Lessilosd’informa/ondanslesorganisa/onsPrésenta*onaucongrèsdel’AAQ

Juin2016Marie-ClaireDufresne

Plandelaprésenta*on1-Introduc*on

1.1Contexte1.2Enjeux1.3Défini*onsreliées

2-Théoriessurlessilosd’informa*on2.1Avantagesetinconvénients2.2Barrièresàlacentralisa*ondesinforma*ons

3-Exemplesdedéveloppementdesilos4-Conclusion

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1-Introduc*onUnpari:

•  Susciterlaréflexionsurledéveloppementdesilosd’informa*ondansnosorganisa*ons

•  Aulieuderésumerdesno*onsreconnueseténoncéesdansdesouvragesspécialisés

Objec*f:•  Réfléchirauxinterac*onsentrelesdécisions

prisesenges*ondel’informa*onetlesforcesquiconduisentàlacréa*ondesilosd’informa*on

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1.1Lecontexte•  Lesannées1980amènentl’explosiondel’informa*on.

Depuis,l’augmenta*onetl’importancedel’informa*oncroitdefaçonexponen*elle.

•  Lesannées90consolidentce\eévolu*onavecle

recoursmassifàl’informa*que,Internetetlecourriel.

•  S’ajoutentlesintranetsetsystèmesdeges*onélectroniquedesdocuments(GED)quiperme\entdestructurerlesdocumentsélectroniques,offrirdifférentesfonc*onnalitésetfaciliterl’accèsàl’informa*on.

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1.1Lecontexte(lasuite)

•  Lafacilitédecréerdesdocumentsélectroniquesdonneunrôleenges*ondocumentaireàlaplupartdesemployésàtouslesniveauxdelapyramideorganisa*onnelle.*1

•  Latâchecléricaledesges*onnairesdedocuments,aveclesupportpapier,se

transforme.Elleprendunrôletechnologiqueplusimportantaveclages*ondesdocumentsélectroniques,parfoisavecdesou*lsdeGED.Cecicréeuncontactdirectavecuneimportantepar*edesemployés.Cerôleaccruaerel’a\en*on.

•  LaGED,structuréedefaçoncorpora*ve,viseàréduirelessilosdépartementaux.Maisestparfoisenopposi*onavecleréflexedecréerdesapplica*onspourrépondreàdesbesoinsdocumentaires.

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1.2-Lesenjeux•  Malgrélespossibilitésdisponibles,lacentralisa*onde

l’informa*ondemeureundéficonstant.Dessilossontparfoisdéveloppéspourunbesoindocumentairealorsquel’ou*ldeGEDenplacepourraitêtreu*lisé.Ceciconfrontelesu*lisateursàdemul*plessilosd’informa*on.

•  Quellessontlesforcesenprésenceetleurmo*va*onpourlacréa*ondesilos?

•  Commentpourraient-ellesêtrecontrounéesaubénéficedesorganisa*ons?

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1.3-Défini*onsu*les•  Ges/onélectroniquedesdocuments(GED):Procédéinforma*sé

visantàorganiseretgérerdesinforma*onsetdesdocumentsélectroniques.(Wikipedia)

•  Basededonnéesrela/onnelles:Basededonnéescomprenantdesrela*onsdynamiquesentredifférentsobjetscontenusdansdestablesàdeuxdimensionsappelésrela*ons.(Wikipedia)

•  Silod’informa/on:Référantauxsilosenagriculture:structuresver*caleshermé*quesetnoncommunicantes.Amènentdesorganisa*onsver*calementstructuréesautourdetâchesetdefonc*onspeuadaptéesaupartagedeconnaissances.

Existetantauniveautechnologiquequ’humain.*27

2-Silosd’informa*on–Lathéorie

*3

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Existencedemul*plessilos Plateformecorpora*veintégrée

*3

2.1Ash(2005),Mohamed&al(2004)*4–Avantagesdessilos

•  Unsilodéveloppépourungrouperestreintfavoriselesen*mentd’appartenance.

•  Unsilofacilitel’accessibilitéetlages*ondelasécurité.Lastructurehermé*queassureunespaceprivé.

•  Offredesou*lsfacilesd’u*lisa*on.•  Undéfiendécoule:perme\relacommunica*onentrelesvasesclosdéveloppés.Descommunautésdepra*que,groupesdetravailoupersonnedésignéepeuventminimiserceproblème.

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2.2Gardiner(2011)*5-Probléma/quesdessilos

•  Systèmedéveloppépourlesbesoinsd’uneunitéd’affairesoud’unprojetprécis,exposeàlamul*plica*ondessilos.

•  Sontappliquéspardépartementcequientraîneladuplica*ondestâches,despoli*ques,desprocessus,delasécuritéetdel’entre*endessilos.

•  Redondance->difficultésàrechercherl’informa*onetàl’u*liser.

•  Plusilyena,plusilestdifficiled’assurerlasécuritédel’informa*onquipeutêtredupliquéeettransférée.Uneinforma*onjugéeconfiden*elledansunsilopeutdeveniraccessibleunefoisdansunautresilo.

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2.3Créerunsiloouu*liserl’ou*ldeGED?Lessilosd’informa*onsontparfoisrequispourdesapplica*onsqui:•  Regroupentplusieursfonc*ons.•  Répondentàdelargesbesoinsetcommuniquentparfoisavecd’autres

applica*ons:ex.:ERP(SAP)etCRM.Restentdessiloscarontleurpropreinterface,tablesdedonnées,sécurité,super-u*lisateurs,etc.

•  Répondentauxbesoinsdebasesdedonnéesrela*onnellesoudesécuritétrèssophis*quésquinepeuventprisenchargefacilementavecunou*ldeGED.

Touslesbesoinsdocumentairesdevraientêtreregroupésdansl’ou*ldeGED*qui:•  Estleplusappropriéepourgéreretpartagerlesdocuments.•  Devientuneinterfacecommune,connuedetous,avecenginderecherchequi

centralisel’accèsauxinforma*ons,auxtâchesetauxprocessusreliés.*Dont:Alfresco,Docubase,Documentum,Filenet,OpenText,OracleContentManagement,SharePoint,SyGed,Ul*ma.

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2.4Barrièresaupartagedel’informa*on*6

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Barrières: Obstacles:1-Techniques Ou*l(sidonnéesrela*onnelles,forma*onpourl’u*lisa*onengénéral)

Sécurité(trèscomplexe)

2-Comportementales Aetude(peuouvertauchangement)

Mo*va*on(vouloirdécider,aererl’a\en*on,par*ciperàunprojet)

Âgeetculture(aisanceavectechnologie,préserverlesrestric*onsd’accès)

3-Decommunica*on Rela*onsinterpersonnelles(individualisme,communica*onpasassezcibléeetinefficace)

Incompréhensionmutuelle(règledu80%20%,situa*onsantérieures,adhésionauxdécisionscorpora*ves)

Suivent2exemplesdedéveloppementdesilos,sansréférenceàuneentrepriseenpar+culier

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Ex. 1 Systèmes/Ges/ondesdocumentsdesanalystesTIdeSAP

Ex. 1 Constats–Ges/ondesdocumentsdesanalystesTIdeSAP

Aprèsl’adop*ondel’ou*ldeGED:•  Efficacesaufpourlesdoc.laisséssurleM:.Pertedetempsderecherche.Aprèsl’adop*ondeSAP-Solman:•  Bienmaiscertainscroientqu’onauraitpugarderl’ou*ldeGED.Barrièretechnique:Aucune,maisrapprochelesujetducontenant.Plusdelibertépourdévelopperleurproprestructuresansconsulterlesautresanalystes.Barrièrecomportementale:•  Peudeconsidéra*onsurlesavantagesdelacentralisa*ondel’informa*onni

desanalystesTInideladirec*onquiaccepteleprojetpourcemoduledeSAP•  DécisiontouchantlaGes*ondocumentairesansmêmeaviserlesresponsables.

Barrièredecommunica/on:•  Unepersonneseuleproposedecréercesiloquiserau*lisépar4analystespuis

qui\el’entreprisequelquestempsaprès.•  Légèreincompa*bilitéentrecertainsmembresduprojetquigardentle

contrôle.

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Ex. 2 Systèmes / Gestion des documents de déplacements

Ex. 2 Constats / Gestion des documents de déplacements Barrièretechnique:OuipourlecontenudansunExcel+macrosàtransférerdansuneBDrela*onnelle.Nonpourlesmilliersdedocumentsquiauraientpuêtredansl’ou*ldeGEDavecliensversl’applica*on.Auraitpermisauxautresunitésd’accéderauxdocumentsetsimplifiélaprogramma*ondel’applica*on.Barrièrecomportementale:•  Leclients’enremetauxTIpourdécideroùseronthébergéslesdocuments.•  Membresduprojetdécidentdelesverserdanslanouvelleapplica*onaulieude

l’ou*ldeGED.Cemalgrélesexplica*onsdelaGes*ondocumentaireetlestestsposi*fsdefaisabilité.

•  Lacomplexitédel’applica*on,dontlasécuritéestsousévaluéeparleprojet.Roulementsdeprogrammeurs,PMremplacéetleprojetlivréavecduretard.

Barrièredecommunica/on:•  Légèreincompa*bilitéentrecertainsmembresquigardentlecontrôleduprojet•  Ges*ondocumentaireconsultéemaisjusteaudébutpourlespossibilités.

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Conclusion•  Dessilossontparfoiscréésmêmes’ilsauraientpuêtreévités.Lebesoinneprésentant

pasdebarrièretechnologiqueetunou*lcorpora*fdeGEDdisponible.•  CommentlaGes*ondocumentairepeut-elleavoirunemeilleureinfluencesurles

décisionsprisesconcernantlages*ondesfonc*onsdocumentaires?•  CommentlesTI,dontunepar*edumé*erestdedévelopperdesapplica*ons,peuvent-ils

prendred’avantageencomptel’importanced’éviterlessilosd’informa*on?

Quelquespistes:•  Revenirrégulièrementsurlavisiondel’ou*ldeGED:plateformecorpora*vepourle

partagedesdocumentsetdel’informa*on.•  U*lisertouteslestribunespourrappelerlesbénéficesdelacentralisa*on

del’informa*on.•  Démontrerleadershipetprofessionnalismepourdonnerdupoids

aucaractèreu*leetpayantd’unesaineges*ondesdocuments.17

Ques*onsetcommentairesRéférences:*1:Marcoux,Yvesetal.,Cadredereferencegouv…,GRDS,EBSI,U.deMontréal,2004,p.14*2:Mohamed&al.(2004)*3:h\ps://www.google.ca/search?q=silos+d'informa*on&biw*4:Ash,Jerry,2005b.,SilosandBeyond.InsideKnowledge9,3:1-3*5:Gardiner,Ma\hew.2011.WillthecloudCauseRemergence…,CloudSecurityA.Industry.*6:Cromity,Jamal&DeStricker.2011.SiloPersistence.NewReviewofInf.Networking16:

167Dufresne,M-C,Gra\onÉ.,Réduirelessilosd’informa*on,Revuearchives,2016,vol.h\p://www.blogplm.com/2013/07/16/les-risques-de-l-informa*on-en-silos/h\p://www.olats.org/schoffer/archives/definfo.htmh\p://csbapp.uncw.edu/mis213/10/10-3.html

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