Association Okapi Province Orientale au Canada

Association apolitique but non lucratif

STATUTS

Avril 2015 Ottawa, Canada

Statuts de lAssociation OKAPI Province Orientale (Canada-Ottawa) I. DISPOSITIONS PRLIMINAIRES

Article 1 : dnomination et sige social, champ dactivits et Ressources

1.1 Lan 2015, le 4me jour du mois davril est cre, Ottawa une association apolitique but non lucratif dnomme OKAPI rgie par les prsents statuts et suivant le code civil

canada.

1.2 Le sige social dOKAPI Province orientale est situ dans la Rgion de la Capitale Nationale. Il peut tre transfr sur rsolution de lAssemble gnrale.

1.3 Lassociation, ci-dessus nomme, exerce ses activits sur toute ltendue du territoire du Canada et ses environs immdiats. Toutefois, elle entend exercer ses activits sur le

territoire canadien avec possibilit au-del des frontires du Canada.

1.4 Les ressources de l'association proviennent au besoin:

de dons et legs du parrainage de subventions publiques et prives des cotisations verses par les membres de toute autre ressource autorise par la loi.

Les fonds sont utiliss conformment au but social.

Article 2 : buts et objectifs

2.1 Dans le respect de la Charte canadienne des droits et liberts et des autres lois en

vigueur au Canada, OKAPI poursuit les objectifs suivants :

Favoriser lintgration des membres la socit canadienne; Encourager la solidarit et lentraide (assistance) mutuel des membres; Promouvoir le dialogue entre les membres; Promouvoir la coopration avec les autres associations poursuivant les objectifs

similaires.

Raliser toute autre activit compatible avec les objectifs ci-dessus ; Assistance au dveloppement de la province Orientale

2.2 Lassociation a pour buts : d'intervenir dans les domaines de la pauvret, de l'accueil des nouveaux arrivants

ressortissant de la Province Orientale, de la sant, des personnes ges, des minorits, de la

prvention ainsi que de l'enfance, de la jeunesse et des loisirs

de promouvoir toute action qui contribue au bien des ressortissants de la province orientale et des familles et de dfendre des intrts matriels et moraux des familles en :

1. coutant, conseillant et soutenant les familles,

2. proposant aux enfants des animations visant l'apprentissage de valeurs morales

et civiques,

3. organisant ou soutenant des actions sociales et / ou humanitaires et/ou

culturelles.

De porter assistance dun membre statutaire en cas : 1. dhospitalisation 2. de deuil ( pre, mere et enfant ou un des epoux) 3. Mariage.

2.3 Les objectifs et buts de lAssociation peuvent tre amends ou complts sans pour

autant donner lieu une nouvelle personnalit juridique.

Article 3 : catgories des membres

3.1. LAssociation OKAPI est constitue de quatre catgories de membres, savoir : membres fondateurs : il sagit de ceux qui ont particip la constitution de lassociation ;

ils sont dsigns dans les statuts eux-mmes ou identifis comme signataires du procs-verbal

de lassemble gnrale constitutive Les membres statutaires; Les membres dhonneur; Les membres sympathisants. membres bienfaiteurs ;

3.2. Est membre statutaire, toute personne majeure, physique ou morale originaire de la Province

orientale de la Rpublique dmocratique du Congo, rsidant au Canada, qui adhre librement

aux prsents statuts fait preuve de (son) leur attachement aux buts de l'Association travers (ses) leurs

actions et (ses) leurs engagements et sengage les respecter et sacquitter de sa cotisation. (Toutefois, le couple est assujetti une cotisation unique).

3.3 Est membre dhonneur toute personne physique ou morale qui pouse les objectifs de lassociation et accepte dassister lAssociation dune faon particulire, de quelque faon que ce soit, dans la ralisation de ses objectifs.

3.4 Est membre sympathisant, toute personne physique dge majeur qui adhre librement aux prsents statuts, sengage les respecter et promouvoir les activits de lAssociation.

3.5 est membres bienfaiteurs, toute personne physique ou morale qui accepte, afin de soutenir

financirement lassociation, dacquitter une cotisation dun montant suprieur celui d par les membres "statutaires", ou, plus simplement, les personnes qui adressent rgulirement des dons

lassociation. Il ne confre pas de droit particulier ;

Article 4 : conditions dadhsion lassociation

4.1 Pour devenir membre statutaire, toute personne doit faire acte de demande dadhsion, signer et sacquitter des frais y affrents.

4.2 Le membre dhonneur ou sympathisant est tenu de respecter et de partager les valeurs sociales de lAssociation, telle quelles sont stipules dans les prsents statuts.

4.3 On devient membre sympathisant par parrainage, par un membre en rgle.

4.4. Le membre dhonneur et bienfaiteur sont dsigns par le Conseil dadministration. 4.5 Seul le membre statutaire a le droit de vote.

Article 5 : Droits des membres

5.1 Tout membre statutaire, en rgle de cotisation, a droit de vote et dligibilit. 5.2 Tout membre statutaire a droit lassistance, tel que dfini par le rglement dordre

intrieur.

Article 6 : transfrabilit des droits

6.1 En cas de dcs dun membre statutaire, les enfants, sils sont mineurs, continuent de bnficier de tous les droits jusqu ce quils atteignent lge majeur.

Article 7 : dsistement et perte de la qualit de membre

7.1 La qualit de membre prend fin par : dmission ou retrait, exclusion, destitution ou

dcs.

7.2 Tout membre peut dmissionner ou se retirer tout moment, condition den aviser le Conseil dadministration par lettre recommande trois mois lavance.

7.3 Tout membre statutaire en retard de six mois de cotisation perd sa qualit de membre

et ne peut rintgrer quaprs avoir pur la totalit de sa dette. 7.4 Tout membre qui, sans motif valable, se serait rendu coupable datteinte lhonneur

ou la bonne marche de lAssociation pourra, aprs apprciation objective, en tre temporairement exclu sur dcision du Conseil dadministration. Seule, Assemble gnrale a le pouvoir de dcider lexclusion dfinitive dun membre.

7.5 Tout membre exclu ou qui dmissionne de lassociation, ne peut faire valoir aucun droit sur celle-ci, ni revendiquer quelque bien, ni exiger une quelconque rtribution, ni

remboursement de ses cotisations dj verses lAssociation.

II. ORGANES

Les organes de l'association sont :

L'Assemble gnrale, Le Conseil dadministration L'organe de contrle des comptes

Article 8 : Constitution et tenue de lAssemble gnrale 8.1 LAssemble gnrale est le pouvoir suprme de lassociation. Elle est constitue de tous les

membres statutaires, sympathisants, bienfaiteurs et membres dhonneur. 8.2 Lassemble gnrale annuelle se tient un lieu choisi lavance. Les assembles

gnrales se tiennent en sessions ordinaires une fois tous les 4 mois Les membres sont prvenus

un mois avant par tlphone avec possibilit de rappel chaque semaine, courrier lectronique ou

par courrier ordinaire. Lassemble gnrale annuelle se tiendra dans les 30 jours suivant la fin de lexercice financier de lAssociation.

8.3 Le quorum de 50% des membres est exig pour la tenue dune assemble gnrale. 8.4 Les dcisions sont prises par vote la majorit simple des voix, soit 51%. Aucun vote

ne peut tre fait par procuration ou par dlgation. En cas d'galit des voix, celle du prsident

compte double.

8.5 Lassemble gnrale extraordinaire peut tre convoque, en cas de ncessit, par au moins 50% des membres votants.

8.6 Les rsolutions de lAssemble gnrale sont souveraines, excutoires et applicables tous les membres sans aucune distinction.

8.7 L'Assemble gnrale est prside par le prsident et modre par le secrtaire excutif

8.8 Les votations seraient main leve. A la demande de dix membres au moins, elles auront lieu

au scrutin secret.

8.9 L'ordre du jour de l'assemble gnrale annuelle, dite ordinaire, comprend ncessairement: L'approbation du procs-verbal de la dernire Assemble gnrale le rapport du Comit sur l'activit de l'association pendant la priode coule les rapports de trsorerie et de l'organe de contrle des comptes la fixation des cotisations l'adoption du budget l'approbation des rapports et comptes l'lection des membres du Comit et de l'organe de contrle des comptes les propositions individuelles.

Article 9 : attributions de lAssemble Gnrale

9.1 LAssemble gnrale dispose des pouvoirs les plus tendus sur la gestion de lAssociation . Elle a pour attributions de : lire les membres du Conseil dadministration et du Secrtariat excutif. Apporter des amendements ncessaires aux statuts ou aux rglements dordre

intrieur;

Entriner les actes et les dcisions du Conseil dadministration sur la politique gnrale, les objectifs et lorientation de lAssociation;

Ratifier les propositions dadmission ou dexclusion dun membre, soumises par le Conseil dAdministration.

nomme un/des vrificateur(s) aux comptes fixe le montant des cotisations annuelles approuve le budget annuel

III. ADMINISTRATEURS :

CONSEIL DADMINISTRATION ET SECRTARIAT EXCUTIF

Article 10 : modalit de nomination, formation et fonctionnement du Conseil

dadministration

11.1 Le Conseil dadministration est compos des sept membres : un Prsident, deux (2) Commissaires aux comptes, dun Rapporteur et de trois (3) autres membres statutaires. lexception des Commissaires aux comptes, le Secrtaire excutif a la charge de proposer les membres du Conseil dadministration aux membres statutaires runis en Assemble gnrale ordinaire ou extraordinaire, pour vote et ratification.

11.2 LAssemble gnrale a la responsabilit exclusive de proposer et dlire les Commissaires aux comptes.

11.3 Le Prsident reprsente lassociation dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs cet effet (signe des contrats, invitations et convocations), il est le coordonnateur et

le garant de lorientation de de lassociation, definies par lassemble gnrale. Il reprsente lassociation auprs des partenaires associatifs, institutionnels et privs. Il est appel rendre des comptes de lexcution de ces orientations devant lAssemble generale (rapport moral annuel)

ordonne les dpenses entrant dans le cadre du budget prvisionnel approuv par le conseil

dadministration, il est lu par lassemble gnrale et est le prsident du conseil dadministration.

11.4 Le secrtaire Executif assume la fonction du coordonateur du secretariat executif.

Le Secrtaire Excutif a pour mission dassister le Conseil Administratif et Technique et daccomplir les objectifs de lAssociation en conformit avec les directives du Conseil Administratif et Technique. Il est charg de raliser toutes les tches techniques et

oprationnelles, notamment de :

assurer le fonctionnement et la gestion du Secrtariat Excutif prparer le calendrier des sessions ordinaires et extraordinaires de lAssemble

Gnrale et des runions du Conseil Administratif et Technique

organiser les sessions et runions, prparer et transmettre aux membres du Conseil Administratif et Technique les documents et dossiers sur lesquels ils auront se

prononcer

rdiger les procs-verbaux des sessions ordinaires et extraordinaires de lAssemble Gnrale et des runions du Conseil Administratif et Technique et des dcisions

prises par les membres

prsenter lexamen du Conseil Administratif et Technique puis lapprobation de lAssemble Gnrale les dossiers de demande dadhsion

proposer les priorits dans les activits de l'Association proposer le Manuel de gestion au Conseil Administratif et Technique tenir la comptabilit et prparer le rapport annuel dactivit de l'Association. Les

modalits en sont prcises par le Rglement Intrieur

11.5 Les membres du Conseil dadministration sont lus pour un mandat de deux ans renouvelables.

11.6 Le Conseil dadministration se runit tous les trois mois en sance ordinaire ou en sance extraordinaire au besoin; le quorum est fix 50% des membres. Les membres sont

prvenus quatorze jours lavance par tlphone, courrier lectronique ou par courrier ordinaire. Les dcisions doivent tre prises la majorit de 51 % du quorum.

11.7 Il appartient au Conseil dadministration de fixer les dates et le lieu de sa runion. Tout membre du conseil d'administration, qui, sans excuse, n'aura pas assist [deux] runions

conscutives pourra tre considr comme dmissionnaire

11.8 Le Conseil dadministration a les prrogatives suivantes : Dfinir la politique gnrale, les objectifs et lorientation de lAssociation ; Veiller lapplication par le Secrtariat excutif des rsolutions de lAssemble

gnrale;

En cas de conflits ou de diffrends caractre civil entre les membres, prodiguer des conseils, arbitrer ou juger de la ncessit de soumettre le cas lAssemble gnrale ou une commission ad hoc;

Proposer ladmission, la suspension ou lexclusion dun membre lAssemble gnrale

11.9 Il ny a pas de rmunration prvue pour les fonctions dadministrateurs.

Article 12 : mode de rvocation dun ou des membres du Conseil dadministration

12.1 Les fonctions dun membre du Conseil dadministration prennent fin lexpiration de son mandat ou encore pour des raisons suivantes : la dmission volontaire, la

rvocation par motion de confiance. Dans le cas de dmission, le Conseil

dadministration dsigne un membre statutaire pour exercer les fonctions au poste concern en attendant la prochaine assemble gnrale.

12.2 Pour fins de continuit, les fonctions du Conseil dadministration en exercice prennent fin au moment de la remise et reprise du Conseil dadministration nouvellement lu. 12.3 Un membre du Conseil dadministration, reconnu incomptent, coupable dacte

criminel, de toute grave dans lexercice de ses fonctions ou faisant tat de manque flagrant de disponibilit ou accusant, cause de son tat psycho-socio-physique, une

incapacit vidente assurer pleinement et dignement ses fonctions, sil ne dmissionne pas, peut tre suspendu temporairement par le Conseil dadministration sur motion de son Prsident. Une proposition de destitution devra tre soumise

lAssemble Gnrale pour ratification. 12.4 En cas de dfaillance du Conseil dadministration, lAssemble gnrale extraordinaire peut tre convoque par 50% des membres statutaires. Si le quorum est

atteint, les membres prsents se choisiront un modrateur pour diriger le dbat.

Article 13 : constitution et fonctionnement du Secrtariat excutif

13.1 Le Secrtariat excutif est constitu des Secrtaires excutifs, du Secrtaire excutif

adjoint charg des relations sociales et du recrutement des membres, Secrtaire

excutif adjoint charg des la condition fminine et de la famille, Secrtaire excutif

adjoint charg de la jeunesse, activits culturelles et rcratives, du Trsorier et du

Rapporteur gnral. Ils sont proposs par le Secrtaire excutif en consultation avec le Conseil

dadministration. Leurs nominations sont ratifies par lAssemble gnrale ordinaire ou extraordinaire, selon les besoins.

13.2 Le trsorier assume galement la fonction du Rapporteur gnral du Secrtariat

excutif.

13.3 Le Secrtaire excutif a autorit de modifier la configuration du Secrtariat excutif

selon la vision et lvolution des priorits de lAssociation. Les modifications dune telle configuration du Secrtariat excutif ne peuvent soprer que par notification crite au Conseil dadministration, lequel ensuite en informera les membres statutaires pour ratification lors de lAssemble gnrale.

13.4 Dune faon gnrale, le Secrtariat excutif a le mandat de : Assurer le fonctionnement courant de lAssociation ; Excuter les rsolutions de lAssemble gnrale et les dcisions du Conseil

dadministration ; Grer les fonds et les biens de lAssociation; Prparer lorganisation matrielle des assembles gnrales et autres manifestations

caractre socioculturel.

13.5 Le mandat du Secrtariat excutif est fix deux ans renouvelables.

13.6 Le Secrtariat excutif se runit au moins une fois tous les deux mois. La prsence

dau moins deux membres du Conseil dadministration aux runions de Secrtariat excutif est souhaite, mais elle nest pas obligatoire. Le quorum exig est de trois membres du Secrtariat excutif.

13.7 Les runions sont convoques quatorze jours lavance par tlphone, courrier lectronique ou par courrier ordinaire.

13.8 Il ny a pas de rmunration prvue pour les fonctions remplies par les membres du Secrtariat excutif.

Article 14 : attributions particulires des membres du Secrtariat excutif

14.1 Le Secrtaire excutif a le pouvoir et le devoir de :

Coordonner la mise en application de la politique de la dfinie par le Conseil dadministration et approuve par lAssemble gnrale;

Convoquer et prsider le Secrtariat excutif ou toute autre sance utile du Secrtariat excutif;

Signer toute correspondance relevant de ses comptences administratives et co-signer avec le trsorier et lun des secrtaires excutif adjoint les dcisions de sortie de fonds conformment aux statuts et rglements dordre intrieur;

Rpondre de tout manquement retenu contre le Secrtariat excutif en tant quorgane; Prsenter au Conseil dadministration un bilan dactivits sous forme de rapport

trimestriel. La partie financire du bilan doit faire lobjet dun examen par un des commissaires aux comptes.

14.2 Les Secrtaires excutifs adjoints :

assistent le Secrtaire excutif dans ses fonctions. servent, en accord avec le Secrtaire excutif, dagents de liaison entre les milieux

extrieurs et lAssociation . assurent la promotion de lAssociation et de ses activits et font un rapport au

Secrtariat excutif, des implications de leurs dmarches pour lintrt de

lAssociation . Rpercutent, en accord avec le Secrtaire excutif, les informations ncessaires en vue du

soutien social des membres et promouvoir les relations entre les membres de lAssociation et avec les membres des autres associations.

Maintiennent le contact avec les femmes et les familles ; Ils peuvent tre chargs dautres tches spcifiques, notamment la gestion des Projets stratgiques de lAssociation. 14.3 Le Secrtaire excutif adjoint assume lintrim, en cas dabsence ou dempchement du Secrtaire excutif et ce, par dsignation crite de celui-ci. En cas dincapacit du Secrtaire excutif pour cause de maladie grave, dinvalidit ou de dcs, il incombe au Conseil dadministration de dsigner la personne qui assurera lintrim, en attendant ladoption de nouvelles dispositions par une sance en assemble gnrale extraordinaire.

14.4 Le Rapporteur gnral assume les tches suivantes :

Garder le sceau et le logo de lAssociation au sige social de celle-ci; Rdiger les procs-verbaux des assembles gnrales, des runions du Secrtariat

excutif ou de toute autre sance utile ;

Conserver les archives; Assurer la correspondance ; Sacquitter de toute tche de secrtariat; Co-signer avec le Secrtaire excutif et le Secrtaire excutif adjoint les sorties de

fonds conformment aux statuts et rglements dordre intrieur. 14.5 Le Trsorier soccupe des tches suivantes :

Assurer sous la supervision du Secrtaire excutif ou de son dlgu, lexcution des modalits pratiques de gestion des finances de lassociation ;

Garder les biens de lassociation ; Collecter les fonds auprs des membres ; Prparer le budget, tenir les livres comptables et tablir le rapport financier trimestriel de

lassociation ; Collaborer toute mission de vrification comptable dcide par lAssemble gnrale ou

exige par tout organisme bienfaiteur ;

Cosigner avec le Secrtaire excutif et le Secrtaire excutif adjoint les sorties de fonds conformment aux statuts et rglements dordre intrieur de lAssociation;

Faciliter la tche des commissaires aux comptes dont le mandat est de vrifier les comptes de lassociation et de faire rapport de leur observation au Conseil dadministration et lAssemble gnrale une fois lan.

Article 15 : mode de rvocation et de cessation des fonctions des membres du

Secrtariat Excutif

15.1 Les fonctions dun membre du Secrtariat excutif prennent fin lexpiration de son mandat ou encore pour des raisons suivantes :

Dmission volontaire, rvocation par motion de confiance de lAssemble gnrale. Dans le cas de vacances, le Conseil dadministration dsigne un membre statutaire pour exercer les fonctions au poste concern en attendant la prochaine assemble

gnrale.

15.2 Un membre du Secrtariat excutif reconnu incomptent ou coupable dacte criminel, de faute grave dans lexercice de ses fonctions ou faisant tat de manque flagrant de disponibilit ou accusant, cause de son tat psycho-socio-physique, une incapacit

vidente assurer pleinement et dignement ses fonctions, sil ne dmissionne pas,

peut-tre suspendu temporairement par le Conseil dadministration sur motion de son Prsident. Une proposition de destitution sera soumise lAssemble gnrale pour ratification.

IV. DISPOSITION FINALES

Article 16 : souscription de documents

Les contrats, documents, ou tous autres actes exigeant la signature de lassociation Seront signs par le Prsident du Conseil dadministration ou par la personne dlgue par celui-ci exclusivement par voie crite, et engagent, une fois signs,

lassociation sans autres formalits.

Article 17 : mode dalimentation de la caisse de lassociation

Lassociation dispose dune caisse par les cotisations de ses membres. Elle peut aussi tre alimente par des subventions, des legs et des dons ou par certaines

activits de leve de fonds.

Article 18 : finalit de la caisse

Largent de la caisse et les biens de lAssociation ne peuvent servir qu des fins de La ralisation des objectifs de lAssociation.

Article 19 : Commissaires aux comptes

Lors de chaque assemble annuelle, les membres nomment le Commissaire aux

comptes pour la vrification des tats financiers de lassociation. Le Commissaires aux comptes doit faire un rapport aux membres la runion annuelle. Il reste en

fonction jusqu lassemble annuelle suivante, condition que les administrateurs puissent pourvoir toute vacance qui se produit fortuitement au poste de

Commissaire aux comptes. Le Commissaire aux comptes doit tre membre en

rgle dun des trois ordres professionnels des comptables agrs au Canada (CGA, CA ou CMA), ou alors il doit avoir au moins rempli les critres dadmissibilit lexamen uniforme national de lun de ces trois ordres, ou enfin, la discrtion de lAssemble gnrale, il peut tre une personne dont le parcours professionnel tmoigne clairement de sa comptence en matire dadministration et de vrification des tats financiers.

Article 20 : dissolution et cessation de lassociation

Lassociation peut tre dissoute la suite dune dcision judiciaire ou de lAssemble Gnrale. En cas de dissolution ou de cessation des activits, les biens et largent amasss pour le compte de lAssociation serviront une finalit sociale dont le contenu sera dtermin par lAssemble gnrale.

Article 21 : action judiciaire en cas de conflit relatif la gestion de lassociation

Les tribunaux canadiens seront, selon le lieu de la contestation, territorialement et

matriellement comptents pour entendre des causes rsultant ou relatives la

gestion de la prsente association.

Article 22 : abrogation ou modification des statuts

Ces statuts peuvent tre abrogs ou modifis sur proposition de lassemble gnrale et entre en vigueur le mme jour de la tenue de lassemble gnrale, sous rserve de lapprobation du prsident en exercice. Les prsents statuts ont t adopts par l'Assemble gnrale constitutive du.//2015

Au nom de lassociation Okapi Province orientale Ottawa-Canada ;

Le Prsident le Secrtaire excutif

Fait Ottawa, le .