les achats dans les collectivités : un potentiel d'économies à exploiter
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WEBSEM - Jeudi 20 Oct. 2016
Eric BOMPAR directeur Pôle Achats Public
06 12 26 60 70
LES ACHATS DANS LES COLLECTIVITES :
UN POTENTIEL D'ECONOMIES A
EXPLOITER
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE2
UN CONTEXTE BUDGÉTAIRE DIFFICILE
LE CONTEXTE
Ressources humaines limitées (Gel des embauches,...)
Revenus financiers en baisse (dotations de l’Etat, ...)
Besoins en augmentation
Services aux entreprises de plus en plus innovants
Services à la personnes de plus en plus présents
UN ENVIRONNEMENT QUI CHANGE
Des engagements forts pour l’avenir (RSE)
Des directives européennes de plus en plus nombreuses à appliquer
Contraintes règlementaires en forte hausse
Une gouvernance de plus en plus transparente
BAISSE DES RESSOURCES + AUGMENTATION DES CHARGES=
Un ciseau budgétaire difficile à supporter
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE3
POIDS DES ACHATS DANS LE BUDGET
VOLUMES FINANCIERS : CAS D’UNE VILLE MOYENNE
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE4
LES ACHATS DANS LES COLLECTIVITÉS
Fonction JURIDIQUE
Pouvoir de la LOI
Fonction ACHAT
« Régulateur »
« Facilitateur »
Fonction ADMINISTRATIVE
Pouvoir du PAPIER
Fonction OPERATIONNELLE
Pouvoir de la TECHNIQUE
Fonction FINANCE
Pouvoir de l’ARGENT
L’EFFICIENCE DE LA FONCTION ACHATS PASSE PAR L’INTÉGRATION D’UNE
COMPOSANTE ÉCONOMIQUE
UNE APPROCHE COMPLÈTE
UNE METHODE
UN SAVOIR FAIRE
UN ESPRIT COLLECTIF
CAPABLE DE TIRER LE MEILLEUR:
o De la Finance
o Des Techniciens
o Des Juristes
o Des Administratifs
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE5
LES ACHATS DANS LES COLLECTIVITÉS
LA PART ACHATS D’UNE COLLECTIVITÉ MOYENNE
• 300 €/habitant/an
• Pas de corrélation avec la taille de la commune
• Effet volume peu impactant
• Niveau de service en augmentation
• Charge de centralité plus important
• Représente de 15 à 30 % du budget de fonctionnement
L’ORGANISATION ACHATS D’UNE COLLECTIVITÉ MOYENNE
Moyenne < 30 000 hab de 30 000 à50 000 hab
> 50 000 hab
4,9 personnes 3,7 personnes 3,9 personnes 6,8 personnes
• Formation juristes et administratifs• Peu d’acheteurs• Faible centralisation des besoins• Organisée pour faire respecter le code des marchés publics
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE6
ANALYSE DES ACHATS DANS LE BUDGET
DECOUPAGE DES DEPENSES
Achat
Hors achatSalaires, charges,tiers institutionnels,subventions,services bancaires,impôts, taxes,acquisitions, bauximmobiliers, ainsique les DSP
Fonctionnement
Investissement
Récurrents
Ponctuels
Marchés affectés
Marchés Non Affectés
Non significatifs
Non Affectés et
fournisseur non significatifs
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE7
MANOEUVRABILITE DES MARCHES
OPTIMISER L’ASSIETE DE TRAVAIL
POTENTIEL D’ACTION en M€
Relance à l’échéance originelle
Relance avant échéance originelle
S1 2017 S2 2017 S1 2018 S2 2018 S1 2019 S2 2019 2020 & 2021
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE8
DÉMARCHE STRUCTURÉE DE RÉDUCTION DES COÛTS
ORGANISATION• Analyse des ressources
• Identification des compétence
• Maitrise des reflexes Achats ?
• Mesure de la maturité
• s
DONNÉES• Identification familles d’achats
cibles
• Benchmark des prix
• Mesure des potentiels de gains
LES MARCHÉS• Application des
bonnes pratiques
• Mesure de l’efficience
PROCESSUS• Mesure
efficacité des flux
• Simplification des processus
OUTILS• Identificat
ion des besoins
• Création des outils
SUJETS D’ANALYSE
• Tous les points sensibles d’une fonction doiventfaire l’objet d’une analyse détaillée permettantde faire ressortir:
o Les points forts
o Les besoins non satisfaits
o Les bonnes idées « cachés dans la tête des
agents »
o Les points sensibles du projet
o Les achats hors marchés
o Les potentiels de gains
o Les freins à la démarche
o Les solutions pour pérenniser les résultats ...
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE9
ADOPTER LES RÉFLEXES ACHATS
Sourcing
Analyse du marché
produits et fournisseurs
Ingénierie des
marchés
Exploiter au mieux le code
Benchmark
Recherche des bonnes
pratiques
Challenge des besoins
Remise en cause des
écrits et des habitudes
Brainstorming
Faire ressortir le meilleur des prescripteurs
Négociation
Optimiser les coûts et la
qualité
Mesure de la performance
Etre sûr de la qualité rendue
MATURITÉ ACHATS
• L’acte d’achats doit être pensé comme générateur d’économies
• Intégrer dans la culture « publique » des réflexes historiquement de culture « privée »
LES « RÉFLEXES ACHATS » :
Bonnes pratiques adaptées aux Marchés Publics
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE10
DÉPLOYER LA MÉTHODOLOGIE
Suivi performances
fournisseurs
Négociation
(si possible)
Analyse des
candidatures et
des offres
Préparation et
conduite des
consultations
Mise en forme
des DCE
Ingénierie des
marchés
Analyse des
besoins
1 2 4 5 63
Collecter les données sur chaque prestation concernée
Consolider les volumes/regroupement possible ?
Challenge des besoins
Sourcer le marchés
BPU et CCTP « digestes »
Rédiger le rapport d’ouverture des candidatures et des offres
Analyser les candidatures et les offres
Identifier les incohérences des doc (BPU)
Lever les ambiguïtés
Rédiger le rapport d’analyse
Valider les modalités de consultation
Définir le planning prévisionnel
Préparer les grilles d'analyse (critères quantitatifs et qualitatifs)
Identifier les points de négociation
Organiser la négociation
Organiser les réunions de négociation ou de présentation des offres
S’assurer du respect des règles des Marchés Publics
Optimiser le CCTP
Rédiger les documents (AE/RC/CCTP/DPGF…)
Relecture documents pour validation cohérence
Identifier les stratégies d’un point de vue juridique, organisationnel et économique
Définir la stratégie de consultation (MAPA/AO/AC,…)
Validation juridique des choix retenus
Durée des marchés
Envoyer des signaux forts au marchés fournisseurs
REFLEXES
7
Mise en place d’indicateur
Mise en place de réunion de projet
Suivi du plan de progrès
Mesure de la performance achats
Animation de la qualité fournisseur
TOUT LE LONG D’UNE PROCÉDURE
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE11
PÉRIMÈTRES D’INTERVENTION
TRAVAUX
Neufs
Récurrents
ESPACES PUBLICS
Maintenance des aires de jeux
Entretien des espaces verts
Eclairage public
Végétaux, arbres, arbustes
Mobilier urbain
COMMUNICATION
Services d’impression et reprographie
Supports publicitaires
Prestations traiteurs / évènementielles
Cadeaux et gadgets publicitaires
BATIMENTS
Second œuvre
Maintenance
Nettoyage de locaux
Energies
Fournitures électriques/plomberie
TECHNOLOGIE
Téléphonie fixe, Mobile
Copieurs et matériels de reprographie
Matériel, accessoires et consommables
informatiques
TECHNOLOGIE
Téléphonie fixe, Mobile
Copieurs et matériels de reprographie
Matériel, accessoires et consommables
informatiques
TRANSPORT
Transports urbains
Transport scolaires
Transports de petits colis
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE12
CAS CONCRET : MAIRIE DE LAMBERSART (59)
ORGANISATION
• Collectivité de 30 000 habitants
• Une fonction commande publique classique « juridique et administrative »
OBJECTIFS
• Cartographier les achats et diagnostiquer les gains potentiels
• Accompagner la mutation de la commande publique vers des achats publics
PHASAGE
• Diagnostic et Cartographie (3 mois)
• Déploiement opérationnel (30 mois)
RÉSULTATS
• 34 marchés traités (6 M€) sur 40 ciblés
• 15% d’économie soit 900k€
• Une véritable équipe « Achats publics »
TROPHEE DES
ACHATS CDAF
« Innovation dans
les marchés publics »
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE13
RETOURS D’EXPÉRIENCES
Client Famille Leviers Résultats
Commune du sud de la France (7 500 habitants surclassée 20 000)
AMO sur le marché de travaux récurrents de la voirie
Analyse du besoin/Refonte du CCTP
Gain de plus de 160 K€ soit 13% sur un marché initial de 1,2 M€
Commune de sport d’hiver (3 500 habitants surclassée 40000 - 80 000)
Cartographie de la fonction achats et des économies potentielles.Préconisations et accompagnement au déploiement. Mise en place des plans d’action sur 5 marchés de l’analyse du besoin à la notification en passant par la rédaction du DCE.
Challenge de l’approche du besoin
Nettoyage : 5% lié au marché local très particulier Location patinoire : Achat vs location 68 K€ économie annuelle soit 43%Entretien voirie : 40% d’économies – analyse précise des besoins etnégociationDéneigement : 0% d’économies
Mairie de 30 000 hab. AMO Achats Marchés nettoyages des locaux
Analyse du besoin/Refonte du CCTP
Gain de 300 k€ soit 37% sur un marché initial de plus de 800 K€
PARIS - LYON – TOULOUSE – NANTES
Siège social : 146 bureaux de la Colline 92213 Saint-Cloud CedexTél. : 01-55-39-11-00 Fax : 01-74-71-05-60
Mail : [email protected]
www.ctr-conseil.fr
CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE
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