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REPUBLIQUE DU BENIN Fraternité – Justice – Travail

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PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE

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CONSEIL DE L’ALIMENTATION ET DE LA NUTRITION (CAN)

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Secrétariat Permanent

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Projet Multisectoriel de l ’Alimentation, de la Santé et de la Nutrition (PMASN)

MANUEL D’EXECUTION Version actualisée 01

Avril 2016

Manuel d’exécution du PMASN

2

DESCRIPTION DU CONTEXTE

Le Bénin et la problématique de la nutrition

Dans le cadre de ses priorités de développement, le Gouvernement du Bénin mise sur le

renforcement du capital humain pour améliorer la croissance économique et réduire

durablement la pauvreté (cf. 3ème Pilier de la Stratégie de Croissance et de Réduction de la

Pauvreté, SCRP 2011-‐2015).Aussi, « Replacer la nutrition au cœur du développement » est-‐il

devenu le leitmotiv des Autorités béninoises, qui se sont engagées depuis 2007, dans un

processus de politique économique de réformes dans le secteur de l’alimentation et de la

nutrition, avec entre autres comme résultats d’étapes, l’institutionnalisation de la politique

nationale d’alimentation et de nutrition, sous le leadership du Conseil national de l’Alimentation

et de la Nutrition (CAN). L’une des finalités de cette démarche est l’amélioration du statut

alimentaire et de l’état nutritionnel des ménages dans les villes et campagnes.

Politique-‐Programmes PSDAN-‐PANAR

Dans le cadre du processus de mise en œuvre de cette réforme en vue de replacer la nutrition au

cœur du développement, le Gouvernement béninois a créé le Core Group de Nutrition. Avec

l’appui de la Banque Mondiale, le Core Group a contribué à l’organisation de l’atelier de

consensus de Guédévy en novembre 2007. Au terme de cet atelier historique, les participants se

sont fixés deux défis majeurs à savoir :

• l’installation du Conseil national de l’Alimentation et de la Nutrition (CAN) et

• l’élaboration d’un Plan Stratégique de Développement de l’Alimentation et de la

Nutrition (PSDAN) assortie d’un Programme National multisectorialisé

d’Alimentation et de Nutrition Axé sur les Résultats (PANAR).

C’est ainsi qu’en 2009, un Plan Stratégique décennal de Développement de l’Alimentation et de

la Nutrition (PSDAN) accompagné d'un Programme de Nutrition Axé sur les Résultats (PANAR)

de 4 ans a été élaboré et validé. Il s’agit d’un programme essentiellement à base communautaire

qui s’attaque aux préoccupations relatives à l’utilisation des aliments c’est-‐à-‐dire les actions de

l’axe stratégique de la composante «short route» du PSDAN.

Le PSDAN est une initiative béninoise avec un nouveau style de participation et de

responsabilisation des acteurs et de transparence dans la gestion avec les maîtres d'œuvre que

sont les Communes. Il s’agit d’une nouvelle expérience dont la conséquence est la nécessité d’un


3

renforcement des capacités des nouveaux acteurs à qui il est désormais confié un rôle

prépondérant dans la réussite de la mise en œuvre du PANAR/PSDAN.

Le PANAR s’attaque aux préoccupations relatives à l’utilisation des aliments c’est-‐à-‐dire les

actions de l’axe stratégique de la composante "Short route" du PSDAN qui comprend cinq (5)

sous programmes auxquels s’ajoutent les trois piliers que sont les programmes transversaux du

PSDAN.

Conseil National de l ’Alimentation et de la Nutrition (CAN)

Institué par décret présidentiel n°2009-‐245 du 09 Juin 2009 pris en Conseil des Ministres, le

Conseil national de l’Alimentation et de la Nutrition (CAN) a pour mission à travers son

Secrétariat Permanent de :

• définir la Politique Nationale en matière d'Alimentation et de Nutrition ;

• assurer l'élaboration, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation du Plan d'Action National pour

l'Alimentation et la Nutrition ;

• assurer la coordination des actions liées à l'Alimentation et à la Nutrition.

Le CAN, à travers son Secrétariat Permanent, doit aussi rendre compte de ses activités et de la

situation nutritionnelle dans le Pays au Président de la République, à travers des fiches de

synthèse. Ces comptes rendus doivent être élaborés trimestriellement. Ils doivent synthétiser la

substance des sessions, l’évolution des actions et les principales difficultés rencontrées avec des

approches de solutions.

Secrétariat Permanent du Conseil national de l ’Alimentation et de la

Nutrition (SP-‐CAN)

L’article 8 du Décret portant création du CAN stipule: « Pour accomplir ses missions, le Conseil

de l’Alimentation et de la Nutrition est doté d’un Organe Exécutif dénommé Secrétariat

Permanent ».

Le Secrétaire Permanent a un rôle décisif à jouer pour l’opérationnalisation des décisions et la

réussite des missions du CAN. Il doit être capable, avec l’appui de l’Assistant Technique, Expert

principal en politique d’alimentation, de nutrition et de sécurité alimentaire, de négocier des

financements auprès des bailleurs de fonds et autres PTF.

Le projet pour lequel, le présent Manuel d’exécution est rédigé, est un levier

d’opérationnalisation de la vision du secteur de la nutrition du Bénin, qui rêve « d’un Pays où,

chaque individu jouit d’un état nutritionnel satisfaisant afin de participer pleinement au


4

développement d’un Bénin émergent ». Ce projet est dénommé Projet Multisectoriel de

l’Alimentation, de la Santé et de la Nutrition (PMASN) et bénéficie d’un crédit de 28 millions de

Dollars US de la Banque mondiale, pour financer le passage à l’échelle d’actions novatrices

endogènes, sur fond d’évidences scientifiques, et qui visent l’empowerment des ménages dans la

communautarisation de la lutte contre le double fardeau de la malnutrition au niveau des zones

d’intervention. Le PMASN couvre une période de cinq (5) ans à compter d’avril 2014.

Le présent Manuel d’exécution du Projet a été élaboré suivant les « Directives pour la

préparation d’un Manuel d’exécution du Projet (PIP) » de la Banque Mondiale et sur la base du

Document d’Evaluation du Projet, de l’Accord de Crédit du Projet Multisectoriel de

l’Alimentation, de la Santé et de la Nutrition (PMASN) signé entre la République du Bénin et

l’Association Internationale de Développement et des différentes directives de la Banque

Mondiale, notamment :

o Les « Directives pour la Passation des Marchés financés par les Prêts de la BIRD et les

Crédits de l’IDA » de Mai 2004 et révisés en Octobre 2006 ;

o Les « Directives Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque

mondiale » de Mai 2004 ;

o Les « Directives de Décaissements applicables aux projets financés par les Prêts de la

BIRD et les Crédits de l’IDA » de Mai 2006 ;

o La « Lettre portant Instructions supplémentaires pour les Décaissements relatifs au

Projet ».

Le Manuel décrit les procédures et règles opérationnelles applicables au Projet pour permettre

aux différentes parties prenantes à sa mise en œuvre, de mieux appréhender et cerner leurs

rôles et responsabilités. Il met également à leur disposition, les outils nécessaires à sa gestion, et

un ensemble d’annexes comportant des modèles, des formulaires. Il comprend cinq (5) parties, à

savoir:

1. Volume 0 : Description du Projet ;

2. Volume 1 : Mise en œuvre du Projet ;

3. Volume 2 : Comptabilité et gestion financière du Projet ;

4. Volume 3 : Passation des marchés du Projet ;

5. Volume 4 : Suivi-‐évaluation du Projet.

Il s’agit d’un document à l’usage de tous les acteurs impliqués dans ce Projet, et singulièrement

du CAN et de son Secrétariat Permanent (SP-‐CAN). Ce dernier agit au nom du Gouvernement et

en qualité d’Unité de Gestion du Projet, après "Avis de non objection" de la Banque Mondiale. A

titre indicatif, toute révision ultérieure du présent Manuel ne pourrait intervenir que sur


5

l’accord écrit entre le CAN et la Banque mondiale, et ne doit aucunement contredire les

dispositions contenues dans l’Accord de Crédit. En cas d’incohérence entre l’Accord de crédit et

le Manuel d´Exécution, les dispositions de l’Accord de Crédit prévalent.

Il est à noter que l’actualisation du Manuel d’Exécution du PMASN peut intervenir dans l’une des

conditions ci-‐ après:

• l’évolution des textes législatifs et réglementaires consacrant le droit positif au Bénin ;

• la révision des termes de l’Accord de crédit de financement du PMASN ;

• les recommandations formulées par les organes de contrôle ou par les Auditeurs à l’issue

des opérations de contrôles et /ou d’audit du PMASN ;

• toutes autres modifications jugées nécessaires par le CAN ou la Banque mondiale.

Ce Manuel d’exécution du PMASN est complété par le Manuel de procédures administratives,

comptables et financières, le règlement intérieur du CAN et des guides opérationnels..

NB : Dans la suite du présent document et par convention, toutes les fois qu’il est écrit « Projet » avec un grand « P », il faut entendre « PMASN ».


6

SIGLES ET ABREVIATIONS

AC : Accord-‐cadre

ACB : Analyse Coûts-‐Bénéfices

AFAFEFA : Alimentation de la Fille Adolescente, de la Femme Enceinte et de la Femme

Allaitante

AFD : Agence Française de Développement

IDA : International Development Association

AME : Allaitement Maternel Exclusif

ANCB : Association Nationale des Communes du Bénin

ANJE : Alimentation du Nourrisson et du Jeune Enfant

BCEAO : Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest

CAA : Caisse Autonome d'Amortissement

CAD : Conférence Administrative Départementale

CAN : Conseil de l’Alimentation et de la Nutrition

CC : Conseil Communal

CCC : Cadre de Concertation Communal

CCMP : Cellule de Contrôle des Marchés Publics

CCR : Cadre Commun de Résultats

CCRPID : Cadre de Compensation et de Réinstallation des Populations Involontairement

Déplacés

CGES : Cadre de Gestion Environnementale et Sociale

CEDEAO : Commission Economique des Etats de l’Afrique de l’Ouest

CHD : Centre Hospitalier Départemental

CHU : Centre Hospitalier Universitaire

CIAN : Communication Intégré pour l’Alimentation et la Nutrition

CII : Coordination Intra-‐Intersectorielle

CNA : Centre de Nutrition Ambulatoire

CNT : Centre de Nutrition Thérapeutique

CPO : Compte Principal d’Opérations

CS : Centre de Santé

CSAN : Comité de Sécurité Alimentaire et Nutritionnelle

CTLS : Cellules Techniques Légères Spécialisées

DEP : Document d’Evaluation du Projet

DGR : Département en charge de la Gestion des Ressources

DNCMP : Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics


7

DSCRP : Document de Stratégie de Croissance pour la Réduction de la Pauvreté

DRF : Demande de Retrait de Fonds

ECVR : Enquêtes sur les Conditions de Vie des ménages Ruraux

EDS : Enquête Démographique et de Santé

FJDS : Fonds Japonais pour le Développement Social

FNUAP1 : Fonds des Nations Unies pour la Population

FR : Formulaire de Retrait

GF : Gestion Financière

GiZ : Coopération internationale Allemande

GAN : Groupe d’Assistance en Nutrition

GDS : Groupe de Soir

HZ : Hôpital de Zone

INSAE : Institut National de la Statistique et de l’Analyse Economique

ISA : International Standard Account

IEC : Information, Education et Communication

JICA : Japanese International Cooperation Agency (Agence Japonaise pour la

Coopération Internationale)

LQAS : Lot Quality Assurance Sampling

ODP : Objectif de Développement du Projet

OEV : Orphelin et Enfants Vulnérables

OMD : Objectifs du Millénium pour le Développement

ONG : Organisation Non Gouvernementale

OSD : Orientation Stratégique de Développement

PAAB : Plan d’Actions Annuel Budgétisé

PANAR : Programme d’Alimentation et de Nutrition Axé sur les Résultats

PB : Périmètre Brachial

PCIME : Prise en Charge Intégrée de la Maladie des Enfants

PCMAS : Prise en Charge de la Malnutrition Aigüe Sévère

PDC : Plan de Développement Communal

PHA : Promotion de l’Hygiène et de l’Assainissement

PIP : Programme d’Investissement Public

PMASN : Projet Multisectoriel de l’Alimentation, de la Santé et de la Nutrition

PNSA : Programme National de Sécurité Alimentaire

PNLP : Programme National de Lutte contre le Paludisme

1 En anglais UNFPA


8

PNC : Projet de Nutrition Communautaire

PRMP : Personne Responsable des Marchés Publics

PSDAN : Plan Stratégique de Développement de l’Alimentation et de la Nutrition

PSRSA

PTAB :

: Plan Stratégique de Relance du Secteur Agricole

Plan de travail budgétisé annuel

PTF : Partenaire Technique et Financier

PVVIH : Personne Vivant avec le VIH SIDA

RDR : Responsable du Développement Rural

RFI : Rapports Financiers trimestriels Intérimaires

SCDA : Secteur Communal pour le Développement Agricole

SDE : Service Déconcentré de l’Etat

S &E : Suivi-‐Evaluation

SEDA : Suivi-‐Evaluation Dissémination et Apprentissage

SEDACOM : SEDA Communautaire

SEDAFO : Point Focal pour le SEDA au niveau Commune

SGF : Spécialiste en Gestion Financière

SP-‐CAN : Secrétariat ou Secrétaire Permanent du Conseil National de l’Alimentation et

de la Nutrition

SPM : Spécialiste en Passation des Marchés

SSE : Spécialiste en Suivi Evaluation

SUN : Scaling-‐Up Nutrition

TdR : Termes de Références

UEMOA : Union Economique Monétaire Ouest Africaine

UGP : Unité de Gestion du Projet

UNICEF : Fonds des Nations Unies pour l’Enfance

USAID : United States Agency for International Development (Agence des Etats Unies

pour le Développement International)

SOMMAIRE

DESCRIPTION DU CONTEXTE 2

SIGLES ET ABREVIATIONS 6

SOMMAIRE 9

I . VOLUME 0 -‐ DESCRIPTION DU PMASN 11

1.1. Objectifs de Développement du Projet 13

1.2. Composantes du Projet 13

1.3. Renforcement des capacités et des politiques sectorielles et multisectorielles 16

1.4. Paquet d’activités Communal (CCC et ONG d’exécution) 16

1.5. Paquet d’activités Communautaires (ONG d’exécution) 16

1.6. Coût et f inancement du Projet 18

1.7. Bénéficiaires du Projet 18

1.8. Cadre institutionnel du Projet 19

1.9. Cadre général du Projet 21

1.10. Rôles et responsabilités des acteurs du schéma institutionnel et de mise en œuvre

du Projet 21

1.11. Description des responsabilités des cadres de l ’unité de gestion du Projet 23

II . VOLUME 1 -‐ MISE EN ŒUVRE DES ACTIVITES DU PMASN 29

2.1. Module CAN 30

2.2. Module SP-‐CAN 32

2.3. Module Ministères techniques et ANCB 37

2.4. Module Commune/CCC 38

2.5. Module ONG 43

2.6. Arrangements de gestion 47

2.7. Plan de mise en œuvre 48

2.8. Procédures opérationnelles 49

2.9. Politique anti corruption 49

2.10. Plan de gouvernance et de redevabilité 51


10

2.11. Dimension sociale et genre 52

III . VOLUME 2 -‐ COMPTABILITE ET GESTION FINANCIERE DU PMASN 53

3.1. Cadre de gestion comptable et f inancière 54

3.2. Décaissements 54

3.3. Comptabilité 56

3.4. Méthodes et procédures de contrôle et d’audits 57

IV. VOLUME 3 -‐ PASSATION DES MARCHES SUR LE PMASN 59

4.1. Modalités de passation des marchés 60

4.2. Méthodes de passation de marchés applicables au Projet 68

4.3. Elaboration des rapports sur la passation de marchés 78

4.4. Audits/Revues de la passation de marchés et supervision 79

4.5. Modèle de Documents à util iser pour la passation de marchés 81

V. VOLUME 4 -‐ SYSTEMES DE SUIVI-‐EVALUATION DES RESULTATS DU PMASN 85

5.1. Cadre général de suivi-‐évaluation 86

5.2. Méthodes de suivi-‐évaluation 90

5.3. Cadre de résultats et de suivi du PMASN 95

5.4. Renforcement des capacitations en suivi et évaluation 99

ANNEXES 115


11

I . VOLUME 0 -‐ DESCRIPTION DU PMASN


12


13

Le PMASN s’inscrit pleinement dans le cadre des priorités du Gouvernement béninois qui

consistent à renforcer la sphère sociale et le capital humain, et à soutenir ainsi la croissance

économique à moyen et à long terme (3ème Pilier de la Stratégie de Croissance et de Réduction de la Pauvreté,

SCRP 2011-‐2015). Spécifiquement, le Gouvernement veut « faire de la nutrition le focus du

développement et mettre en œuvre le Plan Stratégique de Développement de l’Alimentation et

de la Nutrition (PSDAN), opérationnalisé à travers le Programme National de Nutrition axé sur

les Résultats (PNAR) ». Les principaux objectifs du PSDAN sont :

• renforcer le développement institutionnel du secteur de l’alimentation et de la nutrition ;

• garantir à chaque individu un statut nutritionnel satisfaisant à travers l’amélioration de la

disponibilité, de l’accès et de l’utilisation d’aliments nutritifs ;

• accorder une attention particulière aux groupes vulnérables tels que les nourrissons et les

enfants, les femmes enceintes et allaitantes et les adolescentes ; et

• suivre, évaluer et diffuser les actions favorables au passage à l’échelle et à la pérennisation.

1.1. Objectifs de Développement du Projet

L’objectif de développement du Projet (ODP) du PMASN est d’accroitre la couverture et

l’utilisation des interventions nutritionnelles à base communautaire pour une croissance chez

l’enfant dans des zones sélectionnées sur le territoire béninois. L’ODP sera atteint par la mise en

place d’une plate-‐forme multisectorielle décentralisée pour la mise en œuvre des interventions

alimentaires, sanitaires et nutritionnelles à base communautaire visant l’amélioration des

résultats relatifs à la croissance et à la nutrition chez l’enfant.

1.2. Composantes du Projet

Le PMASN a deux composantes à savoir :

• Composante1 : Elaboration, gestion et coordination de politique et des programmes ;

• Composante2 : Mobilisation communautaire et renforcement des prestations de services.

1.2.1. Composante 1 : Elaboration, gestion et coordination de

politique et des programmes

Cette composante aborde les objectifs plus larges consistant au renforcement et au soutien des

actions multisectorielles et à la collaboration aux niveaux national et décentralisé qui sont

nécessaires pour bien gérer l’agenda de nutrition et obtenir des résultats durables en la matière.

Elle appuiera :


14

• l’assistance technique à long terme pour renforcer les capacités du Secrétariat

Permanent du CAN (SP-‐CAN) ;

• la planification conjointe avec les secteurs et les parties prenantes (par exemple

l’Association Nationale des Communes de Bénin – ANCB) pour élaborer et appuyer des

politiques sectorielles spécifiques et sensibles à la nutrition ;

• l’atelier de formation d’initiation et de recyclage à l’intention des acteurs visant à

améliorer la coordination, la mise en œuvre et la gestion de la nutrition et de la sécurité

alimentaire à tous les niveaux ;

• le suivi, le rapportage, la surveillance et la recherche opérationnelle ; et

• le plaidoyer et la communication stratégique pour aborder les questions de sécurité

alimentaire, de nutrition et de santé à tous les niveaux. En dehors des services de

consultants, des ateliers, des formations et de la communication, cette composante

financera du matériel et de l’équipement, ainsi que les coûts du fonctionnement du

l’Unité de Gestion du Projet.

1.2.2. Composante 2 : Mobilisation communautaire et renforcement

des prestations de services

Cette composante s’intéresse aux actions au niveau des communes et communautés pour la

protection et la promotion de la sécurité alimentaire et nutritionnelle du nourrisson, du jeune

enfant, de la fille adolescente et de la femme en âge de procréer à travers la mise en œuvre et le

passage à échelle d’un paquet d’actions communautaires relatives à la sécurité alimentaire et

nutritionnelle tout en renforçant la fourniture et l’utilisation des services publics alimentaires,

sanitaires et nutritionnels. Les activités relevant de cette composante ont capitalisé les

expériences du Projet de Nutrition Communautaire (PNC), conduit à partir de 2011, pour le

compte du Gouvernement béninois et sous la coordination de Plan Bénin. Ce projet de quatre (4)

ans, mis en œuvre à titre pédagogique par des ONG nationales, dans dix (10) des Communes les

plus vulnérables, a reçu l’appui financier du Fonds Japonais de Développement Social et de la

Banque mondiale.

La composante 2 appuiera la mise en œuvre des interventions à base communautaire centrée

autour :

• du suivi et de la promotion de la croissance, y compris le counceling individualisé en

ANJE, de la prise en charge intégrée des maladies de l’enfance (PCIME), et les bonnes

pratiques en matière d’eau, d’assainissement et d’hygiène ;

• de la prise en charge de la malnutrition aigüe à base communautaire (PECMAC) ;

• des besoins en santé et en nutrition des femmes enceintes et des adolescents ; et


15

• de la sécurité alimentaire par la production, la transformation et la diversification des

aliments en vue d’améliorer la disponibilité, l’accès et la consommation des aliments

nutritifs.

Ces interventions ont été identifiées comme essentielles à l’amélioration des résultats

nutritionnels, très récemment dans la Série Nutrition des Mères et des Enfants, et représentent

les interventions de « short route » dans le PSDAN.

Résumé des activités par composante

COMPOSANTES ACTIVITES NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE /

RESPONSABILITE

Composante1: Elaboration, gestion et coordination de politique et programme

Mise en place d’une plate-‐forme multisectorielle décentralisée (ex, CCC) pour la mise en œuvre des interventions à base communautaire relatives à l’alimentation, à la santé et à la nutrition Elaboration, coordination et supervision de politique multisectorielle Renforcement des programmes sectoriels pour une amélioration de la nutrition

Niveau national par la coordination nationale du projet avec l’appui des coordinations régionales pour les actions de renforcement de capacités

Composante2 : Mobilisation communautaire et renforcement de la prestation de services

Sous programmes communaux en vue d’une communication pour un changement de comportement Prestation de services publics dans les domaines de l’alimentation, de la santé et de la nutrition Supervision et suivi par la Commune

Niveau local par délégation aux ONG qui sont directement responsables de l’exécution des paquets d’activités communautaires, tout ceci sous la supervision du Maire Les coordinations régionales jouent le rôle d’interface avec le SP-‐CAN sur cette composante, de facilitation d’assistance conseil aux communes, et de contrôle de dépenses des ONG. Les coordonnateurs régionaux participent à la Conférence Administrative Départementale (CAD)


16

1.3. Renforcement des capacités et des politiques sectorielles et multisectorielles

Elle consiste à renforcer le rôle de coordination et de supervision du CAN en vue d’une

planification d’un programme de nutrition multisectoriel, sa gestion, son suivi, et son évaluation

et qui implique des ministères techniques et des partenaires au développement au niveau

central ainsi que le Conseil Communal et leurs parties prenantes au niveau décentralisé. Ce

renforcement est fait par le biais des assistants techniques.

1 .4. Paquet d’activités Communal (CC, CCC et ONG d’exécution)

Les activités à exécuter au niveau communal se résument comme suit :

CC • l’installation le CCC ;

• la validation du CCR, du PTAB et des rapports d’avancement ;

• la supervision de la mise en œuvre des activités au niveau communal

CCC • l’élaboration des sous-‐projets des ONG d’exécution ;

• la contribution à la prise de décision des conseil communaux (à travers des

propositions)l’élaboration du CCR et du PTAB la supervision / suivi de la mise en

œuvre des activités communautaires et des résultats ;

ONG d’exécution • la participation au CCC ;

• la veille pour la complémentarité des roles et responsabilités au niveau communal.

1.5. Paquet d’activités Communautaires (ONG d’exécution) Les activités à exécuter au niveau communautaire par les ONG d’exécution se résument comme suit :

Actions Communautaires

• Sensibilisation, mobilisation et organisation communautaire.

• Communication pour un changement social et de comportement.

• Distribution de suppléments en micronutriments selon le protocole national.

• Suivi de croissance.

• Démonstrations culinaires.


17

• Dépistage communautaire de la malnutrition aigüe.

• Prise en charge de la malnutrition aigüe (modérée) à base communautaire selon

le protocole national.

• Traitement à base communautaire des maladies infectieuses conformément au

protocole national.

• Production et transformation par les ménages des aliments diversifiés à hautes

valeurs nutritives.

• Stockage ou conservation des aliments par la communauté.

• Rapportage et restitution communautaire ;

• Justification des dépenses effectuées dans le cadre de l’exécution des activités

(transmission des pièces, classement et archivage)

Thèmes de communication et d’éducation

• Pratiques de l’ANJE, y compris l’initiation précoce à l’allaitement maternel, à

l’alimentation au colostrum, à l’allaitement maternel à la demande, à

l’allaitement maternel exclusif pendant les 6 premiers mois, à l’introduction des

aliments de compléments commençant à l’âge d’environ 6 mois, à la fréquence

de l’alimentation de complément, à la préparation et la consommation des

aliments de compléments diversifiés et à hautes valeurs nutritives.

• Besoins diététiques et alimentation des adolescentes, des femmes enceintes et

des femmes allaitantes.

• Soins à domicile des enfants malades y compris la prise en charge alimentaire

des maladies courantes, et reconnaissance des signes de dangers qui nécessitent

une attention médicale appropriée.

• Prévention de maladies infectieuses (y compris l’utilisation recommandée des

moustiquaires, l’hygiène corporelle, alimentaire et environnementale, les

technologies permettant l’utilisation de l’eau potable pour l’enfant, la non

exposition à la fumée).


18

• Retard de la première grossesse et l’espacement des naissances.

• Greniers communautaires (stocks tampons).

• Production et transformation d’aliments diversifiés et à hautes valeurs

nutritives.

• Technologies de conservation des aliments

• Utilisation du sel iodé et d’autres aliments fortifiés

• Soins prénataux précoces et continus.

• Soins sociaux à l’intention des femmes enceintes.

1.6. Coût et financement du Projet

Le PMASN sera entièrement financé sur un crédit de l’IDA. Son coût total est estimé à 28 millions

de dollars US. Il se répartit entre les différentes composantes comme l’indique le tableau ci-‐

après :

Composantes du Projet Coût du Projet

(x 1.000.000 US $)

Composante 1 : Elaboration, gestion et coordination de politiques et des programmes

7,2

Composante 2 : Mobilisation communautaire et renforcement des prestations de service

20,8

Coût total du Projet 28,0

1.7. Bénéficiaires du Projet Le Projet appuiera la mise en place et le renforcement des capacités des CCC pour leur permettre

de planifier, de coordonner et de superviser les interventions à base communautaires relatives à

l’alimentation et à la nutrition. Les bénéficiaires clés dans le cadre du Projet Multisectoriel de

l’Alimentation, de la Santé et de la Nutrition (PMASN) sont les enfants de moins de cinq ans,


19

surtout ceux de moins de deux ans, leurs mères et leurs répondantes, les femmes enceintes et les

adolescentes. D’autres membres des communautés bénéficient également des interventions

alimentaires et nutritionnelles.

1.8. Cadre institutionnel du Projet

Le montage du Projet a bénéficié du leadership d’une structure de pilotage déjà existante qu’est

le CAN. Son Secrétariat Permanent (SP-‐CAN) sert d’Unité de Coordination pour ce Projet.. Le SP-‐

CAN est supervisé par le CAN. Le Décret Présidentiel N°2009-‐245 du 09 juin 2009 créant le CAN

est annexé au présent Manuel et renseigne entre autres sur ses attributions et son

fonctionnement.

Le dispositif institutionnel ci-‐après, met en relief le caractère multi-‐acteurs du mécanisme de

pilotage du Projet. En effet, outre le CAN et son Secrétariat Permanent, d’autres institutions

appropriées comme les groupes PTF-‐SUN y contribuent.


20

Dispositif national d’orientation et de pilotage du Projet

Conseil de l ’Alimentation et de la Nutrition (CAN)

Ministères ANCB Société Civile Secteur Privé

Composante 1

Composante 2

Comité d’orientation et de pilotage PMASN

Unité de coordination et de gestion du PMASN

CELLULE DE CONTROLE DES MARCHES PUBLICS

ASSISTANT TECHNIQUE

ASSISTANT DE DIRECTION

ASSISTANT A LA COORDINATION DU PROJET

AUDITEUR INTERNE

SP/CAN (Coordonnateur)

CHEF CELLULE COMMUNICATION

SPECIALISTE EN PASSATION DES

MARCHES

SPECIALISTE EN GESTION

FINANCIERE

CHEF CELLULE SUIVI-‐

EVALUATION

COORDONNATEURS REGIONAUX

COMPTABLE COMPTABLES REGIONAUX


21

Cadre général du Projet

Le SP-‐CAN doit veiller à la mise en phase et au développement des synergies nécessaires à des

interventions coûts efficaces. Il est chargé de superviser et de coordonner la mise en œuvre des

actions retenues et planifiées dans le cadre du Projet, tout en s’assurant de la qualité et de la

célérité des prestations offertes aux cibles. Pour ce faire, le SP-‐CAN collabore avec les

Collectivités Locales, les ONG, l’ANCB, et les principaux ministères sectoriels, en vue de la

mobilisation communautaire, dans une démarche de partenariats gagnants-‐gagnants, de

mutualisation des risques, d’empotement des communautés et de gestion axée sur les résultats.

L’organigramme de mise en œuvre du PMASN se présente comme suit :

Dispositif de mise en œuvre du Projet

1.9. Rôles et responsabilités des acteurs du schéma institutionnel et de mise en œuvre du Projet

Les rôles et responsabilités se résument comme suit :

Relais communautaires (GAN)

Coordinations régionales

Préfecture / Services Déconcentrés de l’Etat

(Niveau départemental)

SP-‐CAN Ministères sectoriels

ANCB

ONG Communes (CCC et CC)

Services Déconcentrés de l’Etat (Niveau communal)

Ménages


22

Acteurs du Projet

Rôle et responsabilité

Le Conseil de l ’Alimentation et de la Nutrition (CAN)

Organe d’orientation et de pilotage du PMASN

• Approuve ou valide les documents essentiels du Projet soumis par le SP/CAN

(PTAB, rapport d’avancement, documents spécialisés tels que des rapports

d’études, d’enquêtes, etc.)

• Supervise le bon déroulement des activités du Projet.

Le Secrétariat Permanent du Conseil de l ’Alimentation et de la Nutrition (SP-‐CAN)

• Coordonne la mise en œuvre du PMASN

• Mets en œuvre les actions portant sur les interventions sélectionnées de santé,

de nutrition et de sécurité alimentaire pour la mère, l’enfant, les femmes enceinte

et les adolescent(e)s.

• Mets en œuvre les activités de la composante 1 du Projet et ceux découlant de la

mise en œuvre de la composante 2

• Veille à la bonne mise en œuvre de la composante 2 du Projet au niveau des

communes à travers les ONG sélectionnées qui sont responsable de l’exécution

des sous projets communautaires après délégation de service des Maires des

communes

ANCB • Appui le SP-‐CAN à encourager des Communes à s’engager dans la mise en œuvre

du PSDAN.

• Encadre des communes afin qu’elles consolident leur engagement dans la

nutrition à travers l’intégration de la nutrition dans les PDC.

• contribue à l’élaboration d’un mécanisme de suivi pour la Commune ;

• Mets en œuvre une stratégie de communication ciblant le niveau

Gouvernemental, d’autres parties prenantes au niveau national et les Communes

cibles en vue de promouvoir la nutrition et mettre l’accent sur l’importance de

riposte à la malnutrition dans le long terme ;

• Aide le SP-‐CAN en ce qui concerne la mise en œuvre du plaidoyer stratégique ;

• Capitalise les acquis dans la perspective d’une diffusion en direction d’autres

communes non ciblées par le Projet.

Ministères • Elaborent et/ou renforcent des politiques sectorielles spécifiques relatives à

l’alimentation et à la nutrition

• Instruisent leurs services déconcentrés pour leur implication dans la mise en

œuvre de la composante 2 au niveau décentralisé

Préfectures • Veillent à la mise en œuvre des orientations et politiques nationales au niveau

décentralisé

• Assurent la coordination de tous les projets au niveau du département

SDE • Assurent l’assistance -‐ conseil l des communes (mairie et SDE de niveau

communal)


23

• Appuient la coordination régionale pour la mise en œuvre de PMASN et PSDAN

Coordination Régionale

• Assure la coordination au niveau régional

• sert d’interface entre le SP-‐ CAN et les communes dans la mise en œuvre du

PMASN

• Rend compte de toutes autres interventions des Partenaires dans le département

en matière santé, nutrition et alimentation.

• Veille à une cohérence et la synergie les services déconcentrés de l’Etat

(départementaux) en travaillant en étroite collaboration avec eux

• Participe aux réunions de la CADExerce un contrôle financier sur les dépenses

des ONG

• Supervise pour le compte du SP/CAN le bon déroulement des activités de la

composante 2 et lui rend compte.

Commune (Conseil Communal et maire)

• Assure la coordination et la mobilisation de la communauté et des prestations de

services par les ONG et les agents des services déconcentrés de l’Etat.

• Désigne un point focal dans l’administration communale (SEDAFO)

CCC

• Mobilise les acteurs intervenant dans l’alimentation, la nutrition et la sécurité

alimentaire dans les communes pour l’élaboration du cadre commun de résultat

• Facilite les échanges entre les acteurs intervenants dans le domaine de

l’alimentation, de la nutrition et de la sécurité alimentaire pour la mise en œuvre

desactions de tous les intervenants dans ce domaine., Le CCC se réunit une fois

par mois en session ordinaire. Il peut aussi se réunir en session extraordinaire en

cas de nécessité ;

• Veille à la cohérence des interventions communautaires et communales

ONG • Elabore des sous-‐projets de concert avec le CCC

• Assure la mise en œuvre des activités du Projet au niveau communautaire ;

• Met en œuvre le paquet d’activités communauatires ;

• Appui le Maire à la mise en place des CCC ;

• Rend compte au maitre d’ouvrage de ses activités.

Pour le détail sur le dispositif institutionnel de mise en œuvre à travers les responsabilités de chaque acteur, se conférer aux dispositions du Manuel de procédures administratives, financières et comptables du PMASN qui complète le présent manuel d’exécution.

1.10. Description des responsabilités des cadres de l ’unité de gestion du Projet

POSTES TACHES

Secrétaire Permanent du CAN (SP/CAN)

Le Secrétaire Permanent, en sa qualité de premier responsable et de

Coordonnateur du PMASN :


24

• assure la mise en œuvre du Projet en coordonnant l’ensemble des activités

de suivi technique, financier et administratif et en veillant au respect de la

mise en application des documents du Projet notamment les accords de

financement et les différents manuels ;

• assure la représentation du Projet au plan national et international ;

• veille au respect de la mise en application des documents du Projet.

Cellule Financière

La Cellule Financière assure :

• la gestion de la comptabilité générale et budgétaire du Projet ;

• la mise en place du système de suivi financier et comptable du Projet ;

• le suivi des conventions de financement et la mobilisation des ressources

auprès des bailleurs ;

• l’établissement des états financiers du Projet ;

• la préparation des rapports financiers périodiques et des audits

financiers ;

• le suivi de l’exécution des contrats ;

• l’assurance de la gestion comptable et financière du Projet pour ses

activités propres ;

• toutes missions qui pourraient s’avérer nécessaires à la bonne marche du

Projet, à la demande du SP-‐CAN.

Cellule Passation de Marchés

La Cellule Passation des Marchés assure :

• la préparation, le suivi et l’exécution des plans de passation des marchés

du Projet ;

• la préparation des dossiers d’appel d’offres, des demandes de

propositions et des dossiers de consultation pour le lancement des

marchés ;

• la participation aux commissions d’évaluation des offres et de réceptions

des marchés du Projet ;

• le suivi de l’exécution des contrats ;

• la participation aux réceptions des travaux, des biens et services ;


25

• la participation à la préparation du PTAB ;

• la coordination globale des activités de passation des marchés du PMASN ;


Projet, à la demande du SP-‐CAN.

Cellule Suivi-‐

évaluation

La Cellule Suivi-‐évaluation assure :

• la mise en œuvre des procédures de suivi en conformité avec le présent

Manuel d’exécution du Projet ;

• l’établissement des projets de planning d’exécution trimestriel des

activités ;l’élaboration et la mise en place d’un système opérationnel de

suivi -‐évaluation des activités du Projet ;

• la préparation et la mise en place du dispositif de suivi-‐évaluation des

activités du Projet ;

• la mise en place d’un dispositif de collecte des données sur le terrain par

le canal des SEDACOM et SEDAFO ;

• l’appui à la préparation et la mise en œuvre des audits techniques et de

gestion à mi-‐parcours et en post-‐projet ;

• l’appui à la préparation et la mise en place des audits financiers ;

• la préparation et la mise en place des enquêtes de satisfaction des

bénéficiaires ;

• l’élaboration et le suivi du budget du PAAB ;


Projet, à la demande du SP/CAN.

Auditeur

interne

L’Auditeur interne est chargé de :

• l’identification des dysfonctionnements au niveau de toutes les

Composantes du Projet, ainsi que leurs conséquences ;

• la conduite des missions de contrôle opérationnel de terrain afin de

s’assurer que les procédures sont respectées et que les activités se

déroulent de manière satisfaisante ;

• du travail en collaboration avec les auditeurs financiers et techniques ;


26

• de la mise en œuvre des recommandations des audits externes sur les

comptes du Projet ;

• de la mise en œuvre des recommandations des différentes missions de

supervision y compris celles de l’IDA ;

• la veille pour la bonne application du manuel des procédures et des

procédures de gestion fiduciaire de la Banque mondiale ;

• l’assurance qualité des rapports financiers intérimaires et des états

financiers émis par le Projet ;

• la tenue de missions d’audits internes régulières et production des

rapports d’audit interne ;


système de contrôle financier et de gestion comptable du Projet, à la

demande du SP/CAN.

Assistance

Technique

L’Assistance Technique peut couvrir plusieurs domaines. Il s’agit donc d’un

ensemble d’assistants à recruter en fonction des besoins. Ils peuvent aider à :

• contribuer à la mise en place des ressources humaines compétentes ;

• appuyer l’identification des besoins en formation pour la mise à niveau en

temps réel des membres du CAN, du personnel du Secrétariat Permanent

et des points focaux ou autres acteurs indispensables au passage à

l’échelle des expériences réussies en alimentation et en nutrition,

conformément au cahier de charge du SP/CAN et de la vision du secteur

de l’alimentation et de la nutrition ;

• mettre en place un plan de renforcement des capacités du CAN dans les

domaines suivants :

1. Elaboration des politiques et stratégies ;

2. Planification et mise en œuvre des projets et programmes ;

3. Mobilisation des ressources ;

4. Coordination et leadership ;

5. Communication et plaidoyer ;

6. Contrôle, suivi et évaluation ;

• appuyer le processus d’élaboration du document de Politique de nutrition

et les Lois qui en découleront ;


27

• contribuer activement au développement des mécanismes de négociation,

de mobilisation et de gestion des ressources pour la mise en œuvre du

PSDAN. A cet effet, l’Assistant technique servira de catalyseur entre la

Plate-‐forme des PTF-‐SUN pour assurer leur contribution et l’alignement

dans le financement des programmes découlant du PSDAN ;

• contribuer à la mise à jour et à l’actualisation régulière des efforts de

financement de la politique alimentaire et nutritionnelle du Bénin, et

appuyer le rapportage dans le cadre du SUN ;

• appuyer l’élaboration d’un outil de cartographie « Qui fait quoi ou » ;

• aider à analyser et à consolider les informations sur la mise en œuvre du

PSDAN ;

• appuyer le renforcement du cadre logique de suivi de la mise en œuvre du

PSDAN ;

• contribuer à établir et à renforcer une liaison opératoire entre le CAN, le

SP-‐CAN et les Partenaires Techniques et Financiers ;

• contribuer à la préparation des rencontres trimestrielles entre le CAN et

les PTF ;

• veiller à l’assurance de la qualité des offres de services techniques

apportées à tous les niveaux de la pyramide d’intervention (national,

méso et local) afin de rassurer les PTF, chaque fois que cela est utile ;

• contribuer à établir et à dynamiser au plan technique, les interrelations

entre le Secrétariat du CAN, les collectivités locales et tous organismes,

structures, ou institutions, parties prenantes intervenant dans la

promotion de la politique d’alimentation, de nutrition et de sécurité

alimentaire au Bénin ;

• assurer l’opérationnalisation du Plan Intégré de communication du

PSDAN à travers l’appui à la mise en œuvre des interventions prioritaires :

• Elaboration d’un kit de plaidoyer ;

• Appui à l’organisation des visites officielles des partenaires ou autres.

Assistante de

Direction

L’Assistante de Direction assure :

• le suivi quotidien de la gestion administrative du Projet ;


28

• la préparation des missions de terrain pour le suivi/supervision de la mise

en œuvre des activités ;

• l’organisation et le suivi des emplois du temps du personnel d’appui ;

• toutes autres tâches administratives confiées par le SP/CAN et entrant

dans le cadre des activités du Projet.

Cellule

communication

La Cellule Communication s’occupe de :

• la définition de la politique de communication du SP-‐CAN et du CAN ;

• l’organisation de la stratégie de communication du PMASN à l’endroit des

différents acteurs au niveau national, déconcentré et décentralisé ;

• la définition, compte tenu des réalités sociologiques de chaque milieu

d’intervention du Projet, de la stratégie de communication permettant

d’impulser un réel changement de comportement en matière

d’alimentation de sécurité et de nutrition au niveau communautaire ;

• l’organisation de la stratégie de dissémination des informations collectées

sur le Projet à l’endroit des différents acteurs.

Cellule

Nutrition

Elle est chargée de la mise en œuvre de toutes les activités du Projet dans le

domaine de la nutrition.

Pour les détails sur les rôles des acteurs, se référer au manuel de procédures administratives, financières et comptables du PMASN.

Critères d’éligibilité des communes au Projet Multisectoriel de l’Alimentation, de la

Santé et de la Nutrition Les critères d’éligibilité des communes au projet sont convenus d’accord partie entre le SP-‐ CAN, l ’ANCB

et les communes.

Au nombre des communes bénéficiaires se figurent prioritairement les dix (10) qui ont bénéficié du Projet Nutrition Communautaire (PNC) piloté par Plan Bénin qui disposent déjà d’une expérience en matière de mobilisation communautaire autour des questions de nutrition.


29

I I . VOLUME 1 -‐ MISE EN ŒUVRE DES ACTIVITÉS

DU PMASN


30

2 .1. Module CAN Pour la mise en œuvre du Projet, les activités à exécuter par le CAN se détaillent comme suit :

• orientation ;

• approbation des plans de travail et des rapports d’avancement ;

• supervision de la mise en œuvre.

2.1.1. Orientation

Le CAN a en charge la gestion et la régulation de la politique nationale en matière d’alimentation,

de la nutrition et de la sécurité alimentaire. La principale fonction du CAN est de servir d’agence

fédératrice pour le dialogue politique multisectoriel relatif à l’alimentation et à la nutrition et

d’assurer la coordination du Projet. Le CAN joue le rôle de comité de pilotage du PMASN.

2.1.2. Approbation des plans de travail et des rapports annuels

Le CAN procède à l’examen et à l’approbation du plan de travail annuel et du budget du Projet,

tel que présenté par le SP-‐CAN. En effet, deux semaines (02) avant l’envoi du PTAB à la Banque

mondiale pour Avis de Non Objection, il est examiné et approuvé par le CAN. Après la réception


31

de l’Avis de Non Objection de l’IDA sur le PTAB, le SP-‐CAN devra dans un délai de trente (30)

jours procéder à l’intégration des amendements éventuels et soumettre le PTAB prenant en

compte les observations de la Banque mondiale à l’adoption par le CAN.

Le CAN procède également à l’approbation du rapport annuel du Projet élaboré par le SP-‐CAN.

2.1.3. Supervision de la mise en œuvre

Le CAN assure la supervision des activités du Projet à travers des missions de terrain effectuées au moins une fois par an.


32

2.2. Module SP-‐CAN Pour la mise en œuvre du Projet, les activités à exécuter par le SP-‐CAN se détaillent comme suit :

• élaboration du plan de travail budgétisé annuel(PTAB) ;

• communication avec Les Collectivités Locales sur le PMASN et création des Cadres de

Concertation Communale ;

• orientation des ONG d’exécution dans le cadre du PMASN ;

• examen des sous-‐projets soumis par les ONG en concertation avec les Collectivités

Locales/CCC ;

• financement des sous-‐projets des ONG d’exécution ;

• évaluation de la mise en œuvre des plans de travail des Collectivités Locales/CCC ;

• appui/accompagnements aux ONG, CL et CCC ;

• élaboration et accompagnement de la mise en œuvre des approches et outils

d’intervention ;

• capitalisation des enseignements sur les approches et outils de mise en œuvre ;

• suivi de l’élaboration et de la validation des dossiers de clôture des comptes des ONG

d’Exécution Communautaires ;

• renouvellement des contrats avec les ONG exécution ;

• identification (et recrutement) d’Assistance Technique, des Recherches

Opérationnels, des Etudes, d’ateliers, des conférences/séminaires et des formations ;

• incitation et évaluation des demandes d’appui aux plans stratégiques des ministères

techniques et ANCB à partir de l’implication de leurs unités opérationnelles dans la

mise en œuvre du PMASN ;

• plaidoyer et communication stratégique.

2.2.1 Elaboration du plan de travail budgétisé annuel(PTAB)

Le PTAB est un recueil de programmation des activités à conduire au cours d’une période d’un

an, dans le cadre du Projet. Il contient au moins les données suivantes :

• la justification de chaque activité ;

• les objectifs poursuivis par l’activité ;

• les résultats attendus de l’exécution de l’activité ;

• la description de l’activité ;

• les acteurs concernés par l’activité ;

• le calendrier d’exécution de l’activité ;


33

• le budget de l’activité ;

• le ou les indicateurs vérifiables et mesurables attendus par l’activité.

Avant l’élaboration des plans de travail, une réunion d’information doit être organisée par le

Secrétariat Permanent du CAN, à l’attention des Parties Prenantes (que sont les communes et les

ONG appuyées par les organes membres du CAN comme l’ANCB, les Ministères sectoriels et les

autres parties prenantes), pour annoncer les objectifs et attentes du PMASN pour l’exercice à

venir. A l’issue de cette réunion, le Secrétaire Permanent doit adresser aux intéressés une Note

d’instructions pour la préparation des Plans de travail.

L’élaboration passe par conséquent par :

• la préparation des activités annuelles des structures exécutives avec les budgets

associés ;

• la préparation du Plan de Travail Budgétisé Annuel du SP-‐CAN avec le budget associé.

Programmation des activités à mener

La programmation des activités à mener au titre d’une année doit se baser sur les missions du

Secrétariat Permanent du CAN définies et précisées dans le Manuel de fonctionnement du CAN,

et éligibles au financement du PMASN, composante par composante. Au cas où ces activités ne

seraient pas suffisamment précisées dans les documents ci-‐dessus mentionnés, elles peuvent, le

cas échéant, être détaillées dans une note conceptuelle de mise en œuvre du SP-‐CAN.

Les actions à mener comprennent :

• la description des activités et les objectifs visés,

• le bilan d’exécution au 30 septembre des activités précédentes,

• les programmes d’activités budgétisés par composante,

• le plan de financement des activités,

• le plan de passation des marchés,

• le chronogramme des activités.

Chaque partie prenante élabore son plan de travail budgétisé qu’il soumet au Secrétariat

Permanent du CAN.

Préparation du Plan de Travail du SP-‐CAN


34

A l’instar des structures exécutives, le SP-‐CAN doit également établir une prévision de ses

activités pour l’exercice suivant, à partir des ressources prévues au niveau de la convention de

financement.

Elaboration du PTAB du Projet

L’ensemble des plans d’actions consolidés avec celui du SP-‐CAN permet d’établir le Plan de

Travail Budgétisé Annuel (PTAB) du PMASN.

Au moins un (1) mois avant le début de l’exercice budgétaire, le SP-‐CAN notifie à chaque Partie

prenante le PTAB à mettre en œuvre ainsi que les modalités de financement des actions

retenues.

2.2.2 Communication avec les Collectivités Locales sur le PMASN et création des Cadres de Concertation Communal

Le SP-‐CAN, en partenariat avec l’ANCB, sensibilise les communes à travers la Cellule

Communication sur l’objectif et les résultats du Projet et les rôles que ces dernières auront à

jouer pour la bonne marche et l’atteinte de ces objectifs. Cette sensibilisation doit s’étendre à

l’importance pour les communes de créer des Cadres de Concertation Communaux (CCC) qui

représentent le carrefour multisectoriel des plates-‐formes opérationnelles pour les

interventions à base communautaire relatives à l’alimentation et à la nutrition.

2.2.3 Orientation des ONG d’exécution dans le cadre du PMASN

Le SP-‐CAN initie une sensibilisation des ONG d’exécution sur les objectifs et les approches du

projet avant l’élaboration de leurs sous-‐projets à lui soumettre .

2.2.4 Examen des sous-‐projets soumis par les ONG

L’examen des sous-‐projets proposé par les ONG est fait par une commission mise en place par le

SP-‐CAN en concertation avec les Communes. Cet examen des sous-‐projets est fait en tenant

compte de :

• la qualité du projet,

• la cohérence du sous projet avec les besoins,

• la pertinence du sous projet,

• la capacité de mise en œuvre du sous projet et son impact.

Grille d’examen Forrces faiblesses Recommandations (cf annexe)


35

Session de travail

2.2.5 Evaluation de la mise en œuvre des plans de travail des Collectivités Locales

Une convention de partenariat doit être signée entre les Maires, président du CCC et le SP-‐CAN

dans le cadre de la gestion de la composante 2 du Projet. Un plan de travail, qui découle du Cadre

Commun de Résultats est défini par le CCC et approuvé par le Conseil communal en session

ordinaire ou extraordinaire pour la mise en œuvre des activités du Projet et ceci après avis du SP

CAN

Pour s’assurer de la bonne exécution et du niveau d’avancement des activités du CCC, la mise en

œuvre du plan de travail du CCC doit être évaluée par le SP-‐CAN sur une base trimestrielle.

2.2.6 Financement des sous-‐projets des ONG d’exécution

Afin de rendre effectif le financement des activités à exécuter par les ONG au niveau

communautaire, le SP-‐CAN, conformément aux contrats signées avec ces dernières, doit mettre

régulièrement à leur dispositions les ressources nécessaires suivant un calendrier bien défini

sur la base d’une évaluation trimestrielle en lien avec les dispositions prévues dans le Manuel de

procédures administratives, financières et comptables du PMASN.

2.2.7 Appui/accompagnement aux ONGCL et CCC

La Coordination nationale supervise le bon déroulement des activités sur le terrain en faisant

des missions trimestrielles pour constater l’évolution des activités et sous projets incombant

respectivement au CCC et à l’ONG et apporter des solutions aux éventuelles préoccupations

rencontrées par ces acteurs.

2.2.8 Elaboration et accompagnement de la mise en œuvre des approches et outils d’intervention

Le SP-‐CAN, dans le cadre du Projet, doit élaborer des outils d’intervention pour la mise en œuvre

des activités du Projet.


36

2.2.9 Capitalisation des enseignements sur les approches et outils de mise en œuvre

Cette activité consiste, par le biais des suivis de routine du SP-‐CAN, de tirer des leçons de ces

suivis, tant en ce qui concerne les corrections à apporter qu’en ce qui concerne les bonnes

pratiques et de développer des outils pour une meilleure gestion des activités du Projet.

2.2.10 Suivi de l ’élaboration et de la validation des dossiers de clôture des comptes des ONG d’Exécution Communautaires

Les ONG doivent élaborer des rapports techniques et financiers à chaque fin de trimestre. Le SP-‐

CAN doit veiller à l’effectivité de l’élaboration de ces rapports par les ONG d’exécution selon les

échéances prévues.

2.2.11 Renouvellement des contrats avec les ONG d’exécution

Les ONG d’exécution doivent être évaluées avant le renouvellement ou non de leur contrat.

L’évaluation sera faite par le SP-‐CAN de la façon suivante :

• vérifier que les activités exécutées par l’ONG l’ont été conformément à son cahier de

charges ;

• évaluer la performance sur les résultats des ONG ;

• s’assurer que les rapports techniques et financiers à produire par l’ONG d’exécution

sont de bonnes qualités et l’ont été dans les délais de façon satisfaisante.

2.2.12 Identification (et recrutement) d’Assistance Technique, des Recherches Opérationnels , des Etudes, d’ateliers, des conférences/séminaires et des formations

Le SP-‐CAN recrute une assistance technique ayant des capacités stratégiques, opérationnelles et

communicatives pour certaines activités à exécuter dans le cadre du Projet. Pour permettre

d’avoir une bonne visibilité également sur les activités du Projet et permettre aux différents

acteurs de jouer pleinement leurs rôles pour une réelle mise à l’échelle de la Nutrition au Bénin,

le SP-‐CAN peut également effectuer des recherches opérationnelles, des études et organiser des

ateliers sur les questions de la sécurité alimentaire et la nutrition. Des conférences, séminaires

et formations pourront enfin être aussi organisés pour appuyer les acteurs et leur permettre de

disposer des outils nécessaires à une réelle implication dans la résolution des problèmes de

Nutrition au niveau national. Chacune de ces activités fera l’objet d’un TdR à soumettre à l’avis

de non objection de la Banque mondiale au moment opportun.


37

2.2.13 Incitation et évaluation des demandes d’appui aux plans stratégiques des ministères techniques et ANCB à partir de l ’ implication de leurs unités opérationnelles dans la mise en œuvre du PMASN

Dans le cadre des actions devant contribuer à l’atteinte optimale des objectifs du Projet, le SP-‐

CAN doit inciter notamment par le biais du CAN les ministères techniques et l’ANCB à prévoir

dans leurs planifications à moyen et long termes les activités au niveau décentralisé relatives à la

mise en œuvre du PMASN. Pour cela, le SP-‐CAN sur la base des besoins qui seront exprimés par

ces acteurs directs de la mise en œuvre des activités du Projet, doit en faire une évaluation et un

arbitrage de façon participative pour les rendre effectifs.

2 .2 .14 Plaidoyer et communication stratégique

Le SP-‐CAN doit œuvrer grâce au plaidoyer, à placer la nutrition non seulement au cœur du

développement du Bénin, mais aussi et surtout, au cœur des préoccupations et orientations

stratégiques des leaders et décideurs politiques. Pour ce faire, il doit :

• créer une coalition des leaders pour faciliter et appuyer la mise en œuvre du Projet ;

• amener les leaders à s’approprier le Projet grâce à une large diffusion de ses

stratégies et à une capitalisation des résultats obtenus au niveau communautaire ;

• inciter les décideurs au niveau local à inscrire l’alimentation, la nutrition et la

sécurité alimentaire dans leur Plan de Développement Communal (PDC).

Dans sa communication, le SP-‐CAN doit adapter le contenu du message à chaque cible et mettre

en exergue les besoins réalisables des bénéficiaires dans leur contexte. Toutefois, pour ne pas

accabler les différentes cibles avec une multitude de messages, il est recommandé de choisir un

ou deux thèmes clés par année de mise en œuvre des volets en fonction des destinataires du

message. Plusieurs canaux peuvent être utilisés pour la diffusion du contenu des messages

(journées de sensibilisation, radio, journal, etc.)

Enfin, le SP-‐CAN doit permettre, grâce à la mobilisation sociale, de consolider le désir de

changement de comportement des acteurs intervenant dans le secteur de l’alimentation et de la

nutrition, et de créer la demande à la base. Dans ce sens, l’institution d’une journée « Nutrition

au Cœur du Développement » est envisagée pour une mobilisation sociale des acteurs à tous les

niveaux de la Nutrition.

2 .3. Module Ministères techniques et ANCB


38

2.3.1. Elaboration de demandes d’appui à la mise œuvre d’un plan stratégique des ministères à partir de l ’ implication de leurs unités opérationnelles le PMASN

Dans le cadre de leur activités régaliennes et pour permettre une atteinte optimale des résultats

du PMASN, les ministères techniques notamment ceux en charge de la Santé, de l’Agriculture et

de la protection sociale doivent prévoir dans leur plan stratégique les activités à mener

nécessaires à un réel passage à l’échelle en matière de santé et de nutrition au Bénin notamment

dans les communes cibles du Projet et qui ne sont pas couvertes par les ressources disponibles

pour les structures opérationnelles ces ministères. Ces besoins peuvent être soumis au

financement à l’Unité de coordination du Projet et par conséquent peuvent être insérés dans leur

plan stratégique.

2.3.2. Elaboration de demandes d’appui à la mise en œuvre du plan stratégique de l ’ANCB à partir de l ’ implication de ses unités opérationnelles dans la mise en œuvre du PMASN

Comme énoncé précédemment, l’ANCB joue un rôle primordial dans l’encadrement des

communes afin qu’elles consolident leur engagement dans la nutrition à travers l’intégration de

la nutrition dans les PDC. Pour cela, elle peut également, à l’instar des ministères techniques,

exprimer des besoins financiers pour la mise en œuvre de son plan stratégique conformément

au cadre de résultats du PMASN.

2 .4. Module Commune/CCC

Au nombre des actions/activités devant être mises en œuvre par les communes, nous pouvons citer :

• la mise en place du Cadre de Concertation Communale (CCC) ;

• la sélection des ONG d’exécution communautaire ;

• l’élaboration et validation du Cadre de Commun de Résultats (CCR) et des plans de

travail annuels budgétisés (PTAB);

• la supervision de la mise en œuvre du paquet d’interventions inscrites au CCR et au

PTAB ;

• la mise en œuvre des activités du PTAB de la responsabilité du CCC ;

• la validation par les Conseils Communaux des rapports financiers et technique

d’avancement produits par les ONG d’exécution communautaire.

• la nomination du SEDA Communautaire (SEDACOM) et du point focal pour le SEDA

(SEDAFO) et mise en place des groupes d’assistance en nutrition (GAN).


39

2.4.1. Mise en place des CCC

Par arrêté communal, le Maire met en place un Cadre de Concertation Communale (CCR)

responsable, de manière globale de la mise en œuvre de certaines actions intersectorielles dans

le domaine de l’Alimentation, de la Santé et de la Nutrition (mise en œuvre du PSDAN au niveau

décentralisé) et de manière spécifique de la mise en œuvre du PMASN au niveau décentralisé

(composante 2).

2.4.2. Sélection des ONG d’exécution communautaire

Les ONG jouent un rôle essentiel dans la mise en œuvre des activités du PMASN et la gestion des

ressources de la composante 2. Etant donné qu’un nombre important de ces acteurs pourrait

être amené à postuler pour la mise en œuvre du Projet, et vu que des budgets consistants

pourraient être mis à leur disposition, il est important que le SP-‐CAN, de concert avec les

Maires, mette en place une procédure rigoureuse et transparente passant par des critères

objectifs de sélection de ces ONG et d’assurer une supervision efficace de leur performance

pendant la mise en œuvre des activités. Ces ONG recevront un mandat d’exercer en qualité de

Maitre d’Ouvrage Délégué (MOD).

Un comité de sélection qui a pour rôle de conduire toutes les étapes du choix des ONG doit être

mise en place par le SP-‐CAN et la Commune. Ce comité est composé des représentants du SP-‐

CAN et d’unreprésentant de la Commune et des personnes ressources au besoin. Les activités de

sélection suivront les étapes suivantes :

• Phase préparatoire Cette phase prend en compte l’élaboration des Termes de Référence (TdR) et la publication de

l’avis à manifestation d’intérêt. Ces TdR qui mettent un accent sur les critères d’éligibilités des

ONG et le profil des soumissionnaires, sont soumis à l’appréciation de la Banque mondiale avant

leur publication.

Ensuite, sur la base des TdR ainsi élaborés et approuvés par la Banque, le SP-‐CAN procède à la

publication de la manifestation d’intérêt. Une large diffusion de l’appel est faite à travers le

quotidien officiel « La Nation » et/ou d’autres canaux ainsi que les radios locales des communes

concernées. Une période d’au moins deux (2) semaines est accordée aux soumissionnaires

intéressés pour préparer et soumettre leur dossier.

• Phase de soumission


40

A cette phase, les ONG intéressées sont invitées à se faire connaître et à fournir des informations

sur leurs expériences et leurs compétences en rapport avec la nature de la mission. Sur la base

de ces informations, le Comité de sélection évalue la capacité des ONG. Les principaux critères

qui déterminent le choix de ces ONG sont :

o Qualif ications de l ’ONG : L’ONG doit avoir des expériences prouvées dans le

développement communautaire et disposer de personnel qualifié pour gérer un

projet d'activités de nutrition communautaire.

o Domaine d’intervention de l ’ONG : L’ONG doit avoir des expériences

antérieures dans l’un des domaines suivants :

ü développement communautaire,

ü sécurité alimentaire et nutritionnelle,

ü nutrition communautaire dans les communes et une bonne couverture,

ü mobilisation et intermédiation sociale.

o Expérience antérieure de financement et bail leurs : L’ONG doit

présenter la liste des projets exécutés par le passé, le titre du projet, ainsi que les

bailleurs en joignant les adresses des bailleurs ou la source de financement du

projet et le montant, ainsi que les certificats/attestations de bonne fin

d’exécution. Les ONG locales ayant les qualifications et les références les plus

adéquates seront choisies pour la négociation du marché avec le comité de

sélection. Les dossiers choisis dans ces conditions sont transmis à la Banque

mondiale pour avis de non objection. Ces dossiers doivent comprendre :

le procès-‐verbal de sélection, comprenant au minimum d’indications :

• Phase de l ’évaluation institutionnelle des ONG Le SP-‐CAN est investi, en vertu de l’Accord de prêt signé avec la Banque mondiale, de la mission

d’évaluer les capacités des ONG pour entreprendre les activités envisagées dans le cadre du

Projet avant de leur transférer des ressources. La liste des ONG sélectionnées est envoyée à la

Banque mondiale pour recueillir l’avis de non objection. La nature exacte de l’évaluation dépend

de l’ONG considérée et de la nature des activités qu’elle est appelée à exécuter.

L’outil d’évaluation à utiliser doit comporter une liste de contrôles pour apprécier in situ les

capacités de la Structure en termes de :

o gestion programmatique ;

o gestion financière ;


41

o gestion des approvisionnements et des stocks ;

o gestion des ressources humaines ;

o suivi évaluation.

Cet exercice permet à l’équipe d’évaluation de relever les domaines dans lesquels la Structure

évaluée dispose des atouts ou des aptitudes réels et les domaines qui nécessitent une

amélioration voire un renforcement.

• phase de contractualisation

Les soumissionnaires retenus à l’issue de ce processus de sélection engagent des négociations

pour la signature des contrats.

Le SP-‐CAN doit conclure avec les ONG et le Maire de la commune concernée un accord qui est

conforme aux dispositions de l’Accord de prêt et acceptable pour la Banque mondiale. Il faut

signaler qu’avant la signature d’un quelconque accord avec l’ONG ou d’un décaissement,

l’obligation est faite à celle-‐ci d’ouvrir un compte bancaire spécial séparé pour la mise en œuvre

des activités du PMASN. La négociation du contrat doit se faire en présence d’un Responsable de

la commune concernée pour permettre une implication à temps des autorités communales. La

signature du contrat avec les ONG sera effectuée par le SP-‐CAN et les autorités des communes

concernées.

Font partie intégrante dudit accord, les documents suivants :

o le plan de travail qui détermine les activités du portefeuille de l’ONG pour la

période couverte par le contrat ;

o le cadre de performance qui détermine les ressources nécessaires pour la

prestation de services. Les coûts doivent être évalués pour le nombre de

services ciblés et modélisés pour tenir compte de l’impact des différents

niveaux de services et de qualité sur les coûts fixes et variables. Le coût unitaire

de chaque prestation de service est évalué et ensuite multiplié par le nombre

cible de chaque prestation pour obtenir le coût total devant servir à

l’établissement du contrat de prestation.

Ainsi décrite, on note que les responsables de la commune concernée doivent être associés à toutes les étapes de déroulement de la procédure de sélection des ONG devant intervenir dans la mise en œuvre des activités du Projet.


42

NB : Seule une ONG doit être choisie par commune .

2 .4 .3. Elaboration et validation du Cadre Commun de Résultats (CCR) et des plans de travail annuels budgétisés (PTAB) des CCC

Les CCC doivent élaborer un Cadre Commun de Résultats sur la période de mise en œuvre du

Projet. Le CCC élabore un Plan de travail annuel budgétisé à partir du Cadre commun de

résultats. Ledit PTAB tient compte des différents intervenants et précise donc les responsabilités

du CCC (chaque SDE membre du CCC selon son secteur/domaine d’intervention) et de l’ONG. Le

CCR et les PTAB ainsi élaborés par le CCC sont soumis à l’avis du SP-‐CAN puis validé par le

Conseil Communal (CC). Ces documents y compris la délibération du CC sont transmis au SP-‐

CAN.

2.4.4. Supervision de la mise en œuvre du paquet d’interventions inscrites au CCR et au PTAB ;

Maitre d’ouvrage des activités mise en œuvre au niveau décentralisé dans le cadre PMASN, le

Maire veille à la bonne exécution de toutes les interventions ou activités (activités relevant de la

responsabilité des SDE membres du CCC, du Conseil Communal et des sous projets

communautaires proposés et réalisées par l’ONG par délégation) prévues dans sa commune. A

ce titre, il organise des activités de supervision des membres du CCC deux fois par an.

2.4.5. Mise en œuvre des activités du PTAB de la responsabilité du CCC

A partir du PTAB validé, le CCC (chaque SDE et le Maire), exécute ses activités conformément

aux prévisions, aux règles et principes de gestion applicables en tenant compte des

responsabilités et des acteurs à impliquer.

Les activités incombant au CCC doivent être exécutées au minimum à 50%.

2.4.6. Validation par les Collectivités Locales des rapports f inanciers et techniques produits par les ONG d’Exécution communautaires

Les rapports financiers produits par les ONG d’exécution communautaires doivent être contrôlés, vérifiés et validés par les collectivités locales notamment par le point focal Nutrition de la Commune. Ce dernier dans l’exécution de cette tâche peut être amené à descendre sur le terrain pour des confirmations si nécessaire.


43

2.4.7. Mise en place du SEDA Communautaire (SEDACOM) et du point focal pour le SEDA (SEDAFO) et des Groupes d’Assistance en Nutrition (GAN)

Objectifs et résultats visés

L’objectif de cette activité est de mettre en place un dispositif du suivi des activités au niveau

déconcentré et un système de reporting efficient des activités du Projet au niveau national.

Stratégie et principes de mise en œuvre

Le Maire choisit dans le cadre du suivi des activités du PMASN au niveau communal, un point

focal dénommé SEDAFO Ils représentent les répondants du SEDA au niveau national. Ils doivent

préparer les rapports d’exécution des activités du CCC à transmettre à la cellule SEDA au niveau

national avec une copie aux coordonnateurs régionaux pour le contrôle qualité de la fiabilité des

informations communiquées.

Les organes ou personnes pouvant assurer l’exécution du sous-‐programme pour lequel ils sont

retenus (ONG ou services déconcentrés) doivent choisir une personne chargée du suivi des

activités du Projet au niveau communautaire appelé SEDACOM. Les SEDACOM collectent les

données sur l’exécution des activités communautaires qu’ils transmettent aux SEDAFO.

Les informations ainsi collectées par les SEDACOM sont compilées par le SEDAFO pour

permettre d’avoir les données statistiques sur la mise en œuvre des activités au niveau de la

Commune. Ces dernières, après analyse par les services communaux indiqués et la coordination

régionale, sont envoyées au niveau central (SEDA) suivant la procédure décrite au paragraphe 2

ci-‐dessus.

Il est également installé auprès des communautés des Groupes d’Assistance en Nutrition (GAN)

au niveau village.

Les GAN, SEDACOM et SEDAFO sont formés par une équipe retenue par le SP-‐CAN afin de

pouvoir assurer pleinement le rôle qui leur est assigné.

2 .5. Module ONG Recrutées pour exercer en qualité de MOD, les ONG mettront en œuvre les activités relatives à :

-‐ l’élaboration des sous projets communautaires ; -‐ la mise en œuvre du paquet d’interventions communautaires -‐ la formation des GAN


44

2.5.1. Elaboration des sous-‐projets des ONG d’exécution

Les ONG seront mobilisées, à travers des sous-‐projets, dans la mobilisation communautaire et la

prestation de services à base communautaire pour le compte des communes.

L’élaboration des sous-‐projets par les ONG sera coordonnée au niveau du CCC, processus qui

permettra de s’assurer que :

1. il n’y aura aucune duplication de services et de responsabilités de la part des ONG

et des services déconcentrés de l’Etat ;

2. il peut y avoir une flexibilité au niveau des communes dans la distribution des

rôles et des responsabilités de l’ONG, du CCC et des Services Déconcentrés de

l’Etat ;

3. les sous-‐projets s’inscrivent dans le cadre commun de résultats et des plans de

travail annuel et des budgets y afférent affectés à l’amélioration de la nutrition

dans la Commune.

Les ONG disposent d’un délai de trois (03) mois pour élaborer et soumettre leurs sous-‐projets.

2.5.2. Mise en œuvre du paquet d’interventions communautaire

Au nombre des activités devant être mises en œuvre du paquet d’interventions, nous pouvons citer :

• promotion de la communication de changement Social et de comportement (y compris les

causeries, les visites a domiciles, et le counceling) et la mobilisation communautaire ;

• promotion de la lutte contre les carences en micronutriments (fer, iode, zinc, vitamine A)

chez les enfants de moins de cinq ans ;

• acquisition et distribution des médicaments en particulier la vitamine A et de l’Albendazole

aux enfants de moins de cinq (5) ans ;

• prise en charge nutritionnelles des femmes enceintes y compris le counceling ;

• acquisition et distribution de l’acide folique pour les femmes enceintes et allaitantes ;

• sensibilisation des mères à l’allaitement maternel et à le pratiquer de manière exclusive

jusqu’à 6 mois ;


45

• dépistage de la malnutrition aigüe ;

• prise en charge de la malnutrition aigüe (modérée, sévère) ;

• démonstration culinaire ;

• formation et cadrage des mères sur les activités d’élevage, de jardinage, la production, la

transformation et la diversification des aliments en vue d’améliorer la disponibilité, l’accès et

la consommation des aliments nutritifs ;

• mise en place des greniers communautaires ;

• appui à l’installation du dispositif de lavage des mains dans les ménages.

2.5.2.1. Partenariat pour la mise en œuvre du projet

Le projet travaillera de concert avec des ONGs sur les axes d’interventions suivants:

-‐ La promotion des pratiques d’alimentation du nourrisson et du jeune enfant;

-‐ La promotion des pratiques de prévention et de prise en charge des maladies de l’enfant

dans le ménage;

-‐ Le renforcement de la sécurité alimentaire et nutritionnelle des ménages en augmentant

l’accès et la consommation des aliments diversifiés;

-‐ La promotion des pratiques de prise en charge alimentaire, sanitaire et sociale des filles

adolescentes, des femmes enceintes et des femmes allaitantes;

-‐ La promotion de l’espacement des naissances;

-‐ Le renforcement de la Gouvernance de la politique d’alimentation de nutrition au sein des

communes et des secteurs concernés.

• Dans le cadre de la mise en œuvre des activités du paquet d’intervention,

l ’ONG aura à :

-‐ Assurer le suivi et la supervision des activités communautaires

-‐ Recenser les cibles du projet (enfants, adolescentes, mères, femmes enceintes, femmes

allaitantes, grand-‐mères);

-‐ Former les acteurs

-‐ Faire le diagnostic nutritionnel

-‐ Prendre en charge la malnutrition aigüe (sévère et modérée) à base communautaire selon

le protocole national


46

-‐ Organiser et faciliter les séances de reddition de compte à l’endroit des communautés et

des communes pour leur faire le point des activités et des ressources ;

-‐ Organiser la stratégie de communication [– Visites à Domicile pour des Essais de Pratiques

Alimentaires Améliorées (VD/EPAA), entretien personnel, séance d’animation, appui

conseil]

-‐ Appuyer la mise en place de cadres de concertation pour la nutrition au niveau commune

et faciliter l’élaboration et la mise en œuvre des cadres communs de résultats.

-‐ Mettre en œuvre avec les communautés le mécanisme communautaire d’assistance

mutuelle pour de la prise en charge des cas de malnutrition aigüe (modérée et sévère) en

fonction des spécificités de chaque communauté ;

-‐ Déployer le personnel compétent nécessaire pour la mise en œuvre de sa mission dans le

cadre du PMASN ;

-‐ Etablir des contrats de partenariat avec les Radios locales pour la production et la diffusion

des émissions, sketches et autres pour la promotion de la nutrition ;

-‐ Réaliser au besoin une boîte à images pour IEC en matière de nutrition ;

-‐ Assurer la mobilisation sociale pour l’implémentation des activités ;

-‐ Appuyer le renforcement des capacités des collectivités territoriales et autres structures

locales ;

-‐ Mettre en œuvre le paquet d’activités listées ci-‐dessus ;

-‐ Mettre en œuvre toutes les autres activités utiles à l’atteinte des résultats du projet dans sa

zone de couverture.

-‐ Couvrir de façon intégrale tout village cible du projet.

• L’ONG aura appuyé la généralisation des interventions au niveau des

communes :

-‐ Appuyer les initiatives nutritionnelles des points focaux communaux pour la mise à

l’échelle des interventions nutritionnelles contenues dans le cadre commun de résultat

-‐ Appuyer la prise en compte de l’alimentation, de la nutrition et de la sécurité alimentaire

dans les planifications locales (PDC et PAD)

-‐ Faire le plaidoyer auprès de la mairie pour l’accroissement des investissements en

nutrition pour l’appropriation des interventions

-‐ Faire le lien avec les autres projets/initiatives pour maximiser les impacts.


47

2.6. Arrangements de gestion Objectifs et résultats visés

Les objectifs sont d’assurer la fluidité des relations entre les différents organes impliqués dans la mise en œuvre du PMASN, d’éviter les doublons et de respecter les textes concernant les responsabilités par nature des organes impliqués dans la mise en œuvre du PMASN.

Chaque organe a une claire connaissance de son rôle et de celui des autres acteurs et maitrise les mécanismes utiles à l’exercice de sa responsabilité. Les principaux acteurs concernés sont : le SP-‐CAN, les coordinations régionales, les préfectures, les Communes, les CCC, les services déconcentrés de l’Etat, les ONG et les communautés.


La clarification des relations et responsabilités au niveau des acteurs sera faite essentiellement à travers les accords de gestion et/ou les contrats. Les voies de communication entre les divers acteurs sont transparentes et définies à l’avance afin de stimuler la collaboration et d’éviter les soupçons et oppositions. Par catégorie d’acteurs, les principes sont :

• Le SP-‐CAN : il a la responsabilité de la mise en œuvre du projet et de ses résultats. A ce titre, il a un rôle de coordination générale et appuie les autres acteurs dans la mise en œuvre des activités et décisions prises à leur niveau. Il reçoit copie des actes que les autres autorités sont amenées à prendre. A travers les coordinations régionales, des comptes rendus et rapports périodiques lui sont faits.

• Les coordinations régionales : elles représentent le SP-‐CAN au niveau des départements. Leur mission s’exerce dans le cadre des responsabilités qui leur sont confiées par la coordination nationale. Elles ont un rôle d’appui conseil, de supervision et de coordination de la mise en œuvre des plans d’activités au niveau de leur zone géographique. Le coordonnateur régional est sous l’autorité hiérarchique du SP-‐CAN et sous l’autorité fonctionnelle du préfet. Elles transmettent aux deux organes leur planification trimestrielle d’activités et copie des rapports d’activités.

• Les Préfectures : Tutelle des communes, elles ont un rôle de supervision et de coordination des actions des différents programmes et projets de leur ressort territorial. A ce titre, elles veillent à leur bonne exécution conformément aux orientations et politiques nationales, reçoivent copie des rapports d’activités et lorsque nécessaire, facilitent la mise en œuvre des projets. Elles veillent à la légalité des actes pris au niveau des communes. Elles facilitent le bon déroulement des activités du PMASN dans les coordinations régionales et dans les communes sous leur tutelle. .

• Les communes : maîtres d’ouvrage de la mise en œuvre du PMASN dans leur ressort territorial. A ce titre, les activités menées dans la commune sont sous la responsabilité de la mairie. Les communes veillent à l’inscription des actions liées à la nutrition dans leurs plans de développement communaux (PDC) et à l’inscription d’une ligne budgétaire nutrition. Elles facilitent la mobilisation des communautés et leurs relations avec les ONG de mise en œuvre. Elles formalisent l’existence des CCC et la désignation d’un point


48

focal communal par la prise d’arrêtés communaux. Elles contresignent avec le SP-‐CAN les contrats avec les ONG de mise en œuvre.

• Les cadres de concertation communale : Présidés par les Maires, ils sont, entre autres,composés des responsables des Services Déconcentrés de l’Etat impliqué dans le PSDAN, les représentants des ONG d’exécution. Ils ont un rôle d’appui conseil auprès de l’autorité communale. A travers des réunions périodiques, ils donnent leur avis sur …et orientent les actions au niveau de la commune. Ils rendent compte de leurs activités au Conseil Communal avec copie à la coordination régionale.

• Les services déconcentrés de l’Etat : chacun dans son domaine de compétence, ils apportent assistance aux communes et ONG dans la définition des activités à conduire, dans leur mise en œuvre dans le respect des normes en vigueur. Ils ont le leadership pour les activités de formation au niveau des ONG et des communautés. Ils élaborent, chacun en ce qui le concerne, les rapports d’activités qu’ils adressent à leur direction départementale à l’intention de leur ministère.

• Les ONG de mise en œuvre : elles sont chargées de l’élaboration et de la mise en œuvre des sous projets communautaires au niveau des communes d’intervention.. Elles adressent leurs rapports d’activités et f inanciers à la coordination régionale ainsi qu’à la commune.

• Les communautés : elles participent à la mise en œuvre du PMASN à travers les groupes d’assistance en nutrition (GAN) mis en place au niveau des quartiers / villages.. Les GAN se réunissent mensuellement sur des thèmes convenus avec l’ONG chargée de la mise en œuvre du programme d’activités. Ils transmettent ensuite les messages reçus aux ménages dont elles sont responsables. Les GAN travaillent en étroite collaboration avec les services déconcentrés en charge des questions de nutrition et sanitaires.

2 .7. Plan de mise en œuvre Pour atteindre les objectifs du Projet à terme, la mise en œuvre des activités sera faite de la manière suivant :

Tableau 1 : Mise en œuvre des activités de la composante 2

ANNEES COMMUNES

ONG A

RECRUTER

COMMU-NAUTES

GAN MENAGES

FEMMES ENFANTS ADOLESCENTES

Allaitantes

Enceintes

2014 = Année 1 de mise en œuvre (2ème semestre)

2015 = Année 2 de mise en œuvre


49

ANNEES COMMUNES

ONG A

RECRUTER

COMMU-NAUTES

GAN MENAGES

FEMMES ENFANTS ADOLESCENTES

Allaitantes

Enceintes




TOTAL

2 .8. Procédures opérationnelles Les procédures opérationnelles pour l’exécution du PMASN sont décrites dans le Manuel de procédures administratives, financières et comptables du projet qui complète le présent manuel.

2 .9. Politique anti corruption Définitions

La corruption est définie comme « le fait d’abuser de sa fonction ou de son poste pour en retirer un avantage personnel indu ».

La « corruption externe » renvoie aux cas de corruption présumée impliquant des tiers au Projet ;

La « corruption interne » renvoie aux cas de corruption présumée au sein du projet.

Relèvent de la corruption : les manœuvres consistant à offrir, à accorder, à recevoir ou à solliciter, directement ou indirectement, un quelconque bien ou avantage dans le but d’influencer indument les actions d’une tierce personne (physique ou morale)

Relèvent de la fraude : les manœuvres consistant en tout acte ou omission, y compris une fausse déclaration par lesquelles, intentionnellement ou par négligence, on trompe ou on tente de tromper un tiers (personne physique ou morale) afin d’obtenir un avantage indu, financier ou autre, ou encore afin de se soustraire à une obligation,

Relèvent de la coercition : les manœuvres consistant à faire du tort ou à porter atteinte, ou encore à menacer de faire du tort ou de porter atteinte, directement ou indirectement à une tierce partie (personne physique ou morale) ou aux biens de celle – ci dans le but d’en influencer indument les actions ;


50

Relèvent de la collusion : les manœuvres consistant en un arrangement entre deux parties ou plus qui visent à atteindre un but malhonnête, y compris à influencer les actions d’un tiers.

Principes

Le PMASN s’attache à la création d’un environnement hostile à la corruption afin de contenir le risque même d’émergence de celle – ci.

La conjugaison des principes directeurs suivants guide son action :

Clarté et transparence : elles s’opèrent à travers un cadre d’intervention du PMASN accessible à tous et une pratique de la transparence fondée sur le contrôle et la responsabilité ;

Responsabilité individuelle : qui s’accompagne d’une définition claire des règles d’imputabilité et de l’obligation pour le SP-‐CAN de rendre compte au gouvernement et à la Banque Mondiale ainsi qu’aux acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet ;

Prévention et sanction : accent particulier sur la prévention, les mesures d’incitation et le volet répression.

Objectifs

La politique anti corruption du PMASN vise :

• Au sein du projet : à réunir les conditions pour un fonctionnement efficace, efficient et transparent des ressources du projet en vue de l’atteinte de ses objectifs à travers :

o Une structure de gestion claire et bien articulée ;

o La conduite appropriée du personnel et des partenaires et prestataires du projet ;

o Un dispositif cohérent de procédures et de contrôle capable de contenir la menace de corruption et de prévenir les risques de survenance.

• A l ’égard des tiers en relation avec le projet :

o La lisibilité des actions du projet,

o L’adoption de mesures ciblées sur les matières les plus exposées au risque de corruption en particulier les Marchés publics ;

o L’enrichissement continu et la mise en œuvre stricte des volets suivi – évaluation.

Ces objectifs sont traduits dans le manuel de procédures du PMASN.

Dispositifs

Les textes règlementaires et les outils de gestion importants pour la mise en œuvre des principes anti corruption sont

• L’Accord de fianncement du PMASN

• Les Directives relative à la passation des marchés et à la sélection de consultants de la Banque Mondiale (de Janvier 2011 et des versions suivantes en vigueur) ;


51

• la loi n°2009-‐02 du 07 août 2009 portant code des marchés publics et des délégations de service public en République du Bénin,

• la Loi n°2011-‐20 du 12 octobre 2011 portant lutte contre la corruption et autres infractions connexes en République du Bénin,

• le manuel de procédures administratives, financières et comptables du PMASN,

• le mécanisme de suivi -‐ évaluation du projet et

• système de contrôle interne et externe mis en place par le PMASN.

2 .10. Plan de gouvernance et de redevabilité Objectifs et résultats visés

Ce plan vise à garantir la transparence, l’efficience et l’efficacité dans la gestion des ressources

tant humaines que matérielles et financières du PMASN. Il vise également à développer le réflexe

de compte rendu au niveau des acteurs en charge de la mise en œuvre du projet.


Les principaux outils pour la bonne gouvernance et la redevabilité sont : les rapports, le manuel de suivi-‐évaluation du projet, la charte de l’audit interne, et le contrôle citoyen.

Le cadre et la périodicité de rapportage, le dispositif de suivi-‐évaluation du projet et la charte de l’audit interne sont décrits dans des documents spécifiques de gestion du Projet. Ils ne seront plus repris dans le présent chapitre. Quant au contrôle citoyen, il s’opérera de plusieurs manières :

• L’évaluation des prestations de la composante 2 du projet et l ’expression de leur satisfaction par les communautés : Ce système est une procédure facile à mettre en œuvre et à exploiter par laquelle, sur une simple fiche, les membres des communautés bénéficiaires de chacune des prestations du PMASN peuvent individuellement noter leur degré de satisfaction. Sur la fiche, figure une série prédéterminée de questions de type QCM2 liées à la fourniture du service pour lequel la personne qui évalue coche une réponse parmi une série prédéterminées de réponses du type, par exemple : très satisfaisant/ moyennement satisfaisant/pas satisfaisant.

Cependant, pour être aisément utilisable même par les communautés non-‐alphabétisées ou faiblement alphabétisées, le questionnaire sera traduit en langue locale et utilisera des images et/ou couleurs en lieux et place des mots pour exprimer les degrés de satisfaction. Les résultats seront partagés avec la commune, la coordination régionale et nationale.-‐

• Les séances publiques de questions réponses : au cours de ces séances dont la périodicité pourra être convenue avec les coordinations régionales, les ONG de mise en œuvre se soumettront aux questions des communautés. Les services déconcentrés de l’Etat

2 QCM: Questions à Choix Multiples


52

pourront les appuyer à ce sujet, en particulier pour répondre aux questions purement techniques.

• Les autorités communales, au cours des séances publiques de reddition des comptes qu’elles organisent inscriront un point à l’ordre du jour sur la thématique : « Situation de la sécurité alimentaire et nutritionnelle de la commune ». Dans ce cadre, elles seront assistées de la préparation de la séance à son déroulement par les services techniques déconcentrés concernés.

2 .11. Dimension sociale et genre Par définition, le PMASN vise à améliorer les conditions de nutrition des couches défavorisées dans les communes identifiées. Ce projet, de par sa nature et le mode de détermination des bénéficiaires (groupe cible), est donc basé sur la prise en compte de la dimension sociale.

Certaines dispositions pourraient garantir une plus grande prise en compte d’une part de la dimension sociale et d’autre part du genre. Ces dispositions sont :

• l’implication des communautés, en particulier des hommes (pères de famille), à l’identification des personnes devant bénéficier du projet ;

• la participation, non seulement des grands-‐mères aux activités de sensibilisation et de formation sur les bonnes pratiques, mais également des hommes, en particulier les chefs de famille ;

• la prise en compte de manière spécifique des mères célibataires, des orphelins, des indigents, des handicapés et des personnes vivant avec le VIH/SIDA dans les projets communautaires ;

• enfin, dans les rapports et autres documents du projet, les données seront présentées de manière désagrégée par genre.


53

I II . VOLUME 2 -‐ COMPTABILITE ET

GESTION FINANCIERE DU PMASN


54

3.1. Cadre de gestion comptable et financière Un système de gestion financière spécifique élaboré pour la mise en œuvre du PMASN doit être

présenté dans son Manuel de Procédures administratives, financières et comptables. Ce système

est informatisé et déconcentré.

Le Spécialiste en Gestion Financière du Projet et l’Agent Comptable3 du CAN sont responsables

de la consolidation des comptes, de la préparation des demandes de décaissement, de la

comptabilité générale et de la comptabilité analytique. Ils s’assurent de la conformité des

dépenses du Projet aux règles et aux autorisations de dépenses définies dans le cadre de la

programmation de son budget. Ils sont appuyés dans leur fonction par les six (6) comptables

régionaux.

Le spécialiste en gestion financière joue le rôle de Mentor chargé de mettre en place une

organisation de travail conforme aux procédures de la Banque mondiale et de coordonner sa

mise en œuvre. Il assure la formation du service financier du SP-‐CAN et des comptables

régionaux sur la base d’un calendrier bien défini et évalué trimestriellement.

3.2. Décaissements

3.2.1. Dispositions générales

Le financement du Projet provient d'un crédit de l'IDA et sert à couvrir l’intégralité de ses

dépenses.

Le décaissement des ressources du financement est fait selon quatre (4) méthodes que sont :

1. le remboursement,

2. le réapprovisionnement du Compte Désigné,

3. le Paiement Direct,

33Pendant la période de l’assistance technique du SGF. A la fin de son contrat, l’Agent comptable jouera le rôle de SGF.


55

4. l’engagement spécial.

Flux f inancier

Sur la base de la première Demande de Retrait de Fonds (DRF), l’IDA alimente le compte désigné

du Projet logé à la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO).

Les besoins du Projet dans le cadre de la composante n°1 sont exécutés au niveau du SP-‐CAN par

le biais d’un Compte Principal d’Opérations (CPO) ouvert dans une banque commerciale de la

place jugée acceptable par la Banque mondiale au nom du Projet Mutisectoriel de l’Alimentation,

de la Santé et de la Nutrition (PMASN) sous la signature du Secrétariat Permanent du CAN, du

SGF et de l’Agent comptable pendant la période de l’assistance technique du SGF4.

Pour le paiement des prestations et autres services offerts dans les communes, il est ouvert,

dans la Banque domiciliataire du CPO, des Comptes Régionaux d’Opérations (CRO) qui sont

approvisionnés à partir du CPO et sous la signature des Comptables et Coordonnateurs

régionaux.

Flux de circulation des fonds

IFR/FR/DP _ (Fonds) DP

Fonds Rapports

DP= Paiement Direct

FR=Formulaire de Retrait 4 Signature du SP-‐CAN et de l’Agent Comptable après l’assistance technique du SGF

Compte IDA (Banque mondiale, Washington)

Compte Désigné (BCEAO) géré par la CAA

Compte Principal des Opérations(Ouvert à BOA)

Géré par le SP CAN

Fournisseurs/Prestataires, Consultants, Comptes des bénéficiaires

Comptes Régionaux d'Opérations (CRO) gérés par les Comptables

régionaux

1 2 3 -‐-‐-‐-‐

Paiement des prestataires/fournisseurs /agents des communes


56

Source : PAD

3.2.2. Décaissements à partir du Compte Principal d’Opérations

Les décaissements à partir du CPO concernent les factures signées au titre des contrats, les

dépenses de fonctionnement (les salaires du personnel recruté, les achats fournitures de bureau,

de consommables, du carburant, les dépenses de frais d’entretien et de déplacement, etc.), ainsi

que les dépenses à exécuter au niveau régional.

3.2.3. Décaissements à partir du Compte Régional d’Opérations

Ce sont des sous comptes d’avances ouverts dans chaque région pour les besoins des opérations

décentralisées notamment le paiement des prestations et autres services offerts dans les

communes dans le cadre de la mise en œuvre du PMASN.

3.2.4. Décaissements à partir du Compte des ONG

Les ONG ouvrent des comptes spéciaux destinés exclusivement au financement des activités du

Projet au niveau communautaire.

Ces comptes reçoivent des avances des CPO qui servent aux paiements des prestations et

services offerts aux communautés dans la cadre de réalisation des sous projets. Ils feront l’objet

de contrôle par le SP-‐CAN.

Les mécanismes de justification de fonds reçus sur ces comptes sont décrits dans le manuel des

procédures administratives, financières et comptables du Projet.

3.2.5. Paiements directs

Pour des besoins d’efficacité, des paiements directs peuvent être effectués sur les comptes des

prestataires à partir du Compte du Projet à l’IDA, pour les dépenses de montants très élevés

conformément aux procédures de la Banque. Ces paiements concernent les factures ou

décomptes de travaux signés au titre des contrats dépassant les montants autorisés pour les

paiements à partir du Compte désigné.

3.3. Comptabilité


57

La comptabilité du PMASN est basée à la coordination nationale et tenue par les comptables (Comptable national et les 6 comptables régionaux). Il s’agit d’une comptabilité d’engagement tenu suivant les principes du système comptable OHADA en vigueur en République du Bénin ou tous autres référentiels qui le remplacerait et admis sur le plan international.

Pour la description détaillée des procédures, conférer le manuel des procédures administratives, financières et comptables.

3 .4. Méthodes et procédures de contrôle et d’audits

Pour une gestion transparente et efficiente des ressources du PMASN, un dispositif et des

mécanismes de contrôle sont mis en place sous l’autorité du Spécialiste en Gestion financière et

de l’Auditeur Interne. Les mécanismes de mise en œuvre des activités sont décrits en détail dans

le Manuel de Procédures administratives, comptables et financières du Projet et concernent

aussi bien le contrôle interne que l’audit externe.

3.4.1. Le Contrôle interne

Les mécanismes de contrôle interne sont mis en place pour s’assurer, tout au long de l’exécution

du Projet, du respect :

• de l’orthodoxie financière aussi bien au niveau du SP-‐CAN qu’au niveau des Structures d’exécution,

• des Directives de la Banque mondiale, • des procédures de passation de marchés, • des directives de la gestion financière et comptable dans les régions.

Le contrôle interne comporte deux volets essentiels, à savoir le contrôle interne courant et le

contrôle interne trimestriel.

Contrôle interne courant

Le Contrôle interne courant relève du Spécialiste en Gestion financière appuyé par l’Agent

comptable du CAN, ceci par Délégation du Secrétaire Permanent. Ce contrôle interne quotidien

porte essentiellement sur :

• la vérification du bon fonctionnement des systèmes d’enregistrement et de comptabilisation des ressources ;

• la vérification de l’éligibilité et de la conformité des dépenses ainsi que du respect des procédures de passation de marchés avant tout engagement de dépenses ;

• la vérification de la tenue correcte des écritures ; • la vérification du bon fonctionnement du suivi de l’utilisation et de la gestion du matériel.

Les anomalies ou les irrégularités constatées sur le Projet doivent être portées à l’attention de

du Secrétaire Permanent, assorties de propositions de mesures correctives ou de sanctions en

cas de besoin.


58

Audit interne trimestriel

Un audit interne des activités du Projet doit être effectué par l’Auditeur interne recruté sur le

Projet sur la base de TdR jugés acceptables pour la Banque et des lettres de mission du SP-‐CAN.

Cet audit interne permet de s’assurer du respect par les différentes parties prenantes des

procédures convenues et plus particulièrement du financement des sous-‐projets par les ONG.

Chaque mission de contrôle fournit des renseignements sur :

• le taux d’exécution financière ;

• la comptabilité, le suivi et les rapports financiers ;

• les systèmes d’enregistrement et de comptabilisation des ressources ;

• l’utilisation et la gestion du matériel ;

• la tenue des écritures ;

• la gestion des sous projets des ONG ;

• le système de suivi évaluation ;

• le système de communication ;

• les unités de gestion déconcentrées ;

• la gestion des ressources humaines ;

• etc.

Ces missions effectuées sur une base trimestrielle doivent faire l’objet de rapport soumis au SP-‐

CAN et à la Banque mondiale, faisant état des insuffisances constatées et des propositions

d’amélioration des procédures et/ou de formation des acteurs sur la base des faiblesses

identifiées.

3.4.2. Audit externe des comptes du Projet

Les comptes du PMASN sont vérifiés conformément aux normes ISA par un auditeur

indépendant recruté par le SP-‐CAN aux conditions acceptables par la Banque mondiale5. Les

comptes vérifiés et les rapports correspondants sont soumis à l'examen de la Banque dans les

six mois suivant la fin de l'année fiscale. La mission d’audit est sanctionnée par un rapport

d’audit des comptes et états financiers du Projet et une Lettre de gestion sur les procédures de

contrôle interne.

Les différents corps de contrôle de l’Etat (IGF, IGE, etc.) peuvent également faire des missions d’audit des activités du Projet.

5Cf. TdR dans le manuel de gestion fiduciaire du Projet


59

IV. VOLUME 3 -‐ PASSATION DES MARCHES SUR LE PMASN


60

4.1. Modalités de passation des marchés

Les modalités ont pour objet de présenter :

• les cadres institutionnel et réglementaire d’exécution de la passation des marchés du Projet ;

• les différentes méthodes de passation de marchés selon les types de marchés ;

• les documents et principales informations requises ; et

• l’organisation des audits et revues des marchés passés.

4.1.1. Cadres institutionnel et réglementaire

4.1.1.1. Cadre institutionnel

Les institutions ou intervenants ci-‐après sont chargés de la mise en œuvre des activités de

passation des marchés du PMASN. Il s’agit du Secrétaire Permanent du Conseil de l’Alimentation

et de la Nutrition (SP-‐CAN) qui est la Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP), des

Commissions de Passation des marchés publics, de la Cellule de Contrôle des Marchés Publics

(CCMP) du SP-‐CAN, de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP) et de la

Caisse Autonome d’Amortissement (CAA).

a) Le Secrétaire Permanent du Conseil de l ’Alimentation et de la Nutrition (SP-‐CAN), Personne Responsable des Marchés publics , est responsable et comptable

du respect des procédures de passation des marchés financés sur les ressources du PMASN.

Il assure essentiellement :

• la coordination de toutes les activités relatives à la passation des marchés ;

• la programmation des acquisitions à travers l’élaboration ou l’actualisation de plans de

passation des marchés ;

• la conduite de l’ouverture, du dépouillement, de l’analyse et du jugement des offres lancées

par le SP-‐CAN (l’Unité de Gestion du Projet) et de la préparation des procès verbaux et

rapports y afférents;

• la préparation, la finalisation et le lancement des appels à concurrence/compétition suivant

les différentes méthodes de passation de marchés retenues pour le Projet ;


61

• la préparation et la soumission des contrats pour signature ;

• l’obtention des différentes approbations requises sur les documents de passation de

marchés ;

• l’établissement d'un rapport d'avancement sur la mise en œuvre du plan de passation de

marchés ;

• l’élaboration des rapports trimestriels de passation des marchés

• le classement et l’archivage des documents de passation de marchés.

La PRMP du SP-‐CAN dispose d’un Secrétariat. Dans le cadre de la mise en œuvre des activités du

PMASN, il est appuyée par un Spécialiste en Passation des Marchés qui s’assure que les

activités de passation des marchés du Projet, notamment la préparation des TdR et des

spécifications techniques des DAO, sont exécutées en temps réels et répondent aux objectifs du

Projet conformément aux directives de la Banque en matière de passation des marchés

publiques

a) Les Commissions de Passation des Marchés Publics (CPMP) du SP-‐CAN. Il existe deux types de CPMP : (i) la Commission de Passation des Marchés Publics et (ii) les

Commissions Spécialisées de Passation des Marchés Publics.

La CPMP est placée sous l’autorité de la PRMP. Elle exerce les missions et attributions

définies dans le décret n° 2010-‐ 496 du 26 novembre 2010.

Les Commissions Spécialisées des Marchés Publics sont des entités interministérielles.

Elles sont constituées pour certaines commandes publiques. Elles sont mises en place, à

l’initiative de la PRMP, par l’autorité contractante. Les types de commission spécialisées et

leurs compositions sont définies dans le décret ci-‐dessus cité..

b) La Cellule de Contrôle des Marchés Publics (CCMP) du SP-‐CAN, donne son avis à travers le contrôle a priori des dossiers de passation de marchés qui relève de son seuil de

compétence. Elle est compétente pour exercer, à son initiative, le contrôle a postériori sur

les marchés passés en dessous du seuil de passation des marchés publics.

c) La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP) donne son avis à travers le contrôle a priori sur les dossiers d’appel d’offres relevant de son seuil de

compétence. Elle est compétente pour exercer, à son initiative, le contrôle a postériori de

tous les marchés passés.

d) La Caisse Autonome d’Amortissement (CAA) fait des paiements directs

éventuellement pour certains marchés.


62

La Banque mondiale examine les Termes de référence, les dossiers appel d’offres, les rapports

d’évaluation et les projets de contrat pour lesquels les avis de non objection sont requis

notamment en conformité aux dispositions de l’Accord de financement.

Tous les documents de passation des marchés sujets à l’examen préalable de la Banque

mondiale doivent être soumis directement par le Secrétariat Permanent du CAN à l’IDA.

Les Organes en charge de l ’ouverture, de l ’évaluation des offres et de

l ’attribution des marchés dans le cadre du PMASN se présentent de la façon

suivante :

Commission de passation des marchés publics (CPMP)

La commission de passation des marchés publics est chargée de l’ouverture des plis. Elle met sur

pied en son sein une sous – commission d’analyse et d’évaluation des offres.

La CPMP est composée comme suit :

Président : Président de la Commission de Passation des Marchés ou son représentant,

Rapporteur : Spécialiste en Passation des Marchés du SP-‐CAN (SPM),

Membres :

§ ,

§ Un représentant de la composante ou sous-‐composante concernée,

§ Le Représentant de la Direction Générale des Impôts et des Domaines,

§ La Caisse Autonome d’Amortissement

§

§ Des personnes ressources (si nécessaire).

Un observateur indépendant6 désigné par la DNCMP assiste sans voix délibérative à l’ensemble

des opérations

NB :La CCMP assiste à l ’ouverture des offres.

Sous commission d’analyse et d ’évaluation des offres ou propositionsLadite sous-‐

commission est composée de :

Président : Président de la Commission de Passation des Marchés ou son représentant,

Rapporteur : Spécialiste en Passation des Marchés du SP-‐CAN (SPM),

Membres :

6 La présence de l’observateur indépendant sera exigible dans la procédure de passation des marchés publics dès la notification de la liste des observateurs recrutés par l’ARMP et mis à la disposition de la DNCMP.


63

§ Le Spécialiste en Gestion Financière du SP-‐CAN (SGF),

§ Un représentant de la composante ou sous-‐composante concernée,

§ Un Représentant de la Direction Générale des Impôts et des Domaines,

§ La Caisse Autonome d’Amortissement

§ Des personnes ressources .

Un observateur indépendant désigné par la DNCMP assiste sans voix délibérative à l’ensemble

des opérations

Les travaux de la sous commission s’achèvent avec la proposition d’attribution provisoire.

Les Organes en charge du contrôle des marchés publics dans le cadre du PMASN

:

Cellule de contrôle des marchés publics (CCMP)

La CCMP est composée de :

§ Un chef de cellule,

§ Membres :

o Un juriste ou un Spécialiste des Marchés Publics,

o Deux cadres de la catégorie A, échelle 1,

o Toute personne dont la compétence est jugée nécessaire e tqui ne

fait pas partie de la CPMP

Des services techniques/directions bénéficiaires des ressources du Projet, il est attendu un rôle

d’identification et d’expression des besoins (désignation et quantités des articles, description

des spécifications techniques, préparation des termes de référence pour les services de

consultant) et d’assistance à la PRMP du SP-‐CAN.

La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics, la Cellule de Contrôle des Marchés

Publics, la Banque mondiale ont pour rôle l’approbation suivant les seuils définis, des documents

de passation de marchés.

4.1.1.2. Cadre réglementaire

Les procédures à utiliser dans le cadre de la passation des marchés du Projet sont celles de la

Banque mondiale. L’ensemble des documents de passation de marchés doivent toutefois être

approuvés par les Organes de passation de marchés mis en place par la loi n° 2009-‐02 du 07


64

août 2009 portant Code des Marchés Publics et des Délégations de Service Public applicables en

République du Bénin et ses textes d’application.

Ainsi, les documents de référence pour la gestion de la passation des marchés du Projet

Multisectoriel de l’Alimentation, de la Santé et de la Nutrition (PMASN) sont essentiellement :

• l’Accord de Financement du PMASN signé entre l’IDA et la République du Bénin ;

• les « Directives pour la Passation des Marchés Financés par les prêts de la BIRD et les Crédits

de l’IDA » de janvier 2011, pour les marchés de fournitures, de travaux et de services autres

que les services de Consultants ;

• les « Directives pour la Sélection et l’Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque

mondiale » de janvier 2011, pour les contrats de services de Consultants ;

• les dispositions du Code des Marchés Publics et des Délégations de Service Public applicables

en République du Bénin et ses textes d’application ; ceci à condition que ces dispositions

soient jugées acceptables par la Banque mondiale et ne soient pas en contradiction avec celles

des Directives de la Banque ;

• le présent Manuel d’Exécution du PMASN jugé acceptable par la Banque mondiale une fois

adopté ;

• le Manuel de procédures administratives, financières et comptables du PMASN jugé

acceptable par la Banque mondiale, une fois adopté.

Les terminologies, l’interprétation et la description des procédures applicables sont celles

spécifiées dans les Directives de la Banque mondiale. En cas de contradiction entre les

dispositions des différents documents ci-‐dessus cités, l’ordre de priorité est le suivant :

Directives de la Banque, Code des Marchés Publics, Manuel d’Exécution du PMASN et Manuel de

procédures administratives, comptables et financières du Projet.

Conformément aux Directives de la Banque mondiale, l’examen préalable (Avis de Non-‐

objection) de certaines décisions de passation de marché par cette dernière est nécessaire. Cet

examen porte notamment sur :

§ le calendrier de passation des marchés ;

§ les appels d'offres internationaux ;

§ la consultation de fournisseurs ;

§ l'emploi des consultants ;

§ l’Avis général de passation des marchés.

4.1.2. Programmation des marchés : Plan de passation de marchés


65

4.1.2.1. Structuration du Plan de passation de marchés

Les marchés sont passés suivant le plan de passation de marchés approuvé par l’IDA. Les plans

sont élaborés par le SP-‐CAN notamment par le Spécialiste en Passation des Marchés. Ce plan est

actualisé annuellement ou selon que de besoin pendant toute la durée du Projet. Toutes les

révisions proposées dans le plan de passation des marchés doivent être soumises à

l’approbation préalable de la Banque mondiale. Ce plan comporte au minimum les éléments ci-‐

après :

1. la désignation de tous les marchés à passer sur le financement ;

2. l'estimation (coût) prévisionnelle ;

3. la méthode de passation de marché ;

4. le type d’examen (a priori ou a posteriori) ;

5. la date prévue pour la préparation de l’Appel d'Offres (AO) ou de la demande de propositions

(DP) ;

6. la date prévue pour le lancement (publication) de l’AO ou la DP ;

7. la date prévue pour la réception des offres ;

8. le mois prévu pour la signature du contrat ;

9. la date d’achèvement du marché.

Des besoins exprimés par plusieurs directions/structures bénéficiaires peuvent être regroupés

en un seul marché au niveau du plan de passation de marchés.

La passation des marchés de fournitures, de travaux et de services de Consultants se fait

conformément à ce plan approuvé par la Banque mondiale.

Le Plan de passation de marché sera élaboré par type de marché et comportera les éléments

suivants :

Marchés des travaux et fournitures

§ N° d’ordre

§ Description des travaux ou des biens

§ Méthode de passation.

§ Estimation du montant

§ Examen préalable

§ Pré – sélection (Pour les marchés de travaux seulement)

o Date prévue pour la publication de la demande de manifestation d’intérêt

o Date prévue pour la réception des manifestations d’intérêt

§ Préparation Dossier d’Appel d’Offres -‐ Publicité


66

o Période prévue pour la préparation du dossier d’appel d’offres

o Date prévue pour la réception de l’Avis de non objection de l’IDA

o Date prévue pour le lancement de l’Appel d’offres

§ Evaluation des offres – Attribution du marché

o Date prévue pour la réception des offres

o Date prévue l’ouverture des plis

o Période prévue pour l’évaluation des offres


o Date prévue pour la notification de l’attribution de marché au soumissionnaire

retenu

§ Exécution du marché

o Période prévue pour la négociation du contrat de marché

o Date prévue pour la signature du contrat de marché

o Date prévue pour le démarrage des travaux (Pour les marchés de travaux

seulement)

o Date prévue pour l’achèvement des travaux ou pour la livraison des biens

Services de consultants et formations

§ N° d’ordre

§ Description des services

§ Estimation du montant

§ Méthode de passation

§ Préparation de la Demande de Propositions (DP) -‐ Publicité

o Période prévue pour la préparation des TdR

o Date prévue pour la publication de la demande de manifestation d’intérêt

o Date prévue pour la réception des manifestations d’intérêt

o Période prévue pour la préparation de la liste restreinte et de la Demande de

Propositions

o Période prévue pour l’envoi de la liste restreinte et de la Demande de

Propositions à l’IDA


o Date prévue pour l’envoi de la lettre d’invitation aux consultants

§ Evaluation des offres – Attribution du marché

o Date prévue pour la réception des propositions

o Date prévue pour l’ouverture des plis

o Période prévue pour l’évaluation des offres


67


o Date prévue pour la notification de l’attribution de marché au consultant retenu

§ Exécution du marché

o Période prévue pour la négociation du contrat de prestations

o Date prévue pour la signature du contrat de prestations

o Date prévue pour le démarrage des prestations

o Date prévue pour l’achèvement des prestations.

4 .1 .2.2. Type de marchés du Projet

Marchés des travaux Les marchés de travaux de prévus dans le cadre du Projet portent essentiellement sur :

§ l’aménagement intérieur du bâtiment occupé par le SP-‐CAN ;

§ l’installation des abris pour les centres de récupération nutritionnelle ;

§ etc.

Marchés de fournitures Les marchés de fournitures financés dans le cadre du PMASN concernent :

§ les véhicules,

§ les équipements (équipements techniques, mobiliers, matériels informatiques et

bureautiques, groupe électrogène et autres matériels électriques, matériels de

communication, etc.) et

§ les logiciels.

Services de consultants Les services de consultants, dans le cadre du PMASN, sont sollicités pour :

§ les études (faisabilité technico-‐économique, études environnementales et sociales) ;

§ l’assistance technique par le biais du recrutement d’Experts domaines notamment

d’un Nutritionniste et Auditeur interne. etc. ;

§ le renforcement de capacités du personnel cadre (formation, séminaires, campagnes

d’information et de sensibilisation, etc.) ;

§ les audits financiers.

4.1.2.3. Plan de passation des marchés initial

Le Secrétariat Permanent du CAN prépare un plan de passation des marchés pour l’exécution du

Projet pour les 18 premiers mois de sa mise en œuvre. Ce plan validé d’un commun accord entre


68

le Gouvernement et la Banque mondiale au cours des négociations du PMASN est disponible au

Secrétariat Permanent du CAN.

Ce plan de passation des marchés est annuellement mis à jour en accord avec l’équipe de Projet,

en harmonie avec le plan d’action sectoriel ou lorsqu’il sera nécessaire de refléter les besoins

apparus dans la mise en œuvre du Projet et en cas d’amélioration de sa capacité institutionnelle.

Tous les marchés devront être passés conformément aux plans de passation des marchés

approuvés par la Banque (l’initial et les mises à jour).

4 .2. Méthodes de passation de marchés applicables au Projet

Les méthodes de passation de marchés retenues au niveau des procédures de l’IDA sont les

suivantes :

a) Pour les marchés de Fournitures, Travaux et Services non consultants :

• Appel d’Offres International (AOI) ;

• Acquisitions auprès du Système des Nations Unies ;

• Appel d’Offres National (AON) ;

• Consultation de Fournisseurs (CF) ;

• Accords-‐cadres ;

• Gré à Gré ;

b) Pour les services de Consultants :

• Sélection Fondée sur la Qualité Technique et sur le Coût (SFQC).

À moins qu’il n’en soit disposé autrement, les contrats de services de consultants sont attribués

conformément aux dispositions applicables à la Sélection de Consultants Fondée sur la Qualité

Technique et sur le Coût.

• Autres Procédures de Passation des Contrats de Services de Consultants .

Les méthodes indiquées ci-‐après, autres que la Sélection de Consultants Fondée sur la Qualité

Technique et sur le Coût, peuvent être employées pour la passation des contrats de services de

consultants spécifiés dans le Plan de Passation des Marchés et Contrats :

i) Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé ;

ii) Sélection au Moindre Coût ;

iii) Sélection Fondée sur les Qualifications des Consultants ;


69

iv) Sélection par Entente Directe de cabinets de consultants ;

v) Procédures décrites aux paragraphes 5.2 et 5.3 des Directives pour l’Emploi de Consultants

relatives à la Sélection de Consultants Individuels ; et

vi) Sélection par Entente Directe de Consultants Individuels.

4.2.1.1. Méthodes de passation des marchés de fournitures et de travaux et Services non consultants

Appel d’Offres International (AOI) Objet et Principe

La procédure d’AOI a pour objet de publier un avis sur le plan international en vue de susciter

des soumissions d’offres provenant de soumissionnaires issus de tous pays éligibles au

financement. Les mêmes informations seront fournies à tous les candidats, quel que soit leur

pays de provenance, afin de donner à tous des chances égales de concourir pour l’obtention des

marchés de fournitures ou de travaux. L’AOI sera la méthode de passation de marchés

préférentielle. Les autres méthodes ne seront utilisées que lorsqu’elles présentent un avantage

comparatif par rapport à l’AOI.

Champ d’application

La méthode s’applique aux :

• Marchés de fournitures ;

• Marchés de travaux ;

• Marchés de service n’ayant pas un caractère intellectuel (services non consultants).

L’utilisation de l’Appel d’Offres International est obligatoire :

• aux marchés de fournitures et services non consultants d’un montant estimatif supérieur

ou égal à la contre-‐valeur de 1.000.000 dollars US par marché ;

• aux marchés de travaux d’un montant estimatif supérieur ou égal à la contre-‐valeur de

10.000.000 dollars US par marché ;


70

• aux marchés de fournitures non disponibles sur le marché national ;

• à tous autres marchés de fournitures dont l’AOI présente un avantage comparatif par

rapport aux autres méthodes.

Appel d’offres national (AON) Objet et Principe

L’appel d’offres national (AON) est la procédure de passation des marchés publics dans le pays

de l’Emprunteur. La publication est faite sur le plan national en vue de susciter des soumissions

d’offres provenant de soumissionnaires de tous pays éligibles au financement. Les mêmes

informations seront fournies à tous les candidats, quel que soit leur pays de provenance, afin de

donner à tous des chances égales de concourir pour l’obtention des marchés de fournitures ou

des travaux.


La méthode peut être utilisée pour :

• les marchés de fournitures et d’équipements et services non consultants d’un montant

estimatif inférieur à la contre-‐valeur de 1.000.000 dollars US par marché ;

• les marchés de travaux d’un montant estimatif inférieur à la contre-‐valeur de 10.000.000

dollars US par marché.

Consultation de fournisseurs/ d’entrepreneurs Objet et Principe

Une demande de cotation écrite est adressée à au moins trois (03) fournisseurs (ou

entrepreneurs dans le cas des travaux) régulièrement installés et qualifiés. La demande de

cotation doit décrire les fournitures recherchées ou les travaux à exécuter, en indiquant les

quantités requises, les spécifications techniques, ainsi que le délai et le lieu de livraison.

Les offres seront ouvertes, par une commission interne à la date d’ouverture prévue à condition

d’avoir reçu un minimum de trois (03) offres de prix. Toutes les offres seront ouvertes au même

moment. L’ouverture publique des offres n’est pas obligatoire, mais elle est conseillée.

Le Spécialiste en passation de marchés du PMASN tient à jour un répertoire de fournisseurs

régulièrement installés au Bénin et disposant de commerce (magasin) identifiable de vente des

articles à acquérir. Ce répertoire doit être régulièrement mis à jour. Le répertoire des

fournisseurs est mis à jour semestriellement suite à une étude des nouveaux dossiers/demandes

d’agrément reçus et à un examen de la régularité des anciens inscrits au répertoire vis-‐à-‐vis de la


71

Direction des impôts et de la Caisse de Sécurité Sociale (attestations datant de moins de trois

mois).

Le marché sera attribué au soumissionnaire le moins disant qui répond aux exigences de

qualités et de spécifications techniques préalablement communiquées aux soumissionnaires

dans la lettre de demande de cotation.


La méthode peut être utilisée pour :

• les marchés de travaux dont le coût estimatif est inférieur à la contre-‐valeur de 200.000

dollars US par marché ;

• les marchés de fournitures autres que les acquisitions de véhicules et services non

consultants dont le coût estimatif est inférieur à la contre-‐valeur de 100.000 dollars US

par marché ;

• les marchés de véhicules dont le coût estimatif est inférieur à la contre-‐valeur de 500.000

dollars US par marché.

Marchés passés en vertu d’Accord-‐cadre Objet et Principe

Un accord-‐cadre (AC) est un accord de longue durée conclu avec des fournisseurs de biens, de

travaux et de services (autres que les services de consultants). L'AC fixe les termes et conditions

de la passation de marchés individuels subséquents qui peuvent être attribués pendant la durée

de l'Accord. Les Accords-‐cadres sont, en règle générale, basés sur des prix qui ont été

préalablement fixés, ou qui sont déterminés lors de la remise en concurrence. L'Emprunteur

doit soumettre à la Banque aux fins d'un avis de non-‐objection, les circonstances et justifications

de l'utilisation d'un AC, l'approche et le modèle adoptés, les procédures de sélection et

d'attribution, et les clauses et conditions des marchés. Les ACs ne doivent pas limiter l'accès des

entreprises étrangères et doivent être limités à une durée maximale de 3 (trois) années. Le

montant total maximum des marchés passés dans le cadre d'un AC doit être fixé dans le Plan de

passation des marchés, être conforme aux risques et en aucun cas être supérieur au montant

total maximum applicable aux AON, et il doit être convenu avec la Banque.


Conformément paragraphe 3.6 des directives sur la passation des marchés de fournitures, de

travaux, de services autres que les services de consultants par les Emprunteurs de la Banque


72

mondiale dans le cadre des Prêts de la BIRD et des Crédits et Dons de l’IDA de janvier 2011, les

AC peuvent être autorisés comme alternative aux méthodes de consultation des fournisseurs et

d'AON pour :

• les fournitures disponibles dans le commerce ou pour les produits communs d'usage

courant avec des spécifications standards;

• les services (autres que les services de consultants) simples et non-‐complexes qui

peuvent être demandés périodiquement par l'organisme (ou les différents organismes)

de l'Emprunteur ; ou

• les travaux de faible valeur dans le cadre d'opérations d'urgence.

Gré à Gré (Entente Directe) Objet et Principe

Il s’agit de retenir directement un Prestataire. Les marchés passés par entente directe sont les

marchés passés sans appel à la concurrence (de fournisseur ou entrepreneur unique). Les

conditions de passation de marchés de gré à gré (Entente Directe) sont définies dans les

Directives de la Banque mondiale (paragraphe 3.7).


La méthode peut être utilisée pour les marchés de travaux, de fournitures et de prestation de

services indépendamment du montant. La méthode ne peut être appliquée qu’après l’avis de non

objection de la Banque mondiale.

Marchés passés auprès des institutions de l ’ONU Objet et Principe

Il peut avoir des cas où l’acquisition directe auprès des institutions de l’ONU, appliquant leurs

propres de passation des marchés, est la méthode la plus adéquate de passation des

marchés pour les cas prévus aux points a), b), c) et d) du paragraphe 3.10 des directives sur la

passation des marchés de fournitures, de travaux, de services autres que les services de

consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale dans le cadre des Prêts de la BIRD et

des Crédits et Dons de l’IDA de janvier 2011.


La méthode peut être utilisée pour les marchés de travaux, de fournitures et de prestation de

services autres que les services de consultants conformément au paragraphe 3.10 des directives

énoncés précédemment.


73

4.2.1.2. Méthodes de passation des marchés de

service de consultant

La sélection de tous les Consultants sera effectuée conformément au plan de passation des

marchés approuvé par la Banque mondiale. Les différentes méthodes de passation de marchés

applicables sont :

• Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ;

• Sélection au Moindre Coût (SMC) ;

• Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé ;

• Sélection basée sur les Qualifications des consultants (QC) ;

• Sélection de Consultants Individuels (CI) ;

• Sélection par Entente Directe (SED).

Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC)

Objet et Principe

La méthode de Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) consiste à mettre en

concurrence des consultants figurant sur une liste restreinte élaborée suite à une demande de

manifestation d’intérêt, et tenir compte dans le choix du consultant de la qualité de la

proposition technique et le coût des services. Une pondération est effectuée entre la note de la

proposition technique et celle de la proposition financière ; le consultant ayant obtenu la note

pondérée la plus élevée est invité pour les négociations.

Pour tous les contrats de services de consultants dont le coût estimatif est supérieur ou égal à la

contre-‐valeur de 200.000 dollars US, l’avis de non objection de la Banque mondiale est requis

sur la liste restreinte, la demande de propositions, le rapport d’évaluation des propositions

techniques, le projet de contrat paraphé et le PV de négociation.

Pour les marchés d’un coût estimatif supérieur ou égal à l’équivalent de 200.000 $ US, les

demandes de manifestation d’intérêt seront obligatoirement publiées au moins sur les sites

électroniques de Développent Business online (UNDB online).

La liste restreinte doit comprendre au moins six (06) consultants et peut être entièrement

composée de firmes locales (nationales) si le coût estimatif est inférieur à 100.000 $ US.


74

Au cas où il y a moins de six (6) consultants qui répondent aux critères techniques, l’avis de la

BM est requis.


La méthode s’applique pour la sélection des firmes (Bureau d’études, cabinets) pour des

missions de service de consultants (à caractère intellectuel).

Sélection au Moindre Coût (SMC)

Objet et Principe

La méthode de Sélection au Moindre Coût (SCM) consiste à mettre en concurrence des

consultants figurant sur une liste restreinte élaborée suite à une demande de manifestation

d’intérêt en fixant une note technique minimale de qualification et en invitant les consultants à

soumettre leurs propositions techniques et financières sous deux (02) enveloppes cachetées

distinctes placées dans une troisième enveloppe. Les propositions techniques sont ouvertes en

premier lieu et sont évaluées. Les propositions techniques qui n’obtiennent pas une note au

moins égale à la note technique minimale de qualification requise sont éliminées et les

propositions financières des consultants restants sont retenues pour être ouvertes en séance

publique après invitation. La proposition financière dont le prix est le plus bas est

automatiquement retenue et le Consultant sera invité à la négociation du contrat.

Aucune pondération n’est effectuée entre les notes techniques et les notes financières des consultants.


La méthode de SMC s’applique pour la sélection de consultants firmes (Bureaux d’études,

cabinets) pour des missions standards ou courantes (audits, préparation de dossiers techniques

de travaux non complexes, assurances, etc.) et pour lesquelles il existe des pratiques et des

normes bien établies.

Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé (SBD)

La méthode de Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SBD) consiste à mettre en

concurrence des consultants figurant sur une liste restreinte élaborée suite à une demande de

manifestation d’intérêt. La demande de propositions doit indiquer le budget disponible. Les

consultants sont invités à soumettre leurs propositions techniques et financières sous deux (02)

enveloppes cachetées distinctes placées dans une troisième enveloppe. Les propositions

techniques sont évaluées d’abord, comme dans le cas de la méthode du SFQC, puis les


75

propositions financières sont ouvertes conformément au paragraphe 2.23 des Directives. Les

propositions financières d’un montant supérieur au budget indiqué sont rejetées, et celle de

montant inférieur ou égal au budget déterminé et dont la proposition technique est la mieux

classée est retenue, et le Consultant qui l’a soumise est invité à la négociation du marché.

Aucune pondération n’est effectuée entre les notes techniques et les notes financières.

Les Termes de Référence de la mission doivent être préalablement soumis à l’avis de non

objection de la Banque mondiale. La liste restreinte doit comprendre six (06) consultants et

peut être entièrement composée de firmes locales.

Au cas où il y a moins de six (6) consultants qui répondent aux critères techniques, l’avis de la BM est requis.

Champ d’application :

La méthode SBD est utilisée dans le cadre de la sélection de consultants pour des missions

simples qui peuvent être définies de manière précise et dont les budgets sont prédéterminés.

Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC)

Objet et principe

La méthode de QC consiste à établir les Termes de référence et à inviter, par publication d’une

demande de manifestations d’intérêt, les consultants intéressés (au moins trois consultants

qualifiés dotés d’une expérience pertinente) à se faire connaître et à fournir des informations

sur leurs expériences et leurs compétences en rapport avec la nature de la mission (mission

similaire) ; sur cette base, un classement sera établie et le choix sera porté sur le Consultant

ayant les qualifications et références les plus adéquates pour la mission. Le Consultant retenu

doit ensuite être invité à remettre une proposition technique et financière, puis à condition que

cette proposition soit conforme et acceptable, être invité à négocier le marché.

La proposition financière (les prix unitaires et le temps d’intervention des experts) devra faire

l’objet de négociation. On veille à ce que les prix unitaires proposés par le Consultant ne soient

pas supérieurs à ceux généralement proposés par ce dernier en cas de concurrence ; une

attention devra également être accordée aux temps d’intervention des différents experts ; ces

temps devront être raisonnables et en adéquation avec la mission, notamment avec les TdR. Le

procès-‐verbal des négociations sera préparé et signé par les deux parties.



76

La méthode de sélection fondée sur la Qualification des Consultants (QC) s’applique pour la

sélection de consultants (Bureaux d’études, cabinets) pour des missions d’un montant faible et

pour lesquelles il n’est pas justifié de publier un Demande de Propositions et de faire établir et

d’évaluer des propositions concurrentes. Dans le cadre du Projet, la méthode est applicable pour

des missions dont le coût estimatif est inférieur à l’équivalent 200.000 $ US par contrat.

Sélection de Consultants Individuels (CI)

Objets et Principe

Les consultants individuels sont choisis en fonction de leurs qualifications au regard de la nature de la mission. La publicité n’est pas obligatoire, mais elle est conseillée. Les consultants n’ont pas à soumettre de propositions. Ils sont sélectionnés par comparaison des qualifications et expériences entre ceux qui se sont déclarés intéressés par la mission ou qui ont été contactés directement par le Projet. Le Consultant qui est retenu est celui le mieux qualifié, expérimenté et capable de mener à bien la mission. L’évaluation des capacités se fait sur la base de leurs diplômes, de leurs expériences antérieures et qualifications pertinentes et, s’il y a lieu, de leur connaissance du contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique) et de leur capacité à réaliser la mission. La méthode consiste à comparer un minimum de trois (03) Curricula vitae (CV) et à demander ensuite au meilleur candidat retenu (le candidat ayant obtenu plus de points) une proposition technique et une proposition financière qui font l’objet de négociations qui portent sur les coûts unitaires conformes à ceux généralement appliqués pour des missions similaires. Les TdR de la mission doivent être préalablement approuvés par la Banque mondiale.

Si les experts sont trop nombreux et qu’il risque d’être difficile de coordonner et d’administrer leurs activités ou de définir leur responsabilité collective, il sera préférable d’avoir recours à un bureau de consultants. Lorsque les consultants individuels qualifiés sont indisponibles ou ne sont pas en mesure de signer directement un marché avec l'Emprunteur en raison d'un accord précédemment passé avec une entreprise, l'Emprunteur peut inviter les bureaux de consultants à fournir des consultants individuels qualifiés pour la mission.


La méthode s’applique dans le cas des missions pour lesquelles :

a) une équipe d’experts n’est pas nécessaire ; b) aucun appui professionnel supplémentaire extérieur n’est requis (du Siège) ; et c) l’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur.

L’avis préalable de la Banque mondiale est requis pour les marchés et tout contrat d’un coût

estimatif supérieur à l’équivalent de 100.000 $ US. L’avis porte sur les TdR, le rapport de

comparaison des CV et le projet de contrat paraphé incluant la proposition financière détaillée.


77

Sélection par Entente Directe (gré à gré)

Objet et Principe

La Sélection par Entente Directe (SED) consiste à s’adresser et retenir directement un consultant

et à passer le marché sans recours à un appel à la concurrence.


La méthode s’appliquera aux missions de services de consultants ci-‐après :

• Contrat avec une firme dans les conditions stipulées aux paragraphes 3.8 à 3.11 des

Directives de Services de consultant de la Banque mondiale ;

• Contrat avec un consultant individuel dans les conditions stipulées aux paragraphes 5.1 à

5.6 des Directives de Services de consultant de la Banque mondiale.

L’avis préalable de la Banque mondiale est requis pour tous les contrats à passer suivant la

méthode de Sélection par Entente Directe.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ces procédures, un Avis Général de Passation des Marchés

(AGPM) sera soumis à la Banque mondiale qui sera publié dans “UN Développent Business on

line (UNDB online”) et dans au moins un journal national à grande diffusion par le SP-‐CAN. Les

Avis Spécifiques de Passation des Marchés (ASPM) pour chaque marché si requis doivent être

publiés dans des journaux de large diffusion pour tout appel d’offres ouvert ou demande de

manifestation d’intérêt (en ce qui concerne les services de consultants). Pour tout service de

consultant (Firme) d’un coût estimatif supérieur à l’équivalent de 200.000 $US et tout service de

consultant individuel d’un coût estimatif supérieur à l’équivalent de 100.000 $US et pour tout

appel d’offres international, les avis seront publiés à la fois dans UNDB et dans les journaux

locaux.

Les avis seront également publiés dans le journal des Marchés Publics.

Cas particuliers des formations, ateliers, voyages d’études et conférences Les formations (y compris les supports relatifs aux activités de formation), les ateliers, la

participation aux conférences et voyages d’études, la sélection de consultants pour le

développement de modules et l’animation de formations sont exécutés sur la base de

programmes de formation annuels approuvés par la Banque sur lesquels sont indiqués le cadre

général des formations et des activités similaires de l’année.


78

Un programme détaillé de formation, comprenant les catégories de formation, le nombre de

personnes à former, la durée des formations, le nombre de cadres par mois, les calendriers, les

coûts estimés, etc., sera soumis à l'IDA pour revue et approbation avant le lancement du

processus de formation.

4.2.1.3. Publication des résultats des attributions de marchés et contrats

Le Projet doit faire la publication de l’octroi des contrats de la procédure d’appel d’offres et de

compte rendu pour tous les marchés par AOI, contrats de gré à gré et le choix des consultants

pour les contrats dépassant une valeur de $US 200 000 conformément aux "directives :

Passation des marchés dans le cadre des prêts de la BIRD et des crédits" de la Banque mondiale

en date de janvier 2011 ; et les "Directives : Choix et recrutement des consultants par les

emprunteurs de la Banque Mondiale en date de janvier 2011". Par ailleurs, lorsque la

présélection s’est déroulée, la liste des soumissionnaires présélectionnés sera publiée. En ce qui

concerne l’AOI et les contrats de consultants de valeur élevée, il est également fait obligation au

SP-‐CAN qui fais office d’UGP de procéder à la publication des octrois de contrats dès que la

Banque aura émis son avis de “non objection” sur le portail Connexion ou opérations de la

Banque et dans le « United Nations Development Business » en ligne, en dehors des journaux

locaux de grande audience au plan national. Tous les consultants qui participent à l’appel

d’offres qui implique la soumission de propositions techniques et financières distinctes, sans

tenir compte de la valeur estimative du contrat devraient être informés des résultats de

l’évaluation technique (le nombre de points que chaque entreprise a reçus) avant l’ouverture

des propositions financières. Il faut que le Projet fassent des comptes rendus aux

soumissionnaires et consultants non retenus lorsque ces derniers demandent les informations.

4 .3. Elaboration des rapports sur la passation de marchés

Le SP-‐CAN prépare à la fin de chaque trimestre un rapport sur la passation des marchés qui est

transmis à la Banque mondiale au plus tard à la fin du mois suivant la fin du trimestre. Le format

et le contenu du Rapport sur la Passation des Marchés sont les suivants :

Etat (niveau) de mise en œuvre du plan de passation de marchés

t Etat d’avancement des marchés en cours d’exécution

t Modification/avenant aux contrats

Indiquer brièvement les modifications apportées et les justificatifs


79

t Nouveaux marchés signés depuis le précédent rapport

Désignation Montant Méthode de PM Attributaire

Date de signature

Délai d’exécution

t Plaintes et litiges en cours

Recenser ici les éventuelles plaintes reçues ainsi que les litiges en cours.

t Difficultés affectant la passation des marchés

Relater les difficultés rencontrées et les mesures correctives envisagées.

t Point sur l’état de mise en œuvre des recommandations des audits et/ou revues a posteriori.

Annexe : Joindre le plan de passation de marchés actualisé avec les dates d’exécution des différentes étapes, les montants des marchés et le nom de l’attributaire.

4 .4. Audits/Revues de la passation de marchés et supervision

Les marchés passés sur le PMASN sont soumis à divers types d’examens :

4.4.1.1. Les examens préalables

Il s’agit des avis de non objection de la Banque mondiale qui sont effectués en

fonction des seuils d’examen retenus dans le document d’évaluation du Projet et

transcrits dans l’Accord de financement.

Travaux

Le premier marché pour les travaux ainsi que tous les marchés d’au moins dix

millions (10.000.000) de $US et ceux passés de gré a à gré doivent faire l’objet

d’examen préalable conformément aux paragraphes 2 et 3 de l’Annexe I des

Directives relatives aux passations des marchés. Les procédures de pré-‐qualification

pour tous les contrats pour les travaux à effectuer en utilisant la méthode de l’AON

sont également soumises à la revue préalable de l’IDA.


80

Fournitures de Biens et de services non consultants

Le premier marché de fournitures de biens ainsi que tous les marchés d’au moins un million

(1.000.000) de $US et ceux passés de gré à gré doivent faire l’objet d’examen préalable.

Services de consultants

Tous les marchés de $ US 200.000 pour le recrutement des bureaux/cabinets, tous les contrats

de consultant individuel de $US 100.000 et plus ainsi que les marchés de gré à gré et les contrats

passés avec des consultants individuels sur la base de la méthode de source unique sont soumis

à l’approbation préalable de la Banque mondiale.

Il en est de même de tous les TdR sans distinction de valeur qui doivent être soumis à une

approbation préalable.

Il faut noter que des revues préalables (approbation et bon à lancer) peuvent également être

effectuées par la Cellule de Contrôle des Marchés Publics (CCMP) et la Direction Nationale de

Contrôle des Marchés Publics (DNCMP) selon les seuils de compétence.

Par ailleurs, lorsque les montants des contrats sont inférieurs aux seuils de passation des

marchés, les avis de la CCMP ou de la DNCMP ne sont pas requis. Il s’agit :

• des marchés de fournitures dont le montant hors taxes est inférieur à vingt millions

(20.000.000) FCFA;

• des services de consultants dont le montant hors taxes est inférieur à dix millions

(10.000.000) FCFA ;

• des marchés de travaux dont le montant hors taxes est inférieur à soixante (60.000.000)

FCFA.

4.4.1.2. L’examen a posteriori Il est applicable aux marchés qui n’avaient pas été soumis à l’avis de non objection de la

Banque mondiale. Il est procédé à au moins deux (02) revues a posteriori par an qui sont

effectuées sur un échantillonnage représentant au moins 20% des contrats passés sous

réserve de la revue a priori.


81

4.4.1.3. L’audit des marchés publics Il peut être procédé à un audit indépendant des marchés passés commandité par la

Banque mondiale ou par l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) du Bénin.

Les rapports d’audit de la Banque mondiale seront communiqués au Gouvernement.

4 .5. Modèle de Documents à utiliser pour la passation de marchés

Pour la mise en concurrence (compétition) internationale, les documents-‐types standards

élaborés et publiés par la Banque mondiale sont utilisés ; il s’agit notamment de Dossiers

d’Appel d’Offres types, de Demande de propositions type, de contrats-‐types, de modèles de

rapport d’évaluation. Ces documents peuvent être obtenus auprès de la Mission résidente de la

Banque mondiale au Bénin.

Pour la mise en concurrence nationale (appel d’offre national, consultation de

fournisseurs/d’entrepreneurs, demande de propositions avec liste restreinte composée

uniquement de bureaux/cabinets locaux), d’autres dossiers peuvent être élaborés et utilisés

dans la mise en œuvre du Projet à condition que ces dossiers soient préalablement validés par la

Banque mondiale.

4.5.1. Gestion des dossiers de passation des marchés

Pour faciliter le suivi de la passation des marchés du Projet, le Spécialiste en Passation de

Marchés veillera à la tenue à jour des documents et dossiers suivants :

• les Plans de passation de marchés

• les Plans d’exécution de passation de marchés

• le classement des dossiers d’appels d’offres et de demandes de propositions

4.5.2. Documents relatifs aux appels d’offres et demandes de propositions objet de classement

Le classement sera effectué conformément à la note de classement en passation de marchés

développée par la Banque. Les documents à classer comprendront entre autres :

• les avis publiés (copie du journal ou de la revue faisant ressortir la date de publication) ;

• les manifestations d’intérêts ;

• les PV d’établissement des listes restreintes ;

• les lettres d’invitation ou de demande de cotation ;


82

• les dossiers de mise en concurrence (DAO ou Demande de Propositions) ;

• les avis de non objection ;

• les offres des soumissionnaires ou propositions des Consultants;

• les rapports d’évaluation ;

• les lettres de notification (d’attribution ou de contrat) ;

• les preuves de publication des attributions de marchés.

• les contrats et les bons de commande ;

• les Bordereaux de Livraison (BL) ; • les procès-‐verbaux de réception ou attestation de service fait ; • les rapports de mission de consultants ; • les factures enregistrées et payées; • les preuves de paiements (copie de l’ordre de virement ou du chèque ou récépissé

(ou décharge) du bénéficiaire du paiement) ; • Etc.

Organisation du classement des dossiers d’appels d’offres et de demandes de propositions Les dossiers de passation des marchés devront être classés conformément aux trois (03)

catégories de passation des marchés à savoir :

• Travaux

• Fournitures

• Services de consultants et formations

Les schémas qui suivent indiquent les dispositions à adopter pour l’organisation du classement

en général et pour chaque catégorie de marchés.

TRAVAUX

SERVICE DE CONSULTANTS /

FORMATIONS

GENERAL

FOURNITURES ET

SERVICES

ACCORD DE CREDIT

DOCUMENT D’EVALUATION DU PROJET (PAD)

PLANS DE PASSATION DES MARCHES

PLANS DE MISE EN ŒUVRE DES MARCHES

DOSSIER –TYPE D’APPEL D’OFFRES

DOSSIER MARCHE n° 1

DOSSIER MARCHE n° N

DOSSIER –TYPE D’APPEL D’OFFRES / DEMANDE DE PROPOSITIONS



DOSSIER –TYPE DE DEMANDE DE PROPOSITIONS



DOSSIERS DE BASE

CONTENU DES DOSSIERS

ETAT DES APPELS D’OFFRES

ETAT DES APPELS D’OFFRES / DEMANDES DE PROPOSITIONS

ETAT DES DEMANDES DE PROPOSITIONS

Organisation générale du classement des dossiers de passation des marchés


83

CONTRAT SIGNE ET AVENANTS

DOSSIER DE GESTION DU MARCHE

ETAT DES PRESTATIONS (TRAVAUX)

ORDRE DE SERVICE

PROGRAMME DES TRAVAUX APPROUVES

SITUATION DES TRAVAUX - DECOMPTES

PROCES-VERBAUX REUNIONS DE CHANTIER

RECLAMATIONS ET LITIGES

CERTIFICATS


DOSSIER –TYPE D’APPEL D’OFFRES

TRAVAUX /

FOURNITURE

ETAT DES APPELS D’OFFRES

ETAT DES PAIEMENTS

CERTIFICATS D’INSPECTION (FOURNITURES DE BIENS)

PROCES-VERBAUX / CERTIFICATS DE RECEPTION

DEMANDES DE PAIEMENT (FACTURES / DECOMPTES)

PREUVES DE PAIEMENT (AVIS DE VIREMENT, COPIES DE CHEQUES)


LANCEMENT PRESELECTION

EVALUATION PRESELECTION

DOSSIER DE PRESELECTION

LANCEMENT APPEL D’OFFRE

EVALUATION DES OFFRES

DOSSIER D’APPEL D’OFFRES

DOCUMENT DE PRESELECTION

AVIS DE NON OBJECTION SUR LE DOCUMENT

AVIS DE LANCEMENT PRESELECTION - DATE DE PUBLICATION

RAPPORT D’EVALUATION DES OFFRES

PROCES-VERBAL DE LA COMMISION D’EVALUATION

AVIS DE NON OBJECTION SUR LA LISTE DES PREQUALIFIES

PROJET DE DOSIER D’APPEL D’OFFRES

AVIS DE NON OBJECTION SUR PROJET DE DOSSIER

AVIS LANCEMENT APPEL D’OFFRES AVEC DATE DE PUBLICATION

PROCES-VRBAL OUVERTURE DES OFFRES

CLARIFICATIONS DEMENDEES AUX SOUMISSIONNAIRES

RAPPORT D’EVALUATION DES OFFRES – PROPOSITION ADJUDICATION

DEMANDES CLARIFICATION DES SOUMISSIONNAIRES / REPONSES

MODIFICATIONS / AMENDEMENTS PORTEES AU DAO

AVIS DE NON OBJECTION SUR PROPOSITION ADJUDICATION

Organisation du classement des dossiers de passation des marchés de travaux ou de fournitures de biens


84

CONTRAT ET AVENANTS

DOSSIER DE GESTION DU MARCHE

ETAT DES PRESTATIONS

ORDRE DE SERVICE

PROGRAMME DES TRAVAUX APPROUVE

RAPPORTS DES CONSULTANTS

RECLAMATIONS ET DIFFERENDS

PAIEMENTS


DOSSIER –TYPE DE DEMANDE DE PROPOSITIONS

SERVICE DE

CONSULTANTS / FORMATIONS

ETAT DES DEMANDES DE PROPOSITIONS

AVIS DE MANIFESTATION D’INTERÊT – DATE DE PUBLICATION

AVIS DE NON OBJECTION SUR LE DOCUMENT

LISTE DES FIRMES AYANT MANIFESTE LEUR INTERÊT

PROJET DE DEMANDE DE PROPOSITIONS ET TERMES DE REFERENCE

AVIS DE NON OBJECTION SUR PROJET DE DEMANDE DE PROPOSITIONS,

LES TERMES DE REFERENCE ET LA LISTE RESTREINTE DES FIRMES A CONSULTER

DOSSIER DE DEMANDE DE PROPOSITIONS AVEC AVIS DE PUBLICATION

DEMANDES DE CLARIFICATION DES SOUMISSIONNAIRES / REPONSES

MODIFICATIONS / AMENDEMENTS PORTES A LA DEMANDE DE

PROPOSITIONS

DEMANDE DE PROPOSITION

AVIS DE NON OBJECTION SUR RAPPORT D’EVALUATION DES PROPOSITIONS TECHNIQUES

RAPPORT D’EVALUATION DES PROPOSITIONS TECHNIQUES ET RECOMMANDATIONS DE LA COMMISSION

PROCES-VERBAL OUVERTURE DES PROPOSITIONS FINANCIERES ET RECOMMANDATIONS DE LA COMMISSION

AVIS DE NON OBJECTION SUR CONSULTANT RETENU ET NEGOCIATION DU CONTRAT

EVALUATION DES PROPOSITIONS

DOSSIER DE MANIFESTATION D’INTERÊT

PROCES-VERBAL OUVERTURE DES PROPOSITIONS

CLARIFICATIONS DEMENDEES AUX SOUMISSIONNAIRES

AVIS DE NON OBJECTION SUR CONTRAT NEGOCIE ET AVENANTS

PROCES-VERBAL COMMISSION D’EVALUATION

CONTRATS / AVENANTS SIGNES


DOSSIER DE DEMANDE DE PROPOSITION

DEMANDES DE PAIEMENT (FACTURES)

PREUVES DE PAIEMENT (AVIS DE VIREMENT, COPIES DE CHEQUES)

Organisation du classement des dossiers de passation de marchés de consultants et formation


85

V. VOLUME 4 -‐ SYSTEMES DE SUIVI-‐EVALUATION DES RESULTATS DU PMASN


86

Le Projet est basé sur un système détaillé de suivi et d’évaluation qui couvre :

§ le suivi des activités afin de s’assurer qu’elles sont mises en œuvre conformément aux

prévisions (c’est à dire, réalisation des intrants, du processus et des produits) ;

§ la mesure des progrès accomplis dans l’atteinte des résultats ;

§ la mise en place d’un mécanisme d’exploitation des conclusions établies par les suivis de

routine en vue de la prise des actions correctives au cours de la mise en œuvre ; et

§ la mesure des résultats du Projet par rapport aux résultats clés en matière alimentaire,

sanitaire et nutritionnelle.

5 .1. Cadre général de suivi-‐évaluation

Le PMASN dispose d’un manuel ou document du Suivi-‐Evaluation qui présente en détail les

indicateurs, les outils, le cadre de résultats ou de mesure de performance, les acteurs et les

moyens mis en œuvre. Ledit document fait partie intégrante du présent manuel.

La responsabilité du suivi et de l’évaluation des activités du Projet incombe au SP-‐CAN à travers

sa Cellule de suivi, d’évaluation, de dissémination et d’apprentissage (SEDA). Le SEDA peut

utiliser également les systèmes de suivi/évaluation existants qui sont performants ; ou renforce

des systèmes potentiellement performants.

Le Projet emprunte le mécanisme de suivi-‐évaluation du PSDAN.

Le système de suivi-‐évaluation du Projet est organisé en trois niveaux :

ü le niveau communautaire représenté par le SEDA communautaire (SEDACOM).

Les SEDACOM sont au niveau communautaire de la mise en œuvre des programmes et

doivent participer selon des périodicités préalablement définies à des réunions de suivi

des actions engagées. Le suivi régulier des activités au niveau communautaire participe

au suivi de la mise en œuvre du PMASN. Les données de routine collectées au cours d’un

mois au niveau communautaire par le SEDACOM sont transmises au plus tard le 05 du

mois suivant aux SEDAFO. Les rapports d’activités sont transmis au plus tard le 05 du

mois suivant la fin de chaque trimestre par le SEDACOM au SEDAFO.

Les données en version électroniques sont transmises au SEDAFO avec en copie le

Coordonateur régional et le SEDA.

ü le niveau communal représenté par un point focal pour le SEDA (SEDAFO) qui est créé

au niveau de la Commune et qui fait partie du CCC. Compte tenu des capacités locales, les

ONG peuvent fournir le SEDAFO à la phase de démarrage, mais vers la fin du Projet, le


87

SEDAFO sera partie intégrante de la structure de la Commune. Le SEDAFO supervise le

SEDA communautaire (SEDACOM). Le SEDAFO contacte chaque SEDACOM une semaine

avant la fin du mois pour la préparation des données mensuelles à envoyer. Le SEDAFO

reçoit ensuite chaque mois les données sur les indicateurs de suivi des activités de

nutrition à base communautaire de chacun des SEDACOM. Le SEDACOM reçoit une

confirmation de réception. Si, 2 jours après la date limite, les données ne sont pas

reçues, le SEDAFO téléphone au SEDACOM pour obtenir les informations explicatives. Le

SEDAFO à son tour transmet les données au plus tard le 10 du mois suivant à la Cellule

SEDA. Chaque trimestre, les SEDAFO préparent leur rapport d’activités qui est transmis à

la cellule de SEDA au plus le 10 du mois suivant la fin du trimestre. L’ensemble des

données sont synthétisées, analysées et interprétées au niveau communal qui représente

le point d’ancrage opérationnel des programmes de mise en œuvre du PMASN.

Les données en version électroniques sont transmises au SEDA avec en copie le

Coordonateur régional.

ü Le niveau régional (départemental). Le coordonateur régional joue le rôle du point focal

au niveau départemental. Il reçoit copie des données provenant des SEDAFO de sa région

et qui sont transmises au SEDA.Il peut, s’il constate des irrégularités, demander au

SEDAFO de procéder à des corrections sur les données transmises et en informe

automatiquement le SEDA. Il suit la situation des délais de transmission des données

pour initier les relances afin d’éviter tous retard dans la production des rapports. Il

assure une compilation des données provenant des communes de sa région pour assurer

efficacement le suivi des activités du Projet dans sa région et en rendre compte à la CAD.

ü le niveau national représenté par la Cellule SEDA : La Cellule SEDA contacte chaque

SEDAFO une semaine avant la fin du mois pour la préparation des données mensuelles à

envoyer. La Cellule SEDA reçoit ensuite chaque mois les données sur les indicateurs de

suivi des activités de nutrition à base communautaire de chacun des SEDAFO. Le SEDAFO

reçoit une confirmation de réception. Si, 2 jours après la date l imite, les données ne

sont pas reçues, la Cellule SEDA téléphone le SEDAFO pour obtenir les informations

explicatives. Chaque trimestre, la Cellule SEDA prépare son chapitre des résultats

récapitulatifs pour le bulletin du PMASN qui est envoyé à toutes les communes ainsi

qu’aux PTF et au CAN.

Les données collectées directement auprès des bénéficiaires via les SEDACOM sont complétées

par d’autres données produites par les dispositifs de S&E existants et collectées par les SEDAFO

et par le SEDA.


88

Dans ce cadre, plusieurs types de relations sont établis entre les structures impliquées dans le

dispositif en vue de disposer d’un cadre multi acteurs de suivi & évaluation. Il s’agit

des relations :

§ avec les services S&E des autres Ministères ;

§ avec les services S&E des PTF engagés dans la nutrition au Benin ;

§ SEDA/SEDAFO/SEDACOM.

En effet le SEDA est en relation permanente avec toutes les unités SEDAFO du niveau communal

et les responsables des systèmes de suivi des Ministères Techniques.

Le SP-‐CAN doit établir des liens et modes de collaboration et échange des données avec l'INSAE, les unités de monitorage des Ministères techniques et autres PTF. Dans le cas échéant des conventions de collaboration et d’échange d’information seront signé entre le SP-‐CAN et l’INSAE pour formaliser cet aspect.

La Cellule SEDA participe aux revues annuelles des Ministères techniques et peut également

apporter son assistance pour la publication des articles dans les bulletins nationaux et dans les

journaux de nutrition de renommée Africaine et Internationale.

Un modèle de base de mise en œuvre et de suivi des activités du Projet est présenté par le

schéma suivant :

Dispositif du suivi& évaluation du PMASN


89

Le dispositif de suivi & évaluation est alimenté par les types de données ci-‐après :

§ des données issues des dispositifs de S&E existant provenant des Cellules

S&E des Ministères Techniques :

o santé (Monitoring Plus, enquêtes LQAS, supervisions,…) ;

o agriculture ;

o famille ;

o Cellule suivi & évaluation PTFs ;

o Etc.

Communautés/ONG

SEDAFO

SEDA

S&E PTF

S&E Ministères Techniques

Services décentralisés

INSAE

Niveau Ce

ntral

Niveau Co

mmun

al

Niveau Co

mmun

autaire

SEDACOM

Communes

GAN GAN GAN

Coord. Rég.

Dépa

rtem

ent


90

§ des données de routine,

§ des données d’enquêtes ponctuelles :

o synchronisation avec les grandes enquêtes nationales existantes (EDS, AGVSA, EMICoV,

MICS, Campagnes agricoles, …) ;

o conduite d’enquêtes spécifiques du PMASN au niveau des ménages, des parties

prenantes et des acteurs (enquête de référence, mi-‐parcours, évaluation finale, enquêtes

qualitatives) ;

o Cartes d’évaluation communautaire (Community Score Cards).

5.2. Méthodes de suivi-‐évaluation

Les méthodes de suivi-‐évaluation utilisé dans le cadre du Projet se détaillent comme suit :

• le suivi routine ;

• le monitoring ;

• l’évaluation de processus ;

• les enquêtes qualitatives d’évaluation des processus ;

• l’enquête LQAS (Lot Quality Assurance Sampling ou méthode d’échantillonnage par lots pour

l’assurance de la qualité) ;

• l’analyse globale de la vulnérabilité et de la sécurité alimentaire ;

• les revues ;

• les missions de supervision ;

• l’évaluation interne ;

• l’évaluation externe ;

• l’évaluation de Projet ;

• le suivi d’impact local participatif ;

• l’audit technique ;

• l’audit financier ;

• la dissémination ;

• l’apprentissage.

Suivi de routine : Le suivi de routine consiste à :

§ apprécier la mise en œuvre du PMASN ;

§ utiliser les informations pour motiver et habiliter les communautés pour résoudre

les problèmes d’alimentation, de nutrition et de sécurité alimentaire ;

§ assurer la qualité des services (supervision) ;


91

§ identifier les contraintes opérationnelles ;

§ apprécier l’utilisation des fonds alloués.

Monitoring : Le monitorage régulier consiste à produire des données opportunes et utiles

pour la prise de décision sur le Projet et l'amélioration de son efficacité. Les

résultats du monitorage doivent être désagrégés pour permettre l'examen des

iniquités socio-‐économiques ou basées sur le genre. Suite à l'analyse de ces

résultats, il doit être procédé à l’ajustement ou au développement des stratégies

qui atteignent les groupes desservis.

Evaluation de processus : L’évaluation du processus réalisée pendant la mise en œuvre du

Projet aborde différents aspects opérationnels en termes d’efficacité et

d’efficience. De manière spécifique, elle consiste à :

-‐ recueillir les informations sur l’utilité de la conception et de la mise au point

des différentes composantes du Projet ;

-‐ identifier les goulots d’étranglement et les contraintes et d’éventuelles

solutions allant dans le sens de l’amélioration de la mise en œuvre du

Projet ; et

-‐ explorer la perception des différentes parties prenantes au sujet de

l’efficacité et de la qualité des services fournis ainsi que leurs rôles et

responsabilités dans la structure du Projet.

L’évaluation de processus permet d’avoir une compréhension des

changements organisationnels et comportementaux et permet aussi de savoir

comment la qualité de la mise en œuvre affecte l’atteinte des indicateurs de

résultats. Elle vise à favoriser :

o un processus d’apprentissage qui capte les effets et l’efficacité du Projet

sur les résultats en matière sanitaire et nutritionnelle,

o l’appropriation,

o le rapport efficacité/coût, et

o d’autres aspects de la mobilisation communautaire et du renforcement de

la prestation de service publique.

Les approches quantitative et qualitative sont utilisées, et la réalisation des

évaluations de processus est un aspect clé du Projet en vue de renforcer

l’apprentissage à partir de la mise en œuvre. L’évaluation de processus

démarre après une année de mise en œuvre de tout le Projet sous la


92

coordination du SP-‐CAN. A cet effet, cette évaluation doit chercher à

identifier les divers éléments des processus qui prennent forme sur le

terrain de manière à repérer les changements, les résultats qui surviennent

au fil de l’action. Les résultats qualitatifs permettent de compléter les

analyses quantitatives. Alors que les analyses quantitatives tendent à se

focaliser sur la question de quel effet, ou de quel impact peut-‐on attribuer

au Projet, les évaluations qualitatives tenteront de répondre à la question de

savoir comment est-‐ce que ces effets ou impacts ont été obtenus.

Enquêtes qualitatives d’évaluation des processus : Les enquêtes qualitatives

permettent de comprendre à la fois les causes profondes qui amènent au

changement de comportement et à l’amélioration de l’état nutritionnel des

cibles et ainsi que les sentiments et attitudes empêchant d’aboutir au

changement de comportement souhaité par les différentes interventions.

Enquête LQAS (Lot Quality Assurance Sampling ou méthode d’échantil lonnage

par lots pour l ’assurance de la qualité) : L’enquête LQAS doit être

utilisée pour assurer la qualité des données de routine du PMASN afin de

mesurer les progrès, de documenter les bonnes pratiques et de diffuser

l’information aux acteurs , partenaires et décideurs. Elle peut être réalisée

une ou deux fois par an. Les indicateurs à renseigner par LQAS sont retenus

à partir de ceux de la liste consensuelle du PMASN.

Analyse Globale de la Vulnérabilité et de la Sécurité Alimentaire (AGVSA) : Cette

analyse est basée sur une enquête auprès des ménages et une enquête

auprès d’informateurs clés dans les villages/quartiers.

Revue : Une revue annuelle conjointe avec les secteurs du Projet et une revue

annuelle conjointe du PSDAN doit être organisée au niveau national avec

les PTF.

Missions de supervision : Les missions de supervision sont effectuées par la Banque

mondiale et aussi par le CAN pour s’assurer de la bonne exécution des

activités sur le terrain.

Evaluation interne : L’évaluation interne constitue les auto-‐évaluations participatives et

quantitatives du SP-‐CAN (à travers les revues annuelles),


93

Evaluation externe : L’évaluation externe est organisée de manière périodique (vérification

de la pertinence des objectifs, de l’efficacité des stratégies et

d’identification des contraintes). Elle permet également d’identifier et de

mesurer les effets (impacts) dans les communautés par les programmes.

Evaluation de Projet : L’évaluation du Projet consistera en une enquête de base et une

enquête de fin sur les résultats clés du Projet. Une évaluation d’impact

rigoureuse ne sera pas possible parce que l’action des Communes en faveur

de l’amélioration des résultats en matière alimentaire et nutritionnelle sera

promue à l’échelle nationale rendant virtuellement impossible toutes

identifications de zones témoins.

Suivi d’impact local participatif : le suivi d’impact local participatif consiste à recueillir les

données sur les attentes, les éléments de qualité des services offerts aux

bénéficiaires, la perception des écarts pour aboutir à des indicateurs de

satisfaction. Les résultats issus de ce suivi sont présentés aux communes et

aux communautés participantes. Ces dernières engagent un dialogue sur la

manière de répondre aux recommandations et aux conclusions du suivi, en

se focalisant en particulier sur les actions idoines que les communes

peuvent entreprendre pour répondre aux points à améliorer. Le suivi

d’impact local participatif tient une place importante dans la gestion de la

qualité des interventions. Un consultant sera recruté en vue de la conduite

de ce suivi suivant les procédures de passation des marchés du PMASN.

Audit technique : L’audit technique permet de déterminer les facteurs bloquants pour

l’atteinte des objectifs du PMASN. L’audit se base sur un échantillon

représentatif (Cet échantillon sera précisé au moment de l’élaboration des

TDR en fonction de la population couverte par le Projet). L’auditeur

propose des actions permettant d’améliorer les différentes opérations

engagées dans le cadre de la mise en œuvre du PMASN. Les résultats de

l’audit sont partagés avec toutes les parties (communautés, communes,

ministères, l’ANCB, CAN et PTF). L’audit technique est impératif et

incontournable pour la qualité technique des interventions menées par les

communes, les ONG, et pour renseigner le SP-‐CAN, les ministères sectoriels,

l’IDA, l’ANCB sur le coût-‐efficacité des interventions auditées. L’audit

technique de chaque projet coordonné par le SP-‐CAN dont la périodicité

sera défini au cours de la validation.


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Audit f inancier : Deux types d’audits sont exécutés, l’audit interne par l’Auditeur interne de

l’UGP et les institutions gouvernementales d’audit interne (IGF et IDAA) et

l’audit externe par un auditeur externe (voir manuel de procédures de

gestion comptable et financière qui sera élaboré par le Projet). La Cellule

SEDA travaille en étroite collaboration avec la Cellule financière du SP-‐CAN.

Les rapports financiers sont intégrés trimestriellement dans le rapport

d’activités des communes. Ces rapports peuvent être utilisés au cours des

différents audits. L’audit financier est exécuté avec le Spécialiste en Gestion

Financière (SGF).

Dissémination : La dissémination consiste à donner la priorité à l’interprétation, la

présentation et à l’utilisation de données et des résultats des activités de

recherche-‐action et à travailler avec ses partenaires pour présenter des

résultats des interventions novatrices à différentes audiences à temps

opportun, dans les formats qui sont accessibles (des bulletins, des rapports,

des présentations orales, des articles de journal) et des modèles qui sont

compatibles aux problèmes et aux réalités du Bénin.

Apprentissage : L’apprentissage consiste à fournir aux acteurs ou parties prenantes les

résultats découlant de l’opérationnalisation de ce Plan, notamment de

nouveaux procédés alimentaires à internaliser, de nouvelles informations à

utiliser ou à valoriser autant que possible, afin d’améliorer les

performances ou comportements personnels sur le chemin de la lutte

contre la sous-‐alimentation et la malnutrition.