le principe dun cahier des charges
DESCRIPTION
méthodologie, support, manuel, sage , supportTRANSCRIPT
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Gestion dun Projet ERP
La Conception dun cahier des charges
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Sommaire
Premier projet ou renouvellement dune solution existante? ............................................................ 3
Chaque projet est unique....................................................................................................................... 3
Que doit contenir le cahier des charges ? ........................................................................................... 3
La proposition commerciale .................................................................................................................. 5
La gestion de projet implique de grer lhumain et les motions................................................ 6
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Premier projet ou renouvellement dune solution existante?
Selon la nature du projet, la dmarche est diffrente.
Premier projet
Hirarchiser les besoins
Ne pas tenter transposer lorganisation actuelle
Penser fondations et organisation en plus de rsultats
Ne pas trop penser technologie
Ne pas ngliger la rsistance au changement
Ne pas penser trop en outil de contrle alors que cest un outil daide la vente
Changement de solution
Identifier ce quil faut amliorer
Etre prcis dans ses demandes
Faire aussi attention la gestion du changement
Chaque projet est unique
Tout dabord sachez quil n'existe pas de cahier des charges type !
Chaque cahier des charges est l'expression d'une commande prcise, unique.
Il peut tre tendant de s'inspirer de cahiers des charges dj tablis (surtout quand il s'agit de projets dont l'objet et le droulement sont relativement similaires), mais cela peut tre un pige car les priorits dune entreprise ne sont pas forcment les mmes quune autre.
Il est donc indispensable de faire leffort d'adapter ses rponses au cahier des charges pour chacun des clients.
De la qualit du cahier des charges dpend la qualit de la rponse du consultant.
De plus le cahier des charges permet de baliser le projet et de sassurer des responsabilits de chacun, ainsi que du primtre exact de lapplication.
Que doit contenir le cahier des charges ? Le tableau suivant prsente les lments d'un cahier des charges.
Il ne s'agit pas d'un plan type de cahier des charges mais d'une prsentation des diffrentes rubriques pouvant le composer.
Rubriques Contenu possible
1 Prsentation du projet
Rappeler la situation de lentreprise les objectifs et le primtre du Projet
Donner les rfrences des documents utiliss et les diffrents intervenants le cas chant
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2 Architecture fonctionnelle Dcrire la situation du projet dans le systme existant
Ralisation dun schma fonctionnel
3 Les fonctions 3.1 Modle gnral des fonctions clefs
Identifier et lister les fonctions attendues : situation actuelle et future
Reprsenter le modle gnral sil y a lieu (enchanement des fonctions)
3.2 Description des principales fonctions Dcrire de faon gnrale les principales fonctions :
dfinition et objectif description fonctionnelle
principales rgles de gestion
4 Les donnes
4.1 Description des donnes de base Dcrire les principales donnes utilises dans la gestion de la base Article, Base Client, Gestion des tarifs & des rglements
Volumtrie Libell descriptif (Format, longueur, Liste de valeur ) Rgle de gestion et spcificits
4.2 Reprise de lexistant
Indiquer les principes de reprise Dcrire le scnario gnral de reprise
5 Les flux 5.1 Schma gnral des flux
Lister les flux principaux, exprims en entre, sortie Reprsenter le schma gnral des flux
5.2 Descriptif des flux 5.2.1 Fichiers
Identifier les principaux fichiers Donner une description gnrale Format attendu de la structure Contenu
5.2.2 Editions Etablir une liste gnrale des besoins en dition : documents et statistiques A cette tape, indiquer :
la frquence et les conditions ddition
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6 Organisation et profils-types 6.1 Rpartition
Identifier les diffrents sites gographiques, services Reprsenter le schma de rpartition des fonctions
6.2 Profils-types
Identifier les profils-types et les autorisations correspondantes
7 Contraintes actuelles et venir
Lister les contraintes identifies dans les domaines suivants :
Fonctionnel Technique Rglementaire Organisationnel Performance Logistique
Scurit, secours ...
La proposition commerciale Une proposition commerciale nest pas un devis, elle doit prsenter le contexte et les bnfices apports aux clients afin de justifier et dargumenter sur lintrt du projet.
1 Introduction
Rappel de la dfinition du projet Rappel des dates clefs Rappel de la dmarche
2 Descriptif de la solution propose
Faire rfrence au Dossier Analyse des besoins / cahier des charges labor au pralable
Proposer une synthse des bnfices attendus : prennit, qualit, avantages fonctionnels, financiers et gains croiss par typologie dutilisateurs.
Description de la solution :
Description fonctionnelle Description technique Niveau de qualit attendu Impact de la solution sur lorganisation
Conditions de mise en oeuvre :
Moyens humains et matriel ncessaire, dveloppement ventuel Besoins formation, documentation, Dploiement
Reprise de lexistant : Principes et scnario gnral de reprise
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3 Le budget
Le prsent chapitre permet de revenir en dtail sur le budget du projet
Gain attendu (ROI, rduction des couts ....) Cots et charges (externes ou internes) :
Charges (utilisateurs/Organisation, ) Cots informatiques (environnements, logiciels et services, matriels, dveloppements ...) Cots de dploiement (formation, ...) Cots de fonctionnement prvisibles
4 Lorganisation
Confirmer :
Les intervenants : Responsable du projet interne, Autres acteurs (dsignation des quipes, rles et responsabilits) :
Les instances de fonctionnement du projet : Comit de pilotage ventuel (Composition, Rle, Comptence, Priodicit) Mthode de reporting et de suivi, documentation ventuelle
5 Le phasage et la planification
Phasage et tapes du projet Rfrenciel des livrables attendus chaque tape Planification du projet et mthode de suivi (en dlai, en charge, en qualit ...)
6 Annexes
La gestion de projet implique de grer lhumain et les motions
Selon les diffrentes phases de la gestion dun projet, les ractions et la posture tenir sont diffrents.
Vous devez apprendre anticiper ces changements afin de faire aboutir le projet :
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De mme parmi les collaborateurs de lentreprise vous devrez distinguer 4 grandes catgories de personnes, et savoir grer leurs comportements :