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Projet Extenso289 chemin Marcel Pagnol83130 La Garde

Kevin ALONSOOlivier BERARD

Sébastien CALTAGIRONEBenoît CAVALLI

Zhenyi CUIRomain CUISNIERSimon CULDAUTBenoit DA SILVA

Aurélie DEVOISINMohamed FARKH

Amandine FOUGERETDamien FOURNET

Samir HAMICHEXiao Chen HUNadia JAMNIK

Anthony MARTYRami OUESLATI

He PANJulien PERRIN

Jianjun QIPaul TISON

Julien VIGNOBOULAubéline VO-VAN-CHIEU

Jiabei YAN

NOTE

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NOTE D'INTENTION | 03.11.08

Ce n’est plus une question d’âge

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SOMMAIRE

1 Concept 1.1 Contexte 1.1.1 Le Conseil Général du Var 1.1.2 La FING 1.1.3 Attentes et besoins 1.2 Concept 1.3 Identité extenso 1.3.1 L’agence 1.3.2 Logo 1.3.3 Identité visuelle 1.4 Organisation 1.4.1 Structure du projet 1.4.2 Ressources

2 Environnement du projet 2.1 Cibles et usages 2.2 Veille stratégique

3 Le projet extenso 3.1 Aspect institutionnel 3.2 Aspect relationnel 3.2.1. Contexte 3.2.2. Univers 3.2.3. Immersion 3.3 Système de communication

4 Perspectives

5 Annexes 5.1 Veille stratégique 5.2 Comptes rendu de réunion 5.3 Webographie -Bibliographie 5.4 Lexique

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1.1. Contexte

1.1.1. Le Conseil Général du Var

Le Conseil général constitue l’organe de décision du département, collectivité

territoriale administrée par une assemblée élue au suffrage universel direct. Il intervient dans de nombreux secteurs en prise directe avec la vie quotidienne des citoyens tels que l’économie, l’environnement, la culture, le sport,… Revenons sur quelques projets clés du Conseil Général varois.

Économie - Var Accueil Investisseurs

Cette agence de promotion et de développement économique du Var est

issue d’une initiative du Conseil Général du Var et de la Chambre de Commerce et d’Industrie du Var. A travers différents services tels que l’aide à la recherche de terrains et locaux, la mise en relation avec des partenaires économiques ou encore l’accueil des dirigeants d’entreprise, Var Accueil Investisseurs a pour mission de favoriser, par l’accompagnement, l’implantation des investisseurs dans le département.

Environnement – Entretien de l’Argens

Le programme pluriannuel d’entretien de l’Argens, principal cours d’eau du

Var, a été mis en place en 1993. Il poursuit plusieurs objectifs tels que la régularisation de la température de l’eau, le maintien de bonnes conditions d’écoulement, l’entretien des berges,… Tous les 4 ans, le Conseil Général du Var réalise des campagnes d’étude sur la qualité des eaux de l’Argens.

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Social – Le dépistage du cancer du sein

Partenaire privilégié d’ISIS 83 (Investigation et Surveillance par Imagerie du Sein),

le Conseil Général participe activement à la campagne de dépistage de masse du cancer du sein. Le département participe depuis 1995 au pilotage des activités, à la promotion de la campagne et assure une importante partie du financement de celle-ci.

Culture – Rencontres artistiques du Var

Permettant aux artistes et aux responsables d’enseignement artistique d’échanger sur

les nouvelles écritures du spectacle vivant, les Rencontres Artistiques du Var sont organisées par le Conseil Général du Var principalement dans quatre lieux stratégiques de Toulon du 24 novembre au 3 décembre 2008. Du côté du public, la découverte de spectacles, de conférences-lectures et de concerts sera à l’honneur.

Jeunesse – Bourses d’études supérieures

Le Conseil Général lance un appel à candidatures aux étudiants Varois de

master 1 et 2 concernant l’attribution de bourses d’études supérieures. Cette bourse, d’une valeur de 3600, a pour but de soutenir les projets d’études en lien avec les priorités et les politiques du département.

Partenariat avec Ingémédia

Le Conseil Général du Var et l’Institut Ingémédia ont conclu cette année un

partenariat afin de mettre en place un outil en ligne ayant pour vocation de gérer le placement des personnes âgées dans le Var. Ce projet s’inscrit parfaitement dans la politique de solidarité du Conseil Général, qui a pour but de répondre aux besoins sociaux et médico-sociaux des personnes en situation de fragilité.

Ce nouvel outil permettra aux seniors ainsi qu’à leur entourage d’avoir toutes les informations nécessaires sur les possibilités d’hébergement des personnes âgées dans le Var réunies en un seul endroit. Mais au-delà de cela, le site web comportera un espace dit «relationnel» permettant aux différentes cibles (familles, personnes âgées, associations, maisons de retraite, aides soignantes, le Conseil Général du Var…) de communiquer entre elles.

À l’heure où différents sites proposent des « annuaires » regroupant les maisons de retraite du Var, sans vraiment toutes les recenser ni même fournir toutes les informations utiles, le Conseil Général s’attache ici à répondre à un vrai besoin des citoyens.

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1.1.2. La FING

La FING (Fondation Internet Nouvelle Génération) est une association créée en

2001 ayant pour but d’appuyer le mécanisme d’innovation des TIC et de son impact sur les usages. Ce projet collectif et ouvert s’organise autour d’un réseau d’échanges, où les innovations émergeantes sont mises en avant. La FING, située à la fois à Paris et à Marseille mobilise ses recherches autour des nouvelles technologies afin de les mettre à profit pour servir la société et le développement économique de la France.

Les programmes d’action de la FING se caractérisent par 4 dimensions principales :

- Explorer des pistes de réflexion et de créativité autour d’un enjeu stratégique.

- Fédérer une communauté active composée d’acteurs appartenant à des champs multidisciplinaires et multisectoriels.

- Construire et concrétiser des projets de recherches, des lancements d’expérimentations, et des concepts de nouveaux services.

- Veiller à la qualité des réponses apportées au regard des besoins, des attentes et des partenaires engagés.

Ses Objectifs

Son ambition prend forme autour de quatre objectifs :

- Mobiliser les acteurs autour des cycles technologiques à venir.

- Intervenir dans les nouveaux débats éthiques et sociétaux.

- Jouer un rôle décisif dans l’émergence d’idées et de projets innovants.

- Encourager l’appropriation de l’innovation et les partenariats.

- Ce projet permet de placer la France au centre d’une dynamique d’innovation numérique au service de la performance économique et du développement humain.

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Une réflexion centrée sur une vieillesse plus active :

Depuis 2008, la FING se consacre entre autres au développement de l’innovation

pour les séniors autour d’un projet : «plus longue la vie». Il est apparut opportun à l’association de prendre en compte cette population grandissante que représentent les plus de 50 ans. Les recherches ont montré que :

La population française vit plus vieille et en meilleure santé. L’augmentation de l’espérance de vie offre donc la possibilité aux personnes âgées d’être actives plus longtemps.

L’augmentation du nombre de personnes âgées impose à la société d’adapter ses services à cette catégorie grandissante de la population.

Le passage à une société où cohabitent 5 générations et la part croissante des personnes âgées modifie les équilibres sociaux.

Nous vivons dans un monde de plus en plus connecté technologiquement parlant.

Projet FING : Plus longue la vie «l’innovation par et pour tous les âges»

L’allongement de la durée de vie et le développement du numérique sont deux

facteurs de changement majeurs de la société qui touchent tous les domaines et tous les secteurs économiques. La mission de la FING est de trouver des réponses aux questions suivantes autour du projet «Plus longue la vie»

En quoi les technologies peuvent-elles contribuer à changer la manière dont nous vieillissons et la manière dont nos sociétés vieillissent ?

En quoi l’allongement de la durée de vie change-t-il la manière de concevoir des produits et services numériques ?

1. CONCEPT


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La technologie au service de la vieillesse

Afin d’apporter des solutions, la FING propose des pistes de raisonnement

autour des thèmes suivants :

LIEN : L’un des facteurs clé du «bien vieillir» est le maintien du lien et de l’interaction avec l’environnement (famille-amis…).

TERRITOIRE : Au vue de la perte d’autonomie des personnes âgées un dispositif d’aide à domicile sérieux et efficace doit être à leur disposition.

HABITAT ET MOBILITE : L’autonomie est indispensable si une personne veut rester maître de sa propre vie mais cela peut parfois engendrer une adaptation de l’habitat.

EMPLOI ET ACTIVITE : les personnes âgées doivent pouvoir exercer le plus longtemps possible les activités de leur quotidien et avoir la possibilité d’exercer une profession pour la transmission d’expériences.

Conclusion

L’allongement de la durée de vie et le développement du numérique sont deux

facteurs de changement majeurs de la société. Ils touchent tous les domaines et tous les secteurs économiques.

Se consacrer au développement de nouveaux usages des technologies pour les personnes âgées est un défi à relever. Il s’agit là d’une opportunité pour les entreprises et l’économie française. La FING va aider la France à se positionner face à cette population vieillissante et démontrer l’importance de l’aspect intergénérationnel et du concept de «vieillissement actif».

La FING veille à mettre en avant des projets innovants et travaille en collaboration avec des universités afin de valoriser les travaux des étudiants dans le cadre des programmes d’action et manifestations. Elle a fait appel à nous au côté du conseil général du Var pour apporter une solution et mettre en place un service à destination de ces séniors.

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Contact

À Marseille, la FING est installée au CMCI, dans les locaux de la Chambre de CommerceWorld Trade Center Marseille - Immeuble CMCI

2 Rue Henri Barbusse13241 Marseille Cedex 01

1er arrondissement Tel. : 04 91 52 88 26

Numéro d’appel IP en local : 09 62 25

Direction

Président : Philippe LemoineDélégué général : Daniel KaplanDirecteur Général Adjoint : Jean-Marie BourgogneDirecteur du développement Jacques François MarchandiseDirecteur Scientifique : Jean-Michel CornuChargé de missions : Arnaud KleinEurope et Grand Sud : Pierre OrsatelliAdministration : Aurialie JublinAdhérents et partenaires : Véronique Routin

Communication

Responsable Communication : Véronique Routin Communication & animation de réseaux : Axelle Benaich

Internet actu

Rédacteur en chef : Hubert GuillaudJournalistes : Jean-Marc Manach, Rémi SussanPour tout autre information : [email protected]

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1.1.3. Attentes et besoins

Dans le cadre d’un programme de recherche sur le développement des

nouvelles technologies au profit des personnes âgées, le Conseil général du Var et la FING ont toutes deux des attentes bien distinctes qu’il nous faudra ensuite relier dans un seul projet.

L’objectif de ce partenariat est de mettre en place un système d’information et de communication à disposition de tous les acteurs, réunis dans le processus de placement des personnes âgées dans les maisons de retraite.

Ce projet doit ainsi développer une espérance pour ces séniors que la vieillesse n’est pas une fin en soi, mais une extension, un prolongement de la vie.

Les attentes du Conseil Général du Var

Réalisation d’un portail de recherche pour le placement des séniors en maison de retraite dans le Var (tous les établissements).

La communication doit se faire entre tous les acteurs et cibles du projet.

L’information doit être complète et identifiable rapidement (nombre de places disponibles, géo-localisation…) Il ne s’agit pas d’un site

commercial il faut donc laisser de côté les publicités et tout moyen de valorisation de produit car notre but n’est pas de développer un quelconque profit grâce à ce projet.

Les attentes de la FING

L’objectif du partenariat entre la FING et Ingémédia est d’imaginer la contribution

des technologies et services numériques dédiés à : la qualité de la vie, la cohésion de la société et le dynamisme de l’économie dans un monde qui vieillit (hors de la simple focale santé / géron-technologies). La réponse à cela étant, la conception de projets innovants répondants aux besoins posés par le processus de vieillissement.

Les contraintes sont donc moins explicites que celle du Conseil Général du Var ce qui nous permet d’aller à la recherche de concepts innovants. La FING offre tout de même au travers des thèmes suivants la possibilité de trouver une idée nouvelle répondant au sujet du projet.

Un facteur clé du «bien vieillir» est le maintien du lien et de l’interaction avec l’environnement. Rester autonome, pouvoir décider pour et par soi-même, continuer à agir malgré les déficiences physiques est important pour tout le monde.

Les technologies sont donc vues comme des outils possibles d’interaction avec les autres et offrent des moyens d’action sur le

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monde. Elles permettent de maintenir les liens intergénérationnels, professionnels et sociaux. Nous pouvons alors dégager l’importance de renforcer les liens forts entre la personne âgée et ses proches, ses amis et sa famille.

Maintenir les liens faibles caractérisés par les réseaux de sociabilité, de connaissance ou les réseaux professionnels empêchera de fait l’isolement de ces personnes âgées.

L’autonomie est une chance que les personnes âgées essaient d’entretenir le plus longtemps possible. Le fait que la personne âgée perde en vieillissant de sa mobilité et de sa force, impose un besoin grandissant d’aides ponctuelles et ciblées. L’idée est donc d’organiser et de mobiliser au mieux les services de proximité pour que la personne âgée puisse rester autonome et indépendante le plus longtemps possible. La question se pose alors de savoir comment mieux coordonner les différents niveaux d’intervention à domicile pour que celui-ci reste un espace «privé» et non un lieu de passage incessant. La difficulté est de trouver comment les différents acteurs pourraient communiquer entre eux, se coordonner, le tout en s’appuyer sur les nouvelles technologies.

Le maintien à domicile est considéré aujourd’hui comme la solution préférée et préférable concernant les personnes âgées et leur entourage et cela pour des raisons aussi bien personnelles qu’économiques. « Comment adapter l’habitat, le rendre modulable en fonction

des âges vécus et des problèmes rencontrés », cela pourrait être un des sujets à développer. Dans le même sens que le thème précédent, la connexion entre les objets du quotidien les nouvelles technologies servirait à prévenir de l’isolement de ces personnes âgées.

Cependant, dans le cas de notre cible, hébergée dans des établissements spécialisés, l’adaptation aux nouvelles technologies doit se faire au sein même des maisons de retraites. L’objectif est donc de trouver la solution la mieux adaptée pour offrir un outil de communication aux personnes âgées dont l’usage pourrait se faire de manière autonome ou lors d’ateliers multimédias par exemple.

L’objectif

Ajoutées aux contraintes de la FING, celles du Conseil Général du Var nous permettent de définir certaines limites et nous offrent déjà une direction à prendre par rapport au sujet du projet.

La demande spécifie donc la mise en place d’un portail institutionnel de recherche pour le placement des personnes âgées dans les maisons de retraite du Var et la création d’un système de communication entre toutes les cibles du projet, à savoir les personnes âgées, les familles, les associations sanitaires et sociales, le corps médical, les maisons de retraite et les EHPAD.

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1.2. Concept

En 2008, nous dénombrons près de 17 millions de personnes ayant plus de 55

ans, soit 1 français sur 4. Ce phénomène tend à s’accroître en conséquence du baby-boom des années 50. L’espérance de vie étant de plus en plus longue, de nombreux «séniors actifs» (entre 55 et 65 ans) se doivent de placer leurs parents en maisons de retraite.

Or, on se rend compte aujourd’hui que les familles dans l’urgence

manquent d’informations sur ces différents modes d’hébergement notamment les EHPAD (Etablissement d’Hébergements pour Personnes Agées Dépendantes) et ne savent pas vers quels organismes se tourner pour les aider. Pour répondre à cette demande, le Conseil Général du Var souhaite mettre en place un portail simple et utile. Il devra centraliser : d’une part l’ensemble des informations sur les droits et les démarches nécessaires et d’autre part renseigner aussi sur les disponibilités dans les EHPAD du département et les associations départementales qui agissent dans le domaine de l’aide sociale. Les utilisateurs ont ainsi la possibilité de rechercher un hébergement selon différents critères :- Disponibilité- Tarifs- Localisation- Types d’hébergement (permanent, temporaire, accueil de jour, EHPAD ou autonome)- Services (secteur spécialisé Alzheimer)

La famille peut effectuer un dossier d’inscription directement à partir du site pour réserver une place.

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La FING a soulevé un deuxième point important. Un grand nombre de personnes

âgées sont admises en maisons de retraite. Il est nécessaire pour elles de conserver un lien relationnel en communiquant avec leurs proches. Cela évite le sentiment d’isolement. La plupart du temps ces personnes âgées sont placées dans des établissements proches du lieu de vie de la famille. Cependant la tendance, aujourd’hui, n’est plus à la centralisation d’une famille dans un endroit donné ; avec les divorces, les envies de mobilité des familles et les choix stratégiques des personnes âgées pour leur placement dans un environnement au climat agréable par exemple, cela conduit à l’éclatement géographique d’une famille.

Afin que cette dernière puisse rester en contact avec la personne âgée et se

tenir informée de son état de santé et de son bien-être, le site internet que nous souhaitons mettre en place permettra une communication sous différents angles. La famille aura ainsi la possibilité de communiquer soit avec la personne âgée soit avec le personnel soignant et les accompagnateurs (médecins, infirmiers, animateurs,…). Pour cela elle aura à sa disposition des outils de communication tels que : - Le webmail- Une galerie de partage de photos et vidéos- Des discussions en direct ou différées- …

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1.3. Identité extenso

1.3.1. L’agence

Extenso : [ Définition ] «In Extenso», est une expression d’origine latine signifiant

«Dans toute son étendue», «Par extension», «Intégralement» ou «De bout en bout».

L’identité Extenso trouve son origine dans le thème «Plus longue la vie» présenté par la FING dans le cadre de son Université de printemps et définissant son cadre de recherche et d’innovation pour l’année 2008.

À travers l’allongement de la durée de vie nous pouvons tout de suite pointer du doigt le problème d’une France vieillissante ou le pourcentage de plus de 60 ans atteint 40% de la population totale. L’ouverture vers de nouvelles technologies au service de la catégorie émergeante du 4e âge doit s’opérer impérativement afin d’adapter le monde qui nous entoure à la population française.

«Extenso» se définit comme une passerelle, une extension vers de nouveaux services d’aide dans la recherche et le placement de personnes âgées dépendantes. De part son origine latine et sa prononciation simple, Extenso est un concept facile à s’approprier et à retenir.

Extenso est une agence fictive créée en septembre 2008 dont le but est de participer au projet de réalisation collective du Master 2 Ingénierie des Médias. Extenso puise sa force et sa polyvalence dans une équipe éclectique composée de 24 étudiants. L’ensemble des qualités et compétences polyvalentes dans le domaine du multimédia rassemblées au sein de ce groupe permet de faire face à tout type de problématique.

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1.3.2. Logo

Le concept primaire de notre logo est celui de la communication intergénérationnelle.

Nous avons choisi de représenter ce concept de manière symbolique grâce à 2 formes superposées sur lesquelles est situé le nom du projet.

Ces formes ont été réalisées à partir de la moitié de la forme du « x » du nom extenso. Chacune d’elles représente une génération. La couleur représentant celle des plus âgés est de couleur bleue et de taille plus grande que l’autre. Ces 2 caractéristiques, utilisées conjointement, symbolisent le calme, la sérénité et la sagesse du 3e âge.

Le cercle plus petit, de couleur verte, représente l’entourage de la personne âgée, en majorité familial et d’un âge plus jeune. La couleur verte a été choisie car elle représente la jeunesse, l’espoir.

Le choix de ces couleurs trouve une justification supplémentaire : elles sont en effet présentes dans le logo du conseil général du Var, l’identification du site en tant que site institutionnel en sera donc accentuée.

Les cercles ne sont pas fermés pour montrer que la communication n’a pas seulement lieu entre la personne âgée et sa famille mais aussi avec tout son environnement en maison de retraite.

Nous avons utilisé la police de caractère Century Gothic pour typographier le nom Extenso. C’est une typographie simple sans empattement : elle reste donc très lisible même en petit format.

Le « x » n’est pas celui de la typographie de base, nous l’avons remplacé par un x

tout en arrondi de manière à montrer la liaison de ses 2 moitiés tout en douceur. Ce « x » est relié au « e » qui le précède et au « t » qui le suit, afin d’accentuer la liaison. Il est situé dans la zone d’union des deux formes qu’il superpose pour faire ressortir celle-ci.

Ce logo est lisible sur tous les supports de communication pour lesquels il peut être utilisé. Il convient également avec tous les modes d’impressions, que ce soit en quadrichromie, bichromie, en niveau de gris ou en noir et blanc.

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1.3.3. Identité visuelle

L’identité visuelle du projet Extenso doit être en adéquation avec le concept du

projet et ses cibles. Elle est présente sur tous les supports de communication liés au projet, ceci afin que les cibles puissent identifier clairement le projet, et établir un lien entre les différents supports.

L’identité visuelle s’appuie sur une ergonomie et une lisibilité intuitive. Elle est donc volontairement épurée. La sobriété de la charte graphique est cohérente avec le côté institutionnel du projet. Afin de lier notre identité visuelle à celle du Conseil Général du Var, nous gardons le même lien graphique présent dans le logo, celui des couleurs. La palette de couleurs se base sur les couleurs du logo et plusieurs couleurs complémentaires.

Les typographies utilisées à travers les différents supports sont la typographie Century Gothic déjà utilisée dans le logo et une typographie sans empattement. Cette première est utilisée sur les éléments à mettre en avant, tel que les titres. Sur les supports web html, la 2e typographie sera de l’Arial. Cette police d’écriture est normalement présente par défaut sur tous les ordinateurs. La lisibilité est donc assurée. Sur les autres supports, print ou web permettant une inclusion des polices, nous utiliserons également une typographie sans empattement.

Le projet extenso nécessite plusieurs supports de communication on-line s’appuyant sur l’identité visuelle. Le site est notre produit final, afin de le promouvoir et de permettre à ses utilisateurs de l’identifier visuellement, la conception graphique du blog, mis en ligne avant le site principal, s’appuie sur la même identité visuelle.

Afin que les différents partenaires du projet, c’est-à-dire le Conseil Général, la FING, puissent nous identifier rapidement lors d’échanges d’emails, ceux-ci, en plus d’avoir une adresse contenant le nom extenso, contiennent d’une part, une signature identifiant la personne envoyant le mail, suivi du nom extenso et du slogan, et d’autre part, une image. Ces mails ainsi chartés seront ensuite utilisés pour communiquer avec toutes les cibles du projet.

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Le projet extenso utilise également plusieurs supports de communication off-line s’appuyant sur la même identité visuelle :

La plaquette nous permet de communiquer efficacement et rapidement sur notre projet. Elle explique notre concept synthétiquement et est conçue visuellement de manière à identifier facilement le projet. Elle pourra être, par exemple, donnée lors de notre visite dans les EHPAD.

Les cartes de visite nous permettent de laisser nos coordonnées à toute personne s’intéressant au projet, des partenaires officiels au personnel médical des maisons de retraite.

Les affiches seront utilisées durant les opérations de communication externe. Elles s’appuieront bien évidemment sur l’identité visuelle du projet tout en leur laissant une plus grande liberté graphique en fonction du type de communication utilisé.

Les courriers et communiqués de presse sont des documents papier officiels puisqu’ils nous permettent de communiquer avec les différents partenaires et maisons de retraite, ainsi qu’avec la presse. Ils contiendront donc simplement notre logo, notre slogan et nos coordonnées dans une mise en page simple.

Nous utiliserons les badges dans toutes démarches officielles de rencontre avec les partenaires, ou lors de déplacement en maisons de retraite, de manière à ce que nos interlocuteurs nous identifient facilement.

Au niveau des rendus DVD et Cahier des charges, la jaquette du DVD ainsi que l’habillage graphique du Cahier des charges seront conçus dans le respect de l’identité du projet.

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1.4. Organisation

1.4.1. Structure du projet*

Le groupe Extenso est composé de 24 étudiants répartis au sein d’une

organisation interne spécifique.

Cette dernière est basée sur le maillage de cinq grands pôles de compétences, tous dotés de leur propre composition :

Les pôles « gestion », « communication / management », « design », « Interactivité » et «développement».

Chacun de ces pôles est représenté par un responsable qui assure la remontée des informations vers les chefs de projet du groupe. Cette structuration nous permet de composer un ensemble de compétences efficaces œuvrant pour le bon fonctionnement des échanges au sein du projet Extenso.

1.4.2. Ressources

Pôle Gestion

Le pôle gestion de projet est composé des deux chefs de projet Extenso. Le

choix de mettre en place deux chefs de projet cette année n’est pas seulement dû au fait qu’il s’agisse d’une tradition de Master 2 Ingénierie des Médias qui le désigne comme tel, mais plutôt par une décision globale du groupe visant à mieux répartir les tâches de travail, ainsi que pour assurer une représentation accrue de la part des chefs de projet.

Ce pôle est donc la réunion de deux personnalités aux compétences et aux recherches pourtant éloignés mais composant tout de même un panel de capacités idéal dans le cadre de la gestion du projet Extenso.

L’une s’impose comme étant la ressource globale en terme de relations humaines et communication. L’autre agit pour le suivi technique et artistique du projet. Cependant leur tâche commune vise à gérer une équipe de 24 personnes. Ils travaillent main dans la main à l’établissement des supports de travail nécessaires au bon déroulement de la tâche qui nous incombe.

Les tâches principales qu’ils ont en charge, sont surtout d’ordre relationnel, comme:

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- L’organisation et l’animation de réunions hebdomadaires réunissant l’ensemble des membres de l’équipe, ou de réunions de responsables de pôles entre eux : solution visant à limiter la surcharge de travail de tous les collaborateurs du projet et permettant une meilleure diffusion des informations.

- L’évaluation globale et individuelle de l’équipe dans le suivi de l’évolution du projet.

Les chefs de projets sont les garants du bon déroulement des phases de conception et de production. Pour se faire ils doivent s’appuyer sur la mise en place de stratégies logistiques comme un suivi précis du planning, celui-ci désignant les taches attribuées à chaque ressource, mais également sur l’alimentation et le maintien d’autres outils de communication comme le groupware.

Les chefs de projet sont également les représentants d’Extenso en dehors du groupe des 24 collaborateurs. Ils sont les porteurs des choix et des travaux de l’ensemble de l’équipe auprès de tous les acteurs et partenaires de ce projet.

Pôle Communication/Management

Le pôle Communication-Management regroupe des étudiants aux compétences

complémentaires et indispensables dans le cadre de l’évolution du projet. Ce groupe est

né du besoin de comprendre plus amplement la mission qui nous est impartie et de savoir la communiquer de manière interne auprès du groupe mais aussi face aux acteurs extérieurs. Ce pôle un peu particulier est en fait constitué d’entités toutes responsables d’une tâche très importante.

Ce pôle va mettre en place un système de recherche de l’information qui va servir à progresser dans la construction du projet. La veille concernant l’innovation, l’analyse de la concurrence et toute recherche centrée sur notre cible et son environnement nous permettront de se positionner de la meilleure manière face à la demande de la FING et du Conseil Général du Var.

D’après les recherches précédemment effectuées, ces acteurs vont pouvoir aider les pôles Design, Interactivité et Développement dans les choix stratégiques concernant l’ergonomie et la navigation du site.

Enfin, lors de la réalisation du projet mais surtout une fois celui-ci terminé, il nous faudra communiquer à son sujet. La perspective d’extension du projet de manière, à la fois départementale puis nationale, sera planifiée dans un plan de communication élaboré par cette équipe.

5 étudiants travailleront en collaboration dans le pôle Communication-Management afin de permettre aux techniciens du projet de réaliser l’outil indispensable à cette population vieillissante.

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Pôle Design

Le pôle design est en charge de toute la création graphique statique liée au projet,

tant web que print.

L’objectif du pôle est de créer une identité visuelle en adéquation avec les prérogatives du projet et des autres pôles, comme par exemple créer un graphisme du site cohérent avec son ergonomie tout en respectant les contraintes de développement.

Cette identité doit être présente sur toutes les facettes du projet. L’aspect web se rattache aux conceptions publiées sur internet : site du projet, blog, groupware, mails.

L’aspect print est lié à tous les supports de communication devant être imprimés tels que les affiches, les courriers, les badges des membres de l’équipe, les plaquettes, les cartes de visites ainsi que le cahier des charges et le DVD.

Pôle Interactivité

Le pôle interactivité est issu d’une volonté de production multimédia forte et efficace.

La création de ce pôle s’est constituée autour d’une réunion de talents dans les domaines de l’audiovisuel, du graphisme interactif, de l’interfaçage dynamique ou encore des RIA (Rich Internet Applications).

Garants de l’aspect innovant et immersif du projet, chacun des membres du groupe assure une action de recherche et développement dans les domaines des nouveaux médias.

En premier lieu les membres du pôle interactivité sont capables d’assurer l’entière réalisation d’un produit audiovisuel, de l’écriture scénaristique à la postproduction en passant par la réalisation de prise de vue.

La vidéo étant un média complet extrêmement intéressant dans la définition d’un message particulier et l’interactivité d’une communication web, de nombreux supports vidéo seront réalisés.

L’autre grande action du pôle interactivité se déroulera au sein d’un travail de navigation et d’ergonomie innovante impliquant plusieurs médias sur une application web, probablement de type RIA (Rich Internet Application).

Assurant la conception, le développement, la réalisation et l’intégration d’éléments de tous types, vidéo, photo, flash, web, le pôle interactivité aura en charge d’utiliser au mieux ces nouvelles technologies web appliquées au projet extenso.

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Pôle Développement

Notre pôle développement est chargé d’assurer une veille technologique afin

de contrôler la compatibilité de l’ensemble des solutions techniques que nous souhaiterons mettre en place dans le cadre de la réalité des serveurs de production.

En amont de la phase de production et pour des raisons d’effectif important dans ce pôle, nous allons chercher à optimiser la répartition des tâches grâce à une réflexion importante basée sur la conception UML, ce qui permettra d’identifier et séparer clairement les divers modules offrant une meilleure distribution du travail entre plusieurs développeurs.

Le pôle va définir un environnement de programmation pour tous les développeurs (XAMPP, Heidi SQL, Eclipse…) cela évitera essentiellement les problèmes de compatibilité du code et les possibilités de formation interne qui se mettront en place.

Lors de la phase de production, nous allons donner à plusieurs développeurs la responsabilité d’un module précis. Cela permettra de rapidement synchroniser le travail en s’appuyant sur des techniciens référents dans chaque domaine.

Notre pôle développement est composé de 8 personnes, organisées actuellement sur ce modèle :

Un responsable de pôle chargé de la coordination et du suivi technique du développement du projet.

Une personne responsable de la base de données et des modèles PHP associés.

Une personne responsable de l’intégration XHTML – CSS.

Une personne responsable du développement PHP de la partie institutionnelle globale.

Une personne en soutient au pôle interactivité en Flex ou PHP pour la partie relationnelle (et conception UML du projet).

3 développeurs PHP pour les différents modules que nous allons identifier pour notre projet.

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2.1. Cibles et usages

Le projet que nous avons en main est complexe dans la mesure où il s’adresse

à plusieurs cibles bien distinctes. Nous allons mettre en place un annuaire de recherche d’hébergement en maison de retraite. La cible est donc dans un premier temps la personne âgée elle-même, dans la mesure où elle est encore capable de faire ses recherches seule avant de s’installer en maison de retraite. Dans un deuxième temps, ce site de type institutionnel s’adresse aux familles de ces personnes âgées. Il est souvent le cas que ce soit la famille qui s’occupe du placement de la personne âgée dans un établissement spécialisé. Enfin nous allons réaliser dans ce site un espace relationnel. Il sera le lien entre les personnes âgées, la famille, mais aussi les associations, le corps soignant et les maisons de retraite.

Notons que notre projet se crée dans un environnement bien spécifique : le Var. Les maisons de retraite qui seront dans l’annuaire ne sortiront pas de ce département. Mais les cibles peuvent venir de toutes les régions de France. Un phénomène est en effet à observer de nos jours, les personnes âgées aiment à finir leur vie dans le sud où le climat est plus doux et reposant.

Nous tenions enfin à informer les lecteurs que cette partie n’est pas encore complète dans la mesure où nous n’avons pas encore eu de contacts avec notre cible. Des ajustements et complémentarités seront apportés dans le cahier des charges.

2.1.1. Les personnes âgées :

Même s’il varie suivant les régions et pays, le vieillissement est un phénomène

global, il touche tout le monde un jour ou l’autre. Sont définis comme seniors les personnes de plus de 50 ans. On compte en France en 2008 17 millions de personnes qui ont plus de 55 ans soit environs 25% de la population globale. Avec l’allongement de la durée de vie, les séniors vivent aussi plus longtemps en bonne santé. Ce qui fait que de notre temps, les seniors de plus de 65 ans sont encore aptes à avancer dans la vie ; nous entendons par là, s’adapter aux nouvelles technologies favorisant leur confort au quotidien. L’innovation qui nous intéresse dans le cadre de notre projet est Internet.

2. ENVIRONNEMENT DU PROJET


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Actuellement, 41% des seniors, en France, sont internautes, ce qui représente 7,75 millions de français. 80% d’entre eux utilisent Internet au moins une fois par jour. 83% des seniors français sont équipés du haut débit, ce qui les place au dessus de la moyenne européenne. Nos seniors français sont donc de plus en plus connectés au monde via Internet.

Les usages d’internet

Les seniors utilisent Internet en priorité pour consulter leurs comptes bancaires et

y effectuer des opérations. Ils utilisent aussi cet outil pour des démarches administratives et des achats de produits de beauté et d’électroménager. Ils naviguent en général sur des sites de services, tels que météo, comparateurs de prix, guides d’achat, petites annonces et bourse. Ils consultent souvent le net pour y récolter des informations pratiques ou médicales. 87% des seniors se servent d’une adresse email et 37% d’une messagerie instantanée, la plupart du temps pour communiquer avec leurs proches. En outre, ils sont consommateurs de forums, de blogs et de réseaux sociaux spécialisés.

Jean Baptiste de Foucault disait «l’homme a davantage besoin de liens que de biens».

Le terme senior est global car il englobe plusieurs générations, en effet, une

personne de 50 à 60 ans, peut encore avoir un ou deux parents en vie. Les seniors internautes ont majoritairement moins de 70 ans. La place des seniors plus âgés n’est pas clairement

définie, car la société privilégie la jeunesse et la performance. En effet, n’étant en général plus actifs, ils sont mis à l’écart. Lorsque vient le grand âge, la dépendance, le fait d’être placé en maison de retraite signifie souvent la solitude. C’est pourquoi « bien vieillir » c’est rester à domicile, en gardant les liens avec son environnement. Mais malheureusement ce n’est pas tout le temps possible, et il est plutôt difficile pour ces personnes de garder des liens avec l‘extérieur, avec leurs proches. De ce fait, certains s’intéressent aux possibilités d’Internet qui leur permettent de garder le contact.

Différence entre cible et utilisateur principal

Les personnes âgées ne sont pas les cibles principales de notre site car ce ne sont

pas les premières personnes que l’on cherche à intéresser mais elles en sont des utilisateurs primordiaux. Ce sont souvent des personnes dépendantes ou en perte d’autonomie, qui ont besoin de rompre avec l’isolement et la solitude, et qui devront être aidées pour accéder à nos services. Ils devront pouvoir communiquer facilement avec leur famille, via un outil simple et spécialement optimisé pour eux.



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2.1.2. Les familles

Au vu de l’allongement de la durée de vie, il n’est plus rare aujourd’hui de voir des

familles où se côtoient jusqu’à 5 générations. Avec l’envie d’émancipation, les innovations dans le cadre des transports et les outils mis en place pour communiquer, les français ont tendance à privilégier leur cadre de vie, plutôt que la proximité avec le reste de la famille. La priorité est donc souvent donnée à l’environnement et à la proximité du lieu de travail.

L’entourage familial de la personne âgée, notre cible principale, est parfois dans

l’obligation de placer un de ses parents en maison de retraite. Outre le fait que cette étape n’est pas la plus simple à passer, la recherche d’une place dans un établissement spécialisé et adapté est bien souvent une démarche longue et fastidieuse. Depuis la démocratisation d’Internet, la communication est de plus en plus aisée et s’affranchit donc de la distance. Grâce à notre site et à son annuaire détaillé, cette recherche sera facilitée. Il sera possible d’effectuer une recherche en précisant ses propres critères, afin d’obtenir une liste des établissements ainsi que le nombre de places disponibles.

Aujourd’hui, plus de 46% des foyers en France possèdent une connexion Internet.

Beaucoup d’outils gratuits disponibles en ligne permettent à la famille de rester en contact, même si celle-ci se trouve physiquement séparée. Les mails et l’utilisation de logiciel de tchat font partie du quotidien pour la majeure partie de la population. Le téléphone, bien que peu récent, reste toujours le moyen de communication le plus utilisé en France.



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2.1.3. Le corps soignant :

Dans le cadre de notre vieillissement, des personnes sont responsables du suivi de

santé. Celles-ci sont spécialisées dans l’analyse des marques de vieillissement et de maladie dûes à celui-ci. Mais pour les personnes âgées, un médecin ou une aide soignante est avant tout une oreille attentive et un conseiller important. De part son statut et la fréquence de ses visites, ses paroles ont valeur de vérité et de crédibilité. La confiance qui s’installe souvent entre le corps soignant et le patient engendre un suivi et donc parfois un besoin de communiquer.

De l’informatique à l’internet

L’informatique sert au personnel médical de bibliothèque, de base de données.

Grâce à cet outil ils peuvent suivre le parcours de leurs patients et garder en mémoire tous les dossiers. La présence d’un ordinateur dans leurs bureaux est donc plus un outil leur permettant de répertorier leurs informations que d’outil de connexion à internet.

L’accès à internet peut leur servir lorsque l’un de leur patient leur demande de l’aide dans la recherche d’un centre spécialisé pour leur futur hébergement. De même un spécialiste médical peut recommander un autre collègue ayant d’autres compétences pour le suivi de santé d’une personne. Cependant les médecins ou aides soignantes utilisent généralement une liste mise à jour régulièrement mais déjà existante

plutôt que de faire une recherche en direct selon les critères de leur patient.

La communication du corps soignant dans le chemin du vieillissement

Les médecins reçoivent beaucoup de coups de téléphone et parfois des mails. Dans

les deux cas, la communication est rapide, ciblée et efficace. L’usage d’internet dans leur métier est encore restreint car les données concernant les patients sont protégées. Cependant, la communication doit rester possible entre le patient et son médecin.

Travail collaboratif entre corps soignant et maison de retraite

Les maisons de retraite s’occupent de gérer l’hébergement de personnes

âgées ayant souvent des problèmes de santé quels qu’ils soient. Des médecins rendent visite régulièrement aux hôtes de ces établissements pour un suivi médical. Les médecins et maisons de retraite sont donc en permanence en contact. L’outil téléphonique est privilégié pour son caractère instantané et pour la qualité de la compréhension des messages transmis.



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2.1.4. Les associations

On sait d’après les recherches précédentes que les personnes âgées ont forcément

à un moment ou à un autre de leur vie besoin de l’aide d’autrui. Des associations sont destinées à apporter leur soutien à ces personnes âgées. Il peut s’agir de conseillers, dans ce cas là l’outil Internet est indispensable pour aider le client à chercher une maison de retraite, mais encore d’aide à domicile ou de prestation au sein de la maison de retraite. Les EHPAD ou autres établissements spécialisés pour les personnes âgées peuvent en effet souhaiter faire appel à ces associations dans le cadre de nouvelles prestations. Ces interventions peuvent s’adresser à la fois aux personnes âgées pour les divertir ou au personnel médical pour le former.

Ces acteurs périphériques ne sont pas notre cible principale mais peuvent vite s’avérer très nombreux et intéressés par le projet.



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2.1.5. Les maisons de retraite

La cible secondaire est le personnel médical des maisons de retraite qui

encadrera la personne âgée dans son nouvel environnement. Il pourra l’inciter à utiliser les nouvelles technologies mises en place dans l’établissement ainsi qu’internet. L’idée sera d’initier ces personnes âgées par le biais d’ateliers. Elles pourront ainsi apprendre à manier l’ordinateur pour communiquer avec leur famille grâce à une interface simple qui leur est dédiée.

En étudiant cette cible, nous avons remarqué que les maisons de retraite sont encore que très peu nombreuses à être équipées en matériel informatique. De plus, le personnel médical interne à ces établissements n’est pas forcément formé pour utiliser ces nouvelles technologies. Cependant l’usage d’un ordinateur ou d’internet au domicile personnel est maintenant chose courante pour le français moyen ; ainsi il y aurait une chance que la remise à niveau soit assez rapide.



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2.2. Veille stratégique

Notre projet ayant deux axes de réflexion, nous avons pour tâche la mise en

place d’une analyse de l’existant sur deux fronts distincts. Dans un premier temps nous couvrirons le plus large panel possible de sites web de type « annuaires » et informatifs dédiés au placement des personnes âgées en maison de retraite. Puis dans un deuxième temps nous nous consacrerons à la veille concernant les produits numériques orientés vers les aspects communautaires et relationnels autour de la personne âgée. Cela se fera dans le respect de notre cible senior et de la gamme de produits en ligne qui leur est réservée.

Les sites « annuaire» et informatifs

Après une étude des sites existants, on remarque que beaucoup de sites

proposent pour une part des annuaires «classiques». Ceux-ci permettant de chercher les maisons de retraite ou EHPAD (par région, type d’hébergement, ou encore spécificités : notamment celles proposant un accueil de personnes atteintes de la maladie d’Alzheimer, etc.) Ils donnent principalement accès aux coordonnées de l’établissement.

Un second type de sites regroupe également sous forme d’annuaire les maisons de retraite et les EHPAD, mais cette gamme de sites propose

pour leur part un service (le plus souvent gratuit) de recherche d’établissement d’accueil les mieux adaptés en fonction des demandeurs. Certains proposent même de gérer l’ensemble des démarches, jusqu’au placement des personnes âgées dans des établissements spécialisés.

Bien souvent les sites regroupent ces deux types d’informations comprenant un annuaire ainsi qu’une prestation de service.

Par contre, dans l’état actuel des choses, si l’on souhaite connaitre la disponibilité des places dans ces établissements, il est nécessaire de s’adresser aux établissements eux-mêmes à partir des coordonnées données sur les sites énoncés précédemment. Il est également important de noter que la plupart de ces sites disposent d’une partie informative sur les démarches à suivre et les informations relatives aux personnes âgées (guides, dossiers thématiques sur les maisons de retraite, les maladies …)

Concernant l’ergonomie de ces sites, ils présentent souvent une trop grande masse d’information qui entraine rapidement la perte d’attention du visiteur. La mise en page par liste est régulièrement utilisée alors que l’ascenseur n’est peut être pas l’outil le plus apprécié des internautes débutants. L’architecture de l’information devra être clairement présentée dans notre site.



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Bilan

Dans le cadre de notre projet il sera nécessaire de regrouper l’annuaire avec

un moteur de recherche performant permettant de limiter les résultats grâce à différents critères tels que les tarifs, la localisation, les disponibilités, le type d’hébergement, les services proposés… . En plus de cela, les familles des futurs résidents doivent accéder à des informations essentielles sur les démarches à suivre pour placer un proche en maison de retraite ou encore sur leurs droits, trouver des informations relatives à la vieillesse ou la personne âgée. Le site institutionnel ne requiert aucune fantaisie au niveau graphique. Il doit reprendre la charte imposée par le Conseil Général du Var. L’interface quant à elle doit être simple et clair.

Les sites relationnels et les plateformes de communication

Les réseaux sociaux et les plateformes de communication permettent de (re)créer

des liens avec des nouveaux arrivants comme de vieilles connaissances ou des proches. Ce type de site permet donc de mettre en relation les individus, mais également d’échanger, de partager et d’interagir avec eux. L’avantage que proposent ces sites est de pouvoir rester en contact avec ses proches ou ses amis. Les applications les plus communes sont le partage de photos, de vidéos et de musiques, l’utilisation de jeux, l’envoi de messages textuels, la création d’espaces personnels ou l’échange

d’informations. Ces sites instaurent de grandes communautés hétérogènes réparties sur la toile.

Les principaux avantages des sites relationnels sont l’interaction, le partage et la communication. L’intérêt est que tous les outils de communication sont regroupés en un seul point pour une utilisation plus rapide et efficace. Avec l’apparition de nouveaux moyens de communication comme les nouvelles générations de téléphone mobiles, l’accès à ces sites se fait à partir de n’importe où, et à n’importe quel moment. On efface alors les frontières géo-temporelles imposées par l’ordinateur. La communication, via ces sites, est donc en pleine expansion grâce à l’apparition des nouvelles technologies qui répondent à un besoin évident de la part des consommateurs français en général.

Compte tenu du grand nombre d’informations et d’applications regroupées dans ces sites, ils sont souvent compliqués à prendre en main. En effet leur présentation est chargée et l’information y est abondante. Les réseaux sociaux et les plateformes de communication sont orientés vers un public jeune adepte des nouvelles technologies. Notre portail ciblant principalement des personnes âgées et leurs familles, nous ne pouvons nous baser sur la structure de ces sites. Il est donc nécessaire pour notre cible de simplifier au maximum l’interface en y regroupant uniquement les applications qui leur seront utiles. Leur espace personnel doit être épuré et clair. Ces applications doivent être clairement identifiées et facile d’utilisation.



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3.1. Aspect institutionnel

Identification des besoins des différents acteurs :

Le Conseil Général du Var souhaite gérer les informations générales présentes

sur le site, comme les informations concernant chaque EHPAD le tout de façon homogène, afin que celles-ci soit impartiales et ne profitent pas plus à un établissement qu’à un autre. Pour cela nous lui proposerons un accès sécurisé permettant de mettre à jour ces informations.

Le Conseil General nous a fait part de l’envie d’avoir à leur disposition des outils pour mesurer la qualité du site perçue à travers les yeux de ses visiteurs. Afin de répondre à cette requête nous mettrons en place un sondage permanent sur le site. Un outil de statistiques dédié informera sur l’évolution des places disponibles en EHPAD ou en maison de retraite en général. Il avertira également de la mise à jour des informations les concernant.

Enfin le Conseil Général du Var sera en possession des droits administratifs pour gérer les accès de connexion des EHPAD. Ces dernières n’auront accès qu’aux mises à jour des tarifs et du nombre de places disponibles. Cette connexion restreinte s’impose pour annuler toute concurrence éventuelle entre les établissements.

Il leur sera tout de même possible de poster un nombre limité de photos et de communiquer sur les équipements disponibles spécifiques à leur établissement.

Les visiteurs, quant à eux, n’auront pas besoin de se connecter pour obtenir les informations générales sur les EHPAD. L’accès libre à un moteur de recherche basique ou avancé leur permettra de trouver les fiches EHPAD ou associations correspondant à leurs critères de sélection.

Afin d’œuvrer pour l’amélioration permanente de ce site internet, ils pourront voter sur la qualité du service dispensé par le site, conformément aux besoins du Conseil Général.

Cependant les visiteurs seront obligés de se créer un compte personnel pour contacter une EHPAD ou communiquer avec des acteurs du département tel que la CLIC, les CCAS ou autre entité associative…

Pour bien répondre aux besoins du Conseil Général du Var, voici les forces mises en œuvre par notre agence :

Sachant que notre public principal se situera dans la tranche d’âge des seniors, nous allons prendre en considération toutes les barrières physiques liées à leur âge pour leur proposer un service adapté. La personnalisation de l’environnement du site web permet un traitement au cas par cas pour pallier aux problèmes de vues ou de motricité (taille des caractères

3. LE PROJET EXTENSO


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adaptées, politique d’accessibilité…) et créer un environnement de navigation familier et adapté.

Nous souhaitons également proposer un accès rapide à l’ensemble des informations disponibles sur notre portail institutionnel, la recherche doit être simple et surtout intuitive au possible.

Concernant l’ergonomie du site, nous allons mettre en place un système de regroupement d’éléments par modules nettement identifiables pour permettre au visiteur de savoir immédiatement le type d’information relié à chacun de nos services. En outre toute information devra être accessible en un maximum de 3 clics de souris.

Nous donnerons enfin une grande importance à la disposition et à la densité d’information dispensée sur chaque page de notre site afin de les équilibrer au maximum sur l’ensemble du site et d’organiser ce dernier par priorités ou par thématiques.

Bien entendu, nous allons nous conformer le plus possible aux recommandations du W3C (XHTML, CSS…) afin que notre site soit correctement interprété par le maximum de navigateurs et de lecteurs d’écrans (Firefox 2+, IE 7+, Opéra 8+, Safari 3+, Konkeror…). Cela devrait également nous permettre d’obtenir un référencement naturel correct sans effort particulier sur les principaux moteurs de recherche (Google, Yahoo, MSN…).



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3.2. Aspect relationnel

Parallèlement au service institutionnel de notre site internet, nous avons décidé

d’y annexer un service exclusif, une application web entièrement dédiée à l’usager. Ce service de communication est un concept construit et développé autour de la personne âgée afin d’exécuter un transfert numérique de la maison familiale à l’usage en maison de retraite.

Construit comme une extension naturelle du service initial de recherche et d’information, Extenso est un service web doté d’une ergonomie et d’un univers spécifique.

3.2.1. Contexte

Cette partie dite «relationnelle» du site aura donc pour cible principale les personnes

âgées. L’ergonomie et le design de cet espace devront donc être envisagés en ayant toujours en tête cette cible.

Dans l’optique de création d’un univers adapté plusieurs points seront travaillés comme suit :

Un espace sécurisant :

La personne âgée à besoin de se sentir sur le site comme chez elle, d’y accorder sa

confiance et d’y reconnaitre chaque élément, chaque service au premier regard.

Dans cette optique, on peut par exemple imaginer une personnalisation de l’espace (déplacement de modules, changement de couleur, modification des sons) selon l’utilisateur de manière à recréer un véritable «chez soi» virtuel.

Interface ludique et animée :

Le succès de la console Nintendo « Wii » dans les maisons de retraite nous amène

à penser que l’interface de notre site se devra d’être ludique. Elle comportera donc beaucoup d’éléments animés et d’images pertinentes de manière à rendre cet espace agréable et visuellement efficace. La personne âgée n’étant pas forcement familiarisée avec le web, elle portera d’autant plus attention à cet aspect.



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Une navigation simple et intuitive :

La personne âgée doit pouvoir accéder facilement et sans efforts particuliers aux

informations et services disponibles sur son espace. La sensation de s’être perdu à travers les services de notre portail ne doit pas se faire ressentir chez la personne qui le visite, nous devons tout mettre en œuvre pour l’éviter de façon efficace. Pour cela les différents liens du site seront représentés par des icônes explicites dans une interface idéalement intuitive.

Accessibilité du site :

L’espace devra pouvoir s’adapter aux différents handicaps que peuvent

rencontrer les usagers, qu’ils soient liés à la vue ou à l’ouïe mais également aux problèmes moteurs. Les polices de caractères devront être adaptables, le volume sonore entièrement modulable, la visibilité graphique toujours propre et évidente, le tout dans une interface facile et intuitive pour l’usager.

Des outils adaptés :

La personne âgée n’est à priori pas familière avec les nouvelles formes de

communication sur le web (chat, visio, vidéo, mail). Les différents services de communication proposés devront donc être adaptés à la personne âgée par une utilisation complète et réellement utile (le simple gadget est à proscrire) tout en étant proposés de manière simple et agréable d’utilisation.

Un système d’aide a la navigation :

La navigation sera assistée sous différentes formes (info-bulles, guide animé et tutoriels

subjectifs), ainsi le senior ne se retrouvera jamais seul sur le site et aura toujours une explication claire et pertinente pour chaque élément qu’on lui proposera.



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3.2.2. Univers

Pour répondre à la problématique générale, il sera important de définir en premier lieu

les acteurs du futur site. Tout d’abord nous aurons les personnes âgées. Autour de ces dernières la famille et les proches joueront un rôle important. Il y aura également les auxiliaires (ou animateurs) dans les maisons de retraite qui permettront à leur tour de créer un lien. Enfin, si besoin est, des conseillers d’orientation assisteront les familles dans leurs démarches.

Les moyens d’intégration peuvent jouer sur différents plans : l’environnement graphique, ergonomique, narratif et sonore. Ces différents facteurs vont donc être essentiels pour différencier les façons dont les acteurs vont aborder le site.

L’environnement graphique pourra déterminer les différents accès en fonction des utilisateurs. En reprenant un code couleur respecté dans l’ensemble de la navigation, l’univers graphique dans lequel l’usager s’immerge sera visuellement compréhensible et segmenté de manière à atteindre un idéal de navigation. De plus l’utilisation de couleurs pour spécifier visuellement les outils disponibles induit forcément une personnalisation possible de l’interface de manière à produire un sentiment d’appartenance.

En fonction des utilisateurs (la famille, l’assistance, les personnes âgées …) nous orienterons l’ergonomie du site. En effet, il sera important d’utiliser des polices différentes et de varier les tailles de ces dernières en fonctions des utilisateurs. Une option « accessibilité » pourra également renforcer la compréhension du site pour les personnes handicapées. Concrètement nous pourrions arriver à une interface modulaire en fonction de l’utilisateur enregistré se connectant au service, ainsi l’usager principal, la personne âgée, n’aura jamais à interagir avec une interface qui n’est pas pensée pour elle.

En fonction des différents acteurs, l’environnement narratif pourra également être différent. Un vocabulaire simple et efficace se devra d’être privilégié pour les personnes âgées, en revanche nous pourrions proposer pour les familles des structures de phrases riches et soutenues. Enfin concernant les animateurs, des instructions brèves et précises, leurs permettront d’avoir un accès rapide à l’information.

Prenons un exemple :

Pour une personne âgée : « Accédez au document en cliquant ici »

Pour la famille : « Veuillez trouvez-ci-joint le fichier »

Pour un animateur : « Fichier à télécharger »



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L’environnement sonore est une pièce importante à ne pas négliger. En fonction des utilisateurs, des sons appropriés à chacun pourront se dévoiler. En effet concernant les personnes âgées, un ensemble de sons précis et efficaces pourra les orienter dans la navigation. Concernant la famille, des sons doux et agréables permettront de rendre la visite sur le site confortable et intuitive. Enfin, concernant les animateurs, des sons discrets pourront être mis en œuvre, cette démarche permettra de ne pas encombrer et lasser leur travail au quotidien sur le site.

Prenons l’exemple suivant, le site Cacharel propose un site avec plusieurs déclinaisons sonores, l’accueil propose une ambiance destinée aux adultes (ambiance rock et glamour). En revanche l’espace qui propose la gamme «myamor» diffuse une ambiance sonore destinée aux adolescents et jeunes adultes. La navigation s’en retrouve alors irrémédiablement plus efficace par une immersion dans chaque univers par chaque cible d’usager.

Les 5 notions que nous venons d’aborder sont les piliers d’une réflexion ergonomique qui vont différencier les acteurs de notre futur site. Toutes ces notions jouent un rôle important et permettent de guider au mieux l’utilisateur en fonction de sa catégorie, définie au préalable (personnes âgées, assistance, famille..).



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3.2.3. Immersion

Afin de réussir à définir un tel service web, une réflexion innovante est nécessaire.

En utilisant les possibilités désormais abordables des nouvelles technologies web, en utilisant massivement le player Flash 10, la technologie Flex et une grande partie des réflexions Rich Internet Application, une interface dynamique, intuitive et immersive se révèle possible.

L’analyse de quelques exemples existants permettra de mieux définir notre offre.

Site n°1 : http://www.converse.de/

Le portail allemand de la marque à l’étoile offre une interface en full flash, pour

permettre à l’internaute de naviguer au sein d’un espace aéré et pertinent. L’information est disposée sur de grandes vignettes sur lesquelles sont inscrits les intitulés de la rubrique.

Avantages Inconvénients Personnage d’aide en vidéo Large barre pour affiner la recherche Menu classique également présent Diapositives des articles accessibles Zoom sur les fiches produit Outils tous disponibles sur la même page

Poids de l’animation Chargement en ouverture Nécessite des Plugins

La technologie utilisée permet d’y intégrer une animation vidéo qui fluidifie et dynamise l’interface. Pour notre projet, c’est la rubrique « KATALOG » qui a retenu notre attention et plus particulièrement l’onglet « ProductFinder ».

En effet le site propose son catalogue de façon innovante, par une présentation des articles et surtout une classification adaptée pour une recherche simple et intuitive. Le site étant en Allemand, la navigation et la recherche du produit souhaité se révèle totalement accessible pour un utilisateur francophone. Celle-ci est facilitée par une large barre noire parfaitement intégrée dans le graphisme du site. Elle regroupe différentes options permettant entre autre d’activer une aide vidéo et sonore ou encore une classification par genre de produits. La fiche produit est quand à elle également bien agencée.



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Site n° 2 :http://www.markez-models.com

Le site markez-models où est présentée la collection de l’enseigne donne une

navigation totalement innovante. On peut facilement la comparer à l’utilisation de la Wii. L’interface se compose autour d’une photo de mode occupant l’espace sur la totalité de la page. Aucune information n’est disponible si ce n’est les références des vêtements portés.

Avantages Inconvénients Navigation originale Formes assez simples Flexibilité pour la reconnaissance des tracés Mise en avant des représentations

« Help » assez discret Chargement en ouverture Nécessité des Plugins Pas de plan de site Demande une certaine aisance avec l’informatique

En bas sur la gauche se trouve l’aide pour la navigation. Le principe est donc de dessiner des formes pour pouvoir se déplacer sur les différentes planches et arriver ainsi à l’information. Nous savons que les personnes âgées apprécient de plus en plus la console de Nintendo pour son côté interactif et ludique. Il donc est important de souligner la simplicité des mouvements de souris à faire pour dessiner les objets de transitions ainsi que la grande flexibilité de leur exécution.



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Site n°3 : http://culturebox.france3.fr/

Sous ce nom de domaine se trouve un site dédié à la culture. Il regroupe différents

reportages réalisés par les équipes locales et nationales de la chaîne de télévision France 3. Le site en général se présente sur la totalité de la page. Sur la droite se trouve une commande de navigation. Le premier ressenti sur cet espace est que l’internaute est immergé au sein de la navigation de façon à contrôler entièrement ses choix de manière totalement intuitive et simple. Il se voit alors proposé plusieurs moniteurs qui lui permettront de créer son propre programme. La commande de navigation est là pour rappeler une télécommande. Elle permet ainsi de gérer la navigation au sein d’une seule et même page.

Avantages Inconvénients Navigation personnaliséeCommande de navigationChargement rapideAmbianceNavigation souple et agréable

Peut être brouillon à la 1ère approcheOutil « Aide » pas facile à trouverMenu haut, regroupant les chaines globales, induit le visiteur en erreurNécessite le lecteur Flash



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Au vu de l’ensemble de ces exemples de navigation web particuliers, certaines

technologies ressources se révèlent très pratiques afin d’atteindre nos objectifs ergonomiques et visuels.

Nous avons donc décidé de nous pencher activement sur la technologie Flex d’Adobe, nous permettant de réaliser une interface complète et multimédia sur un seul et même axe de navigation. La possibilité donnée par les technologies de travailler en parallèle le design et le développement dans une optique d’intégration de médias tels que des vidéos, des animations, des images et une communication serveur qui rend possible un ensemble de services de communication, est idéale pour notre projet.

La création d’une interface de ce type, dédiée à la personne âgée, mais également utilisable par son entourage, la transportant dans un univers simple, sécurisé, agréable et personnalisable, sera notre but, l’aboutissement de 3 mois de production dans le cadre de ce projet.



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3.3. Système de communication

Que ça soit à l’intérieur du groupe ou avec le grand public, il est indispensable pour

une agence de cette taille de disposer d’outils de communication. Des choix ont été opérés afin de cibler au mieux les besoins en matière de communication interne et externe que le projet nécessite. Voici un bref justificatif de ces choix.

Communication interne

L’agence « extenso » compte un effectif de travail de 24 personnes. Afin de faciliter

l’échange de documents et de données formelles et informelles à l’intérieur de l’agence, nous avons mis en place différents outils spécifiques.

La réunion

Lors du lancement du projet il est important que tous les membres du groupe

soient présents. La réunion ce veut alors un moyen efficace de communication entre les différents acteurs autour du projet. Certaines problématiques comme le nom de l’agence, le choix du logo et surtout l’idée principale du concept de ce projet, que nous avons pour mission de réaliser, doivent être abordées en présence de tous. Une fois la base de travail définie, les différents pôles s’organiseront de telle sorte que les réunions regrouperont simplement les chefs de projet et les chefs de pôle.

Une réunion hebdomadaire est indispensable pour le suivi de réalisation des tâches. Cette rencontre permet aussi de faire remonter les problèmes rencontrés.

Le Compte-rendu

Les réunions ont lieu tout au long du projet, et ont pour finalité de regrouper certains

membres de l’équipe afin de communiquer sur le projet en général. La retranscription des informations échangées se fait sous forme de comptes-rendus. Ces comptes-rendus seront écris à tour de rôle par chaque membre du groupe, désigné un à un selon la liste alphabétique. L’intérêt de ces comptes-rendus dans le cas où ils bénéficient d’un classement chronologique et d’une disponibilité sur notre groupware est de conserver une trace de chaque discussion et points de validation qui auront lieu au cours de ce projet.



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Le groupware

Dans le cadre d’un partage transparent des informations qui touchent au projet,

notre équipe se doit de s’investir dans la mise en place et le suivi d’une plateforme de travail collaboratif.

eGroupware est l’outil qui a été retenu au sein de notre groupe. Il est accessible en ligne à l’adresse : http://www.projet-extenso.fr/groupware.

Les fonctionnalités utilisées au sein du groupware de l’agence Extenso sont les suivantes:

- Gestionnaire de fichiers : organisation par pôle et par domaine / sauvegarde des fichiers de travail

- Planning de projet et gestionnaire des tâches par pôle ou par ressource individuelle

- Administration des comptes rendus de réunion et notifications par e-mail

- Gestionnaire de contacts / carnet d’adresse

- Solution de messagerie personnalisée

Le mail

Le groupware contient un outil de webmail.. Celui-ci facilite très nettement les échanges

entre membres du groupe puisqu’il rassemble en un même lieu les données et les mails. On évite via cette solution la déperdition d’informations sur des boites personnelles privées. Chaque membre du groupe possède une adresse mail dédiée de type « @projet-extenso.fr », celle-ci se compose de la première lettre du prénom du membre et de son nom de famille complet.

Exemple :

Julien PERRIN -> [email protected]



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Autres outils

Pour les types d’échanges de données plus personnelles, l’agence a mis à disposition

de son équipe, la liste des contacts des membres ainsi que leur adresse de messagerie, leur numéro de téléphone portable et leur adresse postale personnelle dans le cas où les rendez-vous de travail se feraient à domicile ou pour une gestion des conflits plus personnelle.

À l’intérieur de chaque pôle de travail (Design, Interactivité, Développement, Communication-Management, Gestion), des dossiers publics ont été créés sur le FTP du groupe avec des accès personnalisés pour chaque pôle. Ainsi, un webdesigner souhaitant partager une maquette avec un collaborateur pourra utiliser une connexion particulière du FTP sans aucun risque de supprimer d’autres fichiers, il avertira ensuite son collègue par mail ou message de la disponibilité de son fichier.

Communication externe

L’agence « extenso » aura un fort besoin de communiquer au cours du projet avec

un public environnant composé non seulement des acteurs tels que nos partenaires, mais aussi avec toute personne intéressée de près ou de loin à notre démarche innovante. C’est pourquoi l’agence a mis en place certains outils ayant pour but de faciliter les échanges avec un public externe au projet.

Les mails officiels

Toutes les semaines, les comptes-rendus de réunion de travail tenus par l’agence

sont envoyés directement par mail aux acteurs encadrant le projet. La mise en place de ce lien privilégié se justifie par le désir d’un meilleur suivi de nos actions et des retours plus rapide au sujet d’éventuelles questions. La communication par mail officiel pourra toutefois s’accompagner de rendez-vous particuliers, toujours dans l’idée de garder le contact et de tenir au courant nos partenaires de l’avancée du projet.

Le blog

Pour communiquer sur le projet mais également autour du projet, l’agence

«extenso» s’est munit d’un blog. La particularité justifiant le choix d’un tel support, est l’envie de sensibiliser un large panel d‘internautes à notre projet. L’objectif du blog est de créer de l’émulation autour du projet, autour du concept et même autour d’une communauté bien précise : celle qui nous intéresse, les séniors. Le blog est le lien de l’agence vers le grand public, on peut ainsi avoir des retours d’internautes sur notre concept, et en tirer les enseignements en conséquence. L’agence souhaite que ce blog soit le plus interactif possible, avec un maximum d’échanges entre les internautes eux mêmes et entre les internautes et le groupe Extenso.



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Un précurseur dans le domaine…

La réussite de notre projet pourrait permettre la sensibilisation des acteurs du web aux

problèmes rencontrés par les personnes âgées naviguant sur le web.

Cela pourrait par la suite entrainer l’émergence de nouvelles solutions spécialement adaptées pour eux.

Nouveaux services

La mise en place d’un classement national des maisons de retraite pourra être

envisagée, tout comme l’implémentation de nombreux nouveaux services en fonction des retours des utilisateurs.

Réutilisation du concept

À plus long terme, le concept même du site pourrait aussi être réutilisé dans d’autres

domaines. On pourrait par exemple penser au même type de service appliqué aux crèches ou aux services d‘accueil spécialisés.

4. PERSPECTIVES


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Développement du projet au niveau national...

Au départ ce projet est prévu pour une utilisation à l’échelle départementale

(le Var) mais il pourrait, à terme, prendre une envergure nationale. Notre service serait alors implanté dans toutes les maisons de retraite de France.

Cela pourrait entrainer l’apparition d’une large communauté active autour du site et y apporter dans un même temps, plus de vie. Toujours dans l’optique du développement du projet on pourrait imaginer l’associer à une action gouvernementale. Cette association pourrait permettre d’augmenter le nombre et la qualité des informations disponible sur le site en plus de la pertinence d’un tel service web.

Vers l’international

Pour finir, en sachant que dans les pays d’Europe du Nord, le taux de personnes

de plus de 60 ans activement connectées à internet est très élevé, on peut donc aisément imaginer une internationalisation de notre service en commençant donc par les pays nordiques.

4. PERSPECTIVES


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Le projet a deux axes de réflexion : le premier, à l’initiative du Conseil Général

du Var, est de type annuaire et informatif et le second, introduit par la FING, est un axe relationnel qui permet une communication entre la personne âgée en EHPAD et ses proches.

5.1.1. Les sites «annuaire» et d’informations

Les maisons de retraites(www.lesmaisonsderetraites.fr)

Ce site est orienté vers les familles cherchant une maison de retraite

pour leurs proches. Il propose un annuaire répertoriant les établissements d’hébergement pour personnes âgées françaises ainsi que des rubriques d’informations pour accompagner et aider les familles à trouver la maison de retraite la plus proche de leurs attentes. Il dispose d’un outil de recherche, de dossiers thématiques, d’annonces d’emploi du secteur et d’un accès professionnel. Cet accès professionnel permet aux maisons de retraite, employeurs du secteur et prestataires de services de gérer leurs annonces et parutions.

5. ANNEXES


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Nom Informations générales sur les retraités (droits, pathologies, …)

Informations sur les maisons de retraite (préinscription, service de recherche …)

Outils disponibles sur le site

Les maisons de retraite « bien choisir la maison de retraite »« dossiers santés » et maladie d’Alzheimer

Moteur de recherche pour établissements pour personnes âgées, CLIC, DDASS, ALMA …, maison de repos en Belgique

Espace emploi, accès professionnel

Cap Retraite Dossiers thématiques : Droit, Grand Age, Subventions, Maison de retraite

Moteur de recherche, (Maisons de retraite, hôpitaux, CLIC, CCAS, MJD), service de recherche personnalisée (SRP) (conseillers)

Blog, newsletter, annuaire, FAQ

3ème Vie Quelques dossiers thématiques

Moteur de recherche, SRP (conseillers)

Annonces d’emploi, forum, recherche d’aide à domicile

Info maison de retraite Dossiers thématiques : « les maisons de retraite », « les pathologies », « les subventions »


Guide Maison de Retraite

Dossiers thématiques : maladie, droits, subventions


Espace professionnel, annonces d’emploi

Logement retraite (www.logement-retraite.fr)

Peu d’informations Recherche type annuaire Aucun, espace professionnel

Ascelliance Retraite ( w w w. a s c e l l i a n c e -retraite.fr)

Dossiers thématiques sur les maladies, les droits …

SRP (conseillers) Aucun, espace professionnel

(maisonderetraitedefrance.com)

Peu d’informations Réservation en ligne, SRP

Aucun, espace professionnel

Agence des séniors (www.agencedesseniors.com)

Dossiers thématiques, SRP (conseillers) Espace professionnel

Orientation retraite Peu d’informations Service de recherche(www.orientationretraite.fr) personnalisée

5. ANNEXESTableau comparatif


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Cap Retraite (www.capretraite.fr)

Ce site permet aux familles de trouver une maison de retraite privée accompagnées

de conseillers spécialisés en gérontologie. Ces conseillers permettent de renseigner, orienter, et évaluer les besoins. Ils s’engagent à amener jusqu’à terme les dossiers de placements. Le site présente des dossiers (droits, maladie d’Alzheimer, maltraitance ...). Il dispose d’un blog, d’un annuaire, de guides ...

3ème Vie (www.3evie.com)

Ce site permet de trouver une maison de retraite, une aide à domicile et un

emploi. De plus il permet de présenter les différentes structures d’accueil ainsi que les aides et allocations. Il dispense également des informations utiles et des dossiers thématiques. Un service permettant de trouver des maisons de retraite est disponible. Une recherche géographique est possible via un formulaire ou une carte. Chaque service présent sur le site est présenté en page d’accueil. Le site est clair, aéré et bien structuré.

5. ANNEXES


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Info maison de retraite(www.info-maison-de-retraite.fr)

Ce site propose comme la plupart des autres sites un annuaire, un moteur de

recherche des maisons de retraite, les dossiers sur les pathologies et les aides financières disponibles. Le site est clair et agréable. La mise en page est structurée de façon cohérente.

Guide Maison de Retraite(www.guide-maison-retraite.com)

Ce site internet propose les mêmes services que le précédent. Il propose

en plus une partie emploi en construction qui permettra aux chefs d’établissements d’accueil pour personnes âgées de diffuser leurs offres d’emploi et permettra aux candidats de déposer leur candidature en ligne.

5. ANNEXES


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5.1.2. Les sites relationnels et les moyens de communication

Tableau comparatif

Nom Type de service Outils disponiblesVia Familia Plateforme de communication

gratuitePartage de :- photos- agendas- bloc note- sites web favoris- tchat

Bitwiin Plateforme de mise en relation pour les seniors

Publication d’annonces

Jive Concept d’outil de communication Matériels facilitant la communica-tion de la personne âgée vers ses proches

Papoo Concept d’outil de communication Matériel, sous forme de télécom-mande, destiné à toutes personnes handicapées, retraitées … pour communiquer avec son entourage

Quomodo Plateforme de communication payante

Plusieurs services permettant de simuler un tableau de bord (partage de photos, vidéos, agendas,…)

Tribuweb Plateforme de communication gratuite

Myspace Plateforme de communication gratuite

Outils de partage classique + par-tage audio

Facebook Plateforme de communication gratuite

Plusieurs milliers d’outils de commu-nication plus ou moins utiles

5. ANNEXES


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Via Familia (fr.viafamilia.com)

Ce site est orienté vers la famille pour partager des informations avec

leurs personnes âgées. Il propose diverses applications gratuites : des albums photos, des agendas, un bloc note, des messages, un tchat et un système de sites web favoris.

Bitwiin (www.bitwiin.fr)

Ce site permet de mettre en relation les seniors actifs avec les individus. Ainsi

le visiteur peut rechercher un senior proche de chez lui. Et inversement, les seniors peuvent mettre leur « CV » pour être contactés. Cette approche permet aux seniors d’être employés de façon ponctuelle et ainsi d’être rémunérés en fonction de leurs services.

5. ANNEXES


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Jive (www.jive.com)

Jive est un nouveau concept de communication destiné aux séniors. Le

système JIVE repose sur 3 appareils : le routeur, le PC appelé « Betty » et des pass personnels suivant les contacts. Ainsi les personnes âgées se connectent automatiquement grâce à leur puce RFID et communiquent avec leurs contacts par l’intermédiaire des pass personnels. L’identification et la correspondance se font automatiquement avec une puce RFID. Aucune souris n’est nécessaire car les actions se font suivant le positionnement de la puce à l‘écran.

Quomodo (www.quomodo.com)

Créée en 2006, Quomodo est une plateforme de communication internet

orientée vers les familles, les associations, les clubs sportifs … Ce site permet de créer des « intranet » privés. Les formes d’applications communes telles que le partage de photos, vidéos, documents, agendas, blogs, échange d’informations sont disponibles. Les membres développeurs sont invités à contribuer en ajoutant des applications « communautaires ». Il se rapproche d’un réseau social intime.

5. ANNEXES


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Tribuweb (www.tribuweb.com)

Son principe est le même que Quomodo à l’exception que les services sont gratuits.

Il s’accompagne d’un annuaire et d’un système de petites annonces.

MySpace (www.myspace.com)

Fondé en 2003, MySpace est un site internet de réseau social qui met gratuitement

à disposition de ses membres enregistrés un espace web personnalisé. Il permet d’y créer un blog, d’y entreposer ses compositions musicales et d’y remplir diverses informations personnelles. Le site possède aussi un système de messagerie qui permet par ailleurs d’y poster ses photos. Il est ainsi connu pour héberger de nombreux sites internet de groupes de musique. En avril 2008, le site comptait plus de 230 millions de membres.

5. ANNEXES


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Facebook (fr.facebook.com)

Facebook est un site web de type réseau social destiné à rassembler des personnes

proches ou inconnues. Il est à l’origine le réseau social fermé des étudiants d’Harvard avant de devenir accessible aux autres universités américaines. En juillet 2008, il rassemblait plus de 90 millions de membres à travers la planète, il est le 5e site le plus visité au monde selon Alexa Internet. Il permet d’ajouter plusieurs applications plus ou moins utiles.

5. ANNEXES


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5.2. Comptes-rendus

5.2.1. Réunion du 1er Octobre 2008

5.2.1.1. Ordre du jour

- Résumé des attentes du CG83 et de la FING au niveau du projet

- Définition des différentes places et tâches à pourvoir dans le groupe

- Elaboration de l’organigramme

5.2.1.2. Personnes concernées

Toutes l’équipe (10h-13h Ingémédia)

5.2.1.3. Avancement

Proposition de constitution du groupe

- Deux chefs de projets : Olivier Bérard et Aubéline Vo Van Chieu.

- Un pôle management/communication: Aurélie Devoisin, Kévin Alonso, Amandine Fougeret, He Pan et Julien Perrin.

- Un pôle graphisme : Nadia Jamnik, Damien Fournet et Zhenyi Cui.

- Un pôle Audiovisuel: Samir Hamiche, Sébastien Caltagirone, Simon Culdaut, Julien Vignoboul, Benoit Da Silva, Anthony Marty et Paul Tison.

- Un pôle développement : Benoit Cavalli, Romain Cuisnier, Jianjun Qi, Rami Ouesslati, Hu Xia Chon et Jiabei Yan.

Propositions au niveau du projet

- Deux sites bien distincts : Réalisation d’un site administratif à caractère informatif encadré par le CG83 et un site se basant sur un aspect plus social afin de répondre aux attentes de la FING. Les deux sites seront cependant liés par une action de communication transversale.OU Réalisation d’un site de type les pages jaunes avec si possible quelques plus-values. En option une mise en relation avec un site communautaire.

- Achat d’un nom de domaine : EHPAD83.com ou .fr

Questions

- A l’intention du CG : La base de données du site ne contient-elle que des fiches d’établissement EHPAD ou bien aussi de tout autre service privé ?

5. ANNEXES


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5.2.1.4. Prochaine réunion

Date de la prochaine réunion

Le 2 Octobre 2008 (10h-12h ingémédia) pour toute l’équipe

Ordre du jour de la prochaine réunion

- Présentation de l’organigramme et validation de tous après débat si besoin

- Désignation des chefs de pôles

- Réflexion concernant le projet en lui-même afin de faire surgir des questions qui permettront de commencer la note d’intention.

5. ANNEXES


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5.2.2. Réunion du 2 Octobre 2008


- Présentation de l’organigramme et validation de tous après débat si besoin.

- Désignation des chefs de pôles

- Réflexion concernant le projet en lui-même afin de faire surgir des questions qui permetront de commencer la note d’intention.



5.2.2.3. Avancement

Responsables de pôles

- Deux chefs de projets : Olivier Bérard et Aubéline Vo Van Chieu

- Responsable du pôle management / communication : Aurélie Devoisin

- Responsable du pôle graphisme :Nadia Jamnik

- Responsable du pôle Interactivité:Samir Hamiche

- Responsable du pôle développement :Romain Cuisnier

Propositions au niveau du projet

- Achat d’un nom de domaine : EHPAD83.com ou .fr (2Go)

- Justification de l’achat : problèmes de mac serv assez régulier d’où le besoin d’avoir un emplacement pour mettre tous les dossiers et les sources. Sur le mac serv, le projet sera mis à jour régulièrement.

Questions

- Nom de groupe et de projet : Faut-il un nom de groupe et un nom de projet ? S’il y a deux sites faut il deux noms ?

5.2.2.4 Prochaine réunion


Le 6 Octobre 2008 (14h-15h Ingémédia) avec toute l’équipe


- Pôle gestion - management communication : mise en place du sommaire de la note d’intention

- Olivier - Romain : se renseigner pour la mise en place d’un groupware

- Attention : note d’intention à rendre le 30 octobre

5. ANNEXES


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- Validation du nom

- Retour du RDV avec M. Bonfils et Mme. Pybourdin

- Répartition des tâches

- Note d’intention



5.2.3.3. Avancement

Changement de pôle d’Anthony Marty. Passage du pôle interactivité au pôle développement.

Validation du nom : Extenso

- La vieillesse n’est pas la fin de vie. Extension de la vie.

- Attention au rapprochement à la marque de café expresso. Mais George Clooney n’est-il pas représentatif de l’homme entrant dans la catégorie senior à 50 ans !

- Extenso au japon = zen

- Extenso.org => nutrition

- Inextenso.fr

- Inextenso.org => moteur de recherche dans les sciences humaine

- Team-extenso => jeu

Retour du RDV avec M. Bonfils et Mme Py-bourdin

- Un seul site : Le site communicationnel est imbriqué dans le site institutionnel. On peut y entrer grâce à un login.

- Informations concernant les maisons de retraite Le site ne regroupe pas que les EHPAD mais toutes les maisons de retraite privées ou publiques. Les informations nous seront données pour la création des fiches.

- Site communicationnel : Ce n’est pas seulement la communication entre la personne âgée placée en maison de retraite et sa famille mais aussi avec les assistantes sociales… Tout le monde doit pouvoir communiquer avec tout le monde. Attention aux différents niveaux de communication ! Attention au secret médical ! La communication ne doit être en aucun cas commerciale.

Proposition de répartition des tâches

- Pôle Graphisme : proposition de charte graphique de logo. Aspect graphiques de la note d’intention du cahier des charges, de la

5. ANNEXES


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plaquette et de la galette DVD, badges

- Pôle Développement : mise en place du groupware, solutions techniques : flex, air… solutions techniques au sein des maisons de retraite – mise à niveau

- Pôle Communication : recherche au niveau de l’arborescence et de l’ergonomie – note d’intention - veille

- Pôle Interactivité : proposition de contenu, trouver le lien entre le site institutionnel et communicationnel– solutions techniques du DVD – mise en place d’un blog – buzz vidéo – présentation du groupe – mise à niveau

- Pôle Management : sommaire de la note d’intention – redéfinition clair des contenus pour le portail – rédaction de la note d’intention

- Pôle gestion : planning – achat de nom de domaine et d’hébergement

Proposition de sommaire note d’intention

Accroche

1. Concept :

1.1 Contexte

1.1.1. CG83 => client

1.1.2. Fing => partenaire

1.1.3. La commande => besoins et attentes

1.2 Concept => réponse aux besoins

1.3 Identité extenso

1.3.1. Logo => explication du nom

1.3.2. Identité visuelle => charte graphique

1.4 Organisation

1.4.1. Organisation du projet

1.4.2 Ressources

2. Environnement du projet :

2.1. Cibles et usages


2.3. (budgétisation)

3. Projet extenso :

3.1. Aspect institutionnel

3.2. Aspect communicationnel

3.3. Système de communication

4. Perspectives :

5. Annexes :

5.1. Comptes-rendus de réunion

5.2. Liens

Nomenclature

- Comptes rendu de réunion : M2IM_nomdugroupe_CR_ jjmmaa => CR à envoyer

- Comptes rendu de réunion : nomdugroupe_pôle_CR_jjmmaa => CR en interne par pôle

- Nom de pôle : gestion : gest, communication : com, développement : dev, graphisme : graph et interactivité : inter

- Note d’intention : M2IM_08_nomdugroupe_NI_V# => NI à envoyer

5. ANNEXES


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- Note d’intention : extenso_NI_numérodepartie_auteur_V# => NI en interne

- Cahier des charges : M2IM_08_nomdugroupe_CDC => cahier des charges à envoyer

- Cahier des charges : extenso_CDC_numérode-partie_auteur_V# => CDC en interne

- Questionnaire : extenso_sondage_testutilisateur_ jjmmaa _V# => questionnaire en interne

- Questionnaire : extenso_sondage_recherche_ jjmmaa _V# => questionnaire en interne



Le 9 Octobre 2008 (13h30h-15h30 Ingémédia)


- Pôle graphisme : Proposition de logos et charte graphique

- Pôle développement : Groupware mis en place

- Pôle interactivité : Proposition de contenu et structure du s ite

- Pôle management/communication : Note d’intention et contenu, ergonomie, navigation des deux sites + veille

5. ANNEXES


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- Proposition de logo et charte graphique

- Présentation du groupware

- Suivi de la rédaction de la note d’intention

- Proposition par le pôle communication et intéractivité du site projet


Toute l’équipe (13h30-15h30 Ingémédia)

5.2.4.3. Avancement

Retour du RDV entre chefs de pôles

- Graphisme : Demande du pôle : Est-ce que le CG peut envoyer son logo et leurs attentes graphiques

- Développement : Groupware composé de plusieurs modules + webmail. Travail sur la méthodologie. En question frameworks ou pas ?

- Interactivité : Choix graphique pour le blog choisi. Un seul nom ou deux avec le même service, c’est plus ou moins la même chose. La base de données de photos va se créer à chaque sortie par des responsables du suivi

photo du projet.

- Management : Travail de veille et rédaction de la note d’intention

Afin de faire le planning général du projet, il faudrait les compétences de chacun

Système d’information

- Nom de domaine : http ://www.projet-extenso.fr

- Communication interne :

http ://www.projet-extenso.info héberge le groupware et le blog

http ://gw.projet-extenso.fr

http ://projet-extenso.fr/webmail/ => adresse accessible aussi via le groupware

mail : [email protected]

le nom d’utilisateur : toute l’adresse mail

Choisir un webmail dans la liste afin d’accéder à nos mails via le groupware

http ://blog.projet-enxtenso.fr

pour tout problème concernant le groupware, contacter romain

création d’identifiants pour les professeurs

- Serveur ftp : Utiliser filezila3 + Accès au blog

5. ANNEXES


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Propositions de logo

- Couleurs : bleu – orange – vert

- Typographie : simple et fluide

- Interprétation : personnes âgées entourées, protégées, au cœur du logo, au centre du projet – extension de la vie => fuite vers la droite

- Sortir des logos à silhouettes ?

Semaine bleue sur le thème « connectez-vous »

- Du 20 au 26 octobre => faire un retour d’un évènement.

- Utiliser cette rencontre pour s’informer sur notre cible

Questions

A l’intention du CG :

- Serait-il possible d’avoir le contact du service communication afin d’échanger sur le projet ?

- Pourrait-on avoir une liste d’EHPAD à contacter pour organiser des rencontres svp ?



Le 13 Octobre 2008 (17h-18h30 Ingémédia)


- Evolution de la charte graphique

- Retour sur l’utilisation du groupware

- Suivi de rédaction de la note d’intention

- Proposition de plus value pour le projet => travailler le concept et le contenu.

5. ANNEXES


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- Présentation et choix des activités pour la «semaine bleue»

- Proposition et définition du logo

- Recherche du concept


Toute l’équipe (17h30-19h Ingémédia)

5.2.5.3. Avancement

Présentation de la « semaine bleue »

La Semaine Nationale des Retraités et Personnes Âgées, appelée Semaine Bleue, vise à informer et sensibiliser l’opinion publique sur la contribution des retraités à la vie économique, sociale et culturelle, sur les préoccupations et difficultés rencontrées par les personnes âgées, sur les réalisations et projets des associations. Cet évènement se déroule du 20 au 26 octobre 2008.

Thème 2008

« Jeunes et vieux, connectez-vous !»« Pour

vivre ensemble nos âges et nos cultures, restons connectés ! » Se contacter pour mieux entrer en relation, et rompre ainsi la spirale de l’isolement et de la solitude qui frappent trop souvent les plus âgés d’entre nous et les jeunes aussi parfois.

Connectez-vous :

- à votre famille, vos amis et voisins,

- à la création,

- à Internet,

- au monde,

- entre vous, etc.

Ateliers choisis par le groupe

- Wii

- Communication « online »

- Navigation Internet

- Photographie

- Musique

Date des activités prévues

Mercredi 22 octobre – après-midi

Proposition et définition du logo

9 logos ont été présentés. Après un vote avec les membres présents, le logo retenu est le numéro 5.

5. ANNEXES


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Recherche du concept

Cible : personnes âgées résidant en EPHAD

Brainstorming : types de services de la partie communicationnelle :

- Tchat, messagerie instantané *

- Webmail *

- Discussion vidéo / audio *

- Lecteur audio

- Partage de fichier type galerie (photos / vidéos) *

- Agenda – calendrier

- Perso 3d (2nd life)

- Création d’avatar *

Personne âgée

Famille Personel de santéExterne | Interne

Associations

Tchat (msn) X XWebmail X X X X XVisio X XGalerie X X XJeux X XGoogle map X X O

* : services communicationnels retenus

- Espace perso *

- Jeux de réflexion (scrabble, sudoku …) avec tournoi inter-EHPAD *

- Flux RSS

- Googledocs

- Googlemap (placement des persos, localisation des photos) *

- Horloge

- Arbre généalogique

- Widgets (météo, bourse, programme tv, horoscope …)

Afin de déterminer les services qui seront utilisés par les différents acteurs, un tableau a été dressé

X : utilise O : peut utiliser

5. ANNEXES


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Grands axes du projet

- Espace multimédia dédié à la personne âgée

- Donner envie à la famille de communiquer

- Simplifier l’interface pour la personne âgée

- Adopter un système de communication indirecte (potentiellement directe) de la famille vers la personne âgée

Note d’intention

Travail de rédaction à répartir par les chefs de pôle. Les rédactions doivent être suivies et transmises par les chefs de pôle pour le 20 octobre.

Divers

Chaque membre veillera à tester le webmail et le groupware (télécharger un fichier, envoyer un fichier, créer un répertoire …) doit tester le webmail + groupware, s’adresser à Romain ([email protected]) en cas de problème.

5.2.5.4. Prochaine réunion


20 ou 21 octobre (17h-18h30 Ingémédia)


- Choix de l’EPHAD retenu pour la journée de la « semaine bleue ».

- Approfondissement du concept (services, application, contenu).

- rédaction des parties de la note d’intention pour le 20 octobre.

5. ANNEXES


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- Retour sur la réunion des chefs de projet

- Note d intentions

- Nouveau groupware

- Le logo


Toute l’équipe (17h-18h Ingémédia)

5.2.6.3. Avancement

Retour sur la réunion des chefs de projet

- Les chefs de projet IM se sont réunis et se sont répartis les maisons de retraite de la liste fournie par le CG, nous irons voir une privée et une public : Canto Mais (Ollioules) et Mas des Sénés à La Garde. Le groupe 4 est le seul à avoir vu le CLIC. Ils nous feront suivre les informations récoltées.

- La nécessité de validation de la liste commune des EHPAD à contacter nous conduit à repousser l’événement prévu lors de la Semaine Bleue

- Les groupes IM ont décidé de partager les informations récoltées, hormis celles relatives au

concept de chacun

- Un questionnaire commun à administrer dans les EHPAD a été initié par les chefs de projet IM.

Retour sur la note d intention

- Pole gestion : Aurélie a récupéré toutes les parties

- Graphisme : texte à 70% terminé, logo à revoir sera fini rapidement.

- Interactivité : la partie concept : en plein travail dessus / partie pris établi, analyse d’exemples... Certaines parties reçues / organigramme presque fini / manque d’infos sur la hiérarchisation de certains pôles. Travail fini pour la fin de semaine

- Développement : récupération des parties dans la journée, assemblage par la suite et mercredi ou jeudi ce sera fini.

- Assemblage des docs : vote pour Google doc

Groupware

- Changement de groupware : e-groupware / changement graphique

- Plus compliqué à mettre en place mais plus stable et plus simple à utiliser que le précédent.

- Fonctionnalités : contacts / web mail / gestionnaire de fichiers / calendrier / gestion des tâches et gestion de projet / outil de sondages anonymes

5. ANNEXES


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- Les contacts seront pré-existants pour tous

- Plus de détails par la suite avec une formation

Présentation du trombinoscope

Mis en place par Samir.

Retour sur le Logo

Le logo n’est pas assez en valeur, il faudrait le retravailler. D’après Vincent Krieff : il manque la «base line» donc nous avons un slogan à trouver. Il ne le trouve pas très lisible pour les seniors. Petites modifications à faire.



Jeudi 23 octobre 08 de 11h à 12h


- Pôle graphisme : Proposition du nouveau logo + note d’intention à finir.

- pôle développement : Note d’intention à finir + mise en place du groupware à finir.

- pôle interactivité : Note d’intention à finir.

- pôle management/communication : Note d’intention et contenu.

5. ANNEXES


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5.3. Webographie – Bibliographie

5.2.1. Les sites d’annuaire et d’informations

- Maisons de retraite : http://www.lesmaisonsderetraites.fr

- Cap Retraite : http://www.capretraite.fr

- 3ème vie : http://www.3evie.com

- Infos Maisons de retraire : http://www.info-maison-de-retraite.fr

- Guide Maisons de retraite : http://www.guide-maison-retraite.com

5.2.2. Les sites relationnels et plateformes de communications

- ViaFamilia : http://fr.viafamilia.com

- Jive : http://www.jive.com

- Bitwiin : http://www.bitwiin.com

- Quomodo: http://www.quomodo.com

- TribuWeb: http://www.tribuweb.com

- MySpace: http://www.myspace.com

- Facebook: http://fr.facebook.com

5.2.3. Les sites informatifs

- Conseil Général du Var : http://www.var.fr

- Fing (Fondation Internet Nouvelle Génération): http://www.fing.org

- Plus longue la vie : http://www.pluslonguelavie.net

5. ANNEXES


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5.4. Lexique

FING : Fondation Internet Nouvelle Génération

EHPAD : Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes

CLIC : Centre Local d’Informations et de Coor-dination

CCAS : Caisse Centrale d’Activités Sociales

CODERPA : Comité Départemental pour les Personnes Agées

APA : Allocation Personnalisée d’Autonomie

5. ANNEXES


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70

note d'intention | 03.11archives.fing.org/pluslonguelavie.net/img/pdf/extenso...2 environnement...

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