Document geacuteneacutereacute le 25 sep 2018 1412

Documentation et bibliothegraveques

Nommage de documents eacutelectroniques mise au pointet eacutevaluation drsquoune proceacutedure

Pierre Morlanne-Fendan et Marc Tanti PhD

Volume 59 numeacutero 2 avrilndashjuin 2013

URI ideruditorgiderudit1033220arDOI 1072021033220ar

Aller au sommaire du numeacutero

Eacutediteur(s)

Association pour lavancement des sciences et des techniquesde la documentation (ASTED)

ISSN 0315-2340 (imprimeacute)

2291-8949 (numeacuterique)

Deacutecouvrir la revue

Citer cet article

Morlanne-Fendan P amp Tanti M (2013) Nommage dedocuments eacutelectroniques mise au point et eacutevaluation drsquouneproceacutedure Documentation et bibliothegraveques 59(2) 82ndash90doi1072021033220ar

Reacutesumeacute de larticle

Le nommage des documents lors de leur enregistrement estune question probleacutematique En effet quel nom attribuer pourretrouver plus facilement lrsquoinformation Il nrsquoexistemalheureusement pas de proceacutedure standardiseacutee (ISO ouAFNOR) pour ce faire Cet article a pour objet de proposer unensemble de neuf regravegles constituant une proceacutedure qui pourraservir de base agrave une norme Sur un corpus traitant du risquesanitaire elle a eacuteteacute appliqueacutee et son reacutesultat eacutevalueacute Cent pourcent des reacutepondants de lrsquoeacutetude ont estimeacute qursquoelle permettaitde retrouver plus facilement et rapidement lrsquoinformation etapportait des donneacutees sur le contenu sans qursquoil soit neacutecessairedrsquoouvrir le document

Ce document est proteacutegeacute par la loi sur le droit dauteur Lutilisation des servicesdEacuterudit (y compris la reproduction) est assujettie agrave sa politique dutilisation que vouspouvez consulter en ligne [httpsaproposeruditorgfrusagerspolitique-dutilisation]

Cet article est diffuseacute et preacuteserveacute par Eacuterudit

Eacuterudit est un consortium interuniversitaire sans but lucratif composeacute de lrsquoUniversiteacutede Montreacuteal lrsquoUniversiteacute Laval et lrsquoUniversiteacute du Queacutebec agrave Montreacuteal Il a pourmission la promotion et la valorisation de la recherche wwweruditorg

Tous droits reacuteserveacutes copy Association pour lavancementdes sciences et des techniques de la documentation(ASTED) 2013

DOCUMENTATION BIBLIOQHEgraveQUES Nommage de documents

eacutelectroniques mise au point et eacutevaluation d une proceacutedure

PIERRE MORLANNE-FENDAcircN Etudiant en Master IEP Aix-en-Provence pierremorlannefendangmailcom

MARC TANTI PH D Responsable adjoint Uniteacute de veille sanitaire Centre dEpideacutemiologie et de Santeacute Publique des Armeacutees mtantigmxfr

REacuteSUMEacute | ABSTRACTS | RESUME Le nommage des documents lors de leur enregistrement est une question probleacutematique En effet quel nom attribuer pour retroushyver plus facilement linformation Il nexiste malheureusement pas deprocedure standardiseacutee (ISO ou AFNOR) pour ce faire Cet article a pour objet de proposer un ensemble de neuf regravegles constishytuant une proceacutedure qui pourra servir de base agrave une norme Sur un corpus traitant du risque sanitaire elle a eacuteteacute appliqueacutee et son reacutesultat eacutevalueacute Cent pour cent des reacutepondants de Veacutetude ont estimeacute quelle permettait de retrouver plus facilement et rapideshyment linformation et apportait des donneacutees sur le contenu sans quil soit neacutecessaire douvrir le document

The Naming of Electronic Documents A Summary and Evaluation of the Procedure

The naming of documents during their registration is problematic What name allows for an easy retrieval Unfortunately there is no standardized procedure (ISO or AFNOR) This article suggests nine rules that could make up such a procedure and could serve as the basis for a standard Using a group of documents relating to health risks the proposed standard was applied and its effectiveshyness evaluated All the persons surveyed believed that the standard was an easy and rapid method for the retrieval of information and highlighted certain facts without necessarily having to open the document

Creadon y evaluaciocircn de un procedimiento de clasificaciocircn de documentos electrocircnicos

El proceso de clasificaciocircn de los documentos para su registro siempre es problemacirctico De hecho iqueacute clasificaciocircn atribuirles para encontrar la informaciocircn con mayor facilidad Lamentable-mente no existe ningucircn procedimiento regulado para realizar esta tarea (ISO o AFNOR) Este articulo tiene como objetivo proponer un grupo de nueve reglas que conformen un procedimiento que sirva de base como criterio de evaluaciocircn Este criterio se aplicocirc en un grupo de prevenciocircn de riesgo sanitario y luego se eacutevalua el resultado obtenido todos los participantes consideraron que este criterio de clasificaciocircn permitia encontrar la informaciocircn necesa-ria con mayor facilidad y rapidez ademacircs de aportar informaciocircn sobre el contenido sin tener que abrir el documento

Problegraveme de recherche

LE DOCUMENT EST OMNIPREacuteSENT dans la vie coushyrante aux niveaux administratif scientifique technique juridique ou encore peacutedagogique

(Gervais 2001) Cependant le passage au numeacuterique a totalement bouleverseacute son contexte global de producshytion et de diffusion car il a quitteacute son support mateacuteshyriel natif le papier pour passer agrave une repreacutesentation unique et binaire dans les meacutemoires des ordinateurs Son mode daccegraves a eacuteteacute reacutevolutionneacute par ce passage Ce passage au numeacuterique a engendreacute de nombreux quesshytionnements Le nommage du document au moment de son enregistrement dans les meacutemoires des ordinashyteurs notamment est une question reacutecurrente En effet quel nom lui attribuer pour lui assurer une meilleure peacuterenniteacute Une meilleure accessibiliteacute Une meilleure localisation Une meilleure interopeacuterabiliteacute dans des environnements informatiques diffeacuterents La question est dautant plus importante quagrave lheure des systegravemes dinformations documentaires le nommage est une reacutealiteacute quotidienne des milieux de la documentation (bibliothegraveques centres de documentation darchives) et un reacuteel problegraveme dans la gestion et lingeacutenierie docushymentaire notamment dans la gestion du cycle de vie du document Le nommage peut se reacuteveacuteler un atout majeur pour indexer et donc retrouver plus facilement et plus rapidement linformation dans un corpus pleacuteshythorique Enfin les environnements de travail des entreprises incitent au travail collaboratif aux reacuteseaux sociaux dentreprise aux espaces partageacutes et aux logishyciels de gestion des connaissances obligeant les agents agrave travailler ensemble sur un mecircme corpus documentaire rendant indispensable lattribution de noms qui fassent sens aussi bien aux creacuteateurs quaux utilisateurs des documents de lorganisation

Apregraves une analyse theacuteorique de la question cet article a pour objectif de proposer un ensemble de neuf regravegles constituant neufs opeacuterations pour nommer des fichiers Le choix de ces regravegles sest fait en concertation avec un groupe de scientifiques agrave partir notamment dentrevues et dobservations La proceacutedure reacutepond donc bien agrave leurs preacuteoccupations particuliegraveres de gestion de linformation Enfin elle a eacuteteacute eacutevalueacutee par un eacutechantillon plus restreint de ce groupe des meacutedecins

8 2 | AVRIL bull JUIN 2013 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

pharmaciens veacuteteacuterinaires et dentistes du service de santeacute des armeacutees franccedilaises sur un corpus de 12 000 documents traitant du risque sanitaire militaire Leacutevashyluation a eacuteteacute faite pour deacuteterminer linteacuterecirct de la proceacuteshydure pour une meilleure recherche dinformation

Proceacutedure de nommage

Analyse theacuteorique Une recherche a eacuteteacute effectueacutee sur les bases de donshy

neacutees de lAssociation franccedilaise de normalisation-Groupe AFNOR (AFNOR) de lOrganisation internationale de normalisation (ISO) sur le Web Of Knowledge (WOK) et le moteur de recherche Google avec les eacutequations laquo Convention AND Naming raquo laquo Filename raquo laquo Filename raquo AND laquoRulesraquo laquoFilenameraquo AND laquoStandardraquo laquoFishylenameraquo AND laquoNomenclatureraquo laquoFilenameraquo AND laquo Good practices raquo laquo Filename raquo AND laquo Best practices raquo De nombreux documents ont eacuteteacute repeacutereacutes mais aucun ne deacutecrit une norme ou une proceacutedure standard de nomshymage De plus nous navons pas retrouveacute de document scientifique publieacute sur la question par exemple dans une monographie ou une revue Il existe cependant quelques conventions et quelques regravegles

Rappelons ce qui distingue proceacutedure regravegle convention norme et standard Une proceacutedure est un ensemble dopeacuterations correacuteleacutees ou interactives agrave effecshytuer dans un certain ordre (par exemple chronoloshygique) et qui transforme des eacuteleacutements dentreacutee en eacuteleacuteshyments de sortie tandis que la regravegle nest quun principe propre agrave une technique La convention a une deacutefinition diffeacuterente Elle se rapproche de celle daccord voire de contrat entre des individus Elle deacutesigne un comporshytement commun que ces individus ont deacutecideacute dadopshyter en se rassemblant La norme deacutesigne un ensemble de speacutecifications qui deacutecrivent un objet un ecirctre ou une maniegravere dopeacuterer elle est eacutelaboreacutee par des organismes faisant autoriteacute par exemple sur le plan internatioshynal 1TSO (International Organization for Standardizashytion) en Europe le CEN (Comiteacute europeacuteen de normashylisation) en France lAFNOR (Association franccedilaise de normalisation) au Canada le CCN (Conseil canadien des normes) Certaines normes sont rendues obligashytoires par un texte reacuteglementaire ou un deacutecret de loi Il y a souvent confusion entre standard et norme Le stanshydard reacutesulte dun consensus plus restreint que la norme Il est eacutelaboreacute par des industriels au sein de consortiums plutocirct que par des organismes nationaux La diffeacuterence est cependant faible et les anglo-saxons utilisent le terme standard pour deacutesigner une norme

Du corpus issu de la recherche dans les bases de donneacutees huit documents nous semblent significatifs pour reacutesoudre notre problegraveme de recherche car ils preacuteshysentent des recommandations claires logiques et applishyqueacutees aussi bien dans les administrations que les entreshyprises De plus ils eacutemanent soit de professionnels soit

dinstitutions soit de conventions Certains documents servent de guide dans des organisations (Alberta Inforshymation Management Branch 2005 Beaulieu 2004 Martin 2007 MIS development unit 2002 North Caroshylina Department of Cultural Resources 2008 Royer 2008 Thompson 2007 Tremblay 2008)

Dans ce corpus nous pouvons citer un docushyment reacutedigeacute par Patrick Beaulieu responsable du cours INU1020 Organisation de linformation numeacuteshyrique agrave lEacutecole de bibliotheacuteconomie et des sciences de linformation (EBSI) de lUniversiteacute de Montreacuteal de 2003 agrave 2008 Il y deacutecrit les eacuteleacutements pouvant ecirctre pris en compte lors du nommage de fichiers ou de dossiers Nous pouvons citer eacutegalement un guide reacutedigeacute par Bridget Martin en 2007 pour la Highways Agency brishytannique qui preacuteconise un certain nombre de regravegles pour nommer les fichiers lors de leur creacuteation et de leur sauvegarde afin de mieux geacuterer linformation eacutelectroshynique agrave linterne Un billet de 2008 paru dans Carnet RAO et eacutecrit par Jean-Michel Royer responsable de contenu et de reacutefeacuterencement dans diverses entreprises franccedilaises deacutecrit comment bien nommer ses fichiers et dossiers Le Standard Naming Conventions For Elecshytronic Records (Thompson 2007) convention eacutediteacutee par lUniversiteacute dEdimbourg est le document le plus freacuteshyquemment citeacute Cette convention preacuteconise 12 regravegles pour nommer les fichiers Cest le document le plus abouti que nous ayons pu retrouver

Parmi les documents seacutelectionneacutes certains eacuteleacuteshyments font consensus et apparaissent dans la majoriteacute des recommandations

Concision - Donner un nom de fichier simple mais agrave la fois significatif et compreacutehensible est important La limite de caractegraveres conseilleacutee est situeacutee entre 25 et 64 caractegraveres Au-delagrave de cette limite lutilisateur peut rapidement ecirctre perdu et un nom plus long peut poser problegraveme agrave certains systegravemes dexploitation

Redondance- Sil est inutile de reacutepeacuteter un mot cleacute dans le nom du fichier lUniversiteacute dEdimbourg (Thompson 2007) recommande de faire attention au chemin daccegraves Ainsi un fichier ne devra pas reprendre le nom du dossier dans lequel il est contenu Par exemple un fichier quelconque dans le dossier laquo Rela-tionPresse raquo ne devra pas reprendre laquo RelationPresse raquo dans son nom Cette recommandation nous semble ecirctre matiegravere agrave deacutebat En effet une fois extrait de son conteshynant un fichier ne posseacutedant pas le nom du dossier dans son nom risque de perdre tout son sens pour lutilisateur

Espacement- La majoriteacute des documents recomshymandent deacuteviter lespace Sur certaines interfaces daccegraves notamment les navigateurs Internet ce caracshytegravere sera remplaceacute par laquo 2o raquo gecircnant consideacuterableshyment la lecture La litteacuterature considegravere que le tiret bas underscore) est une alternative inteacuteressante agrave lespace Seules les regravegles eacutediteacutees par lUniversiteacute dEdimbourg (Thompson 2007) le deacuteconseillent et recommandent

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES AVRIL bull JUIN 2 0 1 3 | 8 3

dutiliser des lettres capitales pour diffeacuterencier les mots cleacutes

Gestion des versions - Un codage agrave deux chiffres permet lorsque les fichiers sont classeacutes par ordre alphashynumeacuterique dans un logiciel de gestion eacutelectronique de documents (GED) ou dans lexplorateur Windows par exemple de repeacuterer plus facilement la derniegravere version du fichier

Datation - Si une date est contenue dans le nom du document il est geacuteneacuteralement recommandeacute de la coder selon la norme en vigueur soit AAAAMMJJ AAAAMM AAAA-AAAA ou encore AAAA Si la date est indiqueacutee en deacutebut de nom dans un classement alphanumeacuterique la version la plus reacutecente dun fichier est repeacuterable plus facilement

Mots chargeacutes et vides de sens - Les mots inutiles tels que laquo le raquo laquo la raquo laquo les raquo laquo de raquo napportent que tregraves peu de sens au nom dun fichier LUniversiteacute dEdimbourg deacuteconseille eacutegalement dutiliser un mot explicitant le type de document (rapport lettre etc) et recomshymande lorsque cela savegravere vraiment neacutecessaire dutilishyser des acronymes de quatre lettres (au maximum) dont la signification est connue

Ordonnancement et coheacuterence des eacuteleacutements - Cest sans doute un des eacuteleacutements les plus importants LUnishyversiteacute dEdimbourg recommande de se reacutefeacuterer agrave la meacutethode employeacutee pour rechercher un fichier dans un dossier Si les utilisateurs cherchent geacuteneacuteralement par date alors la date doit ecirctre leacuteleacutement constitutif du nom de fichier qui doit paraicirctre en premier Si les fichiers sont rechercheacutes par description alors cest leacuteleacutement descripshyteur qui doit prendre la premiegravere place

Utilisation de caractegraveres speacuteciaux- La litteacuterature est formelle les caractegraveres speacuteciaux sont agrave bannir De maniegravere geacuteneacuterale les systegravemes dexploitation refusent cette utilisation Il ne faut donc pas utiliser lasteacuterisque le diegravese les accents lesperluette les guillemets laposshytrophe les points dexclamation les points dinterrogashytion

Utilisation du pluriel- Le pluriel dun mot est inutile Puisquun mot pluriel nest pas plus descriptif dun sujet que sa version au singulier lutilisation du pluriel va agrave lencontre de la premiegravere recommandation demandant de rester concis

Agrave partir de ces recommandations nous proposhysons une proceacutedure de nommage dont lapplication permettrait une meilleure indexation de linformation dans les systegravemes documentaires et les flux de travaux dentreprises ainsi quune meilleure efficaciteacute dans les recherches La proceacutedure proposeacutee dans cet article est constitueacutee de neuf regravegles

Regravegles de nommage

Ces regravegles sinspirent des recommandations de la convention de lUniversiteacute dEdimbourg mais aussi dentretiens meneacutes avec des utilisateurs potentiels qui

nous ont notamment guideacutes dans le choix des diffeacuteshyrentes recommandations agrave partir de propositions que nous leur avons faites Nous leur avons poseacute un certain nombre de questions Quest-ce qui leur semble imporshytant dans le nommage des documents Quest-ce qui pour eux est superflu Que faut-il eacuteviter Nous avons eacutegalement meneacute des observations sur leur meacutethode de recherche documentaire

La proceacutedure que nous proposons est particuliegravereshyment adapteacutee agrave la documentation scientifique (monoshygraphies articles rapports etc) Les regravegles ont eacuteteacute conccedilues avec des utilisateurs appartenant agrave un groupe social particulier les scientifiques (meacutedecins pharmashyciens veacuteteacuterinaires chercheurs en sciences de la vie et de la santeacute) Elles reacutepondent donc agrave leur besoin inforshymationnel propre notamment pour nommer et repeacuterer leur documentation Certaines de ces regravegles sont moins pertinentes dans un contexte administratif

Regravegle 1 Nous recommandons que les noms de fichiers soient courts simples compreacutehensibles et significatifs

Nous proposons que les noms de fichiers soient aussi courts que possible tout en restant significatifs Un nom de ficher long signifie des chemins daccegraves longs et donc lorsque les documents sont diffuseacutes sur Internet ou sur un Intranet des adresses URL longues pouvant entraicircner des problegravemes de teacuteleacutechargement (Figure 1)

Regravegle 2 Nous recommandons labsence despaces et de tirets bas et lutilisation du tiret pour seacuteparer les mots cleacutes

Les espaces sont freacutequemment traduits par cershytains logiciels notamment les navigateurs Internet par laquo 2o raquo ce qui gecircne la lecture Contrairement agrave lUnishyversiteacute dEdimbourg qui recommande lutilisation de majuscules pour seacuteparer les mots nous recommandons de ne pas les utiliser Nous preacutefeacuterons utiliser le tiret beaucoup plus commun (Figure 2)

Regravegle 3 Nous recommandons un ordre des mots preacutecis et fixe

Nous recommandons lordre suivant un mot cleacute geacuteneacuterique (le sujet geacuteneacuteral du document) deux agrave trois mots cleacutes speacutecifiques (deacutecrivant plus preacuteciseacutement le sujet du document) lauteur du document et lanneacutee de publicationreacutedaction (Figure 3) Le choix de ces mots cleacutes et de cet ordre est baseacute sur lobservation du comportement de recherche de notre groupe teacutemoin et sur les entretiens meneacutes avec les utilisateurs potentiels Dans un autre contexte administratif par exemple non seulement les mots cleacutes geacuteneacuteriques et speacutecifiques sont importants mais aussi le type de document (rapport procegraves-verbal etc) et linstance (comiteacute conseil etc) dans ce cadre ces informations meacuteritent aussi dapparaicirctre dans le nom Les mots cleacutes geacuteneacuteraux et speacutecifiques peuvent ecirctre attribueacutes en langage naturel par exemple apregraves lecture du titre du sous-titre de

S 4 AVRIL bull JUIN 2 0 1 3 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

Regravegle 5 Nous recommandons dutiliser uniquement le nom de famille du premier auteur

Afin de respecter la regravegle 1 nous recommandons de ne retenir que le nom de famille du premier auteur dans le nom du fichier (Figure 5)

Regravegle 6 Si un document est eacutecrit par un mecircme auteur sur un mecircme sujet et la mecircme anneacutee nous proposons dajouter un code agrave deux chiffres au nom de lauteur

Afin de diffeacuterencier deux articles ou plus eacutecrits par le mecircme auteur la mecircme anneacutee et sur le mecircme sujet une marque distinctive est indispensable Nous recomshymandons de coder larticle le plus reacutecent (en fonction

Figure 1 ~ Exemple pour la regravegle 1

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthesepdf X Article de synthegravese sur le paludismepdf

Certains mots rallongent inutilement le nom du fichier Les mots vides de sens tels que laquo de sur le la les raquo doivent ecirctre supprimeacutes du nom de fichier

Figure 2 ~ Exemple pour la regravegle 2

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-1987pdf Article_de_synthese_sur_le_paludismepdf Article de synthegravese sur le paludismepdf ArticleDeSyntheseSurLePaludismepdf

Afin deacuteviter des problegravemes de compatibiliteacute ou de lecture nous recommandons de ne pas utiliser lespace et dutiliser des tirets

Figure 3 - Exemple pour la regravegle 3

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-traitement-deparis-2004pdf

X deparis-traitement-paludisme-2004pdf traitement-paludisme-deparis-2004pdf 2004-paludisme-traitement-deparispdf

Le terme geacuteneacuterique constitueacute dun seul mot cleacute est attribueacute par lindexeur ou par celui qui va enregistrer le document dans la meacutemoire de son ordinateur Ce terme geacuteneacuterique est soit deacutetermineacute en langage naturel soit agrave laide dun theacutesaurus Il est possible dutiliser jusquagrave trois termes speacutecifiques dans le nom du document Suivent ensuite le nom de lauteur et lanneacutee de la publication

Figure 4~ Exemple pour la regravegle 4

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-1987pdf

X paludisme-synthese-180287pdf paludisme-synthese-02181987pdf

En regravegle geacuteneacuterale les jours et les mois importent peu notamment lorsque les documents du corpus traiteacutes sont des publications scientifiques Ils sont donc eacutelimineacutes du nom du fichier ce qui permet de respecter la regravegle 1 La date est compreacutehensible et facilement repeacuterable dans le nom du fichier

Figure 5 ~ Exemple pour la regravegle 5

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-afrique-synthese-deparis-2012pdf

X paludisme-afrique-synthese-deparis-decam-pom-mier-tanti-20i2pdf paludisme-afrique-synthese-xavier-deparis-chris-tophe-decam-2012pdf

Le premier auteur est lauteur principal et cest en geacuteneacuteral dans les publications scientifiques celui qui a eacutecrit la publication Un utilisateur aura donc tendance agrave effectuer la recherche par son nom plutocirct que par ceux des autres auteurs Leacutelimination des noms des autres auteurs est conforme agrave la regravegle 1 Il en va de mecircme pour leacutelimination des preacutenoms

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 5

1 introduction du reacutesumeacute et des mots cleacutes de lauteur (sils existent) Ils peuvent eacutegalement ecirctre attribueacutes agrave partir dun theacutesaurus par exemple dans notre contexte particulier agrave partir du theacutesaurus MESH (Medical Subject Heading) bilingue de lInstitut national de la santeacute et de la recherche meacutedicale (Inserm)

Regravegle 4 Si une date est disponible utiliser le format AAAAcirc

Conformeacutement agrave la norme ISO 8601 la date doit prendre le format AAAAMMJJ AAAAMM AAAA-AAAA ou AAAA (Figure 4) Nous avons choisi ce dernier format en conformiteacute avec la regravegle 1

Figure 6 ~ Exemple pour la regravegle 6

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-deparis01-2012pdf paludisme-synthese-deparis02-2012pdf

paludisme-synthese-deparis1-2012pdf paludisme-synthese-deparis-032012pdf

Cette regravegle permet de diffeacuterencier deux articles eacutecrits par le mecircme auteur la mecircme anneacutee sur le mecircme sujet

Figure 7 ~ Exemple pour la regravegle 7

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-traitement-dupuis-1999pdf X paludisme-traitements-dupuis-1999pdf

Mecircme si larticle couvre plusieurs traitements du paludisme le pluriel najoute que peu dinformation Lutishylisation du singulier rend le nom complet plus simple et plus court

Figure 8 - Exemple pour la regravegle 8

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

ricine-terrorisme-usa-carter-2009pdf irak-profil-cia-smith-2004pdf

ricine-terrorisme-usa-carter-2009pdf irak-profil-cia-smith-2004pdf

La plupart des sigles sont reconnaissables sans lutilisation des points Lutilisation de ces derniers dans les noms de fichier nest pas neacutecessaire

Figure 9 ~ Exemple pour la regravegle 9

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-1987pdf paludisme-mefloquine-johnson-2001pdf

[paludisme] -synthese-1987pdf paludisme-mefloquinereg -johnson-2001pdf

Nous recommandons deacuteviter les signes dopeacuteration (+ ) la barre verticale les signes de comparaison (lt gt =) les crochets les signes diacritiques lespace laquo | A ~ [ ] = amp et les autres caracshytegraveres speacuteciaux reg $poundu etc

du jour et du mois) avec le chiffre le plus important (Figure 6) Ainsi lorsque les fichiers sont classeacutes par ordre alphanumeacuterique un code agrave deux chiffres permet de repeacuterer le dernier article publieacute

Regravegle 7 Nous recommandons de ne pas utiliser de pluriel

De maniegravere geacuteneacuterale lutilisation dun pluriel apporte peu au nom du fichier et rallonge inutilement le nom Afin de respecter la regravegle 1 nous recommandons de ne pas utiliser de pluriel (Figure 7)

Regravegle 8 Nous recommandons de ne pas seacuteparer les composantes dun sigle par des points

Lutilisation de points entre les lettres composant un sigle entre en contradiction avec les regravegles 1 et 9 (Figure 8)

Regravegle 9 Nous recommandons de ne pas utiliser de caractegraveres speacuteciaux ou de lettres capitales

La plupart des systegravemes dexploitation limitent ou encadrent lutilisation des caractegraveres speacuteciaux dans les noms de fichiers (Figure 9) De plus certains signes alourdissent inutilement le nom de fichier ce qui contreshyvient agrave la regravegle 1

Il est enfin proposeacute pour une meilleure indexation un classement des documents dans des dossiers organishyseacutes alphabeacutetiquement etou theacutematiquement et nommeacutes par le terme geacuteneacuterique en eacutevitant des chemins trop longs ou trop compliqueacutes

En reacutesumeacute nous recommandons de nommer les documents par un mot cleacute geacuteneacuteral et deux agrave trois mots cleacutes speacutecifiques les plus repreacutesentatifs du contenu du document suivi du premier auteur et de lanneacutee de publication Mots cleacutes anneacutee et auteur doivent ecirctre espaceacutes dun trait dunion et ecirctre eacutecrits en minuscules sans accents sous la forme termegeacuteneacuterique-termesspeacute-cifiques-nomdupremierauteur-date

Le nommage des documents du fait de la preacutesence de mots cleacutes speacutecifiques deacutetermineacutes par le documentashyliste lindexeur ou le responsable du classement ne peut se faire sans parcourir le document pour avoir une ideacutee preacutecise du contenu Lopeacuteration est geacuteneacuteralement faite de maniegravere rapide mais requiert du temps et surtout une grande attention de la part de lopeacuterateur

Eacutevaluation de la proceacutedure

Corpus eacutevalueacute La proceacutedure de nommage a eacuteteacute appliqueacutee agrave un

corpus de 12 000 documents provenant des bases de donneacutees MEDLINE (Medical Literature Analysis and Retrieval System Online) (Boynton 1998) Horizon Pleins textes Base de donneacutees en santeacute publique (BDSP) Web of Science Sciencedirect Wiley EM-Consulte Pascal (Brand de Heer 2001) Le corpus traite de divers risques sanitaires pour les forces militaires en opeacuterashytion exteacuterieure (paludisme chikungunya diarrheacutees grippe choleacutera) Il est composeacute de documents scien-

8 6 AVRIL bull JUIN 2013 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

tifiques (Tanti 2010) notamment darticles de revues dont lobjet est daider diffeacuterents deacutecideurs et experts du service de santeacute des armeacutees (SSA) franccedilaises dans leur prise de deacutecision sanitaire

Les mots cleacutes geacuteneacuteraux et speacutecifiques ont eacuteteacute attrishybueacutes par lindexeur en sappuyant sur le theacutesaurus MESH de lInserm apregraves lecture du titre du sous-titre du reacutesumeacute et de lintroduction du document Lorsque lauteur avait assigneacute des mots cleacutes ceux-ci ont eacuteteacute choisis de preacutefeacuterence

Ces documents sont inteacutegreacutes dans un logiciel de GED appeleacute Bougainville (pour Base dOUvrages Geacuteneacuteshyraux et dArticles sur le risque biologique et chimique de luNiteacute de VeILLE sanitaire) ougrave ils sont organiseacutes et geacutereacutes selon leur cycle de vie Le logiciel de GED possegravede des fonctions de classement et de navigation permetshytant de retrouver les contenus geacutereacutes au moyen de vues (Figure 10) Le logiciel est lui-mecircme inclus dans un flux de travail daide agrave la deacutecision sanitaire du SSA (service de santeacute des armeacutees) franccedilais Les documents sont stockeacutes et organiseacutes sur un serveur Ils sont consultables sur un portail documentaire dun Intranet (Intranet du service de santeacute des armeacutees) via un navigateur Web par 112 utilisateurs deacutesigneacutes (profil meacutedecins pharmashyciens dentistes veacuteteacuterinaires militaires) via un login et un mot de passe

Le nombre de fichiers renommeacutes pour leacutevaluation de la proceacutedure eacutetait en moyenne de 100 fichiers par journeacutee de huit heures

Reacutesultat de leacutevaluation Un questionnaire deacutevaluation de la pertinence des

noms des documents pour la recherche dinformation sanitaire a eacuteteacute distribueacute agrave dix utilisateurs du systegraveme choisis de maniegravere aleacuteatoire1 Comme le tout eacutetait fait de faccedilon anonyme le profil des utilisateurs nest pas connu nous savons cependant que ce sont soit des meacutedecins soit des pharmaciens soit des veacuteteacuterinaires

Voici lessentiel des reacuteponses obtenues au questionshynaire

bull cent pour cent des usagers interrogeacutes ont reacuteshypondu que la proceacutedure de nommage des docushyments permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation lors de recherches documentaires

bull cent pour cent des usagers interrogeacutes ont trouveacute que les noms attribueacutes aux documents neacutetaient ni trop longs ni trop compliqueacutes

Le questionnaire est reproduit en annexe

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 7

bull vingt pour cent ont apporteacute des reacuteserves sur cershytains mots cleacutes eacutecrits sous la forme de sigles et qui meacuteritaient peut-ecirctre decirctre donneacutes dans leur forme complegravete

bull cent pour cent ont reacutepondu que le type de nom attribueacute aux documents apportait de linformashytion sur le contenu du document sans quil soit besoin au preacutealable de louvrir et de le lire

bull cent pour cent ont reacutepondu que les noms attrishybueacutes aux documents aidaient agrave localiser plus rapidement et plus facilement linformation

bull soixante pour cent ont reacutepondu que le nom du premier auteur dans le nom du document navait un inteacuterecirct que tregraves relatif pour la recherche sauf dans le cas ougrave une recherche par auteur est meneacutee

bull cent pour cent ont trouveacute utile lanneacutee de publishycation dans le nom du document parce quelle permet de faire un tri par date

bull cent pour cent ont reacutepondu que le fait de mettre en scegravene les documents dans des dossiers classeacutes de maniegravere alphabeacutetique ou theacutematique apporshytait de linformation implicite sur le contenu du document et permettait un tri documentaire agrave priori

bull cent pour cent ont conclu que le nom proposeacute ameacuteliorait la recherche et diminuait le temps de recherche documentaire

bull soixante-dix pour cent ont ajouteacute quun plus grand nombre de mots cleacutes dans le nom du document ameacuteliorerait la faciliteacute et la rapiditeacute de la recherche

Prospectives Pour avoir plus dexhaustiviteacute sur les contenus

et les theacutematiques documentaires mais aussi pour eacutetudier un eacutechantillon repreacutesentatif dune autre popushylation dusagers (une population du secteur priveacute) il est proposeacute dappliquer la proceacutedure de nommage sur un corpus de 10 ooo documents de travail de la Caisse dasshysurance retraite et de la santeacute au travail Sud-Est (Carsat Sud-Est) Ces documents sont de types bureautique et multimeacutedia internes agrave lentreprise et de types diffeacuterents (textes des futures communications prises de vues dun eacuteveacutenement proceacutedures de mise agrave jour des supports rapshyports eacutecrits par des agents lors dun deacuteplacement) Ces documents sont de nature administrative plutocirct que scientifique Ils sont actuellement mis en reacuteseau dans un espace collaboratif de travail et sont consultables par les agents du groupe par lintermeacutediaire dun Network Attached Storage (NAS) Ce moyen technologique de partage de linformation a eacuteteacute choisi car il possegravede comme avantage labsence absolue de contraintes nimporte qui peut mettre en partage nimporte quoi et surtout nimporte comment Cet espace joue ainsi le rocircle dune boicircte de deacutepocirct et de partage interne dans

laquelle il est possible de glisser-deacuteposer les fichiers et den assurer ainsi le stockage Il ny a pas de notificashytion en cas dajout ou de suppression de documents et la fonction recherche est celle de Microsoft Windowsreg

Une proceacutedure normaliseacutee de nommage serait une veacuteritable valeur ajouteacutee pour lentreprise Les agents ont dailleurs confirmeacute quil eacutetait pour eux complexe de retrouver les fichiers perdus sur le NAS tellement ceux-ci avaient des noms saugrenus ou non signifiants Il nest pas rare quun agent soit dans lincapaciteacute de retrouver un document alors mecircme quil cherche dans le bon dossier car les fichiers ont eacuteteacute nommeacutes par quelquun dautre Il est alors neacutecessaire douvrir chaque document pour en connaicirctre le contenu Ce mode de fonctionnement nest pas marginal et de nombreuses entreprises ont la mecircme pratique

Il est eacutevident que la proceacutedure proposeacutee est chronophage sur un corpus de 10 ooo documents De plus il faut un temps dadaptation pour acqueacuterir la logique meacutetier de lentreprise (assurance retraite et maladie) et pour se familiariser aux diffeacuterents types de documents internes agrave lentreprise et diffeacuterents de ceux du service de santeacute des armeacutees lesquels sont en majoriteacute des articles scientifiques exteacuterieurs agrave lorganisme qui les consulte

Conclusion Il ressort de notre eacutetude labsence de norme ou de

proceacutedure de nommage standardiseacutee du document Cependant lUniversiteacute dEdimbourg a eacutediteacute dans The Standard Naming Conventions For Electronic Records (Thompson 2007) certaines regravegles dont nous proposons ladaptation dans une proceacutedure de nommage agrave neuf regravegles Cette proceacutedure a eacuteteacute appliqueacutee sur un corpus de 12 000 documents traitant du risque sanitaire en opeacuteration et son reacutesultat a eacuteteacute eacutevalueacute par un panel de dix meacutedecins pharmaciens dentistes et veacuteteacuterinaires militaires Tous les reacutepondants ont estimeacute que cette proceacutedure permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation et apportait de linformation sur le contenu sans quil soit besoin douvrir et de lire le document Enfin elle ameacuteliorait les temps de recherche des documents pertinents Le nombre de reacutepondants eacutetant reacuteduit la prochaine eacutetape consistera agrave eacutevaluer la proceacutedure sur lensemble des utilisateurs du corpus (112) Il reste eacutegalement agrave ameacuteliorer la quantiteacute des mots cleacutes dans les noms de documents sur le corpus eacutetudieacute Il est neacutecessaire de tester la proceacutedure sur un corpus traitant dautres theacutematiques que le risque sanitaire militaire sur dautres types de documents notamment administratifs et sur dautres utilisateurs ce que nous proposons en prospective de cet article sur les 10 000 documents de travail de la Carsat Sud-Est Enfin cette proceacutedure peut ecirctre une base de travail pour leacutetablissement dune norme de nommage documentaire reg

8 8 AVRIL bull JUIN 2 0 1 3 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

Sourres consulteacutees

Alberta Information Management Branch 2005 Naming Conventions for Electronic Documents En ligne lthttpwww imgovabcagt

Beaulieu Patrick 2004 Eleacutements agrave prendre en compte lors du nommage de fichiers et de dossiers INU1020 Organisation de linformation numeacuterique EBSI Universiteacute de Montreacuteal

Boynton Janette Julie Glanville David McDaid David et Carol Lefebvre 1998 Identifying systematic reviews in MEDLINE developing an objective approach to search strategy design Journal of Information Science 24 137-157

Brand de Heer Dieuwke L 2001 A comparison of the coverage of clinical medicine provided by Pascal BIOMED and MEDLINE Health Information and Libraries Journal 18 110-116

Gervais Sylvie 2011 Accegraves aux ressources numeacuteriques et leur utilisation par les enseignants Reacutesultats dun sondage Documentation et bibliothegraveques 57 (3) 133-152

International Standard Organization (ISO) 2000 Data eleshyments and interchange formats - Information Interchange -Representation of dates and times ISO 86012ooo(E) Genegraveve ISO

Martin Bridget 2007 Electronic File Name Standard Part of Highways Agency Information Management Policy Royaume-Uni Highways Agency

MIS Development Unit 2002 Group Working Office Standards MIS Development Unit

North Carolina Department of Cultural Resources 2008 Best practices for File-Naming Office of Archives and History Government Records Branch lthttpwwwrecordsncdcr govgt

Royer Jean-Michel 2008 Comment bien nommer ses dossiers et fichiers Carnets PAO

lthttpcarnet-paojm-royercomindexphp post Comment-bien-nommer-ses-dossiers-et-fichiersgt

Tanti Marc et al 2010 Un modegravele de grille danalyse des docushyments scientifiques- Application agrave la veille sanitaire de deacutefense Documentaliste- Sciences de lInformation 47 (1) 4-12

Thompson Anne 2007 Standard Naming Conventions For Electronic Records The Rules Edinburgh University lthttp wwwrecordsmanagementedacukInfoStafrRMstaff RMprojectsPPFileNameRulesRuleshtmgt

Tremblay Miguel 2008 Les 3 regravegles dor pour nommer un fichier Hors des lieux communs lthttpptaffcablogue20080629 les_3__rgles_dor_pour_nommer_un_fichiergt

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 9

dutiliser des lettres capitales pour diffeacuterencier les mots cleacutes

Gestion des versions - Un codage agrave deux chiffres permet lorsque les fichiers sont classeacutes par ordre alphashynumeacuterique dans un logiciel de gestion eacutelectronique de documents (GED) ou dans lexplorateur Windows par exemple de repeacuterer plus facilement la derniegravere version du fichier

Datation - Si une date est contenue dans le nom du document il est geacuteneacuteralement recommandeacute de la coder selon la norme en vigueur soit AAAAMMJJ AAAAMM AAAA-AAAA ou encore AAAA Si la date est indiqueacutee en deacutebut de nom dans un classement alphanumeacuterique la version la plus reacutecente dun fichier est repeacuterable plus facilement

Mots chargeacutes et vides de sens - Les mots inutiles tels que laquo le raquo laquo la raquo laquo les raquo laquo de raquo napportent que tregraves peu de sens au nom dun fichier LUniversiteacute dEdimbourg deacuteconseille eacutegalement dutiliser un mot explicitant le type de document (rapport lettre etc) et recomshymande lorsque cela savegravere vraiment neacutecessaire dutilishyser des acronymes de quatre lettres (au maximum) dont la signification est connue

Ordonnancement et coheacuterence des eacuteleacutements - Cest sans doute un des eacuteleacutements les plus importants LUnishyversiteacute dEdimbourg recommande de se reacutefeacuterer agrave la meacutethode employeacutee pour rechercher un fichier dans un dossier Si les utilisateurs cherchent geacuteneacuteralement par date alors la date doit ecirctre leacuteleacutement constitutif du nom de fichier qui doit paraicirctre en premier Si les fichiers sont rechercheacutes par description alors cest leacuteleacutement descripshyteur qui doit prendre la premiegravere place

Utilisation de caractegraveres speacuteciaux- La litteacuterature est formelle les caractegraveres speacuteciaux sont agrave bannir De maniegravere geacuteneacuterale les systegravemes dexploitation refusent cette utilisation Il ne faut donc pas utiliser lasteacuterisque le diegravese les accents lesperluette les guillemets laposshytrophe les points dexclamation les points dinterrogashytion

Utilisation du pluriel- Le pluriel dun mot est inutile Puisquun mot pluriel nest pas plus descriptif dun sujet que sa version au singulier lutilisation du pluriel va agrave lencontre de la premiegravere recommandation demandant de rester concis

Agrave partir de ces recommandations nous proposhysons une proceacutedure de nommage dont lapplication permettrait une meilleure indexation de linformation dans les systegravemes documentaires et les flux de travaux dentreprises ainsi quune meilleure efficaciteacute dans les recherches La proceacutedure proposeacutee dans cet article est constitueacutee de neuf regravegles

Regravegles de nommage

Ces regravegles sinspirent des recommandations de la convention de lUniversiteacute dEdimbourg mais aussi dentretiens meneacutes avec des utilisateurs potentiels qui

nous ont notamment guideacutes dans le choix des diffeacuteshyrentes recommandations agrave partir de propositions que nous leur avons faites Nous leur avons poseacute un certain nombre de questions Quest-ce qui leur semble imporshytant dans le nommage des documents Quest-ce qui pour eux est superflu Que faut-il eacuteviter Nous avons eacutegalement meneacute des observations sur leur meacutethode de recherche documentaire

La proceacutedure que nous proposons est particuliegravereshyment adapteacutee agrave la documentation scientifique (monoshygraphies articles rapports etc) Les regravegles ont eacuteteacute conccedilues avec des utilisateurs appartenant agrave un groupe social particulier les scientifiques (meacutedecins pharmashyciens veacuteteacuterinaires chercheurs en sciences de la vie et de la santeacute) Elles reacutepondent donc agrave leur besoin inforshymationnel propre notamment pour nommer et repeacuterer leur documentation Certaines de ces regravegles sont moins pertinentes dans un contexte administratif

Regravegle 1 Nous recommandons que les noms de fichiers soient courts simples compreacutehensibles et significatifs

Nous proposons que les noms de fichiers soient aussi courts que possible tout en restant significatifs Un nom de ficher long signifie des chemins daccegraves longs et donc lorsque les documents sont diffuseacutes sur Internet ou sur un Intranet des adresses URL longues pouvant entraicircner des problegravemes de teacuteleacutechargement (Figure 1)

Regravegle 2 Nous recommandons labsence despaces et de tirets bas et lutilisation du tiret pour seacuteparer les mots cleacutes

Les espaces sont freacutequemment traduits par cershytains logiciels notamment les navigateurs Internet par laquo 2o raquo ce qui gecircne la lecture Contrairement agrave lUnishyversiteacute dEdimbourg qui recommande lutilisation de majuscules pour seacuteparer les mots nous recommandons de ne pas les utiliser Nous preacutefeacuterons utiliser le tiret beaucoup plus commun (Figure 2)

Regravegle 3 Nous recommandons un ordre des mots preacutecis et fixe

Nous recommandons lordre suivant un mot cleacute geacuteneacuterique (le sujet geacuteneacuteral du document) deux agrave trois mots cleacutes speacutecifiques (deacutecrivant plus preacuteciseacutement le sujet du document) lauteur du document et lanneacutee de publicationreacutedaction (Figure 3) Le choix de ces mots cleacutes et de cet ordre est baseacute sur lobservation du comportement de recherche de notre groupe teacutemoin et sur les entretiens meneacutes avec les utilisateurs potentiels Dans un autre contexte administratif par exemple non seulement les mots cleacutes geacuteneacuteriques et speacutecifiques sont importants mais aussi le type de document (rapport procegraves-verbal etc) et linstance (comiteacute conseil etc) dans ce cadre ces informations meacuteritent aussi dapparaicirctre dans le nom Les mots cleacutes geacuteneacuteraux et speacutecifiques peuvent ecirctre attribueacutes en langage naturel par exemple apregraves lecture du titre du sous-titre de

S 4 AVRIL bull JUIN 2 0 1 3 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

Regravegle 5 Nous recommandons dutiliser uniquement le nom de famille du premier auteur

Afin de respecter la regravegle 1 nous recommandons de ne retenir que le nom de famille du premier auteur dans le nom du fichier (Figure 5)

Regravegle 6 Si un document est eacutecrit par un mecircme auteur sur un mecircme sujet et la mecircme anneacutee nous proposons dajouter un code agrave deux chiffres au nom de lauteur

Afin de diffeacuterencier deux articles ou plus eacutecrits par le mecircme auteur la mecircme anneacutee et sur le mecircme sujet une marque distinctive est indispensable Nous recomshymandons de coder larticle le plus reacutecent (en fonction

Figure 1 ~ Exemple pour la regravegle 1

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthesepdf X Article de synthegravese sur le paludismepdf

Certains mots rallongent inutilement le nom du fichier Les mots vides de sens tels que laquo de sur le la les raquo doivent ecirctre supprimeacutes du nom de fichier

Figure 2 ~ Exemple pour la regravegle 2

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-1987pdf Article_de_synthese_sur_le_paludismepdf Article de synthegravese sur le paludismepdf ArticleDeSyntheseSurLePaludismepdf

Afin deacuteviter des problegravemes de compatibiliteacute ou de lecture nous recommandons de ne pas utiliser lespace et dutiliser des tirets

Figure 3 - Exemple pour la regravegle 3

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-traitement-deparis-2004pdf

X deparis-traitement-paludisme-2004pdf traitement-paludisme-deparis-2004pdf 2004-paludisme-traitement-deparispdf

Le terme geacuteneacuterique constitueacute dun seul mot cleacute est attribueacute par lindexeur ou par celui qui va enregistrer le document dans la meacutemoire de son ordinateur Ce terme geacuteneacuterique est soit deacutetermineacute en langage naturel soit agrave laide dun theacutesaurus Il est possible dutiliser jusquagrave trois termes speacutecifiques dans le nom du document Suivent ensuite le nom de lauteur et lanneacutee de la publication

Figure 4~ Exemple pour la regravegle 4

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-1987pdf

X paludisme-synthese-180287pdf paludisme-synthese-02181987pdf

En regravegle geacuteneacuterale les jours et les mois importent peu notamment lorsque les documents du corpus traiteacutes sont des publications scientifiques Ils sont donc eacutelimineacutes du nom du fichier ce qui permet de respecter la regravegle 1 La date est compreacutehensible et facilement repeacuterable dans le nom du fichier

Figure 5 ~ Exemple pour la regravegle 5

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-afrique-synthese-deparis-2012pdf

X paludisme-afrique-synthese-deparis-decam-pom-mier-tanti-20i2pdf paludisme-afrique-synthese-xavier-deparis-chris-tophe-decam-2012pdf

Le premier auteur est lauteur principal et cest en geacuteneacuteral dans les publications scientifiques celui qui a eacutecrit la publication Un utilisateur aura donc tendance agrave effectuer la recherche par son nom plutocirct que par ceux des autres auteurs Leacutelimination des noms des autres auteurs est conforme agrave la regravegle 1 Il en va de mecircme pour leacutelimination des preacutenoms

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 5

1 introduction du reacutesumeacute et des mots cleacutes de lauteur (sils existent) Ils peuvent eacutegalement ecirctre attribueacutes agrave partir dun theacutesaurus par exemple dans notre contexte particulier agrave partir du theacutesaurus MESH (Medical Subject Heading) bilingue de lInstitut national de la santeacute et de la recherche meacutedicale (Inserm)

Regravegle 4 Si une date est disponible utiliser le format AAAAcirc

Conformeacutement agrave la norme ISO 8601 la date doit prendre le format AAAAMMJJ AAAAMM AAAA-AAAA ou AAAA (Figure 4) Nous avons choisi ce dernier format en conformiteacute avec la regravegle 1

Figure 6 ~ Exemple pour la regravegle 6

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-deparis01-2012pdf paludisme-synthese-deparis02-2012pdf

paludisme-synthese-deparis1-2012pdf paludisme-synthese-deparis-032012pdf

Cette regravegle permet de diffeacuterencier deux articles eacutecrits par le mecircme auteur la mecircme anneacutee sur le mecircme sujet

Figure 7 ~ Exemple pour la regravegle 7

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-traitement-dupuis-1999pdf X paludisme-traitements-dupuis-1999pdf

Mecircme si larticle couvre plusieurs traitements du paludisme le pluriel najoute que peu dinformation Lutishylisation du singulier rend le nom complet plus simple et plus court

Figure 8 - Exemple pour la regravegle 8

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

ricine-terrorisme-usa-carter-2009pdf irak-profil-cia-smith-2004pdf

ricine-terrorisme-usa-carter-2009pdf irak-profil-cia-smith-2004pdf

La plupart des sigles sont reconnaissables sans lutilisation des points Lutilisation de ces derniers dans les noms de fichier nest pas neacutecessaire

Figure 9 ~ Exemple pour la regravegle 9

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-1987pdf paludisme-mefloquine-johnson-2001pdf

[paludisme] -synthese-1987pdf paludisme-mefloquinereg -johnson-2001pdf

Nous recommandons deacuteviter les signes dopeacuteration (+ ) la barre verticale les signes de comparaison (lt gt =) les crochets les signes diacritiques lespace laquo | A ~ [ ] = amp et les autres caracshytegraveres speacuteciaux reg $poundu etc

du jour et du mois) avec le chiffre le plus important (Figure 6) Ainsi lorsque les fichiers sont classeacutes par ordre alphanumeacuterique un code agrave deux chiffres permet de repeacuterer le dernier article publieacute

Regravegle 7 Nous recommandons de ne pas utiliser de pluriel

De maniegravere geacuteneacuterale lutilisation dun pluriel apporte peu au nom du fichier et rallonge inutilement le nom Afin de respecter la regravegle 1 nous recommandons de ne pas utiliser de pluriel (Figure 7)

Regravegle 8 Nous recommandons de ne pas seacuteparer les composantes dun sigle par des points

Lutilisation de points entre les lettres composant un sigle entre en contradiction avec les regravegles 1 et 9 (Figure 8)

Regravegle 9 Nous recommandons de ne pas utiliser de caractegraveres speacuteciaux ou de lettres capitales

La plupart des systegravemes dexploitation limitent ou encadrent lutilisation des caractegraveres speacuteciaux dans les noms de fichiers (Figure 9) De plus certains signes alourdissent inutilement le nom de fichier ce qui contreshyvient agrave la regravegle 1

Il est enfin proposeacute pour une meilleure indexation un classement des documents dans des dossiers organishyseacutes alphabeacutetiquement etou theacutematiquement et nommeacutes par le terme geacuteneacuterique en eacutevitant des chemins trop longs ou trop compliqueacutes

En reacutesumeacute nous recommandons de nommer les documents par un mot cleacute geacuteneacuteral et deux agrave trois mots cleacutes speacutecifiques les plus repreacutesentatifs du contenu du document suivi du premier auteur et de lanneacutee de publication Mots cleacutes anneacutee et auteur doivent ecirctre espaceacutes dun trait dunion et ecirctre eacutecrits en minuscules sans accents sous la forme termegeacuteneacuterique-termesspeacute-cifiques-nomdupremierauteur-date

Le nommage des documents du fait de la preacutesence de mots cleacutes speacutecifiques deacutetermineacutes par le documentashyliste lindexeur ou le responsable du classement ne peut se faire sans parcourir le document pour avoir une ideacutee preacutecise du contenu Lopeacuteration est geacuteneacuteralement faite de maniegravere rapide mais requiert du temps et surtout une grande attention de la part de lopeacuterateur

Eacutevaluation de la proceacutedure

Corpus eacutevalueacute La proceacutedure de nommage a eacuteteacute appliqueacutee agrave un

corpus de 12 000 documents provenant des bases de donneacutees MEDLINE (Medical Literature Analysis and Retrieval System Online) (Boynton 1998) Horizon Pleins textes Base de donneacutees en santeacute publique (BDSP) Web of Science Sciencedirect Wiley EM-Consulte Pascal (Brand de Heer 2001) Le corpus traite de divers risques sanitaires pour les forces militaires en opeacuterashytion exteacuterieure (paludisme chikungunya diarrheacutees grippe choleacutera) Il est composeacute de documents scien-

8 6 AVRIL bull JUIN 2013 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

tifiques (Tanti 2010) notamment darticles de revues dont lobjet est daider diffeacuterents deacutecideurs et experts du service de santeacute des armeacutees (SSA) franccedilaises dans leur prise de deacutecision sanitaire

Les mots cleacutes geacuteneacuteraux et speacutecifiques ont eacuteteacute attrishybueacutes par lindexeur en sappuyant sur le theacutesaurus MESH de lInserm apregraves lecture du titre du sous-titre du reacutesumeacute et de lintroduction du document Lorsque lauteur avait assigneacute des mots cleacutes ceux-ci ont eacuteteacute choisis de preacutefeacuterence

Ces documents sont inteacutegreacutes dans un logiciel de GED appeleacute Bougainville (pour Base dOUvrages Geacuteneacuteshyraux et dArticles sur le risque biologique et chimique de luNiteacute de VeILLE sanitaire) ougrave ils sont organiseacutes et geacutereacutes selon leur cycle de vie Le logiciel de GED possegravede des fonctions de classement et de navigation permetshytant de retrouver les contenus geacutereacutes au moyen de vues (Figure 10) Le logiciel est lui-mecircme inclus dans un flux de travail daide agrave la deacutecision sanitaire du SSA (service de santeacute des armeacutees) franccedilais Les documents sont stockeacutes et organiseacutes sur un serveur Ils sont consultables sur un portail documentaire dun Intranet (Intranet du service de santeacute des armeacutees) via un navigateur Web par 112 utilisateurs deacutesigneacutes (profil meacutedecins pharmashyciens dentistes veacuteteacuterinaires militaires) via un login et un mot de passe

Le nombre de fichiers renommeacutes pour leacutevaluation de la proceacutedure eacutetait en moyenne de 100 fichiers par journeacutee de huit heures

Reacutesultat de leacutevaluation Un questionnaire deacutevaluation de la pertinence des

noms des documents pour la recherche dinformation sanitaire a eacuteteacute distribueacute agrave dix utilisateurs du systegraveme choisis de maniegravere aleacuteatoire1 Comme le tout eacutetait fait de faccedilon anonyme le profil des utilisateurs nest pas connu nous savons cependant que ce sont soit des meacutedecins soit des pharmaciens soit des veacuteteacuterinaires

Voici lessentiel des reacuteponses obtenues au questionshynaire

bull cent pour cent des usagers interrogeacutes ont reacuteshypondu que la proceacutedure de nommage des docushyments permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation lors de recherches documentaires

bull cent pour cent des usagers interrogeacutes ont trouveacute que les noms attribueacutes aux documents neacutetaient ni trop longs ni trop compliqueacutes

Le questionnaire est reproduit en annexe

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 7

bull vingt pour cent ont apporteacute des reacuteserves sur cershytains mots cleacutes eacutecrits sous la forme de sigles et qui meacuteritaient peut-ecirctre decirctre donneacutes dans leur forme complegravete

bull cent pour cent ont reacutepondu que le type de nom attribueacute aux documents apportait de linformashytion sur le contenu du document sans quil soit besoin au preacutealable de louvrir et de le lire

bull cent pour cent ont reacutepondu que les noms attrishybueacutes aux documents aidaient agrave localiser plus rapidement et plus facilement linformation

bull soixante pour cent ont reacutepondu que le nom du premier auteur dans le nom du document navait un inteacuterecirct que tregraves relatif pour la recherche sauf dans le cas ougrave une recherche par auteur est meneacutee

bull cent pour cent ont trouveacute utile lanneacutee de publishycation dans le nom du document parce quelle permet de faire un tri par date

bull cent pour cent ont reacutepondu que le fait de mettre en scegravene les documents dans des dossiers classeacutes de maniegravere alphabeacutetique ou theacutematique apporshytait de linformation implicite sur le contenu du document et permettait un tri documentaire agrave priori

bull cent pour cent ont conclu que le nom proposeacute ameacuteliorait la recherche et diminuait le temps de recherche documentaire

bull soixante-dix pour cent ont ajouteacute quun plus grand nombre de mots cleacutes dans le nom du document ameacuteliorerait la faciliteacute et la rapiditeacute de la recherche

Prospectives Pour avoir plus dexhaustiviteacute sur les contenus

et les theacutematiques documentaires mais aussi pour eacutetudier un eacutechantillon repreacutesentatif dune autre popushylation dusagers (une population du secteur priveacute) il est proposeacute dappliquer la proceacutedure de nommage sur un corpus de 10 ooo documents de travail de la Caisse dasshysurance retraite et de la santeacute au travail Sud-Est (Carsat Sud-Est) Ces documents sont de types bureautique et multimeacutedia internes agrave lentreprise et de types diffeacuterents (textes des futures communications prises de vues dun eacuteveacutenement proceacutedures de mise agrave jour des supports rapshyports eacutecrits par des agents lors dun deacuteplacement) Ces documents sont de nature administrative plutocirct que scientifique Ils sont actuellement mis en reacuteseau dans un espace collaboratif de travail et sont consultables par les agents du groupe par lintermeacutediaire dun Network Attached Storage (NAS) Ce moyen technologique de partage de linformation a eacuteteacute choisi car il possegravede comme avantage labsence absolue de contraintes nimporte qui peut mettre en partage nimporte quoi et surtout nimporte comment Cet espace joue ainsi le rocircle dune boicircte de deacutepocirct et de partage interne dans

laquelle il est possible de glisser-deacuteposer les fichiers et den assurer ainsi le stockage Il ny a pas de notificashytion en cas dajout ou de suppression de documents et la fonction recherche est celle de Microsoft Windowsreg

Une proceacutedure normaliseacutee de nommage serait une veacuteritable valeur ajouteacutee pour lentreprise Les agents ont dailleurs confirmeacute quil eacutetait pour eux complexe de retrouver les fichiers perdus sur le NAS tellement ceux-ci avaient des noms saugrenus ou non signifiants Il nest pas rare quun agent soit dans lincapaciteacute de retrouver un document alors mecircme quil cherche dans le bon dossier car les fichiers ont eacuteteacute nommeacutes par quelquun dautre Il est alors neacutecessaire douvrir chaque document pour en connaicirctre le contenu Ce mode de fonctionnement nest pas marginal et de nombreuses entreprises ont la mecircme pratique

Il est eacutevident que la proceacutedure proposeacutee est chronophage sur un corpus de 10 ooo documents De plus il faut un temps dadaptation pour acqueacuterir la logique meacutetier de lentreprise (assurance retraite et maladie) et pour se familiariser aux diffeacuterents types de documents internes agrave lentreprise et diffeacuterents de ceux du service de santeacute des armeacutees lesquels sont en majoriteacute des articles scientifiques exteacuterieurs agrave lorganisme qui les consulte

Conclusion Il ressort de notre eacutetude labsence de norme ou de

proceacutedure de nommage standardiseacutee du document Cependant lUniversiteacute dEdimbourg a eacutediteacute dans The Standard Naming Conventions For Electronic Records (Thompson 2007) certaines regravegles dont nous proposons ladaptation dans une proceacutedure de nommage agrave neuf regravegles Cette proceacutedure a eacuteteacute appliqueacutee sur un corpus de 12 000 documents traitant du risque sanitaire en opeacuteration et son reacutesultat a eacuteteacute eacutevalueacute par un panel de dix meacutedecins pharmaciens dentistes et veacuteteacuterinaires militaires Tous les reacutepondants ont estimeacute que cette proceacutedure permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation et apportait de linformation sur le contenu sans quil soit besoin douvrir et de lire le document Enfin elle ameacuteliorait les temps de recherche des documents pertinents Le nombre de reacutepondants eacutetant reacuteduit la prochaine eacutetape consistera agrave eacutevaluer la proceacutedure sur lensemble des utilisateurs du corpus (112) Il reste eacutegalement agrave ameacuteliorer la quantiteacute des mots cleacutes dans les noms de documents sur le corpus eacutetudieacute Il est neacutecessaire de tester la proceacutedure sur un corpus traitant dautres theacutematiques que le risque sanitaire militaire sur dautres types de documents notamment administratifs et sur dautres utilisateurs ce que nous proposons en prospective de cet article sur les 10 000 documents de travail de la Carsat Sud-Est Enfin cette proceacutedure peut ecirctre une base de travail pour leacutetablissement dune norme de nommage documentaire reg

8 8 AVRIL bull JUIN 2 0 1 3 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

Sourres consulteacutees

Alberta Information Management Branch 2005 Naming Conventions for Electronic Documents En ligne lthttpwww imgovabcagt

Beaulieu Patrick 2004 Eleacutements agrave prendre en compte lors du nommage de fichiers et de dossiers INU1020 Organisation de linformation numeacuterique EBSI Universiteacute de Montreacuteal

Boynton Janette Julie Glanville David McDaid David et Carol Lefebvre 1998 Identifying systematic reviews in MEDLINE developing an objective approach to search strategy design Journal of Information Science 24 137-157

Brand de Heer Dieuwke L 2001 A comparison of the coverage of clinical medicine provided by Pascal BIOMED and MEDLINE Health Information and Libraries Journal 18 110-116

Gervais Sylvie 2011 Accegraves aux ressources numeacuteriques et leur utilisation par les enseignants Reacutesultats dun sondage Documentation et bibliothegraveques 57 (3) 133-152

International Standard Organization (ISO) 2000 Data eleshyments and interchange formats - Information Interchange -Representation of dates and times ISO 86012ooo(E) Genegraveve ISO

Martin Bridget 2007 Electronic File Name Standard Part of Highways Agency Information Management Policy Royaume-Uni Highways Agency

MIS Development Unit 2002 Group Working Office Standards MIS Development Unit

North Carolina Department of Cultural Resources 2008 Best practices for File-Naming Office of Archives and History Government Records Branch lthttpwwwrecordsncdcr govgt

Royer Jean-Michel 2008 Comment bien nommer ses dossiers et fichiers Carnets PAO

lthttpcarnet-paojm-royercomindexphp post Comment-bien-nommer-ses-dossiers-et-fichiersgt

Tanti Marc et al 2010 Un modegravele de grille danalyse des docushyments scientifiques- Application agrave la veille sanitaire de deacutefense Documentaliste- Sciences de lInformation 47 (1) 4-12

Thompson Anne 2007 Standard Naming Conventions For Electronic Records The Rules Edinburgh University lthttp wwwrecordsmanagementedacukInfoStafrRMstaff RMprojectsPPFileNameRulesRuleshtmgt

Tremblay Miguel 2008 Les 3 regravegles dor pour nommer un fichier Hors des lieux communs lthttpptaffcablogue20080629 les_3__rgles_dor_pour_nommer_un_fichiergt

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 9

Regravegle 5 Nous recommandons dutiliser uniquement le nom de famille du premier auteur

Afin de respecter la regravegle 1 nous recommandons de ne retenir que le nom de famille du premier auteur dans le nom du fichier (Figure 5)

Regravegle 6 Si un document est eacutecrit par un mecircme auteur sur un mecircme sujet et la mecircme anneacutee nous proposons dajouter un code agrave deux chiffres au nom de lauteur

Afin de diffeacuterencier deux articles ou plus eacutecrits par le mecircme auteur la mecircme anneacutee et sur le mecircme sujet une marque distinctive est indispensable Nous recomshymandons de coder larticle le plus reacutecent (en fonction

Figure 1 ~ Exemple pour la regravegle 1

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthesepdf X Article de synthegravese sur le paludismepdf

Certains mots rallongent inutilement le nom du fichier Les mots vides de sens tels que laquo de sur le la les raquo doivent ecirctre supprimeacutes du nom de fichier

Figure 2 ~ Exemple pour la regravegle 2

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-1987pdf Article_de_synthese_sur_le_paludismepdf Article de synthegravese sur le paludismepdf ArticleDeSyntheseSurLePaludismepdf

Afin deacuteviter des problegravemes de compatibiliteacute ou de lecture nous recommandons de ne pas utiliser lespace et dutiliser des tirets

Figure 3 - Exemple pour la regravegle 3

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-traitement-deparis-2004pdf

X deparis-traitement-paludisme-2004pdf traitement-paludisme-deparis-2004pdf 2004-paludisme-traitement-deparispdf

Le terme geacuteneacuterique constitueacute dun seul mot cleacute est attribueacute par lindexeur ou par celui qui va enregistrer le document dans la meacutemoire de son ordinateur Ce terme geacuteneacuterique est soit deacutetermineacute en langage naturel soit agrave laide dun theacutesaurus Il est possible dutiliser jusquagrave trois termes speacutecifiques dans le nom du document Suivent ensuite le nom de lauteur et lanneacutee de la publication

Figure 4~ Exemple pour la regravegle 4

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-1987pdf

X paludisme-synthese-180287pdf paludisme-synthese-02181987pdf

En regravegle geacuteneacuterale les jours et les mois importent peu notamment lorsque les documents du corpus traiteacutes sont des publications scientifiques Ils sont donc eacutelimineacutes du nom du fichier ce qui permet de respecter la regravegle 1 La date est compreacutehensible et facilement repeacuterable dans le nom du fichier

Figure 5 ~ Exemple pour la regravegle 5

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-afrique-synthese-deparis-2012pdf

X paludisme-afrique-synthese-deparis-decam-pom-mier-tanti-20i2pdf paludisme-afrique-synthese-xavier-deparis-chris-tophe-decam-2012pdf

Le premier auteur est lauteur principal et cest en geacuteneacuteral dans les publications scientifiques celui qui a eacutecrit la publication Un utilisateur aura donc tendance agrave effectuer la recherche par son nom plutocirct que par ceux des autres auteurs Leacutelimination des noms des autres auteurs est conforme agrave la regravegle 1 Il en va de mecircme pour leacutelimination des preacutenoms

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 5

1 introduction du reacutesumeacute et des mots cleacutes de lauteur (sils existent) Ils peuvent eacutegalement ecirctre attribueacutes agrave partir dun theacutesaurus par exemple dans notre contexte particulier agrave partir du theacutesaurus MESH (Medical Subject Heading) bilingue de lInstitut national de la santeacute et de la recherche meacutedicale (Inserm)

Regravegle 4 Si une date est disponible utiliser le format AAAAcirc

Conformeacutement agrave la norme ISO 8601 la date doit prendre le format AAAAMMJJ AAAAMM AAAA-AAAA ou AAAA (Figure 4) Nous avons choisi ce dernier format en conformiteacute avec la regravegle 1

Figure 6 ~ Exemple pour la regravegle 6

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-deparis01-2012pdf paludisme-synthese-deparis02-2012pdf

paludisme-synthese-deparis1-2012pdf paludisme-synthese-deparis-032012pdf

Cette regravegle permet de diffeacuterencier deux articles eacutecrits par le mecircme auteur la mecircme anneacutee sur le mecircme sujet

Figure 7 ~ Exemple pour la regravegle 7

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-traitement-dupuis-1999pdf X paludisme-traitements-dupuis-1999pdf

Mecircme si larticle couvre plusieurs traitements du paludisme le pluriel najoute que peu dinformation Lutishylisation du singulier rend le nom complet plus simple et plus court

Figure 8 - Exemple pour la regravegle 8

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

ricine-terrorisme-usa-carter-2009pdf irak-profil-cia-smith-2004pdf

ricine-terrorisme-usa-carter-2009pdf irak-profil-cia-smith-2004pdf

La plupart des sigles sont reconnaissables sans lutilisation des points Lutilisation de ces derniers dans les noms de fichier nest pas neacutecessaire

Figure 9 ~ Exemple pour la regravegle 9

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-1987pdf paludisme-mefloquine-johnson-2001pdf

[paludisme] -synthese-1987pdf paludisme-mefloquinereg -johnson-2001pdf

Nous recommandons deacuteviter les signes dopeacuteration (+ ) la barre verticale les signes de comparaison (lt gt =) les crochets les signes diacritiques lespace laquo | A ~ [ ] = amp et les autres caracshytegraveres speacuteciaux reg $poundu etc

du jour et du mois) avec le chiffre le plus important (Figure 6) Ainsi lorsque les fichiers sont classeacutes par ordre alphanumeacuterique un code agrave deux chiffres permet de repeacuterer le dernier article publieacute

Regravegle 7 Nous recommandons de ne pas utiliser de pluriel

De maniegravere geacuteneacuterale lutilisation dun pluriel apporte peu au nom du fichier et rallonge inutilement le nom Afin de respecter la regravegle 1 nous recommandons de ne pas utiliser de pluriel (Figure 7)

Regravegle 8 Nous recommandons de ne pas seacuteparer les composantes dun sigle par des points

Lutilisation de points entre les lettres composant un sigle entre en contradiction avec les regravegles 1 et 9 (Figure 8)

Regravegle 9 Nous recommandons de ne pas utiliser de caractegraveres speacuteciaux ou de lettres capitales

La plupart des systegravemes dexploitation limitent ou encadrent lutilisation des caractegraveres speacuteciaux dans les noms de fichiers (Figure 9) De plus certains signes alourdissent inutilement le nom de fichier ce qui contreshyvient agrave la regravegle 1

Il est enfin proposeacute pour une meilleure indexation un classement des documents dans des dossiers organishyseacutes alphabeacutetiquement etou theacutematiquement et nommeacutes par le terme geacuteneacuterique en eacutevitant des chemins trop longs ou trop compliqueacutes

En reacutesumeacute nous recommandons de nommer les documents par un mot cleacute geacuteneacuteral et deux agrave trois mots cleacutes speacutecifiques les plus repreacutesentatifs du contenu du document suivi du premier auteur et de lanneacutee de publication Mots cleacutes anneacutee et auteur doivent ecirctre espaceacutes dun trait dunion et ecirctre eacutecrits en minuscules sans accents sous la forme termegeacuteneacuterique-termesspeacute-cifiques-nomdupremierauteur-date

Le nommage des documents du fait de la preacutesence de mots cleacutes speacutecifiques deacutetermineacutes par le documentashyliste lindexeur ou le responsable du classement ne peut se faire sans parcourir le document pour avoir une ideacutee preacutecise du contenu Lopeacuteration est geacuteneacuteralement faite de maniegravere rapide mais requiert du temps et surtout une grande attention de la part de lopeacuterateur

Eacutevaluation de la proceacutedure

Corpus eacutevalueacute La proceacutedure de nommage a eacuteteacute appliqueacutee agrave un

corpus de 12 000 documents provenant des bases de donneacutees MEDLINE (Medical Literature Analysis and Retrieval System Online) (Boynton 1998) Horizon Pleins textes Base de donneacutees en santeacute publique (BDSP) Web of Science Sciencedirect Wiley EM-Consulte Pascal (Brand de Heer 2001) Le corpus traite de divers risques sanitaires pour les forces militaires en opeacuterashytion exteacuterieure (paludisme chikungunya diarrheacutees grippe choleacutera) Il est composeacute de documents scien-

8 6 AVRIL bull JUIN 2013 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

tifiques (Tanti 2010) notamment darticles de revues dont lobjet est daider diffeacuterents deacutecideurs et experts du service de santeacute des armeacutees (SSA) franccedilaises dans leur prise de deacutecision sanitaire

Les mots cleacutes geacuteneacuteraux et speacutecifiques ont eacuteteacute attrishybueacutes par lindexeur en sappuyant sur le theacutesaurus MESH de lInserm apregraves lecture du titre du sous-titre du reacutesumeacute et de lintroduction du document Lorsque lauteur avait assigneacute des mots cleacutes ceux-ci ont eacuteteacute choisis de preacutefeacuterence

Ces documents sont inteacutegreacutes dans un logiciel de GED appeleacute Bougainville (pour Base dOUvrages Geacuteneacuteshyraux et dArticles sur le risque biologique et chimique de luNiteacute de VeILLE sanitaire) ougrave ils sont organiseacutes et geacutereacutes selon leur cycle de vie Le logiciel de GED possegravede des fonctions de classement et de navigation permetshytant de retrouver les contenus geacutereacutes au moyen de vues (Figure 10) Le logiciel est lui-mecircme inclus dans un flux de travail daide agrave la deacutecision sanitaire du SSA (service de santeacute des armeacutees) franccedilais Les documents sont stockeacutes et organiseacutes sur un serveur Ils sont consultables sur un portail documentaire dun Intranet (Intranet du service de santeacute des armeacutees) via un navigateur Web par 112 utilisateurs deacutesigneacutes (profil meacutedecins pharmashyciens dentistes veacuteteacuterinaires militaires) via un login et un mot de passe

Le nombre de fichiers renommeacutes pour leacutevaluation de la proceacutedure eacutetait en moyenne de 100 fichiers par journeacutee de huit heures

Reacutesultat de leacutevaluation Un questionnaire deacutevaluation de la pertinence des

noms des documents pour la recherche dinformation sanitaire a eacuteteacute distribueacute agrave dix utilisateurs du systegraveme choisis de maniegravere aleacuteatoire1 Comme le tout eacutetait fait de faccedilon anonyme le profil des utilisateurs nest pas connu nous savons cependant que ce sont soit des meacutedecins soit des pharmaciens soit des veacuteteacuterinaires

Voici lessentiel des reacuteponses obtenues au questionshynaire

bull cent pour cent des usagers interrogeacutes ont reacuteshypondu que la proceacutedure de nommage des docushyments permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation lors de recherches documentaires

bull cent pour cent des usagers interrogeacutes ont trouveacute que les noms attribueacutes aux documents neacutetaient ni trop longs ni trop compliqueacutes

Le questionnaire est reproduit en annexe

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 7

bull vingt pour cent ont apporteacute des reacuteserves sur cershytains mots cleacutes eacutecrits sous la forme de sigles et qui meacuteritaient peut-ecirctre decirctre donneacutes dans leur forme complegravete

bull cent pour cent ont reacutepondu que le type de nom attribueacute aux documents apportait de linformashytion sur le contenu du document sans quil soit besoin au preacutealable de louvrir et de le lire

bull cent pour cent ont reacutepondu que les noms attrishybueacutes aux documents aidaient agrave localiser plus rapidement et plus facilement linformation

bull soixante pour cent ont reacutepondu que le nom du premier auteur dans le nom du document navait un inteacuterecirct que tregraves relatif pour la recherche sauf dans le cas ougrave une recherche par auteur est meneacutee

bull cent pour cent ont trouveacute utile lanneacutee de publishycation dans le nom du document parce quelle permet de faire un tri par date

bull cent pour cent ont reacutepondu que le fait de mettre en scegravene les documents dans des dossiers classeacutes de maniegravere alphabeacutetique ou theacutematique apporshytait de linformation implicite sur le contenu du document et permettait un tri documentaire agrave priori

bull cent pour cent ont conclu que le nom proposeacute ameacuteliorait la recherche et diminuait le temps de recherche documentaire

bull soixante-dix pour cent ont ajouteacute quun plus grand nombre de mots cleacutes dans le nom du document ameacuteliorerait la faciliteacute et la rapiditeacute de la recherche

Prospectives Pour avoir plus dexhaustiviteacute sur les contenus

et les theacutematiques documentaires mais aussi pour eacutetudier un eacutechantillon repreacutesentatif dune autre popushylation dusagers (une population du secteur priveacute) il est proposeacute dappliquer la proceacutedure de nommage sur un corpus de 10 ooo documents de travail de la Caisse dasshysurance retraite et de la santeacute au travail Sud-Est (Carsat Sud-Est) Ces documents sont de types bureautique et multimeacutedia internes agrave lentreprise et de types diffeacuterents (textes des futures communications prises de vues dun eacuteveacutenement proceacutedures de mise agrave jour des supports rapshyports eacutecrits par des agents lors dun deacuteplacement) Ces documents sont de nature administrative plutocirct que scientifique Ils sont actuellement mis en reacuteseau dans un espace collaboratif de travail et sont consultables par les agents du groupe par lintermeacutediaire dun Network Attached Storage (NAS) Ce moyen technologique de partage de linformation a eacuteteacute choisi car il possegravede comme avantage labsence absolue de contraintes nimporte qui peut mettre en partage nimporte quoi et surtout nimporte comment Cet espace joue ainsi le rocircle dune boicircte de deacutepocirct et de partage interne dans

laquelle il est possible de glisser-deacuteposer les fichiers et den assurer ainsi le stockage Il ny a pas de notificashytion en cas dajout ou de suppression de documents et la fonction recherche est celle de Microsoft Windowsreg

Une proceacutedure normaliseacutee de nommage serait une veacuteritable valeur ajouteacutee pour lentreprise Les agents ont dailleurs confirmeacute quil eacutetait pour eux complexe de retrouver les fichiers perdus sur le NAS tellement ceux-ci avaient des noms saugrenus ou non signifiants Il nest pas rare quun agent soit dans lincapaciteacute de retrouver un document alors mecircme quil cherche dans le bon dossier car les fichiers ont eacuteteacute nommeacutes par quelquun dautre Il est alors neacutecessaire douvrir chaque document pour en connaicirctre le contenu Ce mode de fonctionnement nest pas marginal et de nombreuses entreprises ont la mecircme pratique

Il est eacutevident que la proceacutedure proposeacutee est chronophage sur un corpus de 10 ooo documents De plus il faut un temps dadaptation pour acqueacuterir la logique meacutetier de lentreprise (assurance retraite et maladie) et pour se familiariser aux diffeacuterents types de documents internes agrave lentreprise et diffeacuterents de ceux du service de santeacute des armeacutees lesquels sont en majoriteacute des articles scientifiques exteacuterieurs agrave lorganisme qui les consulte

Conclusion Il ressort de notre eacutetude labsence de norme ou de

proceacutedure de nommage standardiseacutee du document Cependant lUniversiteacute dEdimbourg a eacutediteacute dans The Standard Naming Conventions For Electronic Records (Thompson 2007) certaines regravegles dont nous proposons ladaptation dans une proceacutedure de nommage agrave neuf regravegles Cette proceacutedure a eacuteteacute appliqueacutee sur un corpus de 12 000 documents traitant du risque sanitaire en opeacuteration et son reacutesultat a eacuteteacute eacutevalueacute par un panel de dix meacutedecins pharmaciens dentistes et veacuteteacuterinaires militaires Tous les reacutepondants ont estimeacute que cette proceacutedure permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation et apportait de linformation sur le contenu sans quil soit besoin douvrir et de lire le document Enfin elle ameacuteliorait les temps de recherche des documents pertinents Le nombre de reacutepondants eacutetant reacuteduit la prochaine eacutetape consistera agrave eacutevaluer la proceacutedure sur lensemble des utilisateurs du corpus (112) Il reste eacutegalement agrave ameacuteliorer la quantiteacute des mots cleacutes dans les noms de documents sur le corpus eacutetudieacute Il est neacutecessaire de tester la proceacutedure sur un corpus traitant dautres theacutematiques que le risque sanitaire militaire sur dautres types de documents notamment administratifs et sur dautres utilisateurs ce que nous proposons en prospective de cet article sur les 10 000 documents de travail de la Carsat Sud-Est Enfin cette proceacutedure peut ecirctre une base de travail pour leacutetablissement dune norme de nommage documentaire reg

8 8 AVRIL bull JUIN 2 0 1 3 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

Sourres consulteacutees

Alberta Information Management Branch 2005 Naming Conventions for Electronic Documents En ligne lthttpwww imgovabcagt

Beaulieu Patrick 2004 Eleacutements agrave prendre en compte lors du nommage de fichiers et de dossiers INU1020 Organisation de linformation numeacuterique EBSI Universiteacute de Montreacuteal

Boynton Janette Julie Glanville David McDaid David et Carol Lefebvre 1998 Identifying systematic reviews in MEDLINE developing an objective approach to search strategy design Journal of Information Science 24 137-157

Brand de Heer Dieuwke L 2001 A comparison of the coverage of clinical medicine provided by Pascal BIOMED and MEDLINE Health Information and Libraries Journal 18 110-116

Gervais Sylvie 2011 Accegraves aux ressources numeacuteriques et leur utilisation par les enseignants Reacutesultats dun sondage Documentation et bibliothegraveques 57 (3) 133-152

International Standard Organization (ISO) 2000 Data eleshyments and interchange formats - Information Interchange -Representation of dates and times ISO 86012ooo(E) Genegraveve ISO

Martin Bridget 2007 Electronic File Name Standard Part of Highways Agency Information Management Policy Royaume-Uni Highways Agency

MIS Development Unit 2002 Group Working Office Standards MIS Development Unit

North Carolina Department of Cultural Resources 2008 Best practices for File-Naming Office of Archives and History Government Records Branch lthttpwwwrecordsncdcr govgt

Royer Jean-Michel 2008 Comment bien nommer ses dossiers et fichiers Carnets PAO

lthttpcarnet-paojm-royercomindexphp post Comment-bien-nommer-ses-dossiers-et-fichiersgt

Tanti Marc et al 2010 Un modegravele de grille danalyse des docushyments scientifiques- Application agrave la veille sanitaire de deacutefense Documentaliste- Sciences de lInformation 47 (1) 4-12

Thompson Anne 2007 Standard Naming Conventions For Electronic Records The Rules Edinburgh University lthttp wwwrecordsmanagementedacukInfoStafrRMstaff RMprojectsPPFileNameRulesRuleshtmgt

Tremblay Miguel 2008 Les 3 regravegles dor pour nommer un fichier Hors des lieux communs lthttpptaffcablogue20080629 les_3__rgles_dor_pour_nommer_un_fichiergt

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 9

Figure 6 ~ Exemple pour la regravegle 6

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-deparis01-2012pdf paludisme-synthese-deparis02-2012pdf

paludisme-synthese-deparis1-2012pdf paludisme-synthese-deparis-032012pdf

Cette regravegle permet de diffeacuterencier deux articles eacutecrits par le mecircme auteur la mecircme anneacutee sur le mecircme sujet

Figure 7 ~ Exemple pour la regravegle 7

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-traitement-dupuis-1999pdf X paludisme-traitements-dupuis-1999pdf

Mecircme si larticle couvre plusieurs traitements du paludisme le pluriel najoute que peu dinformation Lutishylisation du singulier rend le nom complet plus simple et plus court

Figure 8 - Exemple pour la regravegle 8

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

ricine-terrorisme-usa-carter-2009pdf irak-profil-cia-smith-2004pdf

ricine-terrorisme-usa-carter-2009pdf irak-profil-cia-smith-2004pdf

La plupart des sigles sont reconnaissables sans lutilisation des points Lutilisation de ces derniers dans les noms de fichier nest pas neacutecessaire

Figure 9 ~ Exemple pour la regravegle 9

NOM DE FICHIER

EXPLICATION

paludisme-synthese-1987pdf paludisme-mefloquine-johnson-2001pdf

[paludisme] -synthese-1987pdf paludisme-mefloquinereg -johnson-2001pdf

Nous recommandons deacuteviter les signes dopeacuteration (+ ) la barre verticale les signes de comparaison (lt gt =) les crochets les signes diacritiques lespace laquo | A ~ [ ] = amp et les autres caracshytegraveres speacuteciaux reg $poundu etc

du jour et du mois) avec le chiffre le plus important (Figure 6) Ainsi lorsque les fichiers sont classeacutes par ordre alphanumeacuterique un code agrave deux chiffres permet de repeacuterer le dernier article publieacute

Regravegle 7 Nous recommandons de ne pas utiliser de pluriel

De maniegravere geacuteneacuterale lutilisation dun pluriel apporte peu au nom du fichier et rallonge inutilement le nom Afin de respecter la regravegle 1 nous recommandons de ne pas utiliser de pluriel (Figure 7)

Regravegle 8 Nous recommandons de ne pas seacuteparer les composantes dun sigle par des points

Lutilisation de points entre les lettres composant un sigle entre en contradiction avec les regravegles 1 et 9 (Figure 8)

Regravegle 9 Nous recommandons de ne pas utiliser de caractegraveres speacuteciaux ou de lettres capitales

La plupart des systegravemes dexploitation limitent ou encadrent lutilisation des caractegraveres speacuteciaux dans les noms de fichiers (Figure 9) De plus certains signes alourdissent inutilement le nom de fichier ce qui contreshyvient agrave la regravegle 1

Il est enfin proposeacute pour une meilleure indexation un classement des documents dans des dossiers organishyseacutes alphabeacutetiquement etou theacutematiquement et nommeacutes par le terme geacuteneacuterique en eacutevitant des chemins trop longs ou trop compliqueacutes

En reacutesumeacute nous recommandons de nommer les documents par un mot cleacute geacuteneacuteral et deux agrave trois mots cleacutes speacutecifiques les plus repreacutesentatifs du contenu du document suivi du premier auteur et de lanneacutee de publication Mots cleacutes anneacutee et auteur doivent ecirctre espaceacutes dun trait dunion et ecirctre eacutecrits en minuscules sans accents sous la forme termegeacuteneacuterique-termesspeacute-cifiques-nomdupremierauteur-date

Le nommage des documents du fait de la preacutesence de mots cleacutes speacutecifiques deacutetermineacutes par le documentashyliste lindexeur ou le responsable du classement ne peut se faire sans parcourir le document pour avoir une ideacutee preacutecise du contenu Lopeacuteration est geacuteneacuteralement faite de maniegravere rapide mais requiert du temps et surtout une grande attention de la part de lopeacuterateur

Eacutevaluation de la proceacutedure

Corpus eacutevalueacute La proceacutedure de nommage a eacuteteacute appliqueacutee agrave un

corpus de 12 000 documents provenant des bases de donneacutees MEDLINE (Medical Literature Analysis and Retrieval System Online) (Boynton 1998) Horizon Pleins textes Base de donneacutees en santeacute publique (BDSP) Web of Science Sciencedirect Wiley EM-Consulte Pascal (Brand de Heer 2001) Le corpus traite de divers risques sanitaires pour les forces militaires en opeacuterashytion exteacuterieure (paludisme chikungunya diarrheacutees grippe choleacutera) Il est composeacute de documents scien-

8 6 AVRIL bull JUIN 2013 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

tifiques (Tanti 2010) notamment darticles de revues dont lobjet est daider diffeacuterents deacutecideurs et experts du service de santeacute des armeacutees (SSA) franccedilaises dans leur prise de deacutecision sanitaire

Les mots cleacutes geacuteneacuteraux et speacutecifiques ont eacuteteacute attrishybueacutes par lindexeur en sappuyant sur le theacutesaurus MESH de lInserm apregraves lecture du titre du sous-titre du reacutesumeacute et de lintroduction du document Lorsque lauteur avait assigneacute des mots cleacutes ceux-ci ont eacuteteacute choisis de preacutefeacuterence

Ces documents sont inteacutegreacutes dans un logiciel de GED appeleacute Bougainville (pour Base dOUvrages Geacuteneacuteshyraux et dArticles sur le risque biologique et chimique de luNiteacute de VeILLE sanitaire) ougrave ils sont organiseacutes et geacutereacutes selon leur cycle de vie Le logiciel de GED possegravede des fonctions de classement et de navigation permetshytant de retrouver les contenus geacutereacutes au moyen de vues (Figure 10) Le logiciel est lui-mecircme inclus dans un flux de travail daide agrave la deacutecision sanitaire du SSA (service de santeacute des armeacutees) franccedilais Les documents sont stockeacutes et organiseacutes sur un serveur Ils sont consultables sur un portail documentaire dun Intranet (Intranet du service de santeacute des armeacutees) via un navigateur Web par 112 utilisateurs deacutesigneacutes (profil meacutedecins pharmashyciens dentistes veacuteteacuterinaires militaires) via un login et un mot de passe

Le nombre de fichiers renommeacutes pour leacutevaluation de la proceacutedure eacutetait en moyenne de 100 fichiers par journeacutee de huit heures

Reacutesultat de leacutevaluation Un questionnaire deacutevaluation de la pertinence des

noms des documents pour la recherche dinformation sanitaire a eacuteteacute distribueacute agrave dix utilisateurs du systegraveme choisis de maniegravere aleacuteatoire1 Comme le tout eacutetait fait de faccedilon anonyme le profil des utilisateurs nest pas connu nous savons cependant que ce sont soit des meacutedecins soit des pharmaciens soit des veacuteteacuterinaires

Voici lessentiel des reacuteponses obtenues au questionshynaire

bull cent pour cent des usagers interrogeacutes ont reacuteshypondu que la proceacutedure de nommage des docushyments permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation lors de recherches documentaires

bull cent pour cent des usagers interrogeacutes ont trouveacute que les noms attribueacutes aux documents neacutetaient ni trop longs ni trop compliqueacutes

Le questionnaire est reproduit en annexe

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 7

bull vingt pour cent ont apporteacute des reacuteserves sur cershytains mots cleacutes eacutecrits sous la forme de sigles et qui meacuteritaient peut-ecirctre decirctre donneacutes dans leur forme complegravete

bull cent pour cent ont reacutepondu que le type de nom attribueacute aux documents apportait de linformashytion sur le contenu du document sans quil soit besoin au preacutealable de louvrir et de le lire

bull cent pour cent ont reacutepondu que les noms attrishybueacutes aux documents aidaient agrave localiser plus rapidement et plus facilement linformation

bull soixante pour cent ont reacutepondu que le nom du premier auteur dans le nom du document navait un inteacuterecirct que tregraves relatif pour la recherche sauf dans le cas ougrave une recherche par auteur est meneacutee

bull cent pour cent ont trouveacute utile lanneacutee de publishycation dans le nom du document parce quelle permet de faire un tri par date

bull cent pour cent ont reacutepondu que le fait de mettre en scegravene les documents dans des dossiers classeacutes de maniegravere alphabeacutetique ou theacutematique apporshytait de linformation implicite sur le contenu du document et permettait un tri documentaire agrave priori

bull cent pour cent ont conclu que le nom proposeacute ameacuteliorait la recherche et diminuait le temps de recherche documentaire

bull soixante-dix pour cent ont ajouteacute quun plus grand nombre de mots cleacutes dans le nom du document ameacuteliorerait la faciliteacute et la rapiditeacute de la recherche

Prospectives Pour avoir plus dexhaustiviteacute sur les contenus

et les theacutematiques documentaires mais aussi pour eacutetudier un eacutechantillon repreacutesentatif dune autre popushylation dusagers (une population du secteur priveacute) il est proposeacute dappliquer la proceacutedure de nommage sur un corpus de 10 ooo documents de travail de la Caisse dasshysurance retraite et de la santeacute au travail Sud-Est (Carsat Sud-Est) Ces documents sont de types bureautique et multimeacutedia internes agrave lentreprise et de types diffeacuterents (textes des futures communications prises de vues dun eacuteveacutenement proceacutedures de mise agrave jour des supports rapshyports eacutecrits par des agents lors dun deacuteplacement) Ces documents sont de nature administrative plutocirct que scientifique Ils sont actuellement mis en reacuteseau dans un espace collaboratif de travail et sont consultables par les agents du groupe par lintermeacutediaire dun Network Attached Storage (NAS) Ce moyen technologique de partage de linformation a eacuteteacute choisi car il possegravede comme avantage labsence absolue de contraintes nimporte qui peut mettre en partage nimporte quoi et surtout nimporte comment Cet espace joue ainsi le rocircle dune boicircte de deacutepocirct et de partage interne dans

laquelle il est possible de glisser-deacuteposer les fichiers et den assurer ainsi le stockage Il ny a pas de notificashytion en cas dajout ou de suppression de documents et la fonction recherche est celle de Microsoft Windowsreg

Une proceacutedure normaliseacutee de nommage serait une veacuteritable valeur ajouteacutee pour lentreprise Les agents ont dailleurs confirmeacute quil eacutetait pour eux complexe de retrouver les fichiers perdus sur le NAS tellement ceux-ci avaient des noms saugrenus ou non signifiants Il nest pas rare quun agent soit dans lincapaciteacute de retrouver un document alors mecircme quil cherche dans le bon dossier car les fichiers ont eacuteteacute nommeacutes par quelquun dautre Il est alors neacutecessaire douvrir chaque document pour en connaicirctre le contenu Ce mode de fonctionnement nest pas marginal et de nombreuses entreprises ont la mecircme pratique

Il est eacutevident que la proceacutedure proposeacutee est chronophage sur un corpus de 10 ooo documents De plus il faut un temps dadaptation pour acqueacuterir la logique meacutetier de lentreprise (assurance retraite et maladie) et pour se familiariser aux diffeacuterents types de documents internes agrave lentreprise et diffeacuterents de ceux du service de santeacute des armeacutees lesquels sont en majoriteacute des articles scientifiques exteacuterieurs agrave lorganisme qui les consulte

Conclusion Il ressort de notre eacutetude labsence de norme ou de

proceacutedure de nommage standardiseacutee du document Cependant lUniversiteacute dEdimbourg a eacutediteacute dans The Standard Naming Conventions For Electronic Records (Thompson 2007) certaines regravegles dont nous proposons ladaptation dans une proceacutedure de nommage agrave neuf regravegles Cette proceacutedure a eacuteteacute appliqueacutee sur un corpus de 12 000 documents traitant du risque sanitaire en opeacuteration et son reacutesultat a eacuteteacute eacutevalueacute par un panel de dix meacutedecins pharmaciens dentistes et veacuteteacuterinaires militaires Tous les reacutepondants ont estimeacute que cette proceacutedure permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation et apportait de linformation sur le contenu sans quil soit besoin douvrir et de lire le document Enfin elle ameacuteliorait les temps de recherche des documents pertinents Le nombre de reacutepondants eacutetant reacuteduit la prochaine eacutetape consistera agrave eacutevaluer la proceacutedure sur lensemble des utilisateurs du corpus (112) Il reste eacutegalement agrave ameacuteliorer la quantiteacute des mots cleacutes dans les noms de documents sur le corpus eacutetudieacute Il est neacutecessaire de tester la proceacutedure sur un corpus traitant dautres theacutematiques que le risque sanitaire militaire sur dautres types de documents notamment administratifs et sur dautres utilisateurs ce que nous proposons en prospective de cet article sur les 10 000 documents de travail de la Carsat Sud-Est Enfin cette proceacutedure peut ecirctre une base de travail pour leacutetablissement dune norme de nommage documentaire reg

8 8 AVRIL bull JUIN 2 0 1 3 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

Sourres consulteacutees

Alberta Information Management Branch 2005 Naming Conventions for Electronic Documents En ligne lthttpwww imgovabcagt

Beaulieu Patrick 2004 Eleacutements agrave prendre en compte lors du nommage de fichiers et de dossiers INU1020 Organisation de linformation numeacuterique EBSI Universiteacute de Montreacuteal

Boynton Janette Julie Glanville David McDaid David et Carol Lefebvre 1998 Identifying systematic reviews in MEDLINE developing an objective approach to search strategy design Journal of Information Science 24 137-157

Brand de Heer Dieuwke L 2001 A comparison of the coverage of clinical medicine provided by Pascal BIOMED and MEDLINE Health Information and Libraries Journal 18 110-116

Gervais Sylvie 2011 Accegraves aux ressources numeacuteriques et leur utilisation par les enseignants Reacutesultats dun sondage Documentation et bibliothegraveques 57 (3) 133-152

International Standard Organization (ISO) 2000 Data eleshyments and interchange formats - Information Interchange -Representation of dates and times ISO 86012ooo(E) Genegraveve ISO

Martin Bridget 2007 Electronic File Name Standard Part of Highways Agency Information Management Policy Royaume-Uni Highways Agency

MIS Development Unit 2002 Group Working Office Standards MIS Development Unit

North Carolina Department of Cultural Resources 2008 Best practices for File-Naming Office of Archives and History Government Records Branch lthttpwwwrecordsncdcr govgt

Royer Jean-Michel 2008 Comment bien nommer ses dossiers et fichiers Carnets PAO

lthttpcarnet-paojm-royercomindexphp post Comment-bien-nommer-ses-dossiers-et-fichiersgt

Tanti Marc et al 2010 Un modegravele de grille danalyse des docushyments scientifiques- Application agrave la veille sanitaire de deacutefense Documentaliste- Sciences de lInformation 47 (1) 4-12

Thompson Anne 2007 Standard Naming Conventions For Electronic Records The Rules Edinburgh University lthttp wwwrecordsmanagementedacukInfoStafrRMstaff RMprojectsPPFileNameRulesRuleshtmgt

Tremblay Miguel 2008 Les 3 regravegles dor pour nommer un fichier Hors des lieux communs lthttpptaffcablogue20080629 les_3__rgles_dor_pour_nommer_un_fichiergt

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 9

tifiques (Tanti 2010) notamment darticles de revues dont lobjet est daider diffeacuterents deacutecideurs et experts du service de santeacute des armeacutees (SSA) franccedilaises dans leur prise de deacutecision sanitaire

Les mots cleacutes geacuteneacuteraux et speacutecifiques ont eacuteteacute attrishybueacutes par lindexeur en sappuyant sur le theacutesaurus MESH de lInserm apregraves lecture du titre du sous-titre du reacutesumeacute et de lintroduction du document Lorsque lauteur avait assigneacute des mots cleacutes ceux-ci ont eacuteteacute choisis de preacutefeacuterence

Ces documents sont inteacutegreacutes dans un logiciel de GED appeleacute Bougainville (pour Base dOUvrages Geacuteneacuteshyraux et dArticles sur le risque biologique et chimique de luNiteacute de VeILLE sanitaire) ougrave ils sont organiseacutes et geacutereacutes selon leur cycle de vie Le logiciel de GED possegravede des fonctions de classement et de navigation permetshytant de retrouver les contenus geacutereacutes au moyen de vues (Figure 10) Le logiciel est lui-mecircme inclus dans un flux de travail daide agrave la deacutecision sanitaire du SSA (service de santeacute des armeacutees) franccedilais Les documents sont stockeacutes et organiseacutes sur un serveur Ils sont consultables sur un portail documentaire dun Intranet (Intranet du service de santeacute des armeacutees) via un navigateur Web par 112 utilisateurs deacutesigneacutes (profil meacutedecins pharmashyciens dentistes veacuteteacuterinaires militaires) via un login et un mot de passe

Le nombre de fichiers renommeacutes pour leacutevaluation de la proceacutedure eacutetait en moyenne de 100 fichiers par journeacutee de huit heures

Reacutesultat de leacutevaluation Un questionnaire deacutevaluation de la pertinence des

noms des documents pour la recherche dinformation sanitaire a eacuteteacute distribueacute agrave dix utilisateurs du systegraveme choisis de maniegravere aleacuteatoire1 Comme le tout eacutetait fait de faccedilon anonyme le profil des utilisateurs nest pas connu nous savons cependant que ce sont soit des meacutedecins soit des pharmaciens soit des veacuteteacuterinaires

Voici lessentiel des reacuteponses obtenues au questionshynaire

bull cent pour cent des usagers interrogeacutes ont reacuteshypondu que la proceacutedure de nommage des docushyments permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation lors de recherches documentaires

bull cent pour cent des usagers interrogeacutes ont trouveacute que les noms attribueacutes aux documents neacutetaient ni trop longs ni trop compliqueacutes

Le questionnaire est reproduit en annexe

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 7

bull vingt pour cent ont apporteacute des reacuteserves sur cershytains mots cleacutes eacutecrits sous la forme de sigles et qui meacuteritaient peut-ecirctre decirctre donneacutes dans leur forme complegravete

bull cent pour cent ont reacutepondu que le type de nom attribueacute aux documents apportait de linformashytion sur le contenu du document sans quil soit besoin au preacutealable de louvrir et de le lire

bull cent pour cent ont reacutepondu que les noms attrishybueacutes aux documents aidaient agrave localiser plus rapidement et plus facilement linformation

bull soixante pour cent ont reacutepondu que le nom du premier auteur dans le nom du document navait un inteacuterecirct que tregraves relatif pour la recherche sauf dans le cas ougrave une recherche par auteur est meneacutee

bull cent pour cent ont trouveacute utile lanneacutee de publishycation dans le nom du document parce quelle permet de faire un tri par date

bull cent pour cent ont reacutepondu que le fait de mettre en scegravene les documents dans des dossiers classeacutes de maniegravere alphabeacutetique ou theacutematique apporshytait de linformation implicite sur le contenu du document et permettait un tri documentaire agrave priori

bull cent pour cent ont conclu que le nom proposeacute ameacuteliorait la recherche et diminuait le temps de recherche documentaire

bull soixante-dix pour cent ont ajouteacute quun plus grand nombre de mots cleacutes dans le nom du document ameacuteliorerait la faciliteacute et la rapiditeacute de la recherche

Prospectives Pour avoir plus dexhaustiviteacute sur les contenus

et les theacutematiques documentaires mais aussi pour eacutetudier un eacutechantillon repreacutesentatif dune autre popushylation dusagers (une population du secteur priveacute) il est proposeacute dappliquer la proceacutedure de nommage sur un corpus de 10 ooo documents de travail de la Caisse dasshysurance retraite et de la santeacute au travail Sud-Est (Carsat Sud-Est) Ces documents sont de types bureautique et multimeacutedia internes agrave lentreprise et de types diffeacuterents (textes des futures communications prises de vues dun eacuteveacutenement proceacutedures de mise agrave jour des supports rapshyports eacutecrits par des agents lors dun deacuteplacement) Ces documents sont de nature administrative plutocirct que scientifique Ils sont actuellement mis en reacuteseau dans un espace collaboratif de travail et sont consultables par les agents du groupe par lintermeacutediaire dun Network Attached Storage (NAS) Ce moyen technologique de partage de linformation a eacuteteacute choisi car il possegravede comme avantage labsence absolue de contraintes nimporte qui peut mettre en partage nimporte quoi et surtout nimporte comment Cet espace joue ainsi le rocircle dune boicircte de deacutepocirct et de partage interne dans

laquelle il est possible de glisser-deacuteposer les fichiers et den assurer ainsi le stockage Il ny a pas de notificashytion en cas dajout ou de suppression de documents et la fonction recherche est celle de Microsoft Windowsreg

Une proceacutedure normaliseacutee de nommage serait une veacuteritable valeur ajouteacutee pour lentreprise Les agents ont dailleurs confirmeacute quil eacutetait pour eux complexe de retrouver les fichiers perdus sur le NAS tellement ceux-ci avaient des noms saugrenus ou non signifiants Il nest pas rare quun agent soit dans lincapaciteacute de retrouver un document alors mecircme quil cherche dans le bon dossier car les fichiers ont eacuteteacute nommeacutes par quelquun dautre Il est alors neacutecessaire douvrir chaque document pour en connaicirctre le contenu Ce mode de fonctionnement nest pas marginal et de nombreuses entreprises ont la mecircme pratique

Il est eacutevident que la proceacutedure proposeacutee est chronophage sur un corpus de 10 ooo documents De plus il faut un temps dadaptation pour acqueacuterir la logique meacutetier de lentreprise (assurance retraite et maladie) et pour se familiariser aux diffeacuterents types de documents internes agrave lentreprise et diffeacuterents de ceux du service de santeacute des armeacutees lesquels sont en majoriteacute des articles scientifiques exteacuterieurs agrave lorganisme qui les consulte

Conclusion Il ressort de notre eacutetude labsence de norme ou de

proceacutedure de nommage standardiseacutee du document Cependant lUniversiteacute dEdimbourg a eacutediteacute dans The Standard Naming Conventions For Electronic Records (Thompson 2007) certaines regravegles dont nous proposons ladaptation dans une proceacutedure de nommage agrave neuf regravegles Cette proceacutedure a eacuteteacute appliqueacutee sur un corpus de 12 000 documents traitant du risque sanitaire en opeacuteration et son reacutesultat a eacuteteacute eacutevalueacute par un panel de dix meacutedecins pharmaciens dentistes et veacuteteacuterinaires militaires Tous les reacutepondants ont estimeacute que cette proceacutedure permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation et apportait de linformation sur le contenu sans quil soit besoin douvrir et de lire le document Enfin elle ameacuteliorait les temps de recherche des documents pertinents Le nombre de reacutepondants eacutetant reacuteduit la prochaine eacutetape consistera agrave eacutevaluer la proceacutedure sur lensemble des utilisateurs du corpus (112) Il reste eacutegalement agrave ameacuteliorer la quantiteacute des mots cleacutes dans les noms de documents sur le corpus eacutetudieacute Il est neacutecessaire de tester la proceacutedure sur un corpus traitant dautres theacutematiques que le risque sanitaire militaire sur dautres types de documents notamment administratifs et sur dautres utilisateurs ce que nous proposons en prospective de cet article sur les 10 000 documents de travail de la Carsat Sud-Est Enfin cette proceacutedure peut ecirctre une base de travail pour leacutetablissement dune norme de nommage documentaire reg

8 8 AVRIL bull JUIN 2 0 1 3 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

Sourres consulteacutees

Alberta Information Management Branch 2005 Naming Conventions for Electronic Documents En ligne lthttpwww imgovabcagt

Beaulieu Patrick 2004 Eleacutements agrave prendre en compte lors du nommage de fichiers et de dossiers INU1020 Organisation de linformation numeacuterique EBSI Universiteacute de Montreacuteal

Boynton Janette Julie Glanville David McDaid David et Carol Lefebvre 1998 Identifying systematic reviews in MEDLINE developing an objective approach to search strategy design Journal of Information Science 24 137-157

Brand de Heer Dieuwke L 2001 A comparison of the coverage of clinical medicine provided by Pascal BIOMED and MEDLINE Health Information and Libraries Journal 18 110-116

Gervais Sylvie 2011 Accegraves aux ressources numeacuteriques et leur utilisation par les enseignants Reacutesultats dun sondage Documentation et bibliothegraveques 57 (3) 133-152

International Standard Organization (ISO) 2000 Data eleshyments and interchange formats - Information Interchange -Representation of dates and times ISO 86012ooo(E) Genegraveve ISO

Martin Bridget 2007 Electronic File Name Standard Part of Highways Agency Information Management Policy Royaume-Uni Highways Agency

MIS Development Unit 2002 Group Working Office Standards MIS Development Unit

North Carolina Department of Cultural Resources 2008 Best practices for File-Naming Office of Archives and History Government Records Branch lthttpwwwrecordsncdcr govgt

Royer Jean-Michel 2008 Comment bien nommer ses dossiers et fichiers Carnets PAO

lthttpcarnet-paojm-royercomindexphp post Comment-bien-nommer-ses-dossiers-et-fichiersgt

Tanti Marc et al 2010 Un modegravele de grille danalyse des docushyments scientifiques- Application agrave la veille sanitaire de deacutefense Documentaliste- Sciences de lInformation 47 (1) 4-12

Thompson Anne 2007 Standard Naming Conventions For Electronic Records The Rules Edinburgh University lthttp wwwrecordsmanagementedacukInfoStafrRMstaff RMprojectsPPFileNameRulesRuleshtmgt

Tremblay Miguel 2008 Les 3 regravegles dor pour nommer un fichier Hors des lieux communs lthttpptaffcablogue20080629 les_3__rgles_dor_pour_nommer_un_fichiergt

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 9

bull vingt pour cent ont apporteacute des reacuteserves sur cershytains mots cleacutes eacutecrits sous la forme de sigles et qui meacuteritaient peut-ecirctre decirctre donneacutes dans leur forme complegravete

bull cent pour cent ont reacutepondu que le type de nom attribueacute aux documents apportait de linformashytion sur le contenu du document sans quil soit besoin au preacutealable de louvrir et de le lire

bull cent pour cent ont reacutepondu que les noms attrishybueacutes aux documents aidaient agrave localiser plus rapidement et plus facilement linformation

bull soixante pour cent ont reacutepondu que le nom du premier auteur dans le nom du document navait un inteacuterecirct que tregraves relatif pour la recherche sauf dans le cas ougrave une recherche par auteur est meneacutee

bull cent pour cent ont trouveacute utile lanneacutee de publishycation dans le nom du document parce quelle permet de faire un tri par date

bull cent pour cent ont reacutepondu que le fait de mettre en scegravene les documents dans des dossiers classeacutes de maniegravere alphabeacutetique ou theacutematique apporshytait de linformation implicite sur le contenu du document et permettait un tri documentaire agrave priori

bull cent pour cent ont conclu que le nom proposeacute ameacuteliorait la recherche et diminuait le temps de recherche documentaire

bull soixante-dix pour cent ont ajouteacute quun plus grand nombre de mots cleacutes dans le nom du document ameacuteliorerait la faciliteacute et la rapiditeacute de la recherche

Prospectives Pour avoir plus dexhaustiviteacute sur les contenus

et les theacutematiques documentaires mais aussi pour eacutetudier un eacutechantillon repreacutesentatif dune autre popushylation dusagers (une population du secteur priveacute) il est proposeacute dappliquer la proceacutedure de nommage sur un corpus de 10 ooo documents de travail de la Caisse dasshysurance retraite et de la santeacute au travail Sud-Est (Carsat Sud-Est) Ces documents sont de types bureautique et multimeacutedia internes agrave lentreprise et de types diffeacuterents (textes des futures communications prises de vues dun eacuteveacutenement proceacutedures de mise agrave jour des supports rapshyports eacutecrits par des agents lors dun deacuteplacement) Ces documents sont de nature administrative plutocirct que scientifique Ils sont actuellement mis en reacuteseau dans un espace collaboratif de travail et sont consultables par les agents du groupe par lintermeacutediaire dun Network Attached Storage (NAS) Ce moyen technologique de partage de linformation a eacuteteacute choisi car il possegravede comme avantage labsence absolue de contraintes nimporte qui peut mettre en partage nimporte quoi et surtout nimporte comment Cet espace joue ainsi le rocircle dune boicircte de deacutepocirct et de partage interne dans

laquelle il est possible de glisser-deacuteposer les fichiers et den assurer ainsi le stockage Il ny a pas de notificashytion en cas dajout ou de suppression de documents et la fonction recherche est celle de Microsoft Windowsreg

Une proceacutedure normaliseacutee de nommage serait une veacuteritable valeur ajouteacutee pour lentreprise Les agents ont dailleurs confirmeacute quil eacutetait pour eux complexe de retrouver les fichiers perdus sur le NAS tellement ceux-ci avaient des noms saugrenus ou non signifiants Il nest pas rare quun agent soit dans lincapaciteacute de retrouver un document alors mecircme quil cherche dans le bon dossier car les fichiers ont eacuteteacute nommeacutes par quelquun dautre Il est alors neacutecessaire douvrir chaque document pour en connaicirctre le contenu Ce mode de fonctionnement nest pas marginal et de nombreuses entreprises ont la mecircme pratique

Il est eacutevident que la proceacutedure proposeacutee est chronophage sur un corpus de 10 ooo documents De plus il faut un temps dadaptation pour acqueacuterir la logique meacutetier de lentreprise (assurance retraite et maladie) et pour se familiariser aux diffeacuterents types de documents internes agrave lentreprise et diffeacuterents de ceux du service de santeacute des armeacutees lesquels sont en majoriteacute des articles scientifiques exteacuterieurs agrave lorganisme qui les consulte

Conclusion Il ressort de notre eacutetude labsence de norme ou de

proceacutedure de nommage standardiseacutee du document Cependant lUniversiteacute dEdimbourg a eacutediteacute dans The Standard Naming Conventions For Electronic Records (Thompson 2007) certaines regravegles dont nous proposons ladaptation dans une proceacutedure de nommage agrave neuf regravegles Cette proceacutedure a eacuteteacute appliqueacutee sur un corpus de 12 000 documents traitant du risque sanitaire en opeacuteration et son reacutesultat a eacuteteacute eacutevalueacute par un panel de dix meacutedecins pharmaciens dentistes et veacuteteacuterinaires militaires Tous les reacutepondants ont estimeacute que cette proceacutedure permettait de retrouver plus facilement et plus rapidement linformation et apportait de linformation sur le contenu sans quil soit besoin douvrir et de lire le document Enfin elle ameacuteliorait les temps de recherche des documents pertinents Le nombre de reacutepondants eacutetant reacuteduit la prochaine eacutetape consistera agrave eacutevaluer la proceacutedure sur lensemble des utilisateurs du corpus (112) Il reste eacutegalement agrave ameacuteliorer la quantiteacute des mots cleacutes dans les noms de documents sur le corpus eacutetudieacute Il est neacutecessaire de tester la proceacutedure sur un corpus traitant dautres theacutematiques que le risque sanitaire militaire sur dautres types de documents notamment administratifs et sur dautres utilisateurs ce que nous proposons en prospective de cet article sur les 10 000 documents de travail de la Carsat Sud-Est Enfin cette proceacutedure peut ecirctre une base de travail pour leacutetablissement dune norme de nommage documentaire reg

8 8 AVRIL bull JUIN 2 0 1 3 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES

Sourres consulteacutees

Alberta Information Management Branch 2005 Naming Conventions for Electronic Documents En ligne lthttpwww imgovabcagt

Beaulieu Patrick 2004 Eleacutements agrave prendre en compte lors du nommage de fichiers et de dossiers INU1020 Organisation de linformation numeacuterique EBSI Universiteacute de Montreacuteal

Boynton Janette Julie Glanville David McDaid David et Carol Lefebvre 1998 Identifying systematic reviews in MEDLINE developing an objective approach to search strategy design Journal of Information Science 24 137-157

Brand de Heer Dieuwke L 2001 A comparison of the coverage of clinical medicine provided by Pascal BIOMED and MEDLINE Health Information and Libraries Journal 18 110-116

Gervais Sylvie 2011 Accegraves aux ressources numeacuteriques et leur utilisation par les enseignants Reacutesultats dun sondage Documentation et bibliothegraveques 57 (3) 133-152

International Standard Organization (ISO) 2000 Data eleshyments and interchange formats - Information Interchange -Representation of dates and times ISO 86012ooo(E) Genegraveve ISO

Martin Bridget 2007 Electronic File Name Standard Part of Highways Agency Information Management Policy Royaume-Uni Highways Agency

MIS Development Unit 2002 Group Working Office Standards MIS Development Unit

North Carolina Department of Cultural Resources 2008 Best practices for File-Naming Office of Archives and History Government Records Branch lthttpwwwrecordsncdcr govgt

Royer Jean-Michel 2008 Comment bien nommer ses dossiers et fichiers Carnets PAO

lthttpcarnet-paojm-royercomindexphp post Comment-bien-nommer-ses-dossiers-et-fichiersgt

Tanti Marc et al 2010 Un modegravele de grille danalyse des docushyments scientifiques- Application agrave la veille sanitaire de deacutefense Documentaliste- Sciences de lInformation 47 (1) 4-12

Thompson Anne 2007 Standard Naming Conventions For Electronic Records The Rules Edinburgh University lthttp wwwrecordsmanagementedacukInfoStafrRMstaff RMprojectsPPFileNameRulesRuleshtmgt

Tremblay Miguel 2008 Les 3 regravegles dor pour nommer un fichier Hors des lieux communs lthttpptaffcablogue20080629 les_3__rgles_dor_pour_nommer_un_fichiergt

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 9

Sourres consulteacutees

Alberta Information Management Branch 2005 Naming Conventions for Electronic Documents En ligne lthttpwww imgovabcagt

Beaulieu Patrick 2004 Eleacutements agrave prendre en compte lors du nommage de fichiers et de dossiers INU1020 Organisation de linformation numeacuterique EBSI Universiteacute de Montreacuteal

Boynton Janette Julie Glanville David McDaid David et Carol Lefebvre 1998 Identifying systematic reviews in MEDLINE developing an objective approach to search strategy design Journal of Information Science 24 137-157

Brand de Heer Dieuwke L 2001 A comparison of the coverage of clinical medicine provided by Pascal BIOMED and MEDLINE Health Information and Libraries Journal 18 110-116

Gervais Sylvie 2011 Accegraves aux ressources numeacuteriques et leur utilisation par les enseignants Reacutesultats dun sondage Documentation et bibliothegraveques 57 (3) 133-152

International Standard Organization (ISO) 2000 Data eleshyments and interchange formats - Information Interchange -Representation of dates and times ISO 86012ooo(E) Genegraveve ISO

Martin Bridget 2007 Electronic File Name Standard Part of Highways Agency Information Management Policy Royaume-Uni Highways Agency

MIS Development Unit 2002 Group Working Office Standards MIS Development Unit

North Carolina Department of Cultural Resources 2008 Best practices for File-Naming Office of Archives and History Government Records Branch lthttpwwwrecordsncdcr govgt

Royer Jean-Michel 2008 Comment bien nommer ses dossiers et fichiers Carnets PAO

lthttpcarnet-paojm-royercomindexphp post Comment-bien-nommer-ses-dossiers-et-fichiersgt

Tanti Marc et al 2010 Un modegravele de grille danalyse des docushyments scientifiques- Application agrave la veille sanitaire de deacutefense Documentaliste- Sciences de lInformation 47 (1) 4-12

Thompson Anne 2007 Standard Naming Conventions For Electronic Records The Rules Edinburgh University lthttp wwwrecordsmanagementedacukInfoStafrRMstaff RMprojectsPPFileNameRulesRuleshtmgt

Tremblay Miguel 2008 Les 3 regravegles dor pour nommer un fichier Hors des lieux communs lthttpptaffcablogue20080629 les_3__rgles_dor_pour_nommer_un_fichiergt

DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES | AVRIL bull JUIN 2013 | 8 9

Annexe Questionnaire deacutevaluation de la proceacutedure de laquo nommage raquo des documents

9 0 AVRIL bull JUIN 2013 | DOCUMENTATION ET BIBLIOTHEgraveQUES