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7/29/2019 les_flow_charts.pdf

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L'audit des systmes d'informations - Une mthode

formalise, la technique des Flow-Charts.

L'objectif de l'auditeur est de comprendre les mthodes et lessystmes employs au sein de l'organisation, ainsi que les contrles

effectus, en mettant l'accent plus particulirement sur les procdure de

circulation de l'information. Cette comprhension des systmes sert de

base l'valuation des flux et contrles internes, et doit tre

convenablement matrialise par des documents normaliss.

Il est gnralement considr que le Flow-Chart (Diagramme des

Flux) est le meilleur moyen d'illustrer la comprhension des systmes

d'information. Son usage permet en outre d'amliorer l'efficacit et

l'homognit du groupe d'audit et de permettre une meilleur

communication entre les diffrents auditeurs.

Les Objectifs de la technique du Flow-Chart

Les principaux objectifs de la technique du Flow-Chart sont de :

Donner une illustration de la comprhension des flux

informationnels de l'organisation. Cette illustration doit tre

labore de telle sorte que tous les aspects importants du

systme et des procdures de contrle interne puissent tre

facilement identifis.

Servir de base convenable pour confirmer cette

comprhension au moyen de tests d'effectivit

Les Flow-Charts prpar par les services internes peuvent

gnralement tre accepts s'il rpondent aux objectifs prcits.

Les Flow-Charts sont prpars sur un document standard rserv

cet effet. Les Flow-Charts doivent tre, chaque audit, mis jour ;

toutefois une nouvelle reprsentation n'est normalement pas ncessaire

moins que les procdures dcrites soient devenues caduques. Si les Flow-

Charts ncessitent une correction, une photocopie des anciens Flow-


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Charts doit tre faite avant les changement afin de conserver une trace

permanente des systmes qui ont t rviss.

Le responsable de l'audit dsigne les membres de l'quipe d'audit

qui doivent les tablir. Aprs avoir prpar un Flow-Chart, la mme

personne doit normalement tester le valeur de la description du systme

et valuer les contrles qui s'y rapportent (tests d'effectivit).

La description des systmes informationnels dans l'entreprise fait

gnralement l'objet d'un plan prcis et ordonn. Les Flow-Charts sont

alors raliss suivant un ordre logique et collects dans un document

centralisateur.

Conditions d'tablissement des Flow-Charts

Afin d'tablir un Flow-Chart avec un maximum d'efficacit,

l'approche suivante peut tre utilise :

Avoir une comprhension de l'activit dans son ensemble.

Dfinir les types de transactions les plus importants qui

composent le systme en discutant de celui-ci d'une manire

globale avec une personne comptente et concerne.

Analyser dans leur intgralit les oprations relatives chaque

type de transactions choisi pour son importance, en

interrogeant chaque membre du personnel concern

Si cela est possible, il est prfrable de reproduire la chane

d'oprations (circulation) directement sous la forme de Flow-

Charts plutt que sous forme narrative et d'viter les dtails

superflus.

Il n'est pas ais de prparer un Flow-Chart qui couvre une

chane d'oprations (cycle) dans la totalit, exception faite

des systmes simplifis de comptabilit. Par exemple, dans le

cycle des dpenses, on fait souvent des Flow-Charts spars

pour l'achat des services (achat de formations, par exemple),

pour l'achat de marchandises (fournitures pour la formation,


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classeurs, crayons, etc ... ) ou pour les salaires. De plus, si les

principaux types de transaction reprsentent effectivement

des systmes comptables diffrents, il peut tre ncessaire de

prparer alors des sries de Flow-Charts compltement

distinctes (par exemple, pour les temps de travail imputs surle systme de production, pour la dtermination des cots de

production, ou dans le systme comptable pour le paiement

des salaires).

Les Flow-Charts ne sont pas ncessaires dans les cas suivants :

Si les services ont des Flow-Charts ou des notes rpondant auxobjectifs dcrits auparavant ;

Si le systme d'information est en profonde modification (ladescription doit alors tre reporte)

Les outils du Flow-Chart

L'tablissement d'un diagramme reprsentatif des flux

informationnels suppose l'emploi d'une table de symboles et le choix d'un

type de prsentation.

S'agissant des symboles, il n'existe pas de tables universelles

standardises, mais un certain nombre de conventions existent

tacitement.

zz Ce symbole traduit l'apparition d'un document dans un service.

Il sera donc utilis tout spcialement en dbut du diagramme.

La flche est numrote : N 1 pour la premire utilisation dusymbole, N 2 pour la deuxime utilisation, etc ...

b Cette flche symbolise la circulation physique d'un documentformalis.

" Contrairement la prcdente, cette flche n'implique pas lacirculation d'un document, mais simplement la circulation d'une

information (non formalise, ou orale).


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* Ce symbole traduit une interruption dans le circuit decirculation de l'information. Employ seul, il indique la fin du

processus, dans les autres cas, il oprera un renvoi ou donnera

une explication. Si ce signe marque la sortie d'un document

vers l'extrieur de l'entreprise, ou vers un autre service, la

destination sera indique l'extrmit d'un symbole.

@ Cration d'un document, la dsignation du document figurera l'intrieur du symbole. On symbolisera les liasses de document

avec ce type de symbole B et en numrotant les documents(de 1 3 si il y a trois documents par exemple)

D Document, Un document photocopi est reprsent demanire identique, mais en pointill. (mme remarque que

prcdemment).

9 Dossier ou registre

Runion de document

Destruction de document

Sparation de document. L'utilisation de ces trois dernierssymboles, pour tre explicite, doit faire apparatre clairement

les documents viss. Il importe donc que les documents viss

puissent tre relis directement au symbole adquat.

Classement provisoire

Classement dfinitif (C : Chronologique, A : Alphabtique, N :Numrique, I : Stockage informatis).

R Prise d'information sur un document


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O Alternative. Indiquer la condition a l'intrieur du losange et lesdeux flux sortants issus de la rponse.

A Visa ou signature d'un document

Q Contrle effectu par l'organisation, si ce signe indique quel'on cesse de suivre tel ou document sur le diagramme, on

devra savoir pourquoi. Deux cas peuvent se produire. Soit le

document ne prsente plus d'intrt pour le contrle interne ;

on fera un renvoi une note justifiant son abandon. Soit lasuite de la procdure est dcrite dans un autre diagramme et

dans ce cas on oprera l encore un renvoi vers ce diagramme.

Les symboles qui ne sont pas standards aussi bien que les

abrviations inhabituelles doivent tre vits. Une description de la

nature des documents doit tre indique l'intrieur des symboles

prsents, de plus un lexique des symboles utiliss doit toujours tre

joint au document.

Principes et techniques d'tablissement des Flow-Charts

Les principales bases de la techniques du Flow-Chart sont les

suivantes : Une ligne verticale sera utilise comme support flux des

documents pour chaque chane d'opration intra-service et une ligne

horizontale pour indiquer le passage d'un service l'autre.

Les lignes de flux

Tous les systmes informationnels sont parcourus par un ou des flux

de transactions (par exemple, dans le systme de formation, le dpart

peut tre donn par une demande de formation, puis le flux principal est

reprsent , tour tour, par une confirmation d'inscription, uneconvocation formation, des fiches de prsence, une valuation de la


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formation, la mise jour des informations du systme informatique, etc

.).

Les Flow-Charts doivent tre reprsents par une chane

d'opration continue, commenant avec l'autorisation pour les principaux

types de transaction et finissant avec leur validation.

La ligne de flux peut reprsenter plus d'un document si une srie de

documents passe conjointement travers le systme (par exemple s'il y a

plusieurs exemplaires d'un document ou, dans un systme d'achat, si la

facture, le bon de rception et la commande servent de base au

paiement).

Si la ligne de flux passe d'une page l'autre, elle doit tre

rfrence au bas de la premire page et en haut de la seconde en

utilisant le numro des pages correspondantes.

Sparation des services ou dpartements

Afin d'valuer le contrle interne, il est important que la sparationdes tches apparaisse clairement dans les Flow-Charts. Ceci est fait en

traant une ligne horizontale travers toute la page quand la ligne de flux

passe d'un service l'autre. Pour cela, un service peut se dfinir comme

tant une personne, un groupe de personnes aux activits lies

l'intrieur d'un dpartement ou un mme dpartement dans son

ensemble.

Le nom du service ainsi que le nom de la personne responsable doit

tre indiqu en haut et droite du Flow-Chart juste en dessous de la

ligne horizontale.

Dtail et utilisation des commentaires.

Toutes les oprations qui ont un caractre financier ou de contrle

doivent tre effectues sparment. Cependant afin de ne pas

surcharger trop le Flow-Chart, il est prvu les exceptions suivantes :


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Quand une transaction concerne une rception, une cration

ou une distribution de documents, il suffit de montrer le

symbole de document concern ;

Quand un document est classe temporairement, le symbole

correspondant est choisi ;

Au niveau d'une dcision prendre (Oui/Non), le symbole en

losange est utilis.

Chaque opration sur le Flow-Chart, est accompagne d'un

commentaire, dans la colonne prvue cet effet ds que cela peut

faciliter la comprhension de la nature de la transaction et des contrles

y affrent. Si besoin est, le commentaire prcisera les niveaux de

responsabilit des acteurs concerns, la faon dont les contrles sont

matrialiss et la frquence de ces oprations (par exemple : Contrle

hebdomadaire).

Numrotation

Afin de faciliter les rfrences entre les documents du dossier, lesystme de numrotation suivant doit tre utilis.

Un numro diffrent est attribu chaque Flow-Chart ; permettant

en cela de lier des Flow-Charts entre eux.

Chaque opration doit tre numrote dans la colonne prvue a cet

effet. Elle sont numrotes l'une aprs l'autre, telles qu'elles apparaissent

dans le systme. Une nouvelle srie de numros commence pour chaqueFlow-Charts ds la premire opration effectue.

Quand une opration est dcrite d'une manire narrative ou dans un

Flow-Chart auxiliaire, un numro lui sera galement attribu. En pareil

cas, deux traits parallles, en biais, sont tracs dans la colonne de

numrotation et le numro de l'opration est inscrit entre deux lignes.

Cration de documents


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Quand un document est cre, celui-ci est illustr par le symbole

correspondant et accompagne d'un numro d'opration et d'un

commentaire. Le nouveau symbole est chevauch en partie par les

symboles reprsentant les autres documents de la transaction. Un autre

numro n'est pas ncessaire, puisque l'apparition du nouveau document

constitue l'opration elle mme.

Choix d'un type de reprsentation

S'agissant de la prsentation d'un Flow-Chart, deux modles de base

sont gnralement retenus : Le Flow-Chart (ou Diagramme des Flux)

Vertical et le Flow-Chart Horizontal.

Le diagramme vertical

Principe : A l'aide des symboles dcrits prcdemment, le flux des

oprations analyses sera transcrit sur des feuilles se prsentant ainsi :

Service : Rdacteur :

Flow-Chart: Date :

Description

narrative

Opration N Description

graphique

Les renseignements figurant dans le cartouche permettent

d'identifier le service et le flux d'oprations analyses, de connatre la

date d'tablissement du diagramme et le nom du collaborateur qui a

excut le travail.


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Dans le corps de l'imprim, on trouve trois lments :

La description narrative : cette colonne, loin de jouer un rle

accessoire, sert donner d'une part les dtails qui

alourdiraient par trop la description graphique et d'autre partles explications dont la reprsentation pose un problme

technique.

La dsignation de l'opration par ordre numrique : cette

identification permet de faire rfrence de manire prcise

aux oprations vises lors de l'examen des faiblesses de

contrle interne.

La description graphique : c'est l'lment central dudiagramme vertical. On y portera que des renseignements

crits sommaires, les autres tants ports dans la premire

colonne.

Fonctionnement du diagramme : Comme le suggre son appellation,

ce type de diagramme se caractrise par le fait que l'on passe d'un

service l'autre verticalement.

Il en rsulte que l'on ne peut suivre d'un bout l'autre qu'une seule

ligne de flux.

EXEMPLE : ON SUPPOSE QUE DEUX DOCUMENTS SE SEPARENT ET SUIVENT DES CIRCUITS

AUTONOMES DANS DES SERVICES DIFFERENTS. LE PRINCIPE MEME DU DIAGRAMME

VERTICAL CONDUIT A TRAITER D'ABORD LE CIRCUIT SUIVI PAR L'UN, PUIS CELUI SUIVI

PAR L'AUTRE. CE CHOIX DOIT ETRE FAIT DES QUE LES DOCUMENTS PARTENT DANS DES

SERVICES DIFFERENTS.

Dans la colonne "Description Graphique", une ligne de sparation

horizontale sera tire chaque fois que l'on changera de service. Si

plusieurs oprations se droulent dans le mme service, aucune

sparation ne sera effectue. On peut noter que par service, nous

dsignerons soit une personne ou un ensemble de personnes, soit un

dpartement. Cela dpendra de la structure et de la nature de la socit

et de la nature de l'opration analyse.


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ATTENTION : Il faut toujours insister sur la chronologie de la ligne de

flux. Il ne peut tre question de regrouper la description d'oprations qui

se droulent dans un mme service, au dtriment de la chronologie.

De plus la verticalit du diagramme peut induire des difficults dans

deux cas prcis : Un document pourra ne pas tre utilis momentanment

dans un service. Dans ce cas il convient de rappeler son existence au

moment ou il rapparat. Il arrive galement qu'une opration soit trop

complique pour figurer dans le diagramme. L'opration sera donc

dcoupe et clate sur d'autres documents (alors rfrencs dans le

diagramme des flux)

Une fois les diagrammes raliss, des fiches de points de contrleseront cres. Ces fiches expliquent les principaux points de contrle du

dispositif analys. Le classement de ces fiche correspondra la

numrotation qui figure dans le cercle symbolisant son point de contrle.


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Le Diagramme Horizontal

Principe : Le flux des informations et oprations est transcrit sur un

imprim de grand format. Ce document se prsente gnralement de la

manire suivante :

Rdacteur :

Diagramme :

Date :

commentaires Service A Service B Service C Service N

Cet imprim est divis en colonnes permettant de faire circuler les

documents entre personnes, groupes de personnes ou dpartement.

Remarque : Au del de 6 colonnes le document devient difficilement

exploitable.

L'exprience, qui s'acquiert relativement rapidement, permet

l'auditeur de choisir l'emplacement des services intervenant dans le flux

des oprations analyses de manire rendre le diagramme intelligible.

(Il faut viter les croisements de flux).

Comme dans le Flow-Chart vertical, la ligne de flux se droule

chronologiquement, le passage d'un service l'autre se faisant

horizontalement, ds lors, et contrairement au Flow-Chart vertical, il est

possible de dessiner simultanment autant de lignes de flux que de

documents ou de groupes de documents circulant de manire autonome.


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Les mthodes de rdaction des Flow-Charts et des fiches de

contrle horizontaux sont similaires celles utilises dans les Flow-Charts

verticaux.

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