peu / secteurs d’intervention actuels


www.ain.fr

Autres améliorations de scenario proposées :

- Décision de centraliser la gestion des dossiers d’aide sociale dans la direction de l’Autonomie dans une logique d’accroissement de l’expertise et d’harmonisation des pratiques

- Suite aux questions formulées par les groupes de travail début 2017 : • Décision d’intégrer les postes d’ATSE éducation budgétaire dans les équipes de

CDS

• Décision de laisser les postes de coordinatrices MDPH centralisés, l’amélioration de l’accueil de proximité pour les personnes handicapées sera étudiée sous une autre forme


www.ain.fr

Organigramme pour les territoires Ouest

Services Départementaux de

Proximité

www.ain.fr

Organigramme pour le territoire Est

www.ain.fr

Répartition des principales missions

Au niveau de la direction de territoire : Management de l’ensemble des équipes du territoire et des assistants familiaux Mise en œuvre des politiques départementales au niveau du territoire : pilotage du

projet de service et du développement social local, animation et coordination du partenariat

Au niveau des équipes de Centres Départementaux de Solidarité :

Management de l’équipe du centre et soutien technique par le responsable de centre Organisation de l’accueil du public en CDS et Service Départemental de Proximité Instruction et décision pour les demandes liées au logement, aux aides financières, à

l’accompagnement des bénéficiaires du RSA, aux informations préoccupantes, … Mise en œuvre des accompagnements sociaux, médico-sociaux, mesures d’

accompagnement budgétaire Signalements judiciaires Instruction et décision pour les agréments assistants maternels Contribution au Développement Social Local

www.ain.fr

Répartition des principales missions

Au niveau des équipes Enfance : Management de l’équipe spécialisée et soutien technique par le responsable Enfance Mise en œuvre des mesures administratives et judiciaires Contribution au Développement Social Local

Au niveau des équipes PMI:

Management de l’équipe spécialisée et soutien technique par le responsable PMI Animation de la PMI et de la promotion de la santé Suivi des EAJE et RAM Articulation avec les CPEF Contribution au Développement Social Local

Au niveau des équipes Autonomie :

Management de l’équipe spécialisée et soutien technique par le responsable Autonomie Instruction et décision pour les demandes APA Co-animation de la filière gérontologique et des actions de prévention Contribution au Développement Social Local

www.ain.fr

Propositions des groupes de travail de 2017

Pour les équipes spécialisées, les groupes de travail ont proposé un fonctionnement type : - les travailleurs sociaux/médico sociaux :

• devraient être sectorisés (en lien avec secteur géographique des CDS) avec une zone tampon pour l’équilibre des charges et la continuité de service (présence possible sur ce secteur au contact du public jusqu’à 4 journées/semaine)

• devraient être présents au moins 1 journée fixe par semaine (journée de la réunion d‘équipe) à la Maison de territoire (Ouest) ou dans le CDS où est positionnée l’équipe spécialisée (Est)

- les administratifs :

• devraient être présents 4 journées par semaine dont une journée fixe (journée de la réunion d’équipe) à la Maison de territoire (Ouest) ou dans le CDS où est positionnée l’équipe spécialisée (Est)

• pourraient être 1 journée par semaine en télétravail ou en CDS, à organiser dans l’équipe pour la continuité de service

www.ain.fr

Lieux d’implantation des Maisons de Territoire et CDS

Bresse Revermont

(Maison de Territoire à Bourg-en-Bresse)

Val de Saône Dombes

(Maison de Territoire à Chatillon-sur-Chalaronne)

Plaine de l’Ain Côtière

(Maison de Territoire à Ambérieu-en-Bugey)

Est

(Direction à Nantua)

CDS Bourg-en-Bresse 1

CDS Bourg-en-Bresse 2

CDS Montrevel-en-Bresse

CDS Pont-de-Vaux

CDS St Didier-sur-Chalaronne

CDS Chatillon-sur-Chalaronne

CDS Trévoux

CDS Ambérieu-en-Bugey

CDS Lagnieu

CDS Miribel

CDS Nantua – CDS Oyonnax

CDS Belley – CDS Bellegarde

CDS Gex- CDS Ferney-Voltaire

Implantation des Maisons de Territoire et Centres Départementaux de Solidarité (hors Services Départementaux de Proximité)

24

Implantation des Maisons de Territoire et Centres Départementaux de Solidarité, projets de Services Départementaux de Proximité

25

Implantation de la Maison de Territoire, des Centres Départementaux de Solidarité, projets de Services Départementaux de Proximité pour le territoire de Bresse Revermont

26

Implantation de la Maison de Territoire, des Centres Départementaux de Solidarité, projets de Services Départementaux de Proximité pour le territoire Dombes Val de Saône

27

Implantation de la Maison de Territoire, des Centres Départementaux de Solidarité, projets de Services Départementaux de Proximité pour le territoire Plaine de l’Ain Côtière

28

Implantation des Centres Départementaux de Solidarité, projets de Services Départementaux de Proximité pour le territoire Est

29

www.ain.fr

Enjeux et bénéfices pour la collectivité

Une nouvelle ère pour les services sociaux, Il ne s’agit pas d’un plan d’économie mais d’un objectif d’efficacité

Un projet de grande ampleur qui s’inscrit dans la durée pour les 20 prochaines années : Organisation territoriale refondée : réduction de l’éclatement géographique des structures,

amélioration de l’accueil physique de proximité, amélioration de la continuité de service et de la sécurité des agents

Nouveau mode de gouvernance au niveau du siège et des territoires, avec présence de cadres sur chacun des sites, niveau décisionnel en proximité du public et des élus locaux

Siège renforcé par des missions centrales et modernes (création d’un service de relation à l’usager)

www.ain.fr

Enjeux et bénéfices pour le public

Réponse téléphonique 5 jours/5, réponse courriels et courriers sécurisée Accueil de proximité conservé et développé pour les habitants les plus en difficulté à

travers les services départementaux de proximité, avec des réponses de meilleure qualité, grâce aux outils développés

Les rendez-vous des familles pour la protection de l’enfance et pour les questions des personnes âgées seront en meilleure proximité (16 CDS contre 8 MDS actuellement)

Meilleure qualité de service et service garanti des CDS du fait d’une équipe renforcée et

de la présence d’un cadre pour décider plus rapidement

Un nouveau service de proximité avec les Services départementaux de proximité qui s’adaptent à chaque territoire

www.ain.fr

Enjeux et bénéfices pour les agents

Equipes renforcées sur chacun des sites, ce qui améliore la sécurité des agents et facilite la continuité de service notamment en cas d’absence d’agents

Création des plateformes pour gérer les appels téléphoniques, courriels … La réponse aux appels téléphoniques est complexe à organiser pour certains secrétariats actuellement, et pour les équipes en cas d’absence des secrétaires. Cela va libérer du temps et permettre d’être moins dispersé et davantage recentré sur les missions.

Simplification des procédures et processus décisionnel raccourci Présence d’un cadre en proximité dans les centres pour soutien technique, gestion des

priorités, décision plus rapide, coordination avec les élus et partenaires locaux Meilleure articulation des intervenants, spécialisés ou pas (présence des familles pour

définir le projet pour l’enfant, les synthèses …)

www.ain.fr

Impact en terme de ressources humaines

Les grands principes à retenir :

- Aucun poste supprimé

- La répartition des postes sera faite sur chacun des sites en fonction de l’activité et du contexte

- La réorganisation entraine des redéploiements depuis les territoires afin de doter le service centralisé de l’aide sociale (estimé à 3 personnes) et la plateforme de relation à l’usager (estimé à 5 personnes).

Le scenario retenu permet d’intégrer les remarques des groupes de travail en améliorant les temps de trajets pour les ATSE éducation budgétaire, et les équipes spécialisées sur le territoire Est.

www.ain.fr


3. Méthode de mise en œuvre du projet

www.ain.fr

Le programme des chantiers pour réussir la nouvelle organisation

Un projet à mettre en œuvre en un an Conception centralisée, mise en œuvre accompagnée

L’installation d’un groupe projet pour fixer les chantiers à mener, suivre leur évolution et garantir le respect des échéances

Sa composition : - Directeur Général Adjoint Solidarité - Adjointe au Directeur Général Adjoint Solidarité - Directeur Général Fonctionnement Institutionnel - Directrice des Ressources humaines - Directeur des Systèmes d’Information - Responsable des affaires immobilières et foncières - 4 Directeurs de territoire dès leur nomination

Sa fréquence : hebdomadaire

Suivi et validation : le groupe projet s’appuie sur les travaux qu’il confie aux instances de travail existantes de la DGAS et au groupe projet de la DRH. Il se nourrit des idées des agents recueillies lors des rencontres et groupes de travail. Il rend compte et fait valider régulièrement chaque étape des chantiers.

www.ain.fr

Le programme prévisionnel des chantiers

pour réussir la nouvelle organisation

Ses 12 travaux :

1) Etablir et mettre en œuvre le dispositif et les supports de communication / échanges / participation pour le lancement et le suivi du projet auprès des élus, des cadres, des agents, des organisations syndicales, des partenaires, de la presse… et mettre en œuvre le dispositif de dialogue social et instances dédiées/expertise CHSCT

2) Identifier les équipes d’encadrement pour qu’elles soient parties prenantes rapidement de la mise en œuvre du projet : Directeurs des territoires/ Directeurs-adjoints, responsables CDS et services spécialisés

3) Rechercher des locaux sur la base du cahier des charges et des effectifs théoriques. Veiller à l’organisation et à la mise en œuvre des déménagements (mobiliers). Estimation : 20 sites à rechercher.

4) Reprendre les 110 procédures relatives aux dispositifs sociaux, environ 50% seront à ajuster pour tenir compte de la nouvelle organisation et de la dématérialisation des dossiers (en s’appuyant sur les groupes de travail qui ont commencé en février)

Avant sept 2018

2 ème semestre 2018

Fin 1er semestre 2018

En continu

www.ain.fr


5) Définir les nouvelles organisations du travail et les effectifs par site, dont découleront les fiches de poste, la définition des portefeuilles des agents, les moyens afférents en terme de véhicules par exemple

6) Reconfigurer la gestion des dossiers d’aide sociale générale : le projet prévoit de la re-centraliser au siège dans la Direction autonomie

7) Organiser la plateforme téléphonique sur le plan technique, humain et d’organisation du travail en lien avec toutes les structures territoriales

8) Organiser le dispositif de proximité de la MDPH

9) Identifier les affectations de l’ensemble des agents selon le dispositif de mobilité qui sera validé (proposé par DRH et direction DGAS et basé sur les compétences et distance domicile/travail)

Fin 2018


Fin 2018


2ème semestre 2018

www.ain.fr


10) Former les cadres et les agents lorsque leurs missions évoluent ; former tous les cadres et les

agents aux procédures actualisées, au nouveau dossier social dématérialisé. Accompagner les cadres et les agents dans la mise en œuvre des nouvelles équipes (organisation du travail, modalités de communication, circuits de décision, modalités de prises de RDV) dans un contexte où chaque petite équipe a actuellement ses propres modes de fonctionnement et de régulation

11) Redéfinir l’articulation entre siège et territoires : instances de travail , circuits d’information (exemple : commissions)

12) Suivre et coordonner le volet numérique qui fait l’objet d’un pilotage spécifique DSI/ DGA Solidarité : dématérialisation des dossiers sociaux, Gestion de la Relation à l’Usager, plateforme téléphonique, paramétrage de Iodas, plateforme de dématérialisation, équipements informatiques et téléphoniques

Fin 2018

En continu

Début 2019

www.ain.fr

Echanges

Questions

www.ain.fr

Merci pour votre attention

et votre participation

nouvelle organisation territoriale de la dga solidarité

Documents