logipharm®, outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital...

1 François PESTYPharmacien, Institut Supérieur de GestionConsultant [email protected]

Logi√Pharm®, Outil décisionnel d’optimisation des approvisionnements pharmaceutiques à l’hôpital

Tutoriel 2. Etablir vos prévisions et vos seuils de commande en quelques clics !Télécharger

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Cliquer ici, pour lancer le module « Prévision de la demande et calcul des seuils de commande »

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Cliquer ici pour lancer la mise en forme du tableau de données

La feuille peut contenir 5000 références et même davantage si nécessaire.

La version complète de l’outil décisionnel permet de « copier-coller » à tout moment une extraction réalisée dans votre logiciel Pharmacie ou GEF* pour alimenter l’outil en données réactualisées…

Il suffit alors de réinitialiser à l’aide de la macro « 2. RÉINITIALISER » avant de coller les nouvelles données dans l’emplacement de la feuille réservé à cet usage.



(*) Logiciel de gestion économique et financière.




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Cliquer dans cette cellule pour activer la liste déroulanteSélectionnez le produit de votre choix à l’aide de la liste déroulantePar exemple, « PERFALGAN 1G/100ml, sol pr perf, flac. »






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Tous les calculs sont instantanément mis à jourUn simple clic ici, permet immédiatement d’afficher le graphique






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Le « prévisionniste » en charge de préparer les commandes de la pharmacie, dispose alors des informations nécessaires à une prise de décision efficace, établie sur des bases « scientifiques » et non sur la seule « intuition » :

En haut à gauche, figurent les données statistiques de base, tirées de la série historique des consommations mensuelles du produit : Moyenne mensuelle, écart-type, coefficient de variation, tendance d’évolution… Le 12ème mois étant le plus souvent celui en cours, il n’est pas pris en compte dans le calcul, mais les prévisions sont faites à son horizon.

La difficulté de la prévision est estimée à partir du coefficient de variation (CV) : Ici, « à priori facile à prévoir », car le CV est inférieur à 0,50. Entre 0,50 et 1.00, la dispersion est moyenne. C’est lorsque le coefficient de variation dépasse 1,00 que la prévision est jugée difficile.

Les prévisions* de consommation pour le 12ème mois (en cours), calculées à partir des onze premiers par lissage exponentiel double de la moyenne et de la tendance (formule de HOLT) et par régression linéaire s’affichent à droite.

Les seuils de commandes* sont calculés pour un délai maximal de livraison paramétrable (ici, 5 jours), à partir des écarts entre les réalisations et les prévisions selon le lissage exponentiel double de la moyenne (Brown), de la moyenne et de la tendance (Holt), et selon la régression linéaire, pour 6 objectifs de taux de servicea compris entre 90% et 99,9%.

Les courbes de la série historique (réalisation) et des prévisions sont éloquentes. En plus de la droite de régression linéaire et des deux méthodes de lissage exponentiel double, le graphe propose la moyenne mobile glissante sur 3 mois et les limites haute et basse de l’intervalle de confiance à 95% (pour identifier les valeurs potentiellement anormales).

(*) Les formules de calculs sont celles décrites dans les ouvrages de référence. Voir la bibliographie.


Les valeurs (modifiables) des coefficients de lissage utilisées pour les calculs et le tracé des courbes sont affichées ci-dessus. Alpha lisse la moyenne, et béta la tendance. Ils ont été pré paramétrés à 0,30 et 0,20 respectivement, valeurs le plus souvent retenues dans la grande distribution et les secteurs industriels. Ils peuvent être optimisés par le solveur d’Excel comme nous le verrons plus loin, et réinitialisés d’un clic par un bouton de commande.


(a) Le « taux de service » est la probabilité d’éviter une rupture de stock.




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Le « prévisionniste » en charge de préparer les commandes de la pharmacie, dispose alors des informations nécessaires à une prise de décision efficace, sur des bases « scientifiques » et non pas sur la seule « intuition » :




Ce bouton de commande referme le module et ramène à la page d’accueil.Celui-ci permet de revenir à la feuille de calcul pour soit modifier les paramètres du lissage, soit changer de référence de produit de santé. Cliquons dessus…




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Cliquer sur ce bouton pour optimiser alpha et béta à l’aide du solveura



(a) Le « solveur » est un outil Excel de simulation qui permet d’optimiser une formule de calcul.

Après quelques petites secondes la fenêtre de « résultat du solveur » s’ouvreDans le même temps, les valeurs d’alpha et béta ont été optimisées à 0,40 et 0,10Cliquez sur OK pour conserver ces deux valeurs, puis relancer la macro « Graphique »




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y = 206,35x + 9071,6

R2 = 0,17

0

1 000

2 000

3 000

4 000

5 000

6 000

7 000

8 000

9 000

10 000

11 000

12 000

13 000

14 000

15 000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Série historique Lissage expo double (BROWN) Moy. mobile 3 moisIC limite haute IC limite basse Lissage expo double (HOLT)Linéaire (Série historique)

3 4772 9072 684

Prévision de consommation 12ème mois (lissage exponentiel HOLT) :

3 2193 157

3 512

3 793

4 362

Ecart-type de la consommation moyenne -

PERFALGAN 1 g/100 mL, sol pr perf, flac

Consommation mensuelle moyenne

% Evolution sur un an :

Coeficient de variation (Ecart-type/Moyenne) :

-LED (HOLT) -LED (BROWN) -Régr. linéaire

Prévision de consommation 12ème mois (régression linéaire)- :

10 310

1 660

0,16

27,30%

11 107

11 548

2 894 3 830 4 515

Taux de service % 90,0% 95,0% 98,0% 99,0% 99,5% 99,9%

3 586 4 054

Difficulté de la prévision :

A priori facile à prévoir (coefficient de variation inférieur à 0,5)

3 325

Seuils de commande pour un délai maximal de livraison de 5 jours :

2 878 3 7353 176 3 940

9231267 - Retour Autre produit

Coefficient de lissage alpha et béta (Holt) (Brown)

0,40 / 0,10

:

:

:

:

::: 0,40

Le tracé des courbes lissées en bleu (HOLT) et en marron (BROWN) a été modifié :







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Le graphique est imprimable. Il suffit de cliquer sur l’aperçu avant impression. Le « prévisionniste » pourra utiliser cette « hard copy » pour (re) paramétrer en temps différé le logiciel Pharmacie ou GEF.




Après avoir imprimé,, ressortir de la fenêtre « Aperçu avant impression » en cliquant sur le bouton « Fermer »




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La feuille ‘Calcul’ regorge de ressources complémentaires :




Des commentaires explicatifs sont placés dans certaines cellules. Exemple : A gauche, les 3 tableaux des écarts entre réalisations et prévisions. A droite en face, les 3 tableaux de calcul des stocks de sécurité (définis comme la quantité nécessaire à couvrir les aléas de consommation pendant le délai maximal de livraison).

En exemple, zoom sur celui correspondant au lissage de Brown. En exemple, zoom sur celui correspondant au lissage de Holt. A droite en bas, les 3 tableaux de calcul des seuils de commande (définis comme la prévision de consommation pendant le délai maximal de livraison, augmentée du stock de sécurité).

En exemple, zoom sur celui correspondant à la régression linéaire.




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La feuille ‘Calcul’ regorge de ressources complémentaires :




Les valeurs anormales (en dehors de l’intervalle de confiance) sont colorisées




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Les stock mini ou seuils de commande (et les stocks de sécurité) sont calculés pour un délai maximal de livraison variant de 1 à 12 jours et pour 6 objectifs différents de taux de service.




Durée maximale de livraison (DML) variant de 1 à 12 joursObjectif de taux de service : 6 niveaux s’échelonnant entre 90% et 99,9%

Le « prévisionniste » peut, selon le fournisseur, choisir une durée maximale de livraison différente de celle pré paramétrée dans le tableau du graphe. Il peut aussi faire varier le taux de service.




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En cas de perte des paramètres du solveura, vous pourrez le reprogrammer en visitant cette feuille



(a) Le « solveur » est un outil Excel de simulation qui permet d’optimiser une formule de calcul.




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A retenir, les boutons qui facilitent la navigation dans l’outil :



• Pour lancer le module « Prévision de la demande et calcul des seuils de commande » à partir de la page d’accueil

• Pour initialiser l’outil

• Pour sélectionner un produit de santé (liste déroulante)

• Pour passer à la feuille graphique

• Pour revenir à la feuille de calcul (depuis le graphe)

• Pour revenir à l’accueil

• Pour réinitialiser (depuis la feuille ‘Série’)




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Bibliographie et conception de l’outil décisionnel



Bibliographie :

(1) Comment optimiser les approvisionnements. Régis BOURBONNAIS et Philippe VALLIN. Deuxième édition, 2006. Ed. Economica.

(2) Prévision des ventes - Théorie et pratique. Régis BOURBONNAIS et Jean-Claude USUNIER. Quatrième édition, 2007. Ed. Economica.

(3) Définition du stock de sécurité sur Wikipédia

(4) Calcul du stock de sécurité. Pr Michel CLOUTIER, Gestion des opérations et de la logistique, HEC Montréal

(5) Gestion des stocks - La gestion de l'incertitude. Pr Michel CLOUTIER, Gestion des opérations et de la logistique, HEC Montréal

(6) Stock de sécurité. Cours de logistique, extrait du module « Pilotage des flux et des stocks ». Yves PIMOR, Université Henri Poincaré de Nancy

(7) Les tendances. Cours de logistique, extrait du module « Prévision de la demande », Yves PIMOR, Université Henri Poincaré de Nancy

(8) Calculer vos stocks de sécurité avec les prévisions de vos ventes. Joannès VERMOREL, Décembre 2007 (Dernière mise à jour en mars 2008)

(9) Méthodes de prévisions et formules Excel. Guillaume SAINT-JACQUES, 18 juin 2008

(10) Stocks pharmaceutiques : une aide à la gestion informatisée. François PESTY et Michelle LEBAS. Gestions Hospitalières, 1984 ; 236 : 399-402

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