liste des fiches pratiques - total raffinage … · 2 vous accédez à la page d'accueil de gr...

www.gr.total.frwww.gr.total.frwww.gr.total.fr

L’énergie est notre avenir, économisons-la !

GR online

Liste des FICHES PRATIQUES

Comment se connecter à GR online ?01FiCHe PRAtiQUe

Comment me retrouver sUR le site GR online ?02FiCHe PRAtiQUe

Comment créer Une CARte ?03FiCHe PRAtiQUe

Comment créer Une CARte PAR copie ?04FiCHe PRAtiQUe

Comment CRéeR Un badge Liber-t ?05FiCHe PRAtiQUe

Comment CRéeR Un paSSango® ?06FiCHe

PRAtiQUe

Comment ConsUlteR mon état de parc ?07FiCHe PRAtiQUe

Comment modiFieR les paramètreS d’Une carte ?08FiCHe PRAtiQUe

Comment modiFieR les paramètreS d’Un Liber-t ?09FiCHe PRAtiQUe

Comment modiFieR les paramètreS d’Un paSSango® ?10FiCHe PRAtiQUe

Comment oppoSer Un sUPPoRt ?11FiCHe PRAtiQUe

Comment CRéeR des geStionnaireS déléGUés ?12FiCHe PRAtiQUe

Comment GéReR mes factureS en liGne ?13FiCHe PRAtiQUe

Comment renouveLer mes CARtes ?14FiCHe PRAtiQUe

Comment GéReR mes codeS confidentieLS ?15FiCHe PRAtiQUe

Comment GéReR mes codeS conducteurS ?16FiCHe PRAtiQUe

www.gr.total.fr

www.total.fr/pro/carte-gr.html




GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment se connecter à GR online ?01

Connectez-vous à la page du site www.gr.total.fr

Dans le menu "Accès client - GR online" renseignez :• votre identifiant• votre mot de passe

1

1

1

1/2

Connexion>


2 Vous accédez à la page d'accueil de GR online.Différentes actions vous sont proposées dans les menus déroulants de chaque onglet.

Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

Valider

Comment se connecter à GR online ?01

Pour changer votre

Cliquez sur Mon compte > Gérer mon mot de passe et saisissez le mot de passe que vous avez choisi. Il devra respecter des critères de sécurité :

• longueurminimale:7caractères

• inclureaumoinsunelettre,unchiffre et un caractère spécial

• êtredifférentdevotreidentifiant

• êtredifférentdes4derniersmots de passe utilisés


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment me retrouver sur GR online ?02

Clic FactureFichiers de facturation (TID)Données téléchargeables (xls) GR TIPP

Créer un support Créer des supports en masseGérer mes supportsSuivi de mes demandes Renouvellement

Gérer Codes Conducteurs Créer Code Conducteur

Suivi des anomalies Suivi transac. journalièresSuivi transac. PASSango®PASSalert

Suivi budgétaireSuivi de consommationSuivi par support

Créer un utilisateur Gérer mes utilisateursGérer mon mot de passeMon équipement GR Mes divisions de parc Paramétrer mes alertes

Créer un gestionnaire Gérer mes gestionnairesCréer un conducteurCréer des conducteurs en masse Personnaliser mes emails Suivre mes statistiques Suivre mes lots/demandes

€

Mes supports

Mes conducteurs

Mon suivi quotidien

Mes rapports mensuels

Mes factures

Econso

Mon compte

*selon options souscrites

Structure des points de menu du site*

Pour vous accompagner dans la découverte de votre espace client GR online, cette fiche pratique vous présente le plan du site.

1/21/1


Nouveau siteAncien site

Services +

Enlèvements journaliers Mon suivi quotidien > Suivi transac. journalières

Fichiers de facturation Mes factures > Fichiers de facturation TIDMes factures > Données téléchargeables xlsMon compte > Paramétrer mes alertes @

GR TIPP Mes factures > GR TIPP

Gestion +

Suivi budgétaire Mes rapports mensuels > Suivi budgétaire

Suivi des consommations Mes rapports mensuels > Suivi de consommation

Récapitulatif par carte Mes rapports mensuels > Suivi par support

Suivi Excellium-CO2 global Mes rapports mensuels > Suivi Excellium-CO2 global

Suivi par carte Mes rapports mensuels > Suivi Excellium-CO2 par support

Contrôle +Vos anomalies Mon suivi quotidien > Suivi des anomalies

Vos emails Mon compte > Paramétrer mes alertes @

Vos télébadges PASSango®

Trajets PASSango® Mon suivi quotidien > Suivi transac. PASSango®

PASSalert Mon suivi quotidien > PASSalert

Commander vos PASSango® Mes supports > Créer un support

Vos cartes

Création Mes supports > Créer un support

Modification Mes supports > Gérer mes supports

Consultation Mes supports > Gérer mes supports

carte défectueuse Fonction non reprise : contactez votre interlocuteur commercial

Suppression Mes supports > Gérer mes supports

Opposition avec / sans duplicata Mes supports > Gérer mes supports

Demande de télébadge Mes supports > Créer un support

Vos codes chauffeurs

Création Mes conducteurs > Créer un Code Conducteur

Modification Mes conducteurs > Gérer Codes Conducteurs

Vos demandes Historique cartes Mes supports > Suivi de mes demandes

Vos gestionnaires de parc

Création Mon compte > Créer un utilisateur

Gestion Mon compte > Créer un utilisateur

Correspondance ANCIEN / NOUVEAU site

Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

Comment me retrouver sur le nouveau site GR online ?12


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Dans Mes Supports > Créer un Support, sélectionnez le Type de support souhaité.

Renseignez les Informations générales de la carte. Les champs avec une * sont des champs obligatoires.

Renseignez le Paramétrage plafonds : déterminezletype(bloquant,détectiond’anomalie…),lapériodicité,etlesunitésdevosplafonds sur les carburants et sur les services.

Comment créer une carte ?03

1/2

Suivant >>

Suivant >>

GR online vous permet de créer vos cartes et de personnaliser leurs paramétrages en fonction de vos besoins.

Suivant >>

1

2

2

33

44

Vous avez plusieurs comptes ?

Demandez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la création de vos cartes.

1

Valider


Renseignez le Paramétrage contrôles : déterminez le type (géographique,temporel,technique),etlapériodicitédevos alertes d’anomalies.

Vérifiez que les Adresses du destinataire de la carte et du Code Confidentiel soient correctement renseignés.

Validez votre demande. Celle-ci sera prise en compte sous24heures,etvotre carte vous sera envoyée sous 3 jours ouvrés.

Atoutmoment,vouspouvezsuivre l’avancement de vos demandes de cartes dans Mes Supports > Suivi de mes demandes

Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

Suivant >>

Valider et terminer

Suivant >>

GR online vous permet de créer vos cartes GR mais aussi vos badges Liber-t et PASSango®.

55

6

7

7

Comment créer une carte ?03

Ces paramétrages sont soumis à souscription d’option.

6

Gagnez du temps !

Vous souhaitez créer plusieurs cartes avec des paramétrages identiques ?

Cliquez sur ‘Valider et créer une copie’ ouconsultezlafichepratiquen°4.

8

8


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment créer une carte par copie ?04

1/2

Dans Mes Supports > Gérer mes supports,

renseignez quelques critères qui vous permettront de retrouver la carte à copier.

1

Rechercher

3

1

Surlacarteàcopier,danslacolonne‘Actions’,cliquezsur‘Créer copie’.

3

GR online vous permet de créer vos cartes et de personnaliser leurs paramétrages en fonction de vos besoins.

2

2

Dans Informations générales,renseignez au minimum l’immatriculation et le Code Confidentiel associé.

44

Suivant >>


Atoutmoment,vouspouvezsuivre l’avancement de vos demandes de cartes dans Mes Supports > Suivi de mes demandes

Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

Tous les autres champs de Paramétrages plafonds,Paramètres contrôles et Adresses sont renseignés par défaut,etàl’identiquedelacarte copiée.

5

5

Validez votre demande. Celle-ci sera prise en compte sous24heuresetvotrecartevous sera envoyée sous 3 jours ouvrés.

6

Suivant >>

Valider et terminer

Comment créer une carte par copie ?04

6

Gagnez du temps !

En suivant le même procédé, créez également par copie vos badges Liber-t et PASSango® !


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment créer un badge Liber-t ?05

1

1/2

2

Dans Mes Supports > Créer un Support, sélectionnez ‘Liber-t' dans le champ ‘Type de support’.

1

GR online vous permet de créer vos badges Liber-t en toute autonomie.

Suivant >>


Demandez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la création de vos badges Liber-t.

2

Sélectionnez la carte à lier.

Renseignez les éléments qui faciliteront l'identification de la carte.

Renseignez les Informations générales du Liber-t.

3

Les champs avec une * sont des champs obligatoires.

3

Si vous souhaitez lier le badge encoursdecréationàunecarte,cliquez sur Rechercher,sinoncliquez sur Suivant.

4 4

Rechercher

Sélectionner


Atoutmoment,vouspouvezsuivre l’avancement de vos demandes de Liber-t dans Mes Supports > Suivi de mes demandes.

Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

Dans Paramétrages contrôles,déterminez le type et la périodicité de vos alertes d’anomalies.

5

Suivant >>

5

Dans l'onglet Adresses, vérifiez que le destinataire du badge Liber-t est correctement renseigné.

6

Suivant >>

Validez votre demande. 7

Valider et terminer

Gagnez du temps !

Vous souhaitez créer plusieurs badges Liber-t avec des paramétrages identiques ? Cliquez sur ‘Valider et créer une copie’ouconsultezlafichepratiquen°4.

7

Comment créer un badge Liber-t ?05


88

6

Pour remplacer un badge Liber-t

Veuillez le retourner à :

ANR Services Nanterre Total Cartes Pétrolières GR 27 rue Michelet 92000 Nanterre


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr


Comment créer un PASSango® ?06

1/21/2GR online vous permet de créer vos badges PASSango® en toute autonomie.

Dans Mes Supports > Créer un Support,sélectionnez ‘badge PASSango®‘ dans le champ ‘Type de support’.

1

Suivant >>1


Demandez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation

sur GR online et la gestion de l'ensemble de vos badges PASSango®.

2

Renseignez les Informations générales du PASSango®.

Les champs avec une * sont des champs obligatoires.

3

2

Sélectionnez la carte à lier.

Renseignez les éléments qui faciliteront l'identification de la carte.

3

Si vous souhaitez lier le badge encoursdecréationàunecarte,cliquez sur Rechercher,sinoncliquez sur Suivant.

4 4

Rechercher

Sélectionner


Fiche

prati

que |

déc.

2011

| Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

06 Comment créer un PASSango® ?

Dans l'onglet Adresses, vérifiez que l'adresse du destinataire du PASSango® soit correctement renseignée.

7

Suivant >>

7

L'onglet CCP vous permet de choisir les types de remises dont vous souhaitez bénéficier. PouravoirledétaildesCCP,cliquezsur ‘Informations sur les CCP’.

6

Suivant >>

Suivant >>

6CCP = Conditions Commerciales Particulières, proposées par les sociétés autoroutières.

Dans Paramétrage télébadge,renseignezlaclassedevéhicule,son poids et ses caractéristiques techniques. Ces éléments conditionnent l’accès aux CCP proposées par les sociétés autoroutières.

5

Atoutmoment,vouspouvezsuivrel’avancementdevosdemandesdePASSango® dans Mes Supports > Suivi de mes demandes.

8

Validez votre demande. Celle-ci sera prise en compte dès que nos services auront reçu de votre part une copie de la carte grise du véhicule.

8

Valider et terminer

Gagnez du temps !

Vous souhaitez créer plusieurs

badges PASSango® avec des paramétrages identiques ? Cliquez sur ‘Valider et créer une copie’ouconsultezlafichepratiquen°4.

99

5


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment consulter mon état de parc ?07

1/2GR online vous permet de consulter en détail vos cartes TOTAL GR et vos Télébadges Liber-t et PASSango®.

Dans Mes supports > Gérer mes supports,Cliquez sur Recherche avancée pour affiner votre recherche partypedesupport,datededernièreutilisation,statutdessupports …

1

Recherche avancée

1


Demandez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la gestion de l’ensemble de vos supports.

A l’écran apparaît un tableau reprenant les informations générales de vos supports (divisiondeparc,N°desupport,Immatriculation/nom,mentioncomplémentaire,carburant,service,statut).

3

En changeant le type d’affichage,vousobtenezles 'Informations paramètres supports'(typedecode,date de création).

4

4

2

2

3


Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

07 Comment consulter mon état de parc ?

4

5

Pourchaquesupport,lefichiercontientledétail:• Desinformationsgénérales(immatriculation,typedecode,divisiondeparc,nomduconducteur,liaisonavecun

autre support …)• Des paramétrages de plafonds (carburants / services)• Desparamétragesdecontrôles(géographiques,temporels,techniques,hôteliers,transactions)

Enfin,pourobtenirvotrefichierauformatExcel,cliquezsurl’icône

5

Qu'est-ce qu'un support ?

Les différents types de support sont : • la carte GR (ActysFranceC1,ActysEurotraficC7)

• le badge Liber-t • le PASSango®


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment modifier les paramètres d’une carte ?08

1/2

Dans Mes supports > Gérer mes supports,renseignez quelques critères qui vous permettront de trouver la carte dont vous souhaitez modifier les paramétrages.

1

Rechercher

Vous souhaitez spécifier de nouveaux plafonds pour vos cartes TOTAL GR, ou changer les carburants et services autorisés ?GR online vous permet d’effectuer ces modifications et bien d’autres, en toute autonomie.


Demandez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la gestion de vos cartes.

Unefoislacartetrouvée,vérifiezle statut de la carte.

NB : Si le statut est 'Opposé', vous ne pouvez pas faire de modifications sur la carte en question.

Danslacolonne‘Actions’,sélectionnez ‘Modifier’.

3

3

21

2


Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

Paramétrage des plafondsModification Incidence

Tous produits

Reparamétrage en stationCarburants

Services

Hôtellerie

Paramétrage des contrôlesModification Incidence

Techniques

Nirefabrication,nireparamétrageTemporels

Géographiques

08Comment modifier les paramètres d’une carte ?

Dans les différents onglets de personnalisation,vouspouvezalors indiquer vos modifications.

4 Attention ! La modification d’une carte peut :• entraîner sa refabrication, • nécessiter un reparamétrage en station.

Informations généralesModification Incidence

Immatriculation/Nom Refabrication

Mention complémentaire Nirefabrication,nireparamétrage

Type de code Refabrication

Info saisie en station Refabrication

Type de véhicule Nirefabrication,nireparamétrage

Carburant Refabrication

Services Refabrication

Estampage particularisé Refabrication

Liaison de support Nirefabrication,nireparamétrage

4

Validez votre demande. 5

Valider

Si votre demande implique une refabrication de la carte : priseencomptedelademandeàJ+1puisexpéditiondelacartesous3joursouvrés.Aréceptiondelanouvellecarte,pensez alors à détruire l’ancienne carte car elle reste utilisable jusqu’à sa fin de validité.

Si votre demande nécessite un reparamétrage de la carte : prise en compte à J+1 puis votre conducteur devra demander un reparamétrage de sa carte lors de son prochain passage en station services.

Si votre demande n’implique ni refabrication, ni reparamétrage :les modifications sont prises en compte immédiatement.

5


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment modifier les paramètres d’un Liber-t ?09

2

1/2

Vous souhaitez spécifier de nouveaux contrôles pour vos badges Liber-t, ou changer l’immatriculation du véhicule auquel il est associé ? GR online vous permet d’effectuer ces modifications en toute autonomie.

Dans Mes supports > Gérer mes supports,renseignez quelques critères qui vous permettront de trouver le badge Liber-t dont vous souhaitez modifier les paramètres.

1

Rechercher


Activez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la gestion de vos badges Liber-t.

1

2

Une fois le badge Liber-t trouvé,vérifiezsonstatut.

NB : Si le statut est 'Opposé', vous ne pouvez pas faire de modifications sur le badge Liber-t en question.

Danslacolonne'Actions',sélectionnez ‘Modifier’.

3

3


Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

09Comment modifier les paramètres d’un Liber-t ?


4

4

4

4


Suivant >>

Validez votre demande. Les modifications sont prises en compte immédiatement.

5

5

Valider

Pour remplacer un badge Liber-t

Veuillez le retourner à :

ANR Services Nanterre Total Cartes Pétrolières GR 27 rue Michelet 92000 Nanterre

Vous changez d'immatriculation ?

Pensez à changer le lien avec la carte !


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment modifier les paramètres d’un PASSango® ?10

1/2

Vous souhaitez changer les caractéristiques du véhicule auquel est associé votre badge PASSango® ?GR online vous permet d’effectuer ces modifications en toute autonomie.

1

Rechercher

2

Dans Mes supports > Gérer mes supports,renseignez quelques critères qui vous permettront de trouver le badge PASSango® dont vous souhaitez modifier les paramétrages.

3

3

Une fois le badge PASSango® trouvé,vérifiezsonstatut.

NB : Si le statut est 'Opposé', vous ne pouvez pas faire de modifications sur le badge PASSango@ en question.

Danslacolonne'Actions',sélectionnez ‘Modifier’.

2

1


Activez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la gestion de vos badges PASSango®.


Validez votre demande. • Si votre demande implique

une refabrication du PASSango®,vousdevreztransmettre aux services GR une copie de la carte grise du véhicule.

• Si votre demande n’implique pasderefabrication,lesmodifications seront prises en compte immédiatement.

5

5

Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

10Comment modifier les paramètres d’un PASSango® ?


4

4

4

4

4

Attention ! La modification d’un badge PASSango® peut entraîner sa refabrication.

Informations généralesImmatriculation/Nom Refabrication

Division de Parc Pas de refabrication

Mention complémentaire Pas de refabrication

Liaison de support Pas de refabrication

Paramétrage télébadgeClasse

Refabrication

Poids

Dimensions

Essieux

Caractéristiques Techniques

CCPCCP sans frais d’accès

Pas de refabricationCCP avec frais d’accès


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment opposer un support ?11

2

1/2

Dans Mes supports > Gérer mes supports,renseignez quelques critères qui vous permettront de trouver le support que vous souhaitez mettre en opposition.

1

GR online vous permet de mettre en opposition vos supports directement en ligne !

1Rechercher

Unefoislesupporttrouvé,vérifier que son statut est soit 'actif',soit'enfabrication'.Sic’estlecas,danslacolonne'Action',sélectionnez‘Opposer’.

3

3

2

Statut 'Nouveau'

Silestatutdusupportest'Nouveau', votre support n’a pas encore été fabriqué. Il n’y a donc pas lieu de l’opposer. Vous pouvez si vous le souhaitez ‘Supprimer’ cesupportpourempêchersafabrication.

Une carte annulée n’est pas une carte opposée !

Si une carte a été perdue ou volée vous devez bien la mettre en opposition.

L’annulation est réservée aux cartes que vous ne souhaitez pasvoirrenouvelées,cescartesfonctionnerontdoncjusqu’à leur fin de validité


Votre demande a bien été prise en compte.

6

Fin

Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

Comment opposer un support ?11

Indiquez si vous souhaitez recevoir un duplicata du support opposé.

5

Valider

5

6

Qu'est-ce qu'un support ?

Les différents types de support sont : • la carte GR (ActysFranceC1,ActysEurotraficC7)

• le badge Liber-t • le PASSango®

Précisez le motif d’opposition : perte / vol / non réception.

4

4

Suivant


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment créer des gestionnaires délégués ?12

1/2

Votre flotte de véhicules est gérée par plusieurs personnes ? Le suivi des dépenses de votre flotte intéresse différents services de votre entreprise ?

Vous pouvez créer des accès à GR online pour d’autres personnes de votre entreprise, tout en spécifiant leurs droits (consultation seule, modification …).

Allez dans Mon compte > Créer un utilisateur.

1

1

2

Valider

Attention ! Lors de sa première connexion à GR online, l’utilisateur devra renseigner son nom, son prénom et son numéro de téléphone, de façon scrupuleusement identique à votre saisie (majuscules, orthographe ...)

Renseignez :• nom (en MAJUSCULE)• prénom (en MAJUSCULE)• email• n° de téléphone de l’utilisateur

(sur 10 caractères et sans espace)

Définissez ensuite ses droits (fonctionnalités GR online auxquelles il aura accès) en les sélectionnant dans la partie gauche puis en les faisant basculer dans le cadre de droite à l'aide de la touche

Vous pouvez également définir une période d’accès. Au-delà de celle-ci,lapersonnenepourraplus se connecter à GR online.

3

4

2

3

4


Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

Comment créer des gestionnaires délégués ?12

L’écran vous confirme la création de l’utilisateur. Celui-ci reçoit immédiatement unemailàl’adresserenseignée,l’invitant à se connecter.

3

3

A tout moment dans Mon Compte > Gérer mes utilisateurs, vous pouvez retrouver la liste des personnes ayant accès àvotrecompte,etmodifierleursdroits en cliquant dans la colonne ‘Action’. Elles en seront alors averties par email.

4

(gestionnaire délégué = utilisateur externe)

4


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

Comment gérer mes factures en ligne ?13

1/2

Pourciblerlarecherche,indiquez le statut du pli (original ou duplicata) ainsi que le n° de la facture.

1

Rechercher

Dans Mes Factures > Clic Facture,renseignez les critères vous permettant de retrouver la facture recherchée.

CONSULTER ET TéLéCHARGER VOS FACTURES

Sélectionnez la facture souhaitée.S'ils'agitd'unoriginal, cliquez sur Télécharger.

2

Un écran vous rappelle les caractéristiques de la facture pour laquelle vous avez demandé le téléchargement. Vérifiez ces éléments puis téléchargez.

Le fichier téléchargé contient : un document PDF / une signature électronique. Ces2documentsdoiventêtreconservésenl’étatpourêtreéventuellementprésentésauxadministrations.

3

Télécharger

Vous ne parvenez pas à lire les documents ?

Téléchargez les applicatifs gratuits nécessaires à la lecture de votre facture.

1

2

3

4

4

En choisissant le service Clic Facture, vous optez pour la facturation électronique.

Vos factures sont disponibles 18 mois sur GR online en consultation et au téléchargement.

Vous recevez un email de notification dès qu'une nouvelle facture est émise.


Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

13 Comment gérer mes factures en ligne ?

Dèslors,lestatutdelafacturepasse à "Duplicata".Vous pouvez la télécharger autant de fois que souhaité.

Dans Mon Compte > Paramétrer mes alertes @,sélectionnez les personnes destinataires des emails de notification.

RECEVOIR dES ALERTES CLIC FACTURELe service Clic Facture inclut l’envoi d’un email de notification dès que vos factures sont mises en ligne.

1

Vousrecevrezalors,àchaqueéchéancedefacturation,unemail contenant un lien direct vers GR online.

2

Valider

5

5

1

MARTIN

Facture du 15/03/2011 disponible - Compte n° 87000000

Cher(e) client(e), Votre facture n° F1483000 du 28/02/2011 est disponible sur votre espace GR online@. Veuillez cliquer ci-dessous pour accéder et télécharger l’original de votre dernière facture : Accès à vos factures. A bientôt sur GR online@ ! Votre gestionnaire support2

Cher(e) client, votre facture n°F1400000 du 15/03/2011 est disponible sur votre espace GR online. Veuillez cliquer ci-dessous pour accéder et télécharger l'original de votre dernière facture : Accès à vos factures. A bientôt sur GR online ! Votre gestionnaire support

Pour des raisons de sécurité, votre identifiant et votre mot de passe vous sont systématiquement demandés lors de votre connexion à Clic Facture.


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

14

1/4

Les cartesTOTALGRdont vous disposez sont valables pendant 3 ou 4 ans (selon le type de support). Lerenouvellementconsisteauremplacementdevoscartesarrivéesàéchéance.C'estlemomentprivilégié,pourvous,defaireunétatdeslieuxcompletetdemettreàjourlalisteetleparamétragedevoscartes.

Comment renouveler mes cartes ?

Gérer votre renouvellement entièrement en ligne.

RENOUVELLEMENT : dE QUOI S'AGIT-IL ?Troismoisavantlafindevaliditédevoscartes,vousdisposezd'unepérioded'unmoisetdemipour:

Pourcela,allezsurGR online. Depuislapaged'accueil,cliquez sur Mes supports > Renouvellement.

1

Vous trouverez votre/vos compte(s) en renouvellement. Cliquez sur Modifier la liste des supports.

2

2

Votre état de parc apparaît avec l'ensemble de vos supports.

3

Vous pouvez trier les différentes colonnes en cliquant

sur chaque titre.

Gagnez du temps

1

Vérifier les CARtes AnnUlées

Modifier les CARtes QUi seRont RenoUvelées

SécuriSer les CARtes

ParaMétrer les CARtes


COMMENT SAVOIR QUELLES CARTES jE PEUx RENOUVELER ?

SurGRonline,chaquecarteaunstatutquiindiquesonétatetlesactionspossibles.Lerenouvellementconcernelesstatuts "Candidat au renouvellement" et "Annulé".

• Candidat au renouvellement : carte qui sera fabriquée lors du renouvellement en remplacement de la carte en votre possession.

• Annulé : carte non inscrite au renouvellement ou annulée par vos soins,ils'agitdescartesnonutiliséesaucoursdes3moisprécédentslerenouvellement.Parsécurité,cescartesontétéautomatiquementannulées mais vous pouvez en demander la refabrication.

• En renouvellement : carte en fabrication.

Le renouvellement concerne également vos Télébadges PASSango®.

FICHEPRATIQUE14 Comment renouveler mes cartes ?

2/4


Les cartes au statut "Annulé" ne sont pas renouvelées car elles n'ont pas été utilisées durant les 3 mois précédant le renouvellement,soit6moisavantlafindelavalidité.

Si vous souhaitez renouveler certaines cartes passées en "Annulé" utilisez le menu déroulant Action puis Renouveler.Cette carte passera au statut "candidat au renouvellement". Vouspourrez,parlasuite,modifier ses paramètres si vous le souhaitez.

4

4

1

RENOUVELLEMENT : QUE dOIS-jE FAIRE?4étapesprincipalessontàconsidérer:

1234




ParaMétrer les CARtes

Ces cartes sont

annuléesetnonopposées,elles

peuventdoncêtreutiliséesjusqu’à

leur fin de validité.

Une carte annulée n’est pas une carte opposée !

FICHEPRATIQUE

5

La carte "candidate au renouvellement",peutêtreannulée ou modifiée.

5

Sivouschoisissezdelamodifier,plusieurs onglets vous guideront dans les étapes de modification.

6

3/4

Lors du renouvellement, le numéro de vos

cartes ne change pas. Ainsi vos statistiques de consommation en carburant et de dépenses par carte (basées

sur le numéro de carte) ne seront pas perturbées par le renouvellement, seul le rang change.

Vos nouvelles cartes auront-elles le même numéro que les anciennes ?

Vous pouvez contrôler et éviter les abus en plafonnant :

7 7


Le renouvellement est le moment idéal pour sécuriser les cartes en mettant en place des plafonds bloquants. Encasdeperteoudevol,lesconséquencesserontminimisées.

Comment renouveler mes cartes ?


6

14

2

3

• LECARBURANT• parjourouparmois,• en litres.

• LES SERVICES AUTORISéS• Comme le lavage ou les

services en station avec mise en place d'un plafond.

Fiche

prati

que |

04/14

| Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

4/4

14 Comment renouveler mes cartes ?

Créez vos propres alertes sur GRonline*,afind'êtreprévenudes anomalies détectées. Vous pouvez Bloquerlacarte, cequiempêcherason utilisation en dehors des paramètres déterminés. Vous pouvez également choisir "détection d'anomalie". Danscecas,unmailvousalertera de toute utilisation faite en dehors de vos paramètres programmésmaisn'empêcherapas l'usage de la carte.

8

ParaMétrer les CARtes PoUR QU'elles RéPondent à vos besoins

Les cartes GR sont paramétrables pour répondre au mieux à vos besoins en termes de contrôle.

MM-2 M-1

La nouvelle Carte fonctionne

Limite demise à jour

Début de mise à jour Evénements

Actions Mettre à jour votre état de parc sur GR online

Fabricationde votre

nouvelle CarteExpédition / réceptionde votre nouvelle Carte

PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3

Mois

Dates

Fin de validité de l’ancienne Carte

3114 41

R E N O U V E L L E M E N T

COMMENT SE déROULE LE RENOUVELLEMENT ?Le renouvellement s'effectue en 3 phases principales :• PHASE 1 : Vous mettez à jour votre état de parc, 3 mois avant la date d'expiration.• PHASE 2 : Total GR fabrique vos nouvelles cartes.• PHASE 3 : Vous réceptionnez et distribuez vos nouvelles cartes.

8

* La détection d’anomalie est un service complémentaire. Si vous ne bénéficiez pas de ce service, n’hésitez pas à contacter votre interlocuteur commercial.

4


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

15

1/2

déTERMINATION dES COdES LORS dE LA CRéATION dES CARTES

Comment gérer mes Codes Confidentiels ?

GR online vous permet désormais de rééditer vos Codes Confidentiels

Code Confidentiel

Carte

Code Confidentiel Conducteur

Code Conducteur

4chiffres propres à

chaque carte calculés par GR ou

choisis par vous.

1 5 8 1 3 6 8 9 0 0 0 1

8 6 1 2 2 3 5 6 0 0 0 2

4 7 2 9 1 2 3 4 0 0 0 3

4chiffrescalculés par GR

4chiffreschoisis par

le client

OUVous Vous

Code CARTE Codes ConduCTEuR

Lorsque vous créez une carte sur GR online vous choisissez le type de code qui sera associé à cette carte. Deuxgrandstypesdecodesexistent:leCodeCarte(à4chiffres,associéàlacarte)etlesCodesConducteurs(à 8 chiffres, associés aux conducteurs). Avec ceCodeConducteur, aussi appeléCodePersonnalisé, leconducteurpourrautiliser l’ensembledes cartesdemêmecatégorie (C1ouC7)paramétréesenCodePersonnalisé.Lorsqueplusieursconducteursutilisent lesmêmesvéhicules (véhiculesenpool), leCodePersonnalisé vous permettra de savoir quel conducteur a utilisé quelle carte.


Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

15 Comment gérer mes Codes Confidentiels ?

Danslaliste,cochezleoulessupports concerné(s) puis cliquez sur "Rééditer Codes Confidentiels" qui se trouve dans l'Accès direct à gauche.Un message de confirmation précise que la demande a bien été prise en compte.

3

Fin

x

x

87005060 005060 00080 CE55RM DirectionLiber-t Sanef

87005061 005061 00056 TA12CS DirectionActys

France

87005060 005060 00074 FX58LI DirectionActys

Eurotrafic

87005065 005065 00023 HV64AK Est PASSango

3

MOdIFICATION d'UN COdE CONFIdENTIEL APRèS LA CRéATION d'UNE CARTESivousdisposezdeCodesConducteurs(codeà8chiffres)GRonlinevouspermetdemodifier,opposer,leverl’oppositionetrééditercescodes.Toutescesactionssontréalisablesdanslarubrique«Mesconducteurs».Lafichepratiquen°16vousexplique comment faire.

Changement = création

Si vos cartes disposent de code

carte (code à 4 chiffres) vous ne devez pas modifier ces codes car vos cartes deviendraient alors inutilisables. Si vous souhaitez changer de code

pour vos cartes il faut alors en créer des nouvelles, par copie par exemple (et non des duplicata).

RéédITION dE COdES CONFIdENTIELSGR online vous permet désormais de demander une réédition de vos Codes Confidentiels. Pour des raisons de sécurité ceux-ci vous seront renvoyés par courrier.

Dans Mes supports > Gérer mes supports, lancez la recherche.

Recherchez la/les carte(s) concernée(s) en renseignant un ou plusieurs critères.

1

2

1

2

Rechercher

Si vous souhaitez modifier l’adresse d’envoi de vos

CodesConfidentiels,vousdevezenfairela demande par écrit auprès de votre

interlocuteur commercial habituel.

Changement d'adresse ?


GR online

FICHEPRATIQUE

www.gr.total.fr

16

1/2

Comment gérer mes Codes Conducteurs ?

Si vous souhaitez que tous vos conducteurs utilisent les mêmes cartes, tout en étant identifiés, vous pouvez créer des cartes avec des Codes Conducteurs.GR online vous permet alors de gérer ces codes en toute autonomie.

PRINCIPEUn Code Conducteur permet à un conducteur d’utiliser plusieurs cartes. Le code est propre au conducteur etnonàlacarteelle-même.Lorsdelacréationd’unecarte,vousdevez choisir le type de code "Code Personnalisé". Vous devrez ensuite créerun"CodeConducteur",quiseracomposé de deux séries de quatre chiffres:les4premiersétant le Code Confidentiel envoyé par Total GR et le second le Code Conducteur que vous attribuez à chacun de vos conducteurs (et qui vous permettra de les identifier).

Code Confidentiel Code Conducteur

3 6 8 9 0 0 0 1

2 3 5 6 0 0 0 2

1 2 3 4 0 0 0 3

CRéATION d'UN COdE CONdUCTEUR

87005060

005060

003

DUPONT

Dans Mes conducteurs > Créer Code Conducteur,

Sélectionnez le compte client et la division de parc.Renseignez le Code Conducteur (4caractères)quevoussouhaitez affecter et le nom du conducteur concerné (25 caractères maxi).Une fois qu’un Code Conducteur aétécréé,vouspourrezuniquement changer le nom et la division rattachée à ce code. Si vous souhaitez enregistrer plusieurscodesàlasuite,utilisezla création d'une série de Codes Conducteurs.

1

3

2

Valider

1

2

3

Dans certains pays l’ordre de saisie des codes est inversé.

AinsienAllemagne,Italie,Hongrie,RépubliqueTchèque,PologneetSlovaquie

vos conducteurs devront d’abord saisir leur Codes Conducteurs puis leurs

Codes Confidentiels.

Si un conducteur quitte l'entreprise,parmesurepréventive,

nous conseillons d’opposer son code et de créer un nouveau Code Conducteur pour

son éventuel remplaçant.

Attribuer un code par conducteurIntervertir parfois les codes


Fiche

s pra

tique

s GR

onlin

e | N

ovem

bre 2

014 |

Visu

els no

n con

tractu

els

FICHEPRATIQUE

2/2

GéRER LES COdES CONdUCTEURSAllez dans Mes conducteurs > Gérer Codes Conducteurs

Renseignez éventuellement les champs de critères pour affiner votre recherche.

Cochez le/les conducteur(s)concerné(s) puis choisissez l'action souhaitée :• Modifier• Opposer• Lever l'opposition• Rééditer Codes Confidentiels

Vous pouvez modifier le nom du conducteur ainsi que sa division de parc.

Vous pouvez opposer un ou plusieurscode(s),c'est-à-dire le/les désactiver.

Vous pouvez lever l'opposition en listant d'abord dans l'étape 5 les conducteurs au statut "opposé",puisensélectionnantle/les codes des conducteur(s) à réactiver.

Vous pouvez demander une réédition des codes en précisant le compte support et la division de parc.Un message de confirmation précise que la demande a bien été prise en compte.Ces codes vous seront envoyés par courrier

16 Comment gérer mes Codes Conducteurs ?

1

2

3

4

5

6

7

1

Rechercher

0001 DUPONT Jean DIR

0002 LEFEVRE Paul OUE

0003 BERNARD Philippe SUD

x

Une étape intermédiaire vous demandera de confirmer la demande d'opposition avant sa prise en compte définitive.

5

Valider

Valider

Fin

LEFEVRE Paul

NOR

4

En revanche, au-delà de 5 oppositions en une seule demande, une nuit est

nécessaire pour que leur prise en compte soit effective.

Le Code Conducteur est opposé immédiatement

x

x

0001 DUPONT Jean Actif DIR

0004 THOMAS Valérie Actif DIR

7

0003 BERNARD Philippe Opposé SUD

0025 LEDOUX Gérard Opposé Ouest

x

6

87005050 005050 SUD 0003 BERNARD Philippe

3

2

Seullecodeestopposé,maislacarteest toujours active. En cas de perte ou de vol,vousdevezopposerlacarte.

Opposition de code ≠ opposition de carte

liste des fiches pratiques - total raffinage … · 2 vous accédez à la page d'accueil de gr...

Documents