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Retours d’expérience sur le terrainavec Microsoft Office 2010 et Microsoft SharePoint Server 2010

Microsoft Suisse SàrlRichtistrasse 38304 WallisellenTéléphone : 0848 22 44 88

www.microsoft.ch/office2010

EditorialEditorial

3Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

Les travailleurs scientifiques et de l’information doivent avoir la possibilité de réagir de manière avisée aux défis sans cesse

renouvelés et pouvoir se consacrer à la réalisation d’innovations au lieu de se concentrer sur des tâches administratives fastidieuses. Les retours d’expérience sur le terrain confirment que nous ap-prochons du but : Depuis que la nouvelle génération de Micro-soft Office et SharePoint Server a été introduite sur le marché, le quotidien professionnel des utilisatrices et des utilisateurs au sein des entreprises pionnières est devenu plus simple et plus efficace. Nous adressons tous nos remerciements aux sociétés dont nous présentons les projets ici même. Leurs expériences sur le terrain

constituent pour nous des éléments majeurs de réflexion quant à l’introduction pertinente de la nouvelle génération et à son dével-oppement futur. Ces retours d’expériences sur le terrain nous con-fortent dans notre sentiment d’avoir contribué à leur succès grâce à notre toute dernière génération de logiciels. Et nous souhaitons beaucoup de succès à ces entreprises pionnières.

Nous souhaitons également bonne lecture à nos lectrices et lecteurs et espérons que ces informations sauront les inspirer dans la réalisation de leurs propres projets.

«Microsoft Office 2010 et SharePoint Server 2010 : plus intuitifs et plus performants que jamais !»

Nous sommes très fiers de pouvoir vous présenter ce livret de retours d’expérience sur le terrain sur les avantages de la nouvelle génération de Microsoft Office et SharePoint Server. Microsoft® Office 2010 et Microsoft® SharePoint® Server 2010 simplifient le travail d’équipe, allègent les collaborateurs dans leurs tâches de coordination et facilitent la mobilité.

Peter Waser,Country General Manager, Microsoft Suisse Sàrl

Editorial Business Value

5Microsoft Office

«Au lieu d’un fouillis de données nous proposons aux administrations et à leurs équipes un libre service où ils peuvent se fournir en informations à volonté.»

Des outils améliorés, conviviaux, des modèles ajustables, des instruments de retouche photo et de colorisation vous aid-

ent à inspirer et à captiver votre public avec vos idées créatives.

Grâce à la nouvelle fonction pour la création de documents com-muns vous pouvez travailler simultanément et en équipe à partir de différents lieux de travail. L’accès aux fichiers étant possible

Isabelle Grünig, chef adjointe du département informatique et logistique, Ville de Bienne

pratiquement de partout, Microsoft Office 2010 vous permet de réaliser vos objectifs à temps.

Avec Microsoft Office 2010 vous obtenez plus rapidement et simplement des résultats impressionnants, peu importe la tâche qui vous incombera. Bénéficiez de ces avantages et avec Micro-soft Office 2010 découvrez le nouveau monde du travail.

Microsoft Office 2010 et SharePoint Server 2010 ouvrent une nouvelle ère du travail. Grâce à Microsoft® Office 2010 vous disposez de multiples nouvelles méthodes performantes pour obtenir les meilleurs résultats possibles, que ce soit à partir de votre ordinateur, sur un Smartphone disposant de Windows® Phone ou grâce à un navigateur web.

Retours d’expérience sur le terrain

Editorial

7Microsoft Office

Les clients qui emploient Microsoft Office 2010 et SharePoint Server 2010 sur le terrain.Un travail d’équipe simplifié, une meilleure coordination. Et plus de mobilité au sien du quotidien professionnel. Certaines entreprises bénéficient d’ores et déjà dans la pratique des avantages offerts par Microsoft® Office 2010 et Microsoft® SharePoint® Server 2010. Les retours d’expérience sur le terrain de ces pionniers vous sont présentés dans les pages suivantes. En ligne, vous trouverez également de plus amples informations ainsi que des vidéos, sous www.microsoft.ch/office2010.

«La performance et la convivialité de Office 2010 Client Suite a su nous persuader d’emblée.»Service du Parlement Suisse

Retours d’expérience sur le terrain

ADViS AG

98 Microsoft Office

«Grâce à la plate-forme globale nous pouvons créer et publier efficacement des informations.»

Le nouveau site global Web www.pharmasuisse.orgpermet aux membres de rechercher et de trouver plusfacilement les informations car un seul login leur suffitpour accéder à toutes les zones et à toutes les applica-tions pour lesquelles ils ont les droits. «Grâce à l’interface utilisateur et à ses rubans qui nous est familière, car similaire à celle de

Microsoft Office, tous les rédacteurs du site Web s’y retrouvent intuitivement. Ceci a contribué positivement à l’acceptation de la part des utilisateurs.»

M. Daniel Bourquin, responsable d’équipe informatique, pharmaSuisse

Client : pharmaSuisse, téléphone : 031 978 58 58, www.pharmasuisse.orgPays : SuisseSecteur : association

Partenaire Microsoft : ADVIS AG, téléphone : 031 958 00 00, www.advis.chProduits utilisés dans la solution : Microsoft® SharePoint® Server 2010, Microsoft® Office 2010

«Les visiteurs occasionnels, les membres et les collaborateurs bénéficient de cette nouvelle solution car la perméabilité entre l’Intranet, l’Extranet et Internet simplifie considérablement la recherche des informations.»

l’intranet. L’utilisation de Microsoft® Office 2010 per-met également la modification simultanée d’un docu-ment par plusieurs collaborateurs.

La perméabilité entre internet et Extranet simplifie et accélère la recherche des informations: un seul login permet aux membres d’accéder en toute transparence à l’ensemble des zones et des applications. L’intégration du site Web dans l’environnement d’informations de pharmaSuisse décharge les collaborateurs car en cas de questions, ils peuvent désormais renvoyer vers le site Web. Grâce à l’interface utilisateur homogène de l’intranet et de l’Extranet, l’acceptation de la part des utilisateurs est élevée. Lors de la création des informa-tions, les collaborateurs travaillent dans la zone com-mune de stockage des documents et avec la fonction Concurrent Editing, ce qui réduit le risque d’erreur. n

PharmaSuisse, la Société Suisse des pharmaciens, représente les intérêts de son corps de métier

et de ses membres en tant qu’organisation faîtière réunissant les pharmaciens d’officine, de l’industrie, de l’administration et des hôpitaux. Ceux-ci compren-nent principalement des propriétaires et des collabo-rateurs de pharmacies privées, des pharmaciens de l’administration et de la recherche et, en second lieu, des administrations, des médias et des responsables politiques. Au 31 décembre 2009, 1 358 pharmacies, soit environ 80% des pharmacies suisses, faisaient partie de l’association. 56 collaborateurs assurent le suivi à partir de l’agence de Berne-Liebefeld. Grâce à une large palette de services, pharmaSuisse souhaite répondre de manière optimale aux nombreux besoins de ses membres. Le site Web www.pharmasuisse.org doit constituer la principale

source d’informations récentes et complètes pour ses membres. Comme le site Web existant ne répondait pas aux exigences souhaitées en termes de fonctions, pharmaSuisse a décidé de développer un nouveau site afin de publier plus efficacement les informa-tions, de leur création à leur mise à disposition en fonction des groupes cibles. Advis AG a développé la nouvelle présence web www.pharmasuisse.org en se basant directement sur SharePoint Server 2010, comme il l’avait fait aupara-vant pour l’intranet et l’extranet. Les membres peuvent s’identifier sur le site Web à l’aide d’un login unique. ils peuvent ainsi accéder à des applications internes ainsi qu’à des informations plus détaillées, dans la zone protégée. Comme les collaborateurs travail-lent en étroite collaboration pour créer ces contenus, ils utilisent le stockage des documents intégré à

pharmaSuisse a réalisé un site Web basé sur la plate-forme Microsoft® SharePoint® Server 2010 en collaboration avec Advis AG. Cette solution permet de regrouper toutes les sources d’information de pharmaSuisse. Les membres de l’association ainsi que les administrations, les médias, les responsables politiques et le grand public peuvent ainsi trouver plus rapidement les informations recherchées sur le site Web. Les collaborateurs de pharmaSuisse peuvent publier ces informations de manière plus simple.

Retours d’expérience sur le terrain

iOZ AG

1110 Microsoft Office

de travail à l’aide de métadonnées. il est ainsi possible d’avoir plusieurs vues des dossiers de données en fonction des droits adjugés.

Au lieu de recevoir des quantités énormes d’informations (mode push), les collaborateurs peu-vent se procurer eux-mêmes les nouveaux contenus. De plus, le flux d’informations au sein du groupe d’entreprises fenaco s’est considérablement réduit en proposant les documents en fonction des groupes cibles et en permettant différentes vues des données. Le stockage central simplifie la gestion des documents communs à plusieurs sites. Les collaborateurs peuvent toujours être certains de disposer de la dernière ver-sion. Les besoins en coordination diminuent donc considérablement car il n’est pas nécessaire de fournir les documents au préalable et les versions obsolètes ne continuent plus à être utilisées. n

«Le nouvel Intranet et le système de gestion des documents réduisent le déluge d’informations.»

Fenaco approvisionne les agriculteurs en intrants, reprend les denrées produites par les agriculteurs

pour les transformer et les commercialiser. En outre fenaco est présente dans le commerce de détail su-isse grâce à LANDi et Volg, ainsi qu’aux stations-ser-vices AGROLA. Fenaco est divisée en quatre régions. Les directions régionales se trouvent à Puidoux, Berne (qui est également le siège principal), Sursee et Winterthur. En collaboration avec environ 350 points de vente LANDi et 650 magasins Volg, fenaco des-sert pratiquement la Suisse entière. Les quelque 80 filiales et divisions de fenaco disposent d’une grande autonomie mais collaborent étroitement. En raison de la structure d’organisation complexe, le groupe d’entreprises avait atteint ses limites en matière de collaboration globale. Dans la grande majorité des cas, il n’y avait pas d’emplacement cen-tral de stockage, les structures de fichiers locales qui

grossissaient au cours des années, étant utilisées. La collaboration était donc basée essentiellement sur l’échange d’ e-mails. Les documents et les procès-verbaux étaient envoyés à toutes les instances con-cernées après chaque modification. Cela conduisait à un déluge d’informations qui se traduisait par des boîtes de réception qui débordaient et des structures de fichiers confuses. iOZ AG a mis en place un intranet avec un système de gestion des documents (ou DMS, Document Manage-ment System) intégré basé sur Microsoft® SharePoint® Server 2010. L’intranet permet de publier des informa-tions globales à tout le groupe et a été élargi avec des services centraux. L’intranet procure une plate-forme commune de collaboration sur laquelle les collabo-rateurs des différentes régions et filiales ne peuvent voir que les contenus pour lesquels ils ont les droits. il est possible de classer les documents et les espaces

fenaco est un groupe d’entreprises de l’agriculture suisse. Une structure d’organisation complexe, ainsi que l’infrastructure informatique existante entravaient la collaboration globale. IOZ AG a donc mis en place un Intranet avec un système de gestion des documents intégré. Grâce à la transformation du mode de travail push en pull le groupe fenaco a pu réduire considérablement le flux d’informations.

Grâce au FIT (fenaco information tool), le déluge d’informations qui inonde les collaborateurs est endiguéen préparant les informations en fonction des groupescibles. Ces informations sont consultables sur Intranet uniquement au moment où il y en a besoin.

«Nous avons opté pour SharePoint Server 2010 afin de permettre une intégration optimale avec les produits Office et de proposer une plate-forme utile aux filiales.»

Harald Brunner, responsable de la division E-Business fenaco Informatik, fenaco

Client : fenaco, téléphone : 058 434 40 00, www.fenaco.comPays : SuisseSecteur : agriculture, commerce de détail, commerce de gros

Partenaire Microsoft : IOZ AG, téléphone : 041 925 84 08, www.ioz.chProduits utilisés dans la solution : Microsoft® SharePoint® Server 2010, Microsoft® Office 2007 und Microsoft® Office 2010

«Grâce aux métadonnées, il est possible de créer différentes vues par organisation, site, type de contenu ou destinataire sur Intranet»

Daniel Schnyder, chef de projet, membre de la direction d’IOZ AG

Retours d’expérience sur le terrain

Namics AG

1312 Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

listes, wikis et personnes. De plus, la fonction de recher-che se charge de découvrir les contenus corrects dans tous les conteneurs de connaissances.

La gestion des connaissances de VAT améliore la trans-parence des connaissances technologiques. Les cher-cheurs et ingénieurs peuvent rapidement accéder aux connaissances existant en interne grâce à la carte des connaissances. Les nouveaux collaborateurs bénéficient particulièrement de cette transparence. Grâce à la ges-tion des connaissances, les ingénieurs réalisent plus rapidement les exigences élevées des clients et les in-novations tout en respectant le niveau de qualité élevé. Globalement, la nouvelle gestion des connaissances assoit le leadership de VAT sur le marché mondial en renforçant les facteurs de succès de VAT, l’innovation, la qualité et la proximité avec le client, grâce à un suivi précis et une grande rapidité de réaction. n

«La nouvelle gestion des connaissances renforce le leadership en matière d’innovation et la proximité avec le client.»

L’entreprise familiale emploie plus de 800 collabo-rateurs dans le monde entier. Un tiers d’entre eux

travaille dans la recherche et le développement, dans la construction et au laboratoire qui se trouvent en Suisse. La production a exclusivement lieu en Suisse, au siège principal de l’entreprise. Les sociétés de distribution situées aux Etats-Unis, au Japon, en Corée, à Taiwan, en Chine, à Singapour, en Allemagne, en France et en An-gleterre, ainsi qu’un réseau très dense de représentants assurent une prise en charge professionnelle des clients. En raison du rythme soutenu en matière d’innovation dans les secteurs cibles, le suivi client et la rapidité de réaction sont des facteurs de succès essentiel. Grâce à son succès, VAT a connu une croissance très forte ces dernières années et a pu recruter de jeunes collaborateurs dans la construction, ainsi que dans la recherche et le développement. Leur transmettre les

connaissances propres à VAT dans un délai raisonnable et de manière détaillée représente un véritable défi. il n’était donc pas toujours possible de répondre aux demandes des clients avec la rapidité de réaction que ceux-ci attendaient. En outre, des erreurs et des redon-dances inutiles se glissaient ici et là.

En collaboration avec Namics, VAT met en place une gestion des connaissances basée sur Microsoft® Share-Point® Server 2010. L’identification de trois types de connaissances y a représenté le point de départ : a) les connaissances de base durables, b) les connaissances éphémères, comme les idées de produits, c) les con-naissances peu tangibles, comme les compétences et l’expérience des experts internes. Une page d’accueil, la carte des connaissances, sert de portail et contient les liens entre les thèmes techniques et les conteneurs de connaissances, accessibles sous forme de documents,

VAT Vakuumventile SA est le leader mondial des soupapes à vide avec 40% des parts de marché. L’innovation, la qualité et la proximité avec le client con-tribuent au succès de VAT. Une nouvelle gestion des connaissances réalisée en collaboration avec Namics AG permet d’améliorer la transparence des connais-sances technologiques de VAT, d’intensifier l’échange de connaissances et d’accélérer la construction de produits personnalisés.

Les connaissances des chercheurs et des ingénieurs de VAT sont collectées, échangées et enrichies sur l’Intranet. Grâce à la nouvelle transparence, il est possible de réaliser plus rapidement les exigences des clients et les innova-tions tout en respectant la qualité élevée requise.

«Grâce à la nouvelle gestion des connaissances, les ingénieurs peuvent construire plus rapidement des soupapes à vide personnalisées et de meilleure qualité en fonction des besoins des clients.»

Peter Schieman, responsable du service de recherche et développement, VAT Vakuumventile AG

Client : VAT Vakuumventile AG, téléphone : 081 771 61 61, www.vatvalve.comPays : SuisseSecteur : soupapes à vide

Partenaire Microsoft : Namics AG, téléphone : 071 228 67 77, www.namics.comProduits utilisés dans la solution : Microsoft® SharePoint® Server 2010

«La possibilité de rechercher globalement dans tous les contenus de la gestion de la con-naissance ajoute encore à la transparence des connaissances propres à VAT.»

Nina Braschler, Senior Project Manager, Namics AG

SharePoint 2010.

Wissen. Namics.

Getronics (Schweiz) AG

1514 Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

les domaines de travail des projets et comités, les intranets des différents pays, ainsi que les liens vers des applications métier.

L’acceptation élevée du DMS de la part des utilisa-teurs, ainsi que l’intégration du DMS à l’intranet permettent à Oerlikon Balzers de mettre effi-cacement en œuvre la standardisation au niveau mondial : Lorsque les documents et les modèles correspondants sont publiés sur l’intranet, les col-laborateurs peuvent identifier à tout moment leur dernière version. Les collaborateurs ne créent plus de copies locales car ils peuvent facilement accéder aux documents, ce qui réduit le risqué que certains travaillent avec des versions obsolètes. Un lien vers le document dans le message de mise à jour permet d’accéder à celui-ci. n

«La haute convivialité crée les conditions requises pour une standardisation au niveau mondial»

Oerlikon Balzers est le leader mondial de revêtements de surface à base de plasma qui

améliorent les performances et la durée de vie des outils et des pièces de précision. Oerlikon Balzers traite des centaines de milliers d’outils et de pièces de précision dans presque 90 centres de revête-ment dans le monde. Afin de pouvoir livrer les cli-ents sous les 48 heures garanties ou juste-à-temps, l’entreprise suit ses clients et exploite les centres de revêtement à proximité de ses lieux de production. Oerlikon Balzers souhaite également connaître une croissance durable dans les prochaines années. Pour atteindre cet objectif, les conditions requises sont un département de R&D toujours aussi performant, ainsi qu’un travail efficace et de qualité. La standar-disation des processus doivent permettre de remplir

ces dernières. En raison de la faible acceptation et de l’absence d’intégration entre intranet et le DMS existant les collaborateurs ne cherchaient même pas les documents sur les normes ou travaillaient avec des versions locales obsolètes. Dans ces conditions, Oerlikon Balzers ne parvenait pas à imposer la stan-dardisation souhaitée au niveau mondial. En collaboration avec Getronics, Oerlikon Balzers décida alors de migrer l’intranet existant vers Share-Point Server 2010 afin d’exploiter l’association des fonctions intranet et DMS proposée par ce dernier. Le nouvel intranet est le point de départ de toutes les activités des collaborateurs d’Oerlikon Balzers. il contient non seulement toutes les informations générales, les documents sur les processus, les modèles et formulaires internes, mais également

En collaboration avec Getronics (Suisse) SA, Oerlikon Balzers a introduit un Intranet avec un système de gestion des documents (ou DMS, Document Management System) intégré basé sur Microsoft® SharePoint® Server 2010 afin d’assurer la qualité et l’efficacité de ses prestations au niveau mondial. L’acceptation élevée par les utilisateurs, ainsi que des fonctionnalités complètes de gestion des documents créent les conditions requises pour une standardisation efficace des processus au niveau mondial.

L’Intranet avec le DMS intégré contribue à la standardisa-tion des processus d’Oerlikon Balzers, qui est essentielle àson succès, car les documents et modèles correspondantssont publiés sur Intranet et il est très facile de voir quelleest la dernière version.

«Afin d’exploiter toutes les possibilités de Microsoft SharePoint Server 2010, nous utilisons également Microsoft Office 2010 dans toute l’entreprise.»

Eduard A. Meyer, Head of Communications, OC Oerlikon Balzers SA

Client : OC Oerlikon Balzers AG, téléphone : 0423 388 75 00, www.oerlikon.com/balzersPays : LiechtensteinSecteur : secteur du revêtement

Partenaire Microsoft : Getronics (Suisse) SA, téléphone : 044 839 16 11, www.getronics.chProduits utilisés dans la solution : Microsoft® SharePoint® Server 2010, Microsoft® Office 2010

«La gestion des documents, avec ses fonctions complètes, a constitué un aspect décisif du choix d’Oerlikon Balzers AG pour Microsoft SharePoint Server 2010 et Microsoft Office 2010.»

Marco Lüthi, consultant, Getronics (Suisse) SA

EGELi informatik AG

1716 Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

reçoit une notification, puis, lorsque l’activité a été effectuée, le «donneur d’ordre» et le comité directeur reçoivent l’information correspondante. Le comité directeur peut également vérifier à tout moment le degré d’avancement des activités.

La nouvelle solution de collaboration a amélioré la transparence et réduit le besoin en coordination au sein de FiDUCiAiRE|SUiSSE. L’emplacement de stock-age des documents endigue l’augmentation incon-trôlée des e-mails et évite les doublons. Le workflow des activités raccourcit les voies de communication et accélère le processus de traitement. Le comité directeur garde une vue d’ensemble des activités en cours et peut attribuer de nouvelles activités en fonc-tion des capacités disponibles afin d’en assurer un traitement rapide. n

«Une plate-forme de collaboration transparente malgré une organisation décentralisée»

L’Union Suisse des Fiduciaires, FiDUCiAiRE|SUiSSE, avec siège social à Berne, représente les intérêts

des entreprises fiduciaires regroupées en une as-sociation. Ces dernières emploient plus de 9 000 collaborateurs au total et s’occupent de plus de 160 000 PME, ainsi que d’un grand nombre de clients privés. FiDUCiAiRE|SUiSSE est subdivisée en 12 sec-tions implantées au niveau régional qui agissent de manière autonome au niveau local. Les membres du comité central, du comité directeur et des dicastères travaillent en général de manière bénévole pour l’association. L’agence nationale de Berne emploie trois collaborateurs.

L’organisation décentralisée et bénévole entrave la collaboration entre les membres du comité cen-tral, du comité directeur et des dicastères. Afin d’organiser de manière transparente la communica-

tion entre tous les collaborateurs fixes et les bé-névoles des sites décentralisés, ainsi que de s’assurer de leur collaboration sans provoquer une augmen-tation incontrôlée des e-mails, FiDUCiAiRE|SUiSSE a décidé de mettre en place une plate-forme de collaboration indépendante du lieu. Sur mandat de FiDUCiAiRE|SUiSSE, Egeli informatik AG a réalisé un intranet basé sur Microsoft® SharePoint® Server 2010. Tous les documents créés ou modifiés par les collabo-rateurs sont enregistrés dans l’emplacement central-isé de stockage des documents. L’accès indépendant du lieu assure que toutes les personnes concernées, où qu’elles se trouvent, puissent accéder aux docu-ments. Le workflow des activités permet d’enregistrer les activités concernant tout contenu. Le comité directeur attribue les activités au collaborateur com-pétent et initie ainsi un workflow : Ce collaborateur

Le comité central, le comité directeur et les dicastères de l’Union Suisse des Fiduciaires, FIDUCIAIRE|SUISSE sont organisés de manière fédérale et décentralisée. En outre la plupart des collaborateurs sont des bénévoles qui occupent un autre emploi. EGELI Informatik AG a donc réalisé une plate-forme de collaboration qui permet une collaboration transparente et réduit le besoin en coordination.

Le président central peut par exemple voir en un coup d’œil le nombre d’activités qu’un collaborateur doit réaliser et leur degré d’avancement.

«La prise en charge de plusieurs langues a permis à la plate-forme de collaboration de bénéficier d’une bonne acceptation. Pour notre association nationale, ce facteur a été décisif»

Karl J. Heim, directeur de FIDUCIAIRE|SUISSE

Client : FIDUCIAIRE|SUISSE, téléphone : 031 380 64 30, www.treuhandsuisse.chPays : SuisseSecteur : association

Partenaire Microsoft : EGELI Informatik AG, téléphone : 071 221 1212, www.egeli-informatik.chProduits utilisés dans la solution : Microsoft® SharePoint® Server 2010

«A FIDUCIAIRE|SUISSE, ce qui est valide est uniquement ce qui se trouve sur l’Intranet. Cela endigue l’augmentation incontrôlée des e-mails et résout les problèmes de version.»

Marx Thomas, marketing et vente, EGELI Informatik AG

EGELIinformatik

UP-GREAT AG

1918 Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

aux nombreux contenus wiki. Les équipes marketing peuvent lancer une discussion sur ceux qui existent à l’aide de la fonction de commentaire.

Grâce au nouveau wiki, les équipes marketing peu-vent rassembler toutes leurs connaissances et leur expérience dans un espace centralisé. Les connais-sances, en particulier, celles qui existaient aupara-vant uniquement dans la tête des collaborateurs, peuvent désormais être mises à la disposition de tous et actualisées. Lorsqu’un collaborateur quitte l’équipe marketing, il n’y a ainsi aucune perte de savoir-faire et les nouveaux collaborateurs obtien-nent des informations qui les aident. La communi-cation entre les équipes est beaucoup plus rapide car tous disposent des mêmes connaissances préal-ables lors des discussions et des présentations. n

«Le wiki permet une collaboration efficace avec les équipes de marketing internationales.»

Studerus SA est l’importateur général suisse de ZyXEL et fait partie des leaders du marché des

technologies réseau en Suisse grâce à sa gamme complète. Studerus SA se présente sur le marché en tant que distributeur à valeur ajoutée. Ses com-pétences de base ne se limitent pas à l’achat et à la vente d’appareils, mais comprennent également le support des clients finaux et du commerce spéciali-sé à l’aide d’une hotline, ainsi que le conseil complet en matière de projets. En outre, depuis début 2009, Studerus SA s’est vu attribuer la responsabilité du marketing pour ZyXEL dans douze pays européens. L’équipe de marketing de Studerus travaille avec des responsables du marketing des succursales de Zyxel sur place ou des prestataires de services externes. Les équipes de marketing décentralisées ont tout d’abord échangé leur savoir-faire au moyen d’e-mails et de téléconférences. Le marketing se concentre sur le sup-

port des distributeurs de produits achetés par Stud-erus. Lors de cette collaboration virtuelle, il apparut qu’une plate-forme commune était nécessaire afin de rassembler les connaissances dans un endroit central, ainsi que de simplifier et d’approfondir la collabora-tion entre les différents pays.

UP-GREAT AG a développé pour Studerus SA un wiki comme portail de connaissances centralisé basé sur Microsoft® SharePoint® Server 2010. Les équipes de marketing internationales peuvent ainsi gérer les informations de manière centralisée et les éditer dy-namiquement. Les contenus sont constitués égale-ment de descriptions de processus et de conclusions de réunions orales qui seraient rapidement oubliées sinon. Une fonction de balise permet d’ordonner les informations. Toute une série de balises, qui dispo-sent de relations logiques entre elles, est disponible à cette fin. Ceci permet de conférer une structure

Studerus SA est depuis peu responsable du marketing pour ZyXEL dans douze pays européens. L’équipe de Studerus travaille avec des collaborateurs du marketing de Zyxel ou des prestataires de services en fonction des pays. Grâce au nouveau wiki, les équipes marketing peuvent rassembler toutes leurs connaissances et leur expérience dans un portail de connaissances centralisé. Les connaissances peuvent désormais être mises à la disposition de tous et être actualisées régulièrement.

La page d’accueil du wiki donne un aperçu des misesà jour récentes. A droite se trouvent les tags qui sontorganisés en arborescence, afin de permettre larecherche de contenus par thèmes.

«Jusqu’à présent les collaborateurs détenaient leur savoir de manière individuelle. Grâce au wiki les connaissances existent indépendamment des individus ce qui est d’autant plus

important en ce qui concerne les départs et les nouveaux arrivants.»

Marco Bertschinger, IT Manager, Studerus AG

Client : Studerus AG, téléphone : 044 806 51 00, www.studerus.chPays : SuisseSecteur : Vente en gros

Partenaire Microsoft : UP-GREAT AG, téléphone : 044 956 51 20, www.up-great.chProduits utilisés dans la solution : Microsoft® SharePoint® Server 2010, Microsoft® Office® 2010

«Studerus s’appuie sur les fonctionnalités du web 2.0. Ceci permet l’exploitation web d’une intelligence collective.»

Philip Nussbaumer, responsable Unit Information Worker, UP-GREAT AG

isolutions AG

2120 Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

sont intégrés au DMS d’intranet. Les informations et documents nécessaires à la collaboration sont ainsi fusionnés, tous les autres documents demeurent dans la structure de fichiers centralisée.

L’index de recherche en texte intégral fournit une liste de résultats plus rapides et plus pertinents, que les documents se trouvent dans le DMS d’intranet ou dans la structure de fichiers centralisée. Les collabora-teurs pourront donc trouver les contenus nécessaires de manière plus simple et plus rapide. Seuls les docu-ments nécessaires pour la collaboration seront migrés de la structure de fichiers centralisée dans le DMS de SharePoint Server 2010. L’agence évite ainsi que les documents soient enregistrés plusieurs fois dans le DMS. Les collaborateurs disposeront toujours des dernières versions des documents, ce qui améliorera la qualité du travail de la CRS. n

«Grâce à la fonction de recherche nous retrouvons d es informations plus rapidement.»

La Croix-Rouge Suisse (CRS) est l’œuvre d’entraide la plus ancienne et la plus importante

de Suisse. C’est une association à structure fédérale dont le siège se trouve à Berne. La CRS est représen-tée dans toute la Suisse grâce à 24 associations can-tonales. En Suisse, la CRS est active dans les secteurs de la santé, de l’aide sociale, de l’intégration par le travail et de l’aide en cas de cas de catastrophe. A l’étranger, elle s’occupe de l’aide d’urgence et à la reconstruction ainsi que de la collaboration en matière de développement. Avec plus de 4 800 collaborateurs et environ 50 000 bénévoles, la CRS est profondément enracinée dans la société suisse toute entière. Après le développement d’un nouvel intranet principalement destiné à servir de plate-forme d’informations, la CRS veut permettre aux collabora-teurs de l’agence, ainsi qu’au secrétariat des associa-

tions cantonales, de collaborer sur la plate-forme. Une plate-forme de collaboration utilisable impose toute-fois que tous les documents et toutes les informations soient stockés au même endroit. Jusqu’à présent les documents étaient stockés dans une structure de fichiers centralisée qui ne disposait d’aucune interface avec intranet. Comme il n’existait pas non plus de directives claires concernant le nommage des docu-ments ni leur emplacement de stockage, une structure de plus en plus complexe a progressivement vu le jour. Microsoft® SharePoint® Server 2010 permet le stockage de documents sur l’intranet. Fast Search & Transfer (FAST) réalise l’indexation en texte in-tégral de tous les documents en un rien de temps. La fonction de dictionnaire permet également de trouver les documents qui contiennent un synonyme ou une autre orthographe du critère de recherche. Les documents utilisés par plusieurs collaborateurs

Au sein de la Croix-Rouge Suisse (CRS), l’œuvre d’entraide la plus ancienne et la plus importante de Suisse, il n’existe pas de conventions claires et homogènes concernant la manière dont les documents doivent être enregistrés. Des structures de stockage de plus en plus complexes ont progressivement vu le jour. La nouvelle solution qui a été réali-sée par isolutions AG, permet une recherche en texte intégral indexée dans la structure de fichiers centralisée et l’utilisation d’Intranet comme plate-forme de collaboration.

La recherche intégrée effectue les recherches non seule-ment parmi les documents de la nouvelle plate-formede collaboration, mais aussi dans l’ancienne structure defichiers centralisée. La CRS peut donc laisser la structurede fichiers centralisée telle quelle, ce qui lui évite de migrer tous les documents.

«Notre nouvelle plate-forme de collaboration ne sera plus simplement unevitrine pour les informations : la collaboration sera plus efficace grâce aux

informations d’Intranet et aux documents de la structure de fichiers»

Ludger Philips, responsable de Web Office, Croix-Rouge Suisse

Client : Croix-Rouge Suisse, téléphone : 031 387 71 11, www.redcross.chPays : SuisseSecteur : aide humanitaire, association

Partenaire Microsoft : isolutions AG, téléphone : 031 560 88 88, www.isolutions.chProduits utilisés dans la solution : Microsoft® SharePoint® Server 2010

«La CRS franchit une étape importante vers une gestion efficace des informations en misant sur la collaboration et une fonction de recherche optimisée pour les données décentralisées.»

Pascal Grossniklaus, Head of Project Management, direction, isolutions AG

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de tableaux croisés dynamiques complexes, ce qui facilite l’analyse d’importants volumes de données. L’utilisation de l’application web avec Microsoft® Share-Point® Server 2010 permet aux collaborateurs de différents sites de traiter si-multanément des documents en temps réel et de les sauveg-arder de manière centralisée.

En passant à Microsoft® Office 2010, MSC a réussi à aug-menter sa productivité. Les collaborateurs peuvent désormais procéder à des analyses approfondies en peu de temps; grâce aux slicers, ils peuvent identifier plus facilement les corre-spondances, pour prendre de meilleures décisions, en moins de temps. L’utilisation de l’application Web avec SharePoint Server 2010 permet de collaborer en temps réel sans avoir à envoyer de fichiers démesurés par courrier électronique. Ainsi, les collaborateurs des organisations internationales décentrali-sées peuvent coopérer en toute facilité. n

«Les nouvelles fonctionnalités permettent à nos analystes de travailler de manière plus rentable.»

Mediterranean Shipping Company S. A. (MSC) est le deuxième plus grand armateur de

porte-conteneurs au monde et dessert plus de 270 ports répartis sur six continents. Avec sa flotte de plus de 400 navires, MSC transporte plus de 10 millions de conteneurs par an. L’exploitation efficace au moy-en de structures allégées, ajoutée à de faibles coûts fixes, constitue un facteur clé du succès de MSC, et pour maintenir ce degré d’efficacité, elle investit con-stamment dans des technologies innovantes.

Le succès financier de MSC repose sur sa capacité à maximiser l’utilisation des navires et à maintenir les frais d’expédition à un niveau stable. Afin de détermin-er les indicateurs nécessaires et d’identifier les possi-bilités d’optimisation, les collaborateurs analysent des données sur les activités de transport : il a fallu pour

cela exporter 22 000 mégaoctets de données brutes, à partir de différentes sources, au format Microsoft® Office Excel®. il s’est révélé presque impossible de traiter ou d’envoyer des fichiers Office Excel atteignant jusqu’à 100 mégaoctets, ce dont a souffert l’efficacité de la collaboration interne. Ce problème s’est accen-tué avec la décision de MSC d’intégrer également des données de marché externes dans les analyses, afin d’améliorer la précision des prévisions.

L’amélioration de la performance apportée par Mi-crosoft® Office Excel® 2010 conjuguée au complé-ment gratuit «PowerPivot» pour Office Excel 2010 permet d’analyser rapidement des millions de séries de données. La performance des anciennes ver-sions sera largement dépassée. Grâce aux fameux slicers, l’utilisateur peut en outre filtrer l’affichage

La société internationale Mediterranean Shipping Company S. A. (MSC) est constamment à la recherche de potentiels d’efficacité. Un important volume de données a toutefois compliqué la collaboration lors de l’analyse, un obstacle que des programmes performants et la collaboration en temps réel ont permis de surmonter.

Grâce à l’application Web, les collaborateurs peuventtravailler de manière intuitive sur des fichiers OfficeExcel communs, sans que des formations n’aient éténécessaires.

«Nous voulons soutenir nos analystes et nos contrôleurs avec des applications qui permettent un travail productif, tout en réduisant la charge de travail de nos services

informatiques internes pour la mise en service et l’assistance.»

Fabio Catassi, Directeur des technologies, Mediterranean Shipping Company S. A.

Client : Mediterranean Shipping Company S. A., téléphone : 022 703 88 88, www.mscgva.chPays : SuisseSecteur : transport et logistique

Produits utilisés dans la solution : Microsoft® SharePoint® Server 2010, Microsoft® Office 2010

Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

Kull AG

2524 Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

Des workflows prennent en charge la gestion des documents en fonction de leur cycle de vie.

L’association de DMS intelligent et de workflows permet de gérer le cycle de vie des informations de manière correcte. Les documents devant être conservés pendant plusieurs années parcourent leur cycle de vie comme prévu, indépendamment des personnes ou des em-placements de stockage. La municipalité est ainsi en mesure d’initier la marche à suivre correcte à la fin de la durée de conservation de chaque document. Grâce au DMS, les collaborateurs savent toujours où trouver les contenus recherchés, qui sont structurés à l’aide des métadonnées. ils évitent les redondances et disposent toujours de la dernière version. Globalement, la ges-tion du cycle de vie partiellement automatisée réduit le risqué d’erreur et le taux de pertes lors de la gestion des données numériques. n

«Une gestion efficace des informations grâce à la prise en charge du cycle de vie des documents.»

La ville de Bienne est la plus grande ville bilingue de Suisse, métropole mondiale des montres et

ville de communication. La municipalité de Bienne réalise de nombreuses tâches, comme le service d’ordre, les services sociaux, les écoles et le sport, la culture, les bâtiments et travaux publics. La munici-palité emploie plus de 1 200 collaborateurs, dont 850 emplois de bureau répartis sur 40 sites environ, dans quelque 30 services. Le traitement numérique des données réalisé par un nombre croissant de processus et de services au sein d’un environnement informatique hétérogène mis en place progressivement a conduit à une explosion exponentielle de la quantité de données qu’il n’est plus possible de gérer correctement. Alors qu’avant la numérisation du monde du travail, le classement des documents était clairement réglé, il n’a pas été pos-sible de mettre en place un nouveau processus pour la gestion des données numériques : certains docu-

ments sont enregistrés localement en parallèle dans certains bureaux ou à certains emplacements, parfois même dans des versions différentes. La plupart des documents sont également imprimés, puis rangés dans des dossiers, certains sont pourtant quasiment introuvables. C’est pourquoi la municipalité de Bienne se fixe pour objectif de gérer plus efficacement les informations et de mieux prendre en charge le cycle de vie des documents. Grâce à la nouvelle solution, réalisée en collaboration avec Kull AG, les fichiers internes peuvent être stockés dans le système de gestion des documents (ou DMS, Document Management System) intégré. Les méta-données comme les thèmes ou la durée de conserva-tion sont définies à l’aide de taxonomies. Désormais, à la fin de la durée d’archivage, un message apparaît pour indiquer que celle-ci est écoulée et que l’objet archivé peut être supprimé ou transmis aux archives municipales s’il doit être conservé plus longtemps.

Comme les exigences de stockage au sein de ses services n’étaient pas claires et afin d’endiguer la quantité de données, la Ville de Bienne était à la recherche d’une gestion efficace de l’information. La solution développée avec Kull AG prévoit une plate-forme de travail commune à tous les services ainsi que des métadonnées prédéfinies pour le stockage des documents. Les services peuvent ainsi être certains de disposer de la bonne information, au bon moment et au bon endroit.

Bien que la nouvelle solution ne change rien du point devue du public, le cycle de vie des informations a pu êtreoptimisé dans les coulisses. Il a ainsi été possible de rédu-ire le risque d’erreur lors de la gestion des informationsnumériques.

«Au lieu d’un fouillis de données nous proposons aux administrations et à leurs équipes un libre service où ils peuvent se fournir en informations à volonté.»

Isabelle Grünig, responsable adjointe du service Informatique et Logistique, ville de Bienne

Client : municipalité de Bienne, téléphone : 032 326 13 73, www.biel-bienne.ch Pays : Suisse Secteur : Services publics

Partenaire Microsoft : Kull AG, téléphone : 062 834 80 80, www.kull.ch Produits utilisés dans la solution : Microsoft® SharePoint® Server 2010, Microsoft® Office 2010

«En particulier pour les documents devant être conservés pendant plusieurs années, la solution garantit qu’ils parcourent leur cycle de vie comme prévu, indépendamment des personnes ou des emplacements de stockage»

Jürg Burg, directeur de Kull AG

NEXPLORE AG

2726 Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

envoyés par la poste ou bien peuvent être téléchargés par les médecins sous forme d’un fichier PDF.

La plate-forme simplifie les processus administratifs des sociétés de discipline médicale. Elle est particulièrement inté-ressante pour les petites sociétés de discipline médicale, qui disposent uniquement d’une faible infrastructure. Les méde-cins en bénéficient également car le processus d’obtention de leur diplôme de formation continue est plus simple et nettement plus rapide. En outre, les diplômes de formation sont publiés dans le registre public des médecins de la FMH (www.doctorfmh.ch)

L’iSFM bénéficie de la plate-forme de formation continue spécialisée car la qualité des formations est améliorée, ainsi que celle des données sur les formations dont elle dispose par ailleurs afin de les utiliser. n

«La plate-forme centralisée accélère et simplifie la formation continue.»

L’iSFM, organisation autonome et indépendante, est responsable de la formation continue des

médecins avec 45 sociétés de discipline médicale. Le rôle principal de l’iSFM, qui emploie 20 collabo-rateurs à Berne, consiste à proposer des offres de formation postgraduée et continue de qualité qui répondent aux besoins de la population. Alors que la formation postgraduée pour obtenir le titre de mé-decin spécialiste a pour objectif de pouvoir exercer en toute responsabilité, les compétences acquises doivent être entretenues et actualisées régulièrement en fonction des dernières découvertes médicales tout au long de la vie.

Les 45 sociétés de discipline médicale sont respon-sables de vérifier la formation continue dispensée par les hôpitaux ou des institutions privées. Afin de

proposer une formation de qualité pour toutes les spécialisations et d’en simplifier l’administration, l’iSFM a opté pour le développement d’une plate-forme centrale de formation continue commune à toutes les sociétés.

NEXPLORE AG a implémenté la plate-forme de formation continue basée sur Microsoft® SharePoint® Server 2010. Cette dernière permet aux médecins de saisir les formations continues qu’ils ont suivies et d’enregistrer les justificatifs de cours sous forme élec-tronique. A l’aide du workflow implémenté, la liste des cours suivis est transmise aux sociétés de disci-pline médicale compétentes en appuyant simple-ment sur un bouton. Lorsque les sociétés de disci-pline médicale ont confirmé les formations continues suivies, les diplômes correspondants sont validés et

L’Institut suisse pour la formation médicale postgraduée et continue (ISFM) est responsable de la formation continue avec 45 sociétés de discipline médicale. La plate-forme centralisée, avec workflows intégrés, accélère le processus d’obtention du diplôme de formation continue dans un environnement web, et contribue à améliorer la qualité de la formation du personnel médical.

Le médecin peut noter les cours suivis dans la liste«Compte-rendu de formation continue» dès qu’ils sontfinis, toutes les informations sur les cours sont affichéesclairement. Il est très simple d’ajouter des éléments.

«Grâce à la nouvelle plate-forme, nous pouvons nous concentrer sur notre coeur de métier : les médecins obtiennent rapidement leur diplômes de formation continue

et nous pouvons garantir la qualité des formations.»

Jürg Jau,responsable de la planification et de la conception informatique, FMH

Client : Institut suisse pour la formation médicale postgraduée et continue, ISFM/FMH, téléphone : 031 359 11 11, www.siwf.ch Pays : SuisseSecteur : association/santé

Partenaire Microsoft : NEXPLORE AG, téléphone : 033 334 23 70, www.nexplore.chProduits utilisés dans la solution : Microsoft® SharePoint® Server 2010, Microsoft® Dynamics® NAV, Microsoft® SQL Server®, Microsoft® Silverlight®, Microsoft® WCF RIA Services

«Comme les médecins utilisent différents systèmes d’exploitation et différents navigateurs, la variété des navigateurs pris en charge a représenté un argument important en faveur de SharePoint Server 2010.»

Pascal Fleury, Enterprise Solution Engineer, NEXPLORE AG

2928 Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

Découvrez maintenant Microsoft Office 2010 en ligne.

Autres retours d’expérience de clients satisfaits.

Pour particule Z, Hoewler Consulting a implémenté Microsoft® Office 2010 sous Windows® 7 ainsi que Windows® Small Business Server 2008, qui permettent

une véritable collaboration. Les e-mails ayant trait à un projet spécifique peuvent être visionnés dans Microsoft® Office Outlook® 2010 sous forme de conversa-tions, il est ainsi beaucoup plus facile de trouver les informations correspondantes. Le partage dans Microsoft® Office Word® 2010 permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même document. n

Afin que les gérants des bars puissent conseiller leurs clients de manière compétente, Michael Hirte, œnologue en formation et gérant de la filiale

Limmatplatz, a développé un intranet basé sur Microsoft® SharePoint® Server 2010. Les gérants y trouvent une liste des vins disponibles ainsi qu’une descrip-tion détaillée. Alors qu’auparavant les autres gérants devaient passer chez Michael Hirte pour s’informer sur les nouveaux vins, ils recourent désormais aux informations sur l’intranet directement à partir du PC de leur magasin. n

Client : particule Z - Joëlle Cornuz, téléphone : 021 732 27 81, www.particule-z.chPays : SuisseSecteur : Prestations de services aux entreprises

Partenaire Microsoft : Hoewler Consulting, téléphone : 021 732 27 80, www.hoewler.ch

Client : D-Vino Weinbars AG, téléphone : 044 383 15 15, www.d-vino.chPays : SuisseSecteur : Gastronomie

• Office 2010 vous aide : informez-vous sur les promotions et les offres actu-elles destinées aux utilisateurs, entrepreneurs, professionnels de l’informatique, développeurs et partenaires.

• Votre fidèle compagnon : Découvrez comment vous pouvez travailler n’importe où avec Office 2010, comment donner vie à vos idées et mieux travailler ensemble.

• Top 10 des avantages utilisateur : Sachez en plus sur les principaux avantag-es de Office 2010 et téléchargez les brochures d’information sur les différentes applications comme PDF.

• Editions et applications : Trouvez une vue d’ensemble des différentes ver-sions de Office 2010 et déterminez laquelle vous convient le mieux.

• Conseils, astuces et modèles : Servez-vous de l’aide sur Office 2010, trouvez des réponses à vos questions et découvrez des modèles qui faciliteront votre travail quotidien.

• Rapports et références : Lisez les autres retours d’expériences sur le terrain, téléchargez les références complètes comme PDF et visionnez les vidéos.

Plus d’espace pour vos idées. Travaillez comme vous le souhaitez. Mieux travailler ensemble. Grâce à Microsoft® Office 2010 ces vœux deviennent réalité. Car Office 2010 offre de nombreuses extensions et de nouvelles fonctionnalités qui vous permettront de travailler de manière encore plus simple et efficace.

particule Z soutient des entreprises et des services publics dans la conception et le renforcement de leur communication. Dans le cadre de ses projets, elle travaille souvent avec différents partenaires sur des documents communs.

Dans les trois bars de D-Vino Weinbar SA, les clients peuvent manger tout en dégustant l’un des 200 vins, qui sont également disponibles à l’emporter.

Jugez-en par vous-même et découvrez votre potentiel, sur le portail Suisse de Microsoft Office sous : www.microsoft.ch/office2010

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3130 Retours d’expérience sur le terrainMicrosoft Office

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Les partenaires Microsoft qui ont contribué aux retours d’expériences sur le terrain grâce à leur savoir-faire.

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Namics AGPhone: 071 228 67 77www.namics.com

SharePoint 2010.

Wissen. Namics.

Getronics (Schweiz) AGPhone: 044 839 16 11www.getronics.ch

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