manuel saisie pièce-comptabilité.doc

Sage x3

Rédaction Système d’information – Nexans Maroc Date 18/05/2009

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Comptabilité : Manuel simplifié d’exploitation

ComptabilitéManuel saisie Pièce comptable

C Comptabilité : Manuel simplifié d’exploitation

SommaireINTRODUCTION SE CONNECTERACCÈS PRINCIPALACCÈS AUX TRANSACTIONS DE SAISIEDESCRIPTIONS DES CHAMPS

INTRODUCTION L’objectif de ce manuel est de permettre l’exploitation sur Sage X3 des fonctions de saisie des pièces comptables.

Tout utilisateur a un code identifiant et un mot de passe. Tout accès à Sage X3 est contrôlé.

Mise à jour : 22/04/23 Système d’information - Nexans Maroc 2/10


Vous ne devez en aucun cas communiquer votre mot de passe à d’autres utilisateurs. Chaque opération effectuée sur Sage X3 portera votre identifiant, et par conséquent vous rendra responsable de l’ensemble des opérations enregistrées en votre nom.

Remarque importante : Pour se déplacer d’un champ à un autre, utilisez la touche « tabulation » :

N’utilisez surtout pas la touche « Entrée » du clavier. Dans un environnement Windows, cette touche équivaut à une validation (click OK).

Se connecter Pour accéder à Sage X3, cliquez sur l’icône . L’écran suivant sera affiché vous invitant à vous identifier.

Connexion :



Utilisateur : saisir votre identifiant Mot de passe : saisir votre mot de passe

Accès principal

Accès aux transactions de saisie

Accès à la saisie des pièces comptables Cette fonction permet :

De saisir (créer) des pièces comptables directement (opérations diverses par exemple),



De modifier partiellement des pièces comptables générées par d’autres modules (factures ou règlements issus du module tiers, dotation aux amortissements,… )

De visualiser l'ensemble des pièces comptables.

Quand une écriture est saisie directement, sa contrepartie est obligatoire. Pour les pièces générées par d’autres modules, la contrepartie est automatique.

Lorsqu’elles sont à l’état " provisoire ", elles restent annulables ou modifiables (sous réserve des contrôles de cohérence pour les pièces issues d'autres modules). En l’état " définitif ", certains des éléments comptables de la pièce ne peuvent plus être modifiés.

La pièce comptable se compose de deux onglets : 1- Onglet Gestion

2- Onglet Lignes



Descriptions des champs de la pièce comptable :

SiteLe code du site de l’opération est initialisé par le site associé à votre code utilisateur. Il est modifiable à condition d’être choisi dans la liste des sites autorisés.

Type de pièceLe type de pièce correspond à la nature de l’écriture que vous allez saisir : s’agit-il d’une facture client, d’une opération diverse, d’un encaissement…

Numéro de pièceLe numéro de la pièce est généré automatiquement grâce à un compteur lié au type de pièce. Il est important de noter que ce numéro peut également être saisi manuellement, si l’option a été définie lors de la création de chaque type de pièce.

DateLa date de saisie de pièce est initialisée par la date du jour et est modifiable. Mise à jour : 22/04/23 Système d’information - Nexans Maroc 6/10


JournalLe journal peut être initialisé par défaut en fonction du type de pièce que vous avez choisi. Il correspond au journal comptable dans lequel la pièce sera enregistrée.

CatégorieLa catégorie de la pièce comptable peut prendre 5 valeurs : réelle, simulation active, simulation inactive, hors-bilan, modèle.La pièce comptable réelle est une pièce que l’on peut toujours consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). La pièce de simulation, une fois activée, est également intégrée aux écrans de consultation et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (c’est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations. Par exemple, les écritures d’inventaire). Il est important de noter qu’une période ne pourra être clôturée tant que les écritures de simulation n’auront pas été transformées en écritures réelles ou annulées. Le changement de statut des pièces de simulations se fait via l’utilisation des traitements dans la fonctionnalité comptabilité.La pièce hors-bilan ne peut être imputée que sur des comptes de catégorie hors-bilan. Elle est généralement utilisée dans le cadre d'un suivi comptable des engagements financiers. La pièce modèle peut servir de base aux traitements de génération d'écritures en réel ou en simulation (exemple : génération des écritures d'abonnement). Elle n'est pas intégrée à la comptabilité générale.

EtatLa pièce comptable peut être provisoire ou définitive. Cet état définit essentiellement la capacité de l’utilisateur à modifier la pièce. Une fois définitive, les modifications que l’on peut apporter à la pièce ne sont que d’ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.

Schéma de saisieCette zone est initialisée en fonction du schéma de saisie choisi. L’action " transaction ", accessible par le menu affichage, permet d’ouvrir une fenêtre de sélection des différents schémas de saisie.



Informations d’en-têteCe sont des informations générales relatives à la pièce telles que la date d’échéance, le document d’origine….

DeviseLa devise dans laquelle sera enregistrée l’écriture (appelée devise de transaction) est définie dans cette zone. En fonction de la devise choisie, le système calcule sur la base des informations fournies dans la table des cours pour le type de cours associé au type de pièce saisi, les montants en devise reporting et en devise société.Il est important de noter que tous les montants et les cours, qu’ils soient saisis ou importés, sont convertis et stockés dans 3 devises (Devise de transaction, devise société et devise reporting). La pièce comptable ne peut donc être créée que si les deux cours de conversion nécessaires à cette opération sont renseignés.

Modalités d’extourneIl est possible d'extourner une pièce en la sélectionnant puis en choisissant l'option "extourne". Une date ainsi qu'un libellé d'extourne doivent être renseignés. IL est également possible d'extourner les pièces par le traitement " Extourne automatique " qui permet d’extourner les pièces en masse. Une pièce ne peut être extournée qu'une seule fois.

Onglet Lignes Ces lignes permettent de saisir l’écriture comptable. Elles ont quelques fonctionnalités particulières :

SiteIl est possible de modifier le site à la ligne, et par la même d’effectuer des opérations inter sites dans une même société juridique.Par défaut, le site proposé est celui défini dans l’en-tête de la saisie de pièce.

Collectif/Compte/TiersMise à jour : 22/04/23 Système d’information - Nexans Maroc 8/10


Le Choix de l’imputation comptable se fait par : un collectif : le compte qui lui est associé s’affiche par défaut, le Tiers

reste à préciser.

un compte général.

le Tiers : le code de collectif et le compte associés s’affichent par défaut.

Débit/CréditOn inscrit dans les champs le montant de l’opération enregistrée. Le sens par défaut d’un compte peut être défini lors du paramétrage de ce même compte.La pièce doit nécessairement être équilibrée dans la devise de transaction. Une ligne d'écart d'arrondi est générée automatiquement pour équilibrer la pièce dans la devise de société ou de reporting si nécessaire.Sur un journal de trésorerie, la contrepartie est générée automatiquement.L’utilisation du bouton Devises permet de visualiser les montants dans les trois devises stockées.Par le menu contextuel, trois options sont proposées sur ces champs :

Solde : qui permet d’équilibrer l’écriture d'initialiser la zone "débit" ou "crédit" de la ligne par le solde de l'écriture en cours.

Solde compte : qui affiche le montant total qui devrait être enregistré pour que le compte soit soldé

Montant forcé : cette fonction permet de saisir un montant converti en devise société et/ou reporting en remplacement du montant calculé lors de la conversion (Saisie d’un montant égal à celui mouvementé par la banque, par exemple).

LibelléIl est possible de saisir manuellement un libellé à la ligne. En utilisant " / ", l’intitulé du compte s’affiche par défaut ; et avec " = ", le libellé de la ligne précédente est recopié.

TaxeLorsque le compte à la ligne est un compte soumis à TVA, la zone taxe est accessible à la saisie. Elle est initialisée avec le code taxe associé au compte. Suivant le contexte, il faut vérifier que ce code taxe correspond bien à la taxe réellement applicable, ou le modifier. Le code taxe défini le taux, le régime et les modalités de déductibilité applicables à l’opération.

ContrepartieLa contrepartie de chaque ligne d'écriture est mise à jour à la création. Mise à jour : 22/04/23 Système d’information - Nexans Maroc 9/10


Sur les lignes mouvementant des comptes de tiers, par le premier compte de charge trouvé.

Sur les lignes mouvementant des comptes de charge ou de TVA, par le premier tiers trouvé (ou autre compte de bilan).

NatureSi le compte est suivi en comptabilité analytique, il est nécessaire de définir sa nature. Au niveau des comptes généraux on peut définir une nature liée automatiquement au compte. Le champ nature, en saisie de pièce, n’est alors pas modifiable. Par contre, si un crible nature a été défini, il est possible de choisir, en saisie de pièce, une nature analytique différente, conforme au crible.

RépartitionOn définit ici les modalités de répartition du montant de la ligne sur les différentes sections de chaque axe.Ces modalités sont définies de la façon suivante:

La saisie d’une clé de répartition analytique configurée En montant. On peut alors répartir le montant en autant de sous-montants qu’il

est nécessaire. En pourcentage. Un calcul est fait en fonction de la somme des coefficients

utilisés pour la répartition.

Exemple : sur une base de 100, on lira un coefficient de 10 comme 10%. Mais sur une base de 50, un coefficient de 10 sera équivalent à 20%. Pour ces deux derniers cas, on peut pré-initialiser la répartition avec une clé déjà existante. L’affichage final sera " $ ".

Axes analytiquesSi le montant comptable n’a pas été ventilé sur plusieurs sections en analytique, la zone " répartition " n’a pas à être renseignée. La saisie est réalisée directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.


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