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MODULE

TABLEAU DE BORD DE GESTION

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Ce support de cours fournit une méthodologie de mise en place des systèmes

d’indicateurs et des tableaux de bord de gestion. Au-delà des aspects

«théoriques» portant sur ces chapitres, l’enjeu essentiel est celui de montrer

comment mettre en pratique ces outils de contrôle de gestion dans les

différentes fonctions de l’entreprise.

SyllabusAperçu général

❑L’étudiant doit être capable de comprendre l’intérêt, les enjeux et

l’importance des tableaux de bord de gestion

❑L’étudiant doit être capable de mettre en place son propre tableau de bord

de gestion

❑L’étudiant doit être capable d’exploiter son tableau de bord pour un pilotage

efficace de son activité

Objectifs du cours

Plan du cours :

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PLAN DE LA FORMATION

INTRODUCTION

PREMIERE PARTIE :

II- METHODOLOGIE DE MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME D’INDICATEURS

■ Préalable

■ Identification

■ Conception

■Mise en œuvre

■ Cas pratique : Réflexion sur la mise en place d’indicateurs associés

aux objectifs de la Société ALPHA

(TRAVAIL EN GROUPE)

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PLAN DE LA FORMATION

PREMIERE PARTIE (SUITE):

III- CARACTERISTIQUES D’INDICATEURS

■ Niveaux d’exploitation et suivi des indicateurs

■ Qualité d’un bon indicateur

■ Fonction , rôle et forme d’indicateurs

■ Catégorie et typologie d’indicateurs

■ Etude de Cas (TRAVAIL INDIVIDUEL)

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TROIXIEME PARTIE

■ Comment définir la performance ?

■ Comment mesurer et pourquoi mesurer la performance ?

■ Démarche et suivi de la performance

■ Comment améliorer la performance ?

NOTION DE LA PERFORMANCE

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QUATRIEME PARTIE

TABLEAUX DE BORD & REPORTING

■ Comment définir un tableau de bord et un reporting ?

■ Caractéristiques des tableaux de bord et reporting

■ Différences entre reporting et tableaux de bord

■ Tableau de bord outil complémentaire au budget

■ Rôle des tableaux de bord de gestion

■ Processus d’élaboration des tableaux de bord

■ Principe d'élaboration et de fonctionnement du tableau de bord

■ Structure hiérarchique des tableaux de bord

■ Catégorie et forme de tableaux de bord

■Méthodologie de conception de Tableau de bord de gestion sur Excel :

(Cas pratique / Travail en groupe)

INTRODUCTION

TABLEAU DE BORD DE GESTION

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TERME ET DÉFINITION

Pour les besoins de ce module de formation, les termes et définitions suivants

s'appliquent.

Indicateur : C’est une information ou un regroupement d’informations,

précis, utile, pertinent pour le gestionnaire. Cette information choisie,

associée à un critère, est destinée à observer les évolutions et l’appréciation

d’une situation à des intervalles définis.

Critère : Caractère, signe qui permet de distinguer une chose, une notion,

de porter un jugement d'appréciation

Paramètre : Facteur en fonction duquel les critères sont exprimés.

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1ère Partie

SYSTÈME D’INDICATEURS

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QUI SONT CONCERNES PAR LES INDICATEURS DU TDB ?

Le Technicien doit connaître le nombre des tâches qu’il a réalisées;

Le Responsable de service a besoin de suivre les réalisations par

rapport aux prévisions fixées dans le cadre du plan opérationnel;

La Direction devra s’intéresser d’une manière générale au Taux de

réalisation des objectifs fixés dans le cadre du plan stratégique à long

terme.

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PREALABLE

1/ Faire un état des lieux des indicateurs existants puis les analyser

2/ Optimisation de la recherche des besoins

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Pourquoi ?

IDENTIFICATION

Par qui ?

Pour qui ?

Quoi ?

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Pourquoi ?

- Pour piloter l’ensemble des processus ayant pour finalité l’atteinte des objectifs

selon une stratégie d’amélioration continue préalablement définie,

- Pour analyser les écarts par rapport aux objectifs et prendre les décisions de

correction ou de prévention;

- Pour mettre en œuvre les ajustements nécessaires à la réalisations de ces objectifs.

IDENTIFICATION

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Par qui ?

De préférence un membre de l’encadrement.

Il devra présenter un profil d’animateur et

- Être mandaté par la DG;

- Être reconnu par son intégrité et sa neutralité;

- Être à l’aise face à un groupe.

IDENTIFICATION

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Pour qui ?

Il convient d’identifier les clients des indicateurs et des TdB: responsable d’un

organisme, d’une équipe, d’un processus, opérateur……

IDENTIFICATION

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IDENTIFICATION

Quoi ?

Il convient de déterminer, en concertation avec les clients des indicateurs et des

TdB, le niveau de résultat à atteindre, les mécanismes d’alertes (seuils, niveaux

acceptables…).

Il convient de s’assurer de l’accord de tous les acteurs sur les principes de mesure

retenus.

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CONCEPTION

Travailler en équipe ou en mode projet

Créer une véritable dynamique et conserver au groupe sa cohésion

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Il s’agit soit:

* Une action que l’on a décidé de mener;

* Un domaine que l’on veut surveiller en particulier.

Exemple de champ de mesure : SERVICE DES ACHATS

CONCEPTION

¥ Définir le champ de la mesure :

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CONCEPTION

Une fois le champ de mesure est défini, il convient d’identifier les objectifs

correspondants à ce champ. Ces objectifs sont soit existants, soit à

déterminer:

Exp : Minimiser le délai de traitement des demandes d’achat.

- Quels résultats cherche-t-on à atteindre ?

- Quels sont les buts d’amélioration ?

¥ Déterminer les objectifs :

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Spécifique : l’objectif doit être en lien direct avec le travail de la

personne chargée de le réaliser. Il doit être personnalisé, clairement

défini, précis et compréhensible.

Mesurable : l’objectif doit être quantifié, facile à mesurer sans

ambiguïté. La définition d’un seuil est nécessaire afin de se

comparer .

Atteignable : l’objectif doit être acceptable, suffisamment

ambitieux pour qu’il représente un défi et qu’il soit motivant. Par

ailleurs cet objectif doit être atteignable et donc raisonnable

favorisant ainsi l’adhésion des participants à ce dernier.

Règles de définition de l’objectif

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Réaliste : un objectif réaliste est un objectif envisageable,

suffisamment motivant pour lequel un seuil du réalisme devra être

défini. A ne pas l’abandonner au fur et à mesure de sa progression.

Temporellement : L’objectif doit être clairement défini dans le

temps par des termes précis comme « d’ici 3 mois » et non pas par

des termes flous comme « le plus rapidement possible ».

Règles de définition de l’objectif

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❑ Les objectifs SMART améliorent la qualité des actions

entreprises et favorisent la communication entre le manager et

ses collaborateurs :

Lorsqu’on sait avec précision ce qu’on veut accomplir, on réfléchit plus

stratégiquement à la façon dont on doit mobiliser notre temps, notre énergie

et nos ressources pour y parvenir.

Pourquoi définir des objectifs SMART ?

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A tout moment on est capable de savoir si on se rapproche de notre but, si

on s’en éloigne ou si on avance suffisamment vite.

En somme, on est capable de mieux mesurer l’impact de nos efforts.

❑ Avec des objectifs SMART, on mesure mieux notre progression

❑ Avoir des objectifs SMART est un excellent moyen de motivation

Les objectifs SMART stimulent notre motivation. Ils nous permettent de

savoir précisément la rapidité à laquelle on avance vers nos objectifs et de

déterminer quand ils sont atteints. Ce sont des stimulants car à tout

moment on peut mesurer nos progression. Ce n’est pas le cas quand nos

objectifs sont flous et confus.

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Fixation des objectifs

Les objectifs doivent être en cohérence avec la stratégie, réalistes afin de ne

pas décourager les acteurs. Ils doivent être source d’initiative, de créativité,

d’innovation, de croissance...).

Ces objectifs peuvent être déclinés selon différents scénarios (optimiste,

pessimiste...) en fonction des évolutions probables de l’environnement

économique général et sectoriel.

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CONCEPTION

Il convient maintenant de définir un ou plusieurs critères qui permettront de se

situer par rapport aux objectifs:

§- Quels sont les éléments qui contribuent à atteindre les objectifs?

§- Quels sont les éléments qui risquent de contrarier l’atteinte des objectifs?

¥ Identifier les critères :

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Il faut décrire avec précision :

❖Les actions qui permettront d’atteindre les objectifs fixés;

❖Les facteurs clés qui vont conditionner la réussite de ces actions;

❖Le calendrier à respecter et les moyens à mobiliser;

CONCEPTION

¥ Identifier les critères :

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Eléments qui contribuent à l'atteinte des objectifs

ROCESSUS FACTEURS CLES DE SUCCES

MANAGEMENTObjectifs stratégiques basés sur une approche moderne et

participative en matière de modalités pratiques de gestion

des différentes activités de l’entreprise

ORGANISATION

- Personnel, jeune, dynamique et Compétent ;

- Travail en équipe;

- Mise en place d’un SI.

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Eléments qui risquent de contrarier l'atteinte des objectifs

CONTRAINTES RISQUES

Ambigüité

organisationnelle

Périmètre flou des responsabilités engendrant un

chevauchement entre les missions des intervenants ;

Non disponibilité des moyens pour accompagner le

développement technique et organisationnel ;

Manque de procédure de travail et absence de mise à

jour des bases de données dû au manque de

communication entre les intervenants

Déficit

quantitatif

et qualitatif

Surcharge de travail ;

Déséquilibre dans la répartition des taches

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¥ Établir les paramètres de chaque critère

« Que peut-on mesurer sur le critère ? »

Il s’agit ici de définir ce qui permet de quantifier le critère.

Exemple de paramètre :

Délai moyen de préparation d’une commande de xxxxxxxx

CONCEPTION

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CONCEPTION

¥ Composer l’indicateur :

« Comment transcrire les paramètres en données chiffrées? »

Pour bâtir les indicateurs, il s’agit de transcrire en données chiffrées

les paramètres des critères choisis, voire de combiner ces

paramètres pour dégager un indicateur plus global.

Exemple : Taux de préparation des commandes dans les délais

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MISE EN OEUVRE

¥ Former les acteurs impliqués:

Il convient de former et de sensibiliser les acteurs au rôle et à l’utilité

des mesures qui leur sont demandées.

Connaissant ainsi la logique du système de mesure, ils seront non

seulement opérationnels, mais capables en outre de réagir aux aléas.

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MISE EN OEUVRE

¥ Communiquer:

Le personnel doit comprendre que sa participation est utile et doit pouvoir

apprécier en retour l’impact de son effort.

Pour cela, il s'agit :

— D'expliquer que la mise en place d’indicateurs s'inscrit comme un tout

cohérent dans la démarche de progrès de l'organisme et n'a pas pour objet de

sanctionner,

— D'informer le personnel sur les évolutions des indicateurs et des résultats

obtenus,

— Veiller à ce que les indicateurs diffusés soient compréhensibles par

l’ensemble du personnel.

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RECAPITULATION

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Objectif

Facteur clé

Indicateurs

Augmenter la part du marché de x%

Satisfaction des clients

Taux de fiabilitéTaux d’intention

du réachat

Taux de

conformité

Nbre de Livraisons en 48h

Nbre total de livraisons

Nbre d’intentions de réachat

Nbre total des clients

Nbre de Liv conformes

Nbre total de livraisons

En % (Min 90%) En % (Min 80%) En % (Min 95%)

EXEMPLE POUR UNE ENTREPRISE COMMERCIALE

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Objectif : Satisfaire les clients

Description : Répondre à toute demande de réclamation en 5 jours

Définition numérateur : Nbre de réclamation traitée dans les délais pour une

période donnée

Définition dénominateur : Nbre de réclamation reçue pour la période concernée

Type d’indicateur : Ratio (en pourcentage)

Responsable : [M. SAAD]

Fournisseur des données : [Mme GHAZALI]

Fréquence : Mensuel

Date de la collecte données : Premier lundi de chaque mois

Valeur “VERT” : Entre 80% 100%

Valeur “ORANGE” : Entre 51% - 79%

Valeur “ROUGE” : <50%

Disponibilité des données : Oui / à déduire du service X

EXEMPLE DE FICHE D’UN INDICATEUR

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REFLEXION SUR LA MISE EN PLACE

D’INDICATEURS ASSOCIES AUX OBJECTIFS DE LA

DE LA SOCIETE ALPHA

ETUDE DE CAS