manuel de procédures de gestion administrative, comptable

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Manuel de Procédures de Gestion Administrative, Comptable, Financière et

Matériel CRT

Validé le 01/06/2018

CROIX ROUGE DU TCHAD Ensemble pour l’humanité

Version N°3.0 Date Version MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET FINANCIERE

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2 | P a g e Croix-Rouge du Tchad B.P: 449 tel: 22 52 34 34 /66 20 25 93/66 32 94 53 /66 85 09 09/66 29 88 82 /66 29 82 58/ E-Mail: [email protected]

Sommaire INTRODUCTION ......................................................................................... 9

1.1 – Cadre réglementaire ............................................................................. 9

1.2 – Justification ........................................................................................... 9

1.3 – Objectifs ................................................................................................ 9

1.4 – Aspects déontologiques ....................................................................... 10

1.5 Historique de la CRT ............................................................................. 11

CHAPITRE I : ORGANISATION DE LA CRT ......................................... 12

1.1 Organes de la Gouvernance ............................................................. 12

1.1.1 Organigramme ........................................... Error! Bookmark not defined.

1.1.2 L’Assemblée Générale ........................................................................ 12

1.1.3 Le Comité National .......................................................................... 12

1.1.4 Le comité de Direction ....................................................................... 12

1.2 Les Organes de Gestion ........................................................................ 12

1.2.1 Organigramme du Secrétariat Général de la CRT ............................. 13

1.2.2 Fonction et attributions du Secrétariat Général ............................... 14

1.2.3 Les directions techniques .................................................................... 15

CHAPITRE II : LES FINANCES ............................................................... 16

2.1 La période budgétaire (article 46 des statuts) ........................................ 16

2.2.1 Budget institutionnel............................................................................ 16

2.2.2 Budget des Comités Régionaux et Départementaux ........................... 16

2.3 Exécution budgétaire (article 49 des statuts de la CRT)........................ 16

2.3.1 Réalisation des recettes ....................................................................... 17

2.3.2 L’engagement des dépenses ................................................................ 17

2.3.3 Les paiements ...................................................................................... 17

2.4 Contrôle budgétaire ............................................................................... 18

2.5 Résumé des responsabilités sur le budget ............................................... 18

CHAPITRE III : GESTION DES MARCHES ET CONTRATS ............... 19



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3.1 Les achats à la Croix-Rouge du Tchad et ses partenaires du Mouvement 19

3.1.1 Principes généraux .............................................................................................................................. 19

Règle 1-1 Règles générales concernant les achats ................................................................................ 20

3.1.1.1 Choix et traitement équitable des fournisseurs ......................................................................... 20

4 3.1.1.2 Fraude et corruption ............................................................................................................ 21

Règle 1.1.2 – Fraude et corruption ........................................................................................................ 21

5 3.1.1.3 La demande d’exonération ................................................................................................... 22

Règle 1.1.3 – La demande d’exonération des taxes ............................................................................. 22

Procédure 1.1. La demande d’exonération des taxes .......................................................................... 22

3.2 Elaboration de la stratégie Achat ...................................................... 25

3.2.1 Planification des achats ................................................................................................................ 25

3.2.2 Identification des marchés ............................................................................................................ 25

Règle 2.2 – Identification des marchés ................................................................................................. 26

3.2.3 Le tableau de passation de marchés .......................................................................................... 26

Règle 2.2.1 – Le tableau de passation de marchés ............................................................................... 27

3.2.4 Chronogramme des achats ........................................................................................................ 27

Règle 2.2.2 − Le chronogramme des achats ......................................................................................... 28

Procédure 2.2.2 – Réalisation du Chronogramme des achats ............................................................ 28

3.2.5 Demande de dérogation ............................................................................................................ 28

Règle 2.2.3 – Demande de dérogation ................................................................................................... 29

Procédures 2.2.3 – Demande de dérogation ......................................................................................... 29

3.3 Procédures d’achat ........................................................................... 30

Procédure 3-1 – Achat direct ou Petty cash ......................................................................................... 31

Procédure 3-2 – Procédure du devis unique ........................................................................................ 31

Procédure 3-3 – Procédure 3 devis ........................................................................................................ 32

3.3.1 Procédures d’appel d’offres .......................................................................................................... 33

Procédure 3.1-1– Procédure d’Appel d’Offre ..................................................................................... 33

Règle 3.1− Modalités d’Appel d’Offre .................................................................................................. 34

Procédure 3.1-2– Procédure d’Appel d’Offres .................................................................................... 35

Procédure 3.1-3 – Annulation d’un appel d’offres .............................................................................. 40

3.4 Clôture et Archivage des dossiers d’achats ..................................... 41

Procédure 4 – Clôture et archivage des dossiers d’achats .................................................................. 41



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3.5 Achats spécifiques ............................................................................ 42

Règle 5-1– Achats additionnels.............................................................................................................. 42

Règle 5-2– Achats en procédure d’urgence .......................................................................................... 43

Règle 5-3 – Achats référencés ou standardisés .................................................................................... 43

Règle 5-4 – Achats internationaux ........................................................................................................ 43

Règle 5-5 – Achats auprès de centrales d’achats humanitaires (HPC) .............................................. 44

CHAPITRE IV : GESTION DE LA TRESORERIE .................................. 45

4.1 La gestion de la caisse ............................................................................ 45

4.1.1 Caisse du Bureau National .................................................................. 45

4.1.1.1 Les sorties de caisse .......................................................................... 45

4.1.1.2 Les approvisionnements ................................................................... 45

4.1.1.3 Tenue du cahier de caisse ................................................................. 45

4.1.1.4 Les contrôles de caisse ...................................................................... 45

4.1.2 Caisse des bases ................................................................................... 46

4.1.2.1 Les sorties de caisse .......................................................................... 46

4.1.2.2 Les approvisionnements ................................................................... 46

4.1.2.3 Tenue du cahier de caisse ................................................................. 46

4.1.2.4 Les contrôles de caisse ...................................................................... 47

4.1.3 Les avances faites au personnel : ........................................................ 47

4.1.3.1 Les avances de mission ; ................................................................... 47

4.1.3.2 Avances pour achat de biens et services ........................................... 47

4.1.3.3 Avances sur rémunération du personnel ......................................... 48

4.1.4 Résumé des responsabilités sur la gestion de la caisse ........................ 48

4.2 Gestion des comptes bancaires............................................................... 48

4.2.1 Les signatures sur les comptes ............................................................ 48

4.2.2 Les retraits de la banque ..................................................................... 48

4.2.3 La tenue du cahier de banque ............................................................. 49

4.2.4 Rapprochement bancaire .................................................................... 49



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4.2.5 Résumé des responsabilités sur la gestion des comptes bancaire........ 49

CHAPITRE V : TENUE DE LA COMPTABILITE ................................... 50

5.1 Principes comptables ............................................................................. 50

5.1.1 Séparation des exercices ...................................................................... 50

5.1.2 Continuité d’exploitation .................................................................... 50

5.1.3 Permanence des méthodes comptables ............................................... 50

5.1.4 Coût historique.................................................................................... 50

5.1.5 Non – compensation ............................................................................ 50

5.1.6 Image fidèle ......................................................................................... 50

5.2 Organisation du système comptable et financier ................................... 50

5.3 La comptabilité générale. ....................................................................... 51

5.4 La comptabilité budgétaire .................................................................... 51

5.5 Imputations et traitement des opérations comptables .......................... 51

5.6 Productions des états financiers ............................................................. 52

5.7 Planning des travaux comptables .......................................................... 52

5.7.1 Travaux quotidiens ............................................................................. 52

5.7.2 Travaux Mensuels ............................................................................... 53

5.7.3 Travaux trimestriels ............................................................................ 54

5.7.4 Travaux annuels .................................................................................. 54

5.8 Sécurisation des données comptables .................................................... 55

CHAPITRE VI : GESTION DU MATERIEL ET DES EQUIPEMENTS . 56

6.1 Codification et marquage des immobilisations ...................................... 56

6.1.1 Codification ........................................................................................ 56

6.1.2 Etiquetage et marquage ...................................................................... 57

6.2 Suivi des immobilisations ....................................................................... 57

6.2.1 Enregistrement des acquisitions.......................................................... 57

6.2.2 Inventaires physiques .......................................................................... 57



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6.2.3. Tableau récapitulatif des immobilisations ......................................... 57

6.2.4. Formalités administratives des immobilisations ................................ 57

6.2.5 Sorties des immobilisations ................................................................. 57

6.2.6 Entretien et réparations des immobilisations ..................................... 58

6.2.6.1 Responsabilité et périodicité des entretiens ...................................... 58

6.2.6.2 Réparation des immobilisations ....................................................... 58

6.2.7 Les Constructions ................................................................................ 59

CHAPITRE VII: LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ........ 61

7.1 Le recrutement du personnel (sur la base des exigences des projets et programmes) ............................................................................................... 61

7.2 La durée du contrat de travail ............................................................... 62

7.3 Gestion de la paie ................................................................................... 62

7.3.1 Préparation de la paie ......................................................................... 63

7.3.2 Calcul et édition des bulletins de paie ................................................. 63

7.3.3 Contrôle des bulletins et des états de paie ........................................... 63

7.3.4 Préparation des chèques et ordres de virement .................................. 63

7.3.5 Signature des chèques et des ordres de virement . ............................. 64

7.4 Congés et absences ................................................................................. 64

7.4.1 Durée et départ en congé régulier ...................................................... 64

7.4.2 Congés spécifiques............................................................................... 64

7.5 Sanctions disciplinaires .......................................................................... 65

7.6 L’évaluation du personnel ..................................................................... 66

7.7 Renouvellement des contrats ................................................................. 66

7.8 La Séparation ......................................................................................... 66

7.9 Représentation du personnel ................................................................. 66

7.10 Formation permanente ........................................................................ 67

7.11 Les types de mission ............................................................................. 67

7.11.1 L’ordre de mission ............................................................................ 67



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7.11.2 Les frais de mission ........................................................................... 67

7.11.3 Les décomptes de mission .................................................................. 67

7.11.4 Les rapports de mission .................................................................... 67

7.11.5 Résumé des responsabilités sur la mission ........................................ 68

CHAPITRE VIII : L’AUDIT INSTITUTIONNEL .................................... 69

8.1 Objectif .................................................................................................. 69

8.2 Etendue .................................................................................................. 69

8.3 Préparation d’une mission d’audit externe ........................................... 69

8.4 Déroulement de la mission d’audit externe............................................ 70

8.4.1 Réunion de démarrage ........................................................................ 70

8.4.2 Remise des documents et début des travaux d’audit .......................... 71

8.4.3 Réunion de restitution ......................................................................... 71

8.4.4 Production Des rapports .................................................................... 71

8.4.5 Utilisation du rapport d’audit ............................................................ 72

CHAPITRE IX : AMENDEMENTS ET MODIFICATIONS .................... 73

ANNEXES ................................................................................................... 74

Annexe 1 Réquisition ................................................................................... 75

Annexe 2 : Demande de proposition .......................................................... 76

Annexe 3 : Instructions aux soumissionnaires............................................. 79

Annexe 4 : Procès-verbal d’ouverture des offres ........................................ 85

Annexe 5 : Fiche d’analyse des propositions ............................................... 87

Annexe 6 : Lettre d’information de l’échec de l’offre ................................. 88

Annexe 7 : Lettre de notification de l’attribution de l’offre ........................ 89

Annexe 8 : Contrat de prestation de service ................................................ 90

Annexe 9 : Garantie de la soumission .......................................................... 92

Annexe 10 : Clauses déontologiques de la croix rouge du Tchad ................ 93

Annexe 11 : Code de conduite applicable à l’ensemble du personnel du de la Croix-Rouge du Tchad ................................................................................ 96



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Annexe 12 : Les Principes fondamentaux du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge .......................................................... 101

Annexe 13 : Politique de lutte contre la fraude et la corruption ............... 103

Annexe 14 : Code de conduite des conducteurs ......................................... 118

Annexe15 : Le cahier de Caisse «LIVRE DE CAISSE» ........................... 122

Annexe 16 : Le cahier de banque «LIVRE DE BANQUE» ...................... 123

Annexe 17 : Etat de rapprochement bancaire ........................................... 124

Annexe 18 : Procès-verbal de contrôle de caisse ....................................... 125

Annexe 19 : Inventaire des immobilisations .............................................. 126

Annexe 20 : Pièce de Caisse/Pièce de banque ............................................ 127

Annexe 21 : Ordre de mission ................................................................... 128

Annexe 22 : Fiche de suivi des immobilisations par localisation ............... 129



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INTRODUCTION

1.1 – Cadre réglementaire La Croix Rouge du Tchad a été créée en 1970, reconnue en 1983 par le gouvernement Tchadien par décret Présidentiel N° 134/PR/MSP/83 du 1er Juin 1983 comme Société Nationale de Secours Volontaire et auxiliaire du Pourvoir Public. Elle est reconnue par le Comité International de la Croix Rouge et du Croissant Rouge (CICR) le 15 Avril 1988 puis par la Fédération Internationale des Sociétés de Croix Rouge (FISCR) le 22 Avril 1988.

1.2 – Justification Le manuel de procédures de gestion administrative, comptable et financière, traduit la ferme volonté de la haute hiérarchie de la CRT de révolutionner la culture et les pratiques de gestion de l’organisation par un renforcement des capacités managériales, à tous les niveaux, en vue de mettre sur pied une structure forte et crédible aux yeux des pouvoirs publics, les partenaires financiers et de ses membres.

Les exigences de la compétitivité imposent d’adopter des règles de gestion conformes au standard internationalement admise. Aussi, l’adoption et l’application de règles sur la gestion des ressources humaines, financières et matérielles constituent une avancée considérable pour faciliter l’accès de la CRT à divers financement en faveur des populations vulnérables.

Il s’agit d’une référence méthodologique et permanente pour l’ensemble des personnes intervenant dans la chaine de mise en œuvre de la procédure et un outil de formation pour les cadres et agents de la CRT qui sont appelés à intervenir à divers stade de la procédure. Il sert aussi de base informative pour toute sorte de projet soumis à l’organisation.

Enfin, la séparation de pouvoir entre la gouvernance et le Secrétariat Général qui est l’organe de gestion, consacre l’obligation de rendre compte de l’organe de gestion à la gouvernance ; l’évaluation des résultats, en passant par la mise en œuvre et le suivi des activités, doivent être appuyés par des règles en vue d’éviter des incompréhensions.

1.3 – Objectifs De manière générale, un manuel de procédures a pour but d’améliorer le fonctionnement de l’activité en permettant de :

- clarifier les étapes à suivre dans l’exécution des activités principales de l’institution ; - tracer les filières que devront emprunter les pièces justificatives tant internes qu’externes

ainsi que le cycle idéal pour la réalisation des travaux comptables ; - définir les attributions dévolues aux différents responsables à chaque étape d’exécution des

opérations ; - identifier les types de contrôle fondamentaux à effectuer à priori ou a posteriori ;



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- identifier, pour les procédures administratives, les responsabilités dans l’engagement de l’institution et le schéma de traitement des dossiers et les modalités de gestion des ressources humaines et matérielles.

- Prévenir des possibilités de fraudes et de vols (détournements) ; - Renforcer la crédibilité de la CRT vis-à-vis de ses partenaires financiers.

1.4 – Aspects déontologiques Les règles présentées ci-dessous visent à favoriser une gestion saine et efficiente des ressources de la CRT. Le respect de celles-ci par chaque acteur est fondamental en vue d’atteindre les différents objectifs fixés en préservant les performances de l’organisation.

• Indépendance et conflit de compétence Les textes de création de chaque organisation ont défini les rôles et tâches de chaque acteur (l’AG, le Comité national, le Comité de Direction, Etc.). Chaque acteur devra donc agir conformément à ses prérogatives.

• Impartialité La CRT, dans ses relations avec les tiers, ne doit pratiquer aucun traitement préférentiel ou discriminatoire. Il devra donc travailler conformément à la législation en vigueur au Tchad, au présent manuel de procédures, aux contrats et conventions signés.

• Conflit d’intérêt La CRT ne peut avoir directement ou indirectement des intérêts au sein des entreprises prestataires. Pour préserver la qualité des services offerts, elle ou un membre de son staff ne doit percevoir aucune rémunération, commission sous aucune forme de la part des entreprises bénéficiaires des marchés.

• Efficacité La recherche de l’efficacité par rapport aux objectifs assignés doit guider toutes les décisions de management et des organes délibérants. Chaque acteur devra être animé par un souci de :

Transparence : tous les fonds doivent être justifiés ; L’utilisation efficiente des ressources : prépondérance du rapport qualité/prix ; Rendement : produits achetés conformes aux besoins et aux objectifs des projets.



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1.5 Historique de la CRT

ANNEE EVENEMENT

1970 05 Aout 1970 Signature des Conventions de Genève

1971 Création d’un Comité de Secours

1972 - Projet des statuts et règlement Intérieur - Organisation structurelle des secouristes au collège Evangélique.

1973 25 Janvier reconnaissance de la Croix – Rouge du Tchad par le Gouvernement du Tchad par le décret Nº040 /PR / SGG

1979 Dislocation des structures de la CRT par la guerre du 12 Février 1979 à N’Djamena

1983 Renaissance de la CRT

1983 Comité National provisoire Elaboration de nouveaux statuts et règlement intérieur

1983 1er Juin reconnaissance d’utilité publique par le Gouvernement par le décret Nº134 /PR / MSP/83

1984 1ère Assemblée Générale – élection du Comité National et du Comité de Direction

1985 16 février 1985 accord de siège entre le CICR et le Tchad (dossier 250)

1988 15 Avril reconnaissance de la CRT par le CICIR

22 Avril reconnaissance par la FICR

1989 19 Octobre : admission au sein du Mouvement International de la Croix – Rouge

1994 4 Décembre admission à l’ACROFA

1997 17 Janvier 1997 signature des Protocoles Additionnels I et II



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CHAPITRE I : ORGANISATION DE LA CRT

La structure institutionnelle et de la gestion de la CRT comprend l’AG, le Comité National, le Comité de Direction qui prend en son sein la commission de planification et la commission de Finances, puis le Secrétariat Général qui comprend toutes les directions techniques.

1.1 Organes de la Gouvernance Les instances constituant la gouvernance de la CRT sont constituées de :

- L’Assemblée Générale - Le Comité National - Le comité de Direction

Les rôles et responsabilités de ces instances sont définis dans les statuts de la CRT.

1.2 L’Organe de Gestion La gestion de la CRT est assurée par le Secrétariat Générale. Il réalise par délégation du pouvoir du Comité de direction, la gestion courante, anime et coordonne les activités de la Société Nationale.



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1.2.1 Organigramme du Secrétariat Général de la CRT

SECRETAIRE GENERAL

COORDINATEUR DES

PROGRAMMES

DIRECTION DES CATASTROPHES

DIRECTION SANTE COMMUNAUTAIRE

DIRECTION PVH, DIH et

LCDS

DIRECTION DEVELOPPEMENT

ORGANISATIONNEL

S. ADMINISTRATION ET FINANCE

S.FORMATION/DATA PREPARATION AUX

CATASTROPHES

S.NUTRITION EPIDEMIES ET

VACCINATIONS

S. PMER et REPORTING

S.ASSISTANT DO et RENFORCEMENT DES

CAPACITES S. COMPTABLE

S.ASSTCES/SECOURS/ REPONSES AUX

CATASTROPHES et RLF

S.VIH/SIDA et MGF

S.MARKETING et PROMOTION IMAGE DE

LA CRT

S.RESPONSBLE CR JEUNESSE et ASSISTANT

SECRETAIRES OPERATEURS RADIO

et IT

S.REHABILITATION et SECURITE

ALIMENTAIRE

S.WATSAN/WASH

ASSISTANT CR JEUNESSE

PLANTON et ENTRETIEN

S.LOGISTIQUE

MAGASINIER

CHEF DE GARAGE

CHEF DE FLOTTE

SENTINNEL MECANICIEN CHAUFFEURS



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Le Secrétariat Général est composé de :

1. Un Secrétaire général 2. Un chargé de programme 3. Une Direction Développement organisationnel 4. Une Direction de préparation et gestion des catastrophes 5. Une Direction Administration, Finances et Matériels 6. Une Direction Santé Communautaire et Secours 7. Une Direction Formation 8. Une Direction de l’info diffusion communication et reporting 9. Une Direction Genre et Développement 10. Une Direction Jeunesse 11. Des services et programmes …

1.2.2 Fonction et attributions du Secrétariat Général La CRT est gérée par le comité de Direction dit Gouvernance, mandaté par l’Assemblée Générale pour Quatre ans ; et ce dernier, choisi et nomme un Secrétaire Général.

Le Secrétaire Général est le plus haut responsable permanent (ou fonctionnaire) de la Croix-Rouge du Tchad. Son poste est salarié ; ses conditions de travail sont déterminées dans un contrat qui le lie à la Croix-Rouge du Tchad.

Le Secrétaire Général exerce ses fonctions sous l’autorité du Comité de Direction et du Président.

Il est le catalyseur des activités de la Croix-Rouge du Tchad.

Il gère la Société Nationale et exécute les décisions et recommandations de l’Assemblée Générale en application des décisions prises par le Comité National et le Comité de Direction ;

Dans des circonstances exceptionnelles ou urgentes, le Secrétaire Général prend toute mesure appropriée ; Le Secrétaire Général établit le projet de budget en consultation avec le Trésorier Général ; Il est directement responsable devant le Comité National et présente ses rapports d’activités au Comité de

Direction en cours d’exercice ; Il établit l’agenda des réunions du Comité de Direction, et exécute les décisions prises par ce dernier ; Il peut être invité aux travaux de la commission de planification des activités à titre consultatif. Et n’a pas le

droit de vote ; Il établit les procès-verbaux des séances du comité National et du comité de direction ; Il présente les rapports, d’activités au comité national, après consultation avec le comité de direction ; Il donne son avis, à titre consultatif, sur tous les aspects de la mise en application des décisions prises ; Le Secrétaire Général détermine la structure du Secrétariat dont l’esquisse doit être approuvée par le Comité

de Direction ; Dans l’exécution de ses prérogatives, il est assisté dans ses tâches par un Secrétaire Administratif et Financier

et des responsables techniques, nommés par le Comité de Direction ; Le Secrétariat assiste le Secrétaire Général dans l’exécution de ses fonctions ; Il peut déléguer des pouvoirs aux responsables techniques selon leurs compétences ; Le Secrétaire Général est d’office Secrétaire de l’Assemblée Générale, du Comité National et du Comité de

Direction et n’y dispose pas d’un droit de vote, sauf dispositions contraires prévues dans les statuts, de tous les organes subsidiaires établis par l’Assemblée Générale ou le Comité de Direction ;

Le Secrétaire Général peut déléguer ses fonctions à certains de ses collaborateurs ;



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Tout responsable technique qui collabore avec le Secrétaire Général et qui aurait été choisi au sein des membres élus du Comité de Direction (disposition valable uniquement pour les membres de la gouvernance, siégeant au Comité de Direction), est réputé perdre son droit de vote, mais retenir une voix consultative au sein du Comité de Direction et du Comité National.

1.2.3 Les directions techniques Elles constituent les organes opérationnels les plus importants au niveau du Siège national.

Leur gestion se fait sous la supervision du Secrétaire Général.

Chaque direction technique est chargée d’identifier les activités et projets conformément aux objectifs du plan quadriennal de la société nationale. En liaison avec les directeurs et chefs des programmes, le Secrétaire Général élabore le plan de mise en œuvre et d’exécution des projets. Le Secrétaire Général en assure le suivi.



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CHAPITRE II : LES FINANCES

2.1 La période budgétaire

Le budget est annuel et couvre la période du 1er janvier au 31 décembre.

2.2 Elaboration du budget

2.2.1 Budget institutionnel

Le projet de budget est établi chaque année par le Secrétaire Général en consultation avec le Trésorier Général. Le Secrétaire Général prépare également en consultation avec le Trésorier Général, un rapport relatif aux comptes de l’exercice clos. Il soumet ensuite, après avis de la Commission des finances, les comptes et le rapport à l’examen du Comité de Direction puis à l’approbation du Comité Nationa (article 47 des statuts de la CRT).

Sur cette base, le Secrétaire Général de concert avec ces directions techniques définit les stratégies, objectifs et plans d’actions de la Société Nationale pour l’année à venir. Ensuite, les activités retenues sont traduites en flux financiers sous forme de projet de budget.

Un mois avant la fin de l’année, le projet de budget est soumis à l’appréciation du Trésorier général, afin de permettre son adoption avant le 1er Janvier.

2.2.2 Budget des Comités Régionaux et Départementaux Les Comités Régionaux et départementaux sont dotés d’une autonomie dans la gestion de leurs budgets. Toutefois, pour respecter le principe de l’unicité budgétaire, chaque comité départemental doit envoyer son projet de budget annuel au comité régional et chaque comité régional enverra à son tour ces budgets au Bureau National au plus tard le 1er Octobre de chaque année.

Les discussions budgétaires se font chaque année au mois de Novembre avec les Secrétaires Généraux, le Coordonateur des Programmes, les Trésoriers Généraux des Comités Régionaux sous la direction du Trésorier Général National, et en collaboration avec l’Administrateur Financier Principal pour la mise en forme avant la présentation du budget général au Comité de Direction ou à l’Assemblée Générale pour son adoption au siège national.

2.3 Exécution budgétaire Le budget est exécuté après adoption par l’Assemblée Générale.

Le Secrétaire Général est responsable de la gestion du budget adopté :



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Il exécute le budget adopté, assure le règlement des engagements et ordonne les dépenses autorisées selon les besoins de la Société dans la limite de ses attributions.

Il dispose selon ses attributions des fonds versés à la Société à quelque titre que ce soit. Il est comptable de ces fonds envers le Comité National et le Comité de Direction et en dispose

conformément au budget adopté. Il décide du mouvement et du déplacement des fonds disponibles en accord avec le Trésorier Général

2.3.1 Réalisation des recettes Les recettes de la CRT sont constituées des :

- Subventions reçus des partenaires financiers ; - Subventions reçues de l’Etat du Tchad ; - Cotisations des membres ; - Dons et legs.

Les versements se font soit dans les comptes bancaires de la CRT, soit dans les comptes bancaires ouverts spécifiquement pour recevoir les fonds des partenaires financiers qui en exige.

Le Trésorier Général reçoit tous les fonds qui sont versés à la Croix-Rouge du Tchad, à quelque titre que ce soit (article 28 des statuts de la CRT). Les recettes sont constatées par un reçu signés et remis à la partie versante.

2.3.2 L’engagement des dépenses Le Président du Comité de Direction est l’ordonnateur principal des dépenses effectuées pour le compte de la CRT.

L’expression des besoins doit être faite et signée par le service demandeur et transmise au Coordinateur des programmes avant l’approbation du Trésorier Général avec avis du Président National. L’achat doit se faire chez les fournisseurs agrées par la CRT de concert avec le service logistique.

2.3.3 Les paiements Les décaissements des fonds pour approvisionner tous les comités régionaux ou départementaux se font par virement bancaire ; ceux qui n’ont pas d’établissements bancaires dans leur localité sont astreints à l’ouverture d’un compte dans un bureau de poste le plus proche.

Les paiements pour un montant inférieur à 150 000 F CFA peuvent être réglées à la caisse ;

La pièce de caisse est établie par le caissier et contresignée par le trésorier et le président du Comité de Direction. Au-delà de ces plafonds, les paiements sont faits par chèque.



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2.4 Contrôle budgétaire Toute dépense doit rentrer dans le cadre du budget approuvé. A la fin de chaque trimestre, au plus tard le 15 du trimestre suivant, l’Assistant Administratif et Financier doit produire les tableaux de contrôle budgétaire du trimestre précédent et le transmettre au Secrétaire Général.

Les écarts constatés sont discutés en réunion et les mesures de réajustement et de modification budgétaires sont prises.

2.5 Résumé des responsabilités sur le budget

N° Tâches Responsable 1 Lettre de cadrage budgétaire Président du Comité de Direction 2 Projet de budget Trésorier Général appuyé du Secrétaire Général et

du Coordinateur des Programmes, en collaboration avec les Directions Techniques et les Responsables des bureaux régionaux et départementaux.

3 Amendement du projet de budget Trésorier Général 4 Adoption du budget Comité de Direction, Assemblée Générale 5 Suivi budgétaire Administrateur financier 6 Validation et approbation du suivi budgétaire Coordinateur des Programmes, SG, TG.



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CHAPITRE III : GESTION DES MARCHES ET CONTRATS Le but du présent document cherche à clarifier le processus d'achat. Par souci de transparence, d’économie, d’efficacité et d’efficience, aucune dépense ne peut être faite par le personnel qui demande le service, approuve les dépenses, décaisse les fonds, réceptionne les articles et contrôle l’utilisation des objets achetés.

3.1 Les achats à la Croix-Rouge du Tchad et ses partenaires du Mouvement

3.1.1 Principes généraux

L’approvisionnement, une chaine qui accompagne le projet

Tableau de passation des

marches Chronogramme Fin de Processus

Evaluation Initiale

Programmation

Mise en Œuvre

Validation

Evaluation suivi de la performance information Tarifaires Prérequis

Log/Achats Budgétisation

Reception des marchandises Mise en œuvre et

Lancement des Achats

Accuse de reception GNR

Facturation

Emission de bon de

commande ou contrat Demande et analyse de devis

Evaluation des besoins

Demande et analyse de devis

Requisition



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Règle 1-1 Règles générales concernant les achats

Chaque achat fait partie d’un marché préalablement identifié.

Un tableau de passation de marchés, indiquant la procédure d’achat devant être appliquée, doit être renseigné pour tout projet mené par la CRT. Ce tableau doit être élaboré lors des évaluations et de la construction budgétaire du projet (responsabilité partagé entre l’équipe d’évaluation, le responsable géographique pays et la logistique siège qui est basée a N’Djamena).

Le tableau de passation de marchés doit prendre en compte l’origine des fonds, notamment dans le cas d’un projet financé par plusieurs contrats de financement.

Un chronogramme d’achats est élaboré à partir du tableau de passation de marchés et du chronogramme d’activités. Il vise à concilier les impératifs d’approvisionnement des programmes et les contraintes inhérentes aux différents achats (délais de procédure achat, de fabrication, de livraison, de douane etc.).

Une exonération de taxes (TVA...) doit être expressément demandée aux autorités locales dès le début du projet.

Il est interdit de diviser, « saucissonner », un marché ayant comme conséquence l’application d’une procédure moins contraignante.

Tout achat doit faire l’objet d’une réquisition dûment complétée et signée.

Un dossier complet doit être archivé pour chaque achat.

Ces achats doivent être effectués conformément aux règles de délégation d’engagement financier

Obligation d’utiliser les formats CRT : réquisition, bon de commande, contrat, etc…). La distinction Bon de commande vs contrat est expliqué dans le chapitre 04.

3.1.1.1 Choix et traitement équitable des fournisseurs

La relation avec les fournisseurs est de nature commerciale. A ce titre, il est nécessaire de :

Sélectionner les fournisseurs sur la base de mise en concurrence ; s’assurer que les offres fassent l’objet de comparaisons et qu’elles soient prises en compte de façon équitable et sans favoritisme.

Faire preuve de transparence quant aux procédures de sélections et informer les fournisseurs non sélectionnés.

S’assurer que les conditions générales d’achats et nos exigences éthiques soient diffusées auprès des fournisseurs.

Veiller à assurer l’équilibre du marché et éviter les situations de monopole.



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3.1.1.2 Fraude et corruption

La passation de marchés est une activité par nature exposée aux risques de pratiques irrégulières ou illégales comme la fraude et la corruption. Ces dernières réduisent les fonds destinés à la réalisation des objectifs de l’action, ce qui porte directement atteinte aux intérêts des bénéficiaires. Ces pratiques nuisent au bon fonctionnement de la Croix-Rouge du Tchad.

La Croix-Rouge du Tchad rejette toute offre présentée par des soumissionnaires ou des candidats ou, le cas échéant, résilient leur marché s’il est établi que ces soumissionnaires ou candidats se sont livrés à des pratiques de corruption, de fraude, de collusion ou de coercition.

Les personnes qui prennent part à la procédure de passation de marchés doivent être responsables de leurs actes et omissions dans le cadre de l’accomplissement de leurs fonctions et peuvent être tenues personnellement et financièrement responsables des conséquences d’une faute professionnelle, d’une négligence grave ou d’un comportement contraire à l’éthique, et ce, bien entendu, sans préjudice de toute responsabilité pénale applicable dans le pays compétent en la matière. Si l’activité irrégulière du contractant est confirmée, la délégation/coordination de la Croix-Rouge du Tchad doit en informer immédiatement le bureau logistique du siège qui saisira la logistique du Siege.

La corruption est la pratique consistant à offrir, donner, recevoir ou solliciter, directement ou indirectement, toute chose de valeur afin d’influencer de façon abusive les activités de la Croix-Rouge du Tchad au cours du processus de sélection concurrentielle ou de l’exécution du marché. La corruption peut prendre une forme directe, comme dans le cas de paiements en espèces à un membre du personnel ou une forme indirecte, lorsque les avantages sont octroyés à des membres de la famille ou versés à des entreprises dans lesquelles la personne corrompue a un intérêt.

Des avantages peuvent également être offerts pour l’avenir comme des offres d’emploi futur.

La pratique de fraude, est une pratique qui vise à induire en erreur ou tente d’induire en erreur la Croix-Rouge du Tchad en vue d’obtenir un avantage financier ou autre ou d’éviter une obligation.

La collusion est un accord secret passé entre deux ou plusieurs soumissionnaires ou candidats dont le but est de modifier artificiellement les résultats de la procédure de passation de marché afin d’obtenir un avantage financier ou autre. À l’insu des pouvoirs adjudicateurs, les soumissionnaires coordonnent leurs offres pour établir des prix à des niveaux artificiels et non concurrentiels.

La coercition est une pratique consistant à porter atteinte ou à nuire, ou à menacer de porter atteinte ou de nuire, directement ou indirectement, à toute personne participant au processus de passation de marché en vue d’influencer de façon abusive ses activités.

Règle 1.1.2 – Fraude et corruption Toute personne confrontée à l’une de ces pratiques (corruption, pratique de fraude, collusion et/ou coercition) est tenu d’en informer immédiatement le bureau logistique du siège.



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Les tâches suivantes sont les plus susceptibles de faire l’objet de fraude et corruption, veiller à :

la séparation des tâches ;

la supervision des tâches ;

la non-collusion entre membres du personnel CRT et les fournisseurs ;

interdire la fausse concurrence ;

ne pas délivrer un avantage déloyal à un ou plusieurs fournisseurs ;

ne pas contourner les seuils ;

respecter les règles de contrôle interne et de passation de marché ;

ne pas accepter hospitalité, cadeaux et avantages inappropriés ;

le bien-fondé de l’achat des biens ou services ;

les connaissances adaptées du personnel effectuant les achats.

La TVA n’est en principe pas une dépense éligible, sauf si la CRT ou le partenaire peuvent prouver qu’ils n’en sont pas exemptés totalement ou partiellement.

Outils / Documents de référence associés

Politique de prévention et de contrôle relative à la fraude et à la corruption au sein des opérations nationale et internationales de la Croix-Rouge du Tchad.

3.1.1.3 La demande d’exonération

Règle 1.1.3 – La demande d’exonération des taxes

La CRT ou le partenaire doivent systématiquement demander l’exemption, à chaque début de projet ou chaque année : la TVA peut être éligible seulement si la CRT démontre que tous les efforts ont été mis en œuvre pour obtenir l’exemption ou si l’exemption est refusée.

Procédure 1.1. La demande d’exonération des taxes

Plusieurs modalités sont applicables selon les contextes mais de manière générale, à l’ouverture d’une coordination regionale /délégation ou d’un programme, le chef de délégation/coordinateur se renseigne et entame les démarches auprès du Ministère concerné du pays de la mission.

2 cas de figure sont possibles selon le statut de la mission : • le chef de délégation passe par la Société nationale hôte ; • le Coordinateur regional passe par le comite regional de la Croix-Rouge et effectuerons les

demarches avec le President de la dite region auprs des autorites



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L’absence d’exemption doit être expliquée dans la proposition (partie 13 du formulaire unique) et être confirmée dans le rapport financier final.

A. Outils de références permettant d’effectuer un achat

Cette demande doit se faire par écrit (avec accusé de réception) afin de pouvoir justifier que cette démarche a été effectuée. Trois situations peuvent se produire : • l’exonération est accordée ; • l’exonération est refusée et le ministère vous remet un document attestant ce refus ; • l’exonération est refusée (ou le dossier traine) et vous ne recevez aucun document, votre

demande écrite est alors la seule justification. Vous vous rapprochez alors de l’admin pour connaitre la procedure à suivre quant à l’enregistrement de la taxe.


Exemple de demande d’exonération de taxes. (référence accords avec le Gouvernement du Tchad)

REQUETE INTERNE

Service demandeur

BON DE COMANDE

Logistique

BON DE RECEPTION

Logistique

QUOTATIONS /APPEL

D’OFFRE

Log, Direction technique

FACTURE

Fournisseur

DEMANDE DE

PAIMENT

Admin/finance/TG

RECU DE

PAIEMENT/ COPIE

DE CHEQUE

Admin/Finance



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-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tableau de Passation de

Marche (TPM)

Grille de repartition des responsabilites

(GRR)

Exoneration de

Taxes

Document permettant

d’Acheter

Exigences Specifiques

Bailleur

Suivi Budgetaire

Formats Achats

CRT

Liste des

Signateurs

autorises



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3.2 Elaboration de la stratégie Achat

3.2.1 Planification des achats

Afin de pouvoir assurer un approvisionnement de qualité dans les délais et en respectant le budget alloué, il faut absolument planifier l’ensemble des achats sur tous les programmes. Le logisticien doit avoir une vision globale de l’ensemble des achats à réaliser sur la durée des programmes afin de : anticiper et de gérer plusieurs achats en même temps, sur plusieurs programmes,

assurer un approvisionnement de qualité afin d’atteindre les objectifs du programme,

rationaliser les ressources matérielles, humaines, financières de la délégation : gain de temps, d’argent et d’énergie,

avoir un pouvoir de négociation plus important vis-à-vis des fournisseurs,

respecter les règles Croix-Rouge du Tchad et/ou bailleurs en matière de passation de marchés,

maitriser les budgets,

éviter de prendre du retard dans la réalisation des opérations.

Durant la phase de conception et d’écriture du projet, les opérationnels budgètent et planifient leurs activités pour le programme. La logistique intervient à ce moment-là pour donner des informations tarifaires et informer des contraintes spécifiques (délais de douanes, difficultés d’acheminement, exigences de stockage, etc.). La connaissance de l’environnement achat est essentielle, et notamment une bonne connaissance du pays et des fournisseurs pouvant répondre à nos exigences en termes de coût, qualité, quantité et délai. A partir de là, il faut que le logisticien et le chef de projet concernés réalisent deux documents qui récapitulent, le type d’achat et la procédure à appliquer (tableau de passation de marchés – TPM), et quand le processus d’achat doit être lancé (chronogramme d’achat).

3.2.2 Identification des marchés

Chaque achat fait partie d’un marché préalablement identifié.

On appelle « marché » le regroupement de tous les achats d’une même nature sur une période donnée et sur un budget donné (le document de référence est le budget du contrat de financement). C’est la valeur de ce regroupement qui est à prendre en compte pour connaitre la procédure d’achat à mettre en œuvre, ce qui ne signifie pas que tous les achats de ce marché doivent être faits en même temps !

Trois catégories de marchés sont à identifier : • les biens : consommables, équipements et matériels (y compris matériaux de construction) • les services : consultance, assistance technique, étude, conseil, formation…. • les travaux : Rénovation, réhabilitations, réparations et construction d’habitat infrastructures et

autres ouvrages d’art.



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Avant de regrouper les différents articles au sein de marchés cohérents, il faut donc différencier les biens et les services d’une part, et les travaux de l’autre part.

Le marché identifié et son montant estimé déterminent la procédure d’achats à appliquer en fonction de seuils fixés par la CRT ou par le partenaire financier. Cf. tableau des seuils et procédures d’achats CRT.

Par exemple, sur un contrat de financement, il est prévu d’acheter : - 5 ordinateurs fixes à X FCFA, pour l’activité eau et assainissement, - 2 imprimantes à Y FCFA, pour l’activité formation, - 1 photocopieur à Z FCFA, pour le bureau, Leur approvisionnement sera échelonné sur la durée. Tous ces articles appartiennent à un même marché que l’on pourrait nommer « bureautique ». Le montant de ce marché est donné par (5 x X Xaf) + (2 x Y Xaf) + (1 x Z Xaf)

C’est ce montant qui, en fonction de seuils prédéfinis, indique la procédure d’achats à mettre en œuvre pour tous les achats de bureautique sur ce contrat de financement, même si ces achats pourront être échelonnés dans le temps.

Le tableau de passation de marchés (TPM) décrit l’ensemble de tous les marchés qui sont passés tout au long du projet. Il est donc le point de départ de tout achat et constitue LA référence en termes d’achats spécifiques à un projet.

Le principe du TPM :

Le TPM a pour fonction de donner la procédure à appliquer pour chaque catégorie d’achats tout au long d’un contrat de financement ou d’un projet en fonds propres.

Les procédures CRT distinguent les deux lieux d’où vont être effectués les achats : le siège ou le région /terrain. Il faut donc bien tenir compte de cet élément lors de l’identification du marché. De manière générale, les achats sur le marché local sont privilégiés. Le siège effectue des achats pour le terrain dans deux cas :

• lorsque le marché local fait défaut, • lorsqu’il s’agit de biens ou matériels spécialisés (médicaments par exemple) ou standardisées

(téléphone SAT, ordinateurs, véhicules...).

Règle 2.2 – Identification des marchés

Dans le cas où le partenaire financier a des procédures d’achat plus restrictives que la règle CRT il convient de les appliquer. C’est notamment le cas pour les projets financés par le budget des actions extérieures du Pays tels que : La Communauté Européenne, le FED, le Budget Général, UNHCR, FNUAP, UNICEF etc.

3.2.3 Le tableau de passation de marchés



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Ce tableau doit donc lister l’ensemble des achats prévus pour le projet. A l’intérieur des 3 catégories de marchés (biens, services et travaux), les différents articles ou prestations sont regroupés par nature, par « famille thématique », c'est-à-dire par marchés.

Une fois ces marchés valorisés, il suffit de se reporter au tableau des seuils pour identifier la procédure à appliquer.

Ce tableau est un outil de planification qui permet de :

Déterminer les procédures à appliquer pour l’achat des différents biens, services et travaux nécessaires à l’atteinte des objectifs opérationnels. Afin de garantir l’éligibilité des dépenses.

Estimer le délai minimum entre la demande et la livraison sur le terrain des achats (temps de la procédure), de planifier et de permettre aux logisticiens d’anticiper les demandes. Tout ceci, afin de garantir la réalisation efficiente des activités.

Comment le réaliser ?

Pour une description détaillée de la réalisation d’un TPM, se reporter à la fiche outil correspondante.

Remarques importantes :

Le tableau de passation de marchés doit être établi en parallèle du chronogramme d’activités produit par le chef de projet et du budget. Les contraintes temporelles incompressibles liées à l’approvisionnement doivent être prises en compte par le chef du projet afin de prévoir le déroulement des activités avec un calendrier cohérent.

Le tableau de passation de marchés n’est pas figé. Il doit suivre et refléter l’évolution du projet. Dans sa première version, il comprend nécessairement une part d’approximation ou d’estimation, en raison des aléas opérationnels, de la fluctuation des prix etc. Au fur et à mesure de l’avancée du projet et de la réalisation effective des achats prévus, les lignes, les prix et les quantités mentionnés vont être réajustés.

Le chronogramme des achats vise à planifier tous les achats d’un projet. Il est la résultante de deux documents :

Le tableau de passation de marchés qui indique les procédures à appliquer et donc le temps nécessaire à leur exécution.

Le chronogramme d’activités du projet.

3.2.4 Chronogramme des achats Règle 2.2.1 – Le tableau de passation de marchés

Le TPM est le document de référence pour tous les achats du programme.

Il doit être initié pendant la conception de la proposition de projet. Il est obligatoire dans tous les cas et doit faire l’objet d’une validation par le bureau logistique du siège.


Tableau des seuils et procédures d’achats CRT Tableau des seuils et procédures d’achats CE Tableau de passation de marchés vierge Fiche Outil : « Faire un tableau de passation de marchés et Réaliser un

Chronogramme des achats »



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Il permet de définir les dates de lancement des procédures d’achat afin de respecter les délais de livraison permettant la bonne exécution des programmes. Cette planification permet également de lisser la charge de travail de la logistique et d’éventuellement coordonner et consolider des achats de même nature sur différents projets.

3.2.5 Demande de dérogation

Règle 2.2.2 − Le chronogramme des achats

Le chronogramme des achats doit être établi en même temps que le chronogramme d'activités. Il est la résultante de celui-ci (où sont reportées les échéances du projet), du TPM (qui indique les contraintes de temps liées aux procédures d’achats à appliquer) et de la connaissance de l’environnement achat (contraintes liées au pays d’intervention, aux délais d’approvisionnement, aux réglementations locales et à la particularité de tel ou tel achat…).

C’est un outil indispensable, qui doit être écrit par le logisticien (ou le coordinateur logistique) avec le responsable du ou des programmes et mis à jour régulièrement lors de réunions de coordination.

Attention ! Le chronogramme d'achat ne sert pas uniquement à planifier les appels d'offres. Il doit permettre au logisticien d'avoir une vision dans le temps de tous les achats liés à un projet et notamment les achats stratégiques.

Procédure 2.2.2 – Réalisation du Chronogramme des achats

Le chronogramme se construit sur la base du tableau de passation de marché. Pour chaque ligne de celui-ci, il faut :

1ère étape :

Définir la date de réception souhaitée des biens sur le terrain (ou la date de début de la réalisation des travaux ou des services par le prestataire) en vous basant sur le chronogramme d’activité.

2ème étape :

Réaliser le rétro planning à partir de cette date de réception c’est-à-dire déterminer la date de lancement de la procédure d’achat et la date estimée de signature du contrat et/ou du bon de commande en prenant en compte :

la durée estimée de la procédure requise (temps d’élaboration et de réception des demandes de cotation, durée minimale de publication des appels d’offre…)

les temps d’étude et de validation des offres fournisseurs reçues

le temps d’élaboration des contrats et/ou bons de commandes

le délai de traitement, préparation et livraison de la commande par le fournisseur

le temps pour organiser le transport (une procédure d’achat à part peut être requise) et acheminer la marchandise du fournisseur jusqu’au projet en incluant le temps lié aux démarches d’importation (douanes) pour les transports internationaux.

le lieu d’achat : local, capitale, siège



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L’indication dans le tableau de passation de marchés de la volonté de déroger aux procédures ne signifie pas que cette dérogation est accordée !

Règle 2.2.3 – Demande de dérogation

Les règles d’achats de la Croix-Rouge du Tchad prévoient la possibilité de dérogation. Les demandes de dérogations éventuelles doivent être argumentées, demandées le plus tôt possible et mentionnées dans le TPM.

Procédures 2.2.3 – Demande de dérogation

Les demandes de dérogations aux règles d’achats doivent être présentées par les Coordinateurs, secrétaire général, chefs de mission à leur responsable géographique référent par écrit à l’aide de la demande de dérogation (voir doc ci-joint).

Les missions doivent motiver leur demande de dérogation aux règles par un argumentaire détaillé et de préférence documenté.

Une proposition de mise à jour du tableau de passation de marchés (TPM) marchés du projet doit accompagner cette demande.

L’ensemble des documents est transmis par le responsable géographique avec son avis au bureau logistique-achats.

Ces demandes doivent porter sur un changement de procédure ou une exemption.

Un comité des dérogations ad hoc composé du bureau logistique-achats, du contrôle de gestion, du Pôle relations avec les bailleurs de fonds est convoqué par le référent logistique.

Il se réunit en fonction des besoins pour statuer sur les demandes (accord, demande d’informations complémentaires ou refus).

Le comité rédige un compte rendu de la décision qui est annexé au dossier et archivé.


Demande de dérogation Tableau de passation de marchés / Chronogramme des achats Note de service sur demande de dérogation



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La plupart des bailleurs de fonds peuvent accorder des dérogations à leurs procédures sur justification solide. Ces demandes de dérogation doivent être adressées directement aux bailleurs de fonds dont on attendra l’accord officiel avant d’engager tout achat. Ces demandes doivent :

Etre envoyé au bailleur de fonds a minima 1 mois avant la date de lancement de la procédure d’achat

Etre validées par le siège qui procédera lui-même à l’envoi

3.3 Procédures d’achat

Il existe quatre procédures d’achat différentes, le choix de l’utilisation de l’une d’entre elle dépend de la nature et du montant du marché à passer. Elle se distingue par le niveau de mise en concurrence et de formalisation.

Les deux premières procédures d’achat sont appelées « achat direct » et « devis unique ». Elles ne nécessitent pas de mise en concurrence formelle mais imposent une certaine traçabilité. Cela implique néanmoins une connaissance du marché local afin de trouver le fournisseur le plus intéressant pour la CRT. Elles s’appliquent aux petits marchés et à certains cas spécifiques comme l’achat sur un projet d’urgence.

Les deux autres procédures d’achats sont appelés « 3 devis » et « Appel d’Offre » et nécessitent une mise en concurrence formelle. Elles s’appliquent aux marchés plus conséquents.

La nature et le montant du marché identifié déterminent la procédure d’achats à appliquer en fonction de seuils fixés par la CRT. (cf. tableau des seuils et procédures d’achats CRT)

Dans le cas où les bailleurs de fonds ont des procédures d’achat PLUS restrictives que la règle CRT en termes de seuils ou des règles spécifiques (comme celles de nationalité et origine), il convient de les appliquer. Dans les autres cas c’est la règle CRT qui s’applique.

A minima, le Secrétaire General, Coordinateur ou délégué en charge des achats appliquera les règles décrites dans ce chapitre ; lorsque qu’un bailleur impose des règles spécifiques et/ou plus contraignantes, celles-ci s’ajouteront aux règles de base ici énoncées ou les remplaceront le cas échéant. En cas de doute, le bureau logistique-achats du siège confirmera la règle à suivre et ce dès le début de projet.



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Procédure 3-1 – Achat direct ou Petty cash

L’achat direct ou « Petty cash » est destinée à prendre en charge UNIQUEMENT les achats impondérables (crevaisons, réparations urgentes, hébergement d’urgence…) pour qui la constitution d’un dossier d’achat complet n’est pas possible compte tenu des circonstances.

IMPORTANT :

Cette procédure est la seule pour laquelle on se réfère au montant de l’achat et non pas au montant du marché (donné par le TPM). En tout état de cause, elle ne peut être employée pour des achats supérieurs à 100 € ou 70 000 Xaf.

Il est de la responsabilité de chacun de veiller à ce que cette procédure soit utilisée à bon escient et réservée aux achats imprévisibles par nature.

Par exception, il n’y a pas dans ce cas de dossier d’achat, la dépense est justifiée par la présence de la facture en comptabilité.

Procédure 3-2 – Procédure du devis unique

La procédure du « devis unique » s’applique en fonction du tableau des seuils et n’implique de contacter formellement qu’un seul fournisseur

Un dossier complet d’achat en procédure « devis unique » est constitué de : • une réquisition, validée selon chapitre 01, • un devis établi par le fournisseur, • un bon de commande avec les clauses de déontologie et les conditions générales d’achat

(CGA), • un bon de livraison issu du fournisseur ou un accusé de réception (ou Good Receive Note -

GRN), • une copie de la facture.

Un devis complet doit être adressé à la CRT et comprendre au minimum les éléments suivants : • le nom et l’adresse de l’entreprise, la signature et son cachet, • le code, la désignation, la quantité, des produits proposés, • le prix unitaire et le prix total Hors Taxes, • le taux applicable et le montant de la TVA, • la devise, • les modalités de livraison et de paiement, • la date et la durée de validité de l’offre, • les garanties.

Le fournisseur honore ses engagements et remet un bon de livraison et une facture éligible.

L’administrateur procède alors au paiement selon les termes convenus lors de la commande.



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Formats achats : (réquisitions, suivi réquisitions, demande de cotation, analyse de cotation, bon de commande, absence de cotation, accusé de réception (ou GRN), suivi achats, liste des fournisseurs)

Procédure 3-3 – Procédure 3 devis

La procédure dite « 3 devis » s’applique en fonction du tableau des seuils et met en concurrence au moins 3 fournisseurs différents.

Les demandes de devis doivent être écrites, suffisamment précises et transmises par télécopie, email ou remises en main propre. La demande doit inclure les clauses de déontologie (en page 2 du modèle).

3 devis minimum exploitables et éligibles doivent être obtenus.

Un devis complet doit être adressé à la CRT et comprendre au minimum les éléments suivants :

• le nom et l’adresse de l’entreprise, la signature et son cachet, • le code, la désignation, la quantité, des produits proposés, • le prix unitaire et le prix total Hors Taxes, • le taux applicable et le montant de la TVA, • la devise, • les modalités de livraison et de paiement, • la date et la durée de validité de l’offre, • les garanties.

Une fois les 3 devis obtenus, un tableau comparatif est établit permettant une analyse selon les critères croisés tels que la qualité, le coût, le délai (Cf. Fiche Outil. Grille d’Analyse de Cotation ou CBA).

Dans le cas où il est réellement impossible d’obtenir 3 devis différents ou qu’un des fournisseurs ne peut répondre, il faut justifier d’une façon argumentée l’absence de devis et utiliser le format « Fiche d’absence de cotation ».

L’analyse permet de choisir le fournisseur auquel on transmet un bon de commande signé avec les clauses de déontologie et les Conditions Générales d’Achat (CGA) jointes.

Le fournisseur honore ses engagements et remet un bon de livraison et une facture éligibles (CF Chapitre 9 et Fiche Outil).

L’administrateur procède alors au paiement selon les termes convenus lors de la commande.

Un dossier d’achat complet procédure « 3 devis » est constitué de : • une réquisition, validée selon chapitre 01, • les demandes de devis écrites avec les clauses de déontologie et CGA, • 3 devis minimum établis par 3 fournisseurs différents, • une grille d’analyses de cotations (ou Cotation Bid Analysis - CBA) validé selon chapitre 1,



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3.3.1 Procédures d’appel d’offres

Un appel d’offre est une procédure de mise en concurrence des fournisseurs, au même titre que la procédure dite « 3 devis ». Le type d’Appel ‘offre dépend de la nature et du montant du marché. Il est Obligatoire de faire un Appel d’Offre pour tout achat au sein d’un marché supérieur à 4 000 000 Xaf pour des biens et services ou à 8 000 000 Xaf pour des contrats de travaux (Cf. Tableau des seuils et procédures d’achats CRT). Il existe 4 types d’appel d’offres qui détermine le périmètre de diffusion.

L’appel d’offre ouvert local

Dans le cadre d’un appel d’offre ouvert local, l’ensemble des fournisseurs qui le désirent peuvent y participer à ce processus, la CRT ne peut pas exclure un fournisseur qui demande à participer. C’est la raison pour laquelle cette procédure est dite « ouverte ».

Cette procédure suit un processus formel qui doit être respecté en termes de temps et d’étapes.

L’appel d’offre restreint local

L’appel d’offres restreint local, se différencie par son mode de publicité, la diffusion de l’appel d’offres restreint local est limitée par le pouvoir adjudicateur (la CRT) à certains fournisseurs pré-identifiés.

Cette modalité de publication est réservée à des marchés spécifiques. Le recours à cette procédure est soumis à l’accord préalable du bureau logistique-achats du siège. En tout état de cause, la procédure d’appel d’offres restreint n’est pas indiquée pour les achats communs, courants ou « grand public ».

• un bon de commande fournisseur ou contrat avec les clauses de déontologie et les conditions générales d’achat (CGA),

• un bon de livraison issu du fournisseur ou un accusé de réception (ou Good Receive Note - GRN),

• une copie de la facture.


Formats achats : (réquisitions, suivi réquisitions, demande de cotation, grille d’analyse de cotation, bon de commande, absence de cotation, accusé de réception (ou GRN), suivi achats, liste des fournisseurs)

Clauses de Déontologies Conditions générales d’Achats

Procédure 3.1-1– Procédure d’Appel d’Offre

De façon générale, sur présentation d’une note justificative et validée par le Secrétaire General, Coordinateur, chef de délégation. Cette note doit notamment faire état de la connaissance du marché concerné, des spécificités de l’objet du marché, et de la plus-value qu’apporterait un appel d’offres restreint par rapport à un appel d’offres ouvert en termes d’efficacité de la mise en concurrence.

Le processus, les acteurs et documents de l’appel d’offres restreint local sont les mêmes que ceux de l’AO



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L’appel d’offre ouvert international

Lors d’un appel d’offres ouvert international, l’information, en plus de la diffusion locale, est faite simultanément sur plusieurs pays. La publication se fait notamment sur le site internet de la IFRC ou CRT et dans tout média jugé opportun.

L’ensemble des fournisseurs qui le désirent peuvent y participer, la CRT ne peut pas exclure un fournisseur qui demande à participer. C’est la raison pour laquelle cette procédure est dite « ouverte ».

Cette procédure est en général traitée par le bureau logistique-achats du siège. Mais pour certains marchés comme ceux de construction, elle peut être menée depuis la coordination, délégation sous la supervision du bureau logistique-achats.

L’appel d’offre restreint international

Les modalités et processus sont les mêmes que l’appel d’offres restreint local, mais la diffusion doit être étendue à au moins un fournisseur international.

ouvert local. (voir ci-dessus), diffusion mise à part :

Dans le cas d’un appel d’offres restreint, le logisticien transmet par voie postale ou électronique (et contre un accusé de réception) le dossier d’appel d’offres aux fournisseurs sélectionnés.

Règle 3.1− Modalités d’Appel d’Offre

Pour chaque appel d’offre, il faut respecter les modalités suivantes :

Les acteurs :

La commission qui évalue les offres des fournisseurs et attribue le marché doit être constituée de personnes aptes à en juger les critères techniques, administratifs, logistiques ou financiers. Elle doit obligatoirement réunir un nombre impair de membres votants, au minimum 3, dont un président qui est responsable du bon déroulement du processus et du respect des règles.

Chaque membre de cette commission doit signer une déclaration d’impartialité et de confidentialité.

Le représentant du bailleur de fonds et la Société nationale hôte doivent systématiquement être invités par écrit à titre d’observateurs.

Les fournisseurs ne sont pas admis lors de cette commission. Cependant, dans certains pays, la juridiction locale impose la présence des fournisseurs à l’ouverture des offres, il convient alors de s’y conformer.

Ouverture des offres :

• Un président du comité = président de séance (= représentant CR ou CRT) • Un secrétaire du comité = secrétaire de séance (= représentant CR ou CRT) • 1 ou 2 observateurs (représentant bailleur, acheteur / logisticien…) • Les fournisseurs (selon la juridiction du pays)



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Evaluation technique :

Elle doit être menée par des personnes aptes à juger de critères techniques, soit des départements eau et assainissement, médicaux, administratifs… Ces mêmes personnes pourront aussi faire partie de la commission finale.

Commission d’attribution :

• La CRT (Secrétaire général, Coordinateur, chef de délégation, techniciens, administrateurs) à titre décisionnaire,

• La Société nationale hôte à titre d’observateur, si pour des opérations en dehors du Pays • Le bailleur à titre d’observateur. Il doit obligatoirement être invité par la CRT, à lui de répondre

positivement ou pas.

Rappel : Tout le long du processus, et en amont du lancement doivent intervenir sur le terrain : • Le support logistique (à défaut administratif) qui vérifie la qualité et la conformité des documents

administratifs : lettre de couverture, règlement de consultation, commande, • Le support technique qui vérifie la qualité et la conformité du cahier des charges ou cahier des clauses

techniques particulières (CCTP).

Les délais :

Un appel d’offres est une procédure longue qui doit être respectée. Il convient de s’assurer dès le début des programmes que les délais sont suffisants pour réaliser les engagements financiers conformément aux procédures.

Il faut distinguer le délai de publication et le délai laissé aux fournisseurs pour qu’ils rédigent et transmettent leurs réponses. La publication doit intervenir a minima dans les 8 jours qui précèdent l’ouverture du marché (date officielle ou les soumissionnaires peuvent questionner et remettre leurs offres) Le délai de réponse accordé aux fournisseurs est de 3 semaines minimum. Il peut être allongé selon la complexité du cahier des charges. En tout état de cause, ce délai doit permettre une mise en concurrence sérieuse et suffisante.

Les documents :

Le dossier remis aux fournisseurs qui souhaitent participer à l’appel d’offres est constitué des éléments suivants :

• Une lettre de présentation du dossier d’appel d’offres, qui explique brièvement la nature des différents documents,

• Un règlement de consultation,

• Un cahier des charges, également appelé Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP).

En option : un contrat type que le soumissionnaire sera amené à signer si le marché lui est attribué à l’issue de la procédure de sélection.

Procédure 3.1-2– Procédure d’Appel d’Offres

Quel que soit le type d’appel d’offre, il faut respecter les étapes suivantes :



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1ère étape : Préparation de l’appel d’offres

Le préalable au lancement d’un appel d’offres est la rédaction du règlement de consultation et du cahier des clauses techniques particulières ou cahier des charges.

Le règlement de consultation :

Ce document détaille aux fournisseurs qui souhaitent participer (appelés les soumissionnaires) les bases du marché. Il précise :

• le calendrier, • le contexte de la demande, • la liste des documents à fournir (y a-t-il des documents particuliers au pays ?), • les conditions du marché (nombre de lots, devise, conditions de paiement et livraison ...), • etc.

Le document-type du (MONI) est à utiliser sans changement du texte de base, et est valable pour tous les appels d’offres, quel que soit le bailleur. Dans le cadre de projets financés par un bailleur qui impose certaines clauses ou règles spécifiques, il faut s’assurer que celles-ci sont bien intégrées au document de base.

Le cahier des clauses techniques particulières :

Il doit être rédigé par le demandeur. En général, il s’agit du coordinateur technique. Ce document décrit le besoin du point de vue technique.

Par exemple, dans le cas d’un appel d’offres de travaux, le CCTP est notamment constitué des différents plans du bâtiment attendu, des normes auxquelles il doit répondre ou encore des qualités minimales de matériaux employés que nous exigeons.

Autre exemple, pour l’achat d’une prestation de service telle qu’une évaluation en vue d’une proposition de projet, le CCTP est constitué des termes de référence de cette étude et de la description des restitutions et livrables attendus au terme de l’évaluation.

Cette étape est la pièce maîtresse de la mise en concurrence car c’est sur la base des informations contenues dans ce document que les fournisseurs vont construire leurs offres. C’est ce document qui délimitera aussi les engagements contractuels des fournisseurs. De sa qualité dépend donc la qualité de la réponse des soumissionnaires et l’efficacité de l’appel d’offre au global.

Attention cependant, le CCTP doit être rédigé de façon fonctionnelle ou générique, pour permettre aux soumissionnaires de proposer et faire valoir leur produit spécifique.

S’agissant d’un document de prescriptions techniques, ce n’est pas à la fonction logistique ou administrative de rédiger ce document, sauf bien entendu si l’objet du marché est logistique.

2ème étape : Validation des documents par le Siège

Le CCTP et le règlement de consultation doivent impérativement être validés par les services concernés au siège :

• référent technique pour le CCTP, • bureau logistique-achats pour le règlement de consultation.



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La validation au siège prend du temps, il faut donc prévoir une marge dans le planning opérationnel et compter entre 72h et 1 mois selon la complexité de la documentation présentée pour l’appel d’offre international.

Par exemple, un dossier complet pour l’achat d’un véhicule peut prendre 72h, alors que 4 semaines peuvent être nécessaires pour une construction ou un ouvrage hydraulique.

3ème étape : Publication de l’appel d’offres et réception des offres

Publication

L’appel d’offre ouvert local nécessite une publication dans la presse ET sur le site internet de la CRT. L’appel d’offre international est quant à lui publié sur des médias adaptés.

Tous les documents doivent donc être prêts (finalisés et validés) pour le jour de la publication. Il revient à la délégation de publier l’annonce selon les possibilités du terrain, le but étant de toucher un maximum de fournisseurs. Quelques questions peuvent donc se poser :

• Quelle(s) langue(s) de publication ? • Quel(s) support(s) : quotidien, hebdo, pages spécialisées ou non, radio… ? • Coût de la publication ?

Le siège se charge de mettre en ligne sur le site de la CRT, les avis de marché doivent donc être transmis préalablement au bureau logistique-achats.

Demandes d’informations des fournisseurs et réponses de la CRT

Les fournisseurs sont autorisés à demander des compléments d’information (techniques, sur le processus d’appel d’offres ou sur le règlement de consultation) jusqu’à une date fixée dans le règlement de consultation.

Au-delà de cette date, les questions posées ne seront plus prises en compte par la CRT.

Une date limite est également fixée pour les réponses. Ces dernières doivent être données par écrit, de la même manière et au même moment à tous les fournisseurs (et non particulièrement à celui qui a posé la ou les questions), afin d’assurer transparence et équité. Les réponses doivent également être publiées sur le site internet de la CRT. Lors de la transmission des réponses, attention à ne pas diffuser aux soumissionnaires l’identité des autres fournisseurs qui participent à l’appel d’offres (par le biais des adresses email notamment).

Date limite de réception des dossiers

Au-delà de cette date et de l’heure indiquée, les dossiers transmis par les soumissionnaires ne peuvent plus être pris en compte. Lors du dépôt du dossier par le fournisseur ou son représentant, il faut :

• compter et vérifier l’état des enveloppes (si une enveloppe n’est pas scellée, notamment, le mentionner sur le bon de réception),

• établir un « bon de réception des offres » en 2 copies pour le fournisseur et pour la CRT, • remplir la « liste des soumissionnaires » et la faire signer par les remettants si possibles.



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4ème étape : Analyse des offres

Dans le cadre d’un appel d’offres, les offres reçues font l’objet d’une analyse détaillée par une commission d’évaluation et d’attribution, qui les examine sous l’aspect technique, administratif, logistique et commercial, et financier. L’offre qui présente la meilleure combinaison de ces différents critères (le meilleur rapport qualité-prix) emporte le marché.

Ouverture des offres

Cette étape vise à établir la liste des offres admissibles à l’étape finale d’analyse. Cela suppose d’examiner toutes les offres qui ont été déposées, d’exclure celles qui ont été remises après la date et l’heure limites, et, le cas échéant de retirer les offres des soumissionnaires qui ne souhaitent plus participer à l’appel d’offres. À l’issue de cette étape, il faut renseigner le rapport d’ouverture des offres et lui joindre la liste des soumissionnaires complétée.

Évaluation des offres

Le comité d’évaluation des offres et d’attribution du marché procède, à ce stade, à l’examen de toutes les propositions qui ont été reconnues admissibles lors de l’ouverture des offres.

Celles-ci sont analysées et notées aux plans technique, administratif, logistique, commercial et financier. Les critères d’évaluation et les grilles d’analyses correspondantes doivent être adaptés en fonction de l’objet du marché. (Cf. grille d’évaluation administrative, grille d’évaluation technique et grille d’évaluation logistique et commerciale).

Les notes obtenues par les soumissionnaires à chaque évaluation doivent être synthétisées dans une grille d’analyse globale qui détermine, en fonction des pondérations affectées, un classement des offres (grille d’analyse globale).

Sur la base des analyses précédentes et de ce classement, la commission peut décider de :

• attribuer directement le marché à l’offre arrivée en tête de classement

• initier une phase de calibrage avec le ou les fournisseurs qui auront proposé les offres les plus intéressantes

• annuler l’appel d’offres ci-dessous.

Soutenance / demandes de clarifications

Au cours de cette phase, il est autorisé de solliciter individuellement et de manière directe les fournisseurs désignés par la commission pour obtenir des clarifications concernant des points de leur offre ou des améliorations concernant celle-ci :

Dans certains cas et selon la formulation adoptée par tel ou tel fournisseur dans la rédaction de sa proposition, il peut en effet être utile de lever les doutes qui subsisteraient avant d’attribuer le marché.

Par ailleurs, il peut être intéressant d’entrer en négociation sur les aspects logistiques, commerciaux ou tarifaires si, par exemple :



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• les offres dépassent quelque peu le budget prévu et qu’il existe une possibilité raisonnable de les ramener à un niveau adéquat,

• plusieurs offres sont équivalentes. Faire jouer la concurrence permet de les départager, et c’est à l’avantage de la CRT et des bénéficiaires de l’action,

• une offre très compétitive sur la majorité des aspects est handicapée sur un point critique qui parait négociable.

À l’issue de la soutenance, les soumissionnaires peuvent apporter par écrit des modifications à leur offre ; dans ce cas les points modifiés annulent et remplacent ceux de l’offre initiale. Ils peuvent également choisir de ne pas modifier leur offre initiale.

L’heure et la date limites de dépôt des offres modifiées doivent être communiquées par écrit à l’ensemble des soumissionnaires qualifiés pour cette phase de négociation.

Par respect des principes d’équité et de transparence, il est primordial de veiller à une stricte égalité de traitement entre les fournisseurs (même délai de réponse, même niveau d’information). Il faut également veiller au respect de la confidentialité : on ne communique ni l’identité des concurrents, ni le détail de leur offre.

Une fois les compléments d’informations ou amendements reçus, les offres font l’objet d’une nouvelle analyse et d’un nouveau classement.

5ème étape : Attribution du marché

La décision finale de cette commission doit être explicitée dans un procès-verbal de séance.

Ce procès-verbal est établi et signé par les membres présents.

Il doit être transmis, ainsi que les grilles d’analyses, au bureau logistique-achats du siège pour validation. Une fois la validation acquise, l’appel d’offre est déclaré clos et les fournisseurs peuvent être avertis.

Le PV de séance est un document à valeur juridique important.

6ème étape : Notification aux fournisseurs sélectionnés et non sélectionnés

Tous les fournisseurs doivent être avertis par écrit du résultat de l’appel d’offres.

En premier lieu, c’est le fournisseur qui remporte le marché qui reçoit une lettre d’attribution. Les soumissionnaires non-sélectionnés reçoivent une lettre de remerciement pour leur participation dans un second temps.

Le résultat est par ailleurs publié sur le site internet de la CRT ou selon le mode de communication le plus écoutées, acceptables du Pays.



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7ème étape : Signature du bon de commande ou contrat

L’exécution du marché implique une commande, cette dernière est établie avec le document type (voir bon de commande ou contrat).

Si un contrat doit être rédigé, se reporter à la procédure CH04/02.1/P - Elaboration des contrats et conventions (du chapitre 4 – Encadrement juridique des activités d’une délégation CRT).


Formats achats : (réquisitions, suivi réquisitions, demande de cotation, analyse de cotation, bon de commande, absence de cotation, accusé de réception (ou GRN), suivi achats, liste des fournisseurs)

Exemple de publication

Lettre d’invitation

Règlement de consultation

Bon de réception des offres

Liste des soumissionnaires

Déclaration de confidentialité et impartialité (annexe 1)

Rapport d’ouverture des offres (annexe 2)

Grilles d’analyse (annexe 3a)

PV de la commission d’attribution des marchés (annexe 3b)

Lettre d’attribution Lettre de remerciement

Procédure 3.1-3 – Annulation d’un appel d’offres

Quelle que soit la procédure suivie, appel d’offre local ou international, il est possible que lors de la commission d’appel d’offres, le marché ne puisse être attribué.

Les raisons les plus fréquentes sont : dépassement budgétaire, absence de réponses suffisantes en qualité ou en quantité, suspicion d’irrégularités.

Comme pour tout appel d’offres, le PV portant la décision d’annulation est transmis au bureau logistique-achats du siège pour validation préalable à la publication des résultats. Une fois validée, la décision est transmise par écrit à l’ensemble des soumissionnaires et mise en ligne sur le site de la CRT.

L’achat peut alors être traité en procédure 3 devis minimum, pour laquelle les soumissionnaires ayant répondu à l’appel d’offres initial devront obligatoirement être sollicités. Il est évidemment possible d’ouvrir la consultation à d’autres fournisseurs.

NB : Sauf demande du responsable géographique, en cas d’audit en cours de projet notamment, les dossiers d’achats restent archivés à la délégation jusqu’à la fin du projet. Une fois le projet terminé, ils doivent être envoyés au siège.



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3.4 Clôture et Archivage des dossiers d’achats

Procédure 4 – Clôture et archivage des dossiers d’achats

Pour les procédures d’archivage il faut se référer au MONI, en ce qui concerne les règles obligatoires d’archivages des dossiers achats, il faut retenir ceci :

Une fois l’achat terminé, c’est à dire après réception de la dernière livraison et paiement de la facture, il faut procéder à la clôture du dossier d’achat puis à son archivage.

Cela signifie :

• Créer un classeur spécifique pour les achats par projet. • Insérer en début de dossier le « Check List Dossier Achat ou AO », qui permet de contrôler que toutes

les pièces constitutives du dossier sont présentes selon la procédure d’achat qui a été mise en œuvre. Cette fiche doit être signée par le logisticien.

• Intégrer le dossier d’achat dans le classeur des achats du projet correspondant, par ordre croissant des réquisitions.

• Établir à la clôture du classeur une liste des dossiers d’achats qui y sont contenus (voir format). Les dossiers d’achat sont composés des originaux de : • Réquisition, • DED (si achat siège), • Cotations / Devis, • Demande de cotation, • Justificatif d’Absence de cotation si applicable (preuve des demandes fournisseurs obligatoirement

jointe aux dossiers), • Grille d’analyse de Cotation (si procédure 3 devis), • Bon de commande / Contrat Fournisseur, • Bon de Livraison et / ou Good Receive Note (GRN), • Copie Facture, • Dans le cas d’un marché de travaux le PV de réception.

Pour les appels d’offres, au terme de la procédure, un dossier complet papier et numérique est à remettre au Bureau Logistique Achat du siège pour archivage, il est composé de :

• La réquisition, • Les règlements de consultation et CCTP, • Les coupures de journaux originales des publications et les captures d’écran des sites Web, • La liste des retraits de dossier par les potentiels soumissionnaires, • La liste des soumissionnaires, • La copie des bons de réception des offres, • La déclaration de confidentialité et impartialité (annexe 1), • Le rapport d’ouverture des offres (annexe 2), • Le PV de la commission d’attribution des marchés (annexe 3a-3b), • Les lettres d’attribution et de remerciement, • Les dossiers des fournisseurs (y compris les enveloppes), • Le bon de commande ou contrat, • Bon de Livraison et / ou Good Receive Note (GRN),



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3.5 Achats spécifiques

• Copie Facture(s).


Check Liste Dossier Achat Check Liste Dossier AO

Règle 5-1– Achats additionnels

Il s’agit ici d’évoquer les cas d’achats additionnels, postérieurs à la sélection du fournisseur et à la passation de commande, qu’ils appartiennent ou non au même contrat de financement.

Suivant le double objectif de ne pas multiplier inutilement les procédures de sélection, et d’obtenir malgré tous des réponses avantageuses à nos besoins, dans quelles mesures ou limites est-il permis de recourir au fournisseur préalablement identifié ?

Deux cas de figure peuvent se présenter :

La délégation a référencé un fournisseur sur cette famille d’achats de façon globale, sans limite de volume et le contrat ou la cotation de ce fournisseur sont toujours valides : Dans ce cas, j’effectue l’achat chez mon fournisseur référencé.

Je n’ai pas de fournisseur référencé, mais j’ai fait des achats de même nature il y a quelque temps : Il est alors possible de s’appuyer sur le travail de sélection de fournisseur qui avait été fait alors, à condition que la procédure employée ait été égale ou supérieure, selon les modalités suivantes :

procédure demandée sur le projet actuel

procédure utilisée pour l'achat précédent

procédure autorisée pour ce nouvel achat durée

AO International (AOI)

AOI Procédure « 3 devis »*

6 mois à compter du BC ou contrat de la 1ère mise en concurrence

Procédure Inférieure (AOL / proc. « 3 devis ». / devis unique)

AOI

AO Local (AOL)

AOI / AOL Procédure « 3 devis » * procédure inférieure (proc. « 3 devis ». /devis unique)

AOL

procédure « 3 devis ».

AOI / AOL / « 3 devis ». devis unique si maintien du fournisseur retenu, sinon procédure « 3 devis »

devis unique procédure « 3 devis »

* il faut consulter tous les fournisseurs dont l'offre a été jugée admissible techniquement et financièrement lors de la consultation précédente



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Exemple :

Pour mon projet X, je dois sélectionner un fournisseur de tôles par le biais d’un AO. Or, un AO a déjà été lancé sur le même marché il y a 4 mois pour mon projet Y. Je peux donc consulter les fournisseurs dont l’offre a été jugée admissible lors de cet AO par le biais d’une procédure négociée.

Certains bailleurs ont des règles plus restrictives et potentiellement incompatibles avec l’utilisation de cette possibilité, il convient donc, à l’établissement du TPM en début de projet, de demander au bailleur en question, via une demande de dérogation, de pouvoir procéder selon cette règle interne CRT.

Règle 5-2– Achats en procédure d’urgence

Dans le cas d’un projet de réponse à l’urgence et qualifié comme tel par le bailleur, il est possible de recourir à la procédure du devis unique pour tous les achats, quels que soient les montants.

Hormis ce cas, les circonstances (évolution géopolitique, catastrophe naturelle ou sanitaire..) peuvent amener la Croix-Rouge du Tchad à déclarer une situation d’urgence au moyen d’une note interne du secrétaire général de la CRT et sur sollicitation du chef du coordinateur ou délégation ou du bureau géographique concerné en début de réponse à l’urgence.

La délégation est alors autorisée à appliquer la procédure du devis unique pour l’ensemble des achats effectués sur ce projet, ou durant la période définie.

Il ne faut pas confondre contexte d’urgence (ex : intervention suite à une catastrophe naturelle) et urgence de l’achat (ex : je suis en retard et n’ai plus le temps d’appliquer la bonne procédure).

Règle 5-3 – Achats référencés ou standardisés

Certains équipements font l’objet d’une standardisation (spécificités, marque, modèle) par le siège, qui a déjà mis en concurrence et identifié les fournisseurs correspondants.

La liste des articles standardisés ou référencés par contrat auprès de fournisseur est listée dans le catalogue de la CRT ou FICR et est réactualisée régulièrement. (exemple ordinateurs portables, radios, téléphones satellites, GPS, progiciels, véhicules, motos…

Si la délégation souhaite malgré tout s’approvisionner hors standard ou référencement siège, elle doit faire une demande de dérogation argumentée auprès du bureau logistique-achats.

Règle 5-4 – Achats internationaux

La possibilité d’étendre l’approvisionnement ou la sélection de fournisseur au-delà des frontières du pays d’intervention n’est pas à négliger, car elle peut permettre de dépasser les contraintes de certains marchés locaux :

manque de fournisseurs, forte inflation, délais de réponse ou de livraison des fournisseurs incompatibles avec les besoins du projet, faible qualité des offres etc.

De manière générale, les achats internationaux sont traités par la cellule achat du bureau logistique-achats



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de la CRT/Siege.

Dans des cas spécifiques toutefois, celui-ci peut autoriser la délégation à poursuivre l’achat en contact direct avec le fournisseur international identifié.


Note de service : Organisation des achats fait au siège pour les délégations de la CRT. Catalogue des articles standards du Mouvement Croix-Rouge et Croissant-Rouge (EIC) Catalogue de la CRT

Règle 5-5 – Achats auprès de centrales d’achats humanitaires (HPC)

Pour tous les achats faits auprès d’une centrale d’achats humanitaire (reconnue comme telle par les services de la Commission Européenne dans sa dernière liste en date) et notamment la FICR, la procédure du devis unique est autorisée et ce quel que soit le montant.

Les achats réalisés auprès de ces centrales sont gérés directement par le bureau logistique-achats du siège.


http://www.ifrc.org/en/what-we-do/logistics/procurement/



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CHAPITRE IV : GESTION DE LA TRESORERIE

4.1 La gestion de la caisse

4.1.1 Caisse du Bureau National

4.1.1.1 Les sorties de caisse Toute sortie d’espèces est validée par le Secrétaire Général ou par le Coordinateur de Programmes, et ordonnée par le trésorier Général et le Président ; cet acte est matérialisé par la signature de ces responsables sur la pièce de caisse. Ensuite, le bénéficiaire émarge pour confirmer la réception des fonds.

4.1.1.2 Les approvisionnements La caisse est approvisionnée à la demande du caissier chaque fois que le solde de caisse est inférieur ou égal à 250 000 F CFA. La demande d’approvisionnement est matérialisée par la fiche d’expression des besoins. Elle doit être accompagnée par la photocopie de la dernière page du cahier de caisse et du procès-verbal d’autocontrôle de la caisse. La caisse est approvisionnée exclusivement par retrait de la banque. Le plafond des approvisionnements de la caisse siège est de 500 000 F CFA. Cependant, ce plafond peut être dépassé lorsque certaines dépenses liées au paiement des salaires ou des frais de mission doivent être servies au personnel. Dans ce cas les paiements sont rapidement effectués pour éviter que les sommes importantes restent longtemps à la caisse.

4.1.1.3 Tenue du cahier de caisse La caisse est tenue par le caissier. Un numéro chronologique est affecté à chaque pièce de caisse. La pièce de caisse est enregistrée dans le cahier de caisse sous le même numéro. Le solde est déterminé immédiatement après chaque opération.

4.1.1.4 Les contrôles de caisse Le contrôle de caisse est effectué une fois par mois par le comptable ; le Secrétaire Général ou Coordinateur des programmes peut faire des contrôles de caisse inopinés à tout moment.

Chaque contrôle de caisse doit être matérialisé par un procès-verbal de contrôle de caisse signé du contrôleur et du caissier. Le procès-verbal de contrôle de caisse doit être porté à la connaissance du Secrétaire Général en cas d’anomalie constatée.



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4.1.2 Caisse des bases Le circuit d’approvisionnement des bases est le suivant :

4.1.2.1 Les sorties de caisse Toutes les sorties sont ordonnées par le chef de base ou par le Responsable Administratif et Financier ; cet acte est matérialisé par la signature de l’un ou des deux responsables. Ensuite, le bénéficiaire émarge pour confirmer la réception des fonds.

Les sorties de fonds doivent être faites suivant la fiche de besoins hebdomadaire qui se trouve en annexe.

4.1.2.2 Les approvisionnements Le coffre-fort est approvisionné essentiellement à travers les retraits de la banque ; La caisse est servie à la demande du caissier chaque fois que le solde de caisse est inférieur ou égal à 50 000 F CFA. La demande d’approvisionnement est matérialisée par la fiche d’expression des besoins. Elle doit être accompagnée par la photocopie de la dernière page du cahier de caisse et du procès-verbal d’autocontrôle de la caisse. Le plafond des approvisionnements de la caisse des bases est de 250 000 F CFA. Cependant, ce plafond peut être dépassé lorsque certaines dépenses liées au paiement des salaires ou des frais de missions doivent être servies au personnel. Dans ce cas les paiements sont rapidement effectués pour éviter que les sommes importantes restent longtemps dans la caisse.

4.1.2.3 Tenue du cahier de caisse La caisse est tenue par le caissier. Un numéro chronologique est affecté à chaque pièce de caisse. La pièce de caisse est enregistrée dans le cahier de caisse sous le même numéro. Le solde est déterminé immédiatement après chaque opération.

Le Responsable Administratif et financier tient également un cahier de suivi des mouvements de fonds dans le coffre-fort. Aucune dépense ne peut être effectuée à travers le coffre-fort.

COFFRE DE LA BASE

Admin/fin ou

Chef de Base

CAISSE DE LA BASE

Assistant

Fin/Caissier/C

Livre de

mouvement de

fonds

Livre de

caisse

Retrait de la banque

Admin/fin ou

Chef de Base



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4.1.2.4 Les contrôles de caisse Le contrôle de caisse est effectué une fois par mois par l’Assistant Administratif et Financier ; le chef de base peut faire des contrôles de caisse inopinés à tout moment.

Le chef de base ou l’Assistant Administratif et Financier doit faire la situation des fonds qui se trouvent dans le coffre au moins une fois par semaine.

La mission de supervision qui se rend dans une base doit s’assurer que tous les fonds de la CRT sont bien disponibles.

Chaque contrôle de caisse doit être matérialisé par un procès-verbal de contrôle de caisse signé du contrôleur et du caissier. Le procès-verbal de contrôle de caisse doit être porté à la connaissance du Secrétaire Général en cas d’anomalie constatée.

4.1.3 Les avances faites au personnel :

4.1.3.1 Les avances de mission ; Avant le départ en mission, le personnel doit présenter un budget de la mission ; après approbation du budget, une somme est remise à l’intéressé. A son retour, il présente le décompte de mission qui détaille toutes les dépenses engagées lors de la mission. Ce décompte est accompagné des pièces justificatives et déposé au bureau de l’Assistant Administratif et Financier. Ce dernier analyse les pièces, vérifie les calculs pour s’assurer de la cohérence des pièces justificatives par rapport au décompte.

Si l’avance versée est supérieure au montant dépensé et justifié, le personnel doit reverser le reste au plus tard deux jours après le retour de la mission. Au cas contraire, la différence est retranchée sur le salaire mensuel.

Si l’avance versée est inférieur au montant dépensé et justifié, le personnel recevra le reliquat.

Dans tous les cas le personnel fera l’effort de rester dans la limite de l’enveloppe budgétaire prévue, compte tenu des fonds disponibles.

4.1.3.2 Avances pour achat de biens et services Ce sont des avances remises au personnel pour effectuer les courses. L’acquisition des biens à travers les avances doit respecter les procédures d’achat stipulées au chapitre 3.

La personne qui reçoit les avances de biens et services doit faire la situation des opérations effectuées qu’elle remet à l’Assistant Administratif et Financier accompagné des factures.

Si l’avance versée est supérieure au montant dépensé et justifié, le personnel doit reverser le reste le même jour. Au cas contraire, la différence est retranchée sur le salaire mensuel.

Si l’avance versée est inférieur au montant dépensé et justifié, le personnel recevra le reliquat.



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4.1.3.3 Avances sur rémunération du personnel Les avances sur rémunération du personnel sont versés au personnel à leur demande, mais sur approbation du Secrétaire Général ou par le Coordinateur National des Programmes par délégation de pouvoir.

Les avances sur rémunération du personnel sont totalement retranchées du salaire mensuel.

La remise de fonds au personnel pour les avances doit respecter les procédures de sortie de caisse (points

4111 et 4121 ci-dessus)

4.1.4 Résumé des responsabilités sur la gestion de la caisse

N° Taches Responsable 1 Gestion matérielle des espèces Caissier 2 Enregistrement des écritures dans le livre de caisse Caissier 3 Classement des pièces justificatives Caissier et comptable 4 Contrôle de caisse Secrétaire Général ;

Coordinateur de programmes ; Admin Fin ; Comptable.

4.2 Gestion des comptes bancaires

4.2.1 Les signatures sur les comptes Le principe de double signature, principe généralement admis internationalement, est adopté par la CRT pour autoriser les décaissements bancaires sur tous les comptes.

Les signataires dans les régions et les départements sont désignés sur note de service par le Comité de Direction.

Les principaux signataires des comptes bancaires de la Société Nationale sont le Président et le Trésorier Général.

4.2.2 Les retraits de la banque Les chèques sont remplis par l’Assistant Administratif et Financier avant d’être présentés à la signature. Une copie du chèque de retrait est jointe à la pièce de banque. Le paiement des fournisseurs se fait par chèque suivant les procédures de passation des marchés et contrats. Les retraits bancaires d’un montant supérieur à 2 500 000 F CFA doivent se faire par chèque barré.

Les chéquiers sont tenus par le comptable ou par les Assistants Administratifs et Financiers des régions et départements.

L’émission de chèque au porteur ou en blanc (sans montant) est formellement interdite.



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Un seul chéquier par compte bancaire doit être utilisé.

4.2.3 La tenue du cahier de banque Le cahier de banque est tenu par le comptable ou l’Assistant administratif et Financier des régions et départements. Une pièce de banque est établie pour chaque opération de banque.

Les pièces sont numérotées par ordre chronologique et enregistrées dans un cahier de banque pour chaque compte bancaire avant le traitement comptable.

4.2.4 Rapprochement bancaire A la fin de chaque mois, le comptable ou l’Assistant administratif et Financier des régions et départements doit retirer les relevés bancaires du mois pour faire les rapprochements bancaires.

4.2.5 Résumé des responsabilités sur la gestion des comptes bancaire N° Taches Responsable 1 Établissement de chèque bancaire Le Responsable Admin fin 2 Enregistrement des écritures dans le livre de banque Le comptable 3 Saisie des opérations dans les journaux de banque Le comptable 3 Classement des pièces justificatives Le comptable 4 Rapprochement bancaire Le comptable 5 Approbation de l’état de rapprochement bancaire Secrétaire Général ;

Coordinateur de programme ;



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CHAPITRE V : TENUE DE LA COMPTABILITE

Afin de présenter des états financiers qui reflètent une image du fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de la Société, la comptabilité doit satisfaire au respect de la règle de prudence, aux obligations de régularité et de sincérité.

5.1 Principes comptables

5.1.1 Séparation des exercices Ce principe conduit au rattachement à un exercice comptable des produits correspondant à des droits acquis, et des charges correspondant aux services rendus.

5.1.2 Continuité d’exploitation Les comptes annuels sont évalués dans un contexte de poursuite des activités. En situation de non continuité d’exploitation, les comptes annuels sont établis en valeurs liquidatives.

5.1.3 Permanence des méthodes comptables A moins qu’un changement exceptionnel n’intervienne dans la situation de la CRT, la présentation des comptes annuels comme méthodes d’évaluation retenues ne peuvent être modifiées d’un exercice à un autre .Si des modifications interviennent, elles doivent être à l’annexe.

5.1.4 Coût historique A la date d’entrée dans le patrimoine de la CRT, les biens acquis à titre onéreux sont enregistrés à leur coût d’acquisition. Ce principe consiste à respecter la valeur nominale de la monnaie sans tenir compte des variations de son pouvoir d’achat.

5.1.5 Non – compensation Les éléments de l’actif et de passif sont évalués séparément ; Aucune compensation ne peut être opérée entre les différents comptes du bilan et du compte de résultat.

5.1.6 Image fidèle Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat.

5.2 Organisation du système comptable et financier La tenue de la comptabilité est sous la responsabilité de l’Assistant Administratif et Financier (A.A.F) qui supervise et consolide la comptabilité du siège et des antennes.



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L’organisation et les procédures comptables ont pour objectifs de s’assurer que :

- toutes les opérations enregistrées ont été réalisées pour mener à bien les activités de la CRT ; - toutes les opérations sont correctement comptabilisées ; - tous documents, livres et états comptables fournissent des informations suffisantes et fiables sur la

gestion des fonds.

Le système comptable est un ensemble de comptabilités informatisées et intégrées comprenant:

- la comptabilité générale; - la comptabilité analytique; - la comptabilité budgétaire.

La comptabilité est traitée sur un logiciel dont le mode d’utilisation est décrit dans le manuel utilisateur.

5.3 La comptabilité générale. La comptabilité générale a pour vocation d’enregistrer des opérations dans des comptes généraux issus du plan comptable de la CRT.

La comptabilité est tenue à travers les journaux suivants :

- Journaux de banque; - Journaux de caisse; - Journal des opérations diverses (dont la centralisation des salaires).

5.4 La comptabilité budgétaire

La comptabilité budgétaire a pour vocation d’enregistrer les opérations conformément aux chapitres et articles budgétaires dans le but de produire des états de suivi budgétaire;

Les états de suivi budgétaire produit par la comptabilité doivent permettre de rapprocher les réalisations aux prévisions. Les prévisions doivent être extraites du plan de trésorerie ayant servi à établir le budget annuel.

5.5 Imputations et traitement des opérations comptables La procédure d’enregistrement des pièces comptables se déroule en sept étapes: - réception des pièces justificatives; - vérification et approbation; - imputation comptable; - vérification de l’imputation; - saisie des pièces comptables; - classement; - édition des états comptables.



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Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références des justificatives.

Les numéros d’enregistrement sont continus par journaux. La fiche d’imputation sous laquelle est joint les pièces justificatives doivent porter le même numéro que celui du journal de saisie. Ces pièces sont classées par journaux de saisie et par ordre chronologique dans les chronos.

5.6 Productions des états financiers

Les informations financières doivent être pertinentes, clairement présentées et compréhensibles. Les informations doivent être présentées en temps utile, le plus rapidement possible après la fin de la période qu’elles concernent.

Les états comptables doivent faciliter le reporting des informations financières sur le formulaire du rapport financiers établit tous les trimestres,

Les comptes financiers annuels sont élaborés par l’Administrateur Financier afin d’être vérifiés par un auditeur externe.

5.7 Planning des travaux comptables

5.7.1 Travaux quotidiens

Trésorerie : Caisse

- Contrôle des pièces de caisse et du brouillard de caisse; - Codification des pièces de caisse; - Saisie des pièces de caisse; - Classement des pièces de caisse.

Trésorerie : Banque

- Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virements, avis de débits, virements reçus ...) ; - Contrôle des imputations ; - Saisie des transactions bancaires ;

- Classement des pièces de caisse.

Achats

- Imputation des factures; - Contrôle des imputations;



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- Saisie des transactions ; - Classement des pièces justificatives.

Stocks

- Enregistrement des entrées et sorties de stocks; - Mise à jour des fiches de stocks.

5.7.2 Travaux Mensuels

Trésorerie : Caisse - Inventaire physique de la caisse et rapprochement avec le solde comptable; - Edition du brouillard de caisse et rapprochement avec la comptabilité générale; - Saisie des écritures en non enregistrées.

Trésorerie : Banque

- Collecte des relevés bancaires ; - Saisie des frais bancaires ; - Edition des brouillards de banques et rapprochement avec la comptabilité générale ; - Contrôle des saisies du mois ; - Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse ; - Vérification de la cohérence du solde des comptes ; - Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation ; - Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires, avis de crédit et de débit, ordres de virement...) ; - Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente, chèques ou documents réceptionnés mais non transmis ...).

Achats

- Contrôle des saisies ; - Justification et analyse des soldes fournisseurs ; - Edition de la balance auxiliaire fournisseurs.

Paie

- Préparation de la paie ; - Préparation des chèques et ordres de virement ; - Centralisation de la paie ; - Saisie des écritures comptables ; - Classement des doubles de bulletins de paie; - Rapprochement entre la paie et la comptabilité générale; - Déclarations fiscales et sociales.



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Immobilisations

- Mise à jour du tableau d’immobilisations; - Etablissement des fiches d’immobilisations relatives aux acquisitions du mois et rapprochement avec les pièces justificatives.

Travaux de synthèse

- Edition du grand-livre général et de la balance générale; - Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts.

5.7.3 Travaux trimestriels

- Elaboration de l’état de suivi budgétaire; - Elaboration des rapports financiers trimestriels; - Calcul des ratios financiers et autres indicateurs de performance.

5.7.4 Travaux annuels

Trésorerie

- Arrêté du brouillard de caisse à la date de clôture de l’exercice; - Inventaire physique de la caisse en présence de l’auditeur externe; - Apurement des opérations en suspens.

Paie

- Edition de l’état récapitulatif annuel des salaires par individu; - Edition de l’état des congés à payer; - Déclaration en matière fiscale et sociale; - Constitution des provisions pour charges à payer (indemnité de fin de contrat).

Immobilisations

- Inventaire physique des immobilisations; - Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces; - Justificatives et la comptabilité générale; - Identification des immobilisations à mettre au rebut ou cédées en vue de les éliminer du fichier des immobilisations et de la comptabilité.

Autres travaux

- Rapprochement des états d’inventaires des consommables aux consommables acquises comptabilisées ; - Rédaction du rapport financier annuel ; - Commentaire du suivi budgétaire ;



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5.8 Sécurisation des données comptables Compte tenu de l’importance et de la sensibilité des informations financières, le fichier comptable doit être tenu avec le plus de sécurité possible. Le fichier comptable doit être installé sur un ordinateur protégé par un antivirus mis à jour. La sauvegarde des données dans un disque dur externe doit se faire en fin de journée, après la saisie des opérations quotidiennes. Les journaux de saisie sont clôturés après l’édition des états comptables périodiques ; la clôture des journaux ne permet plus la modification des écritures. Les états comptables édités sont classés par période et conservés avec soin. Les pièces comptables sont conservées pendant une durée légale de dix ans.



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CHAPITRE VI : GESTION DU MATERIEL ET DES EQUIPEMENTS

Les immobilisations de CRT comprennent notamment:

- les bâtiments;

- le matériel informatique;

- le matériel et mobilier de bureau;

- le matériel et mobilier d’habitation;

- le matériel de transport;

- les équipements divers.

Le Trésorier Général est le principal responsable de la gestion des biens reçus des partenaires financiers ou acquis sur fonds propres de la CRT.

Il est à préciser que le Logisticien est sous la responsabilité du Secrétaire Général et que celui-ci se doit de tenir les fichiers d’immobilisations qui doivent être actualisés à chaque mouvement des équipements (acquisition, dons et prêt d’un partenaire, reforme, retour du matériel au partenaire Etc.). Chaque immobilisation est identifiée dans le fichier par un numéro d’identifiant (code) unique. Le numéro d’identifiant et le label de la CRT sont inscrits sur l’immobilisation.

Le matériel de la CRT doit être utilisé uniquement pendant les heures de service et pour l’intérêt de la société, sauf dérogation faite à l’intéressé par le Président ou le Secrétaire Général pour des circonstances exceptionnelles.

6.1 Codification et marquage des immobilisations

6.1.1 Codification La codification des immobilisations est effectuée suivant le schéma ci-après: 1ère position : Code rubrique (matériel informatique, matériel de bureau, mobilier de bureau, etc.);

2ème position: code nature (bureau, table, etc.);

3ème position: numéro d’ordre;

4ème position: année d’acquisition.



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6.1.2 Etiquetage et marquage Toute immobilisation doit être étiquetée. Le code attribué à l’immobilisation est inscrit sur une étiquette collée sur l’immobilisation ou directement inscrit sur celle-ci à l’encre indélébile.

6.2 Suivi des immobilisations

6.2.1 Enregistrement des acquisitions A la réception du bon de livraison ou de la facture, chaque immobilisation fait l’objet d’ouverture d’une fiche historique qui retrace les étapes de la vie de l’immobilisation durant sa durée de détention CRT.

La fiche historique comprend notamment les informations suivantes :

- les réparations ou modifications importantes subies par l’immobilisation; - les affectations successives dans les différents services de CRT.

6.2.2 Inventaires physiques A la clôture de chaque exercice, il est effectué obligatoirement un inventaire physique de toutes les immobilisations sous la supervision conjointe du Secrétaire Général et du Trésorier. Cet inventaire fait l’objet d’un procès-verbal dûment signé par tous les membres de l’équipe chargée de la réalisation des inventaires.

Les procès-verbaux d’inventaire sont adressés au chargé des projets et Programmes au plus tard le 31 janvier de l’année.

6.2.3. Tableau récapitulatif des immobilisations A la fin de chaque exercice, le logisticien met à jour le tableau récapitulatif des immobilisations. Toute immobilisation acquise au cours de l’exercice et des exercices antérieurs doit figurer dans le tableau d’immobilisations.

Toute immobilisation inscrite dans le tableau d’immobilisations doit être justifiée par les copies des factures d’acquisition conservées au service Administratif Financier.

6.2.4. Formalités administratives des immobilisations Les formalités administratives (douane, assurance, impôts) de mise en service des immobilisations sont effectuées par l’Assistant Administratif et Financier.

6.2.5 Sorties des immobilisations La décision de mettre au rebut ou de céder une immobilisation relève exclusivement de la responsabilité du Comité de Direction.



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En cas de vol, en dehors des mission et intérêts de la CRT, sauf cas de force majeure, l’utilisateur sera responsable du dommage causé, sous réserve de l’appréciation de sa responsabilité par un comité ad hoc.

En cas d’accident en dehors de mission, s’il apparaît que l’utilisateur en est le principal auteur, et à défaut d’une police d’assurance qui couvre ce genre d’accident, les frais de réparation seront entièrement à sa charge. Si le matériel est détruit ou irrécupérable, il remboursera la valeur vénale.

La sortie des immobilisations par réforme peuvent se faire suivant les conditions ci-après :

- L’immobilisation à céder doit être la propriété de la CRT ; - L’approbation du Comité de Direction.

La réforme des immobilisations de la CRT doit se faire de manière transparente ; Le comité de Direction fixe les conditions de la réforme. Elle peut privilégier le personnel de la CRT si nécessaire.

6.2.6 Entretien et réparations des immobilisations

6.2.6.1 Responsabilité et périodicité des entretiens Chaque utilisateur est le premier responsable de l’entretien des immobilisations à sa disposition. Le logisticien doit veiller à ce que tous les matériels soient maintenus dans de bonnes conditions d’entretien et de maintenance. Le logisticien fixe les intervalles d’entretien en veillant au respect des exigences spécifiées par le fournisseur ou à défaut en prenant en compte l’avis d’un spécialiste. L’entretien des équipements est effectué suivant une des modalités ci-après :

- contrat de maintenance auprès du fournisseur ou d’un spécialiste reconnu; - consultation de 3 prestataires pour des entretiens ponctuels non contractualisés.

Chaque opération d’entretien doit être inscrite sur la fiche historique du matériel.

Le logisticien doit :

- vérifier en permanence la bonne tenue des fiches historiques de matériel; - vérifier la bonne exécution des exigences d’entretien; - prendre des mesures nécessaires pour faire exécuter convenablement les opérations d’entretien.

6.2.6.2 Réparation des immobilisations Chaque utilisateur qui constate une panne ou une défaillance d’un matériel doit la signaler au logisticien. Les propositions de résolution sont faites par le logisticien, et présentées au Secrétaire Général, et qui à son tour, les proposent au Comité de Direction au cours d’une réunion ordinaire ou extraordinaire pour avis définitif. Chaque accident est enregistré dans la fiche historique du matériel.

Les équipements doivent toujours être réparés:

- soit par les techniciens du fournisseur du matériel, notamment si le matériel est sous contrat; - soit par un spécialiste reconnu, sélectionné sur la base d’une consultation de 3 prestataires.



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La certification des travaux est faite par le logisticien qui avise le coordonnateur des programmes.

La réparation d’une immobilisation qui doit être retournée à un partenaire doit effectuer suivant les conditions prévues dans le contrat avec ce partenaire.

6.2.7 Les Constructions La construction des infrastructures appartenant à la CRT doit se faire suivant les procédures de passation de marchés et contrats (chapitre 3)

Le Secrétaire Général ou le chargé de Programme par délégation de pouvoir, est le seul interlocuteur de l’entrepreneur. Toutefois, le suivi des travaux doit être assuré par une équipe composée du Coordinateur de Programmes, du Superviseur Technicien, du responsable du service logistique et éventuellement du représentant du bailleur.

Un cahier de suivi doit être ouvert pour permettre à chaque membre de l’équipe de mentionner ses remarques lors de ses visites du chantier. Si une remarque est formulée verbalement au responsable de suivi, celui doit mentionner cette observation au cahier.

Le Secrétaire Général ou le chargé de Programme doit consulter régulièrement ce document pour tenir compte des suggestions lors de ses rencontres avec l’entrepreneur.

Si le chantier est très important, il faut associer un expert externe pour le suivi technique.

Pour le paiement de chaque tranche, une réunion de l’équipe de suivi doit être tenue, pour évaluer les progrès, les succès et les échecs en vue d’orienter les travaux.

A la réception provisoire du chantier, le Responsable du suivi doit établir un procès-verbal signé par tous les membres de l’équipe de suivi et de l’entrepreneur.

En cas de supplément de travail suffisamment motivé, un avenant peut être fait ; dans tous les cas, le montant de l’avenant ne peut être supérieur au montant du contrat initial.

Si le prestataire n’honore pas ses engagements dans les délais, il est soumis au paiement des astreintes selon les conditions fixées dans le contrat.

La réception définitive du chantier intervient à l’expiration du délai fixé dans le contrat ; le Responsable du suivi doit établir un procès-verbal signé par tous les membres de l’équipe de suivi et de l’entrepreneur si aucune anomalie n’est à signaler. Dans ce cas la caution ou la retenue de garantie est remboursée au prestataire.



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CHAPITRE VII: LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Cette procédure a pour objectif de formaliser et d’uniformiser la gestion des ressources humaines de la CRT. Elle s’applique à tout le personnel en service à la CRT.

7.1 Le recrutement du personnel (sur la base des exigences des projets et programmes) En principe, le personnel de la CRT est constitué de volontaires acquis à la cause de a la CRT. Toutefois,

pour la mise en œuvre des programmes et projets financés par les partenaires financiers, la CRT recrute des

personnes externes.

Les principes suivants doivent être respectés lors de tout recrutement :

- La concurrence : appel à un large éventail de candidats avec les qualifications requises et identifier le meilleur postulant qui répond à la définition du poste à pourvoir

- La transparence : Les renseignements, y compris les critères de sélection, doivent être fournis intégralement et équitablement à tous les candidats ; un comité de recrutement doit être également mis en place.

- L’équité selon le genre : pour encourager les candidates féminines dans différents types d’emplois, à qualification égale, la priorité est donnée aux candidatures féminines.

- Atout : Etre adhérent de la CRT et connaître ses activités, notamment le secourisme.

Pour tout recrutement à un poste, les termes de référence doivent être définis par le service demandeur, approuvés par la direction du sous projet, et adressés au service administratif et du personnel pour action ;

Après l’élaboration des termes de référence, le service administratif doit procéder à la publication la plus large possible. Cette publication doit répondre au principe de transparence dans les recrutements du personnel. De même, la durée de la publication ne peut être inférieure à 10 jours.

Les dossiers doivent être reçus sous pli fermé à l’adresse indiquée dans les termes de référence, et ne peuvent être ouverts que par un comité désigné par la direction, dont la composition et le rôle doivent être défini.

Après analyse des dossiers par le comité, une liste de candidat répondant aux critères est dressée afin de participer aux tests écrits et/ou interviews.

Au terme de la sélection, un procès-verbal est établit. Le procès-verbal doit être approuvé par le Secrétaire Général sur la base des recommandations du comité de sélection. Le Secrétaire Général peut aussi, en fonction des informations à sa disposition, ne pas respecter le classement suggéré par le Comité lors du choix final. Dans ce cas, il doit justifier par écrit et documenter le choix opéré.

Une fois la sélection faite, s’il s’agit d’un poste de Directeur technique, le Secrétaire Général doit au préalable obtenir l’approbation du Comité de Direction. Une offre d’engagement est proposée par le Secrétariat Général au candidat avec le niveau du salaire et les documents pertinents (conditions d’emploi, règlement du personnel) ; le candidat sélectionné peut l’accepter ou le refuser par écrit.



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Avant la signature du contrat, le candidat doit se faire examiner par un Médecin agréé par l’Etat dans son lieu de résidence et envoyer les résultats (attestation médicale) au SG au siège et aux régions de CRT.

A la réception de l’attestation médicale, un contrat de travail est établi reprenant les conditions définies dans l’offre dûment signé du candidat sélectionné et envoyé pour signature au Secrétariat Général.

Le candidat doit au préalable fournir les documents suivants :

- une copie de la pièce d’identité ; - une copie de son acte de naissance ; - une copie certifiée conforme de tous ses diplômes et attestations ; - certificats de travail ; - Casier judiciaire et un certificat de Nationalité Tchadienne pour des postes nationaux

De même, le Secrétariat Général doit procéder à l’immatriculation de la nouvelle recrue à la caisse nationale de la prévoyance sociale.

En principe, un recrutement transparent et concurrentiel devrait aboutir à la sélection du meilleur candidat, sur une base temporaire pour une période d’engagement à l’essai n’excédant pas 3 mois. Sur la base d’une évaluation favorable du superviseur au terme de la période de 3 mois, le candidat peut obtenir un contrat d’une durée supérieure, conformément au document du projet et aux termes de référence du poste. La durée du contrat ne doit jamais dépasser la durée du projet.

Les fonctionnaires du gouvernement peuvent concourir aux postes à pourvoir. Toutefois, si la candidature d’un fonctionnaire est retenue, ce dernier doit impérativement se libérer de son statut de fonctionnaire et se mettre à la disposition du projet à plein temps.

7.2 La durée du contrat de travail Le contrat de travail peut être conclu pour une durée déterminée. Pour les expatriés, la durée du contrat est fonction de la durée de vie du projet/programme.

Après la signature, les contrats de travail sont soumis au visa de l’Office Nationale pour la Promotion de l’Emploi (ONAPE).

7.3 Gestion de la paie La procédure s’applique mensuellement pour le paiement des salaires du personnel. La procédure est déclenchée dès le 20 de chaque mois par l’Assistant Administratif Financier. Les salaires sont payés à la fin du mois. Le paiement est constaté par un bulletin individuel de paie qui est établi de manière à faire apparaître clairement les différents éléments de la rémunération, la catégorie professionnelle, la nature exacte de l’emploi occupé. La grille de salaire appliquée par la CRT est en annexe.

La rémunération est payée en espèces, par virement ou chèque bancaire. Lorsque le travailleur exprime le besoin, un acompte de quinzaine peut lui être accordé. Le paiement du salaire mensuel tiendra compte de l’avance perçue.



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La procédure comprend les opérations suivantes :

- préparation de la paie ; - calcul et édition des bulletins de paie ; - contrôle des bulletins et des états de paie ; -Disponibilité financière pour le paiement des salaires ; - préparation des chèques et des ordres de virement ; - signature des chèques et ordres de virement ; - dépôt des ordres de virement à la banque, remise des chèques aux bénéficiaires et paiement par espèces du personnel dans les bases.

7.3.1 Préparation de la paie La préparation de la paie consiste essentiellement en la collecte des éléments variables du mois : - nombre de jours travaillés; - heures supplémentaires; - avances ou acomptes sur salaires.

Les éléments variables des régions et départements doivent être transmis à l’Assistant Administratif et Financier au plus tard le 20 du mois.

7.3.2 Calcul et édition des bulletins de paie L’Assistant Administratif et Financier :

- saisit les éléments de paie du mois;

- édite le livre de paie du mois; - transmet les

bulletins, livres de paie et les états au coordonnateur pour contrôle.

7.3.3 Contrôle des bulletins et des états de paie Le Secrétaire Général : - contrôle les bulletins de paie ainsi que les états de salaires ; - vise les états de paie ; - transmet les états à l’Assistant Administratif et Financier pour établissement des chèques et des ordres de virement.

7.3.4 Préparation des chèques et ordres de virement L’Assistant Administratif et Financier : - prépare les chèques et les ordres de virement ; - transmet les chèques, les états de virement, et les bulletins au Président et au TG pour signatures.



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7.3.5 Signature des chèques et des ordres de virement Le Secrétaire Général, appuyé du Coordinateur National : - rapprochent les bulletins de paie avec les chèques et les ordres de virement; - retournent les bulletins, les chèques et les états à l’Assistant Administratif et Financier.

7.4 Congés et absences

7.4.1 Durée et départ en congé régulier La période de référence s’étend du 1er Janvier au 31 Décembre de chaque année ; les congés se calculent et se prennent en jours ouvrés : les jours ouvrés sont les jours réellement travaillés. Le personnel a droit à 2 jours ouvrés par mois de travail effectif, soit 24 jours par an.

Toutes les absences ne dépassant pas 7 jours par an ne sont pas prises en compte dans le calcul de la période de travail effectif. Les absences non considérées comme temps de travail effectif et donc non payées sont :

-les absences non autorisées,

-les absences exceptionnellement autorisées mais entraînant un retrait de salaire, les mises a pied.

Les absences considérées comme temps de travail effectif sont les absences pour maladies dûment constatées (maximum de 6 mois), absences pour accident de travail ou maladies professionnelles, les congés de maternité, les permissions exceptionnelles pour raison familiales, les absences pour activités syndicales, les absences pour formation professionnelle.

La date de départ en congé est déterminée d’un commun accord entre la CRT et le salarié en tenant compte des impératifs de travail et des désirs du travailleur. Cependant, obligation est faite au travailleur de prendre au moins 15 jours durant l’année

7.4.2 Congés spécifiques Les jours fériés sont ceux reconnus par la législation en vigueur au Tchad ; Mais il est à préciser qu’en tant que volontaire de la Croix-Rouge, le personnel de la Croix-Rouge du Tchad, se doit d’être en alerte 24h/24h et ne peut prétendre en cas de force majeur, jouir des congés.

Les jours fériés généralement admis sont:

- 1er janvier : Jour de l’An ; - 1er Mai : fête du travail ; - 08 Mai : fête International de la Croix-Rouge ; - 25 Mai : anniversaire de la Libération du Continent Africain ; - 11 Août : anniversaire de la proclamation de l’Indépendance du Tchad ; - 1er Novembre : fête de la Toussaint ; - 28 Novembre : Anniversaire de la proclamation de la République ; - 1er Décembre : Journée de la Liberté et de la démocratie ; - 25 Décembre : fête de Noël ;



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- Lundi de Pâques : 1 jour ; - Maouloud Al Nebi : 1 jour ; - Aid Al Fitr : 1 jour ; - Ail Al Adha : 1 jour.

Les congés exceptionnels liés aux événements familiaux n’entraînent pas une diminution de salaire ; ces permissions exceptionnelles ne concernent que la famille légale du salarié ; ces permissions doivent se prendre au moment de l’évènement et la durée s’exprime en jours ouvrés avec un maximum de 7 jours par an.

Il est accordé suivant les règles fixées par le Code de travail un congé de maternité de 14 semaines dont 6 semaines avant l’accouchement et 8 semaines après. Pendant cette période, le contrat de travail est suspendu.

En cas de maladie dûment constatée par un médecin, le contrat de travail est suspendu (sans perte de salaire) pendant l’absence du travailleur ; la durée limite de cette absence est de deux (2) mois. En cas de prolongation de la maladie, l’employé reçoit son salaire dans les proportions fixées par le Code du travail.

La suspension de contrat de travail pour maladie dûment constatée pendant la période de congé s’ajoute à la période de suspension tenant au congé du salarié. En conséquence, la durée du congé doit être prorogée pour l’accomplissement de la durée initialement prévue.

L’accident de travail, l’accident de trajet, les maladies professionnelles suspendent le contrat ; le salarié à la garantie de maintien de son embauche pendant toute la durée de son incapacité et bénéficie de l’assurance auprès de la CNPS.

La CRT est tenue de faire la déclaration à la CNPS dans un délai de 48heures (accident) et de 10 jours (maladie professionnelle) à partir de l’heure de l’accident ou de la constatation du caractère professionnel de la maladie.

7.5 Sanctions disciplinaires Il est d’usage avant d’arriver à un licenciement d’user des sanctions disciplinaires progressives qui ont pour but d’avertir le salarié qu’il doit reformer sa conduite s’il veut éviter un licenciement.

L’avertissement oral ou écrit, le blâme et la mise à pied temporaire sont destinés à éviter le licenciement, mais ils conduisent à cela et le justifient en cas de récidive.

En cas de faute lourde, la CRT n’est pas dans l’obligation de donner un préavis, ni de verser l’indemnité compensatoire de préavis, ni l’indemnité de licenciement. Par contre, l’indemnité compensatoire de congé est due. Exemples de faute lourde :

-Vols, fraude, falsification et détournement de fonds, de matériels, de documents et outils de travail ;

- Insubordination, manque de respect, refus d’obéissance, incitation des salariés à la désobéissance ;

- Manque de conscience professionnelle accompagné de négligences graves ;



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-Scandale sur le lieu de travail, insultes, menaces envers le personnel se trouvant sur le lieu de travail, bagarre au lieu de travail ;

- Sabotage d’un outil de travail, utilisation des équipements de la CRT pour de tierces personnes ou à des fins incompatibles avec les activités de La CRT ;

-divulgation d’une information confidentielle et grave infraction à la sécurité.

7.6 L’évaluation du personnel Le contrôle et l’évaluation des performances du personnel sont une responsabilité normale du Secrétariat Général. Ils sont effectués comme faisant partie d’un processus de perception des informations sur les performances et les progrès individuels des collaborateurs par rapport aux tâches et objectifs assignés.

La CRT doit organiser l’évaluation du personnel avant les renouvellements des contrats.

7.7 Renouvellement des contrats Le contrat est renouvelé en fonction de la disponibilité des fonds et du rapport d’évaluation.

En cas de fraude ou malversation prouvée et documentée, le Secrétaire Général soumet les faits au Comité de Direction et propose les actions prises pour remédier à cette situation.

7.8 La Séparation Le contrat prend fin par :

La démission : l’employé prend l’initiative de mettre un terme aux relations professionnelles ;

L’expiration : le contrat s’achève à son terme ;

La résiliation du contrat avant son terme : Chaque partie peut rompre le contrat avant la date d’expiration, à condition de donner un préavis par écrit à l’autre partie.

7.9 Représentation du personnel Il est prévu une délégation du personnel à la CRT ; Cependant, la représentation du personnel n’est possible que s’il y a plus de dix (10) salariés.

Les délégués ont pour mission :

- de présenter à l’employeur les réclamations éventuelles individuelles/collectives des salariés ; - de régler les divergences nées des différends individuels/collectifs avec l’employeur ou de

chercher à les aplanir ; - de saisir l’inspection du travail pour toute plainte ou réclamation concernant l’application des

prescriptions légales ou réglementaires dont elle est chargée d’assurer le contrôle.



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7.10 Formation permanente Le programme de formation permanente est piloté en partenariat avec les bailleurs de fonds qui mobilisera les ressources nécessaires pour la formation continue du personnel de la CRT. Il n’y a pas de règles prédéfinies à ce sujet.

7.11 Les types de mission La CRT distingue des missions sur le territoire et les missions à l’étranger.

7.11.1 L’ordre de mission Les ordres de mission sont approuvés par le Secrétaire Général. Dans les bases, c’est le chef de base qui ordonne les missions. Le Président National ordonne les missions de tous les membres du Comité de Direction et du personnel de gestion.

Les ordres de mission sont établis en deux exemplaires ; une copie adressée à l’intéressé et une copie qui sera archivée.

7.11.2 Les frais de mission Les frais de mission comprennent :

- Les frais de transport ; - Les frais d’hébergement et restauration ; - Les perdiems ; - Les frais de visa et des taxes pour les missions à l’étranger.

7.11.3 Les décomptes de mission Pour le personnel volontaire, il n’y a pas de décompte de mission ; toutefois, pour le personnel recruté pour la gestion des projets et programmes, Les décomptes de mission sont déposés deux jours au plus tard après la fin de la mission. Les pièces justificatives conformes doivent accompagnées le décompte.

7.11.4 Les rapports de mission Un rapport de mission est exigé de chaque missionnaire au plus tard 2 jours après le retour de mission. Ce rapport est annexé à l’ordre de mission et classé.

Aucune mission, ne peut s’effectuer sans l’accord au préalable du Président National ou de son intérimaire. Le Secrétaire Général ou le Coordinateur des Programmes proposent des missions, qui seront étudiées par le Comité de Direction, et elles ne peuvent s’effectuer qu’après validation par le Comité de Direction



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7.11.5 Résumé des responsabilités sur la mission

N° Taches Responsable 1 Préparation de l’ordre de mission Administration 2 Signature de l’ordre de mission SG/ Coordinateur des Programmes 3 Avance de mission Validation : SG/ Coordinateur des Programmes

Approbation : Président et TG 4 Pièces justificatives Le responsable de la mission 5 Décompte de frais de mission Le responsable de la mission 6 Validation décompte frais de mission SG/ Coordinateur des Programmes 7 Rapport de mission Le responsable de la mission 8 Approbation du rapport de mission SG/ Coordinateur des Programmes



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CHAPITRE VIII : L’AUDIT INSTITUTIONNEL

Chaque année, le Secrétaire Général organise le recrutement d’un bureau d’audit externe qu’il propose au Comité de Direction afin de réaliser l’audit institutionnel de la CRT. Les travaux de vérification couvriront tous les financements reçus de l’Etat et des partenaires, les fonds propres de la CRT, ainsi que l’ensemble des dépenses engagées suite à l’utilisation des ressources financières et matérielles.

8.1 Objectif L’objectif de l’audit externe est de certifier la régularité, la sincérité et l’image fidèle des comptes, du résultat et des états financiers établis par le personnel de la CRT.

Certes les auditeurs externes apprécient aussi les dispositifs du contrôle interne, mais ils s’intéressent davantage à ce qui garantit les trois caractéristiques fondamentales ci-dessus énoncées. Les dispositifs de l’audit externe sont essentiellement financiers et comptables.

L’audit doit donner l’assurance raisonnable que les financements reçus de l’Etat, des partenaires Financiers et les fonds propres ont été gérés conformément :

- aux normes et principes comptables généralement admis en la matière ; - aux lois et règlements en vigueur ; - aux accords, descriptifs de projet, budgets, et aux plans de travail ; - aux procédures administratives, comptables et financières ;

8.2 Etendue L’audit doit permettre d’établir que :

- tous les fonds propres ou reçus de l’Etat et des partenaires financiers ont été utilisés pour le compte des projets et programmes, dans un souci d’économie et d’efficacité et uniquement aux fins desquels ils ont été accordés ;

- tous les documents justificatifs nécessaires, dossiers et comptes ont été tenus pour toutes les opérations, notifiées aux moyens des états de dépenses et relevés de comptes ; il doit exister des relations évidentes entre les livres de comptes et les états financiers, ainsi que le niveau de décaissement et l’état d’avancement des projets et programmes ;

- les fonds sont enregistrés dans les comptes et sont utilisés conformément aux dispositions des accords et aux règles et procédures de la CRT.

- les états financiers, ont été établis conformément aux normes internationales et principes comptables généralement admis et donnent une image fidèle et sincère de la situation financière.

8.3 Préparation d’une mission d’audit externe La préparation d’une mission d’audit est aisée lorsque la comptabilité est tenue au jour le jour et que le suivi, l’évaluation et le contrôle interne sont effectués régulièrement ; cela évite l’accumulation des travaux à effectuer à l’approche de la mission et les surprises de dernière minute.



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Le comptable doit s’assurer que :

- tous les travaux de régularisation ont été effectués ; - Les documents administratifs, financiers et comptables existent, sont fiables et sont classés de

manière adéquate ; - Les rapports financiers sont disponibles et sont obtenus sur la base du système comptable utilisé ; - L’inventaire des biens durables acquis sur fonds propre ou reçu des partenaires financiers est fait et

que les informations sont reportées sur le modèle de formulaire d’inventaire de la CRT. - La documentation sur l’utilisation, la gestion et la sauvegarde des équipements sont disponibles ; - Le dossier du personnel comporte tous les documents de base et sont classés de manière adéquate ; - La situation sur les impôts sur salaire et la CNPS est prête ; - Le personnel a été évalué et que les droits des salariés ont été régularisés avant le renouvellement de

contrats ;

Les documents à préparer sont les suivants :

- L’autorisation administrative, les statuts, Règlements intérieurs et l’organigramme ; - Le budget général de l’institution ; - Les accords signés avec les partenaires financiers y compris les budgets spécifiques et les “Works

Plan” ; - Les différents Rapports d’activité et de suivi des projets et programmes ; - L’état d’inventaire physique des biens durables ; - Les relevés bancaires Janvier – Décembre et Les rapprochements bancaires mensuels ; - Les procès-verbaux de contrôle de caisses à la date de clôture ; - Dossiers de passation de marché ou d’appels d’offres ; - Logiciel utilisé pour la comptabilité de sous projet ; - Les états comptables (grand-livre général et analytique, balance général et analytique) ; - les originaux ou les copies certifiés des pièces justificatives ; - Etats de suivi budgétaire ; - Dossier du personnel ; - Rapport d’audit de la période précédente ; - Les correspondances et Minutes des réunions diverses ; - Etc.

8.4 Déroulement de la mission d’audit externe

8.4.1 Réunion de démarrage Il est préférable que le démarrage d’une mission d’audit externe commence toujours par une réunion d’ouverture.

La réunion d'ouverture a pour but d'établir les premiers contacts avec l'ensemble des personnes impliquées dans l'audit avant le début des travaux.

Les personnes présentes à cette réunion sont :

- Le responsable du bureau d'audit ou son délégué ;



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- Les auditeurs chargés de la mission ; - Le Secrétaire Général ; - Le personnel clé ;

Un procès-verbal de la réunion de démarrage est dressé à la fin de celle –ci et il doit faire ressortir la liste des documents mis à la disposition des auditeurs.

8.4.2 Remise des documents et début des travaux d’audit Après la réunion de démarrage, le comptable met à la disposition de l’auditeur tous les documents contenus sur la liste.

L’auditeur peut alors entrer dans l’exploitation documentaire ; la méthodologie à suivre par l’auditeur doit être exposée lors de la réunion de démarrage ; de manière générale, la méthodologie d’une mission d’audit d’un sous projet est la suivante :

- Prise de connaissance de l’organisation ; - Evaluation du système de contrôle interne ; - Examen des comptes ; - Revue et présentation des états financiers ; - Réunion de restitution.

Pendant le déroulement de la mission, tout le personnel doit être disponible à collaborer avec la mission d’audit

En principe, la visite des réalisations sur le terrain doit être prévue à l’avance ; mais, l’auditeur peut exiger des vérifications supplémentaires sur des équipements ou sur les activités réalisées pour lui permettre d’exprimer son opinion raisonnable en toute connaissance de cause.

8.4.3 Réunion de restitution La réunion de restitution est une séance au cours de laquelle l’auditeur présente les premières conclusions de la mission qu’il vient de réaliser ; à cette occasion, la CRT peut produire les preuves contraire de l’affirmation de l’auditeur afin qu’il le retire du rapport ; il peut aussi donner les raisons qui justifient la survenance d’une faiblesse constatée ;

8.4.4 Production Des rapports La production des rapports d’audit externes commence par l’envoi du rapport d’audit provisoire (draft) à la CRT ; En réunion présidée par le Secrétaire général les observations et commentaire sont collectés puis transmis à l’auditeur afin qu’il en tienne compte. Les commentaires sur tous les constats/observations, risques/conséquences/implications et recommandations formulés par l’auditeur doivent être faites ; le rapport d’audit doit prévoir un espace à cet effet (commentaire de la direction ou commentaire du management).



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L’auditeur produit un rapport d’audit définitif (rapport d’audit sur les comptes et lettre de contrôle interne) adressé au Président National de la CRT en nombre d’exemplaire et délai fixé dans le contrat d’audit.

8.4.5 Utilisation du rapport d’audit Les constats/observations, risques/conséquences/implications et recommandations formulées par l’auditeur et validés dans le rapport d’audit définitif ne sont plus changeables ; dans une réunion présidée par le Secrétaire Général ou le Coordinateur National des Programmes, un plan de mise en œuvre des recommandations élaboré ; il doit être suivi périodiquement.



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CHAPITRE IX : AMENDEMENTS ET MODIFICATIONS

La nature des activités de la CRT implique que ce manuel de procédures soit révisé et complété au fur et à mesure de l’évolution de l’institution et de son contexte de travail. La révision du manuel émane du Comité de Direction, sur proposition de la Coordination du Secrétaire Général.

La révision peut être partielle (par titre, par exemple) ou intégrale. Le présent manuel doit donc être considéré par ses utilisateurs comme un outil qui peut et doit s’adapter aux nouvelles orientations de la CRT et aux exigences de son environnement. Pour ce faire, un Comité de révision doit être institué à l’effet d’examiner les demandes de révisions émanant des différentes structures de l’agence. Ce comité est placé sous la supervision du Secrétaire Général. Il est composé :

- du Coordinateur des projets et programmes ; - d’un représentant du Département Administratif et Financier ; - et d’un représentant de la Direction qui sollicite la modification. Les propositions d’amendement validées par le comité de révision doivent être approuvées par le Comité de Direction.

Dans tous les cas, toute modification et/ou correction doit obéir aux conditions suivantes :

- Consentement de tous les membres du Comité chargé de la révision du Manuel ; - Approbation du Comité de Gestion.



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ANNEXES



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Annexe 1 Réquisition

REQUISITION FOR QUOTATION Country code Number FOR PURCHASE TD

OTHER (WH dispatch, etc

Delegation and Department / Demandeur et département Desired delivery date

Transport means: Air Road Name&full delivery adress / Adresse complète

Contact name Tel / Fax:

N° Article Article

Item description Description de l'article

Quantity Quantité

Unit Unité

Project Projet

Activity Activité

Donor Donateur

Budgetary limit

Unit price Prix unitaire

Total price Prix Total

Currency Devise

Total value Valeur totale

For action/Pour traitement

Shipping marks ( ex:commodity tracking n°, red cross logo, Echo logo)

Remarks (clearing agent, packing instructions, etc,…)/Commentaires et justification (instructions d'emballage)

Field Approval

Name Signature Date

Requester

Program coordinator

Finance

Président

COPIES: White Logistics file/green: to finance with invoice/Blue: Logistics Requisition, chrono file/Yellow: Requisitioning department

Blanc: dossier logistique/Vert:aux finances avec facture/Bleu: classeur chrono requisition/jaune: demande



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Annexe 2 : Demande de proposition Date : N° de dossier :__________

Objet : Demande de proposition pour [DESCRIPTION DES SERVICES]

Mesdames, Messieurs ;

Veuillez soumettre une proposition pour [DESCRIPTION DE SERVICES] concernant la Demande de proposition susmentionnée. Votre proposition pourrait constituer la base d’un contrat entre votre entreprise et notre institution.

Pour vous permettre de préparer votre proposition, veuillez trouver ci-joint:

a) Annexe I: Les termes de référence (TDR), contenant une description des besoins qui justifient le recours à ces services.

b) Annexe II: Conditions relatives aux contrats de services de la Croix Rouge du Tchad.

c) Annexe III: La Fiche de renseignements sur le prestataire que vous devez remplir et retourner avec votre proposition.

d) Annexe IV: Formulaire de devis (le cas échéant).

La présente lettre ne saurait en aucun cas être interprétée comme une offre de contrat avec votre entreprise/institution.

Modalités de soumission

Votre proposition doit être rédigée en_______________.

Elle doit comporter les documents suivants:

a) Composante technique et b) Composante financière. Votre proposition, contenant _____original (aux) et____ copies, doit être placée dans deux enveloppes internes cachetées, elles-mêmes placées dans une enveloppe externe cachetée, selon les modalités ci-dessous:

L’enveloppe externe doit être libellée comme suit:

Proposition pour [DESCRIPTION DU SERVICE] N° de dossier (adresse de la Croix Rouge du Tchad)

Les deux enveloppes internes doivent porter le nom et l’adresse de votre entreprise. La première doit porter la mention « Proposition technique » et contenir la composante technique de votre proposition. La seconde doit porter l’inscription « Proposition financière » et renfermer votre composant prix.



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Les propositions doivent parvenir à la Croix Rouge du Tchad au plus tard le_________à________. Toute proposition reçue après cette date ou envoyée à une autre adresse sera rejetée. La Croix Rouge du Tchad peut décider de prolonger le délai de soumission des propositions. Il en avisera alors tous les contractants potentiels par écrit. L’extension du délai peut s’accompagner d’une modification des documents de la DDP préparés par la CRT sur sa propre initiative ou en réponse à une précision demandée par un éventuel contractant.

Votre proposition doit rester valable pendant 90 jours à compter du délai de soumission. LA CRT fera le maximum pour choisir une entreprise dans ce délai.

Veuillez noter que le coût de préparation d’une proposition et de négociation d’un contrat, y compris tout éventuel voyage nécessaire, n’est pas remboursable et ne peut non plus être inclus comme coût direct de votre prestation.

Toute demande de précision doit être adressée à [Nom du responsable technique en charge du dossier] à l’adresse _______________________. LA CRT est libre d’adresser un exemplaire d’une question particulière, et sa réponse, à toutes les autres entreprises invitées à soumissionner.

Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous dire par mail:

a) si vous avez bien reçu la présente demande de propositions;

b) si vous avez ou non l’intention de présenter une proposition.

Contenu de la proposition

Composante technique:

La composante technique de votre proposition doit être présentée avec concision et être structurée dans l’ordre suivant. Elle doit comporter les informations suivantes, mais peut en contenir d’autres:

a) Description de l’entreprise et de ses qualifications

Une brève description de votre entreprise/institution et un court exposé de votre expérience ou de vos projets récents d’une nature similaire. Vous devez aussi fournir des références et toute information susceptible de faciliter notre évaluation de la fiabilité de votre entreprise/institution et de sa capacité financière et de gestion à fournir les services requis.

b) Compréhension des spécifications exigées pour les services, y compris des hypothèses

Inclure toute hypothèse ainsi que vos commentaires sur les données telles qu’elles figurent dans les termes de référence, ou que vous jugez nécessaires.

c) Approche, méthodologie, calendrier et résultats proposés

Tout commentaire ou suggestion sur les termes de référence, ainsi que votre description détaillée de la manière dont votre entreprise/institution répondrait aux termes de référence. Vous devez joindre les calendriers de mise en œuvre.

d) Personnel proposé pour mener à bien le travail

La composition de l’équipe que vous proposez de fournir, avec les qualifications et l’expérience de ses membres, accompagnées de leur curriculum vitae.



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Proposition financière

Votre composante prix doit contenir une offre globale dans une seule monnaie, de préférence en monnaie locale soit (monnaie du pays bénéficiaire).

En outre, la composante prix doit couvrir tous les services à fournir et doit détailler les points suivants:

a) Un taux total par jour-personne (comprenant les honoraires et les dépenses de subsistance).

b) Un montant total pour les frais de voyage et les dépenses connexes, le cas échéant.

c) Les autres coûts, le cas échéant (préciser leur nature et donner leur détail).

d) Une proposition de calendrier des paiements, qui tous doivent être libellés, et seront effectués, dans la monnaie de la proposition.

Remarque: Les délais de paiement sont de 15 jours après réception des documents en bonne et due forme.

Evaluation des propositions

Un système de points sera utilisé pour évaluer les propositions, tant techniquement que commercialement. Le nombre de points affecté à chaque composante sera déterminé avant l’ouverture des soumissions.

La composante technique sera évaluée en fonction des critères suivants:

a) la fiabilité générale de l’entreprise/institution, ainsi que son expérience et sa capacité dans le domaine spécifique au service requis;

b) la manière de répondre aux termes de référence et le plan de travail détaillé; et

c) les qualifications et les compétences du personnel proposé pour le travail.

La proposition financière sera évaluée de la manière suivante:

Le nombre maximum de points sera attribué à la proposition financière la plus basse ouvert et comparée aux entreprises invitées à soumissionner. Toutes les autres propositions recevront des points en proportion inverse par rapport au prix le plus bas.

Veuillez noter que la CRT n’est pas tenu de choisir l’une des entreprises qui présentent une proposition. En outre, dans la mesure où un contrat sera adjugé pour la proposition considérée comme répondant le mieux aux besoins du projet concerné, il sera dûment tenu compte des principes généraux de la CRT, notamment en matière d’économie et d’efficacité. LA CRT ne s’engage aucunement à choisir l’entreprise qui offre le prix le plus bas.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées

Le Secrétaire Général



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Annexe 3 : Instructions aux soumissionnaires

1 Introduction

La Société Nationale de la Croix-Rouge du Tchad fondée en 1970, est constituée sur la base des Conventions de Genève de 1949 et leurs Protocoles additionnels de 1977, auxquelles le Tchad est partie. La Société Nationale s’inspire, dans ses activités, des principes du droit international humanitaire et elle agit dans le respect des Principes fondamentaux d’humanité, d’impartialité, d’indépendance, de neutralité, de volontariat et d’unité.

La Croix-Rouge du Tchad a pour objet général de prévenir et d’alléger les souffrances, d’améliorer les conditions de vie en toute impartialité, sans aucune discrimination notamment de nationalité, de race, de sexe, de classe, de religion, de langue ou d’opinions politiques.

Les organes de la CRT sont composées de :

• Une organisation centrale :

- Une Assemblée Générale

- Un Comité National

- Un Comité de Direction

• Les structures de gestion

La Gestion de la Croix-Rouge du Tchad est constituée par l’ensemble des services techniques constituant le Secrétariat Général, assurant l’exécution des tâches qui découlent de la mission de la Société Nationale.

Le rôle de la Gestion, en coopération avec les volontaires, consiste à appuyer les organes directeurs à tous les échelons, ainsi qu’à préparer et exécuter les décisions de la Gouvernance qui exigent l’action des structures de gestion.

LA CRT a lancé un projet pour _____(1)_____. Le projet consiste à _____(2)____ et servira à __(3)__.

(1) Brève description du projet;

(2) Exigences générales du projet; et

(3) Résultats souhaités.

2 Objet des documents de soumission

Le projet pour lequel ces documents de soumission sont établis consiste à fournir du matériel, des biens d'équipement et des services selon les modalités décrites ses divers composantes ci-joints. Il est recommandé de prendre connaissance de toute la documentation avant de rédiger votre soumission.



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3 Interprétation des clauses des documents d'appel d'offres

Si un soumissionnaire a des doutes quant au véritable sens d'un passage des documents de soumission ou souhaite demander des renseignements supplémentaires, il devrait s'adresser à________, à ____(adresse)____ , au plus tard __(1)__ jours avant la date de clôture de l'appel d'offres. Les interprétations seront diffusées dans des additifs officiels des documents d'appel d'offres. Chaque additif sera adressé à tous les destinataires des documents d'appel de soumission.

(1) Généralement 15 jours civils avant la date de clôture de l'appel d'offres.

4 Caractère confidentiel des documents d'appel d'offres

Vous êtes tenus de ne pas divulguer à qui que ce soit des renseignements relatifs au projet avant et pendant l'exécution des travaux.

4 Modalités de présentation des soumissions

Les soumissions doivent être préparées en __(langue)__. Tous les vides des différents formulaires

doivent être remplis en (caractères de frappe/d'imprimerie).

Tous les exemplaires de l'offre doivent comprendre la dénomination sociale complète et l'adresse du soumissionnaire, en plus d'être signés par lui ou par son représentant habilité constitué en bonne et due forme. Le nom du signataire doit être dactylographié ou reproduit en caractères d'imprimerie sous la signature. On doit parafer toutes les pages de la soumission et des annexes.

Le soumissionnaire doit remplir chaque document de l'appel d'offres. Les offres incomplètes ne seront pas acceptées.

Vous devez soumettre à la CRT __(nombre)__ exemplaire(s) originaux de la soumission portant la mention « Original » et __(nombre)__ exemplaire(s) copies portant la mention « copie » remplis de façon identique.

Les offres seront séparées en deux : une enveloppe portant la mention « proposition technique » et une seconde enveloppe intitulés « proposition financière ». Les deux enveloppes seront placées dans une grande enveloppe cachetée et porter les mentions suivantes:

No D'APPEL D'OFFRES :____________________________

TITRE DE L'APPEL D'OFFRES :__________________________

La soumission doit être déposée ou adressée par courrier à_______________________________________

Les soumissions déposées après la date et l'heure de clôture ne seront pas étudiées et seront retournées sans être décachetées.

La soumission peut retirer ou modifier une par écrit avant le ________________



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6 Garantie de soumission

Chaque soumission doit être accompagnée d'une garantie se présentant sous la forme de __(1)__, émise par une banque ou une société de cautionnement et portant sur une somme égale à_____(2)_____ du montant total de la soumission.

La garantie de soumission doit se présenter sous la forme reproduite ci-joint ( ___(3)___ ) et doit être remplie sans qu'aucune mention ne soit biffée.

La garantie de soumission déposée par les soumissionnaires non retenus leur sera retournée dans les___(nombre)___ jours après le dépouillement des soumissions.

(1) Selon le cas, une lettre de garantie, un cautionnement de soumission, une caution de soumission, ou autre;

(2) Préciser le pourcentage;

(3) Confer modèle de lettre de garantie de soumission.

7 Renseignements à déposer avec la soumission

Votre soumission doit comprendre les détails, les données et les renseignements particuliers nécessaires et exigés dans les documents de soumission, notamment les suivants :

7.1 Documentation générale

- Fiche de renseignement du soumissionnaire (formulaire 1) ;

- Attestation de bonne fin d’exécution fournie par les entreprises et organisations par rapport aux prestations similaires à la présente soumission ;

- Liste à jour et datée des clients avec adresses et noms de personnes autorisées comme référence ;

- Copie certifié conforme de l’acte de nomination du représentant légal ;

- Une déclaration d’acceptation par le soumissionnaire des conditions contenues dans le dossier de soumission.

7.2 Documents Administratifs

- Une copie certifiée conforme du Registre de Commerce (RCCM) ;

- le Numéro d’immatriculation fiscal et l’attestation de mise à jour des impôts ;

- le numéro d’affiliation à la Sécurité Sociale, ainsi que l’attestation de mise à jour au niveau de cette institution ;

- bilans des trois derniers exercices fiscaux.

7.3 Documents techniques

- Présentation de l’entreprise ;



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- capacité (moyens roulant, connexion internet, nombre d’employer, Etc.)

- Expériences ;

- Méthodologie proposé ;

- Plan détaillé ;

- Personnel affecté à la mission ;

- CV ;

Annexes (agrément, licence, diplômes, rapport, catalogue, Etc.)

7.4 Documents financier

Les propositions correspondront aux coûts des services tel qu’indiqués dans les Termes de Référence.

Tous les coûts et frais doivent être exprimés et détaillés en monnaie locale Hors taxes.

8 Durée de validité des soumissions

Votre soumission doit rester valable et doit pouvoir être acceptée pendant une période de___(nombre)___ jours à partir de la date du dépouillement des soumissions. Au cours de cette période, vous ne pouvez pas modifier ou retirer votre soumission.

9 Frais et dépenses de préparation des soumissions

Le soumissionnaire prend à sa charge l'ensemble des frais, des dépenses ou des pertes qu'il engage dans la préparation et la présentation de sa soumission.

10 Preuve de compétence

LA CRT exige que le soumissionnaire dépose une preuve vérifiable de sa compétence pour fournir les matériaux, les biens d'équipement et services exigés pour réaliser le contrat avec succès.

Les offres des soumissionnaires qui ne peuvent démontrer cette compétence pourront être rejetées.

11 Expérience des soumissionnaires

Les soumissionnaires doivent faire connaître leur expérience pour des projets de type comparable. Une fiche d’expérience de services similaires se trouve en annexe.

12 Taxes

Les activités exécutées par la CRT sont exonérées de taxes.

13 Adjudication

L’offre retenue sera celle qui convient le mieux aux intérêts de la CRT, sur la base de la présentation des documents généraux, administratifs, techniques et financiers en conformité aux Termes de Référence. Ainsi, celui qui aura recueilli le nombre de point le plus élevé (offre technique et offre financière) sera retenu.

14 Annulation de l’adjudication



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Au cas où l’adjudicataire manquerait de présenter la documentation requise suivant l’évaluation de son offre et/ ou ne signe pas le contrat dans un délai de 5 jours suivant la notification officielle de l’adjudication, cette adjudication sera annulée sans aucun droit de recours de la part de l’Adjudicataire.

LA CRT pourra alors adjuger le contrat au soumissionnaire le mieux disant ou pourra relancer l’appel d’offre.

15 Annulation du processus d’appel d’offre

LA CRT peut déclarer que l’appel d’offre n’a pas abouti à la sélection d’un soumissionnaire dans les cas suivants :

- Il n’y a pas eu de soumissionnaire ; - Aucun soumissionnaire ne répond aux exigences du dossier d’Appel d’Offre ; - S’il y a entente entre les soumissionnaires au détriment de la CRT ou si la CRT estime que les

soumissions ne reflètent pas les conditions générales du marché.

16 Contrat

Le soumissionnaire retenu devra signer un contrat avec la CRT, dans un délai de cinq (5) jours suivants la réception de la notification de l’adjudication.

Pendant la période d’exécution du contrat, aucune modification sur les coûts, les conditions de services offerts ou d’autres considérations ne seront valables. Le contrat sera annulé en cas de désaccord sur ce point.

17 Paiement

LA CRT réglera dans un délai de 15 jours dès réception des factures et annexes, la somme Hors taxes dues au prestataire.

Les paiements seront effectués en monnaie locale.

18 Dispositions finales

Il est établi que tous les amendements, explication et document supplémentaires sont partie intégrante du présent dossier d’appel d’offres et devrons être considérés en présentant les documents requis et en faisant la soumission.

Durant l’évolution et les soumissionnaires peuvent être invités à expliquer et confirmer des données nécessaires à une interprétation correcte des documents présentés. Ces explications ne pourront en aucun cas être interprétées comme une option laissée aux participants de corriger ou modifier les documents déjà soumis.

LA CRT se réserve le droit de contacter les clients des soumissionnaires ou toute autre source qu’il juge pertinente afin de confirmer certaines informations à lui fournir.

Le cas échéant, la CRT se réserve le droit d’accepter ou de rejeter tout ou partie de n’importe quelle proposition. Il peut rejeter toutes les propositions et/ou annuler ce processus d’appel d’offres à tout moment, avant la signature du contrat sans être astreint à aucun dédommagement vis-à-vis des soumissionnaires affectés par cette décision ni être obligé d’en fournir les raisons aux soumissionnaires.



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Les propositions soumises devront correspondre entièrement aux services souhaités par la CRT et tels que spécifiés dans le présent dossier d’appel d’offres. De plus, l’adjudicataire devra respecter les règles et obligations légales découlant du contrat qui sera signé.

En permanence, LA CRT évaluera la concordance des services fournis avec les termes du contrat.



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Annexe 4 : Procès-verbal d’ouverture des offres

Procès verbal d’ouverture des offres fait à ……….le………

Appel d’offre N° : ……….

Objet : ………..

En date du ……., nous avons reçu 3 offres pour…………………………………………………..............

………………………………………………………………………………………………………………

La date de clôture était prévue pour le ………………à ….H heure local. Les offres sont ouvertes en date

………………à ……………………. par la commission citée ci-dessous.

Remarque :

Les compagnies suivantes ont retiré le dossier de soumission:

N° Dénomination

Les compagnies ayant régulièrement déposées les propositions sont :

N° Dénomination



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Observation (le cas échéant) : Aucune compagnie n’a déposé une offre après la date de clôture.

Membre de la commission :

Noms et prénoms Fonction Signature

1-

2-

3-

4-

5-

6-

7-



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Annexe 5 : Fiche d’analyse des propositions

1.1/ ANALYSE DES PIECES ADMINISTRATIVES

N.O Nom du

soumissionnaire

Numero de

l'offre

Autorisation d'exercice

Registre du

Commerce

Quitus Fiscal

Patente Carte fiscale

Certificat de non faillite

CNPS (certificat de mise a jour)

Total points Observation

NB: Un manquement de l'une des piéces administratives enumerées plus haut entraine l'elimination directe du soumissionnaire concerné (Total < 7 points). Confere DAO

Conclusion 1:

Fait a , le

Nom et prénom Nom et prénom Nom et prénom Nom et prénom

Signature Signature Signature Signature

Nom et prénom Nom et prénom Nom et prénom

Signature Signature Signature



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Annexe 6 : Lettre d’information de l’échec de l’offre

Date

Réf AO :

A

Objet : Lettre de regret

Monsieur, nous vous informons que votre offre relatif à _______________________________________,

n’a pas été retenue à l’issue de l’étude comparative des offres reçues basée sur :

• le prix proposé • le délai • les caractéristiques

Si pour le délai et les caractéristiques les propositions étaient les mêmes, la différence qui a orienté les

choix s’est fait sur les prix proposés.

Nous ne manquerons pas de revenir vers vous lors de nos prochaines manifestations.

Veuillez croire à nos meilleures salutations

Nom du responsable

Fonction



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Annexe 7 : Lettre de notification de l’attribution de l’offre

Date

Réf AO :

A

Objet : Notification de l’attribution d’une offre

La Croix rouge du Tchad a l’honneur de vous informer que votre soumission a été retenue pour la fourniture du

marché cité en objet. A cet effet, la croix rouge du Tchad vous demande de passer dans ses bureaux auprès des

services logistiques pour la signature de contrat.

Veuillez croire à nos meilleures salutations

Nom du responsable

Fonction



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Annexe 8 : Contrat de prestation de service Contrat de prestation de services N°________

Entre :

La Croix Rouge du Tchad (CRT), BP___________ ; Tel ____: E-mail :_________ représentée par _______(1)_____, Madame/Monsieur____________, ci-après désigné par “CLIENT” d’une part

Et

__________(2)_____ BP___________ ; Tel ____: E-mail :_________ représenté par _______(1)_____, Madame/Monsieur____________, ci-après désigné par, ci-après désigné par le “FOURNISSEUR” d’autre part.

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 : De l’objet

La présente convention a pour objet __________________________________________

De manière spécifique, il s’agit pour le fournisseur de (énumérer les objectifs spécifiques) :

1.

2.

3.

Article 2 : De la responsabilité

Le fournisseur s’engage à réaliser les activités suivantes : (Enumérer les activités à réaliser par le fournisseur)

1.

2.

3.

Article 3 : Coûts de la prestation

Le présent contrat est conclu pour un montant de_____________________(monnaie locale).

Article 4 : Rémunération

La CRT s’engage à rémunérer le fournisseur de manière échelonnée ainsi qu’il suit :

Phase Date Pourcentage Montant



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Les paiements s’effectuent sur la base de :

- Facture Originale (1 exemplaire) ; - Procès-verbal de réception provisoire (rapport provisoire) ; - Procès-verbal de réception définitive (rapport définitif).

Article 5 : Modalités du règlement

Le paiement s’effectue par chèque ou par virement bancaire au compte du fournisseur qui a été indiqué dans les documents de soumission.

Article 6: Des obligations des parties

Le fournisseur s’engage à :

- Respecter les clauses et conditions générales relatives aux contrats de biens et services de la CRT. - Réaliser la prestation telle que décrite dans la documentation technique et financière ayant servi à son choix ;

Le client s’engage à :

- Respecter les clauses et conditions générales relatives aux contrats de biens et services de la CRT. - Payer le coût de la prestation tel que convenu ; - Faciliter le travail du fournisseur en mettant à sa disposition la documentation et les informations nécessaires.

Article 7: De la durée de la convention

Le présent contrat prend effet à compter du_______et s’achève le___________ .

Article 8: De la propriété intellectuelle

Tous les services et documents produits dans le cadre de ce contrat sont la propriété exclusive du client. Lui seul peut en disposer comme il l’entend.

Article 9: Des dispositions finales

- L’initiative de la révision de ce contrat incombe aux deux parties contractantes. - La convention peut être rompue librement par l’une des parties en cas de non-respect de clauses contractuelles. Dans ce

cas elle a l’obligation d’informer l’autre par écrit, avec expression des motifs. - Les litiges nés de l’exécution de la présente convention seront réglés à l’amiable. Au cas où le règlement à l’amiable est

impossible, le tribunal compétent est celui du siège social du client. Fait en cinq exemplaires originaux à ________, le____20__

Pour le client

Le Secrétaire Général

Pour le fournisseur



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Annexe 9 : Garantie de la soumission

PAR CETTE GARANTIE, NOUS SOUSSIGNES _____(Nom du fournisseur)_____ appelés ci-après le « fournisseur », et _______(nom de la banque)____, appelée ci-après la « caution », nous engageons et nous obligeons envers la Croix Rouge du Tchad, pour la somme de ______(en chiffres et en toutes lettres )______ ; pour le paiement de ladite somme, le fournisseur et la caution engagent par les présentes la responsabilité de leurs successeurs et ayants droit, conjointement et solidairement et sans égard à toute contestation du fournisseur. En foi de quoi nous avons apposé notre sceau en date du ____________ 20 xx .

ATTENDU QUE le fournisseur, en vertu d'un accord signé entre la CRT d'une part et le fournisseur d'autre part, a conclu un contrat pour fournir_________(matériel/fournitures/services)__________, en vertu du contrat no ________, conformément aux dispositions dudit contrat.

La garantie ci-dessus est délivrée A LA CONDITION que le fournisseur respecte comme il se doit l'ensemble des clauses, des dispositions, des conditions et des stipulations du dit contrat à appliquer par lui selon leur véritable objet, intention et signification ; en cas de défaut du fournisseur déclaré par écrit à la caution par la Croix Rouge du Tchad, la caution acquittera cette garantie à vue dès la première demande et réglera les dommages et intérêts conventionnels, réclamés à ce titre par la Croix Rouge du Tchad jusqu'à concurrence du montant indiqué ci-dessus. Cette obligation deviendra alors nulle et non avenue. Dans le cas contraire, la garantie produira tous ses effets; toutefois, nulle modification des clauses dudit contrat apportée par convention entre la Croix Rouge du Tchad et le fournisseur ou de l'étendue ou de la nature du________(matériel/fournitures/services)_________ à fournir à ce titre, et nul délai accordé par la Croix Rouge du Tchad en vertu du contrat, ni aucune abstention ou renonciation à l'égard de toute question concernant ledit contrat de la part de la Croix Rouge du Tchad n'auront pour effet de libérer la caution de toute responsabilité en vertu de la garantie ci-dessus.

La caution acceptera la déclaration écrite de défaut de la Croix Rouge du Tchad et la garantie sera acquittée à vue, conformément à ses conditions et sans égard aux demandes d'indemnités ou réclamations du fournisseur ou de quelque partie que ce soit, à leur opposition ou à une ordonnance ou injonction qui leur est accordée par un tribunal. Cette garantie est irrévocable et produit tous ses effets jusqu'au __________20xx.

Elle reste irrévocable et produit tous ses effets après la date ci-dessus, jusqu'à ce que la Croix Rouge du Tchad fasse savoir par écrit à la caution qu'elle peut être retirée, sur demande écrite et dès l'acceptation de cette demande. EN FOI DE QUOI nous avons apposé notre sceau et signé cette garantie : _______________________ ________________________________ Sceau de la société et signature (fournisseur) Sceau de la société et signature (Caution)



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Annexe 10 : Clauses déontologiques de la croix rouge du Tchad Article 1 : Obligation de confidentialité Le Prestataire/ Fournisseur s’engage à garder strictement confidentiel, et à s’interdire de divulguer, toute information, document, donnée ou concept, dont il pourrait avoir eu connaissance à l’occasion du présent contrat, hors procédures de vérifications et audit intervenant dans le cadre de l’article 4 des présentes clauses déontologiques. Il en répond pour lui-même, pour son personnel ainsi que pour ses éventuels sous-traitants. Toutefois, il ne saurait être tenu pour responsable d’aucune divulgation si les éléments divulgués étaient dans le domaine public à la date de la divulgation, ou s’il en avait connaissance, ou les obtenaient de tiers par des moyens légitimes. Cette confidentialité est entendue sans limitation de durée. Article 2 : Ethique et pratiques Le Prestataire/Fournisseur certifie au moment de la signature du présent contrat et s’engage pendant toute sa durée d’exécution à :

- ne pas avoir de lien personnel avec un salarié de la Croix-Rouge du Tchad et de la PNS et ne pas se trouver en situation de conflit d’intérêt, directement ou indirectement

- s'abstenir de toute relation susceptible de compromettre son indépendance ou celle de son personnel,

- ne pas se trouver dans l’une des situations suivantes: procédure de cessation d’activité, condamnation pour délit ou défaut grave d’exécution en raison du non-respect de ses obligations contractuelles dans le cadre d’un marché financé par le budget communautaire / Autre financeur,

- avoir rempli ses obligations légales vis-à-vis du paiement des impôts et des cotisations sociales

conformément au droit (Pays),

- respecter au cours de l’exécution du contrat toutes les lois, décisions et autres règles du (Pays) susceptibles d’affecter de quelques manières que ce soit, ou de s’appliquer aux opérations et activités couvertes par le contrat,

- respecter et faire respecter à son personnel les droits fondamentaux, la dignité humaine et notamment les règles internationales du droit du travail de l’Organisation Internationale du Travail en matière sociale, d’hygiène et de sécurité, les conventions sur la liberté syndicale et la négociation collective, sur l’élimination du travail forcé et obligatoire, sur l’élimination des discriminations en matière d’emploi et de travail et sur l’abolition du travail des enfants,

- ne pas enfreindre les usages politiques, culturels et religieux du/des regions ou pays d’exécution du

contrat,



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- éviter toute relation avec une partie à un conflit, et ne pas avoir d’implication dans la fourniture ou le transport d’armes et/ou de mines terrestres, ou dans l’exploitation contraire à l’éthique de ressources naturelles, en particulier de biens sensibles comme les métaux précieux, les pierres précieuses et les terres rares,

Toute preuve de non-conformité de ces informations ou tout défaut à ces obligations durant l’exécution du contrat, peut entraîner sa résiliation par la CRT sans mise en demeure préalable. Sauf autorisation préalable et écrite de la CRT , le Fournisseur/ Prestataire et son personnel ou toute autre société à laquelle le Fournisseur/Prestataire est associé ou lié, n'ont pas qualité, même à titre accessoire ou de sous-traitance, pour exécuter d'autres services, réaliser des travaux ou livrer des fournitures autres que ceux prévus au Contrat. Cette interdiction est également applicable, le cas échéant, aux autres projets pour lesquels le Fournisseur/Prestataire, en raison de la nature du marché, pourrait se retrouver dans une situation de conflit d'intérêts. Le Prestataire/Fournisseur s’engage à agir en toute occasion avec impartialité et comme un conseiller loyal, conformément au code de déontologie de sa profession, à s’abstenir de faire des déclarations publiques concernant le projet, la fourniture de biens ou de services objet du présent contrat sans l'approbation préalable de la CRT et à n’engager la CRT d'aucune manière sans son consentement préalable et écrit. Article 3 : Lutte contre la corruption La rémunération du Fournisseur/ Prestataire au titre du contrat constitue sa seule rémunération dans le cadre de ce contrat. Le Fournisseur / Prestataire et son personnel doivent s'abstenir d'exercer toute activité ou de recevoir tout avantage qui soit en conflit avec leurs obligations envers la CRT. La Croix-Rouge du Tchad se réserve le droit de résilier le contrat si des pratiques de corruption de quelque nature qu'elles soient sont découvertes à toute étape de la procédure de sélection du Fournisseur / Prestataire, de signature et d’exécution du contrat. Au sens de la présente disposition, on entend par pratique de corruption toute proposition visant à donner, ou tout consentement à offrir, à quiconque un paiement illicite, un présent, une gratification ou une commission à titre d'incitation ou de récompense pour qu'il accomplisse ou s'abstienne d'accomplir des actes ayant trait à l'attribution ou à l’exécution du contrat avec la CRT. Toute offre sera rejetée ou tout contrat résolu dès lors qu'il sera avéré que l'attribution du contrat ou son exécution aura donné lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires. Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au contrat, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée à un paradis fiscal, toute commission versée à un destinataire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d'une société écran.



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Le Fournisseur/Prestataire s'engage à fournir à la Croix-Rouge du Tchad, à sa demande, toutes pièces justificatives sur les conditions d'exécution du contrat. La Croix-Rouge du Tchad pourra procéder à tout contrôle, sur pièces et sur place, qu'elle estimerait nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une présomption de frais commerciaux extraordinaires. Le Fournisseur /Prestataire pratiquant le financement de frais commerciaux extraordinaires sur des projets financés par la Croix-Rouge du Tchad s'expose, en fonction de la gravité des faits constatés, à la résolution du contrat, et à l'exclusion définitive des marchés Croix-Rouge du Tchad. Article 4 : Vérification et audit Afin d’autoriser la vérification des éléments ci-dessus et de permettre des audits, le Fournisseur / Prestataire garantit à la CRT et, le cas échéant, à la Commission européenne, à l’Office de Lutte Antifraude européen et à la Cour des Comptes, et à tout autre financeur institutionnel du projet ou programme dans lequel s’inscrit le présent contrat un droit d’accès approprié à ses documents financiers et comptables. Article 5 : Sanctions Le non-respect d'une ou plusieurs de ces clauses déontologiques peut entraîner l'exclusion du Fournisseur / Prestataire d'autres marchés Croix-Rouge du Tchad et l'exposer à des sanctions, et notamment la résiliation du contrat le liant à la CRT. Date et signature du Fournisseur / Prestataire



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Annexe 11 : Code de conduite applicable à l’ensemble du personnel du de la Croix-Rouge du Tchad

Introduction

En tant que membres du personnel et représentants du Secrétariat de la Croix-Rouge du Tchad (CRT) nous avons à titre personnel et collectif le devoir d’observer et de promouvoir des normes d’éthique et de conduite professionnelle les plus rigoureuses qui soient. L’ensemble du personnel et des représentants du Secrétariat de la CRT doivent donc, en tout temps et en toutes circonstances, s’abstenir de tout acte d’inconduite et respecter les Principes fondamentaux de l’organisation ainsi que la dignité de celles et ceux que la Croix-Rouge du Tchad (CRT) a fait vœu d’aider et avec lesquels ils sont en contact.

Portée et objet

Le présent Code de conduite s’applique à tous les employés et aux personnes à charge qui les accompagnent ainsi qu’à tous les volontaires, consultants, stagiaires, membres du personnel local et à toute autre personne qui travaille pour la CRT ou la représente. Par commodité, on utilisera aux fins du présent Code le terme « personnel » pour désigner l’ensemble de ces personnes.

Dans le présent Code, la «Croix-Rouge du Tchad (CRT) » englobe le Secrétariat de la CRT, les délégations et toutes autres opérations/activités rattachées à la structure du point de vue juridique ou organisationnel.

Ce Code de conduite remplace, avec effet immédiat, les Règles de conduite pour le personnel, les Rules of Conduct for Adult

Family Members (Règles de conduite applicables aux membres de la famille adultes) (adoptées en 1984 et modifiées en 1991 et 1995) et le Code de conduite applicable à l’ensemble du personnel de la CRT (2002). Il appartient à l’ensemble du personnel de veiller au respect du Code de conduite.

Le Code de conduite traite des quatre questions suivantes :

Intégrité et engagement Mauvaise conduite Mesures disciplinaires Mise en œuvre

Intégrité et engagement

L’action et la réputation de la CRT à travers le monde dépendent de la qualité du travail et du comportement de son personnel. Celui-ci est recruté pour sa compétence, son intégrité et son engagement vis-à-vis de l’action et du mandat de la CRT. La Croix-Rouge du Tchad (CRT) attend de son personnel au siège et sur le terrain qu’il :

• respecte, observe et s’emploie à promouvoir les Principes fondamentaux du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Humanité, Impartialité, Neutralité, Indépendance, Volontariat, Unité et Universalité – voir le texte à l’annexe 1) ;

• exerce toutes ses fonctions avec intégrité et s’efforce d’atteindre un niveau élevé de responsabilité professionnelle et de réalisations ;

• fasse constamment preuve d’une grande intégrité dans toutes ses relations de travail, aussi bien à l’intérieur de la CRT qu’avec l’extérieur ;

• fasse le meilleur usage possible des ressources dont il est responsable ;



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• encourage celles et ceux qui relèvent de son autorité à développer un haut niveau de compétence professionnelle ;

• respecte toutes les personnes, et tienne compte de leurs coutumes, de leurs habitudes et de leurs croyances religieuses1 ;

• reconnaisse la richesse que représente un environnement de travail où règne la diversité et attache de la valeur au point de vue et aux qualités de chacun, y compris des personnes de culture et de niveau d’instruction différents ;

• contribue à lever les obstacles à l’équité entre les sexes et veille à ce que les activités de la CRT tiennent compte des sexospécifités ;

• représente la CRT de manière positive ;

• se conforme aux devoirs et obligations énoncés dans le Règlement du personnel, le Règlement interne et le présent Code de conduite. (Les dispositions pertinentes du Règlement du personnel sont reproduites.)

Mauvaise conduite

Tous les membres du personnel doivent s’abstenir de toute mauvaise conduite. La présente section énumère les différents types d’inconduite et présente, pour chaque, une liste d’exemples de comportements que la CRT, suivant la gravité de l’acte, qualifiera de faute simple ou de faute grave. D’une façon générale, tout acte constituant un abus de pouvoir sera considéré comme une faute grave.

1. Infractions à la législation, aux règles ou règlements :

a) violations de la législation nationale ou internationale ou les différents accords en vigueur ;

b) infractions aux règlements de la CRT ou à d’autres instructions émanant de responsables compétents ou d’autorités de la CRT ;

c) exercice d’une activité professionnelle sans qualifications valables.

2. Abus de pouvoir

La Croix-Rouge du Tchad (CRT) définit l’abus de pouvoir comme « l’utilisation abusive d’une position

d’autorité ou d’influence, ou du pouvoir discrétionnaire, à son propre profit ou au profit d’une autre

personne. L’abus de pouvoir inclut, mais pas exclusivement : le favoritisme2, le népotisme3, le copinage4, la

corruption5, la subornation et toutes les formes d’exploitation, y compris sexuelle ».



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Seront notamment qualifiés d’abus de pouvoir :

a) tout acte qui pourrait être considéré comme du harcèlement, de la discrimination ou du racisme ; b) l’usage de ses fonctions pour engager la CRT juridiquement, financièrement ou moralement sans autorisation

; c) le vol ou le détournement de fonds, de biens ou de ressources humaines appartenant à l’organisation ; d) toute forme d’exploitation, d’abus, de négligence et de violence ; e) toute forme d’activité sexuelle avec des enfants (définis ici comme des personnes âgées de moins de 18 ans), y

compris toute forme d’abus sexuel avec ou sans contact physique, quel que soit l’âge légal de la majorité ou du consentement sur le plan local. (La méprise sur l’âge réel de l’enfant ne saurait être invoquée comme excuse) ;

f l’offre d’argent, d’un emploi, de biens ou de services en échange de faveurs sexuelles ou d’autres formes de comportement humiliant, dégradant ou compromettant ou d’exploitation ;

g) les contacts sexuels avec celles et ceux qui se tournent vers nous pour trouver protection et assistance ; h) l’omission de signaler le comportement d’un collègue, faisant partie de l’organisation ou d’une autre, que l’on

soupçonne d’abuser de son pouvoir pour, par exemple, obtenir des faveurs sexuelles.

3. Manquements aux règles de sécurité :

a) inobservation des règles de sécurité ; b) utilisation ou possession d’armes ou de munitions de quelque sorte que ce soit alors que l’on est sur le terrain

; c) conduite en état d’ébriété d’un véhicule de la CRT dans l’exercice de ses fonctions ou en toute autre

circonstance, ou d’un autre véhicule dans l’exercice de ses fonctions. (La CRT a adopté une politique de tolérance zéro à l’égard de l’ivresse au volant.)

4. Manquements aux obligations de représentation :

a) déclarations publiques concernant une situation politique ou militaire, y compris le fait de fournir volontairement et sans l’autorisation préalable du/de la Secrétaire général(e) – dans tout genre de procédure judiciaire ou au ministère public – un témoignage, ou des renseignements dont on a eu connaissance de par ses fonctions ;

b) usage abusif des emblèmes de la croix rouge ou du croissant rouge ; c) publication d’articles ou de travaux de recherche ayant trait à l’activité de la Fédération dans des

publications externes sans l’accord préalable du/de la Secrétaire général(e) ; d) tout acte ou toute omission susceptibles de jeter le discrédit sur la CRT; e) omission de respecter les coutumes, habitudes ou croyances religieuses et de porter une tenue vestimentaire

correcte ; f) acceptation ou exercice de toute fonction publique ou de tout emploi extérieur sans l’accord préalable du/de

la Secrétaire général(e).

5. Négligence ou vol :

a) négligence dans la façon de traiter les biens de la CRT; b) tout vol, quelle qu’en soit la forme.

6. Diffamation ou affirmations mensongères :

a) toute déclaration volontairement mensongère ou diffamatoire, ou toute fausse accusation visant un autre membre du personnel ou un tiers.

7. Corruption :



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a) omission de divulguer ou de faire preuve d’une totale transparence sur un possible conflit d’intérêts avec un fournisseur, un prestataire de services ou un partenaire commercial (y compris avec un proche, dans le cas d’ententes entre actionnaires, etc.) ;

b) acceptation de tout cadeau ou de toute faveur qui sont plus que des cadeaux symboliques (par exemple, stylos, bibelots, agendas de bureau).

Mesures disciplinaires

Procédure

En cas d’infraction au présent Code de conduite, le membre du personnel concerné est informé par écrit des allégations formulées à son égard et se voit accorder un délai de réponse approprié (normalement dix (10) jours ouvrables en cas de faute simple, avec possibilité d’extension à un (1) mois civil en cas de faute grave). Lorsque des allégations ont été formulées à l’encontre d’un membre du personnel, le/la Secrétaire général(e) peut suspendre celui-ci avec traitement complet jusqu’à ce qu’une décision définitive ait été prise. Le/la Secrétaire général(e) peut aussi, s’il/elle le juge utile, constituer un comité chargé d’examiner plus avant cette accusation et de le/la conseiller quant aux mesures qu’il convient de prendre. La Fédération fera son possible pour que toute suspicion d’infraction au Code de conduite fasse l’objet d’une enquête dans les meilleurs délais.

Conséquences possibles pour l’employé concerné

S’il est établi qu’une accusation à l’encontre d’un employé de la CRT était fondée, le/la Secrétaire général(e) peut, à son choix, (i) soit donner à l’employé un avertissement écrit et/ou décider à son égard d’une mise à l’épreuve, (ii) soit résilier son contrat de travail avec effet immédiat conformément aux dispositions du Règlement interne. Si l’accusation s’avère sans fondement, toute mention qui en aurait été faite est supprimée du dossier de l’employé.

Personnel en détachement et autres personnes représentant la Fédération

S’il est établi qu’une accusation à l’encontre d’une personne détachée auprès de la CRT (AU Siege et sur le terrain) ou de toute autre personne représentant la CRT mais ne faisant pas partie de son personnel était fondée, la CRT peut mettre fin immédiatement à l’affectation de la personne concernée auprès de ses services et fournir un rapport complet à son employeur.8

Membres de la famille

Durant leurs missions, les membres du personnel sont responsables des actes des membres de leur famille qui les accompagnent. Chacun des proches qui accompagnent un employé signe le présent Code de conduite (à l’exception des enfants mineurs). Si un membre de la famille d’un employé enfreint le Code, la CRT a le droit d’ordonner son rapatriement, quel que soit le membre de la famille en cause, et de tenir l’employé pour responsable.

Dédommagement

La CRT se réserve le droit de réclamer un dédommagement raisonnable pour tous dégâts et frais que lui causerait une infraction d’un membre du personnel au présent Code – y compris, le cas échéant, les frais liés au renvoi de ce membre du personnel à Genève et/ou à son lieu de résidence, selon les dispositions du Règlement interne. Responsabilité civile ou pénale

Toute mesure prise en vertu de la procédure disciplinaire susmentionnée n’exclut nullement la responsabilité de l’intéressé et la possibilité de poursuites administratives, civiles ou pénales.

Levée de l’immunité



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Comme le prévoit le Règlement interne, si les actes accomplis par les employés de la CRT dans l’exercice de leurs fonctions officielles sont couverts par l’immunité, le/la Secrétaire général(e) a seul(e) compétence pour déterminer ce qu'il faut entendre par « dans l'exercice de leurs fonctions officielles ». En outre, il/elle décide seul(e) s’il convient de lever cette immunité, et a le devoir de le faire lorsque cette disposition est dans l’intérêt de la justice.

Signaler les infractions

Lorsqu’un membre du personnel soupçonne une infraction au Code de conduite, il est tenu de faire part de ses inquiétudes par le biais de mécanismes de rapport établis, c’est-à-dire en utilisant les voies hiérarchiques établies ou, si celles-ci ne sont pas jugées appropriées, en s’adressant directement aux Ressources humaines ou au département Gestion des risques et audit (voir l’annexe 3 pour plus de précisions).

Mise en œuvre

Sensibilisation

Il incombe à chaque membre du personnel de se familiariser avec le Code de conduite et avec son objet. Le Code sera intégré dans le Cours de formation de base dispensé aux personnels nationaux et internationaux, dans le Cours d’intégration et dans d’autres formations pertinentes.

Briefings

Il sera discuté du Code de conduite lors des briefings précédant les départs en mission ainsi que lors des débriefings.

Responsabilité générale

Toutes les personnes auxquelles s’applique ce Code sont tenues de créer et de maintenir un environnement propre à prévenir les abus de pouvoir et à encourager l’observation des règles contenues dans le Code. Les responsables à tous les niveaux ont le devoir particulier d’établir et de soutenir des systèmes qui favorisent ce type d’environnement.

Le présent document fait automatiquement partie intégrante de tous les contrats d’emploi ; il est annexé au

Règlement d’ordre opérationnel de la CRT.

Je, soussigné(e), déclare avoir reçu et lu le Code de conduite et m’engage à le respecter :

Signature______________________ Lieu_________________ Date____________


Annexe 12 : Les Principes fondamentaux du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge

Humanité Né du souci de porter secours sans discrimination aux blessés des champs de bataille, le Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, sous son aspect international et national, s'efforce de prévenir et d'alléger en toutes circonstances les souffrances des hommes. Il tend à protéger la vie et la santé ainsi qu'à faire respecter la personne humaine. Il favorise la compréhension mutuelle, l'amitié, la coopération et une paix durable entre tous les peuples.

Impartialité Il ne fait aucune distinction de nationalité, de race, de religion, de condition sociale et d'appartenance politique. Il s'applique seulement à secourir les individus à la mesure de leur souffrance et à subvenir par priorité aux détresses les plus urgentes.

Neutralité Afin de garder la confiance de tous, le Mouvement s'abstient de prendre part aux hostilités et, en tout temps, aux controverses d'ordre politique, racial, religieux et idéologique.

Indépendance Le Mouvement est indépendant. Auxiliaires des pouvoirs publics dans leurs activités humanitaires et soumises aux lois qui régissent leur pays respectif, les Sociétés nationales doivent pourtant conserver une autonomie qui leur permette d'agir toujours selon les principes du Mouvement.

Volontariat Il est un mouvement de secours volontaire et désintéressé.

Unité Il ne peut y avoir qu'une seule Société de la Croix-Rouge ou du Croissant-Rouge dans un même pays. Elle doit être ouverte à tous et étendre son action humanitaire au territoire entier.

Universalité Le Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, au sein duquel toutes les Sociétés ont des droits égaux et le devoir de s'entraider, est universel.

Que devez-vous faire si vous pensez que quelqu’un abuse de son pouvoir ?

1. Vous avez le devoir de faire part de vos inquiétudes en utilisant les voies hiérarchiques établies ou, si celles-ci ne sont pas jugées appropriées, en vous adressant directement aux Ressources humaines ou au département Gestion des risques et audit. Vous devez signaler toute inquiétude de ce type sans délai. L’inobservation de cette obligation pourra être considérée comme une faute.

2. Vous devez respecter la confidentialité de toutes les parties et signaler vos inquiétudes uniquement au responsable compétent ou par la voie hiérarchique établie.



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3. Le responsable saisi pourra procéder à une première évaluation de la situation aux fins

d’identification. Il pourra notamment s’entretenir avec les personnes intéressées afin d’établir

s’il existe un motif d’inquiétude réel. Le cas échéant, la direction devra prendre des mesures

initiales, au plus tard le jour ouvrable suivant celui où elle a été informée.

4. Si l’inquiétude est motivée, le directeur de division concerné prendra, en consultation avec le chef des Ressources humaines et le département des affaires juridiques, une décision quant au moyen d’enquête le plus approprié. Celui-ci pourra être de demander au Secrétaire General de la CRT ou au coordinateur des Programmes concerné de conduire une enquête interne. On pourra aussi demander au département Gestion des risques et audit de prêter son concours ou de conduire une enquête.

5. La CRT prendra des mesures disciplinaires, qui pourront aller jusqu’à mettre fin à la mission/au contrat d’emploi si les actes d’inconduite sont vérifiés. Des poursuites judiciaires ou d’autres conséquences pourront suivre.



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Annexe 13 : Politique de lutte contre la fraude et la corruption DEFINITIONS

Fraude : Tout acte ou omission par lequel une personne physique ou morale déforme ou dissimule sciemment un fait a)afin d’obtenir un avantage indu pour elle-même ou pour un tiers ou de se soustraire ou de soustraire un tiers à une obligation, et/ou b) de manière à induire une personne physique ou morale à agir ou à ne pas agir à son détriment. Elle se décline sous 3 formes : La fraude interne : fait intervenir la participation active ou passive d’un collaborateur de l’entreprise (inclut les comportements déloyaux, la corruption de salariés, les malversations, la malveillance avec intention de nuire) Fraude commise par, comme les employés d’un partenaire ou d’un fournisseur, dans le cadre d’activités dans lesquelles la responsabilité du CSE est engagée. Dans le cadre de cette politique, les Commissions de passation de marchés domiciliées au niveau des agences d’exécution sont considérées comme des parties externes La fraude externe : C’est le fait d’individus d’une partie externe comme les employés d’un partenaire ou d’un fournisseur, dans le cadre d’activités dans lesquelles la responsabilité du CRT est engagée, ils agissent au détriment du CRT de ses clients ou de tiers La fraude mixte : fait intervenir la participation active ou passive d’un collaborateur du CRT en complicité avec des individus extérieurs Corruption : Le fait d’offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter, directement ou indirectement, un quelconque avantage dans le but d’influencer indûment les actes d’un tiers, y compris toute conduite ou tout arrangement de ce type impliquant deux ou plusieurs soumissionnaires ou contractants par un abus de pouvoir et l’emploi de moyens illégitimes, amoraux et/ou incompatibles avec ses propres devoirs ou les droits de tiers. Ainsi donc ;

- est constitutif de corruption passive le fait intentionnel, pour un personnel, directement ou par interposition de tiers, de solliciter ou de recevoir des avantages, de quelque nature que ce soit, pour lui-même ou pour un tiers, ou d’en accepter la promesse, pour accomplir ou ne pas accomplir, de façon contraire à ses devoirs officiels, un acte de sa fonction ou un acte dans l’exercice de sa fonction, qui porte atteinte ou est susceptible de porter atteinte aux intérêts financiers et avoirs de l’organisation

- est constitutif de corruption active, le fait intentionnel, pour quiconque, de promettre ou de

donner, directement ou par interposition de tiers, un avantage, de quelque nature que ce soit, à un personnel, pour lui-même ou pour un tiers, pour qu’il accomplisse ou s’abstienne d’accomplir, de façon contraire à ses devoirs officiels, un acte de sa fonction ou un acte dans l’exercice de sa fonction qui porte atteinte ou est susceptible de porter atteinte aux intérêts financiers et avoirs de l’organisation.



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La fraude et la corruption n’impliquent pas nécessairement des intérêts financiers directs pour la ou les acteurs impliqués, mais sont susceptibles d’influencer négativement les avoirs et l’image de la Croix Rouge du Tchad. L’Annexe 1 illustre une liste non exhaustive des actes assimilables à la fraude et la corruption, par ailleurs l’annexe 2 dresse des indices (non exhaustifs) pouvant présager un risque de fraude et/ou de corruption. Dans le souci de limiter les risques de ces dernières, les bonnes pratiques administratives figurent à l’annexe 3. Ces annexes visent à aider la Croix Rouge du Tchad à détecter les actes de fraude ou de corruption, de sorte que les mesures de prévention ou de répression nécessaires puissent être prises.

Dénonciation : la dénonciation consiste pour une personne à faire part de ses préoccupations à l’égard d’agissements illicites au sein de la CRT. Généralement cette personne appartient à la même organisation Personnel: c’est tout candidat ou bénévole recruté dans le cadre des projets financés par les bailleurs de fonds qui sont rémunérés à la tâche pour un projet donné Enquête: Une enquête sur la fraude et/ou la corruption consiste à mettre en évidence l’existence, ou non, d’une fraude ou d’un cas de corruption, à partir d’allégations et de suspicions. . Volontaire : A la CRT, c’est une recrue qui accepte de son plein gré une tâche ou une charge et offre ses services bénévolement.



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Avant-propos

La Croix rouge du Tchad est décidé à prévenir, identifier et sanctionner tous les actes de fraude contre son organisation, qu’ils soient commis par des membres du personnel, les collaborateurs d’autres organisations, des partenaires ou des tiers. La CRT pratique la tolérance zéro face à la fraude et la corruption. Cela signifie que tous les incidents de fraude doivent être signalés et enquêtés en conformité avec des lignes directrices établies pour les enquêtes de ce type. A cet effet, la Croix Rouge du Tchad entend mieux sensibiliser ses collaborateurs aux risques de fraude, appliquer des contrôles visant à prévenir celle-ci, et établir et maintenir en place des procédures en soutien de la détection des actes de fraude et de la mise en vigueur de la Politique anti-fraude. La Croix Rouge ne tolère aucun acte de fraude ou de corruption, c’est ainsi que dans son souci de probité, respect, justice et droiture, elle applique des normes strictes de déontologie, de transparence et de reddition de comptes à tous ses interlocuteurs internes et externes. Cette Politique s’applique à toutes les activités et opérations de la CRT, notamment à tous les projets financés par la CRT, et à tous les projets mis en œuvre par la CRT et ses partenaires de mise en œuvre. Elle vise à prévenir et à détecter les actes de fraude.

Conformément aux bonnes pratiques en vigueur en matière de gestion des risques, la Croix Rouge est consciente que des dispositifs solides de prévention et des contrôles internes à tous les niveaux d’encadrement et sur tous les sites de l’Organisation sont le meilleur moyen de prévenir la fraude et la corruption.

La Croix Rouge du Tchad n’ignore pas que la prévention et la répression de la fraude et de la corruption ne sont pas des fonctions isolées et doivent être intégrées à tous les aspects du fonctionnement de l’Organisation. Elle veille par conséquent à ce que la prévention et la répression des actes de fraude et de corruption soient parties prenantes des systèmes administratif, de gestion des risques et autres. La présente Politique de prévention et de répression de la fraude et de la corruption décrit la manière dont la Croix Rouge du Tchad conçoit la prévention et la répression de la fraude et de la corruption, notamment les procédures d’enquête à suivre en cas de soupçons raisonnables de fraude et/ou de corruption. Si la fraude ou la corruption est avérée, des mesures disciplinaires appropriées sont prises. Tous les membres et le personnel de la Croix Rouge du Tchad seront informés de la présente Politique.

SECTION 1. CHAMP D’APPLICATION 1.La présente politique vise la fraude ou tout acte de corruption commis aux dépens de la croix rouge du Tchad, des collaborateurs extérieurs, des fournisseurs de biens et de services, des partenaires d’exécution ou d’autres parties, compromettant des membres ou le personnel de la Croix Rouge du Tchad. Les activités (tant privée et que sociale) des membres et personnel sont régies par les Normes de conduite de la fonction humanitaire. Ces membres et personnel reconnaissent avoir reçu, lu, et compris la présente politique de même que le code de bonne conduite et s’engagent à en respecter les conditions.



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SECTION 2. ROLES ET RESPONSABILITES EN MATIERE DE PREVENTION ET DE LUTTE CONTRE LA FRAUDE ET LA CORRUPTION

2. Les intervenants ci-après sont chargés de mettre en œuvre des mécanismes de prévention et contrôles interne et externe pour détecter, évaluer, atténuer et prévenir les actes de fraude et de corruption conformément à la présente Politique. Les mécanismes de prévention et contrôle interne et externe.

SECTION 2.1 CONTROLE INTERNE ET AUDIT 3. Le contrôle interne est un processus effectué par un organe directeur, une administration et d’autres employés et conçu pour fournir une assurance raisonnable que les risques sont gérés de manière à assurer l’atteinte des objectifs de l’organisation. Les initiatives de contrôle et les mesures de vérification mises en œuvre par les managers à l’égard des activités qu’ils encadrent font partie intégrante des responsabilités managériales relatives au contrôle interne et d’audit. Elles sont décidées dans le cadre d’une planification interne à chaque entité ou direction. 4 .Par ailleurs, des audits internes sont décidés par les instances dirigeantes fédérales (Conseil d’administration et Directoire) : -soient ils font partie d’une programmation annuelle proposée par le Comité des audits, sur la base d’une analyse globale des risques et des priorités ; -soit ils sont déclenchés en réponse à une alerte. Les rapports et recommandations sont exploités par le Comité des audits qui en analyse le contenu et formule des recommandations, générales pour l’organisation ou spécifiques pour les entités ou directions concernées.

A- Le Secrétaire général 5. Le Secrétaire général, garant de la Politique anti-fraude au CRT, est chargé :

d’approuver, de mettre en œuvre et d’appliquer la présente politique et ses modifications subséquentes.

Adopter toutes les initiatives qu’il juge nécessaires au sein du CRT faisant comprendre que c’est tolérance zéro contre la fraude et la corruption dans cette organisation pour tous.

Applique une stratégie de contrôle interne conçue pour éliminer ou atténuer le risque auquel la CRT pourrait faire face.

Apporter toutes les facilités au Contrôleur Interne dans ses fonctions objectives. Met en place des mécanismes permettant de signaler des fraudes présumées et autres

problèmes relatifs à la gestion des risques de fraude. Veille à ce que le personnel soit suffisamment au courant des politiques anti-fraude et à ce

qu’une formation convenable soit dispensée.



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S’assure que des mesures sont prises rapidement suite à tout soupçon de fraude et à tout cas avéré.

Prend les dispositions nécessaires pour diligenter les enquêtes sur des allégations de fraude et veille à ce que des enquêtes sérieuses soient entreprises sans délai.

Décide des mesures disciplinaires et/ou juridiques à prendre contre les auteurs de la fraude et les membres du personnel dont les défaillances ont contribué à l’effectivité de la fraude et veille à ce que des mesures appropriées soient prises pour récupérer les actifs.

Le cas échéant, communique avec les éventuels partenaires touchés par les actes de fraude et de corruption afin de les rassurer sur les mesures nécessaires prises.

Prend les dispositions pour le renforcement des mesures préventives existantes et veille à leur suivi régulier.

Prends les sanctions nécessaires dans les cas d’allégations infondées ou faites de mauvaise foi. Prend les mesures nécessaires si un membre du personnel est innocenté par suite d’allégations

faite de bonne foi. Présente à chaque session de l’Assemblée Générale, un rapport détaillé sur l’évolution du

risque de fraude et les mesures prises pour prévenir la fraude au CRT.

B - Le personnel, volontaires et membres de la Croix Rouge 6. Tout le personnel, volontaires et membres de la Croix Rouge doivent comprendre que la fraude et la corruption, quelle qu’en soit l’étendue et la forme, sont incompatibles avec une attitude de d’équité, d’honnêteté et de probité morale et ils sont tenus de suivre de bonnes pratiques administratives. Ils doivent être conscients des risques de fraude et de corruption dans leur domaine d’activités et de déceler les éventuels actes de fraude et de corruption et de les signaler selon les moyens énoncés à la Section 3 de la présente Politique. Ils sont tenus de respecter les textes réglementaires en vigueur au CRT parce qu’ils Signent et approuvent la politique anti-fraude considérée comme partie intégrante de leur contrat de travail avec le CRT. 7.Le personnel, volontaire ou membre de la Croix Rouge du Tchad ne collaborant pas à la dénonciation de tout acte de fraude ou de corruption dont il est témoin ou est en connaissance des faits, pourrait être tenu responsable d’avoir directement ou indirectement toléré ou avalisé un comportement inapproprié, ce qui peut entraîner l’application de mesures disciplinaires conformément aux dispositions du règlement intérieur. C - Les directeurs et cadres 8. Tous les directeurs et cadres sont tenus de prévenir et de déceler les actes de fraude et de corruption, d’évaluer les risques, y compris, mais sans s’y limiter, les risques éventuels de fraude dans leur domaine de responsabilité et s’assurent qu’un système efficace de contrôle interne existe et fonctionne pour gérer ces risques et doivent par conséquent veiller à ce que, dans le domaine de compétence qui est le leur, des dispositifs soient mis en place pour :

- identifier et évaluer les risques de fraude et de corruption; - réduire le risque de fraude et de corruption par des mesures appropriées; et - sensibiliser le personnel et les volontaires à l’importance de se conformer au Code de conduite

et à la présente Politique et les encourager ç faire part de soupçons raisonnables de fraude en prenant au sérieux toutes les allégations et les transmettant au service compétent.



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9. Les cadres, quel qu’en soit leur rang, sont obligés de respecter tous les règlements et dispositions pour dénoncer et non participer activement ou non, avaliser ou pas des attitudes odieux ou néfastes contre la déontologie. Toute culpabilité des cadres peut entrainer des mesures disciplinaires conformément au règlement intérieur de la CRT. 10.L’assistant du secrétaire général chargé des programmes veille à ce que la présente Politique soit portée à la connaissance du personnel et des volontaires de la Croix Rouge du Tchad.

D –L’Assistant du Secrétaire Général Chargé des Programmes 11. L’Assistant du Secrétaire Général Chargé des Programmes veille à ce qu’il y ait des dispositifs de prévention et de répression des actes de fraude et de corruption dans les activités essentielles relevant des services de ressources humaines, notamment :

• les recrutements et processus de sélection de personnel; • les programmes de formation des nouvelles recrues ; et • les programmes de formation continue du personnel.

12. L’Assistant du Secrétaire Général Chargé des Programmes est également responsable de conseiller le Secrétaire général et de lui apporter son concours afin que toutes les allégations de fraude et de corruption fassent l’objet d’une enquête approfondie et donnent lieu aux sanctions requises si elles sont avérées. Il veille à ce que les enquêtes et mesures disciplinaires fassent l’objet d’une procédure équitable. 13.L’Assistant du Secrétaire Général Chargé des Programmes est en outre tenu d’aider le Secrétaire général à améliorer les contrôles et mesures internes de prévention des actes de fraude et de corruption, ainsi que de le conseiller sur les mesures à prendre pour prévenir et limiter les risques de fraude et de corruption (l’Annexe 3). 14. L’Assistant du Secrétaire Général Chargé des Programmes joue aussi le rôle de vérificateur interne ; à ce titre il a accès aux informations relatives à tous les cas patents de fraude ou de corruption, ils les examinent et recommandent des améliorations à apporter au système de contrôle interne.



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SECTION 2.2 CONTROLE EXTERNE A- Les vérificateurs extérieurs 15. Afin de prévenir et de réprimer la fraude et la corruption, la Croix Rouge du Tchad fera appel aux vérificateurs extérieurs pour l’évaluation des risques de fraude et/ou de corruption en vue de renforcer la présente Politique. Bien que la détection des fraudes ne relève pas de leurs attributions, si dans le cadre de leur travail d’audit les vérificateurs extérieurs constatent une quelconque fraude, ils en informent le Secrétaire général. SECTION 3 PROCEDURE D’ENQUETE A – Dénonciation d’actes de fraude ou de corruption 16.Le personnel, volontaires et membre de la Croix Rouge du Tchad ayant connaissance d’un acte de fraude ou de corruption, ou ayant de sérieuses raisons de soupçonner un tel acte, sont tenus de le dénoncer rapidement conformément aux mécanismes énoncés ci-après. 17. Tous les signalements d’infraction à la présente Politique ou au Code de conduite seront adressés :

• au supérieur hiérarchique direct; • à l’Assistant du Secrétaire Général Chargé des Programmes; ou • au Secrétaire général.

18. Toute personne signalant des soupçons raisonnables de fraude ou de corruption ou coopérant à des enquêtes sur de tels faits ne fera l’objet d’aucune récrimination. 19. L’emploi de méthodes visant à dissuader quiconque de signaler des soupçons de fraude ou de corruption ou de témoigner de tels actes dans le cadre d’une enquête constituent une infraction grave du règlement intérieur et entraînent l’application de mesures disciplinaires. 20. L’utilisation abusive de cette procédure, qui consisterait à faire en connaissance de cause des allégations fausses ou malveillantes, si elle est avérée, sera considérée comme une infraction grave du règlement intérieur et pourra également entraîner l’application de mesures disciplinaires appropriées. B - Enquête 21. Le Secrétaire général désignera une personne appropriée pour enquêter rapidement sur les actes présumés de fraude ou de corruption. Toute enquête menée au titre de la présente politique le sera de manière impartiale, équitable et rigoureuse. Celle-ci se fera suivant les Lignes directrices appropriées

22. Les suites données à toute allégation de fraude ou de corruption, y compris les enquêtes et les éventuelles mesures disciplinaires et/ou recours civil ou pénal, le seront conformément aux procédures disciplinaires du règlement intérieur. C - Mesures disciplinaires 23. Si l’acte de fraude ou de corruption est avéré, des mesures disciplinaires appropriées seront prises à l’encontre des membres du personnel en cause, conformément au règlement intérieur. S’il s’agit de



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collaborateurs extérieurs, d’experts, de consultants ou de stagiaires, il sera mis fin à leurs services conformément aux dispositions de leur contrat. D - Confidentialité des informations et protection de l’anonymat 24.Sauf instruction contraire, les membres du personnel, consultants, experts, collaborateurs extérieurs, stagiaires, sous-traitants, fournisseurs, partenaires et autres parties ayant conclu un engagement contractuel avec la Croix Rouge du Tchad, qui ont fait état de soupçons de fraude ou de corruption n’en parlent à personne d’autre que la personne qu’ils ont informée. 25. La Croix Rouge du Tchad prend toutes les mesures appropriées pour que les informations communiquées ne soient divulguées qu’aux personnes chargées de l’enquête et demeurent strictement confidentielles. 26. La Croix Rouge du Tchad garde secrète l’identité des personnes ayant signalé de bonne foi tout soupçon de fraude ou de corruption et les protège de toute forme de représailles. S’il y a des motifs raisonnables de craindre une réaction négative de la personne raisonnablement soupçonnée d’avoir commis un acte frauduleux ou d’un supérieur hiérarchique, le rapport est soumis sous couvert d’anonymat. Si des preuves sont demandées à la personne signalant les faits, son identité est tenue secrète, à moins que la procédure judiciaire n’exige qu’elle soit divulguée. F - Protection des informations

27. La protection de l’information est une démarche consciente visant à protéger ce qui vaut la peine d’être protégé, tant au niveau des données que des supports d’information. Afin que tous les documents originaux en rapport avec un acte présumé de fraude ou de corruption puissent être examinés, la Croix Rouge du Tchad prend immédiatement des mesures pour en prévenir le vol, l’altération et la destruction. Il pourra s’agir, notamment, de:

• retirer les documents, ordinateurs, disques durs et tous moyens de stockage de données électroniques en question de leur emplacement pour les mettre en sécurité ailleurs;

• limiter l’accès à l’endroit où se trouvent lesdits documents, ordinateurs, disques durs et autres moyens de stockage de données électroniques;

• empêcher l’auteur présumé de l’acte de fraude ou de corruption d’accéder auxdits documents, ordinateurs, disques durs et tout autre moyen de stockage de données électroniques tant que l’enquête n’est pas terminée; et

• consulter d’urgence un spécialiste du traitement des documents ou supports électroniques, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Organisation.

G - Mesures de recouvrement

28. La Croix Rouge du Tchad fera en sorte de compenser toute perte résultant d’un acte de fraude ou de corruption en utilisant tous les moyens disponibles, y compris les poursuites judiciaires.



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SECTION 4. SUIVI

A - Suivi et évaluation

29. Après tout acte avéré de fraude ou de corruption, le Secrétaire général, aidé de son assistant aux programmes, procédera à un examen des politiques, procédures et contrôles internes applicables dans le domaine où l’acte de fraude ou de corruption a été commis, de manière à déterminer s’il convient de les remanier et, le cas échéant, d’adopter la manière la plus appropriée. B - Reporting et capitalisation d’expérience

30. Le traitement des incidents fait l’objet d’un enregistrement et d’un reporting qui permettent une analyse et une exploitation non seulement par les directions concernées de l’organisation, mais aussi par les instances chargées de la gestion des risques et de contrôle interne et audit interne. Ce reporting (Annexe 5) est constitué d’un tableau de bord et regroupe la collecte des infos sur les incidents de fraude et de corruption.

SECTION 5. ENVIRONNEMENT EXTERIEUR

A - Coordination avec les partenaires extérieurs

31. La Croix Rouge du Tchad porte à la connaissance de ses partenaires extérieurs les bonnes pratiques de prévention et de répression de la fraude et de la corruption et, au besoin, des informations pour remédier à des problèmes précis.

B - Communication et stratégie médiatique

32. Il ne sera fait aucune déclaration ni aucun commentaire en public ou aux médias, hormis par le représentant autorisé de la Croix Rouge du Tchad spécialement désigné par le Secrétaire général.

SECTION 6. DISPOSITIONS GENERALES

Cette présente politique est susceptible à toute modification ou amendement par le Secrétaire Général de la CRT, suivant les dispositions du règlement intérieur. Toute disposition amendée à cette politique sera mise à disposition du comité exécutif, aux membres du personnel et volontaires.

La Politique telle que publiée dans la présente édition prend effet le 1er novembre 2016.



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EXEMPLES D’ACTES POTENTIELS DE FRAUDE OU DE CORRUPTION

La présente liste n’est pas exhaustifs et tous les actes qui y sont mentionnés ne seront pas nécessairement considérés, après enquête, comme des actes avérés de fraude ou de corruption, mais peuvent dénoter la nécessité d’améliorer les pratiques de travail sur tel ou tel point.

• vol de fournitures ou de matériel ; • utilisation abusive du sceau officiel de la Croix Rouge du Tchad • utilisation de fonds destinés au financement des programmes mis en œuvre par la CRT pour le compte

des partenaires financiers ; • facturation de frais excessifs ou demande de prestations indues ; • versement de salaires ou de rémunérations à un employé fictif • falsification du registre ou des feuilles de présence ; • non-enregistrement des absences ou déclaration erronée des motifs d’absence ; • acceptation d’offres, perception ou offre de pots-de-vin en échange d’un traitement de faveur ; • paiement de travaux non effectués ; • modification des montants et informations figurant sur des documents ; • ententes illicites dans les offres publiques ; • surfacturation ; • annulation de sommes à percevoir ou de créances ; • réalisation de transactions non autorisées ; • vente d’informations ; • modification des registres de dons, d’inventaire et d’actifs ; • défaut d’enregistrement de transactions ; • enregistrement de transactions (dépenses/recettes/dépôts) inexactes ; • vol de liquidités, ou emprunt sans autorisation ; • manipulation des procédures d’attribution des marchés, y compris par la non-divulgation de conflits

d’intérêts ; • réalisation de transactions non autorisées avec des parties liées ; • non-enregistrement ou enregistrement partiel de dons ; • détérioration ou destruction de documents ; • rétention de documents ; • emploi de registres et reçus à des fins indues ; • établissement de fausses factures, notamment utilisation des technologies de production d’images et de

publication assistée par ordinateur pour produire de faux originaux de factures, avec de fausses coordonnées bancaires, à des fins de détournement de fonds ;

• facturation de montants supérieurs aux dépenses réelles ; • exploitation d’une entreprise privée avec des moyens de l’Organisation ; • demandes de remboursement ou de déclarations de sinistres non-conformes à la réalité ; • utilisation inappropriée ou non approuvée de signatures électroniques ; • téléchargement et transmission d’informations confidentielles à une partie non autorisée ; • présentation de fausses attestations d’expérience professionnelle ou de formation, y compris de faux

diplômes/certificats ; • abus de biens sociaux ; • utilisation d’informations à des fins d’enrichissement ou d’avantages personnels ; • établissement de fausses déclarations et défaut de remboursement de l’Organisation ;



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113 | P a g e Croix-Rouge du Tchad B.P: 449 tel: 22 52 34 34 /66 20 25 93/66 32 94 53 /66 85 09 09/66 29 88 82 /66 29 82 58/ E-Mail:

[email protected]

INDICES POUVANT PRESAGER UN RISQUE DE FRAUDE OU DE CORRUPTION

La présente liste n’est pas exhaustive et tous les indices qui y sont mentionnés ne seront pas nécessairement considérés, après enquête, comme reflétant des actes avérés de fraude ou de corruption mais ils peuvent dénoter la nécessité d’améliorer les pratiques de travail sur tel ou tel point.

• reçus de dépenses manquants ou absences de traces officielles ; • climat de crise et de pression ; • dégradation des résultats financiers ; • fluctuation excessive des budgets ou contrats ; • refus de produire des dossiers, compte rendus ou autres registres ; • transferts d’argent fréquents d’un compte à un autre ; • transactions avec des parties liées ; • emprunts entre collègues ; • dissimulation d’insuffisances professionnelles ; • manque de supervision ; • mouvements de personnel trop fréquents ; • chiffres, tendances ou résultats non conformes aux objectifs ; • irrégularité des rapprochements bancaires ou impossibilité d’équilibrer les comptes ; • mouvements excessifs de liquidités ; • salariés ayant des intérêts non autorisés extérieurs à l’Organisation ou d’autres emplois ; • salariés confrontés à des difficultés financières ; • addiction au jeu ; • conflits d’intérêts ; • absences rares ou refus des salariés des services financiers ou ayant un rôle financier de

déléguer leurs responsabilités durant leurs congés ou lorsqu’ils ne sont pas sur place ; • présence fréquente de tel ou tel fournisseur dans les locaux de l’Organisation ; • versements ou demandes de versements en liquide non étayés par des factures et reçus

originaux ou des copies certifiées.



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LISTE DE PRATIQUES ADMINISTRATIVES CONTRIBUANT A LIMITER LE

RISQUE DE FRAUDE ET DE CORRUPTION

• inscription sans délai de toutes les recettes dans les livres de comptes et encaissement immédiat de tous les fonds ;

• contrôles effectifs garantissant que les erreurs et irrégularités soient visibles lors du traitement des informations comptables ;

• implication forte des vérificateurs internes ; • encouragement et validation par l’encadrement de pratiques de travail saines ; • enregistrement approprié de tous les actifs et constitution de provisions pour les pertes

connues ou prévisibles ; • instructions comptables et règlement financier accessibles à l’ensemble du personnel et

actualisés ; • séparation effective des tâches, en particulier des tâches financières, comptables et de gestion

des liquidités/des titres ; • absence de liens de parenté entre collègues d’un même service ou ayant une relation

hiérarchique, en particulier dans les domaines financiers, comptables ou la gestion des liquidités/des titres ;

• création d’un climat favorisant un comportement déontologique ; • prise de mesures immédiates à la remise du rapport des vérificateurs interne/extérieurs pour

remédier aux carences des contrôles ; • examen, autant que possible, des risques financiers encourus par les employés ; • refus de tout document signé contenant des modifications rendant illisible la ligne initiale (par

exemple, des formulaires de dépenses surchargés de correcteur) ; • émargement de tous les amendements à des documents officiels ; • établissement de normes de conduite applicables aux fournisseurs et sous-traitants ; • protection effective des biens matériels, documents et informations comptables fiables

(Chéquiers, livres de commande) ainsi que des systèmes d’achat et de paiement ;

• vérification des paiements importants ou inhabituels ; • réalisation de vérifications par sondage et établissement de procédures de confirmation ; • sécurisation physique de tous les locaux ; • évaluations régulières du personnel ; • révision des pratiques professionnelles ouvrant la voie à des actes de collusion ou de

manipulation ; • mise en place et vérification régulière des systèmes de contrôle du traitement des données ; • examen régulier des mécanismes de contrôle comptables et administratifs ; • obligation pour le personnel de prendre régulièrement des congés ; • vérification des autorisations pour toutes les dépenses ; • traitement rapide de toutes les factures et suivi de toute facture non acquittée ; • vérification des connaissances du personnel sur ses droits et obligations sur toutes les

questions concernant la fraude ; • vérification approfondie des références et de l’expérience des candidats retenus, ainsi que de

leurs certificats/diplômes ; • archivage régulier et structuré, notamment des contrats ;



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• mise en place d’une politique rigoureuse d’attribution de marchés exigeant plusieurs soumissions ;

• vérification de l’enregistrement de tous les consommables, y compris de l’essence • incitation à la divulgation des conflits d’intérêts.



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Lignes directrices pour les enquêtes

Mesures à prendre Questions à prendre en considération

Plainte déposée auprès de la police mais les charges peuvent dépendre de l’obtention de preuves supplémentaires

Plainte déposée auprès de la police

Peut être traité en interne

Complexité Nécessite une analyse détaillée d’un nombre élevé de preuves fondées sur des documents papier ou des données électroniques. Recours à une technologie de pointe.

Non complexe mais implique clairement un vol, une malversation ou un détournement de fonds du CRT

Analyse honnête des preuves pertinentes

Degré Perte d’argent supérieure 25 millions FCFA

Plus de 5 000 000 FCFA Perte financière mineure. Jusqu’à 5 000 000 FCFA ou l’équivalent. Préjudice mineur à la réputation du CRT

Recours Pourrait entraîner des poursuites devant un tribunal

Pourrait entraîner des poursuites devant un tribunal

Pourrait se limiter à une mesure administrative à l’intérieur du CRT.

Certitudes Une analyse préliminaire indique une forte possibilité que les preuves dépassent le doute raisonnable

Une analyse préliminaire apporte des preuves au-delà d’un doute raisonnable

Une analyse préliminaire apporte des preuves au-delà d’un doute raisonnable

Etendue Implique des activités criminelles connues ou présumées dans plusieurs organismes et/ou compétences. Collusion entre plusieurs parties

Plusieurs personnes peuvent être impliquées dans l’affaire

Peut impliquer une ou plusieurs personnes

Disponibilité des preuves Les preuves nécessaires ne peuvent

être obtenues au CRT. Si ce n’est pas le

cas, les preuves nécessaires doivent

être obtenues au moyen d’un mandat

de perquisition ou grâce à une

surveillance

Les preuves nécessaires

peuvent être obtenues au

CRT.

Les preuves nécessaires

peuvent être obtenues au

CRT.



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Formulaire pour compiler et conserver les statistiques sur les enquêtes sur les cas d’allégation de fraude/corruption et d’autres formes de mauvaise conduite

1 Date à laquelle le cas de fraude/corruption ou d’autres formes de mauvaise conduite a été découvert ou signalé

2 Titre/position de la personne objet de l’allégation de fraude/corruption ou d’autres formes de mauvaise conduite

3 Organisation dans laquelle a été commis l’acte de fraude/corruption ou d’autres formes de mauvaise conduite

4 Brève description du cas d’allégation de fraude/corruption ou autres formes de mauvaise conduite découvert ou signalé

5 Identification et adresse complète de complice et/ou témoin avéré(s)

6 Résultat de l’enquête

7 Action prise



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Annexe 14 : Code de conduite des conducteurs

A. Emploi des véhicules

A.1. Utilisation des véhicules de la Croix-Rouge du Tchad (CRT) : l’usage est limité aux activités de la CRT. Toute utilisation pour des besoins personnels est soumise à un accord écrit préalable du Secrétaire General de la CRT. Aucun véhicule ne doit être employé à un usage non conforme aux principes de la Croix-Rouge.

A.2. Conducteurs autorisés : Ne peuvent conduire un véhicule de la de la Croix-Rouge

du Tchad, que les conducteurs autorisés par le Secrétaire General de la CRT. Pour les déplacements en dehors des localités, seuls les conducteurs engagés à cet effet sont autorisés à piloter une voiture de la CRT.

A.3. Transport des passagers : Les seuls passagers autorisés sont les employés de la CRT, les Délégués, le personnel de la Société Nationale et le personnel appartenant à des organisations à caractère humanitaire œuvrant dans le périmètre des opérations de la CRT tels que le CICR, Fédération le HCR et à des partenaires.

Transporter d’autres passagers ou des marchandises est interdit, sauf autorisation délivrée, au préalable, par le Secrétaire General de la CRT ou le Coordinateur des programmes.

En cas d’urgence (comme le transport de personnes ayant besoin d’une assistance médicale rapide ou dans l’obligation de transporter des marchandises ou des personnes sous la menace d’une arme), un rapport détaillé doit être soumis au Secrétaire General de la CRT, dans les 24 heures.

A.4. Transport des biens : Aucune arme ni munition ni explosif ne doivent être transportés par un véhicule de la CRT.

A.5. Respect du code de la route : Le conducteur doit, toujours, respecter toutes les règles de conduite locales. Les limitations de vitesse déterminées par la loi ou le Secrétaire General de la CRT doivent être strictement respectées.

A.6. Usage du téléphone portable : pendant la conduite, l’utilisation du téléphone mobile (appels et réceptions) est strictement interdit.

La vitesse maximale autorisée est:



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En ville : - de 40Km/h, pour les Land Cruiser et les autres véhicules légers ;

- de 30km/h pour les camions et les autres véhicules lourds.

En dehors de la ville :

- de 80Km/h pour les Land Cruiser et les autres véhicules légers ;

- de 60 Km/h pour les camions et les autres véhicules lourds.

Dans les camps de réfugiés : de 5 à 10Km/h.

B. Sécurité

B.1. Le conducteur doit assurer, au maximum, la sécurité des passagers, du véhicule et de son contenu. Tout véhicule utilisé par la CRT doit être en bon état (prêt à prendre la route), équipé d’un système de communication fonctionnel et d’un outillage standard (pneu de réserve, cric clé de roue, extincteur, triangle, trousse de secours, …).

B.2. Conduire dans l’obscurité en dehors des agglomérations est interdit.

La nuit, les véhicules doivent être stationnés dans un endroit sécurisé. Tous les biens doivent être sortis des voitures pour la nuit et stockés dans un endroit sûr.

B.3. Le port de la ceinture de sécurité est obligatoire : à l’avant et à l’arrière, pour le conducteur et les passagers d’un véhicule de la CRT. Il est de la responsabilité du conducteur de ne pas conduire tant que les passagers ne se sont pas mis en conformité avec cette règle, le conducteur à toute autorité pour ce faire.

B.4. La conduite en état d’ivresse et strictement interdite. La consommation d’alcool est strictement interdite avant et pendant la conduite. Les contrevenants risquent la mise à pied immédiate.

B.5. Les véhicules doivent toujours être garés face à la sortie afin de permettre un départ rapide ou une relocalisation en cas d’urgence comme un incendie ou autre événement. Dans le cas où plusieurs véhicules sont garés dans le même périmètre toute la nuit, le double des clés doit être laissé aux gardiens ou au conducteur de service pour permettre leur déplacement rapide en cas d’incendie.

B.6. Avant tout déplacement en dehors des localités, il est de la responsabilité du conducteur de s’assurer, que le véhicule à utiliser dispose: d’un minimum de 40 litres de carburant, en plus de la quantité normale prévue pour le voyage; d’au moins deux roues de secours et trois chambres à air neuves ; de deux postes de radio fonctionnels VHF et HF ; d’une lampe torche fonctionnel avec des piles de rechange ; d’un minimum de 4 litres



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d’eau potable par passager et par jour ; d’un sac de couchage et d’une couverture par passager ; de liquide de frein d’embrayage, d’un litre d’huile moteur, d’une boite d’ampoules de rechange, d’un filtre à essence, d’une trousse de dépannage, d’un cric ; d’un câble de traction de 10M minimum, de crochets de remorquage et d’une trousse de premiers soins.

B.7. En cas de crevaison, il est recommandé de faire réparer la crevaison dans la première localité traversée afin de permettre la poursuite du voyage en toute sureté.

B.8. En cas d’accident, le Chef du parc automobile doit, immédiatement, être alerté. Le conducteur ne doit JAMAIS signer un document dans lequel il reconnait sa responsabilité. Une déclaration d’accident doit être enregistrée et transmise au Chef du parc automobile et au Secrétaire General de la CRT dans les 24 heures.

C. Responsabilités et obligations des conducteurs de la CRT

C.1. Avant de quitter la CRT, le conducteur doit s’assurer que tout trajet est approuvé par le Chef du parc automobile.

C.2. Le conducteur assure, quotidiennement, la maintenance du véhicule et remplit le Compte-rendu d’inspection journalière. Pour chaque trajet effectué, le carnet de bord doit être rempli, au départ et à l’arrivée. Il est de la responsabilité du conducteur de s’assurer que son véhicule suit les révisions de maintenance.

C.3. Le conducteur est responsable du chargement de son véhicule. Il a donc autorité pour donner les instructions sur :

- le nombre de passagers pouvant être transporté; - la limitation du poids des biens transportés et leur installation dans le véhicule propre

à assurer le meilleur équilibre.

C.4. Tout dommage ou défaut du véhicule et de son équipement doit être rapporté au Chef du parc automobile. Le coût des réparations de tout dommage ou incident mécanique causé par le manque d’attention ou la négligence du chauffeur sera à sa charge. Des sanctions disciplinaires appropriées seront prises.

C.6. Le conducteur est responsable des clés, lesquelles ne doivent en aucun cas se retrouver entre les mains d’une personne non autorisée. A la fin de l’utilisation du véhicule, le conducteur doit retourner les clés à l’emplacement qui leur est assigné (tableau des clés du Département Logistique). Aucun conducteur ne doit faire de copie des clés d’un véhicule de la CRT.



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C.7. Le conducteur confronté à un problème de sécurité doit immédiatement prévenir le Chef de la CRT.

C.8. Le conducteur a l’entière responsabilité du véhicule qui lui est confié et s’il venait à enfreindre les règles du Code de Conduite des mesures disciplinaires appropriées seraient prises.

C.9. Le conducteur remplit une tâche quotidienne de maintenance du véhicule et remplit le Compte-Rendu d’Inspection Journalière de la Fédération. Ceci inclut le contrôle de :

• Niveau d’huile moteur • Liquide de freins • Liquide de batterie • Eau du radiateur • Nettoyage externe de la

batterie

• Freins à main et principal • Pression des pneus • Essuie-glaces • Instruments • Avertisseur • Eclairage • Feux de détresse • Nettoyage intérieur et

extérieur du véhicule • Contrôle général de

l’aspect du véhicule

Déclaration du Conducteur

Je

soussigné(e)……………………………………………………………………………………

…………………….... déclare avoir reçu, lu et compris le Code de conduite des Conducteurs

de la CRT.

Je reconnais que ce Code fait partie intégrante de mon contrat de travail avec la CRT et je

m’engage à respecter ces dispositions.

Lieu et date :

Signature :



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Annexe15 : Le cahier de Caisse «LIVRE DE CAISSE»

Date Nature / Libellés N° PC Entrées Sorties Soldes



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Annexe 16 : Le cahier de banque «LIVRE DE BANQUE»

Date Nature / Libellés N° PC Entrées Sorties Soldes



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Annexe 17 : Etat de rapprochement bancaire

ETAT DE RAPPROCHEMENT DU…………………AU…………..……

COMPTABILITE RELEVE BANCAIRE Date ELEMENTS DEBIT CREDIT Date ELEMENTS DEBIT CREDIT Solde à rapprocher au …….. Solde à rapprocher………………

Solde Rapproché Solde rapproché Visa du comptable Visa du Coordinateur des Programmes



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Annexe 18 : Procès-verbal de contrôle de caisse

Nom du caissier…………………………………………………………………………..

Contrôle de caisse du …………………….. au ………………………………….… ….…

1 - Situation du cahier de caisse

Solde du cahier de caisse ( 1 )……………………………………………..

2 - Situation des espèces( Billetage)

Nature Quantité Total

- Billet de 10 000 F CFA - Billet de 5 000 F CFA - Billet de 2 000 F CFA - Billet de 1 000 F CFA - Billet de 500 F CFA - Pièce de 500 F CFA - Pièce de 100 F CFA - Pièce de 50 F CFA - Pièce de 25 F CFA - Pièce de 10 F CFA - Pièce de 5 F CFA - Pièce de 2 F CFA - Pièce de 1 F CFA

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

TOTAL DES ESPECES ( 2 )

3 – Situation de la caisse (1 – 2) …………………………………………..

OBSERVATIONS

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Fait à ……………… le ……………………..….

Le Caissier Le contrôleur



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Annexe 19 : Inventaire des immobilisations

Responsable : ………………………… Projet/Service : ……..…………………

Date de l’inventaire : ………………………………………………………………...

Nature de

l’immobilisation

Référence Date

d’achat

Quantité à

l’inventaire

Quantité sur fiche

Montant Etat Observ.

Visa Administrateur Visa du Détenteur Visa participants à l’inventaire



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Annexe 20 : Pièce de Caisse/Pièce de banque

Nom et Adresse de l’organisation

B.P.FCFA ……………..

PB ou PC N°………

Reçu ESPECE

Paiement Chèque …………. N° …..….

Je soussigné………………………………………………………………………………………….

Certifie avoir reçu de / payé à (Nom et adresse complète)……………………………………………..

………………..………………………………………………………………………………………

La somme de (en lettres )……………………………………………………………………………….

Motif de l’opération………………………………………………………………………………….

Ligne budgétaire d’imputation…………………………………………………………………….

Date……………………

Visa de l’ordonnateur Signature bénéficiaire

Imputation comptable

A débiter A Créditer

N° de compte Montant N° de Compte Montant



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Annexe 21 : Ordre de mission

Nº………/CRT/CN/CD/P/2018

Remarque : Il est strictement interdit aux membres de la Croix-Rouge du Tchad en mission terrestre de circuler après 18 heures. En cas

de non-respect, la Croix-Rouge du Tchad décline toutes les responsabilités, de même ils ne sont pas autorisés à transporter des passagers

autres que ceux mentionnés sur cet ordre de mission et en aucun cas de personnes portant l’uniforme militaire.

1- Monsieur : ___________________________________________________________________

2 -Fonction à la Croix-Rouge du Tchad : ____________________________________________

3-Est autorisé (e) à se rendre à : ___________________________________________________

4- Motif : ______________________________________________________________________

5- Accompagné de : ______________________________________________________________

6- Titre : _______________________________________________________________________

7- Moyen de transport : __________________________________________________________

8- A compter du : _______________________________________________________________

9- Jusqu’à : ____________________________________________________________________

10- Il (elle) est conduit (e) par : ____________________________________________________

11-Imputation: _________________________________________________________________

12- Numéro de véhicule : _________________________________________________________

Le Président National ou le SG, Coordo ,Coordo Regional, President

Provinciaux etc……

de la Croix-Rouge du Tchad



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Annexe 22 : Fiche de suivi des immobilisations par localisation

Responsable(s)………………………… Projet/Service ………..……………..

Date : ……………………………………. Localisation ……………………….

Nature de l’immobilisation

Référence (Code)

Date d’affectation

Montant Etat Observations



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Annexe 22 : Fiche de suivi de l’entretien des immobilisations

Nature de l’immobilisation :…………………………………………………………………………

Dates Natures de la panne

Pièces remplacées Nom du garage

Responsable d’entretien

Observation

Qté PU MT Nom Visa